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病案是醫(yī)療活動中臨床多學科相互配合、相互作用的全部原始記錄,是醫(yī)院管理中最主要的信息資料。隨著“醫(yī)療舉證責任倒置”和《醫(yī)療事故處理條例》的實施,病歷檔案作為醫(yī)療事故鑒定的主要文件,在醫(yī)療訴訟中具有舉足輕重的作用。病歷檔案作為醫(yī)院一個信息資源,具有特殊的作用,病歷檔案的管理和使用水平,反映了一個醫(yī)院的管理水平。
隨著病案成為重要的法律依據(jù),我們病案管理人員在管理病案中遇到了許多新問題,感覺肩頭的法律責任越來越大。
一、病歷管理責任重大
按照《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》中第六條、第十二條、第十三條的內(nèi)容,凡申請復印患者的病歷資料,都應按要求提供患者本人自己的身份證或有關證明材料。所以,嚴格審核提出復印病歷申請人的材料,是保障合法復印病歷的關鍵環(huán)節(jié)。我院是秦皇島市最大的集醫(yī)療、急救、教學、科研為一體的綜合性三級甲等醫(yī)院,每天都有許多來自本市、周邊及外地的患者前來就醫(yī)或住院。病歷是患者來院就診、住院或手術的唯一的有效憑據(jù),病歷又關系到患者報銷、醫(yī)療保險以及醫(yī)療糾紛處理、傷殘鑒定、訴訟案件調查的重要依據(jù)及出國人員的出生證明等各個方面,都無一不需要病歷檔案所提供的資料得以佐證。同時它也是維護醫(yī)護人員合法權益的重要依據(jù),因此,保管好病歷檔案十分重要。
二、堅持原則依法辦事
《醫(yī)療機構病案管理規(guī)定》為患者獲得病歷提供了方便,可不少患者及家屬對復印病歷的要求并不是很理解,這就給管理工作帶來了很多困難。如有位患者家屬要求復印病歷,卻只帶了自己的身份證,我們就耐心細致的給他講明復印病歷的有關規(guī)定和要求,手續(xù)必須齊全,才能復印病歷,這樣就能更好地維護患者的合法權益。同時病歷也是重要的訴訟依據(jù),前來查閱、復印病歷的法律界人士越來越多。我們遇到一些律師,他們認為是患者的律師,就不需要委托書了,其實不然,這種情況只能按“申請查閱人為人”來處理,而復印病歷仍須有患者的委托書。一次,我們要求一位律師出具患者的委托書,這位律師竟這樣說:“委托書我馬上就給你寫一個出來”。既然是委托書就應該是患者本人簽字認可的書面材料。還有一位律師,因身份證不符合規(guī)定,我們告知他無權查閱,他問道:“我有律師事務所采集證據(jù)的介紹信和身份證,為什么不能查閱?”對此,我們也耐心地加以解釋,直到明白滿意為止??傊还苁裁慈藖韽陀』颊叩牟v,我們均做到堅持原則,依法辦事。
三、警惕騙取病歷行為
由于,《醫(yī)療機構病案管理規(guī)定》,查閱病歷的相關證明材料要求非常嚴格,一些人就想出各種方法來獲取病歷,有的自稱是患者的妹妹,有的說是患者的母親、妻子等,類似這樣的情況也不少,按規(guī)定這些情況均不能也無權復印病歷,有位患者的妹妹和妹夫來復印病歷,由于沒帶患者的身份證和與患者關系的法定證明材料,我們告訴他按規(guī)定不能復印患者病歷,他們又是解釋又是說情,每次遇到這樣的情況,我們都是耐心細致的做好解釋工作,直到來人明白為止。第二天,患者本人來了,見到我們立即用請求的口吻說,如果有人調我的病歷,千萬不要調出,據(jù)她講,她們正在跟我打官司,聽完之后,我們更感到自己工作的責任多么的重大,如果稍有不慎,就會給患者造成傷害。
四、病歷檔案是看病的記錄
病歷檔案是醫(yī)患臨床治療實踐的原始記錄,是醫(yī)務人員對疾病正確診斷和決定治療方案所不可缺少的重要依據(jù)。由于病歷檔案記載了醫(yī)護人員在臨床工作中收集和占有的第一手資料,它記載了醫(yī)務人員對患者病情變化程度、治療效果、用藥療效及診斷治療的全過程。因此,它將為后來的診斷治療工作提供重要依據(jù)。
五、病歷檔案管理的要求
要及時、科學地整理、分類、歸檔。醫(yī)院的病案數(shù)量很龐大、時間性強,加上病種復雜,而且病種又多。病案整理、分類、歸檔的任務很重,時間緊,要求高,必須做到及時科學,明確分工,落實責任。要建立和健全病歷書寫制度和病歷質量檢查評比制度,定期進行檢查。還要建立和健全醫(yī)院內(nèi)部對病歷檔案管理的借閱、查閱制度。這些制度都是有非常嚴格要求的。
六、病歷管理仍需完善
關鍵詞:法律;病歷檔案;管理;依法
長期以來,病歷的管理與利用多停留在經(jīng)驗和習慣要求的層面上,其實病歷作為醫(yī)務人員在醫(yī)療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像等資料的總和,它除了要受相關醫(yī)療衛(wèi)生技術規(guī)范的約束,還應該受到《中華人民共和國檔案法》及相關法規(guī)的調整,所以病歷檔案的管理與利用,它必須依法管理。
一、病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案,它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準確性。又有自己的專業(yè)特殊性:一是病歷檔案的完整性與連續(xù)性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數(shù)據(jù)及圖像材料構成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責任者為若干醫(yī)療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫(yī)生完成,除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責任者。三是一個病人入院到出院即構成一件病歷檔案。四是病歷檔案產(chǎn)生和形成很快、數(shù)量大,是臨床、教學、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料,是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù),也是溝通協(xié)調醫(yī)患關系、體現(xiàn)患者的知情權和醫(yī)療權的重要手段。依據(jù)病歷檔案,醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者,醫(yī)院亦可據(jù)之申請醫(yī)保給付、理清法律責任等。
