時(shí)間：2023-06-02 15:19:45
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關(guān)鍵詞：房企；檔案管理系統(tǒng)；建設(shè)；分析
中圖分類號(hào)：F293.33文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào):
1、建設(shè)背景
房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理是企業(yè)諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內(nèi)容涵蓋了企業(yè)內(nèi)的文書(shū)檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長(zhǎng)，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的資料多；特別是其關(guān)聯(lián)和涉及的專業(yè)、部門(mén)和單位環(huán)節(jié)眾多，因此使企業(yè)對(duì)工程檔案的有效管理成為必要。
《建設(shè)部關(guān)于認(rèn)真貫徹國(guó)務(wù)院第279號(hào)令和建設(shè)部第78號(hào)令切實(shí)加強(qiáng)工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號(hào)）文中指出，工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，它對(duì)于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任，懲治工作領(lǐng)域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等，具有重要作用。
工程檔案包含了項(xiàng)目初期的報(bào)建資料、工程預(yù)算；項(xiàng)目中期的施工現(xiàn)場(chǎng)記錄；項(xiàng)目后期的竣工資料、工程結(jié)算以及項(xiàng)目的銷(xiāo)售合同等。
目前常規(guī)的操作方式是，施工方的資料員在項(xiàng)目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開(kāi)始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來(lái)難度。而且一般施工單位沒(méi)有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個(gè)部門(mén)各個(gè)技術(shù)人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對(duì)資料不熟悉，一些需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字的單證，終因難以召回當(dāng)事人，拖延資料整理的進(jìn)度。
鑒于上述原因，我們引入房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)每個(gè)項(xiàng)目委派檔案管理員，對(duì)工程檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，使得房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。
2、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的搭建構(gòu)想
從2010年起，試圖構(gòu)建一個(gè)以工程檔案管理為主，覆蓋房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部所有類型檔案，縱向是從工程立項(xiàng)開(kāi)始直到項(xiàng)目竣工銷(xiāo)售結(jié)束為止的，綜合檔案管理的系統(tǒng)。做到所有數(shù)據(jù)由一線資料員實(shí)時(shí)錄入，由公司檔案管理員進(jìn)行組卷入庫(kù)的管理操作。同時(shí)入庫(kù)的檔案資料對(duì)公司各級(jí)人員按權(quán)限進(jìn)入開(kāi)放利用。
3、什么是房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)
房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是建立在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)，提供數(shù)據(jù)訪問(wèn)、交換與互操作能力，并通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，為企業(yè)內(nèi)部檔案建設(shè)、管理利用提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。
3.1房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要包括：
3.1.1文件管理：此平臺(tái)提供給一線檔案管理員，實(shí)時(shí)錄入已形成的工程資料；可實(shí)現(xiàn)多客戶端同時(shí)錄入。
3.1.2保存價(jià)值的資料在此平臺(tái)上，進(jìn)行組卷。
3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號(hào)入庫(kù)服務(wù)。
3.1.4檔案利用：根據(jù)員工所在職位的權(quán)限，瀏覽對(duì)應(yīng)開(kāi)放的檔案，并提拱利用服務(wù)。
3.2實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)
該系統(tǒng)的應(yīng)用就是要改變工程檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，保證了工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，防止工程檔案在施工過(guò)程中的缺失、遺漏。
3.2.1在系統(tǒng)的“文件管理”，各部門(mén)一線的資料員根據(jù)工程施工的進(jìn)度，時(shí)實(shí)的將施工資料按項(xiàng)目名稱及標(biāo)段進(jìn)行錄入，一些單證、圖表可以通過(guò)掃描上傳至系統(tǒng)。
3.2.2 公司的檔案管理員對(duì)“文件管理”中一線資料員錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定，對(duì)于具有保存價(jià)值的資料進(jìn)行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。
3.2.3在每個(gè)施工結(jié)點(diǎn)，如一個(gè)標(biāo)段結(jié)束時(shí)，一線資料員將紙質(zhì)檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質(zhì)檔案與系統(tǒng)中“檔案管理”內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一核對(duì)，帳實(shí)統(tǒng)一后，進(jìn)行檔案的入庫(kù)管理，為紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)入庫(kù)，同時(shí)在系統(tǒng)中“檔案保管”內(nèi)為每條數(shù)據(jù)錄入紙質(zhì)檔案在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的存放位置。
