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【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)測繪;成果資料;檔案;管理
房產(chǎn)測繪成果資料檔案是指房產(chǎn)測繪機構(gòu)在從事房屋測量過程中形成的具有保存價值的文件、圖表、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)記錄等信息資料，是重要的房產(chǎn)信息資源。房產(chǎn)測繪成果資料檔案來源于房產(chǎn)的測繪活動過程，是測繪人員運用測繪儀器、測繪技術(shù)、測繪手段通過現(xiàn)場調(diào)查、測定獲得房屋的自然狀況、權(quán)屬狀況、位置、數(shù)量等信息，再經(jīng)內(nèi)業(yè)繪圖、計算產(chǎn)生數(shù)據(jù)成果，最后將測繪過程中形成的相關(guān)資料進行歸集、整理而成。
測繪檔案管理工作是測繪業(yè)務(wù)管理工作的重要組成部分，是規(guī)范房產(chǎn)測繪健康發(fā)展、提高測繪成果質(zhì)量需要。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理是衡量一個部門管理水平的重要尺度。因此做好測繪成果資料檔案的管理是測繪機構(gòu)面臨的重要課題，也是每個測繪工作者尤其是測繪檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)給予關(guān)注的問題。
隨著住房制度改革的不斷深化，更是由于房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，導(dǎo)致房產(chǎn)測繪的業(yè)務(wù)量急劇增加，相應(yīng)的房產(chǎn)測繪成果資料檔案的數(shù)量也隨之增多。如何科學(xué)、合理的登記、保存測繪成果資料，做好檔案的管理工作，使之發(fā)揮應(yīng)有的功效，真正服務(wù)于社會和用戶，筆者結(jié)合幾年的測繪工作及成果資料檔案管理的經(jīng)歷，闡述一下測繪成果資料檔案管理的幾點體會：
一、紙質(zhì)檔案資料必不可少，并應(yīng)做到資料完整齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確
房產(chǎn)測繪成果資料檔案的主要內(nèi)容應(yīng)包括：1、測繪委托方提供的與測繪項目相關(guān)的證明材料：如建筑施工圖、建筑工程施工許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、土地使用權(quán)證、有關(guān)特殊部位面積分?jǐn)傉f明等。2、測繪部門在測繪作業(yè)過程中形成的信息資料：如外業(yè)測量原始數(shù)據(jù)記錄、內(nèi)業(yè)繪圖計算分?jǐn)傉f明記錄、測繪技術(shù)設(shè)計書、測繪技術(shù)總結(jié)。3、測繪成果圖、表、數(shù)據(jù)等。
測繪成果資料檔案不同于其它文檔資料檔案，它是以紙質(zhì)資料和數(shù)據(jù)形態(tài)共同存在的，不僅數(shù)量大，而且成果的獲取需要大量的人力、物力支持。如外業(yè)現(xiàn)場調(diào)查、測量；內(nèi)業(yè)繪圖、計算、審核、檢查驗收；測繪前技術(shù)設(shè)計、測繪后技術(shù)總結(jié)等諸多工序。如果檔案資料記錄不清楚、不完整，或丟失、損壞，一旦需要調(diào)閱查詢時資料不全或記錄不詳，小則需要補測、重測；大則涉及面積糾紛、經(jīng)濟賠償?shù)葐栴}，就會給測繪機構(gòu)以及當(dāng)事人造成經(jīng)濟損失。
在現(xiàn)實房產(chǎn)交易活動中，商品房預(yù)售許可制度和合同備案制度的實施，使建設(shè)項目在實施過程中就需要提供較為準(zhǔn)確的房產(chǎn)面積數(shù)據(jù)用于房屋銷售、辦理預(yù)售許可證和簽訂買賣合同，我們稱之為房產(chǎn)面積預(yù)測算。建設(shè)項目在施工過程中設(shè)計變更是很常見的，有時一個項目會出現(xiàn)多次變更，因此預(yù)測繪數(shù)據(jù)很難“一錘定音”。出現(xiàn)變更情況，就必然會涉及到面積變化，就要進行面積的重新計算，因此歸檔時就要對每一次的變更圖紙、變更內(nèi)容、變更時間、變更測繪結(jié)果做詳細記錄，并要求委托方提供書面變更說明，做到“有據(jù)可查”。因為房產(chǎn)面積測繪數(shù)據(jù)的最終使用者是廣大消費者，我們要對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負責(zé)，對消費者的質(zhì)疑做出解釋。一但出現(xiàn)問題，能拿出“證據(jù)”，說明數(shù)據(jù)來源，從而規(guī)避不必要的責(zé)任，避免不必要的糾紛。
房產(chǎn)面積測繪有預(yù)測、實測之分，在測繪成果資料存檔時應(yīng)當(dāng)分類整理保存。在實際工作中可以對每一測繪項目按時間先后順序以丘（地）編號為卷名分別立卷，建立卷目錄。同時將測繪項目檔案按預(yù)測、實測分為預(yù)測繪卷和實測繪卷，預(yù)測繪卷做為臨時檔案卷，待實測完成后與實測資料一并按檔案管理規(guī)定的格式、順序組卷形成完整檔案，并按順序存檔。每一卷要建內(nèi)容目錄，存檔記錄要內(nèi)容詳細、字跡清楚，相關(guān)證明資料齊全、完整，與測繪項目相符。
二、從實際出發(fā)，適時建立電子檔案目錄
隨著時間的延續(xù)，測繪成果資料檔案數(shù)量必然會越積越多。采用傳統(tǒng)的手工管理模式，建立臺帳、編制目錄、保存紙質(zhì)資料已不能適應(yīng)檔案檢索查詢、利用及管理的需求。隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，運用計算機技術(shù)管理檔案已成為發(fā)展趨式的必然要求?；舅挤椒ㄊ牵阂栽须娮游臋n為基礎(chǔ)，根據(jù)需要以統(tǒng)一丘（地）編號為主索引，建立測繪項目總登記表、測繪項目過程記錄表、測繪項目技術(shù)報告匯總表、測繪項目統(tǒng)計匯交表等實現(xiàn)不同查詢功能的excel工作表，在數(shù)據(jù)表之間建立關(guān)聯(lián)，從而實現(xiàn)按丘（地）編號、按坐落位置、按委托單位等內(nèi)容進行查詢的功能，這樣可大大提高測繪查詢、調(diào)圖環(huán)節(jié)的工作效率。
實踐證明，電子檔案目錄的建立，提高了工作效率，方便了檔案的管理、查詢工作，而且在入檔時能有效避免項目的重復(fù)登記、漏登記等現(xiàn)象。測繪成果資料可即時整理、隨時入檔，添加、清除、修改方便快捷?？傊?，建立電子檔案目錄，用計算機對房產(chǎn)測繪成果檔案進行管理，具有檢索迅速、查找方便，而且可靠性高、存儲量大、保密性好、存儲壽命長、成本低等優(yōu)點。
三、建立數(shù)字化檔案是房產(chǎn)測繪成果資料檔案管理的發(fā)展趨勢
