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序論：在您撰寫檔案管理的基本知識時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
[關鍵詞]檔案管理；基本素質(zhì)；措施；
中圖分類號：R511 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）04-0327-01
引言
檔案管理工作作為一項政治性、管理性、服務性的工作，要求檔案工作人員必須具有較一般行業(yè)要高的職業(yè)道德，首先在政治上要堅持黨的基本路線和基本方針，保守檔案機密，而且要依靠職業(yè)道德規(guī)范的內(nèi)聚力形成制約力量依法治檔，依照《檔案法》對檔案管理的體制、制度保護和利用等方面的具體要求去做。
1.檔案管理者應具備的基本素質(zhì)
1.1 堅定的政治素質(zhì)：檔案管理者必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛祖國，熱愛社會主義，堅持四項基本原則，立場堅定，旗幟鮮明，有強烈的事業(yè)心和責任感。
1.2 優(yōu)良的思想品質(zhì)：要干一行愛一行，能全身心地投入到本職工作中，能忠于職守，嚴守秘密，無私無畏地維護黨和國家的歷史真實面貌。
1.3 扎實的工作作風。工作中要做到積極主動，熱情周到，把能為利用者解決問題、排擾解難，看成是工作中的最大樂趣。
1.4 廣博的科學知識。作為一個稱職的檔案人員，既要學習本專業(yè)知識，又要學習有關的科學文化知識，有較為廣泛的知識涉獵和較高的文化水平。
1.5 過硬的技術本領。面對知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)，檔案人員必須很好地學習掌握檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務能力和技術水平，成為業(yè)務精通的行家里手。
1.6 良好的心理素質(zhì)。良好的心理素質(zhì)必須具備“四心”，即安心、熱心、耐心、信心。“安心”就是安心檔案工作，干一行，愛一行，專一行?！盁嵝摹本褪菨M腔熱忱，誠心誠意地為他人服務，為社會服務。“耐心”就是擺正位置，耐住寂寞。“信心”就是樹立在檔案這塊天地里干一番事業(yè)的信心和決心。
2.檔案管理措施探討
2.1 建立健全檔案管理機制。通過修改和完善檔案日常工作規(guī)章制度，統(tǒng)一檔案工作標準，加強檔案管理。加強領導管理，設立專門領導小組?？茖W合理、簡明實用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務對象和執(zhí)行者。堅持制度執(zhí)行的嚴肅性，建立獎懲機制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進。聘請檔案管理專家指導監(jiān)督檔案管理工作。實行檔案年度評比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。
2.2 遵守章程，規(guī)范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識，按照管理章程操作。對原有檔案進行重新規(guī)范整理，實現(xiàn)標準化管理。檔案工作的操作過程中要堅持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時追加新的資料，準確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計劃，年末要有總結(jié)。對檔案進行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿等。健全特種設備安全管理檔案。加強檔案的信息開發(fā)和統(tǒng)計工作，為領導決策和資料查找提供方便。
2.3 檔案管理交接規(guī)范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據(jù)。分類歸檔零散材料，對交接工作進行日程總結(jié)。三是認真做好檔案交接監(jiān)督管理工作，對交接工作負責。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責任。
2.4 檔案管理程序規(guī)范化。一是加強領導干部的檔案管理意識，配備高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)是加強檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業(yè)知識過硬，信息操作能力強的檔案管理人員更能適應現(xiàn)代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設備，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。三是分門別類對檔案集中統(tǒng)一管理，保護檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標考核和檔案管理業(yè)務工作考核相結(jié)合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時又能檢驗檔案管理員的業(yè)務水平。五是尋找外援，加強檔案的業(yè)務指導工作?？梢圆捎脮h指導和現(xiàn)場操作指導的方式讓檔案專家指導工作，這樣更容易對存在的問題進行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。
2.5 加強檔案信息化建設，提高檔案管理質(zhì)量。微機應用，網(wǎng)絡管理，是知識經(jīng)濟時代的檔案管理標志，檔案作為豐富的信息資源要加快微機管理與利用，檔案的微機管理具有以下優(yōu)勢。
（1）減輕檔案管理工作人員的勞動強度，提高工作時效。檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r隨時整理文件歸檔。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。
