時間：2023-06-01 15:44:25
序論：在您撰寫檔案管理基本要求時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
隨著社會的發(fā)展和進步，電子檔案管理已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，成為檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢。但我國檔案管理機構(gòu)和組織在實施電子檔案管理過程中，經(jīng)常會遇到這樣那樣的問題。本文首先對電子檔案管理的基本要求展開分析，并總結(jié)了電子檔案管理存在的幾點問題，最后有針對性的提出電子檔案管理的完善策略，為電子檔案管理的進一步完善提供資料參考。
關(guān)鍵詞：
電子檔案管理；基本要求；完善策略
實現(xiàn)檔案的信息化管理，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題。這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案的調(diào)用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，如何在應(yīng)用電子檔案管理過程中，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域亟需解決的問題。
1電子檔案管理的基本要求
1.1原始性
電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。
1.2真實性
電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。
1.3完整性
電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經(jīng)常處于滾動狀態(tài)，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。
1.4安全性
電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。
2電子檔案管理存在的問題
2.1原始性問題
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的原始性比較容易界定，紙質(zhì)檔案的原始性能夠通過內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們通過對字跡、印記和紙張材料的技術(shù)分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質(zhì)只是一組數(shù)據(jù)，基于二進制生成的檔案數(shù)據(jù)在傳輸時不會發(fā)生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點和難點，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經(jīng)成為制約電子檔案管理水平發(fā)展的關(guān)鍵問題。
2.2真實性問題
在電子檔案的管理工作中，必須將紙質(zhì)檔案通過處理技術(shù)處理為完整的電子檔案。在檔案轉(zhuǎn)錄過程中，極易由于轉(zhuǎn)錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實性，將會給資料參考人員以錯誤的判斷，從而影響檔案質(zhì)量。由于電子檔案儲存與數(shù)據(jù)庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質(zhì)，也容易導(dǎo)致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實性出現(xiàn)問題。
2.3完整性問題
電子文件主要存儲與數(shù)據(jù)庫中，但當(dāng)遇到檔案需要調(diào)用時，則會從數(shù)據(jù)庫中通過拷貝流動到其他媒介中。如果在拷貝和復(fù)制過程中程序出現(xiàn)問題，或者設(shè)備出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲存介質(zhì)為電子設(shè)備，因而這些設(shè)備比較容易受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。
2.4安全性問題
網(wǎng)絡(luò)安全一直是我國在互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展中的工作重點，但由于互聯(lián)網(wǎng)屬于公共信息分享平臺，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計算機病毒日新月異，很難保證數(shù)據(jù)在存儲和使用過程中不會受到安全威脅。一旦數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊，數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)就會遭到黑客的篡改，影響數(shù)據(jù)的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。
3電子檔案管理的完善策略
3.1電子檔案的形成制度要進一步完善
在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。
3.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度
要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關(guān)軟件、說明等也應(yīng)同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。
3.3建立嚴(yán)格的保管制度
電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態(tài)。
3.4規(guī)范電子檔案的利用制度
規(guī)范電子檔案的利用制度，一是對利用過程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權(quán)限進行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對其授權(quán)的范圍。
