時(shí)間：2023-05-25 17:36:18
序論：在您撰寫公司檔案如何管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）01-0278-01
文書檔案管理是一項(xiàng)機(jī)密性、原則性很強(qiáng)的工作，既要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案方面的法律、法規(guī)，又要遵循文書檔案自身的工作特點(diǎn)和規(guī)律性。公司文書檔案管理工作的任務(wù)就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個(gè)體系，通過分類使之固定下來，為使用者提供方便。公司文書檔案是否完整和系統(tǒng)是衡量一個(gè)公司管理工作水平的重要標(biāo)志，它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要。
一、目前公司文書檔案管理存在的問題與對(duì)策
（一）檔案分類方面
檔案分類的目的在于把同類的檔案集中在一起，便于保管和利用。檔案分類既要防止“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和魚龍混雜。
1.檔案分類脫離實(shí)際憑空分類，人為地使檔案分類與檔案實(shí)際相分離。為不脫離實(shí)際，二級(jí)類目最簡單的方法就是按機(jī)構(gòu)職能（結(jié)合問題）進(jìn)行分類，如一個(gè)集團(tuán)企業(yè)（包括黨群組織）有行政管理職能又有業(yè)務(wù)管理職能，在管理過程中形成的文件材料實(shí)際上都屬于文書檔案，那么它的分類應(yīng)該為：1.文書檔案；1.1黨群行政，1.2業(yè)務(wù)。這里1.1黨群行政是按機(jī)構(gòu)分類。1.2業(yè)務(wù)是結(jié)合問題分類，從分類的標(biāo)準(zhǔn)上雖然缺乏統(tǒng)一性（一個(gè)是機(jī)構(gòu)、一個(gè)是問題），但按照檔案分類的習(xí)慣（機(jī)構(gòu)結(jié)合問題分類）是可行的，把相關(guān)問題的檔案集中在一起，便于保管和利用。
2.檔案分類與檔案實(shí)體整理、編目、排列不一致。在日常檔案的整理和編目中，往往存在著檔案分類與檔案實(shí)際的整理、編目、排列不相一致的現(xiàn)象，究其原因主要是檔案分類不是實(shí)質(zhì)性的分類，而是形式上的分類。要解決這個(gè)問題，檔案分類必須是“實(shí)類”而不應(yīng)是“虛類”，同時(shí)在編目中還應(yīng)強(qiáng)調(diào)和體現(xiàn)類的存在，否則就會(huì)失去分類的意義。如上所述的1 文書檔案；1.1 黨群行政，1.2 業(yè)務(wù)，在整理、編目和排列時(shí)就必須分開，黨群行政歸黨群行政，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)，不要分類是分開了，而實(shí)際編目和排列又不分開。既然有了類目，就必須按具體的類目去整理、編目和排列，因?yàn)榉诸惖哪康木褪菫榱税阉麄儏^(qū)分開來，便于保管和利用，否則就沒有必要把他們區(qū)分開來。
3.“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和混雜。檔案分類宜粗不宜細(xì)，過度細(xì)分檔案，反而容易造成類目條款對(duì)本企業(yè)業(yè)務(wù)涵蓋不全、不準(zhǔn)，為檔案的整理帶來人為的麻煩，不利檔案的收、管、用。在具體操作時(shí)要注意：
（1）按機(jī)構(gòu)設(shè)類與按問題設(shè)類時(shí)層次要少，標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。
（2）在體例結(jié)構(gòu)方面根據(jù)立檔單位的職能設(shè)置問題類目。取消機(jī)構(gòu)類目，在同一問題類目中，按機(jī)構(gòu)順序列舉歸檔范圍，如業(yè)務(wù)類下不分科室，按科室職能順序排列歸檔范圍條款即可。
（3）一級(jí)類目的設(shè)置同樣宜粗不宜細(xì)。如一般檔案的分類大綱（一級(jí)類目）可確定為：文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案、人事檔案（可按照本企業(yè)的特定職能進(jìn)行增減）。如有必要細(xì)分，可在各自的一級(jí)類目下再設(shè)若干個(gè)二級(jí)類目。便于相對(duì)集中存放和查找。尤其是今后實(shí)施電子化的文書檔案管理時(shí)，要查找所需的檔案信息，只要有確切的檢索標(biāo)識(shí)（而且還可以用模糊檢索），在瞬間就可以顯現(xiàn)出來，因此檔案分類方法將是一種粗線條的大綱式的模式。
（二）文書檔案人員自身理論水平和業(yè)務(wù)能力
目前文書檔案人員大多是非專業(yè)的，培訓(xùn)機(jī)會(huì)很少，因此在檔案材料收集、檔案分類、材料整理上常會(huì)出現(xiàn)使用、查詢時(shí)的障礙問題。因此，提高文書檔案人員自身素質(zhì)是非常重要的，而且隨著檔案利用群體及服務(wù)需求的與日俱增，必定要實(shí)施信息化、電子化的管理模式，這就需要不斷更新檔案管理方法與技術(shù)，因此對(duì)文書檔案人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力等方面提出了更高要求。
