時(shí)間：2023-06-07 15:56:59
序論：在您撰寫辦公室檔案管理分類時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
在辦公室工作中，檔案管理作為其重要構(gòu)成部分之一，能夠有效確保相關(guān)工作的可持續(xù)發(fā)展帶。隨著當(dāng)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系下，辦公室檔案管理工作只有做到不斷創(chuàng)新和改革，緊跟時(shí)代的腳步，從而才能讓其作用得到充分發(fā)揮，讓辦公人員查詢和檢索信息能夠更加方便、快捷，讓辦公室整體工作效率得到有效提升。而想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，讓辦公室管理建設(shè)得到加強(qiáng)，就必須對(duì)檔案管理工作中所存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，從而才能找到有效解決措施，讓辦公室檔案管理工作的作用得以充分發(fā)揮。
1 當(dāng)下我國(guó)辦公室檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足
就目前而言，我國(guó)很多的現(xiàn)代企業(yè)都沒(méi)有重視起自身企業(yè)的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當(dāng)成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒(méi)有有效的管理和重視起其余相關(guān)資料信息。此外，由于很多企業(yè)的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業(yè)務(wù)資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現(xiàn)人員流動(dòng)現(xiàn)象的時(shí)候，就會(huì)極易流失一些重要資料信息，從而讓企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)遭受到嚴(yán)重?fù)p失。
1.2 辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
當(dāng)下我國(guó)雖然已經(jīng)有一部分的企業(yè)開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒(méi)能讓辦公室檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結(jié)構(gòu)和檔案管理素質(zhì)存在嚴(yán)重缺失上有著顯著體現(xiàn)。一方面，檔案如果發(fā)生不合理的分類結(jié)構(gòu)，就會(huì)直接造成無(wú)法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時(shí)間被嚴(yán)重浪費(fèi)，從而讓檔案管理的在現(xiàn)代企業(yè)中的真正價(jià)值很難得以體現(xiàn)。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)，因此也就致使相關(guān)管理人員沒(méi)能正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴(yán)重問(wèn)題，對(duì)檔案管理動(dòng)作造成了直接影響。
1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障
由于當(dāng)下很到現(xiàn)代企業(yè)都沒(méi)有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個(gè)數(shù)據(jù)信息的安全性無(wú)法得到有效保障。一方面，由于相關(guān)檔案管理人員沒(méi)能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲(chǔ)檔案的過(guò)程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現(xiàn)象的發(fā)生。而另一方面，企業(yè)沒(méi)有重視檔案管理工作，對(duì)檔案的保密性工作就更加存在嚴(yán)重忽視，此外又因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現(xiàn)象的發(fā)生，從而也就造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)遭受到嚴(yán)重?fù)p失[3]。另外，很多企業(yè)由于缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，這就造成計(jì)算機(jī)檔案管理中，存在非常嚴(yán)重的安全隱患問(wèn)題。
1.4 辦公室檔案管理缺乏相應(yīng)的信息化辦公手段
雖然當(dāng)下很多企業(yè)管理制度都開始對(duì)傳統(tǒng)的紙張辦公方法進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運(yùn)用，但是企業(yè)在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業(yè)檔案都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化，對(duì)企業(yè)中各個(gè)部門的運(yùn)用和查詢?cè)斐闪朔浅４蟮睦_，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也在很大程度上促使企業(yè)的工作效率被降低了很多。
2 提升辦公室檔案管理工作效率相應(yīng)對(duì)策
2.1 加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理的重視程度
如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，就需要對(duì)辦公室檔案管理機(jī)制進(jìn)行及時(shí)建立和完善。不過(guò)在對(duì)辦公室檔案管理機(jī)制建立和完善之前，最為重要的還是應(yīng)該讓企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)辦公室檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度得到加強(qiáng)，定期組織培訓(xùn)，向相關(guān)檔案管理人員傳輸相應(yīng)的檔案管理知識(shí)的同時(shí)，重點(diǎn)講解檔案管理的重要性。其次，要將獎(jiǎng)懲制度及時(shí)的建立起來(lái)，通過(guò)這種制度來(lái)約束相關(guān)大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認(rèn)真的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理認(rèn)識(shí)，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。
2.2 對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性進(jìn)行提升
首先，企業(yè)應(yīng)該重視起對(duì)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期的舉行相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)工作，針對(duì)不同程度的人員要有針對(duì)性的實(shí)施培訓(xùn)，對(duì)在職的老員工，應(yīng)該以轉(zhuǎn)化其傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)為主，來(lái)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，如：教導(dǎo)這些管理人員如何使用電腦來(lái)進(jìn)行信息化管理等[5]。其次，針對(duì)一些較年輕的或剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員，則應(yīng)該以檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)為主，重點(diǎn)傳授他們專業(yè)性的知識(shí)，可以實(shí)施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實(shí)施一對(duì)一的培訓(xùn)，促使他們能夠在最短的時(shí)間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識(shí)。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業(yè)水平，始終迎合當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)有效推動(dòng)作用。
