時(shí)間：2023-06-04 09:37:33
序論：在您撰寫檔案管理的要求時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
[關(guān)鍵詞]知識(shí)管理；企業(yè)；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132
[中圖分類號(hào)]G275；F272.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）04-0-01
1 知識(shí)管理的內(nèi)容
企業(yè)的知識(shí)管理指的是通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部各個(gè)信息和資源進(jìn)行有效地識(shí)別、歸類和管理，包括對(duì)企業(yè)和市場(chǎng)信息地收集、加工及應(yīng)用，并且企業(yè)知識(shí)管理鼓勵(lì)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新，以期讓知識(shí)帶動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)水平和科技發(fā)展能力。企業(yè)知識(shí)管理的核心內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：①企業(yè)知識(shí)是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源之一，是企業(yè)立足市場(chǎng)，投身競(jìng)爭(zhēng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)只有加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)知識(shí)地開(kāi)發(fā)和利用，才能有效避免知識(shí)流失的現(xiàn)象，提高企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力；②企業(yè)知識(shí)實(shí)現(xiàn)的主要途徑是知識(shí)共享，企業(yè)實(shí)行知識(shí)共享可以極大地促進(jìn)企業(yè)知識(shí)資源的豐富和拓展，更好地面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代市場(chǎng)潮流的沖擊；③企業(yè)運(yùn)用知識(shí)的目的一定是要為客戶提供服務(wù)的。企業(yè)可以把知識(shí)管理作為一種經(jīng)營(yíng)管理形式，來(lái)加強(qiáng)企業(yè)自身的創(chuàng)新能力和造血能力。
2 知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的新要求
2.1 知識(shí)管理要求企業(yè)進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理工作
對(duì)于大多數(shù)企業(yè)和管理者來(lái)說(shuō)，企業(yè)要改進(jìn)檔案管理工作最有效的方式就是設(shè)計(jì)更好的工作流程，來(lái)提高消費(fèi)者的消費(fèi)體驗(yàn)，以顯示企業(yè)管理的科學(xué)化和紅專業(yè)化。企業(yè)進(jìn)行檔案改革是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理思想的一項(xiàng)沖擊，為企業(yè)提供了一種新的發(fā)展方向和發(fā)展思路，能讓企業(yè)更好地整合現(xiàn)有資源，提高企業(yè)內(nèi)部管理和外部管理的質(zhì)量和水平，進(jìn)而提升整個(gè)企業(yè)的知識(shí)管理工作水平。關(guān)于企業(yè)開(kāi)展知識(shí)管理工作的步驟，主要有以下幾點(diǎn)：首先，要突破以往知識(shí)管理思想的束縛，要摒棄以往對(duì)企業(yè)知識(shí)管理的認(rèn)知，用新的觀點(diǎn)和新的理念來(lái)看待企業(yè)這一改革活動(dòng)，更加關(guān)注企業(yè)發(fā)展文件的系統(tǒng)性，重視文件的連續(xù)性；其次，要建立一個(gè)更加信息化的企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)提高企業(yè)信息管理模式的運(yùn)營(yíng)效率和運(yùn)行水平。因此，要加快企業(yè)檔案一體化工作進(jìn)程，提高企業(yè)檔案的信息化水平，把文檔的管理活動(dòng)和要求同時(shí)運(yùn)用信息化的方式進(jìn)行整合，運(yùn)用現(xiàn)代科技水平進(jìn)行信息化的全程管理，提高企業(yè)知識(shí)的信息化程度和可利用率。
2.2 知識(shí)管理要求企業(yè)完善檔案管理的職能
知識(shí)管理對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的影響是多方面的，不僅可以對(duì)企業(yè)的管理戰(zhàn)略和管理模式產(chǎn)生影響，甚至還能改變企業(yè)的工作流程和運(yùn)營(yíng)方式。如果對(duì)知識(shí)管理改變企業(yè)這一現(xiàn)象進(jìn)行研究，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在知識(shí)管理的要求下，企業(yè)檔案管理的職能相比以往已發(fā)生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應(yīng)該不斷發(fā)展來(lái)適應(yīng)這種改變。在具體的實(shí)踐中，可以通過(guò)以下幾個(gè)方面進(jìn)行改造：第一，企業(yè)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變道路要契合企業(yè)知識(shí)管理的要求，為知識(shí)管理服務(wù)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是實(shí)體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當(dāng)然也影響了企業(yè)檔案的利用效率，而在知識(shí)管理的要求當(dāng)中，企業(yè)檔案占據(jù)了非常重要的地位，因此，加快企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)化是適應(yīng)知識(shí)管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉(zhuǎn)變，從以往的實(shí)體保管轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理，即從一個(gè)僅僅保證檔案完好的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)閾碛袑I(yè)知識(shí)的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業(yè)檔案里傳遞出來(lái)的信息，必要時(shí)候甚至可以提供知識(shí)和決策。此外，檔案管理人員必須有著過(guò)硬的個(gè)人能力和專業(yè)素養(yǎng)，個(gè)人意志要符合企業(yè)的發(fā)展理念，不斷參與到企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)工作當(dāng)中，發(fā)揮出知識(shí)管理應(yīng)有的作用。為此檔案管理員必須掌握現(xiàn)代管理知識(shí)，熟悉企業(yè)檔案內(nèi)容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，從單純的體力輸出者轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展的智力輸出者，為企業(yè)的發(fā)展提供智力和決策支持。