對(duì)于秘密文件歸檔時(shí)，雖然內(nèi)容不能流轉(zhuǎn)，但我們可將其文件目錄輸入微機(jī)，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全，又保證了上網(wǎng)文件的安全。文書檔案可以為公司改制方案的實(shí)施提供可靠的依據(jù)。實(shí)施公司現(xiàn)代化制度的改革，必須充分發(fā)揮好文書檔案信息的重要作用，特別是公司改制后，其產(chǎn)權(quán)性質(zhì)發(fā)生了根本性的變化，人事制度也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變，這就需要依照法律和行政法規(guī)等等，進(jìn)行有步驟地清產(chǎn)核資，清理債權(quán)債務(wù)、評(píng)估有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，而這些內(nèi)容必須有大量的檔案信息作為依據(jù)， 才能有效地進(jìn)行企業(yè)的改造兼并資產(chǎn)重組。實(shí)現(xiàn)文書檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，提高文書檔案管理的工作效率。將現(xiàn)代辦公技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理的重要途徑和發(fā)展方向。
二、加強(qiáng)公司文書檔案管理工作的建議
（一）公司對(duì)文書檔案的管理應(yīng)該予以高度重視，促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化在提高檔案管理水平的進(jìn)程中，一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視，加大資金投入，同時(shí)，企業(yè)檔案部門要加大對(duì)專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，全方位提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的飛躍。公司領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理作為日常性工作來抓，對(duì)各分公司的文書檔案從不同層面開展檢查、評(píng)比，檢查中出現(xiàn)問題的及時(shí)糾正，有突出成績的予以表彰，充分發(fā)揮文書檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，使其檔案管理的亮點(diǎn)及特色得到充分發(fā)揮。
（二）切實(shí)有效地提高文書檔案管理人員的素質(zhì)公司有計(jì)劃地安排文書檔案管理人員到兄弟公司交流學(xué)習(xí)，對(duì)通過自學(xué)或考學(xué)等方式提高學(xué)歷的人員應(yīng)給予支持和獎(jiǎng)勵(lì)，使高素質(zhì)文書檔案管理人才培養(yǎng)形成良性循環(huán)。
（三）加強(qiáng)電子文件管理和保護(hù)
文書檔案部門應(yīng)分門別類整理組盤。對(duì)于內(nèi)部文件，應(yīng)以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤：第一，按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二，將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找；對(duì)于外來紙質(zhì)文件，應(yīng)通過文秘部門處理，掃描成影像文件進(jìn)入本單位局域網(wǎng)絡(luò)，其傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。文件則應(yīng)嚴(yán)格按保密原則辦理。
（四）改善存放檔案的檔案室的條件
在總公司檔案室保存的檔案大多都是非常重要的文書和卷宗，如果檔案儲(chǔ)存室條件過于簡陋，那么就會(huì)造成檔案不必要的毀壞。從檔案技術(shù)保護(hù)上來說，影響檔案壽命的因素主要包括兩方面，一是檔案制成材料不佳，另一方面是檔案保管的環(huán)境不佳。檔案的制成材料是檔案員事先無法控制的，只能從改善檔案保護(hù)條件方面盡量延長檔案保管期限。比如，有些公司檔案室過于陰冷和潮濕，而有些公司檔案室未做好防蟲保護(hù)工作。這些都是我們應(yīng)該引起注意的問題。因此，我們要本著從科學(xué)管理出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)重視入手，依靠資金保證來解決這些問題。
摘要：隨著電力的飛速發(fā)展和電力改革的不斷深化，檔案管理工作也隨著發(fā)生了變化，面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得尤為重要，論述如何做好縣級(jí)供電公司檔案管理工作，更深入了解并做好檔案管理工作。
關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對(duì)策
Abstract: with the rapid development of electric power and the deepening of the reform of the power, file management also with the change, in the face of the new historical period, the new work needs, it is particularly important to file management, this paper discusses how well the county electric power supply company file management, more in-depth understanding and do the file management.