2.3 增強(qiáng)辦公室檔案管理的安全性
辦公室檔案管理對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價(jià)值得到真正體現(xiàn)。首先將相應(yīng)的保密制度建立起來(lái)，以此來(lái)對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行約束，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密者，要嚴(yán)格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業(yè)應(yīng)該積極額普及計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，讓每一個(gè)工作人員都能夠認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來(lái)的后果，增強(qiáng)IT部門對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全工作的安全管理力度。
2.4 運(yùn)用集成化信息管理體系
企業(yè)在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該讓實(shí)物檔案資料管理和計(jì)算機(jī)檔案管理相結(jié)合的管理模式得以形成。在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)化管理的過(guò)程中，積極的運(yùn)用集成化信息管理方法，通過(guò)計(jì)算機(jī)嚴(yán)格、詳細(xì)的分類號(hào)檔案信息，并結(jié)合企業(yè)中每個(gè)部門的實(shí)際情況和信息性質(zhì)來(lái)讓檔案分類更加科學(xué)化、規(guī)范化。
（一）檔案管理完整延續(xù)
通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進(jìn)檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書工作細(xì)致
檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過(guò)程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報(bào)道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問(wèn)題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點(diǎn)放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對(duì)檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過(guò)程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無(wú)章可依的現(xiàn)象。
（二）現(xiàn)代化管理軟件不足
隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進(jìn)行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范
醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關(guān)文書。因?yàn)闄n案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時(shí)收集，或者各科室在檔案的書寫過(guò)程中存在這樣那樣的問(wèn)題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。
三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用
（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分
辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見證，對(duì)檔案進(jìn)行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實(shí)際工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理開發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達(dá)到“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。
（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)與提升
辦公室檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時(shí)應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對(duì)醫(yī)院辦公室管理工作進(jìn)行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對(duì)其檔案價(jià)值的開發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報(bào)告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進(jìn)行借鑒與指導(dǎo)。
（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核
為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會(huì)對(duì)醫(yī)院進(jìn)行分級(jí)管理考核與檢查。在各項(xiàng)檢查與審核過(guò)程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檢查，真正做到有備無(wú)患。
（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高
檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機(jī)關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對(duì)醫(yī)院各科室進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進(jìn)行檔案管理。
（五）醫(yī)院辦公室檔案價(jià)值的開發(fā)利用可以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展
醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要?dú)v史憑證。對(duì)其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開發(fā)其價(jià)值，可以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，可以對(duì)三類檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識(shí)更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對(duì)新知識(shí)對(duì)醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過(guò)信息化手段，定期對(duì)這三類檔案進(jìn)行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動(dòng)態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢(shì)。所進(jìn)行的分析報(bào)告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。