2005年4月國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面的支持。
房產(chǎn)測繪成果數(shù)據(jù)最終用于房產(chǎn)登記交易，是房屋確權(quán)的基本依據(jù)。因此測繪檔案資料的查詢利用率是比較高的。在實際工作中，電子檔案目錄的建立，雖然提高了測繪工作的檢索、查詢效率，但它并不能反映成果檔案資料的全貌，對于需要了解數(shù)據(jù)詳細情況時，還是要調(diào)閱檔案原件。因紙質(zhì)檔案有不易保管、當(dāng)海量信息時查詢時間長等弊端，不能適應(yīng)時展的要求。
將每一個測繪項目按測繪統(tǒng)一要求給定一個丘（地）編號，按時間先后排序，將該項目的證明資料、測繪部門業(yè)務(wù)資料、現(xiàn)場數(shù)據(jù)記錄等紙質(zhì)資料通過計算機掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為能被計算機識別的數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時與電子檔案目錄的主索引實現(xiàn)關(guān)聯(lián)，利用計算機系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，使檔案的完整性、實用性更強。
面對大量的測繪業(yè)務(wù)信息，實現(xiàn)測繪檔案的數(shù)字化管理，在檔案管理方面將會起到很好的作用：一、查閱檔案可以通過計算機檢索，直接從系統(tǒng)中調(diào)出數(shù)字化文檔，而不必再去翻閱紙質(zhì)檔案，從而降低了紙質(zhì)檔案的使用頻率，延長了紙質(zhì)檔案的保存時間。二、利用計算機的檢索功能，可以有效的剔除紙質(zhì)檔案中人工整理時不易發(fā)現(xiàn)的重復(fù)資料，減少檔案頁數(shù)，有效節(jié)約了庫房空間。三、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫可實現(xiàn)異地備份，提高檔案保管的安全性。
綜上所述，房產(chǎn)測繪成果資料檔案的數(shù)字化是房產(chǎn)測繪成果資料檔案管理發(fā)展的必然趨勢。以傳統(tǒng)檔案管理模式為基礎(chǔ)，采用科學(xué)手段，運用先進信息技術(shù)改造檔案管理方式，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，確保檔案安全、方便檔案查詢利用，將使測繪成果資料檔案管理工作實現(xiàn)質(zhì)的跨越。
參考文獻
[1]《房產(chǎn)測繪技術(shù)與管理》.姚承寬.編.
摘 要 公路工程檔案管理具有十分重要的意義，但是由于公路工程建設(shè)具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點，我國公路工程檔案管理工作還存在諸多的不足。本文在分析公路工程檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，指出了我國檔案管理工作存在的不足，并提出了相應(yīng)的政策建議。
關(guān)鍵詞 公路工程 檔案 建設(shè) 問題；
公路工程檔案記錄了公路工程建設(shè)過程中十分重要的技術(shù)資料以及整個公路施工的過程，這些資料是以后對公路施工質(zhì)量評價及公路維護、擴建及改建工作的十分重要依據(jù)，不僅能夠影響公路的日常管理維護，同時也涉及到科技資料的保管，對于相關(guān)部門來說十分重要，所以，相關(guān)部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關(guān)工作。
一、公路工程檔案管理的重要性
公路工程建設(shè)對于地方經(jīng)濟建設(shè)具有十分重要的意義，在公路工程建設(shè)過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設(shè)的整個過程，同時對于公路以后的維護等各個方面也具有十分重要的意義。
（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設(shè)的一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)
公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個組成部分，可以直接反應(yīng)公路工程質(zhì)量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經(jīng)開始了。公路工程的立項文件是整個公路工程項目決策、審批及確立過程的一個很真實的記錄，也是公路工程項目經(jīng)費落實以及公路工程項目具體實施的根本依據(jù)。公路工程項目的預(yù)算編制、概要設(shè)計以及招投標(biāo)文件都需要依據(jù)項目的立項文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監(jiān)測報告、使用說明等都是公路工程質(zhì)量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設(shè)項目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設(shè)的水平與質(zhì)量。
（二）公路工程檔案是公路工程驗收的重要依據(jù)
公路工程驗收是交通管理部門根據(jù)各種公路工程檔案對建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位所完成的公路工程建設(shè)情況進行驗收。在這一過程中，交通管理部門除了對公路實體工程進行檢測，還需要對各種資料進行審查，例如建筑材料的檢驗結(jié)果、施工試驗數(shù)據(jù)等，完成公路工程的驗收，這一過程中，需要查驗大量的公路工程檔案。
（三）開發(fā)利用公路工程檔案可以提升經(jīng)濟效益
公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識財富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識與了解信息的一個重要途徑。公路檔案工作人員可以據(jù)此編制地方交通史、技術(shù)成果匯編等材料，為公路工程建設(shè)提供技術(shù)資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經(jīng)濟效益。
二、公路工程檔案管理工作中存在的問題
公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國公路工程檔案管理主要存在以下問題。
（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監(jiān)管
雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設(shè)單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設(shè)上，對于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致整個公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時整理，導(dǎo)致大量工程檔案缺失。即使完工后進行突擊補充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質(zhì)量相對較差。同時，部分公路建設(shè)單位沒有將公路工程檔案統(tǒng)一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴(yán)重。
（二）公路工程檔案案卷質(zhì)量有待提升
一套完整高質(zhì)量的公路工程檔案應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)要求進行整理，但是在公路工程檔案管理的實際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質(zhì)量不高、檔案的原始性、系統(tǒng)性差等多方面問題，主要表現(xiàn)在檔案資料收集不全、真實性存疑等方面，這些問題嚴(yán)重影響了檔案的價值，對于以后檔案的開發(fā)利用也會產(chǎn)生一定的不利影響。
（三）公路工程檔案的開發(fā)利用不夠
公路工程檔案的開發(fā)利用是公路工程檔案的一個重要用途，但是現(xiàn)實中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負責(zé)將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發(fā)揮檔案的價值。
三、加強公路工程檔案管理的對策建議
（一）進一步提高重視程度。公路工程建設(shè)的相關(guān)部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員必須提高認(rèn)識，提高重視程度，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求做好工作。同時，必須注重公路工程檔案的開發(fā)利用工作，提升經(jīng)濟效益。
（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設(shè)相關(guān)單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、年終考核、分級管理、定期檢查”制度，細化相關(guān)內(nèi)部制度，設(shè)立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強對公路工程檔案人員培訓(xùn)，提升其工作水平。
（三）注重檔案的過程收集，提升質(zhì)量。公路工程建設(shè)的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時收集，防止出現(xiàn)遺漏，并且注意收集原始文件。
參考文獻：
[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2012（10）.
[2] 潘振英，田麗敏.淺談公路工程檔案管理[J].科技信息，2011（8）.
關(guān)鍵詞：科技成果檔案管理
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A
一、科技成果檔案管理工作的意義：
在新興科技飛速發(fā)展的特殊時期，科技檔案工作者面臨著新的形勢，肩負著新的任務(wù)，科技檔案工作也具有新的特點。目前，一個重要的新情況是企業(yè)管理部門對情報（新技術(shù)、新工藝、新材料）的需求聚增，為科學(xué)管理的調(diào)研，日益受到人們的重視，被看成是前進的向?qū)?、發(fā)展的階梯、競爭的工具、突破的鑰匙，隨著經(jīng)濟改革的深入，企業(yè)部門迫于產(chǎn)品競爭，要依靠先進技術(shù)，著眼新產(chǎn)品開發(fā)，他們急于得到新技術(shù)、新工藝、新樣本、專利等適合于本企業(yè)的科技資料。各級管理機構(gòu)隨著由簡單的行政管理轉(zhuǎn)向科學(xué)管理，越來越依靠技術(shù)資料提供科學(xué)依據(jù)。
科技成果檔案資料也是科技檔案工作的基本建設(shè)中的一個項目，在工廠企業(yè)中科研成果資料的收集是科技檔案工作收集的主要對象，對發(fā)展生產(chǎn)具有一定的經(jīng)濟價值。
我國是個發(fā)展中的大國，在實現(xiàn)科技現(xiàn)代化的進程中迫切需要開發(fā)利用科研成果這個“第二資源”。
這是一門學(xué)問，它的影響將是很大的，它關(guān)系到我國社會主義物質(zhì)文明和社會主義精神文明建設(shè)。
科技檔案工作決不只是對檔案資料進行保管的管理水平上，應(yīng)在提高科技檔案資料的目的上，積極地在進行收集先進的科技資料上下功夫。尤其是對科研成果的收集，管理就更具有一定的意義。從現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展的特點來看，由于科研組織、規(guī)模和隊伍不斷擴大，科研成果日益增多。因此各級檔案管理部門，對科研成果必須加強收集和管理，科學(xué)技術(shù)彼此滲透，科研成果互相交叉，科研成果必須集中集中管理，才可以互相參照使用。此外，知識更新的速度加快，科研成果利用的周期縮短，要求我們自覺地加強對科研成果的宣傳、交流，采取各種必要措施促進科研成果盡早的在生產(chǎn)上推廣應(yīng)用，變?yōu)橹苯由a(chǎn)力。
二、科研成果的分類
這個問題要從科研的體系說起，目前，多數(shù)科技人員認(rèn)為：把科研體系分為基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和開放研究三大環(huán)節(jié)較為恰當(dāng)。
基礎(chǔ)研究又分純基礎(chǔ)理論研究與應(yīng)用基礎(chǔ)理論研究，純基礎(chǔ)理論研究屬于基礎(chǔ)科學(xué)的范疇。它的任務(wù)是探索自然界各種物質(zhì)運動的基本規(guī)律，揭示各種自然現(xiàn)象之間的關(guān)系，以便發(fā)現(xiàn)新原理，提出新方向。
應(yīng)用基礎(chǔ)理論研究屬于技術(shù)科學(xué)的范疇。它的任務(wù)是針對生產(chǎn)中提出的科學(xué)技術(shù)問題進行理論探索，目的在于為解決實際問題提供理論依據(jù)。
應(yīng)用研究也分兩類：一類是應(yīng)用技術(shù)研究，一類是產(chǎn)品試制研究。目的都是為了直接解決生產(chǎn)中的實際問題，在基礎(chǔ)研究與開放研究之間起橋梁作用。以便把理論成果轉(zhuǎn)化為技術(shù)與生產(chǎn)力。又將生產(chǎn)中提出的問題反饋給科學(xué)，從而推動科學(xué)理論的發(fā)展。
