時(shí)間：2023-06-05 15:34:31
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“二元檔案實(shí)踐”理論
在對(duì)“數(shù)字檔案館”的概念進(jìn)行設(shè)計(jì)之前,有一些觀點(diǎn)要事先向大家闡明,以確保我們能站在相同的視角審視數(shù)字檔案館。
檔案是檔案實(shí)踐得以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案理論與實(shí)踐都隨其變化而變化。在2003年，天津師范大學(xué)檔案學(xué)系劉新安教授提出了“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成”的思想，他認(rèn)為“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成是檔案物質(zhì)實(shí)體構(gòu)成的一種形態(tài)，是一種由‘文件實(shí)體集合’和‘檔案歷史聯(lián)系的記錄’兩種物質(zhì)構(gòu)成的形態(tài)”。②而檔案實(shí)踐的對(duì)象是檔案，當(dāng)檔案物質(zhì)實(shí)體出現(xiàn)了雙重構(gòu)成的形態(tài)后，“檔案的形成”也相應(yīng)地被分解為兩項(xiàng)實(shí)踐，一項(xiàng)是形成“文件實(shí)體的集合”，另一項(xiàng)是形成“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，而只有形成了這兩種物質(zhì)，我們才能將它們整合為檔案。
雖然這兩項(xiàng)檔案實(shí)踐的目的都是為了形成構(gòu)成檔案的物質(zhì)，但就實(shí)踐的對(duì)象和性質(zhì)而言，“文件實(shí)體的集合”與“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成是兩類不同性質(zhì)的檔案實(shí)踐?！拔募?shí)體集合”的形成屬于以“文件實(shí)體”為對(duì)象的檔案實(shí)踐，而“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成則屬于以“檔案歷史聯(lián)系的信息”為對(duì)象的檔案實(shí)踐。“文件實(shí)體集合”的形成屬于“檔案實(shí)體管理”，而“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成屬于“檔案信息整理”。這樣在“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成”出現(xiàn)之后，檔案實(shí)踐就從傳統(tǒng)的一元檔案實(shí)踐，演變?yōu)椤皺n案實(shí)體管理”和“檔案信息整理”二元構(gòu)成的檔案實(shí)踐。③
基于“二元檔案實(shí)踐”理論的形成，我們可以站在現(xiàn)代檔案學(xué)理論的角度重新審視和設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館的概念。
數(shù)字檔案館的概念設(shè)計(jì)
業(yè)內(nèi)人士在討論數(shù)字檔案館概念的時(shí)候，大多是關(guān)注傳統(tǒng)檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、數(shù)字化檔案館等概念的比較和區(qū)別。筆者認(rèn)為，在建設(shè)數(shù)字檔案館之前，很有必要對(duì)數(shù)字檔案館內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)致和深入的分析，以便清晰、準(zhǔn)確地把握概念本身的內(nèi)涵，有效地開展工作。
“概念設(shè)計(jì)”是一個(gè)在現(xiàn)代設(shè)計(jì)領(lǐng)域使用頗多的詞語，被廣泛地用于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、建筑設(shè)計(jì)甚至城市規(guī)劃設(shè)計(jì)之中?！案拍钤O(shè)計(jì)”，可以歸納為一種以形象進(jìn)行設(shè)計(jì)描述，設(shè)計(jì)構(gòu)想不拘泥于具體的設(shè)計(jì)形式；它企圖憑借新觀念和新構(gòu)想，進(jìn)行一種理想化的設(shè)計(jì)描述，以求在其中誕生新的設(shè)計(jì)類型?！案拍钤O(shè)計(jì)”對(duì)未來的科技發(fā)展和人們的生活方式進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，最終形成概念產(chǎn)品。概念產(chǎn)品的存在形式可以是三維實(shí)物，也可以是虛擬的電子模型或其他形式。 “概念設(shè)計(jì)”被看做是實(shí)施全新設(shè)計(jì)之前的理論思考和理論形態(tài)的設(shè)計(jì)，盡管也許會(huì)有技術(shù)實(shí)現(xiàn)上的難度或者缺陷，但其本身已經(jīng)是一個(gè)完整的設(shè)計(jì)形態(tài)了。④
（一）數(shù)字檔案館概念設(shè)計(jì)圖
如圖所示，數(shù)字檔案館首先是一個(gè)實(shí)體檔案館，也就是說數(shù)字檔案館是以單個(gè)檔案館為概念主體和行為主體，它是檔案館實(shí)體的一種新形態(tài)。⑤數(shù)字檔案館是由兩個(gè)實(shí)體子系統(tǒng)構(gòu)成的，即文件實(shí)體集合系統(tǒng)和檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)。
（二）文件實(shí)體集合系統(tǒng)
此系統(tǒng)由兩種不同載體形式的文件實(shí)體集合系統(tǒng)組成，即紙質(zhì)文件實(shí)體集合子系統(tǒng)和電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)。
1. 紙質(zhì)文件實(shí)體集合子系統(tǒng)
它是指傳統(tǒng)檔案館中原有館藏的紙質(zhì)檔案。這些紙質(zhì)檔案保持著進(jìn)館時(shí)的整理順序和庫房保存位置,保存這些紙質(zhì)文件的根本目的是為了保證檔案的憑證作用。在計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍應(yīng)用的條件下，為了提高檔案用戶利用檔案信息的幾率，檔案工作人員會(huì)對(duì)這些紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。而這一過程生成的數(shù)字化文件不是當(dāng)時(shí)社會(huì)實(shí)踐下生成并遺留的真正文件，因此不能作為當(dāng)時(shí)社會(huì)實(shí)踐的實(shí)物憑證，尤其是在數(shù)字檔案目前還不具備法律憑證效率的情況下，保留紙質(zhì)文件的實(shí)體集合顯得尤為重要。
2. 電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各單位為提高工作效率產(chǎn)生了大量的電子文件。在計(jì)算機(jī)條件下，可以采用多種方式將電子文件集合在一起，比如存放在硬盤、軟盤、光盤等載體上，形成電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)。
在電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)中，電子文件“實(shí)體”在硬盤上的物理存儲(chǔ)方式遵循著計(jì)算機(jī)自身固定的邏輯和算法。具體地說，計(jì)算機(jī)在確定電子文件“實(shí)體”存儲(chǔ)位置時(shí)，會(huì)考慮到文件的存取速度、存儲(chǔ)空間的有效利用等問題，因此人們很難判斷一份電子文件“實(shí)體”在計(jì)算機(jī)中的物理存儲(chǔ)位置，相應(yīng)地也就失去了對(duì)電子文件“實(shí)體”進(jìn)行排列的權(quán)力。此時(shí)的“電子文件實(shí)體集合”如同一堆未經(jīng)過整理的散亂的紙質(zhì)文件，顯然人們很難從這樣的“文件實(shí)體集合”中解讀出電子文件之間的歷史聯(lián)系。而文件之間一旦失去了這種內(nèi)在聯(lián)系，將不能稱之為檔案，為了體現(xiàn)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論中最為重要的歷史聯(lián)系，必須建立一個(gè)“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”來專門固化、記錄電子文件之間的歷史聯(lián)系，從而使檔案用戶通過一份份有序的電子文件解讀出他想要了解的那段歷史。
(三) 檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)
檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)是專門記錄電子文件之間歷史聯(lián)系的系統(tǒng)，它是由無數(shù)“檔案歷史聯(lián)系的記錄”組成的?！皺n案歷史聯(lián)系的記錄”也是一個(gè)電子文件，在這個(gè)電子文件中記載著一組具有歷史聯(lián)系的電子文件的代碼。打開“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，我們看不到電子文件的具體內(nèi)容，只能通過這組代碼獲悉哪些電子文件是具有關(guān)聯(lián)的，這就像我們不可能從“檔案目錄”中看見文件的具體內(nèi)容一樣。當(dāng)檔案用戶提出查詢檔案信息的需求時(shí)，檔案工作者將首先通過“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”從歷史的角度檢索出具有關(guān)聯(lián)的文件代碼，再通過“文件實(shí)體集合系統(tǒng)”去查找檔案的具體內(nèi)容。
檔案歷史聯(lián)系記錄系統(tǒng)的出現(xiàn)，是數(shù)字檔案館系統(tǒng)的一次變革。它首先解決了檔案人員不能對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)體排列的問題，而且它的出現(xiàn)可以使我們獨(dú)立地發(fā)展記錄檔案歷史聯(lián)系的原理和技術(shù)，使記錄檔案歷史聯(lián)系的方法由傳統(tǒng)的“一維”發(fā)展到“多維”。這樣，我們可以把目光轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案領(lǐng)域，紙質(zhì)檔案是利用文件實(shí)體的一維排列來固化檔案之間的歷史聯(lián)系，即我們只能選取檔案歷史聯(lián)系中的一個(gè)要素（如來源）對(duì)其進(jìn)行整理。這樣形成的紙質(zhì)檔案只能從一維的角度記錄歷史。“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”出現(xiàn)后，紙質(zhì)檔案整理時(shí)不再受傳統(tǒng)檔案整理方法的制約，可以運(yùn)用虛擬整理技術(shù)記錄紙質(zhì)檔案的歷史聯(lián)系，這時(shí)形成的紙質(zhì)檔案就具有了與電子檔案一樣的多維歷史聯(lián)系。這樣，“檔案歷史聯(lián)系記錄系統(tǒng)”出現(xiàn)后，可以運(yùn)用統(tǒng)一的技術(shù)方法來同時(shí)記錄紙質(zhì)檔案和電子檔案的歷史聯(lián)系，形成多維的歷史聯(lián)系的記錄，從而更加客觀、完整地記錄社會(huì)歷史。
結(jié)束語
1． 數(shù)字檔案館的本質(zhì)
數(shù)字檔案館，顧名思義，它是在計(jì)算機(jī)及其技術(shù)高度發(fā)展的條件下發(fā)展起來的一種新型檔案館。它并不僅僅指數(shù)字檔案館館藏信息的全部數(shù)字化，它是能同時(shí)融合紙質(zhì)檔案和電子檔案的一種高度整合的技術(shù)形態(tài)，其實(shí)質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系的數(shù)字化，即當(dāng)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展到一定程度，能用同一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)將紙質(zhì)檔案和電子檔案歷史聯(lián)系數(shù)字化時(shí)，數(shù)字檔案館隨即形成或應(yīng)運(yùn)而生。
2． 數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢(shì)
數(shù)字檔案館是實(shí)體檔案館，而將多個(gè)數(shù)字檔案館中的信息利用虛擬技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，連接在一起形成一個(gè)虛擬的信息空間，就是我們平常所說的虛擬檔案館。⑥虛擬檔案館是一種虛擬的、無形的網(wǎng)絡(luò)空間，強(qiáng)調(diào)的是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文獻(xiàn)信息的一種方式。它的建立是以數(shù)字檔案館中的信息為基礎(chǔ)和支持的，是數(shù)字檔案館建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。
