時(shí)間：2022-07-31 15:20:49
序論：在您撰寫企業(yè)檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益
（一）要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著星星的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，生產(chǎn)品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調(diào)、便潔寶、電腦、數(shù)碼、光電等高端科技產(chǎn)品，為接收和管理好這一類科技檔案，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動(dòng)請教有關(guān)技術(shù)人員，深入生產(chǎn)車間，熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數(shù)”。
（二）要確立檔案是資產(chǎn)的觀念，在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價(jià)。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計(jì)試制到品牌的創(chuàng)立，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠，發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億元的規(guī)模，其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、歷程，是難以用金錢買得到的無價(jià)之寶。檔案財(cái)富是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。
（三）要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術(shù)，如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。
（四）要確立檔案具有實(shí)用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，今年十月份，綜合檔案室及時(shí)為星星家電產(chǎn)業(yè)總公司技術(shù)中心提供冰箱蒸發(fā)器所有技術(shù)資料，以賈祥勝、洪立忠為主的研發(fā)小組利用了原有技術(shù)檔案作參考，攻克了“冰箱蒸發(fā)器改為嵌入式”的自主創(chuàng)新項(xiàng)目，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益203萬元，該項(xiàng)目榮獲椒江區(qū)企業(yè)科協(xié)“金點(diǎn)子”活動(dòng)一等獎(jiǎng)。十一月上旬，由集團(tuán)投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機(jī)械交易市場，施工過程中碰到廠區(qū)區(qū)域、房屋結(jié)構(gòu)不明等難題，進(jìn)展緩慢，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人憂心如焚，檔案室得到求援消息后迅速調(diào)出原北廠區(qū)總平面圖、所有廠房建筑圖紙，他們高興地說：“這些廠房已有十幾年歷史，沒想到檔案室能提供這么完整的資料。”確保了該市場在明年元旦前竣工的計(jì)劃。從上述可看到，檔案資料只要管理好，利用好，就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展
現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
（一）機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。無論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中心機(jī)構(gòu)在行政上受集團(tuán)總部的領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上歸地方檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)。其主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及所屬各子公司、各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，星星集團(tuán)下有十余個(gè)子公司、在全國各地有11家銷售公司，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
（二）機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運(yùn)行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換；提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。
（三）制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)各自的實(shí)際出發(fā)，星星作為一家大型的民營企業(yè)，回顧多年來的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然非常重要，但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各子公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新集團(tuán)檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法，按月考核，年終進(jìn)行總結(jié)評比，職責(zé)明確，獎(jiǎng)罰分明，從而調(diào)動(dòng)全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。
三、管理創(chuàng)新，全面提升檔案工作
(一)企業(yè)發(fā)展了，企業(yè)的檔案管理工作亦應(yīng)上水平、上檔次、上規(guī)模，檔案工作的規(guī)范化形成和廣泛參與，要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，堅(jiān)持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”?！凹薪y(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高集團(tuán)本部及各子公司兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平，今年三月下旬，集團(tuán)辦公室特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理的培訓(xùn)，對集團(tuán)各部門及各子公司近四十名兼職檔案員進(jìn)行為期三個(gè)月的輪流培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作，每周五、周六安排二名兼職檔案員到集團(tuán)綜合檔案室參訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會計(jì)檔案等基本知識，培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未理裝訂的資料，面對面、手把手地指導(dǎo)她們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為公司明年檔案管理上省級達(dá)標(biāo)奠定了良好的基礎(chǔ)。
