時間：2023-06-13 16:15:06
序論：在您撰寫員工檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
在醫(yī)院，檔案專業(yè)的人員極少，一般只有幾人，而且基本都分布在醫(yī)院辦公室、圖書館、病案室等部門，個人檔案基本上都由人事科的工作人員進行管理。這些人員在人力資源管理中是行家，在檔案管理中也傾向于只重視工作需要的檔案資料。科室的負責(zé)人往往事務(wù)繁多，本人的檔案都不重視，更不用說本部門工作人員的檔案問題，檔案工作根本不會進入他們重視的工作事項。科室秘書負責(zé)協(xié)助科室主任處理一些鎖碎的事務(wù)，他們做事認真負責(zé)，執(zhí)行力強，是個人檔案管理工作應(yīng)該爭取的人力資源。上述這些人員都是非檔案專業(yè)的人員，如果能夠充分發(fā)揮他們的作用，則醫(yī)院個人檔案管理工作將會呈現(xiàn)質(zhì)的飛躍。誠然，對這些非檔案專業(yè)人員除了加強檔案管理方面的培訓(xùn)以外，必要的經(jīng)濟補助也是有必要的。因為檔案管理工作必然是給他們增加了工作量，他們即使不做或者不認真做都不會影響其崗位績效的考核。附加的工作量給予附加的經(jīng)濟補助是科學(xué)而且是公平的激勵。建議醫(yī)院人事部門為個人檔案管理每年申請一筆管理經(jīng)費用于這些非檔案專業(yè)人員的激勵。
二、讓專技檔案成為人事檔案的重要補充
人事檔案不僅是由政府人事部門進行管理，而且對入檔的材料規(guī)格、真實性、裝訂等都有一整套嚴(yán)格的規(guī)定，并不是所有的材料都能夠進入人事檔案。相比之下，專技檔案就要簡單得多，它主要為了方便本單位的人力資源管理而建立，只要是個人的資料，經(jīng)檔案管理人員審核其真實性后，復(fù)印件也可作為檔案保存。其次，隨著醫(yī)院的發(fā)展，非編制的工作人員越來越多，他們的許多資料本應(yīng)該歸入人事檔案，但都因為不具備入檔要求而沒有進入人事檔案，比如崗位聘任、工資增長等醫(yī)院可以自行決定，不會經(jīng)過主管部門和人事部門的審批。沒法進入人事檔案，我們完全可以把這些寶貴的資料歸入專技檔案保存。因此讓專技檔案成為人事檔案的重要補充也是對非編制人員個人檔案管理負責(zé)任的表現(xiàn)。由此我們建議擴充專技檔案的內(nèi)容，一是未能入檔人事檔案而被退回的材料，如入黨思想?yún)R報、重復(fù)的材料、自我總結(jié)、復(fù)印的材料等等，這些檔案不要隨意銷毀，歸入專技檔案。二是人事檔案中經(jīng)常會用到的資料，如獎懲文件、工齡更改、職稱認定、年度考核等資料都應(yīng)該復(fù)印一份歸入專技檔案。三是一些常用的證件，如身份證、畢業(yè)證、結(jié)婚證、生育證等等復(fù)印一份歸檔備查。四是將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、廉政檔案也一并歸入專技檔案便于管理和查詢。五是日常工作的資料，比如優(yōu)秀的病歷、會診記錄、查房記錄、好人好事、患者表揚信、發(fā)表的論文、獲得的榮譽證書、服務(wù)及處理結(jié)果、新聞報道等等也要復(fù)印一份入檔。擴充后的專技檔案有效地成為人事檔案的補充，讓個人檔案更加全面、立體。
三、新時期的檔案觀
1.信息化
醫(yī)院的發(fā)展，規(guī)模越來越大，個人檔案越來越多，而且個人檔案的內(nèi)容也越來越復(fù)雜，用人力來管理已經(jīng)不能適應(yīng)信息社會的發(fā)展。用信息化的手段，特別是物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，在檔案的查詢、歸檔、分類等管理工作能夠大幅度地提高效率，特別是統(tǒng)計、匯總等工作帶來的便利，能夠給人事部門提供醫(yī)院個人檔案信息的全面把控。然而，信息化建設(shè)需要大量的人力、財力、物力的投入，好管理軟件價格昂貴，便宜的軟件又會遇到升級、更換、功能不全等問題；信息化建設(shè)的初期需要大量的基礎(chǔ)性工作，比如紙制資料的掃描、基礎(chǔ)信息的錄入都需要大量的時間和人力；物聯(lián)網(wǎng)的設(shè)備購買、管理和維護都需要強大的財力物力支持。因此當(dāng)前在信息化的投入產(chǎn)出比還不是非常明顯的時候，多數(shù)醫(yī)院不會在個人檔案管理中實施信息化，但信息化管理絕對是一個不可忽視的發(fā)展方向。
2.多樣化
隨著社會的發(fā)展，科技進步日新月異，個人檔案不再只是傳統(tǒng)的紙制資料，圖片、音頻、視頻等資料都可以進一步豐富員工的個人檔案。比如高難度手術(shù)的操作視頻、學(xué)術(shù)活動講學(xué)的視頻、領(lǐng)導(dǎo)會議講話的視頻、與領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W術(shù)專家合影、參加會診的講話、學(xué)術(shù)答辯的視頻……個人檔案多樣化，使個人檔案更加具有時代感和立體感，使個人的歷史更加生動、具體。
3.充分利用檔案資源開創(chuàng)檔案管理工作新局面
我們當(dāng)前利用個人檔案僅僅是因為工作的需要，這樣的利用確實效益低下。不僅如此，個人檔案管理完全沒有收益，還要花費大量的維護成本，這也是許多醫(yī)院不愿投入資金改善檔案環(huán)境、增加檔案人員、檔案信息化建設(shè)的原因。個人檔案擁有非常豐富的資源，只要我們利用好這些資源，就能夠轉(zhuǎn)化為財富，使醫(yī)院人事科成為解決就業(yè)，由管理部門向經(jīng)營部門轉(zhuǎn)變。首先，我們可以開放檔案，員工可以像在圖書館那樣查閱自己的檔案，了解自己的歷史，提高他們的檔案意識。其次，我們可以幫助員工進行職業(yè)生涯的規(guī)劃和指導(dǎo)，幫助他們分析歷史，把握現(xiàn)在，謀劃未來。再者，我們挑選出優(yōu)秀的人物事跡編撰成為醫(yī)院優(yōu)秀故事集，既豐富了醫(yī)院文化，又給員工精神上滿足，增強醫(yī)院凝聚力，促進醫(yī)院精神文明的發(fā)展。還可以幫助員工將歷史匯編成冊，供他們收藏、回憶。特別是領(lǐng)導(dǎo)升遷，我們可以將他們的發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)活動、職位變化等歷史資料分類、分時間匯編成冊，還可以附上大量的圖片、視頻資料光盤，那將是一分非常珍貴的禮物。以上的利用都可以為人事科帶來經(jīng)營的收益，一旦我們利用個人檔案能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)進行醫(yī)院管理，又能夠讓員工得到實惠，還可以有自己的經(jīng)營收益，何愁沒有資金的投入，檔案管理的人員的待遇也可以穩(wěn)步提高，一舉多嬴。
四、總結(jié)
努力編研，積極補充原始資料。認真總結(jié)往年文件歸檔的執(zhí)行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規(guī)范完整。以下是為大家整理的檔案管理員工總結(jié)匯報資料，提供參考，歡迎你的閱讀。
檔案管理員工總結(jié)匯報一
本人干檔案工作已一年多時間了，在這期間我學(xué)到了很多關(guān)于檔案管理工作的知識，也使我對檔案工作有了新的認識，同時，也擴展了我的知識范圍。在這段時間的收獲及工作情況做個總結(jié)吧!
