時(shí)間：2023-06-08 15:46:49
序論：在您撰寫檔案整理知識(shí)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1.1二者具有相似的管理流程
我國一直將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)分為檔案接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)及利用服務(wù)六個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)文件及檔案實(shí)現(xiàn)集成管理，檔案管理與知識(shí)管理具有比較相似的管理流程，都是針對(duì)文件、檔案或知識(shí)等管理分散的對(duì)象進(jìn)行存儲(chǔ)并集中，之后對(duì)其加工整理實(shí)現(xiàn)有序化，再進(jìn)行鑒定評(píng)價(jià)后實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值的優(yōu)化，在利用中不斷產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，并進(jìn)行相應(yīng)的收集存儲(chǔ)。
1.2二者具有相似的管理技術(shù)
文件、檔案在數(shù)字化環(huán)境下，在不同形式的信息系統(tǒng)中產(chǎn)生流轉(zhuǎn)，而文件、檔案在非數(shù)字化環(huán)境下為適應(yīng)其要求，也要進(jìn)行數(shù)字化處理。所以，現(xiàn)代檔案管理的所有環(huán)節(jié)都離不開現(xiàn)代信息技術(shù)。在快速發(fā)展的信息技術(shù)中產(chǎn)生了知識(shí)管理，它也需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)予以實(shí)現(xiàn)。二者都需要采用數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有關(guān)技術(shù)，由此可見，它們都需要現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行支撐。
2、檔案管理與知識(shí)管理的不同點(diǎn)
檔案管理以管理層面來說，主要是一系列管理技術(shù)方法，也是專業(yè)管理活動(dòng)；知識(shí)管理不只如此，還屬于管理方式、價(jià)值及管理理念范疇，并涉及組織更系統(tǒng)的管理體系與方法論。以管理深度來說，檔案管理在傳統(tǒng)上主要管理文件、檔案實(shí)體；知識(shí)管理側(cè)重于管理文件、檔案內(nèi)容。以管理范圍來說，檔案主要管理文件、檔案等對(duì)象；知識(shí)管理除此之外，還要對(duì)圖書情報(bào)的外源顯性知識(shí)及頭腦的隱性進(jìn)行知識(shí)管理。檔案管理在管理上更重視對(duì)文件、檔案的真實(shí)性、完整性及可靠性的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的長遠(yuǎn)價(jià)值、憑證價(jià)值與保存價(jià)值；知識(shí)管理更重視文件、檔案及相關(guān)知識(shí)的可用性，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值、情報(bào)性價(jià)值與利用價(jià)值。在管理特點(diǎn)上，檔案管理更重視管理文件、檔案的制度化、規(guī)范化及程序化；知識(shí)管理在管理體系上側(cè)重于寬松、易于創(chuàng)新。
3、檔案管理與知識(shí)管理之間的關(guān)系
3.1檔案管理利用知識(shí)管理得到提升
主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是知識(shí)管理能夠?qū)n案管理領(lǐng)域進(jìn)行不斷拓展，傳統(tǒng)的檔案管理過于重視檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的差異比較，更限于保管歷史記錄，而不愿為現(xiàn)實(shí)工作提供服務(wù)，與價(jià)值創(chuàng)造過程相脫離，進(jìn)而對(duì)發(fā)揮自身作用的領(lǐng)域具有很大的局限性。知識(shí)管理要求在其管理范圍中納入文件、檔案等多種載體形態(tài)的知識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行有效整合與集成，構(gòu)建較為系統(tǒng)的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理關(guān)注于在各項(xiàng)經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動(dòng)中對(duì)知識(shí)的共享、創(chuàng)造與應(yīng)用，使其為價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)提供直接服務(wù)。二是知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值，傳統(tǒng)檔案管理中重視保管而忽視利用，采取借閱、查卷、復(fù)印等比較傳統(tǒng)的手段，只是為檔案提供簡單的被動(dòng)服務(wù)，沒有實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)知識(shí)與信息的需求，無法為經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動(dòng)提供有效服務(wù)。知識(shí)管理側(cè)重于利用先進(jìn)的信息技術(shù)，采取智能化、現(xiàn)代化、人性化手段，為用戶深層的主動(dòng)提供信息、知識(shí)服務(wù)，進(jìn)而使知識(shí)價(jià)值得到實(shí)現(xiàn)，核心競爭力得到提升。
3.2檔案管理對(duì)于知識(shí)管理具有促進(jìn)作用
【摘要】新時(shí)期，文書檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，使自身的發(fā)展與社會(huì)發(fā)展節(jié)奏相適應(yīng)，并通過不斷地開拓創(chuàng)新，提高檔案整理和歸檔質(zhì)量。為了進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理改革工作的有序開展，強(qiáng)化和規(guī)范檔案管理工作，本文先著重分析了現(xiàn)階段文書檔案管理中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出一些提高管理質(zhì)量的策略。
關(guān)鍵詞 新時(shí)期；文書檔案；年度整理；歸檔；質(zhì)量
文書檔案年度整理歸檔工作是一項(xiàng)最基本的檔案業(yè)務(wù)工作，在基層各單位檔案工作中占據(jù)著非常重要的地位。文書檔案歸檔質(zhì)量的好壞是一個(gè)單位檔案工作水平的具體體現(xiàn)，它對(duì)于檔案利用工作的開展具有非常重要的影響和意義。近年來，我國通過各項(xiàng)政策來促進(jìn)文書檔案立卷的改革，大大提高了文書檔案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 號(hào)令”的實(shí)行，要求更加重視年度整理歸檔工作。但是從現(xiàn)階段文書檔案管理的細(xì)節(jié)上來看，仍然存在一些亟待改善的環(huán)節(jié)。
一、現(xiàn)階段文書檔案管理中存在的問題分析
（一）重視程度不夠。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)，因此在工作中也并不重視這方面的關(guān)注和投入，從而導(dǎo)致文書檔案管理工作的資金投入和人力投入都比較匱乏，那么工作質(zhì)量就難以得到有效的保障。再加上文書檔案管理方式比較落后，管理人員與外界的聯(lián)系比較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)更新緩慢，從而導(dǎo)致文書管理工作的效率和質(zhì)量都比較低。
（二）文書檔案收集存在困難。在實(shí)際的管理中我們可以看到，一些科室忽視了對(duì)文書檔案的收集和整理，這主要是由于單位領(lǐng)導(dǎo)存在“重經(jīng)營、輕檔案”的錯(cuò)誤思想，在這種情況下，就容易導(dǎo)致工作人員工作的積極性和主動(dòng)性低下，在文書檔案收集方面不用心、也不認(rèn)真，檔案的完整收集存在較大的困難，難以與檔案的年度整理歸檔工作有機(jī)銜接起來。
（三）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。很多機(jī)關(guān)單位由于不重視文書檔案管理工作，因此沒有對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)進(jìn)行較多的投入，長期缺乏專業(yè)的理論知識(shí)培訓(xùn)，這樣就會(huì)使職工在文書檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技能方面停滯不前，無法與不斷進(jìn)步的信息技術(shù)相適應(yīng)，難以滿足新時(shí)期文書檔案管理工作的各項(xiàng)要求。