當(dāng)前，檔案界同仁的首要任務(wù)是要認(rèn)清數(shù)字檔案館的本質(zhì)，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)，最大限度地為社會(huì)提供檔案信息資源。
參考文獻(xiàn)
[1][5]于麗娟.再論數(shù)字檔案館[M]，21世紀(jì)的社會(huì)記憶，北京:中國人民大學(xué)出版社,2001
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[4]彭圣芳.概念設(shè)計(jì)探議[J]，美與時(shí)代,2005（12）
關(guān)鍵詞：電子文件 元數(shù)據(jù) 綜述
“元數(shù)據(jù)”一詞，由來已久，其最早出現(xiàn)于計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域。自1996年美國著名電子文件專家戴爾·比爾曼在第十三屆國際檔案大會(huì)上提出“元數(shù)據(jù)”以來，元數(shù)據(jù)開始進(jìn)入檔案學(xué)界研究人員的視野，并逐漸發(fā)展成為檔案學(xué)界新的研究熱點(diǎn)，尤其是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究。筆者試圖通過文獻(xiàn)分析法，對(duì)2000——2011年我國電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究情況進(jìn)行歸納和總結(jié)。
1．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析
筆者選取了中國期刊全文數(shù)據(jù)庫、中國期刊全文數(shù)據(jù)庫-世紀(jì)期刊、中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫及中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫，使用高級(jí)檢索，在“題名”檢索項(xiàng)中填入檢索詞“元數(shù)據(jù)”，同時(shí)在邏輯“且”條件中選擇“關(guān)鍵詞”檢索項(xiàng)并填入檢索詞“電子文件”，選擇2000至2011作為檢索時(shí)間，最終共獲取有關(guān)電子文件管理元數(shù)據(jù)的論文134篇，其中中國期刊原文數(shù)據(jù)庫搜索出132篇，中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫2篇。
通過對(duì)年度的統(tǒng)計(jì)分析，可以了解電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究進(jìn)展情況。依據(jù)本文所使用的檢索方法獲取的134篇論文，其年度分布情況如表1所示。
由表1可知，從2000年到2011年，有關(guān)電子文件管理元數(shù)據(jù)的論文數(shù)量明顯呈上升趨勢(shì)，并且自2002年開始，論文數(shù)量一直保持在比較穩(wěn)定的水平，這說明現(xiàn)階段，電子文件管理元數(shù)據(jù)問題仍是我國檔案學(xué)者普遍關(guān)注的問題，有關(guān)此問題的研究也仍在持續(xù)進(jìn)行中。
2．電子文件管理元數(shù)據(jù)研究的主要內(nèi)容
2.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念與功能研究
2.1.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念
元數(shù)據(jù)最早出現(xiàn)于計(jì)算機(jī)技術(shù)領(lǐng)域，此后被廣泛應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域。自戴維·比爾曼將其引入電子文件管理領(lǐng)域以來，檔案學(xué)者開始對(duì)其進(jìn)行研究，而有關(guān)元數(shù)據(jù)概念的研究自然首當(dāng)其沖。目前為止，我國檔案學(xué)者對(duì)電子文件領(lǐng)域內(nèi)元數(shù)據(jù)的概念研究大致可分成三個(gè)階段：初始定義階段、著錄元數(shù)據(jù)階段以及電子文件管理元數(shù)據(jù)階段。①
初始定義階段，即直接引入計(jì)算機(jī)領(lǐng)域元數(shù)據(jù)的定義：元數(shù)據(jù)即關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)（data about data）。但這一概念過于寬泛，可以適用于各種不同領(lǐng)域，并不專門針對(duì)電子文件，無法作為電子文件領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語或概念，不具備專指性和唯一性。同時(shí)這個(gè)概念也過于抽象，檔案工作人員無法正確的認(rèn)識(shí)和理解它，更不知道在實(shí)踐工作中如何具體的運(yùn)用它。因此，檔案學(xué)界繼續(xù)對(duì)元數(shù)據(jù)的概念進(jìn)行探索，進(jìn)而進(jìn)入元數(shù)據(jù)概念研究的第二階段：著錄元數(shù)據(jù)階段。
著錄元數(shù)據(jù)階段。所謂著錄元數(shù)據(jù)，即元數(shù)據(jù)是關(guān)于單一電子文件和文件組合的背景及相互關(guān)系的結(jié)構(gòu)化著錄數(shù)據(jù)。②其實(shí)這里的著錄元數(shù)據(jù)也就是指著錄信息，這一階段支持這一觀點(diǎn)的代表性學(xué)者有董永昌、何嘉蓀、劉越男等。董永昌、何嘉蓀就明確提出“元數(shù)據(jù)是著錄信息”。著錄元數(shù)據(jù)概念的提出賦予了元數(shù)據(jù)有關(guān)檔案學(xué)的特定意義，同時(shí)由于著錄這一概念對(duì)廣大的檔案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整個(gè)檔案界對(duì)元數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，有利于在實(shí)踐工作中更好的操作和運(yùn)用元數(shù)據(jù)。但這一觀點(diǎn)也受到不少研究者的質(zhì)疑，一些檔案學(xué)者認(rèn)為，元數(shù)據(jù)與著錄信息在作用、獲取方式、穩(wěn)定性等方面都有所不同，因此不能單純的將元數(shù)據(jù)定義為著錄信息。為此，劉越男提出“在電子環(huán)境中可以將文件管理元數(shù)據(jù)理解為著錄信息”③的論點(diǎn)，并從現(xiàn)代著錄定義的拓展、國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)聯(lián)以及電子環(huán)境中兩者的本質(zhì)等方面對(duì)這一論點(diǎn)進(jìn)行了論證。
電子文件管理元數(shù)據(jù)階段。這一階段我國檔案研究者們引入了國際檔案界提出的“電子文件管理元數(shù)據(jù)”概念，即“在對(duì)電子文件及其與文件創(chuàng)建和管理有關(guān)的人、過程和系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)以及為其提供憑證和背景信息的過程中，有關(guān)文件的管理、利用和文件可理解性的元數(shù)據(jù)?！?電子文件管理元數(shù)據(jù)是專門設(shè)計(jì)用于滿足電子文件管理需求，有關(guān)保證文件的真實(shí)性、可靠性、穩(wěn)定性、安全性、完整性、可理解性與可利用性的數(shù)據(jù)。可以看出，這兩個(gè)元數(shù)據(jù)的概念是從作用的角度對(duì)電子文件領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)加以定義的，體現(xiàn)了元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的作用。同時(shí)通過賦予電子元數(shù)據(jù)不同的作用和用途，將電子文件管理元數(shù)據(jù)與其他領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)區(qū)分開來，使其具備檔案學(xué)的專業(yè)內(nèi)涵。
2.1.2電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能
我國檔案學(xué)界對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能進(jìn)行研究的學(xué)者較多。目前主要有四種代表性觀點(diǎn)：
（1）用系統(tǒng)論觀點(diǎn)，將元數(shù)據(jù)的功能分為總體功能和局部功能。代表人物為徐維，他指出“元數(shù)據(jù)的功能就是指元數(shù)據(jù)系統(tǒng)在電子文件管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中所能發(fā)揮的作用和能力。電子文件管理的目的就是通過元數(shù)據(jù)的功能來實(shí)現(xiàn)的。元數(shù)據(jù)的功能可以分為總體功能與局部功能?！雹芡瑫r(shí)系統(tǒng)的闡述了元數(shù)據(jù)功能在文件階段的不同體現(xiàn)以及總體功能與局部功能的關(guān)系。
（2）用比較研究法，建立新的元數(shù)據(jù)功能認(rèn)識(shí)模型和聯(lián)系模型。檔案學(xué)者張正強(qiáng)通過對(duì)國際檔案學(xué)者、國際標(biāo)準(zhǔn)化組織、國際元數(shù)據(jù)項(xiàng)目以及國際標(biāo)準(zhǔn)等提出的元數(shù)據(jù)功能系統(tǒng)進(jìn)行比較分析，并從行為、能力和功效這三個(gè)方面對(duì)這些功能加以重新認(rèn)識(shí)和理解，最終建立起基于行為功能、能力功能和功效功能的元數(shù)據(jù)功能模型及其聯(lián)系模型。
一、國內(nèi)檔案界對(duì)電子文件虛擬屬性的不同觀點(diǎn)
(一)認(rèn)同電子文件虛擬屬性
1.電子文件虛擬屬性的提出
對(duì)于電子文件虛擬屬性的提出背景，丁海斌教授有如下論述：“關(guān)于電子文件的‘虛擬’屬性，國外檔案學(xué)者提出得稍早一些，具有代表性的是D?比爾曼先生，他在第十三屆國際檔案大會(huì)上發(fā)表的《虛擬檔案》一文，被中國檔案界常常提起。從現(xiàn)有資料看，國外在這一問題上爭論并不很多。這種情況與國內(nèi)圖書館界比較相似，國內(nèi)圖書館界在虛擬圖書館的提法上也較少爭論，但我國檔案界關(guān)于這一問題的爭論比較多。原因是什么呢?出現(xiàn)這種差異的原因可能有很多，主要的原因是他們?cè)趯?shí)踐上已經(jīng)比我們先行一步，在實(shí)踐中已經(jīng)完全接受了虛擬的空間形態(tài)?！?/p>
在1996年召開的第十三屆國際檔案大會(huì)上，美國(檔案與博物信息)雜志編輯D?比爾曼作的報(bào)告《虛擬檔案》，提出了與物理檔案(Physical archive)和實(shí)態(tài)檔案庫(Physical repositories of archives)相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案(館)(VirtualArchives)的概念。虛擬和檔案這兩個(gè)詞開始越來越多得聯(lián)系在一起被人們提及。需要注意的是：D?比爾曼的報(bào)告中提到的虛擬是英文“Virtual”，其為計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的詞匯。隨著學(xué)術(shù)界對(duì)檔案“虛擬”屬性的逐步深入得研究，“虛擬”已不再是簡單的計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的詞匯。
2.電子文件虛擬屬性的論述
認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表還有劉家真教授。劉家真教授認(rèn)為：“虛擬(virtual)是指一種概念性的感覺或效應(yīng)，這是非實(shí)際的事物。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，虛擬檔案將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被人腦理解的文字、數(shù)字、圖象、圖表、符號(hào)等，顯示出用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息?！?。
丁海斌教授在有關(guān)文章中對(duì)電子文件的虛擬性進(jìn)行了哲學(xué)性質(zhì)的討論，充分肯定了“虛擬”的積極意義，并提出：“檔案學(xué)界應(yīng)對(duì)電子文檔的虛擬性進(jìn)行深入研究，以迎接行將到來的檔案管理中的數(shù)字化世界?！薄?/p>
雖然檔案界的學(xué)者對(duì)電子文件“虛擬”的認(rèn)識(shí)程度和表述不盡相同，但都一致認(rèn)同：電子文件“虛擬”是一種全新的概念，它符合文件與檔案的屬性，并進(jìn)一步提升了文件與檔案的境界，是檔案界學(xué)術(shù)理論與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)。
