時(shí)間：2023-03-01 16:30:51
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院 財(cái)務(wù)檔案 管理
醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院進(jìn)行衛(wèi)生醫(yī)療、科研教學(xué)、行政管理及其他各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所形成的不同形式、不同載體的原始記錄，具有保存價(jià)值，是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)反映，也是醫(yī)院工作計(jì)劃與決策的有效依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案管理以參考資料的形式協(xié)調(diào)并指導(dǎo)著各項(xiàng)工作正常運(yùn)行與開展，作為醫(yī)院科學(xué)管理基礎(chǔ)性的工作，對(duì)醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。在信息時(shí)代高速發(fā)展的今天，檔案管理工作也有著顛覆性的變化，其價(jià)值及作用越發(fā)突顯。準(zhǔn)確把握新時(shí)期的醫(yī)院工作特點(diǎn)，完成醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作，是現(xiàn)行財(cái)務(wù)檔案管理面臨的新任務(wù)、新課題。
一、提高認(rèn)識(shí)
做好財(cái)務(wù)檔案管理工作的首要任務(wù)就是要轉(zhuǎn)變觀念，樹立并強(qiáng)化管理意識(shí)，營(yíng)造檔案工作健康發(fā)展的大環(huán)境。使每一位員工都明白，財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)客觀真實(shí)的原始記錄，用以反映醫(yī)院經(jīng)營(yíng)績(jī)效、債權(quán)債務(wù)、甚至是經(jīng)濟(jì)糾紛的重要依據(jù)，為醫(yī)院開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、杜絕違規(guī)違紀(jì)行為提供有力證據(jù)，也是醫(yī)院制定工作計(jì)劃、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、決策的重要參考，對(duì)于醫(yī)院工作的健康、持續(xù)、有效發(fā)展具有重要作用，所以，財(cái)務(wù)檔案管理與醫(yī)院每一位員工的切身利益都息息相關(guān)。把財(cái)務(wù)檔案管理工作納入醫(yī)院發(fā)展與管理的重要內(nèi)容來(lái)抓，與業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展規(guī)劃，大力宣傳其重要意義，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，才能促使全院職工干部充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案的重要性。
二、健全機(jī)制
財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅性、條理性很強(qiáng)的技術(shù)工作，必須健全管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理行為，降低財(cái)務(wù)檔案管理的隨意性，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合本單位財(cái)務(wù)檔案實(shí)際工作，建立健全并科學(xué)細(xì)化財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)部規(guī)章制度，使財(cái)務(wù)檔案管理工作有法可依、有章可循，達(dá)到管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化。還應(yīng)著眼于醫(yī)院整體發(fā)展，將財(cái)務(wù)檔案與醫(yī)院不同類別、載體的檔案統(tǒng)一規(guī)范管理，讓財(cái)務(wù)檔案分散管理模式向集中管理模式的轉(zhuǎn)變，以達(dá)到升財(cái)務(wù)檔案管理執(zhí)行能力的要求。
三、強(qiáng)基固本
財(cái)務(wù)檔案管理是不斷優(yōu)化與完善的過(guò)程，其計(jì)劃執(zhí)行、決策落實(shí)、監(jiān)督檢查等工作的策劃與實(shí)踐均取決于檔案管理人員綜合能力的高低，人員的能力素質(zhì)、行為規(guī)范和主體結(jié)構(gòu)直接決定了財(cái)務(wù)檔案管理工作的效益和質(zhì)量[3]。因此，提高人員的素質(zhì)、遵守職業(yè)道德、提升能力內(nèi)涵是搞好財(cái)務(wù)檔案管理工作的重中之重。由于長(zhǎng)期沿革的傳統(tǒng)用人體制以及對(duì)檔案工作的普遍忽視，檔案管理人員大多缺乏檔案專業(yè)管理知識(shí)和先進(jìn)的信息知識(shí)技能。因此，強(qiáng)基固本的首要任務(wù)是強(qiáng)化現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)，把會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)、技能操作培訓(xùn)作為醫(yī)院會(huì)計(jì)從業(yè)人員的基本崗位培訓(xùn)及后續(xù)教育的內(nèi)容，做到長(zhǎng)抓不懈。同時(shí)積極引進(jìn)檔案管理高層次人才，吸納原則性強(qiáng)、嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的檔案管理技術(shù)人員，實(shí)現(xiàn)技能升級(jí)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。
