時(shí)間：2023-06-12 16:09:16
序論：在您撰寫信貸檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、落實(shí)專人，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信貸檔案管理水平
全面提高全行人員對(duì)信貸檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，更新觀念，加強(qiáng)對(duì)信貸人員規(guī)范化操作、法律意識(shí)和法律知識(shí)的培訓(xùn)，化被動(dòng)為主動(dòng)，要求每個(gè)基層行處必須明確一名信貸專管員，專門負(fù)責(zé)信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護(hù)等；同時(shí)落實(shí)崗位責(zé)任制度，按實(shí)際信貸工作與客戶分工，根據(jù)信貸業(yè)務(wù)與單位的不同確定相應(yīng)的信貸檔案責(zé)任人，加強(qiáng)貸后管理的同時(shí)，建立獨(dú)立的信貸檔案，隨時(shí)監(jiān)測(cè)信貸風(fēng)險(xiǎn)，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓(xùn)。
二、強(qiáng)化考核，獎(jiǎng)罰分明，確保信貸檔案管理有效開展
在建立檔案管理相關(guān)辦法和制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確信貸檔案管理的管理內(nèi)容、裝訂標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)閱程序等方面的基本要求，制訂信貸檔案管理的規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法。另一方面，加強(qiáng)信貸檔案管理的日常考核力度，獎(jiǎng)罰分明，激勵(lì)信貸人員對(duì)做好信貸檔案工作的積極性。對(duì)未能按時(shí)完成信貸檔案資料整理的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，嚴(yán)格執(zhí)行懲罰制度，對(duì)相應(yīng)的員工進(jìn)行積分以及罰款；對(duì)違法的，并造成重大損失和影響的，更要做到違法必糾，執(zhí)法必嚴(yán)。三是強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升檔案管理質(zhì)量建立信貸檔案綜合管理體系，集中統(tǒng)一管理，仍需強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范其操作流程，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。
【關(guān)鍵詞】信貸檔案；風(fēng)險(xiǎn)防控；管理工作
信貸檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)基礎(chǔ)的工作，它貫穿了借貸的整個(gè)過程，如果信貸檔案管理進(jìn)行得好，那么就能夠有效地起到風(fēng)險(xiǎn)防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項(xiàng)不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機(jī)構(gòu)就能夠通過信貸檔案中所收集到的關(guān)于貸款客戶經(jīng)營(yíng)情況、盈利能力等的相關(guān)資料來進(jìn)行分析，掌握信貸風(fēng)險(xiǎn)的情況，能夠起到一定的預(yù)警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽(yù)和資產(chǎn)方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應(yīng)，做好風(fēng)險(xiǎn)防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進(jìn)行訴訟的時(shí)候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。
一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀
信貸檔案對(duì)于金融機(jī)構(gòu)來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔(dān)憂，雖然說各金融機(jī)構(gòu)對(duì)于信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)逐年提高，對(duì)于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認(rèn)的是在其中還是存在一些認(rèn)識(shí)不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關(guān)人員認(rèn)識(shí)不夠。一些金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案管理人員對(duì)于信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機(jī)構(gòu)對(duì)于信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展十分看重，但是對(duì)于信貸檔案管理就相對(duì)比較輕視了。在實(shí)際工作中，一些相關(guān)人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯(cuò)漏的現(xiàn)象，在面對(duì)檢查工作的時(shí)候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對(duì)信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，因此導(dǎo)致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對(duì)于分析貸款人資料，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)警相當(dāng)重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)上。