時(shí)間：2023-05-30 14:44:47
序論：在您撰寫采購檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；招標(biāo)采購；檔案；管理；
院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要（成立專門的病案室進(jìn)行管理）。政府招標(biāo)采購檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。但是，部分醫(yī)院近年來對(duì)于政府招標(biāo)采購資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。
醫(yī)院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設(shè)備檔案，藥品招標(biāo)檔案，辦公設(shè)備招標(biāo)檔案，等等。目前部分醫(yī)院只重視基建檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案。對(duì)于藥品招標(biāo)檔案和辦公設(shè)備檔案未引起重視。實(shí)際上，藥品招標(biāo)采購是醫(yī)院招標(biāo)工作的重頭戲。藥品采購支出是醫(yī)院支出的大部分。辦公設(shè)備支出雖然金額較少，但也是醫(yī)院執(zhí)行政府集中采購工作政策的反映。資料是反映招標(biāo)過程其公平、透明性的依據(jù)。有關(guān)資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導(dǎo)；它反映著醫(yī)院對(duì)政府招標(biāo)采購工作執(zhí)行力度。體現(xiàn)醫(yī)院執(zhí)行政府招標(biāo)采購政策的實(shí)際行動(dòng)。
醫(yī)院的政府采購檔案資料管理存在一些問題：
醫(yī)院的檔案管理有其特殊性。醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫(yī)院檔案資料多管理人員少，無法顧及所有檔案資料管理。比如藥品政府采購是藥劑部門操作。設(shè)備采購又分為醫(yī)療設(shè)備和后勤設(shè)備，由不同部門采購，部門多資料散，收集整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力。二是目前尚未出臺(tái)國家統(tǒng)一的政府采購檔案管理規(guī)范，即使是地方政府部門政府采購檔案管理工作也滯后于政府采購活動(dòng)。三是醫(yī)院采購部門重視采購活動(dòng)而不重視檔案管理。四是沒有健全和執(zhí)行政府采購檔案管理制度。致使不及時(shí)填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的工作。從而影響了醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理工作。
醫(yī)院的政府采購檔案管理有其重要性。
醫(yī)院的政府采購檔案資料是醫(yī)院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。
先舉個(gè)工作上的簡單例子：江門市中心醫(yī)院1997年與某跨國公司購買一臺(tái)大型設(shè)備，保修期限內(nèi)一個(gè)配件多次維修，造成儀器時(shí)停時(shí)轉(zhuǎn)，不能正常工作。一過保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費(fèi)130萬元。我方多次查閱檔案，根據(jù)維修記錄資料確定是廠家產(chǎn)品質(zhì)量問題，雙方經(jīng)過多次商談，最后我方以廠家產(chǎn)品質(zhì)量問題為由只須付65萬元零件費(fèi)。一個(gè)檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬元。
一個(gè)檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬元，醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料將會(huì)起到更大的作用。
《政府采購法》第四十二條對(duì)采購檔案的內(nèi)容作了明確規(guī)定“采購文件包括采購活動(dòng)記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴自理決定及其他文件、資料?！?/p>
采購活動(dòng)記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：
（一）采購項(xiàng)目類別、名稱；
（二）采購項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；
（三）采購方式，采用公開招標(biāo)以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；
（四）邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因；
（五）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；
（六）廢標(biāo)的原因；
（七）采用招標(biāo)以外采購方式的相應(yīng)記載。
通過公開、公平、公正地進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)體現(xiàn)政府采購資金的使用效益提高。并促進(jìn)廉政建設(shè)。招標(biāo)采購檔案能系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記載了政府招標(biāo)采購活動(dòng)的全過程。一方面為醫(yī)院保存提供真實(shí)可靠的原始資料，又可便于有關(guān)部門及管理組織對(duì)資料的備查，參考，利用。能為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)發(fā)揮作用。
二、采購檔案是防范風(fēng)險(xiǎn)，減少法律責(zé)任的重要保證。符合規(guī)定的完善的政府采購檔案，不僅在規(guī)范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風(fēng)險(xiǎn)方面也將起到關(guān)鍵作用。目前質(zhì)疑和投訴招標(biāo)采購案件不斷涌現(xiàn)，政府采購檔案無疑為法律賦予的正當(dāng)?shù)牟少彊?quán)利予以保護(hù)。
采購檔案資料管理工作是要對(duì)采購檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等。醫(yī)院的政府采購檔案是反映采購活動(dòng)過程及各項(xiàng)決策的記錄，完整妥善地保存采購檔案，可以為醫(yī)院的政府采購的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛、制定相關(guān)管理措施等項(xiàng)工作提供客觀依據(jù)。
醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理可以強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高政府采購的工作質(zhì)量。提高采購資源的使用效益，促進(jìn)廉政建設(shè)，達(dá)到“公開、公平、公正”的目的。
醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)政府采購檔案資料管理工作。設(shè)想：
醫(yī)院應(yīng)建立健全政府招標(biāo)采購檔案管理工作制度，明確職責(zé)分工。采購業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在執(zhí)行政府招標(biāo)采購項(xiàng)目過程中認(rèn)真收集采購文件和記錄。負(fù)責(zé)項(xiàng)目的采購文件及記錄資料的真實(shí)性、有效性、完整性；檔案部門工作人員負(fù)責(zé)檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院有關(guān)部門需要借閱事務(wù)。醫(yī)院可培訓(xùn)檔案兼職人員，以及采購部門人員兼職管理政府采購檔案。按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。檔案按照年度編號(hào)，卷內(nèi)材料按政府采購工作流程順序排。從具體操作部門做起，加強(qiáng)內(nèi)部管理，使醫(yī)院政府招標(biāo)采購的檔案管理工作規(guī)范、科學(xué)、制度化。促進(jìn)推動(dòng)醫(yī)院的政府招標(biāo)采購檔案資料管理。使醫(yī)院檔案管理工作更進(jìn)一步提高。
