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序論：在您撰寫對檔案管理的建議時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、編外人員隊伍壯大的原因
第一，隨著技工院校規(guī)模的擴大和招生人數(shù)的逐漸上升，在編人員已經(jīng)無法滿足教學(xué)和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很難通過增加編制的途徑為學(xué)院解決問題，因此，聘用編外人員的方法成了解決燃眉之急的最佳方案。
第二，因為學(xué)院需要不同種類的人員，編外聘用人員的組成復(fù)雜，流動性強，管理起來有一定的困難，所以對于他們的人事檔案，學(xué)院大多采取自管或由當(dāng)?shù)貦C構(gòu)保管的方式。
二、機構(gòu)保管編外人員檔案情況的分析
第一，新生成的檔案材料不能及時歸檔。編外人員的具體管理在用人單位，人事檔案管理卻在機構(gòu)，因此他們的思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎勵處罰以及后續(xù)學(xué)歷等材料不能及時傳遞給機構(gòu)，給檔案的完整性帶來了嚴(yán)重問題。另一方面，用人單位與編外聘用人員之間沒有人事關(guān)系，往往會忽略他們?nèi)耸聶n案的生成。
第二，C構(gòu)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱。部分機構(gòu)建立和健全了人事檔案管理制度，但大部分沒有真正落實；不少機構(gòu)在檔案歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密等管理環(huán)節(jié)缺少規(guī)范。
第三，機構(gòu)缺少專職的檔案管理人員。機構(gòu)的檔案管理人員整體素質(zhì)偏低、專業(yè)性差、流動頻繁，缺少相應(yīng)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，知識更新慢。
第四，機構(gòu)檔案室設(shè)施落后，缺少現(xiàn)代化管理手段。大多機構(gòu)為節(jié)省資金，辦公場所、設(shè)施陳舊，難以保證檔案室的通風(fēng)、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。有的機構(gòu)還停留在手工操作上，沒有實現(xiàn)檔案的信息化管理。
第五，人員流動頻繁，檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。隨著時代的發(fā)展，人員思想意識不斷開放，流動性日趨頻繁。有些單位為了留住技術(shù)人員，對其檔案的轉(zhuǎn)遞設(shè)置重重障礙；特別是大、中專畢業(yè)生或是辭職人員，檔案無處接收；一些三資企業(yè)，以無權(quán)檔案為由，拒絕接收檔案；有些單位或機構(gòu)在轉(zhuǎn)遞檔案時，非常隨便，甚至非常不嚴(yán)肅地采用由本人攜帶的形式，造成檔案材料丟失、不全或檔案遺失。
三、如何做好技工院校編外人員人事檔案管理工作
第一，機構(gòu)要建立科學(xué)、合理的制度。檔案制作是一項非常嚴(yán)肅、重要的工作，機構(gòu)對人事檔案管理工作要深入研究，建立切合實際的規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行、照章辦事。
第二，實行現(xiàn)代化信息管理，提高檔案的信息化程度。機構(gòu)人事檔案管理工作時要進行電子管理，建立人事檔案信息系統(tǒng)。在查找檔案信息時盡量通過電腦，不需要實際打開檔案就可以查閱檔案信息，既節(jié)省了時間，又保護了檔案。
第三，增強服務(wù)意識，積極主動地為檔案使用提供服務(wù)。人事檔案信息是技工院校選用人才的重要依據(jù)，是技工院校人力資源管理工作的基礎(chǔ)。目前，在機構(gòu)眾多、競爭激烈的情況下，只有端正服務(wù)態(tài)度，把工作做實、做細(xì)，才能博得流動人員和用人單位的信任，才能為技工院校推薦真正優(yōu)秀的教育人才，最終自身得到發(fā)展。
第四，加強人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。機構(gòu)中管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)通過業(yè)務(wù)部門的專項培訓(xùn)，經(jīng)過嚴(yán)格的考核，持證上崗。機構(gòu)要選拔、引進高素質(zhì)的檔案人才，同時也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的后續(xù)培訓(xùn)。通過不斷轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，不斷提升機構(gòu)檔案管理工作的水平。
第五，形成編外人員人事檔案管理的新模式。加強人員與機構(gòu)的溝通、合作，形成由技工院校和機構(gòu)合作管理編外用工人員檔案的新模式。技工院校及時收集、整理編外人員在教育教學(xué)工作過程中產(chǎn)生的材料，定期送達機構(gòu)。機構(gòu)按檔案管理制度的規(guī)定及時整理歸檔。這種形式既減輕了技工院校的負(fù)擔(dān)，又健全了編外人員的教育教學(xué)方面的檔案信息，為教育系統(tǒng)的人員流動提供可靠依據(jù)。
關(guān)鍵詞：水電；工程檔案；管理
