時(shí)間：2023-06-12 16:09:39
序論：在您撰寫檔案工作精細(xì)化管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：高校;檔案監(jiān)督指導(dǎo);精細(xì)化管理
一、引言
精細(xì)化管理是一種科學(xué)的管理理念，最早可追溯到“科學(xué)管理之父”泰勒的科學(xué)管理理論，真正實(shí)踐于20世紀(jì)50年代日本的企業(yè)管理中，其最大優(yōu)勢(shì)是可以極大提高企業(yè)具體管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的精準(zhǔn)性，縮短解決問題的程序。精細(xì)化管理實(shí)質(zhì)是一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過程，在項(xiàng)目實(shí)施過程中能精確規(guī)劃、精確決策、精準(zhǔn)控制和精細(xì)考評(píng)[1][2]。高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的主體即高校檔案部門，抱怨監(jiān)督指導(dǎo)工作阻力大、成效低、歸檔問題重復(fù)出現(xiàn)等；客體即高校內(nèi)部各歸檔單位，對(duì)檔案工作總是“說起來重要、忙起來不要”，要么嫌多事，要么嫌監(jiān)督指導(dǎo)不到位。這些問題和矛盾產(chǎn)生的主要原因在于高校監(jiān)督指導(dǎo)工作欠“管理”，尤其是欠細(xì)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化等精細(xì)化的管理。
二、高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理的現(xiàn)狀
為了了解高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的實(shí)際效果和內(nèi)部管理現(xiàn)狀，筆者以廣東省高校為樣本，專門做了抽樣問卷調(diào)查以做參考。廣東省教育廳網(wǎng)站公布出來的廣東省高校包括本科、?？?、高職、獨(dú)立學(xué)院、職工高校、電大等，共計(jì)168所[3]，筆者以調(diào)查研究為基礎(chǔ)，并結(jié)合工作交流中的信息積累，分析高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作借鑒精細(xì)化管理理念的現(xiàn)狀如下：
（一）高校檔案部門推進(jìn)監(jiān)督指導(dǎo)工作有明確的法律法規(guī)保障。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第九條規(guī)定企事業(yè)單位要“對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”；高校參照?qǐng)?zhí)行的國家檔案局令第13號(hào)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的第十條規(guī)定，機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)之一就是要“對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”；教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第八條指出高校檔案部門有對(duì)檔案工作人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)的職責(zé)，第十四條還規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作”。這些都為高校檔案部門開展監(jiān)督指導(dǎo)工作提供了明確的法律法規(guī)保障。
（二）現(xiàn)代科學(xué)交叉融合發(fā)展為檔案工作的創(chuàng)新提供了機(jī)遇。人類為了提高研究和解決問題的能力，現(xiàn)代科學(xué)及相應(yīng)的實(shí)踐活動(dòng)日益趨于交叉融合。檔案學(xué)的學(xué)科包容性強(qiáng)，呈現(xiàn)了歷史學(xué)、管理學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、傳播學(xué)和信息技術(shù)等多視角的研究[4]，為檔案工作中出現(xiàn)的新問題和新挑戰(zhàn)提供了多角度的分析和指導(dǎo)。這些都為高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的變革和創(chuàng)新提供了機(jī)遇，借鑒精細(xì)化管理理念成為可能。
（三）精細(xì)化管理具有內(nèi)在的優(yōu)勢(shì)。精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式，追求更高效率、更多效益和更強(qiáng)競爭力，具有把組織引向成功的功能和可能[5]。這種工具作用蘊(yùn)含的方式和理念適用于實(shí)際工作中的方方面面。
（四）高校內(nèi)部各歸檔單位對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作有著持續(xù)的高需求。有人類實(shí)踐活動(dòng)的地方就會(huì)有檔案和檔案工作。高校內(nèi)部各歸檔單位的監(jiān)督指導(dǎo)需求有顯性和隱性之分，并且具有持續(xù)性和潛在性，隨著社會(huì)的發(fā)展，新技術(shù)的不斷產(chǎn)生和應(yīng)用，高質(zhì)量、高層次的監(jiān)督指導(dǎo)需求日趨增多。
（五）高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作缺乏精細(xì)化的內(nèi)部管理。一是缺乏精細(xì)化的崗位責(zé)任制。高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作缺乏細(xì)化的崗位要求、職務(wù)分析和責(zé)任規(guī)定，容易導(dǎo)致崗位設(shè)置中只有工作內(nèi)容，而沒有工作責(zé)任，很難做到量才分責(zé)和量才授職，降低了檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的實(shí)施效果。二是缺乏合理、準(zhǔn)確、細(xì)致、靈活的管理制度、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。難以精確評(píng)價(jià)什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，檔案監(jiān)督指導(dǎo)過程管理缺依據(jù)、效果管理缺準(zhǔn)繩。三是缺乏科學(xué)完善的約束激勵(lì)機(jī)制。高校檔案部門內(nèi)部缺少對(duì)監(jiān)督指導(dǎo)工作人員更細(xì)致的考評(píng)、總結(jié)和獎(jiǎng)懲，易導(dǎo)致工作任務(wù)的落實(shí)流于形式化，只有工作內(nèi)容的描述，沒有工作效果的分析、考量和評(píng)價(jià)，形成了沒有改變和創(chuàng)新激情的工作“舒適區(qū)”。
三、高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理策略
（一）轉(zhuǎn)變思維模式，培育“精細(xì)文化”。高校檔案部門內(nèi)部從上到下要求每個(gè)人從細(xì)微處著眼，每個(gè)崗位、每份工作都應(yīng)求精求細(xì)，把細(xì)節(jié)意識(shí)、規(guī)則意識(shí)、系統(tǒng)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)變?yōu)槿珕T的自覺意識(shí)。通過培訓(xùn)、宣導(dǎo)等方式，建立精細(xì)化管理的思想基礎(chǔ)[6]。
（二）建立精細(xì)化管理支撐體系。1.梳理并完善規(guī)章制度。規(guī)范、細(xì)化、可行性強(qiáng)的規(guī)章制度是高校檔案部門開展監(jiān)督指導(dǎo)工作的基礎(chǔ)保障，依法監(jiān)督、依歸指導(dǎo)的背后實(shí)際上體現(xiàn)了對(duì)科學(xué)和法治的遵從。2.制定精細(xì)化的工作流程。高校檔案部門針對(duì)監(jiān)督指導(dǎo)工作的常規(guī)工作事項(xiàng)、重點(diǎn)跟進(jìn)事項(xiàng)、專項(xiàng)工作等不同類型的工作任務(wù)和目標(biāo)，宏觀和微觀、固定和機(jī)動(dòng)相結(jié)合，制定相應(yīng)工作流程，并且隨著工作的開展不斷總結(jié)優(yōu)化。如事前溝通調(diào)研、細(xì)化工作內(nèi)容，事中嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、不走過場，事后及時(shí)收集反饋、登記總結(jié)、定期回訪等是開展工作的宏觀流程，針對(duì)某項(xiàng)工作需要可以制定更細(xì)化的工作流程。通過優(yōu)化的工作流程實(shí)現(xiàn)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作全程管控和高效能運(yùn)作。3.完善崗位職責(zé)體系。高校檔案部門應(yīng)改變粗放、固化的檔案監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)體系。責(zé)任是各項(xiàng)規(guī)章制度和工作任務(wù)得以落實(shí)的最有效的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，權(quán)責(zé)清晰、責(zé)任明確，督查和追責(zé)措施到位，才有可能精準(zhǔn)完成各項(xiàng)工作。首先總結(jié)日常工作、重點(diǎn)工作、臨時(shí)工作等事項(xiàng)，以此為依據(jù)，細(xì)化崗位和責(zé)任。其次，在工作團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行充分的調(diào)研和溝通，了解每個(gè)人對(duì)自我及其崗位的認(rèn)知，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)崗位執(zhí)行規(guī)范和其他事項(xiàng)做進(jìn)一步的確認(rèn)。最后明確不同崗位、不同角色的工作職責(zé)，并細(xì)化崗位職責(zé)履行情況的督查、追責(zé)、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。4.搭建精細(xì)公平的考評(píng)激勵(lì)機(jī)制。在有規(guī)章制度保障以及崗位職責(zé)和工作流程相互制約的情況下，采取考核、獎(jiǎng)懲等手段，有利于培育和推進(jìn)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)的精細(xì)化管理。首先，基于每個(gè)人的工作特點(diǎn)和工作能力，本著有利于實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)和調(diào)動(dòng)人員積極性的原則，對(duì)每項(xiàng)工作有落實(shí)、有考評(píng)、有獎(jiǎng)懲。其次，注重考評(píng)結(jié)果的合理應(yīng)用。將考評(píng)結(jié)果與人員的獎(jiǎng)懲、任用、升級(jí)等掛鉤，真正達(dá)到以考評(píng)促管理、以考評(píng)促落實(shí)，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)人的積極性。
