時間：2023-04-28 09:08:47
序論：在您撰寫單位檔案管理論文時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
1.1缺乏對檔案管理工作重要性的認識從眾多事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實際情況來看，大多數(shù)的事業(yè)單位都沒有對辦公室檔案管理工作進行充分的認識，對其重要性不夠了解。不管是從單位領(lǐng)導還是職工方面來講，都沒能引起足夠的重視，在對管理職責與年度考核上，也沒有對檔案管理工作的指標進行納入。這樣的現(xiàn)象也就導致了檔案管理工作人員對自身工作的不自信，認為檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展起不到作用。另外，單位對于辦公室檔案管理的認知不足，有的單位甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這也嚴重阻礙了辦公室檔案管理工作的發(fā)展。
1.2缺乏高綜合素質(zhì)的辦公室檔案管理人員從檔案管理學的角度來看，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作不僅是一項專業(yè)性極高的工作，更需要技術(shù)性較強、專業(yè)素質(zhì)高的工作人員來進行。而當前的情況最為突出的也就是人員素質(zhì)問題，因事業(yè)單位的特殊性，在人事改革的過程中，由于機構(gòu)調(diào)整和重組，工作人員與崗位之間會發(fā)生變化，這就導致了一些不具備專業(yè)檔案管理能力的人員或者說業(yè)務能力不強的人員從事了辦公室檔案管理工作。而對于這些專業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務能力尚有欠缺的職工來講，單位沒能給予一定的培訓與指導，也使得職工對工作產(chǎn)生消極情緒，更不利于辦公室檔案工作。
1.3缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各種各樣的現(xiàn)代化技術(shù)與手段運用到事業(yè)單位管理工作中。就事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作而言，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，給辦公室檔案管理工作帶來了極大的方便。而由于對檔案工作的不重視，缺乏資金的投入，許多事業(yè)單位在引進現(xiàn)代信息技術(shù)到辦公室檔案管理工作上做得不夠好。而為了檔案資源的信息化與數(shù)字化，并逐步實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部資源共享，更應該結(jié)合現(xiàn)代的計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進一步促進事業(yè)單位辦公室檔案管理的信息化與現(xiàn)代化水平。此外，因從事檔案管理工作的人員缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的了解與應用，對于靈活的設(shè)備與軟硬件使用還存在一定的問題，這也是導致現(xiàn)代化信息技術(shù)得不到有效利用的重要原因。
2事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路
2.1建立并完善辦公室檔案管理制度首先，制度的完善是任何管理工作的前提，想要提高事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作，就必須有一個有效的途徑和方法，建立辦公室檔案管理工作的規(guī)章制度并不斷完善其制度環(huán)境，以保證辦公室檔案工作的規(guī)范性。其次，必須依據(jù)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實際情況出發(fā)，建立相應的管理機制，并不斷從制度上來改進和促進檔案管理的規(guī)范性與科學性，以實現(xiàn)檔案管理工作的需要。同時，要提高從業(yè)職員對辦公室檔案管理工作重要性的認識，建立相應的約束機制來引起重視，要求職工嚴格的執(zhí)行檔案管理的制度規(guī)范，并逐步構(gòu)建和完善制度。
2.2提高辦公室檔案管理人員的綜合水平辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而為了更好的管理辦公室檔案，人員的因素必不可少。前面介紹過，辦公室檔案管理工作是一個系統(tǒng)性較強，綜合性高的工作，因此，其對于從業(yè)人員的要求也較高。事業(yè)單位必須明確好辦公室檔案管理的崗位職責，從能力與責任上來完善隊伍建設(shè)，出于崗位變動的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，應不斷開展能力培訓與實踐性的培訓活動，以提升檔案管理人員的能力與知識，進一步提升其管理經(jīng)驗，增強責任感，扎實檔案管理的理論基礎(chǔ)與實踐知識，以此來確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的隊伍水平。
