時間：2023-06-06 15:45:11
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關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 有效利用
現(xiàn)代科技特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了新的更高的要求。人事檔案是人才信息的重要載體，是人員個體存在社會的真實歷史記錄。準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案，歷史全面地記載著人員的經(jīng)歷、政治思想道德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映人員綜合素質(zhì)的最重要的依據(jù)，也是人員今后就業(yè)及各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著高社會信息化水平的迅速提高，對檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時檔案工作的發(fā)展要求，因此人事檔案信息化管理是檔案管理方式改革的必然趨勢。
企事業(yè)單位吸收引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，使檔案信息化，已成為現(xiàn)代社會檔案管理的必要手段。檔案信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享的過程。
剖析檔案信息化一是檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息接受、存儲、加工、傳遞和利用的一體化；三是檔案信息的高度共享；四是檔案管理模式的變革，即從以面向?qū)嶓w保管為重點，向提供檔案實體的數(shù)字化服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變。
本文就實際應(yīng)用中檔案信息的數(shù)字化闡述相關(guān)組織構(gòu)成及實例：
1.信息存儲
目前實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化最關(guān)鍵的動作就是在于需要將紙質(zhì)的檔案，通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中。在具備各種軟硬件的條件下，關(guān)鍵數(shù)據(jù)的核實是必不可少的，方便查詢的電子檔案與需核實的掃描數(shù)據(jù)的鏈接是目前很難精準(zhǔn)實現(xiàn)的，因此在檔案掃描歸檔的同時，檔案管理人員針對性的檔案梳理是加強檔案信息有效性的關(guān)鍵步驟，因此在實際應(yīng)用操作中，對檔案錄入關(guān)鍵人員的管理，是提高檔案應(yīng)用的主觀可控因素，也是提高數(shù)字化的重點。
2.紙質(zhì)檔案存放管理
通過數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案是數(shù)據(jù)真實性的重要體現(xiàn)，因此在完全依賴數(shù)字化后的紙質(zhì)檔案，并非是廢紙一堆，定期的檔案核實整理，是確保數(shù)字化檔案的有效性的體現(xiàn)。對于過于依賴數(shù)字化信息的企事業(yè)單位，在這里需要警醒的是，由于科技化時代的特殊性，定期核實檔案信息雖然耗費人力物力，但卻能體現(xiàn)其意義所在。人事檔案管理是反映員工綜合素質(zhì)的一個重要方面，是公司選賢舉能的重要依據(jù)，是對員工進(jìn)行全面評價的重要參考，檔案的完整性和準(zhǔn)確性對員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。由于人為因素的考慮，數(shù)字信息與紙質(zhì)檔案文件的核實需交由兩組人員分別處理，以利于防止因同類人員的類似錯誤處理，使人員檔案信息的誤差將到最低。
3.數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)
檔案信息數(shù)字化的前提是檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，即用共同的信息技術(shù)和信息語言組織檔案信息。正如ISO主席漢茲所說：“如果不靠國際標(biāo)準(zhǔn)來有效引導(dǎo)信息迅猛發(fā)展趨勢，必將出現(xiàn)一個電子混亂局面?！?企事業(yè)單位的信息化素質(zhì)亟待提高在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，還是存在因循守舊，利用檔案的觀念停留在以前的手工時代。通過之前提出的信息錄入及檔案紙質(zhì)存放的關(guān)鍵模式，對沒有從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式中走出來人員給予有力的抨擊，使其排斥、不接受“信息化”，認(rèn)為紙質(zhì)檔案更為直觀，更為可靠的觀念徹底改觀。
4.數(shù)字化信息安全保障
由于人事信息是關(guān)系到個體存在社會中的實際意義的表象，因此人事信息的保密是檔案管理人的職業(yè)素養(yǎng)，同時也是保障數(shù)字化信息安全的工作準(zhǔn)則。目前檔案信息通過電子存儲設(shè)備保存，存在因設(shè)備損壞及網(wǎng)絡(luò)病毒等外部因素造成的損壞，因此，在實際應(yīng)用中，嚴(yán)格控制檔案查閱時使用的網(wǎng)絡(luò)連接、對外連接的硬件設(shè)備，是確保檔案數(shù)據(jù)泄露的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。建立執(zhí)行行之有效的檔案查閱流程，確保內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)分設(shè)，杜絕外部存儲設(shè)備應(yīng)用，備份檔案信息嚴(yán)格管理，從而關(guān)注信息安全保障。
5.信息共享
關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案管理；意義；問題；對策
檔案是全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)各機關(guān)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機關(guān)提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。
一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導(dǎo)致機關(guān)機密、獨有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機密。占有這些資料就是占有機關(guān)的技術(shù)或機密。因此，機關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響機關(guān)單位的生存與發(fā)展。
(二)檔案是機關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會各界關(guān)注的焦點。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機構(gòu)和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。
(三)檔案是機關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機關(guān)文化是從機關(guān)的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發(fā)展規(guī)律。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務(wù)檔案保存在財務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學(xué)化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠(yuǎn)。
