時間：2023-06-06 15:45:24
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關(guān)鍵詞：工程企業(yè)檔案管理
Abstract: with the rapid growth of file resources of the modern society and how often use file, data files management more and more important, file management penetration in the whole process of construction, special status. This paper management and monitoring the insufficiency, puts forward the countermeasures.
Keywords: engineering enterprise file management
中圖分類號：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：
資料檔案在整個企業(yè)檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進(jìn)行管理與監(jiān)督,雖然對工程建設(shè)沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設(shè)過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業(yè)之后工程擴建、設(shè)備檢修、技術(shù)改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監(jiān)控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應(yīng)當(dāng)與基建進(jìn)度保持同步對項目中涉及到的環(huán)節(jié)采取高效監(jiān)控,確保檔案資料的管理以及監(jiān)控緊跟工程建設(shè)的步伐。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題
總體來講目前企業(yè)資料館大多是館藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長，由于多年來一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個工程階段時期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。
主要問題集中反映在以下幾個方面：
1、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
2、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。
4、許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之檔案館時間越長檔案存放量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。
二、檔案資料監(jiān)控以和檔案管理中的不足
1、資料收集不夠全面 。例如,某些工程上的設(shè)計有變動,在編制資料的時候,只將變更通知書進(jìn)行記錄,卻未對相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認(rèn)手續(xù)等。對基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動態(tài)控制高度結(jié)合的工作,必須以實事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。
2、資料不夠準(zhǔn)確。資料上的隨意性比較嚴(yán)重:對相同工序檢查出的數(shù)據(jù),按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi),害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑,便填了一些留有余地的數(shù)據(jù);引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可,便隨意填了一些看起來很合理的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確性的檔案體現(xiàn)出自身價值的關(guān)鍵所在,必須本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來認(rèn)真落實。
3、收集與整理不夠及時。對工程對應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開工時就著手,如圖紙會審紀(jì)要以及開工報告等,對于施工過程,根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄,努力做到開工有報告、進(jìn)場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標(biāo)準(zhǔn),每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時、到位。實際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。
三、工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)建設(shè)工程檔案是一個靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程檔案管理則是一個動態(tài)的過程。一般來說，這一過程的目的和結(jié)果都是建立真實、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對這一過程進(jìn)行深入、清晰的研究，我們會發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進(jìn)一步，我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。建設(shè)工程項目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質(zhì)量控制，控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設(shè)工程資料員是工程建設(shè)中不可缺少的技術(shù)人員。要經(jīng)過專門培訓(xùn)后持證上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設(shè)備的使用和現(xiàn)場調(diào)度是施工組織設(shè)計的重要內(nèi)容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環(huán)境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像，反映場地環(huán)境的變化；上述幾個方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
