時(shí)間：2023-06-04 09:37:41
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我試著翻譯閱讀英國(guó)伯明翰大學(xué)圖書館特別收藏部Ivana女士給我發(fā)的電子郵件，郵件附上了該圖書館與寄存者之間需要簽署的《長(zhǎng)期寄存協(xié)議》。該協(xié)議共有20條，詳細(xì)規(guī)定了圖書館與寄存者之間的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，我認(rèn)為，其中部分條款對(duì)我們加強(qiáng)寄存檔案管理和利用具有一定的啟迪作用。
啟示一：實(shí)行基于公共目的的檔案所有權(quán)和使用權(quán)分離制度。協(xié)議第一條是：“寄存檔案歸寄存者擁有，但應(yīng)授權(quán)館方出于公共目的，在一定條件下開發(fā)和使用的自利。”第七條規(guī)定，“寄存者應(yīng)授權(quán)在本館或國(guó)內(nèi)外其他正規(guī)圖書館、博物館和藝術(shù)館就公眾普遍感興趣的有關(guān)內(nèi)容舉辦展覽?！钡谑粭l鼓勵(lì)寄存者“與館方合作從社會(huì)第三方收集與寄存檔案相關(guān)的資料進(jìn)館作為補(bǔ)充?！钡谑l明確寄存者“應(yīng)當(dāng)允許館方免費(fèi)將寄存檔案用于學(xué)術(shù)研究等查詢目的，而提供復(fù)制件則需要適當(dāng)收費(fèi)?！边@給我的啟示是，只要出于公共目的，寄存檔案不僅應(yīng)供寄存者查閱，還應(yīng)有條件地對(duì)更多的受眾開放，這一點(diǎn)可與寄存者協(xié)商以協(xié)議的方式加以約定，使寄存檔案在占用國(guó)家綜合檔案館公共資源的同時(shí)，發(fā)揮出更大的社會(huì)價(jià)值。
啟示二：設(shè)置寄存者召回檔案的條件。出于館方編研利用的需要，協(xié)議第三條規(guī)定“寄存檔案無(wú)適當(dāng)理由不被寄存者隨意召回”，并設(shè)置三個(gè)召回的條件。一是“提前6個(gè)月通知館方”；二是“償付寄存費(fèi)用”；三是“館方保留收取用于接收、編目、保存和利用服務(wù)的全部或部分費(fèi)用的權(quán)利?！敝栽趨f(xié)議中設(shè)置這些門檻，主要出自于有計(jì)劃開發(fā)檔案價(jià)值和依法依規(guī)向可靠的有關(guān)方面和人員提供利用的需要，不至于因?yàn)闄n案被提前召回而使館方正在進(jìn)行的諸如辦展之類的開發(fā)利用檔案服務(wù)突然中斷，減少不必要的管理成本付出。
啟示三：明確寄存檔案利用限制性規(guī)定。一種情況是對(duì)檔案利用的限制?！胺矃f(xié)議注明或被寄存者確定為的檔案，形成時(shí)間少于50年的，一般都作為禁查范疇”，第七條規(guī)定“館方應(yīng)采取特別收藏措施，防止任何其他人接觸到這些檔案，除非檔案被寄存者特許利用?！绷硪环N情況是對(duì)利用者公開出版學(xué)術(shù)研究成果的限制。第八條規(guī)定，應(yīng)遵循1988年修訂的版權(quán)設(shè)計(jì)專利法，研究學(xué)者在撰寫的出版物中對(duì)寄存者檔案和手稿部分的引用或復(fù)制要注明出處，對(duì)一些敏感問(wèn)題的公布首先應(yīng)尋求寄存者或其人的同意。
啟示四：寄存檔案可進(jìn)行編目和重新整理排序。第十四條規(guī)定，館方“在人力和資金許可的條件下，可積極實(shí)施編目，以改進(jìn)檔案存在方式”，第十六條進(jìn)而規(guī)定，“在尊重檔案系統(tǒng)完整的前提下，有權(quán)向寄存者清理返還重復(fù)的部分，并以館方認(rèn)為合適的任何方式重新整理和排序所有的寄存檔案?！边@樣一來(lái)，寄存檔案可以與館藏其他檔案一樣，實(shí)行一體化管理，有利于整合檔案信息資源，使檔案信息資源的開發(fā)利用更加完整。
關(guān)鍵詞：積存檔案；零散文件；組織整理
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書部門和有關(guān)部門的任務(wù)，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對(duì)積存檔案或零散文件進(jìn)行整理，或協(xié)助指導(dǎo)有關(guān)部門整理積存檔案或零散文件，此項(xiàng)工作比較復(fù)雜，是一項(xiàng)較為艱巨的任務(wù)，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價(jià)值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對(duì)云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進(jìn)行了闡述。
1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實(shí)際情況
到目前為止全省各個(gè)水文觀測(cè)站點(diǎn)當(dāng)中保管的相關(guān)水文資料以及各類檔案材料一共有12萬(wàn)多卷冊(cè)，在這當(dāng)中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬(wàn)余卷冊(cè)，1937-2005年期間的整編成果大約達(dá)到了2萬(wàn)余卷冊(cè)，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊(cè)，除此之外還包括文書、實(shí)物、財(cái)務(wù)、地圖、聲像、基建、專題、設(shè)備、民國(guó)、照片、科技圖書等各種門類、載體檔案若干卷冊(cè)，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個(gè)水文資料檔案排架的長(zhǎng)度達(dá)到了7400米，一共擁有1500多個(gè)檔案柜，3棟?rùn)n案庫(kù)房，庫(kù)房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的水文數(shù)據(jù)達(dá)到了400多兆，并且以每年200多萬(wàn)組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過(guò)程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問(wèn)題，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于積存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或者過(guò)于零散等原因很容易被人們忽視，導(dǎo)致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。
2 做好積存檔案以及零散文件的整理準(zhǔn)備工作
2.1制定高效可行的整理工作方案
