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序論：在您撰寫高校檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術的應用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強高校檔案管理工作效果。
1 高校電子檔案分析
當今時代，科學技術迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務已應用到各個行業(yè)領域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高?；疽哑占斑\用辦公自動化系統(tǒng)，電子文件的產生已然是高校政務信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統(tǒng)紙質文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應用現(xiàn)代的科學技術，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關規(guī)范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能，利用電子形式對其進行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應的電子檔案管理數據庫、服務器等設備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關工作，經常會出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關工作，導致電子檔案信息數據利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標準程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標準化管理制度，不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至會出現(xiàn)一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關工作人員不重視電子檔案管理技術的應用，無法提升其工作效率與質量。
第四，電子檔案遠程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學生的入學量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸的方式提升其工作效率，然而，在遠程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導致出現(xiàn)安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施
在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進行維護與檢查，無論是硬件設施還是軟件設備，都需要建設完善的網絡安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設網絡安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時俱進，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術建立電子檔案庫，利用網絡管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術，保證可以提升電子檔案技術的應用效率，增強其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設工作，階段性的開展安全培訓工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進而達到預期的管理目的。
3.3 創(chuàng)新電子檔案服務手段
首先，通過各種學習培訓，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務知識，掌握電子檔案管理技術，進一步提升電子檔案的應用效率。其次，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要創(chuàng)新電子檔案服務手段，保證可以提升其工作效率與質量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應用質量，構建媒體與信息整合的服務體系，進而提升其工作效率與工作質量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代辦公設備；軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關要求，實現(xiàn)檔案存儲介質的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
高校檔案管理人員在應用電子檔案技術的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進而提升高校檔案管理工作效率與質量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎。
關鍵詞：高校；檔案；管理
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
收錄日期：2012年5月7日
各高校依據《普通高等學校檔案管理辦法》規(guī)定了本高校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責任制、檔案立卷歸檔制度、庫房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統(tǒng)計制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規(guī)章制度。從部分高校的《檔案實體分類方案》、《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高校基建檔案的歸檔范圍和保管期限都依據《基本建設項目資料管理暫行規(guī)定》，即規(guī)定了基本建設項目資料是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應當保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘探、設計、施工、竣工、改建、擴建等各階段形成的文字材料、圖表、計算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長期、永久三種。其中，長期保管的材料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。但在現(xiàn)實工作中，這種歸檔范圍和保管期限的設置并不完全適應高?；n案管理。
