時(shí)間：2023-06-13 16:14:50
序論：在您撰寫檔案管理的成效時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1 醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用與主要內(nèi)容
在當(dāng)代，我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展也大大推進(jìn)了信息化技術(shù)的進(jìn)程。近幾年，隨著我國醫(yī)院規(guī)模的不斷加大和患者數(shù)據(jù)的增加，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)電子化管理憑借其獨(dú)特的優(yōu)勢，受到了各大醫(yī)院的青睞。同時(shí)對于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化、信息化也起著積極作用。
寬城滿族自治縣醫(yī)院黨委辦公室經(jīng)過幾年的摸索和實(shí)踐，于2012年正式投入使用醫(yī)德檔案信息化管理平臺(tái)，這一平臺(tái)的實(shí)行使全院的醫(yī)務(wù)人員工醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的管理，不僅大大提高了檔案管理工作的工作效率，同時(shí)也使得對員工醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的收集與管理更加具有科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性。
（一）該平臺(tái)建立在醫(yī)院已有的OA辦公局域網(wǎng)上，具有良好的兼容能力和安全性，對計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)要求不高，醫(yī)德檔案信息化管理平臺(tái)采用電子錄入方式，一人一檔，實(shí)行院科兩級網(wǎng)絡(luò)化管理，由院黨委辦確定專人負(fù)責(zé)收集，錄入與量化評分，具體方法與實(shí)踐簡要如下：
1、由專業(yè)人員對各科室兼職網(wǎng)管人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高其專業(yè)水平，掌握電子文件的管理知識(shí)，同時(shí)培養(yǎng)他們的管理和保密意識(shí)，使其稱為有素質(zhì)的專業(yè)的檔案管理人員，加快傳統(tǒng)醫(yī)德檔案的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。
2、醫(yī)德檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)首先要有一套科學(xué)合理、方便快捷的比較完善的管理方法。另外還要對于醫(yī)德檔案收集范圍要明確，最后為了方便以后對檔案信息的科學(xué)研究，還要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫并建立與之相對應(yīng)的數(shù)據(jù)分析庫。
3、需要填寫的科室及個(gè)人需在規(guī)定的時(shí)段登陸系統(tǒng)并完成相關(guān)填寫項(xiàng)目，在填寫項(xiàng)目完成并核查無誤后保存退出，這樣的方式有利于保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在規(guī)定的登錄時(shí)段結(jié)束后，服務(wù)器將自動(dòng)關(guān)閉系統(tǒng)。
4、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)（OA系統(tǒng)），
根據(jù)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)填表信息編制交互網(wǎng)頁，最終錄入數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)安全、高效的醫(yī)德檔案動(dòng)態(tài)管理。整個(gè)過程全部利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行，形成收集、統(tǒng)計(jì)、分析和評價(jià)為一體的多功能管理體系。
（二）醫(yī)德電子檔案重點(diǎn)在于對醫(yī)德內(nèi)容的設(shè)置，該系統(tǒng)內(nèi)共分為3大項(xiàng)、16個(gè)小項(xiàng)，比較全面地涵蓋了醫(yī)德評價(jià)指標(biāo)的各個(gè)方面。
1、平臺(tái)基本構(gòu)成：《醫(yī)務(wù)人員基本情況登記表》、《醫(yī)務(wù)人員考核醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案表》（內(nèi)含“工作人員基本情況”、“違反醫(yī)德醫(yī)風(fēng)情況登記表”、“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評匯總表”、“受獎(jiǎng)勵(lì)情況登記表”）、《年度醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德考核評審表》和相關(guān)個(gè)人先進(jìn)材料，行政獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的復(fù)印電與版材料等等。
2、平臺(tái)設(shè)置了不同等級的權(quán)限，分為一般權(quán)限、部門權(quán)限、管理者權(quán)限和超級管理員權(quán)限，以對應(yīng)醫(yī)德考評自我評價(jià)、科室評價(jià)和單位評價(jià)的三個(gè)環(huán)節(jié)：對員工僅開放一般權(quán)限，用于個(gè)人醫(yī)德檔案的操作；各科室負(fù)責(zé)人增加部門權(quán)限，可對管理范圍內(nèi)員工的醫(yī)德檔案進(jìn)行科室評價(jià)意見的填寫意見、查詢和管理；管理者權(quán)限僅對各職能部T的具體責(zé)任人開放，可隨時(shí)記錄醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德表現(xiàn)；超級管理員權(quán)限只對醫(yī)德檔案管理員開放，負(fù)責(zé)進(jìn)行后臺(tái)操作，可對填寫不符合要求的醫(yī)德檔案予以退回或刪除，提取未及時(shí)上報(bào)人員名單進(jìn)行通報(bào)，查詢所有考評對象的醫(yī)德信息，最關(guān)鍵的是可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德狀況的記錄、歸檔、分析、比較、統(tǒng)計(jì)等全方位信息化管理。
2 實(shí)行醫(yī)德檔案信息化管理的特點(diǎn)與成效
（一）醫(yī)德檔案信息化平臺(tái)的建立徹底改變了以往使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建檔的繁瑣流程，管理者和員工根據(jù)系統(tǒng)的提示可以簡單、方便地完成整個(gè)考評過程電子化醫(yī)德檔案順應(yīng)了無紙化辦公的時(shí)展趨勢，減少了資源浪費(fèi)，使這項(xiàng)工作更加方便快捷，節(jié)約了人力成本。管理者可以在短時(shí)間內(nèi)調(diào)閱了解醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)動(dòng)態(tài)，并可基于系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘分析，推進(jìn)了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)的科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化管理進(jìn)程，形成了醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)的規(guī)范體系。
（二）醫(yī)德檔案和獎(jiǎng)懲記錄實(shí)行電子平臺(tái)集中管理，各職能部門可將日常監(jiān)管和科室日常考核結(jié)果及時(shí)存檔，動(dòng)態(tài)記錄每位醫(yī)務(wù)人員歷年來所受到的表彰、先進(jìn)事跡、存在的問題等方方面面的信息，保證了醫(yī)德檔案的完整性、全面性和長期性。