但是有的金融機(jī)構(gòu)對(duì)信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務(wù)不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導(dǎo)致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項(xiàng)目中，環(huán)保評(píng)測(cè)是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關(guān)的認(rèn)識(shí)，所以就導(dǎo)致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時(shí)間很長(zhǎng)，所以導(dǎo)致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當(dāng)重要的，當(dāng)貸款發(fā)生問題需要進(jìn)行訴訟的時(shí)候，就會(huì)因?yàn)闆]有貸款催收通知書而在訴訟時(shí)效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴(yán)謹(jǐn)上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認(rèn)真或者是缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進(jìn)行認(rèn)真地檢查，有的時(shí)候沒有給資料進(jìn)行編碼，有的時(shí)候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)搜集，很容易導(dǎo)致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會(huì)給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當(dāng)發(fā)生貸款風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，在訴訟的時(shí)候就會(huì)導(dǎo)致處于相對(duì)不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護(hù)也是相當(dāng)重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致檔案的目錄和它實(shí)際的內(nèi)容之間對(duì)不上號(hào)，以后需要查找信貸檔案的時(shí)候就會(huì)因此而受到影響。如果情況嚴(yán)重的話，還很有可能會(huì)因?yàn)樾刨J檔案移交不夠及時(shí)而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會(huì)產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當(dāng)嚴(yán)重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個(gè)期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對(duì)比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會(huì)導(dǎo)致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當(dāng)需要調(diào)用這些資料的時(shí)候就會(huì)發(fā)現(xiàn)因?yàn)樾刨J檔案的保管不當(dāng)而造成了不必要的風(fēng)險(xiǎn)損失。
二、加強(qiáng)信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，必須采取一些必要的手段，要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，通過培訓(xùn)和必要的考評(píng)機(jī)制來幫助所有相關(guān)的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責(zé)任，同時(shí)還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個(gè)步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。由于信貸檔案的主要責(zé)任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個(gè)相關(guān)工作人員的行為，明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，對(duì)所有的信貸員加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。信貸檔案相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)要注意敦促每一個(gè)工作人員及時(shí)移交重要的信貸檔案，要加強(qiáng)他們對(duì)信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，樹立了風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。對(duì)于工作人員來說，有了工作的責(zé)任感還不夠，還必須提高業(yè)務(wù)水平，所以金融機(jī)構(gòu)要做好對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)出一個(gè)高素質(zhì)的信貸檔案隊(duì)伍。相關(guān)工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度。為了促進(jìn)工作人員樹立更高的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，并不斷提高業(yè)務(wù)水平，可以對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行日常業(yè)務(wù)考核，并設(shè)立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施，對(duì)于一些工作態(tài)度差，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務(wù)水平。
（三）嚴(yán)格管理，規(guī)范步驟。各金融機(jī)構(gòu)要規(guī)范每一個(gè)工作步驟，及時(shí)收集和登記相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在核實(shí)客戶真實(shí)身份等方面，更要嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機(jī)構(gòu)可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時(shí)也能通過設(shè)置各種權(quán)限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結(jié)論