為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進(jìn)行，在整理以前，應(yīng)先了解檔案的情況，訂出一個(gè)整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動(dòng)組織，以及各次工作完成時(shí)間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡(jiǎn)。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時(shí)，也可以合編一個(gè)整理工作方案。
2.2立檔單位的歷史沿革
積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對(duì)檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學(xué)地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對(duì)該全宗及其各個(gè)部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應(yīng)在研究全宗材料實(shí)際情況的基礎(chǔ)上確定。較為詳細(xì)的歷史考證，不僅是檔案整理的整個(gè)過(guò)程中一種必要的參考材料，它對(duì)判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機(jī)構(gòu)等等，都有輔助作用，而且對(duì)日后進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質(zhì)量較高的歷史考證，實(shí)際上是一種頗有實(shí)用價(jià)值的工具書。
2.3 立檔單位的檔案狀況
立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構(gòu)成。立檔單位的主要內(nèi)容如下：（1）立檔單位成立的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)名稱的變化，撤銷的時(shí)間和原因，機(jī)關(guān)的名稱；（2）立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍，它在社會(huì)中的地位，它與其他相關(guān)組織的關(guān)系；（3）立檔單位活動(dòng)的情況，如活動(dòng)地點(diǎn)、范圍等；（4）立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其職能，機(jī)構(gòu)的變化，立檔單位及其各組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人姓名；（5）立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內(nèi)容：（1）全宗檔案內(nèi)容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時(shí)間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過(guò)整理，是否受過(guò)損失和經(jīng)過(guò)銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質(zhì)量等；（4）檔案被利用的情況?？傊?，立檔單位和全宗歷史考證，通常在開始整理全宗之前寫出初稿，在檔案整理過(guò)程中邊使用邊補(bǔ)充修改，全宗整理結(jié)束時(shí)最后修訂定稿，存入“全宗卷”內(nèi)。
3 積存檔案以及零散文件的整理程序
整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎(chǔ)上制訂整理工作方案時(shí)，必須科學(xué)地安排整理工作程序，它對(duì)于提高工效和整理質(zhì)量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內(nèi)檔案的分類（分類中補(bǔ)充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補(bǔ)充分類），擬寫標(biāo)題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調(diào)整案卷，修改標(biāo)題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號(hào)；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應(yīng)的程序安排。從上述步驟的全過(guò)程可以看出如下特點(diǎn)：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎(chǔ)上，有規(guī)律地交錯(cuò)結(jié)合而組成的；零散文件的整理程序及其實(shí)際運(yùn)用較為復(fù)雜，但如運(yùn)籌得當(dāng)，卻又可能擺脫材料由文書部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學(xué)。
4 積存檔案以及零散文件的整理措施
最近幾年以來(lái)，我省水文水資源局在檔案管理的過(guò)程中存在很多問(wèn)題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過(guò)程中，常常會(huì)由于檔案管理方法以及管理措施過(guò)于落后導(dǎo)致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進(jìn)檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過(guò)程中需要通過(guò)采用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。
4.1 通過(guò)制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，采用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行分類整理
