時(shí)間：2023-04-21 18:54:01
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【論文關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)信息化檔案安全性維護(hù)性
會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱?a href="http://www.dankneon.com/haowen/36593.html" target="_blank">信息化檔案。
1會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)
1.1會(huì)計(jì)信息化檔案的載體多樣性
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后形成的會(huì)計(jì)檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案,又包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)等。
1.2表現(xiàn)形式的特殊性
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案直觀性強(qiáng),主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會(huì)計(jì)信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會(huì)計(jì)檔案,必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境下才能使用,對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng),但記錄信息量大,占用空間小,數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。
1.3信息處理的便易性
信息化會(huì)計(jì)檔案因其會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化,大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率,便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享,但同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險(xiǎn)。
1.4保管條件較高
信息化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對(duì)使用存放環(huán)境要求較高。
2會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問題及對(duì)策
2.1安全性
會(huì)計(jì)信息化條件下,會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會(huì)計(jì)信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會(huì)計(jì)信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn),制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級(jí)制度,實(shí)行崗位專人專職制度,對(duì)不同崗位賦予不同權(quán)限,在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴(yán)格崗位責(zé)任制,加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對(duì)信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,對(duì)于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對(duì)這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會(huì)泄密。第四對(duì)保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計(jì)算機(jī)病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞。
（一）檔案信息制度不健全帶來的信息安全隱患
在檔案信息化突飛猛進(jìn)的背景下，相關(guān)的檔案信息安全管理制度卻未及時(shí)地建立起來，給別有用心的人竊取和不當(dāng)利用檔案信息以可乘之機(jī)，嚴(yán)重危害著檔案信息的安全。比如，有的檔案管理單位解答了檔案利用者的問題，因?yàn)檎J(rèn)為該問題具有代表性，就將該問題放入常見問題資訊庫中。若該檔案管理單位缺乏檔案信息的保護(hù)制度和保密意識(shí)，沒有對(duì)咨詢?nèi)说膫€(gè)人信息進(jìn)行必要的屏蔽和處理，可能會(huì)造成用戶信息的泄露，侵犯檔案利用者的隱私權(quán)。再比如，有的地市住房公積金管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)由于缺乏相應(yīng)的安全制度和技術(shù)保障措施，只需要輸入公積金繳存人的姓名就可以查閱到其工資水平和住房公積金繳納情況，而個(gè)人的收入狀況屬于個(gè)人不愿向外界透漏的的隱私，這就造成了個(gè)人檔案信息的泄露。
（二）檔案網(wǎng)絡(luò)化管理帶來的信息安全隱患
