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電子文件的分類與甄別 在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需 要人們加以科學(xué)地管理，才能便于人們的利用。
那么，我們首先應(yīng)當(dāng)解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。
在一臺沒有聯(lián)網(wǎng)的幾個部門共用的計(jì)算機(jī)之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序?qū)C(jī)內(nèi)文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每 個文件的制發(fā)單位一個獨(dú)立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。
企業(yè)內(nèi)的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書類、科技圖文類、財(cái)會文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號細(xì)分電子文件類別。
電子文件的檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分類，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠(yuǎn) 遠(yuǎn)地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無章，文件名稱不規(guī)范，同樣 會制約機(jī)檢速度。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng) 、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營決策、長遠(yuǎn)規(guī)劃、技術(shù)專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，有些內(nèi)容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都 再難以做到絕對保密。所以，對于企業(yè)的核心機(jī)密，應(yīng)當(dāng)采用更加穩(wěn)妥的保密手段。
電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關(guān)鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)巍^(qū)別電子文件的原件與復(fù)制件。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的，同時，也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進(jìn)行篡改，這樣的行為可能嚴(yán)重?fù)p害某些網(wǎng)上客戶的信譽(yù) 或經(jīng)濟(jì)權(quán)益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認(rèn)真考慮電子文件的真?zhèn)巫R別問題。筆 者認(rèn)為，電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用 戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據(jù)使用。
電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的， 才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。
電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。
在對電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設(shè)目標(biāo)，從而為公司打造一個標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的電子文檔管理體系。
2工程電子文件管理體系
2.1電子文件的特點(diǎn)
電子文件在其形式上來講主要是在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檢索，并通過系統(tǒng)內(nèi)部的計(jì)算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內(nèi)部的一些文件進(jìn)行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計(jì)算機(jī)中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動性的特點(diǎn)，因此，在保存方面無法進(jìn)行更好的存儲。電子文件就是要對這些數(shù)字信息進(jìn)行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。
2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系
工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)、光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。第一，雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)：所謂雙機(jī)系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計(jì)相結(jié)合的一種小型實(shí)用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計(jì)的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件，并通過這些自帶應(yīng)用軟件進(jìn)行無圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應(yīng)用程序和配置較高的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準(zhǔn)確性。在某種程度上，這種計(jì)算機(jī)多機(jī)系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，主要適用于較大的設(shè)計(jì)單位。通過對客戶機(jī)和服務(wù)器進(jìn)行綜合管理，使圖庫全部集中在服務(wù)器上，以達(dá)到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進(jìn)行有效的控制，從而實(shí)現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)：即主要是通過利用光盤的鏡像服務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)對客戶的數(shù)據(jù)庫訪問。其體現(xiàn)在以交換機(jī)為主題，連接WWW服務(wù)器，再通過與多個客戶機(jī)相連接，再通過WWW服務(wù)器與光盤鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實(shí)現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)的整個過程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng)用于以設(shè)計(jì)為主題的相關(guān)工程類公司，其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域網(wǎng)。工程項(xiàng)目所形成的文件一定要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式來向各個部門進(jìn)行傳達(dá)，且各個部門所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：
（1）歸檔子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標(biāo)準(zhǔn)管理和期刊管理，在工程方面，還進(jìn)行相應(yīng)的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統(tǒng)計(jì)管理等等。除此之外，想要更好的應(yīng)用該系統(tǒng)，并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對系統(tǒng)進(jìn)行及時的維護(hù)，從而確保工作的正常運(yùn)行。
（2）查詢檢索子系統(tǒng)：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對該系統(tǒng)進(jìn)行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以在第一時間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包括：圖書、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。
（3）圖紙下載審批子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可以對項(xiàng)目中的工程圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。
（4）工作周卡填寫和統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)：在看工程項(xiàng)目管理中，從工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項(xiàng)目啟動階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。
3工程電子文件的保管方式
從項(xiàng)目工程的管理方面來看，對工程中所形成的電子文檔一定要做相應(yīng)的儲存和保管。對于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時，有效利用相應(yīng)的保管方法還可以為未來的工程項(xiàng)目提供借鑒的作用。
3.1輸出紙拷貝
對于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在價(jià)格上，紙質(zhì)文件價(jià)格低廉，且所需的專業(yè)性技術(shù)不多。缺點(diǎn)則表現(xiàn)在有些電子文件無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成文件的關(guān)鍵性缺失，相應(yīng)的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對整個工程而言，在需要時無法提供文件支持，則會對整個工程造成不可預(yù)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。
3.2脫機(jī)保存電子文件的拷貝
對電子文件進(jìn)行保管時，可以通過脫機(jī)保存的方式有效將電子文檔進(jìn)行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如：磁盤備份、軟盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒?，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點(diǎn)。通過完整保存的方式，來確保電子文件的有效存儲。
3.3利用雙重備份方式管理電子文檔
在對工程文件進(jìn)行保存時，可以通過電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進(jìn)行備份，并進(jìn)行歸類整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險(xiǎn)的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過紙質(zhì)文檔對電子文檔的監(jiān)護(hù)作用，從而達(dá)到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準(zhǔn)確性，與此同時，在保存后還可以對其進(jìn)行快速提檔，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的幫助下，通過檢索、傳輸?shù)确绞剑瑏碛行ПＷC工程的順利進(jìn)行。
3.4利用電子方式對電子文檔進(jìn)行保存
利用這種儲存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當(dāng)中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時可以及時將其在計(jì)算機(jī)中讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時間，并保存了文件的完整性。目前，我國對這種保存文件的方式應(yīng)用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對文檔進(jìn)行管理，需要大量的人力物力，需要及時的對磁盤進(jìn)行維護(hù)修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上，我國還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無法逃離傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。
4工程電子文件的鑒定及歸檔
4.1電子文件的鑒定
在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形成的電子文檔進(jìn)行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，以保證在存儲前，文件的準(zhǔn)確性。關(guān)于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員，該類人員對工程項(xiàng)目具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以有效對文件進(jìn)行審查。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員應(yīng)對文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行識別，并在信息采集過程中提出審查修改意見。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。
4.2工程電子文件的歸檔
電子文件經(jīng)過審核處理后，要對其進(jìn)行歸檔整理，其主要?dú)w檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面：
（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移交：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過集合的方式同時轉(zhuǎn)發(fā)送給公司的各個部門，從而實(shí)現(xiàn)檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后，要對文件信息進(jìn)行審查，并對處理后的信息進(jìn)行歸檔、保存。
（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)移交的具體要求第一，對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行管理時，要學(xué)會借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)傳遞。第二，各部門就要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對檔案進(jìn)行分類歸檔，其主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點(diǎn)上，通過這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準(zhǔn)確性。同時，也為二次提檔打好基礎(chǔ)。第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來的數(shù)據(jù)文件之后，需要對其進(jìn)行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進(jìn)行共享。
（3）各部門要對所形成的電子文件進(jìn)行制定管理，其主要表現(xiàn)在：對電子文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理；嚴(yán)格遵守電子文件的歸檔過程；在對某一項(xiàng)目進(jìn)行歸檔整理時，一定要將項(xiàng)目管理理念融入其中，使之與檔案的自動檢索功能相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)其方便、準(zhǔn)確、高效的作用。
