時間：2023-06-07 15:57:14
序論：在您撰寫檔案管理風險時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、目前會計師事務所檔案管理存在的一些問題
我國從1991年恢復注冊會計師統(tǒng)一考試以來，到現(xiàn)在已有二十多年時間，注冊會計師的業(yè)務也有很大的發(fā)展，會計師事務所的檔案管理也取得了很大的進展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：
1、檔案管理投入不足
會計師事務所在執(zhí)業(yè)過程中，由于過份重視經濟利益，對需要費時費力的檔案管理往往不重視，如一些規(guī)模較小的會計師事務所會計檔案無專人管理，檔案存放無專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會計檔案的損毀，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質量及壽命受到影響。
2、檔案管理不規(guī)范
有些會計師事務所在上半年審計業(yè)務繁忙的季節(jié)，只注重出報告，而不注重會計檔案的收集整理工作，而是等到下半年業(yè)務淡季時才專門抽時間進行會計工作底稿的整理，往往由于時間太長，在整理過程中會出現(xiàn)缺少各種審計證據的情況，如關鍵的詢證函沒有，企業(yè)的銀行對賬單不齊，重要的合同沒有復印，有的甚至連企業(yè)提供的未審報表都沒有蓋公章，要補的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結果不知道是哪一環(huán)節(jié)把檔案弄丟了，曾經有一個會計師事務所在從事司法鑒定業(yè)務時，原告方提供了會計憑證之類的會計檔案，事務所注冊會計師在叫來被告詢問某些細節(jié)時，被告要求看對方會計憑證的附件，被告利用注冊會計師缺少經驗，趁注冊會計師有事不在場的幾分鐘時間，將某些重要證據撕下帶走，有些進行涂改，造成在開庭質證時，原告方證據效力受到影響。會計師事務所在執(zhí)業(yè)時還會將一些自相矛盾的審計證據一同保存，比如說本期確認了收入，但發(fā)貨單之類的審計證據卻又不是當期的，有的驗資報告的出資單據如銀行繳款單或進賬單上款項用途寫的是借款，但又作為實收資本的依據。這些無疑存在很大的風險。
3、重業(yè)務檔案管理、輕其他檔案管理
作為法律取證材料，一份完備的業(yè)務檔案可以挽救一個事務所，而存在重大缺陷的業(yè)務檔案又足以讓一個事務所關門。所以，業(yè)內人士將會計師事務所的業(yè)務檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業(yè)務檔案則比喻為“定時炸彈”，普遍存在著重業(yè)務檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務所對于業(yè)務檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴重散失，處于無人管理的狀態(tài)。
二、加強檔案管理、防范風險的應對措施
會計師事務所如何化解在執(zhí)業(yè)過程中遇到的風險，除了加強自身專業(yè)知識學習，提高專業(yè)勝任能力，對明顯有風險的業(yè)務規(guī)避外，在會計檔案管理方面，還要采取以下措施：
1、制定會計檔案管理制度、規(guī)范會計檔案保管
每個會計師事務所為了規(guī)避風險，規(guī)范管理，都應該制定會計師事務所檔案管理制度，對檔案的整理，保管等工作進行分工，明確各部門的責權利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細的規(guī)定，防止檔案的毀損或泄露。
2、加強培訓和學習，提高執(zhí)業(yè)人員對會計檔案重要性的認識
有許多注冊會計師在執(zhí)業(yè)過程中，會帶一些助理人員一起去企業(yè)，其中審計證據的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒有這方面的經驗，對審計證據也難判斷真假，這樣，就必須事先對助理人員進行有關審計工作底稿相關知識的培訓，使他們對審計證據的范圍和重要性有明確的認識，對審計證據的真假能進行適當?shù)谋鎰e，同時，執(zhí)業(yè)的注冊會計師對助理人員搜集的證據的完整性和真實性要負有主要責任，不能一旦出事就將責任推卸給助理人員。
3、對重要的證據要重點保存
在進行審計業(yè)務時，對企業(yè)重要資產的權證，如銀行存款的對賬單，房產和土地的產權證、應收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點保存；對驗資業(yè)務中的投入資本的單據，如貨幣資金出資的繳款單或進賬單，實物資產的產權證明及移交記錄等，都必須重點保存。