作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發(fā)有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發(fā)有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）
中圖分類號：G27?????文獻標(biāo)識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02
我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發(fā)迅猛，2010年8月，全國投產(chǎn)裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學(xué)、規(guī)范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設(shè)工程檔案的重要組成，是企業(yè)檔案的工作主要內(nèi)容，是工程管理的重要部分。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[1]做好水電工程檔案，實現(xiàn)檔案能夠?qū)λ婍椖空鎸嵱行в涊d，不僅是檔案服務(wù)于整個項目建設(shè)周期、規(guī)避諸多風(fēng)險的要求，也是工程投產(chǎn)后安全經(jīng)濟運行、維護各方權(quán)益的需要，更是積累社會發(fā)展成果財富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點
工程檔案是指建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。
水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構(gòu)成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設(shè)的長周期性、嚴(yán)格的建設(shè)程序性、多學(xué)科跨專業(yè)性，決定了水電工程檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內(nèi)容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內(nèi)容
水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設(shè)計成果檔案、招標(biāo)投標(biāo)及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設(shè)備儀器檔案、工程財務(wù)檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構(gòu)成內(nèi)容是管好水電工程檔案的前提。
1.項目專項評價檔案
按照國家有關(guān)建設(shè)項目管理規(guī)定，項目前期和后期主要進行環(huán)保、水保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、地質(zhì)災(zāi)害、占壓礦藏、并網(wǎng)審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。
2.設(shè)計成果檔案
項目總體規(guī)劃、項目建議書、可行性研究、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計報告及按項目規(guī)模審批權(quán)限的報批文件；施工圖、設(shè)計變更、專業(yè)模型試驗、地質(zhì)、地形和地貌測繪報告等設(shè)計基礎(chǔ)成果資料。
3.招投標(biāo)、合同檔案
招投標(biāo)檔案是對從招標(biāo)公告開始到中標(biāo)通知發(fā)出整個招標(biāo)活動過程的反映，主要由招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評標(biāo)組織機構(gòu)、評標(biāo)辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標(biāo)報告等組成。按照規(guī)定，投標(biāo)文件一般只歸檔已中標(biāo)單位的投標(biāo)文件，對于未中標(biāo)者的投標(biāo)文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標(biāo)過程，應(yīng)將未中標(biāo)單位的投標(biāo)報價附于開標(biāo)記錄后進行永久歸檔。
合同檔案包括合同會簽單、談判紀(jì)要，補充協(xié)議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權(quán)書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規(guī)劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉(xiāng)、村、社行政機構(gòu)分別造冊，三者應(yīng)相互對應(yīng)，形成有效閉環(huán)，便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎(chǔ)和憑據(jù)[3]，是水電工程檔案管理的難點。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質(zhì)量、進度、造價、安全、監(jiān)理、階段驗收、竣工圖等內(nèi)容。