2.3 知識(shí)管理要求企業(yè)發(fā)展新的檔案管理技術(shù)
當(dāng)今社會(huì)，科技和知識(shí)的更新水平越來(lái)越快，更新周期也相應(yīng)縮短。為了適應(yīng)更加快節(jié)奏的技術(shù)和資源需求革新，企業(yè)檔案管理工作也要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代化的知識(shí)管理需求。通過(guò)對(duì)目前企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀分析，筆者發(fā)現(xiàn)制約我國(guó)企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設(shè)施不到位等。企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性，并且從自我分析中找到企業(yè)知識(shí)管理工作的缺點(diǎn)和不足，采取措施掃清發(fā)展障礙，來(lái)促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。筆者結(jié)合企業(yè)信息技術(shù)現(xiàn)狀，給出以下幾點(diǎn)建議：首先，企業(yè)應(yīng)加大研發(fā)部門的投入，加強(qiáng)自身研發(fā)能力，或者與研發(fā)部門進(jìn)行合作，共同開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)來(lái)選擇不同的道路，比如，自身財(cái)力雄厚的企業(yè)，應(yīng)更多地傾向于自主開(kāi)發(fā)檔案管理技術(shù)；其次，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著企業(yè)信息化程度不斷提高，企業(yè)的生產(chǎn)方式、管理方式等逐漸走向科學(xué)化和智能化，但是目前很多企業(yè)檔案的信息化程度不深，做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，很難適應(yīng)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案信息化程度的要求，此時(shí)應(yīng)主要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快企業(yè)檔案的信息化、系統(tǒng)化和平臺(tái)化，積極加大檔案資源地開(kāi)發(fā)和利用，爭(zhēng)取提高企業(yè)知識(shí)管理的效率和效益。
知識(shí)和信息是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)發(fā)展的核心和動(dòng)力，是支撐企業(yè)發(fā)展的核心。企業(yè)檔案作為一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展最直觀地反映和記錄，只有受到企業(yè)管理者的關(guān)注和重視，才能在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮更大的作用。
主要參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】水文檔案；基本工作；管理措施
水文檔案是在水文觀測(cè)活動(dòng)中產(chǎn)生并歸檔的原始觀測(cè)材料。水文檔案反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質(zhì)等不同領(lǐng)域長(zhǎng)期觀測(cè)積累的水文變化和洪水旱情預(yù)報(bào)的情況，為水利和其他國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)部門提供基礎(chǔ)資料。由于水文檔案資料涉及到的領(lǐng)域多，應(yīng)用水文資料的行業(yè)廣，做好水文檔案管理工作形勢(shì)比較嚴(yán)峻，隨著信息化的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)、人為、直接和間接管理都可能會(huì)發(fā)生工作管理不到位的情況，這給做好水文檔案管理工作帶來(lái)了很大的難處，筆者結(jié)合自己所在單位的情況，提出以下做好水文檔案工作的措施。
一、實(shí)行工作管理責(zé)任制
（一）建立法律追究責(zé)任制。單位領(lǐng)導(dǎo)干部負(fù)責(zé)人要擔(dān)負(fù)起本單位檔案基本工作管理全面責(zé)任制，重視和關(guān)心本單位檔案管理工作，對(duì)那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認(rèn)真履行管理工作規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)干部實(shí)行責(zé)任追究制。還要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)水文條例》，視情節(jié)輕重，依法追究法律責(zé)任。
（二）落實(shí)行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制。在水文部門提供給各行各業(yè)的《水資源論證報(bào)告》《水文分析計(jì)算報(bào)告》《工程水文分析報(bào)告》中，要利用水文檔案基礎(chǔ)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并把成果編入報(bào)告，才能充分說(shuō)明所分析研究的項(xiàng)目論證報(bào)告。在做某個(gè)項(xiàng)目報(bào)告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報(bào)告管理工作制度跟不上，報(bào)告中部分水文資料可能會(huì)造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實(shí)行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制，加強(qiáng)規(guī)范化管理。
二、健全檔案管理制度。
（一）常規(guī)制度。結(jié)合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對(duì)外服務(wù)制度：一是水文檔案資料的性質(zhì)確定、變更和解除制度；二是信息及網(wǎng)絡(luò)載體管理制度；三是信息系統(tǒng)和信息設(shè)備管理制度；四是水文資料信息公開(kāi)提供審查制度；五是領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業(yè)務(wù)知識(shí)教育和管理制度；七是管理工作實(shí)行年終責(zé)任考核制度等常規(guī)性制度。
（二）日常制度。在單位內(nèi)部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復(fù)印、摘抄、錄制等日常管理制度。
三、完善檔案管理防護(hù)措施
（一）防護(hù)措施到位。檔案管理工作的本質(zhì)特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點(diǎn)放在預(yù)防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發(fā)生，加強(qiáng)人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系。