2.3推動現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運用事實上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢，也必然是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方向。所以，在實際的辦公室檔案管理工作中，應將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運用起來，切實從計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導檔案管理工作，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展?？梢酝ㄟ^借鑒國外一些先進的檔案管理經(jīng)驗，利用光盤、縮微等技術(shù)，或者聲像等技術(shù)來實現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案工作的數(shù)字化。除此之外，還應加大對事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進程的發(fā)展，以充分發(fā)揮出信息社會中檔案管理的價值。另外，必須加強事業(yè)單位檔案管理工作的經(jīng)費投入，通過資金的投入，與加大宣傳力度，促進辦公室檔案管理工作的健康發(fā)展。
3結(jié)語
1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。
二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進行實質(zhì)性領(lǐng)導，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設(shè)。標準化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。
信息社會把建設(shè)單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。
摘要：建設(shè)單位的檔案管理是建設(shè)單位管理工作中的重要部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應當今時代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高建設(shè)單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件以及存在的問題，勾畫出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的架構(gòu)，并列出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的必要條件所需措施。
關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
參考文獻：
（一）流動人員人事檔案整理工作不到位
流動人員人事檔案具有地域分散、流轉(zhuǎn)性強的特征，管理難度相對較大，在檔案形成過程中，由于經(jīng)手人多變，管理區(qū)域跨度大等原因，往往存在著手續(xù)不全、內(nèi)容不完整等問題，對個人信息量的反映不足，無法全面詳實地體現(xiàn)個人情況；此外，在具體的檔案管理、整合工作中，字跡模糊、以訛傳訛等情況也時有發(fā)生，這些都影響了檔案的準確性和憑證價值。例如，在個人的年度考核資料中，加蓋公章不清楚、有關(guān)的個人簽字和評價空缺；許多時間較長的資料字跡退化模糊，難以辨認；有些檔案資料殘缺不全，連續(xù)性不夠等，這些問題都是目前流動人員人事檔案管理中存在的問題。
（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，檔案利用程度不高
許多用人單位往往只注重檔案的管理和保密工作，卻忽略了人事檔案的功能使用。個人的檔案在許多單位看來是個人私密的象征，因而進行嚴格的保密。但是，由于只注重保密而不注重根據(jù)情況變化及時更新、補充和完善，加之嚴格的檔案信息采集制度，使流動人員的人事檔案利用程度不足。
（三）流動人員人事檔案受地區(qū)發(fā)展差異影響
受到地區(qū)發(fā)展程度影響，各地對流動人員人事檔案的重視程度參差不齊。在東部沿海和經(jīng)濟較發(fā)達的地區(qū)，信息流通渠道通暢多元，對流動人員人事檔案管理工作重視，更有關(guān)于檔案管理的完善制度。但在諸如我們陽泉這樣的一些欠發(fā)達的內(nèi)陸地區(qū)，經(jīng)濟基礎(chǔ)薄弱，信息較為閉塞，對人才的吸引力不足，人員流動本身較少，對流動人員人事檔案管理工作不重視，缺乏科學管理流動人員人事檔案的意識。
（四）流動人員檔案管理配置薄弱
檔案管理配置的薄弱也是影響流動人員人事檔案管理工作的一個重要因素。首先，體現(xiàn)在管理隊伍素質(zhì)不高、能力不強。對檔案管理人員的錄用上標準過低，使得流動人員人事檔案管理隊伍缺乏專業(yè)知識，科學的檔案管理便無從談起。另外，檔案管理器材和制度的陳舊、落后也是普遍存在的現(xiàn)象和問題。許多單位的檔案管理設(shè)施過于陳舊，有的甚至已經(jīng)不能達到使用標準，致使流動人員人事檔案存在安全隱患。管理制度不夠健全，容易出現(xiàn)管理漏洞和盲區(qū)。