一、高校檔案管理的重要性
高校檔案信息是整個檔案信息資源中的重要組成部分，是國家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富，是推動社會文明進步的寶貴資源。高等學校是傳播知識、培養(yǎng)人才的場所，高校檔案中的科學研究類檔案信息及博士、碩士學位論文中的很大一部分都代表了相關學科研究的最新動態(tài)。這部分檔案信息對于指引社會進步及變知識為生產力有積極的作用。高校檔案信息真實記載了學校的發(fā)展進程，高等學校要想在日益復雜的環(huán)境中爭創(chuàng)一流和更好地發(fā)展，就離不開高校檔案信息的支持。隨著我國高校布局的變化，產生了許多新的學校。新高校規(guī)模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。此外，高校檔案信息來源于學校的日常管理活動，它廣泛存在于學校的各個部門。如何將高校檔案信息互聯(lián)起來，形成一個集成的系統(tǒng)，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。
二、高校檔案管理存在的問題
（一）制度不嚴，缺少保障制度或措施。學校每年用于檔案的專項費用很少或沒有，保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。面對如此多且又復雜的材料，收集就需格外地細心和專業(yè)，但檔案部門由于任務重，收集材料的人員往往是新來的或是部門的文書人員，業(yè)務不熟悉，檔案管理業(yè)務也不熟悉，對整個材料構成不很了解，容易造成材料的缺失。同時，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個人管好幾個類別，對業(yè)務和進程也不夠熟悉，很少會到部門去指導檔案管理工作。以上種種現(xiàn)象都會影響高校檔案的規(guī)范歸檔。再加上部門的兼職檔案管理員變動較為頻繁，更加重了這種現(xiàn)象。檔案的電子文件的增多還牽涉到檔案館的計算機專業(yè)人員的配備問題，因為檔案信息化、數字化的建設離不開計算機人才，只有計算機專業(yè)人員的保證。才能保證管理系統(tǒng)的運行正常和服務器的維護。
（二）檔案隊伍建設缺乏科學性和穩(wěn)定性，人員整體素質低下。知識經濟時代對檔案工作者的素質提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的高校檔案工作者中，還有相當一部分人達不到上述要求，他們中有的是在單位競聘上崗過程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于其他原因工作調動而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學校分配來的學生。這支隊伍在數量上雖能充其數，但在質量上還不能適應當今檔案工作的開展，其整體綜合素質低下，嚴重影響檔案管理工作的水平，如在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時顛倒卷內文件的先后順序；案卷標題擬寫不準確；案卷之間問題交叉，等等。因此，這樣的檔案人員隊伍，必然存在著知識結構、職稱結構、年齡結構不甚合理現(xiàn)象，在知識結構方面，具備檔案專業(yè)知識的人員數量極少，且專職檔案工作者中也大都存在知識老化的現(xiàn)象，其理論水平、業(yè)務水平亦尚需提高，而適應當今知識經濟時代要求的復合型人才更是嚴重匱乏，如現(xiàn)今計算機的使用已深入到各行各業(yè)，檔案工作的國際間交流也日漸頻繁，但既精通軟件設計又深諳檔案業(yè)務的復合型人才卻并不多見，精通外語的檔案部門人才則更是鳳毛麟角。在職稱結構方面，檔案工作者中高級職稱比率與其他部門相比明顯較少，比率偏低。
三、高校檔案管理對策
（一）進一步增強檔案部門的服務意識。廣泛宣傳，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，除了在學校內部加強學習、提高認識，明確建檔重要性外，還需向相關部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領導的足夠重視，僅靠部門是不夠的。只有各部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立檔案工作的重要地位，為建檔工作的順利展開，創(chuàng)造一個積極、和諧、良好的外部環(huán)境。例如，J學院每年都召開全校檔案工作會議，參加的人員有學院領導、部門和分院領導和各部門學院的兼職檔案管理員。會議得到了學校領導的大力支持，領導們每次都參加并加以指示。校檔案工作會議的主要內容是宣傳檔案工作的重要性、向各部門了解是否有新的常規(guī)性材料、布置新一年的檔案歸檔工作任務和對歸檔工作的有關操作程序培訓等。檔案的利用原理和其他的類別是一樣的，要加大宣傳力度，取得領導的支持，改變全校師生的觀念，使他們能主動配合工作，才能取得高校檔案管理的良性循環(huán)。
一、網絡環(huán)境中高校檔案管理工作現(xiàn)狀
高校在日常的教學、科研等管理活動中，會產生大量的教學、科研、黨政管理、基建、會計、出版、聲像、實物等類檔案。為了管理好這些檔案，各學校除了建立檔案館 ( 室 ) 以外，校內各單位一般還配備了兼職檔案員，負責本部門檔案的立卷歸檔。檔案館 ( 室 ) 所藏的檔案、資料基本上都經過規(guī)范化整理，編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引等檢索工具。為了盡快適應現(xiàn)代社會對檔案信息的需求，很多學校都不同程度地采用計算機管理檔案信息，管理已經形成的各類目錄信息。少數走在檔案信息化前沿的學校，除了管理檔案目錄以外，通過數字化的手段，還能對全文和多媒體檔案信息進行管理，并通過建立自己的門戶網站，把這些信息出去。但普遍看來，多數高校計算機檔案管理工作仍處在管理檔案目錄信息的階段，有些單位甚至仍在手工操作，文件的全文管理尚處在起步階段。隨著校園網的開通和 “數字化校園”建設的逐漸深入，各單位已普遍使用計算機編輯、打印和收發(fā)文件，每年都有大量電子文件產生，而高校檔案信息化建設已明顯滯后，對這些已經存儲在計算機磁盤上的電子文件，多數未能妥善保存；有的雖有保存，但缺乏統(tǒng)一科學合理的管理辦法，難以進行有效的管理，造成人力、財力和信息資源的浪費，導致已經產生的有保存價值的電子文件 ( 檔案 ) 有流失的危險。加強檔案信息化建設，迫在眉睫。
