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【關(guān)鍵詞】財務(wù)部門；會計檔案；管理工作
會計檔案指企事業(yè)單位以、經(jīng)濟組織以及相關(guān)會計人員對所進行的經(jīng)濟活動按照一定的制度記錄存儲的會計憑證、賬單、核算材料等等紙質(zhì)、電子材料。會計檔案可以說是企事業(yè)單位第一手重要的經(jīng)濟檔案，是所有國家檔案的重要組成成分，因此財務(wù)部門的會計檔案管理工作具有重要的作用于價值，應(yīng)該得到政府企事業(yè)單位的格外重視，提高會計檔案管理工作的效率，發(fā)揮會計檔案的在企事業(yè)單位中的重要作用。
1會計檔案的特點與作用
健全會計檔案的管理工作，首先需要對會計檔案的特點以及作用進行具體的了解，根據(jù)會計檔案的特點制定相關(guān)的管理機制，利用其作用發(fā)揮其全部功能。
1.1會計檔案的特點
會計檔案的是國家檔案中最重要的組成成分，具備了原始的記錄功能、信息功能、知識功能等等眾多功能，又由于其針對內(nèi)容的特殊性，使得其具備了獨特的特征：第一，會計檔案的來源十分的廣泛。對于不同的企事業(yè)單位的核算部門，都會形成相應(yīng)的會計檔案。第二，會計檔案具有一定的專業(yè)性，由于會計檔案涉及到會計核算的內(nèi)容，這就使得核算手段成為了會計檔案獨有的專業(yè)技能。通過會計核算，可以有效的反映出企事業(yè)單位的具體經(jīng)濟活動，體現(xiàn)了會計檔案的專業(yè)性。第三，會計檔案的形成過程十分的嚴密，由于會計核算需要進行設(shè)置賬務(wù)、復式記賬、填表審核等等方式對對象進行系統(tǒng)、延續(xù)、完整的記錄監(jiān)督。這就迫使會計檔案的形成過程必須具備一定的嚴密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案對于企事業(yè)單位有著十分重要的作用，可以具體分為以下幾個方面：第一，會計分析與核查中會計檔案起到了依據(jù)的作用。企事業(yè)單位中進行決策以及經(jīng)濟活動都需要對會計檔案進行大量的參考查閱，會計檔案的嚴密性可以使得覺得準確性大大的提高，為企事業(yè)單位提供準確的材料依據(jù)。第二，會計檔案具有重要的憑證作用，企事業(yè)單位相互進行的經(jīng)濟活動都需要相關(guān)的書面證明，但也會出現(xiàn)一些經(jīng)濟糾紛問題，會計檔案的對經(jīng)濟活動的記錄可以在這是起到重要的憑證作用。第三，會計檔案具有一定的歷史借鑒作用，會計檔案是一個動態(tài)的檔案，它詳細的記錄了企事業(yè)單位內(nèi)部各個方面的經(jīng)濟發(fā)展狀況。通過對某一段時間的收支情況，制定相關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略。
2會計檔案管理中存在的問題
會計檔案管理工作在財務(wù)部門當中依然存在種種問題，這些問題可以總結(jié)為以下幾點：
2.1會計檔案管理制度不健全
企事業(yè)單位內(nèi)部的財務(wù)部門一般只重視單位的資金管理，忽略了會計檔案管理工作的重要性，并沒有制定管理會計檔案相關(guān)的建檔、歸檔、借閱以及銷擋的措施，沒有一定的制度可尋。
2.2會計檔案的裝訂不合理
企事業(yè)單位內(nèi)的財務(wù)部門內(nèi)負責會計檔案管理的工作人員幾乎很少，繁多復雜的檔案整理裝訂，在一定程度上消磨了管理工作人員的耐心與責任心，使得會計檔案裝訂的過程中出現(xiàn)內(nèi)容遺漏，檔案開散，檔案內(nèi)容裝訂錯誤等等嚴重問題，這些問題的出現(xiàn)一定程度上給事業(yè)單位的經(jīng)濟活動造成極大的影響。
2.3會計檔案的儲存方式不妥
大部分的企事業(yè)單位對于檔案的管理還沒有進行全面的信息化管理，這就使得單位內(nèi)部的會計檔案堆積，隨意儲存的現(xiàn)象出現(xiàn)，老舊無人查閱的會計檔案隨著時間的推移損毀殆盡，嚴重的縮短了會計檔案的壽命，喪失了會計檔案的歷史性價值。
3財務(wù)部門完善會計檔案的具體措施
3.1完善會計檔案管理機制
針對會計檔案管理制度中出現(xiàn)的問題，首先企事業(yè)單位的領(lǐng)導層面必須加強對會計檔案管理的重視程度，從思想上提高財務(wù)部門內(nèi)部對會計檔案管理工作的認識程度，結(jié)合單位的具體情況制定相關(guān)的檔案管理制度，監(jiān)督這一制度在實際中的實施情況，使得會計管理工作有章可循。
3.2做好會計檔案裝訂工作
做好會計檔案的裝訂工作，首先財務(wù)部門需要對會計檔案管理部門加大人力物力的投入，提高工作人員的思想素質(zhì)，讓其認識到裝訂工作的重要性，定期抽擦檔案對于出現(xiàn)檔案裝訂錯誤與遺漏的情況需按照相關(guān)的制度進行處罰，使得會計檔案管理工作有效科學的進行。
3.3使用信息化技術(shù)進行檔案管理
企事業(yè)單位應(yīng)該加大力度在檔案管理上的經(jīng)濟投入，實現(xiàn)檔案的信息化，告別老舊的紙質(zhì)檔案，提高檔案管理工作人員的工作效率，減少會計工作人員的工作壓力，實現(xiàn)會計檔案的信息化儲存，延長檔案的壽命，快速有效的擴大化會計檔案的作用。
4結(jié)論
圍繞會計檔案獨有的特點，解決企事業(yè)單位中會計檔案管理工作中的一系列問題，首先需要領(lǐng)導層面的大力支持，不斷的提升會計檔案管理工作人員的思想水平，制定相關(guān)的制度章程，使得會計檔案管理工作可以科學合理的開展。
參考文獻
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隨著我國農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)體制的不斷深化，由于農(nóng)機管理部門和其它部門的合并，使農(nóng)機管理與安全監(jiān)理的建設(shè)體制也在不斷地發(fā)生變化，各個地區(qū)以及行政管理都發(fā)生了深刻的改革，農(nóng)機管理部門在隸屬關(guān)系上界線不清楚，使農(nóng)機專業(yè)人員大量流失，人員管理混亂，固定資產(chǎn)損失嚴重，責任不清，產(chǎn)權(quán)不明的現(xiàn)象較為突出，檔案失去原有的意義，造成固定資產(chǎn)嚴重流失，給國家造成不可估量的損失。
我們之所以要把農(nóng)業(yè)機械管理部門的財務(wù)檔案管理工作這一新研究課題進行系統(tǒng)化研究，對加強我國農(nóng)業(yè)機械在新形勢下，農(nóng)業(yè)機械推廣及安全監(jiān)理相關(guān)部門的流動資金管理以及農(nóng)業(yè)機械管理部門的固定資產(chǎn)管理都有非常重要的現(xiàn)實意義。
1我國農(nóng)業(yè)機械管理的現(xiàn)狀
