時(shí)間：2023-06-14 16:32:08
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關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案信息化；高校
中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-7661（2013）34-006-02
高校檔案館作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，集合了教學(xué)、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設(shè)等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進(jìn)行，高校檔案在學(xué)校越來越多的方面起到至關(guān)重要的作用。在技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)下，建設(shè)數(shù)字化檔案館是當(dāng)前高校檔案工作的迫切任務(wù)和必由之路。高校要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，對(duì)館藏檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理，建立各類數(shù)據(jù)庫，在文檔一體化建設(shè)的前提下進(jìn)行檔案收集，在網(wǎng)絡(luò)化背景的基礎(chǔ)上提供檔案的開放和利用。
一、數(shù)字檔案館的含義
數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。其主要功能包括數(shù)字檔案的接收、采集、管理、利用和系統(tǒng)維護(hù)。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題
1、數(shù)據(jù)不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要。從整體來看，大部分高校仍未能解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題，檔案館系統(tǒng)基本上都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不規(guī)范，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。
2、技術(shù)條件受限
從技術(shù)條件來看，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要多項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)支撐，這是一項(xiàng)涉及超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字檔案標(biāo)引技術(shù)、多媒體信息處理技術(shù)、基于內(nèi)容的檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫與分析處理技術(shù)、自然語言理解技術(shù)等內(nèi)容的系統(tǒng)工程。然而，目前大多數(shù)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出不成比例。建設(shè)數(shù)字檔案館所需的硬件設(shè)備、軟件投入巨大，數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用對(duì)于建設(shè)者還有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，所以很多高校并不具備建設(shè)數(shù)字檔案館的條件。
3、電子文檔的歸檔難問題突出
隨著計(jì)算機(jī)無紙化辦公的發(fā)展，學(xué)校各部門大都采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，在工作過程中形成了大量的電子文件，根據(jù)不同的任務(wù)目標(biāo)、不同的業(yè)務(wù)，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。
4、檔案信息數(shù)字化的對(duì)象問題
檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價(jià)值不同、保管年限不同、開放利用時(shí)限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)劃分哪些檔案信息可以數(shù)字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數(shù)字化。
5、檔案管理人才培養(yǎng)問題
目前很多高校的教師學(xué)歷水平呈逐年上升趨勢(shì)，但是在檔案管理崗位出現(xiàn)“偏科”，檔案、信息處理復(fù)合型人才相對(duì)缺乏，影響了檔案信息數(shù)字化進(jìn)程。任何一個(gè)數(shù)字檔案館工作的正常運(yùn)行都離不開一支知識(shí)結(jié)構(gòu)、儲(chǔ)備合理完善的隊(duì)伍，為了這支隊(duì)伍的建設(shè)需要，應(yīng)著手培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，培養(yǎng)和提高他們的技術(shù)知識(shí)、設(shè)備使用情況已經(jīng)人員自身政治素質(zhì)，促使這支隊(duì)伍成為具備靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)技能，能夠開發(fā)檔案信息化項(xiàng)目和產(chǎn)品的隊(duì)伍。
三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)思路
如今高校校園網(wǎng)覆蓋校園各個(gè)區(qū)域，整個(gè)校園基本實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)當(dāng)中形成了各個(gè)門類的檔案實(shí)體憑證，建立了與檔案實(shí)體相關(guān)聯(lián)的各類信息資源庫，這些給數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供了契機(jī)。
1、加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)
擁有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是建設(shè)數(shù)字檔案館先決條件。目前高校應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需求建設(shè)完善基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、攝像機(jī)、掃描儀、光盤記錄設(shè)備等。其次，綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)也是數(shù)字檔案館為了適應(yīng)時(shí)展而應(yīng)具備的基本功能。
2、數(shù)字檔案館資源庫建設(shè)
傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化主要使用計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)管理檔案資源，建成各類專題全文數(shù)據(jù)庫，即檔案資源庫。一般包括目錄數(shù)據(jù)庫，元數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。具體來說，有以下幾種專業(yè)數(shù)據(jù)庫：（1）教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。主要包括教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)大綱，教學(xué)檢查及評(píng)估，教學(xué)改革，專業(yè)發(fā)展規(guī)劃，教材選擇與建設(shè)，教學(xué)管理?xiàng)l例等教學(xué)方面的數(shù)據(jù)資源，學(xué)生學(xué)籍管理，學(xué)生學(xué)位管理，學(xué)生成績管理，學(xué)生教學(xué)評(píng)價(jià)管理，學(xué)生專業(yè)證書考試管理等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)有關(guān)的數(shù)據(jù)資源。（2）文書檔案數(shù)據(jù)庫。文書檔案是在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢且具有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成。文書檔案既是一個(gè)單位過去發(fā)展歷程的縮影， 又是現(xiàn)在管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數(shù)據(jù)庫。主要包括科研成果管理、科研項(xiàng)目管理、科研基地管理和科研人才管理四個(gè)方面的資源。
3、制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和安全管理體制
數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化。數(shù)字檔案信息的安全管理維護(hù)，主要是指維護(hù)數(shù)字檔案館的資源安全、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全、物理安全、信息安全保密等。網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行是基本前提，重點(diǎn)是做好計(jì)算機(jī)病毒的防御，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全綠色。實(shí)行嚴(yán)格的權(quán)限管理和管理員制度，以保證系統(tǒng)有較高的安全性與可靠性。對(duì)于非公開的檔案信息要做到局域網(wǎng)訪問，斷絕與外網(wǎng)的連接。采用防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。
4、檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
高校應(yīng)提高對(duì)培養(yǎng)檔案優(yōu)秀管理人才的重視，數(shù)字檔案館是集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、多媒體技術(shù)等于一體的現(xiàn)代高科技項(xiàng)目，需要信息采集、處理并數(shù)字化的人才；計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、系統(tǒng)開發(fā)的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業(yè)人才。所以高校在對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)要有針對(duì)性，既有專業(yè)人員，又有復(fù)合型人才。
數(shù)字檔案館是高校檔案館未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進(jìn)的進(jìn)行。高校要在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，從而更好地為師生服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞:高校數(shù)字檔案館;必要性;建設(shè)
中圖分類號(hào):TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1009-9166(2009)08(c)-0123-01
一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性
(一)高校檔案利用現(xiàn)代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理,編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學(xué)校對(duì)檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統(tǒng)的手工操作,用戶利用檔案時(shí),要反復(fù)調(diào)閱原件并逐個(gè)查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴(yán)重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需要。一流的大學(xué)必須有一流的管理和一流的信息服務(wù),數(shù)字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學(xué)籍卡、校內(nèi)外新聞錄像及專題片等數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內(nèi)通過校園網(wǎng)下載、打印。海內(nèi)外校友也可通過互聯(lián)網(wǎng)將自己畢業(yè)后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務(wù)器上,將重要獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品原樣掃描上載到服務(wù)器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯(lián)網(wǎng)可向全國、全世界宣傳自己的學(xué)校和學(xué)校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時(shí)采集電子文檔歸檔平臺(tái)的需要。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,早就應(yīng)用了計(jì)算機(jī),這就產(chǎn)生了大量的電子文檔資料和各種信息數(shù)據(jù)庫等等。同時(shí)高校數(shù)字化校園環(huán)境的不斷完善,各單位都在校園網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)頁,這又制作了大量現(xiàn)行的網(wǎng)頁電子文檔。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)
