時間：2022-10-07 17:49:10
序論：在您撰寫建設(shè)工程檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
杜勝利 薛小芳
山東興唐源建設(shè)工程有限公司山東濟(jì)寧272000
摘要 ：建設(shè)工程檔案管理、
關(guān)鍵詞 ：工程檔案 編制 管理 驗收
中圖分類號：K206文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，工程建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，而建設(shè)工程技術(shù)檔案也隨之日益顯現(xiàn)出在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的地位和作用。對于一個城市的建設(shè)而言，科學(xué)的管理利用好建設(shè)工程技術(shù)檔案，不僅能完整的反應(yīng)出特定的歷史時期建設(shè)工程發(fā)展的狀況，而且能為一個城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展和社會進(jìn)步提供完整的資料。
目前國家已經(jīng)頒布實施了有關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)程，使建設(shè)技術(shù)檔案管理步入了法制化軌道。國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》第十七條明確規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案?！冻鞘薪ㄔO(shè)檔案管理規(guī)定》第六條也規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工后六個月內(nèi)，向城市規(guī)劃行政主管部門和城建檔案關(guān)報送一套符合規(guī)定的工程建設(shè)檔案。
一、工程檔案現(xiàn)狀
目前，我國建筑企業(yè)只重于工程項目的經(jīng)濟(jì)效益，而對于工程技術(shù)資料的收集、編制、整理很不重視，缺少專職資料員，工程資料記錄不規(guī)范，資料管理工作手段落后，使資料不能真正反映建設(shè)項目的實際情況，給施工單位在工程竣工移交和評優(yōu)時帶來很多不必要的麻煩。另外，在我國許多小城市甚至一些中等城市中對于建設(shè)工程技術(shù)檔案還沒有專門的收藏機(jī)構(gòu)，檔案往往被遺忘丟失或損壞，檔案管理的不完善就對以后城市規(guī)劃、改造、建設(shè)提供不出依據(jù)資料，造成許多失誤和損失。就其產(chǎn)生的原因是多方面的：一是工程期限較長，從資料收集、編制、整理到立卷歸檔的過程較長；二是建設(shè)工地點多面廣，較為分散，基建投資規(guī)模不大、資料收集整理較為困難；三是涉及的工序多變更修改多，難以保證資料形成的完整全面性。另外，地方有些檔案管理人員資料收集不及時、審核不嚴(yán)格、立卷歸檔不規(guī)范、保存不當(dāng)?shù)?，致使檔案管里工作形成缺陷，存在諸多不完善之處。這就要求檔案管理人員努力提高自身素質(zhì)和管理水平，適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要，建立健全各項檔案管理制度，通過嚴(yán)格的制度化管理使之科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使檔案管理工作從開工到竣工，從最初的資料收集、編制、分類整理到最后的立卷歸檔都有章可循。同時，作為建設(shè)工程主體各方均應(yīng)依法做好建檔工作。
二、建設(shè)工程三方的職責(zé)
目前我國建設(shè)工程檔案主要包括在以下工程中發(fā)生的資料信息規(guī)整、收集：工業(yè)、民用建筑工程；市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；公共交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；城市防洪、抗震、人防工程；城市地下管線工程。而作為建設(shè)工程主體各方應(yīng)嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》履行相關(guān)的職責(zé)。
建設(shè)單位負(fù)責(zé)建設(shè)工程檔案的匯總和報送。建設(shè)單位與施工單位在簽訂工程承發(fā)包合同時，明確編制、移交竣工圖等工程檔案材料的責(zé)任、要求等內(nèi)容，建設(shè)項目有建設(shè)單位分包給幾個施工單位承擔(dān)的，各施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制其所承包的工程竣工圖，再由建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總整理。
建設(shè)單位在辦理《施工許可證》之前，要先到工程所在地的城市建設(shè)檔案管理部門簽訂建設(shè)工程竣工檔案報送責(zé)任書，領(lǐng)取報送文件材料表，并交納竣工檔案整理綜合服務(wù)費。建設(shè)單位在工程竣工驗收后，應(yīng)通知檔案管派員對其竣工檔案進(jìn)行預(yù)驗收，建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程竣工檔案全套文件材料報送城建檔案館，報送的材料符合要求的，城建檔案館收到在15日之內(nèi)經(jīng)審核合格后，簽發(fā)《建設(shè)工程竣工檔案合格證》。建設(shè)單位在取得建設(shè)工程檔案專項預(yù)驗收意見書后，方可組織工程竣工驗收；而國家和省級的重點建設(shè)工程竣工驗收，必須同時通知省級城建檔案館參加。建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案，內(nèi)容不完整的，應(yīng)限期補(bǔ)充、完善，建設(shè)工程投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對重要部位進(jìn)行維修的，建設(shè)單位也應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位根據(jù)實際情況修改、補(bǔ)充和完善原工程檔案；凡是涉及結(jié)構(gòu)和平面布置改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，再次向城建檔案館報送。在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)建設(shè)建筑物、構(gòu)筑物和其他設(shè)施的建設(shè)單位也應(yīng)辦理竣工檔案。
