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【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；房地產(chǎn)；合同管理；方法
一、引言
房地產(chǎn)公司合同管理是房地產(chǎn)公司內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。本文就內(nèi)部控制下的房地產(chǎn)公司合同管理方法為主題，分別從房地產(chǎn)公司合同管理常見的問題以及完善房地產(chǎn)公司合同管理方法兩個角度進(jìn)行分析，希望可以對我國房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展起到一定的幫助作用。
二、房地產(chǎn)公司合同管理常見的問題
（一）合同訂立缺乏嚴(yán)格的審核程序，導(dǎo)致合同內(nèi)容出現(xiàn)問題
目前，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來越快，房地產(chǎn)行業(yè)更是如火中天地發(fā)展著。房地產(chǎn)公司的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都離不開經(jīng)濟(jì)合同，每一份合同都和房地產(chǎn)公司的經(jīng)濟(jì)利益有很大的聯(lián)系，而近幾年房地產(chǎn)市場比較火爆，企業(yè)利潤可觀，一部分房地產(chǎn)公司往往忽視合同的管理，覺得合同管理不是公司的重要經(jīng)濟(jì)行為。殊不知合同一旦出現(xiàn)了問題，會給企業(yè)帶來無法挽回的損失，對一些小企業(yè)甚至?xí)霈F(xiàn)滅頂?shù)臑?zāi)難，究其原因，主要是合同管理不到位，在合同訂立方面是由于缺乏嚴(yán)格的審核程序，具體工作人員忽視合同中的一些細(xì)節(jié)問題，而導(dǎo)致合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、合同條款不合理造成的。
（二）合同執(zhí)行過程中監(jiān)管不到位，導(dǎo)致合同執(zhí)行不力
在合同的執(zhí)行過程中必須要有一些必要的監(jiān)管行為，這樣才可以保證合同的順利執(zhí)行，也可以降低房地產(chǎn)公司的風(fēng)險。在實(shí)際工作中，有許多的房地產(chǎn)公司往往會忽視對合同執(zhí)行的監(jiān)管工作或者監(jiān)管不是非常完善和科學(xué)。這樣一來容易造成合同執(zhí)行不力，甚至出現(xiàn)合同違約的現(xiàn)象，給公司造成不必要的損失，所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明白合同的執(zhí)行并不是一個人或是一個部門的事情，在監(jiān)管的過程中需要許多的部門一同來完成，這樣才可以保證合同及時有效地執(zhí)行，確保公司的經(jīng)濟(jì)利益不受損失。
（三）對合同管理缺乏正確的認(rèn)識
由于合同的內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)曾給某些房地產(chǎn)公司造成非常嚴(yán)重的麻煩，許多房地產(chǎn)公司也都予以借鑒，大多都提高了對合同制定的重視程度，但是大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)尤其是一些小型房地產(chǎn)企業(yè)，在合同制定并簽訂結(jié)束之后便認(rèn)為結(jié)束了，對合同后期的管理沒有統(tǒng)一的管理流程，僅僅只是將合同交給相關(guān)的人員，對合同未執(zhí)行完畢的一些細(xì)節(jié)沒有后續(xù)跟進(jìn)，更沒有對合同進(jìn)行復(fù)審的環(huán)節(jié)，這樣除了制定和簽訂的人員之外，其他工作人員對合同的內(nèi)容并不是很了解，很容易導(dǎo)致合同未執(zhí)行完畢的部分出現(xiàn)拖拉、甚至違約現(xiàn)象，給企業(yè)造成不必要的損失。
三、完善房地產(chǎn)公司合同管理的方法
（一）建立起一套完善的適合本公司的合同管理制度
在內(nèi)部控制下的合同管理部分，房地產(chǎn)公司需要根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的引導(dǎo)，并結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)和戰(zhàn)略目標(biāo)，制定一套合理的適合自己的合同管理制度。合同管理制度對合同涉及的各部門職責(zé)要有明確的規(guī)定，對合同制定、簽訂、執(zhí)行及后續(xù)管理各環(huán)節(jié)均要有詳細(xì)明確的規(guī)定，做到合同制定前、制定中、制定后均要有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，切實(shí)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益不受損失。
（二）設(shè)立規(guī)范的組織機(jī)構(gòu)
房地產(chǎn)公司要想管理好經(jīng)濟(jì)合同需要建立規(guī)范的組織機(jī)構(gòu)。首先，需要對相關(guān)員工進(jìn)行必要的培訓(xùn)工作，要讓他們在思想上對合同管理的工作加以重視；其次，需要建立一個專門的部門對合同進(jìn)行嚴(yán)格管理，合同管理部門的人員必須是能力強(qiáng)、素質(zhì)高、經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的員工；最后，需要根據(jù)房地產(chǎn)公司的具體情況來制定合同管理體系，使企業(yè)的合同管理制度更加完善。
（三）加強(qiáng)對合同各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理
房地產(chǎn)企業(yè)想要加強(qiáng)對合同的管理，就必須加強(qiáng)合同各階段的審核監(jiān)督工作。
1.加強(qiáng)合同制定前的管理。首先需要對制定合同的規(guī)范非常熟悉，對合同的訂立內(nèi)容充分了解；其次，了解合同對方的各方面情況，確保對方當(dāng)事人具備合同履約能力；另外，對于涉及專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同要組織法律、技術(shù)及相關(guān)人員參與談判。
2.對合同制定中的監(jiān)督，要對合同的細(xì)節(jié)部分加以重視，防止在合同中出現(xiàn)漏洞，給企業(yè)造成不必要的損失。在這個環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照企業(yè)合同簽訂程序進(jìn)行，相關(guān)部門及人員對合同按程序進(jìn)行審核，特別注意合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，合同各項(xiàng)條款是否簽訂明確等。
3.合同履行過程中的監(jiān)督及控制。一是如果在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)條款有誤、對方有欺詐行為，或國家政策變更、市場變化等客觀情況發(fā)生，可能或已經(jīng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益造成不利影響時，應(yīng)及時按程序上報并和對方協(xié)商變更或解除合同事宜。二是合同履行中有糾紛的，及時安排相關(guān)部門及人員與對方協(xié)商解決，協(xié)商無法解決的按約定選擇仲裁或訴訟。三是加強(qiáng)合同登記的管理和監(jiān)督，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、登記和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況。另外，定期將相關(guān)員工集結(jié)起來，讓他們總結(jié)在此段時間內(nèi)合同各環(huán)節(jié)所遇到的問題和不足，并確定改進(jìn)方案，防止以后出現(xiàn)同樣的問題。
四、結(jié)束語
隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)管理方面便會出現(xiàn)各種各樣的問題，比較重要的一點(diǎn)就是合同管理問題。本文以內(nèi)部控制下的房地產(chǎn)公司合同管理方法為題，分別從房地產(chǎn)公司合同管理常見的問題以及完善內(nèi)部控制下的房地產(chǎn)公司合同管理方法兩方面進(jìn)行分析，提出了一些對房地產(chǎn)公司來說相對適用的方法，希望可以為一些房地產(chǎn)企業(yè)加強(qiáng)合同管理方面有所幫助，從而達(dá)到提高房地產(chǎn)公司的經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益的目的。最后，衷心的祝愿房地產(chǎn)行業(yè)能夠順利發(fā)展，再上一個新的臺階。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]電力物資采購；合同管理；采購合同風(fēng)險；應(yīng)對措施
中圖分類號：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0066-01
1 電力物資采購合同風(fēng)險的分析
電力物資采購合同管理的各個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險，筆者認(rèn)為可以將其歸納為如下幾個方面（見表1）。