網(wǎng)絡(luò)化管理給檔案管理工作帶來便利。但是，計(jì)算機(jī)感染木馬病毒和遭受黑客惡意攻擊的風(fēng)險(xiǎn)給檔案信息的安全性帶來隱患。木馬程序一旦侵入檔案管理系統(tǒng)，很可能會(huì)破壞檔案信息數(shù)據(jù)，甚至?xí)扇〈鄹?、盜竊、銷毀檔案數(shù)據(jù)的破壞手段，造成檔案管理的混亂，給檔案數(shù)據(jù)的安全性帶來致命損害。另外，以光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的電子數(shù)據(jù)檔案有其自身不可克服的缺點(diǎn)，如信息數(shù)據(jù)不夠穩(wěn)定、易于損壞和難以固定保存等，加之檔案存儲(chǔ)設(shè)備更新速度很快，若不對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及相關(guān)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件及時(shí)更新，解決數(shù)字檔案的格式轉(zhuǎn)換等問題，極易造成檔案數(shù)據(jù)丟失、毀損或無法順利讀取等情況發(fā)生。
（三）檔案管理造成的信息安全隱患
檔案信息化對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，要求檔案管理人員不但要精通檔案管理知識(shí)，還要精通互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)、計(jì)算機(jī)和相應(yīng)檔案管理軟件的操作方法。但是，當(dāng)前檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)存在普遍偏大的狀況。有些年齡較大的檔案管理人員知識(shí)更新不夠及時(shí)，仍然拘泥于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)信息化的檔案管理可能會(huì)感覺力不從心。因?yàn)閷?duì)檔案管理設(shè)備和檔案管理軟件研究不夠深入，操作熟練程度不夠等原因，在管理過程中容易造成檔案數(shù)據(jù)意外刪除等丟失毀損情況，構(gòu)成檔案信息的安全隱患。
二、加強(qiáng)檔案信息安全的舉措
（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案安全管理意識(shí)
首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息安全管理的重要性，制定相應(yīng)的檔案信息安全管理制度，與檔案管理人員簽訂檔案安全管理責(zé)任承諾書，安排專門檔案管理人員對(duì)所有檔案信息進(jìn)行保密管理，規(guī)范檔案信息的保密審查程序和公開程序，確保做到公開的檔案信息不，的檔案信息不公開。同時(shí)，要完善檔案信息安全防范機(jī)制，嚴(yán)格禁止其他計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的接入和訪問，的檔案信息不允許與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接，的計(jì)算機(jī)要設(shè)置專用密碼，在轉(zhuǎn)為非計(jì)算機(jī)時(shí)要按照《保密法》的規(guī)定對(duì)存儲(chǔ)硬盤進(jìn)行拆除。
（二）不斷提高檔案安全管理技術(shù)，做好電子檔案的異質(zhì)備份工作
首先，提升檔案安全管理技術(shù)是保障檔案信息安全的有效途徑，要定期對(duì)管理檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行殺毒軟件的升級(jí)，及時(shí)對(duì)病毒進(jìn)行掃描和查殺，避免木馬程序和黑客惡意侵入檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，定期對(duì)檔案管理設(shè)備如計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印設(shè)備等進(jìn)行檢查，確保各種檔案管理設(shè)備的正常使用。其次，承載電子數(shù)據(jù)檔案的存儲(chǔ)設(shè)備有別于傳統(tǒng)的檔案載體文件，對(duì)它的讀取必須依靠必要的硬件設(shè)備和閱讀軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)，對(duì)這些電子文件檔案同時(shí)轉(zhuǎn)化為其他類型的載體就成為必要。做好電子檔案的異質(zhì)備份工作，就可以防止隨著技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)現(xiàn)有的電子檔案因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的閱讀設(shè)備和軟件而不能順利讀取的尷尬局面。異質(zhì)備份的常見方法主要有：將網(wǎng)絡(luò)下載文件轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)文檔；將紙質(zhì)文檔通過掃描等手段轉(zhuǎn)換成電子文檔；將現(xiàn)有的電子照片通過拷貝等形式制作成多份備查等。
（三）優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案安全防范意識(shí)
檔案管理的信息化對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求，要優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，建立形成梯隊(duì)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員不但要熟悉檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)以及相關(guān)的檔案管理法規(guī)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)操作、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)等現(xiàn)代化的科技知識(shí)做到熟練掌握。這就要求我們必須要建立健全檔案管理人員的管理制度，對(duì)檔案管理人員的配備、流入流出等規(guī)定嚴(yán)格的程序，明確各類管理人員的工作職責(zé)和違反規(guī)定造成檔案安全信息不當(dāng)泄露應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案信息安全管理方面的培訓(xùn)，提高他們的安全防范意識(shí)和防范技能水平。
三、結(jié)語