四、加大投入
現(xiàn)今，財(cái)務(wù)檔案管理已由原始的紙質(zhì)發(fā)展到電子磁質(zhì)儲(chǔ)存媒介，網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)成為開展檔案管理的基礎(chǔ)。推行現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案現(xiàn)代化水平至關(guān)重要。為確保財(cái)務(wù)檔案現(xiàn)代化工作順利開展，為設(shè)施設(shè)備平穩(wěn)安全運(yùn)行提供優(yōu)質(zhì)環(huán)境，應(yīng)堅(jiān)持應(yīng)用信息化方法和手段管理財(cái)務(wù)電子檔案，充分運(yùn)用現(xiàn)代電子網(wǎng)絡(luò)方式，生產(chǎn)、開發(fā)、儲(chǔ)存、傳遞及管理現(xiàn)代檔案，加強(qiáng)電子信息檔案的安全保密、升級(jí)備份，才能大幅度提高科學(xué)管理能力，提升檔案信息資料的整體效益和綜合利用率。將財(cái)務(wù)檔案信息化所需資金列入醫(yī)院預(yù)算，基礎(chǔ)建設(shè)、日常運(yùn)維經(jīng)費(fèi)可以通過(guò)逐年投入的辦法予以解決。同時(shí)利用合作開發(fā)、自主攻關(guān)等多種形式，使檔案現(xiàn)代化融入現(xiàn)行機(jī)制。
五、注重實(shí)效
更新管理觀念，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高信息利用率。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作不能只停留在收集和保管階段。通過(guò)財(cái)務(wù)檔案建設(shè)，大力推動(dòng)一體化進(jìn)程，立足于本職崗位，著眼于醫(yī)院社會(huì)。調(diào)整服務(wù)方式，確立業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，著重研究如何提高以財(cái)務(wù)檔案為醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)提供服務(wù)所產(chǎn)生效益，摒棄被動(dòng)老舊的坐等上門服務(wù)方式，走向主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源手段，努力開拓檔案利用的新途徑的實(shí)效方法。并與醫(yī)院醫(yī)務(wù)、黨務(wù)、護(hù)理、教學(xué)、科研、人事、圖書等其他信息的綜合互動(dòng)，將多質(zhì)多態(tài)、零散無(wú)序的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案過(guò)渡為系統(tǒng)化、規(guī)范化的現(xiàn)代信息檔案，建立醫(yī)院信息資源一體化管理平臺(tái)。為醫(yī)院各級(jí)部門提供更為客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)、系統(tǒng)的信息，為醫(yī)療臨床、領(lǐng)導(dǎo)決策、科研教學(xué)提供服務(wù)，全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的財(cái)務(wù)監(jiān)督、決策依據(jù)、管理保障、醫(yī)療支持和社會(huì)服務(wù)功能，充分發(fā)揮醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案資源的綜合效能。
六、結(jié)束語(yǔ)
醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案記錄的是財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、基礎(chǔ)建設(shè)、重大事件等相關(guān)方面的重要史料。應(yīng)充分發(fā)揮醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的潛在作用，把工作重點(diǎn)從實(shí)體管理轉(zhuǎn)到服務(wù)管理上來(lái)，利用各種財(cái)務(wù)信息資料，剖析醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，研究財(cái)務(wù)運(yùn)行的特點(diǎn)，找到管理方面所存在的不足，制定財(cái)務(wù)管理對(duì)策，為決策提供服務(wù)，為醫(yī)院建設(shè)出力。重視醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作，對(duì)于提高醫(yī)院整體綜合管理水平，指導(dǎo)今后的發(fā)展與改革有著無(wú)法替代的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙蘭珍.醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)煤炭工業(yè)醫(yī)學(xué)雜志，2012，15（2）：290-291
[2]杜鵬.淺談如何做好醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè)，2012，18（5）：73-74
本文通過(guò)對(duì)新疆民政系統(tǒng)七家精神病?？漆t(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀的調(diào)查，用數(shù)據(jù)與事實(shí)指出了這些?？漆t(yī)院中檔案管理工作的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題與不足，初步分析了問(wèn)題存在的原因，以及今后改善檔案管理工作的思考與對(duì)策，對(duì)提高民政系統(tǒng)?？漆t(yī)院的檔案管理水平有一定的參考與借鑒作用。