三、檔案管理科學(xué)化的若干對策
檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標(biāo)語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識到建立健全檔案的重要意義，增強機關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點，進(jìn)行重點指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。
3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)
檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關(guān)單位，現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時機，深入到各機關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門有必要主動服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。
4.積極提供檔案中介服務(wù)
通過檔案社會化服務(wù)的形式對檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。
(二)機關(guān)單位自身層面
1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。
2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機制
只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發(fā)。建立檔案管理機制，關(guān)鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學(xué)利用信息化手段
在機關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機關(guān)管理的高效化。
參考文獻(xiàn)：
[1]張雪艷.檔案管理科學(xué)化探究[J].蘭臺世界,2007(6):24.
[2]劉亞利.現(xiàn)代檔案管理工作的思考[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報,2007(4):35-37.
關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案管理；意義；問題；對策
Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.
Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures
檔案是全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)各機關(guān)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機關(guān)提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。
一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導(dǎo)致機關(guān)機密、獨有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機密。占有這些資料就是占有機關(guān)的技術(shù)或機密。因此，機關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響機關(guān)單位的生存與發(fā)展。
(二)檔案是機關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會各界關(guān)注的焦點。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機構(gòu)和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法?？梢姍n案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。
(三)檔案是機關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機關(guān)文化是從機關(guān)的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發(fā)展規(guī)律。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務(wù)檔案保存在財務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學(xué)化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠(yuǎn)。
三、檔案管理科學(xué)化的若干對策
檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標(biāo)語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識到建立健全檔案的重要意義，增強機關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點，進(jìn)行重點指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。
3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)
檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關(guān)單位，現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時機，深入到各機關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門有必要主動服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。
4.積極提供檔案中介服務(wù)
通過檔案社會化服務(wù)的形式對檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。
(二)機關(guān)單位自身層面
1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。
2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機制
只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發(fā)。建立檔案管理機制，關(guān)
鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學(xué)利用信息化手段
在機關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機關(guān)管理的高效化。
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關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；高效；科學(xué)；
Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.