加強(qiáng)信貸檔案管理，樹立員工的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，這對(duì)于金融機(jī)構(gòu)來說是十分重要的，相關(guān)工作人員應(yīng)該端正自己的工作態(tài)度，明確責(zé)任，并通過不斷地學(xué)習(xí)和技能評(píng)測(cè)來不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)信貸檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，維護(hù)金融穩(wěn)定，促進(jìn)可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]張曉莉.談信貸檔案管理[J].陜西檔案，2002（1）：21～22.
[2]翁陸平.談市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期的信貸檔案管理[J].浙江檔案，2000（4）：24～25.
[3]殷惠國.加強(qiáng)信貸檔案管理的五項(xiàng)措施[J].上海檔案，2009（4）：14～16.
關(guān)鍵詞：信貸檔案；管理；考核
信貸檔案是指銀行在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的，用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及信貸客戶關(guān)系，并具有保存價(jià)值的文件材料的總稱，是銀行與客戶間債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的憑證，是保全銀行信貸資產(chǎn)的重要法律依據(jù)，是銀行檔案的重要組成部分，主要由客戶基本資料、相關(guān)契約憑證和銀行內(nèi)部的信貸管理資料等組成。隨著農(nóng)發(fā)行建設(shè)現(xiàn)代化銀行工作的深入，對(duì)信貸檔案管理提出了更高的要求，同時(shí)，由于近年來金融案件時(shí)有發(fā)生，使得信貸檔案在信貸風(fēng)險(xiǎn)管理中的地位和作用日益凸現(xiàn)，筆者僅對(duì)目前基層農(nóng)發(fā)行信貸檔案管理現(xiàn)狀，提出一點(diǎn)淺見。
一、信貸檔案管理工作的作用
加強(qiáng)信貸檔案管理是檢驗(yàn)信貸員辦理貸款的手續(xù)是否 合規(guī)、資料是否齊全，是否有逆向操作等現(xiàn)象，而造成人為 的信貸風(fēng)險(xiǎn)。通過歸檔前的檢查，可以矯正信貸員在辦理貸 款過程中的不認(rèn)真，不負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，以提高信貸員業(yè)務(wù) 和思想素質(zhì)，踏實(shí)辦理好信貸業(yè)務(wù)工作。 隨著農(nóng)發(fā)行業(yè)務(wù)的不斷拓展，客戶數(shù)量的不斷增加，信 貸管理工作中不斷涌現(xiàn)的新情況和新問題的，勢(shì)必引發(fā)借款 2 戶的道德風(fēng)險(xiǎn)。農(nóng)發(fā)行的貸款發(fā)放通過依法辦理，嚴(yán)格按照 《貸款通則》、《合同法》、《擔(dān)保法》、《商業(yè)銀行法》 及行業(yè)管理規(guī)定辦理貸款，而借款合同是經(jīng)濟(jì)法的范疇，是 借、貸雙方簽訂的合同，及在簽訂借款合同前、中、后形成 的所有文字材料，都是重要的法律依據(jù)。因此，加強(qiáng)信貸檔 案管理，對(duì)于依法放貸，確保信貸資金的“安全性、流動(dòng)性、 效益性”具有至關(guān)重要的作用。
二、信貸檔案管理存在問題及原因
農(nóng)發(fā)行自實(shí)行規(guī)范化管理工作以來，從總行到基層支行都強(qiáng)化了檔案管理工作，較好的使檔案發(fā)揮了作用。但由于部分基層農(nóng)發(fā)行對(duì)信貸檔案缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致信貸檔案資料不齊、手續(xù)不完善，給今后合規(guī)、有效的收回貸款帶來了諸多隱患。
1、重要性認(rèn)識(shí)不夠。實(shí)際工作中，信貸檔案管理工作是最容易被忽視的。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的當(dāng)下，客戶經(jīng)理往往對(duì)信貸檔案管理的重要意義認(rèn)識(shí)不足，日常工作中重營(yíng)銷、輕檔案的思想，忽略了對(duì)信貸檔案的整理與管理，沒有真正地將信貸管理工作與日常的檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。有的認(rèn)為“只要業(yè)務(wù)發(fā)展，信貸檔案的好壞意義不大”；有的因?yàn)樨?zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為檔案能拖則拖，能推則推，導(dǎo)致信貸檔案資料未能及時(shí)歸檔。
2、人員培訓(xùn)力度不夠。由于信貸人員的素質(zhì)不一、責(zé)任心有強(qiáng)有弱，導(dǎo)致信貸檔案管理水平也是參差不齊。特別是農(nóng)發(fā)行近年來很少進(jìn)行信貸檔案的專門培訓(xùn)，許多檔案管理人員都是“自學(xué)成才”，按照自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行資料歸集和管理，達(dá)不到信貸檔案的基本要求。實(shí)際上，早在2006年，總行專門下發(fā)了《中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行信貸檔案管理暫行辦法》農(nóng)發(fā)銀發(fā)[2006]308號(hào)文件，這一文件對(duì)信貸檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用都做了詳細(xì)的規(guī)定和說明。但是許多信貸人員根本不知道有這個(gè)文件，更不用說嚴(yán)格按照這個(gè)文件去操作。所以，在實(shí)際工作中我們?cè)S多基層行的信貸檔案管理存在較大的漏洞。