（三）從2012年寬城滿族自治縣醫(yī)院首次在全市縣級醫(yī)院建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案信息化管理以來，促進(jìn)了行風(fēng)的建設(shè)，并且促進(jìn)了醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療質(zhì)量的有效提高。在對行風(fēng)建設(shè)檢查中，寬城縣醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理系統(tǒng)展現(xiàn)的內(nèi)容一直是全院的亮點(diǎn)和驕傲，受到了市縣衛(wèi)計(jì)委多次表彰。
一、傳統(tǒng)醫(yī)德檔案存在的問題
傳統(tǒng)醫(yī)德檔案管理仍舊停留在“一人一本”的紙質(zhì)管理階段，通過人工進(jìn)行檔案材料的收集、整理、分析和匯總，效率低下，耗費(fèi)了大量人力物力；而且紙質(zhì)醫(yī)德檔案不利于保存，容易損壞和丟失，在對醫(yī)德考評結(jié)果進(jìn)行分析匯總時(shí)，既繁瑣又容易出錯(cuò)，也不方便定位查找個(gè)人醫(yī)德信息。其次，紙質(zhì)的醫(yī)德檔案不能及時(shí)記載醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)德評價(jià)指標(biāo)方面的獎(jiǎng)懲情況，容易出現(xiàn)漏報(bào)。另外出于頁面的限制，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)個(gè)人醫(yī)德總結(jié)記載不全的情況。
鑒于以上種種弊端，為更好適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的需求，運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)德檔案的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化管理勢在必行。
二、我院醫(yī)德檔案信息化管理的具體實(shí)踐
我院高度重視醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)工作，從2009年開始對全院醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行醫(yī)德考評，對傳統(tǒng)醫(yī)德檔案管理存在的問題有著深刻的認(rèn)識(shí)，經(jīng)過兩年的摸索和建設(shè)，于2011年開始正式投入使用醫(yī)德檔案信息化管理平臺(tái)。
（一）該平臺(tái)建立在醫(yī)院已有的OA辦公局域網(wǎng)上，具有良好的兼容能力和安全性，對計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)要求不高。平臺(tái)包括醫(yī)德考評登記、附加項(xiàng)登記、個(gè)人報(bào)告打印查詢、部門情況查詢、數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計(jì)、管理通道等共六大模塊，其中醫(yī)德考評登記主要用于個(gè)人填寫醫(yī)德總結(jié)，并查看考評流程完成情況；附加項(xiàng)登記用于各授權(quán)職能部門對個(gè)人或科室醫(yī)德相關(guān)獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行加扣分或“一票否決”，也可查看歷年來的醫(yī)德獎(jiǎng)懲記錄；個(gè)人報(bào)告打印查詢方便醫(yī)務(wù)人員自行查看個(gè)人歷年來的醫(yī)德考評情況和輸出個(gè)人醫(yī)德檔案；部門情況查詢?yōu)榭剖夜芾碚吡私獗究剖覂?nèi)部人員的醫(yī)德綜合情況和明細(xì)提供了便捷的途徑；數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)為醫(yī)德檔案管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析和匯總等提供了直截了當(dāng)?shù)姆绞?，大大簡化了工作過程；管理通道用于計(jì)算機(jī)中心系統(tǒng)維護(hù)人員對平臺(tái)的管理、維護(hù)和控制，根據(jù)醫(yī)德考評的新要求不斷調(diào)整和完善系統(tǒng)配置信息。
（二）醫(yī)德電子檔案重點(diǎn)在于對醫(yī)德內(nèi)容的設(shè)置，該系統(tǒng)內(nèi)共細(xì)分為7大項(xiàng)、121個(gè)小項(xiàng)，比較全面地涵蓋了醫(yī)德評價(jià)指標(biāo)的各個(gè)方面。每個(gè)小項(xiàng)都根據(jù)工作職責(zé)開放權(quán)限給相應(yīng)的職能部門，其擁有對該項(xiàng)目的解釋權(quán)和操作權(quán)。醫(yī)德檔案實(shí)行百分制，考評得分在90分以上（含90分），且扣分不超過10分為優(yōu)秀；70分以上（含70分），且扣分不超過20分為良好；60分以上（含60分），且扣分不超過30分為一般；60分以下或扣分超過30分或有“一票否決”行為為較差。系統(tǒng)對考評得分進(jìn)行自動(dòng)判定和歸類，即時(shí)顯示考評結(jié)果等級。
（三）醫(yī)德平臺(tái)系統(tǒng)與人事信息系統(tǒng)直接關(guān)聯(lián)。對考評對象的姓名、性別、出生年月、文化程度、所在部門、技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等基本信息在考評表內(nèi)進(jìn)行直接填充，跟隨人事信息的變動(dòng)而實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新，防止出現(xiàn)錯(cuò)填和填報(bào)不實(shí)的情況；同時(shí)也方便各職能部門對個(gè)人或科室醫(yī)德獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行加扣分等操作。
（四）平臺(tái)設(shè)置了不同等級的權(quán)限，分為一般權(quán)限、部門權(quán)限、管理者權(quán)限和超級管理員權(quán)限，以對應(yīng)醫(yī)德考評自我評價(jià)、科室評價(jià)和單位評價(jià)的三個(gè)環(huán)節(jié)。對普通人員僅開放一般權(quán)限，用于個(gè)人醫(yī)德檔案的操作；各科室負(fù)責(zé)人增加部門權(quán)限，可對管理范圍內(nèi)人員的醫(yī)德檔案進(jìn)行審批、查詢和管理；管理者權(quán)限僅對各職能部門的具體責(zé)任人開放，可隨時(shí)記錄醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德表現(xiàn)；超級管理員權(quán)限只對醫(yī)德檔案管理員開放，負(fù)責(zé)進(jìn)行后臺(tái)操作，可對填寫不符合要求的醫(yī)德檔案予以退回或刪除，提取未及時(shí)上報(bào)人員名單進(jìn)行通報(bào)，查詢所有考評對象的醫(yī)德信息，最關(guān)鍵的是可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德狀況的記錄、歸檔、分析、比較、統(tǒng)計(jì)等全方位信息化管理。
三、實(shí)行醫(yī)德檔案信息化管理的成效
（一）醫(yī)德檔案信息化平臺(tái)的建立徹底改變了以往使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建檔的繁瑣流程，管理者和員工根據(jù)系統(tǒng)的提示可以簡單、方便地完成整個(gè)考評過程。電子化醫(yī)德檔案順應(yīng)了無紙化辦公的時(shí)展趨勢，減少了資源浪費(fèi)，提高了工作效率，節(jié)約了人力成本。管理者可以在短時(shí)間內(nèi)調(diào)閱了解醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)動(dòng)態(tài)，并可基于系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘分析，推進(jìn)了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)的科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化管理進(jìn)程。