3.2.4經(jīng)過(guò)入庫(kù)管理的檔案可以開(kāi)放給公司內(nèi)部人員利用，公司人員根據(jù)自己的崗位、級(jí)別擁有不同的利用權(quán)限，因工作原因需要超出自己權(quán)限利用檔案的，可以通過(guò)系統(tǒng)的“檔案利用”向公司檔案員申請(qǐng)檔案使用，利用申請(qǐng)會(huì)經(jīng)過(guò)該檔案所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據(jù)審批意見(jiàn)，對(duì)該檔案進(jìn)行開(kāi)放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒(méi)有主動(dòng)權(quán)，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒(méi)有補(bǔ)齊資料，而影響了工程的竣工驗(yàn)收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結(jié)算問(wèn)題，施工方常常扣壓工程檔案，影響檔案移交，導(dǎo)致無(wú)法竣工驗(yàn)收?，F(xiàn)在，使用了檔案管理系統(tǒng)，房地產(chǎn)公司從工程初期就有資料員介入，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，增強(qiáng)了主動(dòng)性。
3.3.2過(guò)去由于房地產(chǎn)公司沒(méi)有自己的檔案室，公司人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時(shí)間。
3.3.3檔案系統(tǒng)中文書(shū)檔案及會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)用
房地產(chǎn)企業(yè)除了工程檔案外，還有企業(yè)內(nèi)部的文書(shū)檔案以及會(huì)計(jì)檔案，因此該系統(tǒng)還附加了另外兩個(gè)端口，提供給行政及財(cái)務(wù)部門(mén)使用。
文書(shū)檔案可以通過(guò)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的收發(fā)文、合同進(jìn)行掃描上傳，方便查詢利用。會(huì)計(jì)的憑證、帳本、報(bào)表等檔案，也可通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行管理及利用。
4、 結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
引言：隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，道路、市政配套、房屋建設(shè)較之前有了巨大變化。住宅及商業(yè)用地不斷推出，商品房及商業(yè)辦公用房的建設(shè)工作已經(jīng)成為城鎮(zhèn)化發(fā)展的主要表現(xiàn)。在此建設(shè)過(guò)程中，房地產(chǎn)企業(yè)作為投資建設(shè)的業(yè)主方，有著重要的地位。房地產(chǎn)企業(yè)作為業(yè)主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗(yàn)收需要通過(guò)，一是工程實(shí)體驗(yàn)收，二是工程檔案驗(yàn)收。由此可見(jiàn)，工程檔案與工程實(shí)體同等重要，兩者密不可分。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，不單單只有工程檔案，在運(yùn)行過(guò)程中還會(huì)形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營(yíng)銷(xiāo)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。本文以項(xiàng)目公司為例，就如何做好這些專業(yè)檔案的管理工作來(lái)進(jìn)行探討。
1、房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理現(xiàn)狀
1.1制度執(zhí)行力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，各部門(mén)檔案未能集中統(tǒng)一管理。集團(tuán)檔案管理制度下發(fā)已經(jīng)較長(zhǎng)時(shí)間，制度培訓(xùn)也已開(kāi)展幾次，但僅憑檔案管理員個(gè)人能力，無(wú)法完成集中統(tǒng)一管理，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒(méi)有切實(shí)的重視，對(duì)集中統(tǒng)一管理沒(méi)有要求，對(duì)一些財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門(mén)檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。其實(shí)說(shuō)白了，就是專職檔案管理員，只有責(zé)任，沒(méi)有權(quán)利。公司賦予專職檔案管理員有對(duì)接集團(tuán)及外部相關(guān)單位一切檢查及制度執(zhí)行的責(zé)任，但對(duì)下，卻沒(méi)有管理各部門(mén)兼職檔案管理員的權(quán)利，致使制度執(zhí)行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理難度較大。檔案室過(guò)小，辦公地點(diǎn)不固定。往往很多項(xiàng)目公司，辦公地點(diǎn)根據(jù)項(xiàng)目地點(diǎn)來(lái)定，無(wú)法長(zhǎng)期固定在一個(gè)辦公場(chǎng)所，經(jīng)常搬遷，導(dǎo)致檔案資料在搬遷過(guò)程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環(huán)境限制，公司無(wú)法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無(wú)法容納公司所有專業(yè)檔案的入庫(kù)保管工作。分配給各部門(mén)僅是較小的一個(gè)個(gè)的檔案室，各部門(mén)自行保管部門(mén)檔案。
1.3兼職檔案管理員專業(yè)知識(shí)不夠，人員變動(dòng)較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案業(yè)務(wù)工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業(yè)，招聘時(shí)也未注明需有檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動(dòng)機(jī)率較大，移交工作較頻繁，導(dǎo)致移交不細(xì)致，有檔案遺漏現(xiàn)象。
1.4資料繁多，歸檔不及時(shí)，尤其工程施工過(guò)程資料。房地產(chǎn)企業(yè)檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、成本檔案、營(yíng)銷(xiāo)檔案等，這些檔案分別由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理歸檔，經(jīng)辦部門(mén)由于考慮到資料的后續(xù)利用問(wèn)題，往往不會(huì)移交到專職檔案管理員處保存。施工過(guò)程中形成的施工資料，往往是現(xiàn)場(chǎng)施工完成后補(bǔ)，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來(lái)講，大家對(duì)電子檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，電子檔案都放在經(jīng)辦人電腦里，兼職檔案管理員對(duì)電子檔案的內(nèi)容及數(shù)量并不清楚，造成收集不及時(shí)，不完善，從而導(dǎo)致公司電子檔案歸檔工作的嚴(yán)重缺失。更有一些對(duì)電子文件隨意進(jìn)行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來(lái)源對(duì)待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價(jià)值。
2、就目前檔案管理的現(xiàn)狀，解決辦法
