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[關(guān)鍵詞]人才市場，人事檔案，管理方法
中圖分類號：TE65 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）04-0348-01
每個人才都是由自身的諸多資料構(gòu)成的，所以，可以把人事檔案比作是人才的身份證，它標(biāo)志著人才的基本信息，所以，一個企業(yè)想要選拔出高質(zhì)量出色的人才，認(rèn)真管理出人事檔案顯得意義重大，但是，現(xiàn)在在我國人才市場人事檔案的管理尚且存在了這樣那樣的問題，首先就是選擇的檔案管理人員缺少專業(yè)的素質(zhì)和能力，其次就是沒有設(shè)置一個合理的人才市場人事檔案管理制度，當(dāng)然，還存在人事檔案管理方式不及時更新，這些問題我們都要認(rèn)真仔細(xì)對待。
1.人才市場人事檔案管理的意義
在人才市場中，人事檔案就相當(dāng)于每一個人才的身份證，人才市場中人才眾多，不僅數(shù)量多，而且分布在各個部門，各個行業(yè)，所以，如果單單憑借手工錄入人才信息往往是不全的，時間久了查找起來也定是不容易的，所以，建立人事檔案顯得意義重大，有了人才市場的詳細(xì)的人事檔案，相關(guān)單位相關(guān)部門可以根據(jù)人事檔案評定這個人工作的能力，工作時有沒有一個良好的態(tài)度，曾經(jīng)的工作經(jīng)歷，受到的工資待遇，以及與上下屬所處的關(guān)系如何等等，根據(jù)人才評定的這些種種因素進(jìn)一步來決定對這個人才招收與否，人才市場人事檔案管理是人事管理中的一個構(gòu)成部分，它隸屬于人事管理，所以，建立健全人才市場人事檔案，可以更好的管理更多的人才，讓人才的招收更有依可循，也是發(fā)現(xiàn)問題的一個參考依據(jù)。在現(xiàn)在的生活中，還總有一些人才市場人事檔案管理人員沒有嚴(yán)于律己，不嚴(yán)格對待這項工作，忘記了人才市場人事檔案的真實性完整性，肆意篡改人才人事檔案，讓其他真正優(yōu)秀的人才沒有得到公平的待遇，這也是人才市場人事檔案管理面臨的重大問題。針對這些問題，我們應(yīng)該從人才市場人事檔案管理的意義出發(fā)，積極解決，讓人才市場人事檔案管理制度建立健全，為人才服務(wù)。
2.人才市場人事檔案管理存在的問題
2.1 人才市場人事檔案管理人員素質(zhì)能力不高
人才市場有著眾多的人才，這些人才又都隸屬于各個行業(yè)，各個部門，所以，管理人才市場人事檔案的這些管理人員，理應(yīng)有著基本的能力和素質(zhì)，讓人才市場人事檔案管理真正發(fā)揮作用。首先，人才市場人事檔案管理人員必須要有的就是耐心和細(xì)心，人事檔案需要錄入的條目眾多，再加上需要錄入檔案的人才的數(shù)量也不在少數(shù)，所以，面對這眾多的數(shù)據(jù)資料，把它們一一整理分類記錄輸入計算機，需要人事檔案管理人員必要的耐心和細(xì)心，不能有一絲一毫的差錯，一但是，現(xiàn)在很多的人才市場人事檔案管理人員就缺少這樣的耐心和細(xì)心，分類整理檔案時并沒有十足的耐心和細(xì)心，總是出現(xiàn)這樣那樣的問題，甚至把人才的基本資料記錄混淆，讓真正有能力的人才受到損失。另外，人才市場人事檔案管理者還需要必要的專業(yè)能力和素質(zhì)，人才市場人事檔案管理工作并非簡單容易的工作，它需要有各種專業(yè)的步驟融合在一起，方能建立一個一目了然簡潔明了的人事檔案，所以，這對人才市場人事檔案管理人員又是一大考驗，在現(xiàn)實生活中，有很多的人事檔案管理人員就沒有這種基本的能力和素質(zhì)，輸入檔案混亂，讓人才招聘者很難分析研究，對于這部分的人才市場人事檔案管理人員相關(guān)部門也沒有采取措施進(jìn)行培訓(xùn)來改善這種現(xiàn)狀，久而久之，對于人才市場人事檔案管理是一種阻礙。
2.2 人才市場人事檔案管理制度不規(guī)范
人才市場人事檔案管理首先要秉承幾個基本的原則，對于這些基本的原則定是不能違反，如果違反，這對于人才市場選拔合適的人才會造成阻礙。但是，現(xiàn)實生活中，總有這樣那樣的人才市場人事檔案管理制度缺少嚴(yán)格的規(guī)定。首先，人才市場人事檔案管理制度需要注意的就是真實性，人才的人事檔案一定要嚴(yán)格的依照人才的真實情況進(jìn)行記錄，不能有一絲的作假或者是隱瞞，但是，在真正的人才市場人事檔案中總有許多的人才在家庭背景或者是學(xué)歷等標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行更改，但是，相關(guān)部門卻并沒有對這些詬病進(jìn)行整治，讓人才人事檔案越來越失去效力。再者，不僅僅是擅自修改人事檔案的問題，更有甚者借助一些外力虛構(gòu)一份有利于自己的人事n案，企圖在人才招聘者那里蒙混過關(guān)，這些問題都很容易的看出我們的人才市場人事檔案管理制度并不完善，制定的并不嚴(yán)格，所以，我們要對人才市場人事檔案管理制度進(jìn)行重新的修訂，剔除不合理的，保留合理的部分。
3.人才市場人事檔案管理具體舉措
3.1 選擇能力素質(zhì)達(dá)標(biāo)的檔案管理人員
上文已經(jīng)提到了，人才市場人事檔案管理過程中不可缺少的一個重要因素人才市場人事檔案管理人員，沒有一個合格的優(yōu)秀的能力達(dá)標(biāo)的人才市場人事檔案管理人員，那么就不可能建立一個合格簡潔明了一目了然的人事檔案，所以，我們要從人才市場人事檔案管理人員抓起，首先，人才市場人事檔案管理人員必備的素質(zhì)就是耐心和細(xì)心，人事檔案不比其他的資料，不能有一絲一毫的錯誤，否則不僅影響人才本身，也會影響人才招聘者，所以，無論是在分類整理人才資料，還是記錄輸入人才資料時，都要時刻核對檢查，不能出現(xiàn)紕漏，充分保證人才市場人事檔案的真實性完整性。另外，人才市場人事檔案管理人員需要有著專業(yè)化的能力和素質(zhì)，所謂專業(yè)化的能力和素質(zhì)，就是面對紛繁錯雜的人才資料要迅速分類整理，把眾多的人才按照類別分好組，進(jìn)而再對每一個小組進(jìn)行下一步的信息錄入，有著對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)任的態(tài)度再加上專業(yè)化的工作能力和素質(zhì)，人才市場人事檔案才能真正發(fā)揮自己的作用。