(一)檔案信息資源建設(shè)。1、將現(xiàn)有館藏檔案信息資源數(shù)字化。其原則是“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴(kuò)展”,指導(dǎo)部分檔案的全文數(shù)字化的實(shí)施。所謂搶救優(yōu)先,就是在全文數(shù)字化中優(yōu)先考慮因特定時(shí)期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀的檔案、紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案,優(yōu)先進(jìn)行了全文數(shù)字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數(shù)字化十分必要。所謂利用優(yōu)生,就是根據(jù)目前高校利用的實(shí)際情況,優(yōu)先把“涉民”檔案全文數(shù)字化。把那些涉及人民利益的如:學(xué)生學(xué)籍卡、錄取名冊(cè)、成績冊(cè)、畢業(yè)生電子注冊(cè)編碼、照片、底片、基建圖紙、學(xué)校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺(tái),各單位兼職檔案員要對(duì)本單位所產(chǎn)生的電子文檔、網(wǎng)頁及時(shí)集、上傳,否則所產(chǎn)生的電子文檔過段時(shí)間后會(huì)自動(dòng)刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網(wǎng)站的建設(shè)(把數(shù)字檔案在網(wǎng)上出來)。提出控制論的數(shù)學(xué)家維納,在其著名的、包含人文關(guān)懷的著作《人與人的用處――控制與社會(huì)》中明確指出:信息的價(jià)值在于傳播,而不在儲(chǔ)藏,任何“意義”、“價(jià)值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價(jià)值的。檔案部門要及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展,盡量采取現(xiàn)代信息處理技術(shù)傳播檔案信息,以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各高?？梢越⑿@網(wǎng)、外部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),同時(shí)把上述非保密的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng),向全校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務(wù)。(三)檔案信息化保障體系建設(shè)1、人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍建設(shè)包括:信息處理技術(shù)隊(duì)伍、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用與數(shù)據(jù)錄用隊(duì)伍、檔案信息開發(fā)利用隊(duì)伍的建設(shè)。建立數(shù)字化檔案館人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵,因此,各高校要重視檔案隊(duì)伍建設(shè),要對(duì)年輕的檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平,更新知識(shí)結(jié)構(gòu),另一方面,學(xué)校檔案館要不斷引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,并對(duì)其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),只有這樣才能使他們既懂業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。2、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)猶如交通規(guī)則,這是數(shù)字檔案館能否有條不紊、順利建設(shè)的有力保障,現(xiàn)在各高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)普遍存在的問題是管理系統(tǒng)不統(tǒng)一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經(jīng)濟(jì)上的大量浪費(fèi),而且各高校之間的經(jīng)驗(yàn)交流也受阻,不利于發(fā)展。因此,名高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)要強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括:管理性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。(四)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1、數(shù)字檔案館的概念結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng),它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結(jié)構(gòu)最能體現(xiàn)數(shù)字檔案館信息的流向,在數(shù)字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經(jīng)過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數(shù)字檔案管的概念結(jié)構(gòu),說明了人與人之間的關(guān)系、人與計(jì)算機(jī)之間的關(guān)系。2、數(shù)字檔案館的軟件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng)必須依靠軟件才能實(shí)現(xiàn)其功能,數(shù)字檔案館的軟件就是我們平時(shí)所說的管理系統(tǒng)。各高校要根據(jù)自己本單位的實(shí)際情況,選擇適合自己的軟件。當(dāng)前國內(nèi)從事數(shù)字檔案館軟件開發(fā)的廠商不少,不同的軟件其結(jié)構(gòu)和功能均不一樣。3、數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),它主要由輸入子系統(tǒng)、輸出子系統(tǒng)、存儲(chǔ)子系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)等組成。其中的硬件投入各高校可根據(jù)自己的需要選擇,它主要是描述數(shù)字檔案館硬件的組成部分及其關(guān)系,硬件結(jié)構(gòu)圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數(shù)字檔案館的規(guī)模及數(shù)據(jù)量而定,并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其中輸入子系統(tǒng)包涵著檔案數(shù)字化技術(shù):由掃描儀、照片機(jī)、攝像機(jī)、視頻集等構(gòu)成;輸出子系統(tǒng)包涵有數(shù)字化輸出技術(shù):由打印機(jī)、彩噴機(jī)、畫圖儀、展覽、出版等構(gòu)成;存儲(chǔ)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù):由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構(gòu)成;服務(wù)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化技術(shù):由網(wǎng)上信息、新聞媒體構(gòu)成。
作者單位:湖南人文科技學(xué)院
作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學(xué)院綜合檔案室。
參考文獻(xiàn):
[1]鄭鷗.關(guān)于檔案全文數(shù)字化工作的思考[J].中國檔案,2007(2)
關(guān)鍵詞：安全；可靠；管理制度；防護(hù)體系
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用。檔案管理發(fā)生了巨大的變化，檔案部門或檔案工作者不但要管理紙質(zhì)檔案，還要管理數(shù)字檔案。數(shù)字檔案的特殊性檔案部門或檔案管理現(xiàn)不但要做好管理質(zhì)量與進(jìn)程的管理，還要做好數(shù)字檔案安全工作。
一、數(shù)字檔案面臨的安全問題
（一）數(shù)字檔案管理不規(guī)范，檔案管理制度不健全