（三）創(chuàng)新高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的方法和措施。一是宏觀管理與重點(diǎn)指導(dǎo)相結(jié)合。具體問題具體對(duì)待的同時(shí)，幫助各歸檔單位理順問題，形成可操作性強(qiáng)的長效機(jī)制；二是點(diǎn)與面相結(jié)合。在開展常規(guī)的全校范圍普及性的培訓(xùn)和指導(dǎo)的同時(shí)，樹立典型，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體做法，以點(diǎn)帶面，逐步推開；三是傳統(tǒng)方法與新技術(shù)相結(jié)合。在面對(duì)面、手把手式方法的基礎(chǔ)上，利用新技術(shù)，如制作微信小視頻推送、專題視頻教學(xué)、搭建檔案監(jiān)督指導(dǎo)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，使監(jiān)督指導(dǎo)工作更便捷易懂；四是獨(dú)立開展與聯(lián)合協(xié)同相結(jié)合。結(jié)合其他職能部門的業(yè)務(wù)，聯(lián)合校內(nèi)其他部門開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，可以減小工作難度和阻力，緩解高校檔案部門人員、技術(shù)、設(shè)備等不足的問題。
（四）改善人員結(jié)構(gòu)體系。一要健全高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人才建設(shè)政策機(jī)制，制訂人才培養(yǎng)計(jì)劃和引進(jìn)計(jì)劃，出臺(tái)培養(yǎng)、評(píng)價(jià)、管理、激勵(lì)等一系列配套政策。二要基于精細(xì)化管理重點(diǎn)引進(jìn)和培育高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的規(guī)劃者、引領(lǐng)者和管理者，營造崇尚科學(xué)和法治，上下一心追求精細(xì)的工作氛圍。三要儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)化、有敏銳精細(xì)化管理思路的管理體系搭建者。提升高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理水平所必需的規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)、考評(píng)激勵(lì)方案等一系列的支撐體系必須由專業(yè)人員經(jīng)過細(xì)致的調(diào)研、分析、協(xié)作才能出臺(tái)，并且在實(shí)施過程中要不斷總結(jié)、調(diào)整、優(yōu)化。四要培養(yǎng)實(shí)施精細(xì)化管理的一線工作人員。繁雜的、實(shí)操性高、技術(shù)性強(qiáng)的具體檔案監(jiān)督指導(dǎo)業(yè)務(wù)離不開對(duì)精細(xì)化管理理念接受度高、檔案專業(yè)好、執(zhí)行力強(qiáng)的綜合型的工作隊(duì)伍。
（五）加強(qiáng)互動(dòng)，建立長效溝通機(jī)制。針對(duì)高校內(nèi)部各單位工作內(nèi)容多樣、兼職檔案員崗位變化快的問題，高校檔案部門可以采取一對(duì)一、一對(duì)多、分片包干等方式面向各歸檔單位，建立兼職檔案員登記更新制度。通過建立工作交流群、及時(shí)通報(bào)檔案工作動(dòng)態(tài)、發(fā)送業(yè)務(wù)操作指南、校外培訓(xùn)通知、意見收集等方式建立不間斷的日?；?dòng)，以確保歸檔渠道的暢通。
（六）建立信息反饋機(jī)制。高校檔案部門通過日常的溝通聯(lián)絡(luò)、固定的登記回訪、重點(diǎn)的調(diào)研分析等措施，一方面收集監(jiān)督指導(dǎo)對(duì)象的需求、意見和建議，另一方面要及時(shí)聽取部門內(nèi)部每個(gè)成員的心聲、工作心得及意見。通過分析反饋信息，及時(shí)調(diào)整、優(yōu)化管理措施，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，從而逐步形成高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的精細(xì)化管理模式。
（七）堅(jiān)持專業(yè)性要求，不照搬其他模式。引入精細(xì)化管理的理念，最基本的要求是精準(zhǔn)有效地對(duì)接到精細(xì)化管理的核心要求，即精、準(zhǔn)、細(xì)、實(shí)，并堅(jiān)持長期推動(dòng)、持續(xù)改進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作效果最大化、管理精確高效、內(nèi)部運(yùn)行清晰規(guī)范。結(jié)合高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的專業(yè)性特點(diǎn)，在實(shí)踐過程中，要避免下面兩種偏差：一是過于追求量化，導(dǎo)致難以操作和持續(xù)；二是過于依賴流程、規(guī)范和技術(shù)，導(dǎo)致理論和實(shí)際脫節(jié)，并忽視了人的主觀能動(dòng)性作用。
關(guān)鍵詞：高校檔案;精細(xì)化管理;實(shí)踐與探究
精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化。這個(gè)概念最早被應(yīng)用在企業(yè)管理上，對(duì)傳統(tǒng)粗放型管理理念，進(jìn)行集約化和規(guī)范化的管理。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，在高校檔案管理工作中，精細(xì)化管理內(nèi)容也得到了有效應(yīng)用，為高校事業(yè)的改革與發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。信息化時(shí)代的到來，也使得檔案管理工作變得愈加重要，如何在當(dāng)前這個(gè)大環(huán)境中，對(duì)高校檔案中的相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化的管理，也是高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視的內(nèi)容。
1高校檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理方法落后
在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，盡管高校檔案管理工作推行信息化已經(jīng)許久，但是在部分高校中，由于對(duì)檔案管理工作缺乏重視，所以采用的仍舊是傳統(tǒng)型的檔案管理方法，沒能引入相應(yīng)的檔案管理人才對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化的改進(jìn)。信息技術(shù)的缺乏，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的時(shí)效性的特點(diǎn)未能進(jìn)行及時(shí)的應(yīng)用，一些重要的檔案在查找過程中極為不便既降低了工作效率，同時(shí)也難以在各個(gè)部門之間形成有效的溝通，甚至是這些檔案還存在著一定的丟失風(fēng)險(xiǎn)。
1.2管理體制不夠完善
在當(dāng)前的高校管理工作中，由于校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作缺乏重視，所以容易對(duì)檔案管理工作存在著忽視的情緒，導(dǎo)致部分高校未能根據(jù)實(shí)際的情況，制定出一套較為完善化的檔案管理體制來，在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有一些學(xué)校甚至并未設(shè)置相應(yīng)的檔案管理人員，檔案室也是和其他辦公區(qū)域合用，導(dǎo)致檔案管理工作存在著較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。檔案整理不及時(shí)，存檔缺乏規(guī)范，檔案信息出現(xiàn)遺漏問題，還有一些檔案并未及時(shí)歸還等問題也是層出不窮。
1.3管理設(shè)施建設(shè)滯后
檔案管理的成敗也和檔案管理設(shè)施的建設(shè)情況有關(guān)。但是由于高校對(duì)于檔案管理工作存在著誤解，導(dǎo)致檔案管理工作的資金嚴(yán)重不足，檔案管理的硬件建設(shè)方面存在著較大的滯后性。在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些檔案在存儲(chǔ)的環(huán)節(jié)上，檔案室的設(shè)施破舊，存儲(chǔ)的環(huán)境過于惡劣，給一些重要的檔案文件造成了嚴(yán)重的破壞，甚至出現(xiàn)了無法挽回的損失。還有一些檔案管理人員缺乏必要的安全意識(shí)，將重要的檔案資料和危險(xiǎn)品放置在一起，對(duì)檔案資料的管理造成了較大的威脅。
2精細(xì)化管理理念的應(yīng)用內(nèi)涵