綜上所述，電子檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展的必然方向，其技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實現(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化管理的同時，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，為社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展做貢獻。
作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮(zhèn)農(nóng)牧業(yè)技術(shù)綜合服務(wù)中心
參考文獻
【關(guān)鍵詞】水文檔案；基本工作；管理措施
水文檔案是在水文觀測活動中產(chǎn)生并歸檔的原始觀測材料。水文檔案反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質(zhì)等不同領(lǐng)域長期觀測積累的水文變化和洪水旱情預(yù)報的情況，為水利和其他國民經(jīng)濟建設(shè)部門提供基礎(chǔ)資料。由于水文檔案資料涉及到的領(lǐng)域多，應(yīng)用水文資料的行業(yè)廣，做好水文檔案管理工作形勢比較嚴(yán)峻，隨著信息化的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)、人為、直接和間接管理都可能會發(fā)生工作管理不到位的情況，這給做好水文檔案管理工作帶來了很大的難處，筆者結(jié)合自己所在單位的情況，提出以下做好水文檔案工作的措施。
一、實行工作管理責(zé)任制
（一）建立法律追究責(zé)任制。單位領(lǐng)導(dǎo)干部負(fù)責(zé)人要擔(dān)負(fù)起本單位檔案基本工作管理全面責(zé)任制，重視和關(guān)心本單位檔案管理工作，對那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認(rèn)真履行管理工作規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)干部實行責(zé)任追究制。還要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節(jié)輕重，依法追究法律責(zé)任。
（二）落實行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制。在水文部門提供給各行各業(yè)的《水資源論證報告》《水文分析計算報告》《工程水文分析報告》中，要利用水文檔案基礎(chǔ)資料進行數(shù)據(jù)分析，并把成果編入報告，才能充分說明所分析研究的項目論證報告。在做某個項目報告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報告管理工作制度跟不上，報告中部分水文資料可能會造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制，加強規(guī)范化管理。
二、健全檔案管理制度。
（一）常規(guī)制度。結(jié)合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對外服務(wù)制度：一是水文檔案資料的性質(zhì)確定、變更和解除制度；二是信息及網(wǎng)絡(luò)載體管理制度；三是信息系統(tǒng)和信息設(shè)備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業(yè)務(wù)知識教育和管理制度；七是管理工作實行年終責(zé)任考核制度等常規(guī)性制度。
（二）日常制度。在單位內(nèi)部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復(fù)印、摘抄、錄制等日常管理制度。
三、完善檔案管理防護措施
（一）防護措施到位。檔案管理工作的本質(zhì)特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點放在預(yù)防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發(fā)生，加強人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系。
（二）技術(shù)措施到位。加強對整個水文系統(tǒng)計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理：一是要實行分級保護，信息系統(tǒng)要按照規(guī)定的程度不同，采取不同強度的管理措施。二是計算機技術(shù)防護，設(shè)施、設(shè)備要按照國家標(biāo)準(zhǔn)及水文行業(yè)信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步運行。三是要明確在計算機操作規(guī)程中禁止事項。四是明確網(wǎng)絡(luò)運營商、提供儀器設(shè)備服務(wù)商雙方的法律責(zé)任，建立規(guī)范審查，嚴(yán)防因網(wǎng)絡(luò)、儀器設(shè)備問題損壞檔案資料事件發(fā)生。
（三）人防措施到位。水文行業(yè)內(nèi)部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責(zé)任心強，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運行設(shè)施、設(shè)備放置場所要符合水文行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，要保證信息的完整、可用、可控性。計算機在購買前必須是未使用過的，沒有聯(lián)接過互聯(lián)網(wǎng)的，最好是國產(chǎn)的，這樣才能做到萬無一失。
（五）技防措施到位。單位計算機處理涉及水文檔案信息時，設(shè)施、設(shè)備技術(shù)防護沒有達到高標(biāo)準(zhǔn)要求，存在的安全隱患和漏洞的要責(zé)令停止使用。
四、開展檔案管理宣傳教育