二、如何做好傳媒單位流動人員人事檔案管理工作
流動人員人事檔案管理工作關(guān)系到勞動者的切身利益，關(guān)系到人事檔案工作體系的完整。我們必須高度重視起來，積極做好傳媒單位流動人員人事檔案管理工作。
（一）從思想和制度上重視流動人員人事檔案管理工作
面對傳媒單位人員、部門較多，人員流動頻繁的基本特點，要從思想上和行動上重視流動人員人事檔案管理工作。要成立流動人員人事檔案管理的職能科室，對流動人員檔案進行統(tǒng)一、集中、高效管理。對流動人員的人事檔案要按照其社會經(jīng)歷進行分類管理。例如，可以分為本科畢業(yè)、研究生畢業(yè)、博士研究生畢業(yè)、部隊轉(zhuǎn)業(yè)、地方借調(diào)等等。并劃分相應的區(qū)域，建立健全分類目錄，進行嚴格管理。要注重流動人員人事檔案信息的準確性，檔案管理人員要增強責任心，把好收集關(guān)，出現(xiàn)差錯及時更改，并加強與人事部門的聯(lián)系、溝通，及時補充完善流動人員檔案管理信息。同時要根據(jù)上級檔案管理的要求建立健全流動人員檔案管理的收集、整理、鑒定等制度。
（二）加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理利用率
在檔案管理工作中，檔案管理員的素質(zhì)直接影響了流動人員人事檔案管理的質(zhì)量水平。對于參與到檔案管理的人員，首先，要嚴格把關(guān)，挑選具有相關(guān)專業(yè)知識、有責任心、品德良好的檔案管理人員。其次，要加強有關(guān)人員的業(yè)務培訓，將傳媒單位流動人員檔案管理工作與其他單位的區(qū)別和特殊性講清楚，提高管理隊伍對流動人員人事檔案的認識水平。最后，單位領(lǐng)導要進行不定時抽查，督促工作人員將工作做細做好。
（三）不同地區(qū)根據(jù)具體情況區(qū)別對待
不同地區(qū)的經(jīng)濟、政治、文化發(fā)展狀況不一，對待流動人員檔案管理的認識及措施也就不同。為此，傳媒單位內(nèi)部人事檔案管理尤其是流動人員的人事檔案管理要根據(jù)當?shù)氐牟煌瑢崨r區(qū)別對待和發(fā)展。具體說來，像我們陽泉這樣的欠發(fā)達的內(nèi)陸地區(qū)，一定要從思想上高度重視起來，在本地區(qū)本單位內(nèi)部形成重視檔案管理的良好氛圍，而對于信息渠道較為暢通的經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，則要進一步思考流動人員檔案管理中存在的問題，并根據(jù)當?shù)貙嶋H情況查找解決對策。
（四）建立電子檔案，促進流動人員檔案管理的電子化進程
隨著信息社會的發(fā)展，電子檔案越來越成為檔案管理的一個未來趨勢。其具有突出的便捷性和實用性。要建立專門的電子檔案室，并且尋求用人單位、社會機構(gòu)等多個網(wǎng)絡(luò)平臺的共享，提高流動人員人事檔案的利用率。就拿我們傳媒單位來說吧，我們單位的流動工作人員，有記者，也有主持人，還有很多從事其他工作的人員，為了避免部分流動人員在此鍛煉幾年后就跳槽的現(xiàn)象，可以將每位流動人員進入我臺后的成長路程記錄下來，制作成電子檔案，增強流動人員的歸屬感，還可建立獎勵機制，對認真負責的好的流動人員進行轉(zhuǎn)正待遇，留住人才。
三、總結(jié)
無論是企業(yè)，還是事業(yè)單位，要想生存、發(fā)展，均與人才離不開。現(xiàn)階段，市場競爭十分激烈，人才重要性日益彰顯。對于事業(yè)單位管理，無論哪項工作，均需人去管理、執(zhí)行，而執(zhí)行效果如何，均卻絕于人才。而檔案管理工作也離不開人才，更離不開專業(yè)性人才。專業(yè)性人才決定了檔案管理效率、質(zhì)量，部分事業(yè)單位未引進專業(yè)人員，使得許多重要性信息資料未合理保存，導致一定損失。某些檔案管理人員，對檔案信息知識缺乏了解、認識，導致工作失誤，增加工作負擔，使得工作成本明顯增加。制度建設(shè)不合理。對于事業(yè)單位而言，在早期，制度流于紙質(zhì)化、形式化，但無論哪項工作，均需按照一定制度、秩序執(zhí)行。而檔案管理存在諸多法律漏洞，大多數(shù)事業(yè)單位對于檔案管理，未明確設(shè)置制度，使得工作存在空白，對檔案管理工作開展造成嚴重影響。
2事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對策