（1）質(zhì)量管理文件。工程質(zhì)量文件是基本建設(shè)項目檔案的主體，案卷數(shù)量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經(jīng)施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理三方對文件齊全、完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行會審。主要有三部分：
基礎(chǔ)部分——質(zhì)量控制體系建設(shè)，包括技術(shù)負(fù)責(zé)人、三檢人員名單及資質(zhì)的質(zhì)量控制機構(gòu)；測量成果；施工技術(shù)要求；施工組織設(shè)計、施工方案及其監(jiān)理人批復(fù)等資料。
原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構(gòu)配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復(fù)檢材料并報監(jiān)理人審批后使用）、成品（半成品）現(xiàn)場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。
過程控制部分——分項質(zhì)量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質(zhì)量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質(zhì)量控制最底層環(huán)節(jié)，以土建砼工程為例，主要由基礎(chǔ)面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關(guān)系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。
（2）進度控制文件。項目開工申請及開工令、依據(jù)合同文件編制的總進度計劃、階段進度計劃、進度分析資料及計劃調(diào)整資料，計劃在執(zhí)行過程中的專題會議紀(jì)要。以上資料均需監(jiān)理人審查批準(zhǔn)。
【關(guān)鍵詞】文件檔案管理 規(guī)范化 系統(tǒng)化 建議
【中圖分類號】G647 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）31-0130-02
數(shù)據(jù)化信息時代的到來，使各個單位的文件檔案管理工作面臨前所未有的變革和發(fā)展。尤其是高等教育單位，文件檔案管理工作的重要性和繁重性以及高校與其他單位的緊密聯(lián)系決定其必須加快信息化建設(shè)步伐，改變工作方式及提高工作效率以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求。
目前，高校正逐步實現(xiàn)文件檔案管理信息化，包括教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、通知發(fā)文、其他各項審批手續(xù)等。這些信息是高校進行教學(xué)、科研、管理的依據(jù)，對高校本身的發(fā)展及社會的進步都具有重要價值?？茖W(xué)歸檔、合理保存重要信息關(guān)系到高校有價值的歷史資料的長期保存。建立健全電子文件檔案管理機制，是高校檔案部門和檔案工作者責(zé)無旁貸的任務(wù)。尤其是文件檔案初始信息的管理，作為整個文件檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，必須引起相關(guān)人員的高度重視。
高校信息化建設(shè)，由于缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化，其發(fā)展進程緩慢。因缺乏統(tǒng)一規(guī)范化的指導(dǎo)，各部門雖都建立了自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但缺乏有效的系統(tǒng)集成，使得信息無法在一定層面上共享，導(dǎo)致各部門間信息的重復(fù)錄入保存，甚至出現(xiàn)同一信息各部門更新狀態(tài)不一致的現(xiàn)象，影響信息的實時性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)重制約著高校的發(fā)展。同時，由于電子文件的數(shù)據(jù)信息具有易流失、易更改等特點，文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息出現(xiàn)差錯的可能性比紙質(zhì)文件要大得多。高校信息化管理不完善，權(quán)限不明確，缺乏監(jiān)管機制，也是導(dǎo)致信息缺乏準(zhǔn)確性的原因之一。另外，受傳統(tǒng)歸檔思想影響，高校更側(cè)重于紙質(zhì)文件歸檔模式，紙質(zhì)文件歸檔與電子信息化進程不同步的現(xiàn)象也經(jīng)常出現(xiàn)。
針對以上問題，對高校文件檔案管理提出以下建議。
一 建立高校信息化建設(shè)的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理制度
實施科學(xué)合理的文件檔案管理目的在于精確有效的利用以及永久性保存的適時利用。目前，高校信息化建設(shè)的管理較為混亂，權(quán)責(zé)不明確，缺乏統(tǒng)一管理的制度標(biāo)準(zhǔn)。