3、信貸檔案資料的操作管理不規(guī)范。雖然各銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)都對(duì)信貸檔案管理提出了管理要求，但在實(shí)際操作中對(duì)信貸檔案的管理缺少統(tǒng)一的實(shí)施細(xì)則，操作不夠規(guī)范，未能形成有效的規(guī)范化管理模式，存在較大的漏洞。借款、合同的簽訂和書寫等不夠規(guī)范、詳細(xì)、全面，容易造成法律上的無效。一旦貸款出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，提出借款糾紛的訴訟，在法律上缺少足夠的支持；分類不清、編目不細(xì)、查詢不便；歸檔移交手續(xù)不清，責(zé)任不明；由于有些銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)的信息錄入操作員責(zé)任心不強(qiáng)，錄入不及時(shí)，造成了企業(yè)和個(gè)人信用信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫信息不符，給企業(yè)和個(gè)人信用造成不良影響；信貸檔案日常資料基本由信貸人員保管留存，由于銀行信貸人員、信息錄入操作員流動(dòng)性比較大，不利于信貸檔案管理的安全性、保密性。
4、只“重”業(yè)務(wù)發(fā)展而“輕”檔案管理。信貸檔案，它是信貸業(yè)務(wù)每個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)反映，是維護(hù)銀行權(quán)益的重要依據(jù)，如果某一環(huán)節(jié)的信貸檔案信息資料出現(xiàn)丟失、差錯(cuò)、泄漏等，將會(huì)給銀行的信譽(yù)、經(jīng)濟(jì)帶來不可挽回的損失。實(shí)際工作中，因檔案管理不善，影響工作效率，造成經(jīng)濟(jì)損失的問題比比皆是。有些基層行對(duì)信貸檔案管理的重要意義認(rèn)識(shí)很不足，嘴里說得重要、忙起來次要、落實(shí)起來不要，也許這樣的評(píng)價(jià)有點(diǎn)過頭，但代表了目前基層行的一個(gè)普遍現(xiàn)象：在以業(yè)務(wù)發(fā)展論英雄的時(shí)代，只重視信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展， 而忽略了對(duì)信貸檔案的管理，沒有真正地將信貸管理工作與日常的檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合起來。有的支行領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為“只要業(yè)務(wù)發(fā)展了，指標(biāo)完成了，干職工福利待遇保證了， 信貸檔案能應(yīng)付檢查就行了”。由于領(lǐng)導(dǎo)本身認(rèn)識(shí)的不足，導(dǎo)致一些信貸人員在對(duì)信貸檔案的日常管理中，消極對(duì)待、敷衍了事，甚至認(rèn)為檔案管理是信貸后勤或者檔案員的事， 在信貸資料的歸集過程中能拖則拖，能推則推，嚴(yán)重影響了信貸資料的及時(shí)歸檔。
三、信貸檔案管理的建議
針對(duì)以上問題，為了加強(qiáng)信貸檔案管理，保證農(nóng)發(fā)行信貸檔案的齊全完整，充分發(fā)揮信貸檔案的作用，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)，筆者以為可以采取以下措施，來健全與完善信貸檔案管理。
1、抓培訓(xùn)，提高信貸檔案管理水平。首先要加強(qiáng)對(duì)信貸檔案專（兼）職管理人員的培養(yǎng)。通過短期培訓(xùn)、相互觀摩交流等方式，甚至可以到其它商業(yè)銀行進(jìn)行學(xué)習(xí)，以及不定期地進(jìn)行輔導(dǎo)、檢查、監(jiān)督，使他們盡快地熟悉和熟練信貸檔案管理工作。其次要加強(qiáng)信貸操作人員的培養(yǎng)。收集信貸資料的大量基礎(chǔ)性工作，須由信貸操作第一線的人員來完成，每當(dāng)一筆信貸業(yè)務(wù)的發(fā)生，應(yīng)當(dāng)收集入檔的信貸資料有哪些，他們必須一清二楚。因此，通過輔導(dǎo)和培訓(xùn)，使每一個(gè)信貸操作人員的業(yè)務(wù)能力得到提高和加強(qiáng)，我們的信貸檔案管理才能真正得到完善和健全。最后要落實(shí)好崗位責(zé)任制度，按實(shí)際信貸工作分工，根據(jù)貸款類別、客戶不同確定相應(yīng)信貸檔案責(zé)任人，加強(qiáng)貸款申請(qǐng)、貸前調(diào)查、貸時(shí)審查，貸后跟蹤，建立獨(dú)立的信貸檔案，監(jiān)測(cè)信貸風(fēng)險(xiǎn)，加大對(duì)信貸檔案資料收集的力度，確保信貸檔案的齊全完整。同時(shí)做好在貸款本息按期收回后和逾期貸款相關(guān)資料的及時(shí)立卷歸檔，提高信貸檔案管理水平。
在信息化時(shí)代下檔案管理現(xiàn)代化和檔案信息化不僅互利共贏，也是一對(duì)主要的矛盾，怎樣讓他們的關(guān)系更好的發(fā)揮，不僅是社會(huì)的必然選擇，也是檔案管理部門服務(wù)社會(huì)的關(guān)鍵。筆者在本文中首先分析了信息化和檔案的關(guān)系，接著就怎樣準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作進(jìn)行了深入的解讀。
一、信息化與檔案的關(guān)系
1.檔案信息是一種重要的信息資源
我們都知道，人類自身深深地關(guān)系到文明的進(jìn)步和發(fā)展，而這種進(jìn)步和發(fā)展正是建立在對(duì)信息的記錄、傳輸和利用之上。這是一種自從人類發(fā)明文字以來就被文明發(fā)展進(jìn)程所驗(yàn)證的事實(shí)。在信息化時(shí)代下，信息檔案功能發(fā)揮的關(guān)鍵步驟是把開發(fā)利用檔案轉(zhuǎn)變成應(yīng)用、使用檔案。人類知識(shí)的結(jié)晶都存在于檔案之上，它是對(duì)人類生活最真實(shí)的記錄，也就意味著檔案具有信息源的作用，它在社會(huì)發(fā)展的過程中必然要擔(dān)當(dāng)更重要的角色，發(fā)揮更大的作用。
2.信息化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線
信息化主導(dǎo)的是知識(shí)經(jīng)濟(jì)，在這樣的大背景下，各種信息化手段是我們知識(shí)的來源，尤其是目前廣泛利用的電子通信技術(shù)，在整個(gè)地球范圍內(nèi)人們都可以輕松的實(shí)現(xiàn)溝通，大大的擴(kuò)展了人們的空間存在，全球性的信息共同體必將形成。在這樣的社會(huì)形態(tài)下，檔案管理工作者的第一選擇肯定是檔案管理的信息化，因?yàn)檫@統(tǒng)一了工作的內(nèi)在選擇和外在需求。
3.信息資源開發(fā)利用要服務(wù)于客觀發(fā)展需求