2 電力物資采購合同風(fēng)險的應(yīng)對措施
2.1 構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度
第一，電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門的設(shè)置和相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行界定，在組建內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)時考慮必要的控制措施，從而使組織設(shè)置自開始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個原則：一方面是不相容職務(wù)分離，即授權(quán)與執(zhí)行分離、執(zhí)行與審核分離、執(zhí)行與記錄分離等；另一方面是組織機(jī)構(gòu)相互牽制，即部門在授權(quán)范圍內(nèi)職權(quán)不受外界干預(yù)、合同需經(jīng)不同部門會簽并保證在有關(guān)部門進(jìn)行相互檢杳等。
第二，電力物資采購合同管理的授權(quán)批準(zhǔn)控制。在電力物資采購活動發(fā)生前，電力公司要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對相關(guān)部門及人員處理業(yè)務(wù)的權(quán)限進(jìn)行控制，對采購合同的合法性及合規(guī)性進(jìn)行審批，從而確保各項(xiàng)活動的發(fā)生都經(jīng)過正當(dāng)授權(quán)，促使合同管理活動的合法及有效。
第三，電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關(guān)人員素質(zhì)考核的控制，貫穿于人員招收、培訓(xùn)以及使用的過程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務(wù)相適應(yīng)（包括主管機(jī)構(gòu)及人員、合同承辦及管理人員、相關(guān)法律部門人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。
2.2 發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善
第一，制定電力物資采購合同管理的審計(jì)監(jiān)督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計(jì)監(jiān)督辦法，對合同管理工作的合法性、規(guī)范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關(guān)的內(nèi)控制度的建立健全及有效性進(jìn)行審查和評價。在電力物資采購合同管理的審計(jì)監(jiān)督過程中，電力公司要高效執(zhí)行合同管理審計(jì)監(jiān)督辦法，結(jié)合電力物資采購合同管理的實(shí)踐活動來及時發(fā)現(xiàn)合同條款中存在的不嚴(yán)密、不規(guī)范及其他問題，為電力物資采購合同管理有效實(shí)施過程控制提供依據(jù)。
第二，事前、事中和事后審計(jì)的緊密結(jié)合。內(nèi)部審計(jì)要以電力物資采購合同管理的事前審計(jì)和事中審計(jì)為切入點(diǎn)，以事后審計(jì)為落腳點(diǎn)，采用合適的審計(jì)方法，從需求計(jì)劃、供貨商資質(zhì)、合同簽訂、合同履行、合同終結(jié)等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程的審計(jì)監(jiān)督，從而對采購過程合同管理狀況提出審計(jì)意見。
第三，開展專項(xiàng)審計(jì)。對重點(diǎn)項(xiàng)目或電力物資采購金額較大的項(xiàng)目，內(nèi)部審計(jì)部門要組織實(shí)施合同管理方面的專項(xiàng)審計(jì)，針對合同管理的授權(quán)控制、組織控制、責(zé)任控制、目標(biāo)控制、流程控制以及法紀(jì)控制制度進(jìn)行測試和評價，對不健全或已過時的控制制度，提醒相關(guān)管理部門進(jìn)行及時制訂或修訂，從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。
2.3 構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理
電力物資采購合同管理屬于動態(tài)管理，從合同簽訂前的準(zhǔn)備工作到履行終結(jié)，電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環(huán)境之中。為此電力公司要根據(jù)在內(nèi)部審計(jì)及日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題，根據(jù)電力物資采購合同管理及內(nèi)控管理的相關(guān)對應(yīng)，圍繞電力物資采購合同管理的周期，將合同訂立、合同執(zhí)行、合同變更、合同付款、合同結(jié)算、合同履行、合同歸檔分析等納入統(tǒng)一管理，建立嚴(yán)謹(jǐn)完善的合同管理業(yè)務(wù)流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門職責(zé)明確，合同管理相關(guān)的各部門可全程跟蹤合同的會簽、審核、執(zhí)行、統(tǒng)計(jì)、分析等過程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態(tài)，從而切實(shí)提高電力物資采購合同管理的規(guī)范性和效率。
2.4 其他措施
第一，加強(qiáng)電力物資采購合同履約過程的管理。電力公司要加強(qiáng)電力物資采購合同的履約管理，嚴(yán)格按照電力物資采購合同約定的設(shè)備生產(chǎn)工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等履行合同，同時在電力物資采購合同履行過程中，做好相關(guān)資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對設(shè)備的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量以及付款狀況進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的積累和管理，遇到有糾紛發(fā)生的情況，也可以在協(xié)商不能解決的條件下，為準(zhǔn)確及時運(yùn)用法律解決問題提供證據(jù)材料。
第二，提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)。一方面，電力物資管理部門應(yīng)定期聘請相關(guān)法律人員、財務(wù)人員及電力技術(shù)人員等舉辦諸如合同法規(guī)、合同知識和財會、電力物資等方面基本知識的培訓(xùn)，對電力物資采購合同管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及合同經(jīng)辦人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎(chǔ)（只有促進(jìn)各級管理人員增強(qiáng)風(fēng)險意識，才能有效防范電力物資采購合同風(fēng)險）；另一方面，電力公司要通過重點(diǎn)培訓(xùn)以及培養(yǎng)，造就一支具備相應(yīng)專業(yè)背景，熟悉電力物資采購合同管理環(huán)節(jié)、掌握企業(yè)管理流程、具備合同相關(guān)管理知識的合同管理和合同經(jīng)辦人員隊(duì)伍，并保持其隊(duì)伍的相對穩(wěn)定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識的更新，定期進(jìn)行合同管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，促進(jìn)合同管理和合同經(jīng)辦人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定性，防止合同管理及經(jīng)辦人員隨時指派的情況發(fā)生。
3 結(jié)語
市場經(jīng)濟(jì)條件下加強(qiáng)電力物資采購合同的風(fēng)險應(yīng)對，對于電力公司防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、促進(jìn)自身的法制化、科學(xué)化及規(guī)范化具有重要意義。筆者認(rèn)為，電力公司只要從構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度、發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善、構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理、強(qiáng)電力物資采購合同履約過程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)等方面入手，就可以有效應(yīng)對電力物資采購合同中發(fā)生的各種風(fēng)險，切實(shí)提高自身的風(fēng)險控制和管理能力。
參考文獻(xiàn)
[1] 蔣旭東.電力物資采購合同風(fēng)險管理研究[J].經(jīng)濟(jì)視野，2013（24）.