建國以后，我國對農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展制定了明確的發(fā)展方向，發(fā)展科教興農(nóng)、農(nóng)業(yè)機械化成為我國農(nóng)業(yè)發(fā)展的新課題。20世紀80年代初期，我國農(nóng)業(yè)機械推廣和業(yè)務(wù)監(jiān)理還處在發(fā)展初期，在管理制度以及人員分配上仍十分薄弱。近幾年來，農(nóng)機化管理在建設(shè)數(shù)量以及專業(yè)技術(shù)人員上都在成倍增加，由過去的單一技術(shù)推廣擴大到技術(shù)、物資、信息咨詢、企業(yè)協(xié)同發(fā)展、技術(shù)培訓以及經(jīng)營服務(wù)等方面，辦公場所在不斷地更新、擴大，活動陣地也伸展到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的各個領(lǐng)域。管理范圍的擴大，相應(yīng)農(nóng)民經(jīng)濟收人也在不斷地提高，固定資產(chǎn)和流動資金也初具規(guī)模，在一定的時期內(nèi)形成具有中國特色特定性質(zhì)的經(jīng)濟實體，為我國城鄉(xiāng)建設(shè)，特別是在糧食安全上，作出了不可磨滅的貢獻。農(nóng)機化事業(yè)的良好發(fā)展勢頭便會相應(yīng)的需要系統(tǒng)的財務(wù)管理制度來維持。但是，由于現(xiàn)階段發(fā)展變化速度較快，財務(wù)管理在體制上仍存在與之不相適應(yīng)的現(xiàn)象。農(nóng)機管理部門財務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)仍然有待提高、管理制度在科學規(guī)范上需要進一步的完善，少數(shù)單位財產(chǎn)管理、資金運用上仍然存在很多問題，漏洞百出，是發(fā)生刑事案件的重災區(qū)。加強農(nóng)機管理部門的財務(wù)檔案管理水平，對推動我國農(nóng)機化事業(yè)的健康發(fā)展，振興農(nóng)業(yè)機械化事業(yè)都有重要的作用。實踐證明，加強財務(wù)管理，可以從管理水平、效益上提高農(nóng)機化建設(shè)的質(zhì)量，不斷地增強其管理運作能力，促進地域經(jīng)濟與各項生產(chǎn)活動大踏步的發(fā)展，從而加速新技術(shù)、新知識的推廣，增加農(nóng)民收人，推動我國農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化健康穩(wěn)步發(fā)展。
2農(nóng)機管理部門財務(wù)檔案管理工作要點
財務(wù)檔案管理信息記錄包括對農(nóng)機部門日常工作預算、財務(wù)狀況、收人與支出、財務(wù)管理制度、經(jīng)濟核算信息、農(nóng)業(yè)機械在使用及管理中的費用、流動資產(chǎn)分配方案等，固定資產(chǎn)建檔記錄對加強國有資產(chǎn)管理、防止資金的流失、完善與監(jiān)督有著重要的信息參考、管理、方案制定與修改指導價值。其中對農(nóng)業(yè)機械的財務(wù)信息管理尤為重要，也是農(nóng)業(yè)化體制、財務(wù)管理的主要服務(wù)目的，其包含以下幾個方面:
2.1財務(wù)檔案信息管理
農(nóng)機化管理指的是對農(nóng)業(yè)機械根據(jù)其不同的設(shè)備種類和設(shè)備型號進行分類具體化檔案歸類管理。每一單一機械以及型號設(shè)置單獨的數(shù)據(jù)庫，分別記錄機械的價值變化、具體使用單位、機械運行情況以及維修信息等。價值變化的記錄，應(yīng)當包括機械的采購信息、機械使用產(chǎn)生的價值損耗以及價值的恢復(維修)。實用參數(shù)變動對比記錄方式，對機械的具體使用日期、使用的單位信息、機械操作負責人統(tǒng)一錄入。對設(shè)備修理的具體日期，產(chǎn)生的費用以及修理次數(shù)都詳細的歸檔在農(nóng)業(yè)機械信息庫中，并定期的根據(jù)跟蹤信息及時更新，反映出機械的最新使用狀況，以合理的分配經(jīng)濟預算并計算經(jīng)濟投人所對應(yīng)的價值變化。檔案信息應(yīng)做好備份，一份為固定資產(chǎn)明細由會計保管，一份為隨機更新資料庫，由具體負責人進行信息的跟蹤和更新。
2. 2機械保養(yǎng)信息檔案管理
機械保養(yǎng)是保證機械完整和延長使用壽命的必要措施。保養(yǎng)工作雖然是機務(wù)人員的職責，但是，財會人員應(yīng)當進行必要的監(jiān)督。按照機務(wù)操作規(guī)程，定期考核機務(wù)人員的保養(yǎng)記錄信息，一方面可以促進機械保養(yǎng)工作，另一方面，通過了解機械保養(yǎng)中的原材料和工時的消耗，有利于促進人力和物力的節(jié)約。
2. 3預算財務(wù)檔案管理
單位預算檔案管理是指對農(nóng)技推廣站根據(jù)事業(yè)發(fā)展計劃和任務(wù)編制的年度財務(wù)收支計劃進行統(tǒng)一檔案管理。要根據(jù)當?shù)卣?、上級業(yè)務(wù)主管部門的要求和本站肩負的新技術(shù)試驗、示范、培訓、推廣以及技術(shù)承包、經(jīng)營服務(wù)等工作任務(wù)的需要，編制單位預算。財政補助額度一經(jīng)確定，單位預算規(guī)模則由單位根據(jù)資金來源、事業(yè)發(fā)展和工作任務(wù)的需要自行確定，并自求預算平衡。預算檔案管理對于整合分析農(nóng)機站的資金投入分配，協(xié)助上級單位和農(nóng)機站本身的整體規(guī)劃提供了指導分析價值，從而保障農(nóng)機站能夠長期良好的運營。
2. 4資產(chǎn)檔案管理
資產(chǎn)檔案管理是指對鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)技推廣站占有或者使用的能以貨幣計量的經(jīng)濟資源進行信息數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理，其中包括各種財產(chǎn)、債權(quán)和其他權(quán)利信息。資產(chǎn)包括流動資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和對外投資等。單位應(yīng)當根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定精神，建立健全現(xiàn)金、存款、存貨等流動資產(chǎn)的內(nèi)部管理制度，并對各種款項及存貨進行定期和不定期的清查盤點，保證賬實相符。農(nóng)機站占有和使用的房屋和建筑物、專用設(shè)備、一般設(shè)備、圖書等固定資產(chǎn)要計價建賬，登記注冊，明確權(quán)屬，加強管理，應(yīng)當定期和不定期地對固定資產(chǎn)清查盤點，借助計算機信息管理軟件，建立信息可檢索和分析數(shù)據(jù)庫，監(jiān)督資產(chǎn)的流人與流出。
2. 5材料及電子歸檔檔案管理
檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此將以上各種檔案類型發(fā)生在工作中的相關(guān)文件、資料、報表、照片、錄像、等材料進行整理并且用電子檔案歸檔是以后檔案發(fā)展的方向。相關(guān)文件主要有紅頭文件請示、報告、申請、通知等，將本單位與相關(guān)單位的各類收、發(fā)公文分別放置，并做成臺賬統(tǒng)一管理。本單位工作中的各類工作報表及要求存檔的資料包括本縣農(nóng)機購置補貼實施方案、政策公示材料也要分門別類，按時間、類型分別放置。還有國家政策性文件及省、市下發(fā)的通知、公告，全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)購機補貼匯總表、明細表、公示明細表，全年農(nóng)機化工作內(nèi)容等，對這些電子信息檔案分別建立各自的文件夾，實行專門電腦保存管理，進行備份，確保電子檔案的安全。