一般說來，當(dāng)我們對(duì)檔案管理服務(wù)的功能進(jìn)行探討的時(shí)候，原始檔案上所記載的信息資源是我們所依賴的。這種類型的信息化資源就其發(fā)展過程來講，對(duì)業(yè)務(wù)處理和運(yùn)行進(jìn)行滿足是其剛開始時(shí)候的著眼點(diǎn)，當(dāng)然也對(duì)信息開發(fā)的內(nèi)部一般規(guī)律相符合，總的來講，數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)的模型是信息開發(fā)的依據(jù)和基礎(chǔ)。從微觀層面來看，系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成是信息資源開發(fā)剛開始的組成部分，以數(shù)據(jù)庫為背景，深入的挖掘信息資源，并對(duì)不同數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)行滿足。就流程上來講，和傳統(tǒng)的檔案管理利用沒有多大差別，這樣看來它應(yīng)該在檔案管理的范圍之內(nèi)。
4.檔案的可持續(xù)發(fā)展有賴于信息化提供相應(yīng)的動(dòng)力
信息量大、內(nèi)容豐富，對(duì)信息的需求多、信息的有效性不均衡這些都是信息化社會(huì)的特點(diǎn)。也是目前我們生存的社會(huì)的顯著特點(diǎn)，怎樣讓信息化的這種優(yōu)勢(shì)正確的發(fā)揮，讓它在現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化整合化中發(fā)揮作用，對(duì)于這個(gè)問題是每個(gè)檔案工作者需要深入思考的，為了更快地對(duì)信息化的需求進(jìn)行適應(yīng)，生產(chǎn)需要和生活需要是我們重視的兩個(gè)點(diǎn)。首先我們要落實(shí)對(duì)檔案管理體制的改革，這才是讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的重要環(huán)節(jié)。
二、準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
這是正確處理好檔案管理標(biāo)與本合理關(guān)系的正確途徑，現(xiàn)階段應(yīng)把檔案管理信息化建設(shè)落實(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的根本發(fā)展要求中，這樣才能更好地推進(jìn)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。下面我們著重從檔案管理信息化和現(xiàn)代化兩者的關(guān)系入手，探討分析檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)問題。主要有以下幾個(gè)方面的思考：
1.信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
通過分析筆者發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案管理工作而言時(shí)代的必然產(chǎn)物是檔案信的息化建設(shè)，然而這種不可避免的原因我們可以這樣認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化是檔案信息化管理發(fā)展的趨勢(shì)和方向，這也是我們對(duì)兩者關(guān)系進(jìn)行把握的理論基礎(chǔ)。但是，信息化建設(shè)如何推進(jìn)現(xiàn)代管理呢，筆者建議從檔案管理的日常工作開始，出臺(tái)有效的管理體系，通過科學(xué)的手段如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，從以前紙質(zhì)辦公發(fā)展紙質(zhì)辦公和無紙化辦公相結(jié)合的方式。就當(dāng)前階段而言，這是管理、開發(fā)、利用檔案的有效方式。
2.檔案管理現(xiàn)代化反哺信息化建設(shè)
檔案管理現(xiàn)代也要反過來對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行促進(jìn)，如今有關(guān)現(xiàn)代化建設(shè)中各種硬件和軟件設(shè)備已經(jīng)使用到具體的操作之中，信息化的建設(shè)步伐被極大的促進(jìn)，所以我們要對(duì)各方面的利益關(guān)系進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，更好的利用這種得之不易的發(fā)展形勢(shì)，以發(fā)達(dá)國家為鑒，避免在對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行改革的過程中出現(xiàn)重大錯(cuò)誤，這也是我國和國際化檔案管理行列的標(biāo)志。
3.正確處理檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該注意的幾個(gè)原則
（1）前瞻性：數(shù)字化檔案是檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，對(duì)檔案資源和檔案管理規(guī)定進(jìn)行信息系統(tǒng)的處理并通過通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，讓檔案信息的合理分配和利用得以實(shí)現(xiàn)，讓社會(huì)對(duì)信息資源盡可能的共享。這個(gè)過程非常的繁雜，離不開硬件和軟件的開發(fā)、利用。
（2）實(shí)用性：對(duì)社會(huì)需求進(jìn)行服務(wù)的過程中需要突出自己的特色，讓我們的信息具有鮮明的特色，讓信息需求人員從數(shù)量眾多的信息資源中選用我們的；我們要以信息使用者的角度為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)信息資源進(jìn)行加工、處理，讓信息的形成更加的紫銅、有序，讓它們有機(jī)的聯(lián)合在一起。只有設(shè)身處地的為使用者著想，不斷地拓展信息資源的實(shí)用性，才能實(shí)現(xiàn)最終的目的。
（3）協(xié)作性：對(duì)于這一項(xiàng)矛盾，檔案管理的信息化建設(shè)和檔案管理的現(xiàn)代化需要正確的認(rèn)識(shí)和很好的解決，我們只有對(duì)其的深刻性進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，才能在具體的操作之中對(duì)程序、分類、步驟按照預(yù)先的環(huán)節(jié)有機(jī)的結(jié)合和進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：信貸檔案；管理風(fēng)險(xiǎn)；規(guī)范；建議