2.1加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)制度要求集中統(tǒng)一管理。確定檔案收集整理歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理制度，加大各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)部門(mén)檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導(dǎo)大家嚴(yán)格按制度執(zhí)行。建立獎(jiǎng)懲措施，對(duì)檔案整理較好移交及時(shí)的個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按照規(guī)定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點(diǎn)不固定的弊端，搬遷過(guò)程中切實(shí)做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時(shí)拆箱整理。不定期對(duì)各部門(mén)檔案歸檔工作進(jìn)行檢查，督促及時(shí)整改，對(duì)各部門(mén)檔案室進(jìn)行定期檢查，對(duì)檔案整理不規(guī)范情況進(jìn)行整改復(fù)查，對(duì)檔案庫(kù)房里設(shè)備不合要求情況進(jìn)行整改。每年定期對(duì)各部門(mén)檔案室檔案歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，切實(shí)掌握各部門(mén)檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行檔案管理制度培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。公司定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，相互溝通，對(duì)資料收集過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩(wěn)定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認(rèn)可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對(duì)各專業(yè)檔案內(nèi)容繁多，歸檔不及時(shí)現(xiàn)象，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和歸檔范圍。公司專門(mén)設(shè)置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)各部門(mén)歸檔資料的收集整理工作，對(duì)經(jīng)辦人員進(jìn)行催收，及時(shí)整理歸檔入庫(kù)。施工過(guò)程中的資料，需由施工單位資料員進(jìn)行收集整理，過(guò)程中督促施工單位資料員，不定期對(duì)施工過(guò)程資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)，對(duì)資料不及時(shí)現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)肅處理，杜絕事后補(bǔ)資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經(jīng)辦人自覺(jué)移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經(jīng)常組織全員培訓(xùn)，讓大家養(yǎng)成電子檔案自覺(jué)移交檔案管理員的習(xí)慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤(pán)，使用可保存50年以上無(wú)障礙使用的優(yōu)質(zhì)只讀光盤(pán)，索尼、三菱等進(jìn)口光盤(pán)。使用專門(mén)的光盤(pán)檔案盒，并對(duì)每份光盤(pán)檔案進(jìn)行說(shuō)明。
3、總結(jié)
針對(duì)目前大多數(shù)房地產(chǎn)項(xiàng)目公司來(lái)說(shuō)，要徹底解決檔案管理方面的問(wèn)題，歸根結(jié)底是制度的制定和貫徹落實(shí)。房地產(chǎn)企業(yè)根據(jù)自身情況及條件，制定一套切實(shí)可行的檔案管理制度及獎(jiǎng)懲措施，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的程度不斷完善各項(xiàng)檔案管理制度，堅(jiān)持走依法治檔的道路。引導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，明確領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要求，形成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主管，各部門(mén)協(xié)同，檔案部門(mén)檔案管理員具體負(fù)責(zé)的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實(shí)處，才能保證房地產(chǎn)企業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。企業(yè)保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準(zhǔn)確性，才可能對(duì)最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無(wú)意義的。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案 管理 歸檔
一、目的
隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)越來(lái)越深入的滲透到人們工作、生活的各個(gè)方面，并使之產(chǎn)生了深刻的變革。目前，加快信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)提高工作效率、改善工作環(huán)境的最強(qiáng)有力的手段之一。檔案計(jì)算機(jī)管理是現(xiàn)代化檔案管理的重要組成部分，鑒于房地產(chǎn)企業(yè)管理文檔、項(xiàng)目合同、照片、聲像、實(shí)物等各類不同形式的文件、載體，繁多復(fù)雜，故需建立完善的檔案管理系統(tǒng)用于檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化。
二、功能性需求
（一）系統(tǒng)管理
該模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)公司組織結(jié)構(gòu)、檔案管理系統(tǒng)用戶、用戶權(quán)限的管理。
（二）管理檔案
GL：管理類檔案。2005：年度；根據(jù)文件形成的年度，全部用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)方式。JB：機(jī)構(gòu)（部門(mén)）類別：總經(jīng)理辦公室的歸檔材料。PF：批復(fù)文件。四級(jí)及以下的檔案類別，立檔機(jī)構(gòu)可根據(jù)文件標(biāo)題或內(nèi)容自行確定漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)，但一般不超過(guò)2個(gè)字母。001：檔（件）號(hào)，即卷內(nèi)順序號(hào)（下同）。
（三）項(xiàng)目建設(shè)檔案
項(xiàng)目建設(shè)完成后，以最終確定的項(xiàng)目名稱最具名稱代表性的兩個(gè)字的漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)為該項(xiàng)目歸檔材料的一級(jí)類目。
XM：項(xiàng)目檔案。JL：項(xiàng)目類別：金嶺世紀(jì)花苑。2005：年度，歸檔材料形成的年度。GC：屬類，機(jī)構(gòu)類別：工程部。JS：小類，內(nèi)容類別：結(jié)算材料。
（四）照片檔案