精細(xì)化管理理念本質(zhì)上也是一種管理文化。在實(shí)施管理工作的時(shí)候，要堅(jiān)持“精”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”和“細(xì)”等方面的原則內(nèi)容。“精”，主要就是對(duì)檔案管理工作要做到最優(yōu)化的管理；“準(zhǔn)”，是確保檔案管理工程中，不出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的交接問題；“嚴(yán)”，主要指的是對(duì)于檔案管理的相關(guān)制度、工作流程進(jìn)行嚴(yán)格化的執(zhí)行，加強(qiáng)管控措施；而“細(xì)”，主要值得是把檔案管理工作做細(xì)，流程管細(xì)。在高校的檔案管理工作匯總，精細(xì)化的管理措施要求在每一個(gè)細(xì)節(jié)上做到精益求精，爭取營造出一個(gè)最佳的檔案管理環(huán)境，對(duì)檔案管理的環(huán)境、細(xì)節(jié)、成績進(jìn)行有效的營造和提升。精細(xì)化管理理念是一種對(duì)管理態(tài)度、意識(shí)和理念的結(jié)合，強(qiáng)調(diào)在管理過程中做到盡善盡美，將管理思想落實(shí)到管理的各個(gè)細(xì)節(jié)之中，在檔案管理細(xì)節(jié)上，做到嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真；精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)規(guī)則意識(shí)，任何一項(xiàng)操作都應(yīng)該做到有規(guī)可循、違章必究，按照循環(huán)管理的思想，將檔案管理制度系統(tǒng)化，人員管理責(zé)任明確化，對(duì)高校檔案管理工作中的責(zé)任推諉、隨意無序的工作狀態(tài)進(jìn)行改觀，使得整個(gè)管理系統(tǒng)朝著更為協(xié)調(diào)化的方向發(fā)展。
3精細(xì)化管理內(nèi)容在高校檔案管理工作中的具體應(yīng)用
3.1在高校學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用
針對(duì)高校學(xué)生的檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的時(shí)候，主要可以從以下這幾個(gè)方面來進(jìn)行：第一，在新生入學(xué)的時(shí)候，對(duì)于從各個(gè)省市招辦郵寄過來的檔案，要做好入檔前的準(zhǔn)備工作，避免出現(xiàn)疏漏。接收檔案的時(shí)候做好相應(yīng)的登記工作，并且根據(jù)新生名冊(cè)情況，在其檔案袋上標(biāo)明院系、專業(yè)信息、學(xué)號(hào)，然后再按照學(xué)生所報(bào)考的院系進(jìn)行整理存放；在進(jìn)行裝檔工作的時(shí)候，要用黑色簽字筆，將學(xué)生的相關(guān)信息內(nèi)容，用正楷書寫上去，避免不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)。專業(yè)的簡稱要按照正式的規(guī)范格式進(jìn)行書寫，不能隨意進(jìn)行縮寫；要通知院系的相關(guān)檔案管理人員，并以書面的形式進(jìn)行告知，約定歸檔的時(shí)間，注意歸檔中可能會(huì)涉及的問題。第二，在新生入學(xué)之后，各個(gè)院系要對(duì)學(xué)生自帶的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)收取，并裝入預(yù)先準(zhǔn)備的檔案袋中，按照院系、專業(yè)，學(xué)生的學(xué)號(hào)，來對(duì)檔案進(jìn)行分類存放；之后，還應(yīng)該進(jìn)行二次檢查，看看檔案中是否有錯(cuò)裝、未報(bào)到者、夾帶的問題，如果發(fā)現(xiàn)檔案不全，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)齊。第三，學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間，可能會(huì)有一些新的資料需要?dú)w檔，像入黨資料、出國資料、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料、學(xué)籍變動(dòng)情況以及相關(guān)的獎(jiǎng)懲資料，這些內(nèi)容也要及時(shí)進(jìn)行歸檔，避免出現(xiàn)遺失的情況；在檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)學(xué)生缺乏檔案材料，那么要以書面的形式，令學(xué)生補(bǔ)齊檔案。第四，在學(xué)生畢業(yè)離校之前，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)該和教務(wù)部門、就業(yè)管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行對(duì)照，確保畢業(yè)生的檔案信息無誤。對(duì)于那些休學(xué)、出國、退學(xué)的學(xué)籍異動(dòng)情況，要將其檔案單獨(dú)抽出，進(jìn)行微調(diào)化的處理；在學(xué)生畢業(yè)離校之后，則應(yīng)該講學(xué)生的檔案進(jìn)行歸檔、封存，檔案管理部門應(yīng)該下發(fā)檔案裝檔通知說明，幫助學(xué)生對(duì)畢業(yè)材料的有關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行了解。
3.2在高校實(shí)物檔案管理中的應(yīng)用
在對(duì)學(xué)校的實(shí)物檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，主要可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，建立其一套適合本單位的實(shí)物檔案管理制度，將實(shí)物檔案管理的工作內(nèi)容，列入到單位和檔案管理的部門職責(zé)中來。同時(shí)，根據(jù)相關(guān)的職校實(shí)物檔案管理制度，對(duì)各院系的檔案管理情況進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的院系和個(gè)人，要進(jìn)行必要的獎(jiǎng)勵(lì)。其次，要對(duì)專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行提升，幫助他們?cè)诰?xì)化管理的內(nèi)容之上，了解更多的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)在檔案管理室中，要解決檔案管理人員兼職過多的問題，并爭取創(chuàng)造更多的條件來，為學(xué)校檔案管理人員的職稱評(píng)定、薪酬待遇、福利水平進(jìn)行有效的提升，為檔案管理人員提供更多的保障。最后，學(xué)校實(shí)物檔案管理要做到有規(guī)可循，對(duì)實(shí)物檔案的管理方法進(jìn)行細(xì)化處理，以件為立檔單位，統(tǒng)一編號(hào)，一件一號(hào)，進(jìn)行裝盒、上柜的集中管理操作；對(duì)于那些不能裝盒的實(shí)物檔案，可以存放在檔案柜之中；對(duì)各類的實(shí)物要進(jìn)行拍照保管，同時(shí)將其相關(guān)的材料內(nèi)容整理起來，完善整個(gè)檔案材料，確保它們之間能夠具備有機(jī)聯(lián)系。保管檔案材料的庫房必須要具備整潔、干燥的環(huán)境條件，定期進(jìn)行除塵，對(duì)溫度、濕度等內(nèi)容進(jìn)行控制，避免環(huán)境對(duì)實(shí)物檔案造成影響。一些貴重的實(shí)物檔案不能輕易對(duì)外展示，盡可能以照片的形式進(jìn)行提供。
3.3在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用
高校教學(xué)檔案的管理區(qū)別于其它類型的檔案管理內(nèi)容，其具有較強(qiáng)的專業(yè)化和多樣化特點(diǎn)，產(chǎn)生于教學(xué)管理活動(dòng)中的多項(xiàng)環(huán)節(jié)內(nèi)容之中。在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，首先需要按照業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，對(duì)其展開工序化的流程操作，并且進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)策略。像流程內(nèi)容的設(shè)定，就可以采用線性流程、責(zé)任矩陣流程、時(shí)間矩陣流程和空間矩陣流程的內(nèi)容來記性。在實(shí)際的操作管理過程中，教學(xué)檔案上的管理人員，可以通過職校的網(wǎng)絡(luò)化管理內(nèi)容，制定出教學(xué)檔案管理流程，并按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容來進(jìn)行考核和檢查工作的進(jìn)行。教學(xué)檔案的管理也要順應(yīng)信息化時(shí)代的要求，以信息資源為核心，建立起電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，將教學(xué)中的相關(guān)數(shù)據(jù)、文件以及所需要的師生檔案整理為一個(gè)資源庫，這樣更方便廣大師生對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行查閱。在教學(xué)檔案的管理制度建設(shè)上，應(yīng)該由學(xué)校里面一位分管這方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)來帶頭，由高校檔案室牽頭草擬相關(guān)的制度，這樣才能體現(xiàn)出專業(yè)性和科學(xué)性的特點(diǎn)來。
4結(jié)束語
精細(xì)管理的本質(zhì)，就是其能夠讓高校的檔案管理工作，可以進(jìn)行有效發(fā)揮和貫徹，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行切實(shí)的提升。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要按照“精細(xì)化”的管理發(fā)展思路，對(duì)檔案管理中存在的關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進(jìn)行查找和解決，每階段性完成一個(gè)體系，便實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)、完善一個(gè)體系，并牽動(dòng)修改相關(guān)體系，只有這樣才能將精細(xì)化管理的功能、效果、作用，進(jìn)行全方位的發(fā)揮。
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【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案工作;精細(xì)化;管理
企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新的重要信息資源。對(duì)于企業(yè)檔案的管理，不能說是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但是也在其中對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益起著潛移默化的影響。因此，對(duì)企業(yè)的檔案管理也必須改變?cè)械墓芾硭悸泛屠砟睿龅骄?xì)化、系統(tǒng)化，從業(yè)務(wù)工作、服務(wù)利用等方面推進(jìn)檔案工作流程化、規(guī)范化發(fā)展，才能跟上企業(yè)發(fā)展步伐，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。
