時間：2023-06-05 15:34:34
序論：在您撰寫檔案管理基礎時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范。有些標題不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經(jīng)驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5.規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請示報告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率
主題詞雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。
【關鍵詞】基礎工作；檔案管理；現(xiàn)代化
一、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4、范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
二、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
2、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
三、結(jié)語
在當代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強檔案管理工作時，要根據(jù)檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發(fā)展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代檔案管理的層次和工作效率。
【關鍵詞】基礎工作；檔案管理；現(xiàn)代化
1.檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢
哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
2.實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
2.1全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2.2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
2.3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
2.4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
2.5規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
3.加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
3.2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
1.檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講，目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。六需要管理的額案卷有不同的規(guī)格，越是歷史悠久的檔案館這種情況越嚴重，我國檔案館發(fā)展并不完善，對于這種情況還不能很好的解決，要盡快尋求一條新的工作道路，將這種情況及早解決，讓檔案管理工作進行的更好。
2.實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法
檔案是一個比較繁亂的工作對象，要想取得良好的工作成果就要對檔案實行科學化、標準化的管理方法。
2.1全面普查案卷，去糟取精
要想實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，要對檔案進行徹底的普查，去除不需要的陳舊檔案，達到檔案管理的最高效率。
2.2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
有些案卷內(nèi)容混雜或者裝訂過厚，對于這種檔案我們要進行規(guī)范化處理，將混雜的信息去除，將過厚的檔案進行分類重新裝訂，讓檔案管理提高效率。
2.3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
在計算機管理檔案的過程之中，著錄工作是一項基本工作，著錄工作進行的是否科學決定了計算機工作是否準確，我國相關法律曾經(jīng)出臺過著錄工作的相關規(guī)則，但由于不少工作部門對規(guī)則不遵守造成了著錄工作混亂，在檔案管理時，要結(jié)合單位實際，將著錄工作進行重新規(guī)范。
2.4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。
2.5規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，要補齊；如果題名冗長則刪除。還要統(tǒng)一文種題名，不要出現(xiàn)有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)。所以規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”，這樣就可在檢索中區(qū)分出文件的實質(zhì)作用。
3.加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
3.2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
關鍵詞：基礎工作；檔案管理；現(xiàn)代化
1 檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢
哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
2 實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
2.1 全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2.2 重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
2.3 結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
2.4 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
2.5 規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
3 加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1 分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
3.2 分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
關鍵詞：檔案管理；基礎工作；作用
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
前言
近些年來,隨著國民經(jīng)濟和人們生活水平的飛速發(fā)展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時,檔案的重要性也逐漸現(xiàn)象了出來,成為企業(yè)工作的種種之中。檔案管理工作的優(yōu)劣直接關系著企業(yè)工作的進度,同時也關系到每一個群體的基本信息和參考數(shù)據(jù)。就目前企業(yè)發(fā)展而言,檔案工作直接決定著一個員工的工作業(yè)績、獎金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量龐大、工作系數(shù)難度高和管理人員現(xiàn)代化管理理念的完善?；诖?在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎管理也得到了人們的關注。
一、檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用
現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標準化和規(guī)范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。
（1）、提高檔案管理的規(guī)范化和標準化
現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標準化是衡量檔案管理水平的重要指標，檔案管理基礎工作需要將檔案進行分卷整理，歸檔，將檔案進行分類管理。一些部門由于對檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。
（2）、確保檔案檢索的準確性
檔案管理基礎工作其中重要的一項內(nèi)容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準確找到檔案。
（3）、提高檔案的利用率
檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。
二、檔案管理基礎工作現(xiàn)狀分析
（1）、缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
當前大多數(shù)單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結(jié)構(gòu)一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對于新的檔案管理知識以及檔案管理系統(tǒng)并不熟悉，并且這些工作人員的學習這些新的知識存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進管理知識和管理理念的檔案管理人員，在信息時代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統(tǒng)，由于缺少掌握信息系統(tǒng)的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。
（2）、檔案管理工作不規(guī)范
檔案的檔號是進行檔案基礎工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎不扎實等原因，往往導致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號、出現(xiàn)一卷多冊等情況、檔號的命名不規(guī)范，導致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。
（3）、檔案管理現(xiàn)代化程度不高
目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計算機信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。
（4）、檔案案宗不科學
在檔案管理工作中,案宗是最為關鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對于檔案案宗的認識不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應用的過程中對于整個館藏內(nèi)容和龐大的案卷數(shù)量而言存在著十分復雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對于整個檔案管理質(zhì)量較為欠缺的一環(huán)。
三、檔案管理基礎工作完善措施
（1）、提高檔案管理工作人員素質(zhì)
工作人員素質(zhì)的提高是息息相關的，檔案管理基礎工作水平的提高與由于當前檔案管理基礎工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進一步提高檔案管理基礎工作人員的素質(zhì)。一方面需要改善檔案管理工作人員隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊伍的活力。單位可以引進一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎工作水平。另一方面加強現(xiàn)有工作人員的培訓，向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質(zhì)。同時鼓勵工作人員加強自身學習，通過學習檔案管理知識和信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準確率。
（2）、加強檔案管理工作
首先，從組織上加強檔案管理工作建設，明確專門的檔案工作分管領導，并定期進行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務規(guī)范，并建立相關的獎懲和考核制度。
（3）、加快檔案基礎工作的現(xiàn)代化步伐
計算機信息技術(shù)在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎工作的現(xiàn)代化步伐，首先應該逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準確度，其次，應該積極推行和使用各類新型計算機信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號、規(guī)范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。
（4）、重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
四、結(jié)語
現(xiàn)代檔案管理方法是滿足現(xiàn)有社會需要的一個重要進步,為保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎質(zhì)量,以現(xiàn)代化科學技術(shù)為標準進行深入系統(tǒng)的分析,從而實現(xiàn)檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務，推動社會的進步和發(fā)展。
參考文獻
[1]周宇飛.在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務,2013,11:83.