在人工立卷的過(guò)程中，工作人員都是按照自己對(duì)文件的理解進(jìn)行分類，雖然分類標(biāo)準(zhǔn)都能夠統(tǒng)一，但是每一個(gè)人對(duì)文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過(guò)程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會(huì)發(fā)生分類不準(zhǔn)確的問(wèn)題，這就直接影響到了檔案的整理質(zhì)量，在日后對(duì)檔案進(jìn)行搜索和利用時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作過(guò)于繁瑣，需要大量的勞動(dòng)力，耗費(fèi)過(guò)長(zhǎng)的勞動(dòng)時(shí)間。因此通過(guò)使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對(duì)案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬定，可以有效的降低勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，并且在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索時(shí)更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過(guò)程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案整理的優(yōu)勢(shì)，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。
4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質(zhì)水平
檔案整理組織工作的質(zhì)量會(huì)直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，應(yīng)該盡可能的調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來(lái)說(shuō)，都具有多樣化的特點(diǎn)，所以還需要及時(shí)更新管理方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更多的要求。而過(guò)去所采用的方法已經(jīng)無(wú)法再繼續(xù)適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，幫助其盡快掌握管理新技術(shù)。
5 結(jié)語(yǔ)
總而言之，積存檔案和零散文件的組織整理工作非常重要，隨著信息化的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也不斷增多，這就要求檔案管理人員能夠做好立檔單位和全宗歷史考證工作，嚴(yán)格按照積存檔案和零散文件的整理程度，不斷的引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，采取新措施，從基礎(chǔ)抓起，制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案檢索，完善積存檔案和零散文件的組織整理制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，確保其能夠?yàn)閷?shí)際工作提供更多更全面的檔案資料。
關(guān)鍵字：信息化；圖書館檔案；雙軌制
中圖分類號(hào)：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015
本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時(shí)代下圖書館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45
0引言
檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性直接代表了圖書館的管理水平。信息化時(shí)代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。[2]
1圖書館檔案存檔范圍和常見分類
當(dāng)前圖書館檔案存檔和分類主要分為圖書館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實(shí)物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運(yùn)輸局圖書館為例，具體明細(xì)分類如1.1表、1.2表：
1.3 聲像實(shí)物檔案類。包括圖書館在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片以及獲得上級(jí)或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書、獎(jiǎng)杯等。具體分為：聲像、照片、實(shí)物（ 獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書、獎(jiǎng)杯等） 。
1.4 其他資料檔案類。包括國(guó)內(nèi)外其他圖書館或圖書情報(bào)單位贈(zèng)送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報(bào)告等有保存價(jià)值的資料。
2圖書館檔案雙軌制管理
通過(guò)以上圖書館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價(jià)值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進(jìn)行分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁(yè)碼、裝訂、編號(hào)、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。
2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵
所謂雙軌制是指，在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會(huì)屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動(dòng)發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會(huì)有越來(lái)越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。
2.2檔案管理雙軌制的必然性
在目前技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，圖書館檔案可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。
3結(jié)束語(yǔ)
在圖書館檔案管理的過(guò)程中，圖書館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)，結(jié)合目前我國(guó)檔案管理的實(shí)際狀況，在未來(lái)的一個(gè)時(shí)期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過(guò)渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。
參考文獻(xiàn)
[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社出版，2006年6月第二版.