《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定，檔案歸檔實行部門立卷，即由檔案材料產(chǎn)生部門進行立卷。檔案館進行歸檔保存前，需通過數(shù)據(jù)審核，即部門用戶也就是立檔人進行確認(rèn)，確認(rèn)后才能接收、打印、歸檔保存。這樣可以解決由于人為因素導(dǎo)致的電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案不一致的問題。從學(xué)校層面建立信息化建設(shè)的整體規(guī)范化制度，明確各部門的職能權(quán)限，為各部門信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立提供導(dǎo)向，最好能夠提供標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)流程及細(xì)節(jié)要求，使各部門完成信息化建設(shè)有章可循、有據(jù)可依。因此，針對文件檔案的特點，從檔案的形成、收集、整理、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)明確相關(guān)部門管理規(guī)范及職責(zé)范圍顯得尤其重要。
二 對高校各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行系統(tǒng)化、規(guī)范化集成
傳統(tǒng)各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成方式多為點對點的緊耦合對接方式，當(dāng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要更改或者升級時，就會顯得非常脆弱。應(yīng)根據(jù)高校各部門的業(yè)務(wù)特點，建設(shè)集成化的高校檔案資源管理系統(tǒng)，在不改變學(xué)?，F(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)資源共享和電子數(shù)據(jù)實時歸檔，解決各部門之間的“信息孤島”現(xiàn)象。
以江蘇某高校為例，其科技部門統(tǒng)計的各位老師的科研成果等信息應(yīng)和本人的人事信息關(guān)聯(lián)起來，形成以管理服務(wù)對象為導(dǎo)向的管理服務(wù)模式，這樣可以保證信息的完整性和唯一性。同樣，該高校財務(wù)報銷系統(tǒng)中，實驗材料類的財務(wù)報銷應(yīng)和固定資產(chǎn)及辦公用品等其他類別的報銷一樣，實現(xiàn)報銷進程信息共享并且可跟蹤。這樣可以避免紙質(zhì)材料上交后出現(xiàn)無法了解報銷進展的情況。尤其是可以避免因報銷過程中缺乏及時有效的溝通導(dǎo)致不符合規(guī)范的單據(jù)一直處于未被處理狀態(tài)而錯過年度內(nèi)報銷時機。
三 堅持信息資源的全程管理和前端控制
現(xiàn)行文件檔案管理的質(zhì)量直接決定其管理的成敗，因此要求檔案管理部門必須積極進行文件的前端控制和全過程管理。若要防止信息失誤、控制差錯，需重視信息建立的初始階段。高校對文件電子格式、數(shù)字信息憑證等要求必須在文件形成之初就嚴(yán)格加以規(guī)范，以確保檔案自身質(zhì)量及管理質(zhì)量，避免無意義的重復(fù)勞動。只有這樣，才能防止電子文件在運行和利用過程中遭到篡改或破壞。同時也可以減少重復(fù)作業(yè)和滯后作業(yè)，優(yōu)化管理功能，提高系統(tǒng)管理效率。
四 加強相關(guān)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)
人才的選擇和培養(yǎng)是管理體系中最為重要的環(huán)節(jié)。管理人員素質(zhì)的高低將直接影響高校檔案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有檔案管理知識、有檔案管理專業(yè)技術(shù)的人才來壯大檔案管理隊伍。二要定期對檔案管理人員進行考核培訓(xùn)。培養(yǎng)電子文件檔案管理人才，必須結(jié)合實際工作內(nèi)容的需要，順應(yīng)未來發(fā)展趨勢，緊密聯(lián)系工作內(nèi)容對不同層次人才的不同需求，因需施教，注重實效，學(xué)以致用。要重視職業(yè)道德的培養(yǎng)以及相關(guān)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)。例如，財務(wù)信息、人事信息、國有資產(chǎn)信息等實際管理工作技能的訓(xùn)練，根據(jù)有關(guān)要求對文件進行數(shù)字化處理、錄入、明確閱讀權(quán)限，適時上傳給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核，做好電子文件檔案的管理、維護等日常工作。
具體辦事人員素質(zhì)的提高必不可少，整個管理隊伍的統(tǒng)籌調(diào)配也需重視。因此，要明確各工作內(nèi)容的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定文件檔案的報送員和審核員，文件審核員一般由本單位分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任、秘書科長等擔(dān)任，對上報的文件進行審核把關(guān)，以便正常開展工作，確保電子文件檔案的安全保管。
同時，根據(jù)各部門的實際情況建立一定的激勵制度可以創(chuàng)造良好的競爭氛圍，使相關(guān)人員主動提高自身素質(zhì)，確保文件檔案管理工作的高效、有序進行。
