時間：2023-03-16 16:29:51
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[論文摘要]數(shù)字化醫(yī)院這一概念已日漸發(fā)展和成熟，國內(nèi)許多醫(yī)院在數(shù)字化建設方面都作了積極的嘗試，但也存在一些共性問題，發(fā)人深思，尤其體現(xiàn)在開發(fā)模式上。本文對數(shù)字化醫(yī)院的概念、分類和建設方法進行詳細比較和研究，以進一步明確數(shù)字化在醫(yī)院建設中的作用。并認真回顧國內(nèi)外醫(yī)院數(shù)字化建設的概念、類別和現(xiàn)狀，深刻剖析了中國醫(yī)院數(shù)字化的發(fā)展歷程和建設策略。
現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和電腦信息處理技術(shù)現(xiàn)在已廣泛應用于人類社會的各個領域，它幫助人們更快、更好、更有效地工作著。在醫(yī)療衛(wèi)生領域，它也逐漸扮演起重要的甚至不可替代的角色。隨著衛(wèi)生改革的不斷深化，也對醫(yī)院通_過數(shù)字化建設提出了迫切要求。為了進一步明確數(shù)字化在醫(yī)院建設中所發(fā)揮的作用，本文將認真回顧了國內(nèi)外醫(yī)院數(shù)字化建設的概念、類別和現(xiàn)狀，以闡明該項工作在醫(yī)院管理和建設中的作用。
1數(shù)字化醫(yī)院的概念
上個世紀末，隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡通訊技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化概念首先在IT行業(yè)被提出。20世紀90年代初，在西方發(fā)達國家逐漸出現(xiàn)了數(shù)字化醫(yī)院(Di#tMHospital)的雛形。由于起步時間還不長，目前國內(nèi)外對于數(shù)字化醫(yī)院的理解尚存在比較大的差異。一些專家用廣義和狹義來定義“數(shù)字化醫(yī)院”。
1、狹義概念：指利用網(wǎng)絡及數(shù)字技術(shù)有機整合醫(yī)院業(yè)務信息和管理信息，實現(xiàn)醫(yī)院所有信息最大限度的采集、傳輸、存儲、利用、共享，并且實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部資源最有效的利用和業(yè)務流程最大限度的優(yōu)化的高度完善的醫(yī)院信息體系。
2、廣義概念：指由醫(yī)院與醫(yī)院間、醫(yī)院與社區(qū)間連接構(gòu)成的區(qū)域性的數(shù)字化醫(yī)院服務體系。即在狹義數(shù)字化醫(yī)院的基礎上，加上了與之配套的多層次網(wǎng)絡連接，從而實現(xiàn)在一定區(qū)域內(nèi)的零距離醫(yī)療衛(wèi)生服務。
隨著“數(shù)字化醫(yī)院”這一概念的日漸發(fā)展和成熟，逐漸形成了由數(shù)字化管理(DigitalSupervisal)、數(shù)字化醫(yī)療(DigitalTreatment)和數(shù)字化服務(DigitalService)構(gòu)成的現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)營和管理模式。建設數(shù)字化醫(yī)院是一個龐大而又復雜的系統(tǒng)，它不僅需要當今世界最先進的計算機科學，而且還需要利用其它學科的成果。作為技術(shù)核心的計算機科學，包含了大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)、模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、網(wǎng)絡通信技術(shù)等；同時，由于涉及衛(wèi)生領域，因此還需要運用臨床醫(yī)學、藥理學、檢驗學等知識和成果；除此之外，數(shù)字化建設還必需依賴管理科學和其它社會科學，如運籌學、經(jīng)濟學和心理學等。數(shù)字化醫(yī)院建設將整合以“病人為中心”、“以醫(yī)療服務為內(nèi)容”、“以管理為抓手”的理念。它最突出的優(yōu)勢是能夠高效整合和聚集能為病人提供高品質(zhì)醫(yī)療服務的人力資源、技術(shù)資源、管理資源。因此，醫(yī)院數(shù)字化的建設和發(fā)展將對衛(wèi)生服務有質(zhì)的飛躍產(chǎn)生重大影響。
2國內(nèi)外醫(yī)院數(shù)字化建設之現(xiàn)狀
在世界上，數(shù)字化醫(yī)院是醫(yī)院現(xiàn)代化建設的前沿課題。在馬來西亞的吉隆坡，已建成了無紙化、數(shù)字化醫(yī)院～馬來西亞中央醫(yī)院(Se-layang醫(yī)院)。美國阿拉巴馬州伯明罕市，全球最大的醫(yī)療保健供應商HealthSouth公司與Oracle公司合作，投資1.25億美元，籌建一所完全數(shù)字化和自動化的醫(yī)院。