3.2 規(guī)范人才市場人事檔案管理制度
在現(xiàn)在的人才市場人事檔案管理過程中，人事檔案管理制度已經(jīng)基本建立起來了，但是，不得不說的是，在人事檔案管理制度建立過程中還存在這樣那樣的問題，首先，人事檔案造假不斷，這也來源于人事檔案管理制度的不嚴(yán)格，正是由于人事檔案管理制度的松懈，人事檔案管理人員才會隨意篡改人事檔案，在家庭背景學(xué)歷等上作假，讓人才市場招聘者很難分析研究，更有甚者，直接做一份完全虛假對自己有益的人事檔案來欺騙人才招聘者，這對于眾多人才來說是不公平公正的，所以，為了眾多的人才，人事檔案管理制度理應(yīng)做一定的修改，把其中積極有益的部分留下來，剔除掉其中不合理的部分，對于私自篡改人事檔案的管理者一定要嚴(yán)格處理，在制度規(guī)定上明確標(biāo)出，給予一定的懲罰，讓人才市場人事檔案成為考察人才的硬性標(biāo)準(zhǔn)。
4.結(jié)語
社會在發(fā)展，經(jīng)濟(jì)在進(jìn)步，人們的生活也變得越來越好了，越來越多的人才向著各自的方向開始了努力，人才招聘者為了招收更多的人才，于是出現(xiàn)了人才市場，在人才市場中，人才的人事檔案才是考察人才的硬性標(biāo)準(zhǔn)，但是?，F(xiàn)在人才市場人事檔案管理出現(xiàn)了這樣那樣的問題，例如人才市場人事檔案管理制度不規(guī)范，人才市場人事檔案管理人員能力素質(zhì)不達(dá)標(biāo)等，針對這些問題，我們理應(yīng)積極改善，積極思考，讓人才市場人事檔案真正發(fā)揮自己的作用。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：人才市場；檔案管理；有效策略
一、人才市場檔案管理的現(xiàn)狀
1.1收費不合理。人才市場對檔案的保管、傳遞等業(yè)務(wù)都需要支付一定的費用，來作為人才市場的主要收入來源，支撐人才市場的正常工作[1]。例如，2013年開始人才市場個人檔案的托管年費的國家標(biāo)準(zhǔn)需要120元[2]，而有些城市的收費高于國家標(biāo)準(zhǔn)，這并不統(tǒng)一的收費使得流動人員的負(fù)擔(dān)加重。1.2檔案功能遭到弱化。由于社會人員在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中有著快速的特點，檔案個人履歷的記載功能的靈動速度不如真實人員流動快速，這導(dǎo)致了檔案并不能真正反映流動人員的真實經(jīng)歷和對社會的有效貢獻(xiàn)，不僅僅阻礙了流動人員的發(fā)展，也削弱了人才市場的誠信，使得檔案的實際功能進(jìn)一步弱化。必須通過科學(xué)的思想體系以及有效的方法，保證檔案管理工作的有效性[3]。1.3歸屬關(guān)系不明確1.3.1檔案的管理歸屬關(guān)系不明確。用人單位和人才市場對有關(guān)流動人員資料的一系列責(zé)任，如收集、整理、歸檔，傳遞、審核等事務(wù)互相推脫，責(zé)任不明確，無法有應(yīng)對突發(fā)事件應(yīng)急措施，犧牲的是流動人員的時間和精力。1.3.2檔案管理手續(xù)繁雜。對于在單位產(chǎn)生的一系列活動中，員工的績效考核、工資核定，各種等級證書等資料的收集、整理和移交工作都會順利在單位進(jìn)行再交接給人才市場檔案管理部門。而其余事項則需要通過反復(fù)在雙方間確認(rèn)和查閱，檔案的管理手續(xù)復(fù)雜，這樣不僅給經(jīng)手手續(xù)的工作人員和檔案所屬人帶來麻煩，也降低了工作效率。1.3.3缺乏時效性。由于個人與所屬單位不能理解檔案工作的重要性，導(dǎo)致在處理檔案文件時，不能專業(yè)科學(xué)地進(jìn)行，導(dǎo)致了檔案和真實的個人經(jīng)歷相錯亂，不能全面反映一個人對社會的貢獻(xiàn)，不利于檔案的核對和未來就業(yè)的準(zhǔn)備。1.3.4管理手段待更新。由于市場經(jīng)濟(jì)的活躍，流動人員的流動頻率明顯增加，需要人才市場檔案管理部門在管理檔案的時候不能滯后于目前狀況。而舊時管理手段已經(jīng)不能滿足現(xiàn)時需求，只能在基礎(chǔ)設(shè)施、資金投入、管理人員上加強投入，才能提高總體服務(wù)水平。
二、優(yōu)化人才市場檔案管理的有效策略
2.1 完善檔案管理制度。只有在優(yōu)秀的制度下進(jìn)行管理，人才市場檔案管理才能凸顯它的作用。有好的檔案管理制度才能合理地錄入和安排流動人員的信息，建立有效的檔案，避免因制度不明確而導(dǎo)致的權(quán)責(zé)糾紛等問題。人才市場檔案管理制度應(yīng)該簡明有力，考慮到和各個部門的結(jié)合度，不需要過于繁瑣的流程，對接方便。這樣既可以在檔案的錄入、管理、審核、查閱等過程中降低成本，提高服務(wù)質(zhì)量，也有效的約束了整個流動人員的檔案管理。由于市場競爭的激烈，提升檔案管理的有效性保證了公平和公正，讓流動人員以及內(nèi)部管理人員處理事務(wù)方便快捷，在與其他人才市場中的競爭得到突出。2.2提升管理人員素養(yǎng)。由于檔案管理的主要經(jīng)手人為檔案管理的工作人員，若要使得人才市場的檔案管理有規(guī)矩又行之有效，重心都在工作人員處理檔案的基本能力上。傳統(tǒng)的管理逐漸被淘汰，這則要求管理人員不僅僅有檔案管理的相應(yīng)專業(yè)知識，對檔案管理內(nèi)容的熟知，還需要跟隨時代腳步，培養(yǎng)信息化技能，如軟件的使用以及相關(guān)計算機知識。人才市場可以通過固定的培訓(xùn)來對現(xiàn)有人員進(jìn)行素質(zhì)上的提升，強調(diào)學(xué)習(xí)的重要性。2.3現(xiàn)代信息化應(yīng)用。信息時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理方法對在人才市場進(jìn)行有關(guān)檔案的錄入、移交、查閱等內(nèi)容時，必須要從專業(yè)的網(wǎng)站上，通過查詢獲得權(quán)限有效權(quán)利，并獲準(zhǔn)合法利用。并且在信息技術(shù)的支持下，電子數(shù)字檔案可以有相關(guān)法律證明真實性。如果不更新新型的檔案管理制度，則直接制約了流動人員檔案信息傳遞的速度和共享的便捷性。