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；共存期；管理
隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，信息科學(xué)的迅速崛起，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動(dòng)了人們的生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)正悄然發(fā)生著質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件過(guò)渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學(xué)化，從而促進(jìn)整個(gè)檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過(guò)渡時(shí)期的檔案管理工作，也就不得不對(duì)原有的管理方法進(jìn)行改進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息處理的現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。
1并存時(shí)期的檔案管理的模式
紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，按照長(zhǎng)期總結(jié)的工作流程進(jìn)行?，F(xiàn)在不少企業(yè)、機(jī)關(guān)在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時(shí)存在于機(jī)關(guān)內(nèi)，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數(shù)機(jī)關(guān)將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案?，F(xiàn)階段，大多數(shù)機(jī)關(guān)已經(jīng)認(rèn)可了電子文件不可或缺的功用，主張應(yīng)該由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場(chǎng)面，在未來(lái)會(huì)有更多的機(jī)關(guān)逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過(guò)渡。20世紀(jì)中葉，國(guó)家檔案局提出了省及省以上的首腦機(jī)關(guān)、要害部門和重要單位要實(shí)行檔案兩套制。從而形成與傳統(tǒng)管理方式不同的觀點(diǎn)，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學(xué)、更實(shí)用以及更經(jīng)濟(jì)的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩(wěn)定，便于長(zhǎng)期保存和實(shí)時(shí)查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之應(yīng)用于實(shí)際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應(yīng)盡可能的保證檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在沒有十足的把握證實(shí)電子文件的真實(shí)性、安全性之前，不能忽略傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式。這種專業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時(shí)電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲(chǔ)方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構(gòu)建一個(gè)功存管理的信息系統(tǒng)，可以更加高效率、更準(zhǔn)確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，起到拷貝的作用。我們?cè)谝恍C(jī)關(guān)可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構(gòu)成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數(shù)字化工作的正面映射。與此同時(shí)，電子文件給利用者帶來(lái)的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)。在檔案保護(hù)方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)水平，在對(duì)原件進(jìn)行數(shù)字化時(shí)可以根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，需要做到以下幾項(xiàng)工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項(xiàng)、電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應(yīng)根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度。
2電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理的影響
簡(jiǎn)化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注度很高的一個(gè)問(wèn)題。各種觀點(diǎn)絡(luò)繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對(duì)所需歸檔的文件進(jìn)行邏輯分類，并且組成不同問(wèn)題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關(guān)一個(gè)問(wèn)題或者一個(gè)事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點(diǎn)集中在在檢索工具上。在國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中可以看出，不僅認(rèn)可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實(shí)施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實(shí)用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認(rèn)可。其優(yōu)點(diǎn)是方便，缺點(diǎn)是裝訂工作量過(guò)大。與此同時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》僅限于對(duì)文書檔案的處理，還不涉及對(duì)其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統(tǒng)的立卷方法。因?yàn)殡娮訖n案可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成，隨著電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。