ZP：照片檔案。2010：年度。001：檔（件）號(hào)。
（五）聲像檔案
SX：聲像檔案。1：載體代號(hào)：錄像；錄音。2009：年度。001：檔（件）號(hào)。
（六）實(shí)物檔案
SW：實(shí)物檔案。種類：證書(shū)；獎(jiǎng)狀；錦旗；獎(jiǎng)杯；獎(jiǎng)牌；廢止的各種印章；其它。2011：年度。001：檔（件）號(hào)。
（七）系統(tǒng)管理
組織機(jī)構(gòu)：按照現(xiàn)有公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；用戶管理：包括用戶登錄名、密碼、職位、聯(lián)系方式等；用戶權(quán)限：根據(jù)登錄用戶名及所屬部門(mén)嚴(yán)格劃分系統(tǒng)模塊權(quán)限。
三、產(chǎn)品的非功能性需求
（一）用戶界面需求
（二）軟硬件環(huán)境需求
（三）產(chǎn)品質(zhì)量需求
近年來(lái)，房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，而房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展相對(duì)滯后。為了適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和新時(shí)期房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)必須站在企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，采用科學(xué)、有效的管理手段，依法、規(guī)范管理企業(yè)檔案，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，達(dá)到電子檔案和紙質(zhì)檔案同步建立，按照權(quán)限安全利用檔案的目的，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化的目標(biāo)。
2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)
2.1檔案管理工作具有專業(yè)性特點(diǎn)
權(quán)屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是權(quán)屬登記工作，這個(gè)工作是非常繁瑣，涉及的范圍是很廣，同時(shí)也是有政府政策干涉，有很強(qiáng)的政策性。這個(gè)檔案的各種材料也是很廣泛，文件里面的名詞和專業(yè)的術(shù)語(yǔ)也很多，可以說(shuō)專業(yè)性很強(qiáng)，很多都是用表格式和一些規(guī)范的格式來(lái)表達(dá)出來(lái)的。
2.2具有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)
動(dòng)態(tài)性是整個(gè)房地產(chǎn)檔案最顯著的特點(diǎn)。很多房地產(chǎn)的權(quán)力和房地產(chǎn)環(huán)境情況特點(diǎn)一般都不是一成不變的，它是隨著時(shí)間和環(huán)境的變化，比如房子的買(mǎi)賣(mài)，房子的交換和房屋的損壞倒塌，等等活躍的房地產(chǎn)權(quán)屬發(fā)生的任何變化，都是影響整個(gè)房地產(chǎn)的所有權(quán)歸屬。財(cái)產(chǎn)在不斷的變化，也在不斷的轉(zhuǎn)移，房地產(chǎn)檔案管理動(dòng)態(tài)性是要加強(qiáng)現(xiàn)代化管理。
2.3.市場(chǎng)價(jià)值性
房地產(chǎn)屬于有價(jià)值的不動(dòng)資產(chǎn)。因此，房地產(chǎn)的價(jià)值性擁有很強(qiáng)的市場(chǎng)追求。這也是房地產(chǎn)檔案與其他的檔案不同一個(gè)特點(diǎn)。價(jià)值量大，才能推動(dòng)市場(chǎng)的需求，也就是在這樣大的市場(chǎng)需求條件下才促使檔案管理現(xiàn)代化。
2.4 綜合性、全面性特點(diǎn)
房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門(mén)的房管機(jī)構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項(xiàng)目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿?，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過(guò)程中，要通盤(pán)考慮，全面系統(tǒng)地進(jìn)行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒(méi)有涉及到的空白區(qū)。
2.5 法律法規(guī)性特點(diǎn)
任何的檔案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地產(chǎn)管理部門(mén)和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案擁有法律效力才能保證房產(chǎn)擁有者的權(quán)利。
3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)展望
3.1 信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)
現(xiàn)代社會(huì)都是電子信息化的社會(huì)，隨著科技的發(fā)展，對(duì)電子信息的應(yīng)用也是越來(lái)越廣泛。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，要把電子管理工程建設(shè)起來(lái)，把電子信息技術(shù)運(yùn)用到各種檔案考核，檔案管理之中去。同時(shí)，也要建立一套非常嚴(yán)格，緊密的系統(tǒng)來(lái)規(guī)范檔案信息系統(tǒng)。檔案管理之中的各種操作程序也是要實(shí)行電子信息化。
3.2 簡(jiǎn)便化、效率化的發(fā)展趨勢(shì)
未來(lái)房地產(chǎn)檔案管理將會(huì)朝著越來(lái)越簡(jiǎn)便化發(fā)展。發(fā)地產(chǎn)的檔案管理一般是一個(gè)很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對(duì)大量房地產(chǎn)檔案的管理，未來(lái)這一工作將變得更加簡(jiǎn)單。房地產(chǎn)的檔案管理也會(huì)在政府人員的要求和政策的實(shí)施等方面都會(huì)減少手續(xù)，都會(huì)降低要求。房地產(chǎn)的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產(chǎn)企業(yè)辦事效率。也同時(shí)，推動(dòng)了房地產(chǎn)企業(yè)快速發(fā)展，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。
3.3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的透明化
隨著網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得更加透明?，F(xiàn)代社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們?cè)谧非蠼?jīng)濟(jì)利益的基礎(chǔ)之上，無(wú)形之中增加了人們對(duì)經(jīng)濟(jì)財(cái)富追求的手段，這樣給社會(huì)帶來(lái)很大的弊端。未來(lái)房地產(chǎn)檔案管理一律通過(guò)網(wǎng)上交易，網(wǎng)絡(luò)管理，讓人們?cè)诓煌攸c(diǎn)，不同時(shí)間都可以看到房地產(chǎn)信息的交易，房地產(chǎn)的檔案管理。這樣也增加房地產(chǎn)行業(yè)的檔案透明度。未來(lái)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展也是將朝著健康科學(xué)的方向發(fā)展。