三、結(jié)論
綜上所述，由于市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和現(xiàn)代社會信息化的完善，人才市場的檔案管理工作在面臨各種新時代、新環(huán)境問題時需要通過完善制度、優(yōu)化功能、提高素質(zhì)等策略優(yōu)化自身，使得人才市場檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用，實現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化。
作者:葉龍峰 單位:黑龍江省黑河市五大連池風(fēng)景區(qū)人才交流服務(wù)中心
參考文獻(xiàn)
[1]程超.芻議新形勢下人才市場人事檔案管理[J].黑龍江史志,2015(5).
一、人才市場檔案管理工作中現(xiàn)存的問題
檔案管理模式陳舊，跟不上時代的發(fā)展。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)也逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中。相比于過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)如今的檔案管理工作已大大提高了工作效率和管理水平。但人才市場的檔案管理工作在各方面仍受到傳統(tǒng)管理模式的制約?，F(xiàn)今人才市場的檔案管理仍然只是對其進(jìn)行簡單的收集和粗濾分類，并未作出系統(tǒng)全面的整理歸納。因此，在對檔案信息進(jìn)行查詢時，往往速度過慢，效率偏低，很難做到精準(zhǔn)定位，無法向服務(wù)人群提供及時準(zhǔn)確的相關(guān)信息。此外，人事檔案內(nèi)容涉及范圍較廣并隨著個人自身發(fā)展不斷變化，人才市場不能及時對人事檔案進(jìn)行更新，致使個別檔案出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，影響著個人信息的準(zhǔn)確度和人力資源的合理配置。檔案管理制度不完善，管理工作不規(guī)范。人才市場的檔案管理工作相對復(fù)雜，人才流動現(xiàn)象較為普遍，加大了檔案管理的難度。因此，在檔案管理工作中，由于缺乏完善的檔案管理機制和管理體系，導(dǎo)致檔案管理存在操作不規(guī)范的現(xiàn)象。檔案管理部門在收集、整理、歸檔等一系列管理工作中沒有按照嚴(yán)格的相關(guān)程序進(jìn)行管理，使檔案內(nèi)容出現(xiàn)手續(xù)不完全、造假等情況，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性。
在檔案管理過程中，工作部門缺少相關(guān)的規(guī)章制度或管理條例，檔案交接過程中沒有及時進(jìn)行登記，檔案收集、整理等工作不能及時完成，也是造成檔案管理難度增大的重要原因。檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)及管理知識。部分人才市場的檔案管理人員缺乏檔案管理的相關(guān)知識，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，難以實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效的專業(yè)服務(wù)。這不僅對人才市場檔案管理工作的順利進(jìn)行產(chǎn)生巨大影響，同時導(dǎo)致檔案信息的實用性減弱，不能為大眾提供及時有效的信息資源。群眾檔案意識薄弱，缺少對檔案的重視。群眾對自身檔案缺少足夠的關(guān)注也是檔案管理工作中存在的主要問題。檔案信息所有者并未意識到人事檔案是自身發(fā)展的重要文字資料，缺乏對檔案應(yīng)有的重視，檔案管理過程中的棄檔現(xiàn)象也頻頻發(fā)生，甚至有的群眾將檔案自行拆封，導(dǎo)致其失去真實性與權(quán)威性。因此，培養(yǎng)公眾的檔案管理意識和重視程度已勢在必行。
二、針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題應(yīng)采取的措施