Keywords: file management; Problem; countermeasures
0縣級(jí)供電公司檔案管理現(xiàn)狀
縣級(jí)供電企業(yè)的檔案管理工作由于意識(shí)不強(qiáng)、制度不健全、人員配置不到位等原因，造成檔案管理工作處于被動(dòng)、滯后散亂、無人管理的狀態(tài)，致使企業(yè)檔案有效資源的開發(fā)與利用受到限制。
1 當(dāng)前縣級(jí)供電公司檔案管理存在的問題
（1）檔案意識(shí)不強(qiáng)。檔案的經(jīng)濟(jì)效益具有潛在性，它為企業(yè)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益往往無法在當(dāng)年體現(xiàn)，常常是間接或若干年后開始逐漸顯現(xiàn)。因此，檔案工作在一定程度上很難得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可。對(duì)檔案的重視程度又直接影響到檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員編制、檔案庫房的建立、檔案保管設(shè)施的配置以及檔案制度的建立與執(zhí)行。
（2）檔案管理制度不健全。多數(shù)縣級(jí)供電公司制定的檔案管理制度不夠健全，檔案未實(shí)行統(tǒng)一管理，有的雖建立了一些管理制度卻沒有依法遵規(guī)，檔案管理制度形同虛設(shè)，使檔案資料的收集、整理長期處于極端被動(dòng)狀態(tài)，造成文件資料堆積如山、丟失等現(xiàn)象。
（3）檔案人員待遇低、素質(zhì)參差不齊。由于檔案人員待遇低，所以有些縣級(jí)供電公司配置的檔案員素質(zhì)不高，如經(jīng)常是將一些老弱病殘的放在檔案室，有如養(yǎng)老院或身兼數(shù)職。
（4）對(duì)企業(yè)信息化、現(xiàn)代化趨勢(shì)認(rèn)識(shí)不足。有些縣級(jí)供電公司領(lǐng)導(dǎo)不能充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化和管理現(xiàn)代化的緊迫性，對(duì)企業(yè)利用數(shù)字檔案信息技術(shù)可以及時(shí)將所需信息進(jìn)行加工、處理、分析，快速反映，提出應(yīng)變辦法，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)知識(shí)知之甚少，致使數(shù)字檔案資源管理信息系統(tǒng)在縣級(jí)供電公司投入使用3年，仍有部分公司沒有發(fā)揮數(shù)字檔案的作用，造成檔案管理水平嚴(yán)重滯后。
（5）各項(xiàng)規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不到位。每到檢查工作發(fā)現(xiàn)問題，追其根源才發(fā)現(xiàn)原因?yàn)槿藛T對(duì)標(biāo)準(zhǔn)制度的學(xué)習(xí)不到位，理解不透徹。標(biāo)準(zhǔn)制度成了擺在桌子上的擺設(shè)。
2做好縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理的幾個(gè)途徑
（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)公司干部職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為公司發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與公司業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，要大力宣傳檔案工作，是公司領(lǐng)導(dǎo)、管理者、職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
（2）規(guī)范檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任。建立完善的檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)、檔案管理辦法、“三納入”、“四參加”、“四同步”等有關(guān)檔案管理健全檔案管理規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。明確職責(zé)，根據(jù)“檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)檔案整理、移交歸檔”要求，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。
（3）垂直管理，強(qiáng)化培訓(xùn)。在全省電力系統(tǒng)開展各專業(yè)進(jìn)行垂直管理，檔案專業(yè)也對(duì)縣公司實(shí)施垂直管理，針對(duì)縣級(jí)供電公司檔案人員學(xué)歷、工作能力、綜合管理素質(zhì)等相對(duì)較低，進(jìn)對(duì)各縣電力公司檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。電業(yè)局檔案人員深入各縣市供電公司，切實(shí)開展檔案調(diào)研摸底，采取到電業(yè)局檔案部門輪崗的辦法、現(xiàn)場(chǎng)觀摩與現(xiàn)場(chǎng)提問、現(xiàn)場(chǎng)解答進(jìn)行培訓(xùn)，手把手地教，通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，增強(qiáng)了檔案員的責(zé)任感與使命感，提高了檔案管理業(yè)務(wù)水平。
（4）跟蹤檢查促提升。在檔案專業(yè)實(shí)施垂直管理的過程中，不僅對(duì)縣級(jí)供電公司的檔案工作要進(jìn)行多次指導(dǎo)、培訓(xùn)，還要定期跟蹤、督促、檢查檔案工作的組織建設(shè)、信息化建設(shè)、制度建立、業(yè)務(wù)工作、檔案工作設(shè)施設(shè)備等方面的進(jìn)展。檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，使縣電力公司檔案工作步入正常運(yùn)行軌道。
（5）將檔案管理工作徹實(shí)納入到企業(yè)計(jì)劃、納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制中。讓管理層人員對(duì)檔案工作有一個(gè)正確的認(rèn)實(shí)，要及時(shí)研究解決檔案工作中的困難和問題，加大投入，著力解決好現(xiàn)實(shí)問題。要認(rèn)識(shí)到檔案工作是歷史、工作成果的最后沉淀；要認(rèn)識(shí)到歸檔工作是工作最終完結(jié)的一種體現(xiàn)。讓領(lǐng)導(dǎo)干部真正重視檔案工作，分配足夠合理的人力及財(cái)力資源，確保檔案工作的順利進(jìn)行以及提供保障檔案安全的環(huán)境。
3完善供電企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
（1）檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。
