時間：2022-05-30 01:31:49
序論：在您撰寫辦公自動化系統(tǒng)論文時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
肇電力工業(yè)局直轄鼎湖、高要、四會、廣寧四個縣區(qū)局，同時局本部按生產職能設置多個管理所，地點分散，信息傳遞不便，難于管理。為此，肇慶電力工業(yè)局決定建立全局辦公自動化系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)將局本部與下屬單位緊密聯(lián)系在一起，使得分散在各單位各部門的各種信息能夠相互交換。經過一年多的努力，我局的廣域網已基本形成，軟件開發(fā)也已取得階段性成果。
1軟件開發(fā)平臺的選擇
LotusNotes是一個基于各部門協(xié)同工作的工作平臺，有強大的通信和信息管理功能，保密性強，有良好的擴充能力，且通過了美國C2級安全認證，因此我們選擇LotusNotes作為開發(fā)平臺。
2管理層次結構
2.1系統(tǒng)層次結構
層次結構是一個物理模型，它體現(xiàn)實際機構設置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統(tǒng)，整個層次結構共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調作用。
工作部門負責具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。
職能部門也是一個工作部門，只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能，職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領導及有關部門，同時將文件、上級領導的指標等轉發(fā)給有關單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關資料。
整個系統(tǒng)管理層次分四級，局領導是管理工作的最高層，局領導通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。
3數據形式
辦公自動化系統(tǒng)中流動力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統(tǒng)接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數據有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人，經辦人需把辦理結果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時給有關人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達到某種目的需要各級領導批準。發(fā)文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。
4工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容：
a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準或不批準時應有回復給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后，審批結果應轉發(fā)給申請人，并存檔、實施。各種需要轉發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當第一審批人在審批時間內未批復時則自動轉到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統(tǒng)計、報表
所有需要向上級上報的統(tǒng)計結果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數據庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門后，各部門應有回復。
所有發(fā)出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領導修改后再上報。
4.1.3資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準后方可查看內容。參考資料可隨時查看、復制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊，由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發(fā)文
發(fā)文是指局內一個文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發(fā)文要求后，轉給職能部門領導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉至職能部門領導綜合，綜合定稿后轉給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數據庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。
5安全性
5.1權限
辦公系統(tǒng)有嚴格的權限規(guī)定，權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定，不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數據庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數據庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。
5.2時效性
可以為文檔規(guī)定流通時間和存在時間，如一項審批要求在限定時間內答復，如不答復則系統(tǒng)會自動發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統(tǒng)對所有以個人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時，他是無法閱讀的。
6結束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業(yè)局的實際情況，軟件設計方面基本做到了實用性與通用性的良好結合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動化系統(tǒng)(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
