時(shí)間：2023-05-16 15:31:24
序論：在您撰寫電子檔案的管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：電子檔案，優(yōu)越性，缺點(diǎn)，對(duì)策
隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)越來越廣泛地應(yīng)用于人類社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域，各行各業(yè)都在利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來加快自身信息化建設(shè)的步伐，人類社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件越來越多。電子文件保管系統(tǒng)作為信息管理系統(tǒng)的一種，為檔案工作提供了自動(dòng)化、系統(tǒng)化的管理手段，有效的電子檔案管理是實(shí)現(xiàn)人類社會(huì)性原始?xì)v史記錄在信息時(shí)代得以真實(shí)、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時(shí)地滿足單位行使各項(xiàng)職能時(shí)對(duì)文件、檔案信息的需求。我們應(yīng)當(dāng)立足于檔案學(xué)、信息學(xué)以及管理學(xué)的交叉融合，順應(yīng)并做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。
電子檔案形成的優(yōu)越性：
存儲(chǔ)空間小，電子檔案的形成可以有效地節(jié)約檔案占用空間。所有電子檔案的儲(chǔ)存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲(chǔ)密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，而且與紙質(zhì)檔案管理方式是相通的。無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達(dá)600MB－4 000MB，可存 35萬(wàn)張打印紙上的文字信息或 10萬(wàn)頁(yè)圖形信息。論文參考。而且，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統(tǒng)的檔案利用開辟了一條新路。
操作方便 ，復(fù)制時(shí)不容易丟失信息 。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。
具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。
傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間是按秒計(jì)算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f則是以天計(jì)算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時(shí)間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產(chǎn)品。
電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，使計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會(huì)推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個(gè)新臺(tái)階。
電子檔案存在的缺點(diǎn)：
傳統(tǒng)的紙質(zhì)一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式不再發(fā)生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實(shí)性。與紙質(zhì)文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎(chǔ)上，其內(nèi)容和形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于刪改變化，并且可以儲(chǔ)存于不同的載體，人們無(wú)法從其所包含的內(nèi)容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實(shí)性以及是否完整等。
原始性問題。論文參考。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。論文參考。
完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
另外，收集過時(shí)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件，提供利用，讀取那些過時(shí)的技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容，這就要廣泛收集、保管過時(shí)技術(shù)全套軟硬件，還必須保管操作這些過時(shí)技術(shù)的某些技能，還有老化和維護(hù)問題，代價(jià)十分昂貴。
電子檔案管理是檔案工作的一個(gè)新領(lǐng)域，針對(duì)現(xiàn)代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產(chǎn)生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統(tǒng)的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實(shí)體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內(nèi)容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計(jì)算機(jī)的邏輯判斷功能和運(yùn)算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網(wǎng)上立卷，根據(jù)不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。
維護(hù)電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責(zé)之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價(jià)值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴(yán)格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對(duì)電子文件實(shí)施全程監(jiān)控，實(shí)行層層負(fù)責(zé)制，所有經(jīng)辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應(yīng)履行簽字手續(xù)，并建立電子文件備份系統(tǒng)以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復(fù)制以及定期對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行檢查、防治，對(duì)重要文件的存儲(chǔ)和傳輸實(shí)行加密技術(shù)處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理。