一、工作平臺創(chuàng)新
建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計(jì)算機(jī)工作流程來支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的業(yè)務(wù)活動(dòng)。這些信息系統(tǒng)在企業(yè)辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應(yīng)用崗位人員眾多、數(shù)據(jù)庫功能強(qiáng)大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺。同時(shí)，信息系統(tǒng)的建立為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供了信息流向規(guī)范、控制集中、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實(shí)踐躍上了一個(gè)新的臺階。
二、流程創(chuàng)新
在紙質(zhì)文件時(shí)代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，管理活動(dòng)就如一個(gè)一個(gè)的串行節(jié)點(diǎn)，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺。企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)管理要求的同時(shí)，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。
流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實(shí)現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實(shí)，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實(shí)踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。
三、管理創(chuàng)新
應(yīng)有適應(yīng)時(shí)展的管理手段，對于企業(yè)檔案部門來說，采用科學(xué)的管理手段，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)是非常必要的。信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面來理解。
信息管理通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。流程管理是對整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項(xiàng)目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。信息工作人員管理主要是加強(qiáng)對信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊(duì)伍”。
四、制度創(chuàng)新
如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理密不可分。
從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
五、服務(wù)創(chuàng)新
信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。
創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。
信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個(gè)問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗(yàn)解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。
六、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新
1、要具備現(xiàn)代化的觀念。計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作中產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個(gè)觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現(xiàn)代化的第一步。
一、企業(yè)檔案管理中的五種關(guān)系分析
（一）議“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的關(guān)系
檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，這已是共識。既然是學(xué)科，就需要專業(yè)人才進(jìn)行管理。以我們公司為例，每年經(jīng)營管理中產(chǎn)生的檔案數(shù)量級并不大，種類也遠(yuǎn)算不上“繁多”，調(diào)閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數(shù)量還是難度都無需匹配專業(yè)科班人員。由于專業(yè)領(lǐng)域較為狹窄，往往造成“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的矛盾。
說到實(shí)用性，檔案的價(jià)值真諦即在于實(shí)用。如何能快速、準(zhǔn)確的調(diào)閱到想要的檔案是我們最實(shí)用的需求。因此檔案的管理與索引從實(shí)用角度來說，無需用上所謂專業(yè)復(fù)雜的分類索引，而是找出檔案專業(yè)知識與本企業(yè)特點(diǎn)相結(jié)合的方法即可，即“適度專業(yè)、因地制宜”，將專業(yè)性與實(shí)用性結(jié)合起來。
（二）議檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)”與“素質(zhì)”的關(guān)系
檔案管理在于標(biāo)準(zhǔn)，但更在于培養(yǎng)素質(zhì)。標(biāo)準(zhǔn)是從穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)中提煉出的共性指標(biāo)。建立標(biāo)準(zhǔn)就要有兩個(gè)必要條件，一是穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)，二是提煉歸納。那么在標(biāo)準(zhǔn)出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養(yǎng)素質(zhì)了。這也符合人類社會的發(fā)展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質(zhì)，后有匡扶正義的法律。當(dāng)然，法律反過來也會促進(jìn)素質(zhì)的提升，這是辯證關(guān)系。
當(dāng)然，不可否認(rèn)，盡快出臺統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是改善目前現(xiàn)狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動(dòng)培養(yǎng)檔案意識和素質(zhì)，讓標(biāo)準(zhǔn)和素質(zhì)彼此結(jié)合起來，雙向發(fā)揮其辯證作用。
