時(shí)間：2023-06-06 15:45:22
序論：在您撰寫(xiě)合同檔案管理方法時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【關(guān)鍵詞】 圖書(shū)情報(bào)和檔案 共同管理 信息庫(kù)
圖書(shū)是一種傳遞知識(shí)和情感的工具，人們將文字資料、圖像符號(hào)等按照一定的規(guī)律記錄在一個(gè)載體上，就形成了圖書(shū)。情報(bào)是一種具有知識(shí)性和傳遞性的信息，能夠幫助人們解決現(xiàn)實(shí)生活中的各種問(wèn)題。檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是一種用于記錄國(guó)家、社會(huì)政治或個(gè)人的活動(dòng)的載體。
1 圖書(shū)情報(bào)和檔案共同管理的概況
人類(lèi)社會(huì)發(fā)展之今，科學(xué)技術(shù)水平和社會(huì)文明程度不斷提高，科學(xué)技術(shù)研究的領(lǐng)域不斷延伸，邊沿學(xué)科也得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，圖書(shū)情報(bào)和檔案的資料越來(lái)越豐富。大量的資料給人們的查閱帶去了不便，人們花費(fèi)了大量的時(shí)間，卻未必能夠獲得需要的資料。為了方便人們查閱，圖書(shū)情報(bào)和檔案的管理逐漸向著統(tǒng)一化的方向發(fā)展。圖書(shū)情報(bào)和檔案的統(tǒng)一管理，方便了資料查找，實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化整合，避免了資源的浪費(fèi)。目前，我國(guó)圖書(shū)、情報(bào)資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但是由于發(fā)展時(shí)間較短，因此，還存在諸多不足，體制和管理技術(shù)尚未健全，需要進(jìn)一步發(fā)展研究。
2 圖書(shū)情報(bào)和檔案共同管理的方法
2.1 加強(qiáng)對(duì)理論的應(yīng)用
圖書(shū)情報(bào)和檔案的共同管理，是建立在大量的經(jīng)驗(yàn)積累和事實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的，因此具有一定的社會(huì)歷史性質(zhì)。早在上個(gè)世紀(jì)80年代末期，我國(guó)對(duì)圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的管理就已經(jīng)逐漸呈現(xiàn)出了一體化的趨勢(shì)。進(jìn)入到90年代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的統(tǒng)一管理逐漸發(fā)展出了雛形。在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中，圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理產(chǎn)生出了大量的基礎(chǔ)理論。事實(shí)上，圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理，是三者資源優(yōu)化配置的結(jié)果。伴隨著管理理論和管理方式的不斷創(chuàng)新，三者共同管理的資源管理模式將不斷優(yōu)化，為人們提供更加便捷的資料管理和查找平臺(tái)。
2.2 調(diào)整管理手段
圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理是資源管理的必然要求，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高信息管理效率的重要保證。圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的統(tǒng)一管理，整合了資源，使得資料管理和查找系統(tǒng)更加規(guī)范化，提高了資料查找效率的同時(shí)也提高了資源管理的效率，減少了資源管理的人力物力投入。圖書(shū)資料和檔案的共同管理必須要重視其實(shí)效性，根據(jù)實(shí)際的管理需求做出相應(yīng)的調(diào)整，包括了對(duì)資料開(kāi)放程度、資料保存方式等的管理。要實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)和檔案的共同管理，依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了三者管理的數(shù)字化和智能化，因此對(duì)圖書(shū)情報(bào)資料的管理必須要體現(xiàn)出信息化的特點(diǎn)，及時(shí)調(diào)整管理手段，確保信息管理的科學(xué)有效和安全。
2.3 加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)信息管理
圖書(shū)、情報(bào)、檔案在本質(zhì)上都屬于信息，要實(shí)現(xiàn)三者的統(tǒng)一管理，就必須要加強(qiáng)信息庫(kù)的建設(shè)。信息庫(kù)是圖書(shū)情報(bào)資料和檔案統(tǒng)一管理的重要輔助工具，只有實(shí)現(xiàn)信息庫(kù)中信息的有效流通，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的共享，才能讓圖書(shū)情報(bào)資料和相關(guān)檔案更好地服務(wù)于人們的社會(huì)生活。信息庫(kù)的建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)資源的管理方式，提高了圖書(shū)、情報(bào)和檔案共享的效率，方便了圖書(shū)資料的統(tǒng)一管理。
2.4 加強(qiáng)解決問(wèn)題的靈活度
近些年，圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但其發(fā)展的時(shí)間卻較短，在實(shí)際運(yùn)行和使用的過(guò)程中仍然存在許多問(wèn)題。這些問(wèn)題是以前從未遇見(jiàn)過(guò)的，因此管理者在解決問(wèn)題的過(guò)程中，也應(yīng)該要采取靈活的方式，有針對(duì)性地解決這些難題。筆者建議，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)可以建立一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)站，方便問(wèn)題和相關(guān)的解決方案的提出和討論，通過(guò)各方資源整合，選擇最適合的解決方式，實(shí)現(xiàn)三者共同管理的效率最大化。
2.5 加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在信息資源的共享過(guò)程中難免出現(xiàn)侵權(quán)的行為，阻礙了圖書(shū)情報(bào)資源和檔案共同管理工作的發(fā)展。相關(guān)部門(mén)必須要加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)教育，尤其要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)產(chǎn)權(quán)教育，既要保護(hù)好自身的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，也要尊重他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。部分網(wǎng)民在網(wǎng)上下載電影、歌曲和圖片時(shí)，也許并未想到這也是一種侵權(quán)行為。網(wǎng)站在提高下載渠道時(shí)，也忽視了對(duì)他人產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，導(dǎo)致侵權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生。只有不斷加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)民和網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)商產(chǎn)權(quán)意識(shí)的教育，才能從根本上杜絕侵權(quán)行為，保障圖書(shū)情報(bào)資料和檔案產(chǎn)權(quán)擁有者的利益，促進(jìn)三者共同管理的發(fā)展。
3 結(jié)語(yǔ)
總而言之，隨著全球化的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)資源的共享將成為人們的共同需求。圖書(shū)情報(bào)和檔案三者的共同管理，是實(shí)現(xiàn)資源共享的有效手段，提高了信息資源的管理效率，促使了資源的優(yōu)化整合。目前圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理仍然處于初級(jí)階段，制度和管理方法仍然存在諸多不足。因此必須要加強(qiáng)三者共同管理的理論建設(shè)，采用靈活的管理方式，及時(shí)調(diào)整管理手段，同時(shí)加強(qiáng)信息庫(kù)的建設(shè)，促進(jìn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案三者統(tǒng)一管理的發(fā)展。圖書(shū)情報(bào)資料和檔案的共同管理方法的思考是一個(gè)新課題，需要相關(guān)研究人員繼續(xù)深入探討，以謀求資源管理效率的最大化。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院 合同檔案管理工作 問(wèn)題 創(chuàng)新思路