（2）經(jīng)過研究，一個(gè)主動(dòng)完成工作的人與被動(dòng)接受工作的人相比較，工作效率前者是后者2倍，完成結(jié)果也是大不相同。主動(dòng)就是不用別人告訴你，你就能出色地完成工作。次之，就是別人告訴你一次，你就能去做，再次之，就是別人告訴了他們兩次，他們才會(huì)去做，更次之，就是有些人只有在形勢(shì)所迫時(shí)才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，讓各管理人員發(fā)揮積極主動(dòng)性，變“要我做”為“我要做”。在上下同一標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，通過對(duì)檔案管理工作不斷創(chuàng)新使得檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。
（3）所有的標(biāo)準(zhǔn)制度都有，但執(zhí)行的力度卻不盡理想。如果對(duì)公司下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)制度不認(rèn)真進(jìn)行學(xué)習(xí)思考，依然按照老習(xí)慣老辦法在做工作。公司下發(fā)的檔案管理制度已非常全面，但做好檔案管理工作，不僅僅需要專職檔案人員來執(zhí)行這些制度及標(biāo)準(zhǔn)，更多層面還需要全體員工執(zhí)行及配合才能達(dá)到管理的閉環(huán)。管理制度、標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行具有“強(qiáng)制性”的特點(diǎn)，要執(zhí)行達(dá)到閉環(huán)，需要?jiǎng)佑眯姓侄?，將檔案管理徹實(shí)列入績效考核條款是保證執(zhí)行的方法之一，再次就是專職檔案人員要嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，對(duì)違反標(biāo)準(zhǔn)制度的人員不當(dāng)“老好人”，通過考核來規(guī)范公司人員的檔案工作行為，最終使得全公司人員自覺并習(xí)慣各類檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)制度的執(zhí)行，使得全公司檔案管理工作具有良性循環(huán)的氛圍。
（4）在檔案管理過程中，迎難而上，逐步向信息化、科學(xué)化邁進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的利用，創(chuàng)新利用的方式以達(dá)到資源共享的目的，使之與公司整個(gè)層面的管理形成合力。
4結(jié)束語
縣級(jí)供電企業(yè)通過提高檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格按照國家和上級(jí)檔案管理要求，認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，加大檔案軟硬件投入，進(jìn)一步加強(qiáng)好促進(jìn)的檔案管理工作，方能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞 供電公司 技術(shù)檔案管理
檔案管理工作是電力系統(tǒng)經(jīng)營管理工作中的一個(gè)重要組成部分，為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應(yīng)現(xiàn)代電力系統(tǒng)管理模式。那么，如何加強(qiáng)縣級(jí)供電公司電力系統(tǒng)檔案管理呢？
一、加強(qiáng)對(duì)電力系統(tǒng)檔案管理的認(rèn)識(shí)
1、電力企業(yè)檔案管理的重要性
電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識(shí)信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財(cái)富。然而從目前來看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)，從而真正為促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。
2、檔案工作內(nèi)容
a.文書材料的立卷：根據(jù)國家實(shí)行文書部門立卷的原則，為全面真實(shí)地反映一個(gè)企業(yè)的歷史面貌，及時(shí)地將企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)所形成的文書材料組成相應(yīng)的案卷。
b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對(duì)將要撤消部門或單位的文書檔案要及時(shí)收集，對(duì)所收集的檔案進(jìn)行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規(guī)律和原則加以科學(xué)地整理使其更加系統(tǒng)化。
c.檔案的檢索及保護(hù)：為了滿足大多數(shù)人對(duì)檔案的利用，編寫檔案目錄，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學(xué)方法對(duì)檔案加以有效的保護(hù)。
二、加強(qiáng)縣級(jí)供電公司電力系統(tǒng)檔案管理的策略
1、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)
隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，使檔案管理工作高效進(jìn)行。這就要求檔案人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進(jìn)工程施工現(xiàn)場(chǎng)，把握工程建設(shè)進(jìn)程，主動(dòng)參與到工程建設(shè)驗(yàn)收與評(píng)審活動(dòng)中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動(dòng)態(tài)，對(duì)于需要變更的資料要及時(shí)提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時(shí)，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識(shí)，要將檔案管理工作切實(shí)歸入企業(yè)管理工作中，主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對(duì)企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)。
2、建立健全的管理制度體系