（四）現(xiàn)代化程度比較低。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)投入不足等原因，導(dǎo)致很多機(jī)關(guān)單位庫房的設(shè)備難以滿足文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的最低要求，檔案安全保管的標(biāo)準(zhǔn)和信息化程度也比較低，從而導(dǎo)致管理質(zhì)量低下。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理的現(xiàn)代化程度已經(jīng)成為檔案管理效率提高的一個(gè)重要原因。
二、新時(shí)期提高文書檔案整理歸檔質(zhì)量的策略分析
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的重視。在各單位的管理過程中，文書檔案管理都是必不可少的，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并在全體職工中大力宣傳，把文書檔案工作作為提高機(jī)關(guān)單位整體管理水平的一個(gè)重要途徑，使全體職工都要有較高的檔案意識(shí)，及時(shí)把檔案材料上交整理存檔。嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求完成公文處理和立卷歸檔管理工作。與此同時(shí)，在檔案的管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常給予正確的指導(dǎo)和必要的督促，幫助工作人員解決文書檔案管理中遇到的問題，進(jìn)一步做好文書檔案工作。
（二）提高文書檔案管理工作人員的綜合能力。一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、高水平的工作人員隊(duì)伍是新時(shí)期做好文書檔案管理工作，提高管理質(zhì)量和管理水平的必要條件。針對(duì)這一情況，各單位必須要做好理論教育和情感教育，一方面通過理論教育和思想指導(dǎo)，加強(qiáng)文書檔案管理工作人員對(duì)國家文書檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的認(rèn)識(shí)和了解，從而有效促進(jìn)工作人員檔案意識(shí)和思想覺悟的提高。另一方面，要對(duì)文書檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)給予充分的重視，通過各項(xiàng)培訓(xùn)工作來促進(jìn)職工專業(yè)素質(zhì)和技能的提高，為新時(shí)期文書檔案管理提供人力資源支持。
（三）提高文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度?？萍蓟托畔⒒菚r(shí)展的潮流趨勢(shì)，所有行業(yè)都開始將信息技術(shù)應(yīng)用于本行業(yè)中，使其更好地推動(dòng)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。文書檔案管理也是如此。在今后的檔案管理工作中，要順應(yīng)時(shí)展的潮流，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用于文書檔案管理工作中來，例如辦公自動(dòng)化手段應(yīng)用到文書檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)辦公文件快速傳遞和分享，從而使文書檔案的整理和歸檔效率得到大大的提高，最終實(shí)現(xiàn)真正的文書檔案管理信息化。
總的來說，在各單位管理工作中，文書檔案管理都是必不可少的部分。新時(shí)期，信息技術(shù)飛速發(fā)展，并在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，這就為文書檔案管理提供了一個(gè)新的發(fā)展機(jī)遇。各單位的領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作的重要性，并加強(qiáng)這方面的資金、人力等方面的投資，通過創(chuàng)新管理方法，完善管理制度，促進(jìn)文書檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化、規(guī)范化和高效化的方向發(fā)展。
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一、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征
知識(shí)產(chǎn)權(quán)是一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，一種特殊的、受到專門法律保護(hù)的無形的智力成果權(quán)。按照我國現(xiàn)行《民法通則》規(guī)定，我國境內(nèi)的自然人、法人及社會(huì)單位依法享有包括動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)及智力成果的所有權(quán)。這些智力成果權(quán)包括人們常說的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)及鄰接權(quán)、其他智力成果權(quán)如集成電路設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會(huì)單位所擁有的商業(yè)秘密等。
正因?yàn)橹R(shí)產(chǎn)權(quán)屬于財(cái)產(chǎn)權(quán)，所以知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征明顯體現(xiàn)出與所有權(quán)同樣的“對(duì)世權(quán)”特征，也就是說，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的主體即知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人依法所擁有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并非對(duì)特定人而是對(duì)除知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專有權(quán)。
注意到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的這個(gè)“對(duì)世權(quán)”特征，對(duì)于開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理具有直接與重大意義。因?yàn)橥ǔ６?，我們所熟悉的“現(xiàn)行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對(duì)應(yīng)）在相當(dāng)大的程度上是以社會(huì)組織（企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織等）內(nèi)部形成的文件為主，其服務(wù)對(duì)象基本上是“內(nèi)部人”而非“外部人”為主的。但是知識(shí)產(chǎn)權(quán)可以說是從其形成開始，就是針對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對(duì)象的。這或者是知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與我們傳統(tǒng)意義上的“企業(yè)檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。
二、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的依法取得與保護(hù)特征
按照《民法通則》規(guī)定，人們對(duì)財(cái)產(chǎn)權(quán)的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為一種民事權(quán)利，既可以通過“生產(chǎn)”的原始方式如申請(qǐng)專利、商標(biāo)注冊(cè)、發(fā)表著作等方式取得，也可以通過對(duì)專利權(quán)轉(zhuǎn)讓、注冊(cè)商標(biāo)轉(zhuǎn)讓等傳來取得方式依法取得。這是一個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的明顯特征，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案最大的作用正在于保存知識(shí)產(chǎn)權(quán)取得的過程及其相應(yīng)的結(jié)果――也就是各種類型的知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件。