二、網絡環(huán)境中高校檔案工作管理策略
（一）加快檔案信息資源建設——檔案信息化建設的核心任務
檔案信息化是—個系統(tǒng)工程，而檔案信息的數字化和檔案信息資源建設是這個系統(tǒng)中的基礎部分，沒有檔案信息的數字化，檔案信息化建設就無從談起。要建設檔案信息資源，我們可以從以下幾個方面入手。
1、對傳統(tǒng)檔案進行數字化
利用現(xiàn)代信息技術，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質、照片、聲像檔案數字化，并存儲到計算機中存儲設備中。由于傳統(tǒng)的紙質檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數字化后，可以極大提高檔案的利用效率。
2、加強電子文件的管理
隨著電子計算機技術、網絡技術和現(xiàn)代通信技術的快速發(fā)展，收發(fā)電子文件的數量急劇增長。完整、真實、有效地管理這些電子文件，無疑將成為檔案信息資源建設的重要內容，有這些電子文件轉化而來的電子檔案將成為檔案信息資源的重要來源。
3、檔案信息數據庫的建設
通過網絡在線采集現(xiàn)有的各種信息資源和數據庫，如學籍管理數據庫、學生成績數據庫、畢業(yè)生就業(yè)數據庫和科研成果數據庫等。檔案部門可通過調研，充分掌握各部門所產生的數據庫，把這些數據庫納入歸檔范圍，以進一步豐富檔案信息資源。
（二）加強檔案管理應用系統(tǒng)的建設，實現(xiàn)信息共享，提高利用服務水平——檔案信息化建設的根本目的
上面談到了檔案信息資源建設，這只是信息化建設的基礎部分，重要的是要將那些數字化了的檔案信息有效地管理起來，這就需要借助專業(yè)的檔案管理軟件。具體地說，檔案信息的管理主要包括：信息著錄、檢索、利用、統(tǒng)計、數據保管等。而信息著錄和信息利用是檔案信息管理系統(tǒng)的核心功能。如果我們不能有效地把檔案信息資源管理和利用起來，而是把它“束之高閣”，檔案信息也就失去了意義，不能發(fā)揮它在現(xiàn)實社會中的巨大作用。
我們知道完整的檔案信息包括：目錄信息，全文、圖像、視頻、音頻信息，檔案信息管理利用就是針對這幾方面而言的。要有效地管理這些檔案信息，我們所選擇的檔案管理應用系統(tǒng)一般應有以下一些功能：檔案目錄信息管理，能夠按照國家有關的著錄標準對檔案信息進行準確著錄；能夠對各種類型的電子文件 ( 如文本類、圖像圖形類、錄音錄像等多媒體以及數據庫類 ) 進行管理；對各種檔案信息進行有效檢索、統(tǒng)計利用，最大限度地實現(xiàn)信息共享；能夠實現(xiàn)與數字化校園 (OA) 實現(xiàn)無縫對接。我們在選擇檔案管理應用系統(tǒng)時，從實際出發(fā)，或自行開發(fā)或購買一些較成熟的具有以上功能的軟件。
（三）檔案信息安全保密體系建設——檔案信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)
檔案館 ( 室 ) 要加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數據庫的安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案館 ( 室 ) 內部的存儲數據庫和電子文件的局域網要切實與一切外網實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸的安全。
檔案收集的工作雖然專業(yè)性相對不強，但是如何最大限度收集檔案信息成了決定室藏的水平，決定了高校檔案室的身價。網絡化的檔案管理下，檔案管理的工作者可以利用現(xiàn)代的信息技術與網絡技術，進行網上電子文件的傳輸，提高了檔案收集的便利性與廣泛性。
二、高校進行網絡化檔案管理的對策分析
（一）轉變觀念，建立現(xiàn)代檔案管理理念目前，大部分的高校已經擁有自己的檔案信息管理平臺，可以進行基本上網絡化檔案管理工作。但是從信息管理平臺的投入使用來看，那是遠遠不夠的。另外，部分高校在開展網絡化檔案管理工作時，缺少整體規(guī)劃，會出現(xiàn)個別的學院獨立于學校整體檔案系統(tǒng)之外，擁有一套獨立的教務管理信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)、招生就業(yè)管理信息系統(tǒng)等，各自為政，學院與學院之間缺少溝通與共享，沒有從根本上實現(xiàn)全校數據的共享與交換。所以，對于高校而言，要實現(xiàn)網絡化的檔案管理，就必須從觀念上出發(fā)，隨著信息時代的更新，轉變觀念，不斷吸收新時代帶來的技術成果，將高校的檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術相結合，積極探索，不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展新業(yè)務，全面樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。
（二）加大投入力度，建立符合高校特點的檔案管理信息平臺
現(xiàn)階段，很多的高校在檔案管理信息平臺的重視不夠，資金與人力資源的投入相對較少，大多數檔案管理信息平臺都是從軟件公司直接購買的，只有少部分的高校是與軟件公司共同開發(fā)的，雖然軟件公司會根據高校的特點進行調整，但是在具體的操作中還是會遇到很多問題的，很多高校具體的要求是沒辦法達到的。所以，網絡化的檔案管理是需要一定的軟硬件設施作為配套的。高校應該加大網絡化檔案管理的投入力度，增加相應的硬件設備，根據高校的實際情況，與知名度高的軟件公司合作，設計適合高校實際的檔案管理信息平臺。另外，高校也要加強對專業(yè)人員的培養(yǎng)力度，可以根據高校自身的特點，有針對性地進行自主開發(fā)，打造符合高校實際的數字化信息平臺。
（三）更新檔案管理的業(yè)務知識，全面提高檔案工作者的綜合素質
部分高校由于人力資源的限制，很多的檔案管理者并非是科班出身，在檔案業(yè)務知識與業(yè)務能力上存在一定的局限性，隨著科學技術與信息化技術的不斷深入發(fā)展，檔案管理的設備不管是數量上，還是種類上與形式上都有了很大的不同，這就對檔案管理工作的綜合素質提出了更高的要求。所以，高校實行網絡化檔案管理，就要加大對檔案管理工作者的培訓力度，讓檔案管理工作者跟得上日新月異的信息技術水平，多學習，優(yōu)化自身的知識結構，樹立良好的檔案信息管理意識，積極奉獻，從思想重視檔案管理工作，不斷創(chuàng)新，探索更好的信息化建設方法，提高專業(yè)的業(yè)務知識水平，增加業(yè)務能力，加強與外部的聯(lián)系與合作，積極引入新的方法，為高校的網絡化檔案管理提高堅實的人才保證，盡快實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
