時(shí)間：2023-05-30 14:44:46
序論：在您撰寫電子化檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1 檔案管理電子化的重要性
（一）有利于提高檔案管理工作效率
時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、檢索速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時(shí)間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能夠?yàn)楣芾頉Q策提供可靠的信息
檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開展的業(yè)務(wù)都被檔案真實(shí)的記錄。制定決策時(shí)，除了要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，還要借鑒和參考以前的決策，通過(guò)對(duì)之前決策的分析和對(duì)比，制定幾個(gè)可選方案，優(yōu)中選優(yōu)，從而選出最佳的可行性方案，同時(shí)也可以有效避免錯(cuò)誤決策的重復(fù)出現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，降低出錯(cuò)率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。
（三）有利于為科研工作提供智能化服務(wù)
計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢(shì)尤為突出，此外，在進(jìn)行綜合研究上，也表現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時(shí)間，但可以為今后的工作帶來(lái)巨大的效益。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，信息二次編著的時(shí)間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率也明顯提高。
2 檔案管理電子化的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)
檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業(yè)務(wù)發(fā)展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用，在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。
檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷，可以隨時(shí)從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進(jìn)行綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，電子檔案隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。
但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴(yán)格以及成本高昂等特點(diǎn)。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務(wù)。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統(tǒng)的保管，是一種對(duì)過(guò)程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產(chǎn)之前就采取控制措施，能有效的預(yù)防影響電子文件安全的因素，確保其真實(shí)、完整、可讀。
3 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及主要問(wèn)題
（一）對(duì)檔案管理電子化的重視程度不足
首先是規(guī)范化問(wèn)題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度作為制約，這就導(dǎo)致有的檔案管理者在處理電子檔案時(shí)存在隨意性，造成檔案的錯(cuò)誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時(shí)間投入，一些單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有定期更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，也會(huì)給檔案管理帶來(lái)不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發(fā)展。
（二）缺乏專業(yè)的電子化檔案管理人才
檔案電子化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)素質(zhì)，還要具備一定的電子技術(shù)能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)。然而目前，具備全面能力及素質(zhì)的檔案管理人員還相對(duì)缺乏。
4 提高電子化檔案管理水平的途徑
（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立電子化管理意識(shí)
新的檔案載體呈現(xiàn)出的特點(diǎn)，要求檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，在實(shí)體檔案管理方法的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關(guān)制度，對(duì)電子檔案的管理加以約束。其次，加強(qiáng)檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對(duì)電子檔案的重視程度，使檔案管理者習(xí)慣使用電子設(shè)備處理龐大的檔案數(shù)據(jù)。提高檔案管理者電子檔案保管意識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案保管理念，做好備份、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)等工作，時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進(jìn)檔案管理電子化的進(jìn)程。
（二）強(qiáng)化電子化硬件建設(shè)，確保電子化管理的實(shí)現(xiàn)
實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設(shè)備和工具。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，極大的提高了工作效能，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理的無(wú)紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。為了強(qiáng)化和加快檔案管理的電子化發(fā)展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性，購(gòu)置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，并及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，保證電子設(shè)備的運(yùn)行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用及時(shí)和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實(shí)處。
（三）培養(yǎng)檔案管理電子化的創(chuàng)新型人才
