時間：2023-06-02 15:19:46
序論：在您撰寫單位檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
眾所周知，我國經(jīng)濟建設(shè)在飛快發(fā)展的同時，我國的科學(xué)技術(shù)也得到了快速的進步。我國的科學(xué)技術(shù)在我國的各個行業(yè)各個領(lǐng)域已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，在我國的地勘單位領(lǐng)域的檔案管理中也有很大的作用。將我國電子信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，不斷地優(yōu)化了我國企業(yè)的檔案管理。信息技術(shù)的使用不斷地提高了我國檔案管理的能力，但是在其應(yīng)用的過程中也存在著一些問題，所以，本文就其存在的問題進行了相關(guān)的探討，并且提出了相關(guān)的建議，希望可以更好的促進信息技術(shù)在我國檔案管理中的應(yīng)用。
二、我國信息技術(shù)的發(fā)展
隨著我國改革開放，以及信息技術(shù)革命的開展，我國有原來那個信息技術(shù)極其落后的國家實現(xiàn)了向信息技術(shù)大國的轉(zhuǎn)變，并且我國已經(jīng)將信息技術(shù)應(yīng)用于我國的各個行業(yè)和各個領(lǐng)域。并且我國的信息技術(shù)已經(jīng)積極應(yīng)用到了我國的檔案管理方面，在我國企業(yè)檔案管理上發(fā)揮了及其重要的作用。但是，我國的信息技術(shù)發(fā)展與其他發(fā)達資本主義國家之間還存在著差距，除此之外，信息技術(shù)在我國科學(xué)技術(shù)在檔案管理方面也存在著很大的缺陷，所以，我們應(yīng)該要加快我國信息技術(shù)的發(fā)展，而且，我們還應(yīng)該加快其在檔案管理中的應(yīng)用。
三、我國信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的應(yīng)用
第一，信息技術(shù)在我國檔案管理方面的具體應(yīng)用。信息技術(shù)的應(yīng)用可以大大的提高我國檔案管理工作效率，可以不斷優(yōu)化我國檔案管理的模式。在檔案管理的具體應(yīng)用主要體現(xiàn)以下主要方面：文件的檢索與存儲；文件匯總和統(tǒng)計；信息數(shù)據(jù)備份；數(shù)據(jù)的維護和管理；工作情況的具體統(tǒng)計與分析。第二，信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建。企業(yè)進行檔案管理，其目的是為了更好的整理數(shù)據(jù)，讓企業(yè)運行和發(fā)展過程中的數(shù)據(jù)和資料得到合理的處理，以及有效的整理和應(yīng)用，為了企業(yè)以后的發(fā)展更好的利用以前的經(jīng)驗。在進行信息管理系統(tǒng)進行建構(gòu)的過程中，可以積極地應(yīng)用信息技術(shù)，通過信息技術(shù)可以更好的進行模塊的建構(gòu)，并且在信息系統(tǒng)進行運轉(zhuǎn)的過程中也需要信息技術(shù)來幫助其運轉(zhuǎn)從而可以更好的促進其功能的實現(xiàn)?，F(xiàn)在我們有些企業(yè)還會將信息技術(shù)尤其是互聯(lián)網(wǎng)將不同的模塊聯(lián)系到一起。這樣就可以更好的完成信息管理系統(tǒng)的建構(gòu)，實現(xiàn)檔案管理的信息化。第三，信息技術(shù)的應(yīng)用在信息的恢復(fù)和備份中也有很重要的作用。通常，檔案管理過程中，會存在電子信息和文檔受損或者是遺失的情況。一旦發(fā)生重要的文件的損害和遺失，這是非常嚴(yán)重的事情，要想完成信息文檔的備份或者是信息恢復(fù)，必須要借助于信息技術(shù)。運用信息技術(shù)不但可以實現(xiàn)長時間的保存和管理，而且促使檔案管理的存儲量大，并且其價格也很實惠，還可以大大減輕檔案管理的工作量。
四、信息技術(shù)在檔案管理中的重要性
我國信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展，對我國的檔案實行信息化的管理是我國企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和企業(yè)發(fā)展的需要。實現(xiàn)檔案管理的信息化是目前我國檔案管理發(fā)展的一大趨勢，信息技術(shù)可以更好地促進檔案管理的運行，提高檔案管理的效率，為我國的檔案管理事業(yè)提供有力的工具。由于現(xiàn)在我國很多的企業(yè)在檔案管理方面并沒有進行徹底的信息技術(shù)革命，所以信息技術(shù)在我國企業(yè)檔案管理方面的應(yīng)用是遠遠不夠的，我們應(yīng)該要加快對其信息化的革新，促進企業(yè)檔案管理的信息技術(shù)革新，為其更好的進步和管理提供條件。我國企業(yè)的檔案管理引入信息化，不僅可以提高工作效率，還可以實現(xiàn)信息的共享，促進企業(yè)辦事效率。與此同時，企業(yè)檔案管理的信息化，可以將信息技術(shù)的嚴(yán)密邏輯性與快速運算性有機結(jié)合，提高資料運輸?shù)乃俣龋€可以大量的節(jié)約時間。這在很大程度上實現(xiàn)了其對傳統(tǒng)模式的突破，更好的對檔案進行管理。
五、結(jié)論
事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量及工作效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是及時、全面掌握單位整體情況的基礎(chǔ)，是分析事業(yè)單位運行情況基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代檔案管理工作理論研究及經(jīng)驗的豐富，事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新與改革。以此滿足地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展中對事業(yè)單位工作的需求，滿足新時期事業(yè)單位改革后的運營管理需求。
2事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑
2.1以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題的掌握確定工作方向