如上文所述，在事業(yè)單位管理，由于觀念、人才、制度、設(shè)施等問題，嚴重影響了檔案管理發(fā)展，不利于本單位資料、檔案的管理與保存，某些資料由于不恰當管理，而導致資料丟失。筆者認為，要想提升事業(yè)單位的檔案管理水平，必須做到如下幾點：首先，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念。對于事業(yè)單位工作，通過理論與實踐結(jié)合，促使檔案管理科學化與系統(tǒng)化。有效健全檔案管理機制，保證檔案管理順利開展，包含檔案歸檔、檔案使用，完善獎懲機制，建立檔案保密機制。對于事業(yè)單位檔案管理，建立專崗專職，主管與分管相結(jié)合的管理體系，確保多層次運行，市縣分層建檔與集中管理。其次，加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。目前，人們身處信息化時代，隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)的日益更新，各行各業(yè)均引入現(xiàn)代化技術(shù)。對于事業(yè)單位檔案管理而言，必須建立信息化管理渠道，提升信息化能力，是事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，符合時展步伐。要想實現(xiàn)檔案管理科學化，必須應用現(xiàn)代化信息技術(shù)與管理設(shè)備。在傳統(tǒng)檔案管理中，主要通過人工紙質(zhì)為載體，記錄與存儲文檔，采用各類教學設(shè)備，特別隨著計算機技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的逐漸發(fā)展，針對信息檔案管理，在確保面對面服務的同時，建立網(wǎng)絡(luò)服務平臺，檔案管理趨向信息化、科技化。處于該類情況下，事業(yè)單位必須建立健全、科學的數(shù)據(jù)庫，具備信息檢索、查詢功能，檔案管理必須加強現(xiàn)代化建設(shè)，通過科學化手段，通過先進管理工具，提高信息處理效率，提高快速檢索功能，確保較高保密性，以節(jié)約人力、物力，進而提升檔案管理水平與效率。第三，強化檔案管理人員的工作能力。對于事業(yè)單位檔案管理，因其綜合性較強，在新時代背景下，要求檔案管理的先進性、現(xiàn)代化，管理內(nèi)容頁日益廣泛。對于檔案管理人員，需具備強專業(yè)知識，提升工作能力，即可以傳統(tǒng)紙質(zhì)為媒介，又可利用信息技術(shù)管理檔案，對各類學科有初步了解，對于咨詢者的咨詢，可提供真實、準確的檔案信息。檔案管理人員作為檔案管理實施者，其水平高低決定了檔案管理的落實情況。所以，對于檔案管理而言，事業(yè)單位必須重視專業(yè)人才培養(yǎng)，強化技術(shù)培訓，有效提升管理人員工作水平，促進檔案管理的科學化發(fā)展。第四，轉(zhuǎn)變檔案管理服務方式。對于事業(yè)單位檔案管理，檔案管理不應只由檔案管理部門負責，應轉(zhuǎn)變服務方式。傳統(tǒng)檔案管理主要為資料提供，而不是一種信息服務職能。目前，各行業(yè)正在深化改革，事業(yè)單位檔案管理必須轉(zhuǎn)變職能，提倡信息服務。因現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)展與更新，在檔案管理過程中，必須適當下放管理權(quán)限，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)咨詢平臺，為用戶提供可靠的咨詢服務，指導用戶檢索、篩選資料，以解決檔案空間限制和時間約束，進而提升事業(yè)單位的檔案管理水平。
3結(jié)論
1基層林業(yè)單位在檔案管理方面存在的問題
1.1檔案管理意識薄弱。首先，基層林業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導干部忽視了檔案管理的重要性，對于檔案管理工作對促進政治經(jīng)濟、社會與科學文化等方面發(fā)展所具有的參考價值欠缺正確的認知，從而造成檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃與落實［1］。其次，檔案管理人員工作態(tài)度消極，責任心不強，不能及時到各科室與各部門收集需要歸檔的林業(yè)資料，致使檔案資料不全。有些工作人員對收集后的檔案資料不進行及時的歸檔整理，導致大量資料內(nèi)容不全或丟失，降低了檔案資料的價值與利用率。1.2人力物力投入不足。首先，很多基層林業(yè)單位都沒有設(shè)立專門的存檔室、閱檔室及檔案室，室內(nèi)也沒有備齊專用的“六防”設(shè)備，使得很多檔案資料出現(xiàn)蟲蛀、霉變、潮濕、字跡磨滅等情況，使得檔案使用性較差。還有些單位的林業(yè)檔案夾不統(tǒng)一，致使檔案混亂擺放等。其次，相關(guān)領(lǐng)導與干部不加強對管理人才的培訓與招聘。由于事業(yè)機關(guān)單位的檔案資料管理是一項機密性、政治性與專業(yè)性較強的工作，因此需要具備高政治素養(yǎng)與保密意識的專業(yè)人才來進行歸檔與保管工作［2］。實地調(diào)查顯示，很多基層林業(yè)單位所任用的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，沒有時間與精力進行系統(tǒng)化、科學化的歸檔與管理工作，更多人員只是將需要歸檔的材料機械地放入檔案袋中，并不對檔案內(nèi)容進行鑒別、歸檔、分類與裝訂工作。1.3檔案管理交接環(huán)節(jié)問題多。首先，檔案在交接時存在手續(xù)不嚴格的問題。根據(jù)檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，檔案交接是一項手續(xù)嚴密、認真詳實、責任重大的工作，檔案管理人員在職位調(diào)動或請假或離崗時，如果不嚴格按照交接手續(xù)進行辦理，將會出現(xiàn)機密檔案資料外泄、資料丟失等問題。很多管理人員在交接時既不檢查也不簽字，忽視了檔案交接工作的基本要求與檔案資料內(nèi)容的重要價值。其次，檔案交接工作存在不及時的問題，比如很多人員的檔案已經(jīng)調(diào)離了原來的存檔部門，但是仍舊有部分檔案資料留置在存檔部門中，致使責任不明、界限不清，檔案資料殘缺不全。