參考文獻
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
隨著計算機技術的飛速發(fā)展，尤其是網絡技術的超速發(fā)展，帶動了信息的廣泛交流甚至導致了信息爆炸，“信息時代”這一詞匯似乎己經被普遍接受。因此，無論是對于一個國家還是對于一個企事業(yè)單位，如果要在未來的社會中獲得發(fā)展，掌握信息技術已變成一個基本要素。
當前，許多學校計算機的普及率正在不斷的提高，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。隨著校園計算機網絡的建立，其日常的業(yè)務、公文管理等信息量不斷膨脹，低效辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務量之間的矛盾日益尖銳，依靠人工手段及時對大量的信息進行收集、整理和分析是難以做到的，只有改革傳統(tǒng)的辦公方式，充分利用先進的辦公技術，逐步實現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化，才能提高辦公效率以適應形勢的發(fā)展，為信息的上傳、下達提供極為生動的通信方式。
本文設計的信息管理平臺，主要實現(xiàn)以下功能：1．信息管理2．郵件管理3．學生管理4．教師管理5．會議管理6.通訊錄7.時間提醒等七個模塊。此平臺的搭建能夠為較好的提高高校教學單位日常的行政辦公效率，具有一定的實用性。
關鍵詞：自動化；C/S；辦公自動化；信息管理現(xiàn)代化；辦公效率
3系統(tǒng)設計分析
3.1辦公自動化的概念
辦公自動化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企事業(yè)單位內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企事業(yè)單位的管理和決策提供科學的依據。一個企事業(yè)單位實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其現(xiàn)代化管理的標準。
雖然諸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進行信息的交流，工作的協(xié)調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協(xié)調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。
辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務密切關聯(lián)。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業(yè)領導的管理和決策。
辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網絡可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產經營業(yè)績、業(yè)務范圍、產品/服務等信息，從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網絡聯(lián)接到Internet上，所以這種網上交流的潛力是非常巨大的。
3.2需求分析
對一個軟件項目而言，在目標確定后，完善的需求分析對軟件開發(fā)的成功是極為重要的。本系統(tǒng)采用面向對象的思想來完成對問題空間和用戶功能需求的“理解”、“表達”和“驗證”工作，以問題空間的對象為主體和線索來把握和描述用戶的功能需求，將屬性和方法作為一個整體來處理。
1．問題的提出
隨著計算機及網絡技術的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應用在全球范圍內日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質量、高效率的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業(yè)為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，而且員工的素質也參差不齊，同時，其經濟實力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進行大量投資建設信息系統(tǒng)。那么，中小企業(yè)應如何建設辦公自動化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結合C/S和Web的方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)為例討論辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。
2.用戶需求分析
辦公自動化系統(tǒng)的建立，需要進行用戶需求調查與分析，以確定系統(tǒng)目標，這是系統(tǒng)建設的重要環(huán)節(jié)。
中小企業(yè)需要規(guī)模相對較小，但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實現(xiàn)諸如請假申請、物品申領審批過程；員工管理個人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務方面的業(yè)務管理功能。即完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使企業(yè)內部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。
在軟、硬件方面對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學會使用應用系統(tǒng)。
在開發(fā)方式上對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經濟實力有限，應著重考慮投入/產出比問題。一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎語言開始開發(fā)成本高、周期長，更不現(xiàn)實；因此利用現(xiàn)有軟件進行改進，即二次開發(fā)，通過對幾個商業(yè)化軟件功能進行修改、增刪和開發(fā)來實現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個性的辦公自動化系統(tǒng)。即通過系統(tǒng)集成的方法來將各個功能集成為一個整體發(fā)揮作用。即通過兩次開發(fā)的方式來實現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。