檔案管理電子化對(duì)檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應(yīng)用，因此建立復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也是檔案管理電子化的重要環(huán)節(jié)。從管理單位角度，應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、檔案軟件等方面信息化技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。
（四）增強(qiáng)電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性
電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。增強(qiáng)檔案管理人員綜合分析處理數(shù)據(jù)、維護(hù)檔案信息的能力，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，是提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性，及時(shí)更新維護(hù)，注意檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，處理檔案的電腦不得連網(wǎng)，不得隨意插入U(xiǎn)盤等，避免病毒的侵害。
5結(jié)語(yǔ)
綜上，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代，檔案管理以社會(huì)信息化為基礎(chǔ)，應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理電子化，讓檔案管理工作為全社會(huì)提供更好的服務(wù)，也讓檔案管理工作順利健康的持續(xù)發(fā)展。
［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 信息技術(shù)； 思考
［中圖分類號(hào)］ G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02
加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息電子化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復(fù)雜系統(tǒng)工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統(tǒng)，2009年完善了全處范圍的局域網(wǎng)建設(shè)，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標(biāo)推進(jìn)。
1 檔案信息電子化的作用
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、復(fù)制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對(duì)檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：
（1） 檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)，減少對(duì)紙張等自然資源的耗費(fèi)，提高工作效率。
（2） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費(fèi)限制的影響，依靠個(gè)人即可較容易地根據(jù)需要進(jìn)行再開發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動(dòng)成果利用較難的現(xiàn)象。
（3） 檔案信息電子化，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務(wù)質(zhì)量。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化應(yīng)注意的問(wèn)題
本文結(jié)合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問(wèn)題，談一些粗淺的看法。
2．1 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，首先應(yīng)做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
在推進(jìn)檔案管理電子化的過(guò)程中，主要問(wèn)題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問(wèn)題，對(duì)整體應(yīng)用水平的提高帶來(lái)了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
2．2 電子化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)注重系統(tǒng)整體水平的提高
檔案信息電子化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)注重整個(gè)系統(tǒng)功能的完善，組成系統(tǒng)的各個(gè)子功能模塊都應(yīng)周密考慮，特別應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)功能的利用，這樣才能充分提高系統(tǒng)的綜合能力。部分功能模塊或一個(gè)重要模塊的不完善，都可能造成系統(tǒng)應(yīng)用水平的低下。系統(tǒng)開發(fā)完成后，應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試，針對(duì)單位的實(shí)際應(yīng)用，逐一檢測(cè)每個(gè)功能模塊，通過(guò)不斷細(xì)致的修改完善，使系統(tǒng)的整體管理水平有較大的提高。
2．3 重視檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)
檔案電子化管理的核心和基礎(chǔ)是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是指在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的相互關(guān)聯(lián)的，具有一定組織結(jié)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中一定要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，軟件開發(fā)人員同檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分溝通，協(xié)同配合，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來(lái)源，針對(duì)不同的來(lái)源和類型，做好信息數(shù)字化的處理、歸檔，方便后期信息數(shù)據(jù)的錄入。同時(shí)，要面向應(yīng)用，充分考慮計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的飛速發(fā)展變化，不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。
2．4 應(yīng)制訂切實(shí)有效的技術(shù)方案
在實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)本單位的情況，實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮本單位的發(fā)展需求及先進(jìn)技術(shù)的未來(lái)發(fā)展，制訂出切實(shí)可行的方案，追求經(jīng)濟(jì)與效益的最優(yōu)比，避免追求大而全，高標(biāo)準(zhǔn)高檔次，造成系統(tǒng)設(shè)備購(gòu)置后不能充分利用，投資浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。
要充分做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，保護(hù)電子文檔的安全。通過(guò)采取技術(shù)手段，將已歸檔的電子文件進(jìn)行安全處理，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。