參考文獻(xiàn)：
[論文關(guān)鍵詞]高等學(xué)校；采購；檔案管理
根據(jù)《政府采購法》相關(guān)規(guī)定，高校在一定規(guī)定金額和范圍之內(nèi)可以自主招標(biāo)，招標(biāo)涉及貨物、工程、服務(wù)等項(xiàng)目，招標(biāo)過程中會(huì)產(chǎn)生招投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)資料以及合同等相關(guān)檔案，種類繁多，數(shù)量會(huì)因投標(biāo)單位的數(shù)量而變化，總量龐大。招標(biāo)檔案是學(xué)校的建設(shè)過程中的重要資料，是后期的項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收的依據(jù)，也是高校權(quán)益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息資源。因此，招標(biāo)檔案的科學(xué)管理對(duì)高校的規(guī)范管理和全面發(fā)展有著舉足輕重的作用和重大意義。
一、高校采購檔案管理中存在的問題
（一）檔案機(jī)構(gòu)與采購職能脫節(jié)
目前大多數(shù)高校單位的文書和檔案管理是兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的部門，檔案工作在高校不受重視，加之高校招標(biāo)項(xiàng)目量小、時(shí)間較分散、階段性的工作，從職能角度上講，工作的交叉性使招標(biāo)工作和管理存在諸多問題。檔案管理部門通常認(rèn)為招標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生后即表示招標(biāo)工作已經(jīng)完成。而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及工作人員的檔案意識(shí)都不強(qiáng)，對(duì)招標(biāo)檔案工作缺乏足夠重視，沒有把招標(biāo)檔案工作實(shí)質(zhì)性地列入專項(xiàng)管理，招標(biāo)檔案沒有被作為一種重要信息來認(rèn)識(shí)和保護(hù)，致使招標(biāo)工作形成的檔案在歸檔、保存、查閱上存在很大困難。
（二）采購檔案的信息化程度不高
由于編制、開發(fā)計(jì)算機(jī)管理檔案軟件的大多數(shù)是計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，他們對(duì)檔案管理中的一些特殊規(guī)律缺乏明確的認(rèn)識(shí)，而檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握又缺乏深度，因此實(shí)際工作中所用軟件功能還比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，許多工作還得靠手工來完成，信息化程度很低。招標(biāo)工作形成的檔案資料種類比較多，這些資料最大的特點(diǎn)就是，紙質(zhì)資料量大、保存年限較長，事后查閱頻率較高。招投標(biāo)文件都講究權(quán)限和時(shí)效性，在規(guī)定的時(shí)間和要求下必須作出有效的承諾和保證，而這些均以紙質(zhì)形式反映，保證公平、公正和公開。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，有些學(xué)校甚至還未使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入，更談不上專業(yè)軟件管理。
（三）采購檔案管理目標(biāo)不明確，缺乏配套的管理制度
有的高校對(duì)反采購檔案要達(dá)到什么沒有明確目標(biāo)，不能根據(jù)現(xiàn)有的軟、硬件條件和單位實(shí)際工作的需要提出合理的工作目標(biāo)，也缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。招標(biāo)項(xiàng)目往往涉及的人員多，檔案收集不規(guī)范。同時(shí)會(huì)涉及貨物、工程、服務(wù)等多方面，項(xiàng)目管理人員檔案的整理水平差異很大，沒有按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和制度進(jìn)行整理歸檔，檔案的收集也不完整，遺漏現(xiàn)象等。但高校對(duì)這方面工作也缺乏相應(yīng)的責(zé)任制度。另外由于招標(biāo)工作人員及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人多是兼職，沒有額外的報(bào)酬和獎(jiǎng)金，也沒有相應(yīng)的管理制度，責(zé)任心不強(qiáng)，工作不重視，工作中缺乏溝通配合等，直接造成檔案質(zhì)量不高。
（四）采購檔案保存存在安全隱患
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件的存儲(chǔ)材料的壽命要短很多，一般僅為5- 15年，而很多采購檔案保管期限都達(dá)15年以上。在信息化程度比較高的學(xué)校，會(huì)形成大量電子數(shù)據(jù)。電子文件的存儲(chǔ)材料容易受材料變質(zhì)和外來磁場的影響導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞，造成數(shù)據(jù)的丟失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出錯(cuò)造成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和文件系統(tǒng)故障；錄入或更新的數(shù)據(jù)不滿足格式條件或要求；人為地、有意識(shí)地破壞活動(dòng)，對(duì)數(shù)據(jù)非正常修改，對(duì)軟、硬件的蠻力破壞等都會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化檔案的缺失，并且無法修復(fù)的可能性比紙質(zhì)檔案大的多。
二、改進(jìn)高校采購檔案管理的建議
（一）重視采購檔案管理工作，明確專職專業(yè)管理人員
招標(biāo)檔案工作對(duì)于高校的權(quán)益保障有著至關(guān)重要的作用，高校應(yīng)加強(qiáng)重視此項(xiàng)工作。鑒于招標(biāo)檔案的重要性，應(yīng)建立學(xué)校招標(biāo)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和明確檔案管理專職人員，并且應(yīng)保證一定的穩(wěn)定性。專職工作人員應(yīng)利用現(xiàn)有的資源，采取科學(xué)的方法和手段從各方面及時(shí)、廣泛地搜集現(xiàn)有招標(biāo)相關(guān)檔案，并對(duì)照歸檔范圍進(jìn)行系統(tǒng)的整理、檢查分析，確保招標(biāo)檔案符合原始、完整、準(zhǔn)確的要求。
（二）加大采購檔案的信息化程度
檔案是一種信息產(chǎn)品，要合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用并獲得最佳效益，必須通過軟件開發(fā)編制檔案檢索管理系統(tǒng)。此外，在服務(wù)技能上要有自動(dòng)控制技術(shù)等手段的支持，對(duì)檔案進(jìn)行全方位、多角度、高效和安全的改造，保證電子文件的管理與監(jiān)控。高校招標(biāo)工作的階段性和時(shí)效性特點(diǎn)確定單獨(dú)開發(fā)編制檔案檢索系統(tǒng)的成本太高，但人工檢索管理存在較大的難度，工作效率低。因此，系統(tǒng)檢索方法的實(shí)現(xiàn)可利用學(xué)校資源，比如在校檔案室管理軟件的平臺(tái)上進(jìn)行再次開發(fā)利用或者利用學(xué)校人才資源開發(fā)簡易檢索工具，這一檢索方法的存儲(chǔ)量大，檢索效率高。另外，各高校檔案管理機(jī)構(gòu)需要在其外部與高校圖書、情報(bào)等其它信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實(shí)行業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化上協(xié)調(diào)一致，通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，為更多的用戶提供服務(wù)。