3確保電子文件原始性的管理措施
電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強(qiáng)大的功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的各項(xiàng)要求，為管理工作者提供便捷。通過(guò)電子檔案，系統(tǒng)可以自動(dòng)形成建庫(kù)后全宗檔案分類方案、排序規(guī)則、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊(cè)、庫(kù)存檔案統(tǒng)計(jì)、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統(tǒng)的全宗介紹、鑒定報(bào)告、檢索記錄等有關(guān)文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動(dòng)賦予邏輯庫(kù)存的庫(kù)址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點(diǎn)和任意檔案裝具或檔案庫(kù)房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過(guò)電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時(shí)代已經(jīng)來(lái)到，分析其共存期的管理問(wèn)題已經(jīng)成為檔案界的一個(gè)炙手可熱的趨勢(shì)。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實(shí)踐的不斷檢驗(yàn)。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒有完全退出歷史舞臺(tái)，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當(dāng)下，檔案理論界會(huì)探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務(wù)于檔案管理工作。結(jié)束語(yǔ)檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍密不可分，要適應(yīng)變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平。現(xiàn)階段，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，短時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍會(huì)占主導(dǎo)地位，并不斷向電子檔案過(guò)渡，已經(jīng)成為主流趨勢(shì)。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的大環(huán)境。
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關(guān)鍵詞：農(nóng)經(jīng)檔案；經(jīng)濟(jì)發(fā)展；管理問(wèn)題；解決對(duì)策
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷深化改革，農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)管理過(guò)程中出現(xiàn)了很多全新的問(wèn)題和趨勢(shì)。分析農(nóng)經(jīng)體系建設(shè)過(guò)程中存在的新問(wèn)題，需要一個(gè)職能明確的專業(yè)管理機(jī)構(gòu)。農(nóng)經(jīng)管理部門應(yīng)該針對(duì)實(shí)際的檔案管理過(guò)程中存在的不足，從檔案的整理、分類、存檔、編目到整理的時(shí)間和操作都需要制定詳細(xì)的說(shuō)明和規(guī)定，確保農(nóng)經(jīng)檔案管理工作更好的順利的完成，最終切實(shí)促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理的發(fā)展，提高農(nóng)民群眾的經(jīng)濟(jì)水平，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案材料具有一定的法律效力，同時(shí)也是見證農(nóng)經(jīng)工作開展過(guò)程的重要憑證，收集相應(yīng)的工作材料，做好分類、整理、編目和存檔工作，對(duì)于農(nóng)經(jīng)工作開展借鑒過(guò)去的辦公經(jīng)驗(yàn)有著十分重要的作用和意義。但是在實(shí)際工作過(guò)程中，農(nóng)經(jīng)檔案管理卻不是如此，農(nóng)經(jīng)管理部門對(duì)檔案管理的重視程度不高，相應(yīng)材料的搜集積極性不足，沒有獨(dú)立的檔案存放室，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了霉變和蟲蛀的現(xiàn)象，因此，農(nóng)經(jīng)工作要想發(fā)展就需要切實(shí)解決好農(nóng)經(jīng)檔案管理問(wèn)題。
一、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性分析
進(jìn)入新世紀(jì)以后，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制不斷改革和農(nóng)村社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷向前發(fā)展，我們已經(jīng)迎來(lái)了全面建成小康社會(huì)的新時(shí)代，加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)就需要密切關(guān)注三農(nóng)問(wèn)題?，F(xiàn)階段，農(nóng)村各項(xiàng)工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新農(nóng)村建設(shè)、現(xiàn)代農(nóng)民職業(yè)教育以及農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)十分繁重。新時(shí)期，對(duì)農(nóng)村各項(xiàng)工作提出了全新的要求和變化，在實(shí)際工作過(guò)程中要求我們做到規(guī)范化和制度化。在最近幾年農(nóng)經(jīng)檔案管理中，很多地區(qū)部門逐漸健全和完善了農(nóng)村各項(xiàng)工作的管理制度，認(rèn)真做好農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理、土地承包、土地流轉(zhuǎn)和農(nóng)村財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理等工作，在農(nóng)經(jīng)檔案管理過(guò)程做出的積極的努力，對(duì)推動(dòng)基層農(nóng)經(jīng)管理部門檔案管理質(zhì)量的提升有著十分重要的促進(jìn)作用。