二、病歷檔案的依法管理
病歷檔案的依法管理應該包括兩個方面的內(nèi)容,即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理。
2.1病歷形成過程中的依法管理。病歷是病人接受醫(yī)務入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發(fā)生、發(fā)展和轉歸等診療過程的原始記錄,能為醫(yī)療教學、科研和醫(yī)療管理提供重要的信息資料,在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時,病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據(jù),特別當最高人民法院在《關于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中明確規(guī)定醫(yī)療糾紛的民事訴訟實行舉證責任倒置后,病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據(jù)材料。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷是醫(yī)務人員對病人診治過程的書面記載,因此,病歷書寫的主體必須是有關法規(guī)規(guī)定的人員。顯然這里的醫(yī)務人員指的是取得醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書并對病人實施診治的人員,不是病人的經(jīng)治醫(yī)師或未參加病人檢查、治療的醫(yī)務人員不得書寫病歷。病歷的內(nèi)容應該符合客觀、真實、準確的要求,在臨床醫(yī)療中許多醫(yī)務人員也為病人書寫了病歷,但由于缺乏與病歷相關的法律問題的知識導致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷,如醫(yī)師“敷衍了事,未仔細詢問病史,憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立,故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等,這樣的病歷無論是作為醫(yī)療、教學、科研的原始資料還是作為訴訟的證據(jù)其價值和作用都大打折扣。衛(wèi)生部在《病歷書寫基本規(guī)范》第三條中明確指出:“病歷書寫應當客觀、真實、準確?!辈v記錄的客觀、真實準確,表面上是對病歷內(nèi)容的要求,實質上是對醫(yī)務人員的執(zhí)業(yè)要求。這體現(xiàn)在《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》第二十三條、第三十七條的規(guī)定中:醫(yī)師“不得隱匿、偽造醫(yī)學文書及有關資料”,否則要承擔相應的法律責任。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷的書寫應按規(guī)定時限完成并符合相關衛(wèi)生法規(guī)、規(guī)章的要求醫(yī)師每天要診治許多病人,如若不是每次診治后及時記錄,則有可能造成記憶的遺漏或混淆,萬一有醫(yī)療糾紛發(fā)生或訴訟發(fā)生再去補寫,其真實性和可信度必將受到懷疑,因此,病歷及時完成是保證病歷公證性的前提?!恫v書寫基本規(guī)范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細明確的規(guī)定,如規(guī)定:“住院志、入院記錄應當于患者入院后24小時內(nèi)完成;24小時內(nèi)出、入院記錄應當于患者出院后24小時內(nèi)完成;24小時內(nèi)入院死亡記錄應當在患者死亡后24小時內(nèi)完成;首次病程記錄應當在患者入院8小時內(nèi)完成;死亡記錄應在患者死亡后24小時內(nèi)完成”等等,這些對病歷書寫時限的具體規(guī)定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外,《病歷書寫基本規(guī)范》還具體規(guī)定了以下幾個方面的內(nèi)容:①病歷的涂改、修改的規(guī)定:“書寫過程中出現(xiàn)錯字時,應當用雙線劃在錯字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫(yī)務人員有審查修改下級醫(yī)務人員書寫的病歷的責任。修改時,應當注明修改日期,修改人員簽名,并保持原記錄清楚、可辨,醫(yī)囑不得涂改,需要取消時,應當使用紅色墨水標注‘取消’字樣并簽名,這些規(guī)定,解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統(tǒng)一、不規(guī)范的作法,明確了什么是病歷的的合法涂改,為判斷病歷涂改的合法與否提供了標準。②體現(xiàn)在病歷中有關知情同意的規(guī)定:“特殊檢查治療等醫(yī)療活動應當由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時,應當由其法定人簽字;患者因病無法簽字時,應當由其近親屬簽字,沒有近親屬的,由其關系人簽字;為搶救患者,在法定人或近親屬、關系人無法及時簽字的情況下,可由醫(yī)療機構負責人或者被授權的負責人簽字”、“因實施保護性醫(yī)療措施不宜向患者說明情況的,應當將有關情況通知患者近親屬,由患者近親屬簽署同意書,并及時記錄?!边@方面的規(guī)定與我國的相關法律法規(guī)相銜接、相一致。