2基層林業(yè)單位提升檔案管理水平的有效策略
2.1提升基層林業(yè)單位的檔案管理意識。首先，基層林業(yè)單位的各級領(lǐng)導要提高對檔案管理的重視程度，充分意識到檔案資料對林業(yè)發(fā)展的重要作用與價值，推動檔案管理工作制度化建設(shè)。其次，給予足夠的經(jīng)費支持，加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進優(yōu)秀檔案管理人才，從而提高檔案管理工作質(zhì)量，促進檔案管理工作穩(wěn)定開展［3］。2.2完善檔案管理制度，促進檔案管理標準化建設(shè)?；鶎恿謽I(yè)單位要根據(jù)我國頒布的《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，并與基層林業(yè)單位的發(fā)展狀況相結(jié)合，建立一套完善的有關(guān)檔案資料收集管理、歸檔要求、歸檔范圍、檔案銷毀、檔案利用、檔案交接和檔案管理等各項規(guī)章制度，促使檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。同時，要建立明確的評估機制與監(jiān)督機制，發(fā)揮制度之間的聯(lián)動效應，促進各部門的相互協(xié)作與聯(lián)系。2.3加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理?；鶎恿謽I(yè)單位應給予基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入足夠的資金，改善檔案管理庫房與辦公條件，購置先進的掃描儀、計算機、數(shù)碼攝像機與打印機等硬件設(shè)備，購置檔案管理軟件，加強微機管理，引進光盤技術(shù)與多媒體技術(shù)［4］。多媒體技術(shù)能夠?qū)ξ淖?、圖像、音頻與視頻進行處理，并實現(xiàn)交互使用；而光盤技術(shù)可以將文字、圖像、音頻與視頻等資料存貯在一起，能夠長期保存，以此來實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。通過應用信息技術(shù)手段，建立內(nèi)容與目錄數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)無紙化辦公，提高檔案管理效率。與此同時，還應建立檔案資料信息共享平臺，為領(lǐng)導干部作出科學、正確的決策提供理論依據(jù)，促進區(qū)域林業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展。2.4提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能水平。因為檔案管理所特定的要求與內(nèi)在規(guī)律，需要任用責任心強、政治覺悟高與作風正派的同志進行檔案管理。基層林業(yè)單位要匹配數(shù)量足夠的檔案管理人員，還要定期組織專職與兼職人員參與業(yè)務知識的學習與技能培訓，不斷強化檔案管理意識，補充檔案管理的新知識，提升檔案管理技能與計算機操作水平?；蛘哐堃慌鷥?yōu)秀的檔案管理人員實地進行指導與講解，建立學習資源信息共享平臺，培養(yǎng)員工主動學習與自我提升的意識［5］。與此同時，還要加強制度化領(lǐng)導，將員工的績效工資與檔案管理工作成果相掛鉤，約束員工行為，實現(xiàn)制度化與標準化管理，切實提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。此外，建立有效的監(jiān)管機制，督促員工做好日常檔案管理的基礎(chǔ)工作，嚴格按照規(guī)章制度與流程對原始檔案進行分類、編目、登記、入庫的整理工作，熟悉掌握《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)制度，工作做到有章可循、有據(jù)可依，從而使林業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范化、有效化。
3結(jié)語
林業(yè)檔案是對林業(yè)科研項目與實踐活動的真實反映，是對林業(yè)發(fā)展歷史的客觀記錄，對推動林業(yè)發(fā)展與建設(shè)有著積極的影響作用。隨著科學技術(shù)的進步與林業(yè)工程的深入建設(shè)，對林業(yè)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化與科學化管理，能夠提高檔案利用率，其已成為衡量一個地區(qū)林業(yè)工程項目建設(shè)與管理水平的標準之一。
作者:范文彥 王彥濤 單位:1.寧強縣漢源街道辦事處 2.寧強縣天保辦
參考文獻
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［3］早克熱阿依•司馬義.基層林業(yè)單位檔案管理的實際操作［J］.新疆林業(yè)，2016（2）：45-46.