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會計檔案是會計核算的專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案包括會計憑證、會計賬薄、會計報表及實現(xiàn)會計電算化后的儲存軟件等。會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機關(guān)、企事業(yè)單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要利用價值。因此，“加強會計檔案管理，充分發(fā)揮會計檔案作用”這項工作非常重要。
一、 會計檔案的特點
會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但是由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點：
1、 來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。
2、 內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專業(yè)手段。通過這種專業(yè)手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。
3、 形成過程的嚴密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
二、 會計檔案的作用
1、 依據(jù)作用。會計檔案是會計分析和會計核查的主要依據(jù)。無論在制定經(jīng)濟計劃，進行經(jīng)濟活動可行性研究，作為經(jīng)濟活動決策等都需要會計檔案提供大量信息。以便得到可靠的數(shù)據(jù)和可行性資料，為國家經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展和單位生存與發(fā)展提供準確的數(shù)據(jù)。
2、 憑證作用。會計檔案可以作為事后考查某個會計事項的書面證明。會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時明確經(jīng)濟責任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時，通過會計憑證可以查明各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度，防止違法亂紀的事情發(fā)生。
3、 史料的作用。會計檔案是研究經(jīng)濟、財政、財務(wù)歷史的可靠系統(tǒng)資料。它可以反映出一個地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的歷史過程，反映出一個單位財務(wù)收支和生產(chǎn)經(jīng)營活動的歷史面貌，還可以反映出不同時期、不同年度活動的特點。所以會計檔案可以為一個地區(qū)、一個單位的經(jīng)濟、財務(wù)、歷史奠定了史料基礎(chǔ)。
三、 會計檔案管理工作中的問題
1、 會計檔案管理制度不健全。有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導對資金的管理比較重視而對會計檔案管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。
2、 會計檔案裝訂不規(guī)范。在財務(wù)部門，一般都是由管理會計檔案的人員裝訂會計憑證，而有的會計檔案管理人員裝訂會計檔案不夠認真，不仔細，裝訂不整齊，粘貼不牢固；有的裝訂將摘要壓進去，還有的裝訂松散不結(jié)實，隨時都有掉頁的可能；有的裝訂每冊憑證的薄厚不均勻。凡此種種，會計檔案存放時間一長，就會有散失、缺損。
3、 會計檔案的存放場所不妥當。有的單位的會計檔案沒有做到妥善保管，存放無序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮濕的地下室或倉庫里，以至于使會計檔案受潮受損、發(fā)霉或被鼠藥、蟲蛀，降低了會計檔案的壽命，達不到規(guī)定的會計檔案保管期限。
四、 會計檔案管理的要求
1、 制定會計檔案管理制度
為了管理好會計檔案，各單位的財務(wù)部門的領(lǐng)導和會計檔案管理人員，應(yīng)該在思想上提高對會計檔案管理工作的認識，充分重視這項工作；應(yīng)當按照國家財政部和檔案管理局頒布的《會計檔案管理辦法》的精神，結(jié)合本單位的實際工作情況，制定本單位會計檔案管理制度，對會計檔案實行科學化管理；在制度中應(yīng)當明確規(guī)定會計檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、保管期限、鑒定銷毀、檔案移交等等，以便會計檔案管理工作有章可循，使會計檔案管理工作走上科學化管理軌道。
2、 做好會計檔案的裝訂立卷工作
會計檔案的裝訂立卷是會計檔案管理工作的起點，是會計檔案管理工作基礎(chǔ)和前提條件。因此，會計檔案管理人員必須高度重視會計檔案的裝訂立卷工作，增強管理好會計檔案的責任感。按照《會計檔案管理辦法》中“各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊”的規(guī)定，認真裝訂好每一冊會計憑證。首先應(yīng)認真檢查原始憑證是否粘貼牢固，是否壓住了摘要的文字，每冊的裝訂厚度是否大體一致等等。在此基礎(chǔ)上要將會計憑證裝訂的既要整齊結(jié)實又要美觀。
3、 健全會計檔案借閱手續(xù)
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管一年?！币虼?，為了妥善管理好會計檔案，防止會計檔案丟失，各單位的財務(wù)部門應(yīng)建立嚴格的會計檔案借閱手續(xù)。財務(wù)部門內(nèi)部的會計人員借閱會計檔案，可直接向會計檔案管理人員借閱；本單位其他人員和外單位人員必須及時登記，并注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，然后由借閱人簽字。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全和完整，確保秘密文件不丟失、不泄密。
4、 認真做好會計檔案移交工作
按照《會計檔案管理辦法》中“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕”的規(guī)定，各單位的財務(wù)部門應(yīng)將保存一年期滿后的會計檔案及時移交給單位檔案管理部門，并認真辦好交接手續(xù)。
（1） 財務(wù)部門應(yīng)編《會計檔案移交注冊》一式兩份。
（2） 但按管理部門對移交的會計檔案要認真清點，憑證要逐冊逐號清點查對；賬簿應(yīng)按照記賬要領(lǐng)逐項核實；還應(yīng)該對報表中是否缺少報表分析等備案材料進行認真檢查，做到賬表相符、賬賬相符，保證會計檔案的完整真實。
（3） 對歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊封袋。需要重新拆卷，應(yīng)與經(jīng)辦的會計人員共同整理，以分清責任。
（4） 單位的檔案管理部門對財務(wù)部門移交來的會計檔案清點無誤
后，交接雙方應(yīng)在《會計檔案移交注冊》上簽字，雙方各保存一份。
5、 做好會計檔案的鑒定與銷毀工作
會計檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標準，對 超過保管期限的會計檔案，重新評估其價值，剔除失去保存價值的會計檔案，予以銷毀。鑒定和銷毀會計檔案工作是整個檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是科學管理和開發(fā)會計信息資源的堅實基礎(chǔ)，也是一項科學性、組織性很強的工作。具體要做好以下幾項工作：
