時(shí)間：2023-05-30 14:44:47
序論：在您撰寫檔案管理的分類方法時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：?jiǎn)栴} 方法
我國(guó)的廣大農(nóng)民工、到外地工作的一些專業(yè)人員都是我國(guó)流動(dòng)人員的組成部分。因?yàn)槿藛T的眾多、地域的廣泛、類別的繁多等情況，導(dǎo)致了我國(guó)的流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)了非常多的問題，也降低了管理這些檔案的水平和效率。所以我們要針對(duì)這些工作實(shí)際中出現(xiàn)的問題，采取針對(duì)性的解決方法來加以解決，使我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案的管理工作邁向一個(gè)新的臺(tái)階。
一、我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題
（一）管理意識(shí)不到位
首先，我國(guó)的流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題是人事檔案管理人員管理意識(shí)的不到位。一些檔案管理人員認(rèn)為在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和人員流動(dòng)巨大的今天，許多的用人單位、特別是私營(yíng)企業(yè)根本就不關(guān)心應(yīng)聘人員的檔案問題，只重視應(yīng)聘人員的工作能力和社會(huì)經(jīng)驗(yàn)。所以，他們?cè)诰唧w的人事檔案管理中根本就不具有很強(qiáng)的管理意識(shí)，把許多的人事檔案沒有進(jìn)行好好的保管工作和認(rèn)真的檢查工作。
（二）管理方法不到位
其次，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理方法的不到位。其主要的表現(xiàn)有手段單一，許多的檔案管理部門只有流動(dòng)人員人事檔案的紙質(zhì)材料，根本就沒有他們的電子檔案，所以一旦檔案室發(fā)生火災(zāi)等情況發(fā)生時(shí)，這些檔案也就會(huì)付之一炬。同時(shí)，許多檔案管理單位缺少對(duì)于流動(dòng)人員檔案信息的更新，導(dǎo)致許多的流動(dòng)人員檔案的信息只停留在檔案信息填寫之初的狀態(tài)，而對(duì)其近況沒有一點(diǎn)的了解。
（三）管理的封閉性
再次，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理的封閉性。許多的檔案所有人都不清楚自己的檔案準(zhǔn)確的存放地點(diǎn)，使其在需要自己的檔案時(shí)要費(fèi)盡周折才能弄清楚。
（四）管理中傳遞程序不合理
最后，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問題是傳遞程序的不合理。一些檔案管理人員在對(duì)于檔案的傳遞過程中導(dǎo)致了檔案的丟失和損壞，從而使檔案的所有者無(wú)法對(duì)自己檔案的內(nèi)容進(jìn)行清楚的了解。
二、我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在問題的解決方法
（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
首先，對(duì)我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其具體的措施有第一，要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳力度，使許多地方的檔案管理工作由被動(dòng)化向主動(dòng)化服務(wù)轉(zhuǎn)變，做好檔案信息的咨詢、歸類、整理等工作，為廣大的流動(dòng)人員未來的升遷、就業(yè)等做好鋪墊。第二，要開辦專業(yè)的培訓(xùn)班，請(qǐng)來專業(yè)的人事檔案管理專家對(duì)于檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)上的培訓(xùn)和手把手的指導(dǎo)，全面的提高其專業(yè)技能和熟悉人事檔案工作的法律法規(guī)。同時(shí)在這個(gè)歷史的新時(shí)期，還要建立和健全流動(dòng)人員檔案信息管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的理論研究和政策研究，提高流動(dòng)人員檔案管理的質(zhì)量和效率。
（二）加強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)化與正規(guī)化
