時間：2023-04-01 10:29:03
序論：在您撰寫財務(wù)檔案管理論文時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
（一）相關(guān)制度不夠完善。從實際情況看，很多醫(yī)院沒有對財會檔案相關(guān)管理工作加以重視，檔案資料收集方面并不全面，很多醫(yī)院僅僅對專業(yè)資料相關(guān)整理與存檔工作進(jìn)行關(guān)注，而沒有關(guān)注電算化備份工作以及歸檔工作，使檔案缺少聯(lián)系與整體性。相關(guān)管理制度沒有實現(xiàn)規(guī)范化。財務(wù)會計檔案和其他文件資料有著明顯的區(qū)別，它是為了后期工作時將經(jīng)濟(jì)活動相關(guān)歷史反映出來，從而給后期決策工作提供良好的借鑒?？墒菑漠?dāng)前情況看，很多醫(yī)院財會檔案管理的相關(guān)工作人員沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，一般是由兼職人員來負(fù)責(zé)。另外，檔案鑒定以及銷毀工作也得不到重視，對檔案管理的質(zhì)量以及效果都造成了一定的影響，最終對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益以及健康發(fā)展造成了嚴(yán)重影響。
（二）責(zé)任分配存在問題。在醫(yī)院中，財務(wù)會計的種類比較多，內(nèi)容也比較豐富，量比較大。比如，會計憑證以及會計賬簿等。為了對財務(wù)檔案進(jìn)行有效管理，確保其質(zhì)量，都對分工進(jìn)行了細(xì)化，對項目進(jìn)行分類管理。這樣雖然在一定程度上使得工作具有便利性，可是卻沒有對責(zé)任分配加以明確。在管理工作中，工作人員推卸責(zé)任，檔案部門以及財務(wù)部門沒有對工作進(jìn)行系統(tǒng)劃分，導(dǎo)致檔案管理工作比較困難，對檔案管理效率造成了嚴(yán)重影響。
（三）相關(guān)管理人員素質(zhì)比較差。從當(dāng)前情況看，在醫(yī)院很多財會檔案相關(guān)管理人員未接受過專業(yè)教育，導(dǎo)致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現(xiàn)紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。
二、加強財務(wù)會計檔案管理的相應(yīng)措施
（一）提高檔案管理意識。為了保證醫(yī)院財會檔案相關(guān)管理水平，一定要提升管理意識。首先，領(lǐng)導(dǎo)層要對財會檔案對于醫(yī)院的重要影響有一個正確的意識，提升檔案管理的意識，將財會檔案當(dāng)作財務(wù)管理工作中的一個重要內(nèi)容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識，檔案管理人員的任務(wù)并不只是對檔案進(jìn)行管理，還要對醫(yī)院中的財務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，要具有主人翁意識，做好財會檔案相關(guān)管理工作，對財會檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核以及鑒定，充分發(fā)揮其作用。
（二）對相關(guān)管理制度進(jìn)行完善。當(dāng)前，社會處于不斷發(fā)展之中，從財會檔案相關(guān)管理工作的具體情況看，要對相關(guān)管理制度進(jìn)行完善，確保其具有系統(tǒng)性和完整性，與醫(yī)院具體情況相符，不斷對其進(jìn)行強化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關(guān)制度以及法律法規(guī)進(jìn)行操作，承擔(dān)自己的責(zé)任，在工作中端正態(tài)度。另外，還要確保將管理責(zé)任落實到每個人以及每個崗位，對分工進(jìn)行明確，確保賞罰分明，從而保證各個部門都能有良好的工作質(zhì)量以及工作效率。
（三）保證檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化。當(dāng)前，我們已經(jīng)進(jìn)入信息時代，社會不斷發(fā)展，時代不斷進(jìn)步，信息化的實現(xiàn)促進(jìn)了社會的進(jìn)步以及生產(chǎn)力的提升。時代的發(fā)展要求醫(yī)院的財會檔案相關(guān)管理工作實現(xiàn)信息化，同時這也是醫(yī)院管理水平加以衡量的一個重要標(biāo)志。對醫(yī)院的財會檔案實現(xiàn)信息化建設(shè)，并不只是單純投入和負(fù)擔(dān)經(jīng)濟(jì)資源，財會檔案同時還是經(jīng)濟(jì)主體的一個重要資源，需要發(fā)現(xiàn)其中的問題并進(jìn)行解決，從而給醫(yī)院的決策工作提供有效依據(jù)，最終給醫(yī)院帶來社會價值以及經(jīng)濟(jì)價值。對財會檔案以及資料進(jìn)行充分挖掘并進(jìn)行科學(xué)利用，能夠獲得較大的成果。由于時代是不斷進(jìn)步的，因此，要堅持與時俱進(jìn)的原則，對醫(yī)院的財會檔案進(jìn)行有效管理與發(fā)展，確保檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化以及信息化。這就給相關(guān)管理人員帶來了一定的挑戰(zhàn)，同時也給醫(yī)院發(fā)展帶來機遇，對財會檔案進(jìn)行信息化管理，能夠創(chuàng)造條件，確保管理工作的科學(xué)化以及專業(yè)化與規(guī)范化。
在信息化背景下，高校財務(wù)檔案管理工作中的信息化建設(shè)能夠有效提高高校財務(wù)檔案管理質(zhì)量與效率，但是同時，高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作作為一項具有整體性與全局性特點的工作，要求高校能夠以推動高校整體發(fā)展為視角來對高校財務(wù)管理工作開展科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃，通過構(gòu)建高校財務(wù)檔案管理信息化制度來為高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作的規(guī)范化發(fā)展建立前提與保障。當(dāng)前眾多高校在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作中都存在操作有待規(guī)范以及目標(biāo)有待明確的問題，針對這些問題，高校需要對財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)單位職責(zé)進(jìn)行明確，并確立高校檔案管理單位與財務(wù)單位在高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中的地位與作用，其中高校財務(wù)管理部門需要有序的開展財務(wù)檔案數(shù)據(jù)化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財務(wù)管理部門密切配合以做好高校財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。