高校注重教學(xué)工作、學(xué)生工作方面，而對(duì)檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。對(duì)檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時(shí)制定檔案管理制度，不規(guī)范檔案制度，沒有明確規(guī)定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時(shí)間。由于學(xué)院對(duì)檔案管理的方方面面沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了很多的缺陷，各系部之間沒有統(tǒng)一的管理，使得學(xué)校的教學(xué)檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。
（二）檔案真實(shí)性、可靠性與可用性
數(shù)字檔案以光盤、硬盤為載體進(jìn)行保存和傳輸，光盤與硬盤需幾年更換新的載體，前者易受干擾，易消磁；硬盤操作不當(dāng)或系統(tǒng)更新易造物理損壞。數(shù)字檔案易導(dǎo)致檔案內(nèi)容被更改且更改以后不留痕跡；電子檔案易復(fù)制性，并且復(fù)制后不容易分辨原件與復(fù)制件。
（三）檔案工作人員對(duì)檔案信息的安全不重視
檔案人員對(duì)檔案安全意識(shí)的缺乏，傳統(tǒng)檔案員保管紙質(zhì)檔案，只要防蟲柱、防水、防潮等即可，而面對(duì)檔案信息化管理安全意識(shí)的缺乏會(huì)導(dǎo)致不法分子利用木馬非法侵入檔案網(wǎng)站篡改以及獲取檔案信息，甚至銷毀數(shù)據(jù)資源；黑客入侵網(wǎng)站，獲取管理權(quán)限，造成檔案信息流失。
二、數(shù)字檔案安全解決方案
（一）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字檔案管理管理規(guī)范化、科學(xué)化
高校應(yīng)當(dāng)重視建立數(shù)字檔案管理制度。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該起到帶頭重視作用，在學(xué)校的教學(xué)工作者加大宣傳，讓全本職工了解教學(xué)檔案的重要性，促例院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理。其次，高校要建立一些完善檔案管理方法，明確數(shù)字檔案管理程序。根據(jù)分級(jí)管理的原則，制定科學(xué)、規(guī)范、合理的教學(xué)檔案管理流程，定時(shí)檢查教學(xué)檔案管理工作高效、平穩(wěn)的M行。
（二）提高檔案工作人員的檔案意識(shí)
在檔案管理工作中，檔案工作者與其他部門的加強(qiáng)交流與合作，充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提高檔案現(xiàn)代化的管理的工作水平，同時(shí)讓其他人認(rèn)識(shí)倒檔案的意義，提高檔案部門的社會(huì)地位，引起更多領(lǐng)導(dǎo)的重視。加大檔案工作的資金投入，隨著現(xiàn)代化的進(jìn)程要逐漸改善檔案室存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)施等。
（三）使用有效的技術(shù)手段，建立安全的防護(hù)體系
采用防火墻技術(shù)，在檔案部門內(nèi)網(wǎng)與學(xué)校的外網(wǎng)之間設(shè)置一道保護(hù)屏障，以此來保證內(nèi)部的相關(guān)信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通過非法手段獲取內(nèi)部的信息。除些之外還采用安全保密技術(shù)，內(nèi)校人員可隨時(shí)進(jìn)行查看，需要下載等操作就需要數(shù)字證書以及數(shù)字簽名等手段，來保證數(shù)字檔案的安全。
三、結(jié)語
實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息資源的共享，使高校教育工作、管理者、檔案工作者從繁瑣、低效的工作中解脫出來，進(jìn)一步提高工作效和教學(xué)質(zhì)量勢(shì)在必行。在不精心策劃滿足自行開發(fā)符合學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)的需求情況下，針對(duì)數(shù)字檔案的安全現(xiàn)狀，結(jié)合學(xué)校自身辦學(xué)特色開發(fā)出形式多校、靈活多變等特點(diǎn)，研制出一套適合本學(xué)校的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。
參考文獻(xiàn)：
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遼寧大學(xué)歷史學(xué)院， 沈陽 110036
[摘要]高校數(shù)字檔案館是學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生的新型檔案館。當(dāng)今的高校機(jī)構(gòu)以及其相應(yīng)的教育體系越來越與科學(xué)技術(shù)密切聯(lián)系，在信息時(shí)代的潮流下，高校數(shù)字檔案館是必然趨勢(shì)。
[
關(guān)鍵詞 ]數(shù)字檔案館；高校；建設(shè)策略；信息技術(shù)；數(shù)字化
新階段的數(shù)字信息技術(shù)涉及到社會(huì)的各個(gè)角落，高校數(shù)字檔案館是“數(shù)字化校園”的重要組成部分。高校數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，“利用數(shù)字化手段進(jìn)行存儲(chǔ)，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術(shù)進(jìn)行信息查詢，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接到全球各地，并對(duì)學(xué)校所有檔案資源進(jìn)行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個(gè)利用者的一個(gè)基層的學(xué)校檔案數(shù)字庫?！盵1]
近幾年，高等教育改革促使網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的發(fā)展。各種課件、網(wǎng)絡(luò)課程、視頻教學(xué)等現(xiàn)代方式的出現(xiàn)，新的教學(xué)方式對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)有了新的要求，而且高校出現(xiàn)異地辦學(xué)、合并辦學(xué)和合作辦學(xué)的現(xiàn)象，因此一些高校已突破了在空間上相對(duì)集中的教學(xué)模式和組織構(gòu)架，促使檔案信息的結(jié)構(gòu)要素也呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。
一、信息資源建設(shè)策略
數(shù)字信息資源以計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，以數(shù)字形式存在的一種計(jì)算機(jī)處理信息形式。高校建立檔案數(shù)據(jù)庫，如學(xué)生教務(wù)系統(tǒng)、校園網(wǎng)信息系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面的紙質(zhì)文件及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件甚至是網(wǎng)站網(wǎng)頁上的正式的電子公文及校園工作信息，學(xué)?；顒?dòng)的宣傳報(bào)道等都屬于數(shù)字信息資源。因此數(shù)字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學(xué)術(shù)成果，都要進(jìn)行收集、整理和利用。