（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)
檔案以文書類居多，每年醫(yī)院都會(huì)有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國(guó)家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長(zhǎng)時(shí)間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進(jìn)程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少?zèng)_洗影像資料而帶來(lái)的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報(bào)道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬(wàn)元。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個(gè)科室的特點(diǎn)，由檔案秘書自行設(shè)立分類要求，明確細(xì)致地填寫相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。
四、結(jié)束語(yǔ)
（一）檔案管理完整延續(xù)
通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進(jìn)檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書工作細(xì)致
檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過(guò)程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報(bào)道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問(wèn)題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點(diǎn)放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對(duì)檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過(guò)程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無(wú)章可依的現(xiàn)象。
（二）現(xiàn)代化管理軟件不足
隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進(jìn)行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范
醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關(guān)文書。因?yàn)闄n案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時(shí)收集，或者各科室在檔案的書寫過(guò)程中存在這樣那樣的問(wèn)題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。
三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用
（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分
辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見證，對(duì)檔案進(jìn)行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實(shí)際工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理開發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達(dá)到“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。
（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)與提升
辦公室檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時(shí)應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對(duì)醫(yī)院辦公室管理工作進(jìn)行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對(duì)其檔案價(jià)值的開發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報(bào)告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進(jìn)行借鑒與指導(dǎo)。
（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核
為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會(huì)對(duì)醫(yī)院進(jìn)行分級(jí)管理考核與檢查。在各項(xiàng)檢查與審核過(guò)程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檢查，真正做到有備無(wú)患。
（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高
檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機(jī)關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對(duì)醫(yī)院各科室進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進(jìn)行檔案管理。
（五）醫(yī)院辦公室檔案價(jià)值的開發(fā)利用可以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展
醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要?dú)v史憑證。對(duì)其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開發(fā)其價(jià)值，可以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，可以對(duì)三類檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識(shí)更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對(duì)新知識(shí)對(duì)醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過(guò)信息化手段，定期對(duì)這三類檔案進(jìn)行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動(dòng)態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢(shì)。所進(jìn)行的分析報(bào)告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。
（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)