三、法律知識缺乏造成醫(yī)患糾紛
我國正逐步進入法制社會,依法行醫(yī)是每個醫(yī)務人員應該自覺遵守的準則。每個醫(yī)務人員應該認真學習《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等,針對醫(yī)務人員所立的各項法律、法規(guī)。用各種法律條例規(guī)范自己的職業(yè)行為與道德規(guī)范,提高自己遵法的自覺性,這樣有利于保護自己和醫(yī)院不受損失。例如,從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫(yī)生自我保護意識不夠,遇到車禍病人不分主次,一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外,精神失常、故意滋事或其它原因撞車,應從病歷記載中有所反映。應考慮病歷記載對肇事雙方負責,對醫(yī)生本人負責,更應對醫(yī)院負責。以便為交警,司法部門調查立案提供可靠的證據(jù),并為當事的雙方爭得法律上的主動。
參考文獻
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[關鍵詞]精神病病歷檔案管理;利用;服務;素質培養(yǎng)
我院現(xiàn)已辦院40多年,是一所開放床位550張,年門診量達8.2萬人次,年收治住院精神病人達4000多人次的綜合性醫(yī)院。多年來,已積累了大量的精神病病歷檔案,隨著社會的發(fā)展與進步,管理工作也邁進了新的方向。本文就此進行淺議,通過更新理念、強化科學管理、健全制度和創(chuàng)新服務等多項措施來提高醫(yī)院精神病病歷檔案的管理工作,對于充分發(fā)揮精神病病歷的效用、降低精神病發(fā)病率也起到了積極的作用。
一、更新精神病病歷檔案管理理念
隨著社會發(fā)展,精神病病歷檔案將大量用于醫(yī)療、科研、教學、保險、糾紛及司法案件等方面,順應新形勢下的變化,大量的病歷檔案應由傳統(tǒng)的“手工編錄”變成現(xiàn)代化的“電子編錄”,由“被動的歸檔”變成“主動的開發(fā)利用”。作為精神病病歷檔案管理人員需在工作中必須樹立不斷向前探索、創(chuàng)新的學習精神,才能使醫(yī)院精神病病歷檔案管理再上新臺階,并充分發(fā)揮精神病病歷檔案的潛在作用。
二、實現(xiàn)精神病病歷的科學管理與利用
(一)確保精神病病歷的質量
設立與醫(yī)院相適應的精神病病歷管理體制,為醫(yī)院和社會提供良好的精神病病歷信息服務。成立醫(yī)療護理病歷質量管理委員會,科室配備質量管理小組,把病歷書寫質量作為科室質量控制的重要的一環(huán),完善院科二級質控網(wǎng)絡結構,層層把關,醫(yī)院與病區(qū)主任、病區(qū)主任與醫(yī)護人員簽訂質量保證責任書,通過醫(yī)師、護士長、病區(qū)主任三級質量評定手段。每月召開一次例會,研究存在問題的病歷,聽取大家意見,及時給予修訂,杜絕問題病歷。以規(guī)范門診、病房業(yè)務管理促進精神病病歷檔案建設,為精神病??漆t(yī)院的發(fā)展起到很好的醫(yī)學診治輔助作用和積極意義,為舉證倒置提供有力的法律依據(jù)時有效提高了醫(yī)療糾紛舉證能力。在維護患者合法權益的同時,也保護著醫(yī)療機構及醫(yī)護人員的合法權益。
(二)健全精神病病歷的歸檔及借閱制度
1.做好檔案的收集、整理和保管工作精神病病歷的歸檔歷經(jīng)醫(yī)、患、護等多個環(huán)節(jié),為保持精神病病歷的完整性及回收的及時性,我院實行了《管理責任制》,做到誰出錯誰負責,與各業(yè)務科室做好協(xié)調工作,并及時與病區(qū)出入院病人進行登記,核對追收,做到病歷無丟失,在第一時間整理、編碼、分類、電腦信息收入、歸檔上架。
2.制定精神病病歷檔案借閱制度及嚴謹?shù)膹陀×鞒趟薪栝喚柁k理借閱登記手續(xù)。復印流程:復印申請人持有關證明材料在醫(yī)院科填寫“病歷復印申請表”醫(yī)務科受理申請表有關證明材料后進行指示病案室根據(jù)指示在復印申請人在場的情況下復印病歷,復印資料經(jīng)申請人核對無誤后由病歷管理人員在病歷復印件上加蓋病歷復印專用章,病歷復印申請表經(jīng)雙方簽名后跟隨病歷歸檔保管。如住院患者及家屬需申請復印病歷時,同樣由醫(yī)務科受理后,病區(qū)指定人員將所需病歷資料送到病案室,復印病歷后,病歷資料由病區(qū)指定人員帶回病區(qū),杜絕患者及家屬帶走病歷。
(三)加大醫(yī)院檔案管理基礎設施的建設,實現(xiàn)現(xiàn)代化電子管理模式
醫(yī)院病歷檔案用房小,現(xiàn)行的紙質病歷保存分散。由于病歷內(nèi)容多,書寫強度大,造成書寫隨意性大,字跡潦草,內(nèi)容也不夠完整;而且手工裝訂、儲存、檢索操作繁瑣,工作量大,效率低。如果能加以運用物理歸檔、邏輯歸檔等電子病歷歸檔的高級形式去記錄有關病人的健康和醫(yī)護情況,并通過醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)與輔助檢查系統(tǒng)將各科室的信息匯集在一起。不僅可以減少病歷中的文字內(nèi)容含糊、缺頁、漏項等問題,并有利于檢索使用,迅速調用各種診療信息,為臨床、教學、科研提供大量的集成資料。讓醫(yī)生隨時隨地了解并提取病人相關信息,快速全面了解病人病情,制定治療計劃,提高醫(yī)生自身業(yè)務水平。因此,只有采用電子病歷與紙質病歷檔案同步歸檔的方法,才能使醫(yī)院實現(xiàn)“從管病到管人,從管醫(yī)療到管健康”的轉變,真正實現(xiàn)“一切以病人為中心”的服務宗旨,為精神病病歷的開發(fā)利用奠定基礎。