其他相關(guān)的高校部門也應(yīng)當(dāng)積極參與，通過配合高校財務(wù)管理部門與檔案管理部門來做好財務(wù)檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構(gòu)建財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上通過聯(lián)系實際、積極探索來對相關(guān)制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的隔離制度、財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的備份制度、財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護(hù)制度與監(jiān)控制度等。
（二）高校財務(wù)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善
在信息化背景下，高校財務(wù)檔案管理要實現(xiàn)信息化建設(shè)，就有必要對與財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施做出完善，這些設(shè)施包括數(shù)據(jù)存儲器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機、路由器等。只有在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中具有一些具備較強信息處理能力、較大存儲功能的存儲器與服務(wù)器、配備必要的路由器與交換機、使用具有較高安全性特點的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能夠讓財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作具備硬件平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件平臺，其中包括財務(wù)檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理與操作程序、計算機以及數(shù)據(jù)庫監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中，高校要重視實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中軟硬件的匹配，同時要以高校財務(wù)檔案管理工作需求為依據(jù)來對軟硬件做出不斷調(diào)整以適應(yīng)高校財務(wù)檔案管理信息化工作的開展，這是推動財務(wù)檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
（三）高校財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化
高校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)要實現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準(zhǔn)確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規(guī)范。在對高校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中，首先要對電子檔案進(jìn)行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來實現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在做好財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中，財務(wù)檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，同時也是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟，這要求財務(wù)檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財務(wù)檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因為如此，在高校開發(fā)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫以及其他管理系統(tǒng)的過程中，需要以高校中各個單位的財務(wù)檔案信息需求為依據(jù)，通過協(xié)調(diào)高校財務(wù)管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構(gòu)建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)、高效服務(wù)且具備合理結(jié)構(gòu)的財務(wù)檔案管理模式，同時為財務(wù)檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務(wù)，并利用現(xiàn)代通訊技術(shù)來為財務(wù)檔案信息的需求者提供咨詢服務(wù)，從而確保高校財務(wù)檔案信息在推動高校發(fā)展與建設(shè)中作用的充分發(fā)揮。
（四）高校財務(wù)檔案管理工作隊伍整體素質(zhì)的提高
【摘要】隨著我國會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展,會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體發(fā)生了變化,使得會計檔案的管理工作也發(fā)生了變化,手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會計的需要。因此,必須加強會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè),即加快會計檔案管理的信息化建設(shè),以適應(yīng)新時期會計電算化提出的新要求,建好用好電子財務(wù)檔案,提高財務(wù)檔案管理工作水平和財務(wù)管理工作效率,更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】財務(wù)檔案電算化檔案管理信息化
所謂會計電算化,是指計算機技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用,即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強財務(wù)管理。加強會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會計電算化特點