表一是認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表者及體現(xiàn)其觀點(diǎn)的論著列表。由表中可以看到，隨著近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，檔案界逐漸接受了電子文件“虛擬”這一屬性。
(二)反對(duì)電子文件虛擬屬性
本世紀(jì)初期，檔案界較多的學(xué)者認(rèn)為：“虛擬”不能作為電子文件的一個(gè)屬性，因?yàn)槠渑c檔案的物質(zhì)性和原始性相抵觸。這一觀點(diǎn)的代表者及其觀點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下論著中：
麻新純先生指出：“電子是一種運(yùn)動(dòng)著的物質(zhì)，人眼雖不能直接看到它，但它確實(shí)具有物理的形態(tài)。而電子文件的形成和再現(xiàn)過程是先將聲音、圖象、數(shù)據(jù)、文字等信息轉(zhuǎn)換為電信號(hào)記錄在硬盤、軟盤和光盤上，再現(xiàn)閱讀時(shí)又將電信號(hào)轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息。這一過程是一個(gè)電子運(yùn)動(dòng)的過程，這個(gè)過程所形成的電子文件是實(shí)實(shí)在在的物質(zhì)形態(tài)，而非“虛態(tài)”虛擬。由此得出電子文件不是“虛擬文件”的結(jié)論，這一結(jié)論在20世紀(jì)末一經(jīng)提出就被大量得引用在檔案界關(guān)于電子文件虛擬屬性的論著中。
二、我的認(rèn)識(shí)
通過上文對(duì)兩種“對(duì)立”觀點(diǎn)的闡述和研究，我發(fā)現(xiàn)他們產(chǎn)生分歧的根源在于“虛擬”這一概念的混淆不清，爭論的雙方討論的對(duì)象是“虛擬”一詞的不同釋義，討論的對(duì)象不同當(dāng)然得出的結(jié)論也不盡相同。
‘持反對(duì)觀點(diǎn)的學(xué)者認(rèn)為“虛擬”是《辭?！分械慕忉專翰环匣虿灰欢ǚ鲜聦?shí)的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。在他們看來，這樣理解下的“虛擬”與電子文件的原始性和物質(zhì)性大相徑庭，完全不可能成為電子文件的一個(gè)屬性。
持認(rèn)同觀點(diǎn)的學(xué)者沒有拘泥于語義學(xué)的片面的解釋，而是聯(lián)系實(shí)踐和社會(huì)的發(fā)展為“虛擬”賦予了新的含義。劉家真教授為“虛擬”下的定義是：“虛擬(Virtual)是指一種概念性的感覺或效應(yīng)，這是非實(shí)際的事物?！薄６『１蠼淌诎选疤摂M”定義為：“虛擬是人類意識(shí)及其創(chuàng)造物(外顯)的存在形態(tài)與表現(xiàn)方式、實(shí)踐方式。它是我們表現(xiàn)自己的內(nèi)心世界和自然界的一切所知所見的工具。它也是我們將意識(shí)應(yīng)用于實(shí)踐、進(jìn)行創(chuàng)造的工具?！薄?/p>
下面我從“虛擬”這一概念人手，探討電子文件的虛擬屬性。
(一)虛擬的概念
變化是絕對(duì)的，不變是相對(duì)的，哲學(xué)告訴我們要以發(fā)展的眼光看問題。同樣我們應(yīng)該以發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)“虛擬”這一概念，不能膠柱鼓瑟。近幾年來隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，許多詞語在我們熟悉的意思之上被賦予了新的含義。例如，“山寨”這個(gè)詞，我們熟知的含義是：在山中險(xiǎn)要處設(shè)有防守的柵欄的據(jù)點(diǎn)，而現(xiàn)在它被我們賦予了“仿造”的新含義。這就告訴我們，“客觀形勢(shì)發(fā)展了，主觀認(rèn)識(shí)也應(yīng)跟著發(fā)展。認(rèn)識(shí)新形勢(shì)中的新矛盾與新聯(lián)結(jié)?！?。
在《辭?！分?，“虛擬”的解釋是：不符合或不一定符合事實(shí)的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。這一釋義只是虛擬的語義學(xué)解釋，更傾向于應(yīng)用在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域，例如今天我們經(jīng)常提及的“虛擬社區(qū)”、“虛擬商店”，在這里虛擬是一個(gè)抽象的概念，與真實(shí)相對(duì)。然而在我們檔案界所涉及的虛擬則與之截然不同?！疤摂M，是人對(duì)世界、對(duì)象、活動(dòng)、意義等的人化形式的構(gòu)建，這些人化形式主要是語言、符號(hào)、規(guī)則、數(shù)字等?！?。讓我們回到上古時(shí)期，那個(gè)時(shí)候語言、文字、數(shù)字還沒有發(fā)明，人們向他人表達(dá)自己的思想(主觀意識(shí))是困難的。這時(shí)為了表述頭腦中的思想(主觀意識(shí))，人們假設(shè)某一特定圖形、聲音來代表頭腦中試圖表達(dá)的事物，并把這一假設(shè)規(guī)定下來成為一個(gè)范圍內(nèi)的共識(shí)，這樣被假設(shè)的圖形、聲音和要表述的主觀意識(shí)之間就形成了一對(duì)一的關(guān)系固定下來，也就形成了最初的文字和語言。打個(gè)比方來說，我們的祖先想表達(dá)“山”這個(gè)事物，他們假設(shè)用“”來表示它，并把這一假設(shè)告知一定范圍的人，這一范圍的人都應(yīng)用這一假設(shè)。這時(shí)最初的文字就產(chǎn)生了，而這樣一個(gè)“意識(shí)一假設(shè)一共識(shí)一文字(符號(hào))”的過程就是上述“虛擬”，也正是虛擬的不同于語義學(xué)的哲學(xué)層面的含義。
從更深層次上講，“意識(shí)是人腦對(duì)外部客觀存在的反映，但這種反映不是客
觀對(duì)象直接進(jìn)入人腦，只是客觀對(duì)象在人腦中的觀念映象，因而它是虛擬的。這種虛擬不是一種單一的反映形式，而是各種反映形式的總和。這種虛擬首先是通過感覺、知覺、表象等感性的反映形式獲得對(duì)客觀現(xiàn)實(shí)的感性經(jīng)驗(yàn)，然后通過概念、判斷、推理等理性的反映形式，形成思想、觀念、理論、計(jì)劃、方案等等，反映事物的本質(zhì)與規(guī)律。這種反映是能動(dòng)的虛擬。”。
據(jù)此，我把“虛擬”定義為：人類意識(shí)及其外在表現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)它們的過程。
(二)電子文件的存在形式
在論述電子文件的載體之前首先要明確電子檔案的概念。電子文件的定義有很多，本文采用的是：“以數(shù)字代碼形態(tài)存在，通過電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息記錄、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件。”。
《電子文件歸檔與管理規(guī)范GB／T18894―2002》中電子文件的定義是：“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！逼渲刑岬降拇艓?、磁盤、光盤等是電子文件的存儲(chǔ)載體，并非我正探尋的電子文件的存在形式。在紙質(zhì)檔案時(shí)代，文件、檔案以紙張的形式存在。那么，電子文件的存在形式是什么呢?
把電子文件和紙質(zhì)檔案作對(duì)比分析：紙質(zhì)檔案的信息載體是文字、圖形、數(shù)字等符號(hào)；電子文件的信息載體除了文字、圖形、數(shù)字等符號(hào)外還包括視頻、圖像、語音等。紙質(zhì)檔案要保存在檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面；電子文件要保存在磁帶、磁盤、光盤等里面。紙質(zhì)檔案要從檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面取出查閱時(shí)需要一定的方式―手工拆封，取出檔案；電子文件要從磁帶、磁盤、光盤等里面讀取查閱時(shí)也需要一定的方式
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。
在上面的比較中，存放電子文件的磁帶、磁盤、光盤等和紙質(zhì)檔案的檔案袋、檔案夾、檔案盒等對(duì)應(yīng)，那誰來和紙質(zhì)檔案的紙張對(duì)應(yīng)呢?我認(rèn)為是電子文件的數(shù)字代碼。電子文件的數(shù)字代碼能夠運(yùn)載各種信息載體收集、歸檔、整理、保管，并在整個(gè)過程中和信息載體(文字、圖形、數(shù)字、視頻、圖像、語音等)不可分離，是信息載體承載信息、傳遞信息的必要介質(zhì)。
故而，我認(rèn)為電子文件的存在形式是數(shù)字代碼，磁帶、磁盤、光盤等是存放電子文件數(shù)字代碼的容器――存儲(chǔ)載體。
(三)電子文件之完全虛擬
紙質(zhì)檔案是半虛擬的，因?yàn)槠涑休d的信息載體(如：文字、圖形、數(shù)字等)都是符號(hào)，也就是人類意識(shí)的外在表現(xiàn)即上文中定義的虛擬，然而紙質(zhì)檔案的載體――紙張既不是人類的意識(shí)也不是其外在表現(xiàn)，更不是人類假設(shè)的，而是來源于物質(zhì)的，是一種實(shí)體而非虛擬。兩者的結(jié)合使紙質(zhì)檔案處于半虛擬的狀態(tài)。
關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案館 館藏 信息空間
進(jìn)入數(shù)字時(shí)代以來，整個(gè)世界在激烈的競爭中不斷前進(jìn)，信息化的程度包括信息技術(shù)水平的提高、信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、對(duì)信息資源的占有和利用，已經(jīng)被當(dāng)作衡量一個(gè)國家綜合國力的一個(gè)重要尺度，也是衡量競爭能力的核心要素。因特網(wǎng)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)功能的增強(qiáng)，變革信息存取方式的時(shí)機(jī)已經(jīng)來到，用數(shù)字處理方法能簡便地實(shí)現(xiàn)用模擬技術(shù)很難實(shí)現(xiàn)的功能，這使得“數(shù)字化”概念更易于為人們所接受。“數(shù)字網(wǎng)絡(luò)”、“數(shù)字音頻”等與數(shù)字有關(guān)的名詞逐漸成為人們現(xiàn)代生活中的常用名詞，“數(shù)字化”不僅成為一種流行，也逐漸成為一種趨勢(shì)，檔案館的形式也因此發(fā)生了重大變化。適應(yīng)這種變化的需求，“數(shù)字檔案館（Digital Archives）”的概念應(yīng)運(yùn)而生。隨著技術(shù)的日臻成熟，數(shù)字化辦公的日益普及，數(shù)字檔案館從理論研究中跳了出來，逐漸成為一種社會(huì)實(shí)踐，我國部分中心城市已經(jīng)創(chuàng)建了數(shù)字檔案館。鑒于此,筆者認(rèn)為有必要對(duì)“數(shù)字檔案館”進(jìn)行概念性的分析。
一、概念的對(duì)比
近幾年來，被提出來的與檔案館未來連在一起的相關(guān)術(shù)語有很多，如電子檔案館（electronic archives）、虛擬檔案館（virtual archives）、數(shù)字檔案館（digital archives）、全球檔案館（global archives）等。
但人們?cè)谑褂眠@幾個(gè)術(shù)語時(shí)常?；煜磺?，以下就是幾種表述：
“電子檔案館”亦可稱為“數(shù)字檔案館”、“虛擬檔案館”或“無墻檔案館”，它不是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)、一個(gè)存放地的概念，可以把它的基本含義解釋為“一個(gè)有序的信息空間”、“一個(gè)信息系統(tǒng)”。①
數(shù)字檔案館（Digital Archives）實(shí)際上就是電子檔案館（Electronic Archives），它是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案館。②
虛擬檔案館（Virtual Archives）,又可稱為無墻檔案館（No Wall Archives），指的是一種虛擬的檔案館信息環(huán)境。③
從這些定義中不難看出，我國檔案界對(duì)數(shù)字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、無墻檔案館等新名詞的使用還是比較混亂的，常常是各個(gè)名詞混同使用，因此，本文先對(duì)這幾個(gè)概念進(jìn)行辨析：
1. 無墻檔案館
無墻檔案館與無墻圖書館有著相類似的特征，從圖書館學(xué)中對(duì)“無墻圖書館”的定義和描述中可以看到，“無墻圖書館”這一概念是從用戶感覺的角度來刻畫網(wǎng)絡(luò)化的特征，網(wǎng)絡(luò)的信息傳遞方式突破了時(shí)間的限制和地理的障礙，使得用戶覺得就像在使用一個(gè)沒有圍墻，沒有借閱的時(shí)間限制的圖書館一樣。在這個(gè)方面，無墻檔案館在很大程度上與之相同，這個(gè)概念主要強(qiáng)調(diào)了在檔案信息利用上時(shí)空界限的突破。目前，無墻檔案館這一概念使用得較少。
2. 虛擬檔案館