以專利權(quán)的取得為例。按照我國《專利法》與《專利法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定向我國專利管理機(jī)關(guān)――國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專利局提出專利申請(qǐng)，專利局在接收到專利申請(qǐng)文件后即按照相應(yīng)的程序?qū)＠暾?qǐng)進(jìn)行審查（對(duì)于發(fā)明專利這個(gè)審查過程包括形式審查和實(shí)質(zhì)審查；對(duì)于實(shí)用新型專利和外觀設(shè)計(jì)專利則只進(jìn)行形式審查）以后，根據(jù)《專利法實(shí)施細(xì)則》規(guī)定的具體內(nèi)容對(duì)其申請(qǐng)分別做出駁回、補(bǔ)正、公開或授權(quán)決定。如果專利申請(qǐng)人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復(fù)審、專利無效的行政復(fù)議，或者在中級(jí)人民法院提訟。由此可見，專利權(quán)的取得是按照我國相關(guān)法律進(jìn)行的。附帶說一句，由于我國近年來專利申請(qǐng)的數(shù)量激增，所以雖然專利局在不斷擴(kuò)大審查員數(shù)量，也仍然不能滿足需要，專利申請(qǐng)的審查時(shí)間往往比較長，少則一兩年，多則數(shù)年，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理中不考慮這個(gè)現(xiàn)實(shí)是不可能的。
商標(biāo)權(quán)的取得與專利權(quán)有許多類似的方面，就不再多說。
著作權(quán)的取得，有一些與專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)的不同方面。各種著作權(quán)如文字、圖像、圖形（包括符合著作權(quán)規(guī)定的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖、建設(shè)物設(shè)計(jì)圖）、實(shí)物模型、計(jì)算機(jī)軟件等等，是在作品發(fā)表之后就隨之取得的。為了更有效保護(hù)作品，可以采取進(jìn)行版權(quán)登記的方式進(jìn)行更加有效的保護(hù)。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)中，需要更加注意商業(yè)秘密的保護(hù)，由于商業(yè)秘密具有只有少數(shù)人知曉的特點(diǎn)，就更加需要及時(shí)歸檔，以保全證據(jù)。
在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利）知識(shí)產(chǎn)權(quán)之后，知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人（專利權(quán)人、商標(biāo)權(quán)人、著作權(quán)人等等）就可以依法對(duì)侵犯自己知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利的人予以追究，在這種情況下，對(duì)具有法律追溯規(guī)定的方面更加需要保持檔案證據(jù)。
三、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的程序性特征
簡而言之，知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律體系中的各個(gè)單行法（專利、商標(biāo)、著作權(quán)、計(jì)算機(jī)軟件登記等）都屬于“程序法”，即規(guī)定知識(shí)產(chǎn)權(quán)各項(xiàng)權(quán)利的取得、使用、終止等一切活動(dòng)，都必須依照規(guī)定的法律程序進(jìn)行。對(duì)于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案時(shí)，必須時(shí)刻關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)的這種程序性特點(diǎn)。檔案管理人員所耳熟能詳?shù)脑谑占須w檔文件的過程中，應(yīng)當(dāng)“尊重文件的形成規(guī)律，保持文件形成特點(diǎn)，體現(xiàn)文件形成過程及結(jié)果”就具體表現(xiàn)在整個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進(jìn)行館藏管理。
例如，在專利的申請(qǐng)過程中，按照專利法的相關(guān)程序，可以把整個(gè)專利申請(qǐng)審查過程劃分為申請(qǐng)階段、審查階段、授權(quán)階段這樣三個(gè)階段。那么，在收集整理專利檔案時(shí)，就可以按照專利申請(qǐng)審查階段組織案卷、排列卷內(nèi)文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時(shí)間特征進(jìn)行整理，這就可以保持整個(gè)專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，就必須對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律程序特征有一個(gè)全面、完整、清晰的了解，否則的話，會(huì)給知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。
四、知識(shí)產(chǎn)權(quán)依法取得經(jīng)濟(jì)效益特征
我們知道，財(cái)產(chǎn)權(quán)都可以產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，知識(shí)產(chǎn)權(quán)同樣可以產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。例如，按照我國1998年頒布的《公司法》中的相關(guān)規(guī)定，股東可以以貨幣、實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)（自己所擁有的專利、注冊(cè)商標(biāo)）、非專利技術(shù)（技術(shù)訣竅）、土地使用權(quán)等作價(jià)出資；同時(shí)規(guī)定，股東在以實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)或者土地使用權(quán)出資的，應(yīng)當(dāng)依法辦理其財(cái)產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移手續(xù)。
除此以外，作為一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人還可以通過“知識(shí)產(chǎn)權(quán)貿(mào)易”的形式、以專利或者商標(biāo)權(quán)許可、轉(zhuǎn)讓等方式取得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。
現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)可以說是一個(gè)建立在自由貿(mào)易基礎(chǔ)上的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行體制，在推崇自由貿(mào)易主義的市場經(jīng)濟(jì)競爭中，法律所許可的給予知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人的一定程度及范圍上的技術(shù)壟斷與市場壟斷行為，對(duì)于強(qiáng)化企業(yè)乃至一個(gè)國家或者地區(qū)的整體競爭力具有舉足輕重的作用，如果擁有強(qiáng)大的知識(shí)產(chǎn)權(quán)壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識(shí)產(chǎn)權(quán)獲取直接經(jīng)濟(jì)利益，例如我們所熟知的我國作為DVD生產(chǎn)大國，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費(fèi)，而我國企業(yè)則在除去必要的成本后，，只能獲得區(qū)區(qū)1美元的“利潤”；另一方面，企業(yè)甚至可以把自己擁有的專利技術(shù)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)設(shè)法變成國際標(biāo)準(zhǔn)，從而全面引導(dǎo)、控制市場走向。