(四)加強服務方式的創(chuàng)新
精神病病歷管理人員應該與時俱進,不斷充實自己的法律知識和專業(yè)知識,增加主動服務意識。掌握好單位的各項醫(yī)療工作需求,積極參與到單位的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中去,主動把檔案送上門,更好地發(fā)揮病歷檔案應有的效益,使精神病病歷信息更全面地為醫(yī)院、為社會服務。
三、切實加強精神病病歷檔案管理人員素質的培養(yǎng)
精神病病歷檔案管理工作的創(chuàng)新,歸根到底要依靠人來推動。因此,要實現(xiàn)精神病病歷檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展,則應不斷提高精神病病歷檔案管理隊伍的綜合素質。因此,加強精神病病歷檔案管理工作人員對檔案管理基礎知識、檔案法的學習,努力提高其理論知識和檔案意識。通過崗位培訓,提高在職醫(yī)院精神病病歷檔案人員的綜合素質和業(yè)務技能,切實加強精神病病歷檔案管理人員的實際操作能力,使其能熟練掌握掃描、編目、標引、建立數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡檢索及光盤檢索等知識,熟悉各種信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡工具,能熟練運用多媒體技術,提供圖、文、音一體化的信息服務等。同時,鼓勵檔案管理人員利用業(yè)務時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習,如計算機課程培訓、歸檔文件整理等,以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化,從而充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作的重要作用。
四、結語
對于具有特殊性質的精神病專科醫(yī)院,對病人的病歷更需要高效、及時的記錄,而且需要加強管理,使其更好發(fā)揮病歷檔案的作用,為病人的治療和解決醫(yī)患爭議提供最直接、有力的證據(jù)。同時也推動醫(yī)院檔案管理水平的提高,有利于醫(yī)院更好的發(fā)展。
[參考文獻]
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[關鍵詞]精神病人;病歷檔案;現(xiàn)狀;對策
醫(yī)院病歷檔案簡稱為病歷、病案,是醫(yī)療人員對患者進行問診、輔助檢查、診斷、治療等過程中所形成的文字、圖表、影像、等資料的總和。它不僅是病人就醫(yī)治療期間身體和心理狀況的真實反映, 同時也是醫(yī)院等醫(yī)療機構進行臨床、教學、科研的真珍貴財富以及綜合評價醫(yī)院等機構的醫(yī)療質量、管理水平、技術水平以及其他各方面的依據(jù)。就當前社會而言,醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革已進入關鍵時期,病歷檔案在醫(yī)療活動中的作用和地位不斷提高,已成為醫(yī)院日常管理工作中不可忽視的組成部分。現(xiàn)將醫(yī)院在進行病歷檔案管理過程中存在的主要問題及應采取的對策介紹如下:
一、醫(yī)院病歷檔案管理現(xiàn)狀
1.1病歷檔案管理人員素質不高,人員老化且不足
對醫(yī)院來說病歷檔案是寶貴的財富,病歷檔案管理在工作中越來越顯示出其較大的發(fā)展?jié)摿Γ蚨找媸艿结t(yī)學界的普遍關注。但我國病歷檔案管理由于起步比較晚,在管理方面存在相當大的不足,還有相當一部分醫(yī)務人員對此工作有認識上的偏見。此外,培養(yǎng)病案管理專業(yè)的院校較少,專業(yè)人員極度缺乏。調查表明:醫(yī)院的病歷檔案管理人員多數(shù)是其他人員改行的或年齡較大、體質差,不能從事其他工作的人員。他們沒有計算機和檔案管理方面的知識,有些甚至缺乏最基本的醫(yī)學常識,專業(yè)素質普遍偏低,給病歷檔案管理的發(fā)展帶來了許多困難,直接影響病歷管理的質量,嚴重制約病歷檔案管理工作向深層次發(fā)展。
1.2醫(yī)院領導的重視程度不夠,員工法律意識淡漠
醫(yī)院的領導對病歷檔案管理工作的重要性和必要性缺乏一定程度的認識。他們普遍認為病歷檔案管理工作技術含量不高,操作十分簡單,且對醫(yī)院沒有太大價值,而忽視了其在醫(yī)療、科研、教學、醫(yī)療質量控制和管理、醫(yī)療事故和糾紛等方面的重要作用。
醫(yī)學本身就是一個有諸多不確定因素的學科,在任何情況下都很難達到十全十美。隨著新醫(yī)療事故處理條例的頒布和實施,對醫(yī)務人員以及醫(yī)療事故的處理提出了更高的要求,職責也更加明確,然而在實際工作過程中,有不少醫(yī)務人員法律意識淡薄,證據(jù)意識差,缺乏自我保護的能力,不按規(guī)章制度辦事,導致出現(xiàn)醫(yī)療糾紛時不能舉證而必須承擔責任。
1.3病歷檔案質量不高,可供利用信息資源少
病歷檔案是醫(yī)院醫(yī)療信息的主要載體,但是由于部分醫(yī)護人員沒有形成良好的工作習慣或者自身能力不夠,致使病歷檔案在書寫上常存在以下問題:
(1)書寫病歷檔案時不認真,醫(yī)學用語不規(guī)范。特別是首次填寫內(nèi)容不完全,一些項目漏填或者空缺現(xiàn)象普遍存在,造成記錄內(nèi)容和指標不能如實放映醫(yī)療情況和質量。
(2)診斷依據(jù)不充分,主次診斷順序排列顛倒,輕重不分,尤其缺少上級醫(yī)生的查房和處理意見。