首先，是檔案收集整理工作：為了更好的服務(wù)檔案事業(yè)，檔案合理規(guī)范組卷，符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。所有檔案從收集、整理、分類、編號、存入計算機我都認真完成了;期限我們分為短期、長期、永久性的，個門類檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達到百分之__以上，查看率、查準(zhǔn)率達到百分之百;再次，檔案的管理工作和安全措施：在個庭室進行新的歸檔時，我們要制冊登記，按類整理存放，并做好檢索目錄，以方便查閱，同時，要確保檔案安全。
做一名檔案人員，首先要做到：忠于職守，愛崗敬業(yè)：所謂忠于職守，就是紙檔案工作者應(yīng)盡當(dāng)保護，管理檔案的義務(wù)，盡到為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)的信息職責(zé);所謂愛崗敬業(yè)，是指檔案專業(yè)工作人員應(yīng)對檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展傾注較之普通公眾更多的愛心，全心全意的投身于本職工作之中。
保護檔案及相關(guān)資料的完整及安全，以確保其作為歷史證從歷史上、法律、職能、行政等角度，對檔案文件，資料進行篩癬簽定和保管，切實合理的運用來源原則，保持文件之間的歷史聯(lián)系。檔案工作者在進行文件的整理、保管、和利用工作中，應(yīng)當(dāng)保護檔案的證據(jù)作用。檔案工作者在進行檔案文件的簽定、整理、著錄、保管、提供利用等項檔案工作中，應(yīng)當(dāng)確保文件(包括電子文件和多媒體等非傳統(tǒng)型文件)的檔案價值。
檔案工作者應(yīng)當(dāng)確保檔案所含信息的連續(xù)性，檔案工作者對文件取舍的選擇，首先要考慮保存那些反映文件形成者主要的活動的文件，但也要考慮檔案用戶的利用需求及其變化情況。檔案工作者應(yīng)當(dāng)對他們從事的工作活動進行記錄，并能對其工作進行辯護，檔案工作者應(yīng)對文件的整個生命周期作好記錄，并在采用新方式和新信息管理方法時與文件工作者進行合作。
在以后的工作中，我會繼續(xù)深入學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案知識，為人民服務(wù)。
檔案管理員工總結(jié)匯報二
在__檔案室的指導(dǎo)下，我嚴(yán)格按照社區(qū)檔案的歸檔要求，虛心學(xué)習(xí)先進社區(qū)的寶貴經(jīng)驗，結(jié)合我社區(qū)的工作實際，在各部門的通力配合下，較好地完成檔案工作，簡單總結(jié)如下：
一、保證資料收集完整性
為了保證檔案資料收集的完整性和規(guī)范性，居委會成立初時，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)便充分認識到檔案管理工作的必要性和重要性，多次召開檔案歸檔工作會議，強化工作人員日常工作歸檔意識。深入各個部門收集資料，聘請__區(qū)檔案局的有關(guān)專家到我居委進行工作指導(dǎo)，根據(jù)__區(qū)、__街道對村居的歸檔要求，嚴(yán)格按照社區(qū)檔案工作目標(biāo)管理考核標(biāo)準(zhǔn)，認真鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，努力提高檔案的管理水平。
二、加強檔案資料保管保護工作
所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對其數(shù)量和保管狀況進行全面檢查，規(guī)范使用管理程序，定期對檔案資料除塵消毒，保持檔案的整潔性和完整性。
三、今后工作計劃
強化歸檔意識，規(guī)范立卷歸檔程序。在收集、整理、立卷歸檔積累資料的基礎(chǔ)上，認真總結(jié)經(jīng)驗，繼續(xù)改進方式方法，明確其資料的歸檔范圍，研究檔案信息歸檔后的檢索、利用服務(wù)的科學(xué)方法，發(fā)揮檔案信息資料的最大效能。
深入學(xué)習(xí)檔案規(guī)范，加強交流和溝通。在開展工作的基礎(chǔ)上，積極參加區(qū)、街道組織關(guān)于檔案理論知識學(xué)習(xí)的培訓(xùn)，向檔案工作做得較好的村居多交流溝通，參觀學(xué)習(xí)，努力提高檔案管理的專業(yè)性和規(guī)范性。努力編研，積極補充原始資料。認真總結(jié)往年文件歸檔的執(zhí)行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規(guī)范完整。
__社區(qū)的檔案管理工作在各級政府部門的關(guān)懷和支持下，經(jīng)過全體工作人員的不懈努力，取得了一定的成績。今后我們?nèi)詫n案管理工作放在社區(qū)工作中的重要位置，團結(jié)合作、齊心合力、克服困難，爭取把社區(qū)的檔案管理質(zhì)量和水平推向一個新的高度。
檔案管理員工總結(jié)匯報三
本人從事檔案管理工作以來，在局領(lǐng)導(dǎo)和同志們的關(guān)心支持幫忙下，經(jīng)過自我的努力，較好地履行了職責(zé)，圓滿地完成了各項工作任務(wù)。現(xiàn)將工作總結(jié)如下：
一、檔案資料的收集
參與了對各科室檔案的接收進庫工作。共參與接收文書檔案_卷，會計檔案_卷，用地檔案_卷，地籍檔案_卷，土地利用總體規(guī)劃檔案_卷，監(jiān)察檔案_卷，規(guī)劃檔案_卷，交易檔案_卷，人事檔案_卷，評估檔案_卷，礦管檔案_卷，底圖檔案_卷，基建檔案_卷，照片檔案_張，錄像、光盤_盤，圖書資料_冊。
二、檔案資料的整理
在接入庫前，對各科室的檔案進行案卷質(zhì)量檢查，對不貼合入庫要求的進行指導(dǎo)并幫忙進行整理。參與整理底圖、航片_份，分類組卷歸檔_卷;對_張照片按相關(guān)要求進行了整理歸檔。負責(zé)資料的管理工作。對圖書進行了分類整理，近年來按規(guī)范要求整理資料_余冊。并按相關(guān)要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。對_卷基建檔案進行了整理歸檔。
三、檔案資料檢索利用
負責(zé)對各科室全引目錄的接收和整理工作，對各科室報送的_冊全引目錄進行了整理，并精裝成冊，并在原有檢索工具的基礎(chǔ)上，根據(jù)局內(nèi)檔案利用狀況不斷完善，不斷增加，續(xù)添了職務(wù)任免專題目錄、專業(yè)技術(shù)職務(wù)專題目錄、先進個人專題目錄，人名索引_條、用地檔案_條、地籍檔案_條、監(jiān)察檔案_條、土地利用總體規(guī)劃檔案_條、規(guī)劃檔案_條、基建、設(shè)備、資料、實物目錄共_條。健全了檢索體系。用心參與檔案信息開發(fā)利用工作。負責(zé)資料與檔案的接待利用工作。共接待利用者_人，編寫了檔案利用實例效果匯編。
四、檔案資料保管保護
負責(zé)對局內(nèi)檔案資料的安全管理。定期對其數(shù)量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿;對檔案資料庫內(nèi)溫濕度按照要求進行調(diào)控，并及時對檔案資料進行除塵、消毒，定期清理庫房衛(wèi)生，并進行安全檢查，未出現(xiàn)任何事故。