為了提高檔案管理的有效性，要實(shí)施一整套統(tǒng)一的、科學(xué)的以及實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進(jìn)行。根據(jù)電力系統(tǒng)項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機(jī)制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當(dāng)電力工程開工的時(shí)候就進(jìn)行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進(jìn)度，在電力工程竣工的時(shí)候，檔案工作也要同步進(jìn)行，在這一過程中，一定要保證項(xiàng)目檔案的完整性與準(zhǔn)確性，在事前、事中、事后都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過各種有利的機(jī)會(huì)對(duì)電力系統(tǒng)的資料進(jìn)行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時(shí)進(jìn)行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時(shí)進(jìn)行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會(huì)議或者到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的方式加強(qiáng)學(xué)習(xí)與溝通。
3、加大對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)備投入
硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)。電力企業(yè)必須加大對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施投入。不光要建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應(yīng)的防火、防潮、防盜系統(tǒng)；更新檔案柜，使其符合國家標(biāo)準(zhǔn)；配備最先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)和刻錄機(jī)等，從而對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理并建立相應(yīng)的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質(zhì)量。
4、加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)
信息技術(shù)的迅速發(fā)展對(duì)電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業(yè)結(jié)合自身?xiàng)l件，盡快把檔案的信息化建設(shè)納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中，并予以實(shí)施。對(duì)于經(jīng)濟(jì)效益相對(duì)較好、現(xiàn)代化管理水平相對(duì)較高的電力企業(yè)，全面開展檔案信息化建設(shè)應(yīng)包括如下內(nèi)容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對(duì)電子文件和電子檔案進(jìn)行全程管理；三是通過建立企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)資源共享；四是積極開展非電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。
關(guān)鍵詞：自來水公司；檔案管理；問題；措施
1 對(duì)于自來水公司檔案管理的現(xiàn)狀的分析
自來水總公司主要經(jīng)營供水業(yè)務(wù)，承擔(dān)著為城市居民供給自來水的重要任務(wù)，為城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供著重要的供水保障。由于業(yè)務(wù)量巨大，要求自來水公司能對(duì)自己的業(yè)務(wù)有效地進(jìn)行管理，因此自來水公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時(shí)核查所記錄的公司業(yè)務(wù)。公司檔案立卷的主要內(nèi)容一般包括：第一，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的相應(yīng)的法規(guī)命令、指示決定、決議通知、任免計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、預(yù)決算方案以及其它規(guī)章制度等；第二，公司給上級(jí)部門的請(qǐng)示報(bào)告、工作計(jì)劃和對(duì)下級(jí)部門的批復(fù)；第三，公司同相應(yīng)單位的業(yè)務(wù)來往信件、協(xié)議合同等；第四，公司黨政會(huì)議的實(shí)時(shí)記錄、紀(jì)要、決定以及相應(yīng)的規(guī)章制度；第五，公司制定的計(jì)劃方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算記錄以及工作總結(jié)；第六，公司各種專業(yè)會(huì)議的記錄、文件、會(huì)議總結(jié)紀(jì)要以及相應(yīng)的與會(huì)材料；第七，其它具有信息價(jià)值的公司材料。當(dāng)前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設(shè)的加快，公司檔案信息逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，引入了計(jì)算機(jī)檢索，工作效率大幅度提升。
2 當(dāng)前自來水總公司檔案管理存在的主要問題
2.1 檔案資料信息缺乏全面性
檔案資料必須做到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和準(zhǔn)確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業(yè)務(wù)記錄填寫準(zhǔn)確度低，原始文書檔案的數(shù)據(jù)有很多缺失，檔案資料信息很不全面。
2.2 檔案管理信息化水平亟待進(jìn)一步發(fā)展，缺少統(tǒng)一管理
自來水公司業(yè)務(wù)范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負(fù)責(zé)的地下管網(wǎng)信息、設(shè)備信息、用戶信息，為公司業(yè)務(wù)的順利展開提供準(zhǔn)確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務(wù)水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對(duì)較低，很多檔案管理仍然依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統(tǒng)計(jì)利用過程出現(xiàn)步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設(shè)計(jì)圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，許多自來水公司之間的檔案缺乏統(tǒng)一管理，很多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態(tài)，公司需要對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，形成生產(chǎn)、運(yùn)行、收費(fèi)以及用戶服務(wù)一體的專業(yè)系統(tǒng)。