三、結語
【關鍵詞】高校；會計檔案；檔案管理
科學規(guī)范的會計檔案管理有利于促進高校整體資金的運籌發(fā)揮最大效益 。目前高校普遍存在對財務檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。高校財務檔案借閱制度不完善，不規(guī)范，管理環(huán)節(jié) 分散等問題，因此，加強高校會計檔案的規(guī)范化和科學化管理，對現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實意義。
一、高校的財務會計檔案管理的內容
《會計檔案管理辦法》“會計檔案是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據”，具體包括：①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿；③財務報告類：月度、季度、年度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；④其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；⑤電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括：①每年一次的數據庫備份，②財務軟件升級前的數據庫備份，③打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，④每年一次的經系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網絡、數據庫、軟件，⑥其他應該存檔的有關資料或數據。
二、提高學校的財務檔案管理
1.增強財務檔案管理意識，建立高校財務檔案領導體制
財務檔案首先要得到學校領導的高度重視，把財務檔案工作列入學校工作的議事日程，深入組織學習好《檔案法》。校領導、財務負責人帶頭學習，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強財務檔案意識，使教職工做貫徹落實《檔案法》的先鋒，形成每個人都重視財務檔案，支持財務檔案并自覺地維護學校財務檔案工作的氛圍。并結合學校實際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應的財務檔案管理體系。
2.強化業(yè)務，提高能力
加強財務檔案管理者自身業(yè)務素質，一方面積極參加財務檔案業(yè)務培訓，認真學習財務檔案專業(yè)知識理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻財務檔案管理工作的人擔任學校專職檔案管理員。
3.加強財務檔案綜合服務功能
高校財務部門應改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴格的做好檔案開發(fā)利用工作，力爭全面系統(tǒng)完善財務檔案工作職能范圍，這樣才能為領導決策服務服務。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解學校財務運行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務資料，使財務檔案管理方法科學、管理機構高效、檔案工作標準，不斷增強檔案部門的綜合服務功能，讓財務檔案信息資源更好地為學校領導決策服務。
4.加強檔案館的安全與保密工作是財務檔案管理的重中之重
要做還財務檔案的保密工作應建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度中應把檔案保密工作列入管理參與者的行為準則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財務憑證利用者和查閱人，謹防偷撕或涂改，還要杜絕火災隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。定期檢查電氣設備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時維修，確保電器設備安全運轉。還要注意檔案的科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。
5.做好財務檔案的信息化建設
隨著經濟社會的不斷發(fā)展，高校財務檔案管理作為高校信息化建設重要的一部分，運用先進的管理知識和現(xiàn)代化技術設備，提高財務檔案管理水平，財務檔案信息 網絡化是實現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務。利用校園網絡管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫勞動，把部分紙質財務檔案轉化為數字檔案信息，建成各類財務檔案數據庫和多媒體數據庫。實現(xiàn)財務檔案的自動化處理系統(tǒng)和網上檢索查詢。
盡管高校財務檔案管理在 建設上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財務檔案管理 建設還存在諸多有待研究解決的問題，應抓緊對高校財務檔案管理 建設的全面探析。才能確保檔案的質量，使學校檔案工作保質保量限期完成。
參考文獻：
【關鍵詞】高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數字化
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況， 2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了幾十所，學生總規(guī)模增加了一百萬左右，高校教職工人數增加了十萬；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了三百多所，學生總規(guī)模增加了近兩百萬，高校教職工人數也是以萬為單位遞增；連續(xù)三年，高校數量、學生及教職員工人數都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。
具體地看，全國高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個方面的特點：
