時(shí)間：2023-06-06 15:45:17
序論：在您撰寫辦公室檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
（一）檔案管理完整延續(xù)
通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進(jìn)檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書(shū)工作細(xì)致
檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書(shū)工作，在收集過(guò)程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報(bào)道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問(wèn)題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點(diǎn)放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對(duì)檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過(guò)程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無(wú)章可依的現(xiàn)象。
（二）現(xiàn)代化管理軟件不足
隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進(jìn)行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范
醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關(guān)文書(shū)。因?yàn)闄n案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時(shí)收集，或者各科室在檔案的書(shū)寫過(guò)程中存在這樣那樣的問(wèn)題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。
三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用
（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分
辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見(jiàn)證，對(duì)檔案進(jìn)行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實(shí)際工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達(dá)到“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。
（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)與提升
辦公室檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時(shí)應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對(duì)醫(yī)院辦公室管理工作進(jìn)行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對(duì)其檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報(bào)告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進(jìn)行借鑒與指導(dǎo)。
（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核
為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會(huì)對(duì)醫(yī)院進(jìn)行分級(jí)管理考核與檢查。在各項(xiàng)檢查與審核過(guò)程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書(shū)及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檢查，真正做到有備無(wú)患。
（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高
檔案是具有法律意義的文書(shū)，可以作為司法機(jī)關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對(duì)醫(yī)院各科室進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進(jìn)行檔案管理。
（五）醫(yī)院辦公室檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用可以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展
醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要?dú)v史憑證。對(duì)其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開(kāi)發(fā)其價(jià)值，可以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，可以對(duì)三類檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識(shí)更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對(duì)新知識(shí)對(duì)醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過(guò)信息化手段，定期對(duì)這三類檔案進(jìn)行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動(dòng)態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開(kāi)展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢(shì)。所進(jìn)行的分析報(bào)告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。
（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)
檔案以文書(shū)類居多，每年醫(yī)院都會(huì)有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國(guó)家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長(zhǎng)時(shí)間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進(jìn)程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少?zèng)_洗影像資料而帶來(lái)的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報(bào)道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬(wàn)元。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個(gè)科室的特點(diǎn)，由檔案秘書(shū)自行設(shè)立分類要求，明確細(xì)致地填寫相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。
四、結(jié)束語(yǔ)
辦公室檔案的管理在當(dāng)前較為復(fù)雜且快節(jié)奏的辦公室工作中越來(lái)越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡(jiǎn)要介紹辦公室檔案管理的現(xiàn)狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點(diǎn)策略同大家共同探討。
【關(guān)鍵詞】
辦公室；檔案管理；重要性；策略
隨著我國(guó)企業(yè)單位辦公室工作的快速發(fā)展，企業(yè)工作對(duì)辦公室管理的完整性和連續(xù)性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對(duì)提升企業(yè)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進(jìn)行。提高辦公室檔案管理工作效率對(duì)于提高企業(yè)工作水平和服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀
隨著辦公室管理制度的不斷改善，當(dāng)下企業(yè)單位辦公室工作隊(duì)伍整合度的提升，相關(guān)企業(yè)單位均較大程度地?cái)U(kuò)大了檔案資料的利用范圍，通過(guò)增加指定工作人員數(shù)量的方法切實(shí)提升檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人才資源的優(yōu)化配置。但由于部分企業(yè)內(nèi)部仍然存在工作人員素質(zhì)低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術(shù)含量低的現(xiàn)象，企業(yè)只注重“一線”業(yè)務(wù)、忽視后勤與檔案工作的現(xiàn)象，企業(yè)檔案制度不健全，檔案門類較多，達(dá)不到檔案管理的基本水準(zhǔn)，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關(guān)措施進(jìn)行解決，促進(jìn)檔案管理的效率提升。