1.信息資源數(shù)字化策略。高校數(shù)字檔案館信息資源豐富，比如說學(xué)生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設(shè)這一過程需要數(shù)字化信息生成技術(shù)來進(jìn)行。信息資源數(shù)字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應(yīng)用于傳統(tǒng)檔案的信息資源數(shù)字化和文本和多媒體信息的數(shù)字化。
2.信息資源存儲(chǔ)策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉(zhuǎn)換。
3.信息資源共享策略。由于高校數(shù)字信息涉校內(nèi)事務(wù)多方面，因此需要全校各個(gè)機(jī)構(gòu)的合作來保存數(shù)字信息，來實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，因此建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)是建設(shè)數(shù)字檔案的前提條件。
二、組織與管理協(xié)調(diào)策略
我國檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，各級(jí)別類別的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理職能。而網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的的廣闊性，并且在存儲(chǔ)容量大具有優(yōu)勢(shì)，因此需要專業(yè)的組織與管理，決定了數(shù)字檔案館組織與管理的特殊性。
1.組織策略
（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看，數(shù)字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統(tǒng)一的規(guī)劃和部署的標(biāo)準(zhǔn)來完善高校檔案行政管理。
（2）組建方式。“高校數(shù)字檔案館資源的統(tǒng)一管理、永久保存和有效利用是組建數(shù)字檔案館的根本出發(fā)點(diǎn)，統(tǒng)一管理取決于標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，永久保存主要取決于數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐體系的建設(shè)，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度?！睆膰覚n案事業(yè)發(fā)全局看，建設(shè)高校數(shù)字檔案館需要在國家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，依照規(guī)定，實(shí)行數(shù)字化檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、管理、提供利用、搭建平臺(tái)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)訪問等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，以此形成高校數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。
2.管理策略
建立數(shù)字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。包括標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理、檔案管理自動(dòng)化、檔案信息管理系統(tǒng)和管理服務(wù)體系的建設(shè)。
三、技術(shù)應(yīng)用策略
高校數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲(chǔ)等涉及了頂層設(shè)計(jì)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、知識(shí)數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問、數(shù)字資源長期保存等專業(yè)技術(shù)，數(shù)字檔案館的順利運(yùn)行需要大量的先進(jìn)技術(shù)來獲得保障。
1.頂層設(shè)計(jì)技術(shù)與方法
頂層設(shè)計(jì)是一種體現(xiàn)總體管理過程的設(shè)計(jì)方法（Top-Down）。頂層設(shè)計(jì)要求以整個(gè)學(xué)校的角度考慮用全局視角去設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館的方案并實(shí)施，并且體現(xiàn)整個(gè)數(shù)字檔案管理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)性，制定和明確任務(wù)目標(biāo)。頂層設(shè)計(jì)的全局性與發(fā)展性能夠有效保障數(shù)字檔案館的建設(shè)。
2.海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)
隨著校園數(shù)字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲(chǔ)的需求在不斷增強(qiáng)，這不僅需要用海量存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用。這就需要借助于網(wǎng)絡(luò)的在線存儲(chǔ)技術(shù)以獲得更可靠的、更安全的存儲(chǔ)空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲(chǔ)（DAS）技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)（NAS）技術(shù)、存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)（SAN）技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲(chǔ)（CAS）技術(shù)。
3.知識(shí)管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)
隨著高校的發(fā)展，校園積累的檔案數(shù)據(jù)量迅速增長，面對(duì)校園檔案館保存的海量數(shù)據(jù)，需要考慮如何運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與知識(shí)管理的相關(guān)知識(shí)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合、挖掘與共享，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為高校活動(dòng)提供知識(shí)服務(wù)。
4.多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術(shù)
多媒體檔案將會(huì)逐漸成為高校數(shù)字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等。基于內(nèi)容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數(shù)字資源檢索技術(shù)，是對(duì)多媒體對(duì)象的內(nèi)容及上下文語義環(huán)境進(jìn)行檢索。主要包括三種類型：基于內(nèi)容的圖像檢索、基于內(nèi)容的視頻索引、基于內(nèi)容的音頻檢索。
5.數(shù)字資源長期保存技術(shù)