近年來，隨著國內(nèi)整體信息化建設的發(fā)展，醫(yī)院開展數(shù)字化建設的步伐和力度也提高很快。許多醫(yī)院數(shù)字化建設方面都作了積極的嘗試。貴陽醫(yī)學院附屬醫(yī)院，病人可通過網(wǎng)絡掛號或預約醫(yī)生、在做完檢查后，診治醫(yī)生會通過網(wǎng)絡調(diào)出檢查結(jié)果，患者可以通過計算機向醫(yī)生進行健康咨詢。福建醫(yī)科大學附屬協(xié)和醫(yī)院的藥庫、藥房、病區(qū)、門診收費、住院以及門診醫(yī)生站系統(tǒng)以及檢驗信息系統(tǒng)已投入使用。鄭州市第五人民醫(yī)院在小范圍嘗試應用PACS系統(tǒng)。新山子石油化工總廠職工醫(yī)院用4年時間建設了醫(yī)院計算機綜合集成系統(tǒng)，包括醫(yī)療信息管理、數(shù)字化影像、醫(yī)院財務管理系統(tǒng)等8個子系統(tǒng)。福州總醫(yī)院自1998年推廣應用“軍字一號“高級版，1999年實施了檢驗聯(lián)機管理、手術(shù)管理、血庫管理、膳食管理和臨床醫(yī)生工作站等系統(tǒng)。2000年又投入建設醫(yī)學影像存儲與傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)全院性醫(yī)學影像網(wǎng)絡并實現(xiàn)院內(nèi)無片化管理。2001年開發(fā)了門診診問醫(yī)生工作站。除此之外，在北京、廣東、大連等省市的多家醫(yī)院在開展數(shù)字化建設方面也都進行了積極的探索。
3常見的醫(yī)院數(shù)字化系統(tǒng)包括：
1、醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS，HospitalInformationSystem)
HIS就是應用計算機和網(wǎng)絡通信等高科技手段對醫(yī)院內(nèi)大量信息進行數(shù)字化管理的現(xiàn)代信息系統(tǒng)，它能提供全院的經(jīng)濟運行狀態(tài)、醫(yī)療質(zhì)量狀態(tài)、工作質(zhì)量狀態(tài)等等，以及獲取各部門的信息反饋，從而使各部門的管理者進行計劃決策、組織實施、協(xié)調(diào)控制。HIs是整個應用系統(tǒng)的主干，也是數(shù)字化醫(yī)院的數(shù)據(jù)中心，起到了整合其它輔助系統(tǒng)的作用。
2、臨床信息系統(tǒng)(CIS，ClinicalInformationSystem)
CIS主要目的是實現(xiàn)醫(yī)院電子病歷的全程管理。主要解決以下問題：電子病歷的法律地位及技術(shù)標準；全程實現(xiàn)電子病歷的業(yè)務流程標準；表格化醫(yī)學文檔標準格式；建立醫(yī)學字典庫集；國際系統(tǒng)醫(yī)學術(shù)語(sNOMED)的改造和漢化：醫(yī)學術(shù)語漢字輸入法研究。臨床信息系統(tǒng)(CIS)主要包括：門診和病房醫(yī)生工作站、電子病歷(ERP)、圖像儲存和傳輸系統(tǒng)(PACS)、檢驗信息系統(tǒng)(LIS)、放射科信息系統(tǒng)(RIS)、危重病員監(jiān)護系統(tǒng)(CCIS)等。3、其它系統(tǒng)
(1)醫(yī)院財務系統(tǒng)(FIS，F(xiàn)inancialInformationSystem)
它導入HIS中采集的診療收入和成本支出數(shù)據(jù)。集成標準化財務分析系統(tǒng)，正確評估醫(yī)院的資金運作狀況。
(2)醫(yī)院智能決策支持系統(tǒng)(IDSS，IntelligentDecisionSupportSystem)
IDSS由定量分析為主的決策支持系統(tǒng)和定性分析為主的專家系統(tǒng)結(jié)合組成。IDSS以模型庫系統(tǒng)為主體，其模型庫中包括數(shù)學模型、數(shù)據(jù)處理模型、圖形模型等多種形式。涵蓋醫(yī)院的管理、醫(yī)療、科研等多種內(nèi)容。IDSS將多個廣義模型有機組合起來，對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行處理和挖掘，使其輔助決策能力從運籌學、管理科學的單模型輔助決策發(fā)展到多模型綜合決策。通過IDSS為醫(yī)院管理者提供客觀、詳盡的決策幫助。
4我國數(shù)字化醫(yī)院建設中的若干思考
回首中國數(shù)字化醫(yī)院的建設歷程。取得了顯著成效，但也存在一些與其他醫(yī)院一樣的共性問題，發(fā)人深思。從TT行業(yè)中流行的開發(fā)組織模式可以分為三種。一是委托開發(fā)、二是聯(lián)合開發(fā)，三是自主開發(fā)。目前。我國大多數(shù)三級甲等綜合性大醫(yī)院采用的HIS開發(fā)組織模式都是提需求、出資金，委托軟件開發(fā)商進行開發(fā)。實踐證明在一些大型醫(yī)療機構(gòu)中采用這一做法是相當不成功的。
隨著衛(wèi)生改革的逐年深入，醫(yī)院對HIS建設提出了很高的要求，不斷增加新的需求，包括醫(yī)教研工作職能結(jié)構(gòu)的變化、醫(yī)保政策的變化、醫(yī)教研數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的變化等等。各個醫(yī)院中運行的HIs基本上還是處于手工管理計算機模擬化的方式，盡管有些分析統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，但還是只限于局部的、事后的分析。HIS系統(tǒng)的主要作用是應付每月向醫(yī)保局上報AB報表，應用水平不高，與HIS的目標還有相當大的距離，沒有充分發(fā)揮HIS在醫(yī)院管理中的作用。究其原因，HIS是MIS中最復雜的系統(tǒng)之一。不同于其它行業(yè)的MIS開發(fā)，HIS有著強烈的醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)自身特點，其面臨的主要問題是：(1)需求不確定性：由于醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)正處于改革、調(diào)整期，由此導致需求不斷的變化是HIS開發(fā)中遇到的最大困難。(2)醫(yī)院內(nèi)各部門間協(xié)調(diào)困難：HIS是一個高度集成化的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，要求各部門之間要有高度統(tǒng)一、嚴格規(guī)范和大協(xié)作的精神。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園建設策略階段