(3)書寫病歷檔案時字跡潦草,難以辨認,甚至隨意涂改。
這些情況的存在以造成病歷檔案質量欠佳,難以具有較大的參考價值,在一定程度上影響了病歷檔案作為醫(yī)院工作參考資料的使用價值和可信程度。
1.4 病歷檔案管理條件簡陋,管理手段落后
醫(yī)院病歷管理條件簡陋,設備落后。大量長期積存的病歷檔案缺乏足夠的存貯空間,只能把年代較久的病歷檔案捆扎起來存放,使一些有價值的檔案無法得到有效的利用。此外庫房缺乏專用設備,加上通風條件差,導致病歷檔案受潮霉變或被蟲蛀,損失極大。管理方法的落后也是病歷檔案管理存在的問題之一。目前有相當一部分醫(yī)院的病歷管理工作依然是簡單的手工操作,檢索工具也很單一,查資料往往需要花費很長時間,難度較大,而且容易出錯,不能及時有效地提供可靠的信息。
二、醫(yī)院病歷管理存在問題的對策
針對醫(yī)院病歷管理存在的問題,有針對性地提出以下解決方法:
2.1 加強隊伍建設提高病案管理水平
我們要打破舊的傳統(tǒng)思維模式,培養(yǎng)專職的人力資源,培養(yǎng)既懂醫(yī)學專業(yè)又懂得檔案管理和計算機應用的復合型人才。
(1)選擇熱愛病歷管理工作并有一定臨床經(jīng)驗和熟悉檔案管理的人員從事這類工作,提高病歷檔案管理工作人員的業(yè)務水平和自身素質。
(2)不斷完善對現(xiàn)有在崗人員的培訓,使病歷檔案管理人員掌握病歷管理的新技術、新理論和新方法。加強自身學習,提高管理水平,及時解決發(fā)現(xiàn)的問題,同時制定檢查考核制度,抓落實,抓成效。
2.2加強領導, 進一步提高對病歷管理工作重要性的認識
加大對病歷管理重要性的宣傳力度,廣泛宣傳其在現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用,提高公眾和醫(yī)院對病歷檔案工作的認識。病歷檔案是醫(yī)院檔案的重中之重,反映醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務水平高低和解決醫(yī)院醫(yī)療糾紛問題的法律憑證,也是科研的第一手資料。醫(yī)院領導一定高度重視病歷檔案管理工作,發(fā)現(xiàn)問題及時解決,做到病歷管理工作與時俱進、不斷創(chuàng)新。
2.3確定質量目標,加強病歷檔案質量的管理
病歷檔案質量是體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療質量的一個重要方面。醫(yī)院應制定質量管理方案,建立質量管理監(jiān)督小組,實施全面質量管理控制。充分發(fā)揮病歷檔案管理小組的作用,定期抽查病歷檔案質量,制定有效可行的病歷質量評比標準、評價標準和評價方法,對不合格的病歷檔案及時進行信息反饋。實行獎懲制度,增強醫(yī)護人員的責任心,加強對醫(yī)務人員教育,提高他們的病歷檔案質量意識,進行病歷書寫規(guī)范化培訓,提高其書寫水平和規(guī)范化程度,避免出現(xiàn)內(nèi)容缺失和隨意涂改的現(xiàn)象。
2.4改善病歷管理條件, 逐步實現(xiàn)病歷管理現(xiàn)代化
長期積存的大量病歷檔案是醫(yī)院的巨大財富,可以引進先進的技術設備,進行科學的整理和保存。利用光盤、微縮等手段儲存可以減少貯存空間。同時,醫(yī)院可以建立檔案資料信息中心,統(tǒng)一領導、保管和利用,更好地適應現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展和現(xiàn)代化建設的需要。病歷檔案管理現(xiàn)代化技術包括計算機病歷檔案管理系統(tǒng)、多媒體電子病歷記錄系統(tǒng)、電子病歷和電腦光盤病歷管理系統(tǒng)等,這些都是現(xiàn)代化高科技在病案管理中的應用。
【關鍵詞】 病例;檔案;醫(yī)院
1 病歷檔案管理中存在的問題及措施
1.1 病歷檔案管理工作中存在的問題 本院在開展科技事業(yè)單位檔案工作目標管理活動中發(fā)現(xiàn),醫(yī)院在病歷檔案管理工作中存在一些問題。這些問題有以下表現(xiàn)。
在思想上,醫(yī)院并沒有將病歷檔案歸類為檔案。醫(yī)院活動的歷史記錄主要是醫(yī)護人員對患者進行問診、檢查、診斷、治療、護理等活動,在這活動過程中所形成的文字、圖表、影像等醫(yī)療護理材料,即病歷檔案。這些材料是醫(yī)院的主要檔案,是醫(yī)院檔案中數(shù)量最大的部分。病歷檔案是有關醫(yī)療臨床情況的直接記錄,它在很大程度上為后人進行活動提供了珍貴素材。目前本地的醫(yī)療單位雖然把它納入病歷檔案管理的范圍來管理,但并沒有與其他檔案一起實行集中統(tǒng)一管理,只是單一地,分散性地管理。
在管理上,醫(yī)院也沒有將病歷檔案作為檔案管理的重點。由于思想認識的錯位導致了管理上的不規(guī)范。具體而言,主要體現(xiàn)在四個方面:首先是材料整理不夠齊全;其次是庫房柜架質量較差;再者是防護措施欠安全;最后是管理人員的管理不到位。
在利用開發(fā)上,手段單一,缺乏強有力的舉措。目前病歷檔案檢索呈現(xiàn)的比較困惑的是檢索過程太麻煩,而且手段過于單一,這就限制了檢索效率。加上專業(yè)人員相對較少、工作復雜等原因,編研工作很難跟上發(fā)展的需要,這些都影響了病歷檔案的利用頻率,也促使稀有的檔案資源難以發(fā)揮本身的價值。
2 病歷檔案管理中的措施
既然出現(xiàn)的問題已成為了既定事實,那如何解決問題才應是科研工作者應思考的問題。概括起來,首先要更新觀念,從思想上要意識到加強病歷檔案管理的重要性。其次在行動上應加大保護的力度,從各個環(huán)節(jié)對檔案進行有效的指導和監(jiān)督。最后,在管理手段上,也應采用現(xiàn)代化的管理手段,摒除過時的方法,加快管理的效率和步伐。
3 病歷中多媒體光盤技術的管理
