時(shí)間：2023-05-24 17:04:40
序論：在您撰寫(xiě)檔案管理四性原則時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的概述
在過(guò)去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中的主要核心是行政部門(mén)的管理，這種管理較為單一化和扁平化，而現(xiàn)代企業(yè)制度嚇得企業(yè)檔案管理則更為全面和立體，這種管理制度將多個(gè)部門(mén)多個(gè)管理進(jìn)行結(jié)合，其工作核心由從前單一的行政檔案管理專(zhuān)項(xiàng)以資產(chǎn)為橋梁的企業(yè)資產(chǎn)檔案管理。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息量呈爆炸式增長(zhǎng)，這對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，因此現(xiàn)代企業(yè)檔案管理更多的需要應(yīng)用科學(xué)的管理知識(shí)和更高效的技術(shù)進(jìn)行復(fù)雜海量信息的管理，這也是區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)之一。
二、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的四大原則
（一）真實(shí)性原則
企業(yè)檔案管理的作用之一就是為企業(yè)的發(fā)展提供可參考信息，在當(dāng)下激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)下，一個(gè)企業(yè)能否做出正確合適的決策取決于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確無(wú)誤的真實(shí)信息。因此，確保信息的真實(shí)性是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的原則之一，在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，務(wù)必要將信息進(jìn)行過(guò)濾篩選，核實(shí)其來(lái)源的可靠性與真實(shí)性。
（二）系統(tǒng)性原則
要保證檔案管理工作的高效性，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理就必須保證其組織架構(gòu)完整且完善，這也就是系統(tǒng)化原則的體現(xiàn)。這種系統(tǒng)化原則能夠使得現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更加高效、清晰和規(guī)范提高企業(yè)查找、讀取和保存信息的效率，從而提高企業(yè)運(yùn)作效率。
（三）全面性原則
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的全新格局之下，現(xiàn)代企業(yè)所需要處理和管理的信息范圍極為廣闊，當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，互聯(lián)網(wǎng)逐漸接入到商業(yè)社會(huì)之中，這讓企業(yè)的貿(mào)易范圍也實(shí)現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)張，在這種大環(huán)境下，企業(yè)面臨著信息范圍廣泛、信息成分復(fù)雜的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，這使得企業(yè)檔案管理不再僅僅局限于過(guò)去單純的檔案收集和整理，其要對(duì)各種各樣的信息進(jìn)行全方位的收集和管理。
（四）有效性原則
現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中一定要遵循信息有效性原則，這種有效性通常被分為兩種，信息的時(shí)間有效性和價(jià)值有效性?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息通常都具有極高的時(shí)效性，許多信息都是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)，因此對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理而言，在信息采集和信息管理上務(wù)必保證時(shí)間有效性，這樣才能高效進(jìn)行貿(mào)易。第二個(gè)則是價(jià)值有效性，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的海量信息下，存在大量的無(wú)效信息需要在檔案管理工作中進(jìn)行有效的排除。
三、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視程度不高
由于企業(yè)檔案管理工作并不能夠?yàn)槠髽I(yè)直接生成經(jīng)濟(jì)效益，許多現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理的重視程度并不高，認(rèn)為在企業(yè)管理中，這項(xiàng)工作的存在必要性不大。這種問(wèn)題的產(chǎn)生歸根結(jié)底是企業(yè)對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠清晰和深刻，不明確這項(xiàng)工作的職責(zé)所在及其重要性。
（二）企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式落后于時(shí)代
許多企業(yè)在檔案管理工作上缺乏與時(shí)俱進(jìn)的工作理念和工作方式，當(dāng)下，我國(guó)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，過(guò)去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度早已落伍，不再適用于當(dāng)下復(fù)雜且海量的信息處理及采集，并且多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，并不能夠全身心地投入到檔案管理工作中，隨著人事調(diào)動(dòng)，其所管理的檔案也將發(fā)生變動(dòng)。除此之外，許多企業(yè)在當(dāng)下社會(huì)仍舊采用落后的紙質(zhì)檔案管理，這種檔案管理對(duì)于如今的海量信息而言效率極低，對(duì)企業(yè)檔案管理造成極大的不便。由于當(dāng)下許多企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作缺乏一定的安全保障。
四、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的相應(yīng)對(duì)策
（一）加強(qiáng)企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度
企業(yè)需更加重視現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，完善整個(gè)檔案管理系統(tǒng)，建立有效的工作機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部對(duì)于該項(xiàng)工作的認(rèn)知和學(xué)習(xí)，明確其職能和重要性，是企業(yè)內(nèi)部從上到下充分意識(shí)到企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重大意義，通過(guò)這樣的手段促使企業(yè)完善企業(yè)檔案管理的制度，提高企業(yè)檔案管理的工作效率。
（二）加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練
企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練，定期舉行檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)以提升相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，使其明確自身職責(zé)所在，掌握現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的知識(shí)和技能，相關(guān)人員務(wù)必專(zhuān)職專(zhuān)崗，保證其工作效率。對(duì)于企業(yè)的老職工，因主要以企業(yè)檔案管理的技術(shù)轉(zhuǎn)化為主，例如：對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代所需的計(jì)算機(jī)檔案管理技能。而對(duì)于新入職的管理人員，則首先需要對(duì)他們進(jìn)行最基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其明確其中的專(zhuān)業(yè)性理論知識(shí)，可以采用一幫一的模式，讓具有工作經(jīng)驗(yàn)的老職員帶新職員，形成互幫互助的模式和學(xué)習(xí)風(fēng)氣，全方面提升企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。
（三）采用現(xiàn)代化信息化的辦公技術(shù)，提升工作理念
隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式也需要與時(shí)俱進(jìn)，過(guò)去對(duì)于企業(yè)檔案管理單一的認(rèn)識(shí)已經(jīng)落伍，檔案管理部門(mén)需要具備與時(shí)代同步的工作理念，采用先進(jìn)的信息化辦公方法，將容易腐朽丟失且浪費(fèi)資源和空間的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為高效便捷的計(jì)算機(jī)檔案管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，運(yùn)用科學(xué)的手段工作，提高檔案管理的效率。
（四）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全性
企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，因此必須保證企業(yè)檔案管理的安全性，才能保證企業(yè)安全有效地運(yùn)作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的保密制度，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行制度上的約束，以保證其不會(huì)在工作過(guò)程中將企業(yè)檔案和信息外泄，一旦發(fā)現(xiàn)泄密者，務(wù)必嚴(yán)加查辦，并給予嚴(yán)厲處分，以保證企業(yè)檔案的安全性。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全也成為了人們的焦點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極普及互聯(lián)網(wǎng)安全知識(shí)，讓員工了解和意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全隱患的嚴(yán)重性，加大IT部門(mén)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全工作的工作力度，保證企業(yè)檔案的安全性。