（三）完善采購檔案的專項(xiàng)管理制度
高校招標(biāo)檔案資源建設(shè)涉及學(xué)校貨物、工程、服務(wù)等各方面，也是一項(xiàng)系統(tǒng)工作。做好招標(biāo)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)和保證就是建立健全檔案管理規(guī)章制度。
建章立制，完善各項(xiàng)招標(biāo)檔案管理辦法，并認(rèn)真貫徹實(shí)施。根據(jù)學(xué)校設(shè)置招標(biāo)組織的情況制定招標(biāo)檔案管理規(guī)章制度，明確招標(biāo)檔案管理人員的具體職責(zé)，按照問責(zé)機(jī)制原則進(jìn)行管理和監(jiān)督，同時(shí)設(shè)定一定的獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的責(zé)任心和積極性，保障招標(biāo)檔案的連續(xù)性和完整性，使招標(biāo)檔案工作進(jìn)一步制度化、規(guī)范化。
（四）構(gòu)建采購檔案的保密及安全防護(hù)體系
招標(biāo)過程中每一個(gè)信息對(duì)于招投標(biāo)雙方的公平都是至關(guān)重要的。關(guān)系著招標(biāo)后項(xiàng)目合同的簽訂、項(xiàng)目的實(shí)施驗(yàn)收以及糾紛處理。隨著招標(biāo)的結(jié)束，合同的簽訂、項(xiàng)目的實(shí)施及驗(yàn)收陸續(xù)進(jìn)行，包括可能出現(xiàn)的糾紛事宜，招標(biāo)檔案是這一切工作的基礎(chǔ)，學(xué)校合法權(quán)益的重要保障，是具有重要價(jià)值的原始資料。這就要求檔案專職管理人員要做好招標(biāo)檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全性和完整性，不能違反相關(guān)的操作程序。同時(shí)，根據(jù)電子檔案特點(diǎn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，其安全防護(hù)也應(yīng)綜合使用各種安全防護(hù)措施，構(gòu)建立體化的安全防護(hù)體系。包括設(shè)立防火墻和安裝殺毒軟件，防止未授權(quán)系統(tǒng)的侵入；安裝加固軟件，防止對(duì)系統(tǒng)安全構(gòu)成的威脅。檔案信息網(wǎng)絡(luò)主要是學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)，其網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行有大量的密級(jí)信息，除安裝各種網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件外，還應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行情況進(jìn)行檢測。為了確保信息的完整、準(zhǔn)確，必須進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并脫機(jī)保存到其他介質(zhì)上，以防止數(shù)字信息的丟失或更改。
第二條*市貨物和服務(wù)類項(xiàng)目政府采購檔案管理適用本辦法。
第三條政府采購檔案是指在政府采購活動(dòng)中直接形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
政府采購過程中形成的各種記錄的正本必須歸檔保管；政府采購過程中形成的各種記錄的副本一般不作為檔案保管，可以作為資料保存；對(duì)于涉及商業(yè)秘密和其他保密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)按照國家保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理。
第四條各級(jí)政府采購監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)政府采購檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條政府采購檔案是反映政府采購活動(dòng)的重要記錄。政府采購監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)、采購人和政府采購機(jī)構(gòu)在管理、組織實(shí)施政府采購活動(dòng)中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者擅自銷毀。
第六條政府采購檔案包括以下文件資料：
（一）采購計(jì)劃申請(qǐng)表，包括采購需求清單或需求說明和資料等；
（二）政府采購審批表和移交表；
（三）政府采購活動(dòng)日程；
（四）招標(biāo)文件，包括有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等；
（五）招標(biāo)投標(biāo)信息公告所刊登的媒體記錄和有關(guān)審批記錄；
（六）采購人對(duì)招標(biāo)文件的確認(rèn)記錄；
（七）供應(yīng)商領(lǐng)取招標(biāo)文件記錄；
（八）對(duì)已發(fā)出招標(biāo)文件的澄清或修改的文件；
（九）供應(yīng)商的考察情況報(bào)告或資格審查情況報(bào)告；
（十）抽取評(píng)審專家記錄；
（十一）標(biāo)前會(huì)會(huì)議紀(jì)要；
（十二）投標(biāo)供應(yīng)商簽到表；
（十三）評(píng)審專家簽到表；
（十四）有關(guān)部門現(xiàn)場監(jiān)督人員簽到表；
（十五）投標(biāo)文件正本，包括有關(guān)文件、資料等；
（十六）在投標(biāo)截止時(shí)間前，投標(biāo)人對(duì)遞交的投標(biāo)文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；
（十七）開標(biāo)一覽表；
（十八）開標(biāo)過程有關(guān)記錄，包括采購項(xiàng)目樣品送達(dá)記錄；
（十九）開標(biāo)過程中其他需要記載的事項(xiàng)；
（二十）工作人員對(duì)評(píng)審過程的記錄；
（二十一）評(píng)審專家評(píng)審記錄；
（二十二）投標(biāo)供應(yīng)商的書面澄清或承諾；
（二十三）需要考察的采購項(xiàng)目的評(píng)審報(bào)告；
（二十四）廢標(biāo)報(bào)告及處理意見；
（二十五）有關(guān)部門現(xiàn)場監(jiān)督人員對(duì)采購活動(dòng)監(jiān)督的簽字記錄；
（二十六）依法變更采購方式或采購結(jié)果的記錄；
（二十七）中標(biāo)、成交通知書；
（二十八）采購結(jié)果公告記錄；
（二十九）政府采購合同，包括依法補(bǔ)充、修改、中止或終止合同等相關(guān)記錄；
（三十）公證文書；
（三十一）評(píng)標(biāo)報(bào)告；
（三十二）采購人或中標(biāo)供應(yīng)商擅自中止或終止政府采購合同的記錄；
（三十三）政府采購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；
（三十四）采購資金撥款通知單；
（三十五）有關(guān)部門或中介機(jī)構(gòu)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；
（三十六）爭議或糾紛處理結(jié)果；
（三十七）供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理結(jié)果記錄及答復(fù)；
（三十八）供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定；
（三十九）其它需要存檔的資料。
第七條政府采購機(jī)構(gòu)自組織簽訂政府采購合同之日起，五日內(nèi)將政府采購過程中形成的全部文件材料移交政府采購監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)。