（二）醫(yī)德檔案和獎(jiǎng)懲記錄實(shí)行電子平臺(tái)集中管理，各職能部門可將日常監(jiān)管和科室日常考核結(jié)果及時(shí)存檔，動(dòng)態(tài)記錄每位醫(yī)務(wù)人員歷年來所受到的表彰、先進(jìn)事跡、存在的問題等方方面面的信息，保證了醫(yī)德檔案的完整性、全面性和長期性。每位醫(yī)務(wù)人員都可以隨時(shí)通過個(gè)人賬戶登錄系統(tǒng)查詢個(gè)人歷年的醫(yī)德記錄和考評結(jié)果，清楚知曉醫(yī)德加扣分的緣由，真正體現(xiàn)醫(yī)德考評“公開、公平、公正”的原則，同時(shí)又能通過對比認(rèn)識(shí)自身存在的不足，指導(dǎo)醫(yī)務(wù)人員確立提升職業(yè)道德素質(zhì)的努力方向。
（三）我院自2011年率先在全市建立醫(yī)德檔案信息化管理平臺(tái)以來，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)取得長足進(jìn)步，在歷年行風(fēng)建設(shè)檢查中均得到省、市衛(wèi)生部門的認(rèn)可；員工的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)意識(shí)得到大大提高，醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療質(zhì)量明顯提升。
四、關(guān)于完善醫(yī)德檔案信息化管理的建議
（一）將信息安全擺在首要位置。醫(yī)德檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)比較大型的系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、檔案整理、查詢管理等，醫(yī)德檔案電子信息化系統(tǒng)存在的危險(xiǎn)因素大概可分為以下3種：（1）對系統(tǒng)硬件的破壞，包括來自自然災(zāi)害和人為災(zāi)害的威脅，如地震、火災(zāi)等；還包括其他人為有意或無意的破壞，如盜竊、無意或惡意毀損等；（2）對系統(tǒng)軟件的破壞，如感染電腦病毒、木馬，遭受流量攻擊等；（3）系統(tǒng)上保存的數(shù)據(jù)或在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臄?shù)據(jù)受到攻擊，如修改、刪除、破壞數(shù)據(jù)等。必須特別注重信息的安全與穩(wěn)定，積極采取各種措施保證信息安全，如物理安全策略、訪問控制策略、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、防火墻控制及數(shù)據(jù)備份等。
（二）拓展新的服務(wù)功能。醫(yī)德檔案信息系統(tǒng)可以嘗試與醫(yī)院的患者隨訪系統(tǒng)、第三方滿意度評價(jià)系統(tǒng)進(jìn)行對接整合，甚至開設(shè)開放式評論專欄，將患者及家屬對就醫(yī)體驗(yàn)的即時(shí)評價(jià)與該檔案平臺(tái)的考評結(jié)果相結(jié)合，從而更加真實(shí)、客觀地體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員的日常醫(yī)德醫(yī)風(fēng)表現(xiàn)，從細(xì)微處著手，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，不斷提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)意識(shí)，讓醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平更上新臺(tái)階。
一、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)電子化管理的作用與意義
在信息化技術(shù)快速發(fā)展和應(yīng)用的今天，在醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大與員工及患者數(shù)急劇增加的情況下，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)電子化管理已經(jīng)成為醫(yī)院實(shí)施科學(xué)管理、提高工作效率的首選，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化、信息化的必然要求。
寬城滿族自治縣醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案始建立于1999年，主要采用手工操作管理方式，費(fèi)時(shí)、費(fèi)工、費(fèi)力且利用率低，查閱難，提供的數(shù)據(jù)也不夠準(zhǔn)確。從2011年起該院利用網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)（OA系統(tǒng)）對醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案進(jìn)行信息化管理，使全院519名員工醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的收集與管理更具有科學(xué)性、系統(tǒng)性、合理性，降低了調(diào)閱檔案的時(shí)間和工作效率。
1、具體作用如下：
（1）通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)（OA系統(tǒng)）搭建醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理系統(tǒng)，使醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案以文字、圖表、圖片等多種形式展現(xiàn)每位員工的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)情況，改變了醫(yī)德檔案的封閉性、表達(dá)形式單一與利用率低等不足，真正發(fā)揮了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的最大作用。
（2）建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理系統(tǒng)后，規(guī)范了使用的方法與程序，能夠給相關(guān)部門提供了一個(gè)便捷、準(zhǔn)確的信息資源共享平臺(tái)，輸入姓名可在最短時(shí)間內(nèi)了解醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)動(dòng)態(tài)與查詢本科室人員資料。
二、醫(yī)德檔案基本構(gòu)成與主要內(nèi)容
1、基本構(gòu)成：《醫(yī)務(wù)人員基本情況登記表》、《醫(yī)務(wù)人員考核醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案表》（內(nèi)含“工作人員基本情況”、“違反醫(yī)德醫(yī)風(fēng)情況登記表”、“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評匯總表”、“受獎(jiǎng)勵(lì)情況登記表”）、《年度醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德考核評審表》和相關(guān)個(gè)人先進(jìn)材料，行政獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的復(fù)印材料等等。
2、主要考核內(nèi)容：
（1）自我評價(jià)。醫(yī)務(wù)人員按照醫(yī)德考評的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，對自己的實(shí)際工作表現(xiàn)，實(shí)事求是地進(jìn)行自我評價(jià)，并填寫《河北省醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德考評審核表》
（2）科室評價(jià)。在自我評價(jià)的基礎(chǔ)上，以科室為單位，由科室考評小組對每個(gè)醫(yī)務(wù)人員日常的醫(yī)德表現(xiàn)進(jìn)行科室評價(jià)。
