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序論：在您撰寫企業(yè)合同檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現(xiàn)今社會大環(huán)境下，企業(yè)為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對企業(yè)合同檔案的管理進行闡述。
2 企業(yè)合同檔案建立的必要性
企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實現(xiàn)某種經濟目的，依照合同法及其有關法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業(yè)集團下的二級子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環(huán)境的影響
隨著經濟的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發(fā)展核電，對本企業(yè)的發(fā)展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業(yè)，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學的合同檔案管理機制③。
2.2 內部發(fā)展的需求
企業(yè)每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據國家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實現(xiàn)一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時
目前，企業(yè)合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業(yè)務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。
3.2 合同檔案的管理不規(guī)范
現(xiàn)國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。
3.3 合同檔案質量有待加強
現(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業(yè)有設置質量管理機構，但其職責并不對企業(yè)的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質量大打折扣。
4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據檔案相關規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準確性。
按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。
4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學管理
現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。
在需要得到企業(yè)領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平
“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏?！痹谛畔⒒焖侔l(fā)展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網絡平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。
企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準備、訂立、執(zhí)行和合同關閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識
近年來，企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業(yè)合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業(yè)經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業(yè)務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系
《合同法》規(guī)定：當事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業(yè)秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發(fā)合同檔案資源，服務于企業(yè)的各項工作⑩。
5 結束語
在經濟快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業(yè)經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業(yè)經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業(yè)的合法權益，將企業(yè)發(fā)展壯大。
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合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內容形式。合同管理是對企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業(yè)對合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規(guī)模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當?shù)恼矸椒?。根據國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發(fā)展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
[摘 要]在企業(yè)生產活動中，合同是企業(yè)維護自身合法權益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風電企業(yè)日常管理的重要任務。隨著風電企業(yè)業(yè)務、規(guī)模的不斷擴展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎上，結合筆者的實際工作經驗，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。
[關鍵詞]合同檔案；風電企業(yè)；管理分類
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02