在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與完善中，首先需要對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題進行調(diào)研與分析，以此為基礎(chǔ)確定檔案管理創(chuàng)新途徑及內(nèi)容，促進工作質(zhì)量的提高。因此，事業(yè)單位應(yīng)首先對自身的檔案管理進行調(diào)研與分析，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎(chǔ)確定工作方向。以具有針對性對策制定與執(zhí)行，保障檔案管理創(chuàng)新途徑的科學(xué)性與適用性。目前，我國事業(yè)單位檔案管理中主要存在如下問題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用不足、檔案檢索及利用效率低等問題。因此，檔案管理的創(chuàng)新途徑及方向應(yīng)針對檔案管理現(xiàn)狀及問題進行制定，促進事業(yè)單位檔案管理能力的提升。
2.2創(chuàng)新檔案管理制度，強化事業(yè)單位檔案管理能力
針對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題，事業(yè)單位需要對自身的檔案管理制度進行分析與評價。針對事業(yè)單位檔案管理需求及管理制度評價結(jié)論，確定檔案管理制度創(chuàng)新方向與內(nèi)容。針對事業(yè)單位檔案內(nèi)容及崗位機構(gòu)設(shè)置情況，對檔案管理制度進行完善與改進。同時，對檔案管理制度中的內(nèi)容進行創(chuàng)新，結(jié)合數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用情況，提高事業(yè)單位檔案管理能力。
2.3創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高事業(yè)單位檔案利用率
在我國事業(yè)單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業(yè)單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)注重服務(wù)手段的創(chuàng)新，利用事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)制作檔案部門網(wǎng)頁，并增強網(wǎng)上信息檢索功能。模仿數(shù)字化圖書館的建立與運用方式，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案使用率、提高檔案服務(wù)手段及服務(wù)水平。另外，事業(yè)單位檔案管理部門還需要建立在線服務(wù)系統(tǒng)，針對現(xiàn)代辦公自動化現(xiàn)狀，提供在線服務(wù)功能，促進檔案管理水平及服務(wù)水平的提高，促進事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。
2.4創(chuàng)新檔案資源共享，提高檔案管理服務(wù)能力
在我國事業(yè)單位的運營過程中，許多事業(yè)單位需要信息的共享提高工作效率及工作質(zhì)量。因此，現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新中還需要加強檔案資源的共享。針對事業(yè)單位間的合作需求、建立聯(lián)合目錄及共享體系。通過聯(lián)合目錄方式的應(yīng)用，使事業(yè)單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化檔案管理實現(xiàn)信息的互通，促進事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的提高。
2.5創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理人員培訓(xùn)機制，提高檔案管理能力
針對我國事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理需求、針對事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀，我國事業(yè)單位還需要創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機制。結(jié)合事業(yè)單位信息化檔案管理實施現(xiàn)狀、結(jié)合檔案管理工作時間，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機制。以此為基礎(chǔ)，實現(xiàn)對檔案管理人員綜合素質(zhì)及管理技能的培訓(xùn)，促進事業(yè)單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。
2.6強化保密機制創(chuàng)新，促進事業(yè)單位檔案管理能力的提升
在事業(yè)單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內(nèi)容。隨著數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化檔案管理技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，事業(yè)單位面臨著檔案管理保密工作創(chuàng)新需求。根據(jù)數(shù)字化、信息化檔案管理帶來的安全需求，事業(yè)單位必須建立相應(yīng)的保密機制。通過信息拷貝、信息傳輸?shù)认嚓P(guān)制度的建立，規(guī)范檔案管理人員保密工作。同時，對數(shù)字化檔案管理的計算機的使用等進行強化，避免數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)安全問題帶來保密問題，促進事業(yè)單位檔案管理能力的提升。
3完善事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評測體系，保障檔案管理工作的有效開展
