時間：2023-06-02 15:19:59
序論：在您撰寫檔案工作的服務(wù)性時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
隨著檔案法的普及以及文化建設(shè)進入空前繁榮時期，人們對藝術(shù)檔案利用的重要性認識正在不斷加強。同時，隨著信息化社會的建設(shè)，群眾文化檔案工作的方式也發(fā)生了深刻的變化。在這樣的社會條件下，"服務(wù)思想"對于藝術(shù)檔案工作者能否較好地完成本職工作便顯得十分重要。接下來，筆者將從三個方面著重闡述服務(wù)思想對群眾文化藝術(shù)檔案工作的重要性。
一、群眾文化藝術(shù)檔案提供利用工作中的服務(wù)思想
群眾文化藝術(shù)檔案提供利用工作是群眾文化工作領(lǐng)域的關(guān)鍵性業(yè)務(wù)，即以藝術(shù)檔案資料室儲藏的檔案信息資源為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作。
首先，群眾文化藝術(shù)檔案提供利用工作代表著群眾文化藝術(shù)檔案工作的成果直接同群眾文化工作發(fā)生各種服務(wù)關(guān)系，集中體現(xiàn)了群眾文化藝術(shù)檔案工作的方向和作用。因此，只有極大地提升藝術(shù)檔案工作者的服務(wù)思想，充分地利用群眾文化藝術(shù)檔案工作對其他各項工作的服務(wù)關(guān)系，才能完整體現(xiàn)群眾文化藝術(shù)檔案的價值。從相反的角度來看，群眾文化藝術(shù)檔案的價值在于充分體現(xiàn)其利用率的高低，檔案利用的頻率越高，發(fā)揮檔案的效能越好，同時，作為群眾文化藝術(shù)檔案工作聯(lián)系群眾文化工作的"窗口"，利用工作做得如何，是衡量藝術(shù)檔案室業(yè)務(wù)水平的重要標(biāo)準，是藝術(shù)檔案室得以生存和發(fā)展的條件。
其次，群眾文化藝術(shù)檔案提供利用工作又在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要。這一點主要表現(xiàn)在：
1.藝術(shù)檔案的形成來自于各業(yè)務(wù)部門的工作中形成的資料，對這些資料的加強管理正是藝術(shù)檔案部門的主要任務(wù)。而隨著群眾文化藝術(shù)檔案提供利用工作的開展，其他業(yè)務(wù)部門必然對檔案工作提出更新的要求。
2.通過藝術(shù)檔案提供利用工作的實踐可以獲得有關(guān)檔案管理的反饋信息，能夠比較客觀地發(fā)現(xiàn)其他環(huán)節(jié)工作的優(yōu)劣，以便取長補短，不斷提高工作水平。
3.開發(fā)藝術(shù)檔案提供利用工作能與廣大的利用者發(fā)生廣泛的聯(lián)系，擴大群眾文化藝術(shù)檔案工作的影響，這是對群眾文化藝術(shù)檔案工作最實際、最有效的宣傳，能引起群文戰(zhàn)線工作者對藝術(shù)檔案工作的重視和支持。
因此，開展群眾文化藝術(shù)檔案提供利用工作是藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)輸出藝術(shù)檔案信息和發(fā)揮藝術(shù)檔案作用的有力渠道，我們要通過提供利用這一渠道輸出藝術(shù)檔案信息，發(fā)揮群眾文化藝術(shù)檔案在群眾文化工作中的重要作用，實現(xiàn)其各種價值。
二、豐富熟悉室藏等實際工作中的服務(wù)思想
在實際工作中，為藝術(shù)檔案建立良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，提供豐富的室藏保障，是藝術(shù)檔案工作和其他業(yè)務(wù)部門工作良性循環(huán)的基礎(chǔ)，更是工作實踐中服務(wù)思想的生動體現(xiàn)。這需要群眾文化藝術(shù)檔案工作人員和各業(yè)務(wù)部門之間本著對群眾文化事業(yè)認真負責(zé)的態(tài)度通力協(xié)作。經(jīng)過多年工作在藝術(shù)檔案管理一線的實踐經(jīng)驗，筆者認為，做好豐富熟悉室藏工作需要做到以下幾點：
1.藝術(shù)檔案工作人員要有責(zé)任心，充分認識到檔案室的藏量在提供利用工作中不可代替的重要性，并本著積極服務(wù)的思想，主動地與各業(yè)務(wù)部門保持密切聯(lián)系，盡量地把各項活動及相關(guān)的材料收集全面，并在收集過程中主動宣傳藝術(shù)檔案對群眾文化事業(yè)發(fā)展的參謀作用，以取得相關(guān)人員的理解與支持。
2.藝術(shù)檔案工作人員要有過硬的業(yè)務(wù)能力，建立健全檔案檢索系統(tǒng)，使其成為對各業(yè)本部門有參考價值的藝術(shù)檔案，以便順利地提供利用。
3.各業(yè)務(wù)部門也應(yīng)在各項業(yè)務(wù)活動中，盡可能及時、全面、完整地將本次活動中形成的資料移交給藝術(shù)檔案部門，提高對移交工作重要性的認識。
4.工作人員要熟悉室藏，這是檔案工作人員的基本功，也是搞好藝術(shù)檔案提供利用工作的重要條件。
5.藝術(shù)檔案部門和檔案工作人員必須樹立堅定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度。
三、群眾文化藝術(shù)檔案資源開發(fā)中的服務(wù)思想
以往的藝術(shù)檔案工作往往將重心偏向于保管，但這樣的工作重心往往無法發(fā)揮藝術(shù)檔案管理作為一項"服務(wù)"的作用。因此，談到服務(wù)思想的重要性，我們就必須將藝術(shù)檔案工作和"服務(wù)"充分掛鉤，即有效利用藝術(shù)檔案中潛在的資源，使其為群眾文化藝術(shù)事業(yè)服務(wù)。下面，筆者將以兩種方式為例闡述群眾文化藝術(shù)檔案資源的開發(fā)。
1.傳統(tǒng)的借閱方式。這是檔案提供利用的主要方式之一，也是檔案工作一直以來所采用的。針對該方式，我們總結(jié)了過去的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出采取對文書檔案（館務(wù)類）與藝術(shù)檔案（業(yè)務(wù)類）分別組綜合卷的方法提供利用。同時，我們也要建立健全關(guān)于借閱范圍、手續(xù)及借閱者應(yīng)遵守的有關(guān)保護內(nèi)容的規(guī)章制度。檔案員應(yīng)在熱心服務(wù)的基礎(chǔ)上對歸還的檔案進行認真清點并對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施妥善處理，真正實現(xiàn)管理和服務(wù)的一體化。
2.舉辦展覽的方式。藝術(shù)檔案展覽是配合某項工作的開展，或集中介紹檔案工作成績，專題化、系統(tǒng)化地揭示和介紹檔案內(nèi)容、成分的一種利用方式。藝術(shù)檔案展覽本身就是提供藝術(shù)檔案信息的現(xiàn)場，利用者可以從中得到較為集中和系統(tǒng)的材料。因此，這種較多人參觀、服務(wù)面較廣的方式能在一定范圍內(nèi)能起到生動、深刻的宣傳教育作用。