3.1 組織病理檔案管理的現(xiàn)狀分析 組織病理由文字、大體標本圖像和組織圖像3部分構成。組織病理在臨床診斷中起著決定性的地位,這也就強調了病理科的重要性。目前,病理資料檔案管理采用的主要方式是采用人工登記、歸檔和組織切片(組織圖像)、電子信息等。
3.2 光盤圖像系統(tǒng)的基本構想和設計 因為組織病理學是以圖像為基本信息的學科,因此理想的系統(tǒng)應該是:①具備極大存儲容量的載體系統(tǒng);②具備能同時處理文字和圖像的能力;③具備一定的人工智能,能自動查找、存取和歸類有關圖文資料;④實現(xiàn)了資料可視性和一體化,能同時顯示有關圖文資料。
4 病歷檔案的“防”與“治”
醫(yī)院檔案管理在工作實踐中,堅持貫徹“以防為主,防治結合”的方針,積累了一定的經(jīng)驗,取得了檔案保護技術工作的新進展。
4.1 決不放松基礎建設,重點突出“防”字。在上世紀九十年代檔案工作時期,醫(yī)院的環(huán)境是十分惡劣的,根本無法與現(xiàn)時相提并論?,F(xiàn)實的殘酷造成了檔案保護工作處于停滯狀態(tài),這也就大大縮短了檔案資料的保管壽命。據(jù)1999年報告,筆者了解到,由于相對濕度過高,一度發(fā)生霉變等一系列嚴重現(xiàn)象,使得檔案資料的破損非常厲害。2003年,檔案室的環(huán)境在一定程度上有了較大發(fā)展,面積較以前有了很大擴展,但受高溫因素的影響,檔案的壽命仍岌岌可危。就醫(yī)院而言,采取了一系列強有力的舉措來提高檔案壽命,這也就為醫(yī)院接收和永久保管檔案資料打下堅實基礎。
4.2 搞科技投入,落實一個“治”字。面對受過蟲、菌侵染的檔案資料和怎樣消滅污染源等問題,醫(yī)院加強科技含量和資金投入,一是對原有檔案資料裝具進行全面清理。更換所有受蟲菌侵染的木質柜架,裝備現(xiàn)代化的密集排架和鐵質檔案柜架,消滅蟲、菌滋生地和再生源;二是在庫房實施除菌殺蟲工作,有效地殺滅危害檔案資料的各類蟲菌,工作簡便易行、經(jīng)濟實惠、無毒副作用。
4.3 健全制度,防治結合。醫(yī)院建立健全了一系列檔案保護技術方面的制度,全面落實檔案“十防”措施,按時定期對室內(nèi)溫濕度、粉塵、氣體等因素進行測試分析;對于褪變檔案進行修復;定期投放藥物等,綜合治理,防治結合,全面保護,對出現(xiàn)的問題及時探索和研究,尋求科學的解決辦法。
5 病歷檔案要防范失真
病案作為醫(yī)院重要信息載體,其管理質量是衡量臨床科室基礎醫(yī)療質量的重要內(nèi)容,是醫(yī)、教、研工作的寶貴資料。雖然日益受到醫(yī)務人員的重視,但是醫(yī)務人員對病案及其作用依然缺乏了解和正確認識,加之質量管理不完善,故而存在著不同程度的病案資料失真現(xiàn)象。
5.1 病案資料失真的原因 一方面,相關人員缺乏對病案的重視,沒有從思想上意識到問題的嚴重性,也缺乏認真負責的工作態(tài)度。另一方面,一些醫(yī)務人員受教育水平不高,缺乏精深的專業(yè)知識,對病案管理知識更是所知甚微,使病案中有價值的部分得不到有效提取,久而久之,也就慢慢失去了它最珍貴的價值。
5.2 防止病案失真的措施 為了有效的防止病案失真現(xiàn)象的惡化,首先,應強化思想意識。醫(yī)務人員的意識很難自發(fā)的提高,應教育全員樹立正確的病案質量意識。其次,在具體的舉措上,決不能忽視病案的形成過程,應及時對照病案質量進行自查,最終達到自我控制的目的。再者,在病案歸檔之后,應有條理地對當月出院病案進行復查,及時指出問題所在,并采取切實有效的舉措。總之,提高病案質量,防止醫(yī)療病案失真是一項長期工作,準確掌握標準,完善病案質控管理,避免突擊補改,確保病案的安全,更好地服務醫(yī)療,服務患者,服務社會。
參 考 文 獻
[關鍵詞]精神病病歷檔案管理;利用;服務;素質培養(yǎng)
我院現(xiàn)已辦院40多年,是一所開放床位550張,年門診量達8.2萬人次,年收治住院精神病人達4000多人次的綜合性醫(yī)院。多年來,已積累了大量的精神病病歷檔案,隨著社會的發(fā)展與進步,管理工作也邁進了新的方向。本文就此進行淺議,通過更新理念、強化科學管理、健全制度和創(chuàng)新服務等多項措施來提高醫(yī)院精神病病歷檔案的管理工作,對于充分發(fā)揮精神病病歷的效用、降低精神病發(fā)病率也起到了積極的作用。
一、更新精神病病歷檔案管理理念
隨著社會發(fā)展,精神病病歷檔案將大量用于醫(yī)療、科研、教學、保險、糾紛及司法案件等方面,順應新形勢下的變化,大量的病歷檔案應由傳統(tǒng)的“手工編錄”變成現(xiàn)代化的“電子編錄”,由“被動的歸檔”變成“主動的開發(fā)利用”。作為精神病病歷檔案管理人員需在工作中必須樹立不斷向前探索、創(chuàng)新的學習精神,才能使醫(yī)院精神病病歷檔案管理再上新臺階,并充分發(fā)揮精神病病歷檔案的潛在作用。
二、實現(xiàn)精神病病歷的科學管理與利用
(一)確保精神病病歷的質量
設立與醫(yī)院相適應的精神病病歷管理體制,為醫(yī)院和社會提供良好的精神病病歷信息服務。成立醫(yī)療護理病歷質量管理委員會,科室配備質量管理小組,把病歷書寫質量作為科室質量控制的重要的一環(huán),完善院科二級質控網(wǎng)絡結構,層層把關,醫(yī)院與病區(qū)主任、病區(qū)主任與醫(yī)護人員簽訂質量保證責任書,通過醫(yī)師、護士長、病區(qū)主任三級質量評定手段。每月召開一次例會,研究存在問題的病歷,聽取大家意見,及時給予修訂,杜絕問題病歷。以規(guī)范門診、病房業(yè)務管理促進精神病病歷檔案建設,為精神病??漆t(yī)院的發(fā)展起到很好的醫(yī)學診治輔助作用和積極意義,為舉證倒置提供有力的法律依據(jù)時有效提高了醫(yī)療糾紛舉證能力。在維護患者合法權益的同時,也保護著醫(yī)療機構及醫(yī)護人員的合法權益。
(二)健全精神病病歷的歸檔及借閱制度