總之，文件檔案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，實行信息化管理是高校未來發(fā)展的必然趨勢。重視高校文件檔案管理中存在的問題，努力探尋切實可行的解決辦法，是高校管理者應(yīng)有的姿態(tài)。為了保證高校文件檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，使高校信息化建設(shè)走上一個新臺階，我們需要綜合各方面的建議，結(jié)合高校實際情況，不斷實踐、改進，形成具有自身特色的信息化建設(shè)和管理的道路。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：水電；工程檔案；管理
作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發(fā)有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發(fā)有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）
中圖分類號：G27?????文獻標(biāo)識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02
我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發(fā)迅猛，2010年8月，全國投產(chǎn)裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學(xué)、規(guī)范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設(shè)工程檔案的重要組成，是企業(yè)檔案的工作主要內(nèi)容，是工程管理的重要部分。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[1]做好水電工程檔案，實現(xiàn)檔案能夠?qū)λ婍椖空鎸嵱行в涊d，不僅是檔案服務(wù)于整個項目建設(shè)周期、規(guī)避諸多風(fēng)險的要求，也是工程投產(chǎn)后安全經(jīng)濟運行、維護各方權(quán)益的需要，更是積累社會發(fā)展成果財富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點
工程檔案是指建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。
水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構(gòu)成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設(shè)的長周期性、嚴(yán)格的建設(shè)程序性、多學(xué)科跨專業(yè)性，決定了水電工程檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內(nèi)容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內(nèi)容
水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設(shè)計成果檔案、招標(biāo)投標(biāo)及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設(shè)備儀器檔案、工程財務(wù)檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構(gòu)成內(nèi)容是管好水電工程檔案的前提。
1.項目專項評價檔案
按照國家有關(guān)建設(shè)項目管理規(guī)定，項目前期和后期主要進行環(huán)保、水保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、地質(zhì)災(zāi)害、占壓礦藏、并網(wǎng)審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。
2.設(shè)計成果檔案
項目總體規(guī)劃、項目建議書、可行性研究、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計報告及按項目規(guī)模審批權(quán)限的報批文件；施工圖、設(shè)計變更、專業(yè)模型試驗、地質(zhì)、地形和地貌測繪報告等設(shè)計基礎(chǔ)成果資料。
3.招投標(biāo)、合同檔案
招投標(biāo)檔案是對從招標(biāo)公告開始到中標(biāo)通知發(fā)出整個招標(biāo)活動過程的反映，主要由招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評標(biāo)組織機構(gòu)、評標(biāo)辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標(biāo)報告等組成。按照規(guī)定，投標(biāo)文件一般只歸檔已中標(biāo)單位的投標(biāo)文件，對于未中標(biāo)者的投標(biāo)文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標(biāo)過程，應(yīng)將未中標(biāo)單位的投標(biāo)報價附于開標(biāo)記錄后進行永久歸檔。