（二）技術(shù)措施到位。加強(qiáng)對(duì)整個(gè)水文系統(tǒng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理：一是要實(shí)行分級(jí)保護(hù)，信息系統(tǒng)要按照規(guī)定的程度不同，采取不同強(qiáng)度的管理措施。二是計(jì)算機(jī)技術(shù)防護(hù)，設(shè)施、設(shè)備要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及水文行業(yè)信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步運(yùn)行。三是要明確在計(jì)算機(jī)操作規(guī)程中禁止事項(xiàng)。四是明確網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商、提供儀器設(shè)備服務(wù)商雙方的法律責(zé)任，建立規(guī)范審查，嚴(yán)防因網(wǎng)絡(luò)、儀器設(shè)備問(wèn)題損壞檔案資料事件發(fā)生。
（三）人防措施到位。水文行業(yè)內(nèi)部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責(zé)任心強(qiáng)，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運(yùn)行設(shè)施、設(shè)備放置場(chǎng)所要符合水文行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，要保證信息的完整、可用、可控性。計(jì)算機(jī)在購(gòu)買前必須是未使用過(guò)的，沒(méi)有聯(lián)接過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的，最好是國(guó)產(chǎn)的，這樣才能做到萬(wàn)無(wú)一失。
（五）技防措施到位。單位計(jì)算機(jī)處理涉及水文檔案信息時(shí)，設(shè)施、設(shè)備技術(shù)防護(hù)沒(méi)有達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)要求，存在的安全隱患和漏洞的要責(zé)令停止使用。
四、開(kāi)展檔案管理宣傳教育
（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業(yè)的特殊性，水文檔案從開(kāi)始到形成成果，是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，在收集整編的過(guò)程中要經(jīng)過(guò)很多道工序環(huán)節(jié)，涉及的水文資料及人員很多，擴(kuò)大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業(yè)技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認(rèn)識(shí)到位，這樣才會(huì)取得實(shí)效。
（二）加強(qiáng)檔案管理工作教育培訓(xùn)。單位應(yīng)定期對(duì)工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和人員進(jìn)行新形勢(shì)下的法律法規(guī)、專業(yè)技術(shù)防范知識(shí)等方面的教育培訓(xùn)，以增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和保護(hù)技能。對(duì)從事檔案管理工作人員，要加強(qiáng)對(duì)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)水文條例》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，或講解一些實(shí)際案例作為教育學(xué)習(xí)材料，利用集中授課方式、個(gè)人自學(xué)方式等多種學(xué)習(xí)方式開(kāi)展檔案管理宣傳教育培訓(xùn)。讓傳統(tǒng)檔案管理工作觀念向新時(shí)期檔案管理工作觀念轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高針對(duì)性和實(shí)效性，從而做好水文檔案管理工作。
五、加強(qiáng)檔案管理工作檢查
關(guān)鍵詞：電子文檔；管理；利用
電子文檔與傳統(tǒng)文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)了新問(wèn)題和挑戰(zhàn)。如何對(duì)電子文檔進(jìn)行科學(xué)有效的管理，更好地為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供服務(wù)，是擺在檔案管理工作者目前的一個(gè)嶄新的課題。
一、電子文檔的優(yōu)勢(shì)
首先是共享性的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風(fēng)險(xiǎn)。而電子文檔在虛擬的計(jì)算機(jī)環(huán)境下，成為了“無(wú)形的信息資源”，打破了紙質(zhì)文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)被多個(gè)需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優(yōu)勢(shì)。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結(jié)合自身所需，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質(zhì)文檔是不能對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行改變的，而電子文檔對(duì)內(nèi)容及格式的改動(dòng)是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對(duì)文件信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護(hù)紙質(zhì)文檔的原件。將文檔數(shù)字化在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的環(huán)境下以數(shù)字化信息的形式的提供給文檔利用者，因?yàn)閿?shù)字化文檔的重復(fù)利用是無(wú)損耗性的，所以并不存在著重復(fù)利用會(huì)使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像，使文檔的原件不會(huì)受損，如此一來(lái)電子文檔的利用很好的保護(hù)了文檔原件。在日常環(huán)境下，電子文檔的原件保護(hù)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質(zhì)文檔上的信息會(huì)隨著利用次數(shù)的的增加，導(dǎo)致紙張載體被損耗，字跡也越來(lái)越老化，紙質(zhì)文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的復(fù)制、打印不會(huì)對(duì)電子文檔的文件內(nèi)容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會(huì)對(duì)電子文檔的壽命產(chǎn)生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會(huì)受到影響。
二、電子文檔管理存在的問(wèn)題
（一）電子文檔與傳統(tǒng)文檔的保存有很大不同。傳統(tǒng)文檔只要避開(kāi)天災(zāi)人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。而電子文檔則過(guò)多地依賴于軟硬件設(shè)備，如果沒(méi)有設(shè)備，就無(wú)法讀取，同時(shí)，電子文檔易被更改、易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長(zhǎng)期保存。