要解決好電子文件的保存問(wèn)題。要根據(jù)不同存儲(chǔ)介質(zhì)的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場(chǎng)等對(duì)電子文件的影響，加強(qiáng)防護(hù)，同時(shí)做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存。
2．5 根據(jù)單位實(shí)際加強(qiáng)管理
檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應(yīng)用相結(jié)合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題。通過(guò)電子化的推進(jìn)，使用不方便的問(wèn)題可逐步解決。但是，集中統(tǒng)一管理問(wèn)題，因許多檔案信息歸類到單位內(nèi)不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進(jìn)行管理，使檔案信息電子化系統(tǒng)信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費(fèi)，另一方面也影響了信息的使用。
2．6 重視人才管理
檔案信息電子化的最終落實(shí)，要通過(guò)檔案管理人員的應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)，其素質(zhì)水平的高低直接影響電子化水平的應(yīng)用效果。對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，有針對(duì)性地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員其基本掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，熟練系統(tǒng)的操作；檔案管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷補(bǔ)充新知識(shí)，努力鉆研業(yè)務(wù)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實(shí)際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進(jìn)，利用先進(jìn)技術(shù)，逐步完善系統(tǒng)的各項(xiàng)功能；同時(shí)，在建設(shè)過(guò)程中，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，通過(guò)深入分析與電子化相關(guān)的諸多方面的情況及發(fā)展趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑，以達(dá)到提高檔案管理水平的目的。
主要參考文獻(xiàn)
1檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大背景下，將一個(gè)單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來(lái)，對(duì)于提高一個(gè)單位檔案管理能力具有強(qiáng)烈的現(xiàn)實(shí)意義。然而在檔案管理電子化的過(guò)程中，由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，也暴露出許多問(wèn)題。本文將分析當(dāng)納管理現(xiàn)代化與電子化的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際，提出改進(jìn)方案，促進(jìn)一個(gè)單位檔案管理工作的高效性與合理性。
1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)
1.1 高效性
相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計(jì)算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面，計(jì)算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能與信息處理能力，將一個(gè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理?yè)碛袩o(wú)可比擬的數(shù)據(jù)加工能力，有效規(guī)避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時(shí)，電子化檔案管理表現(xiàn)出方便快捷的特征，提升了一個(gè)單位檔案工作的精確化管理能力。[1]
1.2 綜合性
現(xiàn)代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質(zhì)媒體，還運(yùn)用多媒體技術(shù)，從而強(qiáng)化了一個(gè)單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應(yīng)用方面，都有很大的提升。同時(shí)，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式優(yōu)勢(shì)還表現(xiàn)在處理檔案的效率與能力上，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)的由于傳統(tǒng)檔案管理模式，從而表現(xiàn)出巨大的應(yīng)用潛力，將檔案功能在一個(gè)單位中發(fā)揮到極致。
1.3 便攜性
依靠紙質(zhì)媒體的傳統(tǒng)檔案管理模式，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。依靠計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統(tǒng)檔案管理模式不適宜攜帶的缺點(diǎn)。[2]同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案文件轉(zhuǎn)移中，容易出現(xiàn)丟失與損壞的情況，因此使一個(gè)單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優(yōu)點(diǎn)，能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迅速的處理數(shù)據(jù)。此外，電子化檔案管理的優(yōu)勢(shì)還表現(xiàn)在強(qiáng)大的儲(chǔ)存于檢索功能上，依靠計(jì)算機(jī)的檔案管理工作，免去了對(duì)物理空間的需要，只需要儲(chǔ)存在便于攜帶的電子設(shè)備中，就能隨時(shí)的進(jìn)行查詢與檢索。
2 檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 對(duì)檔案管理工作不夠重視
受傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層未能全面的認(rèn)識(shí)檔案管理工作，將其當(dāng)成一個(gè)儲(chǔ)存性質(zhì)的工作，沒(méi)有能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與一個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無(wú)法達(dá)到檔案管理工作的要求，造成一個(gè)單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個(gè)單位的工作模式的影響，而在一個(gè)單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致一個(gè)單位中檔案管理工作流于表面。
2.2 管理模式不規(guī)范
