時間：2023-05-17 16:11:12
序論：在您撰寫檔案管理分類方法時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：問題 方法
我國的廣大農(nóng)民工、到外地工作的一些專業(yè)人員都是我國流動人員的組成部分。因為人員的眾多、地域的廣泛、類別的繁多等情況，導(dǎo)致了我國的流動人員人事檔案管理出現(xiàn)了非常多的問題，也降低了管理這些檔案的水平和效率。所以我們要針對這些工作實際中出現(xiàn)的問題，采取針對性的解決方法來加以解決，使我國流動人員人事檔案的管理工作邁向一個新的臺階。
一、我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題
（一）管理意識不到位
首先，我國的流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是人事檔案管理人員管理意識的不到位。一些檔案管理人員認(rèn)為在經(jīng)濟快速發(fā)展和人員流動巨大的今天，許多的用人單位、特別是私營企業(yè)根本就不關(guān)心應(yīng)聘人員的檔案問題，只重視應(yīng)聘人員的工作能力和社會經(jīng)驗。所以，他們在具體的人事檔案管理中根本就不具有很強的管理意識，把許多的人事檔案沒有進行好好的保管工作和認(rèn)真的檢查工作。
（二）管理方法不到位
其次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理方法的不到位。其主要的表現(xiàn)有手段單一，許多的檔案管理部門只有流動人員人事檔案的紙質(zhì)材料，根本就沒有他們的電子檔案，所以一旦檔案室發(fā)生火災(zāi)等情況發(fā)生時，這些檔案也就會付之一炬。同時，許多檔案管理單位缺少對于流動人員檔案信息的更新，導(dǎo)致許多的流動人員檔案的信息只停留在檔案信息填寫之初的狀態(tài)，而對其近況沒有一點的了解。
（三）管理的封閉性
再次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理的封閉性。許多的檔案所有人都不清楚自己的檔案準(zhǔn)確的存放地點，使其在需要自己的檔案時要費盡周折才能弄清楚。
（四）管理中傳遞程序不合理
最后，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是傳遞程序的不合理。一些檔案管理人員在對于檔案的傳遞過程中導(dǎo)致了檔案的丟失和損壞，從而使檔案的所有者無法對自己檔案的內(nèi)容進行清楚的了解。
二、我國流動人員人事檔案管理工作中存在問題的解決方法
（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
首先，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其具體的措施有第一，要加強對于檔案管理工作的宣傳力度，使許多地方的檔案管理工作由被動化向主動化服務(wù)轉(zhuǎn)變，做好檔案信息的咨詢、歸類、整理等工作，為廣大的流動人員未來的升遷、就業(yè)等做好鋪墊。第二，要開辦專業(yè)的培訓(xùn)班，請來專業(yè)的人事檔案管理專家對于檔案管理的工作人員進行專業(yè)上的培訓(xùn)和手把手的指導(dǎo)，全面的提高其專業(yè)技能和熟悉人事檔案工作的法律法規(guī)。同時在這個歷史的新時期，還要建立和健全流動人員檔案信息管理的規(guī)章制度，加強對流動人員檔案管理的理論研究和政策研究，提高流動人員檔案管理的質(zhì)量和效率。
（二）加強人事檔案管理的科學(xué)化與正規(guī)化
其次，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是加強人事檔案管理的科學(xué)化和正規(guī)化。第一，要認(rèn)真的對流動人員的檔案進行接收和鑒別分類，把具有價值的人事檔案材料進行認(rèn)真的保存和定期的檢查工作，把個人信息相關(guān)的內(nèi)容要裝訂成冊。第二，加強檔案信息的收集和完善，把許多個人流動信息的新情況加入到個人原有的檔案信息內(nèi)容之中，豐富個人檔案信息的內(nèi)容。比如：獎勵情況、升遷情況、違法犯罪情況、婚姻情況等等，保持檔案信息的嚴(yán)肅性、真實性、實效性。第三，對于可以體現(xiàn)出檔案個人才能與興趣愛好的內(nèi)容要進行重點的登記和說明，比如：思想政治素質(zhì)、文化教養(yǎng)、實踐工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)水平、留學(xué)經(jīng)歷、科學(xué)研究成果、進修情況等內(nèi)容可以在流動人員人事檔案中可以得到具體的體現(xiàn)，這些對于流動人員未來的升遷與工作都是非常有好處的。第四，要使用高效的計算機系統(tǒng)進行檔案信息的分類歸{和整理，同時還要對流動人員人事檔案信息進行計算機的備份工作，保障檔案信息的有效管理。在這種科學(xué)化和正規(guī)化的管理中可以很好的體現(xiàn)出檔案管理的實際應(yīng)用價值。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式
再次，對于我國的流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是要創(chuàng)新檔案管理模式。對于檔案信息的分類、利用、裝訂、歸檔等工作要進行科學(xué)的安排，提高檔案信息管理工作中的效率。同時，在流動人員人事檔案管理工作中對于計算機的使用上要做到集中化和快速化的處理，用具有強大功能的專業(yè)檔案處理軟件減少檔案查詢、歸類、處理的時間，提高了管理的效率。除此之外，在具體的檔案管理工作中要對于檔案進行不同化的分類，比如：有一些檔案要按照時間進行分類、有些要按照地域進行分類、有些要按照姓氏進行分類、有些要按照年齡進行分類等，針對這些具體的特點，對于流動人員人事檔案進行科學(xué)分類就可以更好地進行檔案的查詢和信息歸類，提高管理的科學(xué)性。
（四）對流動人員檔案管理加強開發(fā)與利用
最后，對于我國流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是加強這些檔案的開發(fā)和利用，使其發(fā)揮出最大的應(yīng)用價值。比如：可以創(chuàng)建出專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫，并且擴大宣傳效果，讓越來越多的專業(yè)人才可以進行這個數(shù)據(jù)庫個人專業(yè)信息，而檔案管理人員經(jīng)過審核認(rèn)證后，就可以把其信息在數(shù)據(jù)庫中進行認(rèn)證推廣，而相關(guān)的用人單位要進行付費瀏覽，可以在這個數(shù)據(jù)中挑選出自己需要的專業(yè)人才。簡而言之，這個數(shù)據(jù)庫可以發(fā)揮出幫助一些專業(yè)人才找工作的功能，讓工作信息獲取的渠道更加的方便快捷，同時還可以彌補目前的找工作網(wǎng)站魚龍混雜的局面。