（二）計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代對(duì)電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新?lián)Q代后，不少以前的老版本電子文檔無(wú)法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用，給電子文檔的長(zhǎng)期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)平臺(tái)中，如要使用DOS操作系統(tǒng)下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺(tái)，或在上述平臺(tái)中仿真DOS環(huán)境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計(jì)算機(jī)平臺(tái)中也存在著不同程度的兼容問(wèn)題。
（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)辦公管理的單位，使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)多是本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統(tǒng)，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。二者的設(shè)計(jì)單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉(zhuǎn)為規(guī)定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。
三、加強(qiáng)電子文檔管理的措施
（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到電子文檔與傳統(tǒng)文檔同樣重要，更要認(rèn)識(shí)到由于電子文檔自身的特點(diǎn)和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)，其保管期限不僅取決于其內(nèi)容，還取決于載體壽命、計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和電子文檔與計(jì)算機(jī)軟硬件的一致性。要統(tǒng)一電子文檔的軟硬件設(shè)施，對(duì)電子文檔的形成、收集、歸檔進(jìn)行全過(guò)程管理，并使管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。應(yīng)規(guī)定電子文檔歸檔的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求。確保電子文檔的真實(shí)性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時(shí)的原始狀況一致）、完整性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和表明屬性的數(shù)據(jù)，包括格式、編排結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無(wú)缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識(shí)別、存儲(chǔ)系統(tǒng)可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護(hù)，保證電子文檔的內(nèi)容和載體安全。
（二）制定行之有效的管理制度和辦法。要明確規(guī)定電子文檔管理的有關(guān)要求，例如電子文檔格式：文字型電子文檔的通用格式為TXT、XML、RTF，掃描型電子文檔的通用格式為PDF、JPEG……對(duì)于通過(guò)其他途徑收集的不符合上述格式的電子文檔，具備轉(zhuǎn)換條件的要盡量轉(zhuǎn)換，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則將相關(guān)軟件一并收集。此外，要注明有關(guān)參數(shù)，如用CAD或繪圖等設(shè)備取得的圖形電子文檔，注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文檔，收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。只有這樣，才能保證在操作系統(tǒng)和工具軟件版本升級(jí)的情況下仍能保持電子文檔的可處理性。
關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化 用人機(jī)制 檔案管理
客觀而論，當(dāng)下社會(huì)正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代與信息時(shí)代并行的高速發(fā)展階段，人才的作用不斷突顯，相關(guān)檔案管理部門作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關(guān)注和重視。因此，應(yīng)當(dāng)充分把握信息時(shí)代的各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技環(huán)境，妥善加以引用和建設(shè)，通過(guò)構(gòu)建符合人事檔案管理需求的共享網(wǎng)絡(luò)與發(fā)展平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新。
一、信息時(shí)代人事檔案的管理要求
信息化時(shí)代人事檔案管理工作，不僅將用人機(jī)制最基本的真實(shí)性、公信力設(shè)為基礎(chǔ)職能，還將基于當(dāng)前社會(huì)信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)設(shè)置為根本目標(biāo)。而究其原因，一是便于當(dāng)?shù)卣块T在進(jìn)行相關(guān)的財(cái)政預(yù)算時(shí)，能夠有針對(duì)性地增加檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，從而鼓勵(lì)相關(guān)研發(fā)部門更為積極地開(kāi)發(fā)有利于全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔、保證信息安全的計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用系統(tǒng)；二是在相關(guān)管理體系當(dāng)中，全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當(dāng)中提供廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)。當(dāng)然，這一切手段的實(shí)施，還應(yīng)當(dāng)借助穩(wěn)定的法律制度體系支撐，從而為各項(xiàng)檔案管理政策的實(shí)施提供必要的法律依據(jù)。
此外，還應(yīng)遵循動(dòng)態(tài)性原則。由于員工是不斷成長(zhǎng)的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時(shí)更新檔案，就會(huì)造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)根據(jù)時(shí)代的變化、員工狀況的變化、現(xiàn)實(shí)情況的變化，將最新的員工資料及時(shí)補(bǔ)充、記錄在案，強(qiáng)化人事檔案信息的實(shí)效性，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)記錄與動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)要定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，及時(shí)更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預(yù)見(jiàn)性的決斷。