很多醫(yī)院仍舊是采用傳統(tǒng)的合同檔案管理辦法，使得管理工作存在很多的問(wèn)題，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作落后、效率和質(zhì)量都不高，檔案的管理是醫(yī)院工作的基礎(chǔ)，因此面對(duì)這種情況，必須對(duì)其的管理辦法進(jìn)行創(chuàng)新，不斷的提高管理工作的水平。
1、合同檔案的含義
其是指從合同的簽訂到終止，在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)形成的體現(xiàn)了簽訂合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相關(guān)的具有保存的價(jià)值的其它文件材料。
2、醫(yī)院合同檔案管理工作存在的問(wèn)題
2.1合同檔案保管機(jī)制不完善，缺乏合理的規(guī)章制度
醫(yī)院中每個(gè)科室都有自己的工作職責(zé)，需要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，但是在合同檔案管理上雖然有相關(guān)的管理體系，但是卻仍然有一些問(wèn)題，具體表現(xiàn)在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責(zé)范圍也不完善，缺乏明確的規(guī)劃和劃分標(biāo)準(zhǔn)，這些都讓醫(yī)院的管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不統(tǒng)一，管理上也沒(méi)有統(tǒng)一，沒(méi)有發(fā)揮出其應(yīng)有的功能，對(duì)信息資源的整理和分類(lèi)的工作無(wú)法有效的展開(kāi)，這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類(lèi)的工作都無(wú)法做好，信息資源就更加無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，這些都為科學(xué)化的合同檔案管理工作帶來(lái)了難度，也無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院發(fā)展對(duì)于檔案管理的需求。
2.2缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員，對(duì)醫(yī)院合同檔案管理的重要性認(rèn)知不足
信息化技術(shù)在其他領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，在醫(yī)院的合同檔案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和質(zhì)量，但是還有一些人對(duì)于合同檔案管理的信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，重視程度也不夠，他們的思想過(guò)于陳舊，還在使用傳統(tǒng)的卷宗檔案的管理方法，而且管理人員中缺乏專(zhuān)業(yè)的人員，檔案管理人員通常也都是別的科室來(lái)兼職的，他們?nèi)狈?zhuān)業(yè)的管理知識(shí)、方法，對(duì)于檔案的管理也沒(méi)有足夠的意識(shí)，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作變成了一種形式，缺乏實(shí)質(zhì)性，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作停步不前，與時(shí)代的發(fā)展脫節(jié)，阻礙了醫(yī)院的發(fā)展[2]。
2.3合同檔案利用率較低
信息資源在當(dāng)今的社會(huì)中也是一種十分重要的資源，也關(guān)系著行業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院內(nèi)建立合同檔案，就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料，但是還是有很多醫(yī)院并沒(méi)有重視到檔案的重要性，知識(shí)將檔案收集整理后就結(jié)束了，并沒(méi)有真正的發(fā)揮其價(jià)值，檔案存在利用率低下的問(wèn)題，沒(méi)有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)，比如一些對(duì)醫(yī)療、教學(xué)、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用，過(guò)了檔案保管的期限就急于清理和銷(xiāo)毀檔案資料，讓一些很有價(jià)值的合同檔案信息資料浪費(fèi)了[3]。合同檔案如果沒(méi)有充分的利用，就會(huì)讓其失去它應(yīng)有的價(jià)值，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作止步不前，合同檔案信息無(wú)法物盡其用，長(zhǎng)期如此會(huì)讓醫(yī)院的合同檔案管理工作得不到進(jìn)步，影響醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
3、有效提高醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新性的策略
3.1完善合同檔案管理制度
創(chuàng)新是需要建立在完善的基礎(chǔ)上，因此首先應(yīng)該做的就是完善醫(yī)院合同檔案管理的管理系統(tǒng)，只有完善好管理系統(tǒng)才能在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，否則只會(huì)根基不穩(wěn)。雖然我國(guó)的醫(yī)療技術(shù)一直都在發(fā)展，對(duì)于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強(qiáng)，但是因?yàn)楣芾矸椒惻f，使得在其管理工作中還是存在一些不足，且管理工作比較落后，因此需要先完善管理體系， 讓其能夠滿(mǎn)足實(shí)際的檔案管理的需求。在完善時(shí)，應(yīng)該要先明確合同檔案部門(mén)的職責(zé)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)以及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)的不同類(lèi)別的載體實(shí)行統(tǒng)一的管理和評(píng)價(jià)，讓檔案管理和醫(yī)療服務(wù)共同發(fā)展。另外還需要擴(kuò)大檔案管理的范圍，對(duì)于醫(yī)療市場(chǎng)改革時(shí)進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)的資料等也要進(jìn)行收集和整理工作，讓采購(gòu)和招標(biāo)工作能夠?qū)O經(jīng)理的進(jìn)行，總之要把醫(yī)療有關(guān)的信息都要記錄在檔案中，再教給專(zhuān)門(mén)的合同檔案管理人員進(jìn)行管理。
3.2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
合同檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻，體現(xiàn)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，在醫(yī)院的檔案管理中非常重要。對(duì)于其的管理效率有效這醫(yī)院的整體管理工作。以人為本理念的提出，也對(duì)醫(yī)院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于其的應(yīng)用越來(lái)越多，醫(yī)院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術(shù)，讓管理工作信息化是必不可少的，在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術(shù)，可以提高合同檔案資源的開(kāi)發(fā)效率，信息化的管理可以讓醫(yī)院合同檔案管理工作得到極大的發(fā)展，因此醫(yī)院要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，加大對(duì)硬件設(shè)備以及醫(yī)療管理軟件的資金投入，加強(qiáng)信息化[4]。足夠的資金也是對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新的基礎(chǔ)，另外，還需要規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容，保障檔案管理的信息化建設(shè)。
3.3提高合同檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)
信息化的合同檔案管理也對(duì)工作的質(zhì)量提出了更高的要求，檔案的管理人員也不例外，管理人員除了要掌握專(zhuān)業(yè)的知識(shí)以外，還需要掌握信息化技術(shù)，需要具備多方面的知識(shí)和技能，滿(mǎn)足合同檔案管理工作對(duì)管理人員的需求。因此醫(yī)院需要為管理人員提供培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及信息技術(shù)的能力，加強(qiáng)他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，讓他們能夠明確自己的只能，用認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度面對(duì)合同檔案管理工作，提高管理工作的水平和質(zhì)量。
3.4探索合同檔案管理新領(lǐng)域