電子檔案管理對(duì)檔案技術(shù)人員的要求。檔案教育應(yīng)及時(shí)調(diào)整專業(yè)格局，從課程內(nèi)容、教學(xué)方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺(tái)上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質(zhì)的管理型和復(fù)合型人才隊(duì)伍來管理，因此在加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)中，除提高其政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)著重提高其計(jì)算機(jī)使用操作技能。在電子文件日益發(fā)展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應(yīng)技術(shù)和設(shè)備，以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)。對(duì)在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。應(yīng)注意引進(jìn)多方面的人才，將懂檔案業(yè)務(wù)，具有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍當(dāng)中來，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。
數(shù)字化時(shí)代召喚數(shù)字檔案，這是時(shí)展的需要，參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)與交流的需要，加強(qiáng)科學(xué)的研究，普及教育知識(shí)、服務(wù)社會(huì)大眾的需要，提高檔案工作社會(huì)地位的需要。檔案信息化是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的重要組成部分，是檔案事業(yè)改革與發(fā)展的內(nèi)在要求。隨著信息社會(huì)的發(fā)展，電子文件在日常工作中的不斷應(yīng)用，檔案工作所具有的信息管理和信息服務(wù)屬性日益增強(qiáng)，要做為一名合格的檔案管理工作者，就必須深入學(xué)習(xí)和了解新技術(shù)、新理論，并把其運(yùn)用到自己的實(shí)際工作中去，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理，不斷提高檔案管理以及服務(wù)工作的網(wǎng)絡(luò)化水平。只有這樣才能真正適應(yīng)這個(gè)科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)代，更好地做好新技術(shù)應(yīng)用下的檔案管理工作。
關(guān)鍵詞：電子檔案；優(yōu)越性；缺點(diǎn)；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）23-0289-02
隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)越來越廣泛地應(yīng)用于人類社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域，各行各業(yè)都在利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來加快自身信息化建設(shè)的步伐，人類社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件越來越多。電子文件保管系統(tǒng)作為信息管理系統(tǒng)的一種，為檔案工作提供了自動(dòng)化、系統(tǒng)化的管理手段，有效的電子檔案管理是實(shí)現(xiàn)人類社會(huì)性原始?xì)v史記錄在信息時(shí)代得以真實(shí)、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時(shí)地滿足單位行使各項(xiàng)職能時(shí)對(duì)文件、檔案信息的需求。我們應(yīng)當(dāng)立足于檔案學(xué)、信息學(xué)以及管理學(xué)的交叉融合，順應(yīng)并做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。
一、電子檔案形成的優(yōu)越性
存儲(chǔ)空間小，電子檔案的形成可以有效地節(jié)約檔案占用空間。所有電子檔案的儲(chǔ)存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲(chǔ)密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，而且與紙質(zhì)檔案管理方式是相通的。無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)極少量空間的優(yōu)點(diǎn)能夠很好地解決這一矛盾。例如，一張光盤容量可達(dá)600―4 000MB，可存 35萬(wàn)張打印紙上的文字信息或 10萬(wàn)頁(yè)圖形信息；而且，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言。相比之下，紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統(tǒng)的檔案利用開辟了一條新路。
以XX發(fā)動(dòng)機(jī)廠為例，每年歸檔的紙質(zhì)會(huì)計(jì)類檔案就可高達(dá)五百余本，足以占用兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)文件柜。且需時(shí)刻做到防塵、防霉、防蟲，要求檔案庫(kù)必須有嚴(yán)格的空氣溫度、濕度，溫濕度過高或過低都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成損壞。相比較電子檔案來說，占用空間少、不會(huì)生霉等優(yōu)點(diǎn)是紙質(zhì)檔案無(wú)法企及的。
另外，電子檔案還具備操作方便，復(fù)制時(shí)不容易丟失信息的特點(diǎn)。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理幾乎不存在這些問題，所以，完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。
1.具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。
2.傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間是按秒計(jì)算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f則是以天計(jì)算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時(shí)間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產(chǎn)品。
3.電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，使計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會(huì)推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個(gè)新臺(tái)階。
二、電子檔案存在的缺點(diǎn)
傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式就不再發(fā)生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實(shí)性。與紙質(zhì)文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎(chǔ)上，其內(nèi)容和形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于刪改變化，并且可以儲(chǔ)存于不同的載體，人們無(wú)法從其所包含的內(nèi)容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實(shí)性以及是否完整等。
1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2.真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3.完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4.安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