[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資
[作者簡(jiǎn)介] 徐禮祥，中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中圖分類(lèi)號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資對(duì)于促進(jìn)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來(lái)我國(guó)加大了對(duì)固定資產(chǎn)項(xiàng)目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（下稱(chēng)項(xiàng)目檔案），項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、種類(lèi)繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。由于項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和真實(shí)反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國(guó)家對(duì)項(xiàng)目檔案管理要求越來(lái)越嚴(yán)格，要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，沒(méi)有經(jīng)過(guò)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收不合格不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，給項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
項(xiàng)目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，所以項(xiàng)目檔案管理既涉及到項(xiàng)目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項(xiàng)目檔案管理分工中項(xiàng)目建設(shè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成，而檔案工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項(xiàng)目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項(xiàng)目檔案形成前項(xiàng)目文件的控制，同時(shí)由于項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和對(duì)項(xiàng)目檔案管理不夠重視，很難保證項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項(xiàng)目檔案管理中運(yùn)用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個(gè)項(xiàng)目管理的生命周期，對(duì)于提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。
一、實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則的意義
項(xiàng)目檔案全程管理原則要求在項(xiàng)目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”把檔案管理要求納入項(xiàng)目計(jì)劃中，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程有效控制。項(xiàng)目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項(xiàng)目管理，提出檔案管理要求；項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件資料管理工作；項(xiàng)目竣工檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收前，進(jìn)行檔案初檢，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；對(duì)歸檔后的項(xiàng)目檔案實(shí)行科學(xué)管理和利用。
（一）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量
項(xiàng)目建設(shè)人員往往只注重項(xiàng)目建設(shè)本身，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒(méi)有足夠重視。同時(shí)，由于項(xiàng)目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識(shí)薄弱，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)形成項(xiàng)目文件資料的格式、版本、載體沒(méi)有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項(xiàng)目文件為復(fù)印件，項(xiàng)目文件內(nèi)容由鉛筆書(shū)寫(xiě)，歸檔項(xiàng)目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項(xiàng)目文件形成前，對(duì)項(xiàng)目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項(xiàng)目文件歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在的問(wèn)題，實(shí)行事后補(bǔ)救措施。所以，項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。
（二）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔完整性
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個(gè)階段中產(chǎn)生的重要項(xiàng)目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期一般較長(zhǎng)，短則2～3年，長(zhǎng)則5～6年。這些特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過(guò)被動(dòng)地接收歸檔項(xiàng)目文件，而不實(shí)行全程管理原則，融入整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，很難做到項(xiàng)目檔案管理完整和齊套。通過(guò)全程管理原則，檔案工作人員明確每個(gè)階段需歸檔的項(xiàng)目文件材料，并向項(xiàng)目管理人員提出要求，注重平時(shí)積累，有計(jì)劃地收集項(xiàng)目文件，避免在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)收集各階段需歸檔的項(xiàng)目文件。
（三）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及到項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個(gè)單位對(duì)項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目檔案形態(tài)存在很大差異，沒(méi)有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項(xiàng)目檔案規(guī)范性問(wèn)題只有通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門(mén)全程參與項(xiàng)目管理，與設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項(xiàng)目統(tǒng)一的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。并在項(xiàng)目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對(duì)規(guī)范的執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。
（四）全程管理原則有利于促進(jìn)項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用
項(xiàng)目檔案管理實(shí)行全程管理原則，檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始參加項(xiàng)目管理，并通過(guò)檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個(gè)項(xiàng)目組的檔案意識(shí)。項(xiàng)目組檔案意識(shí)的提高，對(duì)項(xiàng)目檔案價(jià)值有了充分的了解，有利于項(xiàng)目建設(shè)中和項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組查詢(xún)利用項(xiàng)目檔案，發(fā)揮項(xiàng)目檔案應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，制約了項(xiàng)目檔案的提供利用和檔案信息開(kāi)發(fā)，檔案人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，熟悉項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)意識(shí)，有利于檔案工作人員主動(dòng)提供檔案查詢(xún)服務(wù)，有利于檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。
二、全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用
全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理水平，但全程管理是一項(xiàng)原則，在項(xiàng)目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認(rèn)為，可以通過(guò)前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來(lái)貫徹執(zhí)行全程管理原則。