開發(fā)研究同樣可以分為兩類：一類是試生產(chǎn)研究。一類是推廣應(yīng)用研究，目的都是為使科研成果在實際生產(chǎn)中得到應(yīng)用。
三、科研成果檔案管理方法：
綜上所述，各類科研雖然任務(wù)目的不同，要求也不一樣，但是如同接力賽跑一樣，哪一環(huán)節(jié)也不可缺少。作為科研成果，有它的共性，就是都必須有創(chuàng)造性、科學(xué)性和價值（包括學(xué)術(shù)價值、使用價值和經(jīng)濟價值）。這幾類成果由于各有不同特點，管理方法也各有不同，可采用三種分類管理方法。
1、按成果所屬的科學(xué)行業(yè)分類管理
主要用于成果的鑒定，獎勵等項目管理與成果資料的檢索。它的分類原則是由部門的專業(yè)管理范圍或分類法確定的。其特點是符合實際與使用習(xí)慣，便于成果的管理與資料的查找。
2、按成果的科學(xué)技術(shù)水平與重要意義分類管理。主要劃分為重要成果與大量的一般性成果二類。所謂重要成果是指成果的技術(shù)在國內(nèi)有首創(chuàng)性，屬于國內(nèi)先進水平。在全國有推廣應(yīng)用價值，這類成果主要是由國家集中管理的，也是各部門、各地區(qū)管理的重點。至于大量的一般性成果，是指達到國內(nèi)較先進水平或本地區(qū)先進水平，具有行業(yè)和地方特色，在本行業(yè)或本地區(qū)有推廣應(yīng)用價值的項目，這類成果檔案應(yīng)由各地方、各部門集中管理，詳細成果檔案可由成果完成單位集中管理。
3、按成果的應(yīng)用推廣意義分類管理?？煞譃槔碚撔猿晒蛻?yīng)用性成果。理論性成果的表現(xiàn)形式主要為論文，主要由各專門學(xué)會對其進行評價和交流。應(yīng)用性成果包括應(yīng)用研究與開發(fā)研究兩類成果。其特點是強調(diào)成果的經(jīng)濟價值或使用價值。這類成果在管理上還可以根據(jù)其是否已在生產(chǎn)上實際應(yīng)用和推廣的情況分為兩類，一般地說，開發(fā)研究成果屬于已在一定范圍內(nèi)應(yīng)用和推廣的；而應(yīng)用研究成果通常只具備了應(yīng)用和推廣的條件，還要再做些研究工作，才能在生產(chǎn)上推廣應(yīng)用。對于前者，管理工作的重點是加強宣傳和交流，使其在更大的范圍內(nèi)應(yīng)用和推廣。對于后者，重點則在于創(chuàng)造條件，使其進一步完善化，盡快地在生產(chǎn)上得到應(yīng)用和推廣。
科研成果的推廣應(yīng)用對科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和生產(chǎn)上起了很大的作用。我國今后的經(jīng)濟發(fā)展主要靠對現(xiàn)有企業(yè)的技術(shù)改造，要進行有效的挖、革、改，就離不開對已有科技成果的推廣應(yīng)用。
一、檔案價值鑒定在檔案管理過程中的意義
美國的一位相關(guān)工作者曾經(jīng)闡述過這樣一個觀點，即在關(guān)于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個檔案管理的過程中檔案價值鑒定有著舉足輕重的作用。
從整體上來講，檔案是對各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財富。不過實際上并不是每一份檔案都具有重要的價值，每一份文件的價值都是不盡相同的，文件的價值也不是一成不變的，可能會隨著時間的推移而改變其所包含的價值。檔案價值鑒定的工作就是對每一份檔案所具有的價值進行甄別。
檔案價值的鑒定將會直接決定檔案的存亡。當(dāng)檔案價值鑒定判定檔案已經(jīng)沒有保存價值的時候，檔案就會被銷毀。所以在進行檔案價值鑒定的時候需要慎重。通過檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。
當(dāng)今檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會導(dǎo)致庫房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費不足等一系列的問題。通過對檔案價值的鑒定，有利于檔案庫房、設(shè)備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、檔案價值鑒定存在的問題
雖然從客觀上講，我國的檔案鑒定工作受到國家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國檔案管理工作中檔案價值鑒定存在著許多的問題。
（一）檔案價值鑒定理論研究混亂
在我國幾乎是沒有對檔案價值鑒定進行一個準(zhǔn)確的定義。在某些相關(guān)教材里對于鑒定有一些相關(guān)的描述，但是并沒有明確的定義，只是對于文件的部分相關(guān)鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會導(dǎo)致文件的鑒定出現(xiàn)問題和一些失誤，最終文件的價值鑒定出現(xiàn)混亂的局面。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個概念相混淆；有的弄不清檔案價值鑒定的起始點和終止點；也有的將檔案價值與檔案價值鑒定混為一談。
（二）檔案價值鑒定隊伍建設(shè)急需改善
我國的檔案工作隊伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價值鑒定人才的缺少導(dǎo)致了檔案價值得不到有效的判定，從而對檔案管理的后期工作形成障礙。此外對于現(xiàn)有的檔案價值鑒定人員也存在著各種各樣的問題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點：（1）檔案價值鑒定在檔案管理工作中有著很強的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)?zé)任的心理，使得檔案價值鑒定工作無法有效的開展；（2）檔案價值的相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)難以達到，不具備可操作性，這也帶來了很多的弊端；（3）相關(guān)鑒定人員不具備專業(yè)的理論知識，對相關(guān)的鑒定工作缺乏足夠的認(rèn)識。
（三）檔案價值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿意
隨著時間的推移與社會的變化，檔案的價值也會進行改變。在這一系列的變化中，檔案價值鑒定的重點也會進行變化。但是由于多種原因，很難準(zhǔn)確的對檔案價值鑒定的重點進行準(zhǔn)確的把握。檔案價值鑒定工作缺乏重點，導(dǎo)致工作的質(zhì)量不能夠讓人滿意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價值的檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價值鑒定工作不到位。