更新檔案管理模式，完善管理體制。在檔案管理工作中，首先應(yīng)更新檔案管理模式，使之適應(yīng)信息化時代下檔案管理工作的需要，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時不斷完善檔案管理的規(guī)章制度和相關(guān)條例，制定科學(xué)合理的管理辦法。檔案管理部門應(yīng)對資料信息進(jìn)行統(tǒng)一備份，保證資料的安全性，對檔案的收集、整理和歸納嚴(yán)格按照工作程序來進(jìn)行。不斷提高檔案管理工作的工作效率和管理水平，使檔案管理工作科學(xué)化、正規(guī)化，避免檔案由于管理不善出現(xiàn)弄虛作假，私自更改等不良現(xiàn)象。提高檔案管理人員專業(yè)知識和工作能力。人才市場相關(guān)部門應(yīng)大力提高檔案管理人員的相關(guān)專業(yè)知識和檔案管理能力。檔案管理人員的工作能力決定著人才市場的服務(wù)質(zhì)量，對管理工作的順利進(jìn)行起著重要作用。人才市場應(yīng)積極組織員工培訓(xùn)，制定定期培訓(xùn)計劃。一方面可以全面提高工作人員的工作能力，掌握檔案管理的專業(yè)技能，為工作內(nèi)容奠定堅實的理論基礎(chǔ)。另一方面能夠端正工作人員的工作態(tài)度，培養(yǎng)良好的思想素質(zhì)，使其對檔案管理工作有著足夠的重視，做到嚴(yán)謹(jǐn)、高效，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。檔案管理人員應(yīng)充分了解檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，工作中應(yīng)堅持原則，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，保證檔案管理工作的合法實施。
1.人才市場檔案管理工作存在的幾點問題
現(xiàn)階段各個企業(yè)單位在對人才進(jìn)行選擇時很多的是注重所選員工是否具有較好的適應(yīng)性、操作性以及實用性，而對于個人檔案中所記錄的內(nèi)容不加重視。在這種情況下就使得檔案個人以及社會各界對檔案的重視程度嚴(yán)重的下降，而對于檔案管理是否科學(xué)合理也自然被忽略了。為切實的加強人才市場檔案管理工作，本文對檔案管理過程中所存在的問題進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)目前所存在的問題主要如下。
1.1棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重
人才市場所接收的檔案主要有以下幾類人群：需要辦理接收手續(xù)的大中專畢業(yè)生；因私出國人員；在規(guī)定時范圍需要組織評審或者是申報的專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格認(rèn)定人員；社會流動人員；其他人員。對于以上幾類人群數(shù)量龐大，在人才市場對這些人群進(jìn)行檔案管理過程中存在著工作量大、工作內(nèi)容復(fù)雜、分類困難等眾多問題。再加之許多檔案個人在將檔案放到人才市場后就不再過問，久而久之就使得這部分檔案在當(dāng)事人未知的情況下被棄檔。
1.2信息管理的職能化較低
現(xiàn)在是信息化網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時代，計算機信息管理成為各行各業(yè)發(fā)展過程中不可忽視的一部分。在進(jìn)行檔案管理過程中計算機信息處理技術(shù)發(fā)揮著巨大的作用，它能夠有效地進(jìn)行信息整合、資源優(yōu)化、職能校對等過程。計算機的出現(xiàn)改變了以往人工操作環(huán)節(jié)復(fù)雜，出錯率高的難題。但是在實際的人才檔案管理過程中，信息管理的智能化較低無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。雖然國家已經(jīng)就該項問題提出了改善措施，但是并未起到較大的效果。在對社會人員檔案管理過程中信息化、網(wǎng)絡(luò)化還停留在就低的水平，尚不能和社會保險部門、人事部門、監(jiān)察部門達(dá)成信息的共享。
1.3法律體系不健全
人才市場檔案管理工作現(xiàn)在還沒有比較完善細(xì)致的法律進(jìn)行制約，在檔案管理工作上缺乏約束力。雖然早在數(shù)年前就有相關(guān)的法律對人才市場進(jìn)行規(guī)定，但是對于檔案的管理方面法律條文較為籠統(tǒng)。傳統(tǒng)的法律只是對人才市場的活動進(jìn)行了基本的規(guī)定，但是相對于檔案的管理方面沒有明確的做出規(guī)定，具體操作起來存在著較大的困難。此外我做人才檔案管理立法相對滯后，尚未形成比較完整健全的法律體系。
2.人才市場檔案管理工作新路徑
2.1規(guī)范檔案管理，提高責(zé)任意識
在進(jìn)行檔案管理時，要確保檔案的真實性。檔案在進(jìn)行整理時個人以及學(xué)校都應(yīng)實事求是，做到檔案的準(zhǔn)確，逐步的提高檔案的公信力。檔案在人才市場放置時，要繳納一定的費用避免棄檔現(xiàn)象的發(fā)生。逐步的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強對管理人員責(zé)任意識和專業(yè)技能的培訓(xùn)。在日常的工作中做好對檔案的分類管理工作，提高人才市場檔案放置的科學(xué)性和正規(guī)性。
2.2逐步提高檔案的信息化管理
將計算機信息技術(shù)逐步的應(yīng)用在人才市場檔案管理中，切實的做好檔案的信息化管理。對于人才市場檔案以電子數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行備份，將各種信息做好分類管理。一方面網(wǎng)絡(luò)檔案信息便于管理，另一方面又可以和其他部門更好的做到資源整合和共享。在對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理時，要確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。
2.3健全法律法規(guī)的建設(shè)，提高檔案管理的法制化進(jìn)程
根據(jù)檔案管理過程中所存在的糾紛，制定出科學(xué)有效地法律法規(guī)。人才市場工作人員在對檔案進(jìn)行管理時可以對在實踐過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題依據(jù)書面的法律法規(guī)辦事，做到有法可依規(guī)范管理行為。以立法的形式將管理工作制度加以完善，提高檔案管理的法制化進(jìn)程。