Key words: file management; institution; efficiency; Science
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼A 文章編號
檔案是人們進(jìn)行各種活動的最原始記錄，體現(xiàn)了單位及個人的成長和發(fā)展的歷程，是一筆重要的財富和第一手信息來源。所以，加強檔案的管理是各個單位應(yīng)該重視的問題，尤其是在事業(yè)單位，應(yīng)該致力于通過對檔案的科學(xué)化管理來助推單位的高效化運行。
一、科學(xué)化管理檔案的重要意義
檔案管理作為事業(yè)單位的一個重要基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，應(yīng)予以高度重視，檔案出現(xiàn)混亂必將給單位帶來管理上的隱患。當(dāng)前，一些事業(yè)單位的人員流動較快，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)在流動的個人手里或個別部門，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導(dǎo)致知識產(chǎn)權(quán)流失等嚴(yán)重后果。首先，在事業(yè)單位中，檔案還承擔(dān)著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學(xué)的檔案管理能有效印證事業(yè)單位的科技成果及管理水平的高低，在社會的信用體系建設(shè)中，檔案管理建設(shè)也承擔(dān)著重要的角色。其次，檔案是事業(yè)單位文化建設(shè)的一個重要源泉，文化建設(shè)都是從源遠(yuǎn)的歷史發(fā)展中提煉獲得的，而檔案就是一個最好的反映載體，它能全面真實的反映出單位的歷史狀況、發(fā)展規(guī)律、文化特點等元素，為文化建設(shè)提供有力支撐。
二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
（一）管理制度不完善
當(dāng)前，一些事業(yè)單位對于檔案的管理沒有形成一整套制度，對于資料收集也是抓一時，沒有形成系統(tǒng)的收集制度做以支撐。盡管當(dāng)前有些事業(yè)單位已經(jīng)意識到這一情況并做出努力，但是呈現(xiàn)的是，有一定的管理規(guī)模，卻和單位的發(fā)展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設(shè)立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規(guī)模，不能做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確的對檔案進(jìn)行管理。
（二）單位重視程度不夠
檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業(yè)單位往往對人事或組織及財務(wù)工作管理力度較大，而忽視了對于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，沒有意識到檔案的材料是一個單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現(xiàn)出應(yīng)付的狀態(tài)，也就無從談起加強管理加強服務(wù)。
（三）科學(xué)化管理水平低下
伴隨著信息化、辦公自動化進(jìn)程的加快，檔案的存在方式也發(fā)生了很大變化，電子檔案已悄然出現(xiàn)在人們的視野中，其易于復(fù)制、刪除等特點使得傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)化化的要求， 對檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。因此，要創(chuàng)新管理方法，提高科學(xué)化、信息化水平，研究出適應(yīng)電子檔案特點的新方法。
（四）檔案管理人員水平不夠
當(dāng)前，一些事業(yè)單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔(dān)任，或者有全職的保管人員也未經(jīng)過崗前培訓(xùn)，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過自動化手段實現(xiàn)檔案管理等知識，大大限制了檔案管理的科學(xué)化建設(shè)。
三、構(gòu)建檔案管理科學(xué)化的措施
（一）建立科學(xué)化管理制度體系
一項工作的具體開展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業(yè)單位應(yīng)致力于建立起科學(xué)化管理檔案的制度，可依據(jù)國家相關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，制訂出相應(yīng)的實施細(xì)則，包括檔案的借閱、登記、轉(zhuǎn)出、銷毀等具體規(guī)定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學(xué)習(xí)，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會和時代的發(fā)展需要為準(zhǔn)則，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。同時，要加強檢查和監(jiān)督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實處。