在事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新中，必須建立創(chuàng)新方案評測體系。通過創(chuàng)新方案評測體系的建立，對檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新內(nèi)容等進行評測分析。確保創(chuàng)新途徑及創(chuàng)新內(nèi)容的科學(xué)性及適用性，避免創(chuàng)新方案編制不合理、內(nèi)容不合理等影響事業(yè)單位檔案管理工作的開展。通過檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠?qū)?chuàng)新方案進行有效評測，確保檔案管理及使用目標(biāo)的實現(xiàn)。另外，事業(yè)單位還應(yīng)加強創(chuàng)新獎勵機制的建立，以獎勵刺激使基層檔案管理人員能夠根據(jù)自身實際工作積極發(fā)揮創(chuàng)新主動性，保障創(chuàng)新方案及創(chuàng)新內(nèi)容符合實際需求，促進事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新能力的強化。
4結(jié)論
一、檔案的收集
檔案收集是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，要保證檔案資料的真實性、完整性，有效性，首先要重視檔案資料的收集。作為基層單位檔案人員，不僅僅是簡單接收單位內(nèi)各部門移交的文件材料，還要承擔(dān)起文件材料形成質(zhì)量的檢查責(zé)任，對文件材料的規(guī)格、字跡材料、用紙、頁數(shù)、簽署蓋章、文件邏輯關(guān)系、份數(shù)等方面都要進行仔細檢查。檔案資料除了文字資料、圖表資料以外，還有照片資料、音像資料、電子數(shù)據(jù)等，都要一一做好簽收登記。對不符合移交保存規(guī)范的檔案，檔案人員應(yīng)該提出退檔，要求重新補充更正。有時有的業(yè)務(wù)部門為了自身的工作方便，將常用部份的技術(shù)檔案留下，其他資料則移交檔案部門，造成其他部門需要技術(shù)檔案時無法在檔案部門進行查詢。有的業(yè)務(wù)人員雖然將文件歸檔，但未作任何清理，不管文件是否有價值，一個勁兒地成捆移交。這些在檔案收集過程中發(fā)生的種種情況都將影響檔案的質(zhì)量。如果把住了這一關(guān)，就為開展檔案管理下一步工作創(chuàng)造了較為有利條件。
二、檔案的整理
根據(jù)監(jiān)測中心檔案管理工作實踐，檔案資料收集以后，檔案人員必須對其進行鑒別整理?；鶎訂挝坏臋n案主要分為人事檔案，文書檔案和業(yè)務(wù)檔案。人事檔案有著嚴(yán)格的編制和分類標(biāo)準(zhǔn)，一般由政府部門認可的有專職檔案管理能力的單位或上級主管部門負責(zé)管理；文書檔案的分類編目也有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)；業(yè)務(wù)檔案的整理和編目就很難有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是因為各個基層單位的業(yè)務(wù)千差萬別，管理要求也各有不同，這就需要各單位根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點和管理需要進行科學(xué)分類，使之形成一個具有一定隸屬關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。
2001年，監(jiān)測中心通過了省技術(shù)監(jiān)督局計量認證評審，2005年，又取得了國家認證認可監(jiān)督委員會頒發(fā)的《資質(zhì)認定計量認證證書》。按照《實驗室資質(zhì)認定評審準(zhǔn)則》的要求，監(jiān)測中心建立了與承擔(dān)的檢測工作類型、范圍和與工作相適應(yīng)的質(zhì)量體系，并進行了有效的運行和維護。監(jiān)測中心質(zhì)量體系文件分為四個層次，包括質(zhì)量手冊，程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量計劃與記錄等。按照監(jiān)測中心的作業(yè)指導(dǎo)書――檔案整理規(guī)范的要求，中心的業(yè)務(wù)檔案分為5個一級類目，一級類目下面根據(jù)需要設(shè)置若干個二級類目，二級類目下面在根據(jù)需要再設(shè)置若干個三級類目，如此類推，制定分類目錄，經(jīng)過鑒別整理后的檔案按分類目錄進行登記造冊，使檔案分類和檔案內(nèi)容一目了然，便于日后檢索和利用。
三、檔案的保管
實踐證明，檔案保管是一項非常嚴(yán)謹且責(zé)任重大的工作，也是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，做好檔案保管，既要有硬件，也要有軟件。所為硬件，是指有良好的庫房，標(biāo)準(zhǔn)的裝具，以及必要的保護設(shè)施。所為軟件，就是檔案管理人員對檔案的保護知識、保管方法、保密意識和需要認真執(zhí)行的檔案管理制度。基層單位的檔案保管硬件往往因為條件的限制而比較簡陋，這就更需要檔案管理人員注意日常的巡查，注意檔案庫房的溫度、濕度的控制與調(diào)節(jié)，注意防盜、防水、防火、防霉變、防蟲蛀、防有毒有害氣體等各種因數(shù)對檔案的危害。
借閱檔案要嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，辦理借閱登記手續(xù)，借出和歸還時都要做到當(dāng)面清點，歸還的檔案資料按順序放回原位，以便日后次查找。保證巳歸檔的資料安全、完整。
四、檔案的利用
檔案管理的根本目的在于檔案利用，檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，檔案管理人員通過對檔案的編目、檢索、編研工作，編制出方便簡易的檢索工具，隨時準(zhǔn)備為利用者提供急需的檔案，才能改變?nèi)藗冋J為檔案室就是資料沒有地方存放而存放的地方、是廢紙倉庫的錯誤觀念，使檔案管理自身價值得以體現(xiàn)。
1加強領(lǐng)導(dǎo)，建立組織，收集數(shù)據(jù)
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系?！皟?nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計、施工等單位負責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項目指標(biāo)條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關(guān)單位進行交換、復(fù)制索取以及標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)收集等。形成完整有效的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件。