創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力，因此醫(yī)院的合同檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新，樹(shù)立創(chuàng)新的意識(shí)和理念，拓展合同檔案管理的新領(lǐng)域，要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況以及時(shí)代的變化，對(duì)工作的原理、方法進(jìn)行改革和創(chuàng)新，通過(guò)創(chuàng)新和信息技術(shù)促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院個(gè)合同檔案管理工作也要改變以往傳統(tǒng)的管理辦法，主動(dòng)的去改變，不斷的優(yōu)化管理模式，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作能夠順利的發(fā)展。
結(jié)束語(yǔ)：
當(dāng)今社會(huì)，信息也是一種很重要的資源，信息的保存其中一種就是建立檔案，且合同檔案管理工作是醫(yī)院其他工作的基礎(chǔ)，因此醫(yī)院必須要重視對(duì)合同檔案的管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值，充分利用這一種資源，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，也對(duì)整個(gè)醫(yī)療科研事業(yè)具有積極的影響，醫(yī)院要為管理人員提供培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的知識(shí)和技能以及職業(yè)道德，讓他們用認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去面對(duì)合同檔案管理工作，完善合同檔案管理的機(jī)制，不斷的創(chuàng)新管理理念、方法等，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)醫(yī)療事業(yè)的需求，讓醫(yī)療工作能夠順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)：
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【摘要】科研項(xiàng)目合同檔案是維護(hù)合同雙方的合法權(quán)益，履行合同和解決糾紛的依據(jù)，是科研活動(dòng)不可或缺的重要組成部分。本文結(jié)合實(shí)際工作，針對(duì)普遍存在的問(wèn)題，提出了新的管理思路和管理方法，以便科學(xué)合理地開(kāi)展科研項(xiàng)目合同檔案管理工作。
關(guān)鍵詞 科研項(xiàng)目；合同檔案；管理
科研項(xiàng)目合同檔案是記載科研項(xiàng)目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據(jù)憑證性、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了科研項(xiàng)目合同檔案的特殊性和重要性?？蒲许?xiàng)目合同檔案是維護(hù)合同雙方的合法權(quán)益，履行合同和解決糾紛的依據(jù)，同時(shí)為科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理提供依據(jù)和參考，是科研活動(dòng)不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項(xiàng)目合同檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作思路，探索新的管理模式，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。
一 、類(lèi)別
我所對(duì)科研項(xiàng)目合同檔案進(jìn)行了梳理，根據(jù)不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，將我所的科研項(xiàng)目合同主要分為以下幾類(lèi)：1. 科研生產(chǎn)合同：主要指型號(hào)科研、預(yù)先研究、裝備生產(chǎn)、維修保障等方面的合同。2. 儀器設(shè)備合同：主要指外購(gòu)儀器設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備等方面的合同。3. 基本建設(shè)合同：主要指工程建設(shè)等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他類(lèi)合同。
二、存在的問(wèn)題
由于科研項(xiàng)目合同檔案種類(lèi)繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現(xiàn)以下一些問(wèn)題。
（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給合同檔案的管理和利用帶來(lái)不便。
（二）合同簽署信息不完整。個(gè)別合同沒(méi)有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準(zhǔn)確性和有效性。
（三）存在復(fù)印件、圓珠筆書(shū)寫(xiě)等現(xiàn)象。歸檔的合同中，如委托授權(quán)書(shū)等文件，經(jīng)常出現(xiàn)復(fù)印件現(xiàn)象；簽訂合同時(shí)，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。
（四）存在歸檔計(jì)劃落實(shí)性差。出現(xiàn)隨時(shí)歸檔或者集中大批量歸檔等現(xiàn)象。
三、管理的方法和措施
檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)掌握及歸納科研項(xiàng)目合同檔案管理工作中存在的問(wèn)題，采取有效的方法和措施，有針對(duì)性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿(mǎn)足企事業(yè)單位科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)工作對(duì)檔案管理的要求。
（一）健全制度，落實(shí)管理。科研項(xiàng)目合同檔案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項(xiàng)目同時(shí)歸檔 ，故我所檔案部門(mén)與合同相關(guān)的管理部門(mén)進(jìn)行了溝通，在執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，于2012 年起，將我所把合同檔案作為專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行管理。建立并修訂完善了相關(guān)的制度來(lái)規(guī)范和實(shí)施，進(jìn)一步明確了歸檔計(jì)劃、歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，在合同規(guī)范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時(shí)、完整歸檔有了制度保證，為進(jìn)一步提高合同檔案管理水平提供了堅(jiān)實(shí)的保障。
（二）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理體系。根據(jù)科研項(xiàng)目合同檔案的特點(diǎn)和要求，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、管理全所的合同文檔，同時(shí)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門(mén)的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門(mén)應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。建立合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任，才能事半功倍；同時(shí)進(jìn)一步深化職能，加強(qiáng)檔案管理與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通，有序開(kāi)展科研項(xiàng)目合同檔案管理工作。
（三）明確管理程序。我所領(lǐng)導(dǎo)非常重視科研項(xiàng)目合同的制作過(guò)程，規(guī)定了合同檔案必須如實(shí)記載合同簽訂、履行的真實(shí)情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部?jī)?nèi)容，經(jīng)過(guò)各相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的校對(duì)審核，由主管的所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，還需要法律顧問(wèn)室對(duì)法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對(duì)合同檔案的正確性、系統(tǒng)性、完整性負(fù)責(zé)，程序嚴(yán)明，要求明確，進(jìn)一步降低風(fēng)險(xiǎn)，依法維護(hù)單位的合法權(quán)益，使合同檔案充分發(fā)揮其突出的依據(jù)憑證性作用。
四、采取有效的管理措施
館藏檔案質(zhì)量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時(shí)，要充分發(fā)揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計(jì)劃性地做好收集、整理等工作，同時(shí)因地制宜做好科研項(xiàng)目合同的歸檔管理工作，才能積極主動(dòng)地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。