所謂的檔案信息化就是指在實(shí)際的檔案管理工作中，采用信息化的技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)信息的共享，為檔案應(yīng)用著提供便利。同時(shí)做好檔案的開發(fā)和整理工作也是現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的重要趨勢。網(wǎng)絡(luò)的高度發(fā)達(dá)成為檔案信息化建設(shè)的前提和條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化符合社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的需求，同時(shí)還能夠提升社會(huì)服務(wù)的意識(shí)，加強(qiáng)服務(wù)力度。在進(jìn)行檔案信息化的過程中需要對(duì)相應(yīng)的制度，管理方式等進(jìn)行高度重視，同時(shí)做好檔案安全的防御工作也是一種企業(yè)或者是事業(yè)單位風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重要表現(xiàn)。保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性時(shí)提升企業(yè)信譽(yù)程度，樹立形象的重要因素?？梢?，在現(xiàn)如今的社會(huì)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，加強(qiáng)保證意識(shí)具有一定的重要意義，也具有一定的必然性和可行性。
2檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境和政策環(huán)境
2.1檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境
從檔案信息化的進(jìn)程上看，其技術(shù)環(huán)境主要是包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及以及各種辦公方式的優(yōu)化，做好檔案信息的收集、整理以及存儲(chǔ)和利用工作是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的重要環(huán)節(jié)，在各個(gè)關(guān)節(jié)中都需要將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到其中。所以說，各種技術(shù)設(shè)備和方式的共同作用逐漸完善了檔案信息化的進(jìn)程。另外，還需要提供良好的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享工作，同時(shí)保證檔案信息傳遞的快速和便捷。
2.2檔案信息化發(fā)展的政策環(huán)境
由于檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)給檔案管理工作帶來較多的便利，因此，國家對(duì)這一問題加強(qiáng)了重視。在相關(guān)的法律法規(guī)中提到了關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。這些舉措都是為檔案信息化創(chuàng)設(shè)一個(gè)相對(duì)比較公平且開放的環(huán)境，使得檔案信息能夠發(fā)揮自身的優(yōu)勢作用，實(shí)現(xiàn)全國性和規(guī)范性的特點(diǎn)。另外，檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性特點(diǎn)也需要科學(xué)的政策環(huán)境作為背景，各級(jí)單位或者是機(jī)關(guān)等都應(yīng)該充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)資源實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。不得不提到的是，檔案信息的檢索功能越來越受到人們的高度重視，在實(shí)際的應(yīng)用中，需要保證應(yīng)用的快捷性。
3電子檔案信息管理存在的安全問題
檔案管理的安全問題直接影響到檔案管理機(jī)構(gòu)的機(jī)密或者是相應(yīng)工作的進(jìn)展。因此，保證檔案管理工作的安全性，做好安全保證工作，能夠有效的解決電子檔案信息管理工作中出現(xiàn)的眾多問題。雖然檔案管理工作人員眾多，但是工作中出現(xiàn)的問題比較嚴(yán)重，其中包括以下幾個(gè)方面。
3.1物理安全問題
物理安全問題是檔案信息化中最為主要的問題，所謂的物理安全主要是指檔案信息存放的條件以及環(huán)境，檔案信息多以電子形式保存，因此，保存的溫度和濕度等都需要控制在相應(yīng)的范圍內(nèi)。盡量避免出現(xiàn)消磁，毀壞會(huì)這是盜竊的問題。從目前電子檔案的管理工作上看，出現(xiàn)破壞的可能性主要有表現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一是計(jì)算機(jī)自身的軟件和硬件方面的問題，另一方面則是人為因素?？梢姳Ｗo(hù)電子檔案的安全性需要做好輻射的防護(hù)，提升工作人員的操作技能等等。
3.2軟件安全
軟件是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的重要組成部分，只有保證軟件的安全問題才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的正常運(yùn)行，提升利用程度。軟件和硬件都是比較重要的兩個(gè)方面，要在運(yùn)行的過程中嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)定來進(jìn)行，同時(shí)對(duì)軟件的使用權(quán)限進(jìn)行控制，同時(shí)還需要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔和整理，避免黑客對(duì)檔案信息進(jìn)行拷貝和篡改。
3.3數(shù)據(jù)安全問題
