時(shí)間：2023-05-26 16:44:19
序論：在您撰寫電子檔案管理基礎(chǔ)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一，當(dāng)前國庫會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀
（一）紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異，整理、分類、歸檔難度較大
國庫會(huì)計(jì)檔案因不同時(shí)期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫設(shè)立時(shí)的各類檔案，國債實(shí)物兌付期的各類憑證、報(bào)表，各個(gè)時(shí)期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國庫經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響，給國庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高
根據(jù)中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照新辦法，新的保管期限，完善會(huì)計(jì)檔案管理流程，組織開展會(huì)計(jì)檔案清理工作，銀發(fā)(2005) 309號(hào)文件印發(fā)的《中國人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》同時(shí)廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告、登記簿及其他會(huì)計(jì)資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進(jìn)行銷毀，致使現(xiàn)有國庫會(huì)計(jì)檔案的持續(xù)性、完整性不高。
（三）部分紙質(zhì)檔案時(shí)間久遠(yuǎn)，字跡模糊，修復(fù)難度大，不易長期保管
國庫會(huì)計(jì)檔案從人民銀行履行經(jīng)理國庫職能時(shí)就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時(shí)間久遠(yuǎn)，受當(dāng)時(shí)手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認(rèn)難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項(xiàng)目的實(shí)施，國庫會(huì)計(jì)檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級(jí)分支機(jī)構(gòu)及時(shí)修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會(huì)計(jì)檔案，但部分檔案破損嚴(yán)重，修復(fù)、保管難度大。
（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念
國庫會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案收集了每個(gè)工作日及決算時(shí)打印的預(yù)算收支日?qǐng)?bào)、月報(bào)，原始憑證、機(jī)打憑證、余額表、集中支付報(bào)表、庫存日?qǐng)?bào)、年終決算報(bào)表、分析、報(bào)告等會(huì)計(jì)資料，耗費(fèi)了大量紙張、打印機(jī)及耗材，國庫工作人員在打印時(shí)已投入了諸多工作時(shí)間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費(fèi)大量精力，國庫會(huì)計(jì)人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費(fèi)模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。
（一）新檔案管理辦法對(duì)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)中電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)際情況制定補(bǔ)充規(guī)定，對(duì)符合僅采取電子形式保管要求的會(huì)計(jì)檔案，可不打印相應(yīng)的會(huì)計(jì)資料。這為國庫會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。
（二）國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)
2000年《國家金庫會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程，2006年國庫信息處理系統(tǒng)(TIPS)試點(diǎn)成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國庫會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)(TCBS)、國庫信息管理系統(tǒng)(TIMS)相繼在全國上線運(yùn)行，各級(jí)國庫的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國數(shù)據(jù)處理中心集中存儲(chǔ)，國庫會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進(jìn)，為會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。
（三）國庫會(huì)計(jì)檔案電子化管理勢(shì)在必行
隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國庫會(huì)計(jì)檔案向電子化管理模式過渡，電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳遞、利用等優(yōu)勢(shì)使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。
三、推動(dòng)紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議
（一）建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)
國庫核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類國庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲(chǔ)提供了有利條件，國庫部門應(yīng)根據(jù)新辦法要求，積極開發(fā)和建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系，使各級(jí)國庫能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，高效利用電子會(huì)計(jì)檔案。