4 為適應(yīng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的工作措施
4.1 加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理人才
房地產(chǎn)的現(xiàn)代化發(fā)展是需要人才支撐的，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才是提高產(chǎn)業(yè)的能力的一個(gè)重要手段。房地產(chǎn)在過(guò)去幾十年的發(fā)展，經(jīng)歷了傳統(tǒng)的發(fā)展模式，由傳統(tǒng)的手寫(xiě)記錄慢慢地在向著現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化管理需要現(xiàn)代化管理人才，人才需要教育培訓(xùn)。所以，房地產(chǎn)企業(yè)在培育現(xiàn)代化檔案管理人才的策略是必需的。
4.2 加快房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，信息化
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理都是用一些紙質(zhì)文件和手寫(xiě)程序。傳統(tǒng)的模式已經(jīng)無(wú)法滿足今天房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展了。傳統(tǒng)的手寫(xiě)紙質(zhì)文件都將慢慢退出歷史的舞臺(tái)。因?yàn)檫@樣的辦事方式效率很慢，程序很復(fù)雜，同時(shí)也是非常不環(huán)保的。每天可能都要消費(fèi)大量的紙，給環(huán)境帶來(lái)很大的壓力。所以政府也是不支持，環(huán)保人士也是不支持。推行現(xiàn)代化管理就必需要實(shí)行數(shù)字化和信息化管理。信息化的管理也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，現(xiàn)代化檔案管理也是需要信息技術(shù)的推動(dòng)。
4.3 質(zhì)量管理體系持續(xù)優(yōu)化升級(jí)
質(zhì)量管理體系當(dāng)中有一個(gè)重要循環(huán)，那就是“計(jì)劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動(dòng)”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過(guò)程，是一個(gè)螺旋上升的過(guò)程。將這一循環(huán)應(yīng)用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實(shí)現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開(kāi)對(duì)管理的評(píng)估和檢查，離不開(kāi)對(duì)檢查反饋結(jié)果的修正和改善。這就要求檔案部門(mén)要定期聽(tīng)取業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案工作的意見(jiàn)反饋，及時(shí)進(jìn)行改正，進(jìn)而有效推動(dòng)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
4.4 合作管理提高競(jìng)爭(zhēng)力
現(xiàn)代化的管理也是需要合作才能實(shí)行的。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過(guò)程，需要尋求多個(gè)企業(yè)的合作，行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過(guò)程之中，可以互相學(xué)習(xí)，吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢(shì)，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力。房地產(chǎn)的檔案管理在合作和交流之中不斷地進(jìn)步。
4.5規(guī)范企業(yè)檔案管理有效責(zé)任機(jī)制
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開(kāi)展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度和繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)；企業(yè)工程；檔案管理
中華人民共和國(guó)原建設(shè)部的《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》從2002年5月1日起施行，其編號(hào)為GB／T50328－2001。近幾年，我在檔案整理過(guò)程中，依據(jù)檔案法律法規(guī)，重點(diǎn)對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)的工程類文件檔案的管理歸檔工作進(jìn)行了一些探索和研究。
一、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵、管理現(xiàn)狀和存在風(fēng)險(xiǎn)
（一）房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵
指與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，并依據(jù)國(guó)家對(duì)建設(shè)工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實(shí)體檔案。
（二）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的管理現(xiàn)狀
沒(méi)有專門(mén)的檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理。出現(xiàn)此類問(wèn)題一是大部分房地產(chǎn)企業(yè)的管理層或決策者對(duì)檔案不夠重視。為了節(jié)約成本，都是讓工程內(nèi)業(yè)崗位或行政人員兼任。二是檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生從事私營(yíng)（民營(yíng)）企業(yè)檔案管理工作的非常少。一些大學(xué)檔案專業(yè)的學(xué)生在大三左右就已經(jīng)基本上被國(guó)有大中型企業(yè)相中了，所以真正進(jìn)入人才市場(chǎng)進(jìn)行流通的檔案學(xué)人才就微乎其微了。檔案實(shí)體管理混亂,查找利用率低。大部分房地產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)生的大量檔案沒(méi)有進(jìn)行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒(méi)有形成整套的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒(méi)有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體(專業(yè)的檔案管理軟件)，導(dǎo)致檔案的查找率非常低，存在查找麻煩，利用困難的問(wèn)題。檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高。當(dāng)前,大部分房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理還停留在“一個(gè)盒子、一個(gè)柜子、一把鎖子、一個(gè)房子”的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內(nèi)鎖起來(lái)，檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高，同時(shí)也是一個(gè)很漫長(zhǎng)的過(guò)程。檔案管理的經(jīng)費(fèi)得不到保障，檔案管理工作沒(méi)有列入年度工作計(jì)劃當(dāng)中。在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中，老板可以為聚一次餐或請(qǐng)一次客花去上萬(wàn)元的經(jīng)費(fèi)，但是對(duì)于檔案管理的經(jīng)費(fèi)（購(gòu)買(mǎi)檔案軟件、改善硬件設(shè)施、人員在職培訓(xùn)等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經(jīng)費(fèi)緊張或沒(méi)有預(yù)算等借口，減少檔案管理經(jīng)費(fèi)，有的甚至在年度的工作計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)開(kāi)支中就根本沒(méi)有檔案業(yè)務(wù)費(fèi)用這一欄，導(dǎo)致大部分企業(yè)的檔案管理工作一直處于很低的水平，發(fā)揮不了所存檔案的作用。