第八條政府采購活動(dòng)現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料，可作為輔助檔案資料保存；應(yīng)當(dāng)建立健全監(jiān)控系統(tǒng)音像資料的使用管理制度，以保證監(jiān)管工作的實(shí)際需要。
第九條政府采購檔案應(yīng)當(dāng)符合以下要求：
（一）文件格式、內(nèi)容符合要求，規(guī)范統(tǒng)一；
（二）整個(gè)活動(dòng)中形成的文件材料齊全完整；
（三）必須是原始件，不可用復(fù)印件替代；
（四）文件材料中的簽名、印鑒手續(xù)齊全。
第十條政府采購檔案不符合要求的，檔案管理人員不得接收，并告知原因，確保政府采購檔案符合國家有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。
第十一條政府采購監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)和政府采購機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法做好政府采購檔案管理工作，指定專人負(fù)責(zé)政府采購檔案的管理并建立崗位責(zé)任制。
第十二條檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)政府采購檔案的管理，在合同簽訂、交付驗(yàn)收和結(jié)算完成后，按照要求，負(fù)責(zé)收集、整理檔案，檔案裝具應(yīng)當(dāng)符合檔案主管部門的規(guī)定。
第十三條政府采購檔案應(yīng)妥善保管，并保證檔案庫房的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。
第十四條政府采購檔案管理人員發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。
第十五條政府采購檔案按照政府采購工作流程排列。
第十六條政府采購檔案的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。
政府采購活動(dòng)現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料的保存期限，必須保存至該政府采購項(xiàng)目履行完畢。
第十七條查閱、復(fù)印政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案查閱/復(fù)印登記表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)調(diào)閱；需復(fù)印的，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印。
第十八條外借政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案外借登記表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理外借手續(xù)，外借時(shí)間最長不得超過三日。
外借檔案返還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按外借時(shí)登記的內(nèi)容核查檔案，并辦理返還手續(xù)。
第十九條檔案使用者應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換。
第二十條保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：
（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊(cè)；
（二）銷毀意見必須報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，同時(shí)報(bào)同級(jí)檔案主管部門備案；
（三）銷毀政府采購檔案時(shí)，必須有兩人以上監(jiān)銷，同時(shí)要邀請(qǐng)財(cái)政主管部門人員參加現(xiàn)場監(jiān)銷；
（四）銷毀政府采購檔案前，銷毀單位和參加現(xiàn)場監(jiān)銷人員，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)銷毀的檔案，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名。
第二十一條違反本辦法，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門和政府采購監(jiān)督管理部門處以罰款和對(duì)直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
（一）將政府采購活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交政府采購監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；
（二）違反國家規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小檔案接收范圍的；
（三）涂改、偽造，損毀檔案的；
（四）檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員，造成檔案損失的；
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；招標(biāo)采購；檔案管理
進(jìn)行電力建設(shè)過程中，需要及時(shí)的進(jìn)行項(xiàng)目采購，確保降低建設(shè)成本，保障電力項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現(xiàn)挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學(xué)的對(duì)招標(biāo)采購資源進(jìn)行分配，然后嚴(yán)格監(jiān)管采購成本，把企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。
一、招標(biāo)采購檔案管理中所存在的問題分析
1.管理規(guī)范中的問題分析
對(duì)電力企業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)和采購，就是要各個(gè)供應(yīng)商在公平競爭的情況下，把電力建設(shè)中需要使用的多種物資，利用投標(biāo)和招標(biāo)的方式進(jìn)行購買，其優(yōu)勢就是市場透明公開，電力企業(yè)可以獲得價(jià)格便宜，質(zhì)量有保證的建設(shè)物資，在我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的情況下，招標(biāo)采購事業(yè)也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監(jiān)管規(guī)范存在很多漏洞。采購和招標(biāo)都是新興項(xiàng)目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發(fā)展發(fā)現(xiàn)中提出問題，然后予以解決，對(duì)該制度進(jìn)一步完善。其是一個(gè)長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業(yè)進(jìn)行招標(biāo)前，一定要先設(shè)置嚴(yán)格的規(guī)范制度，這樣才能很好的對(duì)其行為進(jìn)行約束。由于企業(yè)沒有系統(tǒng)的招標(biāo)方式，因此導(dǎo)致采購流程隨意，少部分企業(yè)有嚴(yán)格的規(guī)范，但是在落實(shí)不到位，其具體效果也很難體現(xiàn)。很多招標(biāo)行為都是暗箱操作，導(dǎo)致項(xiàng)目不能正常建設(shè)。除此之外，一些招標(biāo)部門管理職能劃分不清，監(jiān)管工作不到位，再加上監(jiān)管人員配合不默契，招標(biāo)期限一拖再拖，因此必須完善招標(biāo)采購的監(jiān)督機(jī)制。
2.審查制度存在問題