（3）單位評價(jià)。在自我評價(jià)和科室評價(jià)的基礎(chǔ)上，以日常檢查、問卷調(diào)查、患者反映、投訴舉報(bào)、表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)的情況作為重要依據(jù)，對每位醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行客觀公正的評價(jià)，作出醫(yī)德考評結(jié)論。
三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)德檔案電子化管理的方法與措施
醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案采用電子錄入方式，一人一檔，實(shí)行院科兩級網(wǎng)絡(luò)化管理，由院黨委辦確定專人負(fù)責(zé)收集，錄入與量化評分，現(xiàn)將我院實(shí)行醫(yī)德檔案電子化管理方法簡要敘述如下：
1、加強(qiáng)各科室兼職網(wǎng)管人員的檔案專業(yè)等方面知識(shí)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使其能夠快速掌握電子文件的管理知識(shí)，自覺提高電子文件管理意識(shí)與保密意識(shí)，成為專業(yè)的信息管理人員，盡快做好傳統(tǒng)醫(yī)德檔案的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型工作。
2、醫(yī)德檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)要建立一套較為科學(xué)規(guī)范、簡易操作及靈活有效的管理方法;其次，要確立醫(yī)德檔案收集的范圍，最后建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫并建立與之相對應(yīng)的數(shù)據(jù)分析庫，便于日后對檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分析和處理。
3、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建在醫(yī)院采用的OA系統(tǒng)上，增加獨(dú)立的數(shù)據(jù)服務(wù)器，編制交互網(wǎng)頁，利用醫(yī)院現(xiàn)有的OA系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源及終端，為醫(yī)德檔案管理系統(tǒng)提供了運(yùn)行平臺(tái)。該系統(tǒng)用戶分為超級用戶和一般用戶，一般用戶擁有瀏覽檔案、修改檔案等功能，超級用戶為系統(tǒng)管理者，主要負(fù)責(zé)完成對各個(gè)檔案、數(shù)據(jù)庫的維護(hù)管理及用戶的權(quán)限設(shè)定等，超級用戶具有快速檢索功能權(quán)限，能快速檢索和調(diào)閱檔案。
4、需要填寫的科室及個(gè)人需在規(guī)定的時(shí)段登陸系統(tǒng)并完成相關(guān)填寫項(xiàng)目，在填寫項(xiàng)目完成并核查無誤后保存退出，從而確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在規(guī)定的登錄時(shí)段結(jié)束后，服務(wù)器將自動(dòng)關(guān)閉系統(tǒng)。
5、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)（OA系統(tǒng)），根據(jù)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)填表信息編制交互網(wǎng)頁，最終錄入數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)安全、高效的醫(yī)德檔案動(dòng)態(tài)管理。整個(gè)過程全部利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行，形成收集、統(tǒng)計(jì)、分析和評價(jià)為一體的多功能管理體系。
四、對醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題。
1、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問題必須引起管理者的高度重視，如安裝防火墻、殺毒軟件，數(shù)據(jù)庫異地備份，定期殺毒等。對檔案數(shù)據(jù)制作成“死備份”保存在不可擦除的存儲(chǔ)設(shè)備上，建立網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，定期進(jìn)行安全備份。
2、用戶在錄入信息時(shí)，必須仔細(xì)核查填報(bào)信息，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，兼職網(wǎng)管人員要負(fù)責(zé)核查好本科室人員信息錄入，確保全員填寫。一旦系統(tǒng)關(guān)閉，將無法更改。
五、實(shí)行醫(yī)德檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理取得成效
寬城滿族自治縣醫(yī)院自2011年率先在全市縣級醫(yī)院建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案信息化管理以來，行風(fēng)建設(shè)有了長足進(jìn)步，醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療質(zhì)量明顯提升，在歷年行風(fēng)建設(shè)檢查中，寬城縣醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理系統(tǒng)展現(xiàn)的內(nèi)容成為亮點(diǎn)工程，并且得到市縣衛(wèi)計(jì)委的認(rèn)可和表彰。
【關(guān)鍵詞】工程檔案；管理；建筑工程
近幾年來，我國的建筑行業(yè)在市場竟?fàn)幹忻媾R嚴(yán)峻的考驗(yàn)，管理體制也同樣需要進(jìn)一步地改革和創(chuàng)新，建筑工程檔案的管理也有了新的發(fā)展。我國的檔案管理工作人員應(yīng)借鑒西方發(fā)達(dá)國家的先進(jìn)檔案管理技術(shù)，來進(jìn)一步完善我國仍處于改革轉(zhuǎn)型期的檔案管理制度，充分利用自己的在國際經(jīng)濟(jì)中強(qiáng)國的地位的優(yōu)勢，加強(qiáng)對我國檔案管理工作人員的定期培訓(xùn)，以達(dá)到在建筑工程中檔案管理工作的有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代代建設(shè)的發(fā)展，使工程檔案管理工作與國際接軌，使工程檔案管理更好地為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展做基礎(chǔ)準(zhǔn)備。
第一、做好檔案管理工作，完善檔案管理制度
工程建設(shè)類項(xiàng)目精確而又復(fù)雜，這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規(guī)范。我國檔案管理的有關(guān)條列規(guī)定，工程建筑單在項(xiàng)目建設(shè)期間，需要掌握建筑實(shí)際情況，不斷完善、準(zhǔn)確相關(guān)檔案管理制度及措施。與此同時(shí)，分工要明確，切實(shí)保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項(xiàng)工程建設(shè)項(xiàng)目的各項(xiàng)責(zé)任，以免在建筑工程中出現(xiàn)的問題無處尋責(zé)，并保證規(guī)范檔案資料的收集、入檔，促進(jìn)檔案、各項(xiàng)目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準(zhǔn)確和完整。一般情況下，建筑類工程項(xiàng)目建筑時(shí)間比較長，以至于建設(shè)期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設(shè)的影響，從項(xiàng)目建設(shè)開始，就需要制定專業(yè)人員，做好檔案規(guī)整工作，確保各項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個(gè)系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系。
第二、完善施工管理制度，加強(qiáng)檔案材料的編制管理