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計算,使得財務(wù)人員的工作量很大,同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證并在計算機財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成,同時可以根據(jù)需要生成會計報表,這大大降低了財務(wù)人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會計方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進(jìn)行備份工作。
二、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。各級企事業(yè)單位實行會計電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據(jù)工作的實踐,總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。
第一,較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
第四,電子財務(wù)檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng),通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財務(wù)檔案或財務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點,但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。
三、電算化會計檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機。
2、搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢。總之,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差,實現(xiàn)財務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案,并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
四、如何做好電算化會計檔案工作
電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物,又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強企業(yè)財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務(wù)軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度),把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進(jìn)行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補充具有計算機、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務(wù)檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進(jìn)行表彰,激勵大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
五、電算化會計檔案應(yīng)注意的問題
1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份
根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。
2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機。計算機系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會計工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對整個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計算機病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。
［關(guān)鍵詞］電算化；財務(wù)檔案管理；信息化建設(shè)
1會計電算化會計檔案的特點
眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本人根據(jù)工作的實踐，總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下一些特點：（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。即會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。（2）傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
2如何做好電算化會計檔案工作
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強會計檔案管理勢在必行。為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，是形成會計檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。（1）會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（2）會計賬簿。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。（3）會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費用表、收入支出表、支出明細(xì)表及各種附表、報表附注和決算說明等。（4）其他會計核算資料。屬于財務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
3財務(wù)管理信息化的必要性