【關(guān)鍵詞】民政醫(yī)院；檔案管理；調(diào)查分析；對(duì)策
檔案工作是信息資料收集處理與利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教育、預(yù)防、保健以及行政管理，思想政治工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體，不同形式的歷史記錄。完整系統(tǒng)的檔案資料，不僅對(duì)研究和借鑒醫(yī)院管理和發(fā)展的歷史經(jīng)驗(yàn)有著積極意義，而且對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)和技術(shù)的進(jìn)步和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)病人的健康態(tài)勢(shì)與轉(zhuǎn)歸，對(duì)涉及醫(yī)療問(wèn)題的結(jié)論與處理有重要的參考價(jià)值，也是醫(yī)院制訂工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)決策的可靠依據(jù)。
筆者對(duì)新疆民政系統(tǒng)的七家公立?？凭癫♂t(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)狀作了初步調(diào)查，其基本情況如下表：
1 方法與統(tǒng)計(jì)結(jié)果
1.1 方法：采取調(diào)查與電話采訪的方法，并參照有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料與數(shù)據(jù)，以自制統(tǒng)計(jì)表格匯總列出。
1.2 7家民政專科醫(yī)院的檔案管理情況統(tǒng)計(jì)，見(jiàn)表1.
2 討論：
從以上統(tǒng)計(jì)表及專項(xiàng)調(diào)查中，明顯存在以下問(wèn)題及不足：
2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，資料收集多頭管理
由于歷史原因，各民政?？漆t(yī)院的檔案管理意識(shí)普遍不強(qiáng)，對(duì)檔案工作重視不夠。尤其是在信息資料的收集保管方面多頭管理。多頭勢(shì)必造成管理混亂，信息資料的保管和處理不統(tǒng)一也必然導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范。
2.2 專職人員少，人員素質(zhì)較低
由于長(zhǎng)期存在的嚴(yán)重缺編，導(dǎo)致不是主要工作的檔案管理人員奇缺，7家專科醫(yī)院只有專職人員3人，兼職人員12人，且無(wú)1人是檔案專業(yè)畢業(yè)的。在上一輪事業(yè)單位崗位設(shè)置中，只有3家?？漆t(yī)院設(shè)檔案崗位4人。在此種狀態(tài)下，檔案專職人員的素質(zhì)和檔案管理水平提高的難度是可想而知的。
2.3 投入少，硬件缺，不能滿足檔案保管的基本要求
全疆民政系統(tǒng)7家?？漆t(yī)院除專門檔案室及資料室，只有1家有專用病案室及專用保管設(shè)備（密集架等），其余醫(yī)院均為綜合檔案室，且面積均未超過(guò)30。由于資金問(wèn)題，這一困難也不可能在短期內(nèi)得到解決。
2.4 檔案利用率低，信息反饋少。
由于管理水平不夠，管理技術(shù)滯后，極少利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加之在檔案管理上的重藏輕用思想，致使檔案信息資源開發(fā)不足，檔案資源的利用也相應(yīng)很少，檔案本身潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益得不到發(fā)揮，從另一方面無(wú)形中制約著醫(yī)院的發(fā)展。
3 對(duì)提高民政專科醫(yī)院檔案管理水平的思考與建議
3.1 學(xué)習(xí)、宣傳、落實(shí)《檔案法》，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)
認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)管理者擴(kuò)大，職工都充分認(rèn)識(shí)到檔案管理是醫(yī)院管理中重要的組成部分，是提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和工作效率的必要條件，改變檔案工作可有可無(wú)的模糊認(rèn)識(shí)和受冷遇的境況，切實(shí)把檔案管理工作提到一個(gè)必要的水平。
3.2 領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)管理，確立檔案管理工作與醫(yī)院總體工作同步規(guī)劃，同步發(fā)展的理念。
在醫(yī)療改革日益深化的今天，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，而對(duì)于醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的一部分，對(duì)檔案管理工作必須要有全面的通盤考慮，而不應(yīng)厚此薄彼甚至缺失。已有的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，在制訂醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃時(shí)，應(yīng)將檔案管理工作同步納入，確定目標(biāo)要與時(shí)俱進(jìn)，力求做到檔案管理工作與醫(yī)院總體工作同步規(guī)劃，同步發(fā)展。
3.3 加大投入，增加軟硬件設(shè)施建設(shè)