五、檔案資料的統(tǒng)計
［關(guān)鍵詞］國有企業(yè) 改制 員工檔案 管理
［中圖分類號］G271 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1009－5349（2012）06－0065－01
2004年以來國家逐步對國有企業(yè)進行改制，2004年4月9日四平市人民政府印發(fā)了《四平市人民政府印發(fā)關(guān)于推進國有企業(yè)改革問題的若干規(guī)定的通知》，由此拉開國有企業(yè)改制的序幕。市委市政府高度重視，攻難克堅，一鼓作氣打響了國企改革的攻堅戰(zhàn)。地方政府籌措大批資金對廠辦集體企業(yè)、區(qū)街集體企業(yè)進行改制。據(jù)統(tǒng)計，到目前為止改制涉及員工近十四萬人，這些退出國有、集體企業(yè)員工的檔案管理工作任務(wù)十分繁重，過去由企業(yè)管理的員工檔案，大部分要移交到就業(yè)服務(wù)機構(gòu)托管，這部分人再就業(yè)、退休、異地就業(yè)、續(xù)繳社會保險費等業(yè)務(wù)都要由就業(yè)服務(wù)機構(gòu)去做。經(jīng)過各級就業(yè)服務(wù)部門不辭辛苦的工作，這項繁重的工作已經(jīng)步入正軌。
大批解除勞動合同人員個人檔案委托就業(yè)服務(wù)機構(gòu)，不僅僅是工作任務(wù)繁重，不斷加強個人檔案管理，認真分析個人檔案信息，通過檔案調(diào)檔分析再就業(yè)狀況以及社會保險費續(xù)繳狀況對于做好人力資源和社會保障工作至關(guān)重要。從現(xiàn)有個人檔案資料分析，存在的問題比較突出。
一、檔案記錄不夠完整，問題比較突出
國有企業(yè)改制、集體企業(yè)改制，解除勞動合同人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏高，這部分人大部分是上世紀(jì)50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期間參加工作的人員，檔案管理比較混亂，出生日期、工種記載等都不夠規(guī)范，出生日期與身份證記載不一致的問題也比較突出。造成這個問題的原因是多方面的，既有個人因素，也有政策因素。眾所周知在計劃經(jīng)濟體制下，國有企業(yè)招工要受指標(biāo)限制和就業(yè)年齡限制，搞到招工指標(biāo)的人千方百計地把自己超過當(dāng)初國家規(guī)定年齡或者沒有達到最低就業(yè)年齡的子女送進國有企業(yè)，這就造成個人檔案記載不真實。至于特殊工種記載由于國有企業(yè)眾多，期間工種名錄也不夠規(guī)范，一個工種多種叫法的現(xiàn)象比較普遍，例如“裝卸工”有的企業(yè)記載為“搬運工”。再有就是期間十幾年國家沒有調(diào)整職工工資，直至改革開放以后1983年國家進行一次工資普調(diào)，1986年進行一次普遍增加工資，當(dāng)初還搞一次3%增加工資，員工檔案記錄并非每年都有增加工資審批表，造成工種記錄斷檔。
二、拖欠社會保險費問題比較普遍
1986年我們國家在勞動用工、工資分配、社會保險領(lǐng)域?qū)嵭兄卮蟾母铮霉ご蚱畦F飯碗實行勞動合同制，工資打破八級工資制實行工效掛鉤、工資總額包干管理辦法，實現(xiàn)按勞分配。在社會保險制度改革過程中改變企業(yè)負擔(dān)養(yǎng)老辦法，實行社會統(tǒng)籌，這項改革是在試點的基礎(chǔ)上逐步推開的。盡管國家在改革過程中投入了大量人力物力和財力，但是在改革過程中由于企業(yè)效益差別等原因，造成一些企業(yè)欠繳社會保險費，甚至個別企業(yè)到改革開始仍然沒有為員工繳納社會保險費，因此造成一批員工拖欠社會保險費問題。在改革過程中國家，地方政府籌措資金、改制企業(yè)籌措資金，參加改制的員工有的也承擔(dān)一部分社會保險費，基本上把改制截止前欠繳的社會保險費補繳到位。但是改制后這部分員工與企業(yè)解除勞動關(guān)系，沒有實現(xiàn)再就業(yè)的社會保險費又出現(xiàn)新的欠繳。
三、面臨退休高峰期
【關(guān)鍵詞】規(guī)范；員工；檔案管理；提升員工素質(zhì)
隨著人力資源的學(xué)歷教育與社會培訓(xùn)的進一步推廣與加強，社會經(jīng)濟的日益多樣化與不斷的發(fā)展，企業(yè)對人力資源的需求也在不斷的增加，企業(yè)員工進一步的增加，為了規(guī)范管理本企業(yè)的員工，促進企業(yè)員工合理分配，建立和規(guī)范企業(yè)員工檔案管理，以提高人力資源的使用效益與合理流動。
一、新員工的檔案管理
（一）學(xué)歷教育畢業(yè)后初次參加工作的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
新聘用員工報到應(yīng)到人事部門辦理以下手續(xù)：（1）如實填寫《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對并遞交學(xué)歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復(fù)印件；（3）核對并遞交身份證原件及復(fù)印件，當(dāng)?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復(fù)印件，各項社會保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權(quán)利和義務(wù)。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應(yīng)續(xù)簽勞動合同書。
3、接收從學(xué)歷教育學(xué)校轉(zhuǎn)來的員工檔案并進行登記管理
（二）從本企業(yè)以外的單位調(diào)入的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
（1）如實填寫《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對并遞交學(xué)歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復(fù)印件；（3）核對并遞交身份證原件及復(fù)印件，當(dāng)?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復(fù)印件，各項社會保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)；（6）與原單位解除勞動關(guān)系的證明文件。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權(quán)利和義務(wù)。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應(yīng)續(xù)簽勞動合同書。
3、接收從其他單位轉(zhuǎn)來的員工檔案并進行整理歸類
凡新入公司員工，在辦理進入公司手續(xù)后，由人力資源部對應(yīng)歸檔的材料做好累積工作，并及時整理裝訂進入員工檔案袋。
二、轉(zhuǎn)正后的員工檔案管理