合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權益。
1 企業(yè)合同檔案的基本特征
對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1 法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經濟活動和維護企業(yè)法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。
1.2 憑證性
近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業(yè)生產經營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3 規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4 繁雜性
企業(yè)每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業(yè)經營業(yè)務的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2 加強合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
在企業(yè)的生產活動過程中，合同已經突顯出其關鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經濟發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準確的服務，需要對企業(yè)的合同檔案進行科學合理的分類管理，要采用科學有效的策略和方法，實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業(yè)的經濟活動內容，也是企業(yè)履行合同的權利和義務的全部資料，是企業(yè)預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業(yè)的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經營合同、企業(yè)技術合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內，企業(yè)合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數(shù)量、價款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計和管理合同檔案。
2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業(yè)的合同檔案管理機制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機密，減少企業(yè)的風險，從而促進企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實現(xiàn)科學的保管和管理。同時，企業(yè)要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。
2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理
在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統(tǒng)一的編號，這個工作要依照一定的規(guī)則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業(yè)的合同檔案管理進行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業(yè)合同檔案分類管理中，便于實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實現(xiàn)同庫保管，利于整理和查閱，實現(xiàn)科學有效的合同檔案管理。
關鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規(guī)范性和時效性。合同作為企業(yè)對外經營活動的憑證性依據，具有規(guī)范的形式要求和嚴格的時效屬性，規(guī)范的合同管理是維護企業(yè)合法權益的重要保障，而合同檔案形成經歷環(huán)節(jié)較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護經濟利益的重要法律依據，因此為保障企業(yè)合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領導，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責要做好統(tǒng)計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優(yōu)質高效，具備規(guī)范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規(guī)定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責任單位和責任人、健全責任網絡外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協(xié)議 （有補充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執(zhí)或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據合同統(tǒng)計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規(guī)定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯(lián)系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業(yè)務人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護企業(yè)合法權益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規(guī)定設定利用者權限，并按規(guī)定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現(xiàn)資源共享，便于服務企業(yè)的生產經營。
二是加強對企業(yè)管理人員業(yè)務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護企業(yè)的合法權益，促進企業(yè)生產經營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻：
關鍵詞：電力企業(yè)；合同檔案管理；責任成本
中圖分類號：F206 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1723（2013）02-0089-02