早期的建設(shè)工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設(shè)工程項目管理人員培訓(xùn)(俗稱“五大員”培訓(xùn))一般是指：施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價員，一直沒有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)I范疇，也沒有發(fā)國家認(rèn)可的證書。近幾年，隨著建設(shè)工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識日益提高，有的城市實現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn)I，還將《資料員合格證》上網(wǎng)，便于查詢和核對，并要求每個建設(shè)工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn)，懷化市20D8年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來越多的認(rèn)可和重視。
四、建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求
（一）歸檔文件的質(zhì)量要求
（1）歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件，基建科自己存檔的可為復(fù)印件或抄件, 應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。。
（2）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
（3）工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。
（4）工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)黑墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。
（5）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。
（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。
（7）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙采用計算機出圖，出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復(fù)印件。
（8）所有竣圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
（9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。
（10）不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。
（11）工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。
五、工程檔案管理是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強制性，這種強制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個內(nèi)容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質(zhì)量的效果。參考文獻(xiàn):
[1] 田冬梅. 淺談地質(zhì)檔案資料現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與對策[J]. 吉林地質(zhì), 2009;01
（一）對工程檔案管理不夠重視
檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設(shè)單位在項目成立初期，對檔案的認(rèn)識不夠，忽視檔案的重要性，認(rèn)為檔案工作只是在建設(shè)工程竣工后進(jìn)行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進(jìn)行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導(dǎo)致工程資料的失真，工程竣工檔案驗收的延期。
（二）檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足
許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設(shè)全過程中的資料不能及時歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。由于項目建設(shè)人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。
（三）歸檔時間長、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性
工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當(dāng)長的時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會影響竣工資料質(zhì)量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設(shè)的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。
二、提高工程檔案管理質(zhì)量的措施
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程項目檔案管理的前提
工程項目檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強化責(zé)任意識。首先，要根據(jù)工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設(shè)置基層工程項目檔案管理機構(gòu)和配備專職檔案員，從機構(gòu)和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場工程管理人員自覺參與工程項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；將工程項目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
(二)制定和落實符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度