（1）財務(wù)管理的難度增加。財務(wù)管理能夠有效推動財務(wù)組織參與到全方位的管理之中,并達(dá)到節(jié)約成本的目的。財務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,財務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財務(wù)管理水平不斷提高,財務(wù)工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好財務(wù)檔案管理的必然選擇。（2）信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于、攜帶和傳遞；電子財務(wù)檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務(wù)檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
（一）高校檔案真切的還原了學(xué)生在校時期的成長歷程及行為表現(xiàn)
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升，同時也記載了在學(xué)生成長的關(guān)鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經(jīng)過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強的參考價值
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關(guān)部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應(yīng)的較為詳細(xì)的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機會
我國教育模式與就業(yè)機制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國高校檔案管理在企業(yè)人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學(xué)生檔案保存與調(diào)動缺乏相對明確的管理規(guī)章制度
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學(xué)校針對學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書等放入檔案內(nèi)，導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準(zhǔn)確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對學(xué)生長大那一時刻取得的成就進(jìn)行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉(zhuǎn)接時沒有準(zhǔn)確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三，一些外地學(xué)生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對學(xué)生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴(kuò)展到學(xué)生在校成長經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進(jìn)行參考。另一方面，針對一些學(xué)校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門要做到實時的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準(zhǔn)確性。
（二）加大對社會檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時期。因此，政府要在此時給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準(zhǔn)時與順暢。此外，相關(guān)檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉(zhuǎn)接出去的檔案進(jìn)行有效的核對。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時也確保了企業(yè)人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋
第一，企業(yè)對招聘人員進(jìn)行職位表現(xiàn)的直接反饋，學(xué)?；蛘呦嚓P(guān)部門應(yīng)將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學(xué)生的培養(yǎng)方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，真正實現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無縫對接。第三，各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點，重新確立就業(yè)目標(biāo)。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
四、總結(jié)
學(xué)校的財務(wù)檔案能夠在一定程度上記錄和反應(yīng)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，也是整個學(xué)校檔案的一個重要的組成部分。如果中職學(xué)校的財務(wù)檔案在管理的過程中不能做到科學(xué)合理，學(xué)校財務(wù)檔案管理的質(zhì)量就會直線下降，中職院校教育的發(fā)展也會在很大程度受到阻礙。
2.中職院校財務(wù)檔案管理的發(fā)展變遷
筆者從事中職院校財務(wù)檔案管理工作將近20余年，也目睹了中職院校財務(wù)檔案管理工作的劇烈變遷。受到多種多樣的影響，中職院校在財務(wù)管理的過程中，依然在很長的一段時間里依靠的是手工管理的方式，無論是收集、整理、裝訂，還是歸檔、賬簿、報表的處理環(huán)節(jié)中，還是完全借助財務(wù)管理人員手工進(jìn)行操作，很多院校甚至還是采用紙質(zhì)版的報表，而沒有采用電子版的報表。這些問題在當(dāng)下的某些中職院校財務(wù)檔案管理過程中，依然非常普遍。
眾所周知的是，如果采用純手工的方式，在其后的查閱、鑒定以及銷毀過程中會變得極不方便，不僅耗時耗力，而且在安全性和規(guī)范性上，也會受到很大的影響。很多中職院校的管理者也意識到這種傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理方式和當(dāng)今的信息化發(fā)展不太適應(yīng)，與學(xué)校的整體管理與發(fā)展模式也并不吻合，為了適應(yīng)時展，開始將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入了中職院校的管理過程中，特別是在近些年來，中職院校的財務(wù)檔案管理過程都發(fā)生了非常顯著的變化，無紙化辦公的態(tài)勢顯得愈加明顯，辦公自動化、檔案處理自動化和信息處理自動化的技術(shù)被引入進(jìn)來，使檔案管理的科學(xué)化和信息化程度大大加深。可以說，中職院校的財務(wù)檔案管理在近些年來，獲得了急速的發(fā)展和變遷，這些都是時代賦予中職院校財務(wù)檔案管理的新的意義。