（1） 由本單位檔案管理部門提出鑒定意見，會同會計部門共同組成
鑒定工作小組，逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀注冊。
（2） 書寫銷毀報告，填報銷毀會計檔案審批表，銷毀報告要寫明對
已到保管期限的會計檔案進行鑒定的時間、鑒定的總數(shù)量、留存數(shù)量、銷毀數(shù)量、銷毀內(nèi)容等，并由經(jīng)辦人、鑒銷人蓋章。
（3） 銷毀報告必須經(jīng)過本單位或上級主管部門審批。
（4） 各單位在按規(guī)定銷毀會計檔案時，必須有檔案部門和財務(wù)部門
1高校會計檔案定義
高校會計檔案作為高校財務(wù)管理和財務(wù)活動中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財務(wù)活動情況，也體現(xiàn)了高校在一會計期間的資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會計期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對比，高校會計檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會計檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:
①高校會計檔案是處理完成的財務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價值。
②會計檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會計核算的過程中所產(chǎn)生的會計資料，包括記賬憑證、明細賬、季度年度財務(wù)會計報告等。
③電子會計檔案也屬于會計檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計算機等電子設(shè)備為載體的。
2高校會計檔案管理工作中的問題分析
①高校財務(wù)部門往往覺得會計檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會計業(yè)務(wù)憑證和會計資料，所以，高校對于會計檔案的管理沒有做到同會計業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴格，沒有與會計工作有機的結(jié)合起來，導致財務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財務(wù)工作者只注重日常的財務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對會計檔案的工作流于形式。高校會計檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導致會計檔案管理工作沒有得到科學的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會計檔案管理工作人員。
②高校財務(wù)部門對會計檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計賬簿、會計憑證、會計報表等財務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財務(wù)資料、電子存儲資料進行歸檔整理，導致了會計檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。
③高校會計檔案管理制度不健全。高校會計檔案管理制度的建立健全有利于會計檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計檔案管理制度，會計檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學的管理。
④高校會計檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲會計檔案進行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進行有效的歸檔管理，導致高校財務(wù)信息丟失。目前，高校財務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時俱進，財務(wù)軟件升級緩慢，嚴重影響了財務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會計檔案管理工作中存在問題的一些對策
①加強領(lǐng)導，科學管理。學校領(lǐng)導應(yīng)該把會計檔案管理工作提到日常上來，當作日常業(yè)務(wù)來看，視為會計業(yè)務(wù)的最后一個流程。針對高校會計檔案管理工作組織定期的培訓，到兄弟單位進行學習交流，總結(jié)經(jīng)驗，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強會計檔案的管理。《檔案法實施辦法》第五條則明確地規(guī)定:各單位要高度重視會計檔案管理工作，加強領(lǐng)導，科學管理，要建立健全會計檔案管理規(guī)章制度，提高會計檔案管理人員工作能力，使會計檔案管理工作能夠做到及時歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對會計檔案管理進行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會計檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財務(wù)管理也更完整有效。
②提高高校會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會計檔案管理工作的提高最終落實在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會計檔案工作是否科學有效。高校對會計檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計業(yè)務(wù)有機的結(jié)合起來，使其成為了一個整體，會計檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計檔案管理工作當成會計業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會計檔案管理工作者有義務(wù)有責任不斷學習會計檔案管理知識，更新觀念，提高會計檔案管理水平。高校財務(wù)部門應(yīng)該通過自我學習和走出去學習相結(jié)合，每周定期組織培訓，還可以去兄弟院校去學習，彼此交流經(jīng)驗，提高會計檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強會計檔案管理的后續(xù)工作，針對會計檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會計檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財務(wù)管理的水平。