合同檔案包括合同會簽單、談判紀(jì)要，補充協(xié)議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權(quán)書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規(guī)劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉(xiāng)、村、社行政機構(gòu)分別造冊，三者應(yīng)相互對應(yīng)，形成有效閉環(huán)，便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎(chǔ)和憑據(jù)[3]，是水電工程檔案管理的難點。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質(zhì)量、進度、造價、安全、監(jiān)理、階段驗收、竣工圖等內(nèi)容。
（1）質(zhì)量管理文件。工程質(zhì)量文件是基本建設(shè)項目檔案的主體，案卷數(shù)量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經(jīng)施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理三方對文件齊全、完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行會審。主要有三部分：
基礎(chǔ)部分——質(zhì)量控制體系建設(shè)，包括技術(shù)負(fù)責(zé)人、三檢人員名單及資質(zhì)的質(zhì)量控制機構(gòu)；測量成果；施工技術(shù)要求；施工組織設(shè)計、施工方案及其監(jiān)理人批復(fù)等資料。
原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構(gòu)配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復(fù)檢材料并報監(jiān)理人審批后使用）、成品（半成品）現(xiàn)場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。
過程控制部分——分項質(zhì)量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質(zhì)量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質(zhì)量控制最底層環(huán)節(jié)，以土建砼工程為例，主要由基礎(chǔ)面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關(guān)系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。
（2）進度控制文件。項目開工申請及開工令、依據(jù)合同文件編制的總進度計劃、階段進度計劃、進度分析資料及計劃調(diào)整資料，計劃在執(zhí)行過程中的專題會議紀(jì)要。以上資料均需監(jiān)理人審查批準(zhǔn)。
引言
隨著我國城市化進程的加快，城建檔案工作越來越受到關(guān)注。其作為城市建設(shè)與發(fā)展的真實記錄，客觀的反映著城建過程中的進步與問題，對于城市未來規(guī)劃建設(shè)提供了重要的參考依據(jù)。隨著城建檔案的日已收到廣發(fā)關(guān)注，以及檔案信息的形式越來越多，加強對于城建檔案的管理十分必要。
一、城建檔案在城市建設(shè)中的作用分析
1.城建檔案在城市規(guī)劃、城市建設(shè)以及城市管理中的作用
在城市規(guī)劃的制定中，必須以記載著城市在建設(shè)中所形成的檔案資料為基礎(chǔ)進行規(guī)劃的制定。以城市建設(shè)中所進行的舊城區(qū)改造為例，如果缺乏有效的城建檔案作為資料借鑒，那么就會增加舊城區(qū)改造工作的難度。同樣的，具有系統(tǒng)與可靠的城建檔案資料對城市建設(shè)以及城市管理也有著重要的作用。以地下管線工程為例，如果在城市建設(shè)中不注意地下管線檔案的管理，就會加大地下管線管網(wǎng)普查的工作難度，甚至?xí)o地下管網(wǎng)管理帶來不必要的麻煩。
2、城建檔案在人們生活與工作秩序方面的作用
城建檔案不止對城市規(guī)劃以及城市建設(shè)等政府管理產(chǎn)生影響，同樣的也對人們的日常生活與工作產(chǎn)生不可低估的影響。對于人們來說，人們的日常生活工作離不開水、電、通信、住房以及交通等等基礎(chǔ)設(shè)施，確保這些基礎(chǔ)設(shè)施檔案的完整性與系統(tǒng)性，對保證人們?nèi)粘９ぷ魃畹恼＿\行有著不可取代的作用。
3、城建檔案在防災(zāi)抗災(zāi)方面的作用
對于城市管理來說，不可避免的會出現(xiàn)地震之類的自然災(zāi)害。在汶川地震中，四川災(zāi)區(qū)的城建檔案管理部門就極好的發(fā)揮了城建檔案在救災(zāi)方面的作用。除此以外，城建檔案在防災(zāi)方面所具有的作用也是不可取代的。
這是由城建檔案本身作為城市規(guī)劃與城市基礎(chǔ)建設(shè)的歷史記錄資料的本質(zhì)所決定的。除此以外，城建檔案本身也是重要的科研資料，城建檔案不僅僅能為城市建設(shè)、城市管理以及城市規(guī)劃等等提供必要的科研資料，更為城市科學(xué)的理論研究與實踐應(yīng)用提供重要的基礎(chǔ)性資料。
二、目前城建檔案管理存在的一些難點問題
1、缺乏檔案意識，無法及時準(zhǔn)確建檔
在城市建設(shè)如此快速發(fā)展的今天，我們的城建檔案管理部門，嚴(yán)重缺乏城建檔案的管理意識，對城建檔案管理不夠重視，在加上缺乏專業(yè)檔案管理人員，建檔不及時、資料收集不全面、編排維護不到位，甚至根本就不建檔，工作往往就是走走形式而已，應(yīng)付差事罷了，嚴(yán)重的影響了城建檔案管理工作的順利進行，結(jié)果會給城市的發(fā)展帶來不可估量的危害。