二、做好辦公室檔案管理的重要性
辦公室的檔案管理工作在展現(xiàn)一個(gè)企業(yè)單位的成長(zhǎng)過(guò)程以及對(duì)其單位的未來(lái)發(fā)展和決策進(jìn)行有效指導(dǎo)等方面是很有意義的，是單位在開(kāi)展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質(zhì)量直接影響著辦公室的工作效果，對(duì)于提升企業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作十分有效，檔案管理對(duì)于企業(yè)單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過(guò)檔案管理，才能對(duì)管理者在制定企業(yè)規(guī)章制度或進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)查閱到足夠的資料，并依據(jù)檔案資料更好地了解企業(yè)狀況做出選擇，為企業(yè)其它工作部門的效率保障做好基礎(chǔ)，從而提升企業(yè)單位的整體工作成效。
三、辦公室檔案管理效率提高的幾點(diǎn)策略
在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對(duì)當(dāng)下部分企業(yè)單位存在的管理弊端，我們需要在正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)上采取相關(guān)措施，針對(duì)性地解決實(shí)際問(wèn)題，便于我們更好地開(kāi)展辦公室的檔案管理工作。
（一）轉(zhuǎn)變管理理念。
辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個(gè)企業(yè)的發(fā)展將會(huì)失去積極性與生命力。因此，我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當(dāng)下檔案管理的特點(diǎn)及規(guī)律，徹底改善傳統(tǒng)的管理方法，可以通過(guò)教育、宣傳等工作方法找到理念轉(zhuǎn)變的切入點(diǎn)，在辦公室開(kāi)展日常檔案管理工作的同時(shí)，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項(xiàng)工作具有更好的工作動(dòng)力及發(fā)展?jié)摿Α?/p>
（二）加強(qiáng)管理手段。
企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)手段與技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過(guò)劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進(jìn)行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學(xué)會(huì)用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案管理的改革，還可通過(guò)建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來(lái)整合信息數(shù)據(jù)，通過(guò)將單位服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大到社會(huì)，則可以通過(guò)檔案資源為不同個(gè)人與組織提供更為個(gè)性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好地發(fā)揮檔案作用。
（三）創(chuàng)新管理體制。
管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個(gè)好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來(lái)激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對(duì)管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開(kāi)發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對(duì)辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。
（四）重視人員管理。
企業(yè)單位必須不斷引進(jìn)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)，不斷拓寬資金來(lái)源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，減少工作失誤。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也需要在工作開(kāi)展的同時(shí)積極地樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，通過(guò)對(duì)自身檔案管理思想的不斷更新、對(duì)于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時(shí)代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊(duì)伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開(kāi)發(fā)出來(lái)，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。
四、結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)對(duì)以上內(nèi)容的分析，我們對(duì)辦公室檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)有了更深層次的了解，認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理與辦公室各項(xiàng)工作密切相關(guān)，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業(yè)單位及相關(guān)工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會(huì)得到一定程度的提升，真正實(shí)現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)單位的更高更快發(fā)展。
作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司
【參考文獻(xiàn)】
[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012.
在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細(xì)記錄辦公室的活動(dòng)情況和工作開(kāi)展情況，還能夠給單位其他工作開(kāi)展提供服務(wù)。首先，檔案能夠全面展現(xiàn)單位的工作情況，能夠給單位將來(lái)發(fā)展提供參考，能夠提高單位內(nèi)部的工作效率和工作質(zhì)量。其次，通過(guò)管理辦公室檔案，決策者決策時(shí)能夠通過(guò)檔案了解單位情況，從而提高決策的科學(xué)性。再次，通過(guò)檔案能夠認(rèn)定關(guān)聯(lián)工作成果，對(duì)雙方合作更好進(jìn)行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現(xiàn)單位的經(jīng)營(yíng)成效和工作效率，會(huì)決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關(guān)檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上做好檔案管理工作，提高其管理效率。
二、辦公室檔案管理效率提高的策略
(一)創(chuàng)新人員理念
在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實(shí)踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，在詳細(xì)分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新，找到檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取措施解決問(wèn)題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識(shí)，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標(biāo)。在目標(biāo)確定時(shí)，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進(jìn)行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強(qiáng)，通過(guò)會(huì)議等形式來(lái)提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)管理，全面提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。
(二)采用有效管理手段進(jìn)行檔案管理