4、注冊會計師對會計檔案要嚴加審核，保證審計證據的真實性
注冊會計師在執(zhí)業(yè)時，對證據的來源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉交會計師事務所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會形成很大的隱患，存在重大的訴訟風險。曾有個會計師曹日紅佛山市注冊會計師協(xié)會廣東佛山528000事務所在做驗資業(yè)務時，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺的銀行人員，在詢證函上蓋個假章，后來產生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會計師事務所因工作失職承擔連帶責任。另外對自相矛盾的證據要運用替代程序進行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。
5、加強職業(yè)道德建設，做好保密工作
注冊會計師所從事的工作要體現(xiàn)獨立、客觀、公正，就必須具有良好的職業(yè)道德，對在執(zhí)業(yè)過程中知曉的客戶商業(yè)秘密，要嚴加保密，不能泄露，更不能以此謀利，要妥善保管好會計檔案，做好借閱記錄，不要使客戶的商業(yè)秘密泄露。曾有位注冊會計師利用客戶貨幣資金增資時知曉的信息，將銀行詢證函拍照發(fā)給與客戶存在訴訟糾紛的當事人，造成客戶增資存款被凍結并劃走，使客戶造成重大損失，對該會計師事務所的聲譽造成很壞的影響。
一、電子檔案管理中的風險
CooperD．F和ChapmanC．B對風險給出了較權威的定義：“風險是由于從事某項特定活動過程中存在的不確定性而產生的經濟或財務的損失，自然破壞或損傷的可能性”。電子檔案管理中的風險主要是指電子檔案文件在通過網絡進行傳輸?shù)倪^程中很容易被網絡服務影響，出現(xiàn)偽造、泄密、竊聽以及篡改等問題。此外，電子檔案的信息接收與歸檔過程中還可能面臨計算機病毒與網絡黑客等多方面的威脅，所以電子檔案管理中風險重重，電子檔案的安全難以得到有效保障。
二、風險管理
通過對風險控制等相關內容的學習，筆者認為，電子檔案風險管理的程序設計主要包括風險識別、風險評估和風險應對三個部分。
（一）風險識別。
風險識別是進行風險評估的基礎和前提，主要指“尋找”和“分類”風險因素這兩項內容。我們希望通過風險識別對電子檔案風險源、分布、原因、關聯(lián)、后果有一個理性認知，如果把可能出現(xiàn)的各種風險列出在清單上，就能達到較好的識別效果。電子檔案風險從性質上劃分，主要有：
1.電子檔案真實性風險。電子檔案的真實性是指檔案所包含的信息在傳輸、被訪問等處理后保持不變，狀態(tài)與最初形成時的一致。電子檔案的真實性是其行政有效性以及法律證據性的基礎，是電子檔案反映歷史情況，構成社會價值，能夠作為社會記憶長期保存的前提。然而由于電子檔案的信息在形成和使用中很容易不留痕跡地被更改，而且在軟硬件平臺升級時遷移電子檔案也可能導致檔案中的某些信息發(fā)生變化或丟失，因此電子檔案面臨真實性風險。
2.電子檔案完整性風險。電子檔案的完整性風險主要是指應該歸檔保存的電子檔案數(shù)量不全以及單份電子檔案的構成要素不全，這就使利用電子檔案出現(xiàn)了障礙，也影響了電子檔案本應該有的價值。
3.電子檔案可讀性風險。電子檔案可讀性風險簡單地說就是指電子檔案不可讀，即文件經過存儲、傳輸、壓縮、轉存載體轉換、遷移等處理后打不開，或者打開之后是亂碼或部分信息顯示不出來等。
（二）風險評估。
風險評估是風險應對的前提，主要包括區(qū)分電子檔案管理過程中各種風險的發(fā)生概率、發(fā)生后的危害程度，從而找到合理的控制防范方法。Kaplan和Garrick提出了三元組完備集風險理論，即。其中，表示風險，表示第個不利事件，表示發(fā)生的概率，表示的結果，是一種損失指標；角標是指是一個完備集。集合中的元素只是風險的一個答案，而整個集合才是全部風險。根據這一理論，電子檔案管理的風險評估可以按照這些步驟進行：首先，構建電子檔案風險要素表，即把風險識別出來的風險因素列出表格清單。然后，確定所列出的各種風險發(fā)生的概率值。第三，評價風險程度，定量分析電子檔案管理過程中可能遇到的各種風險，確定對應風險后果值集。最后，進行綜合風險評價，劃分出幾個風險等級。
（三）風險應對。