另外，收集過時(shí)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件，提供利用，讀取那些過時(shí)的、技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容，這就要廣泛收集、保管過時(shí)技術(shù)全套軟硬件，還必須保管操作這些過時(shí)技術(shù)的某些技能，還有老化和維護(hù)問題，代價(jià)十分昂貴。
綜上所述，電子檔案管理是檔案工作的一個(gè)新領(lǐng)域，針對(duì)現(xiàn)代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產(chǎn)生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統(tǒng)的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實(shí)體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內(nèi)容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計(jì)算機(jī)的邏輯判斷功能和運(yùn)算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網(wǎng)上立卷，根據(jù)不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。
三、電子檔案的維護(hù)
維護(hù)電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責(zé)之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價(jià)值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴(yán)格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對(duì)電子文件實(shí)施全程監(jiān)控，實(shí)行層層負(fù)責(zé)制，所有經(jīng)辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應(yīng)履行簽字手續(xù)，并建立電子文件備份系統(tǒng)以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復(fù)制以及定期對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行檢查、防治，對(duì)重要文件的存儲(chǔ)和傳輸實(shí)行加密技術(shù)處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理。
四、對(duì)檔案人員的要求
高技術(shù)的應(yīng)用需要高技術(shù)的人才來管理。檔案教育應(yīng)及時(shí)調(diào)整專業(yè)格局，從課程內(nèi)容、教學(xué)方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺(tái)上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質(zhì)的管理型和復(fù)合型人才隊(duì)伍來管理，因此在加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)中，除提高其政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)著重提高其計(jì)算機(jī)使用操作技能。在電子文件日益發(fā)展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應(yīng)技術(shù)和設(shè)備，以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)。對(duì)在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。應(yīng)注意引進(jìn)多方面的人才，將懂檔案業(yè)務(wù)，具有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍當(dāng)中來，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。
以XX發(fā)動(dòng)機(jī)廠為例，1994年，該廠共有專兼職檔案員20人，其中，本科畢業(yè)以上的1人，大專畢業(yè)以上3人，中專及以下的16人。隨著檔案的增加和專業(yè)對(duì)口的要求，到2013年，該廠共有專兼職檔案員50人，其中，本科及研究生畢業(yè)以上的40人，大專畢業(yè)的10人。排除近20年中檔案員正常退休，從這一數(shù)據(jù)中可以看出，現(xiàn)代化的檔案管理對(duì)人才的知識(shí)能力及水平也相應(yīng)提高了要求。
五、電子檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題
第一，注重檔案管理的安全性。在建設(shè)初期一定要注意電子檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證歸信息的安全、完整。
第二，加快電子檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，對(duì)現(xiàn)有的信息化管理平臺(tái)進(jìn)行有效集成。信息化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，有效集成的信息化管理系統(tǒng)是檔案管理信息化的平臺(tái)，在進(jìn)行檔案信息化時(shí)，要充分考慮信息化水平，循序漸進(jìn)，逐步推進(jìn)。
[關(guān)鍵詞]電子文件；電子檔案；歸檔管理
如今隨著信息化建設(shè)步伐的飛速發(fā)展，電子文件已成為信息記錄的主要形式，作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學(xué)說，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。電子文件同傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案一樣，成為重要的信息資源和寶貴財(cái)富。因此，電子文件與電子檔案如何歸檔管理，如何適應(yīng)電子文件、電子檔案發(fā)展的需要，已成為企業(yè)各部門所面臨的一項(xiàng)緊迫而艱巨的任務(wù)。
應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，特別是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。電子文件、電子文件歸檔以及歸檔后形成電子檔案的管理，都極大地豐富了檔案工作的內(nèi)容。
一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在著以下優(yōu)點(diǎn)
（一）辦公效率的提高。正因?yàn)橛?jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，才使得辦公自動(dòng)化運(yùn)用簡(jiǎn)單。早期受到技術(shù)水平及辦公設(shè)備的限制，文件均是手工制作的紙張文件，在使用過程中容易受損且保存時(shí)間較短，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還出現(xiàn)很多錯(cuò)字、不完整、字跡不工整、用筆不規(guī)范等現(xiàn)象，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實(shí)用性，不利于其自身使用價(jià)值的發(fā)揮。在運(yùn)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，節(jié)省資源、易于傳輸、方便搜索、攜帶便易、容易加密、不占空間的優(yōu)點(diǎn)顯現(xiàn)出來。文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)、查閱等環(huán)節(jié)變得有序而方便，在計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)中，文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共享一個(gè)辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲(chǔ)存，隨時(shí)歸檔。