檔案管理工作水平與時展不適應(yīng)的現(xiàn)象導(dǎo)致檔案工作開展起來困難重重，特別是對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案工作人員不應(yīng)該只是檔案的看護人員，自身還應(yīng)該不斷發(fā)展，成為能夠適應(yīng)社會現(xiàn)代化建設(shè)需求的專業(yè)型檔案人才。在新的歷史時期，檔案工作只有從思想、業(yè)務(wù)以及專業(yè)知識等多方面不斷提高，才能更好適應(yīng)新時期檔案工作的需求，解決檔案管理不到位的現(xiàn)象，從而保證利用檔案提供更好的個性化服務(wù)。
一、新時期檔案工作面臨的嚴峻挑戰(zhàn)
1.知識經(jīng)濟到來所帶來的挑戰(zhàn)
進入新世紀以后，逐漸步入到知識經(jīng)濟時代的道路，當(dāng)今社會是以知識為基礎(chǔ)，以高新技術(shù)為支撐，以創(chuàng)新性的智力為重要依托，依靠知識和信息不斷促進自身向前發(fā)展。在這樣的大背景之下，社會對檔案工作的傳統(tǒng)運行模式和工作方式提出了很多全新的要求。在日常工作中，可供我們利用的檔案不僅包括了紙質(zhì)文書檔案，同時還包括了科學(xué)技術(shù)材料、專業(yè)版學(xué)術(shù)材料、聲音、影像材料以及事物檔案等多種形式，在利用檔案進行個性化服務(wù)過程中，要求能夠在較短的時間內(nèi)，方便、快捷的查詢到自己所需要的信息，這是新時代檔案新消息服務(wù)的總體趨勢，并且這種趨勢已經(jīng)開始沖擊我們傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，給檔案管理部門帶來極大的挑戰(zhàn)。
2.檔案服務(wù)工作面臨的思想障礙
在檔案個性化服務(wù)過程中，檔案管理部門中一些工作人員陳舊的思維在很大程度上影響著檔案工作的順利開展。很多工作人員已經(jīng)習(xí)慣了按照既定的規(guī)章制度和條條框框的工作模式，只是在片面上強調(diào)工作的繼承性、一致性和統(tǒng)一性，缺少辯證的統(tǒng)一理念。在日常工作過程中，只是照抄照搬過去落后的工作思路和工作模式，循規(guī)蹈矩，導(dǎo)致了在工作中墨守陳規(guī)，創(chuàng)新能力不足，按部就班的開展檔案服務(wù)工作。在新形勢下，檔案服務(wù)事業(yè)發(fā)展面臨著很多問題，而針對這些問題還沒有提出對應(yīng)的解決對策，也沒有任何人的經(jīng)驗可以借鑒。面對新形勢下所出現(xiàn)的思想問題，需要我們解放思想，不斷更新觀念，這樣才能保證在不斷探索中獲得經(jīng)驗。
3.檔案利用工作出現(xiàn)了全新的變化
在服務(wù)主體方面，過去的服務(wù)主要以黨政機關(guān)為主，而新時期的服務(wù)對象主要是服務(wù)企業(yè)事業(yè)單位，為群眾服務(wù)。在服務(wù)態(tài)度方面，過去主要是以等待人員前來詢問和咨詢，服務(wù)方式十分的被動，被服務(wù)主體對服務(wù)部門存在很大的抱怨，檔案服務(wù)不能做到以人為本，個性化服務(wù)。而新世紀對檔案服務(wù)方式提出了更高的要求，要求檔案部門主動向利用者工檔案服務(wù)工作，并做到檔案服務(wù)的一對一個性化針對服務(wù)。在服務(wù)手段上，過去主要是向被服務(wù)人員提供原始紙質(zhì)檔案，檔案服務(wù)的信息化程度較低，而現(xiàn)如今的檔案服務(wù)手段需要借助互聯(lián)網(wǎng)、計算機等多項技術(shù)為被服務(wù)人員提供網(wǎng)上檔案查閱工作。在服務(wù)模式上，過去檔案部門的服務(wù)模式主要是單一向用戶提供檔案服務(wù)工作，而現(xiàn)如今除了要高效利用好檔案館進行檔案查閱之外，還應(yīng)該積極開展信箱，電話咨詢等多種方式，為用戶提供多樣化的檔案服務(wù)工作。
二、新形勢下檔案工作個性化對策分析
1.保證主動服務(wù)
檔案部門主動服務(wù)的對象是檔案的利用人員，新時期做好檔案個性化服務(wù)需要進行多元化的內(nèi)容服務(wù)，要做好各種檔案的服務(wù)工作。在服務(wù)工作開展過程中，可以利用查詢、復(fù)制等方式對檔案進行推廣，保證用戶所需要的檔案能夠被高效、便捷的利用，最終提供便捷的服務(wù)。在檔案工作開展過程中，主動服務(wù)是一個創(chuàng)造性的理念，是新形勢下，檔案服務(wù)工作的必由之路。在實際工作中要保證樹立全新的服務(wù)理念，不斷強化檔案工作人員的服務(wù)意識，要從過去傳統(tǒng)的檔案管理向著檔案信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變，改變過去僅限于提供紙質(zhì)檔案的被動服務(wù)模式。在工作中還要正確處理好檔案資料的收集和檔案新秀服務(wù)之間的關(guān)系，通過對檔案進行深度的挖掘、開發(fā)和分析，切實提升檔案的信息質(zhì)量。在工作中要樹立以質(zhì)量求生存的服務(wù)理念，不斷提升服務(wù)質(zhì)量，改變過去等待用戶上門服務(wù)的被動服務(wù)模式，要積極主動為用戶提供主動服務(wù)，在拓展檔案利用深度和廣度方面不斷加大服務(wù)力度，從而切實提升檔案服務(wù)工作的整體工作水平。
2.積極運用現(xiàn)代化信息技術(shù)
進入新世紀以后，隨著計算機技術(shù)、電子信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及，檔案管理工作逐漸由過去的手工操作向著現(xiàn)代機械設(shè)備操作管理方向轉(zhuǎn)變。由過去的實際檔案管理向著電子信息化檔案管理轉(zhuǎn)變，這也是時展的必然產(chǎn)物。對現(xiàn)階段我國檔案工作的現(xiàn)狀來看，檔案電子化儲存和信息化服務(wù)對檔案部門既是挑戰(zhàn)又是機遇。在新的歷史時期需要檔案部門在社會環(huán)境中重新定位，做好檔案信息化建設(shè)過渡期的檔案信息利用工作。實踐證明，如果沒有現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作，檔案信息資源的開發(fā)和利用就根本不能進行，也根本談不上所謂的科學(xué)合理的利用檔案信息資源。在進行檔案服務(wù)過程中，運用現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)和手段進行檔案信息開發(fā)，能夠極大的提升檔案開發(fā)和能力的和效率，從而切實提升檔案信息資源利用的效率和檔案管理機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量和水平。
關(guān)鍵詞:人性化 人事檔案 管理服務(wù)
中圖分類號:G271 文獻標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)10-222-01