（二）加強對檔案管理的重視
作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視檔案管理在單位建設(shè)中的重要作用，從頂層設(shè)計中把檔案管理工作提上議事日程，增強工作的事業(yè)心和責(zé)任感，可成立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)檔案管理的開展，并擇機召開檔案管理形勢分析會，總結(jié)經(jīng)驗和不足，及時查找出問題隱患，以不斷的改進(jìn)工作方法?？梢詥挝恢型诰蛄诵麄鳈n案管理工作中的優(yōu)秀人物，發(fā)揮他們的“輻射”作用，引導(dǎo)全體人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，以帶動單位檔案管理工作的發(fā)展
（三）加強科學(xué)化管理建設(shè)
單位要致力于檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，依托計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息化工具加強檔案的管理，組織技術(shù)力量有針對性的研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，單位提供相應(yīng)的財力支撐，可主動與地方單位交流檔案管理心得，學(xué)習(xí)借鑒他人科學(xué)化管理的經(jīng)驗。對于電子檔案的存儲、復(fù)制要嚴(yán)格予以控制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結(jié)合，通過建立電子標(biāo)簽等方法集中整合管理，建立起規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化的檔案體制。
（四）加強檔案管理人員培訓(xùn)
檔案保管員的素質(zhì)高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要學(xué)會相關(guān)的管理知識，更重要的是要學(xué)習(xí)通過科學(xué)化、信息化手段來管理檔案方法?？赏ㄟ^舉辦培訓(xùn)班的方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計算機軟件使用，并注重平時工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力。還可采取“請進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進(jìn)單位掛鉤結(jié)對，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
結(jié) 語
綜上所述，檔案管理是一個單位的重要歷史財富和信息源泉，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視起此項工作的重要性，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，加強科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進(jìn)事業(yè)單位管理的高效化。
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關(guān)鍵詞：科技檔案管理 高效 創(chuàng)新
1 概述
科技檔案是對于科學(xué)技術(shù)與科學(xué)研究成果進(jìn)行保留的重要依據(jù)，具有重要的價值，是科學(xué)研究成果的重要表現(xiàn)形式?？萍紮n案資源是將科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力與經(jīng)濟價值的重要資源?？萍紮n案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，直接影響著企業(yè)的發(fā)展水平?？萍紮n案記錄了企業(yè)內(nèi)部科學(xué)技術(shù)的研究過程，是對于社會改造過程記錄的重要依據(jù)，也體現(xiàn)了企業(yè)整體的技術(shù)水平。與此同時，科技檔案也是國家的重要資源，是國家科學(xué)技術(shù)水平的標(biāo)志，也是歷史的傳承。無論是國家或者是企業(yè)單位，都要做好科技檔案管理工作，從而更好的利用科學(xué)技術(shù)來創(chuàng)造更高的效益，完成技術(shù)的發(fā)展，造福于后世?，F(xiàn)代社會的發(fā)展主題是可持續(xù)發(fā)展，而科技檔案管理工作就是實現(xiàn)科學(xué)研究持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。