但是，我們還應(yīng)該清晰的認(rèn)識(shí)到，現(xiàn)代農(nóng)村工作十分的復(fù)雜，涉及到很多方面的工作內(nèi)容，因此，在對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案進(jìn)行管理過(guò)程中一定要做到與時(shí)俱進(jìn)，這是農(nóng)村管理過(guò)程中一個(gè)比較落后的環(huán)節(jié)。農(nóng)經(jīng)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的真實(shí)記錄，是農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化的重要體現(xiàn)，同時(shí)也會(huì)給后人留下可以參考的珍貴材料，能夠切實(shí)促進(jìn)農(nóng)村財(cái)務(wù)審計(jì)工作的有效開展。這就要農(nóng)村地區(qū)廣大的工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性，通過(guò)各種途徑進(jìn)一步拓展自身發(fā)展空間。
二、農(nóng)經(jīng)檔案管理存在的問(wèn)題分析
1.檔案室建設(shè)落后，硬件設(shè)備投入較少?gòu)目傮w發(fā)展情況來(lái)看，多數(shù)農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案室空間狹小、潮濕，很多儲(chǔ)存檔案的設(shè)備都已經(jīng)嚴(yán)重老化，很多硬件設(shè)備幾乎都沒有更換過(guò)，上級(jí)部門只是重視農(nóng)經(jīng)工作下放，卻沒有注重對(duì)農(nóng)經(jīng)管理部門的資金投入。對(duì)于經(jīng)管理部門來(lái)說(shuō)，其自身有限的資金多數(shù)都應(yīng)用到部門建設(shè)建設(shè)中，對(duì)檔案室建設(shè)的資金投入力度較小。由于檔案室內(nèi)相應(yīng)設(shè)備建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)較低，檔案經(jīng)常處于高溫、高濕的環(huán)境下，并出現(xiàn)了發(fā)霉、變質(zhì)和蟲蛀等安全問(wèn)題。檔案室的硬件設(shè)備早已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代農(nóng)經(jīng)檔案管理的需求。
2.業(yè)務(wù)資料損失，農(nóng)經(jīng)檔案搜集難縣級(jí)的農(nóng)經(jīng)管理部門對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，再加上最近幾年，很多職能部門合并，工作人員流動(dòng)以及檔案管理意識(shí)淡薄，使得檔案材料在移交過(guò)程中出現(xiàn)了丟失和無(wú)處保管的現(xiàn)象，很多重要的農(nóng)經(jīng)業(yè)務(wù)材料無(wú)法查找，這就給規(guī)范農(nóng)技檔案管理帶來(lái)了巨大的困難。
3.制度建設(shè)不足，檔案管理人員不專業(yè)在各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)隨雖然已經(jīng)建立的檔案管理制度，但是這些的制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)村社會(huì)的發(fā)展的需求，其未能緊跟時(shí)展的潮流合理對(duì)制度建設(shè)完善。在很多村鎮(zhèn)都沒有指定農(nóng)經(jīng)檔案管理人員的責(zé)任和權(quán)限，導(dǎo)致了應(yīng)該存檔的農(nóng)經(jīng)工作材料收集不完整，檔案分類不科學(xué)，立卷不規(guī)范。同時(shí)，在農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案管理人員多數(shù)都是兼職的行為，其在工作過(guò)程中，因?yàn)闆]有接受專業(yè)的教育和培訓(xùn)，一直都是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行檔案存檔和管理，對(duì)整個(gè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程不充足，在一些地區(qū)還存在檔案自己管理的混亂現(xiàn)象，使得農(nóng)經(jīng)檔案管理工作停滯不前。
三、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展
1.建立完善的農(nóng)經(jīng)檔案管理機(jī)制首先，統(tǒng)一指揮和部署。實(shí)際的農(nóng)經(jīng)辦公室和檔案部門應(yīng)該聯(lián)合起來(lái)，依據(jù)國(guó)家相應(yīng)法律法規(guī)，以及土地承包、流轉(zhuǎn)、經(jīng)營(yíng)和農(nóng)村集體財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，綜合各方面意見出臺(tái)關(guān)于深化農(nóng)經(jīng)檔案管理規(guī)范化工作流程和建設(shè)實(shí)施意見，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮和部署，全面樹立檔案意識(shí)；其次，統(tǒng)一監(jiān)督和檢查。每年需要在全市范圍內(nèi)進(jìn)行一次檔案檢查和部門互相檢查，對(duì)合格的單位給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格的，存在的問(wèn)題的單位，應(yīng)該通過(guò)各種途徑提升其自身的檔案管理能力，逐漸推進(jìn)檔案規(guī)范化管理。
2.改善農(nóng)經(jīng)檔案管理?xiàng)l件首先，要保證與獨(dú)立的及空間充足的檔案專用檔案室；其次，要引進(jìn)具有一定保存能力的檔案保存設(shè)備；最后，要保證檔案室的防水、防潮、防光照和防蟲蛀等安全措施。同時(shí)，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案室的管理，每年要求農(nóng)經(jīng)管理部門安排專項(xiàng)資資金根據(jù)需要配置的設(shè)備添加相應(yīng)的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備。
3.保證農(nóng)經(jīng)檔案的安全和完整首先，應(yīng)該明確集中保存原則。農(nóng)經(jīng)管理部門所形成的農(nóng)經(jīng)檔案必須由本單位保存完整，并由專職人員對(duì)這些檔案進(jìn)行管理，任何人都不能將其據(jù)為己有，禁止分散保管；其次，要及時(shí)明確檔案管理的范圍和時(shí)間限度。農(nóng)經(jīng)工作開展過(guò)程中，會(huì)形成很多材料，內(nèi)容十分豐富，這就需要檔案管理部門制定科學(xué)檔案的歸檔規(guī)范，按照分類存檔和定期存檔的原則對(duì)檔案進(jìn)行管理，盡量保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性；最后，要全面明晰檔案崗位的職責(zé)。農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)該熟悉本部門的全部檔案，并做好各種檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和日常管理工作，切實(shí)落實(shí)好各項(xiàng)檔案管理制度。