在工程建筑檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該按檔案管理規(guī)章制度對檔案材料進(jìn)行編制，這是工程建筑單位的基本標(biāo)準(zhǔn)。形成一個(gè)高質(zhì)量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建筑單位必須要明確本身的檔案管理責(zé)任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)鍛煉，提高建筑工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建筑施工進(jìn)行監(jiān)督管理，定期要對檔案材料的編制進(jìn)行審查指導(dǎo)，達(dá)到施工單位對檔案材料的要求標(biāo)準(zhǔn)，為下一期工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了能夠使工程檔案材料有計(jì)劃地記入檔案，便于上級領(lǐng)導(dǎo)的審查，明晰責(zé)任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計(jì)劃中去。目前，很多工程項(xiàng)目的實(shí)施都是利用投標(biāo)的方式將工程項(xiàng)目承包出去，而好多承包企業(yè)又將工程項(xiàng)目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項(xiàng)目的質(zhì)量、積累和整理的過程等）就需要詳細(xì)列入檔案管理的內(nèi)容中去，減少建筑工程進(jìn)行當(dāng)中的失誤。
第三、利用高科技對建筑工程檔案信息資源多樣化管理
大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。檔案管理工作者應(yīng)該借鑒西方先進(jìn)的檔案管理方式，吸收先進(jìn)的管理技術(shù)，將檔案管理工作推向更高一個(gè)水平。國內(nèi)外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使建筑工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運(yùn)用在檔案管理中。近年來，很多水利、建筑工程單位已經(jīng)對錄像檔案、紙質(zhì)材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運(yùn)用多媒體進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化保存。提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
第四、嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)
使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用
工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定或不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
第五、及時(shí)做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。建筑物在，檔案在，這是重點(diǎn)工程檔案管理的原則，隨著時(shí)間的推移，工程不可避免地要進(jìn)行維修、改造。
第六、加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度
隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。綜上所述，企業(yè)的檔案管理部門要注重開發(fā)檔案的經(jīng)濟(jì)效益，在服務(wù)方法上要由單一的接待查閱轉(zhuǎn)為同時(shí)以二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)的形式提供利用，并應(yīng)積極、主動(dòng)地向有關(guān)部門和決策人員介紹檔案，引導(dǎo)他們充分利用檔案，最大限度地發(fā)揮重點(diǎn)工程檔案在建筑工程中的有效運(yùn)用。
參考文獻(xiàn)
[1]劉家真.電子文件管理理論與實(shí)踐[M].科學(xué)出版社,2003年版.
【關(guān)鍵詞】“三化”理念；學(xué)生檔案；過程管理
高校學(xué)生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業(yè)生情況。目前學(xué)生檔案材料包含的內(nèi)容主要有：畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料、體檢表、學(xué)生成績表、各種獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、綜合測評表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實(shí)體性、原始性和唯一性等特點(diǎn)，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對學(xué)生進(jìn)行客觀、真實(shí)而全面的了解。檔案是人事檔案部門對當(dāng)事人進(jìn)行轉(zhuǎn)正、定級、職稱評定、計(jì)算工齡等問題時(shí)的重要依據(jù)。每個(gè)人在職業(yè)生涯中會(huì)遇到職稱評定、工齡計(jì)算、工作更換等情況，由于近幾年畢業(yè)生工作流動(dòng)性較大，人事檔案部門只能依據(jù)檔案的記載情況進(jìn)行相關(guān)核算，另外，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、出國深造手續(xù)和考研、考公務(wù)員時(shí)，也要用到檔案。
一、高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新思路
檔案管理看似一個(gè)程式化刻板的工作，其管理卻應(yīng)該是一個(gè)不斷動(dòng)態(tài)更新的過程。本人的創(chuàng)新思路便是將刻板的工作動(dòng)態(tài)化，全過程、分階段的對檔案進(jìn)行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個(gè)階段：
（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導(dǎo)，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理基礎(chǔ)性工作。面對當(dāng)前的就業(yè)形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學(xué)生就業(yè)中所起的特殊作用，改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，杜絕因臨時(shí)突擊行為，造成錯(cuò)裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況發(fā)生。
（二）檔案過程管理階段。強(qiáng)化服務(wù)功能，通過設(shè)計(jì)完善誠信檔案、臺(tái)帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式。
（三）檔案追蹤管理階段。發(fā)揮檔案管理功能，設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》，作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，構(gòu)建畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)。
二、創(chuàng)新舉措——以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例
（一）提出并運(yùn)用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。學(xué)生檔案管理的“三化”，即規(guī)范化、精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化。規(guī)范化是以統(tǒng)一的辦法和標(biāo)準(zhǔn)對學(xué)生檔案進(jìn)行管理；精細(xì)化是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理；動(dòng)態(tài)化是對學(xué)生檔案進(jìn)行及時(shí)更新，隨時(shí)能夠體現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)情況。