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隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的中國公司跨出國門，走向國際市場。為了公司在國際業(yè)務(wù)中的發(fā)展，加強(qiáng)對合同的管理越來越重要，加強(qiáng)對海外合同的有效管理，對海外項(xiàng)目合同進(jìn)行有效的控制，提升公司的海外競爭能力，促進(jìn)公司的快速發(fā)展。
關(guān)鍵詞：
海外項(xiàng)目；合同管理；控制措施
隨著市場的不斷發(fā)展，海外市場越來越重要，在拓展海外市場過程中，海外合同管理的重要性越來越突出，配備合同管理人員，負(fù)責(zé)海外項(xiàng)目的合同的招投標(biāo)、合同的簽訂、合同的履行、變更、結(jié)算、追索賠償?shù)仁乱?，加?qiáng)對海外項(xiàng)目合同的管理。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對海外項(xiàng)目合同管理的重視程度
公司領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對海外項(xiàng)目的重視，成立海外項(xiàng)目合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，有公司技術(shù)、財務(wù)、設(shè)備、物流、經(jīng)營等部門組成，對海外項(xiàng)目要簽訂的合同進(jìn)行合同審查，合同條款進(jìn)行推敲，對合同中不合理的、需要注意的地方進(jìn)行修改，提出建議，保證合同的可行性。
二、培養(yǎng)海外項(xiàng)目合同管理人才
合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對合同的管理非常重要，要選拔合格的合同管理人員，對他們進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力。
1.進(jìn)行英語培訓(xùn)，英語是國際通用語言，公司開辦英語培訓(xùn)班、聘請外教對出國人員進(jìn)行培訓(xùn)，海外項(xiàng)目在海外招投標(biāo)需要用外語與對方進(jìn)行交流和溝通、這就需要海外工作人員有較強(qiáng)的外語水平、對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)、提高工作人員的外語水平。
2.進(jìn)行經(jīng)營管理培訓(xùn)，合同管理人員需要多方面的業(yè)務(wù)知識、包含技術(shù)方面和商務(wù)方面等知識。對人員進(jìn)行經(jīng)營管理、財務(wù)知識、合同管理知識進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員的業(yè)務(wù)能力，能適應(yīng)海外市場中的各種變化。
3.合同管理人員要年輕化，年輕人精力旺盛、思維敏捷、對所干的事情有干勁、有沖勁、有激情、讓年輕人闖市場、給他們發(fā)展的機(jī)會、給他們成長的平臺，有利于公司的業(yè)務(wù)開拓和發(fā)展。
4.制定激勵措施，加大對海外人員的獎勵力度，根據(jù)業(yè)績對他們進(jìn)行獎勵，提高海外工作人員的積極性，激發(fā)海外工作人員的工作熱情，爭取到更多的海外工程項(xiàng)目的合同。
三、加強(qiáng)對合同的管理
1.選取當(dāng)?shù)睾献鞴?/p>
由于當(dāng)?shù)毓居凶约旱慕?jīng)驗(yàn)和人脈、和當(dāng)?shù)毓竞献?、能更好、更快的拿到合同、達(dá)到雙贏的效果。既節(jié)約時間、又取得時效。所以找到好的合作公司很重要，要在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)查研究，選取合適的合作公司。
2.聘請當(dāng)?shù)氐穆蓭煘榉深檰?/p>
由于每個國家的法律不一樣，法律文件種類、條款眾多。公司不可能對這個國家的法律知識和稅務(wù)知識都知曉和熟悉、并靈活運(yùn)用，所以需要聘請當(dāng)?shù)氐穆蓭煘楣咎峁┓芍С?，簽訂的合同條款時提供法律建議，對遇到的法律問題，特別是稅收和工程款問題，能夠及時解決。
3.加強(qiáng)對海外項(xiàng)目的質(zhì)量管理
在制定好質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時，要制定詳細(xì)的、可操作性的標(biāo)準(zhǔn)。在驗(yàn)收工程時，以質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，不要因?yàn)橘|(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不同，引起爭議，影響工程的驗(yàn)收。制定合同條款時，對有歧義的條款進(jìn)行詳細(xì)說明，不能模棱兩可，為以后爭議埋下隱患，影響合同的順利完成。
4.加強(qiáng)對工程項(xiàng)目工期的管理
簽訂合同時，合同內(nèi)都有完成工程的期限，承包方應(yīng)該在合同工期內(nèi)按時完成工程項(xiàng)目，按照施工進(jìn)度，科學(xué)組織生產(chǎn)，充分考慮到當(dāng)?shù)卣我蛩?、社會風(fēng)俗習(xí)慣、人為因素和天氣情況等各種因素，遇到問題想辦法采取相對應(yīng)的措施及時解決，按時完成工程，不要因?yàn)楣て诘难诱`而造成合同違約，給公司造成損失。
5.加強(qiáng)對工程款的回收
在工程款結(jié)算時，要注意稅收的交納問題，如果需要有承包方交納，那么在招投標(biāo)時就要加上這部分稅款，明確合同額中是否包含稅收這一部分，否則將給承包方造成不小的損失。在訂立合同時，就把稅種、稅率等條款寫到合同里，稅收條款要符合當(dāng)?shù)氐亩愂照?。根?jù)盈利原則，投標(biāo)價格不能過低，低于成本費(fèi)用，這樣就會虧損。合同報價時就加上這部分稅收。保證公司的利潤。工程款按工程進(jìn)度及時結(jié)算，才能保證項(xiàng)目有充裕的資金進(jìn)行周轉(zhuǎn)，保證資金鏈不斷，項(xiàng)目才能順利進(jìn)行施工，否則沒有資金支持，不能及時支付勞務(wù)工的勞務(wù)費(fèi)、供應(yīng)商的貨款、租賃費(fèi)、水電費(fèi)等，影響項(xiàng)目的施工進(jìn)度。甚至停工，造成嚴(yán)重的后果。
6.解決合同爭議
合同雙方應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同履行合同條款、如果違反合同，就要承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。平時應(yīng)當(dāng)注意保留合同、往來的郵件、文件、資料等，以便發(fā)生爭議時，做為證據(jù)。發(fā)生爭議時，通過協(xié)商或訴訟的方式，維護(hù)公司的合法權(quán)益不受侵害，根據(jù)合同條款和法律條文向?qū)Ψ竭M(jìn)行索賠。
四、結(jié)語
合同管理在海外公司的發(fā)展過程中占有重要的地位，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對合同的管理，培養(yǎng)綜合素質(zhì)高的海外合同管理人員，提升合同管理的能力，提高公司海外盈利能力，及時回收工程款，促進(jìn)公司海外市場的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]付君,主編.內(nèi)部控制學(xué)[M].上海:立信會計(jì)出版社,2015,3.
關(guān)鍵詞：合同 審查 效率 實(shí)踐
合同審查是合同管理工作的重要內(nèi)容，也是企業(yè)合規(guī)化管理的一個重要環(huán)節(jié)。合同審查效率的高低往往反映著一個企業(yè)合同管理水平的高低。在實(shí)際工作中，因?yàn)楹贤陥筚|(zhì)量不高、審查流程復(fù)雜、審查不及時等原因，導(dǎo)致合同審查效率較低，拖延了合同簽訂時間，有時甚至?xí)霈F(xiàn)事后合同，影響工程進(jìn)度。為提高合同審查效率，作為中石油所屬的大型石油運(yùn)輸企業(yè)――重慶運(yùn)輸總公司通過查找分析造成合同審查效率較低的原因，采取針對性的措施，在提高合同審查效率上進(jìn)行了一些有益的實(shí)踐探索。
一、提高合同審查效率的必要性
合同審查是企業(yè)簽訂合同之前的必經(jīng)程序。通過對合同進(jìn)行技術(shù)、商務(wù)和法律審查，可以發(fā)現(xiàn)合同中存在的瑕疵，減少和避免在履行合同的過程中產(chǎn)生不必要的分歧和爭議，規(guī)避法律風(fēng)險。如果審查時間過長，不僅會導(dǎo)致合同簽訂和履行的延遲，還可能導(dǎo)致合同尚未簽訂即已開始履行，即出現(xiàn)事后合同，嚴(yán)重的還可能導(dǎo)致合同無法簽訂，商業(yè)機(jī)會喪失。因此，提高合同審查時效，盡快完成合同的簽訂，有利于合同雙方提前做好各項(xiàng)資源準(zhǔn)備和合同項(xiàng)目的順利啟動，節(jié)約項(xiàng)目工期和成本，確保合同有效執(zhí)行。