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第一，健全水務(wù)工程檔案歸檔制度，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一歸檔目錄和組卷格式。水務(wù)工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發(fā)點(diǎn)都是以“我”利用、保障為主，因此對(duì)于建設(shè)管理方而言，收集上來(lái)的施工、監(jiān)理方的工程資料肯定會(huì)出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象，如合同文件、工程監(jiān)理、施工招投標(biāo)資料、施工過(guò)程中的工程質(zhì)量和事故處理記錄等。因此，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定滿足自身需求的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，給施工、監(jiān)理方標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數(shù)量的水務(wù)工程檔案的入庫(kù)。
第二，根據(jù)“誰(shuí)建設(shè)、誰(shuí)存檔”原則，實(shí)行建設(shè)、存檔二合一責(zé)任制。筆者所在單位的檔案庫(kù)房不僅承擔(dān)著局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案存放的任務(wù)，還承擔(dān)著水務(wù)系統(tǒng)局屬事業(yè)單位重大項(xiàng)目、專項(xiàng)資金項(xiàng)目檔案存放的任務(wù)。局系統(tǒng)一共有17個(gè)局屬事業(yè)單位，目前基本每一個(gè)局屬事業(yè)單位水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫(kù)房面積不能滿足現(xiàn)實(shí)需要的主要原因。對(duì)于局屬事業(yè)單位的水務(wù)工程檔案，局機(jī)關(guān)人員查閱、利用機(jī)率很小，只需要建設(shè)單位保存參建三方的資料，在一定程度上會(huì)大大減少局機(jī)關(guān)水務(wù)工程檔案的入庫(kù)數(shù)量。
第三，大力開展水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化建設(shè)。局屬事業(yè)單位的大多數(shù)水務(wù)工程項(xiàng)目屬于市重大項(xiàng)目，按照要求工程竣工后，建設(shè)管理方需要將參建三方的水務(wù)工程檔案原件移交市檔案館。因?yàn)樵平贿M(jìn)館后，在建設(shè)管理方保存的都是一些復(fù)印件，紙質(zhì)復(fù)印件和光盤打印件的法律效力是一樣的，因此對(duì)于一些需要移交市檔案館的水務(wù)工程檔案全面實(shí)行數(shù)字化，刻錄光盤保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化可以大大減少檔案庫(kù)房的庫(kù)存空間，一般情況下，一個(gè)水務(wù)工程檔案都有幾百卷的紙質(zhì)檔案，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)后，成百上千卷的工程檔案只需用一個(gè)小小的移動(dòng)硬盤、光盤便可以輕松保存。
對(duì)于當(dāng)前檔案的管理制度來(lái)說(shuō)，最主要的是加強(qiáng)對(duì)檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學(xué)業(yè)事業(yè)的項(xiàng)目工作憑證。檔案是所有信息的主要來(lái)源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開發(fā)做基本的準(zhǔn)備。本文就從檔案的重要性和當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題做了簡(jiǎn)單的敘述，并就問(wèn)題的出現(xiàn)提出了有建設(shè)性的建議。
一、檔案管理的重要性
檔案是人類從出生到發(fā)展成為社會(huì)上有用之才的主要記錄本，它是文明發(fā)展的產(chǎn)物。在不同世紀(jì)中充當(dāng)著人類記憶的存檔器。中國(guó)五千多年的文化史是借助檔案?jìng)鞒邢聛?lái)的，所以說(shuō)做好檔案的管理工作對(duì)于人類發(fā)展的文明史來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案在各個(gè)不同的年代起到一個(gè)承上啟下的作用。我們可以通過(guò)對(duì)檔案的查詢知道很久以前發(fā)生的史實(shí)，了解中國(guó)博大精深的文化發(fā)展過(guò)程，中華民族創(chuàng)造的偉大歷史。另外從小的方面來(lái)說(shuō)，我們也可以從檔案的記錄中知道一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，或者說(shuō)主要的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等。從某一方面來(lái)說(shuō)，檔案存在的本身就是一部簡(jiǎn)史，記錄時(shí)代變遷的過(guò)程。在一定意義上檔案是當(dāng)前來(lái)說(shuō)最為寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。作為無(wú)形資產(chǎn)存在的另一種形式，它也在為資產(chǎn)的增值、保值、維護(hù)起到重要的法律憑證作用。
檔案管理的工作性質(zhì)主要是機(jī)密性、政策性、專業(yè)性等。對(duì)于各級(jí)的檔案管理部門來(lái)說(shuō)，檔案的管理不僅要合理還要有意識(shí)到檔案安全的重要性。檔案存在的性質(zhì)是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會(huì)活動(dòng)中貢獻(xiàn)的力量是無(wú)窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)中的檔案是歷史存在的依據(jù)，，并且是有法律性質(zhì)的存在體。在這一層面上不同于其他學(xué)術(shù)性的文獻(xiàn)。參考作用體現(xiàn)在檔案作為一種歷史的依據(jù)是最重要的基本存在證明。每一時(shí)期的檔案都記錄時(shí)代的人物、實(shí)踐活動(dòng)、風(fēng)俗人情等，從不同的層度記錄了實(shí)踐活動(dòng)的深度。向人們呈現(xiàn)一個(gè)真實(shí)的認(rèn)識(shí)自然、改變自然的經(jīng)驗(yàn)和事件。
二、檔案管理工作中存在的困境
當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：