傳統(tǒng)的檔案管理模式是物本管理,檔案員工作重點在于整理、保管檔案和日常利用工作,而在建設(shè)和諧社會的今天,檔案工作的核心應(yīng)該轉(zhuǎn)到服務(wù)上來,其目標(biāo)是讓利用者滿意,確立以人為本的服務(wù)理念,更新服務(wù)觀念,最大限度地滿足利用者的需求。從管理與服務(wù)的內(nèi)涵出發(fā),人性化要求符合人的需求的行為,人事檔案人性化管理與服務(wù)是上級和下級之間,檔案員和使用者之間在檔案工作中的互動形式。一方面,以尊重、關(guān)懷使用者為宗旨,與使用者進行心貼心地溝通、交流,建立相容、平等、互利的關(guān)系,創(chuàng)造和諧、溫馨的文化氛圍;另一方面,任何一個組織都是一個有機的整體,組織中各個部門之間相互協(xié)作、配合才能正常運轉(zhuǎn),檔案工作中的人性化管理與服務(wù)能夠在組織機構(gòu)的運轉(zhuǎn)中發(fā)揮作用,使組織的正常功能得到高效發(fā)揮。
一、檔案工作中的人性化管理
人本管理作為正確認識和處理人與其他生產(chǎn)要素的辯證關(guān)系,重視人的智慧、創(chuàng)造力及其主導(dǎo)、能動和決定性作用,將人作為“活力源”而形成的關(guān)于人的科學(xué)理念。人性化的管理則是將組織中的每一個個體作為關(guān)注中心,把調(diào)節(jié)、控制和管理人的行為看作是管理好整個組織系統(tǒng)的關(guān)鍵,把調(diào)動人的積極性和創(chuàng)造性看作是搞好整個管理工作的根本。
1.管理方式的變更。傳統(tǒng)的管理把人視為經(jīng)營的手段、人僅僅是機械的延伸、研究人只是為了提高人的工作效率,而在人性化管理中,人是管理的目的,以“人”為中心,把人各層次需求的自我實現(xiàn)作為管理的核心,創(chuàng)造一種促進人不斷學(xué)習(xí)和積極發(fā)展的氛圍,使之成為組織成員的共同愿望,使組織成員自發(fā)進行內(nèi)在的知識積累,然后在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)個人及組織潛力的外化,形成個人的自我實現(xiàn)和組織的創(chuàng)新發(fā)展。
檔案管理工作雖然人員較少,組織結(jié)構(gòu)簡單,但也存在著個人目標(biāo)與組織愿景協(xié)同一致的問題,重視情感管理,營造舒暢、和諧的工作環(huán)境同樣顯得重要。通過情感管理可以激發(fā)人的動力,充分發(fā)揮其積極性和創(chuàng)造性,提高管理效能和服務(wù)質(zhì)量。
2.管理制度的柔化。柔性管理的最大特點,在于它主要不是依靠權(quán)利影響力(如上級的發(fā)號施令),而是依賴于員工的心理過程,依賴于從每個員工內(nèi)心深處激發(fā)的主動性、內(nèi)在潛力和創(chuàng)造精神,因此具有明顯的內(nèi)在驅(qū)動性。檔案管理層級在人員、組織方面存在著有利條件,比如服務(wù)的專業(yè)性、針對性強,應(yīng)用上更顯直接;工作開展靈活性高,往往一人身兼多職,責(zé)任劃分清晰,不易相互扯皮推諉;人員結(jié)構(gòu)層次少,便于提高管理的科學(xué)性、準確性和系統(tǒng)性;傳遞信息及時有效。結(jié)合這些特點,更應(yīng)該發(fā)揮靈活高效的優(yōu)勢,引入柔性管理手段,為各項業(yè)務(wù)的開展創(chuàng)造有利條件。除了針對各級檔案管理人員,檔案管理還有面向使用者的一面。在目前表現(xiàn)得較為突出的矛盾通常集中在制度層面。比如檔案借閱時對借閱者戒心重,處處登記,時時監(jiān)督,手續(xù)繁瑣,使利用者處于被防范的地位,易產(chǎn)生逆反心理和對立情緒。引入柔性管理,在具體的條款內(nèi)容上,既作出嚴格規(guī)范,又要采用委婉、溫馨的語句取代“不準”、“不允許”、“嚴禁”、“不得”等強硬語句,以提醒的方式溝通,切實體現(xiàn)對使用者價值和權(quán)利的充分認同,將人文關(guān)懷外顯于各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和服務(wù)細節(jié)中,這樣才利于建立良好融洽的關(guān)系,才能將硬性的規(guī)章制度柔化為人性化的基于自律的管理模式。
3.管理人員素養(yǎng)提升。檔案管理建立在一系列的制度、流程和信息技術(shù)上,但最終還需要既有良好職業(yè)道德,又擁有專業(yè)檔案管理及其他相關(guān)學(xué)科的知識,并掌握計算機技能的工作人員來實現(xiàn)。檔案員的素質(zhì)應(yīng)當(dāng)不斷地通過崗前培訓(xùn)、日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)、雙向交流、派出學(xué)習(xí)等方式提高。檔案員所具有的服務(wù)意識、服務(wù)能力、服務(wù)禮儀等對使用者的心理有很大的影響。如果在服務(wù)過程中不僅有“百問不厭”的服務(wù)精神,而且具備“百問不倒”的服務(wù)素質(zhì),態(tài)度和藹、誠懇,服務(wù)積極、認真,說話和氣、禮貌,這種和諧的人際氛圍很自然地會被對方所接受、所感染,服務(wù)的價值也將得到提升。另外,身體動作,面部表情,穿著打扮,空間利用等在內(nèi)的非語言因素也將在很大程度上反映職員的職業(yè)素養(yǎng)。在建立培訓(xùn)交流機制的同時,完善監(jiān)督、考核機制也是各級檔案員素質(zhì)提升的有力保障,通過對工作的完成情況、績效結(jié)果、群眾評議的考核考查,可以查缺補漏,發(fā)現(xiàn)問題,及時改進,同時也是增強檔案員的責(zé)任意識,激發(fā)其內(nèi)在動力,主動地提升自身素養(yǎng)、提高工作效率的有效途徑。
二、檔案工作中的人性化服務(wù)
檔案工作中的人性化服務(wù)應(yīng)該是一種以人為本的服務(wù)理念和方式,它以尊重、關(guān)懷使用者為宗旨,與使用者溝通、合作,提高使用者對檔案工作的滿意度,促進檔案所承載信息效用的最大化。有學(xué)者將人性化服務(wù)的特征歸納為:服務(wù)理念的人本化、服務(wù)態(tài)度的人情化、服務(wù)方式的多樣化、服務(wù)設(shè)計的人格化和服務(wù)環(huán)境的生態(tài)化。
1.服務(wù)理念變革。傳統(tǒng)的檔案管理以“物”為本,重“物”輕“人”的現(xiàn)象由來已久。人性化服務(wù)理念要求服務(wù)從以檔案為中心向以使用者為中心轉(zhuǎn)移。檔案工作的目的是為了應(yīng)用,要實現(xiàn)其價值就必須樹立以使用者為中心的服務(wù)理念,檔案員要從使用者的實際需要和利益出發(fā),理解、關(guān)心和尊重使用者。服務(wù)導(dǎo)向要求檔案員不僅要以現(xiàn)實需求為主,還要能夠預(yù)見和挖掘服務(wù)對象潛在的需求及其變化趨勢,利用自身具備的專業(yè)知識協(xié)助使用者準確表達信息需求,進而將檔案工作的開展建立在具有科學(xué)依據(jù)的分析判斷之上。例如本單位職工的人事檔案保存在上級管檔機關(guān),不方便及時查閱,提供信息時,本單位可以與人事檔案相對應(yīng),為專業(yè)技術(shù)人員建立技術(shù)檔案,提供考核、學(xué)歷、職稱、獎懲等方面的信息材料,可以保存重份人事檔案材料或檔案復(fù)印件,為職工提供及時方便的信息查詢服務(wù)。