風險應對包括“防范”與“控制”兩方面內容，它直接體現(xiàn)風險管理的目標。風險規(guī)避通常有三種方法：通過應用制度來規(guī)避（允許電子檔案管理人員制定某些特定的制度），通過培訓和教育來規(guī)避（使電子檔案管理人員了解管理制度），以及通過應用技術來規(guī)避（如設置密碼）。風險轉移可以通過重新考慮如何提供服務，修改配置模式，外包給其他機構、購買保險，或者與提供商簽署服務合同來實現(xiàn)。這使檔案管理部門可以將那些與復雜系統(tǒng)管理相關的風險轉移到處理這些風險比較有經驗的另一個機構中。風險緩解的措施總體上可以分成兩類：一類是事前措施，即在風險發(fā)生前為降低損失程度所采取的措施，它有時同時也會降低風險發(fā)生的可能性；一類是事后措施，即在風險發(fā)生后為減少損失所采取的措施，主要是指處理緊急情況，從而阻止損失程度加重。事實上，進行風險轉移并不能從根本上規(guī)避電子檔案風險。在電子檔案管理過程中，應該從風險產生的源頭上就避免風險的發(fā)生，或者在風險來臨時，采取相應的措施緩解風險造成的損失，具體可做到如下幾點：
1.以人為本，培養(yǎng)檔案管理人員的風險意識，提升業(yè)務能力，更新管理知識，升華管理思想，使電子檔案管理人員在工作中增強風險意識，減少失誤，提高遵守制度的意識，避免在管理過程中發(fā)生風險。
1 房地產檔案管理風險相關問題
1.1 信息化風險問題
互聯(lián)網的迅速發(fā)展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數(shù)據不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業(yè)造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產檔案管理工作存在一定的信息化風險。
1.2 投資風險問題
投資風險也是影響房地產檔案管理工作的一項重要的因素，房地產企業(yè)一般考慮到運行過程中可能發(fā)生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設備方面等，投資風險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現(xiàn)協(xié)調平衡，就會很容易產生投資風險。比如在實行網絡檔案建設的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風險就會不可避免。
1.3 知識產權風險問題
現(xiàn)今階段，房地產檔案管理在信息化建設下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發(fā)到知識產權問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現(xiàn)篡改以及丟失的情況，房地產檔案管理互聯(lián)網制度還并不完善，與檔案有關數(shù)據信息在分享參考時，知識產權風險問題就會產生。
1.4 人員素質有待提高
互聯(lián)網信息化的發(fā)展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術的應用不廣泛，不具備信息技術操作能力，當前在房地產企業(yè)中，既能夠掌握房地產業(yè)務又能夠運用互聯(lián)網技術的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經常會出現(xiàn)失誤，檔案管理不到位，給房地產企業(yè)帶來了不利的影響。
1.5 缺乏檔案管理重視
在房地產企業(yè)中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產檔案的管理工作即文件復制粘貼，進行簡單的統(tǒng)計，并不是房地產登記所重要的工作，也無法對登記產生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產企業(yè)對檔案管理缺乏認識，從而出現(xiàn)了各種風險，給檔案管理工作產生了不好的因素，影響了企業(yè)的發(fā)展。
1.6 檔案管理技術手段較為落后
在市場經濟體制下，房地產檔案管理離不開互聯(lián)網信息系統(tǒng)，但部分房地產企業(yè)檔案管理部門在信息系統(tǒng)開發(fā)方面還存著不足，無法實現(xiàn)規(guī)范化、科學化，由于技術方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導致互聯(lián)網自動化技術比較滯后，無法對信息系統(tǒng)的各個功能進行更新，還有計算機設備也沒有及時的更換，使得信息系統(tǒng)在房地產檔案管理方面得不到很好的發(fā)揮，還有部分房地產企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質檔案激勵，沒有運用先進的技術手段，限制了檔案管理工作的進展。