（2）微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。微機網(wǎng)絡管理，文檔按“件”整理微機歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就完成了。
（3）微機管理保持了文件的歷史原貌。微機網(wǎng)絡管理按“件”隨機存檔后，整理工作就不存在@方面的問題了。只須把諸如報表、圖紙等文件折疊成統(tǒng)一尺寸歸檔即可。
（4）利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。微機的應用，網(wǎng)絡的開通，為擺脫以往的經(jīng)驗式的管理模式，完成檔案管理由案卷級向文件級管理的轉(zhuǎn)變，將手工立卷變?yōu)槲C自動管理，就成為可能。只有這樣，才會極大地提高檔案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實現(xiàn)檔案管理服務水平質(zhì)的飛躍。
（5）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。
（6）微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于利用。檔案管理進行微機管理后，檔案人員可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使檔案管理在提供利用服務時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
新形勢對檔案管理工作人員提出了更高的要求，要從傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，并在管理實踐中應用，使檔案管理工作跟上時代步伐，適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的社會效益和經(jīng)濟效益。
3.結(jié)語
總之，檔案事業(yè)是需要時間磨礪的金子，期望見到光芒沒有捷徑可走。古人說得好：“九層之臺，起于壘土，千里之行，始于足下，”要堅持不懈地做好那些看似容易、平凡、瑣碎的收、管、用。因為良好的職業(yè)道德是由無數(shù)具體的平凡的瑣碎的工作積累發(fā)展起來的，檔案事業(yè)乃至社會發(fā)展不需要急于求成、急攻近利的浮躁，而需要踏踏實實、苦干實干、自甘寂寞。要做到無私奉獻還應當具備過硬的業(yè)務知識和業(yè)務技能，尤其提倡干一行、愛一行、鉆一行。
參考文獻
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在信息技術發(fā)展的今天，我們只有不斷地加強學習，提高自身的職業(yè)素質(zhì)，才能學會用新思想、新觀念、新技術正確處理在檔案工作過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，才能培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才，以適應和實現(xiàn)檔案管理的信息化建設。
一、充分認識培養(yǎng)檔案人員職業(yè)素質(zhì)的重要意義
隨著知識經(jīng)濟的出現(xiàn)，將會給整個人類社會帶來深遠的影響。與知識信息密切相關的檔案工作也在發(fā)生著深刻的變化，檔案載體變得更加多樣化，檔案管理手段由傳統(tǒng)的手工操作變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，信息管理的網(wǎng)絡化和信息資源共享已經(jīng)成為可能。這些變化，不僅給檔案工作的發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，同時也給檔案人員提出了新的更高的要求。面對新的時代、新的形勢，要造就一支適應社會發(fā)展要求的高水平的檔案人員隊伍，就要努力加強檔案人員的職業(yè)道德，提高檔案人員的職業(yè)素質(zhì)，這是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證。因此，檔案人員必須盡快提高自身的綜合素質(zhì)以適應時代的發(fā)展。
二、充分理解檔案人員職業(yè)素質(zhì)所包含內(nèi)容。
（一）檔案人員要具有豐富的知識素質(zhì)。
檔案人員的知識素質(zhì)是指檔案人員從事本職工作應具備的基本知識。這些基本知識包括科學文化基礎知識，檔案管理專業(yè)知識，相關行業(yè)專業(yè)知識和從事檔案工作所必需的輔知識。
1、科學文化基礎知識。
只有科學文化基礎知識是對檔案人員知識素質(zhì)的最基本要求。檔案工作是一項科學的管理工作，所管理的檔案資料，內(nèi)容豐富。而且技術知識含量較高，具備最基本的科學文化基礎知識是做好檔案工作的前提。特別是現(xiàn)代化的檔案管理迫切需要檔案業(yè)務精，專業(yè)理論水平高又掌握一定數(shù)字信息化的技術的復合型優(yōu)秀檔案人才。
2、檔案管理專業(yè)知識。
檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，它具有自身的一套專門理論原則和技術方法。檔案管理人員必須不斷地努力學習，熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識和業(yè)務知識，并將這些知識運用到實際工作中，真正做到理論與實踐相結(jié)合，才能具備基本的業(yè)務素質(zhì)，適應檔案管理的工作要求。
3、相關行業(yè)專業(yè)知識。
檔案的內(nèi)容包含專業(yè)門類非常廣泛和豐富，它涉及文書、科技、會計、特殊載體等內(nèi)容。因此要想成為一名合格的檔案管理人員做好檔案管理工作就必須了解和掌握專業(yè)知識以外其他相關行業(yè)的專業(yè)知識。
4、輔知識。