長期以來，重慶運(yùn)輸總公司的合同審查效率較低，2013、2014年合同的平均審查時間為16.3天，嚴(yán)重影響了合同管理質(zhì)量。為規(guī)范公司合同管理，提高合同審查效率，提升合同管理水平，公司合同管理部門聯(lián)系實(shí)際，深入分析，制定措施，力爭解決長期制約合同管理水平提升的這一難題。
二、影響合同審查效率的原因
（一）制度因素
1.流程設(shè)置不夠合理。按照公司合同管理實(shí)施細(xì)則的規(guī)定，公司合同審查流程的層級為6層，分為系統(tǒng)管理員初審、申報單位負(fù)責(zé)人審查、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)審查、法律審查、分管領(lǐng)導(dǎo)審查、主要領(lǐng)導(dǎo)審批，每個層級的審查期限均為2天，且6個層級為順序?qū)彶?，這樣完成一個完整的合同審查流程所需時間為12天，合同審查時間較長。2.管理制度執(zhí)行力度不夠。公司合同管理實(shí)施細(xì)則對合同審查時限進(jìn)行了明確規(guī)定，要求各業(yè)務(wù)部門審查合同要在2個工作日內(nèi)完成，合同因被退回而重新上報的也應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成。但在實(shí)際工作中，超期審查的現(xiàn)象十分普遍，公司對超期審查責(zé)任人也并未進(jìn)行考核。
（二）申報人因素
1.合同申報質(zhì)量不高。2013年公司簽訂的821份合同中，審查發(fā)現(xiàn)問題1067項(xiàng)，審查退回369次，退回率達(dá)44.9%。2014年簽訂的760份合同中，審查發(fā)現(xiàn)問題1141項(xiàng)，審查退回385次，退回率達(dá)50.7%。合同申報質(zhì)量不重影響合同的審查效率。2.申報人責(zé)任心不強(qiáng)。合同申報人大都只重視合同的申報工作，在合同申報后沒有及時追蹤合同的審查情況，對審查人未盡到及時提醒催辦的職責(zé)，致使合同審查超期。3.申報人文化程度參差不齊。合同申報人大多具有大專以上的文化程度，但也有部分人員是退伍轉(zhuǎn)業(yè)軍人，只有高中文化程度。文化程度不一，加之個別申報人未經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，使每個合同申報人員對合同管理工作的理解和掌握程度不同，造成業(yè)務(wù)能力的差異。
（三）審查人因素
1.審查人未形成及時審查合同的習(xí)慣。有的審查人未形成每天定時登錄合同系統(tǒng)的習(xí)慣，如果無人提醒，審查人就可能會忘記審查合同，造成超期審查。有的審查人經(jīng)常出差，但在出差之前沒有及時進(jìn)行轉(zhuǎn)委托，造成審查時間超期。2.審查人未對申報人進(jìn)行有效指導(dǎo)。個別審查人在發(fā)現(xiàn)合同有問題后，只是簡單地將合同退回，沒有對申報人進(jìn)行有效指導(dǎo)，致使申報人不能及時修改并重新送審，造成審查延誤。
三、提高合同審查效率的措施
（一）優(yōu)化審查流程。將原有的6個層級的審查更改為5個層級的審查，即將原來的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)審查、法律審查兩個層級合并為技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律審查一個層級；同時初審和申報單位審查的審查期限均修改為1天，這樣就使得整個流程可以在7天內(nèi)完成。
（二）修訂《合同管理實(shí)施細(xì)則》。修訂后的實(shí)施細(xì)則進(jìn)一步明確了各單位專兼職合同管理人員的工作職責(zé)，明確指出合同承辦人履行“實(shí)時跟蹤承辦合同運(yùn)行動態(tài)，負(fù)責(zé)合同審查過程中的提示、催辦”的職責(zé)。同時對超期審查責(zé)任人的處罰進(jìn)行了更明確的規(guī)定。
（三）加強(qiáng)申報人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。舉辦合同申報人員取證培訓(xùn)班，使合同申報人掌握合同申報的基本知識和操作規(guī)范，參培人員通過考試全部取得合同申報人員崗位操作證；開展《合同法律風(fēng)險和對策》專題講座，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)能力。
（四）加強(qiáng)合同管理過程控制。一是做好合同事前指導(dǎo)關(guān)。對合同實(shí)行提前介入和過程跟蹤，參與合同的起草、審查修改工作，切實(shí)提高合同審查的時效性。二是把好事中審查關(guān)。從合同的格式、主要內(nèi)容、規(guī)范用語以及所參考的法律依據(jù)等各個方面予以認(rèn)真審查，確保合同的形式規(guī)范、內(nèi)容合法、用語準(zhǔn)確。三是把好事后監(jiān)督關(guān)，按季度監(jiān)督檢查合同履行情況，對履行過程中出現(xiàn)的問題，及時反饋情況，共同研究解決對策，保障合同的履行順暢與到位。
（五）將合同管理納入綜合檢查考核指標(biāo)。為全面提升基層單位的合同管理水平，將合同管理納入綜合檢查范圍內(nèi)，設(shè)立了15項(xiàng)合同管理考核指標(biāo)，并納入各單位績效考核。
關(guān)鍵詞：電力公司；合同管理；措施
Abstract: with the increase of the number of users and customers legal consciousness enhancement, electric power company ready to power supply contract management appear increasingly urgent. This paper first to electric power company power supply contract management process are analyzed optimized, and then proposes some measures of total management, practical and scientific, for reference.
Keywords: electric power company; Contract management; measures
中圖分類號：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
近年來隨著社會經(jīng)濟(jì)水平和用電量的不斷增加，電力企業(yè)與客戶建立的供用電需求呈現(xiàn)出迅猛增長的勢頭，同時其他類型的對外經(jīng)濟(jì)往來也更加頻繁。在此背景下，合同對于電力企業(yè)經(jīng)營管理基礎(chǔ)工作的重要性日顯突出。因此，電力企業(yè)有必要結(jié)合實(shí)際，通過合同管理流程優(yōu)化，提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，有效地防范風(fēng)險、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益，推動企業(yè)持續(xù)健康有序發(fā)展。
1供電合同管理流程分析
按照“統(tǒng)一管理、各負(fù)其責(zé)、依法規(guī)范、公平公正、廉潔高效”的方針，以規(guī)范合同垂直管理體系為重點(diǎn)，以理順合同管理流程為突破口，以提高合同管理水平為目標(biāo)，從合同的簽訂、執(zhí)行和監(jiān)督3方面進(jìn)行全過程管理流程優(yōu)。
1.1明確和完善合同管理的職能部門
明確電力公司各部門對全局的計(jì)劃、資產(chǎn)、招投標(biāo)、合同管理、工程驗(yàn)收等進(jìn)行統(tǒng)一管理。這種管理方式可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施的集約化、專業(yè)化管理，強(qiáng)化成本控制。
1.2建立科學(xué)合理的合同簽訂程序
供用電合同分為居民供用電合同和高壓供用電合同，針對其合同數(shù)量多，簽訂簡便易行，法律糾紛發(fā)生率低的特點(diǎn)，可直接使用上級部門制定好的格式合同，同時電力公司法定代表人授權(quán)各供電分局或營銷部門的負(fù)責(zé)人代表電力公司在各自經(jīng)營范圍內(nèi)的供用電合同上簽字，合同簽訂以后的歸檔工作由各部門分別負(fù)責(zé)管理。
供用電合同應(yīng)采取科學(xué)分類、簡化手續(xù)、嚴(yán)格監(jiān)控的規(guī)范措施進(jìn)行管理。
1.3切實(shí)重視和加強(qiáng)合同履行
對于很多合同，合同的簽訂只是一個良好的開端，合同的履行才是真正重要的環(huán)節(jié)。任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，均會影響合同的正常履行，產(chǎn)生不必要的法律糾紛。而項(xiàng)目合同往往履行過程較長，期間需要合同雙方或者多方的配合，這更需要合同歸屬部門根據(jù)實(shí)際情況以及合同的約定作出補(bǔ)充或者修改。對于其它合同，同樣存在這些問題。因此，為保障合同能夠順利履行，合同歸屬部門應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后即指定專人負(fù)責(zé)履約管理，包括妥善保管合同以及履行過程中所形成的任何文件，針對合同履行過程中出現(xiàn)的問題及時與合同相對方協(xié)商解決方案并形成補(bǔ)充協(xié)議或者備忘錄，簽收對方送達(dá)的函件或者其他書面文件并作出相應(yīng)的回應(yīng)，對方出現(xiàn)違約情況時及時制定對策并出具相應(yīng)的函件。這樣不僅能及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，保障合同如期、順利履行，實(shí)現(xiàn)合同的目的，而且在處理合同糾紛時能夠有理有據(jù)，避免陷于被動。