（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關(guān)系
檔案是集中管，還是分級管，公司團(tuán)隊(duì)中多年來都有不同的認(rèn)知。由行政部門集中管理，優(yōu)勢在于標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、責(zé)任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風(fēng)險(xiǎn)、容納場地較大、業(yè)務(wù)差異造成的分類不合理、不科學(xué)等等。綜合來看，集中管理更適用于規(guī)模小、數(shù)量少、業(yè)務(wù)種類單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè)；而對于業(yè)務(wù)種類多元、處于擴(kuò)展階段的企業(yè)來說，檔案的集中管理與分級管理相結(jié)合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結(jié)合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統(tǒng)一、相互協(xié)同，專業(yè)區(qū)分，彼此勾稽：
（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關(guān)系
在電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)中，為避免無效冗余，節(jié)省存儲空間，應(yīng)盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復(fù)存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。
現(xiàn)實(shí)中，在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產(chǎn)生了一個(gè)略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點(diǎn)也顯而易見，它將同一信息在多地重復(fù)存儲，即浪費(fèi)空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權(quán)限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。
編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關(guān)聯(lián)的檔案平日里根據(jù)其屬性各存于不同的區(qū)域，只有在需要的時(shí)候才會通過編碼“聚首”，當(dāng)然這就要求在檔案上準(zhǔn)確注明勾稽對象的編碼。
本人認(rèn)為，揚(yáng)長避短，相互結(jié)合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點(diǎn)是明智選擇。即，編碼、物理相結(jié)合，篇幅適度、關(guān)聯(lián)緊密或?qū)偻豁?xiàng)目的檔案除用編碼方式外同時(shí)用物理方式；篇幅較長的及常規(guī)檔案用編碼方式：
例如：以某市場調(diào)研項(xiàng)目為例，檔案形成的主要步驟如下：
1.項(xiàng)目立項(xiàng)及過程中的請示報(bào)告、會議紀(jì)要、簡報(bào)等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時(shí)項(xiàng)目主控部門留存復(fù)印件作為項(xiàng)目檔案專項(xiàng)保存；
2.項(xiàng)目具體的調(diào)查研究方案以及執(zhí)行過程中的數(shù)據(jù)分析、圖紙影音、文書表格、實(shí)驗(yàn)記錄及其他各類業(yè)務(wù)過程記錄等納入項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目主控部門自行保存；
3.項(xiàng)目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計(jì)監(jiān)察部）編合同檔案編號，同時(shí)注明與其關(guān)聯(lián)的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復(fù)印件由項(xiàng)目主控部門作為項(xiàng)目檔案自行保存；
4.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出將形成會計(jì)檔案，會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部編碼，但應(yīng)同時(shí)注明對應(yīng)的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；
5.項(xiàng)目調(diào)研結(jié)論及結(jié)項(xiàng)總結(jié)應(yīng)以報(bào)告形式經(jīng)公司公文流程正式上報(bào)，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項(xiàng)目主控部門留存復(fù)印件納入項(xiàng)目檔案。
至此，該示例中的各個(gè)角色手中應(yīng)有的檔案如表1：
（五）議“電子”檔案與“紙質(zhì)”檔案的關(guān)系
公司辦公區(qū)每個(gè)人每天都在產(chǎn)生電子檔案，尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個(gè)人電腦中的資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存，“紙質(zhì)為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質(zhì)檔案之間關(guān)系的原則。
電子檔案方面：
1.可以逐漸推進(jìn)個(gè)人辦公“云存儲”，即每個(gè)人的電子檔案存于公司機(jī)房的服務(wù)器中，便于實(shí)現(xiàn)操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。
2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質(zhì)審批后，電子流轉(zhuǎn)的單據(jù)、憑證、公文應(yīng)定期打印，形成紙質(zhì)檔案另行存儲，即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來的紙質(zhì)審批記錄同時(shí)保存。
3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規(guī)則，同時(shí)各部門經(jīng)理要把關(guān)所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結(jié)構(gòu)，員工只需將所產(chǎn)生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進(jìn)行命名，并存入已經(jīng)確定好的文件夾中即可。
紙質(zhì)檔案方面：