要想做好企業(yè)檔案管理工作，檔案管理人員就要學習外語、法律、科技信息等輔助知識，擴大知識領域，豐富知識內(nèi)容，具備多元化文化結(jié)構(gòu)。
（二）檔案管理人員應具有較強的能力素質(zhì)。
檔案人員的能力素質(zhì)是檔案人員從事本職工作應具備的基本能力，這些基本能力包括語言文字能力，創(chuàng)新能力，信息開發(fā)能力和運用現(xiàn)代化科技手段能力等。
1、語言文字能力
檔案管理是一種綜合性的工作。它要求檔案管理人員必須具有一定的語言文字能力。只有具備較強的閱讀理解能力和一定的概括表達能力才能做好檔案的各項管理工作。
2、創(chuàng)新能力
在新形勢下，檔案管理人員要及時更新觀念，轉(zhuǎn)變工作作風，沖破傳統(tǒng)老做法的禁錮和束縛，積極創(chuàng)新，勇于開拓。在工作實踐中不斷探索新路子，發(fā)現(xiàn)新問題，形成新知識，找到新答案不斷為檔案工作注入新的活力，推進檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。
3、信息開發(fā)能力
檔案是一種不可再生的信息資源，它在企業(yè)中起著舉足輕重的作用檔案信息的開發(fā)和利用是檔案工作的重要組成部分也是檔案工作的根本所在。作為檔案管理人員在工作和學習中不斷培養(yǎng)具備一定的信息開發(fā)能力，積極主動地開發(fā)、推廣、利用檔案信息資源，實現(xiàn)信息共享，為企業(yè)的各項建設提供服務。
4、運用科技手段的能力
為適應現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求，檔案管理人員除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要加強現(xiàn)代化知識的學習，只有不斷更新觀念，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，熟練掌握計算機等現(xiàn)代化設備的基本操作技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，做好網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)，從而適應和推進檔案管理信息化建設。
（三）檔案管理人員應具備健康的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)。
檔案人員具備健康的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)是從事檔案管理工作的保證和基礎。只有擁有較好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)才能有效地干好工作，以適應各種環(huán)境和工作任務的變化。
三、提高檔案人員職業(yè)素質(zhì)的方法。
（一）加強檔案管理人員的業(yè)務培訓
檔案培訓是提高檔案人員職業(yè)素質(zhì)的重要途徑。檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案管理人員能夠適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，跟上新形勢的發(fā)展，必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，更新、拓寬、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代化管理的基本操作技能。不斷提高業(yè)務能力水平，以適應和促進現(xiàn)代化檔案工作的發(fā)展。
（二）建立和完善檔案人員競爭機制。
在現(xiàn)代化的人力資源管理中，建立和完善具有生機和活力的檔案人才機制是培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才的根本保證。公開、公平、公正的檔案人才競爭機制，使人員能上能下、優(yōu)勝劣汰。這就使檔案人員產(chǎn)生一種危機感、緊迫感和壓力感，激勵檔案人員積極自覺地去學習新知識、新技能，不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)，以適應社會發(fā)展和科技進步給檔案工作和檔案人員帶來的新要求。
關鍵詞：檔案管理人員素質(zhì)知識創(chuàng)新
0 引言
檔案管理工作能否順利進行會受到檔案管理工作人員素質(zhì)的較大影響。對檔案管理工作人員的基本素質(zhì)已有法律明文規(guī)定，“忠于職守、遵紀守法、專業(yè)技術過硬是檔案管理工作人員的必備基本素質(zhì)”（《檔案法》第九條部分內(nèi)容）[1]。概括來講，檔案管理相關基本知識、從業(yè)人員思想覺悟以及工作能力是從業(yè)人員需要提高自身素質(zhì)的出發(fā)點。
1 基本知識
當前，我國大部分檔案管理從業(yè)人員的文化程度都不高，對專業(yè)知識的掌握也不夠靈活，狹窄的知識面以及水平較低的計算機和外語能力，都造成了當前的檔案管理工作不能適應社會的發(fā)展，正所謂“基礎不牢，地動山搖”。新形勢下，多方位的復合型人才是適應行業(yè)發(fā)展、滿足社會需求的人才特質(zhì)。
新時期對檔案管理工作人員知識方面的要求有以下幾點：專業(yè)知識要扎實，這是對工作人員最基本的要求，也是從業(yè)人員做好其他要求的基本要素；知識結(jié)構(gòu)要合理，為適應需求的快速變化，從業(yè)人員僅掌握相關專業(yè)知識是不夠的，還需要對計算機及外語知識有更深刻的了解；實踐功底深厚，檔案管理是一項十分繁瑣且需要極大耐心的工作，如果從業(yè)人員缺少豐富的實踐經(jīng)驗可能會在復雜的工作程序中出現(xiàn)紕漏。
為提高工作效率，從業(yè)人員還需要學習計算機網(wǎng)絡技術的相關知識，掌握傳真機、復印機等設備的使用方法。為依法開展檔案管理工作，從業(yè)人員還必須要學習相關的法律知識。
2 思想方面