2.歸檔方法改進。人事檔案是個人基本信息、學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷、德、能、勤、績、獎懲狀況的綜合記錄,是歷史、全面地記載個人綜合信息的載體,是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要信息和依據(jù),它在人才的選拔、培養(yǎng)、使用和考核等工作中發(fā)揮著巨大的作用。歸檔材料一直以來是由組織人事部門收集和管理的。這種“背靠背”方式形成的個人檔案,難免發(fā)生錯誤。因此,歸檔內(nèi)容的透明化也成為檔案人性化服務(wù)的一個改進方面。收集個人信息要公開,收集的方式方法程度要讓當(dāng)事人知道,人事檔案的建立者和管理者應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷?dāng)事人其人事檔案的建檔的程序和內(nèi)容,當(dāng)事人知悉有關(guān)個人檔案的建立、處理、保存和利用的情況,當(dāng)事人如有需求,可以查詢本人檔案目錄。這樣做利于消除個人對人事檔案的神秘感,更好地發(fā)揮人事檔案的作用。
3.工作環(huán)境優(yōu)化。人性化的環(huán)境,能超越其物化外表,而成為精神的、人為的審美世界,成為一種可以對使用者施以教化的富有審美意義的文化環(huán)境。物理環(huán)境方面,布局合理、環(huán)境優(yōu)美、標(biāo)識醒目、具有個性的閱檔室服務(wù)環(huán)境,足以使使用者感受尊重知識、尊重人才的人文關(guān)懷,營造人性化服務(wù)環(huán)境,必須從觀念和設(shè)計入手,將情感化、以人為本的理念貫穿其中。閱檔室墻壁上應(yīng)標(biāo)明歸檔制度、借閱制度、保密制度等事項,室內(nèi)溫度、濕度、光線、色彩力求令人舒適愉悅,除庫房外,可有盆景、花草的點綴,高雅字畫裝飾,人文關(guān)懷的功能布局,會使利用者減輕工作的緊張感。人文環(huán)境方面,工作人員應(yīng)該提高服務(wù)意識、端正服務(wù)態(tài)度、提升服務(wù)質(zhì)量,通過文明用語和恰到好處的體態(tài)語言使讀者產(chǎn)生賓至如歸的感覺,努力營造一個和諧的環(huán)境,使使用者能夠全方位地感受到環(huán)境與人的親和力,真正為其營造一種無微不至的人文關(guān)懷環(huán)境。
【關(guān)鍵詞】檔案；創(chuàng)新；服務(wù)
近年來，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案部門的大力普及與發(fā)展，檔案信息資源服務(wù)的基礎(chǔ)和手段正逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)變。基于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息服務(wù)作為一種趨勢，不僅是服務(wù)手段的拓展，更成為眾多檔案部門探索與實踐的重點。與工作開展和利用者多樣化、綜合化、便捷化的需求相比，還存在著不小差距。
一、更新服務(wù)思想觀念
檔案工作服務(wù)機制是創(chuàng)新的前提，創(chuàng)新的前提是觀念的更新。創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機制，要求我們解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想，樹立正確的、全新的檔案服務(wù)意識，樹立檔案工作為社會服務(wù)、為政治服務(wù)、為經(jīng)濟服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為人民群眾服務(wù)的觀點。根據(jù)我國現(xiàn)狀，現(xiàn)代的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)管理活動的方方面面。因此，檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，積極主動地為經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建成小康社會服務(wù)。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為經(jīng)濟社會提供服務(wù)，就必須加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。
二、創(chuàng)新服務(wù)手段
（一）建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案部門要充分利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為各部門提供更好的服務(wù)。目前，國內(nèi)許多單位檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上檔案查閱服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源化、數(shù)據(jù)庫化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化，建立“大檔案”。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與各部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。
（二）建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。加強與本信息管理部門的密切配合，建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在本單位綜合檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在綜合檔案室的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上本單位的各部門通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案室自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到綜合檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。
三、開展多種服務(wù)
（一）開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望能通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的手工式的檔案提供利用方式必將逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
（二）提供查詢和咨詢服務(wù)。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案室通過電子郵件在網(wǎng)上進行快速通信，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務(wù)。