其次，對(duì)我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是加強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)化和正規(guī)化。第一，要認(rèn)真的對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行接收和鑒別分類，把具有價(jià)值的人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真的保存和定期的檢查工作，把個(gè)人信息相關(guān)的內(nèi)容要裝訂成冊(cè)。第二，加強(qiáng)檔案信息的收集和完善，把許多個(gè)人流動(dòng)信息的新情況加入到個(gè)人原有的檔案信息內(nèi)容之中，豐富個(gè)人檔案信息的內(nèi)容。比如：獎(jiǎng)勵(lì)情況、升遷情況、違法犯罪情況、婚姻情況等等，保持檔案信息的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、實(shí)效性。第三，對(duì)于可以體現(xiàn)出檔案?jìng)€(gè)人才能與興趣愛好的內(nèi)容要進(jìn)行重點(diǎn)的登記和說明，比如：思想政治素質(zhì)、文化教養(yǎng)、實(shí)踐工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)水平、留學(xué)經(jīng)歷、科學(xué)研究成果、進(jìn)修情況等內(nèi)容可以在流動(dòng)人員人事檔案中可以得到具體的體現(xiàn)，這些對(duì)于流動(dòng)人員未來的升遷與工作都是非常有好處的。第四，要使用高效的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的分類歸{和整理，同時(shí)還要對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)的備份工作，保障檔案信息的有效管理。在這種科學(xué)化和正規(guī)化的管理中可以很好的體現(xiàn)出檔案管理的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式
再次，對(duì)于我國(guó)的流動(dòng)人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式。對(duì)于檔案信息的分類、利用、裝訂、歸檔等工作要進(jìn)行科學(xué)的安排，提高檔案信息管理工作中的效率。同時(shí)，在流動(dòng)人員人事檔案管理工作中對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用上要做到集中化和快速化的處理，用具有強(qiáng)大功能的專業(yè)檔案處理軟件減少檔案查詢、歸類、處理的時(shí)間，提高了管理的效率。除此之外，在具體的檔案管理工作中要對(duì)于檔案進(jìn)行不同化的分類，比如：有一些檔案要按照時(shí)間進(jìn)行分類、有些要按照地域進(jìn)行分類、有些要按照姓氏進(jìn)行分類、有些要按照年齡進(jìn)行分類等，針對(duì)這些具體的特點(diǎn)，對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類就可以更好地進(jìn)行檔案的查詢和信息歸類，提高管理的科學(xué)性。
（四）對(duì)流動(dòng)人員檔案管理加強(qiáng)開發(fā)與利用
最后，對(duì)于我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是加強(qiáng)這些檔案的開發(fā)和利用，使其發(fā)揮出最大的應(yīng)用價(jià)值。比如：可以創(chuàng)建出專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)，并且擴(kuò)大宣傳效果，讓越來越多的專業(yè)人才可以進(jìn)行這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)個(gè)人專業(yè)信息，而檔案管理人員經(jīng)過審核認(rèn)證后，就可以把其信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行認(rèn)證推廣，而相關(guān)的用人單位要進(jìn)行付費(fèi)瀏覽，可以在這個(gè)數(shù)據(jù)中挑選出自己需要的專業(yè)人才。簡(jiǎn)而言之，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)可以發(fā)揮出幫助一些專業(yè)人才找工作的功能，讓工作信息獲取的渠道更加的方便快捷，同時(shí)還可以彌補(bǔ)目前的找工作網(wǎng)站魚龍混雜的局面。
三、結(jié)語(yǔ)
對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與解決方法進(jìn)行認(rèn)真的分析研究非常有利于我國(guó)檔案管理工作的科學(xué)化正規(guī)化發(fā)展，使其發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值，更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱玉媛，魯文艷，李軍.我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].圖書情報(bào)知識(shí)，2007，（03）.
[2]鄧紹興.流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)和對(duì)策[J].中國(guó)人才，2007，（19）.
