時(shí)間：2023-03-15 15:03:55
序論：在您撰寫檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢(shì)發(fā)展的需求
現(xiàn)在是信息化的時(shí)代，數(shù)字檔案機(jī)構(gòu)是數(shù)字化信息服務(wù)的重要組成部分，其一，檔案機(jī)構(gòu)是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就不能體現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案機(jī)構(gòu)提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化。目前，檔案機(jī)構(gòu)的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，希望查閱信息更為方便，這都迫使檔案機(jī)構(gòu)這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案機(jī)構(gòu)的館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)中的相關(guān)問題
（一）電子載體的特點(diǎn)
電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5―15年。電子文件載體容易受溫濕的影響。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。保存電子文件的理想溫度為16℃―20℃，相對(duì)濕度為40％±5％?；覊m會(huì)對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。因此在電子檔案的保管中還要注意防止灰塵侵害。外來(lái)磁場(chǎng)對(duì)電子文件的磁性載體是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。光線會(huì)使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基、帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
（二）電子檔案信息保護(hù)
對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對(duì)未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識(shí)讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志如印簽、花紋等，隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時(shí)，這些標(biāo)志是不會(huì)被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時(shí)間印章法用來(lái)確保電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時(shí)在網(wǎng)上登記的時(shí)間是無(wú)法改變的。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對(duì)的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展。
了解了電子文檔的特點(diǎn)，才能更好地做好檔案數(shù)字化建設(shè)。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2、建立檔案機(jī)構(gòu)（館）網(wǎng)站，并聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營(yíng)造有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。
3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，一般只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案機(jī)構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。
[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化；數(shù)字化建設(shè)；檔案管理
中圖分類號(hào)：G274 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）07-0339-01
檔案是國(guó)家信息資源的重要組成部分，作為一種原生信息資源具有十分重要的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，檔案信息資源也在急劇的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理方式在檔案的收集、保存以及利用等方面，越來(lái)越力不從心。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理方式的創(chuàng)新提供了最佳的平臺(tái)，檔案信息化成為了當(dāng)今時(shí)代檔案工作的主題，而檔案數(shù)字化無(wú)疑是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。
1 檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)文件如紙質(zhì)文件、聲像文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式的電子檔案。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，具有高效安全存儲(chǔ)、快速傳輸、管理便捷等優(yōu)點(diǎn)。
檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：一是對(duì)歷史檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將傳統(tǒng)介質(zhì)檔案文件通過計(jì)算機(jī)掃描及加工處理轉(zhuǎn)換數(shù)字形態(tài)的電子檔案文件；二是實(shí)現(xiàn)對(duì)正在形成檔案文件的數(shù)字化，即采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件的直接生成、歸檔及保存；三是實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)；四是實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容信息的數(shù)字化，即通過掃描、直接錄入等方式將檔案內(nèi)容以圖像、文本等形式進(jìn)行數(shù)字化的存儲(chǔ)。
n案數(shù)字化建設(shè)從過程角度來(lái)說(shuō)，應(yīng)包括檔案收集整理、存儲(chǔ)保管以及查閱利用等全過程。檔案收集階段的數(shù)字化涵蓋了歷史檔案的數(shù)字化與新型電子檔案的建立；檔案存儲(chǔ)保管階段的數(shù)字化是指采用光盤、磁盤、硬盤等載體實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)與保管；檔案查閱利用階段的數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效傳輸、便捷查詢與利用。