為規(guī)范公司員工的轉(zhuǎn)正程序，做到既有章可循又保證轉(zhuǎn)正考核流程的良好實施，特規(guī)定：轉(zhuǎn)正員工的人事檔案初級建立必須具備：員工登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證復(fù)印件、員工轉(zhuǎn)正申請表、員工轉(zhuǎn)正考核鑒定表、員工轉(zhuǎn)正通知書、勞動合同書。員工必須具備以上檔案內(nèi)容、人事部方可為其建立企業(yè)員工人事檔案，缺以上任何一項者將影響轉(zhuǎn)正。
人事處負責(zé)公司人員的轉(zhuǎn)正手續(xù)的辦理、審核并通知財務(wù)對轉(zhuǎn)正人員做出薪資待遇標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整。相關(guān)部門負責(zé)新入職人員試用期間對其進行在崗培訓(xùn)及轉(zhuǎn)正人員的初步審核。符合轉(zhuǎn)正條件的員工需提前一周到人事處領(lǐng)取《員工轉(zhuǎn)正申請表》并認真填寫，報于部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人全面了解試用期內(nèi)員工工作情況及需求，如實評價員工的個人鑒定，指出員工的缺點與不足，并提出改善建議并簽署是否同意轉(zhuǎn)正的意見。轉(zhuǎn)正材料簽批后轉(zhuǎn)人事處，由人事處審核并提交符合規(guī)定的轉(zhuǎn)正人員信息給財務(wù)部以調(diào)整員工薪資用。
各種任免、出國、離退休等材料辦理完畢后，各種獎勵、處分材料報批后，入黨、入團材料在批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正后，由各主管部門及時向檔案管理員移交歸檔。
（一）分類別、分部門進行對檔案進行管理
檔案管理員應(yīng)對管理檔案及時進行更新、存檔、維護，以確保人事檔案的可追溯性。員工人事檔案由人事部專人負責(zé)保管、整理。任何人不得以任何名義私自查閱人事檔案資料。因特殊原因需查閱檔案時，必須經(jīng)人事處及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記查閱原因說明，方可查閱。檔案保管員只給其提供與查閱原因相關(guān)部分的檔案內(nèi)容。查閱檔案人對被查閱檔案資料負保密責(zé)任。
（二）轉(zhuǎn)遞人事檔案注意做好保密工作
轉(zhuǎn)遞人事檔案時，必須按照規(guī)定格式嚴(yán)密包裝，貼牢封條并加蓋密封章，按人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單項目認真進行發(fā)文登記，通過機要交通轉(zhuǎn)遞，并要求經(jīng)辦人簽字。轉(zhuǎn)遞出本公司的檔案，若一個月沒有收到回執(zhí)，經(jīng)辦人要及時查詢，以防丟失。轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單分為通知單及通知單存根，寄出時用復(fù)寫紙?zhí)顚?，收到回?zhí)后，將回執(zhí)貼于存根回執(zhí)處，并做相應(yīng)登記。人事檔案正式轉(zhuǎn)出時，必須在檔案目錄上及時注明寄出時間、地點、單位及經(jīng)辦人。
（三）臨時人員寄存的檔案管理（代管檔案管理）
員工離職時均不允許帶走個人人事檔案，離職員工檔案在離職滿三年后，在與企業(yè)無任何糾紛條件下經(jīng)本人同意后銷毀或寄還本人。
三、加強檔案管理對企業(yè)人才合理管理與流動的好處與作用
（一）有利于企業(yè)內(nèi)部人力資源發(fā)揮效益
企業(yè)人事檔案管理能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，企業(yè)的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學(xué)歷、工齡、專長等基本情況；企業(yè)的人事檔案管理還能夠為企業(yè)的人力資源配備提供重要依據(jù)，通過對企業(yè)人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業(yè)的發(fā)展水平。企業(yè)管理者還可以通過將人事檔案的動態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業(yè)的發(fā)展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進；企業(yè)的人事檔案管理還可為企業(yè)的人力資源開發(fā)提供依據(jù)，企業(yè)在發(fā)展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規(guī)模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業(yè)可以通過現(xiàn)有的人力資源進行深入的開發(fā)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要，而充分利用企業(yè)的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。
（二）企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)的重要性
企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據(jù)。對于企業(yè)而言，把好人才的進出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過對員工的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據(jù)。人事檔案管理可以為企業(yè)制定用人計劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說，企業(yè)認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。
（三）企業(yè)人事檔案管理對個人的重要性
對于個人來說，不管是調(diào)動工作、評定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業(yè)生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強人事檔案管理也成為當(dāng)今企業(yè)管理的重要工作任務(wù)。比如國家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人事檔案來作為依據(jù)。所以說，加強人事檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