關(guān)鍵詞：知識(shí)經(jīng)濟(jì)；知識(shí)管理；檔案管理
中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）04-00-01
一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主要特征
一是知識(shí)已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素；二是知識(shí)的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過去知識(shí)的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識(shí)已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨地可以取得和應(yīng)用。過去知識(shí)主要以書報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語(yǔ)音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識(shí)處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過去靠面對(duì)面培訓(xùn)，靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識(shí)已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識(shí)已共享，但作為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心知識(shí)正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識(shí)的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識(shí)獲取企業(yè)的最大利潤(rùn)；五是知識(shí)管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理上，因?yàn)槠髽I(yè)的利潤(rùn)增長(zhǎng)來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(shí)，而掌握和擁有知識(shí)的過程就是知識(shí)管理過程。
二、企業(yè)檔案管理中存在的問題
（一）傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問題
傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以實(shí)物存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用媒體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個(gè)階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作上。同時(shí)，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。事實(shí)上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時(shí)候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。二是保存占據(jù)空間較大。三是查找困難。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障。
（二）信息時(shí)代企業(yè)檔案管理中存在的問題
一是收集整理檔案用人多，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用。等整理編號(hào)完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴(yán)重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。
二是網(wǎng)絡(luò)化沒有給企業(yè)檔案管理帶采革命性的變化。信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因?yàn)?，在信息?jìng)爭(zhēng)、知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒有時(shí)間等待檔案員那漫長(zhǎng)的整理過程。只有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)、快捷地處理，才能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)社會(huì)對(duì)檔案的需求。目前就我國(guó)各級(jí)檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。
三是檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則，脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，因?yàn)榻^大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化以后出現(xiàn)的問題，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。
三、企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系
企業(yè)知識(shí)管理就是通過一定手段，把知識(shí)的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力，極大地提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平，進(jìn)而取得利潤(rùn)。
1.知識(shí)資源管理正逐步成為企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)知識(shí)大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識(shí)就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識(shí)；隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。當(dāng)然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來的。知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的重要組成部分之一，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識(shí)資源對(duì)于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實(shí)感到是最需要管理的，因?yàn)樗鼈円呀?jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實(shí)的知識(shí)資產(chǎn)，所以說，知識(shí)資源的管理其實(shí)質(zhì)是對(duì)企業(yè)核心知識(shí)資產(chǎn)的管理。
2.檔案知識(shí)管理必然上升到知識(shí)資源管理。檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理（格式化編目、編號(hào)）得知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。
（1）企業(yè)檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理是完全可能的。因?yàn)闄n案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化處理后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過程，它還將應(yīng)用到工作中，并創(chuàng)新知識(shí)、創(chuàng)新工作，這才符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，才能生存下去，否則檔案知識(shí)管理就會(huì)走到盡頭。
（2）企業(yè)檔案管理上升到知識(shí)資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的。因?yàn)橥ㄟ^上升，檔案知識(shí)不再被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時(shí)代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識(shí)的知識(shí)資源規(guī)范處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過支持實(shí)際工作，知識(shí)資源結(jié)合實(shí)際分類，解決了過去按檔案方法分類的問題，也解決了檔案知識(shí)不能及時(shí)或?qū)崟r(shí)應(yīng)用的問題；三是檔案知識(shí)管理真正按知識(shí)管理的方法、手段來進(jìn)行，避免了知識(shí)類檔案還按照信息類檔案進(jìn)行處理的錯(cuò)誤方式。綜上所述，檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理既是可能的，也是必要的。
關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中圖分類號(hào)：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
1 前言
管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)歷程的存儲(chǔ)與總結(jié),同時(shí)又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營(yíng)管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫(kù)房200平方米,擁有庫(kù)藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國(guó)電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)也提出了更高的要求,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動(dòng)力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)時(shí)性很多問題曾出不窮,已不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實(shí)施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實(shí)施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實(shí)施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實(shí)施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動(dòng)性,整合人力和物力資源,對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。