5工程電子檔案的管理
5.1檔案管理
第一，在各部門將電子文件進(jìn)行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng)一由檔案編輯室負(fù)責(zé)人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對其進(jìn)行定期檢查、維護(hù)。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進(jìn)行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進(jìn)行管理，從而保證資料的準(zhǔn)確性和及時性。第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護(hù)其系統(tǒng)的安全，必須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實(shí)用系統(tǒng)相區(qū)別。實(shí)用系統(tǒng)，即指在實(shí)際工作中所使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對電子文件進(jìn)行歸類整理。對于公司而言，任何一個敏感文件都是機(jī)密的，都應(yīng)對其進(jìn)行保密處理，從而使之得到應(yīng)有的保護(hù)，防止不良人員非法竊取，對公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進(jìn)行時間標(biāo)記整理，以保證在審查時更加方便快捷。時間標(biāo)記方法有很多，而對工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進(jìn)行時間標(biāo)記整理。除此之外，有些公司還會對早期所形成的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對日后的工作整理提供方便。
5.2模數(shù)轉(zhuǎn)換
所謂模數(shù)轉(zhuǎn)換，即指模擬、數(shù)字的轉(zhuǎn)換。是將連續(xù)的模擬量通過某種方法轉(zhuǎn)換成數(shù)字量的過程。對工程電子文件而言，檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換主要表現(xiàn)在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤的備份制作。其中重點(diǎn)要說明的是光盤制作方面，在完成一項(xiàng)工程之后，要對工程的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，還要對其進(jìn)行備份處理。作為一項(xiàng)刻錄管理，首先要創(chuàng)建一個子目錄，再通過目錄中的相關(guān)文件設(shè)計(jì)方案，最后建立一個二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費(fèi)、報(bào)告、合同等內(nèi)容詳細(xì)記錄其中，從而進(jìn)行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。
6結(jié)論
一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價(jià)值的斷定和對其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認(rèn)識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實(shí)歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)?，如果?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進(jìn)行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計(jì)算機(jī)知識、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
參考文獻(xiàn)：
[論文摘要]該文闡述電子政務(wù)環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實(shí)施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。
電子政務(wù)是指運(yùn)用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實(shí)現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實(shí)行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。
傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨(dú)立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個流程之間是通過文件實(shí)體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運(yùn)行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。
1電子文件管理的原則
1.1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點(diǎn)，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實(shí)性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復(fù)勞動。因?yàn)殡娮游募跉w檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)、進(jìn)行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關(guān)文件實(shí)時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。
1.2“全程管理”原則
根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進(jìn)行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。
電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計(jì)的系統(tǒng)應(yīng)對產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進(jìn)行的技術(shù)操作，包括操作平臺的轉(zhuǎn)換、存儲位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因?yàn)檫@種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。
2電子公文的真實(shí)性保障
判斷傳統(tǒng)文件的真實(shí)性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項(xiàng)發(fā)生了變化，就可以對文件的真實(shí)性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實(shí)性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因?yàn)橐皇请娮游募妮d體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實(shí)性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M(jìn)行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運(yùn)作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實(shí)可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：
2.1在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施
一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。
二是設(shè)置操作日志，自動記錄實(shí)施操作的人員、時間、內(nèi)容等。
三是對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機(jī)構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實(shí)施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。
2.2身份識別技術(shù)
身份識別技術(shù)主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計(jì)算機(jī)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)會將這個通行字與存儲在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行比較驗(yàn)證。如果驗(yàn)明他為合法用戶，就可接受他對系統(tǒng)進(jìn)行訪問；如果驗(yàn)證不合法，計(jì)算機(jī)就會拒絕該用戶對系統(tǒng)進(jìn)行訪問。
2.3防寫技術(shù)
將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達(dá)到保護(hù)其真實(shí)性的目的。
3電子公文的完整性保障
傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。
目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機(jī)聯(lián)系的其他相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機(jī)聯(lián)系，確保同一活動中形成的檔案信息完整性，應(yīng)盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應(yīng)用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，則應(yīng)收集齊全并保持有機(jī)聯(lián)系。在電子政務(wù)系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構(gòu)成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應(yīng)納入歸檔的范圍。
4電子文件的可讀性保障
電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：4.1采用通用技術(shù)
目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以XML文檔和RTF、TXT為通用文件格式；圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式。
4.2打包保存法
打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運(yùn)用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)進(jìn)行讀取。此法一般是針對那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的動態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。
4.3拷貝法
拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計(jì)算機(jī)軟硬件過時所引起的長期保存問題。
4.4再生性保存法
再生性保存法是指將技術(shù)過時的存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時地轉(zhuǎn)移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計(jì)算機(jī)軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠(yuǎn)距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點(diǎn)。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。
4.5遷移法
遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術(shù)平臺轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)平臺上的復(fù)制方法，它是計(jì)算機(jī)軟硬件變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個存儲載體轉(zhuǎn)移到另一個存儲載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強(qiáng)的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上?；蛘邔?shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標(biāo)準(zhǔn)格式中。目前遷移技術(shù)被認(rèn)為是保護(hù)數(shù)字信息長期存取的必須和恰當(dāng)?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的升級，還應(yīng)適時再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術(shù)更新而一代一代地向下流存。
以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過時的、僅是存儲載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對于使用頻率較高、軟硬件技術(shù)已快過時的，可采用遷移法；對于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過時的、并且確有長期保存價(jià)值的數(shù)字信息可用再生保存法。
5電子文件的安全性保障
建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實(shí)可靠的重要措施。
5.1建立安全管理制度
電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進(jìn)行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強(qiáng)管理，以防不測。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實(shí)踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項(xiàng)極為重要的措施。
5.2加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理和教育
在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強(qiáng)對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實(shí)、可靠重要性的認(rèn)識，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。
5.3建立全過程的管理制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到電子文件的真實(shí)可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時，要嚴(yán)格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時，要認(rèn)真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對數(shù)字信息的真實(shí)性與可靠性造成危害。
綜上所述，要實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學(xué)管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實(shí)性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應(yīng)的技術(shù)措施和手段，以確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.