二、信息時(shí)代人事檔案的安全要求
概括地說(shuō)，信息時(shí)代對(duì)人事檔案的安全要求主要有下述兩點(diǎn)：第一，檔案信息之所以會(huì)面臨危險(xiǎn)，有來(lái)自客觀環(huán)境及人為的各種介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)成為人事檔案生成的重要載體時(shí)，以計(jì)算機(jī)為代表的硬件設(shè)施，其安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲(chǔ)的外在介質(zhì)在遭遇不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其它類型的自然災(zāi)害）時(shí)，其固有的信息數(shù)據(jù)便很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，而遭受嚴(yán)重?fù)p害；又如，人事檔案管理人員出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對(duì)計(jì)算機(jī)操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無(wú)法還原和備份時(shí)，同樣容易造成人事檔案運(yùn)作系統(tǒng)的全盤崩潰。由此可見(jiàn)，人事檔案生成和管理過(guò)程中所涉及到的各類介質(zhì)以及工作人員的良性操作，是維護(hù)檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。第二，信息化之所以會(huì)給人們生活帶來(lái)便捷、給檔案管理工作人員帶來(lái)快速和高效，離不開(kāi)基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會(huì)大量的檔案信息通過(guò)云端存儲(chǔ)、通過(guò)計(jì)算機(jī)在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、甚至點(diǎn)對(duì)面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對(duì)外泄露和公開(kāi)的內(nèi)容，如果這些數(shù)據(jù)在云端被攻克，或個(gè)人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。
三、推動(dòng)人事檔案信息化進(jìn)程工作構(gòu)想
（一）科學(xué)設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的員工個(gè)人信息一般為書(shū)面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，不符合時(shí)展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)科學(xué)化的認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)；同時(shí)，應(yīng)在建立內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)代化設(shè)施不足所引發(fā)的有關(guān)信息化進(jìn)程的滯后，需要積極爭(zhēng)取更多支持和投入，依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，來(lái)構(gòu)建積極完備的信息管理系統(tǒng)。具體地說(shuō)，一方面需要政府加大財(cái)政上的投入與扶持，建立起統(tǒng)一、高效地信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的同時(shí)，為用戶提供更便捷的咨詢服務(wù)；另一方面則要加強(qiáng)對(duì)于原始紙質(zhì)文字資料的收錄與編輯，將其統(tǒng)一納入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。
（二）強(qiáng)化檔案信息技術(shù)安全定位
只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為廣大民眾提供更好的服務(wù)。而信息技術(shù)在為人事檔案管理工作帶來(lái)快捷與高效的同時(shí)，也隱藏了一定的風(fēng)險(xiǎn)，存在著檔案信息外泄以及個(gè)人隱私信息公開(kāi)的可能性，這就需要強(qiáng)化檔案管理工作中的安全意識(shí)，完善信息技術(shù)的安全定位。具體地說(shuō)，首先，要注意原有紙質(zhì)檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲(chóng)蛀或因自然環(huán)境而毀壞；其次，要注意在紙質(zhì)檔案電子化過(guò)程中電子信息的保存位置，進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控維護(hù)以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級(jí)和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當(dāng)中，以免不法人員竊取相關(guān)信息而給檔案所有人造成難以彌補(bǔ)的損失和危害。
（三）構(gòu)建立體化的人才服務(wù)體系
信息化時(shí)代展開(kāi)的有關(guān)人事檔案管理工作人員培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)圍繞下述三方面展開(kāi)：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識(shí)，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務(wù)能力之余，要強(qiáng)化其對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理和操作、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓(xùn)；其次，要將信息操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)能力作為競(jìng)爭(zhēng)上崗的重要考評(píng)依據(jù)之一，以此促進(jìn)工作人員不斷提升專業(yè)能力和綜合素質(zhì)；第三，要以創(chuàng)新的思維、學(xué)習(xí)的理念不斷吸收新知識(shí)、新內(nèi)容，促進(jìn)工作和服務(wù)質(zhì)量的提升，培養(yǎng)檔案管理人員樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任感來(lái)保障檔案信息安全。
（四）積極開(kāi)展信息安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)