1.管理意識淡薄，外事檔案材料收集缺乏完整性
外事檔案是事業(yè)單位對外交流與合作中各項活動的詳實記錄，是珍貴的信息資源，應該盡可能地保證其完整性。然而在實際工作中，由于外事檔案管理人員缺乏管理意識，對外事檔案管理的重要性認識不足，以致經(jīng)常把注意力集中在外事活動的最終結(jié)果上，而對于外事檔案材料的收集只是走一個過程而已，造成外事檔案材料收集出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象。事業(yè)單位對外事檔案管理的重視程度不夠，管理意識淡薄，工作效率低，因而不能充分發(fā)揮外事檔案的作用。同時，事業(yè)單位人員的綜合素質(zhì)與工作態(tài)度也決定著事業(yè)單位的發(fā)展高度。若工作人員在外事檔案管理過程中缺乏積極性和責任心，延后更新檔案內(nèi)容，不能做好外事檔案工作，必將給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來消極影響。
2.不重視外事檔案管理工作，沒有健全的外事檔案管理制度
許多事業(yè)單位的領(lǐng)導對檔案管理不重視，沒有配置較好的檔案硬件設(shè)施，也忽視對外事檔案工作人員的培養(yǎng)。檔案管理人員沒有經(jīng)過定期系統(tǒng)的培訓，缺乏理論知識，管理水平欠缺，難以保持較高的綜合素質(zhì)，無法滿足現(xiàn)階段的社會需要。在信息化飛速發(fā)展的當今社會，事業(yè)單位外事檔案管理工作存在的諸多問題使檔案管理日趨落后，缺少信息化的管理手段，阻礙了外事檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展和進步。外事檔案的檢索有兩種形式，分別是計算機檢索和手工檢索。計算機檢索的效率明顯高于手工檢索，但是事業(yè)單位對硬件設(shè)施投入資金不夠，使得大部分事業(yè)單位仍在采用手工檢索的方式工作，工作效率難以提高。
3.外事檔案管理工作和事業(yè)單位改革未能同步進行
外事檔案既是外事活動的歷史記錄，更屬于信息資源。隨著市場經(jīng)濟體制的進一步發(fā)展完善，單位的各項體制、機制、機構(gòu)都出現(xiàn)了一定的變革。在整個變革的過程中，由于薄弱的檔案管理意識，單位只對最為直接的經(jīng)濟效益給予關(guān)注，對生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機構(gòu)的工作進行重點落實，往往忽視文件收集、歸檔及利用工作，隨著變革中的人員流動，一些技術(shù)資料及文件資料流失的現(xiàn)象也會發(fā)生。
4.外事檔案利用水平較低
外事檔案的作用還沒有得到充分發(fā)揮，對于外事檔案管理人員來說，其服務意識淡薄，還沒有完全意識到對外事檔案材料的收集、整理、保管和鑒別目的都是為了外事檔案利用。外事檔案內(nèi)容包括所有外事活動中產(chǎn)生的全部數(shù)據(jù)、材料及信息資源，應用應該極其廣泛?？涩F(xiàn)階段的外事檔案管理普遍存在輕利用的現(xiàn)象，外事檔案管理只是處于進行檔案材料的收集、整理以及保管的簡單模式上，工作上是“你調(diào)我查”，呈現(xiàn)一種消極、被動的狀態(tài)，就算是利用外事檔案，也是在有限的范圍內(nèi)利用，只有當需要的時候，才找上門利用檔案，外事檔案利用工作一直處于被動狀態(tài)，降低了外事檔案的利用價值。
二、加強外事檔案管理的措施
1.提高外事檔案管理意識，健全外事檔案管理
制度(1)選準、用好外事檔案管理人員。將那些細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到外事檔案管理員的崗位上來，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要考慮到保持外事檔案管理人員隊伍穩(wěn)定的重要性，確保該隊伍的專業(yè)性。(2)與單位外事工作實際相結(jié)合，建立完善的外事檔案管理制度。外事檔案來源比較復雜，種類也不少，要根據(jù)外事工作的特點，結(jié)合檔案管理的規(guī)章制度，制定完善的《外事檔案管理辦法及歸檔范圍》，并嚴格執(zhí)行，讓外事檔案管理工作能夠有章可循，這是外事檔案工作規(guī)范化管理的核心所在。(3)強化外事檔案業(yè)務培訓。要積極選派外事檔案管理員參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，鼓勵他們自學外事檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高外事檔案管理員的實際操作技能和業(yè)務指導能力。(4)強化外事檔案保密制度。外事檔案有它的特殊性，保密性比其他類檔案要求更高，因此在執(zhí)行一般檔案的保密制度時還必須對外事檔案的保密制度進行強化。對密級的外事檔案要進行單獨保管，明確開放利用范圍，嚴格把關(guān)查閱審批，使保密工作萬無一失。