（一）制定歸檔計(jì)劃，主動(dòng)介入?？紤]到有些科研項(xiàng)目合同檔案有其獨(dú)特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續(xù)。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。
要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計(jì)劃，每年年初，根據(jù)合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，檔案部門(mén)要求各合同管理部門(mén)，列出預(yù)計(jì)當(dāng)年新簽合同清單，寫(xiě)明合同名稱(chēng)，合同數(shù)量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，配合業(yè)務(wù)部門(mén)有計(jì)劃、有目的地開(kāi)展未簽或新簽的合同或補(bǔ)充協(xié)議等的檢查和指導(dǎo)工作，主動(dòng)介入，保證科研項(xiàng)目合同材料完整、齊全、準(zhǔn)確。
（二）歸檔時(shí)嚴(yán)格把關(guān)。由于合同檔案的種類(lèi)繁多，所以應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)，認(rèn)真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應(yīng)當(dāng)由歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)并在歸檔前進(jìn)行，列出合同歸檔清單，按照所內(nèi)統(tǒng)一的合同編號(hào)進(jìn)行系統(tǒng)排列。認(rèn)真檢查，為合同的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，檢查時(shí)重申歸檔的合同必須為原件，合同的書(shū)寫(xiě)材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準(zhǔn)確，合同中提到的相關(guān)培訓(xùn)材料及驗(yàn)收依據(jù)等必須歸檔完整。加強(qiáng)對(duì)合同的檔案管理，完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，糾紛一旦發(fā)生，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益，所以，我們必須重視科研項(xiàng)目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)。
（三）歸檔、組卷工作。對(duì)于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開(kāi)發(fā)了一個(gè)合同管理平臺(tái)，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門(mén)按照要求，隨時(shí)錄入新簽合同信息，貼上各部門(mén)唯一的條形碼，便于檔案人員及時(shí)掌握合同信息，及時(shí)開(kāi)展檢查指導(dǎo)工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過(guò)合同管理平臺(tái)網(wǎng)上移交，檔案部門(mén)仔細(xì)檢查核對(duì)合同信息后掃入條碼，正式組卷。
對(duì)于合同檔案的分類(lèi)、組卷、編號(hào)，我所是參照文書(shū)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行的，首先將“合同檔案”設(shè)置為一級(jí)類(lèi)目，然后按照“問(wèn)題—年度”分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編號(hào)。這里的“問(wèn)題”，就是合同檔案的類(lèi)別。這個(gè)管理方法非常便于合同的統(tǒng)計(jì)、查找和利用，充分滿(mǎn)足了合同管理部門(mén)的工作需求，給檔案人員的工作也帶來(lái)了便利。與此同時(shí)，由于合同檔案不是一個(gè)獨(dú)立個(gè)體，與科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各方面有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，通過(guò)建立參見(jiàn)號(hào)，關(guān)聯(lián)至各相關(guān)的案卷中去，進(jìn)一步完善整個(gè)檔案管理體系。
關(guān)鍵詞：合同檔案管理 部門(mén)立卷 信息化 編研
【分類(lèi)號(hào)】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、專(zhuān)業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿(mǎn)順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過(guò)合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過(guò)對(duì)合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見(jiàn)一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類(lèi)別，針對(duì)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類(lèi)別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類(lèi)多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類(lèi)合同、運(yùn)營(yíng)管理類(lèi)合同、資源開(kāi)發(fā)類(lèi)合同、公司人事及行政事務(wù)管理類(lèi)合同及綜合類(lèi)合同。工程建設(shè)類(lèi)合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢(xún)、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購(gòu)、工程、技術(shù)咨詢(xún)和專(zhuān)題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來(lái)源的合同等。合同按檔案類(lèi)別又可分為管理類(lèi)合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門(mén)與相關(guān)部門(mén)審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見(jiàn)書(shū)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無(wú)。
2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類(lèi)合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門(mén)及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營(yíng)公司在運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的國(guó)產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、物資采購(gòu)等合同；辦公室汽車(chē)采購(gòu)、維修合同、辦公用品采購(gòu)、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過(guò)程不了解，在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對(duì)一些看似與合同無(wú)關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對(duì)于過(guò)程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開(kāi)發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門(mén)立卷制。
由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門(mén)及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門(mén)及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)收集，誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門(mén)下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門(mén)立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門(mén)的職責(zé)。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過(guò)建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過(guò)合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門(mén)職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過(guò)制度界定各部門(mén)各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過(guò)歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無(wú)直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過(guò)歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。通過(guò)合同利用制度明確合同正本原件無(wú)特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門(mén)員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開(kāi)展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。