在信息化、數(shù)字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個(gè)人的綜合素質(zhì)，讓業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化、科技化、信息化的社會(huì)發(fā)展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項(xiàng)事宜發(fā)展所需。首先，要建立健全人才培訓(xùn)制度，以實(shí)際需求與現(xiàn)狀為參考作出調(diào)整與修正；其次，要面向社會(huì)廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實(shí)人才引進(jìn)制度，將檔案管理專業(yè)，或擁有高級(jí)檔案管理職稱的人才納入旗下，儲(chǔ)備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數(shù)據(jù)至云端，及時(shí)構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗(yàn)證碼及密碼校驗(yàn)技術(shù)和入侵檢測(cè)技術(shù)來(lái)為其安全性提升打下籌碼，避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)。而在數(shù)據(jù)的備份時(shí)，還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會(huì)誘發(fā)的各類自然災(zāi)害或是其他會(huì)威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺(tái)，必要時(shí)可增加一定的資金和設(shè)備投入，以完善對(duì)于人事檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。
四、總結(jié)與建議
人事檔案記錄著最真實(shí)、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對(duì)真實(shí)與全面，并在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行認(rèn)真清查，詳細(xì)準(zhǔn)確地核對(duì)人員信息，剔除無(wú)效、虛假信息，對(duì)員工提供的虛假材料進(jìn)行甄別與清除，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類儲(chǔ)備，強(qiáng)化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數(shù)據(jù)庫(kù)，為企事業(yè)單位人力資源部門提供最全面、最準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。
目前，我國(guó)現(xiàn)行法律規(guī)定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務(wù)中所面臨的問(wèn)題以書(shū)面形式反映到有關(guān)法制部門，再由法制部門呈送給國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)，以此依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實(shí)不斷完善管理規(guī)范，為此，人事檔案管理在信息化進(jìn)程中，還應(yīng)以完善的立法體系作為保障，系統(tǒng)地整理所面臨的共性問(wèn)題，例如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開(kāi)等方面內(nèi)容，報(bào)送給有關(guān)部門報(bào)備，使之將其制度化、規(guī)范化，再通過(guò)構(gòu)建有效的法律制度和規(guī)劃來(lái)進(jìn)一步保障人事檔案更趨向于規(guī)范化管理。
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1.1人事檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)
人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開(kāi)具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。高校學(xué)生檔案則是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案相當(dāng)重要。人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無(wú)人”，這樣的無(wú)頭檔案，保管得再好也無(wú)意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門[1]。
1.2人事檔案管理與人力資源的關(guān)系
人事檔案管理是人力資源管理在新時(shí)代的新要求，也是人力資源管理的組成部分，企業(yè)是人事檔案記錄了員工的各種檔案與信息。這是人力資源管理的必然要求。只有充分利用這些信息，在進(jìn)入人力資源工作的時(shí)候我們才能選拔出最優(yōu)秀的人才，最適合的人選。同時(shí)，這些人事檔案的收集和集中，也體現(xiàn)了我國(guó)對(duì)人才和人力資源工作的重視，同時(shí)使部門和企業(yè)更好更快地發(fā)展[2]。
1.3人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀與提升意見(jiàn)
我國(guó)人事檔案管理的做的技術(shù)化水平還是偏低，沒(méi)有一套系統(tǒng)的人事檔案管理辦法，而且存在弄虛作假，使用不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，對(duì)此我們應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理的技術(shù)水平，提升保密工作，提升檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化升級(jí)，運(yùn)用數(shù)字化的專業(yè)技術(shù)，提升人力資源檔案的管理水平。對(duì)此我們給出以下幾點(diǎn)建議，首先，企業(yè)和部門應(yīng)該對(duì)人才進(jìn)行深入的了解，對(duì)人才的生活檔案和技術(shù)檔案進(jìn)行一步步的記錄，樹(shù)立良好的人事檔案管理理念。其次，明確制度，加強(qiáng)技術(shù)支持和投入，使人事檔案管理更加制度化，科技化。最后我們要積極學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)理念，融為己用，使得自身人事檔案管理水平得到進(jìn)步，為人才選拔打下良好基礎(chǔ)。
2.國(guó)內(nèi)外人力資源檔案管理給我們的啟示
2.1國(guó)外人力資源檔案管理方法
在美國(guó)，人力資源管理一般分成兩類，一類是是公立的人力資源檔案管理，一類是私立的人力資源檔案管理。他們分管著不同的部門，公立人力資源管理主要的管理范圍是政府的公職人員、公務(wù)員等國(guó)家部門的職員，而私立的人力資源檔案管理主要分管銀行、公司等私人企業(yè)的人力資源檔案。在公立的人力資源檔案管理方面，美國(guó)有著自己獨(dú)特的途徑。凡是在政府內(nèi)的公職人員，都會(huì)經(jīng)過(guò)考核，任命，培訓(xùn)，退休等步驟。而在美國(guó)的各個(gè)州也有他們自己不同的管理方案，這些方案都會(huì)匯總到一個(gè)叫人力資源檔案管理辦公室的地方，對(duì)人才進(jìn)行集中的選拔[3]。
而私人人力資源檔案管理工作則更加的復(fù)雜，私人的人力資源管理模式是企業(yè)化，私人化的。在這里，它包括了一個(gè)員工從入職到離職甚至是死亡的一切過(guò)程，這些檔案中還包括員工的社保賬號(hào)，身份賬號(hào)還有銀行的信用情況，這些檔案與資料可以幫助經(jīng)理對(duì)員工進(jìn)行深入的了解與考察，而且檔案本身不會(huì)接觸到他的所有者，保證了檔案的公平公正。
在法國(guó)，這種情況又有所不同，法國(guó)的公務(wù)員制度是從上到下分級(jí)的檔案記錄制度，沒(méi)有公共和私人之分，這套人力資源管理檔案系統(tǒng)記錄了公務(wù)員甚至是員工從生到死的一切檔案信息，這種集中管理模式也值得我們國(guó)家借鑒。
2.2國(guó)內(nèi)人力資源檔案管理的特點(diǎn)