部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在年初參照上述電子文件夾的層級結(jié)構(gòu)為每個(gè)崗位建檔，比如參照上述文件夾結(jié)構(gòu)，實(shí)際配置各類大小文件盒，產(chǎn)生電子文檔后，除在電腦中存入對應(yīng)文件夾外，還應(yīng)將最終版打印出來放入對應(yīng)盒中，各類無電子版的紙質(zhì)文檔（如檢查記錄、收到的紙質(zhì)文檔等）也同樣及時(shí)對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質(zhì)文檔大于電子文檔（最終版），實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子同步存檔，也為“四標(biāo)”體系審核打好基礎(chǔ)。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的新思路
上述文字林林總總散議了檔案管理中個(gè)人認(rèn)為較為重要的關(guān)系，總結(jié)起來要義如表2：
（一）在檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)上
1.以實(shí)用為目標(biāo)，結(jié)合檔案知識，總部設(shè)立專職文檔管理員，負(fù)責(zé)文檔簽批流轉(zhuǎn)和整體檔案的組織管理；各事業(yè)部、業(yè)務(wù)板塊設(shè)立專（兼）職文檔管理人員，負(fù)責(zé)本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。
2.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)檔案素質(zhì)培養(yǎng)，強(qiáng)化培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案工作人人有責(zé)，人人參與的理念，尤其強(qiáng)調(diào)部門負(fù)責(zé)人要切實(shí)履行職責(zé)，檔案工作重在平時(shí)。
（二）在檔案管控機(jī)制上
1.綜合部牽頭建立檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是編碼標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、立卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)，建立監(jiān)管機(jī)制，對事業(yè)部和板塊進(jìn)行檢查。
2.明確檔案集中與分級管理相結(jié)合的原則，即決策性、商務(wù)性、法務(wù)性、財(cái)務(wù)性、基礎(chǔ)保障性檔案總部集中管理；專業(yè)性、業(yè)務(wù)性、項(xiàng)目性檔案各板塊分級管理。
關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；科學(xué)化
中圖分類號：T49
文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1672-3198（2012）04-0245-01
1檔案管理科學(xué)化的重要性
（1）檔案管理的科學(xué)化，是企業(yè)管理的中重要的一環(huán)。但在一些單位，容易忽視檔案管理的重要性，對檔案材料的管理雜亂無序，從而對企業(yè)管理決策產(chǎn)生不良的影響。如有的檔案僅保存在個(gè)人或各個(gè)部門，當(dāng)有人員調(diào)動(dòng)或離職，就容易造成檔案信息的斷裂；有的檔案管理不規(guī)范，檔案信息沒有及時(shí)更新，甚至對機(jī)密檔案沒有嚴(yán)格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。
（2）檔案管理是企業(yè)核心資源的管理，完善的檔案管理，反映出一個(gè)企業(yè)科學(xué)管理的水平，是企業(yè)核心資源可追溯的重要保證，也是企業(yè)重要決策來原的主要依據(jù)?？梢哉f，檔案管理就是對企業(yè)重要信息的科學(xué)管理。
（3）檔案管理是企業(yè)歷史信息的管理，檔案管理做為企業(yè)的一項(xiàng)基本工作，是對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)等信息的真實(shí)記錄，也是企業(yè)發(fā)展歷史的積淀，是企業(yè)文化的延伸。做為一項(xiàng)基本工作，建立一套適合本企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化的檔案管理體系，也是企業(yè)信息化的管理的前提。
2檔案管理工作中存在的問題
（1）對檔案管理工作重視不夠。雖然在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業(yè)資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動(dòng)頻繁，這些都容易造成檔案管理出現(xiàn)漏洞，檔案資料丟失，機(jī)密檔案泄密等，無法給企業(yè)決策提供必要的信息資源。
（2）檔案管理模式落后。在企業(yè)檔案管理工作中，大多數(shù)管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的技能培訓(xùn)，只是依幫傳帶的傳統(tǒng)模式來學(xué)習(xí)檔案管理，加上檔案管理部門在企業(yè)各部門中發(fā)言權(quán)較少，有的部門不及時(shí)將檔案整理歸納，或者借閱檔案不細(xì)致登記，都極易造成檔案資料流失。
（3）檔案管理科學(xué)化水平較低。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案文件的形式也發(fā)生較大的變化。在辦公自動(dòng)化的過程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來越多的出現(xiàn)。而因檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現(xiàn)，如何運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行科學(xué)化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對檔案管理工作者來講任重而道遠(yuǎn)。
3新時(shí)期檔案管理工作的對策
檔案管理工作要跟上時(shí)代的發(fā)展，就需要不斷提高管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)，通過科學(xué)的檔案管理機(jī)制，保障檔案管理完整性、連續(xù)性、完全性，從而為企業(yè)決策和發(fā)展提供必要的信息資源。新時(shí)期檔案管理工作可通過以下兩個(gè)方面做進(jìn)一步完善。
3.1外部環(huán)境
（1）加強(qiáng)對檔案工作法律法規(guī)的落實(shí)，建設(shè)檔案管理檢查和執(zhí)法隊(duì)伍，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理工作的開展。通過對設(shè)立諸如《檔案法》的宣傳月等手段，使人們認(rèn)識到檔案工作的重要性，以此規(guī)范和促進(jìn)檔案工作的開展。
（2）積極開展工作交流。通過對檔案管理工作先進(jìn)單位的學(xué)習(xí)和交流，促進(jìn)和完善本單位檔案管理工作。通過定期舉辦地區(qū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會，將檔案工作出現(xiàn)的新問題、難題，通過與同行的交流，找到科學(xué)的解決方案。
（3）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案管理的行政部門，通過對企業(yè)檔案工作的檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，有針對性的開展技能培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，使其更科學(xué)化、更規(guī)范化的做好檔案管理。