在公司內(nèi)部開(kāi)展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門(mén)合同管理人員法律觀(guān)念，增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過(guò)培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過(guò)內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。
4.4加快合同檔案信息化建設(shè)
公司目前已開(kāi)發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來(lái)，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢(xún)利用利用。
3.5開(kāi)展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開(kāi)發(fā)。
通過(guò)對(duì)合同信息進(jìn)行著錄，根據(jù)各部門(mén)需求，編制各類(lèi)合同信息小冊(cè)子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應(yīng)部門(mén)，或是通過(guò)如OA平臺(tái)或是信息管理系統(tǒng)平臺(tái)合同目錄信息等活動(dòng)，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門(mén)利用需求，又可通過(guò)對(duì)合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
關(guān)鍵詞：合同備份；檔案管理；工程管理；創(chuàng)新
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應(yīng)用
1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀(guān)念
時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步推動(dòng)了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應(yīng)時(shí)展的潮流，建筑企業(yè)就應(yīng)不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項(xiàng)目管理體制，確定現(xiàn)代化的項(xiàng)目管理目標(biāo)，包括質(zhì)量管理、成本管理、進(jìn)度管理、安全管理四大目標(biāo)[1]。管理過(guò)程中應(yīng)該充分落實(shí)合同中的條款，確保四大管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，并且通過(guò)先進(jìn)的項(xiàng)目管理思想合理的協(xié)調(diào)好四個(gè)目標(biāo)之間的關(guān)系，可以通過(guò)集成管理、范圍管理來(lái)進(jìn)行，并借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)、掙值法等來(lái)進(jìn)行控制。目前天津市在進(jìn)行建筑工程管理時(shí)已經(jīng)開(kāi)始使用項(xiàng)目管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行有效的控制，并取得了顯著效果。
2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制
為了提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，采用科學(xué)的工程管理方法，并且在項(xiàng)目管理過(guò)程中應(yīng)該建立明確的責(zé)任制度。合理協(xié)調(diào)工程各利益相關(guān)方之間的關(guān)系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進(jìn)的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)合同管理和企業(yè)內(nèi)部管理，采用SWOT分析法來(lái)提高企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力[2]。通過(guò)管理模式的創(chuàng)新來(lái)提高建筑企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，降低工程成本、提高工程質(zhì)量、縮短工期、降低風(fēng)險(xiǎn)。
2.3 建筑企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新管理
科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了建筑施工技術(shù)的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進(jìn)行工程管理，就應(yīng)不斷推進(jìn)信息化管理模式來(lái)不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質(zhì)量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始使用project軟件、夢(mèng)龍軟件等信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目管理。因此，建筑企業(yè)應(yīng)該大力使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來(lái)促進(jìn)建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在提高技術(shù)能力、管理能力的同時(shí)應(yīng)注意信息技術(shù)、管理軟件的學(xué)習(xí)，不斷提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同檔案管理
2.1、提高合同檔案管理的重視程度
為了進(jìn)一步提高建筑工程合同檔案的應(yīng)用效果，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，不斷加強(qiáng)合同檔案管理意識(shí)。這就要求單位各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)不斷強(qiáng)化自身的合同檔案意識(shí)，提高對(duì)合同檔案管理重要意義的認(rèn)識(shí)程度。并且要求合同檔案管理部門(mén)認(rèn)真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任意識(shí)。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開(kāi)展匯報(bào)工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問(wèn)題[3]。實(shí)際工作中，要對(duì)合同檔案工作做出近期和遠(yuǎn)期的工作任務(wù)，并制定工作計(jì)劃。
2.2、配備專(zhuān)業(yè)的合同檔案人員
為了提高合同檔案管理效率，應(yīng)該配備專(zhuān)職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專(zhuān)業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。建立一支高素質(zhì)水平、高技術(shù)水平、高素質(zhì)職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。與此同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵(lì)合同檔案人員勤勉務(wù)實(shí)的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強(qiáng)有力的合同檔案管理隊(duì)伍。我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門(mén)專(zhuān)職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)黨和政府部門(mén)制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來(lái)提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識(shí)與理論來(lái)充實(shí)自己、提高自己，開(kāi)闊思維，適應(yīng)新世紀(jì)社會(huì)對(duì)合同檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂(lè)于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己、認(rèn)真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。