實(shí)體安全為主信息安全為輔的后端保護(hù)思想主要是指在電子文件產(chǎn)生初期，照搬傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論和實(shí)踐的模式應(yīng)對電子文件安全的思想，其出發(fā)點(diǎn)是圍繞實(shí)體安全需要指導(dǎo)和實(shí)施電子文件安全管理。
1.1后端保護(hù)思想產(chǎn)生的根源
20世紀(jì)80-90年代是我國電子文件應(yīng)用的初期，主要應(yīng)用于辦公自動化和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理業(yè)務(wù)中，電子文件發(fā)揮的作用主要是紙質(zhì)文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點(diǎn)，即使開始關(guān)注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內(nèi)進(jìn)行，因而對電子文件安全管理照搬傳統(tǒng)檔案保護(hù)的安全管理思想也是順理成章的。
1.2后端保護(hù)思想在實(shí)踐中的表現(xiàn)
后端保護(hù)思想的核心是以文件實(shí)體材料的安全為主要保護(hù)對象，在此思想的指導(dǎo)下，我國實(shí)行了一種權(quán)宜之計(jì)的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質(zhì)版文件一套，電子版文件脫機(jī)備份一套。試圖通過這種“雙保險(xiǎn)”的方式既保障文件內(nèi)容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國家相繼出臺了《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（下文簡稱《規(guī)范》）等標(biāo)準(zhǔn)，從這些標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統(tǒng)保護(hù)框架內(nèi)進(jìn)行的。如《規(guī)范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。”“8.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進(jìn)行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規(guī)定集中體現(xiàn)了對電子文件的管理是按照《規(guī)范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）來實(shí)施。雖然在《規(guī)范》中的第3條對電子文件的術(shù)語和定義做了規(guī)定和說明，關(guān)注到電子文件與紙質(zhì)文件的不同特性，但管理方法上并沒有實(shí)質(zhì)性的調(diào)整。
1.3后端保護(hù)思想產(chǎn)生的影響
傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態(tài)存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現(xiàn)在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對電子檔案代替紙質(zhì)檔案持懷疑甚至是否定態(tài)度，阻礙了對電子文件安全性問題的積極探索；在管理實(shí)踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設(shè)了一道難過的坎?！币步o檔案管理帶來不少新的問題和挑戰(zhàn)。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優(yōu)勢的喪失等等。2008年的一個調(diào)查顯示“在機(jī)構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機(jī)構(gòu)認(rèn)為電子文件不可以代替文件獨(dú)立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實(shí)體安全為主信息安全為輔的后端保護(hù)思想，不是從電子文件本身特性出發(fā)量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統(tǒng)觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想成為繼續(xù)探索的方向。
2前端控制與全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段
任何新事物本質(zhì)的發(fā)現(xiàn)，都需要一個從感性到理性，從現(xiàn)象到本質(zhì)的認(rèn)識過程。電子文件這一新形態(tài)文件的出現(xiàn)，同樣需要逐步了解和認(rèn)識的過程。20世紀(jì)90年代末到21世紀(jì)最初的幾年，檔案學(xué)界和業(yè)界對電子文件安全所進(jìn)行的理論研究和實(shí)踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質(zhì)等傳統(tǒng)文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想和恰當(dāng)?shù)膶?shí)踐方式提供了指引。由此我國的電子文件安全管理進(jìn)入了實(shí)體安全與信息安全并重的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段。
2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標(biāo)
透過對電子文件產(chǎn)生和管理環(huán)境特點(diǎn)的研究，可知電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相區(qū)別的基本特征有兩個：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件生成和管理的必要環(huán)境；二是電子文件信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和存儲。這兩個基本特征應(yīng)該成為探尋電子文件安全管理指導(dǎo)思想的出發(fā)點(diǎn)和電子文件安全管理的重點(diǎn)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是信息技術(shù)的核心產(chǎn)品，它具有升級換代快，個性化強(qiáng)（不同的用戶可按需定制軟硬件系統(tǒng)，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統(tǒng)、信息流轉(zhuǎn)通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風(fēng)險(xiǎn)）等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了生存在其中的電子文件形態(tài)多樣且更新淘汰快，可操作性強(qiáng)，信息安全問題更加隱秘復(fù)雜，難以控制。照搬傳統(tǒng)檔案單一策略的后端的實(shí)體保護(hù)難以應(yīng)對電子文件在生成和管理環(huán)境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴(kuò)展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護(hù)才能滿足電子文件安全的需要。筆者認(rèn)為上文提到的《規(guī)范》中已經(jīng)界定了有關(guān)電子文件特性的內(nèi)容，可為探求電子文件安全本質(zhì)問題提供指導(dǎo)?！兑?guī)范》中術(shù)語部分有三個重要概念的界定，即“真實(shí)性（authenticity）指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等?！边@三個術(shù)語揭示了電子文件生成環(huán)境和管理環(huán)境基本特性的內(nèi)涵，為確定電子文件安全管理目標(biāo)提供了方向。真實(shí)性、完整性和有效性三個指標(biāo)的管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須將電子文件生成系統(tǒng)的安全、文件信息內(nèi)容及流轉(zhuǎn)過程中的安全、存儲載體的安全等納入到一個完整管理系統(tǒng)中進(jìn)行全程動態(tài)監(jiān)控和管理。所以，用真實(shí)性、完整性和有效性指標(biāo)表征的信息安全是電子文件安全的核心指標(biāo)。
2.2前端控制全程保護(hù)對電子文件安全管理的必要性