（三）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱有關(guān)部門制定文件的人員逐年增多。為適應(yīng)新形勢的發(fā)展，必須進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)管理和使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，從數(shù)據(jù)庫中得出最主要的經(jīng)驗有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和本單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高。
四、拓展服務(wù)領(lǐng)域
（一）信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。在信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越來越復(fù)雜，越來越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
（二）興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案室的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。
對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助引進開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為保護合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。
（三）檔案管理將進入社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。伴隨著電子商務(wù)時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入到社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。
檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的內(nèi)部網(wǎng)而擴展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡(luò)。檔案人員除了要繼續(xù)做好檔信息資源的收集和保管，更多地了解需求，擴大服務(wù)內(nèi)容外，一方面要配合現(xiàn)代的營銷手段，同領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員一道，建立信息資料庫，選取最能體現(xiàn)優(yōu)勢、樹立良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場；另一方面要從網(wǎng)上獲取有效信息為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策、為生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)，主動地、全過程地提、供、銷、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊密聯(lián)系市場的檔案信息管理體系。這的確給檔案工作者提出了又一次挑戰(zhàn)。
【參考文獻】
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一、檔案用戶的調(diào)研
以用戶為核心的前提是了解用戶，否則檔案館傾力推出的各種服務(wù)也會收效甚微。這就需要對用戶的情況進行調(diào)研，然后實施有針對性地服務(wù)。
(一)調(diào)研的內(nèi)容
首先，調(diào)研本館的主要用戶群體構(gòu)成及變化趨勢。一般而言，一個檔案館的檔案用戶都具有相對的穩(wěn)定性，即有一個或幾個核心用戶群，這些核心用戶群也是檔案館的主要服務(wù)對象，滿足了他們的信息需求即滿足了大部分的信息需求。另一方面，檔案用戶的構(gòu)成不是一成不變的，由于某項國家政策的出臺，或是檔案用戶本身生存狀況的變化等原因都會影響檔案用戶的構(gòu)成。對于檔案館而言，應(yīng)及時了解和跟蹤檔案用戶的變化，預(yù)測變化趨勢，并據(jù)此調(diào)整檔案服務(wù)中某些不相適應(yīng)的環(huán)節(jié)，將有利于開展優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。[1]
其次，調(diào)研檔案用戶的需求特點。不同的檔案用戶類型有不同的需求特點，檔案館應(yīng)根據(jù)不同的需求，提供有針對性的服務(wù)。目前，檔案界對各類型用戶需求以及對需求的調(diào)查分析已經(jīng)有了一定的研究成果，[2]檔案館可以借鑒這些研究成果并與自身的核心用戶群“對號入座”，提供相應(yīng)的服務(wù)。但做到這些還不夠，在網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，人們對信息要求更高、方式也日新月異，檔案館如果不與時俱進、突出自己的優(yōu)勢，就很難被選擇。
再次，調(diào)研檔案用戶的心理特征。檔案利用行為是檔案用戶內(nèi)在心理和外部環(huán)境共同作用的結(jié)果，因此檔案館研究分析檔案用戶的利用心理，將對檔案工作起到積極的作用。比如檔案用戶在利用過程中存在維護自我形象的心理，檔案工作人員就要隨時觀察、研究不同用戶的特點，有針對性地采取適當(dāng)服務(wù)態(tài)度和服務(wù)方式。
(二)調(diào)研的方式
調(diào)研的方式有館內(nèi)、館外兩種。館內(nèi)調(diào)研主要是做好登記記錄，也就是要利用好檔案登記表，這就要求檔案登記表要足夠詳細。不僅包括查檔人的姓名、單位、檔案名稱等基本項目，還要增加查檔人的具體聯(lián)系方式、查檔原因以及用后效果等項目，同時保證填寫做到認真負責(zé)。
館外調(diào)研絕不可少。在實際中，有不少人存在檔案需求，卻由于種種原因沒有來館查詢，也沒有通過其他方式利用檔案。對于這一部分人，我們稱之為檔案的潛在用戶。館外調(diào)研的主要目的就是挖掘潛在用戶，通過定期的問卷、訪談等調(diào)研方式可以幫助檔案館掌握社會中的潛在檔案需求，然后據(jù)此有目的的推出檔案信息，從而使?jié)撛谟脩粝颥F(xiàn)實用戶轉(zhuǎn)化。調(diào)研的結(jié)果用于建立用戶聯(lián)系表或數(shù)據(jù)庫，這些聯(lián)系人可作為檔案館推出自我服務(wù)的主要對象。
二、檔案服務(wù)工作的改進