2 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性
檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與重要內(nèi)容，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案信息量越來(lái)越大，種類與形式越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足信息時(shí)代檔案工作的需求。在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理，大力開發(fā)和高效利用檔案信息資源，提高檔案管理綜合服務(wù)水平，已成為當(dāng)前檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵，而檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)這一切的基礎(chǔ)。
在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)正深刻的改變著社會(huì)的方方面面，人們的生產(chǎn)與生產(chǎn)方式發(fā)生了巨大的改變。同樣的，在新時(shí)代背景下，檔案工作的開展也受到了巨大的影響，大量電子檔案的形成促使檔案工作必須要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展?？梢哉f(shuō)，檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，是時(shí)代對(duì)檔案工作的要求，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實(shí)體化管理無(wú)論是在檔案收集、保存還是利用方面，都具有無(wú)可比擬的先進(jìn)性，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代檔案工作發(fā)展的迫切要求。
在信息時(shí)代，人們?cè)絹?lái)越關(guān)注檔案信息獲取的時(shí)效性與便捷性。數(shù)字化檔案相較于傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，獲取更為方便快捷，且能夠更好的對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)，利用率更高。檔案數(shù)字化建設(shè)能夠最大程度滿足人們對(duì)檔案信息社會(huì)共享層面的需求，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們可以快速獲取所需的檔案信息，且不存在獲取時(shí)間上的沖突。從檔案利用以及檔案社會(huì)化服務(wù)的角度，檔案數(shù)字化建設(shè)必要性不言而喻。
3 檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)
3.1 檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，在我國(guó)檔案局一系列政策標(biāo)準(zhǔn)的支持與引導(dǎo)下，我國(guó)檔案數(shù)字化工作在“十五”、“十一五”期間發(fā)展迅猛，許多檔案部門開展了不同程度的檔案數(shù)字化工作探索。目前，我國(guó)檔案數(shù)字化工作已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，數(shù)字化檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范也日趨成熟，已經(jīng)初步形成了檔案數(shù)字化加工市場(chǎng)，檔案數(shù)字化的對(duì)象從紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐步擴(kuò)展到了照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案。
在我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，政策環(huán)境發(fā)揮了重要的引導(dǎo)促進(jìn)作用?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中明確提出：根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)先行、利用優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。各地區(qū)也都把檔案數(shù)字化作為編制本地區(qū)的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要內(nèi)容之一。2006年，國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室和國(guó)家檔案局聯(lián)合進(jìn)行“檔案信息資源開發(fā)利用試點(diǎn)工作”，檔案數(shù)字化作為重要內(nèi)容之一被列入試點(diǎn)范圍；2010年，國(guó)家檔案局正式提出建立檔案安全保密體系，檔案數(shù)字化成為安全保密體系建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的地位得到了確立。
3.2 我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)
目前，我國(guó)檔案部門在數(shù)字化建設(shè)中已經(jīng)逐漸形成了一套完整、成熟的方法，數(shù)字化加工環(huán)節(jié)不斷細(xì)化，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不斷提高，數(shù)字化生產(chǎn)日趨社會(huì)化。從發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，檔案數(shù)字化加工由檔案部門自主加工開始向社會(huì)化服務(wù)轉(zhuǎn)變，社會(huì)化專業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)字化加工服務(wù)將成為未來(lái)發(fā)展的一大趨勢(shì)。
在我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的初始階段，檔案數(shù)字化多由檔案部門自行加工，由于在人員專業(yè)技術(shù)水平、設(shè)備、規(guī)模以及管理水平等方面的不足，檔案數(shù)字化的質(zhì)量不盡如人意。在發(fā)展的過程中，源于工業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)外包模式被引入檔案數(shù)字化建設(shè)中，將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包給專業(yè)、高效的社會(huì)專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，充分利用社會(huì)資源，可以有效降低成本、提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量與效率。從實(shí)踐的效果看，這一模式能夠有效規(guī)避檔案部門的不足，充分發(fā)揮社會(huì)資源的專業(yè)性與高質(zhì)高效，檔案部門只需要做好檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作，并不定期進(jìn)行數(shù)字化業(yè)務(wù)的監(jiān)督與驗(yàn)收，即可較好的完成數(shù)字化的目標(biāo)。因此，是目前檔案部門進(jìn)行檔案資源數(shù)字化的首選，尤其是對(duì)一些資金、技術(shù)實(shí)力較為欠缺的地方檔案部門來(lái)說(shuō)，這一模式可以說(shuō)達(dá)到了雙贏的效果。