（一）通過(guò)前端控制貫徹全程管理原則
檔案工作人員一般不參與項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評(píng)估、可行性研究和上報(bào)審批等前期工作，在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒(méi)有介入。檔案部門(mén)往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項(xiàng)目檔案沒(méi)有及時(shí)得到檔案部門(mén)指導(dǎo)，難以達(dá)到規(guī)范要求。全程管理原則要求項(xiàng)目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，從項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就參與其中，制定項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項(xiàng)目開(kāi)工之前，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項(xiàng)目建設(shè)人員檔案管理意識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)能力。
（二）通過(guò)合同管理貫徹全程管理原則
通過(guò)合同約束參建單位項(xiàng)目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢(shì)?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。”將項(xiàng)目檔案納入合同中進(jìn)行管理，與項(xiàng)目參建單位簽訂合同時(shí)，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時(shí)間，明確各方責(zé)任，必要時(shí)建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。
（三）通過(guò)檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則
項(xiàng)目檔案管理制度對(duì)于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過(guò)項(xiàng)目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項(xiàng)目檔案管理意識(shí)融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段和每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)人員的思想中，在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中，就會(huì)主動(dòng)按照要求進(jìn)行檔案管理工作。
有的單位沒(méi)有項(xiàng)目檔案管理制度，或者只有項(xiàng)目檔案管理制度，而沒(méi)有落實(shí)到具體的項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項(xiàng)目檔案管理制度。同時(shí)，針對(duì)不同的項(xiàng)目，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定符合本項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況的項(xiàng)目檔案管理辦法，明確本項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔計(jì)劃和歸檔質(zhì)量，約束項(xiàng)目參建單位和項(xiàng)目建設(shè)人員。項(xiàng)目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理制度的宣傳落實(shí)工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案全程管理原則。
（四）通過(guò)檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則
項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員希望管理好項(xiàng)目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，往往只能被動(dòng)接收項(xiàng)目檔案，對(duì)所接收的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識(shí)和檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過(guò)在項(xiàng)目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項(xiàng)目檔案歸檔前管理，確保了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)兼職檔案員可以彌補(bǔ)專(zhuān)職檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺乏。兼職檔案員偏重于項(xiàng)目文件歸檔前的管理工作，專(zhuān)職檔案員偏重于項(xiàng)目檔案歸檔后的管理工作，通過(guò)專(zhuān)職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。
三、結(jié) 語(yǔ)
檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。一個(gè)項(xiàng)目建成后留下兩個(gè)有形的東西，一個(gè)是工程實(shí)體，另一個(gè)就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個(gè)有機(jī)整體。通過(guò)全程管理原則，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價(jià)值。
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一、行政事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的原則
（一）規(guī)范與靈活相統(tǒng)一的原則。在事業(yè)單位檔案管理中，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來(lái)實(shí)施，以達(dá)到制度的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于不同的單位有著不同的規(guī)模，工作特點(diǎn)也不盡相同。因此，其管理制度與制度規(guī)范沒(méi)有統(tǒng)一要求。各個(gè)事業(yè)行政單位的檔案管理部門(mén)要按照相關(guān)部門(mén)的特點(diǎn)進(jìn)行不斷的總結(jié)。逐步建立起一套全面、完善且符合本單位實(shí)際情況的制度管理體系。
（二）權(quán)益與職責(zé)兼容的原則。在事業(yè)單位檔案管理制定時(shí)，要分工明確且規(guī)定工作范圍及權(quán)限。如事業(yè)行政單位檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)目標(biāo)的制定、檔案管理工作任務(wù)對(duì)其進(jìn)行不定期檢查和相關(guān)指導(dǎo)等。另一方面，如果忽略工作人員相關(guān)權(quán)益就會(huì)極大的影響工作人員的工作熱情，進(jìn)而影響整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展。建立行政事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)需要在明確相關(guān)責(zé)任的同時(shí)，也要注重保護(hù)相關(guān)工作人員的合法權(quán)益。因此，在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理的職責(zé)與權(quán)益，做到兩者兼顧。
（三）制定與執(zhí)行相互并重原則。按照有關(guān)部門(mén)自身特點(diǎn)進(jìn)行不斷探索、總結(jié)，形成一套科學(xué)、合理、系統(tǒng)的檔案管理制度尤為重要。例如，在檢驗(yàn)檔案管理制度是否符合本單位發(fā)展需求，是否能夠高效的調(diào)動(dòng)工作人員積極性等，最關(guān)鍵的就是考察制度執(zhí)行情況。因此，在事業(yè)行政單位進(jìn)行管理時(shí)，在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)，使制度更加合理化、人性化、規(guī)范化。
（四）動(dòng)靜結(jié)合原則?，F(xiàn)如今，隨著社會(huì)改革不斷深入，事業(yè)行政單位的各項(xiàng)管理制度也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身情況不斷完善改進(jìn)現(xiàn)行檔案管理制度，使我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)逐步與世界接軌的同時(shí)，行政化事業(yè)也逐步走上國(guó)際化道路。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理時(shí)存在的相關(guān)問(wèn)題及其原因
（一）檔案管理重視程度不夠。由于有些事業(yè)單位對(duì)于檔案管理制度的相關(guān)法律法規(guī)貫徹力度不足，存在認(rèn)識(shí)缺陷，使單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視，造成了工作混亂狀態(tài)。
（二）檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱。目前，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度仍然存在不夠完善、監(jiān)督不到位、管理不規(guī)范、組卷不符合要求等問(wèn)題，造成了嚴(yán)重的工作混亂狀況。例如，有些單位沒(méi)有開(kāi)展檔案建立工作或著沒(méi)有按照法律程序就擅自銷(xiāo)毀應(yīng)該分類(lèi)、歸檔、保存的文件資料。
（三）設(shè)備落后。由于單位對(duì)相關(guān)管理制度重視程度不夠、缺乏資金使許多單位檔案管理部門(mén)設(shè)備落后、辦公條件較差、檔案管理現(xiàn)代化落實(shí)不到位。例如，個(gè)別單位存在檔案室和庫(kù)房簡(jiǎn)陋，辦公條件差，未實(shí)現(xiàn)檔案室、接待室和辦公室的三分開(kāi)，很多單位的檔案保護(hù)設(shè)備配置嚴(yán)重缺乏等問(wèn)題。