現(xiàn)代社會是知識經(jīng)濟時代，掌握了科學(xué)技術(shù)信息，就掌握了提高技術(shù)水平的關(guān)鍵?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，使得人們的知識產(chǎn)權(quán)保護意識不斷加強，科技檔案的價值逐漸的被人們所認(rèn)識?？萍紮n案的管理工作，已經(jīng)成為了企業(yè)檔案管理工作中的重要內(nèi)容，并且逐漸的與企業(yè)檔案管理工作相分割，成為與企業(yè)生產(chǎn)密切相關(guān)的工作內(nèi)容。科技檔案中包含著珍貴的信息，對于企業(yè)發(fā)展有著重要的意義，是企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益的根本，是企業(yè)的核心價值。筆者就職于供電公司，主要負(fù)責(zé)從事檔案的收集、整理、輔助查閱、管理等工作。下文通過筆者的日常工作的實踐，從管理與服務(wù)兩個方面來分析構(gòu)建高效的科技檔案管理體系的對策。
2 建立高效的科技檔案管理體系的對策
2.1 管理創(chuàng)新 對于現(xiàn)有科技檔案管理工作中，首先要實現(xiàn)科技檔案的管理創(chuàng)新，通過提高管理水平，從而達(dá)到建立一個高效科技檔案管理體系?，F(xiàn)代社會計算機科學(xué)技術(shù)不斷的深入，各行各業(yè)都受到了巨大的影響，全球信息化的趨勢也逐漸影響到了科技檔案管理工作。在國際社會上，信息化管理方式已經(jīng)成為了提高科技檔案管理工作效率的重要舉措。對于科技檔案管理工作開展信息化建設(shè)，是現(xiàn)代科技檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是科技檔案工作發(fā)展的需求。
科技檔案管理信息化，是在檔案管理過程中，實現(xiàn)信息化的錄入、采集、編輯、查閱、儲存、檢索，可以明顯的實現(xiàn)檔案信息的共享與高效傳遞。與此同時，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與多媒體設(shè)備，可以更好的對科技檔案資料進(jìn)行保存，并且更好的對圖表、文字等記錄進(jìn)行說明和反映。傳統(tǒng)的科技檔案管理工作中，科技檔案的體積較大，查閱效率低，補充與修改上存在很大的不便。信息化的科技檔案管理方式，可以將傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)字化，并且以計算機數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行管理與儲存，提高了檔案管理形式的多樣化與高效化。與此同時，信息化的管理方式可以提高科技檔案的利用效率，更好的實現(xiàn)科研成果的共享與轉(zhuǎn)讓，真正的發(fā)揮檔案資料的作用?？萍紮n案只有實現(xiàn)信息交流，才能保證其檔案保持的價值。信息化的管理模式可以提供遠(yuǎn)程訪問與管理的平臺，更好的實現(xiàn)信息資料的修改與收集，減少了時間、地點的限制，并且便于實現(xiàn)高效的查閱、歸檔與整理。另外，信息化的科技檔案管理模式，可以更好的實現(xiàn)檔案歸類的科學(xué)化，并且建立合理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，有效的解決現(xiàn)有檔案管理混亂的問題，實現(xiàn)了科技檔案管理的高效性。
檔案管理工作對于企業(yè)有著重要的意義，在管理上還要注重實現(xiàn)管理模式的流程化與規(guī)范化。檔案管理工作在多數(shù)企業(yè)單位中，是相對獨立的管理部門，與其他業(yè)務(wù)部門組織結(jié)構(gòu)上存在界限，并且大多數(shù)由行政部門進(jìn)行管理。這種結(jié)構(gòu)上的分離，使得檔案管理工作與實際業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門產(chǎn)生銜接不緊密的情況。在檔案管理工作中，要建立科學(xué)合理的檔案管理流程，實現(xiàn)合作管理，保證檔案管理工作的連續(xù)性。在進(jìn)行科研過程中，科技檔案與普通檔案的性質(zhì)有所不同，其應(yīng)該具備良好的可擴充性與廣泛應(yīng)用，其使用頻率較普通檔案更高。另外，科技項目與普通業(yè)務(wù)項目不同，參與研究的部門與人員數(shù)量較多，流程化的管理模式可以使得參與人員的職責(zé)更加明確，有助于提高整體科技項目的工作效率。
2.2 服務(wù)創(chuàng)新 以往科技檔案僅僅是作為對科技成果的保存，難以有效的與科研部門和其他部門產(chǎn)生互動，檔案管理工作過于被動，服務(wù)不到位。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，服務(wù)缺乏良好的創(chuàng)新意識。新時期的科技檔案管理工作對于檔案的開放性要求很高，必須要保證信息更好的進(jìn)行應(yīng)用，充分體現(xiàn)科技檔案信息的價值。在進(jìn)行科技檔案管理中，要不斷的提高服務(wù)意識，并且對于檔案資源的管理上應(yīng)以需求為導(dǎo)向，構(gòu)建良好的服務(wù)體系。
科技檔案管理工作中，管理人員要加強信息的主動采集，提高科技檔案的資源豐富程度，并且加強對于各部門之間的交流協(xié)作，提高科技檔案信息采集的系統(tǒng)性。另外，還要加強對國外先進(jìn)服務(wù)模式的學(xué)習(xí)，促進(jìn)本單位的管理服務(wù)水平的發(fā)展。對于科技成果的交流上，要加強宣傳與推廣，讓研究人員更高的認(rèn)識到科技檔案的重要性，并且促進(jìn)科研人員與科技檔案管理人員的交流配合，提高檔案管理工作的效率。在檔案管理信息化建設(shè)中，提供更多種類的查詢服務(wù)，為科研人員提供更好的服務(wù)。