第一，工作量大：由于高校的獨特環(huán)境，每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數量大、變動頻繁、跨區(qū)域調度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。
第二，電子信息化程度有待提高：信息技術是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。
第三，檔案管理操作的標準化程度不高：由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規(guī)范存在差異，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。
第四，遠距離傳遞頻繁：由于學生入學、轉學、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生，學生的流動性強，所以檔案也經常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調用都是時常出現(xiàn)的情況。
二、高校檔案管理工作存在的問題
（一）對檔案管理的重要性認識不夠
許多檔案資料處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異，檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。
（二）檔案管理制度遵守情況較差
目前，大部分學校根據《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領導對檔案管理工作不重視，領導和監(jiān)察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中，制度形同虛設，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中，許多檔案沒有及時歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。
（三）檔案利用率低
由于對檔案的利用價值認識不夠，大多數人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時的檔案規(guī)章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案，有時甚至無法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。
（四）相關法律法規(guī)不健全
迄今為止，國家對大學生管理出臺了多個文件，但是沒有專門針對大學生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實行哪種管理方式，因為沒有具體的考核標準，都不愿意投入大量的人力、財力等進行專項管理，使得大學生檔案管理雜亂無章。
（五）檔案管理技術和手段落后。
傳統(tǒng)的檔案管理內容比較簡單，全部為紙質檔案，以手工服務為主要手段進行檔案管理。近年來，學校招生規(guī)模不斷擴大，各項事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理的內容越來越多。隨著計算機技術和通信技術的推廣應用，學校檔案管理也配備了計算機和檔案管理軟件，這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設施。
三、加強高校檔案管理工作的對策
檔案管理是高校正常運行的前提和基礎工作，因此，應加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發(fā)展服務。
（一）樹立科學發(fā)展觀理念，提高對檔案管理的認識。
高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案的重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發(fā)展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。
（二）嚴格執(zhí)行檔案管理制度。
雖然大多數學校制定了檔案管理制度，但是執(zhí)行情況不佳。要想改進檔案管理制度的執(zhí)行情況，一方面，應該通過教育、培訓、考試等方式加強檔案管理人員的法律意識、責任意識、規(guī)范意識，建設一支知法、懂法、守法的高素質的檔案管理人才隊伍，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，另一方面，領導應該高度重視各項制度的執(zhí)行情況，定期檢查，考核指標量化，賞罰分明，這樣才能保證各項制度的有效執(zhí)行，保證檔案管理工作規(guī)范高效地進行。
（三）加快檔案管理的信息化建設，從紙質檔案到無紙檔案庫的過渡。
對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據了大量空間，浪費了大量的人力物力。
（四）加強大學生檔案管理隊伍建設，提高其業(yè)務能力。
關鍵詞：高校 ；科研檔案管理；對策
21世紀以來，科學技術發(fā)展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據不完全統(tǒng)計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]?？蒲袡n案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，真實記錄了高?？蒲谢顒拥娜^程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質低下等問題，制約了高?？蒲泄ぷ鳌Ｈ绾纹平饪蒲袡n案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學者關注的一個重要話題。
一、高?？蒲袡n案管理的特點
據國家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高?？蒲袡n案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，是凝結廣大高?？蒲泄ぷ髡咧橇趧拥慕Y晶，具備著一定的學術價值，具備以下特點4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一
高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現(xiàn)了高?？蒲泄ぷ鞯钠位蛘麄€過程、發(fā)展軌跡?？蒲袡n案管理，可以體現(xiàn)出一個學校的學術研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內容緊密銜接，構成了一個反映該項科研活動的文件整體。