3.中職院校財務(wù)檔案的重要性
3.1為中職院校制定發(fā)展決策提供可靠的信息
中職院校的會計檔案是學(xué)校對自身的經(jīng)營活動進(jìn)行全面、系統(tǒng)的核算與監(jiān)督的產(chǎn)物，是一種經(jīng)營過程中的必須的材料。中職院校可以根據(jù)各個單位所生成的會計檔案按照一定的要求進(jìn)行總結(jié)，對學(xué)校各個階段的經(jīng)營狀況有一個直觀的反映，對于學(xué)校在此后的發(fā)展有著非常重要的推動性作用.
3.2為中職院校的財務(wù)管理工作提供一定的依據(jù)
在中職院校的發(fā)展過程中，財務(wù)工作必須是重中之重，只有有效的處理好了財務(wù)工作，學(xué)校才可能穩(wěn)定的發(fā)展下去，而財務(wù)檔案正是保障財務(wù)工作有序開展的一個重要的環(huán)節(jié)，財務(wù)人員可以根據(jù)近些年來學(xué)校在運行過程中各項資金的具體使用狀況，制定詳細(xì)的規(guī)劃，并查出出現(xiàn)問題的原因，從而為單位的財務(wù)工作提供有效的依據(jù)。
3.3為保護(hù)學(xué)校的財產(chǎn)，監(jiān)督相關(guān)的財務(wù)制度提供直接依據(jù)
財務(wù)檔案不僅僅只是會計憑證，還應(yīng)該是登記賬簿的一個有效的依據(jù)，更是相關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的有效證明，它很好的重現(xiàn)了歷史經(jīng)濟(jì)事件，譬如說相關(guān)的經(jīng)辦人員和財會人員的簽字和印章等等，這些都是中職院校經(jīng)濟(jì)關(guān)系的有力依據(jù)和證明，為了處理日后可能出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)糾紛起到很強的監(jiān)督與指正作用。
3.中職院校財務(wù)檔案管理的問題所在
3.1學(xué)校管理者不重視財務(wù)檔案管理，管理意識比較淡薄
眾所周知的是，財務(wù)檔案的管理工作對于中職院校來講，是一項保存發(fā)展史實、服務(wù)當(dāng)下的重要工作，但是有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)甚至是財務(wù)管理人員對財務(wù)檔案的管理工作根本沒有正確而有科學(xué)的認(rèn)識，在內(nèi)心深處存在應(yīng)付差事的思想。特別是在面對一些原始憑證的整理工作的時候，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這樣的活動耗時耗力，也起不到什么積極作用，不愿意投入太多的精力和經(jīng)費用于檔案的管理活動，也不愿意將整理憑證列入到學(xué)校管理的議事日程之中，這就使財務(wù)檔案管理工作一直停步不前。
3.2財務(wù)管理人員的操作技能有待提高
從當(dāng)下的實際情況來看，很多中職院校根本沒有專職的檔案管理人員，絕大多數(shù)都是財務(wù)人員來兼職進(jìn)行管理，這些人未曾針對檔案管理活動接受過專門的培訓(xùn)，對業(yè)務(wù)情況不熟悉，再加上財務(wù)工作工作量特別大，無暇顧及檔案管理活動。有的學(xué)校雖然有專門的財務(wù)檔案管理人員，但是在信息化大潮的沖擊之下，自身不具備一些檔案管理軟件的操作技能，甚至連最基本的圖文處理工具都不會，沒有辦法勝任復(fù)雜的財務(wù)管理工作。[1]
3.3管理過程不規(guī)范
由于財務(wù)檔案管理的特殊性和管理者的忽視，很多中職院校在管理的過程也存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象，絕大多數(shù)中職院校沒有根據(jù)自身的實際情況建立起相應(yīng)的管理制度，在具體的管理過程中，也存在很多不到位的情況。譬如說在管理的過程中，沒有檢索工具和紙質(zhì)檔案，很多情況下，電子檔案和磁質(zhì)檔案以及紙質(zhì)的檔案沒有做到同步；在檔案鑒定完成之后，需要銷毀的檔案因為各種各樣的原因均不能按時銷毀，這些都是由于管理過程不規(guī)范而出現(xiàn)的問題，也是缺乏有執(zhí)行力的管理制度所形成的問題，亟需整治。
4.中職院校財務(wù)檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化方式
近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人們對于財務(wù)檔案的管理又提出了一系列的新要求，譬如說要比以往更高效、更快捷的為中職院校的發(fā)展提供信息服務(wù)，要求能夠利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)財務(wù)檔案的快捷管理，中職院校的財務(wù)檔案管理工作離這些要求還有很遠(yuǎn)的差距，需要認(rèn)清現(xiàn)狀，通過一系列措施來改善管理。
4.2創(chuàng)新管理手段，提高管理水平，服務(wù)中職院校發(fā)展
必須要認(rèn)識到的一點是，在財務(wù)檔案管理過程中進(jìn)行信息化處理是當(dāng)今社會發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，也同樣是當(dāng)下財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)和必由之路。所以，在創(chuàng)新和優(yōu)化財務(wù)檔案的管理過程中，首先要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而確保檔案的安全和完整，譬如說防盜門、空調(diào)、溫度計、滅火器等等；除此之外，還應(yīng)該及時的配備計算機、打印機、復(fù)印機和掃描儀等現(xiàn)代化信息管理不可或缺的辦公設(shè)備，并對財務(wù)檔案的基礎(chǔ)信息實行存儲管理。這樣不僅僅能夠強化管理過程，還能夠方便以后的使用和查閱，從而利用大量的會計檔案為之后的財務(wù)審查奠定基礎(chǔ)；其次，必須要建立起中職院校的財務(wù)檔案管理制度，要通過科學(xué)的考察，制定一系列的與中職院校發(fā)展相關(guān)的財務(wù)檔案管理方式，而且盡可能的避免形式化。針對在以往的工作過程中所遇到的問題，都應(yīng)該進(jìn)行有效的規(guī)避，譬如說要建立起搜索工具，還要完善紙質(zhì)檔案，及時的做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步；需要銷毀的檔案必須要在規(guī)定的時限內(nèi)按時完成，這些問題都需要落實成制度，認(rèn)真的貫徹執(zhí)行。最后，在信息化時代，中職院校的財務(wù)檔案管理活動還必須要積極的引進(jìn)信息化技術(shù)，建立自己的管理信息化網(wǎng)絡(luò)，從而更加方便快捷的開展檔案的管理活動。[2]