2.3、 加強(qiáng)對(duì)兼職人員的培訓(xùn)和績(jī)效考核
單位應(yīng)該定期對(duì)合同檔案兼職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專(zhuān)業(yè)技能，并且能夠?qū)⑦@些技能運(yùn)用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應(yīng)和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應(yīng)該建立健全責(zé)任制度和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，確保合同檔案管理部門(mén)充滿(mǎn)活力，可以通過(guò)建立考核績(jī)效制度來(lái)進(jìn)行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。
2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)
財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同檔案部門(mén)所需經(jīng)費(fèi)列入到單位的財(cái)務(wù)計(jì)劃中，并將其落實(shí)到實(shí)處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機(jī)會(huì)，通過(guò)合同檔案管理來(lái)加強(qiáng)硬件設(shè)施的配備，將合同檔案整理過(guò)程中的合同檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分離開(kāi)來(lái)，并且在城建合同檔案管理部門(mén)的城建合同檔案庫(kù)房配置防盜門(mén)窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施，從這些方面來(lái)落實(shí)合同檔案的管理工作。
2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平
城建合同檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開(kāi)拓創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)新手段，加大投入，對(duì)城建合同檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開(kāi)發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數(shù)字合同檔案和多媒體合同檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
2.6、 加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作
加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用?？梢酝ㄟ^(guò)配備專(zhuān)職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開(kāi)發(fā)科技合同檔案的重要內(nèi)容，并且通過(guò)不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，更好進(jìn)行建筑工程科技合同檔案的開(kāi)發(fā)和利用。
2.7、 加快合同檔案信息化建設(shè)步伐
信息技術(shù)的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建筑工程合同檔案管理應(yīng)不斷引進(jìn)先進(jìn)的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學(xué)創(chuàng)新管理機(jī)制，并將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。
三、合同管理
為了確保建筑工程的順利展開(kāi)，目前在進(jìn)行項(xiàng)目管理過(guò)程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項(xiàng)目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進(jìn)的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過(guò)程中不應(yīng)該進(jìn)行程序化管理，而應(yīng)該講究管理藝術(shù)，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來(lái)進(jìn)行合同管理。目前，已經(jīng)產(chǎn)生了先進(jìn)的合同管理軟件，在進(jìn)行合同管理時(shí)應(yīng)不斷推廣使用合同管理軟件，促進(jìn)工程管理的現(xiàn)代化水平。
合同管理貫穿建筑工程管理的全過(guò)程，在合同管理的收尾階段應(yīng)認(rèn)真收集、整理、分類(lèi)、登記、保存、編號(hào)、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學(xué)性和規(guī)范性。除此之外，還應(yīng)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行認(rèn)真的分析評(píng)價(jià)，不斷總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗(yàn)，為更好地進(jìn)行今后的工程管理奠定基礎(chǔ)，不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。
結(jié)束語(yǔ)：文章中筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行了簡(jiǎn)要的介紹，并對(duì)合同管理以及檔案管理進(jìn)行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；勘察設(shè)計(jì)；合同管理
合同管理是保障建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)有序進(jìn)行的依據(jù)，我國(guó)《中華人民共和國(guó)合同法》中，對(duì)合同管理提出了明確的要求，而且建設(shè)工程行業(yè)中，也在合同管理方面提出了新的規(guī)章、規(guī)范，充分發(fā)揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項(xiàng)重點(diǎn)的工作，與合同應(yīng)用存在直接的聯(lián)系，建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中，必須全面落實(shí)合同管理措施，便于完善合同的實(shí)踐應(yīng)用。
一、建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的合同管理措施
建設(shè)工程中，為了規(guī)范勘察設(shè)計(jì)的方式，促使其符合市場(chǎng)原則，在合同管理中落實(shí)《建筑工程勘察設(shè)計(jì)合同管理辦法》，要求建設(shè)工程嚴(yán)格按照管理辦法控制勘察設(shè)計(jì)。建設(shè)工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場(chǎng)原則，因此重點(diǎn)分析建設(shè)工程中，勘察設(shè)計(jì)合同管理的措施。
1、細(xì)化合同管理的辦法
合同管理措施中，需根據(jù)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的實(shí)際情況，細(xì)化合同管理的辦法，嚴(yán)格劃分勘察設(shè)計(jì)中的技術(shù)責(zé)任，利用合同的方式規(guī)定相關(guān)的權(quán)益，同時(shí)確保權(quán)益的合法性[1]。首先建設(shè)工程在勘察設(shè)計(jì)中，依照規(guī)定內(nèi)容，要求雙方簽訂合同，合同內(nèi)的條例對(duì)工程中的新建、改建等都存在規(guī)范性；然后按照建設(shè)工程市場(chǎng)的實(shí)況，規(guī)定合同管理，以免合同中出現(xiàn)違規(guī)的內(nèi)容，確保合同管理的細(xì)節(jié)部分；最后依照合同中的條例，細(xì)化雙方的責(zé)任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書(shū)面的形勢(shì)進(jìn)行約束，主要是針對(duì)可能發(fā)生的糾紛，提前進(jìn)行規(guī)范，保障合同管理措施的可行性，滿(mǎn)足建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的實(shí)踐需求。
2、強(qiáng)化合同管理監(jiān)督職能
監(jiān)督職能是合同管理中的有效措施，發(fā)揮合同在建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的作用。由于建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境、地質(zhì)不同，所以不同建設(shè)工程內(nèi)，勘察設(shè)計(jì)的行為、活動(dòng)存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監(jiān)督職能的方法，有利于輔助合同內(nèi)容，為建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)提供指導(dǎo)策略，促使勘察設(shè)計(jì)能夠與周?chē)淖匀画h(huán)境、地質(zhì)環(huán)境保持和諧性[2]。