1數(shù)字化校園建設服務重心與主要內(nèi)容
1．1數(shù)字化校園的概念
數(shù)字化校園的說法來源于“數(shù)字地球”．它是一個全新的事物。人們對數(shù)字化校園給予了不同的詮釋，但目前還沒有比較權(quán)威的定義。一般認為，數(shù)字化校園“是以數(shù)字化信息為基礎，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡系統(tǒng)為依托，支持學校教學和管理信息流，實現(xiàn)教育、教學、科研、管理、技術(shù)服務等校園信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸、應用，使教學資源得到充分優(yōu)化利用的一種虛擬教育環(huán)境?！本W(wǎng)絡化無疑是其最重要的特征。
1．2數(shù)字化校園服務重心
學校的中心任務是教學，教學是學校的本質(zhì)屬性，是學校存在的價值和意義，它規(guī)定著數(shù)字化校園建設必須圍繞著教學進行，一切技術(shù)與手段都應為“教學服務”而展開。據(jù)美國在l999年進行的一次“信息化校園計劃”的研究成果表明．有39．0％的大學認為“科技與教學的有效結(jié)合是目前面臨的一個最為重要的問題和挑戰(zhàn)”。負責該項課題研究的凱尼斯·格林教授指出：“調(diào)查數(shù)據(jù)表明．越來越多的大學開始意識到，對于大學應用信息技術(shù)來說，最關(guān)鍵的問題實際上并不在于技術(shù)和產(chǎn)品，而在于人。換言之。是那些使用信息技術(shù)的教師和學生……經(jīng)過多年的實踐，我們逐漸認識到，在使用信息技術(shù)過程中最重要的問題是如何幫助師生在教學過程中有效和充分地使用這些設備。”這充分說明了數(shù)字化校園建設的核心是為教學服務的。
1．3數(shù)字化校園建設主要內(nèi)容
硬件建設：備課和示教設備(如備課用計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝像機、資源管理用計算機和多媒體教室等)；學習設備(如計算機教室等)；管理設備(如校務、教務、政工、財務、后勤等管理用計算機、打印機等)；網(wǎng)絡設備(如服務器、交換機、網(wǎng)卡、網(wǎng)線、光纖等)。軟件建設：操作系統(tǒng)，管理信息系統(tǒng)，辦公軟件，課件制作平臺及工具軟件，示教及學習軟件。理論建設：教育理念建設．教育體制建設，教育模式建設，學習模式建設，教師角色形成機制建設，教育評價機制建設。
2數(shù)字化校園建設認識上的誤區(qū)
2．1重硬件．輕軟件，忽視理論建設
目前，數(shù)字化校園建設中重硬件、輕軟件的現(xiàn)象嚴重。主要表現(xiàn)在投資少，維持基本教學必須的軟件在數(shù)量、品種和質(zhì)量上都嚴重不足，無法使硬件的功能得到發(fā)揮；忽視軟件版權(quán)問題，使用盜版操作系統(tǒng)等軟件，埋下了潛在的危機，一旦遇到嚴格的維權(quán)行動。就可能帶來巨大的損失；沒有形成權(quán)威的機構(gòu)和配套的政策、制度來保證示教和學習軟件的開發(fā)、升級、維護以及地方化，使師生能夠及時方便地得到適用的教、學軟件。而理論建設研究滯后，多是零散的、初級的，缺乏組織性和系統(tǒng)性，極大地制約了數(shù)字化校園建設的進程和健康發(fā)展。
2．2用技術(shù)提供的可能性替代現(xiàn)實實施的可行性
軟硬件企業(yè)出于贏利的動機。其設計的各種軟硬件方案，從理論上講，具有明顯的先進性，但在實際上，往往了忽視了我國學校實施的可行性。(1)忽視了方案的經(jīng)濟可行性。中國是窮國辦大教育，除少數(shù)發(fā)達地區(qū)外．全國大部分地區(qū)的教育經(jīng)費一直十分緊張，根本不可能拿出大筆資金滿足那些先進方案的開發(fā)建設。(2)淡化了方案的技術(shù)可行性。由于數(shù)字技術(shù)發(fā)展速度快，更新周期短，學校受經(jīng)濟條件的制約又使得教師無法率先獲得對先進的軟、硬件進行學習和演練的機會，使得這些先進的方案常常難被學校師生全面掌握。(3)模糊了學校對方案功能需求的必要性。為增強產(chǎn)品競爭力和方案對學校的吸引力，企業(yè)常常在方案中應用新的技術(shù)，在宣傳中也大量使用帶寬、升級、擴展、浮點運算、網(wǎng)絡拓樸、資源庫等概念加大營銷力度，而這些企業(yè)著力渲染的功能，多數(shù)是學校根本不需要或很少能使用到的。
2．3硬件建設中的本末倒置
教學是學校的中心工作．備課和示教設備以及學習設備是與學校中心工作聯(lián)系最緊密、對教育質(zhì)量影響最直接、對教育理念和教學模式的改革促進最大的因素。備課和示教設備、學習設備是數(shù)字化教學必不可少的工具，管理設備是提高管理水平，營造良好教學環(huán)境的工具。而網(wǎng)絡設備則是將前三類設備聯(lián)系起來，實現(xiàn)資源共享、發(fā)揮系統(tǒng)功能的工具。如果沒有足夠的和合理利用的前三類設備，再好的網(wǎng)絡設備也是無法發(fā)揮其作用的。