高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要對(duì)其數(shù)字資源的長期保存。數(shù)字檔案館的長期保存主要應(yīng)從應(yīng)用系統(tǒng)的軟件和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的硬件來研究。
6.服務(wù)導(dǎo)向體系架構(gòu)技術(shù)
SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務(wù)的體系架構(gòu)，能夠支持系統(tǒng)架構(gòu)者從面對(duì)業(yè)務(wù)需求的變化，幫助系統(tǒng)架構(gòu)者站在一個(gè)新的高度理解復(fù)雜系統(tǒng)的各種組件的開發(fā)與功能部署形式，以迅速的方式來架構(gòu)整個(gè)信息系統(tǒng)。基于SOA技術(shù)架構(gòu)高校數(shù)字檔案館的關(guān)鍵在于提供各種“服務(wù)”，即系統(tǒng)中精確定義的、封裝完善的、獨(dú)立于其他服務(wù)所處環(huán)境和狀態(tài)的函數(shù)。支持多個(gè)實(shí)體檔案館基于統(tǒng)一的數(shù)字檔案館服務(wù)平臺(tái)來開展現(xiàn)代檔案管理的綜合業(yè)務(wù)工作。
四、保障策略
1.安全保障策略
在數(shù)字檔案館需要解決網(wǎng)絡(luò)信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強(qiáng)檔案信息資源安全保障技術(shù)的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實(shí)性。入侵檢測(cè)技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)以及加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的備份工作，都是維護(hù)信息資源安全的重要措施。
2.人才策略
“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網(wǎng)頁編輯人員、數(shù)據(jù)處理人員、信息鑒定人員、在線服務(wù)人員等，進(jìn)而打造滿足數(shù)字檔案館建設(shè)需要的人才隊(duì)伍。”所以，首先要培養(yǎng)和引進(jìn)理論與實(shí)踐相結(jié)合的知識(shí)技術(shù)型人才，并且不斷進(jìn)行檔案信息技術(shù)及理論知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，在整體層次上提高工作人員的素質(zhì)。
高校數(shù)字檔案館則是將學(xué)校里的各項(xiàng)事務(wù)、教師與學(xué)生的檔案資源等材料進(jìn)行數(shù)字化，存于計(jì)算機(jī)之中，然后再向校園網(wǎng)中，以數(shù)字檔案的形式向全校師生甚至是全社會(huì)提供查閱利用。如何在信息時(shí)代建立一個(gè)高層次、專業(yè)化、服務(wù)型的高校數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)值得人們?nèi)リP(guān)注。
關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；數(shù)字檔案；檔案管理
我國獨(dú)立學(xué)院誕生于90年代末期，其發(fā)展迅速，截止至今在全國已有300多所。獨(dú)立學(xué)院建校較晚，建設(shè)檔案工作起步晚，獨(dú)立學(xué)院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的要求下，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的雙重難題，即是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。
1 天津市獨(dú)立學(xué)院檔案管理與建設(shè)的現(xiàn)狀分析
針對(duì)天津市的十所獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)其檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析。調(diào)查結(jié)果表明，檔案管理作為一項(xiàng)暫時(shí)看不到效益的基礎(chǔ)工作，不被學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視，并且工作基礎(chǔ)薄弱。從調(diào)研情況看獨(dú)立學(xué)院檔案工作存在以下共性問題。
缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學(xué)歷史不長，公眾的檔案意識(shí)不足。從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到各系、處室等部門對(duì)檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨(dú)立學(xué)院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進(jìn)行檔案臨時(shí)管理，流動(dòng)性大，不利于檔案的建設(shè)與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時(shí)還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識(shí)薄弱，又沒有制度制約，責(zé)任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個(gè)人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎(chǔ)上變動(dòng)，為以后檔案的收集帶來了困難。
獨(dú)立學(xué)院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設(shè)備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個(gè)小庫房，也都沒有購買干濕機(jī)器對(duì)庫房的干濕度控制，庫房條件相對(duì)簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質(zhì)檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動(dòng)化管理程度不高。
總體而言，檔案資料是獨(dú)立學(xué)院在其發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是學(xué)院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學(xué)質(zhì)量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學(xué)評(píng)估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢(shì)不容樂觀。
2 構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案館對(duì)策
1、建立規(guī)章制度，強(qiáng)化管理，提高工作效率
一是獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該有檔案管理專門部門，強(qiáng)化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實(shí)體分類法，以及一系列安全管理、服務(wù)借閱等制度，細(xì)化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。