3 如何進(jìn)一步提高自來水公司檔案管理水平
3.1 加強(qiáng)對(duì)自來水公司檔案管理工作的重視程度
自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實(shí)現(xiàn)責(zé)任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務(wù)劃分、有合理的責(zé)任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設(shè)備要及時(shí)更新?lián)Q代，配備掃描儀、計(jì)算機(jī)、防磁柜等先進(jìn)的管理設(shè)備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時(shí)更新?lián)Q代，引入先進(jìn)的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優(yōu)質(zhì)紙等。
3.2 提高檔案管理信息化水平
信息化時(shí)代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統(tǒng)要引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，設(shè)計(jì)思路先進(jìn)、管理功能齊全、管理性能穩(wěn)定、管理界面友好、管理操作方便，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺(tái)供水機(jī)電設(shè)備設(shè)立相應(yīng)的電子檔案，其運(yùn)行中的各個(gè)參數(shù)都能通過電子檔案實(shí)時(shí)查詢核對(duì)，公司對(duì)該設(shè)備的運(yùn)行情況就有全面的了解。
3.3 提高檔案管理的使用效率
隨著城市供水規(guī)模的不斷擴(kuò)大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規(guī)模擴(kuò)大再生產(chǎn)提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對(duì)全面的施工設(shè)計(jì)檔案資料，這些可靠的技術(shù)參數(shù)檔案能為再次供水工程的施工設(shè)計(jì)提供準(zhǔn)確參考，從而節(jié)約設(shè)計(jì)工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。
3.4 加強(qiáng)自來水公司的檔案安全管理
由于自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設(shè)，在這個(gè)過程中需要我們注意提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設(shè)備參數(shù)、方案信息、預(yù)決算、流程圖、用戶信息等數(shù)據(jù)都必須按照內(nèi)部文件信息進(jìn)行權(quán)限歸檔，公司涉及的業(yè)務(wù)相關(guān)信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進(jìn)先關(guān)計(jì)算機(jī)安全技術(shù)保障檔案信息系統(tǒng)的安全性，提高檔案管理的安全性。
4 結(jié)語
隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)展要求，進(jìn)一步提高自來水公司檔案管理水平，高度重視自來水公司的檔案管理工作，使自來水公司檔案管理信息化水平再上一個(gè)新的臺(tái)階，提高檔案管理的使用效率，加強(qiáng)自來水公司的檔案安全管理。在國家的高度重視，在行業(yè)人士的不斷努力下，自來水公司檔案管理工作必定會(huì)與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，卓有成效，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和歷史文化研究，這也是信息時(shí)代自來水公司檔案人所努力的方向。
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[關(guān)鍵詞] 檔案 流程 信息化
隨著油田開發(fā)建設(shè)，基建工程項(xiàng)目建設(shè)的作用越來越大，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統(tǒng)的一項(xiàng)重要的工作。為此，在做好工程建設(shè)的同時(shí)，必須做好工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。
一、工程建設(shè)檔案管理面臨的問題
石油開發(fā)中心成立時(shí)間晚，又經(jīng)歷了跨躍式發(fā)展，產(chǎn)量逐年攀升，隊(duì)伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據(jù)實(shí)際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說檔案管理工作是從零起步、從頭開始，成立之初面臨很多困難和問題：
1.重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識(shí)淡薄
石油開發(fā)中心成立以來一直保持著高速發(fā)展，為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，往往更注重工程的有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。
2.檔案歸檔不及時(shí)，質(zhì)量存在缺陷
中心建設(shè)參建單位多，且工期長、人員變動(dòng)大，因此各單位對(duì)建設(shè)過程中形成的資料也未及時(shí)收集和妥善保管，檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒有檔案。這些現(xiàn)象導(dǎo)致工程檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護(hù)和利用帶來困難等問題。
3.檔案管理制度不健全
由于檔案室屬于起立時(shí)間較晚的部門，各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度幾乎為零，歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實(shí)用的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔。
4.重紙質(zhì)文件歸檔，輕電子歸檔
一直以來，有個(gè)誤區(qū)檔案就是收集工程建設(shè)過程的紙制資料進(jìn)行歸檔，沒有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理。
5.利用檔案意識(shí)差，檔案利用率低
往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問題也沒有單位或部門想到利用檔案。工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享，未能發(fā)揮應(yīng)有作用。