（二）存儲(chǔ)能量增大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫(kù)房和裝具來進(jìn)行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫(kù)房空間，降低保管成本。
（三）檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，儲(chǔ)存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案部門與辦公業(yè)務(wù)部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查找并選擇檔案信息，還可方便地復(fù)制存儲(chǔ)。
二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在著以下缺點(diǎn)
電子文件必須經(jīng)過相應(yīng)的設(shè)備讀取才能讓人們識(shí)別；可以在不同的載體上進(jìn)行轉(zhuǎn)換并可同時(shí)存在；很容易被修改而不留下痕跡；可以不受時(shí)空限制實(shí)現(xiàn)信息共享；能使用文字、影像等多種信息方式；由于電子文件載體的不穩(wěn)定性難以保證其長(zhǎng)期地保存；電子文件保密性受限制；對(duì)檔案綜合管理人員要求高等等。
三、針對(duì)實(shí)踐中存在的問題提出以下措施
（一）建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。檔案部門要與辦公自動(dòng)化與信息管理部門通力合作，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。體現(xiàn)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性。
（二）檔案部門必須將計(jì)算機(jī)與信息管理等業(yè)務(wù)部門移交的具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
（三）對(duì)于采取技術(shù)手段對(duì)內(nèi)容進(jìn)行“加密”處理的電子文件，應(yīng)當(dāng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存。在儲(chǔ)存電子文件的載體或者裝具上應(yīng)當(dāng)注明反應(yīng)其內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。在存儲(chǔ)涉及國(guó)家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應(yīng)當(dāng)具體注明相應(yīng)的密級(jí)與保密期限，并嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理。
（四）通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
（五）對(duì)電子文件檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求更高。電子文件檔案的歸檔管理，要求文書檔案管理工作貫穿到文件產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、歸檔的整個(gè)過程中，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的歸檔工作，每一個(gè)操作環(huán)節(jié)都體現(xiàn)了文件管理和檔案管理的具體要求，需要以規(guī)范科學(xué)的管理為前提。這就必須要明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各歸檔部門的歸檔職責(zé)、工作內(nèi)容和管理權(quán)限進(jìn)行明確的劃定，而這些細(xì)節(jié)都必須在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就充分予以考慮，并能在具體操作中體現(xiàn)出來。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子檔案；電子檔案管理
一般情況下，檔案管理的工作包括對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用的工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子文件已經(jīng)漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質(zhì)公文、紙質(zhì)文獻(xiàn)等實(shí)體資料都在以逐電追風(fēng)的速度被電子公文、電子文獻(xiàn)等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創(chuàng)建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡(jiǎn)單談?wù)剻n案管理的作用、電子檔案的要點(diǎn)以及電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。
一、檔案管理的作用
檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務(wù)性檔案管理的工作。檔案管理不會(huì)憑空生產(chǎn)出物質(zhì)或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員產(chǎn)生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的專業(yè)，所以檔案管理是管理性質(zhì)的工作。檔案管理系統(tǒng)并不是孤立的，而且它是所有社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項(xiàng)通過提供檔案信息來為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的工作，這是不同于其他工作的特點(diǎn)之一。在歷史的各個(gè)階段，在社會(huì)中，檔案管理工作都必須為文化、經(jīng)濟(jì)、政治服務(wù)，否則檔案管理就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。檔案部門盡管會(huì)研究檔案、也會(huì)進(jìn)行編著等活動(dòng)，但是他的目的是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的需要，并被社會(huì)所利用，是具有服務(wù)性的活動(dòng)。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作會(huì)體現(xiàn)出一定的階級(jí)利益和階級(jí)關(guān)系，這被一定的統(tǒng)治階級(jí)掌握著，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)的方向集中表現(xiàn)了檔案管理工作的政治性質(zhì)。
二、電子檔案的要點(diǎn)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子檔案管理已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理的方式了。下面我們就來談?wù)剟?chuàng)建電子檔案管理的三大要點(diǎn)：一是要建立一個(gè)電子檔案首先就應(yīng)該先構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立的、應(yīng)用性的檔案管理信息化平臺(tái)，以及支撐各類業(yè)務(wù)所需要涉及的，包括實(shí)體以及虛擬的檔案信息化管理，來實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化轉(zhuǎn)變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實(shí)體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)等等。三是我們所創(chuàng)建的電子檔案一般是具有保存價(jià)值的歷史記錄或是作為法律依據(jù)的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀(jì)錄，并且電子檔案必須具有歷史再現(xiàn)性或者文件的原始記錄性。