用戶調(diào)研不是目的，檔案館真正要做的是根據(jù)調(diào)研結(jié)果，有針對性地調(diào)整服務(wù)工作中不適合的環(huán)節(jié)。
(一)檔案資源的整合方面
在檔案資源的整合上，首先要在原有館藏的基礎(chǔ)上，加強對已開放檔案的集成化管理和開發(fā)。這里所說的“檔案集成化管理和開發(fā)”是指將聯(lián)系緊密或檔案用戶普遍需求的檔案以某種方式歸納、整合和組合，以整體的形式集中展現(xiàn)，并在必要的情況下對這些檔案信息進行深層次的編研和開發(fā)。這是因為現(xiàn)代檔案用戶對檔案的需求不再局限于檔案原件，而對經(jīng)過編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。[3]比如，對于政府信息、城市記憶和百姓證明等共享性的檔案信息資源就要進行有序的整合，實行集成化的管理。其次要建立館際互借系統(tǒng)。對于特定的檔案館而言，收集的范圍有限，收集到的檔案也不可能面面俱到。與其他的檔案館建立館際互借系統(tǒng)，能夠拓寬檔案館的服務(wù)范圍，也為用戶提供了便利條件。當(dāng)然，對于用戶廣泛需求而本館又欠缺的檔案，在今后的收集過程中，要加強對相應(yīng)檔案的收集。再次要突出特色，發(fā)揮自身優(yōu)勢。檔案館在長期收集檔案過程中，一定在某一方面有自己突出的優(yōu)勢。其實，一般的地方檔案館也都匯集著反映當(dāng)?shù)匾欢ū尘跋绿囟ㄊ挛锱d衰變遷的一些特色檔案。這些都應(yīng)該成為檔案館吸引用戶的“招牌”，檔案館應(yīng)積極發(fā)揮這些特色優(yōu)勢使自身得到增值。
(二)檔案資源的配套服務(wù)方面
在配套服務(wù)上，首先要提供多樣化的查詢和利用方式，在以館內(nèi)查詢?yōu)橹黧w的情況下，開通網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，提供代查、郵寄、傳真等服務(wù)，甚至在用戶不方便的情況下主動送檔上門。其次要提供多樣化的檢索系統(tǒng)，并盡量簡化檢索方式。當(dāng)前全國各級檔案館的檢索方式都存在過于專業(yè)化、多樣化欠缺等問題，這些都難以滿足現(xiàn)代人查找信息的心理，因此，檔案館開發(fā)出一種適合于普通民眾的簡易化檢索系統(tǒng)顯得很有必要。再次要營造一個干凈、舒適、方便地利用環(huán)境。最后要提供細心、耐心以及專業(yè)化的咨詢服務(wù)，加強對用戶引導(dǎo)，努力消除在檔案利用過程中的障礙。
三、檔案信息的宣傳與“推送”
李揚新認為：“檔案利用者需求分為客觀需求、認識需求、表達需求三個層次。最佳的狀態(tài)是三者完全一致，而實際上這只是一種無法達到的完美極致。”[4]因此，檔案館不該僅僅坐等檔案用戶上門查檔，還應(yīng)采取積極的措施“刺激”人們這種潛在的利用需求，使上面所說的三種需求盡可能地達到統(tǒng)一，即客觀需求能夠被認識并表達。而滿足這個目標(biāo)的重要條件就是檔案館要對館藏檔案進行積極的宣傳甚至直接推送給用戶。
宣傳是檔案開放的窗戶，檔案館不必拘泥于形式，可利用多種媒介向公眾宣傳已開放的檔案或目錄，尤其要重點宣傳根據(jù)調(diào)研的用戶需求整合出來的目錄，也可以舉辦檔案展覽等。為了貼近人們生活，檔案館可以積極配合重要紀念日、重大歷史事件和活動等，利用檔案信息資源廣泛開展教育。[5]或者，將各種檔案的內(nèi)容進行提取，并利用計算機技術(shù)開發(fā)出一種類似于知識尋寶的小游戲，這樣，公眾在娛樂 之中就學(xué)到了知識，檔案館也達到了傳播檔案信息的目的。
信息推送是一種信息管理技術(shù)，是通過一定的技術(shù)標(biāo)準或協(xié)議，在互聯(lián)網(wǎng)上通過定期傳送用戶需要的信息來減少信息過載的一項技術(shù)。推送技術(shù)根據(jù)用戶的興趣來搜索、過濾信息，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發(fā)掘有價值的信息。檔案館可以借鑒推送技術(shù)及時將用戶可能感興趣的檔案信息傳送給用戶。不過，在當(dāng)前情況下，由于我國檔案的數(shù)字化程度還不高，不能完全依賴互聯(lián)網(wǎng)。這就要求檔案館一方面加緊推進檔案的數(shù)字化，另一方面積極探索多樣化的方式將檔案信息推送給用戶。比如利用第一環(huán)節(jié)建立起的用戶聯(lián)系表，采用郵件或短信的方式將用戶可能感興趣的信息發(fā)給用戶，從而讓用戶及時了解并利用檔案。
四、檔案利用后的信息反饋
檔案利用后的信息反饋是檔案館提高和改善服務(wù)、提高檔案利用效果的保障。具體而言，包含以下幾個方面。
反饋信息的收集。收集內(nèi)容主要包括兩方面：一是檔案用戶對檔案館提供的各項服務(wù)的評價。如檔案工作人員的態(tài)度如何，規(guī)章制度是否合理恰當(dāng)以及提供的檢索工具是否方便易用等方面。二是檔案用戶利用檔案信息的效果評價，如是否解決了實際問題，是否產(chǎn)生了經(jīng)濟效益和社會效益等。[6]收集的方式可通過建立檔案利用效果登記簿主要了解用戶利用時對各項服務(wù)的要求、評價和建議；利用檔案用戶聯(lián)系表定期調(diào)查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度隨時接收檔案用戶的反饋。反饋信息的收集要盡量做到準確全面，爭取收集到每一個檔案用戶的反饋意見。
反饋信息的整理和分析。在實際的工作中，檔案用戶反饋回來的信息數(shù)量是龐大的，而且涉及的問題種類繁多。因此，檔案部門要對這些信息進行分門別類的整理、去粗取精獲得有用的反饋信息。然后對這些信息進行統(tǒng)計、分析和歸納，最終得到反映各方面問題的總結(jié)性的結(jié)論。
反饋信息的應(yīng)用。對于用戶反饋回來的具有普遍性的問題，檔案館要真正落到檔案服務(wù)的各個環(huán)節(jié)，并加以改進和提高以滿足用戶的要求。對于那些取得較大現(xiàn)實效用的檔案實例加以匯編，從而為今后的檔案宣傳工作服務(wù)。而對于那些沒有達到現(xiàn)實效用的檔案利用行為，要積極找出原因，進行補救。
小結(jié)
文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-9944（2017）14-0317-02
1 引言
規(guī)范的檔案管理只有與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要。然而，日常工作中，很多人對檔案工作的重要性認識不夠，認為檔案管理工作可有可無。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經(jīng)營管理活動中不可分割的重要組成部分，在維護銀行和客戶權(quán)益、打擊經(jīng)濟犯罪、防范金融風(fēng)險、促進經(jīng)濟和社會發(fā)展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。
檔案工作在銀行各項業(yè)務(wù)發(fā)展中，如何能充分發(fā)揮服務(wù)功效，使檔案管理工作能夠走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路是本文重點研究的問題。