（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會(huì)計(jì)檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋謩e保存制度，有效防范存儲(chǔ)介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。
（三）建立檔案電子化管理制度
電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應(yīng)按照制度規(guī)定刻錄光盤、備份，分類進(jìn)行存放，管理人員應(yīng)根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復(fù)制、維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴(yán)格的管理制度，如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國庫會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)國庫核算部門、檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核并報(bào)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度，規(guī)范管理電子檔案。
關(guān)鍵詞：檔案管理；電子文件；存儲(chǔ)技術(shù)
電子文件使用的文件載體是磁盤或者是磁帶，人們?cè)诓檎椅募倪^程中，需要利用計(jì)算機(jī)，因?yàn)榇疟P或者是磁帶僅僅是一種儲(chǔ)存的載體，因此需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產(chǎn)生主要有兩種，一種是與科技有關(guān)的電子文件，這種文件是技術(shù)性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過程中產(chǎn)生的電子文件，這種文件是在處理日常事務(wù)中產(chǎn)生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲(chǔ)存技術(shù)上需要不斷的完善。
1 管理文件中存在的問題
1.1 未能夠有效的進(jìn)行歸檔處理
我國企業(yè)在二十世紀(jì)九十年代的時(shí)候，使用的就是軟盤進(jìn)行企業(yè)信息的存儲(chǔ)，之后又出現(xiàn)了光盤和計(jì)算機(jī)硬盤，這樣電子文件的存儲(chǔ)載體就取得了迅速的進(jìn)步，文件的內(nèi)容主要是日常的工作活動(dòng)，除此之外，還有著源程序代碼和技術(shù)性文件，有些文件也沒有進(jìn)行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關(guān)的企業(yè)文件放入硬盤和軟盤內(nèi)，這樣文件在日積月累的過程中，就會(huì)出現(xiàn)泛濫成災(zāi)的現(xiàn)象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會(huì)出現(xiàn)一系列混亂的現(xiàn)象。從存檔上來看，電子文件也沒有經(jīng)過專業(yè)的質(zhì)量審查，從技術(shù)上來看，沒有任何的時(shí)效性和正確性，文件也就出現(xiàn)了極大的缺陷，在利用的過程中，文件管理極容易出現(xiàn)歸檔性的問題，如果以上問退沒有得到有效的解決，就會(huì)出現(xiàn)一系列的問題，需要引起我們的注意。
1.2 版本管理存在著不足之處
現(xiàn)在有很多的科研產(chǎn)品在研究和開發(fā)的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對(duì)本單位和上級(jí)的機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件進(jìn)行管理之外，還有很多的項(xiàng)目文件進(jìn)行管理。但是現(xiàn)在有很多的科研開發(fā)檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個(gè)部門的開發(fā)人員那里存檔，檔案管理人員就無法按照常規(guī)的程序進(jìn)行收集，導(dǎo)致了檔案部門在收集的過程中面臨著程序性的問題。在程序運(yùn)行的過程中，如果文件存儲(chǔ)的程序出現(xiàn)了一系列的問題，這時(shí)就需要進(jìn)行正常到維護(hù)，在客戶自接的系統(tǒng)和開發(fā)人員的系統(tǒng)上進(jìn)行及時(shí)的更正，但是如果在本企業(yè)電子文件的保存上并沒有及時(shí)的存檔，因此極容易出現(xiàn)重復(fù)更正的問題，這樣就會(huì)出現(xiàn)人力和財(cái)力上的極大浪費(fèi)，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行也是極為不利的，尤其是在企業(yè)系統(tǒng)版本管理上會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的困難，一定要引起我們的注意。
2 存儲(chǔ)技術(shù)
首先；在進(jìn)行文件貯存的^程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲(chǔ)柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當(dāng)電子文件在存儲(chǔ)的時(shí)候，一把是在磁介質(zhì)和光介質(zhì)中進(jìn)行電子文件的存貯，在存儲(chǔ)的過程中，一定要建立一個(gè)與企業(yè)的電子文件的儲(chǔ)存環(huán)境相符合的環(huán)境狀態(tài)。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進(jìn)行控制，這樣就可以保證存儲(chǔ)接觸能夠在正常的環(huán)境中保存。電子文件的載體在擺放的時(shí)候，一定要保證直立的狀態(tài)，在存儲(chǔ)環(huán)境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場(chǎng)遠(yuǎn)離，這樣就能夠?qū)⒄麄€(gè)運(yùn)行的狀態(tài)處理好，使存儲(chǔ)介質(zhì)能夠正確的保存電子文件。
其次，要按照國家關(guān)于檔案管理的規(guī)定進(jìn)行電子當(dāng)納的存儲(chǔ)，根據(jù)相關(guān)的原則在存儲(chǔ)的過程中，將軟盤中的文件轉(zhuǎn)移到光盤內(nèi)，這樣便于對(duì)文件的版本進(jìn)行有效的管理。在存儲(chǔ)方式上的轉(zhuǎn)移主要是針對(duì)長期儲(chǔ)存來說的，因?yàn)檐洷P和磁盤在使用的過程中，有著一定的年限限制，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，如果不經(jīng)常更換就會(huì)導(dǎo)致文件出現(xiàn)損壞，無法復(fù)原。而且在使用的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)誤操作，這對(duì)于電子文件的使用非常不利。如果存儲(chǔ)制度完善，而且經(jīng)濟(jì)條件允許，在管理版本文件的時(shí)候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲(chǔ)技術(shù)的革新。