（四）改進檔案管理的傳統(tǒng)模式，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。人力資源檔案管理，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，積極擴展管理職能，利用現(xiàn)代計算機技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)，使人力資源檔案管理工作真正適應(yīng)企業(yè)地發(fā)展需要，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供有力的堅強保障。現(xiàn)階段在經(jīng)濟改革浪潮的不斷沖擊下，企業(yè)往往將創(chuàng)造經(jīng)濟效益放在了企業(yè)工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業(yè)的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內(nèi)容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設(shè)不到位等問題。企業(yè)要想實現(xiàn)人力資源的良性發(fā)展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強對人事檔案的管理工作。
1.利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法
充分利用現(xiàn)代化的管理手段為了提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法，進而實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、程序化和規(guī)范化。利用現(xiàn)代的管理設(shè)備，實現(xiàn)信息化管理，使人事檔案管理數(shù)據(jù)能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設(shè)備的管理軟件，以保證人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學(xué)、合理，保證人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。使現(xiàn)代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應(yīng)用。
2.健全管理體制，保證人事檔案的真實性
企業(yè)應(yīng)該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。企業(yè)要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴(yán)格的材料鑒別和調(diào)查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應(yīng)該做好人事檔案的利用和轉(zhuǎn)遞工作，嚴(yán)格執(zhí)行工作任務(wù)，使企業(yè)的人事檔案管理實現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3.加強人事檔案管理隊伍建設(shè)
管理隊伍是企業(yè)發(fā)展的核心力量，檔案管理隊伍的建設(shè)也同樣具有重要的作用。高素質(zhì)的檔案管理隊伍，不但是人事檔案管理自身的需要，也是企業(yè)人事制度改革的重要任務(wù)。企業(yè)的人事管理隊伍應(yīng)該具有過硬的業(yè)務(wù)技能和合理的知識結(jié)構(gòu)體系。從大的方面來講，企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和了解國家人事制度改革的文件，及時掌握黨的方針政策；從小的方面來講，人事檔案管理人員應(yīng)該熟悉相關(guān)的人事管理工作業(yè)務(wù)，熟練掌握工作流程和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，進而保證人事檔案隊伍的整體素質(zhì)。
新時期加強企業(yè)的人事檔案管理，不但是企業(yè)內(nèi)部人事管理的需要，也是企業(yè)謀求長期發(fā)展，提高核心競爭力的需要。加強企業(yè)的人事檔案管理不但要意識到管理中的缺陷，還要正視這種缺陷，并采取積極的措施來克制這種缺陷，進而使人事檔案管理完善化和科學(xué)化。
參考文獻：
[1]四川路橋通錦房地產(chǎn)開發(fā)有限公司人力資源管理制度匯編.
關(guān)鍵詞：企業(yè)員工 檔案管理 對策
企業(yè)員工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經(jīng)濟的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業(yè)員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。由此造成的員工身份無法核定、有關(guān)政策無法落實、員工退休手續(xù)無法辦理等問題屢見不鮮。加強企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。
一、企業(yè)員工檔案管理的基本情況
1.企業(yè)員工檔案的管理方式
以油田企業(yè)為例，按照員工身份實行組織、勞資部門分級管理是目前油田企業(yè)員工檔案管理的普遍模式。
2.企業(yè)員工檔案包括的內(nèi)容
企業(yè)員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評定崗位技能鑒定考核考察材料、學(xué)歷及培訓(xùn)材料、政審材料、入黨入團材料 、獎勵材料、處分材料、工資、勞動合同、調(diào)動轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、 退休（退職）審批表等。
二、當(dāng)前企業(yè)員工檔案工作存在的問題
1.現(xiàn)行檔案管理體制與市場經(jīng)濟發(fā)展不相適應(yīng)
企業(yè)員工檔案由多個部門管理，職責(zé)分工交叉重疊，對員工檔案管理要求不一致。大中型國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員檔案，由各級組織部或企業(yè)工委代管；部分企業(yè)中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業(yè)還是按計劃經(jīng)濟時期的管理方式將企業(yè)員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門的要求進行分類管理，工人則按勞動部門的要求進行分類管理，員工在企業(yè)中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業(yè)依法實行的全員勞動合同制度，給企業(yè)的員工檔案管理工作帶來不便。
2.企業(yè)員工檔案管理工作制度不完善
個別企業(yè)以追求利潤為目的，存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導(dǎo)致對檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。
3.企業(yè)員工檔案管理不規(guī)范，利用率低