2.制定外事檔案材料收集程序，確保材料收集完整
檔案管理部門應該根據(jù)各項外事活動的特點，制定相應的外事檔案材料收集程序，并嚴格監(jiān)督其執(zhí)行過程。比如要舉辦一場國際間的學術(shù)交流會，邀請大批各國學術(shù)專家，那么外事檔案文件材料的收集就可以先進行會議現(xiàn)場的視頻錄像，以記錄整個會場的真實原貌，此外收集會議現(xiàn)場發(fā)放的各項文稿、圖表等有關(guān)資料，最后對參與會議的各國專家進行專訪，以建立完整的外事檔案資料體系。
3.重視聲像檔案的收集
外事檔案材料中占重要部分的是聲像檔案，主要包括照片、錄音及錄像等。外事聲像檔案由于其固有的特性，在進行收集管理上需要注意以下幾點：一是建立合理的聲像檔案管理制度，明確歸檔范圍，并落實責任。將聲像檔案需具備的六要素制成表格，讓攝錄像人員完成時進行填寫，避免聲像檔案殘缺不全。對現(xiàn)行的報銷制度進行修改，使歸檔管理能夠前置，即攝錄像工作人員在進行照片沖洗后要向檔案部門登記歸檔，合格后才能夠報銷，杜絕收集上出現(xiàn)的遺漏。二是為有外事活動的部門配備必要的數(shù)碼攝錄像設(shè)備和儲存設(shè)備，以保證外事聲像檔案的質(zhì)量。
4.創(chuàng)造性地開展外事檔案管理工作
日益活躍的外事工作對外事檔案的管理提出了更高的要求。在進行外事檔案管理時，一方面應當認真、切實做好原有的工作；另一方面還應該發(fā)揮創(chuàng)新能力，開拓進取，在工作中融入創(chuàng)造性思維。對于相關(guān)的檔案材料，應當有計劃、有目的、有針對性地對其進行有效的整理，以提高檔案的時效性以及檔案的質(zhì)量。除此之外，還要不斷深化延伸服務，創(chuàng)新服務形式，促進外事檔案管理工作的新發(fā)展。對于外事檔案來說，與普通檔案既存在著相似之處，又具備自己的個性特征。外事活動內(nèi)容廣泛、形式多樣，會形成如外事文件、計劃安排、總結(jié)匯報、會議紀要、合作協(xié)議、來往信件、照片錄像及紀念品等材料。對于這些檔案材料，應當定期對其進行有效的整理，并裝訂成冊，然后對其進行有效的分類與保管。5.運用現(xiàn)代計算機信息管理平臺外事檔案材料的收集與管理屬于信息資源的處理，現(xiàn)代計算機信息處理技術(shù)的發(fā)展給外事檔案管理帶來了很大便利，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以迅速地將一個單位收集的有關(guān)檔案文件材料傳遞到另一個單位，也可以迅速地從海量的檔案中找到所需的資料?？梢娺\用現(xiàn)代計算機信息處理技術(shù)，對打造信息時代的外事檔案管理平臺有著很大的優(yōu)勢。
三、結(jié)語
1）檔案管理制度有待進一步規(guī)范、健全。主要表現(xiàn)為檔案管理職責分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標準不一，存在著嚴重的檔案資料重復保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。
2）檔案管理工作水平有待提高。目前，我國部分地質(zhì)勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發(fā)和利用。
3）檔案管理工作開展欠缺協(xié)調(diào)、合作。部分地質(zhì)勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負責其他工作人員之間欠缺協(xié)調(diào)、合作，沒有更好的利用協(xié)調(diào)、合作支持檔案管理工作開展，導致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。
4）檔案管理工作未與地勘行業(yè)建設(shè)實現(xiàn)同步規(guī)劃、發(fā)展。任意一個地勘單位都有自己的近期、遠期規(guī)劃，規(guī)劃涉及地勘單位的未來規(guī)模、發(fā)展技術(shù)水平、形成何種人員結(jié)構(gòu)等都會做出詳細規(guī)劃；而這些規(guī)劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業(yè)發(fā)展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。
5）監(jiān)督、指導工作不到位問題。本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監(jiān)督、指導，起到把關(guān)下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監(jiān)督、指導，本級檔案管理部門不能及時發(fā)現(xiàn)、糾正工作過程中存在的問題，導致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。