再次，在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時(shí)候，存儲(chǔ)文件就會(huì)使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲(chǔ)的成本降低，同時(shí)增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲(chǔ)是因?yàn)樵摯鎯?chǔ)方式有較多優(yōu)點(diǎn)：首先，將有限的存儲(chǔ)容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時(shí)候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時(shí)候成串。其次使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件能夠快速存儲(chǔ)，即使是多臺(tái)的機(jī)器也能一同運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)文件高效率傳輸。
在檢驗(yàn)文件的時(shí)候有了必要的較驗(yàn)技術(shù)，從而保證存儲(chǔ)的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤中存儲(chǔ)，如果硬盤出現(xiàn)了故障，那么會(huì)影響文件，帶來的后果也嚴(yán)重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲(chǔ)量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因?yàn)橐恍┪募诖鎯?chǔ)的時(shí)候，會(huì)因?yàn)榇疟P損壞等原因而丟失，使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件的安全。但是在使用的過程中，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況出臺(tái)相應(yīng)的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲(chǔ)的依據(jù)。
最后，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)工作。做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)，首先要抓好信息存儲(chǔ)載體制成材料這個(gè)問題，嚴(yán)格把好電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。第二，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。實(shí)體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全。要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)不會(huì)因溫度太高或大幅波動(dòng)及火災(zāi)受到致命的傷害。第三，要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等。
結(jié)束語
由上述可知，將電子文件存儲(chǔ)是一個(gè)單位必要的工作，而且在存儲(chǔ)的時(shí)候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，會(huì)遇到問題，但是在改革存儲(chǔ)方式之后，也取得較高效果，對(duì)于單位的發(fā)展有積極的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]郭沙沙.試論電子檔案信息安全保障體系框架[J].黑龍江科技信息，2015（20）.
一、我國電子檔案管理的現(xiàn)狀
我們知道電子檔案的管理有著諸多的優(yōu)越性，但是它也不是完美無缺的，也是存在一定問題的。由于檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面，這些問題主要有以下表現(xiàn)：
（一）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。
（二）檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠
老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問題。
（三）軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差
許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，
（四）數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)
目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。
二、我國電子檔案管理的對(duì)策
（一）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（二）提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)
這些思想政治素質(zhì)包括：①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭(zhēng)做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭(zhēng)把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。
（三）檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)
關(guān)鍵詞：傳遞信息；電子文件；管理；儲(chǔ)存技術(shù)
電子文件在記錄文件的時(shí)候會(huì)使用磁帶或者是磁盤作為記錄的載體，在閱讀或者是查找的時(shí)候，以計(jì)算機(jī)為主，通過計(jì)算機(jī)處理好文件的傳輸工作。電子文件的類型有很多，如果是按照工作范圍來分，電子文件可以分為兩種，一種是工作人員在日常辦公的時(shí)候，處理事物產(chǎn)生的電子文件，例如E-Mail、OA等，而這些文件的形式主要是影像或者是聲音。第二種是與科研有關(guān)的文件，這類文件比較有技術(shù)性。一般形式是光柵圖等。
1 管理文件中的問題
電子檔案的存儲(chǔ)利用還剛剛起步，在日常的工作中形成的電子文件也越來越多，由此而引起的電子文件的存儲(chǔ)問題越來越受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，現(xiàn)根據(jù)本人在實(shí)際工作中遇到的問題及社會(huì)上諸多企業(yè)在電子文件歸檔管理中的情況，探討電子文件歸檔和存貯管理中普遍存在的一些共性問題：