③建立健全有效的高校會計檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點制定相應(yīng)的會計檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學管理。財務(wù)部門也應(yīng)該制定會計檔案管理規(guī)章制度，使會計檔案管理人員工作起來有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財務(wù)部門內(nèi)部進行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會計檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財務(wù)部門還應(yīng)該把會計檔案管理工作納入到日常工作當中來，目標就是規(guī)范高校會計檔案管理工作，明確高校責任人，并且完善一整套健全的高校會計檔案管理規(guī)章制度，合理的會計檔案管理制度確保高校會計檔案資料及時歸檔、科學保存、管理規(guī)范，使高校會計檔案管理工作有好的制度作為保障。
關(guān)鍵詞:會計檔案管理 規(guī)范管理 建議
中圖分類號:F230 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會計檔案是經(jīng)濟活動的歷史記錄和經(jīng)濟效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動、進行經(jīng)濟分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會計檔案,可以幫助財務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實依據(jù),還可以從中學到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據(jù)多年管理會計檔案的經(jīng)驗,談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務(wù)企業(yè),提高財務(wù)工作效率。
一、會計檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和會計體系的日趨完善,財務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實行財務(wù)管理規(guī)范化、標準化。會計檔案管理工作是財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。
1.會計檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內(nèi)部控制評價等有利用價值的財務(wù)資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會計檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會計檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會計檔案保管條件較差。在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天,財務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會計檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會計檔案。
5.會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會計檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財務(wù)管理特點,筆者認為將會計檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務(wù)工作效率。
1.會計檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化、流程化、細致化,財務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。
(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會計檔案。是指與財務(wù)管理和會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)、由財務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續(xù)利用價值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會計檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部負責保管。
2.內(nèi)部會計檔案管理內(nèi)容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會計檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會計檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預算管理類。預算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導向,圍繞各項經(jīng)濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預算對公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的管理活動。
財務(wù)預算依據(jù)業(yè)務(wù)預算編制,業(yè)務(wù)預算是基礎(chǔ)、財務(wù)預算是核心,所以編制財務(wù)預算搜集的業(yè)務(wù)預算,包括年度預算和中長期預算等;上級單位預算的批復、預算分解方案、預算執(zhí)行分析報告、年度業(yè)績考核、預算管理的有關(guān)文件以及其他預算資料。
(2)工程管理類。工程財務(wù)管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關(guān)資料、工程概預算、工程投資計劃、按項目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點報告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟合同、合同管理臺賬。
(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務(wù)報表編制依據(jù))、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財務(wù)稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財務(wù)工作計劃、年度財務(wù)工作總結(jié)、財務(wù)綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認單、企業(yè)年度工作報告、企業(yè)內(nèi)控評價報告、企業(yè)全面風險管理報告等。
三、內(nèi)部會計檔案規(guī)范管理
1.會計檔案歸檔原則。