（二）制定實(shí)施《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》、建立《五系學(xué)生檔案管理臺(tái)帳》、建立《學(xué)生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學(xué)院學(xué)生檔案管理的要求，結(jié)合五系一直以來學(xué)生檔案管理的做法，經(jīng)系部例會(huì)討論，制定《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責(zé)、歸檔材料、檔案管理要求、學(xué)生檔案查（借）閱五個(gè)大的方面作了規(guī)定。建立學(xué)生檔案柜標(biāo)簽，按年級、專業(yè)、班級順序存放學(xué)生檔案，便于識(shí)別及統(tǒng)一管理。從2005級開始建立全系學(xué)生檔案管理臺(tái)帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級為單位學(xué)號為順序制作全系每一個(gè)班級的檔案臺(tái)帳。臺(tái)帳最初是在新生入學(xué)時(shí)同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺(tái)帳中顯示備注出來并標(biāo)注分?jǐn)?shù)。建立學(xué)生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應(yīng)征入伍等情況需使用時(shí)，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經(jīng)借閱單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還。建立五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表。使檔案保管轉(zhuǎn)遞責(zé)任到人，確保學(xué)生檔案的安全。實(shí)行對學(xué)生檔案的動(dòng)態(tài)管理。臺(tái)帳及檔案的更新通常在在每次評獎(jiǎng)評優(yōu)以后、學(xué)生受處分后、以及畢業(yè)班畢業(yè)前幾個(gè)時(shí)段。
（三）設(shè)計(jì)《五系學(xué)生誠信檔案》，并動(dòng)態(tài)記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學(xué)生親筆簽名的誠信承諾書，個(gè)人基本情況（專業(yè)班級、政治面貌、貧困生認(rèn)定信息、助學(xué)貸款信息等），誠信記錄（四學(xué)年的學(xué)風(fēng)考風(fēng)情況、拖欠費(fèi)用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現(xiàn)情況及誠信情況總記錄）。
（四）設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》，并作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，給系部學(xué)生檔案管理、教學(xué)及就業(yè)指導(dǎo)工作作參考，為進(jìn)一步完善各項(xiàng)工作提供依據(jù)。
三、創(chuàng)新效果—以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例
（一）自系部檔案考核以來，五系學(xué)生檔案2008屆—2011屆畢業(yè)生檔案考核出錯(cuò)率為0。
（二）五系在2008—200年、2009—2010學(xué)年獲學(xué)生檔案管理?xiàng)l塊工作先進(jìn)。
（三）目前，已完整保存五系2005級—2008級四屆全體畢業(yè)生檔案臺(tái)帳，正更新完善2009級—2012級四屆在校學(xué)生檔案臺(tái)帳。建立2010屆、2011屆畢業(yè)生信息反饋電子檔案系統(tǒng)。
（四）根據(jù)本人幾年學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，2012年5月《淺談高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新》。
四、高校學(xué)生檔案過程管理的推廣價(jià)值
對學(xué)生而言，高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄，它真實(shí)而具體地體現(xiàn)學(xué)生在校期間的品德作風(fēng)、學(xué)識(shí)水平、綜合能力及健康狀況等，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。本著真實(shí)、誠信為本的建檔原則，以方便就業(yè)、服務(wù)用戶為導(dǎo)向，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，零出錯(cuò)率保證了檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性，給學(xué)生人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益提供了保障。在現(xiàn)今嚴(yán)峻的就業(yè)形勢下給學(xué)生順利就業(yè)提供一些便利。充分發(fā)揮了學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。
對就業(yè)市場而言，動(dòng)態(tài)化管理保證了學(xué)生檔案的及時(shí)更新，體現(xiàn)學(xué)生入學(xué)以來的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況，為用人單位政審、了解情況及畢業(yè)生檔案的完備轉(zhuǎn)遞提供保障。根據(jù)《畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》反饋，適時(shí)的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，符合當(dāng)今用人單位的需求。
對輔導(dǎo)員而言，《學(xué)生檔案管理辦法》的制定實(shí)施，使檔案管理規(guī)范，有章可循。在基礎(chǔ)工作做好后，檔案常規(guī)管理會(huì)輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設(shè)置，使學(xué)生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規(guī)范、以學(xué)生為本。臺(tái)帳的建立，能夠?qū)θ祵W(xué)生的檔案信息一目了然，可以準(zhǔn)確迅速的查詢?nèi)得總€(gè)專業(yè)、每個(gè)班級、每位學(xué)生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學(xué)生目前檔案袋內(nèi)容的完備程度。便于統(tǒng)一管理、查找、調(diào)閱等，這種優(yōu)勢在畢業(yè)班學(xué)生政審時(shí)體現(xiàn)的尤為明顯。即使在學(xué)生畢業(yè)后，也可以作為檔案查詢的依據(jù)，是一份極有意義的存檔。
對學(xué)院、系部而言，完備的畢業(yè)生檔案在就業(yè)市場可以提升學(xué)院的形象，反應(yīng)學(xué)院扎實(shí)的基礎(chǔ)性工作。畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，及時(shí)反饋畢業(yè)生信息，根據(jù)所反饋的畢業(yè)生工作后的知識(shí)結(jié)構(gòu)、思想道德、專業(yè)技能、心理素質(zhì)等的具體信息。了解用人單位對人才的標(biāo)準(zhǔn)和需求，及時(shí)調(diào)整招生計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段，主動(dòng)適應(yīng)人才市場，培養(yǎng)學(xué)生基本技能和綜合素質(zhì)。
參考文獻(xiàn)：
[1]肖連勤.高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江教育，2010（3）.