1.人事檔案制度不完善，檔案管理不夠規(guī)范。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，流動人員數(shù)量不斷增加，社會中不斷出現(xiàn)“棄檔族”、檔案“自揣族”等人群，檔案造假、擅自建檔、擅自扣檔等現(xiàn)象都折射出人才市場的人事檔案制度亟待完善，檔案管理工作不夠規(guī)范。人事檔案管理部門在收集檔案材料時沒有嚴(yán)格按照管理要求，而將那些手續(xù)不完備、檔案內(nèi)容造假的材料混入到個人檔案中，影響了檔案的真實性和權(quán)威性；在檔案整理時，檔案工作部門沒有相關(guān)的規(guī)章制度予以指導(dǎo)，人事檔案分類不合理等都不便于查詢利用檔案信息；檔案轉(zhuǎn)遞過程中沒有按照規(guī)定填寫轉(zhuǎn)遞通知單、也沒有進(jìn)行及時登記等導(dǎo)致檔案無從查詢，甚至一些單位并沒有按照檔案轉(zhuǎn)機要轉(zhuǎn)遞等相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)遞檔案；檔案的收集和歸檔不及時，檢查核對制度沒有貫徹實施等造成檔案積壓，人事檔案內(nèi)容不能及時更新，影響了檔案價值的實現(xiàn)。除此之外，檔案的借閱制度還需要完善，同時還需合理處理檔案的保密性和公眾的知情權(quán)之間的關(guān)系。
2.人事檔案管理工作者數(shù)量和質(zhì)量有待提高。人事檔案管理工作雖然是人才市場工作的重要組成部分，但人才市場沒有意識到檔案工作對社會的重要性，在人力物力方面給予的支持不夠。檔案工作的專職人員數(shù)量少，大多數(shù)是兼職行政管理人員，這就導(dǎo)致檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)和信息素質(zhì)較差。這些都嚴(yán)重影響人事檔案信息的開發(fā)與利用，且是制約人才市場社會服務(wù)能力提升的因素之一。除此之外，公眾的人事檔案意識淡薄，沒有意識到人事檔案是自己的重要資料。尤其是棄檔族、自揣族的日益增多，甚至，有的公眾擅自將檔案拆封，使得檔案失真，這些從另一個側(cè)面反映這一問題的普遍性。企業(yè)對人事檔案的利用程度低也是人事檔案工作發(fā)展滯后的又一因素。
二、新形勢下提升人才市場人事檔案管理工作的建議
1.樹立檔案信息服務(wù)意識，加大檔案工作的宣傳力度。首先，人才市場自身服務(wù)功能的正確定位。人事檔案工作的根本目的是提供檔案信息為社會服務(wù)，服務(wù)性是檔案工作最基本的性質(zhì)。因此，檔案部門要強化服務(wù)意識、改善服務(wù)態(tài)度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)改變管理模式、增加服務(wù)方式、優(yōu)化服務(wù)手段，加大對檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)人事檔案的價值，也使人事檔案管理部門最大化地為公眾服務(wù)。其次，在人才市場檔案管理工作中要通過各種途徑加大檔案管理工作的宣傳力度，提高檔案管理的重視度。領(lǐng)導(dǎo)的重視固然重要，但是公眾的檔案意識提升能夠給檔案工作提供動力。普及人事檔案相關(guān)知識，有必要將有關(guān)政策和規(guī)章制度讓社會公眾知曉，讓用人單位和個人了解各級人才市場的人事檔案部門就是一個人才信息庫，專供人們查閱利用。也讓公眾意識到人事檔案對自身利益的重要性，尤其是維護(hù)和利用好個人的人事檔案，注意將平時的有關(guān)材料及時補充到自己的檔案里，以備推薦、受聘、晉升等方面使用。
2.完善人事檔案管理相關(guān)制度，加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)。制度是檔案工作的重要保障，沒有制度，規(guī)范化便無從談起。各個人才市場在《檔案法》的指導(dǎo)下，根據(jù)自身檔案管理工作情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、保管保密、檢查核對等制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。尤其是立法部門，可以在法律法規(guī)中明確人才市場人事檔案工作的相關(guān)職責(zé)，增設(shè)有關(guān)公共服務(wù)性等問題的相關(guān)條款，提高檔案工作水平，使我國流動人員人事檔案管理更加法制化，做到有法可依、有法必依。由此按照相關(guān)法律規(guī)章制度對人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，解決檔案管理過程中出現(xiàn)的檔案銷毀、偽造、涂改、丟失等問題，保證檔案工作能夠科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案的作用。
3.增加檔案工作者數(shù)量，提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)。在人才市場人事檔案管理工作中視自身情況，增加檔案工作專職人員數(shù)量，尤其是專業(yè)人員的數(shù)量，最重要的是不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。首先，人事檔案工作者要具備較好的思想政治素質(zhì)。人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、機密性很強的工作，因此檔案工作者要掌握黨和國家關(guān)于人才和人事方面的政策法規(guī)，加強檔案工作者堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)的思想素質(zhì)教育。