加強項目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任制，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。建設(shè)項目由于大規(guī)模、長工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障?？梢砸浴八耐健敝贫葋泶_保做好項目檔案的收集工作，即項目下達(dá)計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進(jìn)度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。
(三)定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)
考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進(jìn)行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應(yīng)施工過程，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放技術(shù)文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決。
(四)加強對有關(guān)人員的培訓(xùn)
【關(guān)鍵詞】重要性；問題；措施；檔案管理
引言
化工企業(yè)工程項目檔案是指新建和改建工程項目，從建設(shè)項目立項開始至竣工驗收以及使用維護(hù)過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。當(dāng)前，化工企業(yè)如何使用和管理這類檔案，服務(wù)于化工企業(yè)，已成為化工企業(yè)檔案類工作的重點。
1.化工企業(yè)工程項目檔案管理的重要性
化工企業(yè)工程項目檔案管理是化工企業(yè)尋求發(fā)展的重點，而化工企業(yè)工程項目檔案管理是化工企業(yè)在管理中的關(guān)鍵內(nèi)容。建設(shè)實用的資料收集保存制度，保證項目建設(shè)和檔案資料的同步是化工項目檔案管理的重要使命，各個工程建設(shè)相關(guān)單位必須把項目檔案工作列入工程建設(shè)管理程序，控制并保障項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，按時且合法的歸納項目建設(shè)中各種資料，嚴(yán)格按照國家及化工企業(yè)對檔案的準(zhǔn)則來編制項目檔案，從而保證項目檔案的合理合法。
2.目前化工企業(yè)工程項目檔案管理的情況
2.1檔案管理意識不強
化工企業(yè)建設(shè)工程涵蓋項目的可行性調(diào)研、上報建議書、選址、土地規(guī)劃、勘探設(shè)計、施工、竣工、試運行、投產(chǎn)等各部分，涉及范圍廣，需要較長的時間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個建設(shè)項目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態(tài)，與工程管理部門和施工單位聯(lián)系不夠密切，缺乏主動管理的意識。尤其在施工的整個過程，因為工程量大，參加建設(shè)的單位通常對時間，質(zhì)量，成本控制問題有更高的關(guān)注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時，臨時突擊檔案工作，集中時間來彌補檔案缺失的部分，答復(fù)驗收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴(yán)重，而實際有價值的內(nèi)容大大減少，導(dǎo)致不能確保檔案的整體性和真實性，并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。
2.2收集檔案的人員業(yè)務(wù)水平不足
目前，許多工程建設(shè)項目檔案負(fù)責(zé)人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現(xiàn)場施工人員來臨時兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細(xì)，由于施工人員對檔案專業(yè)的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業(yè)的培訓(xùn)，施工過程中只要人員變動就會導(dǎo)致檔案的流失，或者出現(xiàn)沒有人繼續(xù)完善檔案工作的情況，導(dǎo)致檔案未能保存妥當(dāng)，更談不上保證檔案的質(zhì)量。致使檔案的整體性和準(zhǔn)確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內(nèi)容缺失、簽章手續(xù)不到位；復(fù)印件過多，整理不規(guī)范等不足，這種情況都嚴(yán)重影響著檔案質(zhì)量，致使重點工程的檔案無法真實的展現(xiàn)工程情況且無法發(fā)揮檔案本身具有的功效。
2.3管理制度不健全
工程檔案管理的整個制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設(shè)方和承包方在檔案管理時責(zé)任分配不清晰，缺少明確責(zé)任意識，建設(shè)方、監(jiān)理方及施工方各自的檔案工作沒有進(jìn)行有效的交流，各自的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進(jìn)行受阻，檔案的及時性和準(zhǔn)確性受到質(zhì)疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。
3.加強檔案管理工作的舉措
3.1強化宣傳，加強檔案意識
化工企業(yè)工程檔案工作關(guān)系到施工單位、設(shè)計單位、建設(shè)單位、檔案行政管理、監(jiān)理單位等多個部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應(yīng)用多種方式，加強工程主管項目部與監(jiān)理、施工等各個單位的檔案觀念，將工程檔案與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，將檔案工作的內(nèi)容歸納進(jìn)工程管理的內(nèi)容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入員工的工作職責(zé)之中，建立了項目檔案管理工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責(zé)任。
3.2健全檔案管理，建設(shè)合理的化工企業(yè)工程檔案管理制度
做好工程檔案的管理工作除了在思想上應(yīng)引起足夠的重視外，還應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)。工程檔案管理作為項目管理工作之一，也應(yīng)實施程序化、規(guī)范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進(jìn)行。建立合理的檔案管理大綱、組織機構(gòu)、崗位職責(zé)與資格、工程文件的接收、分發(fā)、傳遞、存檔、計算機管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規(guī)定、規(guī)范化的工程文件格式要求、標(biāo)示方法、存檔方式等。對于具體的建設(shè)項目法人來說，制定一套適用于本企業(yè)工程建設(shè)項目特點的工程項目文件、檔案管理細(xì)則，是企業(yè)順利開展工程項目文件、檔案管理工作的前提和保證。