（4）借力檔案中介服務(wù)。在檔案管理中，企業(yè)為了節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，可以將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進(jìn)行管理。而檔案中介服務(wù)，做為一個(gè)平臺，提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務(wù)，通過檔案管理資源的優(yōu)化配置，提供安全的、科學(xué)的檔案管理，滿足企業(yè)檔案管理的需求。
3.2內(nèi)部建設(shè)
（1）提高檔案工作人員的責(zé)任意識。在檔案管理工作，明確檔案管理的重要性，牢固樹立效用理念，創(chuàng)造重視檔案工作的企業(yè)氛圍，方便檔案收集，積極解決檔案工作中遇到的難題，讓檔案工作人員積極整理、完善檔案資料。
（2）構(gòu)建科學(xué)化檔案管理體系。檔案管理工作，要滿足社會、企業(yè)發(fā)展的需要，需要建設(shè)立檔案管理可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)管理體系，不搞形式，注重企業(yè)檔案資料收集的連續(xù)性、完整性、保密性、安全性，充分做好檔案資料的價(jià)值分析，為企業(yè)經(jīng)營決策提供幫助。檢查完善檔案工作中發(fā)現(xiàn)問題，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，提高檔案管理和使用效率。
第一條 為加強(qiáng)企業(yè)安保臺帳資料檔案管理，夯實(shí)安全管理基礎(chǔ)工作，合理利用安保臺帳資料檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、國務(wù)院《企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)部治安保衛(wèi)條例》和《廣東安全生產(chǎn)條例》等法律法規(guī)，按照《廣東××安保檔案管理辦法》的要求，結(jié)合我市××企業(yè)實(shí)際，特制定本管理細(xì)則。
第二條 安保檔案是指將企業(yè)安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進(jìn)行收集、歸納和存放保管，即將安保工作臺帳資料收集整理歸檔。內(nèi)容包括：依據(jù)國家安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)制訂的安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和安全操作規(guī)程，安防和消防設(shè)施狀況、安全檢查、培訓(xùn)教育、發(fā)破案、事故調(diào)查和處理、經(jīng)警和槍支管理等。
第三條建立健全市、縣（市、區(qū)）局以及支局（班組）三級安保臺帳資料檔案管理制度，并作為工作考核內(nèi)容之一。市、縣（市、區(qū)）局安全主管部門以及支局（班組）應(yīng)明確管理人員（臺帳檔案管理責(zé)任人），對本單位安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)臺帳、檔案資料的收集、登記、整理，規(guī)范管理臺帳資料檔案。
第四條安保檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。在省局和地方政府主管部門指導(dǎo)下，市局監(jiān)督保障部負(fù)責(zé)對全市××企業(yè)安保檔案實(shí)施監(jiān)督考評管理。
第六條市、縣（市、區(qū)）局安全管理部門應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定將安保臺帳資料檔案管理工作納入評選安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)先進(jìn)單位或個(gè)人的條件之一。
第七條安保臺帳資料檔案歸檔的范圍：
一、市、縣（市、區(qū)）局和市局直屬單位范圍：
（一）安全管理機(jī)構(gòu)，包括：機(jī)構(gòu)設(shè)置；安全責(zé)任人、專（兼）職安全管理人員（含注冊安全主任）名冊。
（二）安全責(zé)任制，包括：各級領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和各崗位的安全職責(zé)；領(lǐng)導(dǎo)履行安全職責(zé)考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責(zé)任書；本單位與所管轄的二級單位簽訂的安全責(zé)任書。
（三）各級領(lǐng)導(dǎo)對安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)工作的批示、講話的文書或聲像。
（四）安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的管理規(guī)章制度；槍支、設(shè)備等安全操作規(guī)程。
（五）日常工作臺帳記錄，包括：工作計(jì)劃和總結(jié)；消防設(shè)施（設(shè)備）、經(jīng)警、槍支、金庫、倉儲等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調(diào)查和處理等記錄。
（六）安全教育，包括：安全教育的年度計(jì)劃；參加地方政府有關(guān)部門組織的安全培訓(xùn)、知識競賽活動(dòng)記錄；安全責(zé)任人、安全管理人員參加安全培訓(xùn)、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業(yè)人員培訓(xùn)、考核、持證上崗記錄等。
（七）工程建設(shè)項(xiàng)目中安防設(shè)施審查（驗(yàn)收），包括：新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等工程項(xiàng)目的安全設(shè)施“三同時(shí)”報(bào)建與審批資料，各種證照領(lǐng)取資料。
（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級單位）安全檢查記錄；重點(diǎn)部位、專項(xiàng)安全檢查記錄。
（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應(yīng)急防范措施；整改要求、計(jì)劃措施；整改結(jié)果等記錄。
（十）事故調(diào)查和處理，包括：事故上報(bào)、登記記錄，事故調(diào)查報(bào)告、處理結(jié)案材料和防范措施等。
安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負(fù)責(zé)人和檢查（負(fù)責(zé)隱患整改）人員簽名。
（十一）發(fā)破案記錄，包括：發(fā)案報(bào)告、破案經(jīng)過、處理結(jié)果等。
各單位可根據(jù)上述范圍結(jié)合本單位管理權(quán)屬范圍進(jìn)行安保檔案材料收集歸檔。
二、支局（班組）范圍：
（一）安全管理機(jī)構(gòu)，包括：上級安全機(jī)構(gòu)設(shè)置文件和本支局安全工作分工；安全責(zé)任人、兼職安全員（副支局長擔(dān)任，無設(shè)副支局長的由支局長負(fù)責(zé)）及支局人員分工名冊。
（二）安全責(zé)任制，包括：上級下發(fā)的各級領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和各崗位的安全職責(zé)文件和本單位負(fù)責(zé)人、各崗位職工安全工作職責(zé)；上級對本單位履行安全職責(zé)考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責(zé)任書；本單位與崗位職工簽訂的安全責(zé)任書。