三、結(jié)語
對流動人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與解決方法進行認(rèn)真的分析研究非常有利于我國檔案管理工作的科學(xué)化正規(guī)化發(fā)展，使其發(fā)揮出應(yīng)有的社會價值，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。
參考文獻：
[1]朱玉媛，魯文艷，李軍.我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].圖書情報知識，2007，（03）.
[2]鄧紹興.流動人員人事檔案管理難點和對策[J].中國人才，2007，（19）.
1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析
1.1 檔案管理工作存在不足
在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進，通過不斷學(xué)習(xí)掌握先進的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團隊，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團隊缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團隊的成員頻繁調(diào)動，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。
1.2 檔案歸納整理工作存在的不足
在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對其進行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。
1.3 檔案分類工作存在的不足
在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
2 檔案管理工作的相關(guān)技巧
2.1 檔案管理的相關(guān)技巧
檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當(dāng)時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學(xué)取舍進行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進行細(xì)致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標(biāo)識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。
(武漢工程大學(xué)環(huán)境與城市建設(shè)學(xué)院,湖北 武漢 430074)
中圖分類號:G271文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1673-0992(2009)07-039-01
摘要:高校院系教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分,是教學(xué)質(zhì)量評估的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。因此,本文系統(tǒng)分析了高校院系教學(xué)檔案管理存在的問題,提出了改進教學(xué)檔案管理工作的方法與途徑,旨在加速實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化進程。
關(guān)鍵詞:高校院系;教學(xué)檔案;管理
高校院(系)教學(xué)檔案,是指高校院(系)在教學(xué)過程中逐年積累起來的一系列有關(guān)教學(xué)工作的原始資料,如學(xué)生考試成績、考試試卷、畢業(yè)設(shè)計(論文)、專業(yè)培養(yǎng)計劃、學(xué)科建設(shè) 、師資隊伍培養(yǎng)、教學(xué)評估等文檔。它是對院(系)教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等工作的真實記錄,也是院系(系)教學(xué)管理工作的縮影。
院(系)教學(xué)檔案管理與學(xué)校綜合檔案館檔案管理一樣,都是對院(系)積累起來的一系列有關(guān)教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等方面的資料進行收集、分類、整理和歸檔。教學(xué)檔案具有十分重要的作用,因為它是教學(xué)改革與教學(xué)評估的重要依據(jù)。然而,當(dāng)前高校院(系)教學(xué)檔案管理工作存在許多問題,這些問題不解決,不利于教學(xué)改革的進行,也不利于教學(xué)評估工作的開展。因此,本文系統(tǒng)分析教學(xué)檔案管理中存在的問題及其原因,力圖尋找解決的途徑與方法,為科學(xué)而規(guī)范的管理教學(xué)檔案提供參考依據(jù)。
一、檔案管理存在的問題及其原因
當(dāng)前,高校院(系)教學(xué)檔案管理工作存在許多問題。這些問題的出現(xiàn),既有人為的主觀原因,如管理者對檔案管理不太重視;又有其客觀原因,如檔案管理方法落后。其中,突出的問題表現(xiàn)在以下幾個方面:一是檔案管理專業(yè)化程度低;二是檔案管理制度不健全;三是檔案管理手段落后。
(一)檔案管理專業(yè)化程度低
當(dāng)前,依照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定,許多高校的檔案機構(gòu)設(shè)立了綜合檔案館,并由專職檔案人員管理。而各院(系)、部這一級單位基本上沒有配備專職人員負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作,大多數(shù)由教學(xué)秘書或其他行政管理人員兼任。由于教學(xué)秘書或是行政管理人員的工作性質(zhì)決定了他們的本職工作頭緒多、較繁雜,無法把主要精力投入到檔案管理工作上來,因而,形成“資料一大堆,查找難上難”的尷尬局面。
檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作,應(yīng)當(dāng)由專職檔案管理人員來負(fù)責(zé)這項工作,而由其他非專業(yè)人員來管理檔案,會出現(xiàn)這樣或那樣的問題,必然給急需查找資料的領(lǐng)導(dǎo)及老師造成困難。出現(xiàn)這些情況的主要原因就是檔案管理專業(yè)化程度低,而這些因素的影響,使得檔案管理水平難以提高。
(二)檔案管理制度不健全
院(系)教學(xué)檔案客觀而真實反映出院(系)教學(xué)工作的實際情況,并在一定程度上折射出學(xué)校教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)發(fā)展的軌跡。因此,教學(xué)檔案是十分重要的文獻資料,應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的管理規(guī)范。
目前,由于許多院(系)不重視教學(xué)檔案管理這項工作,使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、查詢登記等都沒有制定嚴(yán)格的管理制度,全憑管理人員的隨意性來完成。從而出現(xiàn)資料歸檔不及時,需要查閱的資料找不到,借閱時不登記,借閱的資料也不按時歸還,重要的文檔資料丟失時有發(fā)生,致使檔案資料殘缺不全,從一定程度上影響了教學(xué)改革及教學(xué)評估的質(zhì)量,同時,嚴(yán)重影響了檔案管理的完整性和規(guī)范性。上述這些問題的出現(xiàn),說明了健全教學(xué)檔案管理制度的重要性。
(三)檔案管理手段落后
目前,高校院系教學(xué)檔案管理技術(shù)手段嚴(yán)重滯后,主要表現(xiàn)在教學(xué)檔案管理仍停留在紙質(zhì)檔案、僅用檔案柜保存的狀況,大部分檔案資料整理還處于手工操作階段,工作效率低,自動化和信息化程度不高,這與高校管理科學(xué)化嚴(yán)重脫節(jié)。盡管個別高校院系采用計算機輔助管理檔案,但由于沒有實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化,使資料信息資源難以共享,嚴(yán)重影響了工作效率。正因如此,檔案資料利用率較低,這種狀況不利于教學(xué)質(zhì)量的提高及教學(xué)改革的推進。
二、改進教學(xué)檔案管理的對策
綜上所述,許多高校院(系)教學(xué)檔案管理在不同程度上出現(xiàn)“文檔資料不齊全、歸檔整理不規(guī)范、分類統(tǒng)計不科學(xué)、借閱制度不健全、管理人員不專業(yè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)不到位”等諸多問題。這些問題的存在,是多年來院(系)檔案管理水平低的癥結(jié)所在,它嚴(yán)重阻礙檔案管理水平的提高,也給教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量評估帶來陰影,檔案資料利用價值較低的問題也無法得到解決。因此,不能按照原有模式來管理教學(xué)檔案,必須進行管理創(chuàng)新。
(一)檔案管理思維創(chuàng)新
如前所述,當(dāng)前高校院(系)教學(xué)檔案管理人員,絕大多數(shù)由院(系)教學(xué)秘書和辦公室行政管理人員兼任,因此檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差。而提高專業(yè)素質(zhì)必須通過專業(yè)培訓(xùn)來實現(xiàn),使他們盡快掌握檔案管理專業(yè)技能與方法。這種思維創(chuàng)新主要表現(xiàn)在檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保管全過程的創(chuàng)新,想方設(shè)法提高工作效率。因此,只有思維創(chuàng)新才能由非專業(yè)變成專業(yè),由不熟悉變成熟練,院系檔案管理工作才能打開新的局面。
(二)檔案管理制度創(chuàng)新
實現(xiàn)院(系)教學(xué)檔案管理規(guī)范化,必須根據(jù)《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求,逐步改進和完善院(系)教學(xué)檔案管理規(guī)章制度,使文檔資料的收集整理、分類歸檔、目錄檢索、文件編號、借閱移交、信息傳遞等方面都有章可循、有據(jù)可依。只有這樣,才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。隨著教學(xué)改革和教學(xué)評估工作的規(guī)范化、科學(xué)化,教學(xué)檔案也日益復(fù)雜,因此必須使管理制度創(chuàng)新走在實際工作的前面,因為制度指導(dǎo)和約束管理行為。
(三)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新
關(guān)鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國家機構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設(shè)進程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標(biāo)之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關(guān)工作提供備查依據(jù)，對城管檔案進行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來源與依據(jù)。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負(fù)責(zé)進行。城管局是城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊”演變而來。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足使得城管檔案工作在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環(huán)節(jié)。
在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構(gòu)”又使用“問題” 標(biāo)準(zhǔn)來進行分類是較為常見的問題，這種分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)因素，當(dāng)然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關(guān)。
檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠(yuǎn)未達到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專職檔案員的部門較少，而即便在設(shè)有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業(yè)化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。
城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導(dǎo)。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發(fā)來有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導(dǎo)致了分類方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問題的發(fā)生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強檔案管理專職專業(yè)人員的設(shè)置與引進
專職與專業(yè)人員的設(shè)置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對于專業(yè)檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來進行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓(xùn)與平臺的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅實的人力資源基礎(chǔ)。
4.2 加強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)
加強對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進行學(xué)習(xí)領(lǐng)會，對實施細(xì)則要加強理解。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，可以派員進行外部培訓(xùn)，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請省市檔案館的專業(yè)人士進行指導(dǎo)講座。
4.3 制定科學(xué)合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學(xué)合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關(guān)重要的。檔案分類方案要根據(jù)國家檔案局2006年公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。
科學(xué)合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協(xié)助指導(dǎo)，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進行。
5 結(jié)束語
檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。
參考文獻
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；分類標(biāo)準(zhǔn)；管理系統(tǒng)
一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀
目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業(yè)知識與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在：一是對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡單，不需要專業(yè)知識，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要歸檔的材料沒有及時歸檔，造成了在評估和重點項目申報中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢不匹配，檔案管理效率差。
二、教學(xué)檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點，將兩者優(yōu)點相互結(jié)合。三是個案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“我院”）教務(wù)處檔案為實例進行試點。
三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對策
（1）建立了教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠為教學(xué)檔案管理提供有效規(guī)范。可以建立與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。通過建立的教學(xué)檔案實體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類檔案成為一個有機整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實際工作以及機構(gòu)設(shè)置的特點，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復(fù)式分類法。一級類目的標(biāo)識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡稱。檔號模式規(guī)定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學(xué)綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識的加強，需要全院的各個部門都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項工作服務(wù)。