“電子文件的產(chǎn)生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關(guān)注文件運(yùn)動的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個運(yùn)動過程全面而系統(tǒng)地管理起來。”國際檔案理事會也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項(xiàng)原則是‘檔案館應(yīng)參與產(chǎn)生和保管具有檔案價(jià)值文件的電子系統(tǒng)的整個生命周期，以便文件真實(shí)可靠，且適合保存?！庇纱顺霭l(fā)，國際檔案理事會1997年頒發(fā)的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護(hù)階段。這種有別于傳統(tǒng)文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運(yùn)動規(guī)律的。電子文件生命周期的概念（或曰設(shè)計(jì)）階段是至關(guān)重要的，它的質(zhì)量直接關(guān)系著電子文件生命周期全過程的有效監(jiān)控和各種管理功能的實(shí)現(xiàn)。文檔部門互相協(xié)作，科學(xué)指導(dǎo)是對概念階段質(zhì)量把控，滿足生命周期全程保護(hù)需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)時文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續(xù)發(fā)展理念，指導(dǎo)管理系統(tǒng)具備為電子文件的生成、系統(tǒng)運(yùn)行的過程控制和升級換代的日常維護(hù)等一切生命過程提供安全保障的功能。實(shí)際上，無論對紙質(zhì)文件(檔案)的保護(hù)還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護(hù)都是必需的。根據(jù)文件生命周期理論可知，所有形態(tài)的文件與檔案都是同一內(nèi)容的不同價(jià)值形態(tài)，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結(jié)的每一個階段的持續(xù)保護(hù)，才能最大限度的保護(hù)文件（檔案）的真實(shí)性、完整性和有效性。
2.3風(fēng)險(xiǎn)管理在電子文件安全管理中的引入
前端控制全程保護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實(shí)施安全管理。風(fēng)險(xiǎn)管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導(dǎo)理念，同時也是一種安全實(shí)踐方式。用風(fēng)險(xiǎn)管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發(fā)生或減輕風(fēng)險(xiǎn)事故的危害而達(dá)到防患于未然的目的。在檔案界有關(guān)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領(lǐng)的課題組出版的《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》（中國人民大學(xué)出版社，2008年）。該成果系統(tǒng)的闡釋了電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的基本理論和管理對策。該成果指出：電子文件風(fēng)險(xiǎn)是指“電子文件質(zhì)量缺損及其引發(fā)其他損失的不確定性，是可能產(chǎn)生的預(yù)期結(jié)果與實(shí)際結(jié)果的負(fù)面差異”，通過對電子文件風(fēng)險(xiǎn)的識別、成因的分析、風(fēng)險(xiǎn)的評估等系統(tǒng)的規(guī)劃，有效監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性有兩個關(guān)鍵問題，一是關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)，二是對“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理。有關(guān)電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理的思想。至于對“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理問題，檔案界經(jīng)歷了一個從忽視到重視的過程。元數(shù)據(jù)的重要性主要體現(xiàn)在：“元數(shù)據(jù)”是電子文件身份和內(nèi)容的證明和封裝，也可以表達(dá)為“元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件”。我國自電子文件產(chǎn)生以來，元數(shù)據(jù)的管理是比較最薄弱的環(huán)節(jié)。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統(tǒng)，一直存在“元數(shù)據(jù)”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅(jiān)持貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理思想的指導(dǎo)和實(shí)踐的應(yīng)用是非常必要的。我國應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想比較明確和有成效的實(shí)踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案館工作會議上提出：“為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全?！蓖瑫r要求這項(xiàng)工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對政府和企事業(yè)單位的電子文件，通過建立專有網(wǎng)站或是開發(fā)應(yīng)用軟件對重要文件進(jìn)行集中保存和統(tǒng)一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2012年全國已有47對副省級市以上國家檔案館達(dá)成協(xié)議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據(jù)國家要求，結(jié)合本省情況，在2013年頒發(fā)了《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》（浙檔發(fā)〔2013〕23號），包含了傳統(tǒng)和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿到所有形態(tài)檔案管理過程中。國家檔案局在2012年頒發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進(jìn)電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實(shí)施，對電子文件安全性全面認(rèn)識和科學(xué)管理將起到實(shí)質(zhì)性的推動作用，前端控制全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想的貫徹也將更加有效。
3納入國家信息安全戰(zhàn)略的安全管理思想階段
網(wǎng)絡(luò)時代，乃至撲面而來的大數(shù)據(jù)時代，信息安全已不斷上升為國家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風(fēng)險(xiǎn)日益復(fù)雜，日益嚴(yán)峻，從國家整體和高度進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)的信息安全戰(zhàn)略成為當(dāng)今信息安全管理指導(dǎo)思想的主流。國家戰(zhàn)略的目的是從國家意志的高度出發(fā)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個領(lǐng)域的安全問題，制定國家宏觀規(guī)劃和重大政策，不斷增強(qiáng)國家安全保障能力。電子文件是國家信息安全的核心資源，為了維護(hù)國家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標(biāo)準(zhǔn)等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國家信息安全戰(zhàn)略進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和指導(dǎo)變得日益重要。