（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業(yè)的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個漫長的過程，在收集整編的過程中要經(jīng)過很多道工序環(huán)節(jié)，涉及的水文資料及人員很多，擴大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業(yè)技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認(rèn)識到位，這樣才會取得實效。
（二）加強檔案管理工作教育培訓(xùn)。單位應(yīng)定期對工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和人員進行新形勢下的法律法規(guī)、專業(yè)技術(shù)防范知識等方面的教育培訓(xùn)，以增強檔案管理意識和保護技能。對從事檔案管理工作人員，要加強對新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，或講解一些實際案例作為教育學(xué)習(xí)材料，利用集中授課方式、個人自學(xué)方式等多種學(xué)習(xí)方式開展檔案管理宣傳教育培訓(xùn)。讓傳統(tǒng)檔案管理工作觀念向新時期檔案管理工作觀念轉(zhuǎn)變，進一步提高針對性和實效性，從而做好水文檔案管理工作。
五、加強檔案管理工作檢查
[關(guān)鍵詞]檔案管理、基本要求、解決對策
中圖分類號：R661 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0356-01
一、檔案管理存在的問題
1、當(dāng)前不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類載體檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象比較嚴(yán)重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關(guān)的深宅大院內(nèi)，儼然一個保密機關(guān)，較為封閉。
2、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔，散存在部門或個人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見不鮮?！稒n案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒有真正樹立起來，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關(guān)法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
二、培養(yǎng)檔案管理意識
1、探索新時期檔案宣傳的新方法建立好愛國主義教育基地，充分發(fā)揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學(xué)生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內(nèi)容豐富的檔案通俗讀物，服務(wù)學(xué)生教育工作；普及檔案知識，讓學(xué)生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學(xué)生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學(xué)校，為學(xué)生開設(shè)檔案專題講座。
2、加強檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養(yǎng)。營造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強動態(tài)管理，完善執(zhí)法機制，重拳強化檔案意識。
3、加強制度建設(shè)。其中關(guān)鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區(qū)年度綜合目標(biāo)績效考核制度，這兩項制度對機關(guān)單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應(yīng)全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設(shè)，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。
4、重視新農(nóng)村檔案工作。在我國農(nóng)村人口占絕大多數(shù)，一個地方其他檔案工作做得很好，農(nóng)村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案工作，農(nóng)村檔案未引起足夠的重視。正因為農(nóng)村檔案的薄弱，所以應(yīng)格外關(guān)注。
5、要全面推進民營企業(yè)檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業(yè)遍地開花，已成為經(jīng)濟建設(shè)的一支強大力量，民營企業(yè)檔案意識的重要性日益突出。通過挖掘檔案的利用價值，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益，使越來越多的民營企業(yè)家認(rèn)識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作來抓，建立符合企業(yè)自身發(fā)展需要的檔案管理體系，促進民營企業(yè)檔案意識的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
三、如何做好檔案管理工作
1、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展；領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
2、愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案管理意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領(lǐng)導(dǎo)加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看 ，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作 。