3、深化合同管理的法規(guī)控制
法規(guī)控制是勘察設(shè)計(jì)合同管理中的一項(xiàng)方法，因?yàn)榻ㄔO(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中，雙方簽訂合同后，合同已經(jīng)具有法律效應(yīng)，采用法規(guī)控制的方法管理合同，可以充分發(fā)揮行政部門(mén)的責(zé)任，維護(hù)勘察設(shè)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)的秩序。建設(shè)勘察設(shè)計(jì)中出現(xiàn)違法行為時(shí)，行政部門(mén)可以要求司法機(jī)關(guān)依照合同進(jìn)行審判，如果當(dāng)事人對(duì)處罰有異議，也可實(shí)行復(fù)議或訴訟，表明法規(guī)控制管理方法的公平、公正，也能體現(xiàn)出合同的執(zhí)行權(quán)力。目前，各地區(qū)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的合同管理，非常重視法規(guī)控制的應(yīng)用，以此來(lái)規(guī)范合同的管理方法，提高合同管理在建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的規(guī)范性水平。
二、建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同的檔案管理方法
建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務(wù)的特性，而公款支付、經(jīng)濟(jì)處理等事務(wù)，都是由勘察設(shè)計(jì)合同進(jìn)行調(diào)解的，為了提高建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實(shí)檔案管理方法，服務(wù)合同管理措施的應(yīng)用。
1、收集合同檔案的資料
檔案資料收集，是合同管理的基礎(chǔ)部分，全面收集合同中的資料、內(nèi)容，考慮到經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應(yīng)該保障勘察設(shè)計(jì)的真實(shí)性，以便確保收集資料的完整性，預(yù)防合同丟失或缺陷[3]。建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中收集合同資料時(shí)，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對(duì)資料收集的重視度，主動(dòng)進(jìn)行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規(guī)劃?rùn)n案中的材料內(nèi)容，隨時(shí)做好接收資料的準(zhǔn)備。
建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)單位，遵循資料收集的相關(guān)要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發(fā)揮合同管理的實(shí)踐價(jià)值。一般情況下，建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的合同管理，進(jìn)行收集的材料有：（1）勘察中標(biāo)時(shí)的資料，包括勘察地點(diǎn)、費(fèi)用以及方案，經(jīng)相關(guān)部門(mén)簽字認(rèn)可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過(guò)程。
2、歸檔合同管理的資料
合同管理時(shí)的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過(guò)程中，對(duì)合同重新進(jìn)行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的合同管理中，不僅要管理合同的相關(guān)事宜，還要對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內(nèi)容的主要依據(jù)。因?yàn)榭辈煸O(shè)計(jì)的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經(jīng)辦部門(mén)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實(shí)現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化，快速收集分散的合同資料，由管理部門(mén)進(jìn)行收集，以免合同資料管理時(shí)出現(xiàn)缺陷。
合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時(shí)，應(yīng)該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實(shí)性，存有缺失的合同資料，不能進(jìn)行歸檔管理，要求經(jīng)辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹(shù)立合同資料完整歸檔的意識(shí)。
三、建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同管理的實(shí)踐分析
建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同管理的實(shí)踐，規(guī)范了合同管理的行為，一方面維護(hù)合同本身的價(jià)值，另一方面規(guī)劃合同管理的手段。
1、委托方的合同管理
合同中規(guī)定，建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負(fù)責(zé)工作資料的真實(shí)性。合同管理時(shí)，根據(jù)委托的內(nèi)容，執(zhí)行相關(guān)的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術(shù)的規(guī)劃，并且附圖，提供勘察設(shè)計(jì)中的技術(shù)資料。
2、承包方的合同管理
承包方的資質(zhì)、能力要符合委托方的要求，由建設(shè)工程勘察管理部門(mén)，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關(guān)系。委托方的合同管理中，應(yīng)該遵循合同的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，承擔(dān)相應(yīng)的設(shè)計(jì)工作，如承包方違反合同而造成經(jīng)濟(jì)所示，按照合同中的違約規(guī)定進(jìn)行賠償。
3、合同文件的編制管理
建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中，委托方有可能提出變更要求，此時(shí)需針對(duì)變更的項(xiàng)目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負(fù)責(zé)承包方實(shí)際工作中的增加費(fèi)用，嚴(yán)謹(jǐn)管理由合同變更引起的費(fèi)用或責(zé)任問(wèn)題。
4、勘察合同的監(jiān)督管理
監(jiān)督管理實(shí)踐中，落實(shí)勘察設(shè)計(jì)合同中的內(nèi)容，監(jiān)督合同管理的執(zhí)行力，保障雙方的權(quán)益，體現(xiàn)合同管理的實(shí)踐職責(zé)，完善合同管理中的實(shí)踐活動(dòng)，保障建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的優(yōu)質(zhì)行為。
結(jié)束語(yǔ)：
合同管理對(duì)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)具有基礎(chǔ)維護(hù)作用，輔助解決勘察設(shè)計(jì)中的合同糾紛，提供相關(guān)的依據(jù)。合同管理的工作內(nèi)容，符合勘察設(shè)計(jì)的特殊性，在管理措施中實(shí)行檔案管理方法，同時(shí)結(jié)合條例應(yīng)用，強(qiáng)化合同管理的工作內(nèi)容，發(fā)揮合同管理的作用，體現(xiàn)合同管理措施應(yīng)用的積極性。
參考文獻(xiàn)：