銀行信貸檔案是信貸管理中的重要內(nèi)容。在強(qiáng)化管理規(guī)范操作、防范風(fēng)險(xiǎn)等方面起著重要的作用。很多人認(rèn)為信貸檔案只是一些合同、文件、憑證、法律文書等，與防范風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)系不大，只是提供一些必要的憑據(jù)支持。其實(shí)，信貸檔案在防范風(fēng)險(xiǎn)中的重要作用，是其他管理和材料無法替代的，其作用主要體現(xiàn)在：
1.控制信貸風(fēng)險(xiǎn)源。通過對(duì)借款企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、管理水平、盈利能力、發(fā)展前景及信用狀況等資料的科學(xué)整理歸檔與分析，掌握客戶綜合信貸風(fēng)險(xiǎn)與單筆信貸風(fēng)險(xiǎn)程度，為確定貸與不貸、貸多貸少、期限長(zhǎng)短等提供科學(xué)決策依據(jù)，堵住信貸風(fēng)險(xiǎn)源頭。
2.有效預(yù)警信貸風(fēng)險(xiǎn)。一是科學(xué)規(guī)范的借貸資料，可掌握貸款到期、逾期情況，確保及時(shí)采取措施，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生二是健全的信貸管理資料，可對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)量、資金運(yùn)營(yíng)狀況、償債能力、盈利能力等進(jìn)行分析與預(yù)測(cè) ，測(cè)評(píng)企業(yè)貸款額度警戒線，合理掌握信貸投量，降低信貸風(fēng)險(xiǎn)概率三是翔實(shí)的借款企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料，可掌握企業(yè)原材料、產(chǎn)成品占用情況，分析產(chǎn)品的銷售動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)行情和銷售貨款的回籠及應(yīng)收賬款情況，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)信貸資金運(yùn)行中潛在風(fēng)險(xiǎn)。
3.防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。一是完善采購環(huán)節(jié)管理檔案，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)采購原材料或商品質(zhì)、價(jià)、量 “三控制” ，促進(jìn)企業(yè)“以銷定購、以效定購”，減少盲目采購引起的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)二是健全庫存管理檔案，隨時(shí)檢查商品庫存數(shù)量、成本情況，保證賬實(shí)、賬賬、賬表相符并可掌握庫存商品質(zhì)量情況，促進(jìn)庫存勤進(jìn)快銷，減少庫存潛在風(fēng)險(xiǎn)三是健全銷售資料檔案，及時(shí)掌握企業(yè)銷售實(shí)績(jī)與市場(chǎng)態(tài)勢(shì)，尋找誠實(shí)守信的客戶，促進(jìn)順價(jià)銷售及時(shí)掌握銷售貨款的回籠歸行情況，保證及時(shí)貸款本息足額收回，特別是對(duì)形成的銷售結(jié)算資金，通過及時(shí)、詳細(xì)記載發(fā)生的時(shí)間、金額、付款單位、形成原因等，及時(shí)采取催收措施，有效防范銷售環(huán)節(jié)的信貸風(fēng)險(xiǎn)。
4.規(guī)避企業(yè)改制風(fēng)險(xiǎn)。建立健全信貸檔案，可保證基層金融單位積極參與企業(yè)改革，堅(jiān)持“債隨資產(chǎn)走、資產(chǎn)與負(fù)債相統(tǒng)一”的原則，及時(shí)有效落實(shí)貸款債務(wù)可對(duì)企業(yè)改革成本來源進(jìn)行甄別，掌握企業(yè)實(shí)施人員分流的具體方案，制止企業(yè)人員帶錢、帶物分流，嚴(yán)防懸空、擠占挪用信貸資金也可以翔實(shí)的資料做好政府、部門的參謀，解決改革中遺留的政策性與有關(guān)經(jīng)濟(jì)問題，落實(shí)拖欠的各類補(bǔ)貼與債權(quán)債務(wù)，減少企業(yè)改制風(fēng)險(xiǎn)。
5.提供依法管貸依據(jù)。一是利于貸款實(shí)行依法管理。健全的信貸政策制度辦法資料，有利于貸款嚴(yán)格按照法規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照地規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，依法加強(qiáng)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)全過程的監(jiān)管、二是有利于保證訴訟時(shí)效。對(duì)到期貸款及時(shí)通知，對(duì)不良貸款及時(shí)催收，并收回回執(zhí)，有利于保證訴訟時(shí)效三是依法收貸依據(jù)。通過對(duì)信貸資料的分析，并以借貸資料為依據(jù)，實(shí)施對(duì)不良貸款及時(shí)實(shí)行依法訴訟對(duì)資不抵債、喪失發(fā)展空間、通過普通訴訟程序無法收回的，及時(shí)提出破產(chǎn)申請(qǐng)對(duì)依法破產(chǎn)的，及時(shí)申報(bào)債權(quán)，積極參與和監(jiān)督企業(yè)資產(chǎn)的清算、評(píng)估 、變現(xiàn)和分配，最大限度地減少信貸資產(chǎn)的損失四是翔實(shí)的信貸資料也是呆賬認(rèn)定及核銷申報(bào)的依據(jù)與條件。
可見信貸檔案在信貸風(fēng)險(xiǎn)管理中地位和作用日益凸現(xiàn)基層機(jī)構(gòu)必須提高認(rèn)識(shí) ，采取措施，健全信貸檔案管理制度，促進(jìn)信貸檔案不斷完善。不完善的檔案無法充分發(fā)揮其管理與防范風(fēng)險(xiǎn)方面的作用。在日常工作中，主要應(yīng)作好以下幾方面工作。
1.加大信貸資料收集力度，確保信貸檔案齊全完整。一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關(guān)貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是銀行對(duì)企業(yè)信貸監(jiān)管過程中形成的有關(guān)資料。三是企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料。主要是企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表等資料。四是信貸政策制度辦法類資料。五是其他資料。同時(shí)要制定系統(tǒng)的、可行的信貸檔案管理辦法，并落實(shí)信貸檔案專兼職人員，實(shí)行信貸檔案集中統(tǒng)一管理，切實(shí)解決以往信貸資料由經(jīng)辦信貸人員分散保管，容易造成資料遺失，確保信貸資料齊全完整。