三、加強檔案價值鑒定的措施
有問題不可怕，可怕的是知道問題卻不知道進行改正。對于檔案價值鑒定工作也是如此。為此，針對上述問題，個人提出以下幾個改善當(dāng)前檔案價值鑒定工作的意見。
（一）加強理論研究
做任何事想要成功都必須要靠理論來進行支持。對于檔案鑒定工作首先要做的就是加強理論研究工作。對于檔案價值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專人進行攻關(guān)。既然我們國內(nèi)的檔案價值鑒定還沒有形成一個完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開展檔案價值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗，為檔案價值鑒定理論的研究提供豐富的實踐材料；此外，相關(guān)的研究人員不應(yīng)該脫離實際，應(yīng)從實際入手，多多調(diào)查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實際相結(jié)合，最終得到一個比較完整的體系。
（二）完善檔案價值鑒定隊伍
首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專門的檔案價值鑒定人才，然后是各級檔案局、館根據(jù)實際情況建立起專門的檔案價值鑒定機構(gòu)。檔案價值鑒定機構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門制定檔案價值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類檔案的價值鑒定，并負責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢。
（三）提高檔案價值鑒定質(zhì)量
關(guān)鍵詞：檔案成果利用；檔案保密；有效措施
如今隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案的保密與利用工作在如今已經(jīng)成為了業(yè)界人士所關(guān)注的話題。對檔案的成果利用以及保密工作進行分析和探討，有利于檔案工作的有效開展，同時也有利于保障機密檔案的安全性。因此現(xiàn)階段的檔案保管部門應(yīng)該對檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。
1 檔案保密的重要性及現(xiàn)階段存在的隱患
1.1 檔案保密工作的重要性
檔案作為記錄組織或個人重要信息的載體，在人們的日常生活當(dāng)中有著極為重要的作用。首先對檔案的有效保密能夠保證個人信息不被他人非法竊取[1]。個人信息的重要性現(xiàn)在已經(jīng)被人們所熟知，一旦個人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業(yè)或組織的檔案中所記錄的是企業(yè)或組織發(fā)展過程中的核心機密，一旦出現(xiàn)泄密的情況，就可能給組織或者企業(yè)造成不可估量的損失，輕則是企業(yè)或組織蒙受巨大的經(jīng)濟損失，嚴(yán)重的甚至可能導(dǎo)致組織或企業(yè)的倒閉；最后，對于國家而言，機密檔案的丟失可能會威脅到國家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國家非法竊取，可能會使國家的科技發(fā)展受到巨大打擊，從而威脅國家的安全穩(wěn)定。綜上所述，檔案的保密工作無論對于個人、集體還是國家都有著至關(guān)重要的作用，因此現(xiàn)階段的檔案部門應(yīng)該加強對檔案的保密工作。
1.2 現(xiàn)階段檔案保密工作中存在的隱患
如今隨著科技的發(fā)展，檔案部門對檔案保密工作做的也越來越好，但是在現(xiàn)階段檔案保密工作的發(fā)展過程中，還是存在著以下幾點問題：首先，隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)入侵系統(tǒng)也不斷升級，但是現(xiàn)階段的部分檔案部門的網(wǎng)絡(luò)安全防護還沒有進行全面的升級，這就是檔案管理部門所保管的機密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當(dāng)前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質(zhì)檔案袋的形式進行保管，這就導(dǎo)致在檔案的保管過程中可能會因為外界氣溫、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現(xiàn)階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒有經(jīng)受過專業(yè)的培訓(xùn)，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識以及崗位責(zé)任意識沒有得到有效加強，一旦檔案保管的網(wǎng)絡(luò)遭受到不明攻擊，可能就會出現(xiàn)檔案管理人員不能及時發(fā)現(xiàn)攻擊來源以及破解方法而導(dǎo)致檔案丟失的情況。
2 檔案保密的有效措施
2.1 做好開放檔案的審查工作
由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經(jīng)失去了其保密的意義，因此需要對公眾進行開放。在這一過程中，檔案的有關(guān)管理人員應(yīng)該對需要開放的檔案做好審查工作，確保所開放的檔案是已經(jīng)過了保密時期的檔案[2]。因此，在開放檔案之前，檔案管理人員應(yīng)該對即將開放的檔案進行嚴(yán)格的審查，確保沒有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業(yè)之下。例如，檔案保管部門應(yīng)該建立完善的開放檔案審查體制，在所開放檔案的審查過程中應(yīng)該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對檔案進行初步審查，在審查的過程中基層審查人員應(yīng)該做好相關(guān)檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級的審查部門。上級的審查部門在接到基層工作人員送來的信息后，應(yīng)該對照表格信息對檔案進行復(fù)審，并將基層工作人員再審查過程中出現(xiàn)的失誤進行彌補，隨后將整理好的檔案送交最高領(lǐng)導(dǎo)。最高領(lǐng)導(dǎo)通過自身對檔案信息的了解，對檔案進行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開放的狀態(tài)。通過這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時期檔案的安全度，從而提升機密檔案的安全系數(shù)[3]。