[2]徐向玲.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí) 做好高校學(xué)生檔案管理[J].中國成人教育，2007（3）.
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，先進(jìn)的通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國得到了迅速發(fā)展，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)飛速發(fā)展的基礎(chǔ)上，電子檔案管理方法在我國開始發(fā)展。在很長的一段時(shí)間內(nèi)，受到經(jīng)濟(jì)條件或者技術(shù)條件的限制，我國的許多高等院校在實(shí)施電子檔案管理的過程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技術(shù)發(fā)展水平的限制而影響了采用電子檔案管理方法進(jìn)行高效檔案管理的具體實(shí)施；也有的學(xué)校受到計(jì)算機(jī)資源的限制，由于沒有足夠的計(jì)算機(jī)去從事教學(xué)工作，購買或者分配來的計(jì)算機(jī)被高效的其他教育項(xiàng)目占據(jù)，真正分到高校中專門從事檔案管理部門的計(jì)算機(jī)數(shù)量非常少，根本無法滿足龐大的檔案管理工作的要求等等各方面的原因，最終導(dǎo)致了我國紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理局面。
（一）紙質(zhì)檔案和電子檔案并存階段的檔案管理理念
在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，整合管理是此檔案管理階段最為主要的管理理念。所謂整合管理理念是指在高等院校進(jìn)行檔案管理的過程中，將檔案的紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行整合管理，使他們成為一一對應(yīng)的關(guān)系，由于以紙質(zhì)文件為材料的檔案管理和以電子形式保存的檔案管理方法各有優(yōu)劣點(diǎn)，以紙質(zhì)形式形成的檔案可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的查看，但是工作量比較大，只要檔案管理妥當(dāng)就不會(huì)存在文件丟失的情況；以電子檔案形式保存的檔案查閱起來非常方便，只需要在保存檔案的計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索即可，省時(shí)省力，但是電子檔案的查閱必須由電力保障和計(jì)算機(jī)運(yùn)行正常為前提。不同的檔案管理形式具有不同的優(yōu)缺點(diǎn)，在當(dāng)時(shí)我國在諸多原因的影響下，選擇了以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理模式，將紙質(zhì)檔案和電子檔案一并進(jìn)行保存。在紙質(zhì)文件和電子文件并存的檔案管理階段，我國普遍的認(rèn)為紙質(zhì)檔案和電子檔案具有相同的價(jià)值和說服力，二者都被承認(rèn)，都可以作為證明自己的有效憑據(jù)。
（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的檔案管理階段主要采用的管理方式
“雙套卷”是在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中經(jīng)常出現(xiàn)的詞匯，所謂“雙套卷”是指電子檔案和紙質(zhì)檔案構(gòu)成的兩份相同的檔案信息。在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，在檔案管理方式上有兩種，一是將現(xiàn)有的人為書寫的紙質(zhì)檔案通過掃描儀等先進(jìn)設(shè)備轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行識(shí)別和編輯的電子檔案；二是將已經(jīng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的電子檔案通過打印機(jī)等設(shè)備傳輸轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，供人們使用和保存。眾所周知，在我們的戶口管理過程中，我們每個(gè)人都會(huì)對應(yīng)一個(gè)號碼，這個(gè)號碼是一一對應(yīng)的也是唯一的，如果在戶口管理的過程中出現(xiàn)兩個(gè)人擁有相同的號碼則說明戶口在管理過程中出現(xiàn)了錯(cuò)誤。同樣高等院校的檔案管理也是如此，每個(gè)高等院校的學(xué)生都對應(yīng)著唯一的檔案號碼，每個(gè)學(xué)生的檔案號碼是不變的，也就是說無論是采用電子形式保存的電子檔案還是以紙質(zhì)形式保存的檔案，其檔案號碼是一樣的，檔案的內(nèi)容信息也是完全吻合的，當(dāng)然由于紙質(zhì)檔案在制作過程中存在一定的滯后性，所以當(dāng)電子檔案和紙質(zhì)檔案存在微小的偏差時(shí)也是有可能的。
二、以電子檔案為主的檔案管理方式
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息化程度的不斷提高，我國的許多高等院校為了節(jié)省時(shí)間、提高辦公效率都建立了屬于自己的OA網(wǎng)和各式各樣的管理系統(tǒng)，例如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等。近幾年，隨著電子簽名技術(shù)的發(fā)展，以電子檔案為主的檔案管理方式正在迅速發(fā)展。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的大力支持下，我國的數(shù)據(jù)處理技術(shù)也取得了飛速發(fā)展。采用電子檔案為主的檔案管理形式可以將各個(gè)部門形成的檔案進(jìn)行匯總，具體來講就是每所高等院校都建有自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫，當(dāng)分管部門對學(xué)生的檔案形成可靠的電子文件以后，可以通過本校的專用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將個(gè)人檔案發(fā)送到學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)管理庫中，實(shí)現(xiàn)檔案的匯總與融合。同時(shí)采用這種檔案管理形式，可以使學(xué)生的檔案在管理形式上統(tǒng)一化、正規(guī)化，在學(xué)校的檔案管理過程中，專門從事檔案管理工作的學(xué)校教務(wù)人員會(huì)對學(xué)生的檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，統(tǒng)一管理，有效防止不法分子對既定的檔案進(jìn)行修改，使之失去建設(shè)意義。采用電子檔案為主的檔案管理方式在管理形式上主要是通過網(wǎng)絡(luò)交流，制作學(xué)生檔案的分管部門在檔案制作完成后將檔案文件通過某一接口將檔案傳送至固定的服務(wù)器，由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，上傳到服務(wù)器上的學(xué)生檔案被事先編制好的歸檔程序按照一定的規(guī)律進(jìn)行邏輯歸檔和物力歸檔，以確保電子檔案存放的完整性和規(guī)律性，便于需要提檔的學(xué)生進(jìn)行實(shí)時(shí)提檔。采用電子檔案的形式進(jìn)行檔案管理可以實(shí)現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上的及時(shí)提供和利用，檔案管理部門可以將制作好的檔案按照需要分發(fā)給學(xué)生，例如，當(dāng)我們快要大學(xué)畢業(yè)時(shí)，我們都需要擁有自己的成績單檔案，學(xué)校就會(huì)將我們的成績單逐個(gè)的發(fā)到我們的郵箱中供我們打印和使用。電子檔案具有快速、準(zhǔn)確的優(yōu)點(diǎn)，大大提高了我國高等院校檔案管理的效率。
三、結(jié)語
關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎(chǔ)修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實(shí)施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn),充分體現(xiàn)國家對高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點(diǎn)變化
1.擴(kuò)大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀(jì)的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學(xué)校、高職高專學(xué)校和民辦學(xué)校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學(xué)校已經(jīng)不能適應(yīng)高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴(kuò)大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學(xué)校,有利于促進(jìn)所有高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展。
新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)?！?特別把成人高等學(xué)校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》,成人高?？梢灾匦滦抻啽緦W(xué)校的檔案工作管理辦法,這為提升學(xué)校的管理能級、規(guī)范檔案管理工作和促進(jìn)學(xué)校更加科學(xué)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.明確了高校檔案的管理體制和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)制