2、加強(qiáng)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理與建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術(shù)強(qiáng)和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊(duì)伍，在日常工作要加強(qiáng)專、兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓(xùn)，每年舉辦檔案員評(píng)比活動(dòng)，組織學(xué)院有關(guān)方面對(duì)各部門檔案的整理情況進(jìn)行評(píng)比，評(píng)選檔案工作先進(jìn)個(gè)人，調(diào)動(dòng)工作人員積極性，同時(shí)也是展示優(yōu)秀檔案整理標(biāo)本，互相促進(jìn)學(xué)習(xí)的平臺(tái)。
3、加快獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)
獨(dú)立學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，是隨著信息化發(fā)展，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用，“電子政務(wù)”開展，順應(yīng)時(shí)展而產(chǎn)生的。加快數(shù)字檔案建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式是獨(dú)立學(xué)院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)的方式連接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。
4、創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平
在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不少檔案館已經(jīng)開通微博、微信公眾平臺(tái)，利用此平臺(tái)提供檔案相關(guān)政策解讀、檔案原件展示、檔案服務(wù)咨詢、檔案利用等服務(wù)，并取得了不錯(cuò)的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺(tái)主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內(nèi)容，同時(shí)也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺(tái)使公眾能隨時(shí)隨地獲取檔案相關(guān)信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務(wù)，同時(shí)也是對(duì)檔案工作起到宣傳作用。
5、基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)
互網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和覆蓋，數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展的當(dāng)下，移動(dòng)數(shù)據(jù)終端設(shè)備為檔案的服務(wù)、利用提供了新的方式，檔案服務(wù)應(yīng)順勢(shì)而為，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢(shì)，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案APP與微信公眾平臺(tái)、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務(wù)體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進(jìn)行更新維護(hù)，但其更具有長遠(yuǎn)意義。獨(dú)立學(xué)院檔案館更應(yīng)該抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展機(jī)遇，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)。
總之，管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐，為獨(dú)立學(xué)院的持續(xù)發(fā)展服務(wù)，為師生提供高質(zhì)量快捷的服務(wù)。在全國檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，不斷升級(jí)檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
論文摘 要：信息時(shí)代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)變成了可能，本文首先對(duì)相關(guān)概念及其重要性做了必要的說明，其次針對(duì)目前高校在檔案館建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。
1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢(shì)的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識(shí)。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
3.2技術(shù)層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關(guān)策略建議
4.1加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)
推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對(duì)急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動(dòng)的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。
5.結(jié)語
數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時(shí)借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]范文霞.加強(qiáng)高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007（09）
關(guān)鍵詞：檔案館數(shù)字化信息化高校
一、檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。
二、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢(shì)的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識(shí)。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
2、技術(shù)層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫。
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。
⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范。
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關(guān)策略建議
1、加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)
推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