在我國相當(dāng)多的企業(yè)中，滿足于OEM生產(chǎn)、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業(yè)比比皆是，而關(guān)注自主技術(shù)創(chuàng)新、重視技術(shù)積累、著眼于未來市場的企業(yè)卻比較稀少，通過技術(shù)貿(mào)易獲取高額回報(bào)則更為罕見。在各種類型的技術(shù)貿(mào)易中，都需要以有效、準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)的檔案為依據(jù)，才能夠取得的。在我國引進(jìn)技術(shù)的過程中，已經(jīng)不止一次地發(fā)生過我國企業(yè)由于不重視或者不了解知識(shí)產(chǎn)權(quán)特征，而遭受嚴(yán)重?fù)p失的案例，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。
五、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律性憑證特征
檔案本質(zhì)特點(diǎn)之一就是原始憑證性或者原始證據(jù)性，而在知識(shí)產(chǎn)權(quán)中，對(duì)檔案所具備的這種法律特征簡直可以說是不謀而合。
知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利的最大特點(diǎn)之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律性文件來支持，一個(gè)覆蓋了知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)全過程的、對(duì)全部有效知識(shí)產(chǎn)權(quán)過程形成文件予以歸檔保存的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，才能在知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法使用及依法進(jìn)行維權(quán)時(shí)取得積極主動(dòng)地位。
因此，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中，堅(jiān)持做到保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律文件的完整、系統(tǒng)、有效，保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件的直接證據(jù)特征與證據(jù)鏈特征，就成為保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利有效的基本要求，這樣，知識(shí)產(chǎn)權(quán)人在依法主張自己的權(quán)利、合法使用自己的權(quán)利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進(jìn)行管理，必然達(dá)不到知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)中的要求。
如在整理專利申請(qǐng)文件過程中，就需要把所有具有原始憑證作用的文件都收集完整，一些看起來沒有什么意義的文件、如寄發(fā)專利申請(qǐng)時(shí)的掛號(hào)信收據(jù)、專利審查機(jī)構(gòu)向企業(yè)寄發(fā)專利文件時(shí)的信封、寄發(fā)各種費(fèi)用（如申請(qǐng)費(fèi)、專利申請(qǐng)維持費(fèi)、注冊(cè)費(fèi)、年費(fèi)等等）時(shí)的費(fèi)用憑證和專利審查機(jī)構(gòu)出具的費(fèi)用收據(jù)等等，實(shí)際上都應(yīng)當(dāng)作為專利檔案的收集內(nèi)容。因?yàn)檫@些看起來好像沒有什么作用、但是實(shí)際上可以證明專利申請(qǐng)過程完整性的文件，在必要時(shí)就是具有法律效力的有力證據(jù)。而那些侵權(quán)人所形成的文件是不可能具備這種完整的證據(jù)鏈特征的。
一、重要性
在我國人力資源管理中，人事檔案是員工成長過程中所形成的具有真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性的檔案材料，是一個(gè)單位人力資源管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)，檔案材料的完整也關(guān)系到員工自身的切身利益。
（一）選拔人才依據(jù)。在進(jìn)行人才選拔時(shí)，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當(dāng)事人當(dāng)前各方面的表現(xiàn)外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對(duì)人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關(guān)于人才的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治立場、能力評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)信息，為選拔人才提供依據(jù)。此外，通過高效而優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理，還能為人才業(yè)績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規(guī)范化的管理工作，關(guān)系到每一個(gè)員工的前途和切身利益，關(guān)系到單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，關(guān)系到對(duì)于人才的公正評(píng)判。
（二）實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置。每一個(gè)員工的特質(zhì)都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實(shí)現(xiàn)了對(duì)人力資源的最佳配置，才能確保將每一個(gè)員工安排到最適合他的崗位上。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的最佳配置，就必須對(duì)每一個(gè)員工的人事檔案材料認(rèn)真收集，細(xì)致整理、全面分析、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。隨著時(shí)間和環(huán)境方面發(fā)生的變化，員工的崗位變動(dòng)和優(yōu)勝劣汰更是在所難免，此時(shí)人事檔案管理就顯得更加重要。
二、人事檔案管理弊端
現(xiàn)階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現(xiàn)今的社會(huì)形勢(shì)存在著脫節(jié)。尤其是不少單位已經(jīng)普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機(jī)制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經(jīng)濟(jì)不斷飛速發(fā)展的今天，積極地引進(jìn)人才，對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展來說是至關(guān)重要的。然而，由于當(dāng)今人才流動(dòng)的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復(fù)雜得多，再加上檔案所記載的對(duì)象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復(fù)雜許多。
（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學(xué)起乃至今后工作中伴隨學(xué)習(xí)、升遷等成長過程中形成的記錄材料?；鶎訂挝蝗耸聶n案管理是根據(jù)傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行的。它大多數(shù)記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現(xiàn)相對(duì)個(gè)人工作能力、個(gè)性特點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，隨著市場經(jīng)濟(jì)提倡多元化人才交流，員工對(duì)成長過程中所形成的材料對(duì)個(gè)人影響的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，基層單位也沒有專業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員，缺乏必要的保管設(shè)施及專業(yè)的管理技能，而導(dǎo)致人事檔案材料歸檔不及時(shí)、缺項(xiàng)、缺失，影響了檔案的完整性以及時(shí)效性。檔案材料不完整、管理落后是現(xiàn)今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。