我國(guó)人事檔案的存儲(chǔ)由幾方面組成，如任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，它概括地反映員工個(gè)人全貌[4]。
關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作改進(jìn)；人員素質(zhì)
辦公室檔案管理在一個(gè)單位的管理工作中有著很重要的地位，加強(qiáng)辦公室檔案管理，能夠提升一個(gè)單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)基礎(chǔ)上，探討如何改進(jìn)辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)。
一、 辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)
1、 重點(diǎn)在于收集和保存資料
檔案能夠真實(shí)地記載事件、人物和過(guò)程，檔案管理能夠?yàn)楹笕艘煤徒梃b。辦公室檔案管理的工作重點(diǎn)在于收集一些相關(guān)的文件和書(shū)報(bào)資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進(jìn)行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內(nèi)容，比如單位的會(huì)計(jì)檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級(jí)單位印發(fā)的“紅頭文件”、本單位的各種協(xié)議、合同和責(zé)任書(shū)等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進(jìn)辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作的開(kāi)展具有直接的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開(kāi)展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：
1、建立辦公室檔案管理機(jī)制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結(jié)合在一起，讓檔案部門為了方便后期對(duì)文件的管理，參與到文件的前期管理過(guò)程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一指導(dǎo)和管理。其次，要制定詳細(xì)的檔案管理程序和規(guī)定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細(xì)化。最后，要嚴(yán)格地執(zhí)行條文的規(guī)定，禁止各種濫發(fā)文件和發(fā)放無(wú)用、無(wú)效文件的行為。
2、強(qiáng)化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書(shū)范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。
3、提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理工作主要是由專人來(lái)負(fù)責(zé)的，所以檔案管理人員素質(zhì)的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴(yán)格控制辦公室檔案材料的進(jìn)出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領(lǐng)導(dǎo)的安排下，做好科室的起草、編號(hào)、附發(fā)文卡、辦公室登記等工作，以及負(fù)責(zé)好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策
1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
由于檔案管理隨著時(shí)代的發(fā)展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識(shí)也要隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步，要做到這一點(diǎn)，就必須定期地加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。在結(jié)合實(shí)際的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地邀請(qǐng)檔案管理專家或者有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，鞏固他們的知識(shí)，并且提高他們的現(xiàn)代化管理知識(shí)水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，讓他們吸收先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實(shí)踐相結(jié)合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進(jìn)行同行管理經(jīng)驗(yàn)的探討，舉辦各種檔案研討會(huì)和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國(guó)內(nèi)外檔案管理的動(dòng)態(tài)。其次，要讓檔案管理人員多學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等等現(xiàn)代新技術(shù)，巧用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時(shí)代的發(fā)展要求。
3、加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)的修養(yǎng)
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，不做違反國(guó)家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，鞏固理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，而且不斷地掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自己的業(yè)務(wù)操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質(zhì)，檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應(yīng)這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認(rèn)真細(xì)致地做好每一項(xiàng)工作。
總結(jié)：
檔案管理工作是單位辦公室的一項(xiàng)重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個(gè)單位的工作的順利進(jìn)行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過(guò)各種方式改進(jìn)工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質(zhì)也是影響辦公室檔案管理工作的一個(gè)重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質(zhì)，才能夠滿足現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻(xiàn)：