科技的發(fā)展也帶動(dòng)了其他領(lǐng)域工作的革新，但技術(shù)的革新在一個(gè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問(wèn)題，管理模式無(wú)法適應(yīng)新型技術(shù)，成為一個(gè)單位檔案管理中的主要問(wèn)題。相關(guān)工作人員沒(méi)能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，早成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了一個(gè)單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費(fèi)。[3]
2.3 檔案管理制度不健全
檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在一個(gè)單位檔案管理制度無(wú)法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過(guò)程中，沒(méi)有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實(shí)際，缺乏對(duì)相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對(duì)某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無(wú)法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。
3 提高檔案管理水平的有效措施
3.1 檔案保存查詢實(shí)現(xiàn)電子化
檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理錄入，將傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔。相比紙質(zhì)文檔，電子文檔的特點(diǎn)是更易保存、方便查詢。因此實(shí)現(xiàn)檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關(guān)工作人員大量的錄入工作，能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)、有序的分門別類，從而有利于一個(gè)單位開展工作的需要。[4]
3.2 建立完善的檔案管理制度
完善檔案管理制度，是提升一個(gè)單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是一個(gè)單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是的進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢(shì)、新要求出發(fā)，針對(duì)當(dāng)前的工作要求，與時(shí)俱進(jìn)，從而推動(dòng)一個(gè)單位檔案管理工作電子化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容，在一個(gè)單位工作的過(guò)程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個(gè)單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重的完善檔案管理制度，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理，剔除過(guò)時(shí)的部分，保證檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，還能保證一個(gè)單位的內(nèi)部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理的工作。
3.3 加強(qiáng)檔案電子化管理的重視程度
加強(qiáng)一個(gè)單位電子化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)出發(fā)。加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一個(gè)單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個(gè)單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個(gè)單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個(gè)單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對(duì)檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進(jìn)一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個(gè)單位的檔案管理工作提供資金及技術(shù)的支持。
3.4 形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系
在檔案管理的電子化的轉(zhuǎn)型過(guò)程中，需要建立與之對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系，一方面，健全的平臺(tái)是一個(gè)單位檔案管理的基礎(chǔ)，從而使檔案信息更加權(quán)威、專業(yè)。另一方面，利用互聯(lián)網(wǎng)的開放性與平等性，能夠讓一個(gè)單位內(nèi)的檔案管理工作人員更好的參與進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作中。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè)，是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑，通過(guò)有針對(duì)性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合一個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的需要。[5]
4 結(jié)語(yǔ)
一個(gè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化及電子化是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展方向。因此要求相關(guān)工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠?qū)⑾冗M(jìn)的信息技術(shù)融入到自身的工作中來(lái)，從而更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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［關(guān)鍵詞］文書檔案 信息電子化應(yīng)用 存在問(wèn)題 應(yīng)對(duì)方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問(wèn)題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
四、結(jié)束語(yǔ)
文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。
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電子檔案主要是利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質(zhì)檔案來(lái)講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，因此需要對(duì)檔案管理電子化給予充分的重視，并對(duì)檔案管理電子化實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務(wù)于人們的工作和生活。
一、檔案管理電子化實(shí)施中存在的問(wèn)題