一、引言
合同管理貫穿電力企業(yè)生產經營的始終，是一項重要的管理工作。尤其在當前的背景下，世界金融危機的長期影響仍將持續(xù)，國家拉動內需的方針不會改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實際上，良好的合同管理可以避免、預防或減少各種糾紛，促進工程建設有序開展，實現(xiàn)良好的經濟效益。
本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產經營管理中的作用，總結進行合同管理的措施和方法重點，并從責任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實施思路和改進策略。具體而言，本文將結合電力企業(yè)的實際，分析其合同管理的概念、特點，以及合同管理在責任成本管理中的地位和作用，結合責任成本管理的關鍵環(huán)節(jié)，闡述實施合同管理的工作要點和應用實施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽運行機制。
二、合同管理在電力企業(yè)生產經營管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。對于電力企業(yè)來說，總合同是主合同，是一切經濟活動的根本大法。為履行主合同，在實施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認單據。因此，電力企業(yè)合同管理除了對合同文本進行管理，還要對書面原始證據進行保存和管理。項目目標分解過程中，派生出的各種經濟合同包括勞務、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進行積極的管理?？傮w來看，合同管理對于電力企業(yè)而言具有以下特點：一是合同標的以獨立工程項目為中心，多結構、多層次的特點明顯。二是項目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標的內容復雜、金額較大，合同具有長期性和復雜性特點。四是合同簽訂后，各種要素必須按計劃到位，計劃性嚴格。
合同管理在電力企業(yè)生產經營管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）合同管理是進行成本管理的核心
電力企業(yè)的項目實施全都是通過一系列承發(fā)包合同來實現(xiàn)。通過對承包的內容、范圍、工期和質量標準、索賠條款等條款的制定和履行和對管理目標責任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責任成本管理工作需要建立有效的合同管理機制。
（二）合同管理在具備紐帶作用
責任成本管理實際上貫穿了項目的全過程，責任單元的責任預算以合同文本形式實現(xiàn)，是合同管理的基礎，也是制約合同雙方行為的準則，是聯(lián)系的紐帶。
（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權益
合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關系，與承包人的切實利益相關，電力企業(yè)可以結合工程特點利用合同權利組織施工，提供符合約定質量標準的產品，對其違約行為進行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進責任風險的分攤。
三、從責任成本的角度談合同管理的工作和要點
責任成本，即按照責任者的可控程度歸集責任者所應負擔的成本。責任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費用歸結到各生產單位和業(yè)務部門，將其作為責任單元，并采取合同形式逐級進行承包的方法。責任成本管理包括設計和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費用控制等關鍵環(huán)節(jié)。當前，電力企業(yè)競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識淡薄、經營運作不規(guī)范、履約不力等管理責任缺陷造成。因此，企業(yè)在實施責任成本管理過程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項目合同管理為重點，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經濟活動處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責任成本的角度看，合同管理的工作和要點如下：
（一）加強對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，建立專門的合同管理機構
要加強電力企業(yè)對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，使其掌握合同管理知識，并在此基礎上建立專門的合同管理機構。實際上，合同管理涉及工程招投標、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經濟合同。因此，要針對項目特點，采取外培內訓相結合的方式，加強施工技術、工程造價等相關知識的培訓，培養(yǎng)一批業(yè)務過硬的檔案合同管理人員，在實踐中提高綜合素質，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來，形成管理網絡，覆蓋施工企業(yè)各個層次。同時，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應該確保簽訂嚴密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎。在施工項目投標階段，合同管理部門要會同有關部門對招標文件進行評審，分析合同難點、風險，形成書面報告，有效指導投標報價。在合同簽訂階段，要再次對合同文本進行研究，對發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責任的條款等問題反復論證，降低合同風險。
（二）對合同履行情況要進行實時跟蹤
在履行階段，合同檔案管理部門要嚴格按照合同要求，明確各方的責任義務，由各責任人具體控制，對費用與控制指標經常進行對比，對超標情況及時反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對管理過程中的各種問題及時予以指導。
（三）加強索賠管理
項目履約中，要認真分析研究合同，把準變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強分包、分供合同的管理。同時，要及時組織項目竣工清算與結算，集中管理資金和財務。
參考文獻
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關鍵詞:企業(yè)用工;勞動合同;風險