3.系統(tǒng)設計
3.1系統(tǒng)基本目標
3.1.1實現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化
絕大多數中小企業(yè)由于辦公自動化起步較慢，大多數還停留在使用沒有聯(lián)網的計算機和MSOffice系列應用軟件來提高個人辦公效率，沒有從根本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，中小企業(yè)建立辦公自動化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使企業(yè)內部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時又能實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據；從而提高效率，增強企業(yè)的競爭力，使企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中取勝、不斷發(fā)展壯大。
3.1.2管理多種數據類型
中小企業(yè)規(guī)模較小，但其辦公自動化信息系統(tǒng)所包括的范圍應該是整個日常辦公和部分企業(yè)業(yè)務。因此，其數據量相對大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數據類型并不會比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產生的各種數據，還要包括業(yè)務辦公所產生的各種數據，有些中小企業(yè)業(yè)務數據涉及大量的圖形數據；這些數據既有規(guī)范的、結構化數據又有不規(guī)范的、非結構化數據，中小企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)就是要科學地管理這些各種類型的數據，實現(xiàn)各種數據的"無縫"聯(lián)接，保障數據的一致性和安全性。
3.1.3系統(tǒng)設計的先進性
辦公自動化系統(tǒng)應在開發(fā)出來時在技術上應具有一定的先進性，代表當時辦公自動化信息系統(tǒng)的先進水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時間內，不會因技術的落后而需要大規(guī)模的調整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個系統(tǒng)的先進性。同時要求系統(tǒng)對計算機硬件要求不能太高，運行速度要快。因為中小企業(yè)從經濟實力上無法大量投資去購置高檔硬件、軟件，短時間內對系統(tǒng)進行全面升級；另外，大多數中小企業(yè)經營規(guī)模經常變化、人員經常流動。系統(tǒng)應能夠適應企業(yè)的不斷變化，應具有可擴展性、易升級性和開放性。
3.2系統(tǒng)結構設計
在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中，基于Web技術的開發(fā)方式正以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數據量的傳輸的缺點。而這正是基于C/S結構的開發(fā)方式的優(yōu)點所在。
本實例以某一地產策劃公司自動化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個方面的內容：一是日常事務管理；二是業(yè)務事務管理，針對公司核心業(yè)務是地產策劃，以項目為單位進行運作。而在業(yè)務事務中要涉及大量圖形數據（如地形圖和規(guī)劃圖等）。因此本系統(tǒng)開發(fā)采用一種結合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通訊的業(yè)務，而C/S結構可以在局域網內實現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務數據(如圖形數據)傳輸。
服務器以WindowsNT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQLServer或MSAccess為數據庫，Exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實現(xiàn)Web。
客戶端以Windows98/95為平臺，用Outlook進行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進行網頁瀏覽，MSProject進行項目規(guī)劃，Word進行文檔編輯，AutoCAD進行地圖編輯瀏覽。
首先，確定以Exchange為基礎建立C/S結構網絡，并輔以IIS?？蛻魴C上采用Outlook為基礎平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網頁瀏覽窗口實現(xiàn)了二者的無縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎上對其它程序進行控制，并構造各程序數據的流通橋梁；最后各部分數據盡量存儲在數據庫中，用數據庫對各種類型數據實現(xiàn)進一步集成。如圖1：
圖1系統(tǒng)集成結構圖
圖1系統(tǒng)結構圖
①通過VBA6利用OLE、API等技術對客戶端多個應用程序進行集成形成自己的系統(tǒng)；
②Outlook通過瀏覽窗口訪問WebServer并通過它訪問數據庫；
③Outlook通過ExchangeServer進行郵件發(fā)送和接收；
④Word訪問數據庫中的文檔；
⑤MSProject通過數據庫實現(xiàn)資源數據共享；
⑥AutoCAD訪問共享圖形數據。
3.3系統(tǒng)功能設計
中小企業(yè)雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時還包括部分業(yè)務辦公功能。
本實例在充分進行用戶需求分析的基礎上把系統(tǒng)劃分為八個子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業(yè)務事務則為項目管理，另外還包括系統(tǒng)維護。如圖2：