3.3強化對檔案的收集
工程項目檔案是項目施工管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前各項目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現(xiàn)了所做工程的面貌，工程完后，項目部應(yīng)及時將工程全貌及構(gòu)造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術(shù)檔案資料交檔案部門。
3.4實行同步跟蹤管理
化工企業(yè)工程檔案管理工作和工程建設(shè)進(jìn)程必須同步，當(dāng)建設(shè)項目申請立項時，就要開始對工程檔案材料進(jìn)行收集、整理、審查工作，當(dāng)工程竣工驗收時，就必須把工程檔案的驗收工作完成，從工程的源頭就開始控制檔案的管理質(zhì)量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現(xiàn)場進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)并解決各種問題。各參建單位也要及時做好煤礦重點工程檔案的審理鑒定工作，完成一項歸檔一項，不要等整個工程要竣工驗收了，才忙于補充資料、整理資料。
關(guān)鍵詞:工程項目;聲像檔案;電子檔案
聲像資料的形成與管理應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，應(yīng)反映工程建設(shè)的全過程。施工單位應(yīng)將聲像資料的形成和積累應(yīng)貫穿到工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)加入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程、工程建設(shè)計劃和年終考核、本單位有關(guān)責(zé)任部門和有關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍。
1建設(shè)工程檔案管理工作職責(zé)
總承包單位是建設(shè)項目檔案管理工作的核心，是對整個項目檔案管理負(fù)有組織責(zé)任、協(xié)調(diào)責(zé)任、指導(dǎo)責(zé)任、監(jiān)督責(zé)任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協(xié)調(diào)工作，讓各參建單位均明確在建設(shè)項目檔案管理中各自的職責(zé)與責(zé)任，并履行自己的職責(zé)，才能確保項目建設(shè)全過程中檔案工作的順利開展。
2建設(shè)工程聲像檔案管理現(xiàn)存的問題
2．1聲像檔案采集設(shè)備存在“一高一低”的現(xiàn)象。“一高”是指聲像設(shè)備數(shù)量多、品質(zhì)高。隨著社會的發(fā)展及原始記錄累積工作的需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善?！耙坏汀笔侵嘎曄裨O(shè)備管理水平低?！耙桓咭坏汀钡默F(xiàn)象造成一些重要的活動、重大的事件、重點的時刻沒能及時記錄下來。2．2聲相檔案攝錄人員中存在“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)象。專職的攝錄人員在各自的單位中直接從事著聲像檔案的采集和積累工作，他們素質(zhì)的高低直接決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)狀?！皟?yōu)”表現(xiàn)在攝錄人員隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“優(yōu)”的一面;“劣”表現(xiàn)在攝錄人員專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“劣”的一面。2．3歸檔意識不強，聲像檔案難以及時記錄并完整歸檔。聲像檔案有很強的時效性，歸檔要求也很特殊。日常積累下來的照片檔案沒歸檔，且大量的照片與底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清;許多珍貴的照片，卻因為沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值、利用價值，錄音和錄像的原始記錄積累和歸檔情況更令人擔(dān)憂。2．4建設(shè)工程聲像檔案管理狀況發(fā)展不平衡，差距懸殊。經(jīng)調(diào)查，本單位所屬項目中設(shè)備管理、人員管理、聲像檔案管理都較為規(guī)范的有45個，占總數(shù)的6．8%;然而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位就有28個，就占了總數(shù)的62%，占比兩極分化、差距懸殊。
3聲像檔案管理做法———地鐵8號線項目
3．1制定聲像檔案管理原則與職責(zé)。項目聲像檔案管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分工負(fù)責(zé)、監(jiān)督指導(dǎo)、歸口實施、分級管理”原則，并按照“簡化整理、便于利用”的工作方法，保障聲像檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，為企業(yè)經(jīng)營管理及發(fā)展服務(wù)。項目資料室聲像檔案管理具體業(yè)務(wù)，履行下列職責(zé):(1)根據(jù)企業(yè)檔案管理辦法對每一位相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、交底;(2)按照國家和行業(yè)要求，制訂聲像檔案管理實施細(xì)則及技術(shù)要求;(3)監(jiān)督指導(dǎo)各部門開展聲像檔案收集工作;(4)負(fù)責(zé)聲像檔案數(shù)據(jù)庫運維管理及技術(shù)支持;(5)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)聲像檔案的集中保管和聲像檔案資源開發(fā)利用工作;(6)信息管理部負(fù)責(zé)項目聲像數(shù)字檔案庫的硬件配置、運維管理及技術(shù)支持;(7)監(jiān)督、指導(dǎo)聲像檔案的具體形成部門負(fù)責(zé)聲像材料的整理、分類、編號、歸檔工作。3．2聲像檔案收集與整理。3．2．1照片檔案收集、整理的基本程序和要求。照片拍攝，一般使用不低于800萬像素的單反相機(卡片機不低于1000萬像素)從全貌、局部、特寫三個方面進(jìn)行拍攝。照片篩選，應(yīng)當(dāng)選擇展現(xiàn)同一事件活動全貌和過程的主要照片歸檔，要求主題鮮明、影像清晰、色彩還原真實且未加修飾和裁剪。照片著錄，以每張照片為單位著錄“題名”、“檔號”、“數(shù)碼底片號”、“參見號”、“拍攝者”、“拍攝時間”、“說明”等項目。3．2．2視頻檔案收集、整理的基本程序和要求。