1.1 電子文件未能完全進(jìn)行有效地歸檔管理。截至上個(gè)世紀(jì)90年代初期，企業(yè)普遍對(duì)電子文件采用軟磁盤作為存儲(chǔ)載體，有了光盤以后，部分?jǐn)?shù)據(jù)也以光盤的形式甚至以計(jì)算機(jī)硬盤的形式存儲(chǔ)電子文件。文件內(nèi)容也多限于日常管理工作活動(dòng)，而對(duì)于技術(shù)性文件、源程序代碼等重要的電子文件，甚至未進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，僅僅把電子文件存儲(chǔ)在課題的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者科研人員自己的軟盤或硬盤里。這樣，即使不丟失，日積月累，電子文件亦會(huì)泛濫成災(zāi)，不利于管理和檢索利用。即便存檔，其電子文件和和也未經(jīng)專門的、具有專業(yè)水平的技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的質(zhì)量審查，無法確定歸檔文件的有效性及正確性，使后來的文件利用存在很大的缺陷。
1.2 電子文件的版本管理還存在不足之處?？蒲虚_發(fā)及新產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)，日常工作中的電子文件管理除上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件及本單位的發(fā)文之外，更多的是對(duì)科研開發(fā)的項(xiàng)目或產(chǎn)品的電子文件的管理。但大多數(shù)科研開發(fā)檔案的源程序代碼及其在開發(fā)過程中所形成的電子文檔，都保存在各部門開發(fā)人員那里，檔案管理人員很難收集到。客戶在運(yùn)用過程中出現(xiàn)問題需要進(jìn)行維護(hù)時(shí)，開發(fā)人員和和自接在客戶的系統(tǒng)上進(jìn)行更正，而沒有及時(shí)更新本企業(yè)保存的相應(yīng)電子文件，工程人員再次進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)時(shí)，需要對(duì)所出現(xiàn)的同一個(gè)問題重復(fù)更正，造成人力和財(cái)力的浪費(fèi)，不利于企業(yè)對(duì)有關(guān)項(xiàng)目電子文件的版本管理。
2 儲(chǔ)存技術(shù)
2.1 在存貯文件的時(shí)候，盡量使用特殊的存儲(chǔ)柜，這樣可以保證電子文件的安全，通常來說，點(diǎn)在文件在存儲(chǔ)的時(shí)候，主要是存儲(chǔ)在光介質(zhì)還有磁介質(zhì)，因此在存儲(chǔ)的時(shí)候，要建立一個(gè)與之相符的環(huán)境。存放載體的柜子也要有適當(dāng)?shù)臏貪穸?，而且存?chǔ)的環(huán)境也要符合標(biāo)準(zhǔn)。在排放載體的時(shí)候，盡量讓其保持直立狀態(tài)，而且存儲(chǔ)環(huán)境要避光，還不能有大量的灰塵，更要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。
2.2 按照國家在檔案管理上的規(guī)定，在管理檔案的時(shí)候，要有具體的管理原則，但是因?yàn)閱挝坏哪芰Σ蛔愕葐栴}，很多的管理工作并沒有做到位，甚至在管理電子文件管理的時(shí)候，還是使用落后的管理技術(shù)。隨著電子檔案的增加，部分管理單位以及認(rèn)識(shí)到有效管理對(duì)于電子文件是十分重要的。而且根據(jù)本單位的實(shí)際情況出臺(tái)了相應(yīng)的管理措施。這些措施都成為管理電子文件的依據(jù)。
2.3 某些電子文件屬于技術(shù)性文件，而且文件上有源程序，因此在存儲(chǔ)的時(shí)候，可以將軟磁盤中的文件轉(zhuǎn)移到光盤中。如果有條件，還能對(duì)文件的版本進(jìn)行管理。存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)移是因?yàn)檐洿疟P在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，不適合長期的存儲(chǔ)，在一短時(shí)間后，就要復(fù)制文件，這樣才能長久的儲(chǔ)存文件。而且在使用的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)誤操作，這對(duì)于電子文件的使用非常不利。如果存儲(chǔ)制度完善，而且經(jīng)濟(jì)條件允許，在管理版本文件的時(shí)候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲(chǔ)技術(shù)的革新。
2.4 在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時(shí)候，存儲(chǔ)文件就會(huì)使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲(chǔ)的成本降低，同時(shí)增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲(chǔ)是因?yàn)樵摯鎯?chǔ)方式有較多優(yōu)點(diǎn)：首先，將有限的存儲(chǔ)容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時(shí)候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時(shí)候成串。其次使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件能夠快速存儲(chǔ)，即使是多臺(tái)的機(jī)器也能一同運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)文件高效率傳輸。再次，在檢驗(yàn)文件的時(shí)候有了必要的較驗(yàn)技術(shù)，從而保證存儲(chǔ)的文件都是合理可靠的。最后，將文件放入硬盤中存儲(chǔ)，如果硬盤出現(xiàn)了故障，那么會(huì)影響文件，帶來的后果也嚴(yán)重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲(chǔ)量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因?yàn)橐恍┪募诖鎯?chǔ)的時(shí)候，會(huì)因?yàn)榇疟P損壞等原因而丟失，使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件的安全。
以上的幾種特點(diǎn)是很多存儲(chǔ)方式都不具備的，在使用磁盤列陣的方式管理文件的還是有效的。