檔案管理較強的專業(yè)性就要求從業(yè)人員必須有高度的工作責任感以及良好的職業(yè)道德。熱愛本職工作、忠于職守是每一位檔案管理工作人員都必須具有的基本職業(yè)素養(yǎng)。從業(yè)人員還需要樹立正確的價值觀和人生觀，對待檔案管理工作勤勤懇懇，真心實意為企業(yè)生產(chǎn)服務，在平凡的崗位中貢獻自己的一份力量。
在新形勢下，檔案管理人員要以科學發(fā)展觀為工作指導思想，不斷與時俱進、解放思想、更新觀念，從傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代新型檔案管理轉(zhuǎn)變[2]。相對于注重檔案保存的傳統(tǒng)檔案管理，現(xiàn)代檔案管理更傾向于對檔案實體的開發(fā)、利用，同時也由注重檔案的憑證到更注重檔案信息的內(nèi)容。
檔案管理的根本目的是為了使企業(yè)獲得長遠利益，因此，能使檔案管理工作保持長久活力的主要推動因素是對檔案的利用。這也是檔案管理工作對社會的最大貢獻，通常也常作為檔案管理工作合格程度的一個評價指標。
3 工作能力
傳統(tǒng)的檔案管理工作偏向于檔案的保存，隨著需求的不斷變化，檔案保存工作從檔案管理的主要部分變?yōu)楝F(xiàn)代檔案管理的基本工作，這也對工作人員的工作能力提出了新的要求。工作能力是對從業(yè)人員素質(zhì)的重要評價指標，檔案管理人員應具有不斷創(chuàng)新，團結(jié)合作的能力。
3.1 創(chuàng)新能力
創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是社會持續(xù)發(fā)展的不竭動力。為實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，從業(yè)人員的創(chuàng)新能力就非常重要[3]。工作人員的創(chuàng)新體現(xiàn)在對優(yōu)良傳統(tǒng)的繼承以及工作新方法的運用。為提高工作人員的服務水平，定期的組織員工培訓，使員工的自主服務意識加強，加快員工創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。
再者，檔案管理工作要本著“為人民服務”的宗旨，立足社會、服務大眾才是工作人員創(chuàng)新的動力源泉。因此，檔案管理人員應加強對檔案內(nèi)容的分析，全方位的將有價值的信息和知識揭示出來，從而提高檔案信息的利用率。
3.2 團隊協(xié)作能力
二十一世紀是團隊成功的時代，特別是檔案管理工作的復雜性決定了從業(yè)人員僅靠單打獨斗是不現(xiàn)實的。對那些個人難以決定或者完成的檔案保存或利用工作都需要幾個人的通力協(xié)作。檔案管理部門的每項工作都應該有盡量多的工作人員參與進來，個人的參與、團隊的協(xié)作能保證工作的順利進行[4]。
檔案管理面對的對象都是不可再生的信息資源，一旦在檔案的收集、保存或者利用等任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對檔案管理工作造成極大的影響。因此，團隊工作的方式也是互相監(jiān)督、互相學習的過程。一個團隊中有經(jīng)驗的工作人員會讓新員工明白什么是檔案管理工作的基本要求，而他們也會從這些新鮮血液中感受到年輕的激情和創(chuàng)新意識。共同參與、通力協(xié)作是檔案管理工作持續(xù)保持活力的重要因素之一。
3.3 業(yè)務能力
檔案管理手段和技術的不斷豐富，這也對從業(yè)人員提出了“一專多能”的高要求，從業(yè)人員業(yè)務能力的重要性也受到了多方面的關注。
從業(yè)人員業(yè)務能力的根本體現(xiàn)是過硬的業(yè)務技能。過硬的業(yè)務技能主要指工作人員對其負責的工作部分操作流程非常熟悉，且不會出現(xiàn)紕漏。事實上，當前的許多檔案管理工作人員都不能做到這一點。
在檔案收集工作中，要保證收集資料的齊全必須要保證資料的“三性”：科學性、原始性以及可理解性。資料的科學性主要指的是檔案資料邏輯上的科學性，檔案管理工作的質(zhì)量將直接受到檔案資料的科學合理性的影響[5]。邏輯科學性的保持需要保證相關部門移交資料的齊全，由于待收集資料的內(nèi)容來源于多個方面，可能還有相異形式的出現(xiàn)，因此，資料收集的規(guī)范性是非常必要的。記錄性同原始性的完美結(jié)合是檔案資料的本質(zhì)特征，保證檔案資料的原始性也是一項非常重要的工作。原件原稿的檔案保持是檔案絕對原始性的要求，除非不方便復制、要求保密性特別強的檔案，一般來說，檔案的原始性都指的是相對原始性[6]。具有相對原始性的檔案范疇不僅僅包括絕對原始檔案，還包括絕對原始檔案的復制資料、影音文件及圖書。
4 職業(yè)素養(yǎng)
本文對職業(yè)素養(yǎng)的討論主要包括兩個方面，分別是職業(yè)道德和對自我提高的態(tài)度。
在當今社會，從事各行各業(yè)的工作人員都要有一個基本的職業(yè)道德，對于檔案管理工作尤為重要。檔案管理的加強職業(yè)道德建設，是檔案管理和有關企業(yè)和事業(yè)單位的實際需要。但是，長期以來，檔案部門工作時常會有一些文件丟失，也可出現(xiàn)檔案資料不全現(xiàn)象，甚至有些檔案管理人員不知道基礎知識的檔案。因此，加強檔案管理的職業(yè)道德是非常必要的。通常，檔案管理職業(yè)道德主要體現(xiàn)在兩個方面，保證檔案的完整安全性以及在日常工作中遵紀守法。
為適應行業(yè)的發(fā)展，工作人員必須時刻不忘充電，提高自身的工作能力。對此，從業(yè)人員要積極參加單位組織的各項培訓，在實踐中提高自己，在交流中鍛煉自己的業(yè)務技能。工作中要對新生事物充滿濃厚興趣，在興趣中學習，在學習中進步，不斷更新思想和知識，保持與時俱進。
5 結(jié)語
從四個方面對檔案管理工作人員應具有的素質(zhì)進行了探討，從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)尤為重要。從本質(zhì)上講，任何行業(yè)的發(fā)展動力都來源于從業(yè)人員素質(zhì)的不斷提高。特別是當今時代對人才的重視，擁有了人才優(yōu)勢就等于擁有了競爭力和持續(xù)前進的動力。綜上，傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展需要高素質(zhì)的從業(yè)人員，檔案管理人員素質(zhì)的提高具有十分重大的意義。