根據(jù)民政系統(tǒng)的特點(diǎn)和發(fā)展需求，在現(xiàn)有的大量“欠賬”的狀況下，要采取多種方式，適當(dāng)加大投入力度，尤其是改善檔案保管場(chǎng)地狹小，設(shè)備設(shè)施短缺，特別是人員編制少的狀況，盡快使檔案管理工作這一“短板”健全起來(lái)。
3.4 完善檔案管理制度，規(guī)范工作程序
在當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式的情況下，不能以此為由而放松管理。各醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《檔案法》的原則要求，結(jié)合本院實(shí)際，切實(shí)制訂出檔案管理的制度或規(guī)章，并重點(diǎn)抓落實(shí)。在實(shí)行目標(biāo)管理的單位，應(yīng)把檔案管理工作納入管理目標(biāo)，其具體工作應(yīng)量化后進(jìn)入考核條款，以促進(jìn)檔案工作與其它工作同計(jì)劃、同考核、同獎(jiǎng)罰。
一、進(jìn)一步健全組織，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
把檔案工作列入單位年度工作計(jì)劃，明確分管領(lǐng)導(dǎo)；各種檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。在管理措施上，領(lǐng)導(dǎo)組織全體人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)資料，研究制定檔案整理歸檔制度；會(huì)計(jì)檔案管理辦法；檔案借（查）閱制度；檔案保密制度；檔案鑒定、銷毀制度；檔案收集制度；檔案統(tǒng)計(jì)制度；檔案保管制度；檔案員崗位職責(zé)和達(dá)標(biāo)升級(jí)有關(guān)措施及方案，同時(shí)還加強(qiáng)對(duì)各科室文件材料的收集、整理、歸檔工作指導(dǎo)，從制度上、措施上有效地保證了檔案工作地順利開展。檔案工作人員積極參加區(qū)檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，經(jīng)培訓(xùn)上崗，了解工作職能，熟悉業(yè)務(wù)，政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、愛(ài)崗敬業(yè)。
根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要和縣檔案局的專項(xiàng)目標(biāo)要求，縣旅游局配備檔案柜、辦公桌椅、電腦等基本的辦公設(shè)施，添置門窗、窗簾，基本上滿足了檔案室防火、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防濕、防鼠、防磁等的要求。
二、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)情況
根據(jù)《檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作建設(shè)規(guī)范》的要求，結(jié)合我區(qū)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)的情況，每年我們按照區(qū)檔案局安排的時(shí)間按時(shí)立卷，請(qǐng)他們現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，既得到了檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)，又減少了無(wú)效勞動(dòng)，提高了案卷質(zhì)量，保障了檔案管理的時(shí)效性和系統(tǒng)性。對(duì)于各基層單位的檔案管理工作，我們經(jīng)常深入基層，要求認(rèn)真嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)立卷，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔等工作。
三、檔案信息化建設(shè)情況
我局從2012年始將信息化建設(shè)納入重要議事日程，使用檔案局推薦認(rèn)可的檔案管理軟件，建立了較完善的案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，積極推進(jìn)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，探索建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)。
四、檔案服務(wù)監(jiān)測(cè)情況
按照《檔案法》的規(guī)定，結(jié)合我局實(shí)際情況，建立健全了八項(xiàng)檔案管理制度，即：檔案保管制度、各種文件材料歸檔制度、檔案查閱利用制度，檔案鑒定銷毀制度、檔案資料保密制度、檔案工作人員守則。按規(guī)定收集整理文書、財(cái)會(huì)、設(shè)備、圖片等檔案。
五、下一步工作計(jì)劃及打算
1、強(qiáng)化檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策和部門工作服務(wù)的意識(shí)。圍繞市衛(wèi)生局的工作重點(diǎn)，選好題，收集好材料，加強(qiáng)研究、開發(fā)適用的檔案信息，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考；開展檔案服務(wù)利用工作，深化項(xiàng)目檔案工作，將檔案服務(wù)工作向全面建設(shè)小康社會(huì)第一線延伸，加大對(duì)重大事件（合同、協(xié)議）的規(guī)范建檔力度。
2、整體推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程,繼續(xù)推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。努力與檔案信息化接軌，做好互聯(lián)網(wǎng)站檔案信息服務(wù)工作。