1.4加強(qiáng)檢查監(jiān)督
首先將合同審核的外延適時擴(kuò)大，在可能的范圍內(nèi)在合同簽訂前，對合同相對方的資信和履約能力進(jìn)行調(diào)查。在合同簽訂過程中，要求合同相對方提供其企業(yè)類型、注冊資本及資信情況的簡要說明。必要時，在一些標(biāo)的較大，而對合同相對方履行能力了解不深的情況下，主動進(jìn)行調(diào)查，在合同簽訂之初就最大程度地確保合同履行的可靠性。
其次將合同審核的內(nèi)涵適當(dāng)縱向延伸，時刻對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，要求合同承辦部門填報合同履行報告書。在合同履行過程中，對合同相對方的經(jīng)營狀況、財產(chǎn)狀況和商業(yè)信譽(yù)等情況，隨時有一個良好的把握或監(jiān)控，若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明合同相對方有經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金以逃避債務(wù)、喪失商業(yè)信譽(yù)或者可能喪失履行債務(wù)能力等情況時，合同應(yīng)立即中止履行，并及時上報法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，由法律事務(wù)機(jī)構(gòu)提出法律風(fēng)險防范意見書，行使不安抗辯權(quán)，情節(jié)嚴(yán)重的要立即采取財產(chǎn)保全措施。
2加強(qiáng)合同管理幾點(diǎn)措施
在合同管理流程優(yōu)化完成以后，電力公司應(yīng)健立健全配套制度，繼續(xù)加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，對現(xiàn)有的流程執(zhí)行人員特別是關(guān)鍵合同的執(zhí)行人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，以期對整個流程進(jìn)行更好的維護(hù)，使優(yōu)化后的合同管理流程成為企業(yè)的基本運(yùn)行制度，不斷地鞏固流程優(yōu)化的成果。
2.1建立健全合同管理制度
要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度人手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。必須根據(jù)我國的《合同法》和《電力法》等相關(guān)法規(guī)，同時結(jié)合電力公司的實(shí)際情況，建立和健全電力公司的合同管理制度。
2.2加強(qiáng)合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)
以局域網(wǎng)為載體，組織企業(yè)員工及時學(xué)習(xí)相關(guān)配套法律法規(guī)、司法解釋，把處理過的與合同有關(guān)的案例，及時向廣大干部職工反饋，通過舉辦與合同管理流程優(yōu)化相關(guān)的培訓(xùn)班及相關(guān)法律等方面知識培訓(xùn)活動，提高各單位(部門)合同管理人員的綜合素質(zhì)。
2.3統(tǒng)一合同范本和編號管理
依據(jù)國家合同范本，并結(jié)合電力公司實(shí)際，制定統(tǒng)一格式的合同文本，方便各基層單位的操作和管理。此外，由經(jīng)營管理策劃部門以年度為單位進(jìn)行統(tǒng)一編號歸檔，合同承辦部門或相關(guān)部門需要使用時，可以填寫合同借閱單借用，雖然一定程度上增加了合同專責(zé)人的工作量，卻可以真正確保合同文本保存的連續(xù)性、安全性，而且一旦發(fā)生法律糾紛，便于法律事務(wù)部門及時取證提起或參加訴訟，同時也為檔案工作提供一定的基礎(chǔ)和保障。
隨著客戶法律維權(quán)意識的提高，電力企業(yè)更應(yīng)強(qiáng)化《供用電合同》簽約的管理，提高管理人員的法律意識，使其充分認(rèn)識到《供用電合同》對客戶供用電管理、安全用電、電費(fèi)回收等方面的現(xiàn)實(shí)意義和法律效力。電力公司應(yīng)深入研究合同條文，避免出現(xiàn)明顯免除自身責(zé)任、加重用戶責(zé)任的條款。同時要切實(shí)履行簽約中提請注意和答復(fù)說明義務(wù)，完善簽約管理制度。電力公司應(yīng)建立可靠的提請注意通知和答復(fù)說明制度，能制成標(biāo)準(zhǔn)文本，以書面形式履行法定義務(wù)，一式兩份，在用戶簽收后，電力公司留存在合同檔案中存檔。
2.4推行合同管理的信息化
積極推廣合同管理信息化，實(shí)現(xiàn)管理流程和手段的新突破，通過合同管理信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)合同在網(wǎng)上的起草申報、審查審批、簽訂管理、履行管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析匯報等功能，以信息化技術(shù)鞏固提高企業(yè)合同管理水平。
2.5適當(dāng)使用合同擔(dān)保的規(guī)定
電力公司要深入了解欠費(fèi)企業(yè)的生產(chǎn)狀況和經(jīng)營狀況，運(yùn)用信號傳遞原則，發(fā)現(xiàn)其經(jīng)營狀況下滑的情況，應(yīng)迅速采取措施，避免后續(xù)出現(xiàn)的損失。電力企業(yè)應(yīng)吸取教訓(xùn)，運(yùn)用《合同法》中提及的擔(dān) 保手段，避免出現(xiàn)贏了官司，卻造成了壞帳損失的被動局面。在今后的供用電合同管理中，能應(yīng)用擔(dān)保合同與供用電合同同時簽定，并作為供用電合同的附件；若已簽訂的供用電合同未設(shè)定擔(dān)保的，也能事后補(bǔ)簽，特別是針對曾經(jīng)出現(xiàn)過欠費(fèi)的客戶。
2.6建立欠費(fèi)客戶檔案庫
電力公司應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化欠費(fèi)客戶的檔案管理，對此類客戶進(jìn)行電費(fèi)風(fēng)險管理，并實(shí)施風(fēng)險客戶應(yīng)對措施，減少電費(fèi)回收的風(fēng)險。
3結(jié)術(shù)語
本文結(jié)通過對管理理念的超前思考、經(jīng)營方式的創(chuàng)新，理順合同管理流程，規(guī)范合同管理體系，實(shí)現(xiàn)了合同管理流程的優(yōu)化和體系的完善，為電力公司樹立法制經(jīng)濟(jì)新觀念，防范合同風(fēng)險，保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)秩序健康穩(wěn)步運(yùn)行，從而全面提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，提供了有益的嘗試和借鑒。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；合同管理；合規(guī)管理；運(yùn)行機(jī)制
國有企業(yè)關(guān)乎國家的經(jīng)濟(jì)命脈。國有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制的建設(shè)，對防范各項(xiàng)風(fēng)險有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，可有效地規(guī)避國有企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險和涉訴風(fēng)險，提升合同管理水平。目前，國有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)仍存在合同管理制度不健全、合同管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱、合同簽訂時間滯后、合同風(fēng)險防范意識和履約監(jiān)控有待提高等問題。因此，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全合同管理機(jī)制，構(gòu)建和完善合規(guī)管理運(yùn)行體系，抓好合同管理基礎(chǔ)工作，保障合規(guī)管理的實(shí)踐性，建立高效的合同管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)合同管理及履行情況監(jiān)控，降低法律及合規(guī)風(fēng)險，提升合同管理科學(xué)化、規(guī)范化和法律化，推動國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