一是企業(yè)員工檔案內(nèi)容簡單雷同，個人材料分散。企業(yè)員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。
二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已調(diào)離本單位，但其員工檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。
三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。
四是建檔、存檔時間滯后影響檔案管理的質(zhì)量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補檔、存檔發(fā)生變化，特別是存檔資料量的減少和時間的滯后，將會給員工檔案內(nèi)容鑒定和工作開展帶來影響。
4.檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強，造成企業(yè)員工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴(yán)肅、負責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理員工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全
檔案管理的軟硬件建設(shè)配備較差，檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責(zé)任意識不強，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，年復(fù)一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象。
三、加強企業(yè)員工檔案管理的對策
1.創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，嚴(yán)把進檔材料質(zhì)量
創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，就是要轉(zhuǎn)換檔案材料內(nèi)容的重點，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績、廉”等方面的材料，從而達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，并保證進檔材料的質(zhì)量。員工檔案管理人員要堅持原則，認真審核，嚴(yán)格把關(guān)，真正要做到“六不歸檔”：即不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實的材料不歸檔、填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔、國家不承認的不歸檔，與政策不符的不歸檔。
2.創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)員工檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化
紙質(zhì)檔案最具原始憑證性，但在人員流動性大的情況下，紙質(zhì)型員工檔案在傳遞過程中易導(dǎo)致個人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，通過電子信息手段，建立個人征信體系和社會信用制度。
3.創(chuàng)新員工檔案管理制度，實行員工檔案管理社會化
要從企業(yè)的實際出發(fā)，建立科學(xué)合理的員工檔案管理制度。明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及專兼職檔案員在檔案工作中的責(zé)任和義務(wù)，按月考核，年終進行總結(jié)評比，職責(zé)明確，獎懲分明，從而調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。檔案的收集要及時、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時的補充、收集。檔案的鑒別必須遵循“去偽存真”的原則，檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹、科學(xué)，檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，嚴(yán)格保密制度，只有維護了企業(yè)員工檔案的真實性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理利用，為企業(yè)人力資源管理提供更好的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：水電廠；檔案管理；問題；對策
近年來，隨著人事制度的持續(xù)改革和深入，企業(yè)用工形式呈現(xiàn)多元化發(fā)展，企業(yè)員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發(fā)展。企業(yè)員工的人事檔案是員工歷年來學(xué)習(xí)、工作等社會活動的真實、完整記錄，也是企業(yè)人事部門在招用、調(diào)配、考核、任用人才的重要依據(jù)材料，對于促進企業(yè)人才引進、培育和發(fā)展都有著非常重要的作用。為了便于企業(yè)員工人事檔案的存放和管理，我國在各地相繼建立了人才市場，但企業(yè)員工檔案管理工作依舊存在很大的問題，其中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象屢見不鮮，其員工檔案管理問題尤為突出。以我國水電廠為例，全國各地大中型水電廠不下百家，在職員工多大數(shù)百萬人，如此龐大的人事檔案管理工作給企業(yè)帶來不小的壓力，因此，加強企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。
一、水電廠企業(yè)員工檔案管理存在的問題分析
1.對員工檔案重要性缺乏足夠的認識
目前，我國水電廠企業(yè)員工檔案管理整體上觀念相對落后。由于員工檔案管理工作對于提高企業(yè)經(jīng)濟效益沒有明顯的聯(lián)系，使得一些單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作存在一些誤區(qū)，也就是造成了企業(yè)對于員工檔案管理工作的忽視。企業(yè)對員工檔案重要性缺乏足夠的認識，認為其不能給公司帶來直接的經(jīng)濟收益，投入再多也做不出明顯成績，對于檔案管理，保存得當(dāng)、不丟失缺損就好，也因此，在對于員工檔案管理上，其資金、人才等方面的投入相對欠缺，造成檔案存放和管理條件較差，管理人員投入力度不足，檔案管理場所、經(jīng)費以及人員投入得不到有效保障，檔案管理工作自然出現(xiàn)問題百出的情況。
2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