（三）各級領(lǐng)導(dǎo)對安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)工作的批示、講話的文件材料；上級下發(fā)的安全工作總結(jié)、工作要點(diǎn)；本單位工作計(jì)劃和總結(jié)；
（四）安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的管理規(guī)章制度、檢查規(guī)范；各種設(shè)備的安全操作規(guī)程；上級制訂以及本單位結(jié)合實(shí)際制訂的遇突發(fā)事件的應(yīng)急處置的救援預(yù)案和防范措施，包括如：遇盜搶、詐騙、火災(zāi)、洪澇、地震等突發(fā)事件的應(yīng)急處置預(yù)案、辦法。
（五）日常工作記錄臺帳，包括：有關(guān)消防設(shè)施（設(shè)備）、電源線路及電器、物品堆放、門（鎖）重點(diǎn)部位等上級安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班后自查整改隱患等記錄；網(wǎng)點(diǎn)（金庫）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報(bào)警設(shè)（撤）防登記簿（卡）等。
（六）安全教育臺帳，包括：上級下發(fā)的教育的年度計(jì)劃和本單位年度安全教育學(xué)習(xí)安排表；參加上級組織的安全培訓(xùn)、知識競賽活動(dòng)記錄；本單位組織進(jìn)行的職工安全教育學(xué)習(xí)記錄簿；案例通報(bào)等有關(guān)學(xué)習(xí)資料。
（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報(bào)登記記錄，案件、事故（隱患）報(bào)告材料（上報(bào)后自留一份存檔）。
第八條 安保檔案工作實(shí)行“同步”管理，即：下達(dá)任務(wù)與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑒定、驗(yàn)收安防設(shè)施與鑒定、驗(yàn)收建設(shè)工程文件材料的立卷和歸檔同步；發(fā)案（事故）情況、調(diào)查處理、結(jié)案和歸檔同步。
第九條安保臺帳檔案資料的歸檔應(yīng)在以下時(shí)間內(nèi)完成：
(一)文書和聲像檔案由經(jīng)辦部門或者經(jīng)辦人員在每一項(xiàng)工作任務(wù)完成后移交檔案管理人員歸檔；
(二)工程建設(shè)項(xiàng)目中安防設(shè)施檔案，在工程任務(wù)下達(dá)后安全主管部門督促承建單位在工程驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)，復(fù)印一分交安全部門歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔；
（三）重要的安全工作會議、專業(yè)性技術(shù)會議和學(xué)術(shù)會議的文件材料，在會議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理、立卷，并移交檔案管理人員歸檔。
（四）帶有密級的安全管理文件材料，應(yīng)由經(jīng)辦人隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。
（五）破案和事故處理后即將材料整理歸檔，隨后將對責(zé)任人的處理結(jié)果也一并歸檔。
第十條收集安保檔案材料時(shí)，應(yīng)保證安保檔案材料的完整。整理材料時(shí)，應(yīng)遵循檔案材料的形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和使用。
第十一條安保檔案材料整理過程中，應(yīng)根據(jù)不同內(nèi)容和載體分別進(jìn)行立卷。對未完成的檔案材料，整理時(shí)應(yīng)單獨(dú)存放，等完成后組卷歸檔。
第十二條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質(zhì)載體的安保檔案材料進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)將每一單項(xiàng)（盒或盤）作為一個(gè)保管單位，單獨(dú)編排檔號，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫互見號或互見卡。
第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動(dòng)中并對以后有重要參考借鑒作用的安保檔案材料，應(yīng)永久保存。在本單位組織或參與的重大的安全活動(dòng)中形成的，并具有一定參考價(jià)值的檔案材料，應(yīng)長期保存。
第十四條 在職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第十五條因機(jī)構(gòu)調(diào)整安全部門變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)妥善保管安保檔案，整理登記后向接收部門移交，不得散失。
檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續(xù)，不得擅自帶走或毀棄。
第十六條 安全部門保存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時(shí)，需說明使用其目的和使用范圍，并經(jīng)安全部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
第十七條借用安保檔案者應(yīng)負(fù)責(zé)所借檔案的安全和保密，不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴(yán)禁在安保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態(tài)。
第十八條重要和密級的安保檔案，需要向外單位或個(gè)人交換、復(fù)制時(shí)，須報(bào)請單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十九條 安保檔案的保存價(jià)值應(yīng)定期進(jìn)行鑒定。對保管期限的變動(dòng)、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案，必須經(jīng)安全部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第二十條 安保檔案的銷毀由檔案管理人員執(zhí)行，并經(jīng)安全部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。銷毀檔案時(shí)，由檔案管理人員和安全部門指派人員監(jiān)督銷毀并在銷毀清冊上簽字。
檔案銷毀后及時(shí)調(diào)整檔案柜架，并在目錄及檢索工具中做出相應(yīng)的注明。
庫存檔案未經(jīng)鑒定并履行批準(zhǔn)手續(xù)的，嚴(yán)禁銷毀。
第二十一條 凡有下列事跡之一的，應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。
（一）安保檔案的收集、整理或者開發(fā)利用方面做出成績的；
（二）對安保檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出成績的；
（三）執(zhí)行國家檔案法律、法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度表現(xiàn)突出的。
第二十二條 違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對直接責(zé)任人員給予行政處分，造成損失的可以根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，按有關(guān)規(guī)定責(zé)令賠償。