在很多場(chǎng)合，“虛擬檔案館”的“虛擬（virtual）”與“虛擬實(shí)在”或者“虛擬技術(shù)”（Virtual Reality）是等同使用的。許多對(duì)虛擬檔案館的定義都以虛擬實(shí)在技術(shù)作為主要用詞。實(shí)際上，虛擬檔案館應(yīng)該是與實(shí)體的傳統(tǒng)檔案館相區(qū)別而提出來的，“虛擬檔案館實(shí)際上是‘利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式’，”④是對(duì)分布于各地、各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋相聯(lián)結(jié)的存在。虛擬檔案館與實(shí)態(tài)檔案館是兩個(gè)相對(duì)的概念，虛擬檔案館是一個(gè)動(dòng)態(tài)的，開放的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境。虛擬檔案館和無墻檔案館則有相似的涵蓋范圍，只是它們各自強(qiáng)調(diào)的側(cè)重點(diǎn)稍有不同。
3. 電子檔案館
電子檔案館是個(gè)使用頻率相當(dāng)高的名詞，這種狀況主要是受了“電子文件”的影響。“電子檔案館”中的“電子”主要是指作用于信息的技術(shù)性質(zhì)，電子檔案館指針對(duì)有永久保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行保管、控制和利用的一種專門機(jī)構(gòu)，那么，我們可以簡單勾劃出電子檔案館的形態(tài)：電子檔案館是存儲(chǔ)以電子形式存在的檔案，廣泛提供利用的系統(tǒng)，其物理意義上的實(shí)體是計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，特別是存儲(chǔ)設(shè)備，包括可與計(jì)算機(jī)暫時(shí)脫離的磁盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備以及與計(jì)算機(jī)相連的硬件載體，它不具有虛擬性的特征。
4. 數(shù)字檔案館
人們總是把電子化和數(shù)字化當(dāng)成同一概念來使用，并不對(duì)它們進(jìn)行仔細(xì)的區(qū)分，然而，從嚴(yán)格意義上，電子化和數(shù)字化兩個(gè)概念是有區(qū)別的。在計(jì)算機(jī)科學(xué)中，電子信息包括了模擬信號(hào)和數(shù)字信號(hào)，所以，數(shù)字信號(hào)是被包含在電子信號(hào)這個(gè)概念里的，電子化的內(nèi)涵大于數(shù)字化。由于數(shù)字化信息在電子化信息中所占的比重越來越大，人們已逐漸視兩者為同義詞。由此，大多數(shù)時(shí)候，電子檔案館和數(shù)字檔案館也被看作是同一事物。但隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字信號(hào)完全有可能不再依賴電子技術(shù)，那么，更不能將它們混為一談了。我們說，“數(shù)字檔案館”這個(gè)概念中的“數(shù)字”強(qiáng)調(diào)的是電子媒介上信息存在形式。數(shù)字檔案館是指依附于數(shù)字化技術(shù)，把文字、聲音和圖象轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，采用數(shù)字方式進(jìn)行檔案信息的存貯、傳輸和處理的存在系統(tǒng)。正因?yàn)檫@樣，數(shù)字檔案館是目前應(yīng)用最為廣泛的一個(gè)詞。
二、數(shù)字檔案館含義的界定
數(shù)字檔案館是一個(gè)正在不斷發(fā)展的新概念，我們可以先對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行預(yù)測(cè)性的討論，勾畫出它的主要特征，應(yīng)避免下定義過早導(dǎo)致概念的固化。
所謂數(shù)字檔案館，是指二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理檔案信息內(nèi)容，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊和多媒體技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，提供網(wǎng)絡(luò)檢索和利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)超大規(guī)模資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。它是一個(gè)有序的信息空間，一個(gè)開放的信息環(huán)境。從廣義上講，數(shù)字檔案館建立在檔案館自動(dòng)化的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)著錄、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)，不僅能使本地和聯(lián)機(jī)用戶查詢利用直接形成于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)字檔案，而且還可以利用經(jīng)過數(shù)字化處理的傳統(tǒng)館藏的數(shù)字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)）的廣義信息系統(tǒng)，既是用戶與信息源的接點(diǎn)，也是信息源與信息源的節(jié)點(diǎn)。
在圖1中反映了數(shù)字檔案館的概念構(gòu)成。
圖1
與傳統(tǒng)檔案館相比而言，數(shù)字檔案館具有以下主要特征：
1. 數(shù)字檔案館的文化性質(zhì)沒有改變
同樣，數(shù)字檔案館的的文化功能依舊保持。數(shù)字檔案館的建立使得檔案館實(shí)現(xiàn)由完全的實(shí)體保管模式向智能管理模式的改變。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，檔案館將特定區(qū)域范圍內(nèi)的所有檔案歸入其管理范圍，對(duì)各種各類的檔案進(jìn)行監(jiān)督和控制，不僅包括政府機(jī)關(guān)行政檔案，也包括企事業(yè)單位、私營企業(yè)、社團(tuán)、甚至個(gè)人的檔案，使檔案館真正成為集中統(tǒng)一管理具有社會(huì)價(jià)值的各類檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)保存社會(huì)記憶的功能。因此，數(shù)字檔案館的文化性質(zhì)不可能改變，也不會(huì)改變。
2. 館藏內(nèi)涵發(fā)生變化
數(shù)字檔案館所擁有的完整的的館藏含義應(yīng)該是“實(shí)體館藏”+“虛擬館藏”。館藏的內(nèi)涵要求數(shù)字檔案館除了收集數(shù)字形式的信息，還需要把原有館藏的文字、聲音、視頻信息等都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)化和處理，將各種信息以計(jì)算機(jī)可處理的字符編碼形式或圖像形式、多媒體形式存貯在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上。數(shù)字檔案館不可能置檔案館原有的館藏資源而不顧。所以，從宏觀的檔案館收藏內(nèi)涵角度來看，館藏一方面包括實(shí)際擁有的傳統(tǒng)館藏的數(shù)字化形式和各類數(shù)字格式的館藏，即“實(shí)體館藏”，另一方面還包括連接在數(shù)字檔案館上的外部檔案信息資源，即相對(duì)的“虛擬館藏”。數(shù)字檔案館勿須存貯龐大的數(shù)據(jù)庫的備份，館藏不再是實(shí)體意義上的集中保管。數(shù)字化的館藏可連接成網(wǎng)，用戶通過遠(yuǎn)程登錄利用信息，極大地改變了傳統(tǒng)檔案管理中一直努力的文件就近保存的處置方式，可避免檔案館館藏之間的不必要重復(fù)。
館藏內(nèi)涵的變化，使得傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展目標(biāo)也有所不同，原有的旨在構(gòu)建一個(gè)龐大的本地館藏目標(biāo)需重新考慮；館藏的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也需要重新界定，實(shí)體檔案的收集質(zhì)量不再是決定性因素，大量高質(zhì)量的數(shù)字化檔案將成為評(píng)價(jià)優(yōu)劣的重要方面。
3. 服務(wù)方式的變化
傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)方式相對(duì)單一，等客上門是最常見的方式。相較之下，數(shù)字檔案館是開放式的，用戶可以通過終端聯(lián)網(wǎng)的方式查找所需要的信息。正如美國檔案學(xué)家D?比爾曼在第十三屆國際檔案大會(huì)輔導(dǎo)報(bào)告《虛擬檔案》一文中所說的那樣：“虛擬檔案出現(xiàn)之時(shí)也就是用戶不論到哪兒都能查閱任何地方的文件，而不必知道它們存放在何處之時(shí)。”⑤借用圖書館學(xué)的用語就是，數(shù)字檔案館的服務(wù)是一種“用戶驅(qū)動(dòng)”的服務(wù)模式，簡單的說，就是以用戶為中心。而且信息檢索系統(tǒng)的功能也不再局限于紙質(zhì)文件信息的輸入、處理、存貯、檢索和輸出，同時(shí)還能夠加工各種視頻、音頻信息。這樣的檢索系統(tǒng)不僅具有靈活的數(shù)據(jù)組織、管理、檢索的能力，而且還具有聯(lián)機(jī)信息處理、資源共享、遠(yuǎn)程傳真、電子郵件等多種功能。傳統(tǒng)檔案館的檢索功能是靜態(tài)的，而數(shù)字檔案館的檢索則是動(dòng)態(tài)的，數(shù)字檔案館的服務(wù)方式必然發(fā)生根本性的變革，從單一服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣?、多層次服?wù)，從而增強(qiáng)與用戶的緊密聯(lián)系，加快檔案信息的使用頻率，有效地提高服務(wù)質(zhì)量。
4. 業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的變化
盡管數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館在許多任務(wù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)上都很相似，但由于其保管對(duì)象的變化，數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)工作幾個(gè)環(huán)節(jié)也發(fā)生了變化，檔案管理從手工操作逐漸向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案館中由人工開展的編目、標(biāo)引、檢索、統(tǒng)計(jì)工作，在數(shù)字檔案館環(huán)境下，可借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行。從事檔案收集工作的人員將不必逐戶上門征集，只需輕敲鍵盤，文件形成者的信息材料瞬間即可征集進(jìn)館。在館藏建設(shè)方面，數(shù)字檔案館要求選擇合適的數(shù)字化信息形式的同時(shí)，還要對(duì)原有館藏實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，其工作內(nèi)容包括了數(shù)據(jù)庫的建立、控制和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)。傳統(tǒng)檔案館在利用服務(wù)業(yè)務(wù)范圍方面包括了幫助用戶查詢檔案信息及相關(guān)資料，指導(dǎo)用戶使用檔案館信息和建立登記用戶使用檔案反饋情況登記；而數(shù)字檔案館除了需要實(shí)現(xiàn)電子檢索之外，還要建立面向用戶的交流界面，以便用戶自主地查閱利用數(shù)字信息。另外，數(shù)字檔案館的鑒定工作有所擴(kuò)充，在內(nèi)容鑒定基礎(chǔ)上又加入了技術(shù)鑒定的工作內(nèi)容，對(duì)電子文件的可讀性、可靠性、有無病毒感染及載體狀況等方面進(jìn)行技術(shù)上的檢測(cè)。
5. 社會(huì)角色的變動(dòng)
檔案館員社會(huì)職責(zé)的變化同社會(huì)的發(fā)展息息相關(guān)。在人類社會(huì)逐漸演變的同時(shí)，檔案館的社會(huì)角色也有所改變。20世紀(jì)下半葉檔案館步入自動(dòng)化發(fā)展階段，人們逐漸擺脫了檔案為保管而保管的社會(huì)意識(shí)，檔案工作人員的自我定位從單純意義上的保管者轉(zhuǎn)向了信息的提供著。而如今，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量應(yīng)用，檔案館員將再度發(fā)生重大變化。接收檔案不再是數(shù)字檔案館的唯一功能，它將主要實(shí)行對(duì)分散的信息集中控制并便于公眾利用的職能，所以檔案館員的主要職責(zé)是：①管理信息資源；②分析和組織信息資源；③提供和傳遞信息；④為用戶利用信息提供咨詢。也就是說，檔案館員將成為關(guān)注檔案信息的完整、準(zhǔn)確和可靠，履行對(duì)信息的監(jiān)督、傳遞、控制職責(zé)的資源開發(fā)者。
注釋:
① 馮惠玲.無紙收藏――《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之二.檔案學(xué)通訊.1998，（2）.