在招標(biāo)的審查工作中，供應(yīng)和編碼是主要問題。第一，項(xiàng)目和需要的物品編碼不匹配，而對(duì)物資監(jiān)管中，也沒有一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的程序。第二點(diǎn)，少部分企業(yè)得到物資后，需要驗(yàn)證物資的質(zhì)量，但是企業(yè)內(nèi)部在這方面并沒有資質(zhì)，但是還是進(jìn)行驗(yàn)證，導(dǎo)致物資質(zhì)量級(jí)別不符合要求。除此之外，大部分企業(yè)都沒有認(rèn)識(shí)到審查的重要性，實(shí)施招標(biāo)前沒有進(jìn)行調(diào)查分析，物資的種類、質(zhì)量情況，以及單價(jià)都不了解，這樣沒有標(biāo)底的招標(biāo)很容易被太高招標(biāo)價(jià)格，不利于企業(yè)的發(fā)展。
3.人員管理方面的問題
由于對(duì)人員監(jiān)管不力，致使虛假招標(biāo)情況層出不窮，如果預(yù)先確定了中標(biāo)者，那么招標(biāo)方會(huì)單方面提高招標(biāo)的條件，進(jìn)而排擠其他的競爭對(duì)手，除此之外，一些招標(biāo)人員和招標(biāo)方串通一氣，利用陪標(biāo)進(jìn)行競爭，極大的損害了第三方的利益。進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，有很多非理性干擾因素存在，沒有一個(gè)可操作的定量化依據(jù)。部分評(píng)標(biāo)人員違背了公平原則，只是迎合項(xiàng)目企業(yè)提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。
二、電力企業(yè)建設(shè)中招標(biāo)采購檔案管理的對(duì)策分析
1.對(duì)選擇程序進(jìn)行完善
供應(yīng)方對(duì)于電力企業(yè)的建設(shè)很重要，直接影響企業(yè)項(xiàng)目的質(zhì)量。采購的物資方是企業(yè)的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應(yīng)方為企業(yè)提供可靠的資源，其有分享利益的權(quán)力，但是也要承擔(dān)一部分建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。因此電力企業(yè)在選擇時(shí)要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，在合作前對(duì)工作流程中的問題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動(dòng)的執(zhí)行方式，優(yōu)化操作流程。確定供應(yīng)方前，應(yīng)該對(duì)所有企業(yè)都采取一視同仁的態(tài)度，提供一個(gè)公平競爭的平臺(tái)，以市場為導(dǎo)向，主要降低采購成本。確定供應(yīng)方數(shù)量時(shí)，可以結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，然后對(duì)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測，采購來源不能單一，除此之外，有效降低附加采購經(jīng)費(fèi)，讓企業(yè)利益最大化。
2.完善合同監(jiān)管工作
在擬定建設(shè)合同過程中，采購部門要積極參與到合同具體條款的協(xié)商中，然后對(duì)采購流程進(jìn)行確定，如果現(xiàn)有流程存在問題，就是提出和修正。對(duì)驗(yàn)證人員、評(píng)判規(guī)則和驗(yàn)證方法都要仔細(xì)商榷，如果有不利的情況及時(shí)提出，避免成為既定事實(shí)[1]。在執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預(yù)先規(guī)定好，增加一些有約束力的條款，對(duì)制造商的級(jí)別，以及分包資質(zhì)都要進(jìn)行合理約束。進(jìn)行協(xié)商過程中，一定要限制物資采購的范圍，這樣可以盡早確定建設(shè)資金的分配[2]。形成合同的時(shí)候，采購企業(yè)的人員應(yīng)當(dāng)對(duì)信息途徑進(jìn)行擴(kuò)展，掌握越多對(duì)企業(yè)有利的信息越好，對(duì)于合同中有關(guān)關(guān)鍵技術(shù)的條款，采購人員要格外的重視，避免項(xiàng)目業(yè)主利用這些條款來約束電力企業(yè)。簽訂合同人員要和項(xiàng)目設(shè)計(jì)人員進(jìn)行溝通，對(duì)服務(wù)的種類，服務(wù)的要素、采購期限，以及施工單價(jià)進(jìn)行了解，對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行衡量[3]，做好一切的準(zhǔn)備和防范措施?？偠灾谶M(jìn)行合同簽署中，必須全程進(jìn)行有效的合同監(jiān)督，確保電力企業(yè)的合法權(quán)益。進(jìn)行物資采購過程中，先檢查物資的質(zhì)量情況，如果發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量隱患，應(yīng)該立即提出，不要隱瞞，通過協(xié)商進(jìn)行解決，堅(jiān)決不能回避或視而不見。
3.加強(qiáng)人員管理
任何工作和項(xiàng)目都是由人來完成的，人在這方面處于主導(dǎo)地位，如果相關(guān)崗位的人員沒有很高的職業(yè)素養(yǎng)，那么制定再合理的規(guī)章制度也會(huì)出現(xiàn)問題，為了避免中飽私囊、內(nèi)部人員和物資供應(yīng)者勾結(jié)等損害電力企業(yè)利益問題的發(fā)生，必須加強(qiáng)人員道德方面的學(xué)習(xí)，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業(yè)務(wù)骨干來擔(dān)當(dāng)，監(jiān)督人員部門也要做好監(jiān)督工作，切實(shí)把企業(yè)利益放到第一位。
三、總結(jié)
隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，電力項(xiàng)目工程也逐漸增多，因此企業(yè)在這方面的投入也開始加大。在電力項(xiàng)目建設(shè)中招標(biāo)是有效的采購模式，如果招標(biāo)工作出現(xiàn)問題，將會(huì)直接影響電力設(shè)施的安全運(yùn)行，相關(guān)的采購部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設(shè)性的意見，切實(shí)做好本職工作。
作者:陳曉燕 單位:貴州電網(wǎng)有限責(zé)任公司物流服務(wù)中心
參考文獻(xiàn)
[1]王建軍.電力企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作“全過程”管理探索[J].檔案與建設(shè)，2014（，2）：78-80.
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；招標(biāo)采購；檔案管理
進(jìn)行電力建設(shè)過程中，需要及時(shí)的進(jìn)行項(xiàng)目采購，確保降低建設(shè)成本，保障電力項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現(xiàn)挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學(xué)的對(duì)招標(biāo)采購資源進(jìn)行分配，然后嚴(yán)格監(jiān)管采購成本，把企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。
一、招標(biāo)采購檔案管理中所存在的問題分析
1.管理規(guī)范中的問題分析