3、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。
4、加強教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來那些傳專統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。
四、總結(jié)
綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。
參考文獻
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（水利部海委漳衛(wèi)南運河臨西河務(wù)局河北臨西054900）
【摘要】本文從水利工程檔案管理的基本要求、核心內(nèi)容和管理措施三方面進行了具體的分析和闡述。
關(guān)鍵詞 水利工程；檔案管理；核心內(nèi)容；管理措施
WATER records management requirements and measures basic analysis
Gao Li-hui
(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)
【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.
【Key words】WATER;File management;The core;Management measures
1. 水利工程檔案資料管理的基本要求
水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規(guī)要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責(zé)和任務(wù)，是維護國家利益，保護自已合法權(quán)益，提高管理水平和應(yīng)急能力的需要。水利工程檔案是工程建設(shè)審計工作的依據(jù)、是工程驗收的依據(jù)、是質(zhì)量評定的依據(jù)、是工程建設(shè)質(zhì)量查、改的依據(jù)和憑證。
1.1檔案管理的依據(jù)和竣工驗收
水利檔案管理的依據(jù)有：《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦［2005］480號）；《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》》（水辦〔2008〕336號）；《水利工程建設(shè)項目驗收管理規(guī)定》（水利部30號令）；《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)程》（SL223- 2008）；《水利基本建設(shè)項目竣工決算審計暫行辦法》（水監(jiān)［2003］370號）；《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》（2000年1月30日，國務(wù)院令第279號）?？⒐を炇罩饕琴Y料的驗收：法人驗收，政府驗收，工程檔案資料的驗收﹙要求作專項驗收﹚。工程檔案要求真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。真實是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項，即所有應(yīng)歸檔材料的類項必須齊全；準(zhǔn)確是指檔案資料所反映的內(nèi)容要準(zhǔn)確，其中包括文字、數(shù)字、圖形都要準(zhǔn)確，特別是竣工圖要能準(zhǔn)確反映工程建設(shè)的實際狀況；系統(tǒng)是指所有應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)保持其相互之間的有機聯(lián)系，相關(guān)的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設(shè)項目建設(shè)過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內(nèi)容，應(yīng)做好這部分材料的收集、整理工作，關(guān)鍵是要及時整理，要將不同種類（照片或錄像）的聲像或電子材料分別立卷。
1.2水利工程檔案的歸檔范圍與要求
水利工程建設(shè)項目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設(shè)項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執(zhí)行，工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久為50年以上，長期為15～50年、短期為15年以下，長期保存的檔案實際保管期限不得超于工程項目的實際壽命。水利工程建設(shè)項目檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)歸文件材料應(yīng)字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應(yīng)有科學(xué)的分類方案，案卷質(zhì)量符合《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。
1.3檔案資料驗收與移交
水利工程建設(shè)項目檔案驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分，各級水行政管理部門在組織水利工程驗收時，須通知相應(yīng)的檔案管理部門作為驗收委員會成員負(fù)責(zé)工程檔案的驗收工作，工程竣工驗收前，項目法人應(yīng)組織參建單位對所承擔(dān)的工程檔案資料收集、整理、歸檔進行認(rèn)真檢查，確認(rèn)已達到規(guī)范要求后，寫出自檢報告，在申請工程驗收時，一并報上。實行總承包的，應(yīng)由總承包單位負(fù)責(zé)向建設(shè)與管理單位移交；實行分包的，應(yīng)由各承包單位向建設(shè)單位移交，或由建設(shè)單位委托一個承包單位匯總后，再向建設(shè)與管理單位移交；實行監(jiān)理制度的，應(yīng)由監(jiān)理部門負(fù)責(zé)審查合格后，再由各有關(guān)單位向建設(shè)與管理單位移交；審查與移交均應(yīng)履行簽字手續(xù)。移交與接收工程檔案資料的時間，應(yīng)視工程建設(shè)的實際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應(yīng)完成有關(guān)工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。