4 結(jié)束語(yǔ)
作為檔案信息建設(shè)基礎(chǔ)的檔案數(shù)字化，其規(guī)模與質(zhì)量在一定程度上關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗。雖然我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)走過了近二十年的歷程，也取得了不錯(cuò)的成就，但在實(shí)踐中，還存在著諸多的的不足，還需要不斷的探索研究，才能最終形成符合我國(guó)檔案管理實(shí)際發(fā)展需求的模式。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；建設(shè)
信息技術(shù)的不斷革新帶動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展，也為各行業(yè)發(fā)展帶來(lái)諸多便利，尤其對(duì)于信息量較大的檔案工作，檔案的數(shù)字化建設(shè)極大的促進(jìn)了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理水平，然而檔案數(shù)字化工作的開展也同時(shí)給目前管理工作帶來(lái)諸多的麻煩，工作方式的轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致很多管理人員不能夠很快的適應(yīng)，所以本文就將對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行論述，以供參考。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性
1、檔案數(shù)字化建設(shè)是形勢(shì)發(fā)展的需要。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，數(shù)字檔案館是數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
2、檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進(jìn)而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3、檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間觀念越來(lái)越強(qiáng)，必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)措施
1、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識(shí)。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)；要切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求；三是引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才。企業(yè)應(yīng)結(jié)合工作需要，不惜成本，吸引具有現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作；四是對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，提高檔案人員的數(shù)字化檔案管理意識(shí)和管理水平；五是培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用與保護(hù)、數(shù)字化檔案管理等方面的專業(yè)人才。
2、加強(qiáng)對(duì)檔案使用者的培訓(xùn)。在電子環(huán)境下，檔案信息共享化、社會(huì)化服務(wù)成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數(shù)字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強(qiáng)檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息，同時(shí)，企業(yè)檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設(shè)信息檢索培訓(xùn)班、咨詢?nèi)藛T現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等提高和增強(qiáng)使用者的查找能力。
3、完善數(shù)字化文件歸檔制度。一是要加強(qiáng)對(duì)各種文檔的收集管理。計(jì)算機(jī)在企業(yè)的使用已經(jīng)十分普遍，各種電子文檔也日趨增多，很多企業(yè)沒有歸檔意識(shí)，電子文檔轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔后，反而忽視對(duì)電子文檔的歸檔和管理，隨意儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中甚至遺失，增加了檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，企業(yè)應(yīng)要求檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔；二是建立和完善文件歸檔制度。隨著計(jì)算機(jī)的普及以及信息化的加快，企業(yè)每天處理的數(shù)字化文件不斷增多，如果企業(yè)檔案管理部門不對(duì)文件格式、文件質(zhì)量等方面提出要求，將影響到數(shù)字化檔案信息資源的質(zhì)量，甚至造成不必要或難以彌補(bǔ)的損失，為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)負(fù)面的影響；三是加大網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)和整合。檔案網(wǎng)站建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的加速器，檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得信息的傳播超越了時(shí)空的限制，因此，為了使開發(fā)出來(lái)的檔案信息能及時(shí)滿足社會(huì)的廣泛需求，應(yīng)積極進(jìn)行檔案網(wǎng)站建設(shè)，把開發(fā)出來(lái)的檔案信息及時(shí)上網(wǎng)傳輸，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文件大量產(chǎn)生，面對(duì)如此龐大的數(shù)字化信息資源，就需要對(duì)其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網(wǎng)，僅靠單個(gè)檔案管理部門無(wú)法很好地完成這些工作，因此不同企業(yè)的檔案部門應(yīng)搞好合作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重?cái)?shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復(fù)建設(shè)，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