② 王宇暉等.對(duì)傳統(tǒng)檔案館未來形式的認(rèn)識(shí).檔案.1999，（6）.
③ 王宇暉等.對(duì)傳統(tǒng)檔案館未來形式的認(rèn)識(shí).檔案.1999，（6）.
一、現(xiàn)行政策標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件管理對(duì)象的描述
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)是國內(nèi)檔案界關(guān)于電子文件管理最權(quán)威、最基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)，各地出臺(tái)的有關(guān)電子文件管理的地方性標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)幾乎都是以此為藍(lán)本制定的。在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中，電子文件被定義為：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
這是一個(gè)非常寬泛的定義，在這個(gè)定義下所有計(jì)算機(jī)中的文件都是電子文件。現(xiàn)在任何一臺(tái)個(gè)人計(jì)算機(jī)中都至少有十幾萬個(gè)這樣的文件，更不要說大型的服務(wù)器和存儲(chǔ)系統(tǒng)。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項(xiàng)無法完成的任務(wù)。
應(yīng)該說在這里我故意混淆了概念，我所說的“計(jì)算機(jī)中的文件”是指計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件概念，而不是文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件概念。作為一個(gè)檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的“文件”確實(shí)更可能指向文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件，而非其他學(xué)科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規(guī)范》沒有定義“文件”這個(gè)概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風(fēng)。事實(shí)上，我的確懷疑標(biāo)準(zhǔn)中的“文件”的含義更多地來自計(jì)算機(jī)科學(xué)。
在標(biāo)準(zhǔn)中還有關(guān)于電子文件分類的規(guī)定：
電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。
如果說文件概念還存在歧義，那么這個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)毫無疑問是計(jì)算機(jī)科學(xué)的。只有計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件我們才能嚴(yán)格按照這個(gè)分類劃分，而一份文書學(xué)、檔案學(xué)意義上的文件往往是上述多種類型的混合。
或許有人會(huì)說，對(duì)于一個(gè)事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學(xué)和檔案學(xué)中，我們對(duì)于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對(duì)于電子文件這種與計(jì)算機(jī)密切相關(guān)的文件形態(tài)，引入計(jì)算機(jī)科學(xué)的分類方式也不無道理。
必須承認(rèn)，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關(guān)于電子文件的定義和分類是否科學(xué)。但是這種定義和分類至少在檔案學(xué)角度上是不夠清晰的，或者說它離我們熟悉的、實(shí)踐中必須使用的概念、術(shù)語是有距離的。實(shí)際上，在對(duì)于電子文件管理對(duì)象的研究乃至整個(gè)電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術(shù)化的傾向，即過于關(guān)注電子文件管理所需的計(jì)算機(jī)技術(shù)細(xì)節(jié)，而忽略了從檔案學(xué)角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進(jìn)行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)系。這種泛技術(shù)化的傾向在研究中未必不是一個(gè)必須的階段，但是在實(shí)踐中則造成了很多的問題。
二、泛技術(shù)化傾向給電子文件管理實(shí)踐帶來的問題
1、電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的關(guān)系復(fù)雜
電子文件是一個(gè)單獨(dú)的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統(tǒng)檔案的一種不同形態(tài)?
檔案界在最初研究電子文件時(shí)是把電子文件作為一種新型載體的檔案來看待的，現(xiàn)在雖然我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到電子文件與傳統(tǒng)檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢(shì)。這種趨勢(shì)是有其傳統(tǒng)的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現(xiàn)，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個(gè)專門的檔案門類，有著獨(dú)立的編號(hào)、獨(dú)立的目錄和獨(dú)立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間雖然在內(nèi)容上存在著千絲萬縷的聯(lián)系，但彼此之間是補(bǔ)充關(guān)系，紙質(zhì)、照片、音頻、視頻可能同時(shí)用來記載一個(gè)活動(dòng)，但是它們的具體內(nèi)容和表現(xiàn)形式各不相同。但電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式可以完全相同，呈現(xiàn)出一種替代關(guān)系。
如何在檔案管理中把握這種關(guān)系呢?一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問題是，當(dāng)我們接收一個(gè)單位的傳統(tǒng)載體檔案和電子文件時(shí)，電子文件的目錄是應(yīng)該單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫還是并入傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫?如果單獨(dú)建立電子文件數(shù)據(jù)庫，那么同一份文件既有傳統(tǒng)載體又有電子文件，在檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)如何計(jì)算?這些都是電子文件管理的細(xì)節(jié)問題，但是尷尬的是在檔案界對(duì)電子文件進(jìn)行的大量研究中我們很難找到這些細(xì)節(jié)問題的答案，甚至是解決思路，而這些細(xì)節(jié)又恰恰是我們開展實(shí)際工作必須解決的問題。
2、電子文件管理的指導(dǎo)和實(shí)踐之間存在錯(cuò)位
在所有關(guān)于電子文件管理的政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產(chǎn)生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實(shí)踐中，幾乎所有的地區(qū)和單位都依然把傳統(tǒng)載體檔案當(dāng)作真正的檔案(即便它是根據(jù)“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統(tǒng)載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，如果我們把所有的電子文件看成是傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案的電子副本，表面看起來是個(gè)定義問題，是個(gè)看問題的角度問題，但實(shí)質(zhì)上這個(gè)問題關(guān)系到我們電子文件管理研究和實(shí)踐的重點(diǎn)應(yīng)該放在哪里。
3、跛足的“雙套制”
現(xiàn)階段電子管理的一個(gè)重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品”。這個(gè)原則從一出臺(tái)就在學(xué)術(shù)界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發(fā)展。如果說學(xué)界的批評(píng)還多少包含理想化的成分，顯得有些激進(jìn)，那么在實(shí)踐中“雙套制”帶來的困難已經(jīng)開始真正阻礙電子文件管理的發(fā)展?，F(xiàn)有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強(qiáng)調(diào)電子文件的紙質(zhì)化，而沒有把傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化與之結(jié)合起來。這就使得傳統(tǒng)載體檔案特別是紙質(zhì)檔案和電子文件不是嚴(yán)格的一一對(duì)應(yīng)，一方面很多紙質(zhì)檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質(zhì)版本。傳統(tǒng)載體檔案與電子文件并存但不能一一對(duì)應(yīng)，這種不徹底的“雙套制”無論對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室對(duì)電子文件的保管和利用還是對(duì)于將來向各級(jí)檔案館的移交都帶來了很多問題。
三、從實(shí)踐角度對(duì)電子文件管理對(duì)象的再認(rèn)識(shí)
電子文件管理是信息時(shí)代檔案工作面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，對(duì)此我們必須有清醒地認(rèn)識(shí)。電子文件管理必須依據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、循序漸進(jìn)地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理實(shí)踐的首要問題就是要明確電子文件管理對(duì)象，根據(jù)電子文件的不同性質(zhì)和特點(diǎn)有針對(duì)性地開展工作。
我認(rèn)為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數(shù)字信息。
原生性電子文件是指在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生，并且在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說是當(dāng)前電子文件管理學(xué)術(shù)研究中真正關(guān)注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們?nèi)デ岸丝刂?、去全程管理，需要我們運(yùn)用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達(dá)百項(xiàng)的元數(shù)據(jù)來確保其真實(shí)性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動(dòng)取款機(jī)提款到各種電子消費(fèi)，從企業(yè)網(wǎng)上年檢到網(wǎng)上申報(bào)納稅，這種電子文件在社會(huì)生活中發(fā)揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業(yè)的主體——檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數(shù)都不在接收進(jìn)館的范圍內(nèi)。雖然不進(jìn)館的定期檔案我們也要管理，但是對(duì)于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對(duì)于短期保存我們完全可以相信技術(shù)部門有很好的解決方案。
電子副本，也可稱為傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。它包括除了我們通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作生成的電子文件外，還包括幾乎所有OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公文。雖然在一個(gè)有較為完備的OA系統(tǒng)運(yùn)行的單位中，紙質(zhì)文件的產(chǎn)生后于同內(nèi)容的電子文件，嚴(yán)格來說紙質(zhì)文件才是副本。但是由于在現(xiàn)行的法律框架和管理體制當(dāng)中，紙質(zhì)文件才是最終具有法律效力的文本，所以我們完全可以把電子文件視為紙質(zhì)文件的副本。這種角色的轉(zhuǎn)換可以避開電子文件管理中最復(fù)雜、最核心的問題，即電子文件真實(shí)性的長期保存，因?yàn)樽鳛楦北酒湔鎸?shí)性的判定有一個(gè)簡單的方法，即與原件相對(duì)照。因此，只要一份電子文件存在著一個(gè)同內(nèi)容的具有法律效力的傳統(tǒng)載體的文本，我們就可以把這份電子文件看做是電子副本，我們對(duì)這份電子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而電子文件的完整性和有效性就當(dāng)前的理論和技術(shù)而言都是有著充分的保障的。
關(guān)鍵詞：電子文件；電子文件管理；電子文件管理系統(tǒng)
1 引言
電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統(tǒng)檔案學(xué)的理論基礎(chǔ)與管理實(shí)踐，無論是作為一種獨(dú)立的管理領(lǐng)域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國都基本形成了比較明確的電子文件管理機(jī)制、體制，開發(fā)和制定了相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發(fā)現(xiàn)，盡管二十多年來人們對(duì)電子文件認(rèn)識(shí)不斷深化，管理內(nèi)容在不斷擴(kuò)展，但在電子文件及電子文件管理領(lǐng)域中，名詞術(shù)語普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，甚至由此引發(fā)“語言缺陷”，嚴(yán)重影響了電子文件管理理論研究、實(shí)踐發(fā)展和國際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實(shí)踐廣泛應(yīng)用的三個(gè)核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統(tǒng)，似乎都沒有一個(gè)統(tǒng)一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔(dān)并完成的國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室課題――《電子文件管理術(shù)語規(guī)范》 ，在中外有關(guān)資料的分析和有關(guān)專家的建議基礎(chǔ)上，對(duì)于這三個(gè)核心概念作一個(gè)探討，以明確其概念的內(nèi)涵，以及概念關(guān)系。
2 關(guān)于“電子文件”概念
中外關(guān)于電子文件的用語及解釋比較復(fù)雜。二十多年來，電子文件有多種稱謂，類似有“機(jī)讀文件”、“數(shù)字文件”，也有“數(shù)字文檔”、“電子文檔”、“計(jì)算機(jī)文檔”等似是而非的同類名稱。個(gè)中關(guān)系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、術(shù)語表、論著中的定義表述不一。
其中，國內(nèi)的主要類型列舉如下：
（1）電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[1]
（2）電子文件是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的各種形式的信息記錄。[2]
（3）電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]
（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募4]
而國際組織和美、澳兩國的代表性定義列舉如下：
（1）電子文件也稱“數(shù)字文件”，它是用電子設(shè)備傳遞和維護(hù)并具備以下特征的文件：
i）結(jié)構(gòu)：電子文件和附件或其他相關(guān)文檔任何鏈接的格式。
ii）內(nèi)容：在電子文件的結(jié)構(gòu)中傳遞交易證據(jù)的信息。
iii）背景：記錄來源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關(guān)，包括創(chuàng)建者、日期、安全性和訪問、語言、處置、格式等；背景通常分布在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容中。[5]
（2）電子文件是在自動(dòng)化系統(tǒng)中已被捕獲和固定以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)和操作的數(shù)據(jù)或信息，要求使用這個(gè)系統(tǒng)呈現(xiàn)這些數(shù)據(jù)或信息能被人們所理解。[6]
（3）電子文件是用電子設(shè)備創(chuàng)建或維護(hù)的文件，包括模擬格式（另見數(shù)字文件）。[7]
（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態(tài)。[8]