2建立制度，編制方案，完善規(guī)則
長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計劃經(jīng)濟的管理體制，缺少市場經(jīng)濟體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識。只有調(diào)動全員的積極性，以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質(zhì)項目的設(shè)計檔案、設(shè)施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細則，細則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。
數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅持地質(zhì)項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項目計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按項目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
3加強培訓(xùn)依法制檔
目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質(zhì)差的現(xiàn)狀，一是要結(jié)合地勘單位的特點，加強對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹《中華人民共和國檔案法》。《中華人民共和國檔案法》明文規(guī)定，一個國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術(shù)人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)者個人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)檔案法宣傳列入全年工作計劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。認真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓(xùn)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水準(zhǔn)偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學(xué)先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺增強責(zé)任意識，把檔案提升一個新臺階。
4檔案信息電子化紙質(zhì)檔案數(shù)字化
資料檔案信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,行業(yè)不同,信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇,地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì),推動地勘單位的改革與發(fā)展,充分利用好信息化這個武器,走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進程。
［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴(yán)重損失，因此，加強地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質(zhì)量意識和建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標(biāo)準(zhǔn)化。
［關(guān)鍵詞］地質(zhì)資料檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化
參考文獻：
一是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。
二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項認真細致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，就連檔案監(jiān)交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。
筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：
一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進行處理。
二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。對于移交方來說在正式移交之前主要做好五項工作：1對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；2對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；3對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；4按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；5撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：1了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；2向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；3必要時要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進行。