（三）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀存在的風(fēng)險(xiǎn)
檔案信息的不安全性。沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理框架、沒(méi)有一個(gè)檔案專業(yè)人員、沒(méi)有一個(gè)檔案管理的整體思路，那么在檔案的保管過(guò)程中出現(xiàn)信息失泄密就不可避免；同時(shí)，一些關(guān)乎企業(yè)生死存亡的重要檔案信息也是岌岌可危。在法律糾紛中走麥城。法律一直是講究以事實(shí)說(shuō)話，以證據(jù)定論的。由于我們?cè)谌粘５钠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)中沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的作用，那么在關(guān)鍵時(shí)刻也只能是無(wú)據(jù)可爭(zhēng)，敗走麥城了，這方面的實(shí)例真是舉不勝舉。在遭遇重大自然災(zāi)害時(shí)，檔案資料損毀不可避免。中國(guó)是世界上自然災(zāi)害頻發(fā)的國(guó)家之一，如何在重大或特大的自然災(zāi)害過(guò)程中更好地?fù)尵群捅Ｗo(hù)檔案信息載體，維護(hù)檔案信息的安全性和完整性，是每個(gè)企業(yè)管理者都應(yīng)該考慮的問(wèn)題。此次5.12大地震,其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無(wú)法用金錢(qián)來(lái)衡量的。
二、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案管理要點(diǎn)
（一）工程類檔案的歸檔范圍
根據(jù)GB／T50328－2001《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》和各地區(qū)關(guān)于建設(shè)工程檔案的整理規(guī)范,其歸檔范圍如下:綜合性文件。包括項(xiàng)目建議書(shū)批復(fù)及項(xiàng)目建議書(shū)(立項(xiàng)報(bào)告)、建設(shè)用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請(qǐng)報(bào)告、國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同等有關(guān)協(xié)議、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告等等。土建、安裝質(zhì)量保證資料。包括開(kāi)工報(bào)告、竣工工程申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鋼材質(zhì)量證明單、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安裝材料、設(shè)備合格證、試驗(yàn)單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會(huì)審記錄、工程定位測(cè)量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測(cè)報(bào)告、土壤各種試驗(yàn)報(bào)告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣（強(qiáng)、弱電）、消防、通風(fēng)、空調(diào)、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文字材料。包括開(kāi)工報(bào)告、竣工工程申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等等?？⒐D。包括綜合圖(建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置)、各專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣[強(qiáng)、弱電]、消防、通風(fēng)、裝修[裝飾、幕墻]）竣工圖。建設(shè)工程聲像檔案。包括照片、電子文檔、光盤(pán)等特殊載體的檔案資料。
（二）工程類檔案的歸檔質(zhì)量要求
一是歸檔的工程檔案應(yīng)為原件；二是工程檔案的內(nèi)容及其濃度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；三是工程檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；四是工程檔案應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；五是工程檔案的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件；六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。七是工程檔案應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
（三）工程檔案整理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)
重點(diǎn)環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據(jù)GB10609.3-89的《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》進(jìn)行，統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。
（四）工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求
一是立卷原則。應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。二是立卷方法。工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分。工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)等組卷。竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
（五）立卷過(guò)程中宜遵循的要求
案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)檔案的排列順序：文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列；同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。
（六）案卷編目的要求
編目的要求為:每卷單獨(dú)編號(hào),依流水號(hào)，不得有重號(hào)、空號(hào)等情況出現(xiàn)。
三、工程類檔案分析
檔案分析，有點(diǎn)類似于檔案統(tǒng)計(jì)和檔案年報(bào)工作,是對(duì)所屬檔案整體情況的一個(gè)分析。
（一）檔案分析的作用