數(shù)據(jù)安全才是檔案信息安全的基本，電子信息的保護(hù)就是要保證信息不被泄露。同時(shí)在電子檔案的軟硬件共同作用的前提下，需要更加注重對(duì)數(shù)據(jù)安全問題的重視。為了保證安全問題，需要將檔案信息進(jìn)行備份處理。通過科學(xué)的介質(zhì)來進(jìn)行傳遞，提高其利用程度。還可以根據(jù)檔案信息的使用頻率來設(shè)置權(quán)限，這樣才能保證檔案信息的數(shù)據(jù)安全問題。
3.4網(wǎng)絡(luò)安全問題
在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用的過程中，可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的制約，形成一定的破壞性，直接影響到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，對(duì)于檔案信息的安全程度也會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。而且網(wǎng)絡(luò)問題的出現(xiàn)也會(huì)造成其他問題的產(chǎn)生，所以需要根據(jù)電子信息檔案的相關(guān)內(nèi)容以及應(yīng)用的特點(diǎn)來設(shè)置相應(yīng)的防火墻結(jié)構(gòu)，做好安全技術(shù)的推廣，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問題進(jìn)行嚴(yán)格地控制。在此過程中需要將網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管工作落到實(shí)處，選擇專業(yè)的工作人員來進(jìn)行這一工作。
3.4.1單位的安全防范意識(shí)要加強(qiáng)
改進(jìn)服務(wù)的方式增加新的舉措，提高創(chuàng)新性，在共享電子檔案信息資源的前提下，要加強(qiáng)安全性防范，在共享電子檔案信息的同時(shí)注意信息流失，除了給計(jì)算機(jī)各類用戶提供計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，在技術(shù)時(shí)上要加強(qiáng)管理，最終做到信息服務(wù)的最優(yōu)化。
3.4.2重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)
在提供了高效便捷的服務(wù)下，我們還要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)。對(duì)那些突發(fā)性的災(zāi)難，在安全上要有積極的應(yīng)對(duì)措施，并最終達(dá)到綜合性和智能化的電子檔案管理。
4結(jié)束語
在檔案信息化建設(shè)過程中,首先要對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過縮微、掃描等手段,將照片、音像、文書、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。然后根據(jù)檔案管理規(guī)范,便于檢索利用,對(duì)其歸類,并根據(jù)電子信息技術(shù)的進(jìn)步,更新軟件,設(shè)置防火墻,進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等防范措施。信息化時(shí)代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力,檔案管理員需熟練使用計(jì)算機(jī)同時(shí)又精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。但在目前高校重視教學(xué)、科研的情況下,學(xué)校很少會(huì)把檔案管理視為重點(diǎn),去培育優(yōu)秀的檔案管理人員,人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設(shè)的瓶頸。
2對(duì)策及措施
2.1加快信息化建設(shè)規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設(shè)能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運(yùn)行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點(diǎn),指導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)工作,使高校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項(xiàng)規(guī)章制度隨著工作實(shí)踐不斷完善,以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性。
2.2增加資金投入,加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施高校檔案業(yè)務(wù)要正常運(yùn)行需要配置計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)軟硬件、復(fù)印機(jī)及掃描儀等設(shè)備,這是一項(xiàng)投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持,加大資金投入力度,是實(shí)現(xiàn)、加速檔案信息化建設(shè)的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費(fèi)投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設(shè)方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設(shè)備。最后,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅(jiān)持爭取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合,使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