三、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
下面就讓我們具體談?wù)勲娮訖n案管理的幾大優(yōu)勢(shì)：第一，由于電子檔案管理是通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來實(shí)行的，這便大大地提高了人們的工作效率?，F(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進(jìn)行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，減少了人為錯(cuò)誤的發(fā)生，且電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間的增長(zhǎng)而發(fā)生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)并沒有感彩，只會(huì)遵照被設(shè)計(jì)的保密程序而運(yùn)行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質(zhì)量管理工作能夠做得更好。傳統(tǒng)的檔案的質(zhì)量管理是要依靠人去做的，因此，必然會(huì)有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計(jì)算機(jī)被設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的，這樣就能更好地提高電子檔案的質(zhì)量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時(shí)效價(jià)值。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，來提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：電子檔案管理；高職學(xué)校；檔案管理
前言
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展，教育領(lǐng)域逐漸普及了信息技術(shù)。高職學(xué)校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關(guān)的辦公軟件來對(duì)高職學(xué)校學(xué)生的檔案實(shí)行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學(xué)校需要構(gòu)建多個(gè)含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫(kù)，通過這個(gè)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫(kù)來記錄存儲(chǔ)學(xué)校中教職工以及學(xué)生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學(xué)校的檔案管理工作中，大部分學(xué)校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過這樣的方式來簡(jiǎn)化檔案管理工作，從而提高學(xué)校檔案管理的效率。為了達(dá)到新時(shí)代背景下對(duì)教育事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，各個(gè)高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來對(duì)電子檔案管理的有效方法進(jìn)行深入探索，促進(jìn)高職學(xué)校的良好發(fā)展。
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)
（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學(xué)生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復(fù)雜，同時(shí)，在反復(fù)翻找的過程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡(jiǎn)單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學(xué)生的名字，就能馬上找到該學(xué)生的檔案文件，對(duì)檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡(jiǎn)便，只要確保計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關(guān)操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況為角度進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)地飛速發(fā)展是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于高職學(xué)校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學(xué)以及多媒體技術(shù)教學(xué)，教師的辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化。在這樣的形勢(shì)下，為了緊跟時(shí)展腳步，使高校的檔案管理符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作能夠和學(xué)校中的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學(xué)校一體化教學(xué)及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質(zhì)量以及水平傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)永久保存，但是這一目標(biāo)隨著電子檔案管理的到來得以實(shí)現(xiàn)。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質(zhì)管理，使用紙質(zhì)管理來歸類以及儲(chǔ)存學(xué)生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無(wú)論是儲(chǔ)存環(huán)境濕度過高還是溫度過高，都會(huì)在一定程度上損壞紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致檔案管理人員不得不定期將檔案轉(zhuǎn)移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計(jì)算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)快速存檔，并且沒有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實(shí)現(xiàn)，并且能夠使學(xué)生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學(xué)校的檔案管理質(zhì)量提高。除此之外，由于社會(huì)的快速發(fā)展，國(guó)家越來越注重職業(yè)教育領(lǐng)域的發(fā)展，從而將高職學(xué)校招收學(xué)生的人數(shù)擴(kuò)大。因此，高職學(xué)校中的學(xué)生數(shù)量呈現(xiàn)一個(gè)逐年攀升的趨勢(shì)。