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關鍵詞 高職院?！∥拿貙I(yè) 檔案管理課程 應用性
高職院校以培養(yǎng)應用型人才為主要目標，旨在培養(yǎng)出具有大學知識，而又有一定專業(yè)技術和技能的人才，其知識的講授是以能用為度，實用為本。檔案管理是高職院校文秘專業(yè)的核心課程之一，主要培養(yǎng)文秘人員的檔案管理能力。筆者根據(jù)自己在檔案管理課程教學中的實踐，體會到檔案管理課程教學內(nèi)容與從事文秘工作實際有很大的距離，教學效果不佳。那么，檔案管理課程如何進行教學才能與高職院校文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標相適應呢？
1 明確教學培養(yǎng)目標，培養(yǎng)專業(yè)文秘人才
檔案管理是文秘工作的重要組成部分，是文秘人員必須掌握的一項基本業(yè)務能力，科學地管理好檔案，用好檔案，在需要時能夠迅速查閱到任意一份歸檔文件，可以極大地提高文秘人員的工作效率。所以，文秘專業(yè)開設檔案管理課程是為了培養(yǎng)適應社會需要、適應就業(yè)崗位需要的合格的文秘人才，而不是專門的檔案人才。然而，當前很多高職院校文秘專業(yè)開設的檔案管理課程與高校檔案學專業(yè)開設的檔案管理課程沒有太大區(qū)別，沒有體現(xiàn)出秘書專業(yè)特色，技術能力特點不突出，與文秘工作崗位實際需求的檔案管理能力有很大的差距。因此，我們必須首先結(jié)合文秘崗位工作實際，明確人才培養(yǎng)目標，明確教學目的和重點，研究秘書崗位所需要的檔案管理工作的內(nèi)容和特點，使文秘專業(yè)檔案管理課程具有自己獨立的特色體系，而非沿襲傳統(tǒng)的培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的檔案管理課程體系，應使文秘人員具備應有的檔案管理知識理論和技能，具有較強的檔案意識，在文件處理階段有意識地、專業(yè)地進行前段控制，在文件歸檔階段，具備立卷歸檔的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和檔案管理程序真正交融在一起，保證檔案的質(zhì)量，使文檔工作流程科學化、合理化，使文檔實體形成一體化、管理一體化、利用一體化，實現(xiàn)文書工作和檔案工作的完美銜接，實現(xiàn)檔案信息資源共享。
2 與時俱進，更新教學內(nèi)容，適應就業(yè)崗位需求
高職院校應選擇符合當前職業(yè)教育和就業(yè)形勢的新教材，近年來，雖然有一些針對職業(yè)院校文秘專業(yè)的檔案管理教材出版，理論性和專業(yè)性降低了一些，也加入了技能訓練環(huán)節(jié)，但基本仍是按照專業(yè)檔案管理的環(huán)節(jié)編排，與文秘工作實際不符。因此，在實際教學中我們應與時俱進，及時、大膽地更新教學內(nèi)容，突出文秘工作崗位中檔案管理的特點，貼近文秘工作實際，圍繞職業(yè)能力、辦公自動化、信息化等要求選擇教學內(nèi)容，減少與工作實際缺少聯(lián)系的理論知識，跳過與高職學生專業(yè)培養(yǎng)無關的章節(jié)，增加具體實際應用操作內(nèi)容。比如，目前文秘專業(yè)檔案管理課程教學內(nèi)容主要針對黨政機關，而高職院校學生的就業(yè)對象多是中小企事業(yè)單位，教學內(nèi)容與學生的就業(yè)崗位現(xiàn)狀嚴重脫節(jié)，無法滿足社會就業(yè)的需求，因此教學內(nèi)容應著重基層企事業(yè)單位文秘人員文檔管理的知識和技能，適當增加企業(yè)檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、設備檔案等管理知識，增強教學內(nèi)容的適應性。又如當前信息化時代，辦公自動化及網(wǎng)絡化已廣泛應用于各個領域，已嚴重影響到文檔管理的內(nèi)容和方法，文件的形成、處理、歸檔、管理、利用等都發(fā)生了相應的巨大變化，而目前教材大多仍是針對傳統(tǒng)辦公環(huán)境的、紙質(zhì)載體進行的，這就要求我們跟上時展的快速步伐，與時俱進，及時更新教學內(nèi)容，增加檔案管理現(xiàn)代化教學內(nèi)容。
1．加強事業(yè)單位檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)
除了單位組織培訓學習外，為了適應新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，檔案工作者也需要進行自我學習和自我創(chuàng)新。首先是意識創(chuàng)新。沒有創(chuàng)新的想法和認識，檔案創(chuàng)新就無從談起。網(wǎng)絡經(jīng)濟和信息時代是一種全新的時代，創(chuàng)新是這個時代的靈魂。要跟得上時代的步伐，廣大檔案工作者不僅要掌握基本的檔案知識，還必須學習檔案學以外的基本知識，不斷地充實自我，不斷地提高自我。其次是知識創(chuàng)新。當前是科技和資訊日新月異的時代，各行各業(yè)的從業(yè)人員都必須優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，使自己成為適應、符合時代要求專業(yè)人才，在充分學習檔案專業(yè)的學習基礎上，還要學習掌握計算機軟硬件方面的學習。再次是能力創(chuàng)新。檔案工作者不但要有利用網(wǎng)絡進行檔案信息的應用開發(fā)的能力，還要有培養(yǎng)自己對新知識的補充和善于把知識轉(zhuǎn)化為對本單位提供有效服務能力，培養(yǎng)自己創(chuàng)造新理論、新技術的能力，以求變的態(tài)度和能力，適應信息技術快速發(fā)展和更新?lián)Q代。
2．建立健全檔案管理制度