3.1國家信息安全戰(zhàn)略思想的提出及其內(nèi)涵
隨著電子文件實(shí)踐的深入，各種安全管理問題陸續(xù)展現(xiàn)。世界范圍內(nèi)對電子文件管理共性的認(rèn)識和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國家，經(jīng)歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀(jì)最初幾年“紛紛以戰(zhàn)略動議、政策引導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等形式提出體現(xiàn)國家意志和利益的重大舉措，”進(jìn)入“以頂層設(shè)計(jì)帶動總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展”的時期。我國在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定和實(shí)施我國電子文件管理的國家戰(zhàn)略已經(jīng)迫在眉睫。”隨后她帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了比較系統(tǒng)的研究，其成果集中體現(xiàn)在《電子文件管理國家戰(zhàn)略》一書中?！半娮游募芾韲覒?zhàn)略，就是從國家層面和戰(zhàn)略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進(jìn)行的目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排。是一個國家對電子文件管理工作的基本態(tài)度和總體思路，其表現(xiàn)是法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、項(xiàng)目等體現(xiàn)國家意志、帶有全局性的關(guān)于電子文件管理的國家行為?！庇捎谖覈鴮?shí)行的文檔分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現(xiàn)狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴(yán)重。解決這些問題的關(guān)鍵在于引入系統(tǒng)論思想，將頂層設(shè)計(jì)思想應(yīng)用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術(shù)方法的做法，從國家安全的高度認(rèn)識電子文件安全的重要性，協(xié)同多部門多途徑維護(hù)檔案的安全，”構(gòu)建起基于立體的檔案保護(hù)環(huán)境的檔案安全保障體系。
3.2國家信息安全戰(zhàn)略的推進(jìn)電子文件國家信息安全戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的途徑主要從技術(shù)、國家政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等幾個方面進(jìn)行推進(jìn)。
3.2.1技術(shù)層面的國家戰(zhàn)略。信息安全關(guān)系到國家重大安全的關(guān)鍵因素，特別是隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，掌握先進(jìn)技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用主動權(quán)的發(fā)達(dá)國家，成為壟斷和控制發(fā)展中國家信息安全的最大威脅者。美國微軟公司對全球電腦操作系統(tǒng)的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領(lǐng)域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國家，下至個人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動國家信息技術(shù)自主知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的開發(fā)和應(yīng)用?！皬膰野踩母叨瓤紤]，國家已開始建設(shè)‘自主、安全、可控的IT系統(tǒng)’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國家網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全?！彪娮游募墓芾韺π畔⒓夹g(shù)具有高度的依賴性,由于技術(shù)原因造成的安全問題也是最為突出的。我國在2009年4月9日成立了版式聯(lián)盟,該聯(lián)盟由中國電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會發(fā)起，聯(lián)合我國版式技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域產(chǎn)品與服務(wù)的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術(shù)等部門，對廣泛涉及檔案管理、數(shù)字出版、數(shù)字辦公、數(shù)字印刷、信息等領(lǐng)域的信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，為信息的真實(shí)性、完整性、長期可讀性提供良好的技術(shù)環(huán)境。
3.2.2政策層面的國家戰(zhàn)略。政策以其權(quán)威性、導(dǎo)向性、探索性、靈活性的特點(diǎn)可以為標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施提供引導(dǎo)和支持。我國政策層面的國家戰(zhàn)略指導(dǎo)思想主要包括國家層面的五年規(guī)劃、信息行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、文檔部門的發(fā)展規(guī)劃等自上而下編制和推行的宏觀層面上的方針政策。2000年后我國提出建設(shè)國家信息安全保障體系，2003年國家“兩辦”頒發(fā)《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于加強(qiáng)信息安全保障工作的意見》，該意見明確了我國信息安全保障工作的指導(dǎo)方針、基本原則和主要任務(wù)，并確立了用五年左右的時間基本建成國家信息安全保障體系的工作目標(biāo)。同時將等級保護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)評估、應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)作為我國信息安全保障過程中的四個重要環(huán)節(jié)。與電子文件信息安全密切相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)對電子文件安全管理有著更直接的指導(dǎo)價(jià)值。文檔部門對這些標(biāo)準(zhǔn)的解讀與應(yīng)用要重點(diǎn)的關(guān)注和研究。據(jù)統(tǒng)計(jì)，信息行業(yè)“在1995-2008年期間的信息安全國家標(biāo)準(zhǔn)共83項(xiàng)。”并且在這期間更新標(biāo)準(zhǔn)高達(dá)60%。由此可見我國在國家層面上對信息安全是非常重視的，對信息技術(shù)發(fā)展的動態(tài)跟進(jìn)也比較及時，這為電子文件安全管理標(biāo)準(zhǔn)的研制和推廣提供了有力的指導(dǎo)。近年來國家檔案局也開始重視頂層政策的設(shè)計(jì)，不斷向國家安全戰(zhàn)略靠攏，最為顯著的成果是在2010年5月12日，國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上，提出“要樹立‘檔案安全事關(guān)黨和國家根本利益的思想’，要樹立‘安全第一’的思想，要樹立‘安全問題人人有責(zé)’的思想，與建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系相呼應(yīng)，建立起確保檔案安全保密的檔案安全體系?！眹倚畔踩珣?zhàn)略是一個系統(tǒng)大工程，關(guān)系到體制、技術(shù)、法規(guī)等多層面的設(shè)計(jì)和協(xié)調(diào)，在推進(jìn)過程中所面臨的難題將是復(fù)雜多樣的，因而在這個過程中，國家層面要關(guān)照到所有的信息領(lǐng)域，真正做到統(tǒng)籌兼顧，確保推行的實(shí)效，信息資源（包括產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存等）行業(yè)也要肩負(fù)起國家安全職責(zé)，為建立起強(qiáng)大的國家信息安全保障體系做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)主要包括三大子系統(tǒng)，它們分別是采購管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)和庫存管理系統(tǒng)。