由于對數(shù)字化校園認識的局限性，許多學校忽視了我國教育所能提供的經(jīng)費條件、人員素質(zhì)等辦學實力的現(xiàn)狀，表現(xiàn)出一種浮躁的心態(tài)，在實施數(shù)字化校園建設中有技術(shù)上的一步到位和時間上的立馬實現(xiàn)的思想，把數(shù)字化校園建設這樣一件長期而又艱巨的工程簡單化，把發(fā)達地區(qū)和重點高校的特化經(jīng)驗普通化，盲目應用到地方學校和中小學，使數(shù)字化校園建設失去了持續(xù)有序的發(fā)展動力。一些“校校通”工程建設也暴露出問題。2002年8月26日《中華工商時報》網(wǎng)絡版有文章指出：教育全連接，80％沒有充分利用。IT廠商們接下了一個又一個的校園網(wǎng)建設大單，花費學校大量經(jīng)費，苦心建起的校園網(wǎng)卻大部分閑置起來，成了聾子的耳朵——擺設。
3數(shù)字化校園建設的建議
3．1加強數(shù)字化校園建設的理論研究
在數(shù)字化校園建設中．理論建設是相對于硬件設、軟件建設更為薄弱、滯后的部分。而理論對實踐的指導作用決定了理論研究應該超前于實踐并在實踐中不斷完善。加強數(shù)字化校園建設的理論研究已是迫在眉睫。(1)建立必要的組織機構(gòu)，對數(shù)字化校園建設的重大問題進行識別、分解．為研究的開展提供課題指南。(2)從企業(yè)、科研機構(gòu)、高校、中小學、教育管理機構(gòu)等部門遴選研究人員．建立數(shù)字化校園建設的人才資源庫，使研究人員結(jié)構(gòu)合理。(3)以系列課題形式將已識別的問題分解到相關(guān)研究人員手中進行系統(tǒng)的理論研究。(4)對研究的結(jié)論進行有組織的驗收、評估、實驗、改進和推廣應用。
3．2調(diào)整數(shù)字化校園建設核心和順序
調(diào)整數(shù)字化校園建設核心和順序，即調(diào)整現(xiàn)行“先建網(wǎng)——再開發(fā)資源——最后應用”的建設步驟，按照“先從教學應用著手——通過需求達到或超過供給的內(nèi)在動力促進資源和網(wǎng)絡建設”的技術(shù)路線進行。(1)以服務教學、實現(xiàn)教學數(shù)字化為建設核心。將投資重點和優(yōu)先項目調(diào)整到目前已經(jīng)成熟和穩(wěn)定的對教學起直接作用的設備上來。(2)管理設備及管理軟件的建設應注意數(shù)據(jù)、接口標準的統(tǒng)一，并圍繞提高管理效率、優(yōu)化教學環(huán)境的主題展開，為后期聯(lián)網(wǎng)奠定基礎．同時注意加強管理數(shù)據(jù)挖掘功能，讓管理設備成為學校及各部門領導提高決策水平的得力助手。(3)學校網(wǎng)絡建設應在教學設備和辦公設備的建設與利用達到一定水平．對數(shù)據(jù)共享與交換需求較旺盛，網(wǎng)絡技術(shù)標準趨于成熟時加大投入；應本著先內(nèi)部網(wǎng)絡、后因特網(wǎng)的原則進行規(guī)劃，尤其是在中小學，不應過于強調(diào)互聯(lián)互通和適時交互的功能，與因特網(wǎng)相連可以在專線、拔號等方式中靈活選擇。
3．3推出符合實際的經(jīng)濟型解決方案
不同地區(qū)學校的經(jīng)濟環(huán)境和發(fā)展水平差異大．應采取不同的解決方案和建設進程。(1)高校和經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)學?？蓮默F(xiàn)行企業(yè)的大量解決方案中選取適合的方案進行快速開發(fā)。(2)各地中小學應根據(jù)自身的特點采取不同的技術(shù)方案和建設步驟．建設中注意因陋就簡．在保證基本功能的情況下．盡量采用經(jīng)濟的產(chǎn)品。(3)教育主管部門應根據(jù)不同級別、不同地區(qū)學校的實際情況提出多種建設目標、進程和評估方案．避免不發(fā)達地區(qū)和地方學校不顧自身能力與發(fā)達地區(qū)或重點高校盲目攀比現(xiàn)象．使建設持續(xù)有序地進行。
3-4開展教、學軟件的開發(fā)模式研究及實施解決教育軟件的版權(quán)問題、軟件的開放性和適用性問題?？梢圆捎靡韵虏呗裕?1)加強選擇軟件平臺的技術(shù)指導．把好軟件學習、使用人門關(guān)。以政府批量采購的措施降低采購成本。以政府控制軟件版權(quán)的策略解決教學軟件的開放性問題。(2)充分利用教師隊伍中科研能力強的群體自行開發(fā)實用的軟件。也可與企業(yè)聯(lián)合共同開發(fā)。
4持續(xù)搞好數(shù)字化校園建設的步驟
4．1認識階段
在各級各類學校只有少量的計算機單機運行時。師生員工通過各種學習資料、媒體和參觀等形式對數(shù)字技術(shù)的用途開始形成理性認識并有意識地關(guān)注此領域的相關(guān)信息。學校領導開始關(guān)注兄弟單位建設情況。咨詢數(shù)字化教學對本校的發(fā)展可能產(chǎn)生哪些影響．在不同層次、不同進程和使用程度上開始進行建設規(guī)劃和經(jīng)費、人員的安排和骨干人員的培訓與人才儲備。
4．2學習階段
學校的計算機數(shù)量有了大量增加．主要的辦公場所都有了配備．人們都可以從身邊直接感受到計算機應用給教學帶來的便利．只要愿意還可以有一定的上機學習時間。人們開始學習計算機基礎知識。學習操作一些比較有名的商業(yè)教學軟件和由各種渠道交流、獲得的軟件。開始嘗試制作自己的課件，參加各種多媒體課件的制作和教學競賽。開始嘗試在自己的一些課堂上使用多媒體進行教學。管理人員也開始運用各種管理信息系統(tǒng)進行日常工作的管理．提高管理的水平。學校與外部的數(shù)據(jù)交流大部分并不是通過專門的網(wǎng)絡．而是以光盤等硬件存儲傳遞。有時也通過調(diào)制解調(diào)器上網(wǎng)傳遞。