4、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，目前，我們企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體，數(shù)據(jù)庫(kù)的含義就是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用，建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程，經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等，當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
參考文獻(xiàn)：
1、檔案數(shù)字化的含義
檔案數(shù)字化也就是檔案信息化，檔案信息數(shù)字化就是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序的檔案信息庫(kù)。經(jīng)過數(shù)字化處理后，檔案信息提高了計(jì)算機(jī)檢索速度；節(jié)省檔案存貯空間，緩解庫(kù)房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發(fā)揮檔案館的信息優(yōu)勢(shì)，豐富網(wǎng)上信息資源的內(nèi)容和數(shù)量，加強(qiáng)檔信息資源的開發(fā)與利用，為檔案館開展特色服務(wù)創(chuàng)造條件。
2、檔案數(shù)字化的特點(diǎn)
檔案數(shù)字化是通過現(xiàn)代技術(shù)對(duì)國(guó)家或社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等進(jìn)行數(shù)字化記錄，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：（1）信息的非人工識(shí)讀性。也就是說(shuō)檔案的數(shù)字化使用是以數(shù)字代碼的形式做記錄，并通過計(jì)算機(jī)軟件的程序解碼，并回復(fù)到初始狀態(tài)，才能識(shí)讀；（2）系統(tǒng)依賴性。檔案數(shù)字化管理需要借助計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)與原系統(tǒng)不兼容的情況下，則需要進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)配，這樣才能保證檔案信息的可讀性；（3）信息的易變性。當(dāng)新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和程序不能解開代碼，則原有的信息容易被刪除，這也是檔案信息管理過程中不可避免的；（4）檔案信息數(shù)字化建設(shè)的其他特征還包括信息的可流動(dòng)性、信息儲(chǔ)存的高密度性以及多種信息媒體的集成性。
3、對(duì)我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的分析
由于我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)還處于試點(diǎn)階段，故在現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設(shè)還存在不少問題：如技術(shù)上的問題、合作問題、數(shù)字化對(duì)象問題、標(biāo)準(zhǔn)化問題等。因此，檔案部門在積極推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)過程中，不能不顧實(shí)際條件，一哄而上，必須進(jìn)行可行性分析，通過分析數(shù)字化建設(shè)的可行性，結(jié)合本部門的實(shí)際，提出可行性方案，這樣檔案數(shù)字化建設(shè)才能健康發(fā)展。
3.1法律效力問題
電子檔案數(shù)字化是把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子文件，而電子文件本身具有可分離性和易變性，特別是在傳輸、儲(chǔ)存、輸入的過程中容易發(fā)生信息干擾、病毒侵?jǐn)_、人為破壞等等，這些不安全因素往往會(huì)造成檔案失真。所以，電子檔案就難免會(huì)出現(xiàn)“信任危機(jī)”，這樣檔案本身也就失去了數(shù)字化的真實(shí)意義，制定相應(yīng)的法律條款，以保障檔案數(shù)字化的可操作性。
3.2網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施問題
要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化利用就需要一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施為前提，如局域網(wǎng)的建設(shè)、信息資源網(wǎng)站的建設(shè)等。而網(wǎng)站建設(shè)一般包括域名申請(qǐng)、服務(wù)器配置、網(wǎng)站規(guī)劃、網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)配置、主頁(yè)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開發(fā)、網(wǎng)站宣傳等內(nèi)容。所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況關(guān)系著能否把數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上。
3.3檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，任務(wù)艱巨而復(fù)雜，因此在建設(shè)過程中，必須積極面對(duì)各種困難，制定切實(shí)可行的實(shí)施方案。一份完整的實(shí)施方案應(yīng)該包括四部分內(nèi)容：現(xiàn)狀分析、實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施要素和保障系統(tǒng)。為此，在制定檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施方案時(shí)，要進(jìn)行以下的工作：檔案部門在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)之前，應(yīng)該進(jìn)行調(diào)查研究，對(duì)本部門的現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析與把握；理制度方面的調(diào)查研究。硬件方面的調(diào)查研究，技術(shù)方面的調(diào)查研究，人才方面的調(diào)查研究。
3.4檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)確認(rèn)
在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，既要考慮檔案的所有權(quán)，還要認(rèn)清檔案的著作權(quán)。因?yàn)?，所有?quán)與著作權(quán)是兩個(gè)不同的概念，擁有著作權(quán)而不一定具有所有權(quán)，檔案數(shù)字化建設(shè)還需要做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。