3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措
電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對(duì)電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價(jià)值的資源收集起來。在實(shí)際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價(jià)值的材料收集到檔案庫(kù)中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項(xiàng)重要的生產(chǎn)活動(dòng)和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來,以便于檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門要常規(guī)性的對(duì)各部門進(jìn)行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級(jí)的檔案分類數(shù)據(jù)庫(kù)。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機(jī)制,對(duì)檔案分類的范圍、時(shí)間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營(yíng)銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時(shí)間段運(yùn)營(yíng)情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實(shí)好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對(duì)管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項(xiàng)工作落實(shí)到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實(shí)施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫(kù)前要掌握庫(kù)存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動(dòng)員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動(dòng)或離任前,必須對(duì)其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動(dòng)和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績(jī)效掛鉤,對(duì)檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級(jí)等切身利益相聯(lián)系。
3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實(shí)的基礎(chǔ),對(duì)電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營(yíng)歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級(jí)手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹立服務(wù)意識(shí),最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí),要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機(jī)制,取長(zhǎng)補(bǔ)短,不斷對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行完善。
4 結(jié)束語(yǔ)
總之,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實(shí)施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實(shí)抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個(gè)環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化
[中圖分類號(hào)]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點(diǎn)。高校檔案一體化的提出，對(duì)檔案的管理觀念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個(gè)以人才培養(yǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化非盈利性教學(xué)機(jī)構(gòu)，其主要目的是培養(yǎng)人才。實(shí)施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的有效性分析。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體目標(biāo)。為高校實(shí)行文檔一體化提供了技術(shù)支持。
一、實(shí)施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進(jìn)行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進(jìn)行存放，比如說建立固定的文件夾，進(jìn)行標(biāo)注，然后每一年的信息都要定期的進(jìn)行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進(jìn)行具體的總結(jié)歸納時(shí)則相當(dāng)費(fèi)力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯(cuò)。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫(kù)的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進(jìn)行廣泛的傳播，應(yīng)該說只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進(jìn)入信息時(shí)代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)過的地方也很多，運(yùn)用信息化的模式以最快捷的方法進(jìn)行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會(huì)用信息一體化總結(jié)管理模式，將圖書進(jìn)行整體性進(jìn)行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡(jiǎn)單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進(jìn)行更好的檔案管理，而且是為了保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，應(yīng)該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機(jī)密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標(biāo)志。在存儲(chǔ)之后一旦需要哪個(gè)檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應(yīng)該提高和注意的地方?？偠灾f到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進(jìn)行總結(jié)歸納，可以進(jìn)行網(wǎng)上信息總結(jié)，然后，將總結(jié)的過程進(jìn)行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進(jìn)行一體化，建立一個(gè)關(guān)聯(lián)網(wǎng)，每一個(gè)分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個(gè)高校有很多的學(xué)院，每一個(gè)學(xué)院又有很多的教職工和學(xué)生，另外學(xué)院在發(fā)展過程中都會(huì)建立自己學(xué)院的檔案，這時(shí)，就應(yīng)該在分類中運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進(jìn)行具體的信息改變和總結(jié)。除此之外，各大高校的工作學(xué)習(xí)研究的方向重點(diǎn)也各有不同，但對(duì)檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯(cuò)編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。
二、實(shí)行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進(jìn)行高校的抽樣調(diào)查