1基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)存在的問題
1.1合同管理制度不健全
很多國有企業(yè)的規(guī)章制度比較繁瑣，合同管理制度不健全，缺乏規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，未能將相應(yīng)的職責(zé)細(xì)化到相應(yīng)部門以及負(fù)責(zé)人身上，公司各個部門之間形成信息孤島，以及由于各自的目標(biāo)、利益、出發(fā)點(diǎn)有所不同，導(dǎo)致合同管理工作難以暢通無阻，合同管理制度內(nèi)外銜接不夠，執(zhí)行力不強(qiáng)。比如在合同簽訂之前未能明確合同需要經(jīng)過哪些部門審批，合同簽訂時應(yīng)該采取什么樣的程序，合同簽訂之后由哪些部門進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，如何與客戶保持聯(lián)系和達(dá)成共識等。
1.2合同管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱
國有企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱，包括合同管理的人力和物力兩個方面。一方面，國有企業(yè)合同管理的專業(yè)人才比較少，企業(yè)人才培養(yǎng)的重視度需要提高，人才的任用和選拔辦法有待完善。由于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制涵蓋財務(wù)、預(yù)算、稅務(wù)、金融、法律、知識產(chǎn)權(quán)、保險等多學(xué)科內(nèi)容，這就要求合同管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，以及熟悉公司的各項(xiàng)任務(wù)。另一方面，國有企業(yè)合同文本管理工作的規(guī)范性有待提高。目前市面上有很多合同模板，有些國有企業(yè)照搬照用，未能有針對性地對合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修正和更改，未能嚴(yán)格審查合同條款內(nèi)容，使合同不夠合理規(guī)范。
1.3合同簽訂時間滯后
部分國有企業(yè)存在合同簽署不及時的問題，合同簽訂時間滯后，容易造成合同簽署的內(nèi)容缺乏有力保障，造成某些已履行的法律關(guān)系在實(shí)際發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時欠缺合同的有力保障，從而影響公司的正常經(jīng)營秩序。這主要是由于國有企業(yè)合同管理的審核批準(zhǔn)程序較多，涉及的部門較多，各個部門在審核時會站在專業(yè)的角度去考慮合同條款的合規(guī)性，也會綜合公司各方面的利益，這樣的合同審批方式固然嚴(yán)謹(jǐn)，但是無疑也拉長了合同審核批準(zhǔn)的時間，一定程度上影響了合同管理的效率。同時，由于國有企業(yè)合同管理模式具有一定的復(fù)雜性，在開展財務(wù)預(yù)算和招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)活動時，經(jīng)常會出現(xiàn)計(jì)劃下達(dá)時間晚于合同履約時間，而部分國有企業(yè)因?yàn)樯a(chǎn)原因，通常在計(jì)劃下達(dá)之前著手準(zhǔn)備，在計(jì)劃下達(dá)之后才簽署合同，這就造成某些交易已經(jīng)準(zhǔn)備或?qū)嵤┑巧形春炗喓贤a(chǎn)生了較大的合同法律風(fēng)險。此外，在出現(xiàn)合同違約糾紛時，國有企業(yè)往往由于“上傳下達(dá)”的時間較長，沒能及時作出處理，錯失處理的最好時機(jī)。
1.4合同風(fēng)險防范意識和履約監(jiān)控有待提高
目前國有企業(yè)債權(quán)債務(wù)涉訴事件層出不窮，訴訟標(biāo)的金額倘若過高，就容易造成較大的風(fēng)險，同時國有企業(yè)的合同風(fēng)險防范意識和履約監(jiān)控有待提高，未能提前全面對合作對象資信資質(zhì)進(jìn)行盡職調(diào)查，合同未能按照既定要求履約，合同的關(guān)鍵性條款內(nèi)容缺失，出現(xiàn)合同違約事件時未能及時作出應(yīng)對，應(yīng)當(dāng)開展招投標(biāo)工作時未開展，處于某些利益關(guān)系而選擇不符合相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商。這些情況都會影響國有企業(yè)日常經(jīng)營活動的進(jìn)行，出現(xiàn)商業(yè)承兌匯票糾紛、擔(dān)保糾紛、應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)讓糾紛等現(xiàn)象。
2國有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)改進(jìn)措施
2.1建立和健全合同管理機(jī)制，構(gòu)建和完善合規(guī)管理運(yùn)行體系
國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立和健全合同管理機(jī)制，構(gòu)建和完善切實(shí)可行的合規(guī)管理運(yùn)行體系，涵蓋從合同準(zhǔn)備到合同終結(jié)的全過程，從而約束和規(guī)范經(jīng)營活動。一方面，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《合同法》等法律要求，結(jié)合當(dāng)前市場需求和公司自身業(yè)務(wù)情況，編制、和實(shí)施基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行制度。合同管理制度應(yīng)當(dāng)包括合同管理組織架構(gòu)、合同流程管理規(guī)范、合同聯(lián)簽制度、合同管理績效考核指標(biāo)、合規(guī)監(jiān)督制度、合同管理獎勵和懲罰制度、合同管理培訓(xùn)計(jì)劃、合同模板審批機(jī)制、合同專用章使用辦法、合同定期統(tǒng)計(jì)和審查規(guī)定、合規(guī)管理風(fēng)險評估辦法、合同糾紛處理程序等，保證合同管理工作有章可循，有法可依。其中，合同管理組織架構(gòu)應(yīng)覆蓋各個部門，明確各部門的責(zé)任，各個部門相互制約和促進(jìn)，并設(shè)置合同管理崗位，有效地監(jiān)督公司的合同簽署行為；合規(guī)監(jiān)督制度應(yīng)包括外部監(jiān)督管理和內(nèi)部監(jiān)督管理兩個部分，內(nèi)部監(jiān)督管理是指國有企業(yè)高層嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部的合規(guī)條例，合理審批公司的項(xiàng)目合同，同時國有企業(yè)普通職員也應(yīng)遵守公司的行為守則和合規(guī)內(nèi)容，切實(shí)監(jiān)控公司內(nèi)部實(shí)際的經(jīng)營行為，有效降低合同風(fēng)險；合同管理績效考核指標(biāo)應(yīng)包括定性指標(biāo)和定量指標(biāo)，涵蓋合同簽訂及時率、合同履約情況、合同價值等指標(biāo)，提高合同管理績效評價的科學(xué)性和合理性；合同管理保障機(jī)制是指在對員工進(jìn)行考核評價之后，把評估結(jié)果作為員工績效獎金、崗位晉升、評先選優(yōu)等方面的重要依據(jù)，切實(shí)做好員工的表彰、獎勵和問責(zé)工作。另一方面，國有企業(yè)應(yīng)提高全員依法合規(guī)管理意識，促進(jìn)員工合規(guī)管理意識和合同管理的結(jié)合，聯(lián)動員工健全合同管理制度，落實(shí)合規(guī)管理的具體措施，確?；诤贤芾淼暮弦?guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的有效性，共同防范合同風(fēng)險。具體來說，國有企業(yè)可通過對外宣傳和對內(nèi)培訓(xùn)的方式提高合同管理和合規(guī)管理的執(zhí)行力，加強(qiáng)合同管理和合規(guī)管理的宣傳力度，開展專題講座、特別宣講、案例分享、經(jīng)驗(yàn)推廣等活動，貫徹合規(guī)管理的相關(guān)做法和具體要求，使全體員工知曉合規(guī)管理的內(nèi)容和重點(diǎn)，掌握合規(guī)管理的內(nèi)涵，把握合同管理操作程序的合規(guī)性，逐步成為日常工作規(guī)范，落實(shí)到各自的工作崗位中。
2.2抓好合同管理基礎(chǔ)工作，保障合規(guī)管理的實(shí)踐性
理論離不開實(shí)踐。因此，國有企業(yè)應(yīng)抓好合同管理基礎(chǔ)工作，保障合規(guī)管理的實(shí)踐性。國有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，努力打造一支專業(yè)、綜合素質(zhì)高、有責(zé)任心的合同管理團(tuán)隊(duì)。國有企業(yè)應(yīng)制定合同管理培訓(xùn)計(jì)劃，涵蓋合同管理新知識體系系列課程，提高員工的法治觀念和風(fēng)險意識，使其具備多方面的知識和能力。在招聘合同管理人員時，應(yīng)制定科學(xué)的招聘標(biāo)準(zhǔn)，通過選拔考試、競爭招聘和多次面談，選擇相應(yīng)優(yōu)秀的合同管理人才。同時，國有企業(yè)應(yīng)規(guī)范合同文本，根據(jù)自身實(shí)際狀況，收集和組織修正合同模板，明確合同條款約定，制定和使用符合公司特色的合同文本，提高其規(guī)范性。并且國有企業(yè)需要注意定時更新合同示范文本，使合同模板更加全面和符合實(shí)際狀況。