以上定義，就可以看作對(duì)于電子文件這一概念進(jìn)行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國際組織和美、澳兩國，比較強(qiáng)調(diào)電子文件本身的形式特征與技術(shù)特征。而我國有關(guān)定義，尤其是規(guī)范（包括近兩個(gè)規(guī)范的征求意見稿）中的定義表達(dá)，相對(duì)而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認(rèn)識(shí)。事實(shí)上，從我國電子文件管理體制確定之后，我國檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關(guān)聯(lián)起來理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關(guān)系一樣。鑒于我國的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國電子文件管理的實(shí)踐進(jìn)展，尊重現(xiàn)實(shí)情況，在本文研究中，我們認(rèn)為，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術(shù)語（征求意見稿）、電子文件元數(shù)據(jù)基本集（征求意見稿），具備規(guī)范的基本要求，因而，就實(shí)際規(guī)范的制定而言，這三種定義表達(dá)，可以作為電子文件的定義基礎(chǔ)。同時(shí)，比較起來看，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強(qiáng)調(diào)的是電子文件形成的技術(shù)環(huán)境，這跟國際檔案理事會(huì)與發(fā)達(dá)國家的電子文件認(rèn)識(shí)相一致；而后兩者強(qiáng)調(diào)的是電子文件的形成主體與形成環(huán)境，這跟我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范銜接比較好。
因而，本文關(guān)于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達(dá)：
“電子文件是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲(chǔ)和利用，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸?shù)母鞣N形式的信息記錄。”
這一定義的內(nèi)涵如下：
第一，電子文件的形成主體是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織或個(gè)人（“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人”、“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。
第二，電子文件是在各主體履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中形成的。
第三，揭示電子文件的技術(shù)屬性是：利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲(chǔ)和利用，并要以通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸。
第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫、視頻、音頻等形式的電子信息。
3 關(guān)于“電子文件管理”概念
電子文件管理，目前國內(nèi)沒有明確定義，相關(guān)國家的術(shù)語規(guī)范也沒有將其作為獨(dú)立術(shù)語，但一般術(shù)語規(guī)范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對(duì)于電子文件管理進(jìn)行解釋，比較權(quán)威的有國際ARMA協(xié)會(huì)2006年和2007對(duì)此進(jìn)行的解釋：
（1）是根據(jù)文件管理原理和方法，運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件對(duì)信息系統(tǒng)中的電子文件和非電子文件進(jìn)行的電子化管理。[9]
（2）A.文件管理原則在電子文件中的應(yīng)用。B.使用電子系統(tǒng)來應(yīng)用文件管理原則的文件管理。[10]
仔細(xì)分析一下，發(fā)現(xiàn)以上這兩種解釋都不適合我國的電子文件管理的實(shí)踐。我國電子文件管理，盡管沒有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國電子文件管理的研究者認(rèn)為，電子文件管理，首先應(yīng)該是覆蓋電子文件整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程的，如同我們?cè)诶碚撋蠌?qiáng)調(diào)的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業(yè)務(wù)一樣。因而，在本文中，我們認(rèn)為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：
“電子文件管理是指對(duì)電子文件生命周期整個(gè)過程進(jìn)行有效且系統(tǒng)控制的管理活動(dòng)?！?/p>
在這個(gè)定義表述中，需要突出兩點(diǎn)理解：
一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點(diǎn)作為電子文件管理的基礎(chǔ)，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個(gè)整體過程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程”。
二是注重電子文件的全程管理的特點(diǎn)，即對(duì)于整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程實(shí)施有效且系統(tǒng)的控制。
這個(gè)概念的定義基礎(chǔ)，有以下兩個(gè)方面：
一是基于電子文件整體運(yùn)動(dòng)的理解。電子文件整體運(yùn)動(dòng)可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續(xù)體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運(yùn)動(dòng)的一般規(guī)律，前者的優(yōu)勢(shì)在于理論說明簡練、跟傳統(tǒng)的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環(huán)節(jié)（電子文件運(yùn)動(dòng)有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環(huán)節(jié)），但難以解釋電子文件某些特殊運(yùn)動(dòng)現(xiàn)象；后者的優(yōu)勢(shì)在于更好地說明電子文件多因素、跨時(shí)空運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)，但是對(duì)于實(shí)踐部門來說，理解這種復(fù)雜和抽象的概念比較困難。
在本文中，我們認(rèn)為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個(gè)運(yùn)動(dòng)階段與對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)EDMS、ERMS、TDR，作相對(duì)應(yīng)的層次說明，這比較適合國際電子文件管理的運(yùn)動(dòng)階段劃分，也適合我國的電子文件管理與檔案管理實(shí)踐。
二是基于我國電子文件管理法規(guī)文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運(yùn)動(dòng)劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們?cè)诖嘶A(chǔ)上，加上交換、傳輸、處置三個(gè)環(huán)節(jié)。
在本文研究中，我們把電子文件管理運(yùn)動(dòng)階段、管理系統(tǒng)、管理需求作以下層次關(guān)系表示（見圖1）：
這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點(diǎn)，同時(shí)比較明確地說明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機(jī)構(gòu)、管理系統(tǒng)及功能需求。
4 關(guān)于“電子文件管理系統(tǒng)”的系列概念
電子文件管理系統(tǒng)，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關(guān)聯(lián)起來。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國電子文件管理體制與檔案管理體制同時(shí)存在，因而，我們還需要區(qū)分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進(jìn)館后的電子文件在概念運(yùn)用上的不同，而之所以用不同的概念，是因?yàn)檫@三個(gè)階段的電子文件管理，有著不同的管理需要?？梢姡娮游募芾硐到y(tǒng)，實(shí)際是需要區(qū)分三個(gè)階段，因而，也獲得三個(gè)名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統(tǒng)”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數(shù)字倉儲(chǔ)”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環(huán)節(jié)，是在現(xiàn)行機(jī)關(guān)的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統(tǒng)，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統(tǒng)，是有本質(zhì)區(qū)別的。前者在國外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國實(shí)踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運(yùn)用的系統(tǒng)區(qū)分開來，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統(tǒng)，跟EDMS相對(duì)應(yīng)；而后者稱為電子文件歸檔管理系統(tǒng)，跟ERMS相對(duì)應(yīng)。
4.1 電子文件處理系統(tǒng)的釋義。鑒于與EDMS相對(duì)應(yīng)，對(duì)于電子文件處理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒國外EDMS的定義。國外EDMS的定義主要有如下幾類：
（1）用以支持創(chuàng)建、使用和維護(hù)電子文檔的自動(dòng)化系統(tǒng)，其目的是提高組織的工作流程。這些系統(tǒng)不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報(bào)價(jià)值而非證據(jù)價(jià)值（如文檔可能不是文件）。[11]
（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子文件的起草、組織、追蹤和分發(fā)。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]
（3）使用自動(dòng)化的技術(shù)、根據(jù)既定的政策和程序，恰當(dāng)?shù)胤峙?、使用、存?chǔ)、檢索、保護(hù)和保留以數(shù)字格式存儲(chǔ)的信息的軟件應(yīng)用。[13]
在本文中，根據(jù)我國的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對(duì)于電子文件處理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：
“機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，注重電子文件的業(yè)務(wù)流傳、版本固定與現(xiàn)行效力，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這相對(duì)于國外的EDMS（Electronic Document Management System）。”
4.2 電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義。電子文件歸檔管理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國內(nèi)外ERMS有以下幾種釋義：
（1）基于局域網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)據(jù)庫而運(yùn)行的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，它能夠?qū)﹄娮游募匿浫?、校?duì)、審核以及數(shù)字化加工等流程進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)從檔案紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。[14]
（2）為了滿足業(yè)務(wù)對(duì)電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的系統(tǒng)，用以捕獲、保存、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。電子文件管理系統(tǒng)包括：檔案工作者和文件使用者；授權(quán)政策、責(zé)任分配、權(quán)力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊(cè)、用戶指南和其他用以批準(zhǔn)和頒發(fā)政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統(tǒng)；軟件、硬件、其他設(shè)備、必要工具等。[15]
（3）用以管理電子文件創(chuàng)建、使用、維護(hù)和處置的自動(dòng)化系統(tǒng)，其目的是提供業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)。這些系統(tǒng)維持適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)信息（元數(shù)據(jù)）和文件之間的聯(lián)系，以支持它們的證據(jù)價(jià)值。[16]
（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，不考慮載體形式如何，自動(dòng)起草、組織、追蹤和分發(fā)文件的系統(tǒng)。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]
在本文中，根據(jù)我國的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對(duì)于電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：
“為了滿足機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)歸檔電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，用以捕獲、保存、維護(hù)、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。這相對(duì)于國外的ERMS（Electronic Records Management System）?！?/p>
4.3 可信數(shù)字倉儲(chǔ)的釋義。鑒于中外都將進(jìn)館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長期有效保存與利用，是一種國際共識(shí)，因而，“可信數(shù)字倉儲(chǔ)”一詞，中外基本上可以統(tǒng)一起來。為此，可以對(duì)其作如此的概念解釋：
可信數(shù)字倉儲(chǔ)是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)，它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行，具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評(píng)價(jià)機(jī)制，能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)，其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)，如，數(shù)字檔案館。
5 結(jié)束語
電子文件的內(nèi)涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統(tǒng)的功能要求，在我國都會(huì)因需要處理電子文件歸檔前后的關(guān)系，而有不同的觀點(diǎn)和聲音。這一點(diǎn)，跟國外相比，可能我們因此更需要共識(shí)，事實(shí)上，這也是電子文件管理術(shù)語規(guī)范注重國際接軌還是注重國情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國電子文件管理實(shí)踐的需要，也同時(shí)兼顧到國際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學(xué)者的注意，以期有更多的討論與交流。
注①：2011年12月下達(dá)由浙江省委辦公廳承擔(dān)，浙江大學(xué)、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室任守信副主任、姚思遠(yuǎn)處長，國家檔案局技術(shù)部蔡學(xué)美副主任，中國人民大學(xué)趙國俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長，蘇州大學(xué)張照余教授等專家教授的指導(dǎo)。
注②：參考中國人民大學(xué)，電子文件管理百科。“TDR 是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)， 它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行， 具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評(píng)價(jià)機(jī)制， 能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)， 其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)?！?/p>
參考文獻(xiàn)：
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[14]國家檔案局.電子文件安全管理指南（征求意見稿）.