2.2 做好檔案的解密工作
國家《保密法》為檔案的保密想作出了三個等級地劃分，即“絕密檔案”、“機密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個等級檔案的機密程度不一樣，因此在實際的操作過程中，對檔案的保管措施也不盡相同。隨著時間的流逝，由于檔案的機密程度具有一定的“時效性”，因此在對檔案進行解密時要根據(jù)不同檔案的機密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開，在檔案的保管過程中，就應(yīng)該對不同機密等級的檔案保存在不同區(qū)域，同時做好相關(guān)記錄，在解密時就可以根據(jù)不同檔案的機密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門可以開設(shè)三個等級的解密工作小組，同時在保存檔案的過程中對不同機密等級的檔案實施不同區(qū)域的保管，一旦檔案過了有效期，就可以根據(jù)不同機密程度的檔案送交相應(yīng)的解密人員手中。通過這種方式，能夠有效提升檔案保管部門的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過程中的安全性。
2.3 強化有關(guān)人員的保密與崗位責(zé)任意識
檔案的保密與利用工作最終也要落實到具體工作人員的肩上，因此在現(xiàn)階段檔案保管過程中，應(yīng)該對檔案部門工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及崗位責(zé)任意識進行加強和培養(yǎng)，確保在檔案保管的過程中，機密檔案始終處于安全的狀態(tài)。對于檔案管理人員的培訓(xùn)，可以采取培訓(xùn)班的模式，對檔案的保管人員進行相應(yīng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其意識到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過程中有強有力的安全保障。例如，在檔案部門進行系統(tǒng)升級后，可以聘請專門的信息技術(shù)人員對檔案的保管人員進行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全責(zé)任意識，一旦檔案部門的信息系統(tǒng)遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時做出應(yīng)對，確保檔案的安全。
2.4 做好檔案利用前的準(zhǔn)備工作
在檔案進行公開之前，檔案部門應(yīng)該對檔案的利用做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。所謂準(zhǔn)備工作，其實就是在檔案進行公開之前，對所公開檔案進行備注、備份以及確認(rèn)分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門應(yīng)該對此加以重視。在當(dāng)前的檔案利用前的準(zhǔn)備工作中，最為重要的就是對檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個檔案管理部門的對檔案管理的系統(tǒng)性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過程中不會丟失的重要舉措，因此在現(xiàn)階段的檔案保管部門，有關(guān)部門應(yīng)該加強對檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門建立自身的數(shù)據(jù)庫，在檔案利用之前對所有已經(jīng)無需繼續(xù)保密的檔案進行分類保存。同時要對即將轉(zhuǎn)移的檔案進行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門能夠在最快的時間內(nèi)將該檔案進行提取，以此來提升檔案部門的工作效率，保障檔案保管部門的工作質(zhì)量。
3 結(jié)束語
隨著信息化社會的不斷發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案的安全性在一定程度上受到來自多方面的威脅，因此現(xiàn)階段對檔案的保管工作在現(xiàn)階段應(yīng)該引起有關(guān)部門足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門方面還在不斷發(fā)展中，因此現(xiàn)階段距離實現(xiàn)檔案的絕對安全看起來不切合實際，對此，檔案管理部門應(yīng)該加強內(nèi)部的管理以及優(yōu)化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】工程檔案、管理、控制
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：
【正文】工程檔案資料是指工程項目竣工時形成的反映施工過程和項目真實面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工圖和監(jiān)理文件組成。工程檔案資料管理是工程管理的一部分，工程檔案資料管理的過程控制是非常重要的，在檔案管理中起著重要的基礎(chǔ)作用。
工程項目檔案資料的概念和熱點
工程項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設(shè)計、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設(shè)項目檔案主要包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件?；ㄎ募怯山ㄔO(shè)單位在上述項目建設(shè)全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監(jiān)理文件主要是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理管理資料、施工監(jiān)理資料、竣工驗收監(jiān)理資料等向建設(shè)單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工測量監(jiān)測記錄、施工記錄、施工試驗記錄、施工驗收資料、質(zhì)量評定資料、竣工圖等向建設(shè)單位移交的檔案?？⒐の募üこ桃?guī)劃驗收、消防驗收、人防驗收、環(huán)保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。
工程項目檔案是一個有機載體，其特點主要有三：
（1）成套性。它記載和反映建設(shè)活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內(nèi)容銜接，構(gòu)成項目完整的成套性整體；