4、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目標(biāo)
4.1完善檔案數(shù)字化管理體系
建立、完善檔案數(shù)字化建設(shè)工作的管理體系，促進(jìn)新時(shí)期檔案工作新格局趨于成熟和穩(wěn)定。檔案數(shù)字化建設(shè)管理體系主要包括管理體系、標(biāo)準(zhǔn)化體系和研究體系在內(nèi)的支撐體系。
4.2加強(qiáng)與信息管理部門的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合
盡快將檔案數(shù)字化建設(shè)融入國(guó)家信息資源建設(shè)范疇。檔案數(shù)字化建設(shè)工作以其保存、利用檔案信息資源這一特征，逐漸跨入了信息產(chǎn)業(yè)范疇，檔案部門與信息化工作主管部門在數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)過程中相互協(xié)調(diào)、互相促進(jìn)已成為大勢(shì)所趨。
4.3豐富數(shù)字檔案的采集途徑
建立海量檔案信息資源庫(kù)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值利用的最大化。在整個(gè)社會(huì)建設(shè)的進(jìn)程中，檔案部門應(yīng)全方位拓展工作領(lǐng)域，這就要求檔案部門不僅要拓展新的數(shù)字信息采集途徑，而且要輔助有關(guān)部門切實(shí)開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，生成巨大的數(shù)字檔案信息資源
一、檔案數(shù)字化的含義
所謂數(shù)字化，是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，或把語(yǔ)音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有簡(jiǎn)單、直觀、速度快等優(yōu)點(diǎn)。檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指“利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)”，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進(jìn)行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務(wù)方式更加多樣，最大限度的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容
從數(shù)字化的對(duì)象來(lái)看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要包括以下兩個(gè)方面：一是對(duì)原有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是對(duì)正在形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實(shí)有效。
從數(shù)字化的程度來(lái)看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個(gè)層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng) OCR（光學(xué)字符技術(shù)）識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。從數(shù)字化的過程來(lái)看， 檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)包括數(shù)字化檔案的收集整理、存儲(chǔ)保管和查閱利用等方面。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)完成數(shù)字化檔案的收集整理；采用磁盤、光盤等數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)保管；由計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的查閱利用。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及意義
檔案信息資源作為社會(huì)信息資源的重要組成部分，已深入到社會(huì)活動(dòng)的每一個(gè)角落，貫穿于人們的日常生活之中。 檔案信息化建設(shè)已成為信息時(shí)代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機(jī)。檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和重要內(nèi)容，不僅是檔案工作未來(lái)發(fā)展的主流，更是當(dāng)下時(shí)代特征的重要表現(xiàn)。因此檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)具有如下幾點(diǎn)意義。
（一）檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)展的迫切要求
當(dāng)今人類社會(huì)已邁入了信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正深刻地影響著社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，改變著人們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，使得檔案數(shù)字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，無(wú)紙化辦公已成必然趨勢(shì)，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時(shí)展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理，有著無(wú)可比擬的先進(jìn)性和時(shí)效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的及時(shí)利用與共享。
（二）檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要
檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實(shí)、最可靠、最具說(shuō)服力的歷史記錄，同時(shí)也是國(guó)家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。當(dāng)今社會(huì)，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確，各職能部門工作查考要求快速、及時(shí)，社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來(lái)越多地關(guān)注檔案信息獲取的時(shí)效性和便捷性。而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來(lái)說(shuō)，既方便獲取，又不會(huì)對(duì)檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)，才能及時(shí)、準(zhǔn)確地為社會(huì)各界提供利用，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。