圖2
.行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復印管理，用車管理等。
.人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調動管理、晉升管理、培訓管理，客戶信息管理等。
.文檔管理功能。包括各種檔案管理、各種業(yè)務信息管理和圖書管理等。
.工作管理功能。包括員工個人日志、個人工作報表和員工考核等。
.電子郵箱功能。包括收發(fā)企業(yè)內部電子郵件等。
.公告板功能。企業(yè)內部的論壇和通知等。
.項目管理功能。與公司業(yè)務相關的功能。包括項目小組成員選擇，項目情況查詢和項目成果監(jiān)控等。
.系統(tǒng)維護功能。包括用戶基本信息維護、權限管理和重要數據的安全性的維護。
由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結合方式開發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經理；客戶信息管理功能則只提供給人事經理和總經理；而項目管理功能則提供給經常參與項目運作的項目小組成員，而行政經理和人事經理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權操作。正好適應了中小企業(yè)員工流動性大、員工的職位變化快的特點。
本系統(tǒng)在有30多名員工的該地產策劃公司運行良好，使公司的運作完全規(guī)范化和制度化。簡潔明了的登錄界面增強了系統(tǒng)的安全性；特別是行政管理子系統(tǒng)中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統(tǒng)的個人日志、工作報表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領導對員工進行全面而準確的考核；項目管理子系統(tǒng)則對企業(yè)核心業(yè)務是以項目以單位的地產策劃進行了規(guī)范化管理；而特色功能內部電子郵件功能和公告板功能增進了員工之間的交流與合作，活躍了企業(yè)的文化氛圍。
5.結束語
本文通過一個采用Web技術和C/S結合方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)實例分析了中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web技術的優(yōu)勢，使信息流轉、信息、查詢和維護更加方便；系統(tǒng)的功能擴展和規(guī)模擴展更加便利；系統(tǒng)開發(fā)速度更快、開發(fā)成本更低；又發(fā)揮了C／S結構有利于大數據量（如圖形數據）的傳輸的優(yōu)點。這種開發(fā)方式更加貼近中小企業(yè)的實際需求，也符合中小企業(yè)的實際情況。既滿足中小企業(yè)對日常辦公的需要，又滿足其對業(yè)務辦公的部分需求。另外，采用這種開發(fā)方式充分考慮了投入／產出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開發(fā)方式開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)具有良好的擴充升級功能，能夠適應企業(yè)未來發(fā)展的需要。
參考資料
(1)鄺孔武、王曉敏編著，信息系統(tǒng)分析與設計,北京：清華大學出版社，1999
關鍵字：歸檔，恢復，帶庫,存儲池,策略域,層次存儲管理
1．引言：
帶庫是理論上的無限量存儲，適用于大容量視頻數據的存儲，在視音頻服務器基礎之上增加帶庫存儲是一種更加高效安全的方式。
2．系統(tǒng)優(yōu)勢分析：
2．1可靠性：視頻節(jié)目以數字的形式存儲，不會象傳統(tǒng)的錄象帶存儲方式那樣因為天長日久而有損失或失真；同時采用的多級故障自恢復技術，可以保證任一個服務器壞了，均可以用其余的視音頻服務器把丟失的數據毫無損失的恢復出來，保證安全播出。
2．2效率：帶庫讀出的數據通過SCSI通道進入帶庫管理系統(tǒng)，并行地按20MB/S存入緩沖區(qū)，然后通過DataMover把并行數據轉換成串行的16OMb/S，再通過數據分配器，分別到100Mb/S自適應網絡通道上進入視音頻服務器。此種方式的速度是普通方式的3-20倍，若用12Mb/S播出方式，可達3-10倍的素材歸檔和恢復速度。
2．3跨平臺：HDTV，SDI的MPEG-2的壓縮數據流或DVB、ATSC的數據流均可按規(guī)定的格式正確地解讀，裝載到視音頻服務器上用于播出。帶庫僅僅是存儲數據，從帶庫至視頻服務器的數據流通道并不改造數據。在我們早期準備的過程中發(fā)現(xiàn)不管是普通的VCD文件還是DVD文件，異或是MPG格式，均可正常播放，但是在傳送的過程中，不可以對視頻文件進行壓縮，否則文件會丟失或由于另一種策略導致文件增大許多，不能達到預期的效果。
2．4管理策略：多種管理策略以保證存儲的安全與有效，比如層次存儲管理是把歸檔池，備份池，空間管理池，磁盤池按一定的層次進行存儲，如果某個存儲池空間不夠，那么文件將直接存儲到它的下一個層次存儲池，這樣就避免當某個存儲池由于空間不足而造成的文件丟失或損壞。策略域管理，它定義歸檔/備份文件的保存時間，當再次歸檔/備份時是否將原來的文件覆蓋，存儲的目的地是哪一個存儲池，存儲過程中文件可否更改，歸檔/備份文件與哪種管理類相聯(lián)系，當存儲池中所存儲的文件占用已達到總容量的多少才將文件轉移到帶庫中。這些都是策略域規(guī)定好的，并不需要人手動執(zhí)行，非常高效方便。
2．5網絡化播出：充分利用現(xiàn)有的互聯(lián)網絡的優(yōu)勢，通過網絡把素材完全共享，讓一個客戶端上載的素材供多個用戶使用，這樣的系統(tǒng)也會易于擴充。在網絡上傳輸速度每秒可達1.5MB，感覺就象使用本地機器一樣。通過網絡存儲管理服務，提供自動的，中心預定的，策略管理的備份，歸檔及空間管理。這樣不僅可以提高工作人員效率，減少人力物力，保證節(jié)目的播出效果，還可對節(jié)目進行安全有效的管理。
3．系統(tǒng)實現(xiàn)方案：
此套系統(tǒng)是在視音頻服務器的基礎上增加了帶庫服務器，還有相關的數據庫服務器。
3．1軟件平臺：服務器端是：WindowsNTServer4.0，SybaseSystem11，TivoliStorageManager。工作站端是：WindowsNTWorkstation，SybaseSystem11，VisualC++6.0，Delphi4.0，Infopower4.0。
3．2硬件平臺框架圖：
3．2．1主備服務器