對(duì)電力企業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)和采購，就是要各個(gè)供應(yīng)商在公平競爭的情況下，把電力建設(shè)中需要使用的多種物資，利用投標(biāo)和招標(biāo)的方式進(jìn)行購買，其優(yōu)勢就是市場透明公開，電力企業(yè)可以獲得價(jià)格便宜，質(zhì)量有保證的建設(shè)物資，在我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的情況下，招標(biāo)采購事業(yè)也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監(jiān)管規(guī)范存在很多漏洞。采購和招標(biāo)都是新興項(xiàng)目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發(fā)展發(fā)現(xiàn)中提出問題，然后予以解決，對(duì)該制度進(jìn)一步完善。其是一個(gè)長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業(yè)進(jìn)行招標(biāo)前，一定要先設(shè)置嚴(yán)格的規(guī)范制度，這樣才能很好的對(duì)其行為進(jìn)行約束。由于企業(yè)沒有系統(tǒng)的招標(biāo)方式，因此導(dǎo)致采購流程隨意，少部分企業(yè)有嚴(yán)格的規(guī)范，但是在落實(shí)不到位，其具體效果也很難體現(xiàn)。很多招標(biāo)行為都是暗箱操作，導(dǎo)致項(xiàng)目不能正常建設(shè)。除此之外，一些招標(biāo)部門管理職能劃分不清，監(jiān)管工作不到位，再加上監(jiān)管人員配合不默契，招標(biāo)期限一拖再拖，因此必須完善招標(biāo)采購的監(jiān)督機(jī)制。
2.審查制度存在問題
在招標(biāo)的審查工作中，供應(yīng)和編碼是主要問題。第一，項(xiàng)目和需要的物品編碼不匹配，而對(duì)物資監(jiān)管中，也沒有一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的程序。第二點(diǎn)，少部分企業(yè)得到物資后，需要驗(yàn)證物資的質(zhì)量，但是企業(yè)內(nèi)部在這方面并沒有資質(zhì)，但是還是進(jìn)行驗(yàn)證，導(dǎo)致物資質(zhì)量級(jí)別不符合要求。除此之外，大部分企業(yè)都沒有認(rèn)識(shí)到審查的重要性，實(shí)施招標(biāo)前沒有進(jìn)行調(diào)查分析，物資的種類、質(zhì)量情況，以及單價(jià)都不了解，這樣沒有標(biāo)底的招標(biāo)很容易被太高招標(biāo)價(jià)格，不利于企業(yè)的發(fā)展。
3.人員管理方面的問題
由于對(duì)人員監(jiān)管不力，致使虛假招標(biāo)情況層出不窮，如果預(yù)先確定了中標(biāo)者，那么招標(biāo)方會(huì)單方面提高招標(biāo)的條件，進(jìn)而排擠其他的競爭對(duì)手，除此之外，一些招標(biāo)人員和招標(biāo)方串通一氣，利用陪標(biāo)進(jìn)行競爭，極大的損害了第三方的利益。進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，有很多非理性干擾因素存在，沒有一個(gè)可操作的定量化依據(jù)。部分評(píng)標(biāo)人員違背了公平原則，只是迎合項(xiàng)目企業(yè)提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。
二、電力企業(yè)建設(shè)中招標(biāo)采購檔案管理的對(duì)策分析
1.對(duì)選擇程序進(jìn)行完善
供應(yīng)方對(duì)于電力企業(yè)的建設(shè)很重要，直接影響企業(yè)項(xiàng)目的質(zhì)量。采購的物資方是企業(yè)的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應(yīng)方為企業(yè)提供可靠的資源，其有分享利益的權(quán)力，但是也要承擔(dān)一部分建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。因此電力企業(yè)在選擇時(shí)要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，在合作前對(duì)工作流程中的問題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動(dòng)的執(zhí)行方式，優(yōu)化操作流程。確定供應(yīng)方前，應(yīng)該對(duì)所有企業(yè)都采取一視同仁的態(tài)度，提供一個(gè)公平競爭的平臺(tái)，以市場為導(dǎo)向，主要降低采購成本。確定供應(yīng)方數(shù)量時(shí)，可以結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，然后對(duì)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測，采購來源不能單一，除此之外，有效降低附加采購經(jīng)費(fèi)，讓企業(yè)利益最大化。
2.完善合同監(jiān)管工作
在擬定建設(shè)合同過程中，采購部門要積極參與到合同具體條款的協(xié)商中，然后對(duì)采購流程進(jìn)行確定，如果現(xiàn)有流程存在問題，就是提出和修正。對(duì)驗(yàn)證人員、評(píng)判規(guī)則和驗(yàn)證方法都要仔細(xì)商榷，如果有不利的情況及時(shí)提出，避免成為既定事實(shí)[1]。在執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預(yù)先規(guī)定好，增加一些有約束力的條款，對(duì)制造商的級(jí)別，以及分包資質(zhì)都要進(jìn)行合理約束。進(jìn)行協(xié)商過程中，一定要限制物資采購的范圍，這樣可以盡早確定建設(shè)資金的分配[2]。形成合同的時(shí)候，采購企業(yè)的人員應(yīng)當(dāng)對(duì)信息途徑進(jìn)行擴(kuò)展，掌握越多對(duì)企業(yè)有利的信息越好，對(duì)于合同中有關(guān)關(guān)鍵技術(shù)的條款，采購人員要格外的重視，避免項(xiàng)目業(yè)主利用這些條款來約束電力企業(yè)。簽訂合同人員要和項(xiàng)目設(shè)計(jì)人員進(jìn)行溝通，對(duì)服務(wù)的種類，服務(wù)的要素、采購期限，以及施工單價(jià)進(jìn)行了解，對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行衡量[3]，做好一切的準(zhǔn)備和防范措施?？偠灾谶M(jìn)行合同簽署中，必須全程進(jìn)行有效的合同監(jiān)督，確保電力企業(yè)的合法權(quán)益。進(jìn)行物資采購過程中，先檢查物資的質(zhì)量情況，如果發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量隱患，應(yīng)該立即提出，不要隱瞞，通過協(xié)商進(jìn)行解決，堅(jiān)決不能回避或視而不見。
3.加強(qiáng)人員管理
任何工作和項(xiàng)目都是由人來完成的，人在這方面處于主導(dǎo)地位，如果相關(guān)崗位的人員沒有很高的職業(yè)素養(yǎng)，那么制定再合理的規(guī)章制度也會(huì)出現(xiàn)問題，為了避免中飽私囊、內(nèi)部人員和物資供應(yīng)者勾結(jié)等損害電力企業(yè)利益問題的發(fā)生，必須加強(qiáng)人員道德方面的學(xué)習(xí)，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業(yè)務(wù)骨干來擔(dān)當(dāng)，監(jiān)督人員部門也要做好監(jiān)督工作，切實(shí)把企業(yè)利益放到第一位。
三、總結(jié)
隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，電力項(xiàng)目工程也逐漸增多，因此企業(yè)在這方面的投入也開始加大。在電力項(xiàng)目建設(shè)中招標(biāo)是有效的采購模式，如果招標(biāo)工作出現(xiàn)問題，將會(huì)直接影響電力設(shè)施的安全運(yùn)行，相關(guān)的采購部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設(shè)性的意見，切實(shí)做好本職工作。
作者:陳曉燕 單位:貴州電網(wǎng)有限責(zé)任公司物流服務(wù)中心
參考文獻(xiàn):
[1]王建軍.電力企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作“全過程”管理探索[J].檔案與建設(shè)，2014（，2）：78-80.
湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán) 430077
[摘要]在我們的日常采購活動(dòng)中，采購檔案管理是一個(gè)非常關(guān)鍵性的步驟，它作為采購活動(dòng)的記錄方式，從客觀的角度為我們的管理提供依據(jù)，具有很高的實(shí)證性，也比較利于當(dāng)前開展的反腐倡廉。所以從嚴(yán)格意義上來說，采購檔案管理是對(duì)我們的采購活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估、監(jiān)督、處理投訴等等活動(dòng)的基礎(chǔ)，在企業(yè)管理這占據(jù)不小的份額，必須得到我們的重視。
[
關(guān)鍵詞 ]采購檔案；管理；對(duì)策
1、采購檔案管理的重要性
當(dāng)前我國許多企業(yè)的采購檔案管理制度是非常不完善的，這無疑對(duì)企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展形成很大的不利。采購檔案作為記錄采購過程的書面材料，是客觀的，具有非常高的實(shí)際意義，對(duì)于企業(yè)后期采購活動(dòng)的開展、效果的評(píng)估、突發(fā)事件的處理等等都具有積極作用，所以在企業(yè)生產(chǎn)過程中是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。
2、采購檔案管理中存在的問題
2.1專業(yè)人員缺乏，管理質(zhì)量差
從我國企業(yè)采購檔案管理的現(xiàn)狀來看，結(jié)果是觸目驚心的，大多數(shù)企業(yè)沒有給予一定的重視，在采購檔案管理上問題多發(fā)，其中最重要的一個(gè)方面就是在人才的配備上。許多企業(yè)認(rèn)為采購檔案管理是可有可無的，所以從意識(shí)上就忽略了，人員往往是沒有經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)資質(zhì)的人員，缺乏必要的專業(yè)性，甚至許多企業(yè)的采購檔案管理人員還肩負(fù)著其他職責(zé)，沒有形成專人專職，這無疑導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量非常差。
2.2檔案收集周期長，影響歸檔完整性
從我國當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多采購中心在工作過程中往往沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，采購資料的填寫和收集存在著很嚴(yán)重的問題，所以完整性得不到保證。實(shí)際生活中有這樣的問題，采購中心不能出具驗(yàn)收證明或者是在合同簽訂方面出現(xiàn)問題等等，都可能影響采購檔案的存檔。當(dāng)前我國的投訴機(jī)制存在著較大問題，進(jìn)行投訴的周期和程序比較長，如果是越部門投訴往往因?yàn)樯霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間原因而被擱置，這就導(dǎo)致檔案的收集周期被拉長，檔案的完整性受到嚴(yán)重影響。
2.3檔案管理與使用脫節(jié)
眾所周知，檔案是為我們的生產(chǎn)生活服務(wù)的，必須對(duì)檔案進(jìn)行良好的應(yīng)用才能發(fā)揮它的作用，才能體現(xiàn)出檔案的效應(yīng)。我國許多企業(yè)的檔案往往是為企業(yè)提供一些具有專業(yè)水平的技術(shù)參數(shù)或者是企業(yè)近期的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，也包括一些企業(yè)的政策方針、文化特色等等，這些可以在制作標(biāo)書或者是進(jìn)行評(píng)分的過程中提供良好的理論依據(jù)。對(duì)于供應(yīng)商來說，原始性的證明材料是資質(zhì)相關(guān)的一些資料，可以在投標(biāo)、中標(biāo)過程中提供依據(jù)。從我國當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案的使用效率非常低，這在很大程度上是資源的浪費(fèi)。
2.4檔案管理缺乏保密性
檔案管理工作最怕出現(xiàn)的就是泄密問題，這也是許多企業(yè)檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)的問題，在實(shí)際的生活中出現(xiàn)過一個(gè)采購中心在評(píng)標(biāo)過程中因?yàn)樾姑芏煌对V，在社會(huì)上引起了很大的議論。由此看來，如果保密性不好的話就往往成為采購的致命要素，我國許多采購中心沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理保密性的重要性，機(jī)構(gòu)崗位出現(xiàn)不合理的現(xiàn)象，人才方面也做的差強(qiáng)人意，從而導(dǎo)致檔案管理問題頻發(fā)，對(duì)于企業(yè)長期發(fā)展是非常不利的。
2.5檔案室軟硬件設(shè)備嚴(yán)重滯后
因?yàn)橐庾R(shí)上沒有對(duì)檔案管理工作重視，許多企業(yè)甚至沒有專門的檔案室，往往只是將相關(guān)資料堆積到一個(gè)房間，沒有專門的人對(duì)此進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，這對(duì)于企業(yè)的長期發(fā)展是非常不利的。還有一些采購中心的檔案室是空間很小的房間，沒有把檔案進(jìn)行分門別類的放置，更不要說將這些資料轉(zhuǎn)換為電子文檔。由此看來，我國很多采購中心的檔案館建設(shè)還是需要不斷加強(qiáng)的。
3、做好采購檔案管理工作的有效途徑和方法
3.1對(duì)采購文件進(jìn)行科學(xué)細(xì)致的分類立卷
采購人在開展采購項(xiàng)目活動(dòng)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)各種原始資料，這也就是我們所說的采購文件。根據(jù)中國的相關(guān)法律規(guī)定，采購文件具體包含如下幾個(gè)：采購人采購時(shí)的相關(guān)記錄、招投標(biāo)文件、財(cái)政部門審批后的計(jì)劃表及采購預(yù)算、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)分表、答疑函等。對(duì)采購文件進(jìn)行正確分門別類，理應(yīng)符合文件的特有情況，可以根據(jù)采購的先后順序和程序進(jìn)行，確保文件的連貫性，結(jié)合相應(yīng)的價(jià)值和利用規(guī)律有步驟的開展，從而盡可能的保證檔案資料的齊全，提升保管質(zhì)量。
3.2加強(qiáng)對(duì)采購文件的科學(xué)有效管理
要想把采購檔案工作做到實(shí)處，必須強(qiáng)化如下幾個(gè)方面，第一是加大監(jiān)督力度，形成專人管理。根據(jù)分級(jí)管理的相關(guān)要求，各個(gè)部門應(yīng)該做好采構(gòu)檔案工作，對(duì)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督進(jìn)行有效管控，在整理和保管文件方面設(shè)置專人負(fù)責(zé)。同時(shí)，應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，明確保存檔案的場所。第二是合理采集保存采購文件。當(dāng)采購項(xiàng)目完成時(shí)，采購機(jī)構(gòu)應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)整理、收集采購文件，并妥善進(jìn)行保存，切記不能累計(jì)到年底來一起安排，不然，容易引發(fā)采購資料的遺失，造成檔案的殘缺。第三要做好采購文件的保密工作，執(zhí)行統(tǒng)一的檔案管理制度，確保采購文件的最大安全性，避免采購文件出現(xiàn)丟失、篡改和損害等。對(duì)于投標(biāo)商進(jìn)行投標(biāo)的投標(biāo)文件而言，由于牽扯到商業(yè)秘密，如果沒有獲得他們的認(rèn)同，不允許進(jìn)行公開。第四要加快采購檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展步伐。
3.3采購機(jī)構(gòu)要自覺接受監(jiān)督管理部門的檢查
在《采購法》七十六條中，明確表示如果采購機(jī)構(gòu)、采購人違背法律，私自破壞、隱藏理應(yīng)存檔的文件，或者是對(duì)其進(jìn)行修改和變更，要處于采購管理部門的罰款金額為2萬到10萬元。并處分相關(guān)的直接負(fù)責(zé)人和相應(yīng)的主管人員。如果有犯罪行為的，應(yīng)該進(jìn)行刑事問責(zé)。監(jiān)督管理部門理應(yīng)正確看待此類問題，并在考核中所有體現(xiàn)，如同檢查采購執(zhí)行問題，采用相應(yīng)的檢查評(píng)價(jià)，并嚴(yán)格處置相應(yīng)的違規(guī)情況。
3.4不斷提高專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
采購機(jī)構(gòu)應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，提升專職檔案管理人員工作能力，特別要培養(yǎng)相應(yīng)的責(zé)任意識(shí)，清楚知曉自己工作內(nèi)容，進(jìn)而全面弄清楚應(yīng)該具備的相關(guān)知識(shí)，掌握操作技能，營造愛崗敬業(yè)的氛圍。
參考文獻(xiàn)
[1]溫娜.落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探討[J].中國科技信息,2009(22).