（一）沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國(guó)檔案還處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的局面下，在當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中，還沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不僅建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，而且沒(méi)有數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，這就對(duì)檔案開發(fā)、服務(wù)和共享等工作的開展帶來(lái)較大的制約影響，無(wú)法真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
（二）不具備通用性。長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)檔案一直采用紙質(zhì)載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設(shè)過(guò)程中還存在許多問(wèn)題，不具備通用性，各單位不僅使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)和規(guī)格不統(tǒng)一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導(dǎo)致各單位之間的資源在共享過(guò)程中面臨著較大的難題。另外，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)存在一定的滯后性，當(dāng)前還沒(méi)有開發(fā)出來(lái)一個(gè)能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實(shí)現(xiàn)，也給我國(guó)檔案管理電子化的發(fā)展帶來(lái)了較大的阻礙。
（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)，需要從強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作入手。但當(dāng)前檔案管理中，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質(zhì)量不高，缺乏規(guī)范性，各類檔案著錄細(xì)則缺乏相容性，而且系統(tǒng)軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統(tǒng)都是針對(duì)自身的需求來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納管理，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。
（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。在檔案管理電子化實(shí)施過(guò)程中需要由具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行操作，掌握各類先進(jìn)的技術(shù)。但在當(dāng)前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術(shù)水平較低，復(fù)合型人才缺乏，部分人員對(duì)接技術(shù)接受能力較差，因此即使配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也無(wú)法有效的發(fā)揮出設(shè)備的重要作用，這對(duì)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了較大的影響。
二、檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)的路徑
（一）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在推進(jìn)檔案管理電子化的過(guò)程中，主要問(wèn)題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問(wèn)題，對(duì)整體應(yīng)用水平的提高帶來(lái)了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺(tái)。建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺(tái)就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問(wèn)題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺(tái)，并按部門或者檔案的類型對(duì)其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對(duì)不同等級(jí)設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。
（三）重視檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。檔案管理電子化實(shí)施過(guò)程中，需要以檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)作為重要的核心和基礎(chǔ)。通過(guò)構(gòu)建檔案信息數(shù)字庫(kù)，形成檔案信息數(shù)據(jù)集合，以此來(lái)推動(dòng)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)。在具體實(shí)施過(guò)程中，檔案管理軟件開發(fā)人員需要加強(qiáng)與檔案管理人員的溝通和聯(lián)系，對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集來(lái)源進(jìn)行我，并針對(duì)不同檔案信息的來(lái)源和類型來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和歸檔，為后續(xù)檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，還需要針對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)軟件和硬件平臺(tái)的快速發(fā)展變化情況，做數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完善工作。
（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案管理電子化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進(jìn)即懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的投入力度，努力提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，增強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)的積累，能夠熟練操作各種先進(jìn)的檔案電子管理的設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理電子化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
（五）做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作。由于科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對(duì)于電子檔案管理工作所依賴的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時(shí)代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。
[關(guān)鍵詞]招投標(biāo)業(yè)務(wù)，電子化檔案，檔案管理
中圖分類號(hào)：F284 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）03-0332-01