1.做好檔案的收集、整理和保管工作
精神病病歷的歸檔歷經(jīng)醫(yī)、患、護等多個環(huán)節(jié),為保持精神病病歷的完整性及回收的及時性,我院實行了《管理責任制》,做到誰出錯誰負責,與各業(yè)務科室做好協(xié)調工作,并及時與病區(qū)出入院病人進行登記,核對追收,做到病歷無丟失,在第一時間整理、編碼、分類、電腦信息收入、歸檔上架。
2.制定精神病病歷檔案借閱制度及嚴謹?shù)膹陀×鞒?/p>
所有借閱均需辦理借閱登記手續(xù)。復印流程:復印申請人持有關證明材料在醫(yī)院科填寫“病歷復印申請表”醫(yī)務科受理申請表有關證明材料后進行指示病案室根據(jù)指示在復印申請人在場的情況下復印病歷,復印資料經(jīng)申請人核對無誤后由病歷管理人員在病歷復印件上加蓋病歷復印專用章,病歷復印申請表經(jīng)雙方簽名后跟隨病歷歸檔保管。如住院患者及家屬需申請復印病歷時,同樣由醫(yī)務科受理后,病區(qū)指定人員將所需病歷資料送到病案室,復印病歷后,病歷資料由病區(qū)指定人員帶回病區(qū),杜絕患者及家屬帶走病歷。
(三)加大醫(yī)院檔案管理基礎設施的建設,實現(xiàn)現(xiàn)代化電子管理模式
醫(yī)院病歷檔案用房小,現(xiàn)行的紙質病歷保存分散。由于病歷內(nèi)容多,書寫強度大,造成書寫隨意性大,字跡潦草,內(nèi)容也不夠完整;而且手工裝訂、儲存、檢索操作繁瑣,工作量大,效率低。如果能加以運用物理歸檔、邏輯歸檔等電子病歷歸檔的高級形式去記錄有關病人的健康和醫(yī)護情況,并通過醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)與輔助檢查系統(tǒng)將各科室的信息匯集在一起。不僅可以減少病歷中的文字內(nèi)容含糊、缺頁、漏項等問題,并有利于檢索使用,迅速調用各種診療信息,為臨床、教學、科研提供大量的集成資料。讓醫(yī)生隨時隨地了解并提取病人相關信息,快速全面了解病人病情,制定治療計劃,提高醫(yī)生自身業(yè)務水平。因此,只有采用電子病歷與紙質病歷檔案同步歸檔的方法,才能使醫(yī)院實現(xiàn)“從管病到管人,從管醫(yī)療到管健康”的轉變,真正實現(xiàn)“一切以病人為中心”的服務宗旨,為精神病病歷的開發(fā)利用奠定基礎。
(四)加強服務方式的創(chuàng)新
精神病病歷管理人員應該與時俱進,不斷充實自己的法律知識和專業(yè)知識,增加主動服務意識。掌握好單位的各項醫(yī)療工作需求,積極參與到單位的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中去,主動把檔案送上門,更好地發(fā)揮病歷檔案應有的效益,使精神病病歷信息更全面地為醫(yī)院、為社會服務。
三、切實加強精神病病歷檔案管理人員素質的培養(yǎng)
精神病病歷檔案管理工作的創(chuàng)新,歸根到底要依靠人來推動。因此,要實現(xiàn)精神病病歷檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展,則應不斷提高精神病病歷檔案管理隊伍的綜合素質。因此,加強精神病病歷檔案管理工作人員對檔案管理基礎知識、檔案法的學習,努力提高其理論知識和檔案意識。通過崗位培訓,提高在職醫(yī)院精神病病歷檔案人員的綜合素質和業(yè)務技能,切實加強精神病病歷檔案管理人員的實際操作能力,使其能熟練掌握掃描、編目、標引、建立數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡檢索及光盤檢索等知識,熟悉各種信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡工具,能熟練運用多媒體技術,提供圖、文、音一體化的信息服務等。同時,鼓勵檔案管理人員利用業(yè)務時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習,如計算機課程培訓、歸檔文件整理等,以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化,從而充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作的重要作用。
四、結語
對于具有特殊性質的精神病??漆t(yī)院,對病人的病歷更需要高效、及時的記錄,而且需要加強管理,使其更好發(fā)揮病歷檔案的作用,為病人的治療和解決醫(yī)患爭議提供最直接、有力的證據(jù)。同時也推動醫(yī)院檔案管理水平的提高,有利于醫(yī)院更好的發(fā)展。作者簡介:羅華麗,女,漢族。
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目前,一些較大的醫(yī)院基本上已經(jīng)實現(xiàn)了患者病歷的電子信息錄入,但在眾多中小醫(yī)院中,保存的仍是紙質信息,一方面查詢起來非常不便,費時費力,另一方面由于書寫等方面的問題,常會出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象,嚴重影響了病歷檔案工作效能的發(fā)揮以及病歷檔案工作者的效率。二是規(guī)范化不足。主要表現(xiàn)在書寫質量差,不完整、不準確、不規(guī)范,書寫馬虎難辨認;收集不到位,歸檔不及時,病歷資料缺失問題普遍;檢索方式單一,查找不便等。三是利用率不高。大部分醫(yī)院對病歷整理歸檔后就束之高閣,后期的管理、應用跟不上,不能為領導決策、糾紛處理、科研教學等提供便利和依據(jù)。正是由于上述問題的存在,嚴重制約了病歷檔案應有功能的發(fā)揮,在一定程度上影響了和諧醫(yī)患關系的建立。
二、加強病歷檔案管理對構建和諧醫(yī)患關系的意義