1．企業(yè)的檔案管理
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)的原始記錄和重要信息資源，企業(yè)檔案工作則是在企業(yè)研發(fā)、企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營等管理活動(dòng)中的基礎(chǔ)性管理工作。隨著現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提出更高要求。對(duì)于一個(gè)成熟的企業(yè)來說，不僅要有完善的企業(yè)管理體制和沒有漏洞的經(jīng)濟(jì)經(jīng)營制度，企業(yè)經(jīng)營者還要不斷完善的就是企業(yè)檔案的精細(xì)化管理。企業(yè)檔案的原始憑證性，決定了檔案必須高質(zhì)量、高穩(wěn)定，特別是信息化建設(shè)速度加快、網(wǎng)絡(luò)辦公的普遍應(yīng)用，這就要求要求從檔案形成伊始就必須精細(xì)地管理，做到落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，每一個(gè)管理者都要到位、盡職。工作要日清日結(jié)，每天都要對(duì)當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，及時(shí)處理。這樣，企業(yè)檔案工作才能提升工作質(zhì)量，才能體現(xiàn)企業(yè)管理的水平。
2.檔案精細(xì)化管理的機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍建設(shè)
要適應(yīng)精細(xì)化管理的需要，首先要加強(qiáng)機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍的建設(shè)。
(1)面對(duì)企業(yè)檔案的多樣化，企業(yè)檔案管理應(yīng)進(jìn)行合理的規(guī)劃和明細(xì)。企業(yè)要配備專門領(lǐng)導(dǎo)分管檔案的工作。
(2)檔案的機(jī)構(gòu)設(shè)置。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的規(guī)模和本身的管理模式對(duì)檔案管理進(jìn)行分析，從而設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)。對(duì)于大型企業(yè)，應(yīng)該成立和設(shè)置適合企業(yè)本身的檔案館。一個(gè)企業(yè)的檔案管理模式，并不適用于所有企業(yè)，面對(duì)不同的模式，企業(yè)管理者應(yīng)該認(rèn)真進(jìn)行研究，制定出適用于自身的企業(yè)檔案工作的管理模式，才能使檔案工作管理更加完善和全面。
(3)企業(yè)檔案管理人員的配備問題是很多企業(yè)值得思考的一個(gè)問題。企業(yè)的檔案管理是企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，所以對(duì)企業(yè)檔案管理人員如何選擇也就更值得研究。對(duì)于企業(yè)的研發(fā)、經(jīng)營和管理以及企業(yè)的重大項(xiàng)目，應(yīng)配備與其相關(guān)的專職的檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性。
3.檔案精細(xì)化管理的制度建設(shè)
企業(yè)的檔案管理部門，必須貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案工作的相關(guān)法規(guī)和方針政策，建立健全的檔案管理規(guī)章制度，完善相應(yīng)的檔案管理規(guī)定，制定詳細(xì)具體的、可操作性強(qiáng)的管理措施，將檔案管理納入相應(yīng)的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃之中，為檔案工作的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展提供相應(yīng)的保障。
(1)加強(qiáng)制度建設(shè)，構(gòu)建“制度健全、管理規(guī)范、利用方便”的檔案管理長效機(jī)制。
(2)建立檔案管理責(zé)任制。根據(jù)檔案管理要求，對(duì)檔案管理進(jìn)行定崗定責(zé)，建立“領(lǐng)導(dǎo)主抓、部門分管、專人負(fù)責(zé)、全員配合”的多層次檔案管理體系。
(3)健全檔案管理制度。制訂適合企業(yè)的《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等制度，逐項(xiàng)細(xì)化檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作要求。
(4)細(xì)化檔案管理工作流程。制訂《文件歸檔辦法》、《文件資料歸檔范圍和保管期限表》，建立檔案收集渠道，明確相關(guān)責(zé)任人。以此要求全體員工在經(jīng)營管理活動(dòng)中積極介入檔案工作的日常工作，移交應(yīng)歸檔的文件資料，確保檔案管理合法、規(guī)范、有序。
(5)將歸檔工作納入企業(yè)的績效考核指標(biāo)。
4.檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)建設(shè)
企業(yè)檔案工作應(yīng)該滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在信息和責(zé)任等方面的需求，為企業(yè)的管理提供有效和便利的服務(wù)。因此必須確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。
(1)必須要采取相應(yīng)的手段和措施，確保企業(yè)檔案不受到任何威脅和破壞。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項(xiàng)設(shè)施，并及時(shí)更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲(chǔ)空間，確保檔案庫房建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
(2)在科技日益進(jìn)步和發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為了便利和快捷的代表，已普遍應(yīng)用到在企業(yè)檔案管理中。但因網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊或因計(jì)算機(jī)的壽命致使硬件損壞，將造成難以彌補(bǔ)的損失。所以，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息必須用光盤或移動(dòng)硬盤定期備份；企業(yè)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施物理隔離或?qū)嵭芯钟蚓W(wǎng)管理。作為重要的憑證，紙質(zhì)檔案是電子文件無法代替的，白紙黑字無疑是最好的檔案保存方式，專門的檔案庫房和檔案館是企業(yè)保存檔案途徑的不二選擇。
5.檔案精細(xì)化管理的日常工作
企業(yè)檔案工作的日常管理業(yè)務(wù)，其內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面,即檔案實(shí)體管理和檔案信息管理。應(yīng)加強(qiáng)日常管理，不斷改進(jìn)檔案工作。
5.1檔案實(shí)體管理
檔案實(shí)體管理,是指以檔案保管單位(卷、盒、件)為對(duì)象的管理工作,主要通過檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和移交等六個(gè)環(huán)節(jié)來完成;對(duì)于企業(yè)的檔案管理，其文件整理是檔案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的重要途徑。檔案管理人員應(yīng)將收集到的文件資料進(jìn)行分類、排列與編目，從而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，檔案整理工作亦是如此，只有從開始的點(diǎn)點(diǎn)滴滴做好，才會(huì)在以后慢慢累積的過程中不會(huì)感到檔案卷宗的冗雜和散亂，便于對(duì)檔案更好的整理。
檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，要認(rèn)真核對(duì)，杜絕遺漏現(xiàn)象的發(fā)生；檢查的時(shí)侯，要核實(shí)檔案數(shù)目和種類，要認(rèn)真清點(diǎn)，杜絕任何錯(cuò)誤的發(fā)生。
一個(gè)企業(yè)的檔案相當(dāng)于一個(gè)企業(yè)的歷史，企業(yè)成立時(shí)間越長，歷史就越長，檔案就越多，檔案保管人員就更應(yīng)該小心謹(jǐn)慎，防火防潮，定期進(jìn)行對(duì)檔案上灰塵的擦拭，確保檔案的完整和安全。對(duì)于因時(shí)間久遠(yuǎn)而破損和泛黃的紙張，檔案的管理人員應(yīng)該進(jìn)行定期的修復(fù)和抄寫，以確保檔案系統(tǒng)的完整。當(dāng)檔案保管人員進(jìn)行職位調(diào)整和交接的時(shí)候，雙方要認(rèn)真進(jìn)行手續(xù)交接，填寫交接表，清點(diǎn)檔案數(shù)量，確保檔案數(shù)目不會(huì)因?yàn)槿藛T調(diào)度而出現(xiàn)混淆。
5.2檔案信息管理
檔案信息管理是以檔案所蘊(yùn)含的內(nèi)容信息為對(duì)象的管理工作,是對(duì)檔案深層次的智能管理,其目的在于采取有效手段,開發(fā)檔案信息資源,充分發(fā)揮檔案的作用,主要通過檢索、編研和開發(fā)利用等三個(gè)環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)。
6.檔案精細(xì)化管理的改進(jìn)
企業(yè)檔案業(yè)務(wù)部門作為企業(yè)的一個(gè)管理部門和基層單位，除了按其職責(zé)，做好日常工作，組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高員工的檔案法制意識(shí)，宣傳普及檔案知識(shí)外，還應(yīng)更細(xì)致地開展工作并加以進(jìn)一步改進(jìn)。
(1)關(guān)注公司重大業(yè)務(wù)，提前了解歸檔材料有關(guān)情況，提出檔案收集和相應(yīng)的文控管理建議。
(2)制定檔案移交工作流程，提前向移交方發(fā)送詳細(xì)、具體、可操作性強(qiáng)的歸檔要求，明確歸檔范圍、書寫材料、附件、移交目錄等各個(gè)工作步驟的質(zhì)量要求。
(3)制定檔案整理工作流程，明確組卷、裝訂、編目、信息化等各個(gè)工作步驟的質(zhì)量要求。