（二）管理者綜合素質(zhì)偏低。開展信息化的檔案資源管理是時(shí)展的趨勢(shì)，要求管理者務(wù)必熟練操作計(jì)算機(jī)，使用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及各種檔案管理的軟件，學(xué)會(huì)發(fā)掘更多檔案信息的價(jià)值等。但從實(shí)際現(xiàn)狀來看，基層檔案管理者的綜合素質(zhì)偏低，根本無法應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息軟件進(jìn)行辦公，僅僅只是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設(shè)。
（三）檔案管理形式多種多樣?；鶎訂挝坏臋n案資料主要以紙質(zhì)為主。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用有些單位也開始向電子化檔案發(fā)展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進(jìn)行有效整合，各個(gè)部門分別按各自的方式方法管理對(duì)應(yīng)的材料，很少進(jìn)行交流與數(shù)據(jù)共享，一旦需要查找某個(gè)員工的相關(guān)資料，那么就需要花費(fèi)更多的時(shí)間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進(jìn)行信息化管理的，也沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。所以，要使基層人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)到實(shí)處還有很多工作要做。
三、檔案管理對(duì)策
（一）全面檔案內(nèi)容。人事檔案的不全面性主要是因?yàn)榕f的管理體制所限，人事人員都是按照傳統(tǒng)方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業(yè)、崗位不確定性以及人才頻繁流動(dòng)也是造成檔案資料不全面、缺失、時(shí)效性差的原因?；鶎訂挝粦?yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員要專職、專業(yè)培訓(xùn)。要及時(shí)收集、追蹤個(gè)人檔案資料。檔案內(nèi)容的收集應(yīng)該加強(qiáng)員工的個(gè)人能力包括組織能力、協(xié)調(diào)溝通能力、合作精神、創(chuàng)新意識(shí)以及心理素質(zhì)等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質(zhì)，而不是僅限于學(xué)歷程度及政治表現(xiàn)。除了這些內(nèi)容的收集，還需要將當(dāng)事人平時(shí)的工作業(yè)績、工作情況以及他們?cè)诨顒?dòng)中的表現(xiàn)予以考核的情況也要及時(shí)歸檔。為全面、完整地體現(xiàn)員工的個(gè)人檔案內(nèi)容，還要將他們?cè)趯W(xué)術(shù)與技術(shù)上的成果予以記錄歸檔。
（二）積極開展數(shù)字檔案的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，我國各單位檔案資料也開始向數(shù)字化檔案方向發(fā)展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進(jìn)行有效整合。其次，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。單位在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術(shù)強(qiáng)大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。為此，要提高信息化、數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和措施，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力及安全意識(shí)是基層單位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事檔案方面的業(yè)務(wù)建設(shè)。如今，在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經(jīng)濟(jì)體制相得益彰，來更好地為市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制服務(wù)。人事檔案就是在市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機(jī)構(gòu)，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負(fù)擔(dān)，節(jié)省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優(yōu)化。
除了以上三點(diǎn)之外，我們還應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)人事檔案的保密性方面的建設(shè)，堵住在檔案管理環(huán)節(jié)中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。
（四）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)力度。在目前基層人事檔案管理的團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，缺乏熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)、同時(shí)又能夠精通相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。所以人事管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案部門的管理人員加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了管理軟件的應(yīng)用、計(jì)算機(jī)的日常操作以及數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、圖像的處理等等，同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力培訓(xùn)，更新檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)行相關(guān)考核后發(fā)放管理證。建議在未來開展信息化的檔案建設(shè)過程當(dāng)中，基層所有檔案管理工作人員務(wù)必持證工作，不斷學(xué)習(xí)關(guān)于檔案建設(shè)的理論知識(shí)，全面提高人事管理部門檔案建設(shè)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。
1 市政企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑
首先，采取多種途徑，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動(dòng)性，通過不同的渠道和方法，想方設(shè)法讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案數(shù)字化、信息化帶來的好處，必要時(shí)，可以借助專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行推介，也可通過其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)、接受、進(jìn)而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計(jì)算機(jī)硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化的關(guān)鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時(shí)，要簡化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對(duì)永久性保存的紙質(zhì)檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計(jì)算機(jī)建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開發(fā)上，同時(shí)，也使用了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應(yīng)先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計(jì)算機(jī)的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務(wù)。利用市政系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理平臺(tái)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進(jìn)行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