它是網絡中心數據庫。由眾多的數據模型組成。為了保證高可靠性，采用了雙機熱備份方式。主備機運行時互相實時檢測。任何一臺服務器出現(xiàn)故障時，可完成自動檢測，自動切換，再線修復。
3．2．2主備播出機
為了保證高可靠性，每個播出頻道均采用主備播出機同步播出控制。主備播出機在未進行播出前，它與服務器網絡相連，可以服務器中調出播出表單，也可在播出機上現(xiàn)做播出單，一旦主備播出機開播，播出站自動與網絡斷開，網絡中的任何異常均不會影響播出控制的正常進行。
3．3．3.準備站
可有多臺準備站。它主要完成以下幾項任務：視音頻服務器和檔案庫中的素材是大量的?？蛇_幾萬或十幾萬條索引素材庫管理維護，如何維護管理，方便使用極為重要。準備站中有專門的素材庫管理，提供了素材的編輯、檢索、預覽等功能，更好的管理資產，最大限度的發(fā)揮投資效益。或把帶庫中的素材根據播出需求上載到視音頻服務器中，用于準備播出。
4．軟件包功能模塊舉例：數據上載軟件包（VTR驅動、素材信息入庫）
5．軟件界面介紹：界面一，素材之間進行交換，使用兩個視音頻服務器可以減少素材的多次上載，提高空間利用率。界面二，素材歸檔，把目前不需要的視頻素材傳送到帶庫中，等到將來需要的時候再重新上載。歸檔過程如下，文檔管理系統(tǒng)接受自動播出系統(tǒng)的歸檔命令后，首先在視頻服務器中查找要歸檔的文件，并作好歸檔準備；向數字中心存儲帶庫查詢空間，并檢索是否有重復的歸檔文件；建立讀寫DMA處理；歸檔處理。完畢后，向自動播出控制系統(tǒng)返回應答信號。界面三是素材恢復，把在帶庫中存在而視頻服務器上目前沒有的素材送回視音頻服務器恢復數據過程與歸檔動作序列是類似的，區(qū)別在于數據的方向是從數據中心存儲帶庫進入文檔管理系統(tǒng)緩沖區(qū)，再從該緩沖區(qū)進入視音頻服務器。事實上，歸檔與恢復過程可并行同時進行。
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中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)
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素材歸檔界面
素材恢復界面
6．結束語：為了提高播出效率，自動化控制，網絡化播出是未來發(fā)展的趨勢，它不僅在可靠性上，而且在中心控制、數據共享、多頻道播出、使用便捷等眾多方面均比單機自動播出控制具有絕對優(yōu)勢。網絡化自動播出控制系統(tǒng)，它可同時兼容模擬和數字的播控系統(tǒng)。國內北京有線電視臺已經采用它,在國外大中電視臺已得到廣泛應用，也必將在國內逐步普及。
參考書目：
[1]劉松海著《VisualC++編程指南》國防工業(yè)出版社出版社1998.10
[2]IBMCorp著《TivoliStorageManagerOnlineInformation》IBMCorp2000.7
[3]國家廣播電視總局《有線電視數字技術教程》有線電視技術雜志社2000.6
[4]夏云著《現(xiàn)代計算機網絡技術與應用》科學出版社1998.11
[5]MarcoCantu著王輝譯《Delphi高級開發(fā)指南》電子工業(yè)出版社1998.8
[6]Microsoft著希望圖書創(chuàng)作室譯《MicrosoftSQLServer6.5程序員指南》科學出版社1997.10
[7]微軟公司著希望圖書創(chuàng)作室譯《MicrosoftWindowsNT4.0核心技術》宇航出版社1998.1
[8]董雋著《Delphi4使用與開發(fā)指南》人民郵電出版社1998.11
LotusNotes是一個基于各部門協(xié)同工作的工作平臺，有強大的通信和信息管理功能，保密性強，有良好的擴充能力，且通過了美國C2級安全認證，因此我們選擇LotusNotes作為開發(fā)平臺。
2管理層次結構
2.1系統(tǒng)層次結構
層次結構是一個物理模型，它體現(xiàn)實際機構設置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統(tǒng)，整個層次結構共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調作用。
工作部門負責具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。
職能部門也是一個工作部門，只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能，職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領導及有關部門，同時將文件、上級領導的指標等轉發(fā)給有關單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關資料。
整個系統(tǒng)管理層次分四級，局領導是管理工作的最高層，局領導通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。
3數據形式
辦公自動化系統(tǒng)中流動力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統(tǒng)接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數據有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人，經辦人需把辦理結果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時給有關人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達到某種目的需要各級領導批準。發(fā)文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。
4工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容：
a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準或不批準時應有回復給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后，審批結果應轉發(fā)給申請人，并存檔、實施。各種需要轉發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當第一審批人在審批時間內未批復時則自動轉到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統(tǒng)計、報表