說到抽樣調(diào)查，這一點(diǎn)是十分必要的。高校本來就是一個(gè)大集體，這一個(gè)集體是由我們很多學(xué)生和教職工人員一起組成的。所以，應(yīng)該深入進(jìn)他們中間了解各自的不同情況。學(xué)生就是一個(gè)大集體，應(yīng)該走訪不同學(xué)院，調(diào)查了解他們平時(shí)的生活和學(xué)習(xí)情況。找到他們中間的不同點(diǎn)和相同點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，并且調(diào)查平時(shí)的上課情況，了解高校學(xué)生的日常情況。其實(shí)這是檔案調(diào)查分析整理的一個(gè)重要前提。另外，教職工人員也是一個(gè)很重要的群體。對(duì)教職工進(jìn)行抽樣調(diào)查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調(diào)查。以上都可以在網(wǎng)上進(jìn)行。抽樣調(diào)查具有很大的優(yōu)點(diǎn)，有經(jīng)濟(jì)性，時(shí)效性，準(zhǔn)確性和靈活性。它可以解決全面調(diào)查很難解決的問題，補(bǔ)充和訂正全面調(diào)查的結(jié)果，另外，在高校中進(jìn)行全面調(diào)查實(shí)現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調(diào)查會(huì)有一定的根據(jù)性。還能對(duì)整體的情況進(jìn)行某種總結(jié)和假設(shè)進(jìn)行檢測(cè)。簡(jiǎn)單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結(jié)果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準(zhǔn)確率。然后就會(huì)從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動(dòng)化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)管理，科研管理，學(xué)籍管理，人事管理，財(cái)務(wù)管理各個(gè)領(lǐng)域。因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性，所以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)的管理，極大的提高工作效率。而且，因?yàn)檫^去的檔案管理都是屬于一種比較復(fù)雜的紙質(zhì)化書寫整理，在整理過程中就比較復(fù)雜，而計(jì)算機(jī)整理簡(jiǎn)化了原本繁瑣的過程。自動(dòng)化管理模式就是因?yàn)椴扇×擞?jì)算機(jī)的計(jì)算整理模式。利用這種方法，首先實(shí)現(xiàn)了信息存儲(chǔ)檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動(dòng)化，整理檔案管理員可以在計(jì)算機(jī)上制定一個(gè)線性曲線，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線圖會(huì)自動(dòng)生成，一旦出現(xiàn)波動(dòng)計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)通過比對(duì)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調(diào)動(dòng)和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應(yīng)該說是實(shí)現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現(xiàn)在社會(huì)中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進(jìn)入了自動(dòng)化，因?yàn)樽詣?dòng)化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時(shí)也不會(huì)忽視工作質(zhì)量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會(huì)不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進(jìn)行優(yōu)化。
（三）在檔案管理的軟件上實(shí)施工作統(tǒng)一性
在自動(dòng)化進(jìn)行的同時(shí)，計(jì)算機(jī)在整理檔案的過程中，往往會(huì)出現(xiàn)工作過程中計(jì)算機(jī)機(jī)器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計(jì)算方式有差異，在這種情況下，就會(huì)出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對(duì)不上，無(wú)法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動(dòng)化的管理手段，一樣不會(huì)有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡(jiǎn)潔的工作方法。在工作的過程中，應(yīng)該在檔案管理的過程中計(jì)算機(jī)整理時(shí)要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實(shí)施，應(yīng)該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質(zhì)進(jìn)行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內(nèi)，另外根據(jù)這些不同的文件夾進(jìn)行總結(jié)數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整，如果影響的情況比較嚴(yán)重，就要從前后的問題進(jìn)行控制分析，找到出現(xiàn)這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現(xiàn)安全性的問題。所以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫(kù)的紕漏。并根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)軟件進(jìn)行定期的排查更新，找到最先進(jìn)的方法。進(jìn)行最快捷的計(jì)算。減少檔案管理的過程中數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
高校的檔案管理一體化，其實(shí)主要應(yīng)用的方法就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，利用計(jì)算機(jī)的特殊軟件進(jìn)行檔案管理，另外，必要時(shí)還能夠在網(wǎng)絡(luò)上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因?yàn)樵合刀加胁煌奶攸c(diǎn)，所以會(huì)根據(jù)不同的院系，將數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類，然后根據(jù)分類進(jìn)行歸納，制作表格，制作圖像，找到數(shù)據(jù)變化規(guī)律，另外，可以將數(shù)據(jù)放在具體的文件夾中分類，然后必要的時(shí)候可以減少數(shù)據(jù)尋找的時(shí)間，增加了數(shù)據(jù)的整理效率。另外，除了這些特點(diǎn)，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒有的特點(diǎn)，其一就是在整理過程中將信息統(tǒng)一進(jìn)行匯總總結(jié)可以建立一個(gè)關(guān)系網(wǎng)，增加高校中各大學(xué)院之間的聯(lián)系性，這個(gè)方法還能將學(xué)院之間進(jìn)行對(duì)比，找到各個(gè)學(xué)院之間檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和不足，這樣可以便于學(xué)院之間的學(xué)習(xí)和改正。第二就是可以在高校工作的時(shí)候?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)的規(guī)范性。因?yàn)樵跈n案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負(fù)擔(dān)要進(jìn)行字體合適等必要地方的統(tǒng)一規(guī)范。這樣一來，就會(huì)在整體的歸納過程中有了一個(gè)簡(jiǎn)單的控制過程，可以通過數(shù)字的比對(duì)檢查數(shù)據(jù)。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團(tuán)結(jié)性和信任感。因?yàn)?，檔案管理信息一體化，同學(xué)和教職工人員都會(huì)統(tǒng)一積極的進(jìn)行培訓(xùn)，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會(huì)得到更好的發(fā)揮。
1信息挖掘技術(shù)
1.1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)概述
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是一種基于統(tǒng)計(jì)學(xué)、人工智能等等技術(shù)基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對(duì)其潛在的模式進(jìn)行挖掘的決策支持過程，簡(jiǎn)單來說就是從一系列復(fù)雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。
1.2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法
二十世紀(jì)末，計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點(diǎn)分析。孤立點(diǎn)分析法主要用于對(duì)于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對(duì)象中，對(duì)其價(jià)值聯(lián)系進(jìn)行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點(diǎn)的數(shù)據(jù)，對(duì)需要解讀的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別。（4）關(guān)聯(lián)性分析。關(guān)聯(lián)性分析方法是對(duì)指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。（5）序列分析。與關(guān)聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的聯(lián)系得出潛在的關(guān)聯(lián)。
1.3計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的形式分析
計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)在使用過程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行形式分析的時(shí)候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關(guān)規(guī)則形式。
2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理
系統(tǒng)中的應(yīng)用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，能夠?qū)㈦[藏的信息挖掘出來并進(jìn)行總結(jié)和利用，運(yùn)用到檔案管理中來，在充分發(fā)揮挖掘技術(shù)作用的同時(shí)，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：
2.1收集法