提高檔案管理水平建立健全檔案管理制度，讓各項規(guī)章制度必須要具有合理性和科學性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。第一，工作原則創(chuàng)新。傳統(tǒng)的工作理念已難以滿足新型的檔案管理工作要求，需要對工作原則創(chuàng)新，新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會造成整個管理工作的失誤，新的工作原則要嚴格依據(jù)管理的要求進行制定，使得檔案管理在工作的過程中充滿生機與活力。第二，堅持協(xié)調(diào)發(fā)展。只有協(xié)調(diào)好各方面的聯(lián)系才能實現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理工作的完成，這也與當今提倡的和諧發(fā)展理念相符合。
3．加強檔案管理的信息化建設
提高檔案管理現(xiàn)代化水平面對信息時代帶來的發(fā)展機會，計算機技術和通信技術組成現(xiàn)代高新技術的出現(xiàn)，給檔案工作發(fā)展帶來巨大的變革。因此，要加強檔案管理的信息化建設，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。加強事業(yè)單位信息化，可使檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化，使之成為事業(yè)單位對檔案信息的需要，成為檔案工作創(chuàng)新的需要。
4．豐富檔案管理信息資源
隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作日益信息化、數(shù)字化、多元化，要想實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須豐富檔案管理信息資源。首先，加強檔案館室的建設。隨著增多的企業(yè)發(fā)展年限，管理工作會越來越復雜，單位的資料也會越來越多，檔案管理工作是一項規(guī)范化、制度化很強的工作，需要加強檔案館室的建設，新的檔案館室的各項設備都要與當前的信息技術發(fā)展相適應，從管理的載體形式上實現(xiàn)創(chuàng)新。其次，實現(xiàn)檔案館室的業(yè)務重組。業(yè)務重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉，對于業(yè)務重組要形成這樣的局面:實現(xiàn)信息的收集與開發(fā)，達到信息的服務與管理的目的，各項檔案載體共同管理，這樣的業(yè)務重組使得檔案館的功能變得異常強大，將多個功能集合與一體，同時也保證了檔案管理的有序進行。
二、總結(jié)
隨著知識經(jīng)濟時代的到來，對信息的存儲、 類、查詢等各方面提出了越來越高的要求。高校的檔案管理工作更好的朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的趨勢發(fā)展，以及使檔案信息開發(fā)、收集、傳播和資源共享的數(shù)字化、網(wǎng)絡化發(fā)展的更加完善，對檔案的管理者的素質(zhì)也提出了新的、更高的要求。檔案工作者積極提高自身素質(zhì)，拓寬知識層次，努力增強服務意識，才能提高高校檔案管理水平和檔案服務質(zhì)量。
1.當前高校檔案人員的素質(zhì)狀況
檔案人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。然而，如今很多高校的檔案人員素質(zhì)達不到要求。
1.1 業(yè)務水平不高，專業(yè)知識貧乏
檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，檔案人員應接受專業(yè)的教育培訓，掌握專業(yè)知識，才能勝任此項工作。但目前大部分高校檔案人員實際情況是業(yè)務水平不高，專業(yè)知識貧乏。高校專職檔案人員中，很多都未接受過任何檔案專業(yè)教育或培訓。另外，很大一部分更是非專業(yè)學歷人員較多，他們多半路出家，來自其它專業(yè)，這就使得他們的檔案專業(yè)知識貧乏，業(yè)務水平不高，其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識和觀念上，不能運用現(xiàn)代高新技術工具，缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，嚴重制約著高校檔案各項工作的順利開展。
1.2職業(yè)情感淡薄，主觀能動性不強
當前，在高校中有些檔案工作者事業(yè)心不強，職業(yè)情感淡薄，奉獻意識與敬業(yè)精神欠缺，不注重職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性。加之檔案工作的性質(zhì)要求是細致、嚴謹、環(huán)節(jié)多、程序多、耗時多，所以在完成工作的過程中時間的彈性非常大，使原本工作的思想會在很大程度上造成是“干良心活”的陰影，檔案管理工作者特有的工作性質(zhì)和工作環(huán)境給從業(yè)人員的“惰性”提供了生存的溫床。原因是高校專職檔案工作人員不多，而且工作環(huán)境相對封閉，在完成檔案收集工作這一環(huán)節(jié)后，和外面人員接觸的時間大大減少，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”這是檔案工作者真實工作狀況。
1.3 制度的不統(tǒng)一，檔案人員素質(zhì)低
某些高校沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，對納入檔案管理的內(nèi)容也沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標準和模式，僅僅是根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，同時，還有些高校在目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外， 檔案管理人員學歷偏低、知識面較窄、不具備專業(yè)技能等因素也是影響檔案管理工作效率低、缺乏創(chuàng)新與活力的重要因素