所有需要向上級上報的統(tǒng)計結果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數據庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門后，各部門應有回復。
所有發(fā)出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領導修改后再上報。
4.1.3資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準后方可查看內容。參考資料可隨時查看、復制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊，由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發(fā)文
發(fā)文是指局內一個文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發(fā)文要求后，轉給職能部門領導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉至職能部門領導綜合，綜合定稿后轉給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數據庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。
5安全性
5.1權限
辦公系統(tǒng)有嚴格的權限規(guī)定，權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定，不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數據庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數據庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。
5.2時效性
可以為文檔規(guī)定流通時間和存在時間，如一項審批要求在限定時間內答復，如不答復則系統(tǒng)會自動發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統(tǒng)對所有以個人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時，他是無法閱讀的。
6結束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業(yè)局的實際情況，軟件設計方面基本做到了實用性與通用性的良好結合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動化系統(tǒng)(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
參考文獻
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
LotusNotes是一個基于各部門協(xié)同工作的工作平臺，有強大的通信和信息管理功能，保密性強，有良好的擴充能力，且通過了美國C2級安全認證，因此我們選擇LotusNotes作為開發(fā)平臺。
2管理層次結構
2.1系統(tǒng)層次結構
層次結構是一個物理模型，它體現(xiàn)實際機構設置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統(tǒng)，整個層次結構共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調作用。
工作部門負責具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。
職能部門也是一個工作部門，只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能，職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領導及有關部門，同時將文件、上級領導的指標等轉發(fā)給有關單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關資料。
整個系統(tǒng)管理層次分四級，局領導是管理工作的最高層，局領導通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。
3數據形式
辦公自動化系統(tǒng)中流動力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統(tǒng)接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數據有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人，經辦人需把辦理結果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時給有關人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達到某種目的需要各級領導批準。發(fā)文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。
4工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容：
a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準或不批準時應有回復給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后，審批結果應轉發(fā)給申請人，并存檔、實施。各種需要轉發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當第一審批人在審批時間內未批復時則自動轉到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統(tǒng)計、報表
所有需要向上級上報的統(tǒng)計結果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數據庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門后，各部門應有回復。
所有發(fā)出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領導修改后再上報。