檔案以文書類居多，每年醫(yī)院都會(huì)有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國(guó)家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長(zhǎng)時(shí)間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進(jìn)程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少?zèng)_洗影像資料而帶來(lái)的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報(bào)道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬(wàn)元。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個(gè)科室的特點(diǎn)，由檔案秘書自行設(shè)立分類要求，明確細(xì)致地填寫相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。
四、結(jié)束語(yǔ)
一、基層單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀
（一）人員少，承擔(dān)工作冗雜。大多數(shù)基層辦公室都存在人員少、工作多的情況。像報(bào)紙分發(fā)、車輛油耗統(tǒng)計(jì)、會(huì)務(wù)接待、職工戶籍管理、計(jì)生情況管理、水電維修等等，一件件看起來(lái)都是不起眼的小事，但是小事多了也耗人力耗時(shí)間。一般情況下，基層單位辦公室作為后勤保障部門，卻沒(méi)有充足的人員安排，因此呈現(xiàn)出人員少、工作冗雜的情況?；鶎訖n案管理工作更是如此，只要兼職，很少專職。
（二）基層辦公室檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后?，F(xiàn)實(shí)狀況是很多基層單位或由于資金困境、或由于檔案管理受不到應(yīng)有重視、或由于管理人員專業(yè)水平受限，沒(méi)有普及計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是有些辦公室短期留存部分材料，配備相應(yīng)的設(shè)備也跟不上步伐。
（三）對(duì)辦公室檔案管理工作重視程度不夠。基層單位辦公室的臨時(shí)檔案管理通常是由文書或者其他人員兼職，并沒(méi)有專業(yè)人員負(fù)責(zé)。檔案管理工作對(duì)技術(shù)性要求相對(duì)較高，但是辦公室兼職人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的程序、分類和意義了解不夠，導(dǎo)致很多基層單位辦公室對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)主要停留在最基本的檔案信息收集、整理、保管等層面，有的還存在分類混亂的情況，更少注意到以后檔案資源的綜合利用，所以不能有效地推動(dòng)檔案管理工作的深入開展。
二、如何有效改善基層單位辦公室檔案管理工作
（一）建章立制，讓事務(wù)簍子的工作實(shí)現(xiàn)有條不紊?！盁o(wú)規(guī)矩不成方圓”，基層單位辦公室的工作再多，只要建立和完善科學(xué)合理的管理制度并落實(shí)到位，便能實(shí)現(xiàn)人少事多情況下的有條不紊。檔案管理作為辦公室工作內(nèi)容之一，也要具備科學(xué)的管理制度。制度的制定務(wù)必責(zé)任到人，對(duì)檔案材料和準(zhǔn)檔案材料的分類、保密等都形成細(xì)化的制度，不斷規(guī)范辦公室檔案管理，才能保證檔案材料的及時(shí)歸檔與檔案的真實(shí)有效性。
（二）加大投入，不斷完善基層單位辦公室檔案管理工作環(huán)境。信息化時(shí)代，逐步建立和應(yīng)用電子信息化進(jìn)行辦公室檔案管理勢(shì)在必行。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備對(duì)文件進(jìn)行歸類、保存，建立電子信息檢索等，可以提高檔案材料管理效率，同時(shí)輔以必要的保護(hù)措施，可以使檔案的保密和安全系數(shù)更高。因此，建議各單位提高對(duì)辦公室檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，盡量加大資金支持，完善辦公室檔案管理設(shè)備，促進(jìn)辦公室檔案管理工作環(huán)境信息化。
（三）有效提高辦公室人員檔案管理技能水平和工作認(rèn)知度。辦公室工作人員既要完成事務(wù)簍子的一大堆零七八碎，還要以負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案管理的一系列工作。各單位要鼓勵(lì)職工或組織職工參加多種形式的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，參加檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)交流，及時(shí)更新檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)，提高技能水平，以更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展。提高工作人員對(duì)檔案管理工作意義的認(rèn)識(shí)，使工作人員正確認(rèn)識(shí)到自身的工作范疇與工作責(zé)任，提高檔案管理意識(shí)。
【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；完善策略在
經(jīng)年累月的管理工作中，各個(gè)崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來(lái)看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進(jìn)展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進(jìn)企業(yè)健康積極發(fā)展。
一、辦公室檔案管理基本概念
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過(guò)渡中存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來(lái)越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策
在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來(lái)發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來(lái)越大，行業(yè)分工也越來(lái)越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過(guò)不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業(yè)中的各個(gè)管理部門同時(shí)還能打破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲(chǔ)存，以此種方式來(lái)提高檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，也只有這樣，才能迎合時(shí)展需求，推動(dòng)企業(yè)走在時(shí)代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。
四、結(jié)語(yǔ)
為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業(yè)應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，汲取先進(jìn)管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、創(chuàng)新化，促進(jìn)資源共享，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。
作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院
【參考文獻(xiàn)】
[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(5):171-172.
【摘要】本文對(duì)辦公室的信息收集與檔案應(yīng)用工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，指明特點(diǎn)并提出對(duì)策，以期給相關(guān)的改進(jìn)檔案管理工作提供有益的借鑒。