二、工程建設(shè)檔案管理措施
1.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
沒有規(guī)矩，不成方圓。石油開發(fā)中心檔案室成立伊始，就把制度建設(shè)放在重中之重。根據(jù)國家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)同，結(jié)合中心工程建設(shè)情況實(shí)際，從頭開始，完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進(jìn)行明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。
2.實(shí)施同步跟蹤管理，做好過程控制
項(xiàng)目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，才知道項(xiàng)目檔案還有整理要求，需要專業(yè)的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，這時(shí)往往積累了很多工作需要處理，要做很多無用功。因此，為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。
3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲(chǔ)和利用方式
開發(fā)一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件。要加強(qiáng)電子檔案的管理,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,為工程建設(shè)管理服務(wù)。石油開發(fā)中心目前所有工程檔案已實(shí)現(xiàn)PDF與紙制文件同步歸檔，沒有對(duì)應(yīng)電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過程也逐漸發(fā)揮了應(yīng)有作用，節(jié)約人力，方便快捷。今后檔案管理也會(huì)更加重視電子檔案的作用，加強(qiáng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲(chǔ)數(shù)字化，徹底改變存儲(chǔ)和利用方式，讓檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
4.開發(fā)利用檔案信息，充分發(fā)揮檔案作用
做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開發(fā)利用檔案信息，而通過利用檔案體現(xiàn)檔案的作用反過來也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。工程參建單位技術(shù)、施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的管理、設(shè)計(jì)及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對(duì)于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。每當(dāng)工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
5.推行信息化集成系統(tǒng)，提升安全級(jí)別
檔案館的安全管理工作無外乎外部安全管理和內(nèi)部安全管理兩個(gè)方面。外部安全管理主要包括：門、窗、空氣質(zhì)量的安全管理工作，內(nèi)部安全管理包括：工作環(huán)境（人身健康），庫房空氣質(zhì)量（防塵、防蟲）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護(hù)（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護(hù)等。石油開發(fā)中心檔案館注重硬件建設(shè)，建成一個(gè)具有庫房溫濕度數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、自動(dòng)采集，新風(fēng)、回風(fēng)殺菌、過濾與控制系統(tǒng)，安全電視監(jiān)控系統(tǒng)，出入口控制即門禁控制系統(tǒng)、用電安全監(jiān)控系統(tǒng)，火災(zāi)報(bào)警與消防聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)等多功能的信息化集成管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了安全、高效、可靠、經(jīng)濟(jì)、節(jié)能、環(huán)保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護(hù)、消防滅火、用電安全等管理過程中諸多無法解決的老大難問題，提高了管理效率，提升了庫藏檔案材料安全級(jí)別，降低了設(shè)備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環(huán)境。標(biāo)志著檔案館管理模式向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、節(jié)能低碳集成管理模式發(fā)展。
6.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
要做到專職和專業(yè)。專職，是指檔案管理人員要單獨(dú)定崗定編定職能，上級(jí)部門要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個(gè)工作有較好的延續(xù)性；專業(yè)，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，涉及到法律、物理、化學(xué)等多門學(xué)科，決不是某些人認(rèn)為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性。為此，要派具有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，做到高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
同時(shí)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識(shí)，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展。其次對(duì)工程技術(shù)、參建單位人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
檔案管理工作一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，除以上措施外，最重要一點(diǎn)還是增強(qiáng)各參建單位檔案意識(shí)，要加大宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)參建單位及人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，爭取各方面的配合與支持，提高他們做好工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感。只有檔案管理的所有參與部門都提高重視程度，才能真正做好檔案管理工作。