4.1.3資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準后方可查看內容。參考資料可隨時查看、復制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊，由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發(fā)文
發(fā)文是指局內一個文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發(fā)文要求后，轉給職能部門領導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉至職能部門領導綜合，綜合定稿后轉給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數據庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。
5安全性
5.1權限
辦公系統(tǒng)有嚴格的權限規(guī)定，權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定，不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數據庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數據庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。
5.2時效性
可以為文檔規(guī)定流通時間和存在時間，如一項審批要求在限定時間內答復，如不答復則系統(tǒng)會自動發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統(tǒng)對所有以個人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時，他是無法閱讀的。
6結束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業(yè)局的實際情況，軟件設計方面基本做到了實用性與通用性的良好結合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動化系統(tǒng)(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
參考文獻
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
1.開發(fā)周期長、成本高
計算機系統(tǒng)的管理更為復雜，要求專業(yè)化，并對系統(tǒng)的應用要求各業(yè)務單位是多種多樣的，加上辦公自動化管理系統(tǒng)是市場化程度低，可直接應用于企事業(yè)的軟件缺陷，因此當系統(tǒng)的發(fā)展，可能可以從其他系統(tǒng)借力不大，需要新的發(fā)展，和一個時間周期長于正常發(fā)展，需要投入一定的人力和物力資源。另一方面，由于一些單位管理標準違規(guī)行為，在辦公自動化管理系統(tǒng)的發(fā)展，遇到困難和阻力較大，需要重復的設計結構，造成人力和財務資源的巨大浪費。
2.系統(tǒng)通用性兼容性差
該系統(tǒng)需要不斷更新和維護在應用過程中，由于維修人員技術水平的限制，導致文件不規(guī)范，通用性差的系統(tǒng)。體系文件同步系統(tǒng)投入使用后產生的，它是在工作過程中使用的辦公自動化系統(tǒng)的設計和實施管理的人員，是后續(xù)工作載體。如果文檔缺乏或不詳細，將在項目管理實施的維護和管理對后期的使用上帶來嚴重后果。
二、提高計算機系統(tǒng)信息管理的方法
辦公自動化系統(tǒng)充分利用計算機一些技術來操作的，因此辦公質量覆蓋整個企事業(yè)單位辦公的工作過程，涉及各部門的人員，管理，物流管理，包括文件管理，信息收集和分發(fā)，文件管理，監(jiān)督和管理等，因此辦公自動化系統(tǒng)的質量將對這些鏈接的重要影響。
1.采用科學化和工程化的方式進行系統(tǒng)開發(fā)
發(fā)展的科學和工程為導向的系統(tǒng)在辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展方式，按照軟件開發(fā)過程中的工程需要，通常需要按以下階段：系統(tǒng)的軟件工作流程設計；是否實施研究技術具有可行性；分析系統(tǒng)的用戶需求；根據設計要求和技術要點，編程和調試的具體細節(jié)的詳細設計；根據設計要實現(xiàn)的目標，維護更新必要的驗收評價。為了確保系統(tǒng)設計的質量和發(fā)展和概要設計階段的分析，需要投入足夠的精力，因為這個階段包括許多決定性的工作要做。因此，時代的發(fā)展必須根據實際需求和計算機的技術手段做深入調查安排，完成系統(tǒng)分析，制定出切實可行的系統(tǒng)目標。使用標準化程度高的軟件開發(fā)工具和環(huán)境，可以保證降低錯誤率，提高開發(fā)效率，提高軟件可移植性。
2.提高各級管理人員的信息化意識
參與有了辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)人員，能夠充分地實現(xiàn)辦公自動化辦公，系統(tǒng)的最終目的是實現(xiàn)管理的科學化，提高辦公效率，讓他們意識到需要對發(fā)展負責，鼓勵他們積極地參與系統(tǒng)的開發(fā)和建設。作為領導者，需要從大局出發(fā)，了解系統(tǒng)的戰(zhàn)略目標和信息需求，確定直接參與系統(tǒng)目標，有效地組織人民，金錢和物質的供應，確保良好的協(xié)調工作。最后，由于各級管理者主要是制度建設，他們更了解系統(tǒng)的應用程序和業(yè)務需求，知道如何設計可以使開發(fā)的系統(tǒng)易于操作，所以無論是質量標準需要評估他們的最終審批系統(tǒng)。
3.充分利用發(fā)揮內網微博的實時即用性
可應用于微博技術在辦公自動化系統(tǒng)中，微博的實時播放功能的使用，最新的進展可以實時各部門；行政部門的最新通知實時；后勤部通過微博功能預警信息為第一次或討論的話題。每一個員工辦公自動化系統(tǒng)可以與公司相關的信息，信息共享，研究和討論互動的工作，以充分發(fā)揮微博功能，促進單位同事相互理解，提高團隊合作，相互作用的影響。
4.培養(yǎng)專業(yè)計算機技術隊伍，提高管理水平
在開發(fā)系統(tǒng)主要由人事單位使用，所以應用效果是由管理單位的限制，整體水平影響很大，因此，使用單位需要設定一個合理的機制，健全和完善有關規(guī)章制度，明確崗位職責分工，使管理工作程序，服務更標準化，以提高管理質量管理和質量體系。
三、結語