2.3建立高效的合同管理信息系統(tǒng)
國有企業(yè)應(yīng)完善合同管理程序，明確合規(guī)管理的目標(biāo)和功能，簡化不必要的合同審查審批流程，縮減合同審批的時限，提高合同審批的效率，保證合同簽署的及時性。由于信息是合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的重要保障，國有企業(yè)可建立和完善合同管理網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，把基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建立在信息管理的基礎(chǔ)之上，全面推廣合同管理信息化建設(shè)，建立系統(tǒng)化的合同管理流程，通過網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，開展合同管理工作，強(qiáng)化合規(guī)監(jiān)督監(jiān)控，完善合同簽訂流程節(jié)點(diǎn)，實(shí)時掌握合同的實(shí)施進(jìn)度，提升合同管理的透明度，實(shí)時掌握公司各類合同審查和簽訂情況，以及合同履行階段的貨物收發(fā)、款項(xiàng)支付等環(huán)節(jié)，全方位實(shí)現(xiàn)公司各項(xiàng)資源的及時傳輸和共享，避免國有企業(yè)信息處理“孤島”的發(fā)生。比如國有企業(yè)可有機(jī)整合財務(wù)共享系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等，搭建公司專屬的基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行系統(tǒng)，包括合同評審、合同審批、合同制度管理、合同相關(guān)業(yè)務(wù)授權(quán)、合同條款智能檢索分析等功能模塊，巧妙地把合規(guī)要點(diǎn)融入到合同管理信息系統(tǒng)當(dāng)中。對于常見的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，國有企業(yè)可在財務(wù)共享系統(tǒng)當(dāng)中增添事前審核的程序，只有領(lǐng)導(dǎo)審核通過之后才可以實(shí)施，杜絕員工違規(guī)接待的行為；對于費(fèi)用報銷，系統(tǒng)可自動識別和智能提示發(fā)票的真?zhèn)?，是否重號；對于合同和資金的審批，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)線上多種方式審批；對于項(xiàng)目招標(biāo)，可借助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)線上集中招標(biāo)的功能。通過建立高效的合同管理信息系統(tǒng)，既可以統(tǒng)一規(guī)范公司的前端業(yè)務(wù)，又方便公司監(jiān)控和分析潛在的風(fēng)險，使合規(guī)管理的運(yùn)行漸漸脫離人為控制和判斷，減少人為因素的干預(yù)，借助先進(jìn)的智能合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合規(guī)管控，確保合規(guī)管理的全覆蓋。
2.4加強(qiáng)合同管理及履行情況監(jiān)控，降低法律及合規(guī)風(fēng)險
對于很多國有企業(yè)來說，簽署合同之前和合同履行完畢之后訴訟是合同管理的“重中之重”。在事前，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化合規(guī)管理運(yùn)行中風(fēng)險的識別、分析、監(jiān)測、報告和應(yīng)對機(jī)制，配備專業(yè)的合規(guī)人才，正確指引公司的行動，做好充分的準(zhǔn)備。比如構(gòu)建和實(shí)施合規(guī)風(fēng)險監(jiān)測預(yù)警機(jī)制，由公司的各個業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)所屬范疇的合規(guī)風(fēng)險預(yù)警工作；建立和完善合規(guī)風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制，可由合規(guī)工作小組負(fù)責(zé)整體的籌劃和協(xié)調(diào)，由合規(guī)工作小組負(fù)責(zé)人牽頭開展合規(guī)風(fēng)險應(yīng)對工作，而其他部門應(yīng)當(dāng)積極配合，建立合規(guī)管理風(fēng)險報告機(jī)制，一旦涉及重大合規(guī)風(fēng)險領(lǐng)域，應(yīng)及時報告，同時應(yīng)定期評估分析和報告公司基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的科學(xué)性、有效性和適宜性。在事中，國有企業(yè)應(yīng)合理分工，實(shí)施合規(guī)管理動態(tài)風(fēng)險把控措施，全面規(guī)范公司的合同管理，打通公司內(nèi)外部的溝通渠道。特別是外部溝通，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)和相關(guān)的監(jiān)管部門打好交道，形成良性的互動來往，避免出現(xiàn)合規(guī)部門和其他部門員工的利益勾結(jié)情況。也就是說，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期向相關(guān)監(jiān)管部門報告工作，配合監(jiān)督部門開展現(xiàn)場檢查。同時，國有企業(yè)應(yīng)借助當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)，在線監(jiān)控公司各項(xiàng)經(jīng)營活動的依法合規(guī)狀況，開展全方位的風(fēng)險評估分析工作。在事后，國有企業(yè)應(yīng)制定強(qiáng)有力的監(jiān)督機(jī)制，合理控制和調(diào)整合同內(nèi)容，及時反饋情況，鼓勵法務(wù)人員積極參與到公司的決策和業(yè)務(wù)談判當(dāng)中，按照實(shí)際狀況做出對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督的范圍和風(fēng)險系數(shù)，識別和分析合同的風(fēng)險，作出專業(yè)的建議，使合規(guī)管理切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3結(jié)語
綜上所述，合同管理是合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的重要內(nèi)容，合同管理制度需要在合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制的協(xié)同監(jiān)督下才能正常貫徹實(shí)施?；诤贤芾淼暮弦?guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)，有助于國有企業(yè)的內(nèi)外發(fā)展，推動國有企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。因此，國有企業(yè)應(yīng)充分融合合同管理和合規(guī)管理工作，提升公司各項(xiàng)規(guī)章制度的規(guī)范性和適宜性，促進(jìn)公司健康長久發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：小企業(yè)；合同管理；問題；措施
中圖分類號：F279.23文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
收錄日期：2012年3月26日
裕豐公司是一家經(jīng)營種子業(yè)務(wù)的小型企業(yè)，涉訴的兩起經(jīng)濟(jì)糾紛基于同一份合同引起，具有同源性質(zhì)。但是，在案件性質(zhì)上卻有很大的區(qū)別，一個是實(shí)體問題爭議，焦點(diǎn)在于哪一方違約；一個是程序問題爭議，焦點(diǎn)在于是否超過訴訟時效。糾紛本身具有一定的代表性，折射出像裕豐公司這樣的小企業(yè)在合同管理上的疏漏。
一、涉訴糾紛的具體情況及結(jié)果