學(xué)生的數(shù)量增加，在一定程度上增加了對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行記錄的檔案管理所需的紙張數(shù)量。在這樣的形勢(shì)下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲(chǔ)存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學(xué)校在檔案管理的工作中應(yīng)用電子檔案。當(dāng)電子檔案管理的方式逐漸在高職學(xué)校的檔案管理工作中展開以后，使紙質(zhì)檔案管理工作中存在的管理難度以及儲(chǔ)存難度得到了有效降低，同時(shí)，使用電子檔案管理的方式來對(duì)高職學(xué)校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國(guó)當(dāng)前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點(diǎn)，電子檔案管理的方式使紙質(zhì)檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學(xué)校的檔案管理保存以及儲(chǔ)存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過程中，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加快完善自身檔案管理制度的速度，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的調(diào)整，積極建立一個(gè)屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應(yīng)的措施來確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構(gòu)建出高職學(xué)校的電子檔案管理制度。但是，觀察現(xiàn)階段中的高職學(xué)校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，在高職學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關(guān)制度不夠健全。例如，檔案定位準(zhǔn)確度不高，相關(guān)管理人員的權(quán)限以及責(zé)任分配明確性不足。在大部分高職學(xué)校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關(guān)不利狀況時(shí)，由于檔案管理制度不夠健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員無(wú)法對(duì)以上情況進(jìn)行及時(shí)有效的處理，最終對(duì)高職學(xué)校造成較為嚴(yán)重的損失。在一定程度上降低了高職學(xué)校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量。
（二）電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性比較強(qiáng)因?yàn)殡娮訖n案是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關(guān)檔案信息的時(shí)候，必須使用一些計(jì)算機(jī)硬件以及軟件使達(dá)到讀取目的，例如，在對(duì)一些程序類的檔案進(jìn)行檢索時(shí)，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行建立、儲(chǔ)存以及備份的過程中極易被軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及運(yùn)行狀況所影響，在這個(gè)過程中，一旦計(jì)算機(jī)的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將會(huì)對(duì)檔案的建立、儲(chǔ)存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學(xué)校的檔案管理工作中普及應(yīng)用，相關(guān)的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應(yīng)用得到落實(shí)，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到一定程度的提升，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對(duì)電子檔案在高職學(xué)校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認(rèn)知以及了解。除此之外，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實(shí)以及應(yīng)用，加大對(duì)高職學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使高職學(xué)校的檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容以及管理精神有正確的了解以及認(rèn)知。同時(shí)，高職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對(duì)檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過這樣的方式來提升高職學(xué)校檔案管理人員對(duì)高職學(xué)校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對(duì)電子檔案的認(rèn)知作為信息知識(shí)以及人才高度匯集的地方，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關(guān)知識(shí)以及好處，將教職工對(duì)電子檔案的理解以及認(rèn)知進(jìn)一步提升[1]，繼而愿意主動(dòng)配合高職學(xué)校完成電子檔案的實(shí)踐工作。第一，高職學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來，積極了解電子檔案的相關(guān)理論知識(shí)以及技能知識(shí)，并且主動(dòng)參加相關(guān)的培訓(xùn)，繼而使其他教職工對(duì)電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學(xué)校必須將電子檔案在學(xué)校內(nèi)部的宣傳力度加大，讓學(xué)校的教職工能夠?qū)﹄娮訖n案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量以及效率提升。
（三）加強(qiáng)安全管理對(duì)檔案進(jìn)行安全管理是電子檔案管理中尤為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性較強(qiáng)的特點(diǎn)，而電子檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的一項(xiàng)信息技術(shù)，從而也將面臨著黑客技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅。因此，高職學(xué)校必須高度重視學(xué)校電子檔案管理的相關(guān)安全管理工作，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實(shí)施的時(shí)候，首先高職學(xué)校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在建設(shè)電子檔案的過程中，對(duì)計(jì)算網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行檢查[2]，在確保計(jì)算機(jī)不存在病毒的情況下才能進(jìn)行建檔。其次，高職學(xué)校一定要安裝正版的、具有極強(qiáng)防護(hù)功能的殺毒軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)計(jì)算機(jī)的安全性，及時(shí)找出存在的安全隱患并且處理，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施以及軟件程序。