（一）損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的安保檔案；
(二) 將職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；
(三)擅自提供、抄錄或者公布有密級檔案的；
（四）涂改、偽造檔案的；
（五）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
1.企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容
企業(yè)檔案管理的對象即是企業(yè)內(nèi)部各種各樣的檔案，而服務(wù)的目標(biāo)就是這些提供檔案的各類成員，檔案管理的主要內(nèi)容包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及對其進(jìn)行利用等。檔案管理人員每天按照企業(yè)的相應(yīng)管理制度將大量的文件和檔案進(jìn)行分類整理，將一系列有相關(guān)性的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中化整理后歸檔，無相關(guān)性的文件檔案進(jìn)行分類歸檔，這就是企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容。
2.當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題
2.1.企業(yè)檔案的收集存在的一定難度
由于我國目前的企業(yè)并沒有完全進(jìn)入到科學(xué)化管理的階段，一些中小型企業(yè)的員工并沒有較強(qiáng)的檔案管理意識，檔案管理人員在檔案收集的過程中存在一定的難度。在一些生產(chǎn)制造型的企業(yè)，由于很多員工的學(xué)歷水平不高，無法上交個(gè)人檔案或檔案經(jīng)歷不全面都是企業(yè)檔案收集過程中存在的問題，同時(shí)在檔案的收集和管理過程中，也存在一些員工為方便自己的工作需要，不主動(dòng)上交個(gè)人檔案導(dǎo)致企業(yè)不能及時(shí)對員工的檔案進(jìn)行整理，這種現(xiàn)象對企業(yè)的檔案管理水平的提升產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
2.2 企業(yè)檔案的信息缺乏系統(tǒng)管理
目前，企業(yè)的檔案管理仍處于傳統(tǒng)的檔案管理方式，一些企業(yè)檔案的保管、保存仍然分散在各個(gè)部門、機(jī)構(gòu)之間，沒有對檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理。同時(shí)由于檔案的分散管理，不利于信息的有效整合和資源共享，不利于企業(yè)的長久發(fā)展也使檔案管理的科學(xué)化發(fā)展出現(xiàn)了阻礙。如果不對檔案管理進(jìn)行有效的變革，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展將無法滿足社會的需求。因此，面對這一現(xiàn)象，許多企業(yè)都需要對企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行變革，以知識指導(dǎo)思想為導(dǎo)向，建立合理的檔案管理方式以更好的適應(yīng)企業(yè)檔案管理的新要求，更使其滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展步伐。
2.3企業(yè)檔案管理的發(fā)展滯后于信息化的發(fā)展
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都認(rèn)識到了信息技術(shù)的應(yīng)用對企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過程中，因企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)字信息不斷增多，而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無法適應(yīng)大量的信息管理要求，另一方面，企業(yè)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時(shí)跟上信息化進(jìn)程，致使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)了阻礙。
2.4企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識不高
檔案資源的建設(shè)工作對檔案管理人員的知識素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)與這一要求還有一定差距。同時(shí)，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學(xué)化發(fā)展和有效的為公司內(nèi)部服務(wù)，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術(shù)不強(qiáng)，無法及時(shí)的掌握信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長久發(fā)展。
3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平
3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用
當(dāng)前，信息化的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對檔案的實(shí)體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識文獻(xiàn)等。因此，企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢，開發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識管理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平整體的提高。
3.2強(qiáng)化企業(yè)的知識服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)知識共享
對企業(yè)內(nèi)部的知識服務(wù)體系，企業(yè)通過構(gòu)建內(nèi)部知識網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)知識的傳遞和共享工作。而對于企業(yè)外部的知識傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達(dá)到安全性的標(biāo)準(zhǔn)，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點(diǎn)系統(tǒng)鏈接，獲得權(quán)限后實(shí)現(xiàn)知識的查找工作。實(shí)現(xiàn)知識共享有利于企業(yè)的知識體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。
3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識水平