新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制,規(guī)定“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé),明確了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)體制層次清晰、責(zé)任明確,操作性強(qiáng),有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要做好這項(xiàng)工作,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學(xué)校校長是高校檔案工作的第一責(zé)任人,強(qiáng)化了學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)在高校檔案工作中的責(zé)任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應(yīng)當(dāng)立即向校長報(bào)告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念,增強(qiáng)檔案意識(shí),了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓。
3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責(zé)
新《管理辦法》重新劃分了適應(yīng)于學(xué)校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學(xué)校檔案工作朝著規(guī)范化的目標(biāo)發(fā)展,使學(xué)校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學(xué)?！皯?yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進(jìn)檔案建設(shè);“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強(qiáng)化學(xué)校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內(nèi)目錄,交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機(jī)構(gòu)移交”,規(guī)定了各部門負(fù)責(zé)檔案工作人員的具體職責(zé),保證學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學(xué)生類”檔案管理內(nèi)容
高等學(xué)校的主體是教師和學(xué)生,原《管理辦法》片面強(qiáng)調(diào)了學(xué)校管理、教師和教學(xué),而忽視了學(xué)生和學(xué)習(xí)。教育以學(xué)生為本,學(xué)生以學(xué)習(xí)為本,新《管理辦法》對此進(jìn)行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學(xué)生類”檔案的保管內(nèi)容,具體內(nèi)容“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學(xué)生類檔案要求從學(xué)生入校開始到學(xué)生畢業(yè)結(jié)束,檔案中的記錄要伴隨學(xué)生在校學(xué)習(xí)的整個(gè)過程。把學(xué)生類檔案正式寫進(jìn)檔案管理辦法中,把學(xué)生、學(xué)校和對社會(huì)有價(jià)值的檔案并列起來,充分說明了學(xué)生管理檔案在學(xué)校檔案工作中的重要性,體現(xiàn)了學(xué)校對學(xué)生的人性化管理。
5.從經(jīng)費(fèi)、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設(shè)
隨著社會(huì)信息化的發(fā)展,數(shù)字校園的建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)勢在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行”。
新《管理辦法》在檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)上明確規(guī)定:“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作。”提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時(shí)代檔案物理載體中的重要地位,這符合時(shí)展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等,為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件”。
6.從職務(wù)聘任、待遇補(bǔ)助等方面彰顯對檔案工作者的人文關(guān)懷
新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員,實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇?！边@個(gè)規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學(xué)歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎(chǔ)。
對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因?yàn)殚L期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補(bǔ)助得到了落實(shí),體現(xiàn)了以人為本的檔案科學(xué)發(fā)展觀以及對高校檔案工作者的人文關(guān)懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實(shí)際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實(shí)際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強(qiáng)成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點(diǎn)。
1.改變檔案管理模式,適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要
在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展,知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學(xué)校建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點(diǎn)應(yīng)由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主,提高檔案的利用,擴(kuò)大服務(wù)功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。
2.加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
要實(shí)現(xiàn)成人高校檔案的科學(xué)化管理,關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時(shí),要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)、更新檔案專業(yè)知識(shí),通過系統(tǒng)學(xué)習(xí),使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實(shí)踐中能夠具有進(jìn)行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實(shí)的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。
3.大力加強(qiáng)電子檔案管理,不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑
隨著人類進(jìn)入信息時(shí)代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜、繁瑣、量大的特點(diǎn),這對高校檔案機(jī)構(gòu)提出了新要求,必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實(shí)現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的普遍使用,成人高?？梢岳媒逃鞴懿块T的專門教育教務(wù)管理軟件,從錄取新生開始,將學(xué)生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫,將在讀學(xué)生的學(xué)籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索,將學(xué)生在校期間的學(xué)科、專業(yè)、成績檔案等信息化管理。同時(shí),成人高校要適應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份,減少紙質(zhì)檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護(hù)和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學(xué)校教育管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,也是學(xué)校開展教育教學(xué)、科研的重要信息來源與決策的依據(jù)。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強(qiáng)檔案管理意識(shí),加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動(dòng)成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作做好服務(wù)和保障工作。
參考文獻(xiàn):
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點(diǎn)思考[j].紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào),2006,(12):136-137.