舊有的市政企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問題
引進(jìn)和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當(dāng)成“閑差”，對(duì)其應(yīng)有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重?？梢姡?jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)?！靶行谐鰻钤?，只要潛心研究，把問題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，在檔案管理的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。
4 在數(shù)字應(yīng)用中提高檔案室的地位
實(shí)踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進(jìn)入數(shù)字狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會(huì)起到事半功倍的效果。例如，編制同一項(xiàng)目部兩個(gè)不同項(xiàng)目，或不同項(xiàng)目部的同一類項(xiàng)目的材料消耗分析，編制市場勞動(dòng)力成本走勢(shì)的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，或編制不同區(qū)域項(xiàng)目效益圖、進(jìn)度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場鞏固和丟失的情況及走勢(shì)，找出原因，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品開發(fā)和營銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術(shù)問題，而且是信息技術(shù)與市政業(yè)務(wù)和管理的融合問題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應(yīng)兩個(gè)根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進(jìn)設(shè)備，以改善和強(qiáng)化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時(shí)，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開發(fā)檔案信息資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
（作者單位：鄭州第二市政建設(shè)集團(tuán)有限公司 來稿日期：2012-04-12）
檔案數(shù)字化是在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行處置，形成可利用數(shù)據(jù)的管理手段。作為市政企業(yè)，無論在檔案保存的空間和安全管理上，還是在市政檔案社會(huì)化功能信息的再開發(fā)利用上，抑或在檔案數(shù)字化硬件條件及功能上，都對(duì)推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出迫切要求。
1 市政企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑
首先，采取多種途徑，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動(dòng)性，通過不同的渠道和方法，想方設(shè)法讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案數(shù)字化、信息化帶來的好處，必要時(shí)，可以借助專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行推介，也可通過其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)、接受、進(jìn)而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計(jì)算機(jī)硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化的關(guān)鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時(shí)，要簡化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對(duì)永久性保存的紙質(zhì)檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計(jì)算機(jī)建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開發(fā)上，同時(shí)，也使用了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應(yīng)先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計(jì)算機(jī)的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務(wù)。利用市政系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理平臺(tái)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進(jìn)行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
舊有的市政企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問題
引進(jìn)和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當(dāng)成“閑差”，對(duì)其應(yīng)有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重。可見，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)?！靶行谐鰻钤保灰獫撔难芯?，把問題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，在檔案管理的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。
4 在數(shù)字應(yīng)用中提高檔案室的地位
實(shí)踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進(jìn)入數(shù)字狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會(huì)起到事半功倍的效果。例如，編制同一項(xiàng)目部兩個(gè)不同項(xiàng)目，或不同項(xiàng)目部的同一類項(xiàng)目的材料消耗分析，編制市場勞動(dòng)力成本走勢(shì)的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，或編制不同區(qū)域項(xiàng)目效益圖、進(jìn)度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場鞏固和丟失的情況及走勢(shì)，找出原因，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品開發(fā)和營銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術(shù)問題，而且是信息技術(shù)與市政業(yè)務(wù)和管理的融合問題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應(yīng)兩個(gè)根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進(jìn)設(shè)備，以改善和強(qiáng)化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時(shí)，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開發(fā)檔案信息資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞：市政工程；檔案管理；市政建設(shè)；服務(wù)職能