2 現(xiàn)在銀行檔案管理工作中存在的問題
思想認識不到位，重視程度不高，導(dǎo)致銀行檔案工作的服務(wù)功效不能更好的發(fā)揮。
部分分行比較重視會計檔案、文書檔案，忽視其他門類檔案的管理，而其他門類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業(yè)務(wù)、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫房不達標(biāo)、具有保存價值的檔案不按規(guī)定歸檔等現(xiàn)象。多年以來，重視業(yè)務(wù)發(fā)展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經(jīng)常安排檔案管理員補缺其他緊急的工作，而應(yīng)付檔案工作。
3 提高銀行檔案工作服務(wù)功效的解決方案
3.1 提高檔案工作的重視程度
3.2.1 更新完善銀行檔案
更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當(dāng)前檔案工作開展迫切需要解決的源頭問題。2012年12月，國家檔案局頒發(fā)10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，要求各企業(yè)制定適合本企業(yè)實際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項工作，將進一步規(guī)范文件材料的歸檔工作，做到“應(yīng)歸盡歸”、“應(yīng)收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經(jīng)發(fā)文，新疆區(qū)分行已通過總行審核，將于近期發(fā)文。
3.2.2 規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理制度
在銀行發(fā)展過程中，會產(chǎn)生各門類專業(yè)檔案，如：文書檔案、會計檔案、合同檔案、集中采購檔案等。為確保各門類檔案有章可循、管理規(guī)范、便于利用，適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，在制定檔案管理總的辦法下，要進一步完善各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規(guī)范管理檔案。
3.2.3 全面推進依法治檔
在新形勢下，銀行檔案管理部門要強化依法履行監(jiān)督指導(dǎo)，對檔案管理工作要獎懲分明，通過約談、通報、處分、追究責(zé)任等方式，嚴肅查處不按時歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國家秘密等各類檔案違法違紀案件。建立完善檢查情況通報和責(zé)任追究制度，對違反檔案法律法規(guī)的行為依法追究責(zé)任。
3.2.4 加強對檔案工作的指導(dǎo)和檢查
檔案管理部門要加大對各門類檔案管理工作的檢查指導(dǎo)力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機制等方面加強指導(dǎo)，開展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開始，指導(dǎo)人員要深入了解和研究各門類檔案的特點，進行科學(xué)的分類整理，扎扎實實做好基礎(chǔ)工作，集中統(tǒng)一管理各門類檔案。
3.2.5 重視檔案安全管理
近年來，重大自然災(zāi)害、社會突發(fā)事件給檔案工作以慘痛教訓(xùn)。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設(shè)置于同等重要的位置。首先從承重達標(biāo)等庫房安全及周邊環(huán)境安全要素考慮，做到檔案實體在加工整理和利用等環(huán)節(jié)中的絕對安全。建立預(yù)先防范機制，提前做好防范和應(yīng)對自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)因素毀壞的各種準備，建立應(yīng)急反應(yīng)機制，提高臨險處置能力。抓緊實施異地異質(zhì)備份工作，充分利用檔案復(fù)制、縮微、數(shù)字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。
3.2.6 嚴格審驗把關(guān)移交入庫檔案資料
檔案資料移交入庫的審驗標(biāo)準重點突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內(nèi)容是否完整；審核文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象；審核文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象；審核聲像和電子檔案是否規(guī)范且有效等。這些標(biāo)準的嚴格執(zhí)行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責(zé)。在檔案資料移交入庫的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對歸檔資料進行再次審核，嚴格執(zhí)行移交登記是檔案管理部門為各門類檔案的規(guī)范管理起到監(jiān)督指導(dǎo)作用，為整個銀行信息資料安全、完整保存履行職責(zé)。
3.2.7 檔案信息化建設(shè)
隨著檔案數(shù)量越來越多，僅僅靠傳統(tǒng)的手工檢索和查找已不能滿足利用的需求。要做好檔案管理工作，就必須創(chuàng)造條件，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，積極利用信息技術(shù)手段，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，便于檢索。
3.2.8 創(chuàng)造良好的庫房條件
庫房位置的交通便利，能夠使檔案利用方便快捷。同時，檔案庫房應(yīng)集中布置，遠離易散發(fā)火種的工業(yè)設(shè)施。館內(nèi)消防設(shè)施齊全、通風(fēng)、溫濕度適宜，為避免地面濕氣影響檔案保管質(zhì)量，應(yīng)將檔案放置在二樓（包括）以上的樓層。庫房承重達到1200kg/m2以上。
關(guān)鍵詞：檔案利用；探討；服務(wù)工作；檔案
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0104-02