開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，選擇的管理手段會(huì)直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時(shí)期，辦公室開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，更需要與時(shí)俱進(jìn)的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時(shí)代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進(jìn)行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來(lái)建立專業(yè)管理中心，通過(guò)管理中心來(lái)整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。
(三)重視管理機(jī)制創(chuàng)新
在辦公室檔案管理中，管理機(jī)制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機(jī)制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機(jī)制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中重視管理機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動(dòng)力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，從單位的實(shí)際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機(jī)制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺(tái)。
(四)根據(jù)需要擴(kuò)大辦公室檔案管理的領(lǐng)域
現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時(shí)，普遍存在工作范圍狹窄的問(wèn)題，這便需要擴(kuò)展創(chuàng)新管理范圍。想要達(dá)到擴(kuò)大領(lǐng)域的目的，便需要擴(kuò)大檔案服務(wù)對(duì)象的范圍，給整個(gè)社會(huì)服務(wù)。很多單位的檔案針對(duì)的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運(yùn)行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運(yùn)行方面做出了一定貢獻(xiàn)，但是其作用卻沒(méi)有完全發(fā)揮出來(lái)。若是能夠讓檔案給整個(gè)社會(huì)服務(wù)，不同的個(gè)人或者組織便能夠通過(guò)檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴(kuò)大檔案管理領(lǐng)域的同時(shí)，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
1加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過(guò)各種形式，加強(qiáng)他們對(duì)新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識(shí)的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。
2辦公室文書(shū)檔案的管理
文書(shū)檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對(duì)性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長(zhǎng)。對(duì)于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對(duì)于整理過(guò)程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對(duì)于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理
業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢(shì)就立刻顯現(xiàn)出來(lái)。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問(wèn)題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問(wèn)題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問(wèn)題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡(jiǎn)易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來(lái)來(lái)看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個(gè)字就行，如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭(zhēng)議問(wèn)題。
4加強(qiáng)信息化管理
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來(lái)了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來(lái)，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來(lái)更加方便。
5人力資源和社會(huì)保障管理
檔案管理的其他思索對(duì)于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國(guó)家應(yīng)及時(shí)出臺(tái)一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。
二結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室；檔案管理；工作探討
醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展和改革，逐漸的在實(shí)踐中獲得完善和發(fā)展，辦公室檔案作為醫(yī)院多年的綜合性材料，對(duì)于提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義和作用；醫(yī)院辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著醫(yī)院檔案的完整程度，對(duì)于醫(yī)院的綜合進(jìn)步具有關(guān)鍵性作用，隨著社會(huì)科技的發(fā)展，醫(yī)院逐漸采取科學(xué)的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行綜合整理，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，建立數(shù)字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫(yī)院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進(jìn)，但是醫(yī)院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問(wèn)題，本文結(jié)合相關(guān)的問(wèn)題和應(yīng)用進(jìn)行分析，希望能夠提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。
1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點(diǎn)
1.1 檔案館內(nèi)容的復(fù)雜性
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展，在對(duì)傳統(tǒng)的檔案形式進(jìn)行保留和整理的過(guò)程中，通過(guò)科學(xué)技術(shù)，建立相關(guān)的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過(guò)電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。由于醫(yī)院工作種類繁瑣，因此醫(yī)院辦公室檔案管理也存在眾多的復(fù)雜類型，根相關(guān)的調(diào)查和分析，我國(guó)醫(yī)院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復(fù)雜類型，首先，醫(yī)院辦公室檔案管理的過(guò)程中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)類的檔案數(shù)量較多，眾所周知，醫(yī)院作為基醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)行業(yè)，工作內(nèi)容復(fù)雜、繁重，而且受到醫(yī)院自身的原因影響，醫(yī)院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務(wù)直接導(dǎo)致醫(yī)院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎(chǔ)性信息記錄，受到時(shí)代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程匯中，對(duì)于新的制度要求、操作標(biāo)準(zhǔn)、都需要及時(shí)的補(bǔ)充和發(fā)展。
1.2 相關(guān)的醫(yī)患關(guān)系檔案影響性大
醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，面向的是整個(gè)社會(huì)的廣大人民群眾，所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關(guān)系的檔案，隨著社會(huì)綜合素質(zhì)水平的提升，社會(huì)群眾對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生水平和技術(shù)問(wèn)題都有了很大的提升，在進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的過(guò)程中，患者與醫(yī)生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫(yī)患檔案不僅與檔案管理水平有關(guān)，而且能夠直接反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療技術(shù)問(wèn)題和道德文化問(wèn)題，因此，針對(duì)這樣的問(wèn)題，醫(yī)院要積極做好醫(yī)患關(guān)系的檔案，加強(qiáng)醫(yī)患關(guān)系檔案的整理和保存。在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故或者引發(fā)醫(yī)療糾紛的問(wèn)題時(shí)，相關(guān)的調(diào)查問(wèn)題和解決處理都會(huì)從醫(yī)院辦公室的檔案管理進(jìn)行，成為處理問(wèn)題和糾紛的重要依據(jù)。
1.3 醫(yī)生調(diào)任、晉升類的檔案處理
醫(yī)院工作過(guò)程中，醫(yī)生會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)晉升、離職等問(wèn)題，作為醫(yī)院的主體工作者，加強(qiáng)醫(yī)生的檔案管理也是醫(yī)院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動(dòng)完整的檔案管理體系，醫(yī)院辦公室要積極保證三個(gè)方面的醫(yī)生方案問(wèn)題：首先，加強(qiáng)檔案完整性，醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動(dòng)相對(duì)比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫(yī)院辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才能保障檔案管理工作的完整性和穩(wěn)定性；與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的工作成熟度也是促進(jìn)檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質(zhì)量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院辦公室檔案管理工作需要跟隨時(shí)代的步伐進(jìn)行改革，逐級(jí)向著信息化和科技化的法相進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這樣的發(fā)展趨勢(shì)也是檔案管理的重要發(fā)展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費(fèi)。
2 醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理人員緊缺
在醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程中，由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)很容易將醫(yī)院的所有重心放在硬件建設(shè)和發(fā)展上，缺乏對(duì)于管理層面的認(rèn)識(shí)，特別是很容易造成檔案建設(shè)的忽視問(wèn)題。檔案管理過(guò)程需要專門的專業(yè)人才進(jìn)行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過(guò)程中，很容易出現(xiàn)工作人員的職責(zé)不明確，保管制度不及時(shí)不嚴(yán)格等問(wèn)題出現(xiàn)，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來(lái)很大的問(wèn)題。
2.2 現(xiàn)代管理軟件水平不足
在電子技術(shù)和通信技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進(jìn)行錄入和編寫在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率，但是卻仍然無(wú)法滿足醫(yī)院檔案管理的要求，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來(lái)很大的影響，因此，對(duì)于醫(yī)院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。
2.3 檔案收集以及歸檔不及時(shí)、不規(guī)范
醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)場(chǎng)所，檔案數(shù)量相對(duì)于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復(fù)雜性，醫(yī)院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個(gè)部門的相關(guān)資料，檔案管理相當(dāng)巨大，管理任務(wù)很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進(jìn)行及時(shí)、有效的整理，給后期的檔案處理帶來(lái)很大的問(wèn)題，直接影響醫(yī)院的總體管理水平。
3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用
通過(guò)上面的醫(yī)院辦公室檔案特點(diǎn)和存在問(wèn)題的分析，我們能夠清晰的了解到醫(yī)院辦公室檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義和作用，加強(qiáng)檔案管理是促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障；下面將結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用進(jìn)行分析，醫(yī)院辦公室檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的應(yīng)用。
3.1 優(yōu)質(zhì)的檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分
醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要部分，對(duì)檔案進(jìn)行合理化的管理，能夠積極提升醫(yī)院的品牌形象，提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力；在實(shí)際工作過(guò)程中，掌握檔案管理的行管細(xì)節(jié)，能夠積極減少醫(yī)患問(wèn)題的出現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理給予足夠的重視，除了加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)章制度外，要積極對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)，提高醫(yī)院辦公室檔案管理的強(qiáng)度和力度。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理能夠積極推進(jìn)醫(yī)院總體水平發(fā)展，提高醫(yī)院的品牌效應(yīng)，加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。
3.2 完善醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展
辦公室檔案管理工作的重心應(yīng)該積極推進(jìn)檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎(chǔ)上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時(shí)，要定期對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理工作進(jìn)行定點(diǎn)的抽查和監(jiān)督，從而確保整個(gè)檔案管理的工作質(zhì)量。對(duì)于一些醫(yī)患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價(jià)值開(kāi)發(fā)，仔細(xì)分析其內(nèi)部的利弊問(wèn)題和原因問(wèn)題，形成完整的分析報(bào)告，從而為以后工作做出指導(dǎo)性的意見(jiàn)。
總而言之，醫(yī)院辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院的具有重要作用，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工作，能夠切實(shí)推進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，完善醫(yī)院內(nèi)部的建設(shè)發(fā)展，因此應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行重視，并不斷的在實(shí)際過(guò)程中推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)
[1]舒放.實(shí)施精細(xì)化管理，提高醫(yī)院辦公室行政效能[J].中國(guó)醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2013，10（25）：159-161.