2 房地產檔案管理風險的應對策略
2.1 房產檔案抵御風險的能力
房地產企業(yè)應加強房產檔案管理，最大限度的避免風險的產生，應對檔案管理人員加強認識，為他們講解風險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數(shù)字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質記錄檔案，與此同時也應采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風險源的產生。
2.2 完善信息?c資料檢索體系
為了使房地產企業(yè)檔案資料的完整性，應對其進行全面的核對，對檔案的內容要認真的核對，確保檔案的內容與現(xiàn)實所要記錄的內容一致，如果發(fā)現(xiàn)檔案內容存在問題，不符合實際的情況，應及時的采取調整，按照一定的程序對檔案采取分類編目，創(chuàng)建案卷號、文號等多方面目錄，設置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。
2.3 健全檔案管理體系
房地產檔案信息至關重要，應不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創(chuàng)在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監(jiān)督，對從中所發(fā)現(xiàn)的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規(guī)范化。
2.4 提高工作人員的素質
房地產企業(yè)應加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術方面的培訓，使其能夠精通互聯(lián)網信息技術，提高人員的職責意識。強調應要求人員學會使用計算機上技術對房地產登記信息統(tǒng)計，合理的對房地產資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業(yè)應加強對人員的培訓力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業(yè)績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。
2.5 做好房地產檔案的風險評估工作
在房地產檔案管理中，應對風險采取一定的評估，從而掌握風險產生的成因以及風險的危害性，從而能夠針對性的運用應對方法來解決這些風險，對檔案存在的某一個特定的風險進行分析，對其所產生的概率進行研究，然后再決定運用哪一種方法解決這一風險比較有效，久而久之，就能夠避免這種風險產生。在進行風險評估工作的過程中，需要結合實際情況來進行，最好請這方面的專家來進行風險評，有效的減小風險帶來的危害。
一、醫(yī)院檔案管理工作中的風險與問題分析
醫(yī)院檔案資料是隨著各項工作與活動的開展而漸漸形成的，對醫(yī)院本身和病人都有著十分重要的意義，但目前很多醫(yī)院的檔案管理制度并不完善，檔案管理工作還存在著很多問題，主要問題總結如下：
（一）檔案管理制度體制和機制與時代的發(fā)展不相適應。相比于其他行業(yè)的檔案管理，醫(yī)院檔案管理有著很大的區(qū)別。在上級檔案業(yè)務主管部門的指導下開展檔案工作業(yè)務，而工作關系又受到本單位的領導。諸如針對醫(yī)院檔案發(fā)展方向、檔案工作人員薪資考核以及檔案管理結構的制定上，業(yè)務主管部門與單位領導常因意見不同而發(fā)生爭執(zhí)，甚至產生矛盾，檔案管理人員也因此無所適從。顯而易見，這種體制已經無法適應時代的發(fā)展和現(xiàn)實工作的要求。
（二）領導對檔案管理工作的重視程度不夠，意識較為薄弱，對檔案資源的利用并不充分。醫(yī)療服務管理往往是醫(yī)院領導較為重視的，但對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案意識很淡薄，有沒有檔案都無所謂，檔案管理對醫(yī)院管理的重要性與作用并沒有被充分認識。也正因為如此，醫(yī)院并沒有充分開發(fā)檔案信息資源，也就導致了極低的檔案利用效率，檔案管理的社會效益與經濟效益并沒有真正實現(xiàn)。
（三）檔案管理水平深受檔案管理工作人員專業(yè)素質的影響。雖然醫(yī)院從不缺乏醫(yī)療專業(yè)技術人才，但是檔案管理工作人員相對匱乏。而目前的這些檔案管理從業(yè)人員當中，在專業(yè)素質與技能水平上也存在著很大差異。與現(xiàn)代化的檔案管理不相適應，醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展受到了嚴重的制約。如何積極引進人才，規(guī)范培訓體系，提高檔案管理人員的專業(yè)素質與技能水平，是醫(yī)院管理工作的重點。