4．3使用階段
學校計算機設備和數(shù)字化資源已經(jīng)初具規(guī)模．基本能滿足大部分正常教學的需要。大多數(shù)教師也具備了駕馭設備、運用資源開展數(shù)字化教學的素養(yǎng)．并能夠根據(jù)學校教學實際進行資源的二次開發(fā)。計算機在學校Et常工作管理中的使用已經(jīng)實現(xiàn)常規(guī)化．并能運用各種數(shù)學模型進行統(tǒng)計、分析．為學校的評估、規(guī)劃、決策等提供一定的參考。數(shù)據(jù)的傳輸和交流可以通過少量的電話線上網(wǎng)來進行。
4-4網(wǎng)絡化階段
由于數(shù)字化教學已經(jīng)常規(guī)化。對于數(shù)據(jù)的需求、傳遞、交互的要求越來越大、越來越頻繁，建設校園網(wǎng)成了當務之急。通過校園網(wǎng)把已經(jīng)運行的教學系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、學校行政管理系統(tǒng)、后勤保障系統(tǒng)等構(gòu)成一個統(tǒng)一體．形成了完整的學校管理信息系統(tǒng)。由此。學校內(nèi)部各環(huán)節(jié)工作有機地協(xié)調(diào)起來，許多工作自動完成．不再需要人工的參與．學校管理和教學已經(jīng)相當輕松，具有很明顯的研究性質(zhì)．管理人員和教師的精力主要放在數(shù)字化資源的改進與完善。以滿足學生的個性化發(fā)展方面。在這一階段。校園網(wǎng)已經(jīng)通過寬帶與Internet互連．對外數(shù)據(jù)交流的流量也漸漸增大。但總的來看。學校還是一個相對完整的整體。對系統(tǒng)外部的依賴性還不是很強。
4．5信息化階段
[論文摘要]數(shù)字化醫(yī)院這一概念已日漸發(fā)展和成熟，國內(nèi)許多醫(yī)院在數(shù)字化建設方面都作了積極的嘗試，但也存在一些共性問題，發(fā)人深思，尤其體現(xiàn)在開發(fā)模式上。本文對數(shù)字化醫(yī)院的概念、分類和建設方法進行詳細比較和研究，以進一步明確數(shù)字化在醫(yī)院建設中的作用。并認真回顧國內(nèi)外醫(yī)院數(shù)字化建設的概念、類別和現(xiàn)狀，深刻剖析了中國醫(yī)院數(shù)字化的發(fā)展歷程和建設策略。
現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和電腦信息處理技術(shù)現(xiàn)在已廣泛應用于人類社會的各個領域，它幫助人們更快、更好、更有效地工作著。在醫(yī)療衛(wèi)生領域，它也逐漸扮演起重要的甚至不可替代的角色。隨著衛(wèi)生改革的不斷深化，也對醫(yī)院通_過數(shù)字化建設提出了迫切要求。為了進一步明確數(shù)字化在醫(yī)院建設中所發(fā)揮的作用，本文將認真回顧了國內(nèi)外醫(yī)院數(shù)字化建設的概念、類別和現(xiàn)狀，以闡明該項工作在醫(yī)院管理和建設中的作用。
1數(shù)字化醫(yī)院的概念
上個世紀末，隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡通訊技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化概念首先在IT行業(yè)被提出。20世紀90年代初，在西方發(fā)達國家逐漸出現(xiàn)了數(shù)字化醫(yī)院(Di#tMHospital)的雛形。由于起步時間還不長，目前國內(nèi)外對于數(shù)字化醫(yī)院的理解尚存在比較大的差異。一些專家用廣義和狹義來定義“數(shù)字化醫(yī)院”。
1、狹義概念：指利用網(wǎng)絡及數(shù)字技術(shù)有機整合醫(yī)院業(yè)務信息和管理信息，實現(xiàn)醫(yī)院所有信息最大限度的采集、傳輸、存儲、利用、共享，并且實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部資源最有效的利用和業(yè)務流程最大限度的優(yōu)化的高度完善的醫(yī)院信息體系。
2、廣義概念：指由醫(yī)院與醫(yī)院間、醫(yī)院與社區(qū)間連接構(gòu)成的區(qū)域性的數(shù)字化醫(yī)院服務體系。即在狹義數(shù)字化醫(yī)院的基礎上，加上了與之配套的多層次網(wǎng)絡連接，從而實現(xiàn)在一定區(qū)域內(nèi)的零距離醫(yī)療衛(wèi)生服務。
隨著“數(shù)字化醫(yī)院”這一概念的日漸發(fā)展和成熟，逐漸形成了由數(shù)字化管理(DigitalSupervisal)、數(shù)字化醫(yī)療(DigitalTreatment)和數(shù)字化服務(DigitalService)構(gòu)成的現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)營和管理模式。建設數(shù)字化醫(yī)院是一個龐大而又復雜的系統(tǒng)，它不僅需要當今世界最先進的計算機科學，而且還需要利用其它學科的成果。作為技術(shù)核心的計算機科學，包含了大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)、模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、網(wǎng)絡通信技術(shù)等；同時，由于涉及衛(wèi)生領域，因此還需要運用臨床醫(yī)學、藥理學、檢驗學等知識和成果；除此之外，數(shù)字化建設還必需依賴管理科學和其它社會科學，如運籌學、經(jīng)濟學和心理學等。數(shù)字化醫(yī)院建設將整合以“病人為中心”、“以醫(yī)療服務為內(nèi)容”、“以管理為抓手”的理念。它最突出的優(yōu)勢是能夠高效整合和聚集能為病人提供高品質(zhì)醫(yī)療服務的人力資源、技術(shù)資源、管理資源。因此，醫(yī)院數(shù)字化的建設和發(fā)展將對衛(wèi)生服務有質(zhì)的飛躍產(chǎn)生重大影響。