(1)財務(wù)部門各專責根據(jù)崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機聯(lián)系,充分考慮會計檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點。
(3)會計檔案按外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。
(4)根據(jù)財務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會計檔案資料。
(5)內(nèi)部會計檔案具有重點性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實行規(guī)范化、標準化管理,便于查詢利用。
(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理流程。按照財務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點,制定財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續(xù)性和會計檔案的實用性。
3.會計檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會計檔案必須科學管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務(wù)專業(yè)知識,還要具備計算機信息處理技術(shù),因此要加強業(yè)務(wù)技能培訓和職業(yè)道德教育,解決會計檔案制度化、規(guī)范化、標準化管理的根本。
6.內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部指定專人負責管理,根據(jù)利用時間確定保管期限,內(nèi)部會計檔案屬財務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會計檔案管理的現(xiàn)實意義
會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調(diào)“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會計檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實意義。
1.有利于提升財務(wù)管理的整體水平。財務(wù)集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務(wù)工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規(guī)定以外的會計檔案,為了財務(wù)工作整體水平的提高,財務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會計檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會計檔案管理有關(guān)事項,確定各個環(huán)節(jié)規(guī)范管理標準,體現(xiàn)財務(wù)管理專業(yè)化和標準化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會計檔案,由于存放在財務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務(wù)工作具有很強的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財務(wù)風險,崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時財務(wù)工作必須定期輪崗制度,財務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務(wù)工作。
4.適應(yīng)高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實現(xiàn)監(jiān)督管理職責,確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請中介機構(gòu)實施各種監(jiān)督檢查和審計。不同的檢查和審計機構(gòu),需要提供相同的財務(wù)資料,為了高效配合檢查和審計工作的有效開展,避免不必要的重復勞動,內(nèi)部會計檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。
關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)會計；檔案管理；內(nèi)控制度
當前，國家財務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財務(wù)會計檔案管理是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財務(wù)會計檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性
高校財務(wù)會計檔案是指會計核算過程中產(chǎn)生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項。1.高校財務(wù)會計檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財務(wù)會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務(wù)會計檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務(wù)會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財務(wù)檔案客觀記錄了高校財務(wù)管理等各種經(jīng)濟活動，全面覆蓋了各類經(jīng)濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財務(wù)會計檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財務(wù)會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財務(wù)部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實施過程中，要對所有的經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務(wù)會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導高校財務(wù)會計檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財務(wù)會計控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務(wù)管理制度，建設(shè)會計機構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務(wù)會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務(wù)會計檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財務(wù)會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務(wù)會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務(wù)會計檔案管理的功能。