（2）專業(yè)性。不論是生產(chǎn)性建設(shè)項目檔案，還是國防性建設(shè)項目檔案還是民用工程，它都是專業(yè)技術(shù)活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到建成使用的全過程；
（3）現(xiàn)實性。它具有較強的現(xiàn)實使用性，是全面考核建設(shè)工作設(shè)計質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗收的依據(jù)，是工程建設(shè)、使用維護和技術(shù)改造的不可缺少的現(xiàn)實性依據(jù)。
二、工程項目檔案資料管理的過程控制的三部曲
1. 工程檔案資料管理的事前控制
事前控制，是指工程檔案資料的質(zhì)量管理關(guān)口前移，建立工程檔案資料質(zhì)量控制機制。要從工程檔案資料材料形成開始，把好檔案檔案資料來源即檔案資料的質(zhì)量關(guān)。把好檔案資料材料的質(zhì)量關(guān)，其關(guān)鍵是建立健全質(zhì)量控制機制，從組織上保證工程檔案管理工作的順利進行。
加強工程檔案資料的前期管理控制
（1）首先要做好工程項目編碼的劃分和編碼系統(tǒng)編制，確定本合同工程項目中單位工程、分部工程、單元工程的劃分。
（2）編制統(tǒng)一的工程質(zhì)量驗收及評定有關(guān)信息記錄表格，工程信息記錄表格格式一經(jīng)確定，就不要輕易更改，以免給工作造成不必要的麻煩。
（3）編制工程項目檔案資料歸檔范圍、要求、以及檔案資料的收集與整理辦法。
建立檔案管理機構(gòu)和工作制度
（1）建立檔案管理機構(gòu)，即檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定檔案管理工作制度，加強對工程檔案業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。
（2）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。明確專兼職檔案管理人員，并將工程文件材料、檔案資料質(zhì)量管理納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，明確工程檔案管理工作程序和各部門在檔案資料收集、整理、立卷、審核、歸檔、移交過程中的工作職責(zé)，并建立考核獎罰制度。
（3）建立崗前培訓(xùn)制度，將工程檔案資料管理技能培訓(xùn)作為檔案人員上崗前的必修課。
2．工程檔案資料管理的事中控制
事中控制，是指對工程正在進行過程中的檔案資料的形成進行同步檢查，實施工程檔案資料質(zhì)量的全過程跟蹤管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)過程中，依據(jù)前期制定的各項檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對相關(guān)單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。
施工檔案資料是施工過程的記錄，是每一工序、單元工程、分部工程的實體質(zhì)量合格的檔案資料。事中控制就是要根據(jù)工程實際進度對工程項目資料進行同步檢查和經(jīng)常檢查。
所謂同步檢查就是要求檔案資料檢查與工程建設(shè)同步，尤其要抓住工程建設(shè)的幾個重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工驗收階段等等，檢查工程原始資料是否真實、齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，質(zhì)量是否規(guī)范，滿足業(yè)主要求。
所謂經(jīng)常檢查就是工程檔案資料質(zhì)量檢查要進行經(jīng)常性檢查。每周或每月檢查一次，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，進行及時糾正。
3．工程檔案資料管理的事后控制
事后控制，是指在工程建設(shè)完工后，對工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進行同步檢查，實施工程檔案資料質(zhì)量的最終管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)結(jié)束后，依據(jù)前期制定的檔案整理細則對承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。
在工程竣工驗收時，工程檔案驗收要同步進行，為確保工程竣工檔案順利通過驗收，應(yīng)對工程竣工檔案進行初驗，檢查各項合同項目檔案是否完整準(zhǔn)確，整理是否符合規(guī)范和業(yè)主要求，對所存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結(jié)果，提出驗收意見。對于在工程檔案驗收中發(fā)現(xiàn)的問題要進行收集整理，造成檔案丟失或不按時按質(zhì)進行移交的要進行處罰，同時要及時糾正。 檔案資料編制與檔案整理組卷需要和業(yè)主統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，對工程施工檔案資料的嚴(yán)格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持。否則工程檔案資料的管理工作很難開展。
一、企業(yè)檔案的全過程管理，就是指檔案管理工作要貫穿于企業(yè)科技與文書材料的形成、運轉(zhuǎn)、收集和歸檔這一全過程，也就是說要從這些文件和材料的初始形成階段直到最后歸檔階段，都要進行有效的管理和控制。
先以文書材料來說，當(dāng)一份對外發(fā)文或者是內(nèi)部行文開始擬稿時，我們就要嚴(yán)格按照企業(yè)文書處理工作和檔案管理工作的規(guī)定與要求去做。例如文種使用和文號編制是否正確，書寫用筆和文稿用紙是否符合要求等等，都應(yīng)當(dāng)一一按照規(guī)定辦，不能草率馬虎。按照公文處理和檔案管理規(guī)定，擬寫公文必須用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆，不宜用原珠筆，更不能用鉛筆、彩色筆等;用紙應(yīng)當(dāng)積極推行A4或A3幅面紙。在這里還要提出的是，當(dāng)我們在工作中運用計算機打印文件或表格時，一定要注意根據(jù)公文處理規(guī)定中的要求，控制好圖文區(qū)的尺寸，以便于文件和表格今后歸檔時的裝訂。現(xiàn)在我們有的人在用計算機打印文件或表格時，漫無邊際，頂天立地，天頭、地腳、訂口預(yù)留的白邊很少，這給檔案裝訂帶來了極大不便，而且這樣打印出的文件和表格也不美觀、大方。