2國內(nèi)外醫(yī)院數(shù)字化建設之現(xiàn)狀
在世界上，數(shù)字化醫(yī)院是醫(yī)院現(xiàn)代化建設的前沿課題。在馬來西亞的吉隆坡，已建成了無紙化、數(shù)字化醫(yī)院～馬來西亞中央醫(yī)院(Se-layang醫(yī)院)。美國阿拉巴馬州伯明罕市，全球最大的醫(yī)療保健供應商HealthSouth公司與Oracle公司合作，投資1.25億美元，籌建一所完全數(shù)字化和自動化的醫(yī)院。
近年來，隨著國內(nèi)整體信息化建設的發(fā)展，醫(yī)院開展數(shù)字化建設的步伐和力度也提高很快。許多醫(yī)院數(shù)字化建設方面都作了積極的嘗試。貴陽醫(yī)學院附屬醫(yī)院，病人可通過網(wǎng)絡掛號或預約醫(yī)生、在做完檢查后，診治醫(yī)生會通過網(wǎng)絡調(diào)出檢查結(jié)果，患者可以通過計算機向醫(yī)生進行健康咨詢。福建醫(yī)科大學附屬協(xié)和醫(yī)院的藥庫、藥房、病區(qū)、門診收費、住院以及門診醫(yī)生站系統(tǒng)以及檢驗信息系統(tǒng)已投入使用。鄭州市第五人民醫(yī)院在小范圍嘗試應用PACS系統(tǒng)。新山子石油化工總廠職工醫(yī)院用4年時間建設了醫(yī)院計算機綜合集成系統(tǒng)，包括醫(yī)療信息管理、數(shù)字化影像、醫(yī)院財務管理系統(tǒng)等8個子系統(tǒng)。福州總醫(yī)院自1998年推廣應用“軍字一號“高級版，1999年實施了檢驗聯(lián)機管理、手術(shù)管理、血庫管理、膳食管理和臨床醫(yī)生工作站等系統(tǒng)。2000年又投入建設醫(yī)學影像存儲與傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)全院性醫(yī)學影像網(wǎng)絡并實現(xiàn)院內(nèi)無片化管理。2001年開發(fā)了門診診問醫(yī)生工作站。除此之外，在北京、廣東、大連等省市的多家醫(yī)院在開展數(shù)字化建設方面也都進行了積極的探索。
3常見的醫(yī)院數(shù)字化系統(tǒng)包括：
1、醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS，HospitalInformationSystem)
HIS就是應用計算機和網(wǎng)絡通信等高科技手段對醫(yī)院內(nèi)大量信息進行數(shù)字化管理的現(xiàn)代信息系統(tǒng)，它能提供全院的經(jīng)濟運行狀態(tài)、醫(yī)療質(zhì)量狀態(tài)、工作質(zhì)量狀態(tài)等等，以及獲取各部門的信息反饋，從而使各部門的管理者進行計劃決策、組織實施、協(xié)調(diào)控制。HIs是整個應用系統(tǒng)的主干，也是數(shù)字化醫(yī)院的數(shù)據(jù)中心，起到了整合其它輔助系統(tǒng)的作用。
2、臨床信息系統(tǒng)(CIS，ClinicalInformationSystem)
CIS主要目的是實現(xiàn)醫(yī)院電子病歷的全程管理。主要解決以下問題：電子病歷的法律地位及技術(shù)標準；全程實現(xiàn)電子病歷的業(yè)務流程標準；表格化醫(yī)學文檔標準格式；建立醫(yī)學字典庫集；國際系統(tǒng)醫(yī)學術(shù)語(sNOMED)的改造和漢化：醫(yī)學術(shù)語漢字輸入法研究。臨床信息系統(tǒng)(CIS)主要包括：門診和病房醫(yī)生工作站、電子病歷(ERP)、圖像儲存和傳輸系統(tǒng)(PACS)、檢驗信息系統(tǒng)(LIS)、放射科信息系統(tǒng)(RIS)、危重病員監(jiān)護系統(tǒng)(CCIS)等。
3、其它系統(tǒng)
(1)醫(yī)院財務系統(tǒng)(FIS，F(xiàn)inancialInformationSystem)
它導入HIS中采集的診療收入和成本支出數(shù)據(jù)。集成標準化財務分析系統(tǒng)，正確評估醫(yī)院的資金運作狀況。
(2)醫(yī)院智能決策支持系統(tǒng)(IDSS，IntelligentDecisionSupportSystem)
IDSS由定量分析為主的決策支持系統(tǒng)和定性分析為主的專家系統(tǒng)結(jié)合組成。IDSS以模型庫系統(tǒng)為主體，其模型庫中包括數(shù)學模型、數(shù)據(jù)處理模型、圖形模型等多種形式。涵蓋醫(yī)院的管理、醫(yī)療、科研等多種內(nèi)容。IDSS將多個廣義模型有機組合起來，對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行處理和挖掘，使其輔助決策能力從運籌學、管理科學的單模型輔助決策發(fā)展到多模型綜合決策。通過IDSS為醫(yī)院管理者提供客觀、詳盡的決策幫助。
4我國數(shù)字化醫(yī)院建設中的若干思考