關(guān)鍵詞 單位；信息收集；檔案
單位辦公室作為單位內(nèi)部的中心樞紐部門，在整個(gè)單位運(yùn)作中占有十分重要的位置，是單位對(duì)外的窗口，并起到了上情下達(dá)、下情上報(bào)的連接作用。單位信息的收集和檔案作為單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，對(duì)促進(jìn)單位的未來(lái)發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用，為此，在新時(shí)期，現(xiàn)代單位必須充分認(rèn)識(shí)到信息檔案在單位發(fā)展中的重要作用，積極做好辦公室的信息收集和檔案應(yīng)用工作，以不斷提升辦公室的工作水平和工作效率。
一、單位辦公室信息收集以及檔案管理工作的特點(diǎn)
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，單位辦公室的信息管理工作已經(jīng)開始以計(jì)算機(jī)為中心，并通過(guò)各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備對(duì)各類信息進(jìn)行快速的收集、整理、儲(chǔ)存與使用。單位辦公室信息收集工作的具體特點(diǎn)可以從以下幾方面分析。首先，信息的來(lái)源廣，數(shù)量多，傳播速度快。單位在其日常的運(yùn)營(yíng)工作中，必須進(jìn)一步增強(qiáng)信息收集工作的敏銳性，對(duì)于單位內(nèi)外部的重要信息進(jìn)行及時(shí)地報(bào)送，以確保單位管理層能夠及時(shí)掌握情況，作出反應(yīng)。其次，單位辦公室的信息收集工作具有很強(qiáng)的參謀性。單位辦公室對(duì)真實(shí)可靠信息的收集，可以及時(shí)反映單位問(wèn)題，幫助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)快速掌握單位發(fā)展?fàn)顩r，并有針對(duì)性地制定解決問(wèn)題的對(duì)策。但是，單位辦公室還必須主動(dòng)對(duì)信息的深度進(jìn)行開發(fā)，不斷挖掘信息的深度和廣度，并及時(shí)做好檔案存儲(chǔ)工作，為單位的發(fā)展提供真實(shí)的信息記錄。最后，單位辦公室的信息收集工作和檔案管理工作逐漸向著信息化方向發(fā)展，單位需要制定完善的檔案利用信息收集標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)對(duì)檔案的利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，以便為單位的未來(lái)發(fā)展提供更加真實(shí)可靠的信息依據(jù)。
二、新時(shí)期加強(qiáng)單位辦公室信息收集與檔案管理的對(duì)策
加強(qiáng)單位辦公室的信息收集和檔案應(yīng)用管理工作可以有效提升單位管理效率，打破單位封閉的信息收集局面，在單位內(nèi)部形成全方位、多視角的信息檔案系統(tǒng)，提高單位內(nèi)部的信息傳遞效率。為此，筆者從以下幾方面分析加強(qiáng)單位辦公室信息收集與檔案管理的對(duì)策。
（一）現(xiàn)代單位必須創(chuàng)新單位發(fā)展理念，高度重視信息收集和單位檔案應(yīng)用工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該始終將信息的收集和檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來(lái)抓，并在單位內(nèi)部形成共同做好檔案管理工作的良好氛圍，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為單位檔案工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。為此，單位辦公室的檔案室必須制定嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息收集和檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)一步改進(jìn)辦公室的檔案管理?xiàng)l件，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)單位信息的電子化處理，提高單位檔案的查全率和查準(zhǔn)率。比如，為了提高檔案應(yīng)用的有效性，辦公室可以將信息的收集進(jìn)行分類歸納，將檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)加以有效整合，充分發(fā)揮單位檔案的作用和功能。
（二）單位辦公室要注意提高信息檔案的利用效率。辦公室可以通過(guò)豐富單位辦公室的檔案門類以及內(nèi)容等，不斷完善單位內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。除此之外，單位還必須加強(qiáng)信息檔案的安全管理工作，提高單位信息數(shù)據(jù)的安全意識(shí)，比如，單位可以依照檔案工作規(guī)范，在辦公室開展檔案分類大綱的編修工作，確保各類信息檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性和系統(tǒng)性。
（三）單位辦公室必須注重對(duì)單位內(nèi)部各類日常信息資源的收集工作，為檔案存儲(chǔ)奠定基礎(chǔ)。單位要想提高檔案應(yīng)用的效率，就必須確保信息資源的完整性，對(duì)收集到的信息資源進(jìn)行及時(shí)的存儲(chǔ)保存，并做好相關(guān)的移交工作；對(duì)于委托人的文件內(nèi)容，必須按照國(guó)家的相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行保存，不能隨意公開或者泄露單位內(nèi)部的工作機(jī)密；除此之外，單位辦公室的檔案服務(wù)部門對(duì)檔案的整理工作也應(yīng)該符合國(guó)家規(guī)定的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。比如，在單位信息的日常收集工作中，相關(guān)工作人員必須要有積極的參與意識(shí)，深入了解單位各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容，了解單位各個(gè)部門的工作進(jìn)展和具體安排，以更加快速地為單位發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。
（四）單位辦公室應(yīng)該創(chuàng)新信息收集和檔案管理理念，注重信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用?，F(xiàn)階段很多單位辦公室的信息資源存在信息收集不全面，部門之間缺乏有效溝通的問(wèn)題，為此，單位辦公室的主管部門可以通過(guò)采用相關(guān)信息技術(shù)，在單位內(nèi)部實(shí)行信息收集、管理、鑒定、檢索的信息化建設(shè)，對(duì)于工作中存在的信息數(shù)量過(guò)大、內(nèi)容籠統(tǒng)等問(wèn)題，借助信息技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行細(xì)化分類，優(yōu)化檔案的種類，以更方便相關(guān)工作人員快速查找所需要的信息資源。
參考文獻(xiàn)：
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辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，主要負(fù)責(zé)資料數(shù)據(jù)的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷優(yōu)化并提高檔案管理的策略。
一、做好檔案管理的必要性
1.檔案管理概述
檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，主要包括對(duì)檔案的整理、收集，并采用現(xiàn)代化的手段，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，以便單位能夠更好地進(jìn)行查詢、檢查。
2.辦公室檔案管理的必要性
辦公室的檔案是企業(yè)、單位內(nèi)部最重要的檔案資料，真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現(xiàn)在以下幾方面：