2.5 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)工作。做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)，首先要抓好信息存儲(chǔ)載體制成材料這個(gè)問題，嚴(yán)格把好電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。第二，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。實(shí)體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全。要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)不會(huì)因溫度太高或大幅波動(dòng)及火災(zāi)受到致命的傷害。第三，要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等。
2.6 在存儲(chǔ)電子文件的時(shí)候，要讓存儲(chǔ)人員有一定的知識(shí)，知道存儲(chǔ)的方式，要求工作人員在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，具有敬業(yè)精神。
結(jié)束語
由上述可知，將電子文件存儲(chǔ)是一個(gè)單位必要的工作，而且在存儲(chǔ)的時(shí)候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，會(huì)遇到問題，但是在改革存儲(chǔ)方式之后，也取得較高效果，對(duì)于單位的發(fā)展有積極的作用。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】電子會(huì)計(jì)；檔案管理；措施；研究
在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對(duì)各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求，會(huì)計(jì)電算化逐漸代替了會(huì)計(jì)手工操作，這樣大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，并且會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理體系不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。為此，各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位需要對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理體系進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，此項(xiàng)工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務(wù)之一。
一、電子會(huì)計(jì)檔案的定義
會(huì)計(jì)檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時(shí)也是各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會(huì)計(jì)檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行及時(shí)的記錄，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會(huì)計(jì)檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、電子文件、會(huì)計(jì)操作說明和軟件以及一些電子會(huì)計(jì)核算資料。電子化會(huì)計(jì)檔案具有以磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)、依賴計(jì)算機(jī)硬件環(huán)境、對(duì)安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點(diǎn)。
二、電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析
第一，沒有健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案對(duì)我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個(gè)比較新鮮的事物，檔案管理人員對(duì)其沒有足夠的認(rèn)識(shí)和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，這樣的情況使電子會(huì)計(jì)檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價(jià)值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。
第二，電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性。現(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會(huì)計(jì)材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會(huì)計(jì)資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時(shí)間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化沒有足夠的認(rèn)識(shí)和重視，在安排電子會(huì)計(jì)檔案管理人員時(shí)只是進(jìn)行簡單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問題，甚至有的管理人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒有深入的了解，這樣使電子會(huì)計(jì)檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，工作效率非常低，與此同時(shí)，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，不能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的要求。
第四，電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質(zhì)中，如果管理人員對(duì)磁盤和光盤沒有進(jìn)行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時(shí)的進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在電腦上的會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。