為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進(jìn)有專業(yè)知識的人才或有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時(shí)管理部門的負(fù)責(zé)人要對檔案管理的成員進(jìn)行公司內(nèi)部的介紹，使成員加深對公司經(jīng)營情況的理解，使其自身的知識結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)于公司的發(fā)展需要，并且要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其適應(yīng)于當(dāng)前信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)的知識管理手段更好的為企業(yè)服務(wù)。
關(guān)鍵詞:私營企業(yè);檔案管理
中圖分類號:F208 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:B文章編號:1009-9166(2010)017(C)-0252-01
檔案是對企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營等活動(dòng)全面反映的真實(shí)記錄。對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層而言,檔案是他們了解企業(yè)經(jīng)營狀況和調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略的重要依據(jù);同時(shí)檔案也是社會各界了解企業(yè)經(jīng)營成果的重要依據(jù)。強(qiáng)化企業(yè)檔案管理對提升企業(yè)的核心競爭力,促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展有著不容忽視的作用。因此,企業(yè)全方位、多角度入手,強(qiáng)化檔案管理。
一、強(qiáng)化管理意識
科技發(fā)展帶動(dòng)行業(yè)革命,隨著企業(yè)檔案管理手段的革新,為了適應(yīng)全新的管理模式,企業(yè)檔案管理部門必須解放思想,采取積極有效的措施,提升全體員工的檔案意識:首先通過大力對檔案管理正面和負(fù)面案例的對比宣傳,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視。其次是要通過各種形式的培訓(xùn),使領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理的重要性、基本內(nèi)容、注意事項(xiàng)。
二、完善管理機(jī)制
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分之一。企業(yè)要想取得長足的發(fā)展,完善企業(yè)檔案管理的機(jī)制勢在必行。首先,要為檔案管理創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件,加大資金的投入,從硬件設(shè)施上給予足夠的支持;其次,要依照相關(guān)的法律法規(guī)建立檔案,堅(jiān)決貫徹執(zhí)行《檔案法》,將檔案管理制度落到實(shí)處,改變傳統(tǒng)檔案管理中分散管理,多處存放的模式,將公司的一切檔案集中統(tǒng)一管理。再次,是要從實(shí)際出發(fā),制定合理的檔案工作發(fā)展計(jì)劃,并按一定步驟,逐步實(shí)施。結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際,將檔案管理工作的重點(diǎn)放在如何利用檔案信息為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)上。最后,建立健全激勵(lì)機(jī)制,全面調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性,將檔案管理的成效與工作人員的薪資、提干、評優(yōu)等掛鉤。
三、更新管理手段
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理的手段也是日新月異,同時(shí),市場競爭愈漸激烈,也使企業(yè)對檔案信息的需求不斷增加。在信息時(shí)代,為了給企業(yè)發(fā)展提供更新、更全、更準(zhǔn)的檔案信息,檔案管理部門必須加快檔案管理的信息化進(jìn)程,大膽采用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段,做好企業(yè)發(fā)展的“信息參謀”。
四、樹立信息服務(wù)理念
隨著社會信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,信息用戶對信息服務(wù)也有了越來越高的要求。因此,企業(yè)檔案管理人員必須樹立起主動(dòng)服務(wù)的理念,積極利用技術(shù)手段,歸納總結(jié),將信息資源的及其相關(guān)的信息轉(zhuǎn)變、制作成信息產(chǎn)品。信息服務(wù)具體來說需要檔案管理部門做好以下幾點(diǎn):一是要充分考慮客戶的信息利用需求,為客戶建立專門的信息服務(wù)平臺,使用戶的信息使用更加簡單,便捷;二是要對收集的檔案信息進(jìn)行歸納整理,進(jìn)行深加工,制作成簡單易查的信息庫,使領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門可以快速、準(zhǔn)確的查找相關(guān)信息;三是要加快遠(yuǎn)程信息系統(tǒng)的建設(shè),為有需求的用戶提供遠(yuǎn)程信息服務(wù)。
五、加強(qiáng)人員培訓(xùn)
無論什么工作,它的操作者都是人,就企業(yè)檔案管理而言,企業(yè)檔案管理人員的工作能力和綜合素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量水平。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該把提高員工綜合素質(zhì)和工作能力當(dāng)成重點(diǎn)任務(wù)來抓。為了完成這一目標(biāo),企業(yè)要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)力度:首先,企業(yè)可以在檔案管理部門舉辦專門檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,使員工掌握檔案管理工作中的各種辦公設(shè)備和相關(guān)的辦公軟件應(yīng)用;其次,組織檔案管理人員與友好企業(yè)的同行進(jìn)行業(yè)務(wù)上的經(jīng)驗(yàn)交流,互通有無;再次,鼓勵(lì)檔案管理人員自學(xué),企業(yè)出資為檔案管理人員配置相應(yīng)的行業(yè)書籍、軟件,為檔案管理人員的自學(xué)提供便利;最后,定期對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行考核,將考核結(jié)果列為員工加薪、升職的重要考察因素,刺激檔案管理人員提升自我的業(yè)務(wù)水平。
總之,檔案是企業(yè)的“信息參謀”,企業(yè)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定企業(yè)發(fā)展計(jì)劃的正確性,關(guān)系著社會各界對企業(yè)經(jīng)營成果認(rèn)識的真實(shí)性。一個(gè)成功的企業(yè),離不開成功的企業(yè)檔案管理,檔案工作要跟上時(shí)代的發(fā)展,要努力為企業(yè)的發(fā)展提供信息支持。
作者單位:四川省華芝房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司
作者簡介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,職稱:館員,學(xué)歷:大專,研究方向:檔案管理。
參考文獻(xiàn):