（三）檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)
這是由數(shù)字檔案本身的特點(diǎn)所決定的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數(shù)字檔案的載體容量很大，可以節(jié)約大量成本和檔案保存空間；紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復(fù)，而數(shù)字檔案具有容易備份的特點(diǎn)， 可以通過保留多份備份文件來(lái)避免檔案受損；在利用紙質(zhì)檔案時(shí)，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復(fù)，而數(shù)字檔案在利用過程中，只需利用計(jì)算機(jī)，就可以在幾分鐘內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，十分方便；紙質(zhì)檔案只能描述二維的歷史記錄，無(wú)法滿足人們?cè)诮ㄖO(shè)計(jì)、科研等方面的需求，而數(shù)字檔案卻可以利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的工具達(dá)到多維的記錄要求。
（四）檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 步驟 環(huán)節(jié) 建設(shè)
一、檔案數(shù)字化建設(shè)必然性
1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是形勢(shì)發(fā)展的需要。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，數(shù)字檔案館是數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，其一，檔案館就是各級(jí)黨委政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。其一，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕人部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重人的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間觀念越來(lái)越強(qiáng)，必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方而的需求者。
1.3檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、檔案館數(shù)字化—數(shù)字化的起點(diǎn)
2.1檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動(dòng)化是對(duì)檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。而這些小僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，史是檔案管理數(shù)字化全而實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。
2.2“文檔體化”管理?！拔臋n體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)模擬傳統(tǒng)手工操作流程，小是真止意義上的文檔管理數(shù)字化。
2.3檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是個(gè)叫以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理，檔案信息開發(fā)利用工作等諸方而的大刑的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為切入點(diǎn)，朝著這個(gè)方向積極發(fā)展。
2.4檔案館儲(chǔ)藏信息的數(shù)字化。綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從種媒介轉(zhuǎn)換到另種媒介，給長(zhǎng)期以來(lái)沉悶，形式單的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。
2.5檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以們信息存在于次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，不受時(shí)間與空間的限制，利用者就可以在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的環(huán)節(jié)
檔案的信息化應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施。在信息化檔案館從理念走向現(xiàn)實(shí)的過程中，必須解決好幾個(gè)關(guān)鍵問題。
3.1 電子檔案的法律憑證問題。必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性。
3.2 數(shù)字化檔案信息資源的長(zhǎng)期存取問題。數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計(jì)算機(jī)硬軟件的不斷史新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長(zhǎng)期存取存在種種問題。
3.3 統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問題。檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，全國(guó)各地檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來(lái)進(jìn)行數(shù)字化，才能史有利于信息資源的共享，才能加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。
四、檔案數(shù)字化建設(shè)的具體步驟
4.1建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，要著手輸入文件級(jí)目錄。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
4.2建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。
4.3加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的上作量。
4.4加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、民度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。
五、數(shù)字檔案的安全閱讀如何保障數(shù)字檔案館信息安全，決定著能否全而實(shí)施檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)
5.1 采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。
5.2 綜合使用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。
5.3 采用信息加密技術(shù)與身份認(rèn)證技術(shù)。