3、搶抓機(jī)遇，切實(shí)加強(qiáng)綜合檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)。
4、加強(qiáng)檔案保護(hù)，開展檔案修裱、消毒等工作，保證館藏檔案完整齊全，延長(zhǎng)檔案壽命。
5、加強(qiáng)監(jiān)督，繼續(xù)開展檔案監(jiān)督檢查工作。
根據(jù)省、市檔案局文件要求及縣委、縣政府下發(fā)的工作指標(biāo)，為進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，促進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作和經(jīng)濟(jì)科技檔案工作的強(qiáng)有力發(fā)展。我局今年的業(yè)務(wù)工作安排如下：
一、機(jī)關(guān)檔案工作
1、認(rèn)真貫徹落實(shí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)），督促、指導(dǎo)縣直機(jī)關(guān)完成保管期限表的修訂工作，認(rèn)真細(xì)致地審批各機(jī)關(guān)單位申報(bào)的歸檔范圍和保管期限表。并對(duì)xx年年各機(jī)關(guān)單位文件材料的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，使檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)
加強(qiáng)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的電子化、數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化，保證檔案作為歷史資料保存不遺、不缺、不漏，完成電子文件的歸檔管理工作。
3、加強(qiáng)民生檔案建設(shè)
民生檔案是與公眾利益直接相關(guān)的檔案，為此我們重點(diǎn)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作和社區(qū)檔案建設(shè)工作加大監(jiān)督管理力度，協(xié)助制定相應(yīng)的管理辦法，使其更好的為百姓服務(wù)。同時(shí)根據(jù)我縣的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的開展民生檔案工作的方案，開始民生檔案調(diào)研工作。
二、農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案工作
1、繼續(xù)開展社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作，加強(qiáng)試點(diǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，對(duì)未建檔的行政村依據(jù)《檔案法》中有關(guān)條款，加強(qiáng)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，同時(shí)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)名冊(cè)，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的檔案管理工作逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。
2、積極開展村級(jí)農(nóng)民專業(yè)合作組織的建檔工作，使農(nóng)民專業(yè)合作組織依據(jù)檔案所具有的真實(shí)性、可靠性、科學(xué)性、健康穩(wěn)步地向前發(fā)展。
三、經(jīng)濟(jì)科技檔案工作
1、民營(yíng)企業(yè)檔案工作
對(duì)已上報(bào)的規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)和新增的民營(yíng)企業(yè)，建檔工作要做到身臨其境，指導(dǎo)到位，使民營(yíng)企業(yè)檔案工作更好地為縣域經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
2、國(guó)有企業(yè)檔案工作
加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作的執(zhí)法力度，對(duì)不符合《檔案法》要求的企業(yè)，要下發(fā)檔案執(zhí)法檢查通知書，并責(zé)令其限期整改。對(duì)我縣國(guó)有改制企業(yè)的檔案工作進(jìn)行管理和處置，并制定檔案處置意見(jiàn)。
3、林權(quán)制度改革試點(diǎn)檔案工作
為更好地開展林權(quán)制度改革試點(diǎn)檔案工作，使檔案工作與林權(quán)制度改革工作同步進(jìn)行，我局將與林業(yè)部門溝通，積極配合林業(yè)部門的檔案工作人員制定《文件材料歸檔范圍》，建立健全檔案工作各種制度，并有相應(yīng)的安全防護(hù)措施，借以維護(hù)檔案的完整與安全，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。
4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作
積極參與重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)與竣工驗(yàn)收工作。對(duì)驗(yàn)收結(jié)果擬寫真實(shí)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行執(zhí)法檢查，如有違反法律法規(guī)現(xiàn)象，將對(duì)有關(guān)建設(shè)部門下發(fā)檔案行政執(zhí)法檢查通知書，并責(zé)令其限期整改。