2.開發(fā)檔案信息資源，為防范風(fēng)險(xiǎn)提供全方位服務(wù)。一是改革信貸檔案利用傳統(tǒng)的“坐等查閱”服務(wù)方式，建立新型的“快速服務(wù)、跟蹤服務(wù)、系列服務(wù)、全程服務(wù)”模式。二是積極做好信貸檔案的編研工作。利用現(xiàn)有借貸資料、信貸管理資料、企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料、政策導(dǎo)向資料等，進(jìn)行科學(xué)整理、歸類與分析，編研系統(tǒng)性的信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，為防范信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)提供信息依據(jù)。三是開發(fā)挖掘市場(chǎng)信息資源。利用金融機(jī)構(gòu)點(diǎn)多、面廣的特點(diǎn)，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)外的聯(lián)系，建立市場(chǎng)行情、價(jià)格等市場(chǎng)信息網(wǎng)絡(luò)，幫助企業(yè)聯(lián)系誠實(shí)可信的客戶，擴(kuò)大購銷業(yè)務(wù)，提高經(jīng)營(yíng)效益，實(shí)現(xiàn)銀企雙贏。
3.完善考核制度，確保信貸檔案管理有效開展。要將信貸檔案管理納人業(yè)務(wù)考核內(nèi)容，制訂信貸檔案規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法，與信貸人員的獎(jiǎng)罰掛鉤，激勵(lì)信貸人員做好信貸檔案工作的積極性，促進(jìn)信貸檔案管理工作扎實(shí)有效地開展，提高信貸風(fēng)險(xiǎn)防范與化解水平。
關(guān)鍵詞：信用檔案管理
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案部門將現(xiàn)代信用檔案的科學(xué)管理提到了議事日程加以研究，積極指導(dǎo)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位建立信用檔案，并協(xié)助有關(guān)部門在國家綜合檔案館建立起信用信息遠(yuǎn)程利用平臺(tái)。
一 、綜合管理信用檔案可以滿足新形勢(shì)下社會(huì)對(duì)信用檔案的遠(yuǎn)程利用
檔案部門通過綜合管理信用檔案可以滿足新形勢(shì)下社會(huì)對(duì)信用檔案的遠(yuǎn)程利用，這是檔案部門綜合管理的優(yōu)勢(shì)。一般法人單位的客戶信用記錄 ，是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由于同一信用主體的信用檔案往往形成并保存在不同的單位與部門，如銀行、稅務(wù)、保險(xiǎn)、海關(guān)、技術(shù)監(jiān)督、工商行政管理部門、民政部門、法院、檢察院、公安局等，從這些單位采集與遠(yuǎn)程利用信用信息十分困難，一方面有了解他人信用狀況的需求，另一方面卻無從獲取本單位以外的這些信息，一份調(diào)查表明，將本單位信用記錄對(duì)社會(huì)提供查詢利用的僅占百分之二十，因各類信息最終均得保存在檔案部門，要實(shí)現(xiàn)信用檔案信息的跨部門、跨行業(yè)、跨單位、跨地區(qū)的遠(yuǎn)程利用，檔案部門較之有優(yōu)勢(shì)，我們可以利用平時(shí)已建立的工作網(wǎng)來收集分散在各部門的“信用檔案”信息，然后進(jìn)行綜合整理、開發(fā)、利用，通過公開網(wǎng)、公共網(wǎng)為社會(huì)需求提供服務(wù)。檔案部門要發(fā)揮信用檔案管理優(yōu)勢(shì)，一方面應(yīng)充分開發(fā)館藏有關(guān)信用檔案信息資源，對(duì)已有館藏檔案信息的挖掘，將日積月累的大量材料，經(jīng)過篩選使其精華保存，形成比較完善的“信用檔案 ”，為做好信用檔案工作提供歷史經(jīng)驗(yàn)，另一方面是對(duì)尚未入館的檔案信息的開發(fā)利用，當(dāng)然，這還需要各級(jí)政府的適度干涉打破和消除單位與單位，部門與部門，行業(yè)與行業(yè)，地區(qū)與地區(qū)之間的壁壘，促進(jìn)信用檔案信息遠(yuǎn)程利用。信用檔案信息作為一種特殊的專門檔案，有著自身的規(guī)律，對(duì)其產(chǎn)生與形成的規(guī)律、產(chǎn)生范圍、保管及真實(shí)狀況的鑒定，信用共享的研究，探索這類檔案運(yùn)行的內(nèi)在規(guī)律，不但在理論上有所創(chuàng)新，從工作實(shí)踐中摸索和歸納出一整套科學(xué)有效、具有可操作性的管理方法，可以豐富我國檔案學(xué)的內(nèi)容，更重要的是有利于社會(huì)信用體系的建立，在全面建成小康社會(huì)中發(fā)揮強(qiáng)力作用。
二、根據(jù)形勢(shì)發(fā)展和需要，擴(kuò)大職責(zé)范圍，明確具體管理內(nèi)容
由于社會(huì)的不斷發(fā)展，信用檔案是新形勢(shì)下檔案工作新的工作對(duì)象，信用檔案在內(nèi)容構(gòu)成、收集渠道、管理方法等方面與傳統(tǒng)檔案有所不同，但也有許多共性，目前部分國家商業(yè)銀行建立的客戶檔案、信貸檔案等已涉及到信用檔案范疇，檔案部門要增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和積極性，將信用檔案工作納入自身的工作視野，對(duì)這些檔案進(jìn)一步加強(qiáng)研究，界定收集范圍，規(guī)范管理方式，改進(jìn)管理手段，明確利用途徑，積極探索信用檔案管理的最佳方式和有效途徑，最終使每個(gè)企業(yè)和個(gè)人的信用狀況從無形走向有形，從難把握到有“記錄在案”的質(zhì)的飛躍，這是檔案部門實(shí)施職責(zé)的體現(xiàn)，優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)。
信用檔案主要指相關(guān)機(jī)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，搜集、整理和保管的反映個(gè)人企業(yè)信用狀況的信息材料，由于內(nèi)容涉及一些非公開信息，一般以戶為單位進(jìn)行管理，形式上類似人事檔案，故泛稱為信用檔案，其形成比較廣，涵蓋諸多行業(yè)領(lǐng)域、企業(yè)（包括個(gè)體私營(yíng)企業(yè)）、社會(huì)中介組織的登記注冊(cè)、法人執(zhí)照、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、評(píng)估材料、經(jīng)營(yíng)銷售行為、納稅、合同履約、部門規(guī)則、行業(yè)的主管部門對(duì)行為規(guī)范誠實(shí)守信者認(rèn)定的文件、證書、牌匾等不同形式的原始記錄、對(duì)有違規(guī)違法行為者，監(jiān)督部門執(zhí)法部門形成處罰的文件材料等，還有與企業(yè)中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人誠信操守相關(guān)的大量檔案材料。