回首中國數(shù)字化醫(yī)院的建設歷程。取得了顯著成效，但也存在一些與其他醫(yī)院一樣的共性問題，發(fā)人深思。從TT行業(yè)中流行的開發(fā)組織模式可以分為三種。一是委托開發(fā)、二是聯(lián)合開發(fā)，三是自主開發(fā)。目前。我國大多數(shù)三級甲等綜合性大醫(yī)院采用的HIS開發(fā)組織模式都是提需求、出資金，委托軟件開發(fā)商進行開發(fā)。實踐證明在一些大型醫(yī)療機構(gòu)中采用這一做法是相當不成功的。
隨著衛(wèi)生改革的逐年深入，醫(yī)院對HIS建設提出了很高的要求，不斷增加新的需求，包括醫(yī)教研工作職能結(jié)構(gòu)的變化、醫(yī)保政策的變化、醫(yī)教研數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的變化等等。各個醫(yī)院中運行的HIs基本上還是處于手工管理計算機模擬化的方式，盡管有些分析統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，但還是只限于局部的、事后的分析。HIS系統(tǒng)的主要作用是應付每月向醫(yī)保局上報AB報表，應用水平不高，與HIS的目標還有相當大的距離，沒有充分發(fā)揮HIS在醫(yī)院管理中的作用。究其原因，HIS是MIS中最復雜的系統(tǒng)之一。不同于其它行業(yè)的MIS開發(fā)，HIS有著強烈的醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)自身特點，其面臨的主要問題是：(1)需求不確定性：由于醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)正處于改革、調(diào)整期，由此導致需求不斷的變化是HIS開發(fā)中遇到的最大困難。(2)醫(yī)院內(nèi)各部門間協(xié)調(diào)困難：HIS是一個高度集成化的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，要求各部門之間要有高度統(tǒng)一、嚴格規(guī)范和大協(xié)作的精神。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設數(shù)字臨海，首先要建設數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容
1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設數(shù)字臨海，首先要建設數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容
1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設數(shù)字臨海，首先要建設數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容
1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
1.1便于檔案資料存儲
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，原始的檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進行整理、錄入和存儲，但紙質(zhì)檔案由于自身特點，容易受到外界影響而發(fā)霉、丟失和毀壞，再加上經(jīng)常的翻閱利用，很難長時間進行保存，給高校檔案管理工作帶來消極影響，同時也增加了單位管理成本。而對相關(guān)原始檔案進行信息化處理，可將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的方式進行存儲，不僅可極大節(jié)省存儲空間和成本，還可最大限度地實現(xiàn)永久保存。
1.2實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展進步，相關(guān)高校檔案館可利用網(wǎng)絡對本單位檔案數(shù)字資源進行資源共享，打破傳統(tǒng)檔案管理模式下時間、空間的限制。另一方面，相關(guān)需求人員剛可利用網(wǎng)絡進行有計劃、有效率、有針對性地搜索相應的開放檔案，可更大限度地實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，將高校檔案機構(gòu)打造成為“永不關(guān)門”的檔案室。
1.3節(jié)約大量人力財力資源
傳統(tǒng)高校檔案管理模式下，需要投入大量的人力物力財力進行檔案整理、存儲和打印。而在實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設之后可一次投入重復利用，不用再重復進行紙質(zhì)檔案保存和復印，不僅節(jié)省了占地空間，還節(jié)約了保管費用。另一方面，讓管理人員直接進行電子文檔拷貝，將計算機和網(wǎng)絡的潛能充分利用和發(fā)揮出來，有效避免了反復印制資料而造成的紙張浪費和人力投入。
2高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題
2.1對檔案數(shù)字化建設不夠重視