施工單位按照國家、省、市有關(guān)城建檔案管理的規(guī)定及合同的約定，及時編制、移交竣工圖及其他工程檔案材料，并對其準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
監(jiān)理單位應(yīng)著手監(jiān)理健全監(jiān)理檔案制度，督促施工單位及時收集、整理工程文件資料，并對其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，協(xié)助建設(shè)單位做好工程檔案材料的匯總。
建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，對建設(shè)工程檔案專項預(yù)驗收意見書進(jìn)行審查。
三、竣工檔案的編制與報送
凡是新建、改建、擴(kuò)建的建設(shè)項目，均應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定編制建設(shè)工程竣工檔案，并向城建檔案館及時報送。建設(shè)工程竣工檔案的歸檔文件內(nèi)容包括：工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五部分。作為工程建設(shè)的主題各方的建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位必須將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，其報送的建設(shè)工程檔案應(yīng)滿足一下基本條件：原始的建筑工程資料；與工程實體相符的建設(shè)工程竣工圖，并要加蓋竣工圖章；建設(shè)工程的照片、錄音、錄像等聲像資料以及市級以上重點工程采用的計算機(jī)管理的光盤、磁盤等電子資料。
四、建設(shè)工程檔案的必要性
當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作于人們的生活緊密相關(guān)?，F(xiàn)實生活中人們的生活緊密相連?，F(xiàn)實生活中的人們離不開水、電、氣、通風(fēng)、交通、住房、綠化、環(huán)境、商業(yè)、服務(wù)、旅游等設(shè)施，而所有這些設(shè)施項目建設(shè)過程中形成的檔案完整準(zhǔn)備與否，會直接影響著人們的正常生活。同時建筑工程檔案對防范自然災(zāi)害的破壞，及破壞后的回復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，是減少損失的重要手段之一，可見，做好建設(shè)工程檔案管理工作非常必要．
五、參考文獻(xiàn)
1.濟(jì)寧市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局 《濟(jì)寧市安全生產(chǎn)執(zhí)法監(jiān)察法律法規(guī)選編》
關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案管理；編制；
中圖分類號：TU204+.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
近年來，隨城市建設(shè)的快速發(fā)展，建設(shè)工程越來越多使得檔案管理工作得到進(jìn)一步重視，但相較西方發(fā)達(dá)國家成熟的管理經(jīng)驗我國仍存在不足。因此，需加強(qiáng)進(jìn)一步地改革和創(chuàng)新，借鑒西方成熟的管理經(jīng)驗，因地制宜，完善我國檔案管理制度，為工程建設(shè)提供高效高質(zhì)的服務(wù)。
1.完善檔案管理制度
要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。
工程建設(shè)類項目精確而又復(fù)雜，這項工作的順利進(jìn)行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規(guī)范。我國檔案管理的有關(guān)條列規(guī)定，工程建設(shè)單在項目建設(shè)期間，需要掌握建設(shè)實際情況，不斷完善、準(zhǔn)確相關(guān)檔案管理制度及措施。與此同時，分工要明確，切實保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項工程建設(shè)項目的各項責(zé)任，以免在建設(shè)工程中出現(xiàn)的問題無處尋責(zé)，并保證規(guī)范檔案資料的收集、入檔，促進(jìn)檔案、各項目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準(zhǔn)確和完整。一般情況下，工程項目建設(shè)時間比較長，以至于建設(shè)期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設(shè)的影響，從項目建設(shè)開始，就需要制定專業(yè)人員，做好檔案規(guī)整工作，確保各項任務(wù)的順利進(jìn)行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系。
2.完善施工管理制度，加強(qiáng)檔案材料的編制管理
在工程建設(shè)檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該按檔案管理規(guī)章制度對檔案材料進(jìn)行編制，這是工程建設(shè)單位的基本標(biāo)準(zhǔn)。形成一個高質(zhì)量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建設(shè)單位必須要明確本身的檔案管理責(zé)任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)鍛煉，提高建設(shè)工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建設(shè)施工進(jìn)行監(jiān)督管理，定期要對檔案材料的編制進(jìn)行審查指導(dǎo)，達(dá)到施工單位對檔案材料的要求標(biāo)準(zhǔn)，為下一期工程項目的順利進(jìn)行打下堅實的基礎(chǔ)。為了能夠使工程檔案材料有計劃地記入檔案，便于上級領(lǐng)導(dǎo)的審查，明晰責(zé)任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計劃中去。目前，很多工程項目的實施都是利用投標(biāo)的方式將工程項目承包出去，而好多承包企業(yè)又將工程項目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項目的質(zhì)量、積累和整理的過程等）就需要詳細(xì)列入檔案管理的內(nèi)容中去，減少建設(shè)過程中的失誤。