三、提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。其一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定的要求對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進(jìn)行打印并且進(jìn)行立卷歸檔。其二，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制進(jìn)行完善，建立科學(xué)的電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制，選擇質(zhì)量較好的磁盤介質(zhì)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，同時(shí)需要保證備用磁盤和存儲(chǔ)盤獨(dú)立保存，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案材料進(jìn)行分類和編號(hào)；其三，對(duì)現(xiàn)有的電子會(huì)計(jì)檔案借用制度進(jìn)行完善，工作人員如果需要查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)需要經(jīng)過財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。
第二，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征進(jìn)行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征有足夠的認(rèn)識(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)檔案信息具有一定的獨(dú)立性，工作人員可以隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會(huì)計(jì)檔案容易出現(xiàn)自動(dòng)更新和修改的危險(xiǎn)；其二，電子會(huì)計(jì)檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因?yàn)槠渚哂胁环€(wěn)定性的特點(diǎn)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息可能會(huì)發(fā)生一些改變；其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會(huì)計(jì)檔案管理中時(shí)，信息會(huì)出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對(duì)各個(gè)特征可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對(duì)其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。
第三，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確是保證電子會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行的重要前提。隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會(huì)計(jì)資料檔案，新式的會(huì)計(jì)資料檔案主要有：存儲(chǔ)在電腦硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等等，與此同時(shí)需要將通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用和定點(diǎn)開發(fā)軟件相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的整套開發(fā)文檔資料和會(huì)計(jì)軟件程序等作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管和管理，從而使電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的完整性和準(zhǔn)確性，除此之外，我國相關(guān)法律規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案資料的來源必須真實(shí)可靠，為了保證其真實(shí)性和可靠性，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的來源進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并且對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案材料的形成、管理和使用過程進(jìn)行全面的記錄，確保電子會(huì)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確。
第四，配備專業(yè)管理人員，增強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的動(dòng)態(tài)性和可操作性，電子會(huì)計(jì)檔案材料在歸檔完成和后期管理時(shí)，會(huì)出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險(xiǎn)，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算被計(jì)算機(jī)取代，電子會(huì)計(jì)檔案的材料會(huì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的磁盤中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會(huì)計(jì)檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施。電子會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時(shí)的備份，在進(jìn)行備份時(shí)需要對(duì)光盤的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其質(zhì)量不會(huì)出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，在每年的年末對(duì)本年的電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，并且需要明確標(biāo)明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時(shí)間；其二，做好電子會(huì)計(jì)檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時(shí)在第一時(shí)間發(fā)出提示。
四、結(jié)束語
上述文章對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了說明，并且對(duì)提高電子會(huì)計(jì)檔案管理提出了一些措施，希望對(duì)我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會(huì)計(jì)檔案管理工作提供一定的建議。