（四）管理人員不穩(wěn)定業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠。很多單位對(duì)于檔案管理的重要性和專(zhuān)業(yè)性認(rèn)識(shí)不到位，使人員變動(dòng)頻繁，難以形成真正的專(zhuān)業(yè)能手。例如，有些檔案管理部門(mén)，搞月月培訓(xùn)，而相關(guān)檔案人員卻一直是新手，在檔案管理崗位上，缺乏固定人員進(jìn)行管理。
（五）檔案資源利用不完善。由于事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的整理、收集、保管工作過(guò)于注重，忽略了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該充分的利用這一寶貴資源，使之發(fā)揮最大作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新之路與相關(guān)方法
（一）建立健全檔案管理制度。第一，科學(xué)合理的建立檔案管理制度，使各種規(guī)章制度切實(shí)符合本單位檔案管理工作的實(shí)際需求；第二，建立檔案管理制度時(shí)，要求相關(guān)制度簡(jiǎn)明扼要、具有良好的可操作性、簡(jiǎn)單實(shí)用，才能更好的發(fā)揮規(guī)章制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用；第三，要求制度約束時(shí)具有地位的平等性，建立的相關(guān)制度，要能約束各個(gè)層次的成員即包括職工、領(lǐng)導(dǎo)等，同時(shí)作為制度的主要執(zhí)行者和制定者的職工和領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持制度約束的平等性是制度順利實(shí)施的重要保證；第四，獎(jiǎng)罰分明，檔案部門(mén)是各種規(guī)章制度的管理者和執(zhí)行者，在規(guī)章制度執(zhí)行時(shí)，要保障制度執(zhí)行的公平性、合法性、嚴(yán)肅性，切實(shí)做到有過(guò)必糾、有功必獎(jiǎng)、獎(jiǎng)罰分明。
（二）深化改革提升管理水平。事業(yè)單位要定期組織學(xué)習(xí)檔案管理制度、加強(qiáng)宣傳、提高重視程度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)檢查與指導(dǎo)，建立一套切實(shí)可行的考核制度及質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)管理制度的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。
（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)提高工作質(zhì)量。檔案管理改革創(chuàng)新的首要目的是合理開(kāi)發(fā)資源、提高工作效率、延長(zhǎng)檔案使用壽命，為了滿(mǎn)足新時(shí)代下檔案管理的相關(guān)要求，使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用于檔案管理建設(shè)中顯得尤為重要。第一，相關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)信息化管理，及時(shí)準(zhǔn)確的傳遞信息，保證檔案管理的時(shí)效性；第二，相關(guān)管理部門(mén)利用掃描儀、計(jì)算機(jī)等新型設(shè)備對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行精確保存，進(jìn)行相關(guān)技術(shù)處理，使相關(guān)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，從而切實(shí)保證檔案的備份；第三，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新，提供持續(xù)高效的檔案管理服務(wù)，以達(dá)到檔案信息資源的有效共享，既提高了工作效率與質(zhì)量，又方便了廣大民眾的需求。
（四）強(qiáng)化相關(guān)單位檔案保密工作。第一，嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于庫(kù)房選址建造有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行庫(kù)房門(mén)窗加固防治被盜；第二，指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)看管庫(kù)房，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)人；第三，培養(yǎng)庫(kù)房管理人員時(shí)，強(qiáng)化對(duì)保密文檔和保管文檔的正確區(qū)分。
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書(shū)檔案管理；堅(jiān)持原則
作者簡(jiǎn)介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國(guó)網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連培訓(xùn)中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）
中圖分類(lèi)號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2013）27-0176-02
文書(shū)檔案，即作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的公文。它具有三個(gè)特征：一是它的形成者是黨和國(guó)家的各級(jí)機(jī)關(guān)及社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，也包括以個(gè)人名義出現(xiàn)而代表一定組織的負(fù)責(zé)人；二是它產(chǎn)生于公務(wù)活動(dòng)，是公務(wù)活動(dòng)實(shí)踐的結(jié)晶，具有參考性、憑證性、信息存儲(chǔ)性；三是它是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，這種轉(zhuǎn)化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對(duì)日后工作有一定的參考價(jià)值，按一定規(guī)律集中存放而形成文件的組合。
文書(shū)檔案管理是企業(yè)管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業(yè)中的文書(shū)檔案一般歸屬于企業(yè)黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱(chēng)綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業(yè)文書(shū)檔案管理必須堅(jiān)持的原則進(jìn)行了闡述。
一、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的保密化原則
文書(shū)檔案如同科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，文書(shū)的秘密程度可分為：絕密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受重大損害的公文；機(jī)密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家重要秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重?fù)p害的公文；秘密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家一般秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受一定損害的公文；內(nèi)部文件——是指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜公開(kāi)或不必對(duì)社會(huì)公開(kāi)，只限在國(guó)內(nèi)某系統(tǒng)、某單位內(nèi)部使用的公文。
電力企業(yè)文書(shū)檔案的秘密級(jí)別也可依據(jù)以上規(guī)定劃分，但絕密文件、機(jī)密文件極少，只是秘密文件或大量的內(nèi)部文件。電力企業(yè)把自身的安全穩(wěn)定當(dāng)做生存發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書(shū)檔案管理必須從維護(hù)企業(yè)的根本利益出發(fā)，從維護(hù)職工隊(duì)伍的穩(wěn)定局面出發(fā)，堅(jiān)持保密化原則。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，現(xiàn)代通信、辦公自動(dòng)化設(shè)備的普及，使泄密渠道增多，高新技術(shù)被廣泛運(yùn)用于竊密活動(dòng)，保密及防范工作無(wú)論從形式到內(nèi)容都面臨著許多挑戰(zhàn)。為此，文書(shū)檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現(xiàn)代意識(shí)和創(chuàng)新姿態(tài)，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發(fā)展的步伐，不斷更新保密手段，增強(qiáng)技術(shù)防范能力和檢查能力。
堅(jiān)持文書(shū)檔案管理保密化原則，要采取被實(shí)踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責(zé)任制落實(shí)到人。機(jī)要秘書(shū)和文書(shū)檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負(fù)責(zé)部門(mén)，這些人員和部門(mén)要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為己任，力爭(zhēng)做到保密工作不出現(xiàn)任何紕漏。
但是在堅(jiān)持文書(shū)檔案管理保密化原則的同時(shí)，也要正確處理好保密工作與企業(yè)中心工作的關(guān)系。文書(shū)檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書(shū)檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴(yán)格劃分保密等級(jí)，做好保密工作的同時(shí)，要盡量公開(kāi)文書(shū)檔案的范圍，該放開(kāi)的一定放開(kāi)，堅(jiān)決破除文書(shū)檔案管理的神秘化色彩。
二、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化原則