2.3加強(qiáng)檔案信息源建設(shè),完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)充分利用檔案信息化管理軟件,在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中給與各部門權(quán)限,使全校各部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在應(yīng)用系統(tǒng)中分類傳閱相關(guān)文件,并注明處理意見,只需在年終歸檔時(shí)向檔案館移交一份歸檔清單,從而減少了檔案館數(shù)據(jù)錄入工作。或者檔案管理部門組織大量人力,以人工輸入的方式錄入檔案數(shù)據(jù),有重點(diǎn)、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化,保證所有保存的電子文件的真實(shí)性、安全性和完整性。加強(qiáng)檔案信息源建庫入網(wǎng)工作,把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要信息資源,構(gòu)建全校檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。同時(shí)充分利用并發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案部門網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)窗口。
首先，要建立一套安全有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度與財(cái)務(wù)管理適應(yīng)，如操作管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、機(jī)房管理制度等，這些管理制度同樣也是構(gòu)成單位內(nèi)部控制體系的重要組成部分。網(wǎng)絡(luò)安全是會(huì)計(jì)檔案的生命線，可以通過權(quán)限管理、加強(qiáng)密碼設(shè)置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)。其次，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對(duì)紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對(duì)電子文件中的相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)錄入存檔，起到資源共享，共同互補(bǔ)的作用。最后，建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對(duì)外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。
（二）從基礎(chǔ)做起，加強(qiáng)日常會(huì)計(jì)檔案管理工作。
會(huì)計(jì)檔案因存儲(chǔ)量大，可以通過計(jì)算機(jī)硬盤或刻錄光盤等將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。但電子的會(huì)計(jì)檔案資料易復(fù)制、易更改。而紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會(huì)計(jì)檔案管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要提升許多。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是單位整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部真實(shí)記錄。因此，會(huì)計(jì)檔案的完整性尤為重要。首先，對(duì)電子設(shè)備和防病毒軟件時(shí)時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來越強(qiáng)，使得會(huì)計(jì)信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞。其次，定期對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行備份。建議對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外災(zāi)害給整個(gè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當(dāng)，就有可能造成會(huì)計(jì)檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，嚴(yán)密保管。
（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。
（一）城建檔案信息技術(shù)有待提高。同世界其他先進(jìn)國家相比，目前我國城建檔案軟件和技術(shù)的研發(fā)還處于初級(jí)階段，科技水平不高。由于計(jì)算機(jī)型號(hào)不同、系統(tǒng)軟件各異導(dǎo)致各地的城建檔案館所應(yīng)有的軟件不能做到信息共享和互用，城建檔案的主管部門還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)。同時(shí)，由于現(xiàn)行的檔案信息整理、分類、著錄等還沒有統(tǒng)一化、科學(xué)化，信息軟件防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的功能不強(qiáng)，應(yīng)用軟件在一定程度上不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的需要。