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數(shù)字化技術(shù)在電視聲像檔案管理中的運(yùn)用
電視臺(tái)聲像資料的管理，過去以“賬本”和借還卡片方式為主。一般是把所有節(jié)目磁帶，以入庫時(shí)間為序分別登記在不同的筆記本上。然后再為每盒磁帶制作借還卡，就像圖書館借書卡一樣，管理程序繁瑣，也不利于檢索和統(tǒng)計(jì)。1999年，杭州文廣集團(tuán)招標(biāo)研發(fā)設(shè)計(jì)了一套管理軟件，培訓(xùn)管理人員，統(tǒng)一操作規(guī)范，建立起聲像資料磁帶的入庫和借還制度。
2002年，為了滿足日益增長的媒體信息資源的存儲(chǔ)、利用與共享需求，他們又開發(fā)了一套數(shù)字化管理軟件，系統(tǒng)功能比較完備，具有界面清楚、操作簡便、存儲(chǔ)容量大等優(yōu)勢(shì)。在信號(hào)傳遞過程中穩(wěn)定性、可靠性較好，電視節(jié)目翻錄N次，都不會(huì)影響視頻音頻質(zhì)量。圖像處理過程也相對(duì)簡單，畫面更清晰，工作強(qiáng)度大大減輕，節(jié)目制作時(shí)間縮短。而且信息保存空間大為縮小，保存的時(shí)間更為久遠(yuǎn)。同時(shí)，把聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化編目，提高了服務(wù)效率和質(zhì)量，便于聲像檔案的開發(fā)利用，編導(dǎo)們只要通過自己的辦公電腦就能迅速便捷地在視頻數(shù)據(jù)庫里，精確檢索、快速下載任何一個(gè)鏡頭，為節(jié)目編輯、制作和數(shù)字化播出創(chuàng)造條件，真正實(shí)現(xiàn)聲像資源共享。
2008年，杭州文廣集團(tuán)委托浙江傳媒學(xué)院對(duì)5200小時(shí)的歷史資料進(jìn)行了搶救性整理。同時(shí)依據(jù)廣電總局的編目規(guī)范，結(jié)合實(shí)際制定了《歷史資料的細(xì)分及鑒定標(biāo)準(zhǔn)》《各類型節(jié)目層次化編目實(shí)施細(xì)則》，做好電視模擬磁帶的數(shù)字化。
做好模擬與數(shù)字轉(zhuǎn)換中的銜接
電視聲像檔案是電視媒體的重要資產(chǎn)，也是全社會(huì)的共同資源。在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分做好銜接工作。
在模擬向數(shù)字轉(zhuǎn)換的過程中要建立一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺(tái)。整個(gè)過程從采集、收入、轉(zhuǎn)碼、編目、存儲(chǔ)到播出都是針對(duì)節(jié)目，而節(jié)目所在的物理介質(zhì)又都是由存儲(chǔ)管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)的。既然數(shù)字信息與模擬信息都是圍繞節(jié)目而展開的，那么，只要建立一個(gè)以節(jié)目為共性特征的統(tǒng)一管理平臺(tái)，在節(jié)目采編過程中，既可在存儲(chǔ)管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行數(shù)字化直觀采編節(jié)目，也可利用原有計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)查找所要的節(jié)目資料，再從庫存中調(diào)出所需的磁帶，通過數(shù)字化采集、回放系統(tǒng)，把模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。
實(shí)現(xiàn)這樣的統(tǒng)一管理平臺(tái)，需要兩個(gè)方面的技術(shù)支持。一是存儲(chǔ)管理系統(tǒng)上接口的建立，解決數(shù)字化存儲(chǔ)與模擬磁帶的調(diào)用;二是對(duì)原有計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)作結(jié)構(gòu)性調(diào)整，將模擬磁帶的管理由基于磁帶管理轉(zhuǎn)變?yōu)榛诠?jié)目管理。
模擬磁帶的計(jì)算機(jī)管理為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理打好了基礎(chǔ)。只要將模擬信息通過計(jì)算機(jī)從原有的承載體中聚集到整個(gè)存儲(chǔ)系統(tǒng)管理的平臺(tái)上，形成統(tǒng)一的信息資源，才能使模擬信息與數(shù)字信息站在同一個(gè)管理層面，為全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供最佳過渡。
實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理應(yīng)注意的問題
加強(qiáng)電視聲像檔案數(shù)字化技術(shù)管理，對(duì)提高電視臺(tái)工作效率，防止聲像檔案流失，具有十分重要的意義，在推行或配置數(shù)字化聲像資料管理設(shè)備時(shí)，應(yīng)有全方位考慮和長遠(yuǎn)規(guī)劃，盡力避免問題的出現(xiàn)。
做好正確的存儲(chǔ)方法。目前，通常情況下，常見的是大容量存儲(chǔ)介質(zhì)，它主要包括硬盤陣列、光盤庫，以及剛推出的數(shù)據(jù)流磁帶。這些存儲(chǔ)介質(zhì)本身就具有各自不同的特點(diǎn)與性能，也適用于不同的應(yīng)用方式。鑒于現(xiàn)階段電視臺(tái)的存儲(chǔ)對(duì)象更多的集中在聲像素材和節(jié)目上，而又往往大量存儲(chǔ)在磁盤庫、光盤庫以及新的數(shù)據(jù)流磁帶庫里，因而在線的存儲(chǔ)系統(tǒng)則可采用高碼率視音頻和低碼率視音頻的分離存儲(chǔ)方式進(jìn)行。
做好數(shù)據(jù)的壓縮與存儲(chǔ)。這里所講的數(shù)據(jù)壓縮，主要是指聲像信息容量的壓縮，在保證視頻質(zhì)量的前提下，對(duì)數(shù)字視頻信號(hào)進(jìn)行最大限度的壓縮。目前較流行的視頻壓縮標(biāo)準(zhǔn)有M-JPEG和MPEG。 M-JPEG采用幀內(nèi)壓縮方式，適合視頻編輯，如果采用高壓縮比視頻質(zhì)量會(huì)嚴(yán)重降低。 MPEG采用幀間壓縮方式，在高壓縮比下能獲得較高的圖像質(zhì)量。因此，通過上述對(duì)比，選擇MPEG的方式進(jìn)行視頻壓縮比較理想。
一、電子病歷檔案中存在的安全性風(fēng)險(xiǎn)因素
（一）外部環(huán)境
在電子病歷檔案管理環(huán)境中，各種因素下產(chǎn)生的自然災(zāi)害、磁場(chǎng)干擾以及溫度變化都會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)備載體性能造成影響，從而使計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)發(fā)生變質(zhì)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及圖像失真。因醫(yī)院電子病歷檔案中包含的內(nèi)容較多，每天的信息流動(dòng)量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲(chǔ)備電腦一直處在擾的狀態(tài)下，若是沒有對(duì)其采取有效手段進(jìn)行防護(hù)，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。