[2]馬雪松.檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011,12:244.
關鍵詞：檔案管理 基礎管理 現(xiàn)代檔案管理 作用
隨著社會不斷發(fā)展，檔案在人們的日常生活中所起的作用越來越重要，相關部門也加強了對檔案管理的重視。而隨著科學技術(shù)不斷擴展，檔案在管理中也得到了高新技術(shù)的幫助。而即便如此，在現(xiàn)階段的社會發(fā)展過程中，檔案管理仍然存在著許多不容忽視的問題。這就要求相關部門必須加強對檔案管理工作的重視，及時針對存在于其中的問題選擇有效的手段進行解決。
一、目前我國檔案管理基礎工作中存在的問題
從整體上分析，我國目前檔案館多為綜合性的檔案館，如同老圖書館一樣，內(nèi)容十分繁雜混亂，并且不同的檔案之間存在著極長一段時間跨度。并且一直以來，我國檔案館都采用的是封閉式的管理。并且管理最根本的目的是保證檔案材料的安全不丟失，并不針對檔案內(nèi)容進行任何不同程度的處理。這樣就導致了現(xiàn)階段檔案質(zhì)量差，多數(shù)內(nèi)容均為毫無作用的文本信息。
因此，目前在我國檔案管理基礎工作中存在的問題主要可以表現(xiàn)為這樣幾點：第一，檔案在入庫管理的過程中，缺乏統(tǒng)一的號碼標示，許多檔案存在著多卷的情況，極容易造成檔案丟失；第二，檔案名稱不規(guī)范，檔案的標題包含的內(nèi)容過少，導致許多有用的信息都被忽略而造成信息的丟失；第三，檔案缺乏必要的目錄頁，導致許多有用內(nèi)容無法被利用起來，從而造成信息的無用化；第四，檔案內(nèi)缺乏必要的頁碼，丟失也無從下手去尋找；第五，檔案的存儲十分混亂，不同對象的檔案保存在同一個檔案架上，增加了檔案在尋找過程中的困難；第六，檔案不規(guī)范，許多檔案所必需的內(nèi)容沒有被保存下來，反而留在檔案中幾張毫無作用的紙張，還有許多檔案保存的內(nèi)容過多，一個檔案卷有著幾百張材料等等問題。
這些問題都是在長期的整理、查找和保存過程中所表現(xiàn)出來的突出問題。并且從這方面來看，盡管我國已經(jīng)開始在檔案館中采用高新技術(shù)來進行檔案的保護，但這些問題仍然使得我國現(xiàn)階段的檔案管理不具有保證現(xiàn)代信息管理運行的條件。
二、針對目前存在于檔案管理基礎工作中問題的對策
要想提高檔案管理基礎工作的工作水平，就必須針對目前混亂無需的檔案管理工作采取符合規(guī)范和標準的工作方式進行管理，尤其是在檔案的收集、整理、保存等關鍵環(huán)節(jié)都需要采用科學的方法進行工作。
（一）全面整理基本檔案
要采用現(xiàn)代信息管理方式來管理檔案，就必須要針對所有檔案進行全面的普及檢查。根據(jù)檔案的關鍵內(nèi)容進行分析整理，取其精華，去其糟粕。將有價值的內(nèi)容保留下來，去掉其中毫無作用的信息，從而強化檔案的規(guī)范化程度，保證檔案在信息錄入時工作效率的提高以及在信息普查時的信息有用率。
（二）針對檔案重新進行號碼排序
檔案因為混亂無序，導致增加了檔案尋找工作的困難程度。因此，這就要求我們重新針對檔案進行號碼編排，不同內(nèi)容角度分配成不同的號碼，遵循圖書保管等方法進行管理。另外，針對那些缺少頁碼、缺少目錄甚至缺少檔案關鍵內(nèi)容標題的檔案進行重新的加工整理。根據(jù)現(xiàn)有的檔案頁碼進行號碼編排，增添目錄，根據(jù)檔案內(nèi)容進行標題制訂等，保證檔案更加規(guī)范。優(yōu)化檔案不僅可以提高工作效率，簡化工作手續(xù)，還能幫助加快信息化管理方式的普及速度。
（三）規(guī)范檔案著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。但是由于各個檔案館的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以各個檔案館在國家統(tǒng)一的規(guī)劃領導下，結(jié)合自己的實際情況根據(jù)制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
（四）統(tǒng)一分類編號
這就要求我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，而后根據(jù)不同的內(nèi)容制訂不同的要求規(guī)范。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
（一）分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
（二）分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
（三）分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
四、結(jié)束語
在信息高度發(fā)展的今天，必須要加強檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而且我們在信息化的過程中，必須要根據(jù)檔案本身的特點，選擇使用于他的信息管理和收集方式。這就需要我們盡可能的利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，加強檔案管理的軟件開發(fā)，加快檔案電子化的進程。同時，還要提高檔案管理人員的信息化程度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷加強不同環(huán)節(jié)之間的溝通和交流，促進工作人員接受現(xiàn)代化管理檔案的程度。只有這樣，才能推動檔案管理的現(xiàn)代化和科技化，從而做好檔案管理工作，提高工作效率，普及檔案管理工作。
參考文獻：
[1]張艷霞.試論現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用[J].科技經(jīng)濟市場，2014（9）：101-102