（四）投入預算不足，規(guī)劃不到位，檔案管理標準化與正規(guī)化受到了嚴重的制約。隨著信息時代的到來，要求檔案管理工作進一步向信息化與網絡化發(fā)展。現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的建設，要求必須有穩(wěn)定長期的投入。但是，目前很多醫(yī)院的近期與長期規(guī)劃中，很少會考慮檔案管理與檔案基礎設施設備的投入，導致檔案管理水平嚴重滯后于醫(yī)療業(yè)務的發(fā)展水平，并最終影響醫(yī)院管理水平的提高。
（五）沒有明確界定檔案管理的內容與范圍。目前，醫(yī)院檔案管理內容與范圍的界定還沒有統(tǒng)一的制度與標準。雖然各級醫(yī)院都已自身實際情況為依據，制定了相對健全的管理制度與崗位職責，但是卻很少甚至完全沒有涉及檔案管理的相關制度檢查考核措施，從而導致了檔案管理工作的混亂和管理手段的落后，極大的制約了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范開展。
二、醫(yī)院檔案管理工作改善的建議分析
（一）推進檔案管理體制與機制的改革完善，實現(xiàn)科學管理、規(guī)范管理。檔案的是真實性、完整性與有效性的集中體現(xiàn)，其工作非常嚴肅且有很強的條理性。推進檔案管理體制與機制的改革完善，能夠使檔案管理的隨意性得以減少，促進其工作健康有序的開展。各級醫(yī)院應從單位工作實際出發(fā)，推進檔案統(tǒng)一管理的逐步實現(xiàn)。建立以檔案管理人員為主，其他科室兼職檔案人員為輔的檔案管理機制，使檔案管理的憑證與利用作用得以充分發(fā)揮。
（二）加強領導與宣傳，促進檔案意識的增強。領導對檔案管理的重視，是加強檔案制度建設的前提。要在醫(yī)院的規(guī)劃發(fā)展當中，重點來抓檔案管理工作，與醫(yī)院業(yè)務建設一同規(guī)劃發(fā)展。同時，要對檔案工作進行大力宣傳，將檔案工作的重要性充分展示給醫(yī)院領導、管理者和全體職工，并制定相應的考核制度，使其增強檔案意識，從而使檔案管理工作得到更多更好的支持。
（三）積極開展培訓，使檔案管理人員的專業(yè)素質得以提升。提高檔案管理水平的一個重要途徑就是開展培訓，隨著深入推進的檔案信息化建設，檔案管理人員需要具備較高的專業(yè)素質與技能水平。具體措施有：1.招聘檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，是檔案服務層次得以提升；2.積極開展系統(tǒng)化培訓，使現(xiàn)職檔案人員的專業(yè)素質與管理能力得以提升；3.引入考核機制，激發(fā)檔案管理人員的積極性與主動性，自覺學習并提升其業(yè)務能力。
（四）硬件投入必須加大，推進現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)。從醫(yī)院的實際情況出發(fā)，檔案管理的資金投入必須加大，使檔案管理環(huán)境得以改善。一方面，引進現(xiàn)代化的技術，增強保管措施，諸如專門檔案庫房的設置以及庫房干燥、空調與滅火設備等。另一方面，計算機管理的引進與應用，使檔案管理中計算機的作用得以充分發(fā)揮，同時引入檔案管理系統(tǒng)專用軟件，替代傳統(tǒng)的手工存儲與檢索，使檔案管理的工作效率得以提升。
（五）明確界定檔案管理的內容與范圍，使檔案的歸檔范圍得到進一步的拓展。通過信息檔案科室的建立，對職能進行明確，統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核醫(yī)院各門類、不同載體的檔案，同步考核評價檔案管理和醫(yī)療業(yè)務。另外，檔案的歸檔范圍需要進一步拓展，目前檔案工作的一個新課題就是加強有關內容的收集。因此，要推進檔案管理組織的進一步健全，專人收集相關檔案信息。
【關鍵詞】信貸檔案；風險防控；管理工作
信貸檔案管理是一項相當基礎的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構就能夠通過信貸檔案中所收集到的關于貸款客戶經營情況、盈利能力等的相關資料來進行分析，掌握信貸風險的情況，能夠起到一定的預警作用。如果根據貸款人的資料顯示其信譽和資產方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應，做好風險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構及時發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據。