（二）電子技術(shù)
這里所說的電子技術(shù)，并不是人為控制下的電子技術(shù)因素，雖然醫(yī)院在實(shí)施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術(shù)本身存在較多缺陷以及漏洞，會(huì)使醫(yī)院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險(xiǎn)。電子病歷檔案主要是依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所存在的，另一方面，因電子信息技術(shù)發(fā)展速度較快，唯有不斷對(duì)計(jì)算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行更新，且運(yùn)用高級(jí)程序?qū)ζ溥M(jìn)行保護(hù)，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護(hù)。
（三）管理手段
管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應(yīng)操作人員對(duì)病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發(fā)生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規(guī)范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進(jìn)而通過一些非法手段對(duì)電子病歷載體以及系統(tǒng)進(jìn)行的惡意破壞。
二、針對(duì)電子病歷檔案的安全防范手段
（一）優(yōu)化外部環(huán)境
首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現(xiàn)代化的管理理念，在對(duì)前端控制管理有效實(shí)施后，可以快速提升管理效率，優(yōu)化功能配置。同時(shí)前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對(duì)電子檔案實(shí)施管理時(shí)，結(jié)合具體要求或是目標(biāo)對(duì)管理手段進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實(shí)現(xiàn)，還要將各個(gè)環(huán)節(jié)下的不同業(yè)務(wù)需要實(shí)施重復(fù)性操作，使其能夠提前實(shí)施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業(yè)以及重復(fù)作業(yè)量，還能有效提升工作效率。
第二，實(shí)施支出以及風(fēng)險(xiǎn)平衡式管理在對(duì)電子病歷檔案管理過程中，本身就會(huì)存在較多的風(fēng)險(xiǎn)性因素，但是我們要明確一點(diǎn)，無論我們?cè)鯓咏档惋L(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率，風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)存在，也就是說，我們?nèi)粝雽L(fēng)險(xiǎn)性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理過程中，要充分保障支出以及風(fēng)險(xiǎn)因素之間的平衡性，其中主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護(hù)成本消耗有時(shí)比電子病歷檔案管理受到損壞的費(fèi)用更大，此時(shí)說明電子檔案管理是非常不恰當(dāng)?shù)?；第二，因絕對(duì)保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實(shí)現(xiàn)的，因而要有選擇性地對(duì)電子病歷檔案實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制，并將剩余風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍之內(nèi)。在對(duì)電子病歷檔案承受風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行考量的過程中，首先要對(duì)其成本預(yù)期進(jìn)行控制，若是風(fēng)險(xiǎn)控制成本比損傷成本大的話，可以適當(dāng)考慮接受風(fēng)險(xiǎn)。
（二）提升電子技術(shù)水平
在對(duì)電子技術(shù)水平提升過程中，要采取靜態(tài)保護(hù)以及動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的方式。對(duì)系統(tǒng)管理理念進(jìn)行明確，并重視電子檔案周期中各項(xiàng)活動(dòng)之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結(jié)合在一起。其中電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括靜態(tài)以及動(dòng)態(tài)兩種風(fēng)險(xiǎn)管理方式。靜態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施的安全維護(hù)工作，具體指的是在對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施安全維護(hù)的過程中，強(qiáng)化對(duì)電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對(duì)電子病歷檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理工作。
（三）管理手段控制
電子檔案管理人員可以對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行更改，同時(shí)具有不同權(quán)限的管理人員也能對(duì)病歷實(shí)施調(diào)取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)以及抵御外來誘惑的能力，防止出現(xiàn)違反職業(yè)道德行為的出現(xiàn)，第一我們要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，多學(xué)習(xí)一些相關(guān)專業(yè)知識(shí)以及法律文獻(xiàn)，有效提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德水平；第二，加強(qiáng)各個(gè)醫(yī)院間的人員交流，培養(yǎng)復(fù)合型人才。