2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一
有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內仍然具有很強的現(xiàn)實效用。而與此同時，隨著信息技術的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權和相關利益。在市場經濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性?？傊蒲袡n案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識單一性的矛盾統(tǒng)一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業(yè)務內容和職責，具有很強的專業(yè)性。我國高等學校科研門類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業(yè)載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應的科技檔案工作內容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結構存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業(yè)知識和實踐經驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。
二、高?？蒲袡n案管理存在的問題5
根據筆者了解和掌握的情況，結合杭州市多所本科院校調研的基礎上，高?？蒲袡n案管理還存在以下問題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高?？茖W技術研究的效果。多數科研人員在科研過程中，重視結果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術檔案據為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數高校的科研檔案工作并沒有得到應有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設，沒有落到實處。
第三，管理機構不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國大多數高校都設立檔案館等管理結構，卻主要是針對文書檔案而言?？蒲袡n案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；大部分出生理工科，多數是兼職，檔案專業(yè)知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設備多現(xiàn)代化管理工具少。多數高?？蒲袡n案并沒有進行嚴格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開發(fā)效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設輕利用、重管理輕開發(fā)的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊?？蒲袡n案本身具備著經濟效益和社會效益，而目前高?？蒲袡n案的利用處于真空狀態(tài)。
三、加強高?？蒲袡n案管理的對策
上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：
一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度
首先，應該要得到學校領導的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內容，采取最優(yōu)管理模式。應采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現(xiàn)科研檔案的社會價值。7
二、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質
在信息化、數字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務，既是科研證據的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構建者?？蒲袡n案工作人員要加強學習，成為復合型管理人才，有必要掌握一些相關法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網絡化手段，實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉變工作思路，提高科研檔案的社會效益
在信息共享時代，高校科研檔案工作應該擴大社會服務職能，體現(xiàn)科研檔案的社會價值，發(fā)揮科研檔案的作用和價值。高?？蒲袡n案管理者必須轉變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現(xiàn)認識和構建高?？蒲袡n案工作。應該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理思想，積極開發(fā)和利用科研檔案的經濟效益和社會效益。
四、積極主動上門，加強科研檔案的動態(tài)管理
科研檔案管理應該建立在動態(tài)的全員參與基礎上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發(fā)，加強校內外科研技術合作，邊保存邊開發(fā)，使高?？蒲袡n案管理工作在良性循環(huán)的模式下運行。
參考文獻：
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1 本文是杭州師范大學中青年培育項目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果
2 高杰等.我國高?？萍汲晒D化的現(xiàn)狀、影響因素與對策研究[J] 中國科技信息 2005,23.
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4 林光斌.從辯證思維角度分析高?？萍紮n案工作「D].成都理工大學碩士學位論文.2011,5
5 張玉霞.高職院?？蒲袡n案管理芻議[J]. 大家.2011.15