5.4 采用最新的防病毒產(chǎn)品，建立病毒檢測(cè)制度。
5.5 加強(qiáng)各應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)、及時(shí)維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運(yùn)行及高效服務(wù)。
5.6 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施的安全保護(hù)，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環(huán)境事故。
六、結(jié)束語(yǔ)
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化 城建 檔案館 建設(shè)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、前言
城建檔案信息化，是啟動(dòng)信息化工作之前應(yīng)明確的問題。目前理論界對(duì)此并無(wú)系統(tǒng)的分析研究，也無(wú)明確統(tǒng)一的結(jié)論。作者認(rèn)為，圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的，利用是檔案管理工作的價(jià)值所在。那么，城建檔案信息化就是在新的時(shí)代背景下，為了達(dá)到有效利用城建檔案信息資源的目的而進(jìn)行的系列的綜合的科學(xué)的管理工作。具體來(lái)說(shuō)，城建檔案信息化是指：通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置城建檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善城建檔案信息資源庫(kù)，依據(jù)城建檔案信息化的規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，依托高素質(zhì)的信息人才 ,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)化的管理工作。
二、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的必要性
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化概念正逐漸融入城市建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域。城市建設(shè)包括土地管理、城市規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)等多個(gè)方面，城建檔案作為城市建設(shè)和管理過程中直接形成的真實(shí)記錄，蘊(yùn)藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個(gè)城市建設(shè)信息中心的基地，主要負(fù)責(zé)接受和保管城市建設(shè)中具有保存價(jià)值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關(guān)資料，并將接收入館的各種城建檔案資料進(jìn)行分類、整理、分析，為數(shù)字城市建設(shè)提供真實(shí)可靠的檔案信息。但是隨著科技的進(jìn)步，城建各部門在城市建設(shè)、管理中產(chǎn)生了各種檔案，除了傳統(tǒng)載體的檔案之外，還有大量的計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)、電子地圖等產(chǎn)生的電子文件，我們不能再按原來(lái)的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。因此為了提高城市建設(shè)的時(shí)效性以及適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的需要，必須加快數(shù)字城建檔案館的建設(shè)。
二、數(shù)字化城建檔案館的優(yōu)點(diǎn)
數(shù)字化城建檔案館與傳統(tǒng)城建檔案館的最大區(qū)別就在于它是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，數(shù)字城建檔案館的建立具備適應(yīng)社會(huì)需求的特殊優(yōu)勢(shì)，因此決定了它將彌補(bǔ)傳統(tǒng)城建檔案館的不足而長(zhǎng)期存在。
1、在城建檔案信息資源建設(shè)方面
數(shù)字城建檔案館可與覆蓋全社會(huì)各領(lǐng)域包括科技、文化、醫(yī)療、電子商業(yè)等信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立互聯(lián)關(guān)系，為進(jìn)一步豐富傳統(tǒng)檔案館館藏提供線索和可能。
2、在城建檔案信息的加工方面
傳統(tǒng)城建檔案館館藏信息經(jīng)過數(shù)字化加工處理，成為數(shù)字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機(jī)檢、機(jī)讀的信息目錄和檔案參考資料，數(shù)字城建檔案館還可以將經(jīng)數(shù)字化的深層次編研成果融入數(shù)字信息資源庫(kù)，并在網(wǎng)上，為人們提供快捷的服務(wù)。
3、在城建檔案信息資源的開發(fā)利用方面
數(shù)字城建檔案館可以憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
三、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館要改變固有的工作模式
1．改變城建檔案保管方式
由于數(shù)字化城建檔案載體的特殊性，保管工作不同于紙質(zhì)檔案的“六防”工作，而是要注重檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面．設(shè)備安全應(yīng)當(dāng)在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時(shí)考慮．主要地抵御自然災(zāi)害和突發(fā)事件等。而信息安全則需要一系列措施給予保證．保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，對(duì)設(shè)備更新情況進(jìn)行跟蹤，在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上，同時(shí)，為防止信息丟失，被非法更改等，尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，更應(yīng)該注意共享和保密．邏輯性處理與物理存儲(chǔ)等問題。
2．改變城建檔案利用方式
城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的成熟運(yùn)用，為數(shù)字化城建檔案館提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為開展城建檔案信息個(gè)性化服務(wù)提供了良好的條件。未來(lái)城建檔案利用服務(wù)的主要方式將不再是提供物理存在的實(shí)體．而是指引終端用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲得存儲(chǔ)在檔案館庫(kù)的數(shù)字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統(tǒng)軟件．將檔案內(nèi)容用一定的格式固定下來(lái)．再進(jìn)行分類．歸檔、編號(hào)等管理．在編制檢索時(shí)隨機(jī)調(diào)出，組成各種不同類型信息檢索工具．通過網(wǎng)上開展電子檢索服務(wù)，從而方便地互傳、互換信息?？墒谷魏我晃焕谜卟皇軙r(shí)間、穿梭問的限制，在任何地點(diǎn)只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入城建檔案管理查詢自己需要的信息。這種網(wǎng)上利用服務(wù)的開展．將會(huì)使城建檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入一種良性循環(huán)狀態(tài)。