2.高校檔案人員的素質(zhì)要求
2.1 要有較高的專業(yè)素質(zhì)
檔案工作人員應該安心奉職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務規(guī)定，熟悉高校內(nèi)部自己所從事的業(yè)務工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務工作。
2.2 要有較高的職業(yè)道德修養(yǎng)
檔案人員的職業(yè)道德在檔案領域中的具體體現(xiàn)，主要包括以下幾個方面。不為名利，甘為人梯、熱心服務。檔案工作的職業(yè)活動，社會職責，工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性，條件性的工作。其出發(fā)點和最終目的在于為社會主義現(xiàn)代化服務，為社會廣義物質(zhì)文明和精神文明服務，此外，檔案工作是為各項工作提供條件的。 因此，要求檔案專業(yè)人員必須具有為“人梯”，熱心服務的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百計為利用者提供報務。
2.3 計算機的基本知識和操作技能
隨著計算機網(wǎng)絡技術在行政工作、業(yè)務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現(xiàn)。檔案工作者如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很能難有所突破。為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質(zhì)量，提高檔案信息工作的現(xiàn)代化水平，高校的檔案信息部門基本上都已應用了計算機管理，并且正在向著更深層次的應用方向發(fā)展，如光盤技術、多媒體技術等等。這些都要求高校檔案信息管理人員必須掌握必要的計算機知識和熟練的操作技能。
2.4 具備高度的法治觀念
檔案管理工作，要求工作人員必須嚴格遵紀守法。而嚴格執(zhí)行法律的規(guī)定，必須嚴格遵守國家法律和檔案法規(guī)，嚴明黨的紀律，嚴格規(guī)范自己的行為。必須牢固樹立法律意識，全面提高法律知識水平，并把法律的規(guī)定運用到日常業(yè)務中去，時刻依照法律規(guī)范自身的行為，自覺接受社會監(jiān)督和法律的約束。許多檔案記載著學校、老師或?qū)W生的機密。因此，檔案專業(yè)人員必須具有嚴格的保密觀念和良好的習慣。正確處理好保密與利用的關系。以確保學校檔案的安全。
2.5 要努力培養(yǎng)自己的綜合性知識
目前，隨著高校的發(fā)展，具有綜合性水平的檔案人員十分緊缺。對高校檔案管理人員來說，其綜合性已超越了以往任何時期，除具有熟悉檔案信息管理專業(yè)知識和計算機應用能力外，還必須具有對檔案信息資源進行掃描加工、數(shù)量控制、質(zhì)量監(jiān)控、數(shù)據(jù)錄入以及擁有檔案信息化所需人、財、物的統(tǒng)籌兼顧管理等能力。因此，檔案人員要努力培養(yǎng)自己的綜合性知識與業(yè)務技能，才能適應和滿足當今學校發(fā)展的需求。
[關鍵詞]檔案管理;人員素質(zhì);對策;新形勢
隨著改革發(fā)展的不斷深入和信息技術的不斷革新,檔案管理工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用日益突出,檔案管理專業(yè)化、技術化不斷增強,這就要求檔案管理人員具備更新、更高、更強的能力和素質(zhì)。
一、檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)
檔案管理工作的突出特點是技術更先進、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)。技術更先進集中體現(xiàn)在檔案管理中普遍采用計算機和網(wǎng)絡技術,極大地提高了檔案管理的效率和效果;內(nèi)容更豐富主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息,許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內(nèi);分工更專業(yè)意味著檔案管理作為一門專業(yè)化管理工作,已經(jīng)在眾多單位中得到重視和普及。然而,的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點,即保真、保密、保存、保讀取等難題。
二、檔案管理人員基本素質(zhì)
1.檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)。檔案專業(yè)工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應共同具備的基本政治素質(zhì),即堅持四項基本原則,熱愛黨,熱愛社會主義,熱愛祖國和人民,堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策,講道德,守紀律,不為名,不為利,不計較個人利益,有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性,因此,檔案專業(yè)工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質(zhì)。同時,檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應具有良好的為人民服務的精神。
2.檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案專業(yè)工作人員應該安心本職工作,熱愛檔案事業(yè),有較強的事業(yè)心,懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識,熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規(guī)和方針政策,熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務規(guī)定,熟悉自己所從事的業(yè)務工作;能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際,熟練完成自己的業(yè)務工作。