文書(shū)檔案固然是文書(shū)，但是并不是所有的文書(shū)都是文書(shū)檔案，只能說(shuō)文書(shū)是文書(shū)檔案的基礎(chǔ)和來(lái)源。文書(shū)檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學(xué)管理方法。文書(shū)檔案管理要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，或者說(shuō)文書(shū)檔案工作要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。電力企業(yè)盡管有其獨(dú)特性，但是在文書(shū)檔案管理上卻不能獨(dú)出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》，又要遵循上級(jí)主管部門(mén)指定的各種文書(shū)檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴(yán)格執(zhí)行。即在文書(shū)檔案管理的實(shí)際工作中，對(duì)文書(shū)檔案的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，都要實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以求得協(xié)調(diào)統(tǒng)一的最佳的程序與效益。
文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容很多，可以說(shuō)包羅萬(wàn)象，其中主要內(nèi)容包括：專(zhuān)業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、制成材料標(biāo)準(zhǔn)以及文書(shū)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等標(biāo)準(zhǔn)。如：文書(shū)來(lái)源的標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)，可分為對(duì)外文件（簡(jiǎn)稱(chēng)發(fā)文，是指本單位向外單位包括上級(jí)部門(mén)發(fā)出的文件）、收來(lái)文件（簡(jiǎn)稱(chēng)收文，是指外單位包括上級(jí)部門(mén)送至的文件）、內(nèi)部文件（是指限于本單位內(nèi)部制定、運(yùn)行和使用的文件）。按文書(shū)的行文關(guān)系和行文方向的標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)，可分為上行文（是指下級(jí)單位向隸屬的上級(jí)單位報(bào)送的行文）、平行文（是指同級(jí)或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位對(duì)所屬的下級(jí)單位的行文）。再如：文書(shū)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)是在企業(yè)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤(pán)等）必須立卷歸檔，歸檔的文書(shū)必須準(zhǔn)確反映企業(yè)工作的真實(shí)歷史面貌，歸檔文書(shū)必須進(jìn)行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業(yè)職代會(huì)工作報(bào)告、黨委工作總結(jié)、黨委及總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要、企業(yè)的重要命令、決定、通報(bào)等，均符合歸檔要求，理所當(dāng)然地列為文書(shū)檔案。
文書(shū)檔案管理堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價(jià)值。
三、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的信息化原則
文書(shū)按物質(zhì)載體大致可分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、電子文件四種。其中，紙質(zhì)文件是指用紙張印刷、書(shū)寫(xiě)的文件。感光介質(zhì)文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質(zhì)文件是指以磁帶、磁盤(pán)等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計(jì)算機(jī)磁帶文件和磁盤(pán)文件、磁光盤(pán)文件等。電子文件是指借助于電子計(jì)算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。
在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的歷史階段，文書(shū)檔案中幾乎全是紙質(zhì)文件，充其量有少許感光介質(zhì)文件。而當(dāng)今是一個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)鋪天蓋地。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對(duì)獨(dú)立等優(yōu)勢(shì)，綜合了報(bào)刊、廣播、電視、圖書(shū)、錄音錄像等媒介的所有優(yōu)點(diǎn)，而文書(shū)檔案中的四種物質(zhì)載體都可以運(yùn)行于信息化網(wǎng)絡(luò)中，如其中的紙質(zhì)文件經(jīng)過(guò)掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業(yè)中盛行無(wú)紙化辦公，大量公文可以通過(guò)上網(wǎng)公布、審閱、批復(fù)等。文書(shū)檔案的信息化潮流勢(shì)不可擋，越來(lái)越廣泛地運(yùn)用于文書(shū)檔案管理中。
檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，而且可以在網(wǎng)絡(luò)上完成檢索查詢(xún)，也給使用者提供了方便。但是也應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，由于紙質(zhì)文件具有保存壽命長(zhǎng)的優(yōu)點(diǎn)，具有原始性、真實(shí)性、權(quán)威性以及法律地位不可替代性的特點(diǎn)，它在文書(shū)檔案中的主導(dǎo)地位是不可動(dòng)搖的。
為此，堅(jiān)持文書(shū)檔案信息化的出發(fā)點(diǎn)是要堅(jiān)持管理現(xiàn)代化，也就是文書(shū)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，其主要標(biāo)志是文書(shū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)用于檔案的接收、編目、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作。另外，可采用信息化網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)與現(xiàn)代化技術(shù)相配套的文書(shū)檔案科學(xué)管理方法和組織手段。如紙質(zhì)文件易磨損，當(dāng)前許多電力企業(yè)將紙質(zhì)文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿(mǎn)足了使用者的需要，而且使紙質(zhì)文件得以有效保護(hù)。
四、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的最大化利用原則
具體而言，企業(yè)文書(shū)有五個(gè)作用：一是指導(dǎo)作用。文書(shū)是上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具。上級(jí)單位通過(guò)指示、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等公文，對(duì)下級(jí)單位的工作進(jìn)行具體的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)。這些公文一經(jīng)發(fā)出，下級(jí)單位必須執(zhí)行。離開(kāi)了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態(tài)。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規(guī)范作用。企業(yè)通過(guò)公文的法律、法令、法規(guī)、規(guī)章制度一經(jīng)制定和生效，必須堅(jiān)決執(zhí)行。它們不僅是企業(yè)員工的行為準(zhǔn)則，也是企業(yè)員工進(jìn)行各項(xiàng)工作、開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的具體依據(jù)。三是溝通作用。上下級(jí)或平級(jí)單位是通過(guò)公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的。通過(guò)公文能及時(shí)處理具體問(wèn)題，獲得相關(guān)信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開(kāi)展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，或針對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中普遍存在的問(wèn)題或認(rèn)識(shí)偏差，通過(guò)啟發(fā)誘導(dǎo)，使員工明白確立什么立場(chǎng)，堅(jiān)持什么原則，應(yīng)該怎么做的同時(shí)，還要說(shuō)明為什么要這樣做。五是憑證和依據(jù)作用。各種公文反映了制發(fā)單位的意圖，同時(shí)也是證實(shí)這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問(wèn)題的依據(jù)。
文書(shū)通過(guò)收集、選擇、整理而轉(zhuǎn)化為文書(shū)檔案。企業(yè)文書(shū)檔案的作用盡管不完全等同于文書(shū)的作用，但是絕不能小瞧了這些“昨日黃花”。文書(shū)檔案是企業(yè)公務(wù)活動(dòng)的查考憑據(jù)，是企業(yè)管理的必要因素，是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要依據(jù)，是企業(yè)重大活動(dòng)的反映材料，是宣傳教育職工真實(shí)生動(dòng)的素材，也是企業(yè)管理者與領(lǐng)導(dǎo)者依法決策的參謀。文書(shū)檔案管理的落腳點(diǎn)，就是充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定現(xiàn)行文書(shū)，文書(shū)檔案也有著重要的借鑒作用，可使之保持連續(xù)性、可行性、一貫性。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；科技檔案；檔案管理；工作思路