四、數(shù)字化城建檔案館建設(shè)要點(diǎn)
城建檔案管理數(shù)字化是城建檔案管理工作的重大變革，涉及城建檔案管理工作的各個(gè)方面。建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的首要工作是做好總體規(guī)劃，通過規(guī)劃確定近期、中期和遠(yuǎn)期目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)須具備的條件，并隨著工作的進(jìn)展不斷對(duì)規(guī)劃目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整。筆者認(rèn)為，有以下幾點(diǎn)問題需要注意：
1、城建檔案管理數(shù)字化是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步和用戶需求等諸多因素共同推動(dòng)的結(jié)果
確定目標(biāo)的依據(jù)是社會(huì)大環(huán)境和潛在的需求，弄清社會(huì)需求是非常關(guān)鍵的，另外要研究、掌握數(shù)字化發(fā)展的規(guī)律，避免主觀性、盲目性，防止目標(biāo)過低或不切實(shí)際追求過高的目標(biāo)。
2、城市發(fā)展的數(shù)字化進(jìn)程是一個(gè)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的長(zhǎng)期過程
像任何科學(xué)技術(shù)進(jìn)步一樣都是由淺人深、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的不斷變化的過程。建設(shè)數(shù)字化城建檔案館也是從低到高逐步發(fā)展的，是一個(gè)逐步深入、逐步擴(kuò)展的過程，不是完成目錄檢索、掃描幾套地形圖就能實(shí)現(xiàn)的。城建檔案數(shù)字化是一個(gè)長(zhǎng)期的、持續(xù)發(fā)展的、不斷完善的一個(gè)艱巨工作。數(shù)字化城建檔案館要通過城建檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用和系統(tǒng)的不斷完善來(lái)實(shí)現(xiàn)，信息系統(tǒng)建設(shè)工作主要包括館內(nèi)局域網(wǎng)的建設(shè)，與政府網(wǎng)的連接，以及國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的利用；檔案管理軟件的開發(fā)或商品軟件的選用；數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和信息資源研發(fā)；標(biāo)準(zhǔn)體系的建立；專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍的建設(shè)、管理方式和工作方式的優(yōu)化和規(guī)范化；館藏各種不同載體檔案的數(shù)據(jù)處理、存儲(chǔ)設(shè)備配置和系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等工作。系統(tǒng)建設(shè)工作的第一步是系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)，主要內(nèi)容是根據(jù)數(shù)字化工作的總體規(guī)劃確定系統(tǒng)的基本組成和結(jié)構(gòu)框架，再根據(jù)現(xiàn)時(shí)的技術(shù)、人員、資金等基礎(chǔ)條件確定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)，制定可行的實(shí)施計(jì)劃。系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)工作應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)不但是一個(gè)技術(shù)過程，同時(shí)更是一個(gè)管理過程，是一項(xiàng)綜合性的、技術(shù)含量較強(qiáng)的工作。所以，在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，應(yīng)根據(jù)本館資金情況、技術(shù)力量等各方面去考慮。落實(shí)資金是首位，其次要配備好研發(fā)團(tuán)隊(duì)技術(shù)力量，可采取館內(nèi)業(yè)務(wù)骨干與外聘專業(yè)技術(shù)人才相結(jié)合的方式配備好研發(fā)團(tuán)隊(duì)。
(2)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的目的是為了使用，要把系統(tǒng)的實(shí)用性放在第一位，對(duì)內(nèi)服務(wù)于檔案管理人員，對(duì)外服務(wù)于社會(huì)公眾。本著這一理念，研發(fā)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)以實(shí)用為首選，切不可盲目追求過大、過強(qiáng)，要切合本館實(shí)際工作水平，以方便使用、簡(jiǎn)便易學(xué)為目標(biāo)。
(3)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)最好一個(gè)省份統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，全省使用統(tǒng)一軟件，這樣使用、維護(hù)會(huì)各方便。各館可以整合資金、技術(shù)人才，合力研發(fā)，這樣即節(jié)省人力、物力、財(cái)力，也方便日后工作。
(4)系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用是一個(gè)滾動(dòng)的過程，不可能一步到位，要按照系統(tǒng)建設(shè)自身的客觀規(guī)律辦事，循序漸進(jìn)，不斷修訂，不斷完善。不必追求最高、最新的技術(shù)，應(yīng)采用成熟、可靠的技術(shù)，借鑒、學(xué)習(xí)一些起步較早、數(shù)字化建設(shè)比較成熟省份的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，使研發(fā)的軟件系統(tǒng)能夠真正做到切合實(shí)際、便于維護(hù)、簡(jiǎn)便易學(xué)、方便使用。
結(jié)論
數(shù)字化城建檔案館的建設(shè)不會(huì)一蹴而就，它要求我們城建檔案工作者不懈的努力、進(jìn)取、創(chuàng)新，不斷的追求、完善。相信隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，城建檔案事業(yè)定會(huì)蓬勃發(fā)展，數(shù)字化城建檔案館的目標(biāo)必會(huì)實(shí)現(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