一、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平
要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須同時(shí)重視檔案工作。檔案管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以實(shí)際行動(dòng)去做好自己分內(nèi)的檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量和工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。然而如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做好工作，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點(diǎn)：
加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知。許多企業(yè)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)企業(yè)可有可無，因此，加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)企業(yè)的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。
愛崗敬業(yè)。企業(yè)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。
二、加強(qiáng)現(xiàn)有資源的綜合利用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理
隨著改革的不斷深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。比如檔案數(shù)量的不斷增加，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的問題。
增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，認(rèn)真的工作態(tài)度和樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要有充實(shí)的專業(yè)知識(shí)，不斷開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。
不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)有資源，整理檔案。目前，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，減輕檔案管理工作者手動(dòng)整理的繁瑣工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
三、加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)
由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。
提高專業(yè)認(rèn)識(shí)水平，不斷強(qiáng)化繼續(xù)教育。首先，要解決檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)問題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要作用，認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本方向在于檔案管理人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。
加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全運(yùn)行機(jī)制。這是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造必要的條件。建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。
關(guān)鍵詞：檔案管理；有效開展；方式
一、檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個(gè)關(guān)系問題
（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系
工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國以來，我國檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。
（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系
工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級(jí)發(fā)展階段，在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。
（三）創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系
學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方。
（四）創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系
創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。
二、服務(wù)手段創(chuàng)新
（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)
隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”
檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動(dòng)上傳收集
目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
（四）開展在線服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
三、拓展服務(wù)領(lǐng)域
（一）信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體
由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
（二）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)
處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。
（三）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享