最后，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會(huì)被盜取或者是丟失。此外，為了做好應(yīng)對(duì)各種突況的準(zhǔn)備，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。通過以上的方式來加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現(xiàn)問題。對(duì)自身的電子檔案設(shè)備開展定期的檢查以及維護(hù)工作，使設(shè)施中存在的隱患以及故障得到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)以及解決。同時(shí)，必須要求高職學(xué)校檔案管理中負(fù)責(zé)電子檔案技術(shù)的工作人員對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，提高自身的技術(shù)水平，從而對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開展真正的修復(fù)工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)得到一定程度的降低。除此之外，相關(guān)的電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案的相關(guān)管理軟件進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)、升級(jí)以及更新，使電子檔案的應(yīng)用能夠更加符合高職學(xué)校的需求。高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極對(duì)電子檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新以及升級(jí)，將那些老化或者破損嚴(yán)重的設(shè)施淘汰，積極購(gòu)入與現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展相符合的新型設(shè)施，使電子檔案管理的設(shè)施能夠達(dá)到電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，繼而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理工作中的實(shí)施應(yīng)用。
（四）健全檔案管理機(jī)制對(duì)于高職學(xué)校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校高效發(fā)展的一項(xiàng)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)㈦娮訖n案的管理工作做好，高職學(xué)校的檔案管理人員必須結(jié)合電子檔案的相關(guān)特點(diǎn)來健全電子檔案的相關(guān)管理機(jī)制，從而使電子檔案的管理質(zhì)量以及管理效率得到進(jìn)一步的提升[3]。第一，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)規(guī)定，每過一個(gè)特定時(shí)間就要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔，同時(shí)還要對(duì)電子檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查檢驗(yàn)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行解決處理，使檔案能夠及時(shí)歸檔；第二，高職學(xué)校必須提升檔案管理人員對(duì)于電子檔案的理解以及認(rèn)知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制以及相關(guān)的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業(yè)性；第三，高職學(xué)校必須嚴(yán)格地監(jiān)督電子檔案的編號(hào)分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學(xué)校的電子檔案管理工作。
（五）優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構(gòu)成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)以及技能、綜合素質(zhì)等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質(zhì)量以及管理效率的關(guān)鍵因素。所以，高職學(xué)校必須優(yōu)化自身的檔案管理隊(duì)伍，將管理隊(duì)伍中的成員的基礎(chǔ)理論知識(shí)以及專業(yè)技能提高，為高職學(xué)校順利開展電子檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。第一，當(dāng)高職學(xué)校的在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行選擇的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)以學(xué)習(xí)能力、道德品質(zhì)、思想意識(shí)、專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)為篩選指標(biāo)[4]，確保其專業(yè)能力、綜合素質(zhì)等方面達(dá)到現(xiàn)階段中信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第二，高職學(xué)校必須加大對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，積極從社會(huì)中招賢納士，將電子檔案管理隊(duì)伍不斷地優(yōu)化、擴(kuò)大，從而實(shí)現(xiàn)高職學(xué)校電子檔案管理的品質(zhì)化、高效化；第三，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極定期組織一些相關(guān)的技能培訓(xùn)大會(huì)以及道德培訓(xùn)大會(huì)，讓檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)以及技術(shù)，并且培養(yǎng)其良好的道德素養(yǎng)、政治素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，避免發(fā)生學(xué)校檔案信息泄露或者被用于買賣等不良現(xiàn)象，從而對(duì)學(xué)校的安全管理造成不利影響。
【論文關(guān)鍵詞】電子檔案 電子檔案管理 電子檔案利用
【論文摘要】當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無(wú)法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無(wú)法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門來說，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。
1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 轉(zhuǎn)貼于
3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失
電子檔案的利用不能夠無(wú)原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。
4、加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
四、小結(jié)
現(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào)·社會(huì)科學(xué)， 2009，30(7).