2、管理方式、技術(shù)陳舊落后，缺乏系統(tǒng)性
現(xiàn)在許多城市的城建檔案管理部門，還都是一些陳舊的管理模式，都是舊體制留下的一些制度，管理技術(shù)基本還停留在紙質(zhì)實體進檔，雖然也開始使用計算機管理，但管理的模式依然還是傳統(tǒng)的，對知識的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會對其新的需求。本來就沒有系統(tǒng)的管理模式，再加上技術(shù)的落后，導(dǎo)致在城建檔案管理十分混亂。
3、檔案管理人員缺乏專業(yè)管理技能、自身素質(zhì)低
目前的城建檔案管理人員，大都是以前從一些其它崗位上，由于一些原因，而進到這個部門工作的，本身專業(yè)素質(zhì)低、技能差，對檔案管理知識知之甚少，責(zé)任心不強等，在這管理已經(jīng)走向電子信息管理時代的今天，他們是根本無法適應(yīng)如此快速發(fā)展的需要，大大阻礙了城建檔案工作的順利發(fā)展。
4、管理人員斷檔、缺失嚴(yán)重
城建檔案管理工作本身固有的特點，是現(xiàn)如今年輕人都無法喜歡和選擇的。首先，工作重復(fù)性勞動極高，勞動強度過大;其次收集資料、建檔整理這樣的性質(zhì)工作特別枯燥、、忙心、繁瑣;再有就是這事職業(yè)病高發(fā)的工作，其工作特點極易引發(fā)腰椎、頸椎疾病。這樣的工作基本沒有人愿意干，老的員工退休的退休、轉(zhuǎn)行的轉(zhuǎn)行，留下了的很少，而且沒有工作熱情。大學(xué)生都覺得這樣工作沒有激情、沒有創(chuàng)造、沒有發(fā)展都不愿意選擇這工作，人員缺失、斷檔也就成為這工作一個普遍的現(xiàn)象。
5、城建檔案管理相應(yīng)的法律法規(guī)不夠完善
國家近些年相繼頒布了一些城建檔案管理方面的法律法規(guī)，也對其管理發(fā)展起到了積極的推動作用，但是這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。從大局統(tǒng)一的角度看，我們還沒有真正的形成完整的管理體系，中央與地方法規(guī)不一致;城建檔案法規(guī)與建設(shè)行業(yè)以及文書檔案相關(guān)法規(guī)的銜接與配套方面存在一定的沖突及矛盾;城建檔案工作現(xiàn)已經(jīng)成為全國規(guī)模的事業(yè)體系，但是其在立法方面卻非常緩慢，無法跟上工作發(fā)展的需要。
三、加強城建檔案管理的對策與建議
1、以思想為根本，高度重視城建檔案管理
想要加強城建檔案管理，就需要在思想上高度重視城建檔案管理工作。城建檔案管理需要從長期謀略和監(jiān)督檢查兩方面做好。對于長期謀略，首先需要在高度重視的基礎(chǔ)，將檔案管理與城市建設(shè)相融合，共同謀略、共同發(fā)展，讓城市建設(shè)工作做到日益完善的同時檔案管理工作也能夠盡量完善化。做好這方面的工作城建檔案管理部門需要制定相應(yīng)的工作計劃，以此確保在城建檔案管理工作中能夠得到有效地保障。對于監(jiān)督檢查，它是工作落實的前提，監(jiān)督檢查應(yīng)該歸納于整體部門的考核體系，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度考核工作人員的績效，對優(yōu)秀的員工進行物質(zhì)上和精神上的獎勵與鼓舞，讓他們能夠充分地激發(fā)出工作的積極性與創(chuàng)新性。
2、加快新技術(shù)應(yīng)用、創(chuàng)新管理
社會的發(fā)展已近進入高科技信息化時代，各行各業(yè)都在加大高科技的投入和應(yīng)用，不但提高了工作效率，也提高經(jīng)濟效益。我們已經(jīng)落后的城建檔案管理工作如今更要就快我們的步伐，對傳統(tǒng)的管理模式進行優(yōu)化制定大膽、創(chuàng)新管理模式，果斷的加大各方面的投入，從人員的配備、設(shè)備的更新、網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等不斷的完善，堅持‘用戶為中心’的原則，應(yīng)用先進的檔案管理技術(shù)，從內(nèi)容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務(wù)。
3、加強隊伍建設(shè)、提高專業(yè)技能
領(lǐng)導(dǎo)的重視、創(chuàng)新的管理，還需要過硬的隊伍。城建檔案管理工作從內(nèi)容、方式方法直到技術(shù)都在改變，這樣不斷的變化對管理人員的各項要求就在不斷的提高，要想打造一支過得硬的管理隊伍，我們要做好以下幾點:
(1)制定完善的培訓(xùn)制度，‘走出去、請進來’相結(jié)合，快速的提高我們管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能;(2)強化服務(wù)意識，注重職業(yè)道德培養(yǎng);(3)提高管理人員各項待遇，留住管理人才;(4)積極招入專業(yè)的技術(shù)人才，管理人員合理配置，明確分工、各盡其責(zé)。
4、加強橫向聯(lián)合、適時維護更新、充分開發(fā)利用
城建檔案對城市發(fā)展的作用是至關(guān)重要的，想關(guān)單位都要積極的行動起來，主動配合，提供準(zhǔn)確、全面、真實的資料，這樣才會使城建檔案資料才能夠更好的得到利用;再有相關(guān)單位之間相互聯(lián)手，統(tǒng)一合作、真正實現(xiàn)資源共享，為城建檔案資料的交流提供可靠便捷的平臺。
5、加快完善和健全城建檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)