4.3加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理素質(zhì)
在檔案管理過程中，對千人千面的檔案實行專人負(fù)責(zé)是一個快捷、有效的管理方法，但是當(dāng)下中職院校的財務(wù)檔案管理過程缺乏應(yīng)有的人才也是一個不爭的事實。鑒于此，要想創(chuàng)新管理過程，必須要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)合理的培訓(xùn)，從而提高他們的管理能力。作為財務(wù)檔案管理的首要責(zé)任人員，管理人員對財務(wù)會計檔案的規(guī)范化管理程度，對其后的使用過程也有著非常重要的影響作用。所以，現(xiàn)階段必須要提高檔案管理人員的管理素質(zhì)，一是要強化他們的責(zé)任心，使他們在思想上認(rèn)識到財務(wù)檔案管理的重要性，其次就是要完善他們的工作技能，提高他們的管理水平，特別是在當(dāng)下的信息化管理過程中，必須要能夠熟練的運用和操作一系列的軟件和應(yīng)用，只有在這樣的基礎(chǔ)條件支撐下，才有可能完成財務(wù)檔案的創(chuàng)新應(yīng)用管理。
4.4發(fā)揮財務(wù)檔案的應(yīng)用潛力，從而更好地為中職院校發(fā)展服務(wù)
在發(fā)揮財務(wù)檔案的應(yīng)用潛力的過程中，需要做好以下五個方面：其一是要編制科學(xué)合理的檔案檢索，包括目錄等工具檢索；其二是能夠利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檢索，提高管理效率；其三是要建立起統(tǒng)計臺帳，譬如說查閱登記簿、檔案匯總登記簿、檔案移交清冊等等；氣死食藥將一些基礎(chǔ)建設(shè)的檔案進(jìn)行分類存放，并和一系列原始憑證一同歸檔；最后還需要利用財務(wù)檔案中的各項數(shù)據(jù)，進(jìn)行科學(xué)理性的分析，對學(xué)校的具體發(fā)展?fàn)顩r以及圍觀的財務(wù)運行的不足和問題，都能夠提出一系列的見解，從而更好的為中職院校的發(fā)展做好信息服務(wù)。[3]
（一）高校檔案真切的還原了學(xué)生在校時期的成長歷程及行為表現(xiàn)。
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升，同時也記載了在學(xué)生成長的關(guān)鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經(jīng)過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強的參考價值。
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關(guān)部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應(yīng)的較為詳細(xì)的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機會。
我國教育模式與就業(yè)機制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國高校檔案管理在企業(yè)人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學(xué)生檔案保存與調(diào)動缺乏相對明確的管理規(guī)章制度。
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學(xué)校針對學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書等放入檔案內(nèi)，導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準(zhǔn)確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對學(xué)生長大那一時刻取得的成就進(jìn)行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象。
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉(zhuǎn)接時沒有準(zhǔn)確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三，一些外地學(xué)生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系。
一方面，針對學(xué)生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴(kuò)展到學(xué)生在校成長經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進(jìn)行參考。另一方面，針對一些學(xué)校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門要做到實時的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準(zhǔn)確性。
（二）加大對社會檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持。
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時期。因此，政府要在此時給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準(zhǔn)時與順暢。此外，相關(guān)檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉(zhuǎn)接出去的檔案進(jìn)行有效的核對。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時也確保了企業(yè)人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋。
第一，企業(yè)對招聘人員進(jìn)行職位表現(xiàn)的直接反饋，學(xué)?；蛘呦嚓P(guān)部門應(yīng)將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學(xué)生的培養(yǎng)方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，真正實現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無縫對接。第三，各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點，重新確立就業(yè)目標(biāo)。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
四、結(jié)語