其次，檔案工作人員應(yīng)該具有較強的專業(yè)素質(zhì)和信息素質(zhì)。檔案工作者要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識，掌握人事檔案管理的基本原理和方法，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，提升自己專業(yè)素質(zhì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高檔案管理人員信息專業(yè)化技能，使檔案工作者掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)與方法，做一位新型的檔案工作者，讓檔案信息更好地服務(wù)于公眾。尤其是在知識經(jīng)濟(jì)和信息革命時代，如何最大限度地開發(fā)利用人事檔案，將社會需要的檔案信息呈獻(xiàn)給公眾，對檔案工作者的信息素質(zhì)提出了更高要求。除此之外，管理人員也要進(jìn)一步培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，要利用創(chuàng)新服務(wù)模式、管理方式，提高檔案工作效率，為公眾提供方便快捷的信息服務(wù)。
（一）開展人才市場檔案管理工作是用人單位的實然需要
“得人才者得天下”，知識經(jīng)濟(jì)的勃然興起，使國家之間、用人單位之間的競爭更加聚焦于人才之上。用人單位以“唯才是舉”作為選人的重要標(biāo)準(zhǔn)，都從自身利益出發(fā)來決定人才的留用和培養(yǎng)。檔案記錄了一個人所受到的教育、培訓(xùn)、走向社會以后的經(jīng)歷，從事過的工作、收獲等信息，這些信息是對一個人做出客觀評價的重要依據(jù)，可以幫助用人單位對本單位人員做出綜合分析和配置。在此過程中一方面可以避免“學(xué)非所用、用非所學(xué)”，另一方面可以“用其所長，避其所短”。由此看來，檔案已不再只是黨政機關(guān)部門的使用專利，而是關(guān)乎整個社會行業(yè)的發(fā)展。
（二）開展人才市場檔案管理工作是社會發(fā)展的必然趨勢
人才市場檔案管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢。作為華南地區(qū)規(guī)模最大、影響最大、專業(yè)經(jīng)驗最豐富的人力資源服務(wù)機構(gòu)———南方人才市場，于1997年實現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。據(jù)調(diào)查，只要在南方人才市場檔案管理覆蓋的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域就可以搜索到成千上萬條各類人才檔案信息，不僅如此，它還可以為用人單位提供人才信息網(wǎng)絡(luò)終端，可以通過已開發(fā)成功的人才測評軟件系統(tǒng)為個人進(jìn)行人才綜合素質(zhì)測評，這些都已經(jīng)經(jīng)過實踐操作并取得了很好的效果，有力地說明了我國實行人才市場檔案管理模式既是必要的，也是可行的，必將是社會發(fā)展的大勢所趨。
二、現(xiàn)行人才市場檔案管理工作中存在的問題分析
據(jù)有關(guān)資料顯示，沈陽人才市場有四千多份找不到“主人”的檔案；成都人才中心的“棄檔”高達(dá)三萬多份。根據(jù)我國人事部和上海、南京、成都等地大型人才市場的不完全統(tǒng)計，全國至少有70萬“棄檔族”。不僅如此，如若在網(wǎng)上任意搜尋“人才市場”或“人才中心檔案管理”方面事宜，會出現(xiàn)一系列“檔案收費不合理、服務(wù)人員態(tài)度傲慢、后悔把檔案托管于人才市場”等差評，這不得不讓我們提高警惕，反思人才市場檔案管理現(xiàn)狀。
（一）檔案收費管理不合理，增加流動人員經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)
當(dāng)前，人才市場對流動人員檔案的保管、利用、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)都要求支付相應(yīng)的費用。21世紀(jì)初我國各地人才市場對托管后的檔案要求每月支付100-500元不等的檔案管理費。而自2013年元旦起，我國對人才市場托管檔案開始實施新的收費標(biāo)準(zhǔn)：個人由每份每月15元降為10元（即120元/年）；單位由每份每月20元降為12元（即144元/年）；單位或個人委托單純存檔由每份每月5元降為3元（即36元/年）?？墒?，當(dāng)前廣州、天津等地的收費稍高于國家標(biāo)準(zhǔn)，各地人才市場檔案管理部門在對檔案人員辦理個人業(yè)務(wù)時收費標(biāo)準(zhǔn)并不一致，往往還會采取單次收費，比如：開一個證明要交“證明費”，加急要交“加急費”，調(diào)檔要交“調(diào)檔費”，評職稱要交“評審費”等，這類收入已經(jīng)成為許多國有人才市場的主要收入來源（占收入的60%-80%左右）。社會流動人員不同于在國有單位、事業(yè)編制單位的員工，他們在求職、就職的過程中本身就面臨著種種成本和風(fēng)險，而年復(fù)一年的檔案管理費用儼然已經(jīng)成為流動人員不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
（二）“人檔分離”現(xiàn)象導(dǎo)致檔案內(nèi)容陳舊失真和檔案功能的弱化
相對于市場經(jīng)濟(jì)條件下人才流動日益活躍的趨勢，記載個人經(jīng)歷的檔案內(nèi)容更新速度顯然已經(jīng)跟不上節(jié)奏。部分用人單位認(rèn)為這類缺乏新增記錄的檔案不能客觀真實地反映流動人員的整體素質(zhì)與面貌，也就無法以此為依據(jù)為單位選拔人才?！叭藱n分離”帶來的材料搜集困難、信息補充不及時、查閱手續(xù)繁雜、工作環(huán)節(jié)冗雜等現(xiàn)實困擾，更加劇了檔案內(nèi)容陳舊失真的問題，阻礙了人才市場誠信建設(shè)和人才素質(zhì)評價機制構(gòu)建。由此，檔案功能不僅不能得到提升反而會逐步弱化。