檔案管理工作還要加強網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，建立信息化的檔案管理平臺，并且建立內(nèi)部檔案局域網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息的互動互聯(lián)。對于科技檔案的管理上，要提高重視程度，加強對管理工作的投入，確?？萍紮n案管理工作的開展具備良好的基礎(chǔ)。另外，還要注重提高科技檔案管理工作的安全性，完善安全保護體系，對于科技檔案信息的共享與保密范圍進(jìn)行精確的劃分，嚴(yán)格控制機密檔案的查閱。
3 結(jié)束語
現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，知識經(jīng)濟時代中，科學(xué)技術(shù)的價值得到重要的體現(xiàn)?？萍紮n案是科技發(fā)展的重要基礎(chǔ)，其管理工作也要與時俱進(jìn)的發(fā)展，對于新的問題進(jìn)行解決。在管理體系的建設(shè)上，要實現(xiàn)信息化、流程化與規(guī)范化，提高檔案管理人員自身的認(rèn)識，認(rèn)識到科技檔案管理工作與普通檔案管理工作的不同，構(gòu)建高效的科技檔案管理體系，從而更好的服務(wù)企業(yè)與社會。
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關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理 創(chuàng)新 思想觀念 知識理論 技術(shù)手段
檔案管理工作和單位其他部門緊密相關(guān)，是單位做好其他各項工作的基礎(chǔ)之一，應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作納入到單位整體工作和發(fā)展計劃中去。面對目前檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，必須提高對檔案管理工作的認(rèn)識，建立完善的管理制度，提高管理人員業(yè)務(wù)水平。其中的關(guān)鍵就是要創(chuàng)新出檔案管理的信息化平臺，才能提高檔案管理的高效性和準(zhǔn)確性。創(chuàng)新在現(xiàn)代社會的各個領(lǐng)域都廣泛存在的，因為只有創(chuàng)新才能進(jìn)步，才能避免被淘汰的危險。所以檔案管理部門為了更好的發(fā)展，在管理檔案過程中要使用創(chuàng)新的管理理念和創(chuàng)新的管理手段，這樣一來才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。
一、檔案管理推陳出新的前提是思想觀念創(chuàng)新
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的綜合國力在不斷的增強，在國際上，我國的地位也在不斷的提升，我國的社會的各方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，這都是在發(fā)展過程中堅持創(chuàng)新的成果。創(chuàng)新的時代的產(chǎn)物，也是符合時展的必然趨勢，在社會發(fā)展過程中，發(fā)展前進(jìn)的要求就是要堅持創(chuàng)新，否則就會被落后。創(chuàng)新活動的基礎(chǔ)是觀念創(chuàng)新，檔案管理部門只要在觀念上認(rèn)識到創(chuàng)新的重要性，才能夠?qū)?chuàng)新運用在檔案管理工作發(fā)展的需要上，在運用創(chuàng)新手段的過程中，逐漸認(rèn)識到創(chuàng)新的重大價值，更好的進(jìn)行檔案管理和社會服務(wù)。只有真正認(rèn)識到了創(chuàng)新在檔案管理工作中的重大促進(jìn)作用，檔案管理部門才能夠?qū)ζ浼訌娭匾?，支持?chuàng)新的管理工作的實現(xiàn)，使創(chuàng)新實踐活動得到順利的開展。現(xiàn)代的檔案管理工作創(chuàng)新要求檔案管人員的思想觀念必須是創(chuàng)新的，現(xiàn)代社會的檔案管理工作的內(nèi)容與過去相比，發(fā)生了很大的變化，所以檔案管理人員要明確這種工作上的變化。過去的檔案管理工作的服務(wù)對象主要是政治，封閉性相對較高，被動接待是過去檔案管理的服務(wù)方式。但隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)階段檔案管理工作的服務(wù)對象就較為廣泛了，不僅僅是政治方面，在經(jīng)濟、科研、教學(xué)等各個領(lǐng)域都已經(jīng)是其服務(wù)的對象，需要主動的開發(fā)檔案信息資源服務(wù)于社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)。時代的轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的服務(wù)水平也有了較高的要求，因此檔案管理工作人員為了順應(yīng)十點的發(fā)展趨勢，應(yīng)將創(chuàng)新手段運用到檔案的管理的工作中，首先在思想觀念上真正意識到創(chuàng)新在檔案管理工作中的巨大作用，這樣一來能夠有利于檔案管理工作在創(chuàng)新觀念的指導(dǎo)下順利開展，在檔案管理工作的過程中，檔案管理工作人員還要不斷更新觀念、解放思想和開拓創(chuàng)新，這樣才能夠及時的解決檔案管理中出現(xiàn)的新問題。檔案管理者必須注重創(chuàng)新思維的培養(yǎng)。創(chuàng)新思維是一個相對性的觀念，是相對于常規(guī)思維而言的一種思維方式。創(chuàng)新思維是在舊的方法和途徑不能有效地解決問題的情況下，采用新的思維去分析問題和解決問題的過程。創(chuàng)新思維的探索還具有開拓性的作用，是一種具有開拓意義的思維活動。它發(fā)明的新技術(shù)、形成的新觀念、提出的新方案和決策以及創(chuàng)新的新理論不斷開拓人類認(rèn)識的新領(lǐng)域。它不僅可以是新發(fā)現(xiàn)和新發(fā)明，而且可以是新方法和新技巧。新穎性、獨特性、非邏輯性、靈活性、對象的潛在性等特點一般是創(chuàng)新思維所具有的，因此，創(chuàng)新思維的培養(yǎng)能夠使檔案管理部門創(chuàng)新成功的幾率大大的提升，也就是說實現(xiàn)創(chuàng)新的基礎(chǔ)是創(chuàng)新思維的具有。