3.檔案專業(yè)工作人員的知識素質(zhì)。檔案工作人員必須具有中等以上文化水平,除了掌握檔案學基本知識以外,還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識,例如,檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內(nèi)容有關的其他專業(yè)知識或與業(yè)務工作有關的科學技術知識;檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。只有掌握具備了相關的專業(yè)知識,才能更好地從事檔案工作。
對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)要求是由檔案工作的性質(zhì)、任務、目的和內(nèi)容所決定的。目前,我國有著龐大的檔案工作人員隊伍,其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識和觀念上,不能運用現(xiàn)代高新技術工具,缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識,這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此,如何提高檔案工作者的綜合素質(zhì)已成為我們要解決的重要課題。
三、檔案管理人員素質(zhì)提升
檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質(zhì)的提升,這既是當前檔案管理工作的重點,也是實踐中的難點,提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個方面著手。
1.營造良性競爭氛圍。以往檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭,檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對比,檔案管理部門內(nèi)部人員之間沒有競爭,這極大地制約了檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。因此,必須營造良好的競爭氛圍。首先,單位要改變對檔案管理部門的認識,樹立“檔案管理也能出效益”的理念,將其置于與其他部門同等重要的地位;其次,部門內(nèi)部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍,引導檔案管理人員的思想行為;最后,要制定一系列相關的政策和措施,落實和保障競爭理念的實施。
2.建立完善的激勵體系。理論上,激勵包含正激勵和負激勵兩個方面,即獎勵和懲罰。實踐中,激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。
(1)獎勵措施。針對檔案管理工作人員的表現(xiàn),可以制定一系列的獎勵措施。例如,對作出創(chuàng)新貢獻、業(yè)務能力突出等相關人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式,并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎金、精神鼓勵等具體方法。
(2)懲罰措施。建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系,對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓、停職停薪、辭退等處罰措施,切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快?！钡腻e誤思想。
3.健全考核評估制度。激勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結(jié)果作為依據(jù),這就要求健全考核評估制度。
(1)制定考核標準?？己藰藴蕪囊庾R、能力、精神三個方面考慮,評價內(nèi)容細化為服務態(tài)度、服務效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務操作、管理水平、學習成效、工作作風等多個項目,廣泛征求群眾意見,設立相應的評分標準,進行定量和定性評分。
(2)客觀的考核?？己诉^程中,可以考慮采取360度考核策略,即從服務對象、領導、檔案管理內(nèi)部員工、其他部門員工多個角度進行測評,確保評估結(jié)果的公正、客觀和公平。
4.加強培訓學習。培訓和學習是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑,在培訓方面:第一,促進培訓的經(jīng)?；?、制度化。實踐中,許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓,或采取隨機培訓的方式,這實際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高。可以考慮將培訓工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計劃,有針對性地開展培訓工作,確保實效。第二,培訓方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式,內(nèi)容枯燥無味,應用性不強。如果能夠結(jié)合參觀訪問、實習交流等多種形式,培訓的效果將會更加突出。第三,及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織,輕視效果檢查,這難以調(diào)動檔案管理人員的積極性,因此,必須建立培訓后的考試、考察制度,及時鞏固培訓成果。