關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；規(guī)范化
檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業(yè)單位辦公室檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。做好檔案管理工作，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。
一、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問(wèn)題
（1）檔案管理工作的重要性沒(méi)有得到重視。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息科技的進(jìn)步，對(duì)辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理工作人員提出了新的考驗(yàn)，工作人員需要運(yùn)用相應(yīng)的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作。在面對(duì)以上問(wèn)題的時(shí)候，有時(shí)凸顯出檔案管理工作人員的專業(yè)水平不夠，缺乏專業(yè)的檔案管理技能，運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力不足等問(wèn)題。因此，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步關(guān)注和解決檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，是事業(yè)單位檔案管理亟待解決的問(wèn)題之一。
（2）辦公室檔案管理信息化建設(shè)過(guò)緩，設(shè)施相對(duì)落后?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求采取不同的方式進(jìn)行整理和保管。國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無(wú)紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質(zhì)文件為主，使得對(duì)紙質(zhì)文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數(shù)字化信息處于隨機(jī)存儲(chǔ)狀態(tài)，有些被不定期銷毀，有些被存儲(chǔ)在臨時(shí)可移動(dòng)設(shè)備上，沒(méi)有建立系統(tǒng)管理模式。
（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有建立針對(duì)辦公室檔案管理的相應(yīng)制度和規(guī)范，即便有些單位對(duì)檔案有相關(guān)的管理規(guī)范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說(shuō)一些該銷毀的檔案，由于未定期銷毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實(shí)際操作中的執(zhí)行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發(fā)揮真正的作用。
二、如何加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作
（1）提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效率的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作的發(fā)展能夠起到極其重要的推動(dòng)作用。要提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵(lì)措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時(shí)，辦公室檔案管理人員應(yīng)跟隨社會(huì)的發(fā)展腳步，順應(yīng)時(shí)代的需求，不斷提高檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律意識(shí)，尤其要增強(qiáng)辦公室檔案管理人員自身的保密意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓(xùn)，掌握管理相關(guān)操作技能，提高自身素質(zhì)及檔案管理水平，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。
（2）加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式相較于紙質(zhì)文件管理方式來(lái)說(shuō)，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強(qiáng)了辦公室檔案管理的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝粌?nèi)部的各種檔案分門別類地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時(shí)，更能夠及時(shí)整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準(zhǔn)確快捷。
（3）建立完善的檔案管理制度。對(duì)檔案管理體制進(jìn)行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。在倡導(dǎo)自主更新的時(shí)代洪流下，事業(yè)單位想長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室檔案管理工作制定相應(yīng)的適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。
檔案管理改革是事業(yè)單位管理改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，事業(yè)單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對(duì)本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動(dòng)作用。通過(guò)提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理更加規(guī)范化，從而推進(jìn)單位各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙慧玉.淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)入高校檔案管理[J].山東紡織經(jīng)濟(jì)，
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本文論述了通過(guò)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規(guī)范，從而推進(jìn)各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】
辦公室；檔案管理
辦公室檔案管理工作是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價(jià)值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等），對(duì)單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀
（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視。
檔案是單位在社會(huì)、科研、教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值或參考價(jià)值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實(shí)際管理中存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。
（二）信息化建設(shè)相對(duì)落后，社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。
一是國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無(wú)紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對(duì)紙質(zhì)文件的依賴。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進(jìn)行整理和保管。三是檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
（三）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實(shí)不到位。
一是目前多數(shù)單位沒(méi)有建立檔案管理相應(yīng)的制度和規(guī)范，導(dǎo)致收集工作處于無(wú)序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責(zé)任制度”等，但不切合單位的實(shí)際情況，對(duì)單位文件材料收集工作沒(méi)有實(shí)際指導(dǎo)意義。二是相關(guān)制度落實(shí)不到位，執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒(méi)有落到實(shí)處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。
（四）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮。
越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、如何加強(qiáng)檔案管理
（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。
做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動(dòng)作用。
（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。
網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理方式相對(duì)較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強(qiáng)了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門別類地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，即提高了工作效率更能夠及時(shí)整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準(zhǔn)確便捷。
（三）建立完善的檔案管理制度。
提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。單位需長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室工作制定適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。
（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。