高校的財務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務(wù)部門，無論是科學研究還是人才培養(yǎng)過程中，財務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務(wù)人員都將工作重點放在和財務(wù)相關(guān)的工作上，包括財務(wù)預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務(wù)會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領(lǐng)導層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進步，財務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計檔案進行存檔時雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務(wù)人員。財務(wù)人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財務(wù)檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財務(wù)會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財務(wù)部門設(shè)置了獨立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認識到內(nèi)部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經(jīng)費預算，結(jié)合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經(jīng)費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統(tǒng)維護、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項工作都要做好充足的預算，確?；窘ㄔO(shè)有充足的經(jīng)費，建立經(jīng)費內(nèi)部控制的有效機制。制定會計控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結(jié)合高校的實際情況來進行調(diào)整，詳細規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強，因此，應(yīng)該由專門的人員來進行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設(shè)。高校會計檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達指令時要經(jīng)過科室來進行轉(zhuǎn)達，這樣就導致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經(jīng)濟活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設(shè)置科室，由會計管理部門直接領(lǐng)導，會計檔案管理功能科室應(yīng)該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內(nèi)部控制的原則來對會計檔案的管理進行規(guī)范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計管理相關(guān)的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關(guān)的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進行升級，使其和財務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時應(yīng)用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計算機技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行存檔，同時還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當前，高校財務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財務(wù)部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當前社會的需求和環(huán)境變化。
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關(guān)鍵詞:高校財務(wù)檔案 特點 改進措施
中圖分類號:G647文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大,辦學層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當前,加強高校的內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強高校財務(wù)檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務(wù)檔案管理的特點,當前管理中存在的問題,探討改進財務(wù)檔案管理的幾個措施。
一、高校財務(wù)檔案管理的特點
1.高校的財務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財務(wù)檔案的真實性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個重要方面。
2.財務(wù)檔案由財務(wù)部門歸集,一般是先在財務(wù)部門保存1~2年以后,才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務(wù)檔案在財務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。
3.在高校財務(wù)實務(wù)中,財務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會計核算的專業(yè)材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務(wù)收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學生學費收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財務(wù)檔案構(gòu)成了高校財務(wù)日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)的收入和支出情況,完整地反映高校財務(wù)狀況。