2. 水利工程檔案管理的核心內(nèi)容和管理措施
建設(shè)工程資料是工程建設(shè)從項目的提出、籌備、勘測、設(shè)計、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。主要包括工程準(zhǔn)備階段資料、施工資料、監(jiān)理資料和竣工驗收資料等。建設(shè)工程資料，是建設(shè)工程合法身份與合格質(zhì)量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據(jù)。參建各方都負(fù)有收集、整理、簽署、核查工程資料的責(zé)任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性。因此，我們應(yīng)當(dāng)規(guī)范工程資料的管理，將工程資料視為工程質(zhì)量驗收的重要依據(jù)，甚至是工程質(zhì)量的組成部分。
2.1水利工程檔案的核心內(nèi)容。
（1）工程準(zhǔn)備階段資料：是指工程在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、開工審批及工程概預(yù)算等工程準(zhǔn)備階段形成的資料，由建設(shè)單位提供。
（2）施工資料：是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)形成。主要包括單位工程整體管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄、施工質(zhì)量驗收記錄等。工程竣工后，施工單位應(yīng)按規(guī)定將施工資料移交給建設(shè)單位。
（3）監(jiān)理資料：是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的資料，主要包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理工作記錄、竣工驗收資料和其它資料等。監(jiān)理資料由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)完成，工程竣工后，監(jiān)理單位應(yīng)按規(guī)定將監(jiān)理資料移交給建設(shè)單位。
（4）竣工驗收資料：是指在工程項目竣工驗收活動中形成的資料。包括工程驗收總結(jié)、竣工驗收記錄、財務(wù)文件和聲像、縮微、電子檔案等。
2.2工程資料的管理職責(zé)。
（1）工程資料的形成應(yīng)符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、工程合同和設(shè)計文件等規(guī)定。
（2）參建單位應(yīng)將工程資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和全過程。
（3）工程資料應(yīng)隨工程進度同步收集、整理并按規(guī)定進行移交。資料組卷與資料份數(shù)應(yīng)符合規(guī)定。
（4）工程資料應(yīng)實行分級管理，由建設(shè)、監(jiān)理、施工單位主管（技術(shù)）負(fù)責(zé)人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設(shè)過程中工程資料的收集、整理和審核工作應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并按規(guī)定取得相應(yīng)的崗位資格。
（5）工程各參建單位應(yīng)確保各自所形成的資料的真實、有效、完整和齊全。對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現(xiàn)象，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對相關(guān)責(zé)任人予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。
2.3水保檔案管理的必要性和對策。
（1）沒有統(tǒng)一的水土保持檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系，檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢困難，檔案信息利用率低，或大部分既有資料未歸檔、建檔。
（2）檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范、多頭管理現(xiàn)象普遍存在，檔案資料分布散亂。
（3）檔案管理人員匱乏。
（4）未實行專業(yè)化管理，檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差，檔案資料破損現(xiàn)象嚴(yán)重。
（5）法制意識不強，檔案管理工作未引起各地的重視，也無專項經(jīng)費投入，制約了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。
2.4規(guī)范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設(shè)、水土保持決策科學(xué)化、水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)以及提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的需要。規(guī)范水土保持檔案管理的對策應(yīng)建立水土保持檔案資料庫，進行統(tǒng)一檔案編碼和密級標(biāo)準(zhǔn)，建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識，建立并完善水土保持檔案管理制度，培養(yǎng)并造就一支高素質(zhì)的水土保持檔案管理隊伍。挖掘檔案資料潛力，為水土保持及社會公眾提供服務(wù)。
3. 總結(jié)