在我國目前的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)漸漸取代紙質(zhì)檔案管理的模式，并占據(jù)著越來越重要的地位。它的高效便捷等優(yōu)越性給檔案管理工作帶來了進步，然而它的優(yōu)越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過闡述事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢，淺談其背后的不足，提出建議和改進方案，使電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用中更大程度的發(fā)揮自身優(yōu)勢。
一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢
電子檔案不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案存儲記錄的一切優(yōu)點，它還開辟了許多其他領(lǐng)域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時省力，便于查找，信息的綜合性強，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強度。具體說來，事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢主要有以下幾點：
（一）方便、高效、快捷
事業(yè)單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強度，同時又提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關(guān)信息集一體，避免信息查詢時出現(xiàn)遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的利用紙張進行立卷，立卷人根據(jù)自己對信息的理解來進行操作，這就使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)很難達到完全的統(tǒng)一，從而影響了文檔信息的質(zhì)量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進行微機管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進行立卷工作的探索和研究。
二、我國事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題
過分依賴電腦等電子設(shè)備，忽視其不安全因素。事業(yè)單位中常見的情況有，電腦等存儲設(shè)備陳舊，硬件設(shè)施落后，無法適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，不能很好的進行存儲和網(wǎng)絡(luò)傳輸。其次是一些配套軟件的質(zhì)量落后，不及時安裝更新，對于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識淡薄，不注重電腦加密，不注重對檔案信息的保密和保護。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區(qū)。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質(zhì)立卷的工作模式中解放出來，不適應(yīng)新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。
三、電子檔案管理的方法及建議
（一）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時保存的習(xí)慣，加大對網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進先進的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計算機的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，通過確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。
（二）注重對檔案管理人員技能的培訓(xùn)和專業(yè)水平的提高
要提升立卷人員計算機技能，進行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案電子化信息化的關(guān)鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當(dāng)前的電子管理形勢下，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強對計算機的認識及軟件的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
（三）以完善的管理制度做權(quán)限約束和監(jiān)督
加強對檔案管理人員權(quán)限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強對內(nèi)部人員的監(jiān)督，普及《檔案法》等法規(guī)制度，強化管理意識和安全保密意識，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。
1 電子檔案的特點優(yōu)勢
1.1 保密性強
相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整卷查閱所帶來的風(fēng)險，現(xiàn)在所使用的電子檔案可以實現(xiàn)部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風(fēng)險性。在進行紙質(zhì)檔案查閱時，因為所有的檔案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時，只能夠接觸所需的單份文件，而無法了解其他內(nèi)容，實現(xiàn)了文件的保密。同時，電子檔案的查閱是利用計算機的技術(shù)，改變了紙質(zhì)檔案查找時的困難。
1.2 高效、快捷
電子檔案是電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但能夠降低工作人員的工作負擔(dān)，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費中解脫出來[2]。同時，可以分散工作量，實現(xiàn)隨機歸檔，減少了歸檔和整理的時間，更方便進行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優(yōu)勢。
1.3 提高檔案的使用效率