第一，辦公室檔案全面反映了單位內(nèi)部的工作情況，并為將來(lái)的發(fā)展有很大的參考價(jià)值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內(nèi)部的工作效率。
第二，辦公室檔案真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)也為展開其他工作提供了一定的服務(wù)基礎(chǔ)。因此，通過(guò)提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學(xué)、合理的策略。
第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現(xiàn)了單位的管理水平，以及發(fā)展?fàn)顩r，是一個(gè)單位、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況的縮影。因此，必須要加強(qiáng)辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
3.辦公室檔案管理原則
辦公室的檔案管理工作是單位進(jìn)行其他一切活動(dòng)的重要依據(jù)。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業(yè)單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個(gè)原則：
第一，準(zhǔn)確性
準(zhǔn)確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，一定要保證相關(guān)檔案內(nèi)容記錄的準(zhǔn)確性。在工作中，如果檔案管理人員對(duì)相關(guān)的檔案內(nèi)容不能進(jìn)行準(zhǔn)確的反應(yīng)，就無(wú)法發(fā)揮檔案管理工作的特性。
第二，嚴(yán)謹(jǐn)性
辦公室檔案工作的本身特點(diǎn)，決定其在進(jìn)行管理時(shí)，必須要遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)檔案中的細(xì)節(jié)要素進(jìn)行充分關(guān)注。尤其是在當(dāng)前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為所有企業(yè)、單位的主要經(jīng)營(yíng)模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時(shí)，必須要對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)化的管理。
第三，高效化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時(shí)代。要保證對(duì)辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過(guò)高效的科學(xué)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。
二、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀
1.檔案管理人員意識(shí)薄弱，且專業(yè)素質(zhì)偏低
辦公室檔案管理，原本是一項(xiàng)非常重要的工作。但就目前而言，我國(guó)大部分檔案管理人員都沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性?？梢哉f(shuō)，檔案管理工作人員的意識(shí)薄弱，已經(jīng)成為制約檔案管理工作效率的一個(gè)關(guān)鍵性因素。
在我國(guó)許多從事檔案管理人員，并非專業(yè)出身，更有甚者，是通過(guò)關(guān)系而獲得這一工作職位。如此一來(lái)，這些人便無(wú)法正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經(jīng)暴露出來(lái)管理錯(cuò)誤，這些非專業(yè)的檔案管理人員也絲毫察覺(jué)不到。
2.檔案管理制度落后
就目前而言，我國(guó)大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現(xiàn)象。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，從而忽視了對(duì)檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關(guān)的檔案管理制度，也因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視實(shí)施，以至于檔案管理工作的相關(guān)人員在工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)無(wú)視這些管理制度。
缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來(lái)了威脅：檔案管理人員工作不認(rèn)真、對(duì)檔案的保密工作不到位、檔案沒(méi)有及時(shí)分類、檔案沒(méi)有及時(shí)歸為，甚至出現(xiàn)檔案損失等現(xiàn)象。
3.新技術(shù)，新硬件投入少
隨著信息化的發(fā)展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術(shù)，不斷地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理。但在現(xiàn)實(shí)中，由于種種問(wèn)題：領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業(yè)仍然采用紙質(zhì)形式進(jìn)行檔案管理。如此一來(lái)，檔案管理工作效率自然跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐。
4.辦公室檔案的利用率偏低
檔案資料借閱的繁瑣、復(fù)雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業(yè)中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會(huì)自動(dòng)放棄檔案的借閱。如此一來(lái)，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價(jià)值的檔案進(jìn)入了閑置境地。
三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率
1.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業(yè)水平
首先，要改變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，使其充分意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態(tài)度。
另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平，可通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)的方式，不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平，提高其工作效率。
2.健全完善的辦公室檔案管理制度
健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要保障。所以，必須有針對(duì)性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。
而對(duì)于已經(jīng)擁有管理制度的單位來(lái)說(shuō)，一定要加強(qiáng)檔案管理制度在實(shí)際中的貫徹落實(shí)，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。
3.辦公室檔案管理現(xiàn)代化
辦公室檔案管理現(xiàn)代化是提高辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要舉措。因此必須要改進(jìn)傳統(tǒng)落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時(shí)展的趨勢(shì)，只有這樣，才能切實(shí)提高辦公室檔案管理效率。