（二）城建檔案信息資源管理有待規(guī)范。城建檔案信息化建設(shè)的前提是管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但是，在現(xiàn)實(shí)工作中城建檔案信息資源的管理還存在一定的不足。例如，在聲像檔案的保管方面，許多檔案館對(duì)已經(jīng)處理過的數(shù)字化電子文件不重視，使得電子文件因空氣、溫度等影響而受損。同時(shí)，由于城建檔案在一定程度上實(shí)現(xiàn)了信息化。但是這種信息化的檔案恰恰是被束之高閣，而并沒有真正實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙环N全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品”。這些管理方面的漏洞對(duì)城建檔案信息化建設(shè)帶來了壓力。
（三）城建檔案信息化建設(shè)資金有待投入。城建檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)需要相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等設(shè)備，因此需要大量資金投入，這往往超出通常城建檔案部門所能承擔(dān)的范圍，再加上有的地方對(duì)檔案信息化建設(shè)不夠重視，導(dǎo)致檔案主管部門的撥款不足或是不能及時(shí)到位，使信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢或是不能有效開展信息化建設(shè)。
（四）城建檔案信息化工作人員素質(zhì)有待提高。城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在人。因此要推動(dòng)信息化建設(shè)，工作人員首先要具備現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，而不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，缺乏相應(yīng)的技術(shù)人才，尤其是城建檔案信息處理復(fù)合型人才。因此，盡管有的檔案館引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時(shí)，隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，每年城建檔案館接收入館的檔案數(shù)量激增，由于目前的相應(yīng)的工作人員數(shù)量有限，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、查詢、利用等工作量已經(jīng)飽和，根本沒有時(shí)間和精力去顧及檔案的信息化工作。
二、加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
（一）積極開發(fā)城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據(jù)實(shí)際情況的需要積極開發(fā)適用于城建檔案信息化建設(shè)的軟件技術(shù)，建立安全穩(wěn)定的信息軟件系統(tǒng)。在進(jìn)行信息化處理過程中，要把安全、穩(wěn)定和保密放在第一位，確保歸檔的數(shù)據(jù)和信息不被破壞和損毀。對(duì)于檔案，要采取嚴(yán)格的安全保護(hù)措施，一律不得與網(wǎng)絡(luò)連接；對(duì)于非文件，即使在網(wǎng)上查詢，也要采取身份確認(rèn)、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計(jì)算機(jī)病毒侵入造成數(shù)據(jù)破壞，確保軟件系統(tǒng)和和數(shù)據(jù)的安全。
（二）實(shí)現(xiàn)城建檔案信息管理規(guī)范化。在城建檔案信息管理實(shí)踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規(guī)范體系，建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的操作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規(guī)范》、《城建檔案信息化技術(shù)保障細(xì)則》等規(guī)章制度，為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。其次，要適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要，積極探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設(shè)評(píng)估體系，以評(píng)促建、以評(píng)促改，通過對(duì)城建檔案信息化建設(shè)與管理的評(píng)估來推動(dòng)城建檔案信息管理規(guī)范化的落實(shí)。
（三）加大城建檔案信息化建設(shè)的資金支持。各地城建檔案館和主管部門要在設(shè)備投入方面給予大力支持，積極改善城建檔案工作的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，在工作人員待遇、經(jīng)費(fèi)使用等方面，有關(guān)部門應(yīng)該重視和解決工作中現(xiàn)實(shí)存在的問題，以便于為工作的開展創(chuàng)造良好的條件。
當(dāng)今社會(huì)現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷完善，使文件的形成電子化，存儲(chǔ)形式數(shù)字化，傳遞網(wǎng)絡(luò)化，管理動(dòng)態(tài)化已經(jīng)成為普遍的趨勢。紙質(zhì)文件的比重呈逐漸下降態(tài)勢，而電子文件的數(shù)量持續(xù)上升，電子文件和數(shù)字檔案將日益成為館藏的主要檔案信息資源。檔案工作的內(nèi)容和重心發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案管理方式也必然隨著發(fā)生變化。國家檔案局經(jīng)科司副司長王嵐博士在2006年中國檔案信息化年會(huì)上曾經(jīng)說過“檔案信息化是檔案部門無法繞過的障礙，也是必須要跨過的顛峰”。檔案信息化其實(shí)就是檔案管理的一次變革，采用信息化技術(shù)來提高檔案管理效率。杭州鋼鐵集團(tuán)公司作為中國企業(yè)500強(qiáng)之一，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)已成功建成運(yùn)行，在企業(yè)信息化建設(shè)上已經(jīng)處于行業(yè)前列。