(4)主動(dòng)溝通，跟蹤了解歸檔文件的形成情況和工程進(jìn)度等情況，針對(duì)具體問題給出指導(dǎo)意見。
(5)完善各項(xiàng)檔案規(guī)章制度。
(6)提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)，跟蹤統(tǒng)計(jì)利用效果，征求完善意見。
企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，作為企業(yè)精細(xì)化管理的重要組成部分，就一定要從企業(yè)對(duì)精細(xì)化工作的管理要求入手，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，落實(shí)、推進(jìn)、持續(xù)完善精細(xì)化的制度、流程，使得企業(yè)檔案管理水平得到提高，為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營打下穩(wěn)步前進(jìn)的基石。
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【摘要】本文以基層單位檔案工作為研究對(duì)象，根據(jù)筆者的理解和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何做到管理精細(xì)化作出一番探究，并提出建設(shè)性意見供參考。
關(guān)鍵詞 基層單位；檔案工作；管理；精細(xì)化；問題；措施
基層單位，在過去很長的一段時(shí)間內(nèi)，其運(yùn)行和管理工作都沒有得到外界的關(guān)注和重視，作為記錄基層單位工作和發(fā)展的主要文獻(xiàn)資料——基層單位檔案的管理有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)價(jià)值。如何才能夠做好基層檔案工作管理、如何才能夠在減少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建檔、管理以及查閱等各項(xiàng)工作內(nèi)容，如何才能夠讓基層單位檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí)最大程度地做好各項(xiàng)工作，管理精細(xì)化或許就是解決這些問題的答案。
一、基層單位檔案工作管理存在的問題
檔案的管理，是一個(gè)單位、企業(yè)十分重要的一項(xiàng)工作，但是對(duì)于絕大多數(shù)單位，特別是在人力資源以及軟硬件等方面存在嚴(yán)重不足的基層單位來說，檔案管理工作基本上都是名存實(shí)亡。就基層單位檔案工作中存在的問題而言，主要分為以下幾大類：第一，社會(huì)、單位到員工對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不夠，投入也不夠；在單位中，檔案管理工作基本屬于“冷門”，都不是大家愿意接手進(jìn)行管理的工作；導(dǎo)致這一問題的原因有許多，上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下至每一個(gè)單位的職工都需要對(duì)自身的這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)以及信息的傳遞負(fù)責(zé)。第二，基層單位檔案管理體系不完善、管理意識(shí)不夠強(qiáng)；大家認(rèn)為檔案管理是可有可無的內(nèi)容，不到使用的時(shí)候基本不會(huì)接觸到，同時(shí)對(duì)檔案管理的相關(guān)方法以及措施也很少有所涉及，這些問題間接地反映出基層單位在檔案管理工作中沒有具體的管理措施，也沒有日常的檢查和管理工作，對(duì)于檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容知識(shí)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)也是少之甚少。第三，檔案管理的軟、硬實(shí)力都不夠，在信息更新上嚴(yán)重滯后，沒有專業(yè)的人才進(jìn)行具體的工作管理，也沒能做到與時(shí)俱進(jìn)，引入先進(jìn)的管理方法以及管理設(shè)備更是遙不可及，在檔案管理上存在著嚴(yán)重的不標(biāo)準(zhǔn)、不到位等一系列的問題；專業(yè)人才的缺乏是基層單位檔案管理工作中存在的最大問題之一，而企業(yè)檔案工作管理認(rèn)識(shí)不足的同時(shí)也導(dǎo)致企業(yè)中每個(gè)職工對(duì)于檔案管理工作一知半解；而沒有統(tǒng)一的管理措施和管理體系機(jī)制則使得管理方式落后，年限久一點(diǎn)的檔案資料在保存的過程中發(fā)生丟失，給相關(guān)工作的展開帶來了巨大的影響?？偠灾?，基層單位檔案工作管理問題嚴(yán)重，發(fā)展以及改革勢(shì)在必行，任重道遠(yuǎn)。
二、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施
要想解決基層單位檔案工作管理中存在的問題，那么對(duì)基層單位檔案工作管理做出相應(yīng)的改革是十分有必要的。具體言之，需要采取一系列的精細(xì)化管理的措施才能夠?qū)⒒鶎訂挝粰n案工作做好。首先，無論是基層社會(huì)、單位還是單位的職工都需要從思想上以及實(shí)際行動(dòng)上對(duì)單位檔案的管理工作提高重視以及關(guān)注度，投入更多的人力、物力和財(cái)力對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行全面的改革和管理，將檔案管理工作列入日常的主要檢查內(nèi)容，而這項(xiàng)深入改革的措施則需要落到實(shí)處，如何才能做到讓全體員工和整個(gè)社會(huì)都對(duì)基層單位檔案工作能夠有一個(gè)更高的關(guān)注度呢。第一，我們需要改變對(duì)檔案管理工作的舊思想、過去式的認(rèn)識(shí)，從社會(huì)認(rèn)可度、崗位職稱、工作內(nèi)容重視度等方面給檔案管理工作一個(gè)更為輕松的環(huán)境；在保證外部環(huán)境相對(duì)寬松的同時(shí)，我們需要從內(nèi)在因素著手對(duì)基層單位檔案工作管理展開改革，在統(tǒng)一對(duì)基層單位檔案管理工作的重視思想的基礎(chǔ)上，我們還需要在實(shí)際行動(dòng)中有著強(qiáng)力的表現(xiàn)，這需要我們的單位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮自身的帶頭作用，在日常工作中將檔案管理工作放到一個(gè)較為重要的位置上，自己帶頭學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)知識(shí)和技能，自己帶頭對(duì)單位檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，甚至在人數(shù)不多的單位中，可以采取輪班的方式對(duì)檔案工作進(jìn)行管理。其次，引入專業(yè)的檔案管理人才以及管理方法和手段，定期對(duì)單位的員工開設(shè)相關(guān)的講座以及學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓職工對(duì)檔案管理工作以及檔案的認(rèn)識(shí)有一個(gè)更為系統(tǒng)、全面的提高，使得檔案管理工作能夠在發(fā)展的過程中更好地傳遞下去。檔案管理工作看似十分的簡單，甚至在外人看來就是一個(gè)可有可無、沒什么技術(shù)含量的工作，但是深入到具體的工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)龐大的工作體系，包含了許多工作內(nèi)容，需要我們從點(diǎn)滴做起，從小事做起，構(gòu)建合理的管理方式和系統(tǒng)才能夠?qū)n案管理工作行之有效地一直延續(xù)下去。因此專業(yè)的技術(shù)人才對(duì)于檔案管理工作是十分有必要的，而讓每一個(gè)職工了解和認(rèn)識(shí)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容則可以使得本單位的檔案管理工作以及相關(guān)手續(xù)的辦理更為高效。同時(shí)，完善檔案管理的體系，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)平臺(tái)等先進(jìn)的技術(shù)，讓檔案管理能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。
三、基層單位檔案工作管理發(fā)展展望
基層單位由于自身的特殊性，在檔案工作管理上存在較大的局限性，在發(fā)展中遺留下來的問題也非一朝一夕能夠解決的。但是從發(fā)展的角度來看，只要我們能夠從點(diǎn)滴做起，從小事做起，那么，將基層單位檔案工作的管理做得更精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化乃至系統(tǒng)化并非癡人說夢(mèng)。但是，這也需要我們把握好方向和原則，對(duì)基層單位檔案工作管理存在的問題不能視而不見，應(yīng)該痛下決心進(jìn)行深層次的改革和完善，在改革的過程中應(yīng)該克服各個(gè)方面的困難和問題，努力將各項(xiàng)改革措施和手段執(zhí)行下去，推行開來。當(dāng)改革措施取得一定成效后，需根據(jù)具體的實(shí)際情況，對(duì)管理措施進(jìn)行適應(yīng)性的調(diào)整，但工作不能夠半途而廢，而應(yīng)推行到底。只有這樣，發(fā)展之路才能走得更為長久；同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作我們需要在全國的基層單位建立一個(gè)適用性較為廣泛的管理體系和機(jī)制，推行一些管理效率和較為先進(jìn)的管理措施，讓各個(gè)基層單位在檔案工作管理中學(xué)習(xí)和參考，根據(jù)自身單位的自身具體情況，發(fā)展出符合自己單位實(shí)際情況和發(fā)展需求的檔案工作管理方式，形成檔案工作管理“百花齊放”的局面，讓基層單位檔案工作管理體系更全、更新、更好。
四、結(jié)語
通過上文，從基層單位檔案工作管理存在的問題、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施以及基層單位檔案工作管理發(fā)展展望等方面展開一番剖析可以看出，我國基層單位檔案管理工作在發(fā)展的過程中遺留下來許多的問題，深化改革難度較大，發(fā)展之路任重而道遠(yuǎn)，基于基層單位檔案有著十分重要的價(jià)值，改革的形勢(shì)更是刻不容緩，因此，在未來的發(fā)展過程中，我們需要從普及社會(huì)對(duì)檔案管理的重視度、重新建立檔案工作管理體系和機(jī)制，讓其成為基層單位工作中的重要組成部分，并成為大家的共識(shí)，共同將單位的檔案管理工作做得有聲有色。