采購管理主要包括采購計(jì)劃管理和申購計(jì)劃管理；合同管理主要包括合同簽訂管理和廠商信息管理；庫存管理主要包括出入庫管理和材料盤點(diǎn)管理。在電力建設(shè)物資管理中，應(yīng)使用ERP等物資管理軟件進(jìn)行物資管理，以實(shí)現(xiàn)管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效結(jié)合，并開發(fā)真正適合電力企業(yè)發(fā)展的物資管理系統(tǒng)。電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)是一種功能全面的管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)建設(shè)全過程管理。而在電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)外部，還可通過接口與子系統(tǒng)有效連接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享。此外，電力建設(shè)的物資管理系統(tǒng)還可生成采購單，以控制材料的領(lǐng)取，并監(jiān)控各個部門的費(fèi)用情況。
2子系統(tǒng)物資管理
2.1采購管理
在電力建設(shè)中，采購管理是一種基于供應(yīng)鏈的管理模式，是電力企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的重要組成部分。在電力建設(shè)采購管理系統(tǒng)中，采購部門應(yīng)對材料采購的全過程進(jìn)行控制，并協(xié)調(diào)好企業(yè)與廠商之間的關(guān)系；電力項(xiàng)目建設(shè)技術(shù)部門要根據(jù)項(xiàng)目工程的進(jìn)展和需求，制訂適合企業(yè)發(fā)展的物資供應(yīng)方案；廠商要定期與電力企業(yè)交流和溝通，了解電力企業(yè)的物資信息和物資需求，并確定發(fā)貨時間，從而做到按時發(fā)貨。此外，還要保證貨物的質(zhì)量和完整性。在電力建設(shè)物資采購管理中，必須實(shí)現(xiàn)信息交流，降低物資成本和庫存，并優(yōu)化庫存管理。因此，在采購管理中，廠商與企業(yè)之間的信息交流是必不可少的。物資采購管理中的物資信息交流不僅包括企業(yè)內(nèi)部物資信息的交流，還包括企業(yè)外部的信息傳遞。企業(yè)應(yīng)掌握內(nèi)部物資需求的變化情況、物資價(jià)格的變化情況等，以此制訂相應(yīng)的回復(fù)單，發(fā)送至物資供應(yīng)商，并實(shí)時更新企業(yè)內(nèi)部的物資量變化信息庫。在企業(yè)外部信息的傳遞中，企業(yè)要為廠商提供必要的信息和技術(shù)支持，還要考慮信息平臺的兼容性，并為廠商提供優(yōu)良的信息平臺，從而為加強(qiáng)交流溝通和提高采購管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供技術(shù)支持。此外，還要與物資供應(yīng)商簽訂長期合同，制訂長期契約，且明確契約中的條款和規(guī)定，從而完善企業(yè)和供應(yīng)商之間的認(rèn)證制度，穩(wěn)定電力企業(yè)與供應(yīng)商之間的長期合作關(guān)系。
2.2庫存管理
電力企業(yè)庫存管理是物資管理中的主要工作。企業(yè)的庫存量決定了物資量，由于庫存量會不定期變化，因此，在企業(yè)庫存管理中，應(yīng)根據(jù)不同的實(shí)際情況，采取不同的庫存管理方法。對于長期給電力企業(yè)提供物資的廠商，應(yīng)按照自身的物資需求在倉庫進(jìn)行長期代儲，并在使用物資后定期付款，這種方法主要應(yīng)用于一類物資；對于二類物資和三類物資而言，可根據(jù)電力企業(yè)的實(shí)際需求，由單位按照計(jì)劃送貨，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)“零庫存”；對于企業(yè)中第三產(chǎn)業(yè)組織生產(chǎn)的產(chǎn)品，應(yīng)充分利用其優(yōu)勢，遵循“用多少、提供多少”的原則，直接運(yùn)送至使用單位，運(yùn)達(dá)后再結(jié)算；對于供應(yīng)正常的電力物資，應(yīng)應(yīng)用期貨合同運(yùn)送模式，以減少庫存量。
2.3合同管理
要想提高合同管理的效率，就要掌握供貨合同的具體內(nèi)容、電力項(xiàng)目建設(shè)施工的具體情況和物資生產(chǎn)的運(yùn)輸情況，并將了解到的工程材料的生產(chǎn)和運(yùn)輸情況定期傳達(dá)至業(yè)主；采用先進(jìn)的管理設(shè)備，選取專業(yè)的管理人員代保管合同管理；物資管理人員要定期獲取真實(shí)的合同備料，了解生產(chǎn)和運(yùn)輸情況，定期開展設(shè)備管理會議，并將物資信息通報(bào)給業(yè)主；合同管理人員應(yīng)及時與廠商取得聯(lián)系，順利完成設(shè)備的生產(chǎn)和發(fā)運(yùn)，及時統(tǒng)計(jì)和整理匯報(bào)給業(yè)主的相關(guān)信息，定期與廠商交流設(shè)備的發(fā)運(yùn)情況；根據(jù)設(shè)備標(biāo)志選取不同的隔離管理方式，將專業(yè)設(shè)備和工具隔離存放；加強(qiáng)廠商管理，對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估，從而建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低采購成本。
3結(jié)束語
正確處理這種糾紛的前提，應(yīng)首先明確產(chǎn)生糾紛的前因、性質(zhì)及后果，只有這樣才能總結(jié)出適合當(dāng)前建筑市場現(xiàn)狀的審判思路。
一、墊資建房的原因
在建筑安裝施工合同的履行中，由于涉及施工的問題多種多樣，故作為建設(shè)單位（甲方）和施工單位（乙方）在合作中可能會發(fā)生多種類型的爭議，例如有關(guān)工程質(zhì)量、工期、工程結(jié)算等問題。近年來，由墊資建房所引發(fā)的糾紛呈明顯增加趨勢，逐漸成為建筑安裝合同糾紛中的主要表現(xiàn)。
（一）何為墊資建房
根據(jù)《建筑安裝承包合同條例》的規(guī)定，建安合同中，建設(shè)單位與施工單位的《建筑安裝承包合同》一經(jīng)簽訂，建設(shè)單位即應(yīng)依約先向施工單位預(yù)付一定數(shù)量的工程備料款，該款一般為總造價(jià)的30％；施工單位以此來啟動工程。以后建設(shè)單位再分次按施工的形象進(jìn)度撥款，直至工程完工，建設(shè)單位應(yīng)支付工程結(jié)算款總額的90％-95％，剩余5％-10％做為建設(shè)單位留置的質(zhì)量保證金。工程保修期內(nèi)的維修費(fèi)用，從此款內(nèi)撥付。保修期滿后，余款付清。在此，工程的資金來源應(yīng)為建設(shè)單位貸款或自籌，且建設(shè)單位應(yīng)保證按時按量撥款。相對而言，施工單位的義務(wù)主要為嚴(yán)格按照施工圖紙施工，保證工程質(zhì)量并按合同規(guī)定的時間如期完工和交付。
墊資建房，顧名思義，即是由施工單位通過向銀行貸款或自籌先行墊付工程資金，從而無形中免除了法定的建設(shè)單位義務(wù)。一般來講，實(shí)踐中往往為施工單位首先分期分批墊資施工建設(shè)單位在合同約定的每一施工段結(jié)束后再支付該施工段款項(xiàng)的一種結(jié)算模式。換句話講，就是施工單位自己先掏錢給建設(shè)單位建房，建好后，建設(shè)單位再付款的一種合同方式。墊資建房違背了施工合同的法定流程，為國家政策所不準(zhǔn)許。但墊資建房的糾紛仍層出不窮，這就是我們所要探討的問題。
（二）產(chǎn)生墊資的原因
墊資建房是我國房地產(chǎn)業(yè)不健康發(fā)展的一種產(chǎn)物。一般來講，作為施工單位，其承接工程的目的，就是為通過工程款獲取施工利潤。但由于我國房地產(chǎn)市場尚處于發(fā)育階段，特別是在房地產(chǎn)開發(fā)中，相關(guān)法律法規(guī)不健全、不配套，尤其是有關(guān)建筑工程公開招投標(biāo)的競標(biāo)程序未法律化，即便是頒布了有關(guān)政策、法規(guī)，也缺乏有效強(qiáng)制力保證實(shí)施。造成在建筑市場中，一些未經(jīng)過公開招標(biāo)程序而產(chǎn)生的"人情合同"非常之多。施工單位，特別是一些實(shí)力雄厚的建筑公司為了在競爭中擊敗對方，拿到工程合同，不惜壓低報(bào)價(jià)，或以其他不正當(dāng)?shù)母偁幏绞絹頎幦『贤３兄Z墊資施工即是其中一種方式。同時，其他中小建筑企業(yè)為生存，也不惜以向銀行貸款為代價(jià)以墊資方式參與競爭。在上述方式中，最大的受益者即為建設(shè)單位。因?yàn)橐恍┵Y金不足的開發(fā)商，僅憑有關(guān)部門批準(zhǔn)的立項(xiàng)、規(guī)劃手續(xù)，就可以通過施工單位墊資方式進(jìn)行施工，而一分錢不花地等著建筑物的落成。更有甚者，有些開發(fā)商是以房屋的預(yù)售、銷售款來支付工程款，而將市場風(fēng)險(xiǎn)全部轉(zhuǎn)嫁給施工一方。如在筆者承辦的幾宗該類案件中，建設(shè)單位雖已實(shí)際占用了或已預(yù)售出建筑物，但開發(fā)商寧愿以此款去開發(fā)新的項(xiàng)目，工程款卻遲遲不予結(jié)算。最終導(dǎo)致工程因缺乏資金而陷于停頓。這就是墊資施工建房易出現(xiàn)矛盾的主要原因。