一、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題分析
傳統(tǒng)的招投標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理以紙質(zhì)為主，無(wú)論是保存還是借閱管理都存在著諸多不便，加之許多單位對(duì)檔案管理工作的重視程度都不夠，使相當(dāng)數(shù)量的檔案管理環(huán)境完全達(dá)不到要求，導(dǎo)致檔案霉變、蟲蛀甚至是丟失。目前，招投標(biāo)檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。第一，管理水平相對(duì)而言不高，如多為手工整理，隨意堆放，導(dǎo)致借閱和查詢都非常有困難；檔案檔號(hào)的編排不規(guī)范；檔案管理的制度以及人員配備都不齊全。第二，檔案量大和管理的力度不匹配，招投標(biāo)大量進(jìn)行，尤其是招標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)更是大量囤積資料，使得檔案管理成為嚴(yán)重的工作負(fù)擔(dān)，長(zhǎng)達(dá)十幾年的保存期更是給相當(dāng)數(shù)量的機(jī)構(gòu)帶來(lái)極大的管理負(fù)擔(dān)。第三，完整性上達(dá)不到要求，歸檔的檔案本應(yīng)完整記錄整個(gè)項(xiàng)目在招投標(biāo)活動(dòng)當(dāng)中的記錄，但是實(shí)際當(dāng)中是很難做到完整的，尤其是在傳統(tǒng)的模式下時(shí)，基本上是完全不可能將所有的文件都一并入庫(kù)的。
二、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理的必要性分析
傳統(tǒng)檔案工作當(dāng)中以紙質(zhì)文件為主要對(duì)象，在文件形成之后進(jìn)行必要的立卷和歸檔，已經(jīng)形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)以及電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理成為檔案管理急需適應(yīng)和應(yīng)用的一種新模式。在電子檔案當(dāng)中，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保存以外，還會(huì)有海量的電子文檔、照片以及視頻等，納入到檔案管理范圍之內(nèi)，但是發(fā)展到目前為止，總體上仍然套用的傳統(tǒng)檔案管理模式。
電子檔案是由招投標(biāo)業(yè)務(wù)階段所形成的全部電子文件所組成，記錄的是全部業(yè)務(wù)工作的歷史記錄，包括文字和聲像等，這樣一些材料是后續(xù)的監(jiān)督檢查當(dāng)中不可獲取的資料，通過(guò)對(duì)檔案資料的審查和了解，才能夠最大程度地還原當(dāng)時(shí)招投標(biāo)的真實(shí)過(guò)程。電子檔案依靠于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有很多優(yōu)勢(shì)，如能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的傳輸和海量?jī)?chǔ)存、資源的高效共享、攜帶和查閱等，這些都是傳統(tǒng)檔案管理模式完全無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。l展到目前為止，全國(guó)范圍內(nèi)都在進(jìn)行電子招投標(biāo)的推廣和使用，電子化檔案管理的實(shí)現(xiàn)也將開始成為體現(xiàn)招投標(biāo)電子化水平的重要標(biāo)志。
三、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案的管理措施分析
1.規(guī)范保存年限
在招投標(biāo)活動(dòng)中，會(huì)涉及到較多方面的單位和人員，如招標(biāo)單位、投標(biāo)單位、招標(biāo)單位、行業(yè)主管部門或者是政府服務(wù)部門以及監(jiān)督機(jī)構(gòu)等，招投標(biāo)業(yè)務(wù)首先就是會(huì)形成較多的檔案類文件，其次就是針對(duì)于同一內(nèi)容往往所形成的資料和需要存檔的文件也是不盡相同的，這就意味著，在實(shí)際管理工作當(dāng)中是不可能將形成的所有文件全部都存檔起來(lái)的。加之資料保存期方面的規(guī)定，更使招標(biāo)單位或者是交易服務(wù)單位等交易量大的單位不可能將全部資料都保存起來(lái)，針對(duì)于此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)要嚴(yán)格按照歸檔范圍和保存年限來(lái)進(jìn)行控制與保存管理。
2.電子檔案的管理要點(diǎn)
電子化的管理方式對(duì)于檔案管理工作而言是非常有利的，一是儲(chǔ)存量大，二是查詢快速簡(jiǎn)便，三是便于規(guī)范管理。但是在管理過(guò)程當(dāng)中需要注意以下幾點(diǎn)。第一，考慮到電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)當(dāng)中的流程都是在網(wǎng)上進(jìn)行，包括業(yè)務(wù)審批和備案、網(wǎng)上投標(biāo)報(bào)名和網(wǎng)絡(luò)投標(biāo)、評(píng)委的抽取與開評(píng)中標(biāo)等，在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，有必要選擇上述一些關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)來(lái)進(jìn)行資料的整理與收集，同時(shí)保證資料文件的真實(shí)可靠性，這些都是非常重要的。第二，電子文件信息的儲(chǔ)存于保護(hù)。電子檔案的優(yōu)勢(shì)較多，但也并不是完全沒(méi)有缺陷，首要的就是考慮到電子信息與載體可分離所導(dǎo)致的文件信息可能被盜竊、修改甚至是刪除和銷毀等。發(fā)展到目前為止，電子信息的保護(hù)措施已涉及到較多方面，如防火墻、數(shù)字印章、數(shù)據(jù)加密或者是存取權(quán)限的控制等，但是要保護(hù)電子信息不受損害仍然是一個(gè)任重道遠(yuǎn)的過(guò)程。第三，要考慮到歸檔后電子檔案載體介質(zhì)的壽命問(wèn)題，需要對(duì)檔案保存期未滿而介質(zhì)保存期將至的電子文件進(jìn)行必要的復(fù)制和備份。
3.電子檔案的文件識(shí)別問(wèn)題
科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展使得無(wú)論是電腦軟件還是電腦硬件技術(shù)都不斷的提升和創(chuàng)新，而作為歷史見證的電子檔案很重要的一點(diǎn)就是要隨時(shí)能夠被調(diào)閱和識(shí)別，這一點(diǎn)對(duì)于招投標(biāo)業(yè)務(wù)的電子檔案而言是非常關(guān)鍵的，也可以認(rèn)為就是招投標(biāo)電子檔案的特殊之處所在。電子檔案的文件識(shí)別問(wèn)題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是應(yīng)用軟件更新，導(dǎo)致低版本的文件無(wú)法兼容和被識(shí)別，另一方面是硬件和新的計(jì)算機(jī)配置不兼容，無(wú)法讀取儲(chǔ)存高達(dá)十年以上的軟盤文件。
四、結(jié)語(yǔ)
電子化的招投標(biāo)是必然的趨勢(shì)，電子化檔案管理也是電子化招投標(biāo)不可或缺和忽視的組成部分，也就是檔案管理學(xué)領(lǐng)域內(nèi)需要拓展研究的部分。針對(duì)于此，建立完善的電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，對(duì)于電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)的發(fā)展水平同樣有著促進(jìn)作用。
參考文獻(xiàn)
[1] 程亮宏，黃玉英.淺議建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的科學(xué)管理[J].寧夏黨校學(xué)報(bào)，2009（3）：125-126.