近年來,醫(yī)患關系緊張以及由此引發(fā)的矛盾糾紛日益增多已經(jīng)成為威脅社會和諧穩(wěn)定的重要因素之一。造成醫(yī)患關系緊張的原因很多,這其中病歷管理不當造成的患者與醫(yī)生或醫(yī)院之間不信任成為最重要的原因。在這種情況下,加強對病歷檔案的管理工作就顯得非常必要。病歷檔案是醫(yī)院對患者醫(yī)學治療全過程進行記錄的職業(yè)文書,具有較高的證明效力,是醫(yī)療糾紛中必不可少的重要證據(jù)。醫(yī)院工作人員對患者病歷客觀、真實、準確、及時、完整地書寫,以及醫(yī)院對病歷的科學歸檔和依法管理,一方面能夠保證患者即使在缺乏醫(yī)療知識的情況下,也可以通過調取病歷檔案向其他醫(yī)院的權威專家咨詢,從而獲得充分的知情權和監(jiān)督權,以避免不必要的糾紛;另一方面即使發(fā)生了醫(yī)療糾紛,通過調取病歷檔案就能夠為有疑慮的患者提供可以查詢的依據(jù),這也是尊重患者、獲得患者理解進而化解矛盾糾紛的前提。此外,真實完整的病歷檔案也能為醫(yī)院工作人員在舉證責任和保護自我權益時提供有力的證據(jù)。從這個意義上來說,加強病歷檔案管理工作,既是維護醫(yī)患雙方合法權益的有效方式,也是減少醫(yī)患糾紛,化解醫(yī)患矛盾,構建和諧醫(yī)患關系的有效檔案人語途徑。
三、加強病歷檔案管理,構建和諧醫(yī)患關系的舉措
1.規(guī)范檔案管理,提高管理人員素質。一方面要建立專門的病歷檔案管理室,健全相應的檔案管理制度,完善檔案管理工作規(guī)范和流程,并且把規(guī)范公之于眾,使全體職工不僅了解檔案管理制度的內(nèi)容,更能自覺遵守。另一方面要建設一支高素質的檔案干部管理隊伍。要以培育專家型、技能型檔案人才隊伍為目標,進一步加強檔案干部思想教育和技能培訓。通過開展對檔案人員在職在崗的專題培訓和競賽考核,著力提高檔案人員的實際應用能力和創(chuàng)新能力。鼓勵檔案管理人員競爭上崗,爭當行家里手,努力把醫(yī)院檔案部門建設成學習型和研究型部門,在確保醫(yī)療術語、符號等的正確錄入、患者病歷檔案的及時歸檔整理、電子化管理方式的推進等方面彰顯檔案管理人員不斷提升的能力和素質。同時,還應加強檔案管理人員的政治思想、道德品質和行為規(guī)范等方面的教育,提高其服務意識和服務技能,激勵檔案管理人員為發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)無私奉獻,促進醫(yī)患關系和諧。
2.提高檔案管理信息化程度,加快推進電子檔案建設。目前,傳統(tǒng)的紙質病歷檔案已經(jīng)遠遠不能滿足患者和醫(yī)院查詢、整理、分析以及科研等的應用,電子檔案在檔案管理中逐漸成為新的主角。這就要求我們不斷提高檔案管理信息化程度,加快電子檔案建設,實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和資源共享,最大程度提高檔案利用率。此外,利用現(xiàn)代科學技術,通過對外的網(wǎng)絡信息平臺,在網(wǎng)上公開各種藥品價格、繳費清單,診療過程的全程透明服務,也是從根源上遏制醫(yī)患矛盾發(fā)生進而促進和諧醫(yī)患關系的重要措施。
3.建立醫(yī)、患檔案“雙向管理機制”,加強醫(yī)德醫(yī)風建設。和諧的醫(yī)患關系必須建立在道德和誠實信用的基礎上,良好的醫(yī)德醫(yī)風是醫(yī)院贏得病人信任的有力保證,是維護醫(yī)療秩序的支柱。和諧醫(yī)患關系的產(chǎn)生,不僅要求檔案管理人員完善患者病歷的管理,同時,也要求醫(yī)院對醫(yī)護人員建立個人診療檔案,形成對醫(yī)護人員的約束機制,實現(xiàn)醫(yī)護、患者的“雙向管理”,促進醫(yī)德醫(yī)風的提升。醫(yī)院要成立醫(yī)德醫(yī)風領導小組,完善醫(yī)德醫(yī)風制度建設和內(nèi)外約束機制。并在報亭、走廊等公共場所設立意見箱、投訴電話等,邀請院領導、患者、院外監(jiān)督員組成考察團,對醫(yī)護人員的醫(yī)德醫(yī)風實行周講評、月檢查、半年初評、全年總評的考核制度,并將考核結果與科室、個人獎金掛鉤,作為應聘、提薪、晉升以及評選先進集體和個人的重要條件,建立醫(yī)務人員個人信用檔案,督促其改正工作缺陷、匡正工作作風,使可能出現(xiàn)的醫(yī)患矛盾“前移”,做到早發(fā)現(xiàn)、早處置、早解決。
4.做好醫(yī)療糾紛檔案管理,完善病歷檔案體系。醫(yī)療糾紛檔案是病歷檔案的后續(xù),也是一起醫(yī)療糾紛案例中,完整的病歷檔案的一部分。它是隨著醫(yī)療糾紛處置而產(chǎn)生的一系列文字材料,是指在接待、處理、調查醫(yī)療糾紛過程中形成的一些文字材料的總結,通過收集、整理、分類成為醫(yī)院檔案的重要組成部分。一套完整的醫(yī)療糾紛檔案涵蓋了糾紛的起因、處理經(jīng)過、結案、醫(yī)院內(nèi)部對整個糾紛的總結及處理文件等內(nèi)容。管理好醫(yī)療糾紛檔案,對醫(yī)院正確處理醫(yī)療糾紛,加強醫(yī)療安全,構建和諧醫(yī)患關系具有重要意義。一是可以發(fā)揮信息作用,為領導決策提供依據(jù)。通過對醫(yī)療糾紛檔案的管理,進行分析統(tǒng)計,找出原因,并及時采取措施加以彌補,為規(guī)章制度的制定提供依據(jù);二是教育醫(yī)務人員避免同類糾紛的產(chǎn)生,可以通過學習別人成功或失敗的經(jīng)驗,分析原因,找出規(guī)律,從而提升自己的水平和能力;三是為醫(yī)療法學和醫(yī)患關系方面的研究提供案例,完整豐富的案例資源可以使醫(yī)療法學和醫(yī)患關系方面的研究結果更具科學性和可操作性。因此,只有做好了醫(yī)療糾紛檔案工作,才能形成一套完備的病歷檔案,而醫(yī)療糾紛檔案又起到了從根本上遏制醫(yī)療事故、杜絕醫(yī)患糾紛的作用,從而推進和諧醫(yī)患關系的產(chǎn)生。