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目前，農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同文本檔案是重要的文書(shū)，是經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的證據(jù)，主要包括荒山、荒地租賃承包、合作經(jīng)營(yíng)、村主要生產(chǎn)資料（包括土地、房屋、廠(chǎng)房、山場(chǎng)、果園、菜園、水塘、大型農(nóng)機(jī)具等）的經(jīng)濟(jì)合同及集體所有權(quán)房屋出租、土地流轉(zhuǎn)合同等。例如，在北京市延慶縣境內(nèi)，根據(jù)調(diào)查，全縣15個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、376個(gè)行政村中，有近200個(gè)村有經(jīng)濟(jì)合同檔案。其中承包荒山、果園、菜園的占69.9%，土地經(jīng)營(yíng)開(kāi)發(fā)占20.47%，租賃房屋、門(mén)店、廠(chǎng)房占9.63%；集體或公司承包租賃經(jīng)營(yíng)占11.5%，個(gè)人承包租賃占88.5%；從合同執(zhí)行期的情況看，26—30年的占45.67%，40—50年的占34.43%。這些農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案在鄉(xiāng)村中的利用價(jià)值很高，一旦散失或被涂改、丟失或損毀，不但會(huì)妨礙村級(jí)工作的正常開(kāi)展，而且直接損害到村民的切身利益，影響合同的正常履行與合同內(nèi)容的監(jiān)管，造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)不穩(wěn)定。所以，只有檔案齊全完整規(guī)范、真實(shí)可靠，才是保障新農(nóng)村政治穩(wěn)定、村務(wù)公開(kāi)的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)民主進(jìn)程、化解社會(huì)矛盾、促進(jìn)農(nóng)村穩(wěn)定上發(fā)揮評(píng)判作用。村干部的作為是否合法，“以檔案為依據(jù)，檔案說(shuō)了算”。所以，檔案不齊全或不真實(shí)，使農(nóng)村基層組織和村廣大農(nóng)民利益遭受不可彌補(bǔ)的損失，嚴(yán)重的還會(huì)搞垮一個(gè)村的領(lǐng)導(dǎo)班子，搞亂村子。因此，很有必要加強(qiáng)和完善農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作，使廣大農(nóng)民的利益得到越來(lái)越有效的保障。因此，筆者認(rèn)為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作，應(yīng)引起相關(guān)部門(mén)的重視，認(rèn)真調(diào)查分析，規(guī)范此項(xiàng)工作，達(dá)到“有檔可查、有檔可依、檔在事明”的檔案管理效果。
一、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
從以上延慶縣境內(nèi)調(diào)查的數(shù)據(jù)中可以看出，農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案有三個(gè)特點(diǎn)：一是數(shù)量大，二是合同執(zhí)行期限長(zhǎng)，三是個(gè)人承包經(jīng)營(yíng)的多。這說(shuō)明，幾年來(lái)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展政策是穩(wěn)定的，經(jīng)濟(jì)秩序、投資環(huán)境、管理方法具有一定的吸引力，并盤(pán)活了農(nóng)村的資產(chǎn)，取得了一定的資金收益，這些資金對(duì)于農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，興辦公益事業(yè)起到了非常大的作用。同時(shí)，也表明村級(jí)檔案室確實(shí)把絕大多數(shù)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同保管起來(lái)了。但是，就在大量合同簽訂保管過(guò)程中，也存在著重大安全隱患。如：
1、有些村經(jīng)濟(jì)合同長(zhǎng)期不歸檔，散存在個(gè)人手中，嚴(yán)重違反了我國(guó)檔案法的有關(guān)規(guī)定，它直接影響合同的正常履行與合同約定內(nèi)容的監(jiān)管，如丟失或損毀，可能造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)不穩(wěn)定。
2、有的村經(jīng)濟(jì)落后，村檔案室保管條件差，不具備永久保存的條件。檔案保管情況達(dá)不到國(guó)家要求，絕大多數(shù)是一個(gè)卷柜或木箱，放在村辦公室，有的村沒(méi)有值班人員，檔案只好放在檔案員或村干部家里。
3、有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村干部對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)及重視程度不高，對(duì)檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，缺少檔案保管保護(hù)設(shè)施。
4、有的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的歸檔不全，存在散失、損毀、丟失等現(xiàn)象，將影響村經(jīng)濟(jì)秩序的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，可能引發(fā)社會(huì)的不穩(wěn)定，進(jìn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。
二、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作應(yīng)采取的措施
針對(duì)以上農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，筆者認(rèn)為：各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)結(jié)合本地實(shí)際，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第十六條規(guī)定，“集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案的所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案行政管理部門(mén)有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施?！?/p>
國(guó)家檔案局《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》第六條第七款規(guī)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)“根據(jù)自愿和可能代管直屬企業(yè)、事業(yè)單位及村委會(huì)具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案”等有關(guān)要求，達(dá)到村經(jīng)濟(jì)合同檔案妥善保管的目的。筆者建議各級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)應(yīng)采取以下措施：
1、要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府要提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真理清村級(jí)經(jīng)濟(jì)合同的管理情況。嚴(yán)格按照檔案法規(guī)定，采取有效措施，實(shí)行村級(jí)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的方法，加大收集散存在個(gè)人手中的合同檔案及其他未歸檔的重要材料，確保合同檔案的安全保管和有效利用。
2、把村檔案室的經(jīng)濟(jì)合同檔案及合同附件（會(huì)議記錄、村民代表會(huì)議記錄、代表簽字簿、公證書(shū)、有關(guān)批示、測(cè)量圖等）全部移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管，鄉(xiāng)鎮(zhèn)為村提供合同復(fù)印件，以便日常利用。
3、縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)部門(mén)在指導(dǎo)村簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，至少簽訂一式三份，甲乙雙方各一份，第三份交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管，形成長(zhǎng)效機(jī)制。
4、加大對(duì)檔案工作的投入，村檔案室均應(yīng)盡快配備鐵制檔案柜，提高村級(jí)檔案的管理水平。
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的經(jīng)濟(jì)合同關(guān)系是最基本的法律關(guān)系，現(xiàn)代社會(huì)也因此被稱(chēng)為合同社會(huì)。合同是一種契約，是當(dāng)事人之間依法確定、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議，是經(jīng)濟(jì)交往活動(dòng)中的重要工具。合同是重要的證據(jù)，按照我國(guó)法律規(guī)定的“誰(shuí)主張，誰(shuí)舉證”原則，丟失證據(jù)不能舉證，因此而造成經(jīng)濟(jì)損失是很難挽回的。
村級(jí)經(jīng)濟(jì)合同作為檔案的一種，一經(jīng)形成將是集體的寶貴財(cái)富，屬于無(wú)形資產(chǎn)，任何人不得據(jù)為己有。保管好合同是各級(jí)檔案部門(mén)的神圣職責(zé)，是檔案部門(mén)踐行服務(wù)基層，服務(wù)民生，為“三農(nóng)”服務(wù)的具體體現(xiàn)。但是，做好檔案工作絕不是檔案部門(mén)一家的事，各級(jí)黨政部門(mén)都應(yīng)重視檔案工作，要充分認(rèn)識(shí)保管利用好合同檔案對(duì)一個(gè)村一個(gè)地區(qū)長(zhǎng)治久安的重要意義，更要吸取丟失損毀合同檔案給社會(huì)造成巨大危害的教訓(xùn)。所以把村合同檔案由村檔案室改為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管非常必要，勢(shì)在必行。