1電子文件與電子檔案的概念區(qū)分
在我國電子檔案管理的理論研究與實(shí)踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴(yán)重影響我國檔案管理的理論研究、實(shí)踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細(xì)分；在特定的情況下，尤其是在實(shí)際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達(dá)成共識(shí)的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時(shí)代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時(shí)備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。
1.1概念區(qū)分的必要性
1.1.1理論研究的需要
統(tǒng)一討論的焦點(diǎn)，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對(duì)應(yīng)的術(shù)語主要有documents、records、archives。這三個(gè)術(shù)語應(yīng)該如何翻譯，我國檔案界也尚未統(tǒng)一意見，其中最大的問題在于對(duì)records的翻譯。主流的觀點(diǎn)認(rèn)為應(yīng)該將records翻譯為“文件”，但也有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯為“檔案”［2］，更有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯成其他的術(shù)語，如“記錄”［3］。事實(shí)上，records一詞應(yīng)該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術(shù)語概念的模糊與混亂。正是因?yàn)槲覈形疵鞔_電子文件、電子檔案的概念及其實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，才導(dǎo)致翻譯時(shí)的混亂。在我國，對(duì)于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質(zhì)文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實(shí)際。盡管電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的，但是兩者的內(nèi)涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價(jià)值形態(tài)與本質(zhì)特征，不利于正確認(rèn)識(shí)處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內(nèi)涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱為“電子文件”，在學(xué)術(shù)交流與討論中往往會(huì)出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個(gè)生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢(shì)在必行。只有明晰這兩個(gè)基本概念及其內(nèi)涵，才能統(tǒng)一學(xué)術(shù)研究與討論的焦點(diǎn)，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)：一方面，這有利于準(zhǔn)確地翻譯與引進(jìn)國外的相關(guān)理論，更好地進(jìn)行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準(zhǔn)確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點(diǎn)與相關(guān)理論，明確檔案學(xué)界的研究對(duì)象與研究領(lǐng)域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。
1.1.2實(shí)踐工作的需要
明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個(gè)生命周期連續(xù)管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對(duì)象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權(quán)限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設(shè)置了思想、觀念以及行動(dòng)上的障礙。從實(shí)踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內(nèi)涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開展核心業(yè)務(wù)；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業(yè)務(wù)邊界的努力方向。檔案部門針對(duì)紙質(zhì)載體開展現(xiàn)行文件利用的成績和事實(shí)證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業(yè)務(wù)提供理論支持，因?yàn)楹斓倪壿嬘肋h(yuǎn)支持不了清晰的主張。
1.2概念明晰
盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對(duì)不同階段所對(duì)應(yīng)的術(shù)語進(jìn)行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語為electronicrecords。
2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)
前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點(diǎn)盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設(shè)計(jì)”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)，并對(duì)“文件”的整個(gè)形成過程實(shí)行管理控制。然而在實(shí)際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責(zé)范圍，檔案部門并沒有實(shí)際的管理權(quán)限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應(yīng)是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對(duì)于電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進(jìn)行思考與確認(rèn)。
2.1紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點(diǎn)
在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實(shí)際業(yè)務(wù)流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對(duì)文件保存價(jià)值的認(rèn)定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對(duì)固定的時(shí)間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點(diǎn)和檔案管理工作邏輯起點(diǎn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點(diǎn)是針對(duì)實(shí)際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點(diǎn)，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。
2.2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)
按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時(shí)、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，更好地維護(hù)檔案真實(shí)、完整、安全。在廣東省黨政機(jī)關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，檔案部門對(duì)此進(jìn)行審核、鑒定，最終對(duì)具有檔案價(jià)值、符合要求的電子文件進(jìn)行正式歸檔。經(jīng)過兩個(gè)環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實(shí)、全面地反映形成機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護(hù)其完整性、真實(shí)性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對(duì)電子文件進(jìn)行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充完善，系統(tǒng)也會(huì)顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對(duì)預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因?yàn)殡娮游募唤?jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會(huì)作為審計(jì)日志內(nèi)容記錄下來，檔案部門需要對(duì)預(yù)歸檔的文件進(jìn)行維護(hù)與審查。在國外的理論和實(shí)踐中，都強(qiáng)調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價(jià)值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對(duì)象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設(shè)定元數(shù)據(jù)對(duì)文件進(jìn)行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當(dāng)?shù)墓芾?。?］從電子文件捕獲的操作范圍、時(shí)間、方式來看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對(duì)象可以是任何電子文件，而歸檔的對(duì)象只是具檔案保存價(jià)值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實(shí)際工作中不屬于線性流程關(guān)系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實(shí)質(zhì)上說，文件的捕獲對(duì)應(yīng)于本土化的語言和管理方式也就大體相當(dāng)于歸檔工作的預(yù)備階段。因此，結(jié)合我國國情，并參照廣東省黨政機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況與成功經(jīng)驗(yàn)，可將“預(yù)歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對(duì)應(yīng)，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點(diǎn)。對(duì)電子檔案管理而言，其實(shí)際工作的邏輯起點(diǎn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一致，只有文件業(yè)務(wù)和管理的相關(guān)工作結(jié)束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實(shí)際管理權(quán)限來看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時(shí)機(jī)有所提前，在實(shí)際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預(yù)歸檔或捕獲，但電子文件的預(yù)歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權(quán)力，正式歸檔則是賦予其保存與維護(hù)的職責(zé)，因此，歸檔意味著文件工作的結(jié)束，也標(biāo)志著檔案工作的開始。
2.3明晰邏輯起點(diǎn)
無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實(shí)際管理權(quán)限開始的。實(shí)際中若沒有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，在事實(shí)上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開始，文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時(shí)將其進(jìn)行預(yù)歸檔或及時(shí)捕獲，至此，檔案部門對(duì)電子文件有了實(shí)實(shí)在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實(shí)際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國實(shí)際情況，可將預(yù)歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對(duì)應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開始就對(duì)其具有實(shí)際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)仍是歸檔或捕獲。
3全程管理與前端控制的理論反思
全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認(rèn)同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時(shí)代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對(duì)電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”。“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實(shí)可靠，檔案部門和檔案工作者應(yīng)該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初）就對(duì)電子文件進(jìn)行前期的監(jiān)督與控制”。［9］
3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處
3.1.1現(xiàn)實(shí)中的尷尬
無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)要從形成階段開始對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期實(shí)行管理。然而，這兩個(gè)理論在現(xiàn)實(shí)中存在一定的矛盾與尷尬：如果實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時(shí)并不需要強(qiáng)調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因?yàn)樗鼈兌急粰n案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視；而如果強(qiáng)調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對(duì)前端的管理在實(shí)際上難以實(shí)現(xiàn)。因此，這兩個(gè)理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實(shí)踐中也存在難以實(shí)現(xiàn)的尷尬。
3.1.2實(shí)踐中的不可行
InterPARES項(xiàng)目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會(huì)上指出，在從電子文件到電子檔案的整個(gè)生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。［10］也就是說，在實(shí)踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實(shí)踐中并不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對(duì)于我國的機(jī)關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個(gè)生命周期的“中端”。一般而言，我國機(jī)關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無權(quán)對(duì)前端的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理；機(jī)關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無權(quán)對(duì)檔案館工作進(jìn)行干預(yù)。因此，機(jī)關(guān)檔案室無法實(shí)現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應(yīng)該認(rèn)清自身在整個(gè)生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實(shí)踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對(duì)電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。
3.2機(jī)關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位
從理論和實(shí)踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責(zé)是保證歸檔文件真實(shí)、可靠、完整、可用。機(jī)關(guān)檔案室既是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個(gè)生命周期“中端”位置的它，更應(yīng)該具有手明晰的定位。
3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)
對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。
3.2.2開展專業(yè)的檔案管理工作
機(jī)關(guān)檔案室的工作包含兩個(gè)方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持，同時(shí)也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機(jī)關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與參考實(shí)例，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開展。因此，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。
3.2.3積極關(guān)注全過程管理
正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強(qiáng)調(diào)的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會(huì)的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責(zé)的有限性。［12］對(duì)此，我們的理解是：全程管理是一個(gè)多部門分工協(xié)作的過程，檔案部門作為其中的一個(gè)重要角色應(yīng)該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應(yīng)的意見與建議，積極參與電子文件相關(guān)管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等的制定，做到“全程關(guān)注”。具體來說，機(jī)關(guān)檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設(shè)提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。
4電子檔案的真實(shí)性問題
電子檔案的真實(shí)性是檔案部門尤為關(guān)注的核心問題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對(duì)于以維護(hù)檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)檔案室擔(dān)負(fù)著接收和整理電子文件的重要職責(zé)。在電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過程中，機(jī)關(guān)檔案室在保障電子文件和電子檔案真實(shí)性中的作用和責(zé)任是重要而有限的。
4.1真實(shí)性的內(nèi)涵
在國際上，以InterPARES項(xiàng)目為代表，圍繞電子檔案的“真實(shí)性”問題做了許多研究，對(duì)于Inter－PARES詞典中“真實(shí)性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時(shí)的原始狀態(tài)一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實(shí)性”是針對(duì)檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權(quán)限與職責(zé)相符，即維護(hù)檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實(shí)性”需求劃分為兩個(gè)方面：一是文件在形成過程中的真實(shí)，即一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)；二是文件在形成之后的真實(shí)，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時(shí)的本來面貌。［14］對(duì)應(yīng)上述概念，真實(shí)性要求可分兩個(gè)部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實(shí)的，即文件的真實(shí)性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內(nèi)容真實(shí)性即文件所記錄的內(nèi)容是真實(shí)、客觀的；二是對(duì)被移交到保管者那里的電子檔案的真實(shí)性，在實(shí)際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務(wù)結(jié)束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對(duì)文件真實(shí)性的維護(hù)。
4.2真實(shí)性保障的內(nèi)在要求