（三）檔案管理歸屬關(guān)系不明確并伴隨信息管理方式不完善
1.人才市場檔案管理部門和用人單位雙方檔案管理歸屬關(guān)系不明，職責(zé)不清，成為人才流動的“絆腳石”。
目前，普遍現(xiàn)象是用人單位和人才市場互相依賴于對方對相關(guān)材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞、政審等，彼此職責(zé)劃分不清，一旦出現(xiàn)問題就互相指責(zé)、推諉、逃避責(zé)任。
2.檔案管理分散，查詢手續(xù)繁雜，增加用人單位檔案管理員的工作量。
在單位人事活動中，每年都會產(chǎn)生大量的員工績效考核表、工資核定表、職稱評定表以及學(xué)歷、技能等級證書等，這些材料的收集、整理、鑒定、移交等工作一般都由用人單位內(nèi)部人員完成，然后再移交給人才市場檔案管理部門。此外，用人單位在辦理員工入黨、生育證等事宜時，必須要前往人才市場檔案管理部門進(jìn)行一系列借閱程序來查閱員工檔案，手續(xù)繁瑣，這期間明顯會增大用人單位工作人員的時間和精力，降低了工作效率。
3.材料更新、移交不及時，缺乏時效性。
當(dāng)前許多用人單位對檔案工作并不重視，有的是兼職人員主持工作或者根本不設(shè)置該崗位，這類人員檔案基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能欠佳，不能科學(xué)地管理員工檔案。加之用人單位到人才市場往往有一定距離，來往不便，常常造成歸檔材料移交不及時、手續(xù)不得當(dāng)?shù)惹闆r出現(xiàn)，人才市場檔案管理部門也就無法保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不能全面、動態(tài)地反映一個職工的全貌。這使得檔案在用人單位和個人之間沒有發(fā)揮到“橋梁”的作用，不利于人才合理流動及充分就業(yè)。
4.管理手段落后，操作程序不規(guī)范，管理設(shè)備有待更新。
社會流動人員眾多，檔案管理工作量激增，人才市場檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)明顯滯后于社會人員的流動頻率，難以達(dá)到市場經(jīng)濟(jì)條件下優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。人才市場檔案管理的部分工作人員不具備專業(yè)素質(zhì)，加上資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案管理工作幾乎處于被動應(yīng)付狀態(tài)，服務(wù)質(zhì)量很難得到提高。
（四）人才市場檔案管理部門的服務(wù)理念亟待轉(zhuǎn)變
人才市場檔案管理部門有義務(wù)、有責(zé)任對已經(jīng)收集到的材料及時整理歸檔，積極為用人單位和檔案人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。然而事實上目前的人才市場檔案管理人員的工作過程中沒有體現(xiàn)“為人民服務(wù)”的理念，很多業(yè)務(wù)仍是用人單位和檔案人員自己奔波辦理，比如：明明有更簡便的收費方法、辦理程序，人才市場檔案管理人員往往只字不提，只按最高標(biāo)準(zhǔn)收費，不清楚交代用戶在辦理相應(yīng)手續(xù)所需證件和具體時間，導(dǎo)致他們多次奔波，浪費大量的時間、精力和車旅費，影響辦事效率。這樣的人才市場檔案管理部門只是提供一個保存檔案的“空中樓閣”。
三、現(xiàn)行人才市場檔案管理工作建設(shè)探索
（一）規(guī)范檔案管理工作收費標(biāo)準(zhǔn)，加大財政投入，深化公益程度，做到“取之有道、收支有據(jù)”
《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》指出“人才市場應(yīng)當(dāng)以社會效益為主，按照國家和物價局、財政部門的相關(guān)規(guī)定實行有償服務(wù)”。據(jù)此，我們可以得知人才市場檔案管理收費是有法律依據(jù)的,應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定統(tǒng)一規(guī)范各地區(qū)收費標(biāo)準(zhǔn)。各地人才市場交流中心應(yīng)當(dāng)優(yōu)先為人民群眾服務(wù)，不能以盈利為目的，同時，為了更好地為廣大人才提供優(yōu)質(zhì)、方便的服務(wù)，公共財政應(yīng)當(dāng)加強財政投入。如若條件允許，各地人才市場皆可向南京人才市場看齊：《南京人才市場檔案管理費退費公告》規(guī)定“我中心自2009年1月起取消人事檔案保管費”，如遇特殊情況需要收費時，人才市場檔案管理部門應(yīng)該合理核定檔案收費標(biāo)準(zhǔn)，張貼公告，公開透明，做到取之有道、收支有據(jù)。
（二）加強檔案信息化建設(shè)，及時更新現(xiàn)有檔案信息，“人才信息數(shù)據(jù)庫”結(jié)合“用人單位信息庫”，從縱向、橫向加深對檔案的開發(fā)與利用程度