視頻拍攝，應(yīng)當(dāng)采用高清攝錄設(shè)備以不低于720×576像素記錄，并通過非線編輯設(shè)備統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為“RMVB”格式高清視頻文件。技術(shù)要求包括:制式選擇HD-I100:PAL制式;視頻碼率:不低于lOOMb/s;輸出像素:分辨率不低于為720×576;音頻采樣率:雙聲道48kHz;采樣精度:不低于16bit。但反映工程項目開工、施工過程中重、難點、竣工驗收等重要事項，應(yīng)當(dāng)采用高清攝錄設(shè)備以不低于1920×1080/50I像素記錄。視頻剪輯，以事件為單位剪輯形成視頻文件，其中大全景或展現(xiàn)事件核心內(nèi)容的畫面應(yīng)當(dāng)剪輯在視頻第一個畫面，且視頻末尾須加1～2秒彩條。視頻歸檔，須保證視頻文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);視頻材料歸檔時要求刻錄成只讀光盤，且不同項目應(yīng)分別刻錄;同時視頻檔案應(yīng)錄入公司檔案管理系統(tǒng)。視頻文件歸檔光盤一式兩份。3．2．3音頻檔案收集、整理的基本程序和要求。音頻錄制，音頻應(yīng)采用MP3格式錄制，音頻采樣率:雙聲道48kHz;采樣精度:不低于16bit。音頻剪輯，以事件為單位剪輯形成音頻文件。音頻歸檔，須保證音頻文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);音頻材料歸檔時要求刻錄成只讀光盤，且不同項目應(yīng)分別刻錄;同時音頻檔案應(yīng)錄入公司檔案管理系統(tǒng)。音頻文件歸檔光盤一式兩份。
工程項目檔案是企業(yè)工程項目建設(shè)過程中所有步驟和環(huán)節(jié)的全面記錄文件或資料，能夠準(zhǔn)確的反應(yīng)工程進(jìn)展與完成的真實狀況，在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益方面發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，因此工程項目檔案管理工作是企業(yè)基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對工程項目的特征而言，工程項目檔案管理具有三方面的基本內(nèi)容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設(shè)備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗收文件檔案的管理。
2工程項目檔案管理中存在問題
2.1市場經(jīng)濟體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究
無論是從我國經(jīng)濟發(fā)展形勢還是從國際市場經(jīng)濟發(fā)展形勢來看，市場經(jīng)濟體制已經(jīng)成為我國各行各業(yè)從事經(jīng)濟活動的基本依據(jù)。對于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項目建設(shè)所涉及的工程招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經(jīng)濟體制靠攏，并在市場經(jīng)濟發(fā)展的推動下日趨完善，進(jìn)而使得有形建筑市場正在加強，以及與政府監(jiān)管機構(gòu)的智能分離。雖然工程項目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經(jīng)濟的系統(tǒng)研究。
2.2缺乏有效的檔案管理組織
工程項目建設(shè)具有一定的特征，對于多數(shù)工程項目而言其施工點較多，并且持續(xù)時間較長，施工隊伍的流動性也強，這對工程項目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項目并沒有專門的檔案建設(shè)、管理及組織機構(gòu)，國內(nèi)市場上也沒有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。
2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位
在整個工程施工過程中，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認(rèn)知不高，缺乏思想上的普遍認(rèn)識，使得工程項目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進(jìn)而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項目的復(fù)雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設(shè)及管理過程必須非常專業(yè)和嚴(yán)禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進(jìn)而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導(dǎo)致工程不能通過審查驗收。
2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍
從我國工程項目建設(shè)上來看，并沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經(jīng)驗較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗收。
3提高工程項目檔案管理工作水平的建議
3.1加強工程項目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制
隨著國家與社會對檔案價值認(rèn)知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強工程項目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認(rèn)識到工程項目檔案管理的重要性，進(jìn)而認(rèn)真開展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門開始提高重視，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌姽こ添椖繖n案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規(guī)范化。
3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強檔案過程管理
從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實施相應(yīng)的獎懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項目法人責(zé)任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴(yán)格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；2）在工程項目建設(shè)的進(jìn)程中，工程技術(shù)人員對工程進(jìn)行質(zhì)量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進(jìn)行。