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關(guān)鍵詞：精細(xì)化；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)
檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個(gè)人檔案的管理，大到全國人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對(duì)如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進(jìn)先進(jìn)的管理理念與技術(shù)迫在眉睫。精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的理念與技術(shù)，它運(yùn)用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)范和信息化管理手段解決了海量的數(shù)據(jù)和以往管理中散漫、難以量化的實(shí)際問題。對(duì)于這些有保存價(jià)值的檔案材料，如何能夠在有效保護(hù)的同時(shí)，更好地利用其價(jià)值成為各級(jí)各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)。在這樣的重要轉(zhuǎn)型階段，作為高校的檔案管理工作者，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。
一、完善檔案制度
“沒有規(guī)矩，不成方圓。”好的管理體系需要一系列完善的制度來支持。在精細(xì)化管理運(yùn)行的實(shí)際過程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責(zé)、各崗位職責(zé)、精細(xì)的管理分類制度、考核制度、獎(jiǎng)懲制度等方面的區(qū)別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實(shí)際運(yùn)行中統(tǒng)籌處理好這些矛盾，把精細(xì)管理層層落實(shí)，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時(shí)，對(duì)各教學(xué)院部和職能部門檔案人員的崗位職責(zé)也要明確、細(xì)化。專職的高校檔案館的工作人員對(duì)各種檔案工作流程都較熟悉和規(guī)范，但對(duì)于二級(jí)學(xué)院以及各部門的兼職檔案人員來說，各項(xiàng)事務(wù)還需要用明確的要求和制度來規(guī)范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規(guī)范收取、按時(shí)間歸檔等都要有專門的制度和規(guī)范來約束，細(xì)化的工作流程能明確工作中每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)。
二、抓住機(jī)遇，優(yōu)化技術(shù)
數(shù)字化檔案館是運(yùn)用數(shù)字化管理手段對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，是當(dāng)前檔案管理工作的主流，但與其他行業(yè)信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進(jìn)一步提高。各大高校正在抓住這一機(jī)遇大力推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，利用這一機(jī)遇更新管理手段和技術(shù)、爭取充足的資金來推動(dòng)檔案管理向信息化、開放化邁進(jìn)。
數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的信息化工程，與傳統(tǒng)的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來了新的生機(jī)和活力。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案歸檔后，保存質(zhì)量不穩(wěn)定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數(shù)字檔案館作為一個(gè)開放的平臺(tái)，各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統(tǒng)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能比擬的，其功能強(qiáng)大的信息化處理平臺(tái)、高效的訪問速度和高效的利用率都充分體現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)與現(xiàn)代管理方法的整合。在今后的發(fā)展過程中，更需要這種傳統(tǒng)與現(xiàn)在相結(jié)合的互動(dòng)方式。
三、更新管理人才
數(shù)字化檔案管理的建立需要大量的信息技術(shù)人才。根據(jù)當(dāng)前高校檔案從業(yè)人員的整體情況來看，信息技術(shù)人才較為缺乏，大部分檔案從業(yè)人員都沒有信息技術(shù)背景。所以，培養(yǎng)一支能夠達(dá)到信息化建設(shè)需要的高水平人才是保證數(shù)字化檔案館建立和運(yùn)行的必要條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作團(tuán)隊(duì)時(shí)，筆者認(rèn)為應(yīng)以建設(shè)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)為主，再配以具有多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，以業(yè)務(wù)需求為指引，在對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行新知識(shí)的培訓(xùn)基礎(chǔ)上，引進(jìn)高素質(zhì)的跨學(xué)科人才，推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)。
四、檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德
1.遵循保密原則?！安辉撜f的秘密，絕對(duì)不說；不該知道的秘密，絕對(duì)不問?！边@是檔案管理人員在工作的過程中必須遵守的檔案保密制度。對(duì)于保密類檔案嚴(yán)格按照權(quán)限規(guī)定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發(fā)生。另外，尊重他人個(gè)人隱私也是檔案人員應(yīng)具備的基本職業(yè)道德。檔案管理人員在工作過程中會(huì)接觸到個(gè)人檔案文件，其中包含的個(gè)人隱私、以往經(jīng)歷等內(nèi)容切不可違規(guī)公之于眾。
2.注重服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理看起來是對(duì)各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過程中都是要與各類人群有交流的。作為一個(gè)窗口服務(wù)型的部門，從業(yè)人員除了在完成自身業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，好的服務(wù)態(tài)度能影響整個(gè)部門的形象。在收集檔案材料時(shí)，檔案管理工作者與檔案來源單位是合作關(guān)系，而不是上下級(jí)關(guān)系；與來訪人員交流時(shí)，對(duì)其權(quán)限查詢范圍內(nèi)的要求應(yīng)盡力滿足；與學(xué)校其他部門的協(xié)同工作時(shí)，檔案管理工作者要認(rèn)真履行本部門的責(zé)任與義務(wù)。
高校檔案精細(xì)化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，其管理水平的高低是學(xué)校有效統(tǒng)籌、各部門積極配合、檔案從業(yè)人員認(rèn)真工作的共同結(jié)果。目前，各高校數(shù)字檔案館的建設(shè)已初步成形，但距離精細(xì)化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對(duì)其內(nèi)容和功能進(jìn)一步完善。
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關(guān)鍵詞：煙草商業(yè)企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案；精細(xì)化管理
中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）02-0-02
會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存起來的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。[1]它記錄和反映了一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈，把握公司成立以來的經(jīng)營情況，為單位制定經(jīng)營決策提供參考；真實(shí)記錄財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的各個(gè)重要環(huán)節(jié)，是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理的保證及體現(xiàn)。會(huì)計(jì)檔案按照保管年限可以分為永久保存會(huì)計(jì)檔案和定期保存會(huì)計(jì)檔案等；按照文件類型分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類等；按照電算化進(jìn)程可以分為傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)檔案和電算化會(huì)計(jì)檔案兩種類型等等，種類繁多，管理本身存在一定難度。
近年來，隨著煙草系統(tǒng)母子公司體制的建立，全面實(shí)施財(cái)務(wù)資產(chǎn)“一體化”管理，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)核算廣泛運(yùn)用，財(cái)務(wù)管理在企業(yè)管理中核心作用逐步顯現(xiàn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作也提出了更高的要求。但會(huì)計(jì)檔案管理工作在實(shí)際操作過程中還存在以下的問題：