同樣，當(dāng)我們收到一份外來文件需要辦理時，也要按照企業(yè)文書處理工作和檔案管理工作的規(guī)定和要求去做。例如文件辦理后有沒有將辦理情況和辦理結(jié)果簡要的填寫在文件處理單上，在辦理文件中形成的需要上報的文字和報表有沒有隨文件留底以便與文件一起歸檔備查等等。在這個問題上需要指出的是，不少文件經(jīng)辦人員在文件處理單上應(yīng)當(dāng)填寫的各個欄目里，往往簡簡單單地只寫了“已閱”、“已辦”、“已報送”等字眼，至于這個文件究竟如何辦理的，辦理后有沒有形成自己的文件?向上級報送的什么材料?這些都無從查考。而按照公文處理規(guī)定，應(yīng)該將辦理文件的情況用簡明扼要的文字填寫在公文處理單上，如果在辦文中形成了自己的文件或者有材料和報表上報給了上級機關(guān)，都應(yīng)當(dāng)把原件附在上級來文的后面一起歸檔。只有上下文件一起歸檔后，才能對今后工作的查考利用產(chǎn)生價值，否則只有上級來文而沒有本單位文件歸檔，企業(yè)檔案室豈不成了上級機關(guān)的文件保管室了。
再以科技文件材料來說，一個新產(chǎn)品從開發(fā)研制至試生產(chǎn)再到正式批產(chǎn)，這一全過程中所形成的許多文字、計算和圖樣材料，只要是對企業(yè)今后的產(chǎn)品開發(fā)研制和生產(chǎn)經(jīng)營有查考利用價值的，都應(yīng)當(dāng)進行有效的管理和控制，做好這些材料的積累和預(yù)立卷。由于開發(fā)研制一個新產(chǎn)品往往需要較長的周期，少則一二年，多則三四年甚至五六年，因此對科技文件材料的管理還必須分階段進行，每當(dāng)一個階段(例如調(diào)研階段、設(shè)計階段、試制階段等)結(jié)束時，都應(yīng)當(dāng)及時做好這一階段所形成的文字、計算和圖樣材料的收集與歸檔工作。否則的話，時間越長，材料的散失和損壞越多，甚至?xí)斐蔁o法彌補的損失。
基建工程項目材料的管理和控制，也存在與科技文件材料同樣的情況，由于工程項目周期長和子項目多，對這類材料的管理也必須分階段進行，決不能等到整個工程項目竣工時才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話，無疑是為時已晚，早期的工程項目材料必然散失多、損壞多，給立卷材料的完整性、系統(tǒng)性造成極大的損失。這就是我們所說的檔案的全過程管理。
二、檔案的全方位管理，就是指企業(yè)的所有職能部門在履行其職能活動中形成的有價值的文件和材料，都應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)的有關(guān)規(guī)定進行收集和歸檔。
在這個問題上有兩種傾向:一種傾向是認(rèn)為自己的部門不是企業(yè)的重要部門，工作中沒有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，沒有歸檔保存的價值，所以檔案管理工作與我們這個部門沒有多大聯(lián)系。在這種錯誤認(rèn)識的支配下，這種部門往往不注意文件和材料的積累與收集，甚至在文件和材料的形成過程中也很隨便，不按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定去做。另一種傾向是把自己的部門看得太重要，認(rèn)為自己部門在工作中所產(chǎn)生的文件和材料具有一定的保密性，不宜歸檔。這種認(rèn)識也是不對的。作為企業(yè)的檔案室，它是企業(yè)中管理檔案的專職部門，它有為企業(yè)保守秘密的工作紀(jì)律，不會也不允許將企業(yè)秘密對外泄露，因此企業(yè)的其他部門完全可以放心地將所有應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件和材料交由企業(yè)檔案室管理。事實上，企業(yè)的全部檔案都收歸檔案室保管，才是防止企業(yè)秘密外泄的重要保證，也是使企業(yè)各類信息和資源得以積累、傳承的根本保證。
為了實施企業(yè)檔案的全方位管理，一方面企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的歸檔制度，明確企業(yè)各類檔案材料的歸檔時間、歸檔內(nèi)容和歸檔要求。這就要求企業(yè)檔案人員熟悉企業(yè)各個職能部門的職責(zé)內(nèi)容和職權(quán)范圍，并且根據(jù)企業(yè)職能部門的調(diào)整和變化，適時地作出修訂和補充，使歸檔制度能夠具有很強的操作性。另一方面，有了規(guī)章制度之后，工作的成敗與否還是事在人為。作為企業(yè)檔案人員，要學(xué)會轉(zhuǎn)變立場、轉(zhuǎn)變觀念，要把企業(yè)各個職能部門作為自己的服務(wù)對象，在歸檔材料形成、積累和預(yù)立卷等各個環(huán)節(jié)給予他們指導(dǎo)和幫助，而不僅僅是在年終或次年年初歸檔時才發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見。
在實施企業(yè)檔案全方位管理中，多年來一直強調(diào)和堅持的科技檔案工作的“四納入”、“五參加”是一項很有效的措施?！八募{入”就是把科技文件材料(包括基建工程項目材料)的形成、積累、歸檔工作納入科技工作程序，納入生產(chǎn)、科研、基建工作計劃，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，納入企業(yè)經(jīng)責(zé)制考核范圍;“五參加”就是指科技檔案部門和科技檔案人員要參加新產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、基建竣工驗收、設(shè)備儀器開箱以及有關(guān)生產(chǎn)、科研、基建等方面的會議。經(jīng)驗證明，只有堅持了“四納入”、“五參加”這一有效的措施，科技檔案的全方位管理才能真正得到落實和體現(xiàn)。
三、檔案的全員式管理就是指企業(yè)中的每個職工都或多或少的與企業(yè)檔案管理工作有著聯(lián)系，因此每個職工都應(yīng)當(dāng)關(guān)心和支持企業(yè)的檔案管理工作。
有人可能會說這種提法太寬泛了，企業(yè)檔案管理工作怎么會牽涉到每一個職工呢?或許是大家一時沒有想到這個問題，我們每一個職工都填寫過職工履歷表，都簽訂過勞動合同書，這些就是檔案。你如果在填寫或者簽訂過程中，不按照規(guī)定的要求去做，將來這份履歷、這份合同就有可能會給你帶來意想不到的麻煩甚至是不可彌補的損失。最近兩年，筆者所在企業(yè)有不少老年職工到企業(yè)檔案室里來查找自己二十多年前辦理的領(lǐng)取獨生子女費的申請書。為了什么?為了自己退休時能夠領(lǐng)取一筆一次性的獨生子女補貼費。當(dāng)時辦理的獨生子女證因為保管不善遺失了，沒有證就不能給你補貼費。這就想到了廠里還有當(dāng)時辦理獨生子女證的申請書。當(dāng)這些老年職工找到這份材料時都很高興，說多虧了廠里保管得好。還有不少職工在評聘職稱時要查找自己當(dāng)年獲獎的材料，也很高興地在企業(yè)檔案室查到了有關(guān)材料，派上了用場。這樣的事例都使職工確確實實感受到了檔案的價值和它與自己的密切聯(lián)系。