當前，全國大多數(shù)供電企業(yè)在勞動用工方面日趨規(guī)范，但隨著《勞動合同法》的實施，給企業(yè)的人力資源管理帶來了一場全新的革命，《勞動合同法》要求企業(yè)從勞動合同的訂立、履行、變更直至解除、終止都采用書面化管理，否則將面臨巨大用工風險。新形勢下，企業(yè)如何在勞動合同管理環(huán)節(jié)重新構造一個全新的精細化管理模式，以適用勞動合同法的要求，降低用工風險，這已經成為企業(yè)人力資源管理工作中的重中之重。
1、企業(yè)用工風險
1.1 用工機制風險
《勞動合同法》規(guī)定，勞動者在該用人單位連續(xù)工作滿10年的，“連續(xù)訂立二次固定期限勞動合同”等條件的，便可與該用人單位簽訂“無固定期限勞動合同”。這樣，企業(yè)將面臨“無固定期限勞動合同”用工比例的逐年上升，固定期勞動合同的期限從過去的短期化調整為中長期，勞動合同長期化趨勢不可逆轉的局面。由此，用人單位長期習慣于用勞動合同終止來調整勞動關系的方式已不適用。穩(wěn)定就業(yè)的確對和諧穩(wěn)定的勞動關系有益，但會減弱企業(yè)用工機制的活力，使企業(yè)競爭力減弱。
1.2 用工成本風險
這里指的用工成本風險是企業(yè)因勞動合同終止需支付的經濟補償金和新增的企業(yè)違規(guī)成本風險。
1)勞動合同終止成本風險
由于新法規(guī)定，企業(yè)終止合同需要支付經濟補償金，并且補償金基數(shù)由原來的終止前12個月的平均實得收入(扣除個人稅與費)調整為終止前12個月的平均收入(含稅與費)，而這個經濟補償金總是隱性存在，企業(yè)始終存在風險。
可能會有人認為，既然合同終止會產生經濟補償，那么企業(yè)不終止合同不是就可免除補償了。這是一個誤解，企業(yè)不終止合同，經濟補償只是暫緩發(fā)生而已。另外，大量的勞務派遣員工通過勞務派遣單位支付的經濟補償金也不能忽視，因為勞務派遣人員的勞動合同終止補償金是同樣適用法律規(guī)定的。
2)新增的企業(yè)違規(guī)成本風險
以下五項內容，都是新增的企業(yè)違規(guī)的成本風險。
(1)自用工之日起滿一個月未滿一年未簽訂書面勞動合同，用人單位應當向勞動者每月支付2倍工資。
(2)用人單位違反規(guī)定不與勞動者訂立無固定期限勞動合同的，自應當訂立無固定期限勞動合同之日起向勞動者每月支付2倍工資。
(3)用人單位違法解除勞動合同可能向勞動者支付雙倍補償金。
(4)用人單位不按法律規(guī)定支付勞動報酬、加班工資或經濟補償金，要按50%以上100%以下加付賠償金。
(5)用人單位有違法行為，導致勞動者解除合同，用人單位要支付經濟補償。
1.3 用工管理風險
用工管理風險是指用人單位用工管理不到位或用工管理不嚴造成的風險。
1)用工管理不到位產生風險
(1)不簽勞動合同就用工;(2)本企業(yè)工齡未連續(xù)計算;(3)非全日制用工不簽勞動合同;(4)合同到期不續(xù)簽。
2)用工管理制度不嚴產生風險
(1)規(guī)章制度不健全;(2)內容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使勞動者知曉;(5)制度缺乏操作性。
2、化解企業(yè)用工風險措施
2.1 化解用工機制風險
用人單位必須牢固樹立人力資源是企業(yè)第一資源的理念，以人為本，處理好靈活的用工機制與控制好無固定期勞動合同增長的關系。
1)嚴格把好招聘關
把好招聘關是勞動合同管理的開始，企業(yè)一定要樹立“招聘合適的人到合適的崗位”的理念，特別是在招聘錄用前書面告知員工錄用條件和做好考核錄用工作，絕對不能只看履歷，或讓應聘者經受心理測試等，忽視了招聘管理，放松了用工第一關，使企業(yè)喪失了試用期內單方解除權。
2)采用形式多樣的靈活用工
在法律允許的范圍內，盡可能保持用工機制的靈活性。進行崗位分析，有的崗位可以訂立完成一定工作為期限的勞動合同，有的崗位可以采用非全日制形式、外包形式、勞務派遣形式等形式多樣的靈活用工。
3)根據崗位性質和企業(yè)不同實際需求簽訂勞動合同
在企業(yè)發(fā)展不同階段，勞動合同管理有不同的側重點。企業(yè)可根據崗位性質和企業(yè)實際需求與員工簽訂勞動合同。再者，企業(yè)的性質也有不同，有勞動密集型企業(yè)，高新技術企業(yè)等，其崗位不同，對人員的需求也是不同的。因此，在市場經濟條件下，企業(yè)不可能都與勞動者簽訂無固定期限勞動合同。建議可對專業(yè)性較強的骨干崗位簽訂3至5年甚至更長期勞動合同，對替代性較強的熟練崗位也要按企業(yè)實際需求簽訂，期限也可3至5年或較長一點，合同期滿后，除少數(shù)人員留用外可終止合同。
4)控制好無固定期勞動合同
企業(yè)為了靈活用工，形成員工“能進能出，能上能下”的競爭機制，必須控制增長的無固定期限勞動合同。根據上述某上市公司測算，管理、技術崗位、班組長和技術工種崗位的可替代性較弱，無固定期合同可適當控制在70%以內;可替代性較強熟練崗位，無固定期限合同可控制在30%以內。企業(yè)總計無固定期合同比例一般控制在50%左右為好，以保持用人機制的相對靈活性。
2.2 化解用工成本風險
1)計提“終止準備金”，消化“終止”成本
勞動合同終止補償是在勞動合同期滿終止時發(fā)生，是潛在的用工成本。因此，企業(yè)可以通過設置勞動合同“終止準備金”來合理消化“終止”成本。企業(yè)可根據當年的平均工資計提1個月工資作終止準備金。如2008年1月1日之前訂立的勞動合同，企業(yè)終止補償2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后訂立的勞動合同期滿終止的，企業(yè)終止補償該員工在本企業(yè)全部工作年限。計提“終止準備金”將勞動合同期滿終止時發(fā)生的一次性補償成本合理地分攤至每年用工成本，客觀反映企業(yè)的盈利能力。
2)杜絕違規(guī)成本發(fā)生
企業(yè)應依法規(guī)范用工，建立先訂勞動合同后用工和續(xù)簽合同領導審核制度，防止用工超過1個月未訂立勞動合同和違反規(guī)定不與員工訂立無固定期合同情況發(fā)生;按勞動合同或集體合同約定支付勞動報酬、加班工資;依法為員工繳納社會保險。企業(yè)依法履行義務和行使權利，杜絕違規(guī)成本發(fā)生。
2.3 化解用工管理風險
1)依法建立和完善勞動規(guī)章制度
企業(yè)應結合實際，建立合法合理的規(guī)章制度，健全勞動合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保險福利、勞動定額、崗位標準與考核、獎懲等規(guī)章制度，不僅保障員工享有勞動權利、履行勞動義務，同時也保障企業(yè)依法行使管理權。企業(yè)在建立或修訂涉及職工切身利益的規(guī)章制度時應當依法經過民主程序和告知義務，保護好企業(yè)的合法權益。
2)加強勞動合同管理
企業(yè)必須建立勞動管理臺帳，勞動合同簽訂、變更、終止、解除臺帳;員工培訓記錄臺帳;員工考勤統(tǒng)計臺帳;員工醫(yī)療期管理臺帳;員工年休假臺帳;人事管理臺帳等，提高勞動合同管理水平，杜絕用工管理不到位和用工管理制度不嚴等弊病，化解用工風險。
3)加大勞動用工自查自糾
企業(yè)在用工時依法進行自我約束、自我監(jiān)督，開展自查自糾可以及時糾正錯誤用工行為，減少企業(yè)損失。從用工基本狀況、勞動合同訂立、工作時間和工資支付、社會保險繳費、規(guī)章制度制定和完善等方面檢查，還可聘請專業(yè)單位檢查。自查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時整改，以免造成損失。