一、會(huì)計(jì)歸檔資料收集不全面?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）《浙江省煙草專賣、商業(yè)系統(tǒng)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理辦法》（浙煙財(cái)〔2005〕41號(hào)）（以下簡稱兩個(gè)辦法）等對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)定了歸檔范圍為憑證、賬簿、報(bào)表及其他，具體表述中用“其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料”涵蓋了沒有列舉的項(xiàng)目，在實(shí)際工作中需要很強(qiáng)的職業(yè)判斷。僅僅一個(gè)“其他”，讓很多人忽視了一些越來越顯得重要的會(huì)計(jì)資料的收集，如：預(yù)算執(zhí)行情況表及分析報(bào)告，上級(jí)部門批復(fù)的預(yù)算相關(guān)文件、稅務(wù)審計(jì)等相關(guān)部門的檢查資料、資產(chǎn)處置資料等。
二、會(huì)計(jì)檔案打印、整理、編號(hào)等工作不規(guī)范。檔案管理是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的最終體現(xiàn)。很多財(cái)務(wù)人員工作認(rèn)真，但是在會(huì)計(jì)檔案的打印、整理等工作中卻較為粗放。打印賬簿時(shí)沒有考慮實(shí)際需要，如：打印銀行明細(xì)賬時(shí)沒有分賬戶打印，或者只打印往來明細(xì)賬，沒有打印客商三欄輔助明細(xì)賬等；整理時(shí)沒有考慮各項(xiàng)資料的邏輯性；編號(hào)時(shí)沒有按總賬、現(xiàn)金、銀行存款日記賬、各科目明細(xì)賬、輔助賬順序排列等，給翻閱檔案、查找資料帶來不便。
三、財(cái)務(wù)新員工對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏理論知識(shí)和實(shí)際操作能力。近年來，我市系統(tǒng)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍不斷注入新鮮血液，新老員工交替頻繁。老員工憑工作經(jīng)驗(yàn)不斷加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，沒有留下系統(tǒng)的指導(dǎo)文字。部分新員工對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠了解，在具體操作過程中存在困難，難以跟上企業(yè)管理的要求。
四、企業(yè)內(nèi)控管理對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理提出新要求。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部控制管理的有機(jī)組成部分。2008年5月財(cái)政部會(huì)同五部委出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》后，2010年4月又出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，企業(yè)內(nèi)控管理日益顯示其重要性，并在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極作用。資金、采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、銷售業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)告等等一系列企業(yè)內(nèi)部控制手段都涉及到財(cái)務(wù)部門，最終需要轉(zhuǎn)化在會(huì)計(jì)檔案中。系統(tǒng)內(nèi)審計(jì)、外部審計(jì)、稅務(wù)檢查等，不僅僅是以前單純的檢查賬務(wù)的真實(shí)性、合規(guī)性，還加入了風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的檢查，要求會(huì)計(jì)檔案管理更加全面、規(guī)范、系統(tǒng)和精細(xì)化。
針對(duì)以上會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，經(jīng)過實(shí)際工作的摸索實(shí)踐，筆者認(rèn)為全面做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)粗放式管理轉(zhuǎn)為精細(xì)化管理目標(biāo)，可以從以下工作思路和實(shí)施方案入手。
一、加強(qiáng)培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理理論與實(shí)際工作相結(jié)合。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)組織財(cái)會(huì)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)兩個(gè)辦法、制度及其他要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行理論上的認(rèn)識(shí)。擯棄會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)檔案管理員個(gè)人責(zé)任的錯(cuò)誤思想，在全員中樹立會(huì)計(jì)檔案重要性理念。可以聘請(qǐng)專業(yè)老師結(jié)合實(shí)際工作情況，對(duì)會(huì)計(jì)資料收集、整理、裝訂、編號(hào)到歸檔的一系列流程進(jìn)行講解，將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用。
二、制定規(guī)范，將需收集保管的會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化。會(huì)計(jì)資料的收集是檔案的起點(diǎn)，只有收集及時(shí)、完整才能為檔案的科學(xué)管理和有效使用提供保證。我公司特制定了《會(huì)計(jì)檔案整理操作規(guī)范》，對(duì)麗水市煙草商業(yè)系統(tǒng)會(huì)計(jì)需要?dú)w檔的材料進(jìn)行了統(tǒng)一，共4大類27小項(xiàng)。包括：憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他。會(huì)計(jì)賬簿類有10個(gè)具體項(xiàng)目，其他類有11個(gè)具體項(xiàng)目，包括：各項(xiàng)稅費(fèi)納稅申報(bào)表及相關(guān)資料、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表及報(bào)告、資產(chǎn)處置資料、稅務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門的檢查資料等。涵蓋了會(huì)計(jì)整體工作中的每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，避免重要資料的遺漏，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員具有切實(shí)的指導(dǎo)意義。
三、確定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全市會(huì)計(jì)檔案管理工作統(tǒng)籌安排。為了使會(huì)計(jì)檔案管理更加規(guī)范，我們對(duì)打印、裝訂等進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。
（一）統(tǒng)一打印格式。新的財(cái)務(wù)系統(tǒng)上線后，關(guān)鍵用戶進(jìn)行了統(tǒng)一的賬簿打印模版設(shè)置，使打印效果盡量合乎理想。對(duì)需要打印的賬簿格式明確作了要求，并詳細(xì)描述操作步驟。例如打印銀行日記賬時(shí)，要求選擇輔助明細(xì)表設(shè)置“會(huì)計(jì)科目、賬戶”為表頭選擇模板【現(xiàn)金日記賬（豎式）】打印，賬頁左上角要顯示科目編碼、科目名稱及賬戶；打印固定資產(chǎn)明細(xì)賬時(shí)，要求先整理一份匯總的固定資產(chǎn)情況表等，對(duì)每項(xiàng)內(nèi)容均進(jìn)行了最細(xì)環(huán)節(jié)的確定。
（二）統(tǒng)一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面及檔案盒等。按照兩個(gè)辦法的要求，記賬憑證規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為114*217mm，用紙標(biāo)準(zhǔn)為不小于80g/m的書寫紙；會(huì)計(jì)憑證封皮規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為125*232mm*2，用紙標(biāo)準(zhǔn)為不小于120g/m的牛皮紙；會(huì)計(jì)憑證檔案盒規(guī)格為135*231*30mm等等。市公司嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案裝訂材料進(jìn)行了統(tǒng)一采購，給會(huì)計(jì)檔案穿上了全市統(tǒng)一的工作服。
另外對(duì)會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)規(guī)則、歸檔要求及處置流程等都進(jìn)行了詳盡的規(guī)定。
四、完善電子檔案管理，全面提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價(jià)值，除了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理外，還要重視會(huì)計(jì)電子檔案的收集及管理。應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化實(shí)物檔案管理，電算化系統(tǒng)升級(jí)后，計(jì)算機(jī)、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等軟硬件實(shí)物均應(yīng)與相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質(zhì)文件一同保管，增加系統(tǒng)透明度和可操作性。[2]電子檔案應(yīng)每年跟隨紙質(zhì)檔案一起歸檔，與紙質(zhì)檔案形成雙保險(xiǎn)，以及適應(yīng)不同使用目的。
五、以PPT為宣傳渠道，直觀展示會(huì)計(jì)檔案管理工作的全過程。我們將會(huì)計(jì)檔案的整理全過程拍攝照片，包括：（一）憑證的粘貼、附件折疊、憑證的裝訂、包角、蓋章；（二）賬簿打印設(shè)置、頁碼、賬簿啟用封面填寫標(biāo)準(zhǔn)；（三）案卷卷內(nèi)目錄的填寫、封面的折疊、封底立卷人的填寫、案卷的裝訂；（四）案卷的編碼；（五）保管清冊(cè)、移交清冊(cè)等的填寫，制作成PPT，附文字說明，生動(dòng)展現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)及全過程，為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理提供后續(xù)保證。