就是通過(guò)對(duì)所存檔案進(jìn)行系統(tǒng)分析，掌握檔案數(shù)質(zhì)量情況（館藏情況、利用情況等），為決策者和利用者提供第一手的資料。對(duì)于建設(shè)工程類來(lái)講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項(xiàng)工程運(yùn)營(yíng)的全部情況，通過(guò)比對(duì)，規(guī)避項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)的一些問(wèn)題，更好地節(jié)約開(kāi)支，優(yōu)化工作進(jìn)程。
（二）檔案分析的種類
一是文字式。主要以文字總結(jié)的形式對(duì)所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況進(jìn)行全面總結(jié)分析。如：檔案情況匯報(bào)提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況。如：檔案情況分析表等。三是文字——列表式。將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細(xì)、直觀、全面、系統(tǒng)。
四、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)存問(wèn)題；應(yīng)對(duì)措施
中圖分類號(hào)：F293文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
1、檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低
企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來(lái)巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是許多企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
2、重視程度不夠，普遍采取分散管理模式
企業(yè)是以營(yíng)利為目的的獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、自主核算的社會(huì)組織，房地產(chǎn)企業(yè)主要從事房地產(chǎn)的開(kāi)發(fā)、銷(xiāo)售以及后續(xù)的管理和服務(wù)等等；由于房地產(chǎn)企業(yè)公司內(nèi)部檔案管理相關(guān)的應(yīng)用技術(shù)與開(kāi)發(fā)軟件相對(duì)較少，對(duì)檔案管理方面的關(guān)注度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
在企業(yè)內(nèi)部，對(duì)檔案管理工作的重視程度普遍較低。大多數(shù)人都沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性，公司的檔案也大都是各部門(mén)單獨(dú)整理、保管；而且人事檔案、財(cái)務(wù)檔案這類機(jī)密檔案更是單獨(dú)存放，這就導(dǎo)致了普遍采取分散管理狀態(tài)。
3、歸檔文件齊全完整程度較差
從歸檔文件完整程度來(lái)看，由于房地產(chǎn)企業(yè)檔案種類多、數(shù)量龐大，因此歸檔工作也比較復(fù)雜，不認(rèn)真的話就會(huì)出現(xiàn)有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批復(fù)和請(qǐng)示不完整。還有一些不正式的文件，如公司領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)時(shí)的講話、活動(dòng)策劃，歸檔時(shí)容易忽略；一些關(guān)于公司重要活動(dòng)的照片和錄音這類特殊資料也沒(méi)有及時(shí)整理保存；房地產(chǎn)企業(yè)數(shù)量最多的是基建檔案，因此在這一塊很容易出現(xiàn)不是缺少施工資料，就是缺少了房屋開(kāi)發(fā)利用合同等等，導(dǎo)致歸檔的文件不完整。
4、檔案管理制度不健全
因?yàn)榉康禺a(chǎn)企業(yè)是新興行業(yè)，所以有關(guān)這方面的專門(mén)管理制度還不夠齊全。一些制度在建設(shè)方面存在對(duì)檔案管理理解不到位的現(xiàn)象，并且對(duì)檔案的歸檔范圍界定的不夠明確，致使不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔保管，不能有效的開(kāi)發(fā)利用檔案。這些問(wèn)題對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展造成了很大的阻礙，嚴(yán)重影響了公司對(duì)檔案資源的有效利用，對(duì)公司的發(fā)展產(chǎn)生了影響，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。建立健全的檔案管理制度是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作規(guī)范化的要求，也是檔案集中統(tǒng)一管理的需要。
二、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)
1、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理信息化
現(xiàn)代社會(huì)都是電子信息化的社會(huì)，隨著科技的發(fā)展，對(duì)電子信息的應(yīng)用也是越來(lái)越廣泛。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，要把電子管理工程的制度建設(shè)起來(lái)，把電子信息技術(shù)運(yùn)用到各種檔案考核、檔案管理之中去。同時(shí)，也要建立一套非常嚴(yán)格、緊密的系統(tǒng)來(lái)規(guī)范檔案信息系統(tǒng)。檔案管理之中的各種操作程序也是要實(shí)行電子信息化。
2、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的簡(jiǎn)便化
未來(lái)房地產(chǎn)檔案管理將會(huì)朝著越來(lái)越簡(jiǎn)便化發(fā)展。房地產(chǎn)的檔案管理一般是一個(gè)很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對(duì)大量房地產(chǎn)檔案的管理，未來(lái)這一工作將變得更加簡(jiǎn)單。房地產(chǎn)的檔案管理也會(huì)在政府人員的要求和政策的實(shí)施等方面減少手續(xù)，都會(huì)降低要求。房地產(chǎn)的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產(chǎn)企業(yè)辦事效率。也同時(shí)，推動(dòng)了房地產(chǎn)企業(yè)快速發(fā)展，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。
3、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的透明化
隨著網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得更加透明?，F(xiàn)代社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們?cè)谧非蠼?jīng)濟(jì)利益的基礎(chǔ)之上，無(wú)形之中增加了人們對(duì)經(jīng)濟(jì)財(cái)富追求的手段，這樣給社會(huì)帶來(lái)很大的弊端。未來(lái)房地產(chǎn)檔案管理也許會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理，讓人們?cè)诓煌攸c(diǎn)、不同時(shí)間都可以看到房地產(chǎn)的檔案管理。這樣也增加房地產(chǎn)行業(yè)的檔案透明度。
三、加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策