檔案工作的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案的作用，便于社會各方面的昶用。基層檔案室在提供利用工作中，存在著不重視檔案利用實效統(tǒng)計的問題，影響著社會檔案意識的提升和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。本人認為在檔案室基本利用情況統(tǒng)計的基礎(chǔ)上，更重要的是著手了解和掌握檔案利用的實際效益，了解利用目的和所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益。開發(fā)利用檔案，是發(fā)展檔案事業(yè)的需要，更是檔案工作者神圣的使命。檔案事業(yè)是一項功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。在新時期，隨著人們法律意識的不斷增強，檔案利用和服務(wù)的作用得到了充分的重視和肯定。
一、檔案利用實效統(tǒng)計工作的重要作用
1.有利于判定檔案的價值和作用
檔案的價值和作用體現(xiàn)為它對現(xiàn)實工作所產(chǎn)生的影響和效益。如果檔案不被利用，再有價值的檔案都沒有保存的意義。檔案在提供利用過程中，可以檢驗出其是否具有保存價值，并判定其作用的大小，檔案利用實效的統(tǒng)計工作可以有效地將這一檢驗與情況記錄下來。
2.有利于到期檔案的再次鑒定
眾所周知，檔案的保管期限分為永久、定期兩種，對于保管期限已滿的檔案，就要對它們組織再次鑒定，判定銷毀與否。而檔案利用實效的統(tǒng)計情況，是再次鑒定時必須考慮的一個重要因素。對于那些利用頻率高、利用周期長的檔案，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長其保管期限；反之，利用頻率較低、利用周期短的檔案，到期后即可進行銷毀。
3.有利于了解檔案利用需求，拓寬利用渠道
對于檔案利用實效的收集與統(tǒng)計，可以進一步了解社會利用檔案的需求以及利用者的心理，從而改進我們的服務(wù)方式，拓寬檔案提供利用的渠道，使更多的社會公民了解檔案，熟悉檔案，使用檔案，利用檔案。
二、檔案信息真實可靠，最具權(quán)威性
檔案信息是真實可靠的，而檔案利用者出于不同的動機，在利用檔案過程，往往產(chǎn)生不同的心理特點，其表現(xiàn)必須予以重視，才能做好檔案服務(wù)工作。
1.是緊迫心理。提供原件用作憑證，這是檔案利用與眾不同之處，也是它最精彩之處。利用者到檔案館來一般都是來尋找憑證或帶著明確的目的的，而有些目的都是無法通過其他途徑實現(xiàn)的，尤其是對一些實際問題的解決，如工作、學(xué)歷、科研方面原始材料等，有的還有較強的時間要求，服務(wù)的延擱甚至?xí)绊懙絾栴}的解決。所以，利用者都希望盡快查到自己所需的檔案材料，在檔案利用心理上表現(xiàn)得比較迫切，存在這種心理者，不分階層，不分職業(yè)，比較普遍。
2.是求助心理。初次涉足檔案館或?qū)n案不熟悉的利用者，不一定能將自己的需求轉(zhuǎn)變?yōu)檎_的查問，也不知如何才能查找到自己所需的檔案資料，其渴求幫助的心情是十分迫切的。這時，他們一般是將希望寄托在檔案管理人員身上，渴求提供多方面的服務(wù)。一是館內(nèi)檢索咨詢服務(wù)，即經(jīng)過何種途徑和方法能夠查到自己所需的檔案、資料。二是館外指引服務(wù)，即到什么地方才能找到自己所需的檔案、資料。滿足利用者的求助心理，有助于提高全社會的檔案意識。
三、檔案利用統(tǒng)計中存在的主要問題及原因分析
（一）存在的主要問題
1.是局限于檔案利用的基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計，不求檔案利用實效的統(tǒng)計。每到年終在要求基層檔案室編制年報，了解檔案利用情況時，只需統(tǒng)計幾個利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷（冊）數(shù)、頁數(shù)及復(fù)印數(shù)等，而沒有了解檔案信息資源的開發(fā)與利用所創(chuàng)造出的社會效益和經(jīng)濟效益。
2.是檔案室提供借閱服務(wù)時，只要求利用者填寫其利用目的，不求深層次了解利用需求。失去檔案利用信息反饋的機會，也拿不出有利的證據(jù)說明檔案的重要。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案室查閱檔案時，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作參考”、“提權(quán)依據(jù)”等，不利于檔案部門了解和掌握利用檔案所產(chǎn)生的實際效益。
3.是認真做好借閱登記工作，在提供利用檔案的過程中，檔案部門要督促利用者將查閱檔案的目的填寫詳細，應(yīng)填明查閱檔案具體是為哪一項工作、哪一項工程服務(wù)，這些檔案將起到什么樣的作用、取得怎樣的效益等內(nèi)容，這樣便于收集提供實際實效的線索和確定是否有必要進行跟蹤調(diào)查等，為利用實效的統(tǒng)計工作積累素材。
（二）建立與利用者的聯(lián)系制度
利用者查閱檔案時，這些被利用的檔案一般不會直接產(chǎn)生效益，而要通過在工作中發(fā)揮的作用來體現(xiàn)出檔案的實際價值。作者認為新時期的檔案工作要和整個單位的工作進展同步進行，作為一個地方檔案館部門，其檔案工作特別要與政府部門同步，即政府部門到什么階段產(chǎn)生什么檔案，檔案技術(shù)人員都會用到哪些檔案，檔案人員都要做到心中有數(shù)。為此需要建立用戶聯(lián)系制度，把利用者的姓名、單位地址、聯(lián)系電話等一一登記在冊，便于與利用者進行聯(lián)系。同時，也可定期召開利用者座談會。加強與單位內(nèi)各部門的聯(lián)系，改進我們的工作和服務(wù)。
1.加強基礎(chǔ)建設(shè)，提高服務(wù)利用手段
進一步做好檔案服務(wù)工作，首先，必須加快對檔案信息化的建設(shè)，提高檔案查閱、借閱速度，最大限度滿足社會對檔案的需求；其次，要及時了解檔案信息動態(tài)，做到與時俱進，開拓創(chuàng)新，不斷提高檔案工作者的積極性和主動性，大力開展檔案收集、利用的宣傳工作，努力豐富館藏，增強服務(wù)意識，擴大檔案工作的影響，提高和強化全社會檔案利用的意識，讓檔案發(fā)揮更大的作用；再次，要加強檔案學(xué)術(shù)交流，吸收別人的長處，保留自己的特色，改進工作方式，加強檔案科研工作，爭取在關(guān)鍵性的檔案技術(shù)方面多出成果，使檔案工作不斷向前推進。
2.努力創(chuàng)新，提高檔案利用和服務(wù)水平
檔案服務(wù)創(chuàng)新與檔案利用的目的，是實踐黨的“三個代表”的重要思想，滿足黨和政府各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，通過多種渠道與方式，將檔案信息開發(fā)和傳遞給利用者，激活檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的共享。首先，在創(chuàng)新中做好檔案收集整理工作，收集檔案是檔案管理工作的前提，現(xiàn)在檔案館普遍存在“文書檔案多，經(jīng)濟、科技檔案少；歷史文件多，現(xiàn)行文件少；紙質(zhì)檔案多，聲像、實物檔案少”的現(xiàn)象，我們必須努力豐富館藏，注重收集檔案資料，在管好用好傳統(tǒng)檔案的同時，要及時收集一些新興領(lǐng)域的檔案，在收集紙質(zhì)檔案的同時，要注意收集聲像、實物等特種載體檔案。