由于人才流動的日益頻繁，人才市場的時效性特征日趨明顯，這對檔案工作效率提出了更高的要求。人才市場檔案管理部門應(yīng)該在現(xiàn)有檔案信息基礎(chǔ)之上，及時更新信息，建立真實、可靠、權(quán)威的“人才信息數(shù)據(jù)庫”。同時，可根據(jù)人才市場所采集的市場信息，做好分析與綜合，建立起分門別類、內(nèi)容豐富、特點鮮明的“用人單位信息庫”，從而構(gòu)造一個各地區(qū)、各部門分工協(xié)作、縱橫相連、具有靈活反應(yīng)能力的人才供求信息網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)需要可進(jìn)一步開發(fā)人才檔案信息網(wǎng)頁，人才信息，把個人信息檔案和業(yè)績檔案分類建立、全網(wǎng)絡(luò)管理，并建立“個人誠信檔案專欄”，一方面，可以用誠信檔案來約束其道德行為，另一方面，可以為流動人員和用人單位提供及時、準(zhǔn)確的供求信息，讓檔案成為個人的“介紹信”、用人單位的“說明書”，真正發(fā)揮其作用和價值。目前我國上海市人才市場已經(jīng)建立了人才績效檔案，主要是結(jié)合了SWOT分析法元素，通過是對優(yōu)秀人才進(jìn)行整體測評、分項評估，為單位人才選拔、個人職業(yè)規(guī)劃提供有價值的參考，現(xiàn)已有大量流動人員在此登記建檔，讓流動人員擁有一份能不斷升級的人才績效檔案，使之成為求職者的“新型武器”，從而提高就業(yè)率，實現(xiàn)人才充分就業(yè)。與此同時，江蘇省吳江市人才市場建立了畢業(yè)生網(wǎng)絡(luò)在線管理系統(tǒng)，為畢業(yè)生提供查詢服務(wù)，讓用戶及其單位隨時掌握最新的檔案情況。只要在該系統(tǒng)界面輸入要查詢的用戶姓名，點擊“搜索”按鈕，就可以查詢到法律法規(guī)規(guī)定范圍內(nèi)的檔案信息，還可以在線互動及時反饋信息、解答疑問。
（三）調(diào)整現(xiàn)有法規(guī)政策，出臺配套行為準(zhǔn)則，建立系統(tǒng)的檔案委托保管工作制度以保證檔案代管工作有章可循、良性發(fā)展
我們不僅要真正貫徹執(zhí)行現(xiàn)有的人才市場檔案管理法律法規(guī)和政策，還應(yīng)該出臺與之相配套的具體行為準(zhǔn)則，加強對人才檔案的依法管理，規(guī)范操作程序，強化服務(wù)功能，上級主管部門更應(yīng)加強對人才市場檔案管理活動進(jìn)行監(jiān)督和管理。從人才市場檔案管理部門和用人單位職責(zé)不清、互相推諉的情況來看，人才市場必須建立一套科學(xué)、規(guī)范的檔案委托保管工作制度，在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、移交、保管等工作中明確各自職責(zé)范圍，保證檔案代管工作有章可循、有法可依，從而促進(jìn)人才市場檔案代管工作健康、規(guī)范、有序發(fā)展。從人才市場檔案管理分散、檔案管理員的工作壓力大和材料收集不及時等情況來看，檔案部門應(yīng)該與用人單位加強溝通和協(xié)作，理順辦事程序，減少不必要的手續(xù)。例如：在出國政審時，人員的政審表填寫、上報審查等工作可由人才市場檔案管理部門完成。有條件的人才市場可增加人員、購置專用車輛，定期到用人單位接收歸檔材料，通過主動服務(wù)減輕用人單位檔案管理員的負(fù)擔(dān)，保證代管人事檔案的完整和時效性，用實際行動讓廣大用人單位及人員體會到人才市場檔案制度的優(yōu)越性。
（四）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，從根本上扭轉(zhuǎn)服務(wù)理念，開展形式多樣的宣傳活動，加強與用戶互動反饋，使用人單位與人才市場檔案部門成為推動檔案事業(yè)發(fā)展的兩股積極力量
人才市場檔案管理工作現(xiàn)在還沒有比較完善細(xì)致的法律進(jìn)行制約，在檔案管理工作上缺乏約束力。雖然早在數(shù)年前就有相關(guān)的法律對人才市場進(jìn)行規(guī)定，但是對于檔案的管理方面法律條文較為籠統(tǒng)。傳統(tǒng)的法律只是對人才市場的活動進(jìn)行了基本的規(guī)定，但是相對于檔案的管理方面沒有明確的做出規(guī)定，具體操作起來存在著較大的困難。此外我做人才檔案管理立法相對滯后，尚未形成比較完整健全的法律體系。
2.人才市場檔案管理工作新路徑
2.1規(guī)范檔案管理，提高責(zé)任意識
在進(jìn)行檔案管理時，要確保檔案的真實性。檔案在進(jìn)行整理時個人以及學(xué)校都應(yīng)實事求是，做到檔案的準(zhǔn)確，逐步的提高檔案的公信力。檔案在人才市場放置時，要繳納一定的費用避免棄檔現(xiàn)象的發(fā)生。逐步的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強對管理人員責(zé)任意識和專業(yè)技能的培訓(xùn)。在日常的工作中做好對檔案的分類管理工作，提高人才市場檔案放置的科學(xué)性和正規(guī)性。
2.2逐步提高檔案的信息化管理
將計算機信息技術(shù)逐步的應(yīng)用在人才市場檔案管理中，切實的做好檔案的信息化管理。對于人才市場檔案以電子數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行備份，將各種信息做好分類管理。一方面網(wǎng)絡(luò)檔案信息便于管理，另一方面又可以和其他部門更好的做到資源整合和共享。在對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理時，要確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。
2.3健全法律法規(guī)的建設(shè)，提高檔案管理的法制化進(jìn)程
根據(jù)檔案管理過程中所存在的糾紛，制定出科學(xué)有效地法律法規(guī)。人才市場工作人員在對檔案進(jìn)行管理時可以對在實踐過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題依據(jù)書面的法律法規(guī)辦事，做到有法可依規(guī)范管理行為。以立法的形式將管理工作制度加以完善，提高檔案管理的法制化進(jìn)程。
3.討論