一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀
信貸檔案對于金融機構來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔憂，雖然說各金融機構對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關人員認識不夠。一些金融機構的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構對于信貸業(yè)務的發(fā)展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現(xiàn)象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風險防控意識，因此導致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風險防控預警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹?shù)幕A上。但是有的金融機構對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環(huán)保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關的認識，所以就導致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發(fā)生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認真或者是缺乏相關經驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會給日后的信貸檔案調用產生不利的影響，當發(fā)生貸款風險的時候，在訴訟的時候就會導致處于相對不利的境況，產生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導致檔案的目錄和它實際的內容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會產生資產不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會導致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調用這些資料的時候就會發(fā)現(xiàn)因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風險損失。
二、加強信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設，通過培訓和必要的考評機制來幫助所有相關的工作人員提高綜合素質，明確責任，同時還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責任，統(tǒng)一認識。由于信貸檔案的主要責任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個相關工作人員的行為，明確責任，統(tǒng)一認識，對所有的信貸員加強組織領導。信貸檔案相關工作領導要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認識，樹立了風險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強培訓，提高素質。對于工作人員來說，有了工作的責任感還不夠，還必須提高業(yè)務水平，所以金融機構要做好對工作人員的培訓工作，培養(yǎng)出一個高素質的信貸檔案隊伍。相關工作人員要認真學習《檔案法》等相關法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規(guī)章制度。為了促進工作人員樹立更高的風險防范意識，并不斷提高業(yè)務水平，可以對相關工作人員進行日常業(yè)務考核，并設立適當?shù)莫剳痛胧?，對于一些工作態(tài)度差，業(yè)務能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務水平。
（三）嚴格管理，規(guī)范步驟。各金融機構要規(guī)范每一個工作步驟，及時收集和登記相關數(shù)據，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進行風險防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設置各種權限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結論