3.3強化工程檔案管理專業(yè)隊伍建設(shè)
從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。
3.4加強工程檔案的現(xiàn)代化與信息化管理
關(guān)鍵詞：棚戶區(qū)；改造；檔案；管理
伴隨著我國經(jīng)濟的進(jìn)一步發(fā)展，社會主義現(xiàn)代化建設(shè)也步入到快速發(fā)展階段，尤其是十三五規(guī)劃以來，國家更是給予了社會建設(shè)工程更高的重視，切實從民眾角度出發(fā)，真正實現(xiàn)民生改善的目的。目前，群眾最為關(guān)注的內(nèi)容就是居住條件，而棚戶區(qū)改造工程則是切實改善民生的重要舉措。在開展棚戶區(qū)改造項目時，需要真實的將相關(guān)資料和信息予以記錄，同時以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當(dāng)屬棚戶區(qū)改造工程項目管理中的重要內(nèi)容。
1項目檔案管理的內(nèi)容
目前在實施棚戶區(qū)改造工程項目的時候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個工程項目的建設(shè)。同時，在記載工程任務(wù)相關(guān)內(nèi)容的時候，務(wù)必要保障準(zhǔn)確、完整，且最終應(yīng)該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的逐步統(tǒng)一，棚戶區(qū)改造工程項目的數(shù)量也迅速增加，因此也對工程項目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區(qū)改造工程項目建設(shè)的前期、中期和后期階段的所有內(nèi)容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對于棚戶區(qū)改造工程項目來說，關(guān)于檔案管理的工作內(nèi)容主要如下：①棚戶區(qū)項目開始改造之前，關(guān)于棚戶區(qū)的音像、照片資料，棚戶區(qū)改造項目招投標(biāo)階段、立項審批階段、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍和勘察設(shè)計方面所產(chǎn)生的文件資料等；②棚戶區(qū)改造項目施工過程中，拆遷回遷和工程項目管理等方面的資料等；③棚戶區(qū)改造工程項目在竣工驗收環(huán)節(jié)中，所產(chǎn)生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區(qū)改造項目涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對較大，更需要檔案管理部門強化管理工作，提升管理水平。
2工作中面臨的主要問題
2.1檔案管理工作水平較低
一般來說，對于棚戶區(qū)項目進(jìn)行改造的時候，源自于多種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進(jìn)行棚戶區(qū)改造的時候，即便成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，但是僅為一個宏觀的管理單位，并沒有實體。領(lǐng)導(dǎo)小組雖然管理、監(jiān)督和協(xié)調(diào)棚戶區(qū)改造工程的項目施工以及竣工驗收等工作，然而卻未能對招投標(biāo)、項目立項等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行涉及，使得工程項目的檔案管理工作明顯存在缺項，不能形成一個完整的棚戶區(qū)改造項目檔案管理流程，進(jìn)而導(dǎo)致整個檔案管理水平偏低[2]。
2.2檔案管理工作不夠規(guī)范
棚戶區(qū)改造工程項目作為一項直接關(guān)系到民生的工程項目，受到國家的高度關(guān)注。因此具體到工程項目實踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現(xiàn)實情況下，由于沒有一個規(guī)范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個部門，諸如新聞部、棚戶區(qū)改造領(lǐng)導(dǎo)辦公室或者開發(fā)商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨管理的，進(jìn)而導(dǎo)致整體檔案管理工作較為混亂。
2.3沒有統(tǒng)一的檔案管理部門
現(xiàn)階段，棚戶區(qū)改造工程項目是基于市場化條件下運作的。同時在開發(fā)和建設(shè)棚戶區(qū)改造項目時，通常不是由一個開發(fā)商完成的，可能涉及多個開發(fā)商。雖然工程項目建設(shè)過程中相關(guān)的檔案資料以及城市規(guī)劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍方面的檔案資料卻留在開發(fā)商手中。正是由于缺乏一個統(tǒng)一的檔案管理部門，導(dǎo)致棚戶區(qū)改造工程項目的檔案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1構(gòu)建完善的檔案管理體系
完善的檔案管理體系有：①構(gòu)建招標(biāo)承包責(zé)任制。開始建設(shè)棚戶區(qū)改造項目前，首先做好招投標(biāo)工作。建設(shè)單位應(yīng)在招投標(biāo)的合同條款中，明確規(guī)定檔案管理的相關(guān)要求，促使能更加規(guī)范的進(jìn)行招投標(biāo)階段的檔案管理工作；②構(gòu)建項目法人負(fù)責(zé)制。因棚戶區(qū)改造工程項目的施工周期較長，涉及的內(nèi)容也較多，因此需要基于項目法人負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，強化施工各個階段的管理工作，確保整個工程項目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實性和完整性；③健全檔案管理相關(guān)制度[3]。從檔案的收集、歸檔時間、歸檔方法等方面予以嚴(yán)格要求，確保檔案管理工作得以規(guī)范開展。
3.2強化對檔案管理人員的培訓(xùn)工作
為了全面提升棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理工作水平，需要不斷強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。不僅需要強化檔案管理人員的檔案管理方法、要領(lǐng)、基本操作步驟、相關(guān)檔案管理規(guī)范等內(nèi)容，還應(yīng)該不斷從檔案管理人員的職業(yè)道德、責(zé)任心、工作態(tài)度等方面著手，做好相關(guān)培訓(xùn)工作，進(jìn)而全面提升棚戶區(qū)改造項目檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3.3嚴(yán)格落實檔案管理工作職責(zé)