按照國際慣例，個(gè)人信用檔案資料分為良性記錄和不良性記錄，前者將保留十年，后者保留三年，其信用檔案按照檔案法規(guī)均得在一定時(shí)期內(nèi)上交檔案部門，因而綜合管理信用檔案的職責(zé)終歸落在檔案部門指導(dǎo)和幫助有關(guān)部門及時(shí)建立企業(yè)和個(gè)人信用檔案，采集和整理信用檔案信息，建立一種信用檔案體系，進(jìn)行綜合管理，保存企業(yè)的信用狀況，進(jìn)行科學(xué)、合理的評(píng)估，使企業(yè)或個(gè)人便捷的查找利用信息檔案，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮出對(duì)信用狀況的獎(jiǎng)懲作用，承擔(dān)此項(xiàng)功能，應(yīng)是檔案部門責(zé)無旁貸的任務(wù)。
三、緊跟新形勢(shì)，抓好建檔基礎(chǔ)，實(shí)行實(shí)體和信息分別管理
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；現(xiàn)代化
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。應(yīng)該說，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。
一、信息化與檔案的關(guān)系
1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識(shí)的結(jié)晶，是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時(shí)代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會(huì)重視和利用。事實(shí)上，檔案的收集、整理、存儲(chǔ)就是為檔案開發(fā)利用作準(zhǔn)備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個(gè)完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。
2．信息化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線。信息是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個(gè)全球化的信息共同體。在這種社會(huì)形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。
3．信息資源開發(fā)利用要服務(wù)于客觀發(fā)展需求。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息一知識(shí)的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會(huì)各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲(chǔ)、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對(duì)社會(huì)信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會(huì)發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時(shí)代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會(huì)信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。
4．信息化建設(shè)是檔案工作改革的動(dòng)力。信息社會(huì)的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會(huì)信息消費(fèi)需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會(huì)龐大的信息消費(fèi)需求以及將來信息化程度加大時(shí)的潛在信息消費(fèi)需求，也是檔案工作改革的直接動(dòng)力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會(huì)休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。
二、準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
1．從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對(duì)此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。
2．文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。
3．歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
4．檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化還應(yīng)該堅(jiān)持以下四項(xiàng)原則。
(1)前瞻性：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費(fèi)用。因此，在信息化實(shí)施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢(shì)，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì)，盡可能避免資源的浪費(fèi)。
(2)協(xié)作性：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
(3)實(shí)用性：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。不僅要對(duì)館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會(huì)需求，使自己的信息具備”惟一性”，從而讓利用者面對(duì)龐大的信息體系，而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