六、梳理工作流程，將會(huì)計(jì)檔案精細(xì)化管理進(jìn)行固化。結(jié)合企業(yè)管理體系的《會(huì)計(jì)檔案管理工作流程》，對(duì)檔案的移交、保管、銷毀等其他具體細(xì)節(jié)作了具體的規(guī)定，全面地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案流程化管理。將檔案管理工作的各個(gè)步驟固化下來，形成文字和流程圖，有利于新員工在具體工作中有跡可循、有據(jù)可依，即使沒有足夠指導(dǎo)的情況下，也能迅速掌握該項(xiàng)工作。
會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際工作中容易被忽視，而事實(shí)證明其實(shí)際上是一項(xiàng)繁雜深?yuàn)W的工作并且對(duì)企業(yè)的發(fā)展意義重大。需要每個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理員統(tǒng)觀全局，進(jìn)行分析、理解和把握，改變以往的粗放型管理模式，進(jìn)一步加強(qiáng)精細(xì)化管理。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱軼杰.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013（3）.
疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過程中的歷史面貌,也是國家檔案管理重要財(cái)富的一部分,目前由于各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不一,管理不科學(xué),存在著以下問題:
(一)檔案管理格局混亂、機(jī)構(gòu)不健全各級(jí)防疫機(jī)構(gòu)管理機(jī)制不健全,由于檔案特點(diǎn)平時(shí)不起眼,有些機(jī)構(gòu)沒有把檔案統(tǒng)一的習(xí)慣,各科室對(duì)工作中形成的檔案單獨(dú)進(jìn)行管理,由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)誰,檔案分散在各科室或者個(gè)人手中,各科室根據(jù)自已主觀的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理。由于檔案的經(jīng)濟(jì)效益往往不能直接在社會(huì)上反映出來,使得許多應(yīng)納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時(shí)我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內(nèi)人動(dòng)或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴(yán)重的信息資源浪費(fèi),對(duì)今后查看歷史檔案帶來諸多不便。
(二)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對(duì)歷史防疫經(jīng)驗(yàn)的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對(duì)整個(gè)疾控工作學(xué)術(shù)科研和涉及到疾控執(zhí)法標(biāo)誰都是重要的參考依據(jù)。而在當(dāng)前的疾控工作中,缺乏相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)誰支持,檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),大多存在著重經(jīng)營、輕檔案的意識(shí),也由于這種思想的影響,沒有認(rèn)識(shí)到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對(duì)各類檔案分界不清,認(rèn)為存檔只是例行公事,可有可無,對(duì)形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識(shí)面窄、知識(shí)老化等,尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng),導(dǎo)致檔案研究、利用率較低。
(三)檔案管理工作硬件建設(shè)不完善根本談不上專業(yè)的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對(duì)檔案的存檔和保護(hù)工作帶來了很大的困難。近年來,科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用,而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲(chǔ)存信息量小,不利于檔案的利用和開發(fā)。
二.信息化環(huán)境下的疾控檔案管理工作研究
由于全球信息化高速發(fā)展,我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到,檔案信息化將成為未來趨勢(shì)。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強(qiáng)重視對(duì)檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發(fā)揮檔案這一重要?dú)v史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對(duì)于在信息環(huán)境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點(diǎn)意見供其他疾控檔案管理人員參考:
(一)建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)制
疾控站檔案管理,也是一項(xiàng)科學(xué)管理,在疾控系統(tǒng)還是新的技術(shù)工程,亞需建立和完善管理長效機(jī)制。俗話說得好,“沒有規(guī)矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設(shè)計(jì)出檔案管理的規(guī)劃,具體制定檔案管理的各項(xiàng)制度,讓疾控檔案管理發(fā)生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對(duì)業(yè)務(wù)過程中形成的檔案材料無須進(jìn)行繁瑣的紙質(zhì)登記整理,甚至無須進(jìn)入庫區(qū),可通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)時(shí)上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。應(yīng)用各種方法進(jìn)行科學(xué)管理,使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相聯(lián),形成一個(gè)系統(tǒng)化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區(qū)或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區(qū)或國家的檔案信息,打破傳統(tǒng)檔案管理的地域限制,對(duì)一些病因的學(xué)術(shù)研究和突破都有很好的推進(jìn)作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發(fā)展過程及其規(guī)律性,批判地繼承前人的研究成果,總結(jié)與吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),繼續(xù)新的研究創(chuàng)造所必須參考的寶貴材料。各項(xiàng)疾控檔案利用規(guī)章制度的條文即要應(yīng)非常嚴(yán)謹(jǐn),同時(shí)更要便于執(zhí)行,要不斷在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。
(二)提高檔案標(biāo)誰化、規(guī)范化水平
目前雖然有些機(jī)構(gòu)也試圖通過信息化系統(tǒng)來管理疾控檔案,但由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰和規(guī)范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統(tǒng)一平臺(tái),甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達(dá)不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴(yán)重影響檔案保存的質(zhì)量。要明確獎(jiǎng)罰條例,對(duì)“失誤”、“失職”責(zé)任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對(duì)其管理內(nèi)容進(jìn)行分類,例如:環(huán)境衛(wèi)生包括公共場所、水、大氣等,免疫規(guī)劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛(wèi)生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設(shè)施的缺乏,而是沒有制定統(tǒng)一的檔案保存標(biāo)誰和規(guī)范,因此系統(tǒng)沒有發(fā)揮出應(yīng)有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰,并真正實(shí)施才能達(dá)成。搞好疾控檔案的管理對(duì)保障疾控工作正常運(yùn)行,對(duì)保障疾控事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展極為重要。在建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰后,可適當(dāng)組織疾控工作人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)全員對(duì)檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔(dān)負(fù)著重任,防疫檔案隨時(shí)發(fā)揮著不可估量的社會(huì)效益,逐步使檔案管理走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。
(三)有重點(diǎn)地做好數(shù)據(jù)庫