6）管理經(jīng)費不足問題。部分地勘單位由于經(jīng)濟效益不高影響，可用于檔案管理的經(jīng)費嚴重不足，這樣用于檔案管理的設(shè)施、設(shè)備就難以及時得到更新，嚴重限制單位檔案管理工作水平的提高。
7）工作人員隊伍素質(zhì)問題。較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質(zhì)的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業(yè)素質(zhì)支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現(xiàn)象，這些“兼職”人員的檔案管理專業(yè)素質(zhì)勢必不高，加之這些人員的頻繁調(diào)動、調(diào)整也會進一步影響到單位的檔案管理工作。
8）不能得到有效開放和利用問題。新時期的我們必須充分發(fā)揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展服務，而這些目標的實現(xiàn)離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數(shù)字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進行檔案開放、利用工作。
二、地質(zhì)勘查單位檔案管理工作問題對策與建議
（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍
通過建立科學的檔案管理體系來進一步健全地勘單位檔案管理工作規(guī)章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關(guān)鍵。伴隨社會的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應的檔案管理制度，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應的檔案管理體系。比如，在地勘單位內(nèi)部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發(fā)展規(guī)劃、制度制定和考核范圍之中。
（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作
文件收集是檔案歸檔的重要環(huán)節(jié)，收集人員要與各部門定期進行溝通聯(lián)系，建立良好的協(xié)作關(guān)系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。
（三）促進檔案的科學化、規(guī)范化管理
為保證地勘單位檔案管理工作的科學化、規(guī)范化，首先要增強地勘單位領(lǐng)導、職工的檔案管理工作意識，領(lǐng)導干部的檔案管理工作意識尤為重要。因為領(lǐng)導重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，必須視作為地勘單位重要的工作內(nèi)容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關(guān)發(fā)展規(guī)劃來促進檔案管理工作的科學化、規(guī)范化發(fā)展。
（四）加強對檔案管理工作的監(jiān)督和指導
上級檔案管理部門有責任、有必要對下級部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導；首先，在做好本級檔案管理工作基礎(chǔ)上，要加強對下級檔案管理工作的監(jiān)督和指導，工作效果的堅決予以表彰，不符合相關(guān)要求、規(guī)范的堅決予以通報、批評，并限期整改；其次，逐步擴大對下級檔案管理工作的監(jiān)督、指導范圍，除對工作進行成果監(jiān)督外，還要嘗試監(jiān)督其工作過程，保證檔案管理工作的規(guī)范化操作。
（五）加大檔案管理投入，保證管理質(zhì)量
各級地勘單位都應該有計劃的加大檔案管理工作經(jīng)費投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經(jīng)費的投入。檔案管理專用設(shè)施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機、防磁聲像柜、除濕機、移動密集架等對檔案具有極強的保護作用，而檔案管理系統(tǒng)則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵條件。
（六）加強隊伍建設(shè)，提高人員專業(yè)素質(zhì)