從中央到地方，各級城建檔案管理部門，都要以中央出臺的對城建檔案管理的政策為主導(dǎo)，加快完善和健全其相關(guān)的法律法規(guī)。積極做好各項工作的規(guī)劃，組織相關(guān)各級人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，在實際工作中全面落實，逐步的把城建檔案管理納入法制的軌道上。
6、做好城建檔案管理工作的監(jiān)督
現(xiàn)在城建檔案管理正在走向制度化、程序化，一些地方政府也高度重視，都做出了積極的反應(yīng)，陸續(xù)的出臺相應(yīng)的法規(guī)、制度，讓城建檔案管理部門有了行政執(zhí)法的權(quán)利，真正變成了建設(shè)的一個行政部門，對建設(shè)部門有了執(zhí)法、堅持、監(jiān)督的權(quán)利，這也為城建檔案管理提供了便利和保證。
論文摘要:進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，深入貫徹落實檔案法律、法規(guī)，全面細(xì)致、扎實認(rèn)真地做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，牢牢掌握企業(yè)檔案信息源開發(fā)利用工作,是全面落實科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)和諧企業(yè)的一項重要的基礎(chǔ)工作。
一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題
（一）檔案意識不強，檔案利用率低
企業(yè)檔案工作對企業(yè)的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多企業(yè)長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
（二）檔案管理制度不健全
很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如檔案管理人員責(zé)任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，這樣嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)檔案的真實性和利用價值。
（三）檔案硬件投入及經(jīng)費不足
近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。企業(yè)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。
（四）檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
目前企業(yè)檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。
二、提高企業(yè)檔案管理的建議
（一）提高企業(yè)檔案管理的認(rèn)識
要充分認(rèn)識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。
（二）規(guī)范企業(yè)檔案管理機制,強化工作責(zé)任
建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
（三）實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
1.加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新時期的企業(yè)檔案管理工作。
2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務(wù)于社會。
三、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
1、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新
專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。
2、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能
檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識
當(dāng)今社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
主要問題集中反映在以下幾個方面：
1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。
2、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
4、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。
6、許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作的建議
1、 結(jié)合實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。
2、 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
4、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分門別類
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
2、分級次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分清輕重緩急