我國水電廠企業(yè)員工檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊，給企業(yè)員工檔案管理工作帶來很大的影響。一方面，由于對檔案管理的重要性缺乏科學(xué)的認識，管理人員也就并不把檔案管理工作當(dāng)回事，并不積極主動，從而工作中屢見失誤，造成了一些員工檔案的丟失、破損等現(xiàn)象；另一方面，檔案管理人員整體學(xué)歷不高、老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，由于檔案管理人員工作相對單調(diào)乏味，其相關(guān)福利待遇也不高，具備專業(yè)管理素質(zhì)的年輕人員并不熱衷于企業(yè)人事檔案管理工作，因此，在職管理人員多為臨近退休、學(xué)歷不高的高齡工作人員；此外，檔案管理工作也需要管理人員具備專業(yè)的管理技能，然而，在我國水電廠企業(yè)中，除一些相對效益較高的大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質(zhì)之外，多數(shù)水電廠企業(yè)檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理能力，給檔案管理工作帶來很大的問題。
3.檔案管理缺乏科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)范
目前，我國的檔案管理機制相對欠缺，并未建立統(tǒng)一的檔案管理條例和準(zhǔn)則規(guī)范，同樣會給檔案管理帶來很大的影響。一方面，由于缺乏科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各水電廠對于員工檔案管理工作相對混亂，對于檔案編號、排序、接受、調(diào)離等業(yè)務(wù)程序缺乏科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)流程，使得在檔案管理過程中出現(xiàn)錯拿、錯改等各種問題；另一方面，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范限制，也使得企業(yè)員工檔案操作違規(guī)現(xiàn)象嚴(yán)重，企業(yè)員工檔案屬于機密資料，管理人員缺乏規(guī)范意識，也會造成檔案被私自打開、更改、帶離等現(xiàn)象出現(xiàn)。
4.檔案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理出現(xiàn)問題的一大因素。隨著計算機技術(shù)的不斷提高，檔案管理也逐漸向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。然而，目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理方式整體相對落后，其信息化管理方式的普及程度較低，遠遠跟不上時展的步伐。檔案的信息化管理離不開計算機硬件和軟件的支持，由于企業(yè)員工檔案信息量大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案繁冗及積聚量大等問題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統(tǒng)遲鈍、緩慢，甚至出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰；此外，企業(yè)員工檔案管理是一項較為繁瑣龐大的工作，而我國大多數(shù)企業(yè)檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前為止，企業(yè)員工檔案管理相關(guān)軟件的開發(fā)與應(yīng)用還比較落后。
二、提高水電廠企業(yè)員工檔案管理效率的有效對策
1.強化宣傳教育，提高企業(yè)對員工檔案管理的重視
企業(yè)只有認識到了員工檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理質(zhì)量。為此，一方面，要加強檔案管理工作的宣傳教育，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性和必要性的認識，促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)增加對檔案管理的資金和人力投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，改善檔案管理工作條件和人員配置，提高檔案管理工作效率；另一方面，通過教育和引導(dǎo)，提高檔案管理人員對工作的重視，增強檔案管理人員的責(zé)任感，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高做好檔案工作的積極性和自覺性。
2.加強人才培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的檔案管理人才
企業(yè)員工檔案管理工作并不是簡單的存放管理，需要管理人員既具備高度的工作責(zé)任感和扎實的檔案管理專業(yè)知識，尤其是對于科技發(fā)展迅速的今天，更要求管理人員具備運用先進管理方法和技術(shù)手段實現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的能力。為此，首先要提高檔案管理崗位的福利待遇，吸引年輕優(yōu)秀的檔案管理人才；其次要加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作，有針對性的舉辦檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)知識和管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)；此外，企業(yè)還應(yīng)定期組織檔案管理人員到先進單位學(xué)習(xí)交流，提升檔案管理經(jīng)驗和操作技能，促進檔案管理工作健康平穩(wěn)發(fā)展。
3.加強制度建設(shè)，建立科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
建立健全企業(yè)員工檔案管理制度有助于提高企業(yè)員工檔案管理效率。首先，要規(guī)范檔案管理工作流程，通過制定檔案工作相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理人員的日常操作流程；其次，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對員工檔案的分類、編目等執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一規(guī)范，做到檔案文件排列有序、保管期限準(zhǔn)確易查、案卷封面美觀統(tǒng)一，以方便檔案的保管和利用；再次，加強對檔案管理的法制規(guī)范，嚴(yán)厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)懲不貸，保證員工檔案的信息安全。
4.轉(zhuǎn)變管理方式，提高檔案管理的信息化水平