經(jīng)過50年的發(fā)展，杭鋼集團(tuán)公司已經(jīng)形成和積累了比較豐富的檔案，截止2013年12月，杭鋼檔案館館藏檔案52067卷，以件為單位的檔案51202件，照片2692張，磁性載體檔案153盤；底圖14.92萬張，資料2233冊。列入年報(bào)統(tǒng)計(jì)范圍的杭鋼集團(tuán)公司（含杭鋼檔案館）館室藏檔案142595卷，以件為單位的檔案60779件，照片7794張，磁性載體檔案176盤；底圖22.68萬張，資料23646冊。但是，杭鋼的檔案工作就其整體水平和發(fā)展進(jìn)度來看，對(duì)照國家檔案行政管理部門的規(guī)范要求，還有許多薄弱環(huán)節(jié)、甚至是致命弱點(diǎn)。一是檔案信息資源的集中管理，特別是集團(tuán)公司、股份公司機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案、基建技改項(xiàng)目前期文件材料和決算檔案、股份公司董事會(huì)及證券部有關(guān)檔案等重要檔案資料至今沒有向檔案館完整移交。二是檔案信息化建設(shè)，與企業(yè)信息化建設(shè)（OA、ERP等）比較，沒有同步考慮和推進(jìn)。尤其是在業(yè)務(wù)檔案規(guī)范、高效管理和利用方面，各種問題逐漸凸顯出來：主要表現(xiàn)為1．1杭鋼集團(tuán)各二級(jí)單位各類檔案數(shù)量多，日常檔案管理工作強(qiáng)度日益加大。1．2盡管杭鋼集團(tuán)在用檔案管理系統(tǒng)，但主要是針對(duì)條目進(jìn)行管理。實(shí)體檔案與電子檔案大都仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致檔案的利用效率低、利用及時(shí)性、全面性、完整性均存在問題。1．3杭鋼集團(tuán)各二級(jí)單位較多、區(qū)域分布較散，跨區(qū)域、跨單位間的業(yè)務(wù)檔案信息利用成為一大難題，無法實(shí)現(xiàn)整個(gè)杭鋼集團(tuán)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)共享中心。1．4杭鋼集團(tuán)形成的檔案中，深層次、更高級(jí)、更有價(jià)值的數(shù)據(jù)未能從信息中挖掘出來，對(duì)集團(tuán)相關(guān)單位提供準(zhǔn)確、安全、快捷的信息，提高集團(tuán)整體經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)力起到的支持力不夠。1．5杭鋼集團(tuán)總部檔案部門無法實(shí)時(shí)監(jiān)控各二級(jí)單位各類檔案收集、管理情況，并很難對(duì)各二級(jí)單位檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)督導(dǎo)和監(jiān)控；
2杭鋼檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要內(nèi)容
對(duì)此，公司辦公室在檔案館的改造中啟動(dòng)了信息化建設(shè)項(xiàng)目，到目前為止，杭鋼已投入合同金額103.7萬元用于檔案信息化建設(shè)。項(xiàng)目在2010年3月開始準(zhǔn)備，2011年1月正式啟動(dòng)，2011年10月鋼鐵主業(yè)生產(chǎn)單位及輔助部門的18家二級(jí)單位檔案管理人員上線操作。并明確提出杭鋼集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的最終目標(biāo)是：按照總體規(guī)劃、分步實(shí)施的要求，逐步建成一個(gè)由現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)成的跨區(qū)域、分布式、多功能、規(guī)范化、集約型管理的高效、開放、共享、虛擬、資源豐富的數(shù)字化“杭鋼檔案館”。2．1階段目標(biāo)，2．1．1第一期實(shí)現(xiàn)杭鋼檔案館和鋼鐵業(yè)二級(jí)單位檔案信息資源的數(shù)字化，包括現(xiàn)有館（室）藏檔案有重點(diǎn)地逐步進(jìn)行數(shù)字化處理，杭鋼檔案館和鋼鐵業(yè)二級(jí)單位的檔案信息管理軟件系統(tǒng)接入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子文件通過辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和光盤等手段和方式接收進(jìn)杭鋼檔案館。檔案形成單位和部門可以利用檔案信息管理系統(tǒng)或電子載體形式進(jìn)行電子檔案的移交；檔案專業(yè)技術(shù)人員可以利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源采集、分類、整理、編研、提供利用服務(wù)和進(jìn)行檔案工作的日常管理；合規(guī)用戶根據(jù)授權(quán)可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的查詢利用和檔案業(yè)務(wù)咨詢。2．1．2第二期實(shí)施集團(tuán)公司在杭單位的檔案信息資源數(shù)字化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)手段與杭鋼數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。2．1．3第三期實(shí)施集團(tuán)公司杭外單位的檔案信息資源數(shù)字化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)手段與杭鋼數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。2．2檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容2．2．1基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)杭鋼集團(tuán)公司由于公司內(nèi)網(wǎng)布局已經(jīng)完備，基礎(chǔ)設(shè)施的主要內(nèi)容就是配備與檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的支撐軟件系統(tǒng)運(yùn)行和相關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的硬件設(shè)備。