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；利用
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多問題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文主要就如何做好電了檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討。分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
1 電子檔案使用的主要途徑和管理優(yōu)勢(shì)
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，電子檔案實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的目標(biāo)。節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費(fèi)用，查閱起來極為方便迅速。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始材料，確保其使用過程中的權(quán)威性。除此之外，對(duì)于檔案信息也能夠隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢。檔案信息電子化，信息成果可無(wú)限的復(fù)制、拷貝，檔案的資料一旦保存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行多次備份，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、通信傳輸。通信傳輸是電子檔案在使用中的一重要方式?？梢越鉀Q使用者無(wú)法到達(dá)檔案所在地的難題，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時(shí)候，在一個(gè)地方需要提取檔案時(shí)就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，能隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢，而不需要回到儲(chǔ)存檔案的原單位提檔，節(jié)省了查閱檔案者的時(shí)間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員浪費(fèi)。
3、直接利用。直接利用是指利用電腦，在檔案部門網(wǎng)絡(luò)上可以直接查詢相關(guān)資料。便于查找，在進(jìn)行電子檔案的查找的時(shí)候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關(guān)個(gè)人檔案的關(guān)鍵字就會(huì)出來相關(guān)的所有檔案資料，再根據(jù)進(jìn)一步的搜索找到自己需要的所有資料，整個(gè)過程只需要輸入查找條件的幾個(gè)關(guān)鍵字即可，方便快捷，節(jié)省時(shí)間。
2 加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對(duì)于大部分的單位來說，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，所以加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。
1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高工作效率。電子檔案的形成為檔案工作提供了自動(dòng)化、系統(tǒng)化的管理手段，提高了檔案管理工作效率，目的是為使用者提供，便捷高效的服務(wù)，電子檔案的產(chǎn)生，使計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，并且在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時(shí)候，在一個(gè)地方需要提取檔案時(shí)就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，而不需要回到儲(chǔ)存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進(jìn)行各個(gè)檔案的整理，工作量大且效率不高，然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這樣便可以方便快速的查找資料，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。這將會(huì)推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個(gè)新臺(tái)階。
3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量滿足多樣化需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛快發(fā)展，越來越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看文字資料、圖像、視頻。更要看原始圖紙、原始材料，而傳統(tǒng)的檔案管理已無(wú)法滿足這一需求。而電子檔案能把大量的原始材料集中保存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。能夠快速、及時(shí)地滿足單位行使各項(xiàng)職能時(shí)對(duì)文件、檔案信息的需求，從而為社會(huì)提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3 做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復(fù)雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì)由于各種原因，會(huì)對(duì)電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作。
1、建立檔案利用制度，合理利用檔案資源。建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案的真實(shí)性，由于電子化信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以通過掃描等手段進(jìn)行數(shù)字化處理，因此要建立電子檔案審批制度，所有人員需要查閱電子檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，才能進(jìn)行查閱拷貝。還要建立檔案利用管理制度，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)更新，解決信息報(bào)送不及時(shí)問題，使檔案收集更為及時(shí)，更好的滿足電子檔案利用者的需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。
2、建立檔案保密制度 ，規(guī)范檔案利用方式。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，設(shè)定電子檔案密級(jí)，設(shè)置訪問權(quán)限。電子檔案密級(jí)設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級(jí)別的電子檔案相連系，電子檔案的利用不能夠無(wú)原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。
3、加強(qiáng)檔案人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)。電子檔案由于提供方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。
4 小結(jié)
隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，檔案工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能占據(jù)著十分重要的位置。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。