對檔案的進一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復(fù)制、能重復(fù)使用的特點，更能滿足檔案加工的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認識水平進行操作的，由于每個人的認知是不一樣的，這就造成了檔案標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，既影響了檔案整體的質(zhì)量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時，在進行人工歸檔時會浪費掉大量的時間，從而導(dǎo)致了管理人員沒有時間進行編研工作，不利于管理水平的提高。
電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。
1.4 及時補漏增缺
傳統(tǒng)文書在資料收集時，如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況，為了及時的增缺補漏，就要把文書進行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現(xiàn)了問題，可以直接利用計算機進行修改、更正，更加方便、快捷，省時省力，讓檔案隨時保持在最新狀態(tài)。
2 電子檔案管理中存在的問題
2.1 管理不規(guī)范
紙質(zhì)檔案的使用時間較長，管理人員已經(jīng)逐漸形成了保存紙質(zhì)檔案的意識。而由于電子檔案的使用時間不長，檔案人員單純的認為只要將檔案信息錄入系統(tǒng)等存儲設(shè)備就可以，疏忽了對于電子檔案載體U盤、移動硬盤、光盤等的管理，沒有對其中的數(shù)據(jù)進行備份，隨意進行放置，最終導(dǎo)致設(shè)備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術(shù)安全方面，沒有采用一定的防復(fù)制技術(shù)，不利于檔案的安全。同時，管理者對于文件備份的要求太過籠統(tǒng)，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設(shè)備等，給工作人員的工作帶來了一定的困擾，導(dǎo)致電子檔案備份管理混亂。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個完整的體系，不利于信息的獲取和交流。
2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高
新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下，熟練操作計算機以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實際情況，我國現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計算機操作存在著一定的障礙。另外，現(xiàn)在的崗位人員具有較強的流動性，頻繁的人動不利于電子檔案管理工作的長期進行。
2.3 電子檔案安全問題
電子檔案是依托于計算機信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應(yīng)的傳承了計算機信息技術(shù)的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關(guān)人員資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，給這些人員的安全帶來了一定的隱患。
3 電子檔案管理的創(chuàng)新性對策
3.1 建立健全相關(guān)的規(guī)章制度
建立健全電子檔案的各項規(guī)章制度，實施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態(tài)。電子檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯(lián)系，導(dǎo)致無法進行集中管理。為了充分的開發(fā)利用電子檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細規(guī)定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且結(jié)合事業(yè)單位的特點對檔案進行補充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實行檔案的統(tǒng)一集中管理。
3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員
電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進行電子檔案管理時，必須采用專業(yè)的管理人員。首先，在進行人員聘用時，要選用一些專業(yè)知識強，并且計算機技術(shù)過硬的高素質(zhì)復(fù)合型人才。其次，對于已有的檔案管理人才要進行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的計算機技術(shù)和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性較強的一項系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動或?qū)⑷藛T流動控制在合理的范圍內(nèi)，以保障工作的延續(xù)性和長期性。
3.3 提高電子檔案的安全性
電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點，首先，要設(shè)置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機密性。其次，對一些保密性較強的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動記錄功能，防止檔案的外流。
3.4 加大資金投入
檔案管理中所使用的設(shè)備軟件的質(zhì)量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關(guān)部門申請經(jīng)費，改善檔案管理的設(shè)備和工作條件，現(xiàn)代化設(shè)備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強的應(yīng)用軟件，提高檔案管理的安全性。