【關(guān)鍵詞】建設(shè)規(guī)范化；政府采購檔案；管理工作；分析探究
政府的采購工作是一項(xiàng)規(guī)模較大的系統(tǒng)性工程，需要根據(jù)法律規(guī)定的方式、程序和方法等，對(duì)具體的物品進(jìn)行采購，并且在政府采購的整個(gè)活動(dòng)中，政府采購檔案管理工作尤為重要，它是對(duì)政府采購行為和相關(guān)決策的詳細(xì)記錄，具有真實(shí)性、客觀性、反腐倡廉等功能，不僅可以提高政府采購工作的效率，同時(shí)對(duì)政府良好社會(huì)形象的樹立也有著重要的作用。
一、政府采購檔案的基本內(nèi)涵及意義
（一）政府采購檔案的基本內(nèi)涵。政府采購檔案主要就是對(duì)政府進(jìn)行采購活動(dòng)的整個(gè)過程和相關(guān)決策內(nèi)容的詳細(xì)記錄，是指我國政府采購管理工作部門、相關(guān)采購工作人員、各個(gè)采購部門在政府采購活動(dòng)中的記錄，一般情況下都是以圖片、表格、硬盤、文字、聲像等形式存在的，有利于實(shí)現(xiàn)各個(gè)政府部門公平、公開地進(jìn)行采購活動(dòng)。
（二）政府采購檔案管理工作的意義。政府采購檔案管理工作是我國政府強(qiáng)化管理、提高采購管理和規(guī)范采購行為的重要工作內(nèi)容。它可以為政府的采購行為進(jìn)行詳細(xì)記錄、統(tǒng)計(jì)分析、結(jié)果總結(jié)、財(cái)政支出的節(jié)約、接受監(jiān)督部門的檢查、處理各項(xiàng)采購活動(dòng)的問題提供有力證據(jù)，強(qiáng)化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。此外，建立完善的政府采購檔案管理機(jī)制，有利于推進(jìn)政府的清正廉潔建設(shè)，幫助政府樹立良好的采購形象和社會(huì)公眾形象。
二、建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作的方法
（一）建立健全政府采購檔案管理體系。政府在采購檔案的管理工作過程中，要選用工作人員來專門負(fù)責(zé)采購檔案的管理工作，對(duì)政府的采購活動(dòng)和相關(guān)決策進(jìn)行詳細(xì)的記錄和收集，將收集到的政府采購檔案以時(shí)間的順序或者是特征進(jìn)行合理的分類、管理、編排等，保證政府采購檔案管理朝著合理化、科學(xué)化的方向發(fā)展，防止各種不良因素對(duì)采購檔案的破壞，強(qiáng)化對(duì)政府采購檔案的管理工作，提高采購檔案的有效使用年限，保證政府采購檔案的全面性和完整性，不僅可以提高政府采購檔案的利用效率，同時(shí)還可以對(duì)政府采購過程中的具體行為進(jìn)行全面反映。
（二）完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性。政府要建立完善的采購檔案管理制度，并保證采購檔案的安全性和完整性，促進(jìn)政府采購檔案的可持續(xù)健康發(fā)展。首先，政府要建立健全采購檔案的相關(guān)借閱制度，對(duì)于那些已經(jīng)整理好的政府采購檔案文件，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和允許不得私自進(jìn)行借閱和查閱。如果是工作原因需要借閱采購檔案，借閱人需要通過寫申請(qǐng)書或者填申請(qǐng)表，并在其中詳細(xì)說明所借檔案的名稱、借閱日期、借閱數(shù)量、保管方法以及借閱的具體原因等，交給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審核后才可以進(jìn)行借閱。但是，對(duì)于那些關(guān)于商業(yè)的機(jī)密投標(biāo)文件卻不能隨意進(jìn)行借閱，防止政府的機(jī)密文件發(fā)生泄露。
（三）要明確政府采購檔案工作的職責(zé)，提高采購檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。在當(dāng)前政府采購檔案的管理工作過程中，由于政府采購檔案的管理工作人員普遍存在專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水平不高的現(xiàn)象，大部分檔案管理工作人員身兼數(shù)職，很多甚至沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)以及沒有經(jīng)過檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)我國當(dāng)前政府采購工作的相關(guān)程序和法律規(guī)范并不了解，進(jìn)而無法有效地對(duì)采購檔案進(jìn)行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。由此可見，我國政府采購檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力還有待進(jìn)一步提高和加強(qiáng)，需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)檔案管理方面的新知識(shí)、新技能，熟練掌握當(dāng)前我國政府存在的相關(guān)法律法規(guī)和工作要求，加強(qiáng)自身對(duì)政府采購檔案工作的認(rèn)識(shí)和了解。同時(shí)，政府還應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購檔案管理工作的效率，提高政府采購檔案資料的使用壽命。
（四）從根本上掌握政府采購檔案信息的精準(zhǔn)性和真實(shí)性。政府采購檔案管理人員在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行建檔時(shí)，要保證書寫的字跡清晰，必須選用鋼筆書寫或者是打印，保證政府采購檔案的原始性。歸檔后的資料一律不允許隨意地修改，并且在借閱的過程中不可以在檔案資料上進(jìn)行標(biāo)記，例如劃線、折疊、圈點(diǎn)、折頁等，保證政府采購檔案的完整性。此外，政府各項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人在完成工作之后，需要立刻將項(xiàng)目資料交給檔案管理工作人員進(jìn)行建檔，然后檔案管理人員在對(duì)各種資料進(jìn)行整理、分離、立卷、歸檔、保存等，保證政府采購資料檔案的全面性和真實(shí)性。
三、結(jié)語
總而言之，政府采購檔案的相關(guān)管理工作是政府采購工作中的一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。因此，我國應(yīng)該建立健全政府采購檔案管理體系；完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性；要明確政府采購檔案工作的職責(zé)，提高采購檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；從根本上掌握政府采購檔案信息的精準(zhǔn)性和真實(shí)性，有效提高我國政府采購檔案管理工作的效率。
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉穎梅.政府采購檔案管理工作的優(yōu)化[J].才智，2012（16）：343.