樺川縣檔案局
2012年檔案業(yè)務(wù)工作計(jì)劃的延伸閱讀：如何寫好你的工作計(jì)劃
集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)企業(yè)檔案管理的基本要求，也是做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理有三層含義，一是檔案實(shí)體集中，企業(yè)各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和直接負(fù)責(zé)人，建立健全專兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項(xiàng)檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，這是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必須建立的制度。如果一個(gè)單位沒(méi)有落實(shí)“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與健康發(fā)展，使檔案工作無(wú)法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實(shí)“四參加”“四同步”制度，就無(wú)法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所形成的重要檔案全部保存下來(lái)，無(wú)法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
要搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。檔案工作信息化，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬(wàn)倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級(jí)信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化。近年來(lái)，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理工作，在公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)上多次提出加強(qiáng)檔案管理工作，建立了以公司黨委書記負(fù)責(zé)制，公司辦公室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作發(fā)展目標(biāo)列入公司年度工作計(jì)劃，檔案管理要上新臺(tái)階，使其達(dá)到檔案法規(guī)的要求。公司檔案管理工作取得了很大的發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)了文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像電子、實(shí)物、人事檔案的集中統(tǒng)一管理，并于2010年8月通過(guò)了河南省檔案工作目標(biāo)管理先進(jìn)單位，檔案管理工作步入正規(guī)化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，充分發(fā)揮了檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用。
要加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對(duì)紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫(kù)房“八防”設(shè)施的配備，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對(duì)電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息保護(hù)。新時(shí)期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求。檔案工作者要努力學(xué)習(xí)，具備較強(qiáng)的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復(fù)合型人才。要結(jié)合當(dāng)前的中心工作，為科學(xué)決策提供參考。
【關(guān)鍵詞】 檔案管理； 現(xiàn)狀； 措施
醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、科研、教學(xué)等活動(dòng)中所形成的各種文字、圖表以及其他具有保存價(jià)值的物體，這是醫(yī)院進(jìn)行工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料［1］。在這個(gè)過(guò)程中，醫(yī)院檔案管理人員所起的作用非常重要。醫(yī)院檔案管理工作在理論上應(yīng)該與日益發(fā)展的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作相適應(yīng)，但事實(shí)并非如此，這與在檔案管理工作過(guò)程中工作人員的素質(zhì)水平、專業(yè)水平、責(zé)任心等因素相關(guān)。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并根據(jù)信息時(shí)代的要求賦予檔案管理工作人員新的要求，提出了一些整改措施，便于提高檔案管理工作人員自身專業(yè)知識(shí)水平，做好醫(yī)院檔案管理工作。
1 目前醫(yī)院檔案管理工作人員存在的問(wèn)題