從當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問(wèn)題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素有很大關(guān)系。為了盡可能地杜絕此類(lèi)問(wèn)題再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強(qiáng)科技原始資料、科技檔案分類(lèi)、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進(jìn)行科技項(xiàng)目的研究或?yàn)榭萍紤?yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來(lái)，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實(shí)施科技檔案管理工作是非常有意義的。
一、企業(yè)科技檔案管理的原則
參考相關(guān)文獻(xiàn)及筆者工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實(shí)施，需要遵循以下原則：
其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分析管理的原則，合理地實(shí)施科技檔案管理，可以對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理，如根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的內(nèi)容及其作用，合理分類(lèi)科研準(zhǔn)備方面、研究實(shí)驗(yàn)方面的、總結(jié)鑒定驗(yàn)收方面的檔案，并進(jìn)行有針對(duì)性的控制，以此來(lái)提高科研檔案管理效果。
其二，維護(hù)檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類(lèi)等工作實(shí)施的過(guò)程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的使用價(jià)值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實(shí)施科技檔案管理的過(guò)程中，還要注意遵循維護(hù)檔案的完整與安全的原則，對(duì)涵蓋企業(yè)全部活動(dòng)所產(chǎn)生的各種檔案文書(shū)進(jìn)行監(jiān)管，并且嚴(yán)格監(jiān)督檔案整理、分類(lèi)等工作，避免檔案被破壞。
二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路
相關(guān)調(diào)查顯示，國(guó)內(nèi)企業(yè)科技檔案管理存在一些問(wèn)題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質(zhì)不高等，導(dǎo)致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對(duì)此種情況，應(yīng)當(dāng)結(jié)合科技檔案實(shí)際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計(jì)劃、有目的地實(shí)施各項(xiàng)檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對(duì)此，筆者的建議是：
首先，建立科學(xué)檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序?？萍紮n案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果。它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性?；诖?，應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進(jìn)而統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合理實(shí)施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。
其次，加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大科研項(xiàng)目檔案中明確了科技的成果及研究過(guò)程，對(duì)于有效應(yīng)用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點(diǎn)科研項(xiàng)目檔案的使用價(jià)值，科技檔案管理實(shí)施中應(yīng)當(dāng)將重大科研項(xiàng)目檔案管理作為重點(diǎn)任務(wù)或內(nèi)容來(lái)對(duì)待，將此項(xiàng)工作的責(zé)任具體落實(shí)到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認(rèn)真對(duì)待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項(xiàng)目檔案。
最后，加大科技檔案的開(kāi)發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導(dǎo)致檔案查閱既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建科研檔案信息化平臺(tái)，以便更好地開(kāi)發(fā)利用科技檔案。
三、結(jié)束語(yǔ)
因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素影響，導(dǎo)致目前我國(guó)一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價(jià)值，致使科技檔案在企業(yè)部門(mén)之中的應(yīng)用效果不佳，未能促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。對(duì)此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理、加強(qiáng)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價(jià)值。
【參考文獻(xiàn)】
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【關(guān)鍵詞】檔案管理土地管理對(duì)策
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
一．前言
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，土地管理越來(lái)越重要，土地檔案管理是土地管理不可或缺的一環(huán)，是國(guó)家檔案重要的有機(jī)組成部分。土地檔案管理的好壞影響著能否有效、科學(xué)地管理好土地，能否合理地利用好土地資源?，F(xiàn)階段土地檔案管理存在著沒(méi)有建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)、對(duì)土地檔案管理不夠重視、管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題，對(duì)此，必須采取土地檔案管理體制改革、健全土地管理法律法規(guī)、提高管理人員素質(zhì)等對(duì)策。
二．土地檔案管理工作中存在的問(wèn)題
如今我國(guó)的土地檔案管理工作中存在著與社會(huì)發(fā)展不相協(xié)調(diào)的方面，不能滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)土地信息的要求。主要存在以下問(wèn)題。
1.沒(méi)有建立統(tǒng)一的土地檔案管理網(wǎng)絡(luò)，沒(méi)有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。歸檔工作時(shí)檔案工作的起點(diǎn)，雖然國(guó)家對(duì)歸檔材料等已有了明確規(guī)定，但在實(shí)際工作中還存在著該歸檔的沒(méi)歸檔等現(xiàn)象。
2.土地檔案數(shù)字化程度不高，利用率較低。
雖然隨著社會(huì)發(fā)展，出現(xiàn)了以照片、光盤(pán)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的電子檔案，但電子檔案僅僅是這幾年才出現(xiàn)的，而以往那些數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)照相、掃描等方法進(jìn)行數(shù)字化處理，這是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作。由于土地檔案數(shù)字化程度不高和出于安全考慮，無(wú)法利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)土地檔案在線查詢(xún)，滿(mǎn)足不了社會(huì)需求，造成土地檔案利用率低。
3.土地檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。隨著科技的進(jìn)步，一些新技術(shù)逐步應(yīng)用到土地檔案管理方面，這就對(duì)土地檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，而我國(guó)檔案管理人員的培訓(xùn)還是沿用著十幾甚至幾十年前的老教材，使用這些老教材培養(yǎng)出的管理人員自然滿(mǎn)足不了檔案管理技術(shù)的需求。
三．土地檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策
1．建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)對(duì)土地檔案工作的統(tǒng)一管理是土地檔案完整、齊全、規(guī)范的重要保證。在一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)，針對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一、可行性高的標(biāo)準(zhǔn)和程序，并要求各部門(mén)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和程序執(zhí)行，并定期進(jìn)行檢查。