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對加強全院職工檔案歸檔意識，促進檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會、經(jīng)濟效益。（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過建立的檔案實體分類標(biāo)準(zhǔn)，進行信息交換和通信，以實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進行統(tǒng)計分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對錄入的數(shù)據(jù)隨時作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。加快檢索速度，促進檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對做好學(xué)院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計與利用有著積極的推動作用?？偠灾?，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對教學(xué)檔案分類進行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。
參考文獻：
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［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導(dǎo)，維護企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟活動和維護企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當(dāng)?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經(jīng)濟糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進行了明確說明，在解決經(jīng)濟糾紛、維護自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評標(biāo)報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強化企業(yè)合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風(fēng)險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風(fēng)電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實施合同檔案的統(tǒng)一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項動態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數(shù)量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語
在日趨激烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責(zé)任意識，不斷提升個人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻
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[關(guān)鍵詞] 復(fù)式分類法；多級目錄；檔案分類
[中圖分類號] G27 [文獻標(biāo)識碼] A 文章編號：1671-0037（2014）01-42-2
檔案分類是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，既是上承檔案收集的基礎(chǔ)工作，又是下啟檔案整理的關(guān)鍵程序，是資料組織從無序到有序、從原始到科學(xué)的第一步；影響檔案管理人員選擇檔案分類方法的因素復(fù)雜多變，能恰當(dāng)運用科學(xué)的方法將檔案分類，有助于實現(xiàn)檔案便于利用的目標(biāo)，值得每一位檔案員深入了解，認(rèn)真學(xué)習(xí)。本文將介紹一般的檔案分類方法及其使用過程中的常見問題，逐步深入了解目前檔案分類中的復(fù)式分類法及多級目錄結(jié)構(gòu)編制之間的關(guān)系，探索復(fù)式分類法與多級目錄配合使用的妙處。
1 檔案分類方法
1.1 常用的三種檔案分類法
1.1.1 年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。
1.1.2 組織機構(gòu)分類法。組織機構(gòu)分類法是根據(jù)文件的承辦單位將檔案進行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機構(gòu)將檔案分成若干類別。適用于內(nèi)部機構(gòu)穩(wěn)定、機構(gòu)頭緒不多的單位。
1.1.3 問題分類法。問題分類法是以文件內(nèi)容所設(shè)計的問題為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個類別。適用于存在時間不長，組織機構(gòu)模糊不清、檔案數(shù)量不大的終結(jié)全宗。
2 檔案分類法使用過程中的常見問題
2.1 使用年度分類法時難以正確區(qū)分文件年度
由于文件產(chǎn)生過程的成文日期、簽署日期、日期等不盡相同，因此檔案員在鑒定文件所屬年份時需多動腦筋、細(xì)心思考。以下的文件值得檔案管理員認(rèn)真思考，區(qū)分歸檔的所屬年度：
《**公司2013年工作計劃》（成文日期：2012年12月15日）
《**公司2012年工作總結(jié)》（成文日期：2013年1月6日）
《**公司2012～2015三年發(fā)展規(guī)劃》（成文日期：2013年1月15日）
《**公司第三屆科研成果交流會》（該會議于2012年12月16日召開，2013年1月4日閉幕，會議材料需歸檔的包括會議通知、會議議程、開幕詞、交流的科研論文、獲獎名單等）
以上文件的年度劃分，沒有一成不變的參考標(biāo)準(zhǔn)，必須從文體種類入手，細(xì)心分析，遵循原則，正確處理：