1.1 素質(zhì)水平較低 素質(zhì)水平主要指的是業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，現(xiàn)在人們對(duì)檔案工作的要求越來(lái)越高。因此，要?jiǎng)偃芜@項(xiàng)工作，不僅需要有高尚的職業(yè)道德，還需要較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化水平。目前醫(yī)院檔案室一般都是知識(shí)結(jié)構(gòu)老化的人員，他們的思想觀念、工作能力及信息水平與新時(shí)期對(duì)檔案工作者的要求有一定的差距。
1.2 專業(yè)性較差 作為醫(yī)院檔案工作的管理者，在該部門起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)和監(jiān)督作用，但是檔案管理人員幾乎不是專業(yè)人員出身，其具有專業(yè)知識(shí)老化、思想知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、管理標(biāo)準(zhǔn)化不足、歸檔質(zhì)量不高等特點(diǎn)。他們往往將檔案工作簡(jiǎn)單地理解為把文件材料收集和裝訂，其思想觀念和管理水平均跟不上時(shí)代的發(fā)展。
2 應(yīng)對(duì)措施
2.1 提高自身的專業(yè)素質(zhì) 檔案工作人員需要擺正心態(tài)，熱愛(ài)自己的事業(yè)，在各種社會(huì)誘惑面前，經(jīng)得起考驗(yàn)，要有在平凡的崗位上做出不平凡的事業(yè)的決心。具體應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：（1）檔案工作是一項(xiàng)繁雜系統(tǒng)的工作，專業(yè)性很強(qiáng)，每個(gè)程序都經(jīng)歷收集、整理、歸檔、保管、價(jià)值鑒定、統(tǒng)計(jì)提供利用等步驟，足以顯示檔案工作人員需要付出艱辛的勞動(dòng)。如果稍有懈怠，出現(xiàn)紕漏，勢(shì)必給檔案管理工作帶來(lái)許多麻煩，乃至造成無(wú)法查找、利用的后果［2］。所以檔案工作人員需要具備數(shù)學(xué)家的頭腦，認(rèn)真仔細(xì)，讓浩如煙海的檔案變得條理清晰、擺放有序、使用方便。（2）鑒于檔案工作的服務(wù)特點(diǎn)，要求檔案工作者必須認(rèn)清自身的職責(zé)，無(wú)私、熱情地為醫(yī)院及社會(huì)各方面提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷拓展服務(wù)途徑，增強(qiáng)服務(wù)觀念，努力學(xué)習(xí)，盡最大努力為發(fā)掘檔案信息資源并實(shí)現(xiàn)檔案的使用價(jià)值，使檔案在社會(huì)生活中發(fā)揮最大的效益。力求做好自己的本職工作，要清醒的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案工作的信息化，提高獲取網(wǎng)絡(luò)信息的能力［3］，集中力量做好檔案信息化的工作，積極學(xué)習(xí)如何使用、檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，積極參與醫(yī)院檔案工作的建設(shè)。
2.2 引進(jìn)專業(yè)人才，提高檔案管理的規(guī)范化 針對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，高層次檔案專業(yè)管理人才比較少，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的特點(diǎn)，信息化環(huán)境對(duì)檔案管理人員的各方面素質(zhì)提出了新的要求［2］。可引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員，對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，豐富專業(yè)知識(shí)內(nèi)容，提高創(chuàng)新能力，提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，使檔案管理走向?qū)I(yè)化、規(guī)范化。
3 小結(jié)
醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是信息社會(huì)的必然趨勢(shì)。鑒于檔案工作的特殊性和專業(yè)性，檔案工作者努力學(xué)習(xí)掌握檔案專業(yè)知識(shí)和與之相關(guān)的專業(yè)知識(shí)是必需的。當(dāng)務(wù)之急是提高工作人員自身素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，使醫(yī)療科技檔案及臨床檔案的服務(wù)領(lǐng)域得到拓展，這對(duì)于不斷創(chuàng)新醫(yī)院檔案工作，拓展檔案工作未來(lái)，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展尤為重要［4］。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的工程，檔案室應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，本著對(duì)醫(yī)院及患者高度負(fù)責(zé)的精神，積極研究對(duì)策，提高自身專業(yè)知識(shí)水平，做好醫(yī)院檔案管理工作。
參 考 文 獻(xiàn)
［1］ 孫云云，孫芳.檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的作用.中外健康文摘，2010，7（18）:373.
［2］ 牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì).中國(guó)中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育，2010，15（8）:200-201.