4.隨著高校財務(wù)會計電算化的普及,會計檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會計數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。
二、高校財務(wù)檔案管理的當前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務(wù)檔案是高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄,連接當前業(yè)務(wù),并作為未來財務(wù)預算的重要依據(jù),是財務(wù)管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關(guān)的領(lǐng)導和財務(wù)人員,在意識上普遍地對財務(wù)檔案管理的重要性認識不足、重視不夠,在高校財務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.財務(wù)檔案沒有專人負責?！稌嫹ā芬?guī)定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財務(wù)檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務(wù)人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關(guān)的財務(wù)人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務(wù)的內(nèi)部控制的實施,防止經(jīng)濟犯罪都有不利的影響。
3.財務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務(wù)辦公室,有的財務(wù)資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務(wù)人員隨意查閱。有的財務(wù)部門因辦公條件有限,存放財務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠,缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務(wù)檔案的真實性和完整性。
三、改進高校財務(wù)檔案管理的措施
1.增強管理意識,加強財務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標志之一。學校領(lǐng)導應(yīng)該提高認識,把檔案管理工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財務(wù)檔案工作,明確領(lǐng)導責任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負責有關(guān)文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當前,高校財務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓,財務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關(guān)的財務(wù)檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責任制等,從根本上加強財務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè),以保障財務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。
3.加強財務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財務(wù)部門是高校的一個行政服務(wù)窗口,財務(wù)辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此,加強財務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個重要方面。
4.加強專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴大,各種科研經(jīng)費的增多,會計核算和崗位設(shè)置的規(guī)范,會計電算化系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用,相應(yīng)的財務(wù)檔案資料數(shù)量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進行管理,負責財務(wù)檔案的日常管理,會計電算化系統(tǒng)軟件的日常維護,以及財務(wù)部門的日常查賬工作,確保財務(wù)檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規(guī)范性。
5.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務(wù)數(shù)據(jù)日常要進行備份保存,財務(wù)系統(tǒng)要進行日常維護和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應(yīng)當實行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個財務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復性。同時,保存電子檔案的位置要遠離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。財務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強,并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認識財務(wù)檔案管理工作的重要性,具有腳踏實地、科學嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L;另一方面,不僅要熟悉財務(wù)部門的職責,會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),要進行多途徑、多形式的培訓教育,在提高理論知識的同時,注重實際工作能力的培養(yǎng),多提供學習先進的機會,多提供創(chuàng)新實踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財務(wù)檔案管理是加強高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個方面,在高校的教學評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財務(wù)檔案管理的特點,改進管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財務(wù)檔案的安全和完整。
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