第一、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、水平和方式不成熟。大部分企業(yè)或者說(shuō)人力資源市場(chǎng)檔案管理部的人才多是沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)技能的培訓(xùn)而直接上崗的。所以說(shuō)工作人員對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)、收集檔案的概念薄弱。對(duì)檔案的及時(shí)收集、歸檔、整理、裝訂等基本業(yè)務(wù)流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業(yè)的管理人員，對(duì)待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒有對(duì)檔案及時(shí)的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。
第二、部分地區(qū)和企業(yè)對(duì)檔案的管理重視度不夠高。長(zhǎng)久以來(lái)，部分地區(qū)對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)，企業(yè)對(duì)檔案部門的管理工作也不夠重視。很多工作人員認(rèn)為檔案的管理只是簡(jiǎn)單的記錄、保管、抄寫等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識(shí)也造成很多人認(rèn)為的只要做好檔案的存放工作就能應(yīng)付對(duì)外的查檔、外調(diào)行動(dòng)了。
第三、檔案管理的外部條件不完善。當(dāng)前對(duì)檔案的管理工作并沒有進(jìn)入到真正的重視，基本的管理設(shè)備并沒有配備齊全。有些單位甚至沒有專門存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環(huán)境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。
三、檔案管理中解決問(wèn)題的方法
1、把檔案管理人員的素質(zhì)提高。首先要對(duì)干部的檔案建設(shè)工作進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)，并選擇安全可靠、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心的工作人員來(lái)從事有關(guān)的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，再就是對(duì)他們從政治上、行為上進(jìn)行教育和培養(yǎng)。在實(shí)際的生活和工作中關(guān)心員工，從另一方面鼓勵(lì)他們的工作積極性。檔案管理的妥當(dāng)與否與他們的工作態(tài)度有很大的關(guān)系。作為工作中有建設(shè)性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對(duì)自身專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行考量。通過(guò)不同的方式在增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)主動(dòng)性。最后從自學(xué)、參與培訓(xùn)等方式加強(qiáng)自身的管理素質(zhì)，對(duì)檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。
2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對(duì)檔案的功能做了全新的定位。一是要對(duì)檔案原有的功能進(jìn)行分析、保留、升華，使其記錄的內(nèi)容夠全面、真實(shí)、可靠。二是對(duì)檔案的定義要更加的廣泛化。把更新?lián)Q代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務(wù)要求中去，為把單位的服務(wù)功能完善好而努力。
3、建立健全的檔案管理制度。當(dāng)前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個(gè)健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問(wèn)題。首先有關(guān)部門要對(duì)制度的制定體現(xiàn)出合理的需求性、科學(xué)可見性。企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案的管理規(guī)定，必須按照實(shí)際的情況來(lái)規(guī)范，以適應(yīng)企業(yè)的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現(xiàn)出制度對(duì)檔案管理簡(jiǎn)約、得當(dāng)、可操作。然后是堅(jiān)持制度的雙向標(biāo)準(zhǔn)約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領(lǐng)導(dǎo)受到制度的管理。
4、采用現(xiàn)代化的手段管理檔案。時(shí)代的發(fā)展是現(xiàn)代化的，隨著信息化時(shí)代的趨勢(shì)迅猛而來(lái)，我們?cè)趯?duì)檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運(yùn)用新的科技手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而提高工作效率和服務(wù)水平。在當(dāng)代是信息社會(huì)發(fā)展的時(shí)代，我們要快速實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，才能跟上時(shí)展的腳步。計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的手段已經(jīng)越來(lái)越盛行，所以說(shuō)當(dāng)代人管理的制度主要是計(jì)算機(jī)使用輔助管理檔案。
5、有檔案的管理意識(shí)。檔案的管理工作實(shí)際上是服務(wù)性的工作，在管理中有必要對(duì)工作人員的檔案意識(shí)和管理意識(shí)的提高，同時(shí)要強(qiáng)調(diào)服務(wù)態(tài)度的重要性。要培訓(xùn)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，心中要有工作就是服務(wù)的態(tài)度。積極的增強(qiáng)在實(shí)際中的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，禮貌微笑服務(wù)等細(xì)節(jié)。
結(jié)語(yǔ)
總而言之，在新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案建設(shè)的工作勢(shì)在必行，我們要時(shí)刻關(guān)注時(shí)代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發(fā)揮到該有的作用。
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