水利工程資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應(yīng)參與生產(chǎn)過程，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理監(jiān)控。工程資料的收集必須與實際施工進度同步。對所提供的資料不符合規(guī)定要求的不予結(jié)算工程款。按質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量控制資料核查記錄、施工技術(shù)管理資料、工程安全功能檢驗資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產(chǎn)生時間的先后排列。根據(jù)實際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規(guī)定移交、歸檔。按時移交給公司、建設(shè)單位和城建檔案部門。
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摘 要：檔案收集整理是有效落實檔案的關(guān)鍵所在，同時也得到了共識。由于收集管理工作在檔案管理中扮演著重要的角色，倘若基礎(chǔ)性工程沒有做好，今后管理工作一定會存在不足之處。從這個立場來看，開展好檔案收集管理工作勢在必行，然而不可否認(rèn)的是，相關(guān)部門沒有對收集整理工作引起高度重視，致使諸多檔案出現(xiàn)信息流失的情況。鑒于此，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。
關(guān)鍵詞：檔案管理；收集整理；分析
相關(guān)部門可以采取諸多手段將檔案收集管理質(zhì)量加以提升，然而從當(dāng)前的發(fā)展形勢來看，加大宣傳力度，增強相關(guān)人員的意識，倘若不存在意識，那么久無法付出行動。不僅僅如此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，并建立完善的管理系統(tǒng)，將責(zé)任制度落實到位，從而要求不同部門之間加以配合。
1 檔案收集整理的意義
一般情況下，做好檔案工作的手段存在諸多種，然而開展好檔案整理收集工作是關(guān)鍵所在。倘若不做好整理工作，那么檔案日后管理也會存在諸多不足之處。顯而易見的是，檔案收集整理工作是必要的。不僅僅如此，檔案收集整理的意義還表現(xiàn)在以下幾個方面：
第一，相關(guān)部門在開展檔案收集整理工作的時候，一定要搜尋存在價值的信息。諸多信息的價值都是在前期整理工作中呈現(xiàn)出來的，依據(jù)這種信息來看，相關(guān)人員需要做好記錄工作，為今后檔案工作可以得到充分的利用提供重要的參考依據(jù)；第二，收集整理工作在檔案工作中扮演著重要的角色，倘若沒有收集整理工作，那么就不能形成檔案，這樣也會在某種程度上對檔案的最終形成帶來直接的影響。所以，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對收集整理工作引起高度重視；第三，收集整理工作在檔案管理中占有著重要的地位，由于檔案管理最基本的管理方法是對檔案進行收集管理，相關(guān)人員在對檔案進行收集管理的時候，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的分類、記錄等，所以相關(guān)人員一定要做好自己的本職工作，一定要提高收集整理水平。
2 提高檔案收集整理水平的對策
2.1 樹立檔案收集整理意識
當(dāng)前，仍然有諸多相關(guān)人員沒有對檔案收集整理的重要性引起必要的重視，從這些人口來講，收集整理工作并不僅僅代表著檔案管理的核心內(nèi)容，由于沒有投入很多的精力，這樣在有些時期，檔案收集整理制度不能發(fā)揮出充分的價值，如同擺設(shè)，這同樣是檔案收集整理質(zhì)量往往不是主要因素。而正是由于檔案收集整理工作不科學(xué)，致使存在價值的檔案信息資源出現(xiàn)流失的情況，從而在某種程度上對檔案管理事業(yè)帶來不利影響。所以，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對人員培養(yǎng)的力度，特別是相關(guān)人員一定要對收集整理知識做到熟練掌握，只有這樣才可以促使檔案收集整理工作達到規(guī)范化的效果。
2.2 完善檔案收集整理體系、注重突出網(wǎng)絡(luò)
不同部門之間需要依據(jù)本身的檔案管理系統(tǒng)，并依據(jù)具體組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的具體狀況開展好檔案收集整理系統(tǒng)的建立，而在實際構(gòu)建的時候，需要傾向于網(wǎng)絡(luò)，在基于網(wǎng)絡(luò)的時代下，促使檔案收集整理工作面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而網(wǎng)絡(luò)管理形式可以滿足相關(guān)需要。確保檔案收集整理系統(tǒng)不管是在哪一個環(huán)節(jié)都可以做到有人負(fù)責(zé)有人配合。
2.3 建立和健全管理制度，落實責(zé)任部門
檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴(yán)格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時間；制定電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責(zé)任落實等制度。
2.4 積極主動上門收集，提高歸檔率
檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案員應(yīng)根據(jù)檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規(guī)定移交的部門，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。
2.5 提高服務(wù)質(zhì)量，改變以往被動服務(wù)的局面
檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務(wù)者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守攤式”的被動服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢，實F檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應(yīng)熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發(fā)，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產(chǎn)提供服務(wù)。