該方法在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，建立對(duì)已知數(shù)據(jù)詳細(xì)描述的概念模型。然后將每個(gè)測(cè)試的樣本與此模型進(jìn)行比較，若有一個(gè)模型在測(cè)試中被認(rèn)可，就可以以此模型對(duì)管理的對(duì)象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進(jìn)行問卷調(diào)查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在該數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)客戶的回答進(jìn)行具體屬性描述，當(dāng)有新的回答內(nèi)容輸入的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時(shí)，提高了檔案管理的效率。
2.2保留法
該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來說，發(fā)展一個(gè)新的客戶的成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于留住一個(gè)來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對(duì)客戶檔案流失原因的分析至關(guān)重要，因此，采用挖掘技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分析是必要的。2.3分類法通過計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照不同的性質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進(jìn)行整理，在人們需要的時(shí)候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業(yè)性。
3檔案管理引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的必要性
計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：
3.1對(duì)檔案的保護(hù)更全面
一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時(shí)間不斷增加，其年代感加強(qiáng)，意義和價(jià)值增大。相應(yīng)的，利用的頻率會(huì)隨著利用的價(jià)值增加，也更容易被損壞從而導(dǎo)致檔案信息壽命折損，此外，管理不當(dāng)造成泄密，使檔案失去了原本的利用價(jià)值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術(shù)的運(yùn)用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。
3.2提升檔案管理的質(zhì)量
在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過挖掘技術(shù)，對(duì)管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時(shí)間和精力更加豐富，在對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)方面也就更加注意，同時(shí)也加快了對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理的速度，提升檔案管理的整體質(zhì)量。
4結(jié)語(yǔ)
綜上所述，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)涉及的內(nèi)容很廣，對(duì)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時(shí)，也需要檔案信息管理人員在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候，能合理利用計(jì)算機(jī)信息挖掘技術(shù)，在提高工作效率的同時(shí)，促進(jìn)管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)時(shí)展的要求。
作者:莫德強(qiáng) 李曉輝 王林 單位:中國(guó)白城兵器試驗(yàn)中心
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：檔案 管理 措施
一、檔案管理工作中存在的問題
（一）重視程度不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認(rèn)識(shí)，不僅表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，導(dǎo)致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學(xué)發(fā)展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費(fèi)有限，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設(shè)施不全。各單位檔案管理必備的硬件設(shè)施參差不齊，差異較大。個(gè)別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個(gè)人保管。個(gè)別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時(shí)有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設(shè)備，導(dǎo)致裝卷不規(guī)范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進(jìn)行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作順利進(jìn)行。
1、全面普查案卷。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)榫C合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件。所以，剔除這些無(wú)用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應(yīng)對(duì)無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位的著錄細(xì)則，提高基礎(chǔ)工作水平。
4、統(tǒng)一分類編號(hào)。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，它真實(shí)地記載著每一個(gè)時(shí)期的學(xué)校發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學(xué)校要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，另一方面要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，
二是配備先進(jìn)設(shè)備。 先進(jìn)的設(shè)備是提高學(xué)校檔案管理水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備。應(yīng)該配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學(xué)校要根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細(xì)操作、妥善保管。
四是創(chuàng)新管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是新形勢(shì)下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務(wù)的社會(huì)性、管理的復(fù)雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變。要強(qiáng)化檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。要形成科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢(shì)，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。
四是進(jìn)行科學(xué)分類。科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等，分成黨群類：包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)類：包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。通過科學(xué)分類，便于檔案查找利用
五是實(shí)施電子歸檔。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校在案管理中，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
1加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過各種形式，加強(qiáng)他們對(duì)新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識(shí)的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對(duì)性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長(zhǎng)。對(duì)于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對(duì)于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對(duì)于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理
業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢(shì)就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡(jiǎn)易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個(gè)字就行，如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭(zhēng)議問題。
4加強(qiáng)信息化管理
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會(huì)保障管理
檔案管理的其他思索對(duì)于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國(guó)家應(yīng)及時(shí)出臺(tái)一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。
二結(jié)束語(yǔ)