二、檔案管理活力的源泉是理論知識創(chuàng)新
在信息化的模式下，單位檔案管理的工作對象發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)向數(shù)字化載體轉(zhuǎn)變，其管理環(huán)境也已經(jīng)開始向數(shù)字化環(huán)境轉(zhuǎn)變，在檔案資料采集、歸檔、目錄編制、統(tǒng)計、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。 現(xiàn)階段社會上所呈現(xiàn)出的狀態(tài)是知識經(jīng)濟時代，沒有較高水平知識，就難以在現(xiàn)代社上立足，檔案管理工作也是一樣，應(yīng)該在管理過程中要創(chuàng)新檔案管理的知識理論，提高檔案管理的工作水平，避免檔案管理工作落后于時代的發(fā)展，在現(xiàn)實的社會發(fā)展過程中，具有較大創(chuàng)造空間在檔案管理工作中。例如我國的政府職能和工作管理模式在市場經(jīng)濟體制不斷發(fā)展和完善過程中發(fā)生了很大的變化，檔案管理的工作內(nèi)容也會隨之而增加，檔案的整理也就會很復(fù)雜，因此檔案管理工作人員要提高知識水平和知識管理能力，實現(xiàn)檔案管理工作更好的服務(wù)于政府部門和社會上的其他領(lǐng)域。檔案管理人員在新時代的挑戰(zhàn)下，不僅在要思想上重視檔案理論知識的創(chuàng)新，還要主動的積極的去探索檔案理論知識的創(chuàng)新。這樣一來才能夠跟得上時展的步伐，避免遭到淘汰，促進(jìn)和推倒檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。理論創(chuàng)新離不開一支高素質(zhì)的工作隊伍。這就要求我們積極促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高，建立一支學(xué)習(xí)型的工作團隊。在信息技術(shù)日新月異的今天，檔案干部一定要有過硬的專業(yè)水平和運用現(xiàn)代技術(shù)的能力。建設(shè)學(xué)習(xí)型工作團隊是適應(yīng)全球化、信息化和新經(jīng)濟的迫切需要。檔案管理者對學(xué)習(xí)型組織的管理理念加以借鑒和吸收，營造終身學(xué)習(xí)的組織環(huán)境，使學(xué)習(xí)成為一種經(jīng)常化、普遍化的行為，促進(jìn)職工積極學(xué)習(xí)，努力掌握檔案工作所需的知識和技能，爭取成為學(xué)習(xí)型個體和創(chuàng)新型干部，成為復(fù)合型人才。
三、檔案管理工作的動力是技術(shù)管理創(chuàng)新
科學(xué)技術(shù)在社會中各個領(lǐng)域的發(fā)展中廣泛的被使用，并取得了較好的成果。因此檔案管理部門也要采用先進(jìn)的科學(xué)的檔案管理手段來實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提高。在檔案管理過程中可以運用現(xiàn)代化的技術(shù)和科學(xué)的管理模式，作為一種強大的動力來促進(jìn)檔案管理工作的全面開展。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理工作中廣泛的使用，成為檔案管理工作的主要工具，其具有較大的優(yōu)勢，不但能夠?qū)n案做好保護和維護工作，避免檔案的丟失，而且還能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，最大的優(yōu)勢是檔案的開發(fā)和利用較為方便。將技術(shù)創(chuàng)新貫穿在檔案管理的每一個環(huán)節(jié)上，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)現(xiàn)代化和科學(xué)化的檔案管理實現(xiàn)。技術(shù)管理創(chuàng)新一方面要努力推進(jìn)管理模式的創(chuàng)新。檔案管理者要自覺堅持在管理方面的創(chuàng)新上下工夫，在管理手段現(xiàn)代化上下工夫。堅決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹立檔案是一種信息資源、同樣會產(chǎn)生經(jīng)濟和社會效益的理念，把有限的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o限的主動服務(wù)，由傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)、間接服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的、直接的高層次服務(wù)；由封閉型的管理向開放型管理轉(zhuǎn)變；由單一服務(wù)向多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變。另一方面要努力推進(jìn)管理手段的創(chuàng)新。檔案管理主要是和數(shù)字與文字打交道，數(shù)字化檔案將成為今后檔案管理事業(yè)的主要存在形式，建設(shè)數(shù)字化檔案已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展方向。