我國研究中“真實(shí)性”所包含的兩方面要求實(shí)則對(duì)應(yīng)了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責(zé)。對(duì)于文件的真實(shí)性及文件內(nèi)容真實(shí)性的保證，關(guān)鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對(duì)于文件原始面貌的維護(hù)才是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。保障和延續(xù)電子文件真實(shí)性的任務(wù)是由文件形成部門和檔案部門共同承擔(dān)的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對(duì)“真實(shí)性”進(jìn)行拷貝與維護(hù)。（1）形成部門決定文件真實(shí)性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負(fù)責(zé)保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內(nèi)容與客觀事實(shí)是否相符，更應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實(shí)相符，檔案部門更加無法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負(fù)責(zé)保證文件形成過程的真實(shí)性，檔案部門不應(yīng)該也無法干預(yù)這個(gè)過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責(zé)就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會(huì)因?yàn)槲募恼鎸?shí)性有一點(diǎn)瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實(shí)的，檔案部門得收，即便提交文件的內(nèi)容不是完全真實(shí)的，檔案部門也得保存其原始狀態(tài)，因?yàn)檫@種不真實(shí)的電子文件依然是業(yè)務(wù)工作的真實(shí)記錄。（2）檔案部門維護(hù)檔案真實(shí)性。雖然文件的真實(shí)性不由檔案部門決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務(wù)與責(zé)任保證歸檔后文件（即檔案）的真實(shí)性，如在管理過程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對(duì)此負(fù)責(zé)。從對(duì)In－terPARES項(xiàng)目“真實(shí)性”定義的理解出發(fā)，針對(duì)檔案真實(shí)性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護(hù)其真實(shí)性。由此可知，拷貝電子文件的真實(shí)性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性才是檔案部門的職責(zé)所在。此外，檔案部門應(yīng)對(duì)前端文件形成部門給予相對(duì)充分的信任，因?yàn)椴粌H僅只有檔案需要“真實(shí)性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實(shí)屬性。
4.3檔案部門對(duì)真實(shí)性的管理職責(zé)
總的來說，檔案部門的責(zé)任在于固守檔案的本質(zhì)屬性，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性，而非保證電子文件的真實(shí)性。并且要明確，不僅應(yīng)在保存過程中維護(hù)檔案真實(shí)性，還應(yīng)在為用戶提供檢索利用時(shí)對(duì)真實(shí)性進(jìn)行維護(hù)。因此，檔案部門的職責(zé)實(shí)際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時(shí)驗(yàn)證其真實(shí)性，尤其是對(duì)元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進(jìn)行鑒定；第二，建立包容性極強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時(shí)實(shí)現(xiàn)真實(shí)性的對(duì)接與拷貝，以包容性管理來維護(hù)歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實(shí)性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性。
5電子檔案的長期保存問題
電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學(xué)界共同關(guān)注的重要問題之一。
5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學(xué)界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關(guān)鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實(shí)性和可讀性。電子檔案載體技術(shù)的天然特性給長期真實(shí)性和可讀性帶來了與紙質(zhì)載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對(duì)設(shè)備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點(diǎn)，國內(nèi)繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關(guān)研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機(jī)制［19］、標(biāo)準(zhǔn)體系［20］、技術(shù)方案［21-22］等方面展開，同時(shí)也不乏對(duì)國外研究與實(shí)踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識(shí)性的管理策略。從總體而言，國內(nèi)外檔案學(xué)界對(duì)該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實(shí)性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點(diǎn)，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學(xué)界與檔案部門實(shí)際上具有一定的職責(zé)側(cè)重和特定的角色定位。
5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結(jié)出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨(dú)立解決的，檔案部門應(yīng)當(dāng)突出自身的專業(yè)特色與核心職責(zé)；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應(yīng)該對(duì)電子檔案的真實(shí)性、可讀性實(shí)行維護(hù)性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術(shù)是由計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域提出、攻關(guān)和實(shí)現(xiàn)的，檔案界則是通過對(duì)這些技術(shù)進(jìn)行分析、選擇和應(yīng)用，來構(gòu)建電子檔案長期保存的適用策略，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術(shù)的選用者以及策略的研究、制定和實(shí)施者，而非關(guān)鍵技術(shù)的主要研發(fā)者，因此檔案界對(duì)電子檔案長期保存的貢獻(xiàn)主要在于管理策略。以紙質(zhì)條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，為了保證紙質(zhì)檔案具有長期真實(shí)性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實(shí)體的物理管控以及檔案文獻(xiàn)修復(fù)工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內(nèi)容可讀和檔案實(shí)體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因?yàn)檫@最終取決于造紙技術(shù)；檔案部門也無法決定檔案形成機(jī)構(gòu)的紙張選擇，因?yàn)檫@取決于檔案形成部門業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責(zé)是在獲取檔案的管理權(quán)限之后，將檔案放置在一定條件下進(jìn)行維護(hù)性管理，其根本目標(biāo)并非“絕對(duì)永久”地保存檔案實(shí)體，而是通過管理性、技術(shù)性策略，盡可能地延長檔案實(shí)體保存時(shí)限，使檔案能夠盡可能長久地為社會(huì)提供利用服務(wù)。因此，從時(shí)間和空間上看，檔案部門對(duì)紙質(zhì)檔案長期保存的管理職責(zé)具有相對(duì)獨(dú)立性，與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質(zhì)上的相似性，在社會(huì)技術(shù)的發(fā)展中，檔案部門應(yīng)該以相對(duì)穩(wěn)定的管理職責(zé)與管理方式來應(yīng)對(duì)社會(huì)活動(dòng)方式的多元化趨勢(shì)，因此檔案學(xué)界和檔案部門都應(yīng)該找到并明確檔案長期保存工作的核心價(jià)值與角色定位，從而以具有學(xué)科特色的管理體系來完善實(shí)際工作。在近年國外與國際性的實(shí)踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關(guān)系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會(huì)（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項(xiàng)目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發(fā)的基礎(chǔ)。［26］檔案界等保管領(lǐng)域并未研發(fā)出這一根本性的架構(gòu)模型，而是對(duì)OAIS模型進(jìn)行分析與應(yīng)用，是制定管理策略的重要依據(jù)?；贠AIS的長期保存管理模式又體現(xiàn)著維護(hù)性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進(jìn)行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項(xiàng)目。InterPARES項(xiàng)目的開展離不開其他學(xué)科領(lǐng)域的參與和支持，在電子檔案真實(shí)性維護(hù)與長期保存的研究過程中，該項(xiàng)目吸納了來自法律、歷史、計(jì)算機(jī)技術(shù)與工程、信息科學(xué)及化學(xué)等多學(xué)科的專家學(xué)者為其提供專業(yè)領(lǐng)域的智力與技術(shù)支持。［27］檔案界從其他學(xué)科領(lǐng)域提供的專業(yè)知識(shí)中，選用與管理目標(biāo)相契合的技術(shù)和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計(jì)劃。美國NARA2014-2018財(cái)年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對(duì)這些檔案，主張研究和推進(jìn)“云歸檔”及相關(guān)的保存策略。［28］這也反映了“維護(hù)性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機(jī)構(gòu)活動(dòng)方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎(chǔ)，形成對(duì)前端活動(dòng)方式具有適應(yīng)性和包容性的管理策略，保證從既有活動(dòng)交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時(shí)、有效管理。
5.3對(duì)電子檔案長期保存實(shí)行維護(hù)性管理
從工作性質(zhì)上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責(zé)范疇；然而從更深層的內(nèi)在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對(duì)獨(dú)立的工作職責(zé)與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價(jià)值，也是社會(huì)分工專業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應(yīng)進(jìn)一步反思自身的根本價(jià)值、固有原則、社會(huì)意義與實(shí)際邊界，檔案學(xué)界則應(yīng)以此為基礎(chǔ)繼續(xù)開展更具專業(yè)意義的理論性與應(yīng)用性研究。
6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢(shì)
電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會(huì)發(fā)展邁向信息化時(shí)代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過渡性時(shí)期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性。
6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)
在檔案信息化建設(shè)中，“雙套制”指文件歸檔后紙質(zhì)版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學(xué)界對(duì)“雙軌制”的定義可以總結(jié)為，在文件形成、流轉(zhuǎn)的全過程中，電子形式與紙質(zhì)形式始終共存，這實(shí)際也意味著在文件流轉(zhuǎn)的終端，也將以“雙套制”進(jìn)行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認(rèn)為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢(shì)在于，對(duì)電子形式而言安全可靠，對(duì)紙質(zhì)形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補(bǔ)的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應(yīng)用的內(nèi)在原因。盡管如此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，社會(huì)對(duì)于以電子形式為載體的活動(dòng)方式越發(fā)適應(yīng)和依賴，紙質(zhì)形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費(fèi)。從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，實(shí)際工作中許多單位往往會(huì)在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時(shí)就將電子形式的文件打印成紙質(zhì)硬拷貝，再將電子版與紙質(zhì)版同時(shí)歸檔，在檔案管理過程中，需對(duì)兩個(gè)版本同時(shí)進(jìn)行維護(hù)；而在檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行掃描，形成電子檔案。在這一反復(fù)處理的過程中，實(shí)際對(duì)資源造成了不小的浪費(fèi)。由于電子檔案的管理不善，同時(shí)造成重復(fù)勞動(dòng)和存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，而在電子—紙質(zhì)—電子的轉(zhuǎn)換過程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質(zhì)形式階段，直接導(dǎo)致紙張資源浪費(fèi)，也對(duì)檔案管理人員造成了更大的工作負(fù)擔(dān)。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費(fèi)的問題。（2）對(duì)檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案真實(shí)性與完整性的有效管理。對(duì)于以電子形式形成、流轉(zhuǎn)的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實(shí)際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實(shí)性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來，后續(xù)對(duì)于紙質(zhì)版本檔案的管理，其客體對(duì)象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質(zhì)版本僅承載了檔案的信息內(nèi)容。對(duì)于原生電子檔案而言，只有同質(zhì)歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護(hù)檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質(zhì)流程對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對(duì)電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對(duì)于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領(lǐng)域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應(yīng)性和有效性的管理方式。
6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉(zhuǎn)變需求
雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對(duì)電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對(duì)電子檔案采取相對(duì)謹(jǐn)慎的管理方式。在信息化建設(shè)早期，由于電子形式載體管理技術(shù)尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于當(dāng)時(shí)的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學(xué)者們對(duì)電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實(shí)性”、“可靠性”等概念對(duì)紙質(zhì)條件下的“原始性”進(jìn)行拆解詮釋，以此取代傳統(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對(duì)電子檔案真實(shí)性問題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實(shí)性問題解決思路與實(shí)施技術(shù)，電子檔案管理者與使用者對(duì)于該問題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實(shí)際上，在社會(huì)生活的其他領(lǐng)域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。比如，在銀行業(yè)務(wù)、證券業(yè)務(wù)、電子商務(wù)等事務(wù)中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務(wù)活動(dòng)中的主要甚至唯一形式，社會(huì)對(duì)于這類事務(wù)幾乎不存在不信任感，對(duì)電子形式予以信任在這些領(lǐng)域中習(xí)以為常；會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進(jìn)工作，國家發(fā)改委辦公廳、財(cái)政部辦公廳、國家稅務(wù)總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號(hào)），要求各單位組織開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作，據(jù)了解，相關(guān)工作已經(jīng)取得一定進(jìn)展和成效?？梢?，在以電子形式為業(yè)務(wù)活動(dòng)開展主要方式的領(lǐng)域，其對(duì)于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動(dòng)相關(guān)技術(shù)的改造和應(yīng)用，推行業(yè)務(wù)全流程電子化。對(duì)于檔案管理而言，隨著技術(shù)發(fā)展與社會(huì)活動(dòng)方式變化，對(duì)于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實(shí)性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時(shí)才得以普遍使用的，社會(huì)選用一種介質(zhì)作為主流信息載體往往是出于實(shí)用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認(rèn)等基本要求即可。這其中對(duì)于載體實(shí)際也有一定的真實(shí)性和穩(wěn)定性要求，不具有真實(shí)性、穩(wěn)定性的載體是無法成為主流介質(zhì)的。檔案部門對(duì)于這種真實(shí)性和穩(wěn)定性固然具有更嚴(yán)格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計(jì)算機(jī)領(lǐng)域也正不斷完善其技術(shù)特性，從而使其更好地滿足社會(huì)活動(dòng)需要。因此，檔案部門的專業(yè)性管理要求應(yīng)該通過完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實(shí)現(xiàn)，從循序漸進(jìn)的實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步與技術(shù)部門共同建立起經(jīng)過反復(fù)驗(yàn)證的技術(shù)管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實(shí)性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。
6.3國際趨勢(shì)———電子形式單套制歸檔與單軌制管理
電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機(jī)構(gòu)的趨勢(shì)。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進(jìn)電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質(zhì)檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機(jī)關(guān)由管理預(yù)算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標(biāo)1.1和1.2要求分別對(duì)電子檔案和電子郵件以電子方式實(shí)行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)向電子形式的檔案管理轉(zhuǎn)型，鼓勵(lì)其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時(shí)對(duì)接收的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質(zhì)檔案。［33］上述實(shí)踐都反映出同一趨勢(shì)———當(dāng)電子形式成為主流活動(dòng)交流方式時(shí)，檔案部門也應(yīng)對(duì)電子檔案實(shí)行適應(yīng)性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對(duì)于許多領(lǐng)域而言，既是必然的趨勢(shì)，也是迫切的需求。6.4推動(dòng)我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)模化應(yīng)用是社會(huì)發(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結(jié)果，要最大程度地維護(hù)原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性價(jià)值，就要實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領(lǐng)域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動(dòng)我國電子檔案管理單軌化，首先應(yīng)該建立起對(duì)電子形式虛擬載體的信任，其次應(yīng)該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時(shí)，加強(qiáng)與其他領(lǐng)域的合作，從實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步完善法規(guī)體系，在必要領(lǐng)域盡早實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。
7結(jié)語