2.1.1 法規(guī)性的文件以批準(zhǔn)日期為依據(jù)；
2.1.2 指導(dǎo)性的文件以簽署日期為依據(jù)；
2.1.3 會議記錄以開會日期為依據(jù)；
2.1.4 計劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計報表以該文件內(nèi)容針對的時間為依據(jù)；
2.1.5 跨年度計劃以開始年度為依據(jù)；
2.1.6 跨年度總結(jié)以最后年度為依據(jù)。
2.2 在使用組織機構(gòu)分類法時，文件屬于多個組織機構(gòu)（部門）的或為多個組織機構(gòu)（部門）所利用的，檔案管理員往往為圖工作簡便，只在其中一個組織機構(gòu)（部門）的檔案中保管該份文件。這有悖于檔案管理便于利用的最終目的。正確的做法應(yīng)該是在各組織機構(gòu)（部門）分別備份。
2.3 問題分類法常見的類別設(shè)置，檔案工作者在為立檔單位設(shè)類之前，用通過調(diào)研，對立檔單位的主要職能、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置等情況有深入了解，根據(jù)實際情況擬定類別，試以某公司為例：
問題分類法容易遇到年度跨度大、涉及部門多的情況，可歸入“綜合管理類”或設(shè)“總類”。
檔案管理員應(yīng)注意在檔案管理過程中不斷完善類目，其體系應(yīng)為逐漸完善的動態(tài)過程，對不盡合理之處或?qū)嶋H工作有變動的情況需及時調(diào)整改良。
因此，單一的檔案分類方法在現(xiàn)實情況下是無法滿足實際工作需求的，將上述三種單一的檔案分類方法綜合使用，能使檔案分類呈多維立體的態(tài)勢，最終服務(wù)于檢索與利用，這就是檔案分類中普遍運用到的復(fù)式分類法。
3 多級目錄
多級目錄在電子檔案出現(xiàn)以后發(fā)展迅速，該目錄結(jié)構(gòu)也稱為樹形結(jié)構(gòu)。在多級目錄結(jié)構(gòu)中，每一個根目錄包含若干子目錄，在子目錄中又包含下一級子目錄，這樣類推下去就構(gòu)成了多級目錄結(jié)構(gòu)。采用多級目錄結(jié)構(gòu)的優(yōu)點是建檔單位可以將不同類型和不同功能的文件分類儲存，方便檔案的管理和查找。如果僅僅依據(jù)以上的檔案分類方法，可將檔案目錄平面鋪開，形成多級目錄。然而，這種單一、扁平的結(jié)構(gòu)在工作中是無法滿足實際需求的。只有將多級目錄與復(fù)式分類法的巧妙結(jié)合結(jié)合，使扁平的結(jié)構(gòu)立體起來。
4 復(fù)式分類法
以年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法為基礎(chǔ)，由年度和組織機構(gòu)、年度和問題靈活組合形成的檔案分類方法叫復(fù)式分類方法：
4.1 復(fù)式分類法的常見類型：
4.1.1 年度-組織機構(gòu)分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分類，然后在每個年度類下再按組織結(jié)構(gòu)（部門）進行分類。適用于內(nèi)部組織機構(gòu)經(jīng)常變化但不復(fù)雜的立檔單位，適合現(xiàn)行機關(guān)的檔案使用。
4.1.2 組織機構(gòu)-年度分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照組織機構(gòu)分類，然后在每個組織機構(gòu)（部門）下按年度分類。適合內(nèi)部組織機構(gòu)穩(wěn)定的立檔單位，一般多用于撤銷機關(guān)的檔案分類。
4.1.3 年度-問題分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照年度分類，然后在每個年度下按問題分類。適用于立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)變化復(fù)雜，或由于組織機構(gòu)間分工不明確、文書工作不正規(guī)等難以區(qū)分文件所屬機構(gòu)、沒有內(nèi)部機構(gòu)或內(nèi)部機構(gòu)簡單的立檔單位。
4.1.4 問題-年度分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照問題分類，然后在每個問題下按年度分類。適用于撤銷機關(guān)檔案和歷史檔案。
檔案管理員能根據(jù)上述四種復(fù)式分類法，編制多級目錄，如圖所示：
如此，復(fù)式分類法的立體維度結(jié)構(gòu)形成。
4.2 使用復(fù)式分類方法應(yīng)以立檔單位的實際情況靈活設(shè)置，適當(dāng)變動。試看以下例子：
某公司在成立之初由辦公室、生產(chǎn)車間、采購部、銷售部和研發(fā)部五個部門組成，由于該公司主要經(jīng)營范圍是加工生產(chǎn)，檔案管理人員按組織機構(gòu)-年度分類法來分類整理檔案；其后幾年內(nèi)，企業(yè)人員變動較大，因為加工訂單充裕，公司領(lǐng)導(dǎo)層決定增設(shè)生產(chǎn)線，提高盈利效率，生產(chǎn)車間增加到3個，撤并研發(fā)部，辦公室分立成行政辦公室和總務(wù)后勤兩個部門。這樣的例子在企業(yè)檔案管理中是頗為常見的，檔案管理人員應(yīng)及時作出靈活的應(yīng)對，對企業(yè)檔案的分類方法做出調(diào)整，以免影響檔案的利用效率，甚至導(dǎo)致檔案管理混亂。該單位可將原先的組織機構(gòu)-年度分類法調(diào)整為年度-組織機構(gòu)實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。
4.3 在以上復(fù)式分類法的基本模式下，按照檔案管理的實際情況與保管年限結(jié)合使用，組合成以下的復(fù)式分類方法，使檔案管理更趨條理化：
小結(jié)：檔案管理的分類方法是將檔案資料從內(nèi)容到形式理出立體層次、縱橫維度的過程。是一門充滿理趣的學(xué)科，需要檔案管理員用心用腦關(guān)注本單位的實際情況，用耐心和恒心去構(gòu)筑適用好用的框架，在此過程中，多級目錄的使用千變?nèi)f化，但萬變?nèi)f變不離其宗，把握好根目錄和二級目錄的維度是關(guān)鍵，不少檔案管理員將多級目錄編成簡單的序列，抹殺了多級目錄的價值，實在可惜。在二者的完美配合下，實在不難建立合理的檔案實體管理體系，更好地對檔案實行科學(xué)管理與信息資源的開發(fā)利用。
參考文獻：
[1]中華人民共和國檔案法實施辦法[S].
[2]張虹，姬瑞環(huán).檔案管理基礎(chǔ)[M].中國人民大學(xué)出版社，2008.