2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)
當(dāng)前科學(xué)理性的發(fā)展對檔案從業(yè)者的職業(yè)活動與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動與職業(yè)行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規(guī)章、制度、守則等紀(jì)律來約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時會說明違反這些規(guī)定將帶來的負(fù)面影響或?qū)⒔o予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強制性地灌輸?shù)綇臉I(yè)者的職業(yè)活動中外，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調(diào)枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業(yè)的建設(shè)中，職業(yè)的價值要在與社會的交往過程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價值，并能自覺遵守各項規(guī)章制度。
結(jié)束語
通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：管好檔案工作的手段不只是一種，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作為基礎(chǔ)性工作，檔案資源僅僅需要前期的收集整理才可以進行歸檔工作，要不然就會出現(xiàn)零散的信息，建立不了完整的檔案。檔案管理工作簡單的說是源于檔案收集工作，檔案收集管理質(zhì)量會對相關(guān)機構(gòu)帶來直接的影響，這樣就要求相關(guān)部門需要對檔案收集管理工作引起必要的重視，從而推動檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：信息 檔案 提升 要素
檔案管理在以前似乎是一件非常容易的事，就是將檔案分類管理所牽涉的事務(wù)并不是非常多。但在今天，一個信息時代，檔案管理工作者管理不再是一些信息的事，社會的信息量成倍的增長，如何對這些信息進行合理的整理保管已是對檔案管理者提出的一個重大挑戰(zhàn)，這就需要加強檔案管理人員素質(zhì)提升，以適應(yīng)新時代下檔案管理要求，如何提升檔案管理工作者的素質(zhì)，下面我們將重點淺析。
一、 檔案管理人員素質(zhì)的提升
古人有一句話說得好：“工欲善其事必先利其器”。檔案管理者作為檔案管理工作的關(guān)鍵，要做到檔案管理工作就必須提升檔案管理者的素質(zhì)。
在這里我們需要先介紹一下檔案管理者現(xiàn)今所面臨的狀況與問題。其問題表現(xiàn)以下方面，1、在以前檔案管理不是如此重視，檔案管理被看成是一件無關(guān)重要的事，管理者相對文化素質(zhì)低下，到現(xiàn)在許多管理者更不能適應(yīng)新形勢下科技信息化要求。2、在一些企業(yè)、事業(yè)單位缺乏對管理資金投入，造成管理者本身輕視管理這項工作，對新知識缺乏學(xué)習(xí)精神與創(chuàng)新。
以上兩點可以說造成管理者素質(zhì)低下重要原因，如何提升管理者素質(zhì)，一般應(yīng)從以下方面入手，首先應(yīng)加強管理者基本素質(zhì)的提高，其基本素質(zhì)應(yīng)從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、基本技能三方面，使管理者首先成為一個合格的管理者。其次還應(yīng)加強管理技能，認(rèn)真研究管理學(xué)理論，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識、掌握現(xiàn)代管理技能，特別是高新技術(shù)管理手段在檔案管理工作中的具體運用，實現(xiàn)科學(xué)管理現(xiàn)代化。
在檔案管理人員做到檔案工作的基本前提下，還應(yīng)從以下方面不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。1、作為一個檔案管理者應(yīng)牢牢樹立一個做好檔案工作的信念。要從意識里把檔案工作作為其人生一件大事去做，用平靜的心態(tài)去迎接工作中遇到的各種難題。同時檔案工作者必須有清醒的認(rèn)識，要在日常工作中注重培養(yǎng)自己的工作興趣，使枯燥的工作充滿情趣。2、樹立服務(wù)意識。檔案管理的最大價值就在于為工作決策提供應(yīng)有服務(wù)，使一個決策盡量科學(xué)化、合理化。應(yīng)積極發(fā)揮自身主觀能動性，熱愛本職工作，忠于職守，積極開展職業(yè)道德的教育，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，周到的為檔案使用者服務(wù)。3、加強對檔案工作的重視。作為一個國家機關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)不但應(yīng)注重本職工作的加強，也不能忽略檔案管理工作。4、加強學(xué)習(xí)與開拓創(chuàng)新能力培養(yǎng)。創(chuàng)新是任何事業(yè)進步的必然要求，檔案管理自然也不例外，創(chuàng)新作為檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。要善于從工作中、學(xué)習(xí)中、其它專業(yè)的知識中吸取有益的經(jīng)驗，活學(xué)活用的應(yīng)用在檔案管理工作中，檔案管理人員只有具備了創(chuàng)新能力，才能在檔案管理工作當(dāng)中開創(chuàng)出新局面。
二、 加強保密工作的基本要求和注意事項