棚戶區(qū)改造項目建設(shè)時存在多種檔案資料，需要對其進(jìn)行分類歸檔，并及時保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實相關(guān)人員的檔案管理職責(zé)。與此同時，工程項目的設(shè)計、勘察以及監(jiān)理等相關(guān)單位，也應(yīng)該針對工程項目建設(shè)期間所產(chǎn)生的各種文件資料等進(jìn)行及時的收集，加強施工各個環(huán)節(jié)中的檔案管理工作，從而實現(xiàn)更為規(guī)范和完善的檔案管理目的。
4結(jié)束語
總之，棚戶區(qū)改造項目利國利民，需要給予高度重視。在棚戶區(qū)改造工程項目建設(shè)中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區(qū)改造工程項目中，通過構(gòu)建完善的檔案管理體系，強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，落實檔案管理人員的管理職責(zé)，進(jìn)而為棚戶區(qū)改造項目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅實的基礎(chǔ)。
作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設(shè)檔案館
參考文獻(xiàn)：
[1]史春光.伊春市林業(yè)棚戶區(qū)改造工程項目施工管理[D].吉林大學(xué),2015.
關(guān)鍵詞：工程項目;檔案管理;新模式;探索
一、引言
作為有著一定價值的信息資料，檔案其實既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識較為最終的載體。因為檔案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學(xué)合理地利用檔案資料可以很好地促進(jìn)工程項目的順利開展、進(jìn)行和結(jié)束。而面對著飛速發(fā)展的經(jīng)濟社會以及日益發(fā)達(dá)的計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理工作如何正確地利用這些先進(jìn)的技術(shù)方式和管理手段，對促進(jìn)工程項目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對于提高工程項目檔案管理工作的效率、延長工程項目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。
二、探索工程項目檔案管理工作新模式的意義
作為一種非常重要的資料和信息數(shù)據(jù)，檔案有著較高的保存和利用價值，這也是其會采取單獨的各種方式進(jìn)行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結(jié)合這些發(fā)展區(qū)探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應(yīng)有價值。而且檔案管理的工作實質(zhì)其實是對工程項目內(nèi)部各種人員管理和工程施工等各方面信息進(jìn)行一個合理科學(xué)的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細(xì)地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問題和情況時也能夠更加快捷方便地調(diào)查問題的所在并及時解決，同時也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時防微杜漸。
三、新時期下檔案管理工作的發(fā)展趨向
隨著檔案管理的理念以及技術(shù)手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著以下幾個方面的特點：第一，檔案資料信息高度的數(shù)字化。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計算機來進(jìn)行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質(zhì)資料和電子媒介等多種方式來進(jìn)行檔案的歸檔和保存儼然成了現(xiàn)下工程項目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數(shù)字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個重要內(nèi)容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時檔案資料信息也有了更高的利用價值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應(yīng)用。第三，檔案管理服務(wù)的方式多元化。隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，檔案管理的服務(wù)方式也在不斷增多，除了紙質(zhì)資料的閱覽只玩，檔案展覽和網(wǎng)上檢索查詢等服務(wù)方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價值，同時也進(jìn)一步推動了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
四、探索工程項目檔案管理工作的新模式
1.建立新型檔案管理機構(gòu)。結(jié)合當(dāng)前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點去建立一個專業(yè)、完善和高效的檔案管理的機構(gòu)，對于提高工程項目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的部門應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行交流并學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)、科學(xué)的技術(shù)方式和管理經(jīng)驗，以便完善工程單位檔案管理機構(gòu)內(nèi)部的組織。除此之外，也要針對性地對檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)的強化培訓(xùn)和教育，督促工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)我國檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)，從而提高檔案管理工作人員的意識，使其深刻認(rèn)識到進(jìn)行檔案管理工作所具有重要性，同時提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。