裕豐公司與承包人簽訂了經(jīng)營種子承包合同，約定裕豐公司將四大農(nóng)作物種子經(jīng)銷權(quán)承包給承包人，裕豐公司為承包人提供周轉(zhuǎn)金，并為其提供辦公室和經(jīng)營場地；承包人于每年經(jīng)營結(jié)束后向裕豐公司交納承包費(fèi)之后產(chǎn)生的經(jīng)營盈利部分，承包人與裕豐公司七三分成。承包人交納風(fēng)險抵押金，經(jīng)營損失由承包人自負(fù)，并有保證人為其連帶保證。承包人須聘任裕豐公司員工數(shù)人，并負(fù)責(zé)其工資和保險。合同生效兩年后，雙方就提供周轉(zhuǎn)金和利潤分配問題發(fā)生爭議，又發(fā)生承包人拖欠聘任的裕豐公司員工工資事件，在協(xié)商無果的情況下，兩訟便應(yīng)然而生。一方面承包人以裕豐公司違約為由提訟，要求裕豐公司賠償未按約提供周轉(zhuǎn)金給其造成的損失，以及裕豐公司返還擅自扣留的承包人現(xiàn)金；另一方面被拖欠工資的員工以裕豐公司和承包人為被申請人，向勞動仲裁院申請勞動仲裁。
違約糾紛的焦點(diǎn)在于：裕豐公司是否依約支付了周轉(zhuǎn)金，承包人集資行為如何定性。從一審到二審，經(jīng)過雙方舉證質(zhì)證，法院最終判決認(rèn)定裕豐公司未違約，但須給付承包人集資利息款，駁回承包人的其他訴訟請求。該起糾紛從發(fā)生到解決，歷時三年多，一審中，裕豐公司還出現(xiàn)了重要證據(jù)未提交的問題。
拖欠工資糾紛的焦點(diǎn)在于：裕豐公司是否超過訴訟時效。勞動仲裁院裁決由承包人償付工資，裕豐公司承擔(dān)連帶責(zé)任，雙方均未償付，員工在裁定做出3個月后申請強(qiáng)制執(zhí)行，法院于17個月后強(qiáng)制執(zhí)行了裕豐公司。自強(qiáng)制執(zhí)行14個月后，裕豐公司承包人，要求其償還上述款項(xiàng)，承包人以裕豐公司超過訴訟時效為由予以抗辯。一審判決認(rèn)定裕豐公司超過訴訟時效，二審判決予以改判，支持了裕豐公司的訴訟請求。該糾紛從發(fā)生到平息也歷時三年多。
二、合同管理存在的問題
裕豐公司與承包人基于一份合同發(fā)生的兩起糾紛，反映出裕豐公司在合同管理中存在漏洞，由此給公司造成了直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失。
（一）合同管理制度不完善。裕豐公司沒有建立起完善的合同管理制度，管理缺位。第一，沒有專門的合同管理機(jī)構(gòu)或者人員，合同的簽訂主體是總經(jīng)理或者部門經(jīng)理，合同的管理主體是誰，沒有人知道，誰簽訂的合同，合同就在誰手里；第二，沒有具體的合同管理流程，合同從擬簽訂到簽訂，從簽訂到履行都無人問津，出了問題再想辦法；第三，沒有具體的合同糾紛解決機(jī)制，在履行合同過程中，一旦出現(xiàn)問題，如何采取有效措施不得而知，往往把這項(xiàng)工作交付給辦公室主任，而辦公室主任并不了解合同的簽訂背景和履行情況，在主客觀上都頗顯為難。完善的合同管理制度是強(qiáng)化企業(yè)合同管理的關(guān)鍵，合同管理制度的缺失暴露出企業(yè)管理的疏漏。
（二）法律風(fēng)險意識薄弱。裕豐公司的兩起涉訴糾紛都暴露出企業(yè)法律風(fēng)險意識薄弱，在違約糾紛處理中，一審漏交重要證據(jù)；在拖欠工資糾紛中，遭遇訴訟時效危機(jī)。這些問題反映出管理人員的法律意識淡薄，但更反映出企業(yè)的風(fēng)險意識薄弱，管理人員對控制風(fēng)險的知識缺乏，沒能有效控制風(fēng)險，造成企業(yè)損失。合同管理的過程，從對對方進(jìn)行資信調(diào)查開始，一直到合同履行完畢的整個過程中，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須及時解決，才能避免和挽回?fù)p失。
（三）合同條款不規(guī)范。裕豐公司的這份承包經(jīng)營合同不規(guī)范，主要表現(xiàn)為：第一，合同條款不全面，雖然約定要承擔(dān)違約責(zé)任，但實(shí)質(zhì)上并未就如何承擔(dān)違約責(zé)任作以約定，不具體，欠缺操作性。雖然合同中有保證人的保證條款，對于公司權(quán)利的保護(hù)起到一定的作用，但未對保證人的資信進(jìn)行調(diào)查，這種保證對于資信較差的承包人則約束力不強(qiáng)，一旦承包人違約，保證人無力承擔(dān)責(zé)任，則對公司本身會產(chǎn)生負(fù)面影響；第二，合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，在提供周轉(zhuǎn)金、承包人集資、利潤分成及承包費(fèi)用給付等方面，語義模糊，難以判定雙方真實(shí)意思表示。合同講究咬文嚼字，一字之差就可能引起不必要的糾紛，為日后產(chǎn)生糾紛埋下隱患。
（四）具有法律知識和技能的管理人員缺位。合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及內(nèi)容多、專業(yè)面廣，需要有一定的專業(yè)知識、法律知識和管理知識的人員對合同進(jìn)行有效管理。裕豐公司管理人員對合同管理不重視，將合同管理簡單理解為簽訂合同，是一種事務(wù)性工作，因此就不進(jìn)行法律知識和技能的培訓(xùn)，造成具有法律知識和技能的管理人員缺位，為日后產(chǎn)生糾紛埋下了隱患。
三、解決合同管理問題的措施
為了降低風(fēng)險，減少糾紛及訴訟，節(jié)省成本，提高管理效益，針對裕豐公司合同管理中存在的上述問題，提出如下解決措施：
（一）建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定與企業(yè)實(shí)際情況相適宜的、切實(shí)可行的合同管理制度，使合同管理有章可循。對于裕豐公司這樣的小企業(yè)來說，可以結(jié)合業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)數(shù)量等因素，實(shí)行合同歸口管理或者集中管理的模式。歸口管理，即由業(yè)務(wù)部門各自管理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同，形成合同分散多頭管理體制；集中管理，即由專門部門或者人員進(jìn)行合同統(tǒng)一管理。不論哪種管理模式，都要對合同進(jìn)行全方位管理，即包括合同的資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查等過程，做到層層把關(guān)，使合同從簽訂、履行，到糾紛處理都處于有效的動態(tài)控制中。
（二）完善合同管理流程。建立合同管理制度，可以從企業(yè)層面解決合同管理的混亂局面，但是在具體合同管理業(yè)務(wù)中，管理流程則顯得尤為重要。一個優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率、低成本、低風(fēng)險為目標(biāo)，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的長期目標(biāo)，同時又能控制企業(yè)風(fēng)險。因此，對于裕豐公司這樣的小企業(yè)來說：第一，要理順合同管理部門與業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，在合同的訂立、變更、取消、終止等環(huán)節(jié)，建立具體的操作規(guī)則，實(shí)現(xiàn)“交至接”的閉環(huán)，同時便于落實(shí)責(zé)任。第二，梳理合同文本管理流程，建立合同文本管理的動態(tài)監(jiān)控體系，對合同文本進(jìn)行跟蹤管理，注明合同起止時間，進(jìn)行備忘登記，包括雙方行使權(quán)力、履行義務(wù)的提示，以及訴訟期限預(yù)警等，這樣既可以提高合同管理效率，又可以降低訴訟風(fēng)險。
（三）加強(qiáng)合同內(nèi)容的規(guī)范性。小企業(yè)的業(yè)務(wù)類型相對較少，對于公司經(jīng)常性、普遍性、重復(fù)性的合同，建議公司各部門統(tǒng)籌協(xié)商，制定統(tǒng)一的、嚴(yán)密的合同范本，使公司在某一時期的合同具有統(tǒng)一性，便于管理和跟蹤，也便于公司解釋。同時，可以在文本中預(yù)留補(bǔ)充項(xiàng)，根據(jù)具體情況由公司的合同簽訂者與承包人另行協(xié)商確定，在統(tǒng)一中又允許有例外條款的存在，關(guān)于違約責(zé)任的約定就比較適合這種情形，在規(guī)范中又體現(xiàn)靈活性。
（四）設(shè)置合同管理崗位，加強(qiáng)法律專業(yè)培訓(xùn)。很多大企業(yè)都設(shè)有法律事務(wù)部或者聘請專門的法律顧問，或者二者兼有之。對于裕豐公司這樣的小企業(yè)，由于資金和人力資源因素，基本上都沒有專門的法律事務(wù)部，也沒有專門的法律顧問，一般是出了問題再找律師，將法律風(fēng)險一并由訴訟解決。裕豐公司拖欠工資糾紛的遲延訴訟、違約糾紛的一審漏交證據(jù)，就是上述狀況所導(dǎo)致的風(fēng)險。根據(jù)小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力等綜合因素，即使不設(shè)置法律事務(wù)部、不聘請法律顧問，也要設(shè)置合同管理崗位，由專人進(jìn)行合同管理，一方面可以通過招聘的形式，聘用法律專業(yè)人員；另一方面也可以通過后續(xù)教育的形式，派專門人員進(jìn)行相關(guān)法律知識的培訓(xùn)。最為重要的是要加強(qiáng)合同管理人員職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)素質(zhì)的教育，提高合同管理人員的管理水平，使之在合同管理中有效發(fā)揮作用。
主要參考文獻(xiàn)：
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