如上所述，施工單位承擔(dān)了本應(yīng)由開發(fā)商（建設(shè)單位）負(fù)擔(dān)的還貸風(fēng)險(xiǎn)及市場風(fēng)險(xiǎn)。有些觀點(diǎn)認(rèn)為，墊資建房屬于建設(shè)單位與施工單位的糾紛，且墊資行為是施工單位自愿的意思表示，如施工單位無法繼續(xù)履行約定，無能力提供充分的施工資金，違約責(zé)任應(yīng)由其自行承擔(dān)。但從客觀上講，墊資建房存在極大的社會危害性。由于在市場競爭中，施工單位較發(fā)包方是相對弱者，為了拿到合同，不惜以墊資為代價(jià)。而資金來源中的一部分為自籌資金，另一部分通常是由貸款而來，并以其先行起動工程。在施工過程中一些材料費(fèi)、設(shè)備費(fèi)用往往通過賒欠其他單位的費(fèi)用實(shí)現(xiàn)。與此同時，施工單位為減少資金投入及加快工期進(jìn)度，在施工中偷工減料、拖欠工人工資、材料費(fèi)的做法屢屢發(fā)生，以此來緩解資金的緊張。由于施工單位工程款的回收情況取決于開發(fā)商的經(jīng)營效果，一旦開發(fā)商銷售業(yè)績低于預(yù)計(jì)水平，就會導(dǎo)致建設(shè)單位無力支付工程款的問題，從而一系列問題均會相伴而來。所以，一般在墊資糾紛案件審理過程中，除有建設(shè)單位與施工單位的工程款糾紛外，還常伴有施工單位與施工工人的勞務(wù)費(fèi)糾紛、與材料商的材料款糾紛、與銀行的借款糾紛及工程質(zhì)量暇疵等諸多問題。另外，因在施工中，隨著市場的變化，原材料、人工費(fèi)等難免存在有調(diào)整變化，且墊資者還將承擔(dān)銀行利息及逾期罰息等，這些政策變化而產(chǎn)生的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)無疑也會添加到施工單位的身上。在筆者承辦的幾起墊資糾紛案中，上述幾種糾紛并存，與之相關(guān)連的訴訟近幾十起之多，致使某些矛盾（如拖欠工人勞務(wù)費(fèi)）的激化，造成了嚴(yán)重的社會問題。而作為建設(shè)單位，由于是由施工單位墊資，在資金上并無壓力，其給付工程款一般是從預(yù)售、銷售房款中支取。故雙方合同約定能否完全順利履行，主要憑借房屋預(yù)售、銷售情況而定。如房屋未能銷售業(yè)績不佳，建設(shè)單位一般總是以各種借口拒付、拖欠或克扣工程款，即使是順利銷售出房屋，建設(shè)單位也總是先考慮再次開發(fā)的用款，而對拖欠的工程款采取盡可能的回避、拖延態(tài)度。同時，如果在房屋建成之后施工單位仍無法回收工程款，勢必面對銀行、材料商、施工工人及其他債權(quán)人的強(qiáng)大壓力；為了盡快解決債務(wù)困擾，施工單位不得不勉強(qiáng)滿足建設(shè)單位的各種不合理的要求。例如在工程款結(jié)算上的讓步、對搶工費(fèi)及其他獎金的讓步等。由此可以看出，墊資建房行為對嚴(yán)重?fù)p害了施工單位的權(quán)益，且對建筑市場正常的經(jīng)濟(jì)秩序存在潛在危害性，其負(fù)面影響甚至波及社會諸多行業(yè)。
二、墊資建房的性質(zhì)
墊資建房從表面上看是甲、乙雙方自愿的一種合同方式，它可以使建設(shè)單位在自有資金短缺的情況下，通過施工單位提供資金的做法及時啟動工程。施工單位亦可在承攬到工程的同時，防止停產(chǎn)損失并獲取施工報(bào)酬和利益。從總體來講，墊資施工對施工單位而言只能在市場競爭中體現(xiàn)一些優(yōu)勢，往往施工單位無法對施工期間墊資款項(xiàng)的利息等提出要求。故從表象上看，僅為一種合作的方式而已。但是，墊資建房掩蓋了建設(shè)單位（開發(fā)商）資金不足的事實(shí)。國家有關(guān)規(guī)定明令指出，開發(fā)商對建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際投入必須到達(dá)一定的形象部位及投入量，方能允許預(yù)售。躲避開工前的審計(jì)，不僅欺騙國家，且受害的不僅是墊資施工的施工單位，更主要的是廣大消費(fèi)者。其次，開發(fā)商建房的目的是為了出售，本身應(yīng)屬其經(jīng)營行為的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，為其生產(chǎn)環(huán)節(jié)籌措資金建房是經(jīng)營者承擔(dān)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的義務(wù)。第三，利用他人資金生產(chǎn)，又不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)及法律責(zé)任，帶有的更大欺騙性還來自同行業(yè)的影響。一方面冒充經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚，欺騙消費(fèi)者，使用不正當(dāng)?shù)氖侄螕屨际袌?，擠垮同行，破壞正常的房地產(chǎn)市場。另一方面將其市場風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移他人，又不承擔(dān)法律責(zé)任。該種方式的實(shí)質(zhì)是兩個非金融企業(yè)之間的資金拆借，它不僅嚴(yán)重的破壞了建筑市場的公平競爭環(huán)境，而且也擾亂了金融市場的正常秩序。我國法律、法規(guī)對企業(yè)之間的非法資金拆借行為是嚴(yán)令禁止的，在此不一一贅述。故墊資施工行為從根本上講違反了國家法律、法規(guī)的規(guī)定，為無效行為。
三、審理實(shí)踐中對墊資建房案件的處理的原則
筆者在對幾宗類似案件的審理過程中，發(fā)現(xiàn)墊資施工往往會導(dǎo)致多種案件產(chǎn)生，也就會引起多方面問題的連鎖反應(yīng)。在此，筆者認(rèn)為處理該類案件首先應(yīng)注意以下幾個原則問題：
（一）及時處理原則
由于訴訟期間建筑施工合同停止履行會涉及多方面的利益，對建設(shè)單位而言按時交付工程可以如期將房產(chǎn)投入市場以獲取利益；施工單位在審理過程中不免要承擔(dān)停工損失等；銀行貸款如不能及時返還會導(dǎo)致罰息的增加；材料商、勞務(wù)費(fèi)等費(fèi)用的利息也日益加大。如果訴訟期間過長，難免使這些相關(guān)損失不斷擴(kuò)大。故法院在審理中應(yīng)本著及時審理的原則。
（二）全面處理原則
在審理實(shí)踐中，如果僅限于處理建設(shè)單位和施工單位之間的矛盾，而不考慮其他各方面的因素，就會形成與施工有關(guān)的其它債權(quán)人利益的難以實(shí)現(xiàn)。在筆者審理的案件中，由于類似問題而導(dǎo)致的沖突使施工單位已處于無法經(jīng)營的狀態(tài)，是法院通過將訴訟保全的部分款項(xiàng)（建設(shè)單位認(rèn)可的欠款部分）先予執(zhí)行并發(fā)放給債權(quán)申請人，才避免了矛盾激化。故在審理中應(yīng)同時注重其他債權(quán)人的合法權(quán)益。所謂全面處理，就是指在審理中全面考慮其他債權(quán)人的主張。當(dāng)然這是以其它債權(quán)人向法院提出申請并經(jīng)過法院確認(rèn)為前提。
（三）特殊處理原則
對于案件的不同情況，案情的不同發(fā)展，法院在審理中也應(yīng)本著不同的處理方針。對于房地產(chǎn)案件這種事實(shí)復(fù)雜、爭議內(nèi)容多樣的案件，在立法實(shí)踐中也出臺了不少根據(jù)實(shí)際情況分別解決糾紛的法律和法規(guī)。例如最高人民法院對于房地產(chǎn)開發(fā)聯(lián)建中的無效合同的處理辦法，就并非以無效合同一概而論，而是針對三種不同的情況作出了三種規(guī)定，對于實(shí)踐非常有指導(dǎo)意義。故筆者認(rèn)為對于墊資建房合同的處理辦法亦應(yīng)根據(jù)合同的多種履行現(xiàn)狀有特殊性、針對性地進(jìn)行處理。
（四）審執(zhí)結(jié)合處理原則