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當(dāng)今世界，信息被視為與能源和材料并重的人類社會(huì)的三大支柱之一，伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于檔案信息資源的存儲(chǔ)及傳遞提出新的要求。因此，建立現(xiàn)代化的檔案管理體系勢(shì)在必行。
一、煤田地質(zhì)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代化建設(shè)的需求
1.以往煤田地質(zhì)技術(shù)資料檔案的歸檔、保存及檢索方式以手工為主，影響了地質(zhì)測(cè)試技術(shù)資料檔案的應(yīng)用效率及測(cè)試技術(shù)資料的價(jià)值發(fā)揮，特別是建國(guó)初期及六十、七十年代的資料檔案。手工整理其方式趨于落后，查閱起來(lái)效率低，且同一時(shí)段、同一資料只能有一人借閱，而且技術(shù)檔案已易損毀或遺失。
2.現(xiàn)代化信息技術(shù)使煤田地質(zhì)測(cè)試技術(shù)檔案能及時(shí)歸檔，從而促進(jìn)信息資源能夠得到及時(shí)的資源共享。在年終歸檔時(shí)，只需向其地質(zhì)檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)降刭|(zhì)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)原件即可，從而使地質(zhì)檔案工作人員減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。
3.煤田地質(zhì)檔案部門出于自身管理需要，使用計(jì)算機(jī)管理檔案形成了大量的現(xiàn)代化檔案信息，使廣大煤田地質(zhì)勘探人員和工程技術(shù)人員可以不出單位，就能與國(guó)內(nèi)的專家進(jìn)行項(xiàng)目合作，煤田地質(zhì)測(cè)試項(xiàng)目技術(shù)數(shù)據(jù)查詢、學(xué)術(shù)交流等。
二、煤田地質(zhì)檔案現(xiàn)代化管理的特點(diǎn)
1.煤田地質(zhì)檔案信息化水平高，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(1)由于電子文件可利用互聯(lián)網(wǎng)作為傳載工具，這樣就可以方便、快捷將地質(zhì)測(cè)試技術(shù)資料存儲(chǔ)起來(lái)。
(2)信息技術(shù)促進(jìn)煤田地質(zhì)檔案資料的利用價(jià)值，它能夠真實(shí)反映原始資料的基本情況，錄入進(jìn)去的檔案資料具有相當(dāng)高的可信度，即使在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤也能很容易被發(fā)現(xiàn)，并能夠得到及時(shí)的糾正，從而保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。
(3)煤田地質(zhì)檔案資料的傳輸速度快，電子文件以二進(jìn)制比特流的形式傳輸。在局域網(wǎng)上，數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俾氏喈?dāng)驚人。
(4)不受地域性的限制。這個(gè)特點(diǎn)使得辦公室的概念成了一個(gè)虛擬的概念，這也是我們組建虛擬檔案室的概念基礎(chǔ)。
2.開(kāi)放利用是煤田地質(zhì)檔案管理的重要宗旨。只有積極利用煤田地質(zhì)測(cè)試技術(shù)檔案，才能夠充分體現(xiàn)它的價(jià)值所在。煤田地質(zhì)測(cè)試檔案是國(guó)家軟力量的重要組成部分，它在學(xué)術(shù)、教育以及意識(shí)形態(tài)的宣傳領(lǐng)域都有著不可替代的地位。
3.伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的煤田地質(zhì)資料檔案文件。通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描，轉(zhuǎn)換成PDF或者其他的電子格式，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中或被刻錄成光盤。由于有了相當(dāng)數(shù)量的電子文檔，極大地方便了煤田地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、資料的計(jì)算機(jī)查詢和檔案的深度開(kāi)發(fā)利用。地質(zhì)檔案館不僅非常注重搜集當(dāng)前形式的電子文檔和紙質(zhì)文檔，而且對(duì)歷史文件也進(jìn)行轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)。煤田地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)能夠處理各種類型電子文件，對(duì)一些特殊的文件類型，該系統(tǒng)主要是將其成果文件管理起來(lái)。使用這些成果文件首先要將成果文件下載到本機(jī)用相應(yīng)專業(yè)的解釋軟件執(zhí)行打開(kāi)這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各種類型的檔案進(jìn)行管理。
三、現(xiàn)代化煤田地質(zhì)檔案管理工作的目標(biāo)
1.構(gòu)建完善的煤田地質(zhì)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，使煤田地質(zhì)檔案信息化建設(shè)基本滿足煤碳資源事業(yè)發(fā)展的要求。
2.引進(jìn)和合理開(kāi)發(fā)煤田地質(zhì)檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)，逐步建立方便實(shí)用、更新和升級(jí)的煤田地質(zhì)調(diào)查基礎(chǔ)信息技術(shù)管理體系和機(jī)制，逐步建立煤碳資源動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)體系，便于煤田地質(zhì)調(diào)查評(píng)價(jià)信息的總結(jié)、分析、調(diào)查、促進(jìn)煤田地質(zhì)檔案工作的高效運(yùn)行和科學(xué)監(jiān)督。
3.合理完善煤田地質(zhì)檔案調(diào)查辦公自動(dòng)化為目標(biāo)的檔案信息系統(tǒng)。
四、對(duì)現(xiàn)代化煤田地質(zhì)檔案管理的幾點(diǎn)建議
1.完善地質(zhì)檔案目錄搜索信息資料庫(kù)。積極推動(dòng)地質(zhì)檔案工作的合理開(kāi)展。全面整頓和規(guī)范礦產(chǎn)資源勘查開(kāi)發(fā)秩序。堅(jiān)決落實(shí)《地質(zhì)資料檔案著錄細(xì)則》，按照信息化地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)收錄要求，結(jié)合地質(zhì)檔案信息技術(shù)手段，盡快對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行資料收錄，開(kāi)發(fā)信息化與數(shù)字化相結(jié)合的地質(zhì)檔案目錄檢索體系，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)。實(shí)施地質(zhì)檔案資料的合理應(yīng)用。提高地質(zhì)資料認(rèn)知、資源勘查和地質(zhì)勘探水平。提升地質(zhì)檔案裝備水平。提高現(xiàn)有地質(zhì)檔案利用的效率，增強(qiáng)礦產(chǎn)資源勘查、收錄技術(shù)和地質(zhì)檔案信息資料的研究開(kāi)發(fā)能力，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在地質(zhì)科技領(lǐng)域的作用。
2.構(gòu)建基礎(chǔ)地質(zhì)學(xué)信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行地質(zhì)檔案雙重管理模式。