現(xiàn)將衛(wèi)生部和國(guó)家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》（衛(wèi)辦發(fā)〔〕24號(hào),以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)定》”)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，并提出以下實(shí)施意見(jiàn)，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
一、加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
衛(wèi)生檔案管理是衛(wèi)生管理和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的基礎(chǔ)性工作，也是各級(jí)衛(wèi)生行政部門、醫(yī)療衛(wèi)生單位的重要職責(zé)和法定義務(wù)。各級(jí)衛(wèi)生行政部門、醫(yī)療衛(wèi)生單位要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將衛(wèi)生檔案管理工作納入行業(yè)和本單位整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，并保證必要的檔案工作經(jīng)費(fèi)、存放場(chǎng)地、設(shè)備設(shè)施等；檔案管理部門或檔案工作人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，并對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查和驗(yàn)收；文件材料的收集、整理和歸檔工作應(yīng)納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。各級(jí)衛(wèi)生行政部門和辦醫(yī)主體要加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作的指導(dǎo)、檢查。
二、建立健全檔案管理工作制度
各級(jí)衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位要建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，確保衛(wèi)生檔案完整、準(zhǔn)確、安全，便于利用。要依據(jù)衛(wèi)生檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作實(shí)際，制定文書、基建、會(huì)計(jì)、科技、醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)檔案的歸檔范圍和檔案保管期限表，以及各類檔案整理規(guī)則和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。完善醫(yī)療、衛(wèi)生監(jiān)督、疾病預(yù)防控制等檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)衛(wèi)生專業(yè)檔案管理。
三、加強(qiáng)重大科研項(xiàng)目、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大活動(dòng)和突發(fā)事件的檔案管理
重大醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、重大建設(shè)項(xiàng)目、大型儀器設(shè)備管理的歸檔工作應(yīng)與項(xiàng)目管理工作同步進(jìn)行。檔案管理部門或檔案工作人員要參與歸檔文件材料的檢查驗(yàn)收。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行鑒定或驗(yàn)收。
要加強(qiáng)重大活動(dòng)、重要會(huì)議以及突發(fā)事件應(yīng)急處置相關(guān)材料的收集、整理和歸檔工作，成立臨時(shí)工作小組或下設(shè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，要指定專人負(fù)責(zé)收集、整理文件材料，并按有關(guān)規(guī)定向檔案部門移交。
四、積極推進(jìn)衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)
衛(wèi)生檔案管理工作的信息化建設(shè)要與單位信息化建設(shè)同步，要積極開發(fā)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，努力提高衛(wèi)生檔案信息化管理水平。要加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集、管理，建立健全電子文件歸檔制度。已實(shí)行辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理的單位要開展電子文件歸檔工作，實(shí)施電子文件與紙質(zhì)文件“雙軌制”管理，并逐步完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。
五、重視衛(wèi)生檔案隊(duì)伍建設(shè)
各級(jí)衛(wèi)生行政部門和檔案行政管理部門要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，共同組織檔案專、兼職人員的培訓(xùn)，并采取多種形式為各醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案人員交流經(jīng)驗(yàn)、信息，開展業(yè)務(wù)研究搭建平臺(tái)；要積極與相關(guān)部門協(xié)調(diào)，關(guān)心檔案人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審、健康防護(hù)等政策的落實(shí)，對(duì)在衛(wèi)生檔案管理工作中做出突出成績(jī)的要給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。
《規(guī)定》是規(guī)范衛(wèi)生系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的指導(dǎo)性文件。各級(jí)衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位要高度重視，組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《規(guī)定》，深刻領(lǐng)會(huì)并準(zhǔn)確把握《規(guī)定》的精神實(shí)質(zhì)。要通過(guò)《規(guī)定》的貫徹實(shí)施,使各級(jí)衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位及其全體人員自覺(jué)依法做好衛(wèi)生檔案管理工作,將《規(guī)定》的相關(guān)要求落到實(shí)處，切實(shí)提高衛(wèi)生檔案管理水平。
附件：衛(wèi)生部、國(guó)家檔案局《關(guān)于印發(fā)衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定的通知》
市衛(wèi)生局