2.促進(jìn)檔案管理工作，開(kāi)發(fā)利用檔案信息。土地檔案管理對(duì)于國(guó)土資源管理來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)很重要的工作。檔案管理工作搞好了，就會(huì)有利于土地資源工作的有效開(kāi)展。近幾年來(lái)，土地檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)電腦化管理，將土地檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類(lèi)業(yè)務(wù)提供依據(jù)，業(yè)務(wù)人員可依據(jù)電腦提供的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)更好地開(kāi)展土地管理。
3.深化土地檔案管理體制改革。在國(guó)家統(tǒng)一管理的前提下，各有關(guān)部門(mén)要認(rèn)真做好用地的規(guī)劃、保護(hù)、利用和建設(shè);所有土地的權(quán)屬變更，必須報(bào)土地管理部門(mén)審查，統(tǒng)一辦理批準(zhǔn)手續(xù)?？h以上各級(jí)地方人民政府要根據(jù)統(tǒng)一管理土地的原則，健全土地檔案管理機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格土地檔案管理工作。按“管用分離、協(xié)調(diào)配合、分工明確”的原則，理順土地檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的關(guān)系。土地檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)土地的協(xié)調(diào)配合，其他部門(mén)依據(jù)用地性質(zhì)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)管理。
4.對(duì)所有檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。在實(shí)現(xiàn)土地檔案管理信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程中，首要要采取科學(xué)合理地技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，建立一套合理的、完整的管理制度，對(duì)土地檔案進(jìn)行有效的管理。做到將土地檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處。首先要對(duì)土地檔案管理程序進(jìn)行調(diào)整，將土地檔案管理工作程序規(guī)范化。其次要統(tǒng)一流程，使得各地方、各土地檔案管理部門(mén)的管理章程擺脫由于處理方式不一、流程不同意的窘迫境地。最后要對(duì)相關(guān)土地檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行完善和健全，采取新的土地檔案管理法規(guī)對(duì)土地檔案進(jìn)行管理。
5.大力推進(jìn)信息化建設(shè)。土地檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必經(jīng)之路，是深化土地檔案管理社會(huì)化服務(wù)的必然要求。由于我國(guó)前期并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化的應(yīng)用，所以加強(qiáng)信息化建設(shè)要制定一份有效的計(jì)劃。加快土地檔案數(shù)字信息化建設(shè)，適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好的服務(wù)社會(huì)。在土地檔案管理的信息化過(guò)程中要始終堅(jiān)持如下原則：
（一）效益原則。效益原則是土地檔案信息化建設(shè)的首要遵循的原則，它包含了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，并一直貫穿數(shù)字檔案建設(shè)的始終。
（二）滿(mǎn)足利用者需求原則。土地檔案信息化得實(shí)現(xiàn)將從根本上改變檔案保管者與檔案的利用者之間的關(guān)系，利用者需要利用檔案信息時(shí)是提交利用需求后被動(dòng)等待檔案的到來(lái)，能否得到所需的土地檔案信息有很大的不確定性，進(jìn)行土地檔案信息化管理的目的之一就是要最大限度的滿(mǎn)足土地檔案利用者的需求，使使用更加主動(dòng)和方便。
（三）協(xié)調(diào)發(fā)展原則，主要是指在土地檔案管理信息化過(guò)程中，各部門(mén)要分工合作，協(xié)調(diào)一致，以共同促進(jìn)土地檔案管理信息化的發(fā)展和早日實(shí)現(xiàn)。
（四）落實(shí)土地檔案歸檔雙軌制原則，是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡中必須堅(jiān)持的原則。
6.做好檔案利用過(guò)程中的保密工作。要在制度建設(shè)上下功夫。土地檔案管理部門(mén)，要根據(jù)具體情況，有針對(duì)性地對(duì)不同的檔案使用人員、檔案使用范圍進(jìn)行不同層次的劃分，可規(guī)定不同的審批手續(xù)，確保使用檔案的工作有章可循。在工作中，要嚴(yán)格遵守土地檔案管理保密制度，要確保在檔案使用中不失密、不泄密，要做到文件的完整無(wú)缺。
7.積極探索檔案管理的新方法。在土地檔案管理工作中，逐步實(shí)現(xiàn)檔案“四化”目標(biāo)：一是要實(shí)現(xiàn)檔案形成規(guī)范化，二是要實(shí)現(xiàn)檔案整理系統(tǒng)化，三是要實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)科學(xué)化，四是要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
8.加強(qiáng)學(xué)習(xí)和宣傳，推進(jìn)依法治檔工作。土地檔案管理者要充分利用多種形式，認(rèn)真學(xué)習(xí)和宣傳檔案法規(guī)。在學(xué)習(xí)和宣傳中，要注重實(shí)效，不走過(guò)場(chǎng)。要深刻領(lǐng)會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，確保提高。同時(shí)在土地檔案管理工作中要依法治檔，把依法治檔工作落實(shí)到檔案工作中。
9.健全土地檔案管理法律機(jī)制，完善土地檔案管理法律法規(guī)體系。我國(guó)基本確立和完善了土地管理體系和機(jī)制，圍繞土地管理體系和機(jī)制制定的各項(xiàng)法律、法規(guī)。借鑒各國(guó)在土地檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，在堅(jiān)持基本法律、法規(guī)的前提下，依法制定專(zhuān)項(xiàng)法規(guī)，細(xì)化土地檔案的管理。因此，我國(guó)土地檔案管理法律、法規(guī)的改革趨勢(shì)應(yīng)注重制定專(zhuān)項(xiàng)法規(guī)。
10.努力提高從業(yè)人員素質(zhì)，提高土地檔案管理水平。土地檔案管理要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的要求，就必須努力提高土地檔案管理工作者的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，不僅要對(duì)在職檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，還要對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行正規(guī)的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，要對(duì)土地檔案內(nèi)容提前了解，在工作中要做到有的放矢，為今后建檔工作打好基礎(chǔ)，確保土地檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
四．結(jié)束語(yǔ)
在土地檔案管理現(xiàn)代化和信息化過(guò)程中，既要結(jié)合工作實(shí)際，還要將信息化、現(xiàn)代化滲透到土地檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，不僅能提高對(duì)土地檔案資源的利用效率和管理效率，還能對(duì)土地管理進(jìn)行有效的監(jiān)控，響應(yīng)可持續(xù)利用、可持續(xù)發(fā)展、建設(shè)節(jié)約型社會(huì)的口號(hào)，以促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展。
一、高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
隨著信息技術(shù)的普及，電算化的會(huì)計(jì)檔案逐漸在各個(gè)單位和部門(mén)當(dāng)中得以應(yīng)用，并取得了良好的效果。在高校的財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案起到了不可替代的作用，是各項(xiàng)會(huì)計(jì)工作得以展開(kāi)的基礎(chǔ)。高校的會(huì)計(jì)檔案記錄著高校中的財(cái)務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，因此高校必須重視對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理。
（一）會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息的重要來(lái)源和載體
會(huì)計(jì)檔案對(duì)于提高高校的會(huì)計(jì)工作水平具有極大的意義。會(huì)計(jì)檔案能夠促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的制度化管理及操作的規(guī)范性。會(huì)計(jì)檔案管理起到了會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)性作用，在管理過(guò)程中必須按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)由專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)中包含著賬目信息、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等重要的數(shù)據(jù)信息。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)行使得賬簿、報(bào)表等內(nèi)容的管理更加的便捷、系統(tǒng)，也使得數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)更加的方便。
（二）會(huì)計(jì)檔案的收集工作
隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，系統(tǒng)中所包含的會(huì)計(jì)檔案和信息將會(huì)不斷增加，高校必須對(duì)這些信息進(jìn)行定期的收集、分類(lèi)和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應(yīng)當(dāng)對(duì)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，防止系統(tǒng)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。在數(shù)據(jù)存入前要先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止意外情況的發(fā)生。對(duì)于存儲(chǔ)有重要信息的會(huì)計(jì)電算化設(shè)備，在日常工作的過(guò)程中要做好安全保護(hù)，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時(shí)，還要定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，確認(rèn)文件的保存限期，對(duì)于一些沒(méi)有價(jià)值的信息應(yīng)當(dāng)及時(shí)的刪除或更新，防止系統(tǒng)的過(guò)載。
二、高校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識(shí)滯后
會(huì)計(jì)檔案的管理需要應(yīng)用到現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，并且要充分利用現(xiàn)有的會(huì)計(jì)信息資源，將其有效地應(yīng)用到日常的會(huì)計(jì)信息管理過(guò)程中。然而，我國(guó)高校的會(huì)計(jì)管理現(xiàn)狀是管理人員普遍缺乏會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)和概念，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容單一、管理簡(jiǎn)單，尤其是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的電算化管理沒(méi)有引起關(guān)注，管理意識(shí)十分的落后。在管理部門(mén)和人員的組織上也沒(méi)有投入應(yīng)有的力度，管理人員的專(zhuān)業(yè)能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對(duì)外界人員開(kāi)發(fā)，讓財(cái)務(wù)部門(mén)的人員進(jìn)行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的丟失和篡改。
（二）會(huì)計(jì)檔案資料收集不齊全，忽視對(duì)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理
會(huì)計(jì)檔案中包含著重要的會(huì)計(jì)信息，如會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。在進(jìn)行這些資料的管理時(shí)應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)信息的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，將存根、銀行賬單、上級(jí)文件等進(jìn)行分類(lèi)管理。在會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，對(duì)數(shù)據(jù)的分類(lèi)尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。
（三）會(huì)計(jì)檔案管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性
高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理普遍缺乏科學(xué)合理的方法。首先在操作上就沒(méi)有根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理制度》中的相關(guān)要求來(lái)執(zhí)行。此外，大多數(shù)高校都沒(méi)有建立起適合高校自身工作特點(diǎn)的會(huì)計(jì)檔案管理體系，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的管理過(guò)程混亂無(wú)序，各部門(mén)之間沒(méi)有配合。高校會(huì)計(jì)檔案的管理人員素質(zhì)也普遍偏低，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的要求。部分學(xué)校在會(huì)計(jì)檔案管理上投入的經(jīng)費(fèi)明顯不足，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理場(chǎng)所狹小、混亂，極易導(dǎo)致信息的丟失。
在會(huì)計(jì)管理觀念上，許多會(huì)計(jì)檔案管理人員仍然遵循著傳統(tǒng)的管理理念，在管理方法上缺乏科學(xué)性和有效性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的整理十分混亂。在會(huì)計(jì)檔案的移交和銷(xiāo)毀方面也缺乏完善的制度，一些已經(jīng)過(guò)期的賬單、憑證等沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的處理，造成了人力資源和管理經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。
（四）輕視會(huì)計(jì)檔案對(duì)高校發(fā)展的作用
由于受到傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性引起重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案的管理只是簡(jiǎn)單的收集資料、整理數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致高校在會(huì)計(jì)檔案管理方面投入的人力物力嚴(yán)重不足，影響了會(huì)計(jì)檔案功能與作用的發(fā)揮。
三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
（一）加強(qiáng)普及宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識(shí)
會(huì)計(jì)檔案管理是高校在發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要工作內(nèi)容，是考察高校經(jīng)濟(jì)狀況、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾罁?jù)。為此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)極大對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的宣傳工作，普及《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)高校管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)，將會(huì)計(jì)檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容在進(jìn)行。
（二）健全高校會(huì)計(jì)檔案管理制度，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案事業(yè)發(fā)展
會(huì)計(jì)檔案中包含著豐富的內(nèi)容，這使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量，在管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)制定完善的計(jì)劃和方案，最終形成一個(gè)完善的高校會(huì)計(jì)檔案管理制度。高校的會(huì)計(jì)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)與其他部門(mén)建立良好的溝通與合作渠道，根據(jù)高校的發(fā)展實(shí)際，建立切實(shí)可行的管理體系，使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作有良好有效的依據(jù)。與此同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，提高會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。高?？梢詮臋n案分類(lèi)、借閱制度、檔案移交等方面進(jìn)行制度的完善。
（三）遵循會(huì)計(jì)檔案管理原則
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是會(huì)計(jì)檔案管理的主要依據(jù)，在實(shí)際的工作與管理過(guò)程中，高校的會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，并且與其他部門(mén)共同做好會(huì)計(jì)信息的核實(shí)與監(jiān)督工作。在會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，如完整性原則、簡(jiǎn)易性原則、安全性原則和保密性原則等。
（四）積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理會(huì)計(jì)檔案
在會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展和完善的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)積極地與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來(lái)。通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大的提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率。高校在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理。管理人員只需要將會(huì)計(jì)信息輸入到系統(tǒng)中，就可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)的分類(lèi)、整理、檢索等過(guò)程。相關(guān)財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)人員只需要登錄系統(tǒng)就可以對(duì)需要的信息進(jìn)行及時(shí)的調(diào)用。這樣不僅節(jié)省了管理的時(shí)間，還能限制系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，提高了會(huì)計(jì)信息的安全性。
四、結(jié)語(yǔ)