市政工程檔案真實(shí)地記錄和反映了城市建設(shè)中智力創(chuàng)造和勞動(dòng)的全過程，對(duì)市政設(shè)施建成使用后的管理、維修、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)都起著重要的憑證和依據(jù)作用，且對(duì)其他城市建設(shè)項(xiàng)目的開展發(fā)揮著重要的借鑒作用。做好城市工程檔案管理工作，對(duì)于更好地輔助和支持城市建設(shè)活動(dòng)，提升城市建設(shè)檔次和質(zhì)量，美化城市環(huán)境和提升城市基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)性能有著重要的意義。
一、市政工程檔案管理對(duì)城市建設(shè)的服務(wù)職能分析
市政檔案管理工作對(duì)城市建設(shè)的服務(wù)職能主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.市政工程檔案管理是城市建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)
不論是新城建設(shè)活動(dòng)，還是舊城改造工程，都需要在全面掌握城市現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施、交通路線、地下管線情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行，而市政工程檔案是這些信息的主要來源，因此只有做好市政工程檔案管理工作，才能為今后的城市建設(shè)互動(dòng)提供詳實(shí)、可靠的基礎(chǔ)信息，才能保證城市建設(shè)規(guī)劃的科學(xué)性和城市建設(shè)活動(dòng)的可行性。
2.市政工程檔案管理是保障城市建設(shè)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)
建設(shè)部頒發(fā)的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》明文規(guī)定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)市政檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件?！笨梢?，市政工程檔案是城市建設(shè)工程質(zhì)量保障日系中不可或缺的重要組成部分，嚴(yán)把市政工程檔案管理關(guān)，對(duì)于維護(hù)城市建設(shè)秩序，保障建設(shè)質(zhì)量至關(guān)重要。
3.市政工程檔案管理為城市建設(shè)活動(dòng)提供了科技資源儲(chǔ)備庫
市政工程檔案中記錄著市政工程建設(shè)活動(dòng)中的技術(shù)使用、施工方法、材料、設(shè)備等重要信息，記載著新材料、新設(shè)備、新技術(shù)應(yīng)用方法、應(yīng)用過程和應(yīng)用成果等極具價(jià)值的科技信息資源。在城市建設(shè)活動(dòng)中，通過查閱和參考這些檔案，可更好地指導(dǎo)新建工程的開展，使之工藝、方法等更具經(jīng)濟(jì)技術(shù)可行性。
二、市政工程檔案管理服務(wù)職能發(fā)揮對(duì)策
為充分發(fā)揮自身對(duì)城市建設(shè)活動(dòng)的服務(wù)職能，市政檔案管理人員應(yīng)從以下幾個(gè)方面做出改進(jìn)：
1.強(qiáng)化市政工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》及省、市市政檔案管理部門，為市政工程檔案管理活動(dòng)提供了明確的標(biāo)準(zhǔn)和原則，市政工程檔案管理人員應(yīng)予以認(rèn)真貫徹和落實(shí)，這是減少市政工程檔案管理失誤和發(fā)揮其服務(wù)職能的重要基礎(chǔ)。除此之外，市政工程檔案管理部門還應(yīng)全面貫徹規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化理念，采取全過程檔案管理法，針對(duì)城市建設(shè)工程的設(shè)計(jì)階段、招投標(biāo)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段分別制定細(xì)致可行的檔案收集、整理方案，以保證檔案的完整性和可靠性。
2.提升市政工程檔案的延續(xù)性
隨著我國城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，城市人口、城市建設(shè)規(guī)模均不斷擴(kuò)大，因此市政工程的建設(shè)規(guī)模、功能、數(shù)量等也發(fā)生著相應(yīng)的變化，這導(dǎo)致許多陳舊的市政工程檔案中的信息與實(shí)際情況產(chǎn)生偏差。為保障市政工程檔案管理工作能夠持續(xù)、可靠地為城市建設(shè)活動(dòng)發(fā)貨服務(wù)職能，市政工程檔案管理部門就必須確保檔案管理的延續(xù)性和檔案信息的時(shí)效性。例如：當(dāng)市政基礎(chǔ)設(shè)施的布局、數(shù)量等發(fā)生變化時(shí)，市政工程檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)建設(shè)部門進(jìn)行咨詢，必要時(shí)開展實(shí)地考察活動(dòng)，以確保變動(dòng)信息的可靠性，并將新的布局、數(shù)量等信息錄入相應(yīng)的工程檔案，以保證市政工程檔案信息的時(shí)效性，為今后其他城市建設(shè)工程的開展提供更可靠的依據(jù)。
3.提升檔案管理信息化水平
提升市政工程檔案管理工作的信息化水平，對(duì)于豐富服務(wù)方式，提升服務(wù)效率有著重要的意義，當(dāng)前市政工程檔案管理信息化水平的提升應(yīng)注重以下幾點(diǎn)：（1）積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式，全面借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等媒介開展市政工程檔案的收集、整理、保存、開發(fā)活動(dòng)；（2）不斷提升當(dāng)那管理人員的信息化素質(zhì)，引導(dǎo)檔案管理全員積極學(xué)習(xí)信息化知識(shí)和技術(shù)，并結(jié)合檔案管理信息系統(tǒng)的不斷升級(jí)、改造，開展相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)和知識(shí)講座活動(dòng)，使檔案管理全員的信息素養(yǎng)的提升跟得上檔案部門的信息化建設(shè)速度；（3）應(yīng)與各級(jí)市政檔案管理部門進(jìn)行積極溝通，在此基礎(chǔ)上通過信息化手段實(shí)現(xiàn)市政檔案系統(tǒng)內(nèi)的信息資源共享，為城市建設(shè)部門查閱、調(diào)用檔案資源提供方便，同時(shí)為市政工程檔案部門開展社會(huì)打下良好的基礎(chǔ)。對(duì)此，市政工程檔案管理部門，應(yīng)注重并不斷強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，在加大信息化設(shè)備、技術(shù)投入的基礎(chǔ)上，有意識(shí)地減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，強(qiáng)化數(shù)字化檔案資源的建設(shè)與開發(fā)利用，進(jìn)而提升市政工程檔案管理工作的成效，以為城市建設(shè)活動(dòng)提供更快捷、更方便、更全面的支持。
三、 結(jié)語
綜上所述，市政工程檔案對(duì)城市建設(shè)活動(dòng)有著重要的服務(wù)職能，對(duì)城市建設(shè)工作的開展有著重要的參考價(jià)值，做好市政工程檔案資源的收集、整理、開發(fā)與利用工作，是市政工程檔案管理部門的重要職責(zé)，為城市建設(shè)部門提檔案資源和檔案服務(wù)是市政檔案部門的重要職能。鑒于此，市政工程檔案管理人員應(yīng)在認(rèn)真遵守和貫徹市政工程檔案管理規(guī)定和政策的基礎(chǔ)上，從規(guī)范性、延續(xù)性、自動(dòng)化等方向入手，不斷提升市政工程檔案管理效率，并主動(dòng)發(fā)揮對(duì)城市建設(shè)工作的服務(wù)職能。
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本規(guī)則規(guī)定了歸檔實(shí)物檔案的整理原則和方法。
本規(guī)則適用于**各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織的實(shí)物檔案整理。
2定義
本規(guī)則采用下列定義
2.1歸檔實(shí)物
立檔單位在其職能活動(dòng)中直接形成、獲得、接受、贈(zèng)送或者征集的以實(shí)物為載體的，并具有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的歷史記錄。
2.2歸檔實(shí)物整理
將歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行鑒定、分類、排列、編號(hào)、著錄、上架，使之有序化的過程。