以上這些措施對于促進(jìn)工程項目檔案管理的工作科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已然在各個領(lǐng)域，包括管理領(lǐng)域都得到了較為廣泛的應(yīng)用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術(shù)進(jìn)行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構(gòu)建出一個有著數(shù)字化的錄入和系統(tǒng)化的加工的新型檔案管理系統(tǒng)。另外，也要構(gòu)建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當(dāng)然，因為工程項目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統(tǒng)安全也是非常需要注意的方面，基于此，設(shè)置檔案資料的公開范圍和相應(yīng)查閱的權(quán)限，同時利用各種現(xiàn)代化的安全技術(shù)軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化模式。想要有效解決工程項目檔案管理工作里出現(xiàn)的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的模式就是當(dāng)務(wù)之急。只有結(jié)合當(dāng)前情況下的行業(yè)特點，分析總結(jié)出檔案管理方面的專業(yè)意見，并制定出具有可行性的、實際的、并且行之有效的工程項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，才是保證檔案建立科學(xué)的、專業(yè)的和效率最大化的標(biāo)準(zhǔn)化模式的有效措施。除此之外，還需要對檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，要求他們必須根據(jù)檔案管理的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范進(jìn)行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和有序化的工作，同時也能夠提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠為檔案的管理工作打下堅實基礎(chǔ)。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節(jié)，立卷歸檔同樣也是檔案管理實現(xiàn)高效化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作的一個關(guān)鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據(jù)檔案資料具體的時效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進(jìn)行。而那些需要進(jìn)行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應(yīng)程序還有處理的重點來展開立卷歸檔的整理，同時也要盡可能避免信息冗余和文件重復(fù)的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點對檔案資料的簡潔性、完整性和實用性進(jìn)行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數(shù)字化模式。檔案管理工作的數(shù)字化模式指的是有網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)和檔案信息的綜合管理系統(tǒng)共同進(jìn)行檔案管理，網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)由Web管理的子系統(tǒng)以及信息的子系統(tǒng)組成，而檔案信息的綜合管理系統(tǒng)則是由檔案信息管理的子系統(tǒng)、數(shù)字化處理的子系統(tǒng)、信息服務(wù)的子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理的子系統(tǒng)共同組成?？偟膩碚f，數(shù)字化模式以現(xiàn)代信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，并且將檔案信息當(dāng)作核心內(nèi)容，依靠便捷、高效、先進(jìn)的開發(fā)模式來進(jìn)行檔案管理。其對于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數(shù)據(jù)、減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)有著非常重要的作用。隨著物聯(lián)網(wǎng)和云計算技術(shù)在國家電網(wǎng)工作領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展，將為工程項目信息的采集、存儲開辟新途徑。不斷研發(fā)、實現(xiàn)新科技在建筑領(lǐng)域、生產(chǎn)領(lǐng)域拓展應(yīng)用后的項目工程信息轉(zhuǎn)換和管理，形成分別滿足工程項目規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)等專業(yè)應(yīng)用及社會不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導(dǎo)致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發(fā)生，為檔案信息化建設(shè)的深入開展提出了新課題。
五、結(jié)語
綜上所述，面對互聯(lián)網(wǎng)和計算機飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術(shù)也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項目檔案管理的工作也必然要根據(jù)新時期的特點來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學(xué)的檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時建立健全檔案管理的機構(gòu)。另外，也要對檔案管理的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的教育和培訓(xùn)以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。只有對工程項目檔案管理的工作進(jìn)行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現(xiàn)代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進(jìn)其發(fā)展，同時為工程項目的順利開展和完成提供一份保障。
作者:張葦 單位:國網(wǎng)甘肅省電力公司張掖供電公司
參考文獻(xiàn)：
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