企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理觀念和方式，運用現(xiàn)代企業(yè)管理方法，提高檔案管理的信息化水平。為此，企業(yè)應(yīng)在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數(shù)字化，實現(xiàn)檔案存儲的信息化，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為提高檔案管理的快捷服務(wù)和工作效率，企業(yè)應(yīng)加快數(shù)字化檔案管理進程，實現(xiàn)數(shù)字化管理的完美應(yīng)用，不但加強檔案管理相關(guān)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的投入，強化檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作，如內(nèi)部局域網(wǎng)的構(gòu)建、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)的建立、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及相關(guān)操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用、高性能服務(wù)器、大容量儲存設(shè)備等等，以實現(xiàn)數(shù)字化管理軟、硬件的及時更新與支持。
三、結(jié)束語
企業(yè)員工檔案管理對于企業(yè)人才建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展至關(guān)重要，管好、用好員工檔案是企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。水電廠企業(yè)具備接受員工檔案資質(zhì)，就必須對員工檔案安全管理負責(zé)，通過科學(xué)的方法和負責(zé)的態(tài)度，切實做好企業(yè)員工的檔案管理工作，提高企業(yè)員工檔案管理效率，確保企業(yè)員工檔案的信息安全。
作者:張云 單位:湖南省電力公司東江水力發(fā)電廠
參考文獻:
[1]張慶瑜.提高企業(yè)人事檔案管理水平的理性思考和路徑分析[J].經(jīng)營管理者，2014，（16）：254.
關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 檔案借用 檔案歸還
中圖分類號：TP314 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機科學(xué)日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一部分，使用計算機對員工檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。
2、系統(tǒng)功能分析
本系統(tǒng)主要任務(wù)是對檔案進行分類和分柜管理，還可進行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權(quán)限管理功能。其功能主要有如下幾項：
(1)密碼和權(quán)限管理功能，不同權(quán)限的用戶具有不同的操作權(quán)利。
(2)應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)卡服務(wù)器連接配置功能，用于在應(yīng)用程序中配置SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名。
(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。
(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。
(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數(shù)、附件件數(shù)、附圖張數(shù)。
(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。
(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。
(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。
(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。
(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。
3、系統(tǒng)主要窗體詳細設(shè)計
3.1 檔案管理窗體設(shè)計
檔案管理窗體是檔案管理系統(tǒng)的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節(jié)點下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應(yīng)字段值。與創(chuàng)建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應(yīng)“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。
3.2 數(shù)據(jù)記錄組合查詢窗體設(shè)計
本系統(tǒng)具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數(shù)據(jù)記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數(shù)查找條件記錄。參數(shù)查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數(shù)查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數(shù)查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢操作。也可以單擊“全部數(shù)據(jù)”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項前可以顯示圖標(biāo)。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實現(xiàn)資源管理器右半邊的四種顯示方式。
3.3 檔案借用和歸還窗體設(shè)計
當(dāng)“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當(dāng)然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。
4、結(jié)語
該檔案管理系統(tǒng)給預(yù)拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術(shù)水平和管理服務(wù)水平。
參考文獻
[1]張增強.Delphi7實用教程.第一版第三次印刷.北京:中國鐵道出版社,2003.5.