加強信貸檔案管理，樹立員工的風險防控意識，這對于金融機構來說是十分重要的，相關工作人員應該端正自己的工作態(tài)度，明確責任，并通過不斷地學習和技能評測來不斷提高自己的業(yè)務水平。同時信貸檔案管理工作也應該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風險防控，維護金融穩(wěn)定，促進可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻：
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[2]翁陸平.談市場經濟時期的信貸檔案管理[J].浙江檔案，2000（4）：24～25.
[3]殷惠國.加強信貸檔案管理的五項措施[J].上海檔案，2009（4）：14～16.
[關鍵詞]檔案管理；電子檔案；風險控制
隨著科學技術的發(fā)展，電子計算機越來越成為人們工作和生活中不可或缺的工具，繪圖、計算、文檔、購物、娛樂……它滲透了人們生活和工作的方方面面，二十一世紀就是一個電子時代，計算機使辦公變得更加方便快捷，大大縮短了辦結時間，提高了工作效率。電子計算機儲存了大量資料，形成電子檔案，方便隨時調取，節(jié)約了檔案管理方面的物力、財力和人力，對于加強檔案管理方面的應用技術革新有著突出作用。不過，在具體的應用當中來看，電子信息檔案也存在著缺點和問題，例如電子檔案與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，在保管方面有著很大的風險。在防范風險方面，如果沒有做好防范措施和預案，那就會出現(xiàn)資料損壞、資料被盜的風險，保密信息外泄，網絡受到黑客攻擊，給國家或單位造成重大損失。因此，在用電子信息檔案保存重要資料的時候，需要加強檔案信息的安全，要應用一些必要的防范措施，讓信息的安全性得到更加安全的保障。
一、避免信息檔案出現(xiàn)風險的措施
預防是做好一切工作的前提，在可預見或不可預見風險的時候，就需要進行提前的遏制處理，這是當前我們桂波風險的最好的辦法，也是最為有效的辦法，更是最經濟實惠的辦法。主要措施有：
1、使用先進技術。計算機在工作過程中要引進新的技術，新技術可以使電子信息檔案更加安全可靠。使用殺毒軟件，經常查殺，定期設置更改密碼。
2、實施保密制度。為確保信息檔案的安全，檔案的管理單位需要制定嚴格的保密制度，并嚴格執(zhí)行保密制度，并且實行專人負責制，規(guī)定只有相關的檔案管理人員才能操作，其他人員不得擅自操作。
3、及時進行防護。為了解決電子信息檔案潛在的危險因素，設立專網管理，做到內外網分開工作，做好網絡的防護，既能避免信息數(shù)據受到外界因素的破壞和竊取，又能使得檔案信息的安全。同時，還要對于一些存儲介質進行嚴格監(jiān)管，例如外界的U盤未經嚴格殺毒后，不準插入存儲檔案信息的電腦或設備里，以確保存儲設備不被感染病毒，避免造成信息外泄。
二、緩解信息檔案風險的措施
對于電子信息檔案遭受到的來自外界的一些干擾，當務之急是要降低風險損害，將損失降低到最小，這樣就離不開檔案管理人員的緊急處置，需要將電子信息檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的一些問題進行及時修補，讓風險在可控范圍內，達到緩解和降低風險的目的。
對于緩解電子信息檔案管理的風險來說，主要是采取制定必要的實施應變制度、災難恢復制度、電子信息檔案資產重置等措施，降低和防范電子信息檔案及資產存在的風險問題。我們經常采用的風險緩解措施主要有：事前防范、事中終止、事后補救等三個流程。事前防范，主要是在預見出現(xiàn)風險前，為減少相關的損失而采取的一些制度、管控的辦法；事中終止，主要是在風險監(jiān)控中看到了有可能造成信息檔案的泄漏的危險，及時采取電子信息檔案管理系統(tǒng)的維護、升級工作；事后補救，主要是在危險業(yè)已發(fā)生的情況之后，為了減少損失不再發(fā)生類似問題而及時采取的處理解決辦法。當然，對于電子信息檔案的管理來說，不管是發(fā)生哪類的危險，都要及時進行處理，確保信息檔案的安全。
三、分散信息檔案風險的措施
在電子信息檔案的管理流程中，我們經常采取的規(guī)避風險方法是轉移策略，它在實質上對風險的一種分散，就是將風險轉換到別的地方去，以此來把業(yè)已存在或正在發(fā)生的風險降低到最低點，將損失降的越少越好。一般來說，我們可以采取多方面的方法，對風險進行轉移，如：通過購買保險、外包或簽署服務合同等做法。通過這樣的風險轉移處理后，就可以將復雜的風險問題變得簡單易行起來，簡單來說就是把危險進行分攤，層層設防，把住危險入口，確保電子信息檔案的安全。