對于這類社會影響較大、涉及面較廣的案件，法院除應(yīng)保證一個案件順利的審理完結(jié)，亦應(yīng)盡可能地保證在執(zhí)行過程中社會多方面利益的真正實(shí)現(xiàn)，這也是法院審理案件、解決糾紛的最終目的。為了達(dá)到這一目的，筆者認(rèn)為：重點(diǎn)應(yīng)采取合理合法的方式對建設(shè)單位的房產(chǎn)（就是施工單位墊資施工的房產(chǎn)）進(jìn)行訴訟保全措施，具體做法應(yīng)以既能保證施工單位墊資投入的金額，又不影響工程的進(jìn)一步施工為原則。單純的凍結(jié)財(cái)產(chǎn)只會造成停工損失的無端擴(kuò)大，原被告雙方均會由此而產(chǎn)生新的紛爭。審理期間的保全措施應(yīng)以保障執(zhí)行工作順利進(jìn)行為根本，不能代替執(zhí)行。但如果審理期間這方面的措施不能完備，建設(shè)單位一旦將項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓或?qū)⒖⒐さ姆慨a(chǎn)售出后不支付工程款，就會使當(dāng)事人及其他債權(quán)申請人的利益付諸東流，案件審理也就失去了其真正意義。另外，筆者在審理實(shí)踐中還發(fā)現(xiàn)，一些施工單位不通過合法的手段自行采取強(qiáng)制措施，如占據(jù)施工現(xiàn)場及強(qiáng)占竣工工程以達(dá)到其索要工程款的目的。這種行為直接造成了建設(shè)單位的經(jīng)濟(jì)損失及社會不安定的結(jié)果，甚至在有關(guān)部門的干涉下問題仍難以平息。故在審理期間做好保全措施是法院保護(hù)雙方當(dāng)事人、保障社會安定秩序的重要途徑，是審判工作的另一重點(diǎn)。
四、墊資建房糾紛的具體處理
根據(jù)上述審理該類案件的原則，筆者認(rèn)為應(yīng)在解決糾紛時特別注重區(qū)別案件的共性和特性，并根據(jù)不同案件的情況作出具體處理：
在該類糾紛中，首先應(yīng)明確墊資施工合同的效力，只有明確合同的效力問題，才能為正確處理該類糾紛提供法律依據(jù)。墊資施工合同違背了國家法定建安合同的相關(guān)規(guī)定，顯然應(yīng)認(rèn)定為無效合同。那么，單以無效合同處理辦法—合同無效，相互返還，恢復(fù)原狀—的原則處理該類糾紛是否合適，是這類案件面臨的共同問題。筆者認(rèn)為：對于建筑安裝施工合同，尤其是無效的施工合同，絕不能采用"一刀切"的片面做法盲目處理。首先，作為房屋的建設(shè)施工，是投入了巨資完成的項(xiàng)目。其中包括建設(shè)單位和施工單位的雙重投入，如果將已建成或正在建設(shè)中的房屋"恢復(fù)原狀"，對資金的損失和浪費(fèi)不言而喻。不單在墊資施工合同中存在這類問題，例如在施工單位資質(zhì)不符、建設(shè)單位未辦理合法齊備開工手續(xù)等工程施工合同中也存在類似問題。故對于施工合同的無效處理辦法絕不能也不可能使用這種"夷為平地"的片面做法。其次，根據(jù)最高人民法院對房地產(chǎn)案件審理的精神，對于不同類型的案件應(yīng)采用切合實(shí)際的處理辦法。合同在實(shí)際簽訂時的復(fù)雜性及履行程度的不同，均會導(dǎo)致墊資施工合同處理模式的不同，以下筆者將分別加以闡述：
（一）未實(shí)際履行的合同雙方在簽訂了有關(guān)墊資合同之后，施工單位尚未進(jìn)場開工或僅僅是辦理了開工手續(xù)雙方即產(chǎn)生矛盾。在該種情況下，人民法院首先應(yīng)對合同中的無效部分作出認(rèn)定，如果雙方對繼續(xù)履行合同達(dá)成共識，法院可以要求雙方變更或重新修訂原合同，使合同符合國家法律的規(guī)定。如果已無繼續(xù)履行合同的可能性，法院可以對該合同在實(shí)際履行之前雙方的投入進(jìn)行審核，一般建設(shè)單位會提出辦理開工手續(xù)、合同鑒證等費(fèi)用；施工單位會發(fā)生進(jìn)場或進(jìn)場前的準(zhǔn)備費(fèi)用等，筆者認(rèn)為：對雙方的上述費(fèi)用，可以根據(jù)無效合同的過錯原則雙方應(yīng)各自承擔(dān)，損失各自承擔(dān)進(jìn)行處理。
（二）已履行完畢的合同這里所謂的"履行完畢"主要指施工單位承建的工程確已竣工，而建設(shè)單位拒不履行驗(yàn)收或驗(yàn)收后拒不結(jié)算義務(wù)的階段。對于工程本身而言，往往具備了投入正常使用的條件，此時不可能以合同無效的理由要求施工單位將工程恢復(fù)原狀。同時，建設(shè)單位如果要獲取竣工工程，也理應(yīng)以支付施工單位工程款為前提。故對于雙方已履行完畢的合同解決重點(diǎn)應(yīng)放在工程款的結(jié)算上。筆者認(rèn)為：工程的結(jié)算可以主要根據(jù)原合同約定的結(jié)算方式，并結(jié)合法定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。因?yàn)樵贤须m然存在墊資的無效內(nèi)容，但雙方對于結(jié)算的標(biāo)準(zhǔn)往往不違背法律規(guī)定，例如采取平米包干制或定額制等，均屬于國家規(guī)定的結(jié)算方式。對于合同當(dāng)中所設(shè)定的工程驗(yàn)收、工期、施工獎金的計(jì)算辦法等問題，如果不違反法律法規(guī)，同樣可以雙方的約定為依據(jù)，予以實(shí)際處理。對于施工單位提出的為了獲得墊資資金而向銀行借款而發(fā)生的利息、罰息等費(fèi)用，建設(shè)單位提出的由于施工單位以未及時給付工程款為由不按期交竣而導(dǎo)致的經(jīng)營損失等費(fèi)用，雙方應(yīng)各自承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。因施工單位所提出的給付墊資利息的請求，應(yīng)比照企業(yè)間相互拆借資金的處理辦法不予保護(hù)；建設(shè)單位因拖欠工程款也存在明顯的過失。但應(yīng)注意一點(diǎn)：當(dāng)建設(shè)單位在驗(yàn)收工程之后，對未能如期支付工程款而造成的利息應(yīng)區(qū)別墊資利息，法院應(yīng)根據(jù)建筑行業(yè)的同期貸款利息給予支持。
（三）部分履行的合同該類糾紛在實(shí)際處理中較為復(fù)雜。因直接涉及到工期、工程質(zhì)量，所以在處理中對涉及到每一問題均應(yīng)分別情況具體處理。
1工程質(zhì)量問題由于工程尚未全部完工，故對已完成部分的質(zhì)量驗(yàn)收成為難題。按照國家質(zhì)量檢驗(yàn)的有關(guān)規(guī)定，工程的驗(yàn)收應(yīng)在工程全部完工之后進(jìn)行，但由于合同僅履行了其中一部分，全部工程尚未竣工，故國家質(zhì)檢部門對此驗(yàn)收申請一般不予受理。那么此階段的工程驗(yàn)收則主要應(yīng)以在施工階段雙方的分段驗(yàn)收和有關(guān)工程監(jiān)理的報(bào)告為依據(jù)，分別對隱蔽工程和表露工程進(jìn)行書面驗(yàn)收。如無完整的驗(yàn)收記錄，則應(yīng)分清責(zé)任各自進(jìn)行承擔(dān)。一般來說，該部分的質(zhì)量驗(yàn)收，除外觀形象有明顯不足外，應(yīng)視為合格；對明顯不合格部分應(yīng)計(jì)算出返工的工程量，從工程款中扣除。
2工程結(jié)算問題尚未完工的工程結(jié)算也是較為復(fù)雜的問題。因工程尚未全部完工，結(jié)算起來較為困難。一般來說，應(yīng)以施工單位所完成的形象進(jìn)度進(jìn)行工程結(jié)算。該形象進(jìn)度可參考工程監(jiān)理記錄，由有關(guān)評估部門進(jìn)行形象進(jìn)度評估，計(jì)算出完工工程量，并依雙方確認(rèn)的工程造價(jià)計(jì)算出工程款。
由于施工單位多是拖欠材料費(fèi)及人工費(fèi)，所以結(jié)算當(dāng)中往往涉及其他一些材料商、施工工人的追款糾紛。對于這些問題，筆者認(rèn)為應(yīng)在一案中盡可能給予解決。例如有些材料購銷合同是由建設(shè)單位直接與材料商簽訂，由建設(shè)單位付款給材料商。對于由施工單位與材料商簽訂合同并拖欠材料費(fèi)的情況，可以考慮以法院控制一部分款項(xiàng)直接支付材料商的方式給予處理。
3關(guān)于工期問題在建筑安裝施工合同中如施工單位違反工期的規(guī)定，延遲交付工程應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任；如果建設(shè)單位的過錯造成工程停工，建設(shè)單位應(yīng)向施工單位支付停工費(fèi)。而在墊資建房糾紛中，當(dāng)雙方發(fā)生糾紛時，工程尚處于施工階段，且常會因涉及訴訟而發(fā)生施工停滯。對于工期問題，如果在一方提出訴訟主張時工程確實(shí)按照原合同的規(guī)定如期進(jìn)行，對于工期問題也就不存在爭議。但對于工期停滯造成的損失，對建設(shè)單位的延期損失和施工單位的停工損失，筆者認(rèn)為：鑒于因墊資所引起糾紛中存在雙方過錯，故雙方均應(yīng)對此承擔(dān)責(zé)任。
4工程移交問題該類糾紛的最終處理結(jié)果應(yīng)為合同無效后，如無法進(jìn)行繼續(xù)合作，就涉及工程的移交問題。因整個工程并未完工，所以建設(shè)單位將與其他施工單位合作完成該工程的剩余部分。作為前一個施工單位，應(yīng)在撤離施工現(xiàn)場的同時向建設(shè)單位移交有關(guān)施工圖紙和資料，以保證建筑工程的下一步施工。這方面的工作，由于雙方在訴訟中的矛盾較大，往往施工單位會拖延完成。法院在條件許可的情況下可在訴訟之中主持這一步驟，以便建筑工程不致因雙方的訴訟而拖延，造成不必要的損失。筆者曾在此方面作過一些有益的嘗試，效果較好。