總之，檔案管理者要按照“面向世界，放眼未來”的原則，樹立檔案管理創(chuàng)新思想，開展創(chuàng)新實踐。對檔案管理的現(xiàn)狀和特點做到心中有數(shù)，要端正創(chuàng)新行為，做到穩(wěn)步前進(jìn)。注意取人之長，補已之短，并注重管理手段的推陳出新，推動檔案事業(yè)不斷發(fā)展。要與國際接軌，注重參與國際檔案信息交流，以滿足多方面利用的要求。
參考文獻(xiàn)：
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高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質(zhì)量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強高校檔案管理工作效果。
1 高校電子檔案分析
當(dāng)今時代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務(wù)已應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高?；疽哑占斑\用辦公自動化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對憑證信息或是高校歷史背景等進(jìn)行把偶才能，利用電子形式對其進(jìn)行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進(jìn)行鑒定，只保留有價值的文件進(jìn)行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應(yīng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，不能積極應(yīng)用各類方式提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至?xí)霈F(xiàn)一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，無法提升其工作效率與質(zhì)量。
第四，電子檔案遠(yuǎn)程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學(xué)生的入學(xué)量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學(xué)等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠(yuǎn)距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢?，在遠(yuǎn)程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導(dǎo)致出現(xiàn)安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用措施
在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進(jìn)行維護與檢查，無論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進(jìn)行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時俱進(jìn)，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進(jìn)管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應(yīng)用效率，增強其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓(xùn)工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。
3.3 創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段
首先，通過各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識，掌握電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案的應(yīng)用效率。其次，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應(yīng)用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進(jìn)的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案技術(shù)的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進(jìn)而提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