保密工作對于檔案管理人員是頭等大事。這就需要檔案管理人員在保密工作中要做到保密工作的基本要求。其基本要求應(yīng)從以下方面入手。1、要有較強的保密意識。2、以身作則，防止泄密。3、保守機密，不亂對人尤其家屬談及屬于保密的材料內(nèi)容。檔案管理人員加強好友親屬的叮囑，同時自己也要做到不該說的不說，不該做的不做。4、落實制度，加強檢查，規(guī)范保密工作。按照“控制源頭，加強檢查，明確責(zé)任，落實制度”的原則，國家機關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)應(yīng)加強對部門人員的監(jiān)督和管理，進一步規(guī)范保密制度。5、認(rèn)真履行自己分內(nèi)工作。在這里就需檔案管理者做到誰管理，誰負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)做到哪里保密工作就做到哪里。6、檔案管理者要站穩(wěn)立場，堅持原則，警惕和抵制不良圖謀，作為企業(yè)檔案管理工作人員還應(yīng)做到“富貴不能、貧賤不能移、威武不能屈”的境界。
在保密工作中還應(yīng)加強保密注意事項，盡量做到細(xì)致入微使保密工作不留一絲漏洞。保密工作應(yīng)注意以下事項，1、檔案管理工作者對待外界人員既要做到熱情友好，以禮相待，又要內(nèi)外有別，提高警惕，防范各種情報竊密活動。2、檔案管理工作者不得攜帶屬于企業(yè)秘密的文件、資料和其他物品。如確需攜帶，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)加保管。3、檔案管理者在外出期間應(yīng)當(dāng)保持高度警惕，嚴(yán)格遵守其所保守的秘密，不在不利于保密的場合談?wù)摶蛱幚肀締挝幻孛苁马棥?、檔案管理者在公文的接件、起草、醞釀、處理、簽署、復(fù)印、存檔、銷毀過程中，嚴(yán)格依據(jù)《保密法》的規(guī)定做好保密保管工作。不得私自竊藏檔案文件。5、檔案管理人員向外界投寄論文、稿件和其他資料，不得涉及本單位秘密。6，在現(xiàn)代信息化工程中，檔案信息很多要經(jīng)過電腦處理，這就需要注意加強電腦保密工作學(xué)習(xí)，防止黑客襲擊本單位電腦資料，竊取本單位秘密。
三、 結(jié)尾
檔案保密管理工作現(xiàn)在對一個單位至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)提高以及加強檔案管理工作基本要素與注意事項是一件非常艱巨的事，這需要檔案管理人員不斷在工作中總結(jié)經(jīng)驗深入學(xué)習(xí)，尤其不斷掌握一些高科技技術(shù)，使檔案管理工作不斷完善。如此企業(yè)信息才有一個安全環(huán)境。
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身份證明主要包括居民身份證和暫住證，要求必須是有效證件，不能超出法定有效期。復(fù)印件必須清晰，不能模糊不清，如果原件復(fù)印不清楚，可放大一倍，但不允許畫描或涂改。3.身體條件證明。必須是縣級或者是部隊團級以上醫(yī)療機構(gòu)出具的有關(guān)身體條件證明，查體表上個人信息欄目要填寫完整，并且有本人、醫(yī)師簽字，體檢專用章必須壓蓋照片。4.培訓(xùn)記錄。駕駛培訓(xùn)記錄上必須記載參加培訓(xùn)的科目和學(xué)時，并且有學(xué)員和教練員簽名、培訓(xùn)機構(gòu)扣章。一般理論培訓(xùn)不少于7天，術(shù)科培訓(xùn)不少于20天。其他材料。主要包括：《拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛技能準(zhǔn)考證明》、《拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛?cè)丝荚嚦煽儽怼?、《拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛證業(yè)務(wù)流程記錄單》。這些材料由規(guī)定的崗位按照業(yè)務(wù)流程遵循“誰辦理、誰簽章、誰承擔(dān)責(zé)任”的原則完成填寫、簽章（包括辦理日期）。（四）業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)崗審核。各崗位收集填寫的材料最后匯集到領(lǐng)導(dǎo)崗，經(jīng)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核簽章后轉(zhuǎn)到制證崗，核發(fā)農(nóng)業(yè)機械駕駛證。領(lǐng)導(dǎo)崗審核的主要內(nèi)容：1、駕駛證申請人提供的資料是否齊全、合法；2、辦理程序是否符合規(guī)定；3、填寫的格式、內(nèi)容、簽章是否完整等。
檔案的整理
檔案管理崗應(yīng)當(dāng)將以下材料存入檔案：1《.拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛證申請表》2.申請人身份證明復(fù)印件3.身體條件證明4.考試成績表5.準(zhǔn)考證明6《.拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛證業(yè)務(wù)流程記錄單》7.駕駛培訓(xùn)記錄8.理論考試試卷編目裝訂。檔案管理崗將農(nóng)業(yè)機械駕駛員檔案辦理接收手續(xù)后，逐檔填寫《拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛證檔案材料目錄》，并進行裝訂成冊。裝訂時，按照以上所列順序排列裝訂，通常采取左側(cè)裝訂的方式進行裝訂。填寫檔案袋。拖拉機聯(lián)合收割機牌證檔案、拖拉機聯(lián)合收割機駕駛員檔案通常采用“一機一檔、一人一檔、分別保管”。因此每輛車、每個人都必須填寫檔案袋。檔案袋上必須填寫完全，不應(yīng)該存有漏項。駕駛員檔案必須填寫：檔案編號、駕駛證號、駕駛員姓名及家庭住址。為了方便查找檔案，檔案封口處在同一方向應(yīng)當(dāng)標(biāo)注檔案編號。（四）檔案上架。上架是檔案整理的最后一道工序。檔案室保管檔案一般按照分類進行整理和保管的，因此在檔案存放時，首先應(yīng)按檔案分類來進行，即同類型檔案放在一起。當(dāng)確定了檔案的排列順序后，就可以安排上架。上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架（柜）的編號依次進行。檔案的存放方式一般有兩種：豎放或平放。拖拉機聯(lián)合收割機牌證檔案、拖拉機聯(lián)合收割機駕駛員檔案通常采取橫著豎放，開口朝外，并且從左往右、從上往下排列。