1、加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理人才教育培訓(xùn)
房地產(chǎn)的現(xiàn)代化發(fā)展是需要人才支撐的，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才是提高產(chǎn)業(yè)能力的一個(gè)重要手段。房地產(chǎn)檔案在過(guò)去幾十年的發(fā)展，經(jīng)歷了傳統(tǒng)的發(fā)展模式，由傳統(tǒng)的手寫(xiě)記錄慢慢地在向著現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化管理需要現(xiàn)代化管理人才，人才需要教育培訓(xùn)。所以，房地產(chǎn)企業(yè)在培育現(xiàn)代化檔案管理人才的策略是必需的。
2、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)
以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己成為具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
3、利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高效率
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。如利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務(wù)于社會(huì)。
4、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
專職檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門(mén)工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。
5、加大行業(yè)的合作管理
現(xiàn)代化的管理也是需要合作才能實(shí)行的。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過(guò)程，需要尋求多個(gè)企業(yè)的合作，行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過(guò)程之中，可以互相學(xué)習(xí)，吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢(shì)，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力。房地產(chǎn)的檔案管理在合作和交流之中不斷地進(jìn)步。
四、結(jié)語(yǔ)
房地產(chǎn)檔案管理工作將朝著信息化、簡(jiǎn)便化、現(xiàn)代化方向不斷發(fā)展。作為新時(shí)期的檔案管理工作人員，我們要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展方向，提高工作者的自身素質(zhì)，主動(dòng)做好檔案利用工作，力求提供真實(shí)的統(tǒng)計(jì)數(shù)字、文件、資料等，并加工處理、編輯，為科學(xué)決策提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]林東芳.談如何加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理[J].管理學(xué)家，2013（16）
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)企業(yè);檔案管理;問(wèn)題及對(duì)策
1.當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低
企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來(lái)巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是許多企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.2檔案管理制度不健全
很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料堆積如山，整理不及時(shí)；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無(wú)還時(shí)而有之，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向；還有些人借此機(jī)會(huì)在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來(lái)作自己有利的證據(jù)，這樣嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。
1.3檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足
近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。
1.4檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
目前企業(yè)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。
2.強(qiáng)化房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的主要對(duì)策
2.1提高企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)
要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。
2.2規(guī)范企業(yè)檔案管理機(jī)制,強(qiáng)化工作責(zé)任
建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開(kāi)展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
2.3實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
2.3.1加強(qiáng)管理意識(shí)
檔案管理是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作。
2.3.2掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)
以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
2.3.3利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。如利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務(wù)于社會(huì)。
3.發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
3.1專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新
專職檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門(mén)工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。
3.2專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3.3專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識(shí)
當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，知識(shí)更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，應(yīng)努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
【參考文獻(xiàn)】