2.3件
歸檔實(shí)物的整理單位。一般以每件實(shí)物為一件。
3收集
3.1收集范圍
3.1.1本單位獲得的具有保存價(jià)值的各種證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、匾等。
3.1.2本單位舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章等。
3.1.3本單位在國內(nèi)外活動(dòng)中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。
3.1.4本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）。
3.1.5其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。
3.2收集要求
3.2.1歸檔實(shí)物應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門移交，任何單位或個(gè)人不得隨意將歸檔實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
3.2.2收集的實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的，移交單位或個(gè)人應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說明。
3.2.3歸檔的實(shí)物應(yīng)保持整潔、無破損。
3.2.4歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
3.2.5本單位對(duì)外交往中贈(zèng)送給對(duì)方的重要實(shí)物，也應(yīng)拍照歸檔。
3.2.6歸檔實(shí)物的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求。
3.3收集時(shí)間
對(duì)具有歸檔保存價(jià)值的實(shí)物，單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)整理，交檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。
4整理
4.1整理原則
實(shí)物檔案的整理應(yīng)遵循保持實(shí)物檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則。
4.2整理要求
4.2.1歸檔實(shí)物應(yīng)齊全完整。凡是本單位在公務(wù)活動(dòng)中形成、獲得、接受、贈(zèng)送或者征集的各種實(shí)物檔案均應(yīng)收集齊全、完整無損，整理歸檔。
4.2.2每件歸檔實(shí)物均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片進(jìn)行相應(yīng)歸檔。
4.3整理方法
4.3.1鑒定
4.3.1.1根據(jù)本單位的歸檔范圍，對(duì)每一件實(shí)物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。
4.3.1.2對(duì)存有真?zhèn)我闪x的實(shí)物應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。
4.3.1.3歸檔實(shí)物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價(jià)值的實(shí)物由立檔單位造冊(cè)保管若干年后自行處理。
4.3.2分類
歸檔實(shí)物應(yīng)在其全宗—實(shí)物類別內(nèi)，按照年度或類別——年度進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進(jìn)行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。
4.3.2.1按年度分類
將歸檔實(shí)物按形成或獲得年度分類。采用公元紀(jì)年標(biāo)識(shí)，如“2006”。
4.3.2.2按類別分類
將歸檔實(shí)物按問題進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物按問題一般分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。
榮譽(yù)類包括：證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、匾等；
紀(jì)念品（禮品）類包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶等；
印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標(biāo)。
4.3.3排列
根據(jù)分類方案，每件歸檔實(shí)物在最低一級(jí)類目內(nèi)按時(shí)間先后順序排列。格式主要有如下幾種：
格式①：全宗號(hào)—實(shí)物—件號(hào)。
格式②：全宗號(hào)—實(shí)物—年度—件號(hào)。
格式③：全宗號(hào)—實(shí)物—類別—年度—件號(hào)。
實(shí)物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實(shí)物檔案較多的單位可選擇格式③。
4.3.4編號(hào)
根據(jù)排列方式，編制由全宗號(hào)、實(shí)物檔案代號(hào)、年度、類別、件號(hào)等各選項(xiàng)組成的序列號(hào)，即編制歸檔章。并在實(shí)物上粘貼項(xiàng)目完整的歸檔章（見圖1）。平面實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物正面右下方，立體實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物底座。歸檔章項(xiàng)目包括全宗號(hào)、實(shí)物檔案代號(hào)、年度、類別、件號(hào)、參見號(hào)。
4.3.4.1全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。如無全宗號(hào)，則用“000”代替。
4.3.4.2實(shí)物檔案代號(hào)：用第一個(gè)漢語拼音字母標(biāo)識(shí)，即“SW”。
4.3.4.3年度：見4.3.2.1
4.3.4.4類別：見4.3.2.2
4.3.4.5件號(hào):歸檔實(shí)物的排列順序號(hào)。
在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按歸檔實(shí)物排列順序從“1”開始標(biāo)注。
4.3.4.6參見號(hào)：指與本件實(shí)物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號(hào)。
4.3.5著錄
每件實(shí)物都應(yīng)按分類方案，在相關(guān)的管理軟件上著錄各項(xiàng)目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實(shí)物檔案歸檔目錄包括件號(hào)、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號(hào)、備注。
4.3.5.1件號(hào)：見4.3.4.5
4.3.5.2題名（文字說明）：綜合運(yùn)用時(shí)間、級(jí)別、內(nèi)容、授予者、接受者、實(shí)物名稱等要素書寫文字說明。
4.3.5.3材質(zhì)：實(shí)物的制成材料。
4.3.5.4型制：實(shí)物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。
4.3.5.5年度：見4.3.2.1
4.3.5.6類別：見4.3.2.2
4.3.5.7參見號(hào)：見4.3.4.6
4.3.5.8備注：注釋實(shí)物檔案除題名外需說明的情況。
4.3.5.9實(shí)物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬=279mm×210mm）。
4.3.5.10目錄封面
實(shí)物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面。封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、類別、起止件號(hào)等項(xiàng)目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
4.3.6上架
實(shí)物檔案應(yīng)按分類方案排列順序上架。
5保管
5.1實(shí)物檔案應(yīng)專柜保管。
對(duì)貴重的實(shí)物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。
5.2存放實(shí)物檔案的庫房和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色，確保實(shí)物檔案完好無損。