隨著高等教育事業(yè)和高校檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，越來越多的高校師生已經(jīng)開始關(guān)注并了解高校檔案管理工作，并開始引起高校相關(guān)領導的重視。但由于數(shù)字化建設尚屬于初始發(fā)展階段，很多學校領導對于高校檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)觀念上，缺少對檔案數(shù)字化建設的正確認識，甚至仍然存在一些錯誤偏見。
2.2缺乏高素質(zhì)復合型檔案人才
高校檔案數(shù)字化建設對高校檔案管理人才提出了更高要求，不僅僅需要熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理技能，還必須掌握自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術(shù)，成為不僅懂傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務，又掌握現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的復合型綜合人才。然而，目前我國高校檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高，現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)知識單一且嚴重缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)知識，難以適應信息化時代下高校檔案數(shù)字化建設和發(fā)展的需要。
2.3檔案數(shù)字化建設經(jīng)費投入不足
高校檔案數(shù)字化建設順利開展的重要支撐就是必須具備專業(yè)的軟件和硬件設施，如果沒有這些作為基礎的話，就難以對現(xiàn)有原始檔案進行數(shù)字化管理和處理，導致檔案數(shù)字化建設只能是紙上談兵。在現(xiàn)實中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設的全面開展。
3新形勢下推進高校檔案數(shù)字化建設的有效策略
3.1提高高校檔案數(shù)字化建設的思想認識
隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展和高等教育改革的深入改革，高校檔案數(shù)量和形式不斷增加，進而在一定程度上使高校檔案管理人員面臨著更為艱巨的工作任務。同時，由于高校自身社會功能日益增多，都對高校檔案管理工作思想觀念提出新的挑戰(zhàn)。因此，高校領導干部必須轉(zhuǎn)變思想觀念，正確認識到提高檔案數(shù)字化建設對高校各項事業(yè)發(fā)展的促進作用，明確職責，加強對檔案數(shù)字化建設工作的重視，有力推進高校檔案數(shù)字化建設發(fā)展進程。
3.2提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平
高校數(shù)字化建設作為一項長期的系統(tǒng)性工作，不是僅憑借幾個檔案管理人才或計算機技術(shù)人員就可順利完成，需要所有檔案工作人員的共同參與和配合。面對檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，高校必須重視并提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平。為此，作為檔案業(yè)務指導部門，一方面必須加大檔案管理優(yōu)秀人才的引進力度，進而為高校提供更多高素質(zhì)的專業(yè)優(yōu)秀人才。另一方面，應加強對事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識的培訓，針對不同對象的不同需求，開設系統(tǒng)的培訓內(nèi)容供檔案工作人員學習。最后，高校檔案管理工作人員必須樹立終生學習的觀念，主動進行繼續(xù)教育，從自身實際出發(fā)，采取自學提高與脫產(chǎn)培訓相結(jié)合的方式提高自身素質(zhì)。
3.3加大對高校數(shù)字化檔案建設的資金投入
由于我國的許多高校對檔案數(shù)字化建設的重要性沒有足夠認識，在現(xiàn)實中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設的全面開展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案軟件更新?lián)Q代的速度不斷加快，這在一定程度上要求高校檔案數(shù)字化建設必須重視加大對高校檔案信息化建設的資金投入力度，在資金預算、人才引進種技術(shù)配套方面盡量解決所需的經(jīng)費，盡可能保證這項工作可順利實現(xiàn)。與此同時，應將資金投入納入到單位經(jīng)費規(guī)劃系統(tǒng)中，可確保信息化建設的長期開展。
3.4保證高校檔案數(shù)字信息的安全可靠
隨著高校檔案數(shù)字化建設工作不斷發(fā)展，對高校檔案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必須制定嚴格的安全保密制度，并不斷提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識。另一方面，應采用較為先進成熟的檔案管理系統(tǒng)和檔案處理機制，將相關(guān)責任落實到個人。最后，必須建立嚴格的檔案監(jiān)控機制，引入切實有效的網(wǎng)絡安全技術(shù)手段對“病毒”和“黑客”等行為進行預防和監(jiān)控，確保高校檔案數(shù)字信息的安全可靠。
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