四、評估信息檔案風險的措施
關鍵詞：電子信息；檔案管理；風險分析
如今社會中，各行各業(yè)都開不開電子信息技術，紙質記錄管理漸漸被取而代之，電子信息檔案管理，隨之因運而生。電子檔案信息的安全是指保護該檔案、保護該檔案的核心內容、數(shù)據文件，不受到破環(huán)、丟失和竊取。與傳統(tǒng)紙質記錄比較，電子信息檔案管理顯得更加方便。但是在帶來巨大快捷的同時，電子信息檔案管理也存在著很大的風險隱患。
一、電子信息檔案管理中存在的風險
可是就我國目前來說，電子檔案系統(tǒng)的構建才剛剛開始屬于萌芽階段，自身存在著很多缺陷，電子信息檔案管理的風險重在于對其的預防措施太單薄，很難去規(guī)避風險，不知道該如何加強信息保護，問題往往出現(xiàn)在電子信息管理人員缺乏科學技術，該管理人員對于電子信息的保護意識不夠清晰，沒有加大管理力度。管理中缺乏信息反饋。電子檔案信息的風險主要來源于網絡黑客或其它網絡病毒，一旦受到攻擊和傳染，那么電子檔案信息的安全將無從談起，這種風險無法得到及時有效的信息反饋，導致就算經歷了惡意網絡攻擊傳染后，也并沒有及時加強管理補救措施，并未對電子信息檔案系統(tǒng)定期及時更新升級，導致系統(tǒng)老化，容易被襲擊。在傳統(tǒng)的管理方式落后的狀態(tài)下，新的管理模式仍然還尚未研究、補救、總結、反饋，使得風險系數(shù)大大提升。未及時緩解突然風險。在電子信息檔案的管理中會存在很多方面的因素，導致原本簡單的風險防御系統(tǒng)失效，電子信息檔案的管理本身就自帶不安全性，而在面臨突然情況時，如果稍有疏忽那簡單的防御就會徹底崩盤，許多企業(yè)在選擇了電子信息檔案管理的同時，也做好了風險轉移的準備，而往往也有大多數(shù)企業(yè)管理人員未能及時采取措施，未能及時發(fā)現(xiàn)風險、未能解決風險[1]。
二、電子信息檔案管理中應對風險的對策
（一）設置訪問權限，減少泄漏風險。諸多企業(yè)都存在著蓄意或者非蓄意的人為疏失，有關企業(yè)部門并未嚴格執(zhí)行人員個體確認，因為檔案工作管理人員，都曾或多或少的接觸過不同層次的檔案實體，該工作人員包括，企業(yè)人員異動、崗位調換、退休、離職等因素，都很有可能造成電子信息檔案泄漏的風險。該風險需要靠企業(yè)落實到個人，對其個人設置訪問權限以及在有效期內個人可以對某部分區(qū)域的電腦進行管控和掌握使用權，這樣可大大減少人為泄漏的風險。所謂的電子信息檔案泄漏風險，除了人為泄漏因素外、還包括病毒泄漏。各個企業(yè)不光要大力宣導信息安全的觀念，更是要投入科學技術防護，安全觀念提醒我們，防毒措施以及相關資料備份的重要性。網絡這個大載體中可以無形間夾帶著病毒侵入電腦中，造成電子檔案信息系統(tǒng)的感染，導致電子信息資料可能會被某病毒摧毀或者泄漏。與此同時，檔案部門應該建立更好的防毒環(huán)境。將重要資料盡可能備份在光碟中，讓備份可以工作法智能化。從而以保證電子信息檔案的安全。（二）維護信息檔案，規(guī)范操作流程。在各個企業(yè)檔案部門向外提供檔案資料的同時，盡可能的采用電子郵件或者網頁瀏覽的方式進行傳遞操作，在信息檔案發(fā)送前應進行強力掃描殺毒，該內容使用過濾方式循環(huán)阻隔其它普通網頁的侵入，以此來保證信息檔案的安全，監(jiān)督保持殺毒掃描前后原件數(shù)量是否一致，維護發(fā)送信息檔案的原件未受到惡意損壞或丟失，并組織確保已經發(fā)送后的系統(tǒng)網頁攻擊事件的出現(xiàn)，以及被他人侵權或盜用其他用途的可能。在當下科技發(fā)展如此飛快的社會，電子信息檔案的操作也需要不斷的更新學習，不光防控防病毒這一單方面，在信息系統(tǒng)維護上也要加大學習力度，不能一直停止在一個階段，維系著已經過時的病毒庫，新的病毒體已經出現(xiàn)，就需要檔案部門操作人員及時更新，研究對策，不能持續(xù)“以不變應萬變”的思想，應該多方面掌握信息安全的資料，重點關注，就電子信息檔案的管理人員而言，最重要的就是對電子信息檔案的每個環(huán)節(jié)能有嚴格把控、縝密的的分析、迅速的決定。而多年來，檔案工作都普遍存在著“輕管、重用”的問題[2]。（三）完善培訓計劃，統(tǒng)籌管理風險?？刂骑L險作為損失縮小的最佳方法，加強培訓防御措施不但能夠有效的控制風險，更能降低風險的可能性。學習引進最先進的防御系統(tǒng)，不被外界其它網絡網頁肆意侵略，確保電子信息檔案的安全性能，學習對于電子信息技術進行加密處理。檔案部門人員可以再通過學習培訓制定實施應變計劃、災難恢復計劃、以及各個電子信息檔案所相關資產的重新布置等計劃。管理中的黃金定律就是預防勝于治理，通過培訓做到把風險預防放到首位，當風險真的出現(xiàn)時，采取有效的措施進行風險緩解和風險轉移，盡可能降低各種風險所帶來的危害，這才是最為關鍵的[3]。
三、結論