如：工程掃描儀、工程一體機(jī)、大型繪圖儀、非線性編輯、音視頻數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換等設(shè)備。目前檔案館已配備了計(jì)算機(jī)6臺(tái)、筆記本2臺(tái)、高速掃描儀（3臺(tái)）、打印機(jī)（2臺(tái)，其中網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)1臺(tái)）、光盤刻錄機(jī)（2臺(tái)）、數(shù)碼照相機(jī)（1臺(tái)）。為檔案信息的采集、交流、交換和檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)服務(wù)。同時(shí)在數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)管理平臺(tái)上配備服務(wù)器（2臺(tái)）、存儲(chǔ)器（1臺(tái)）承擔(dān)檔案信息主數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理。在數(shù)字檔案信息應(yīng)用平臺(tái)上配備計(jì)算機(jī)4臺(tái)、終端4臺(tái)：其中檔案館工作人員計(jì)算機(jī)2臺(tái)，用于借閱利用和其他管理工作；檔案館用戶查詢計(jì)算機(jī)2臺(tái)（獨(dú)立連接國際互聯(lián)網(wǎng)）、終端4臺(tái)，裝載應(yīng)用軟件系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)連接服務(wù)器群，提供在線利用。配備打印機(jī)2臺(tái)、光盤刻錄機(jī)2臺(tái)，為用戶提供檔案信息載體。2．2．2鋼鐵主業(yè)二級(jí)單位檔案室管理：一是加快現(xiàn)有館室藏檔案整理。按照國家和省檔案行政管理部門和冶金系統(tǒng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范加快對(duì)現(xiàn)有館室藏檔案的整理、整改工作：杭鋼檔案館、鋼鐵業(yè)各二級(jí)單位、非鋼產(chǎn)業(yè)各單位需分步完成文書檔案、職工檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案的整改，以及完成照片檔案、印章檔案、科技檔案的整理、整改。二是加強(qiáng)檔案目錄及其數(shù)據(jù)庫建設(shè)?，F(xiàn)已擁有各類檔案管理軟件、具備建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫的單位要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并為下一步移植到數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)做好準(zhǔn)備。三是規(guī)范電子檔案歸檔管理。集團(tuán)公司機(jī)關(guān)各部門要根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和要求，抓緊整理移交應(yīng)歸檔的紙質(zhì)或其他載體檔案材料；加強(qiáng)對(duì)本部門電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔移交工作；職能部門在與外單位簽訂設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、施工、設(shè)備采購等合同時(shí)，要提出在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)移交電子檔案的要求，其中設(shè)計(jì)、勘察、設(shè)備供應(yīng)方必須提供電子文件歸檔。2．2．3電子檔案信息的管理和利用目前，杭鋼檔案館的電子檔案信息管理主要負(fù)責(zé)對(duì)采集到的檔案信息進(jìn)行規(guī)范整理、分類、管理，使之有序化。對(duì)采集的符合或通過轉(zhuǎn)換使其符合檔案管理規(guī)范的數(shù)字信息及其元數(shù)據(jù)，根據(jù)采集時(shí)所帶的目錄信息，采用《杭州鋼鐵集團(tuán)公司檔案分類編號(hào)實(shí)施辦法》和《歸檔文件整理規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)的分類方案將這些數(shù)據(jù)有序地存儲(chǔ)到系統(tǒng)中。截止2013年12月，杭鋼檔案館機(jī)讀目錄案卷級(jí)3.05萬條，文件級(jí)19.31萬條，集團(tuán)公司（含杭鋼檔案館）機(jī)讀目錄案卷級(jí)5.58萬條，文件級(jí)25.64萬條。數(shù)字化加工轉(zhuǎn)化集團(tuán)公司科技檔案37547件，集團(tuán)公司文書檔案13046件；鋼鐵業(yè)二級(jí)單位科技檔案12233件，文書檔案館619件。同時(shí)，根據(jù)邏輯關(guān)系將符合《中國檔案主題詞表》、《冶金檔案主題詞表》、《杭州鋼鐵集團(tuán)公司公文主題詞表》有關(guān)要求的主題詞和符合《中國檔案分類法》、《冶金檔案分類法》、《杭州鋼鐵集團(tuán)公司檔案分類編號(hào)實(shí)施辦法》有關(guān)要求的信息分類號(hào)組合在一起所形成的一套分類號(hào)主題詞對(duì)照表，系統(tǒng)可以從對(duì)照表中自動(dòng)提取相應(yīng)的分類號(hào)—主題詞，完成標(biāo)引任務(wù)。此外，根據(jù)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)整理立卷的檔案或以件為單位整理的檔案，進(jìn)行分類后按不同要求自動(dòng)編目，提供在線查詢和輸出為紙質(zhì)載體。對(duì)重要文件和檔案信息進(jìn)行全文采集、轉(zhuǎn)換、識(shí)別、壓縮、加密、和檢索等管理與利用。
3杭鋼檔案信息化建設(shè)的改進(jìn)建議