3.利用現(xiàn)代科技對檔案信息多樣化管理
大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，西方發(fā)達(dá)國家對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。檔案管理工作者應(yīng)該借鑒西方先進(jìn)的檔案管理方式，吸收先進(jìn)的管理技術(shù)，將檔案管理工作推向更高一個水平。國內(nèi)外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使建設(shè)工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運(yùn)用在檔案管理中。近年來，很多水利、建設(shè)工程單位已經(jīng)對錄像檔案、紙質(zhì)材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運(yùn)用多媒體進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化保存。提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
4.嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)
使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建設(shè)工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定或不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
5.及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。建設(shè)物在，檔案在，這是重點工程檔案管理的原則，隨著時間的推移，工程不可避免地要進(jìn)行維修、改造。
6.與時俱進(jìn)提高從業(yè)人員技術(shù)和綜合能力
關(guān)鍵詞：城市建設(shè)工程檔案 管理 以人為本
Abstract: urban construction archives is the carrier of human civilization heritage city, is the original, authentic records of the whole construction project, is a kind of potential productivity. Management of urban construction archives work is the key to people, give full play to the human potential, to provide better services for the archives.
Keywords: urban construction archives management people-oriente
中圖分類號：TU984.11+1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
城市建設(shè)工程檔案管理的意義
城市建設(shè)工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理中直接形成的對囯家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種材料，它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項活動中起著非常重要的作用。
（1）城市建設(shè)工程檔案是積累城市建設(shè)的經(jīng)驗，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物，城市建設(shè)活動的成果不外乎兩個方面：一是工程實體；一是工程檔案。工程檔案真實地記錄建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的工具和手段。對一個城市，一個地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會遇到很多困難。
（2）城市建設(shè)工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)，城市規(guī)劃就是根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)特色等動態(tài)因素進(jìn)行全面、綜合的、科學(xué)的長遠(yuǎn)的預(yù)測和設(shè)想。通過論證編制城市規(guī)劃方案，城市規(guī)劃的編制應(yīng)該依據(jù)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點統(tǒng)籌兼顧、綜合布置，在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。
（3）城市建設(shè)工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)?，F(xiàn)代城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)在的小城市，幾年、幾十年后將建設(shè)成為初具規(guī)模的城市，甚至成為舉世矚目的大城市，隨著城市現(xiàn)代進(jìn)程的加快，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地上、地下空間利用率越來越高，建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，工程檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有依工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。
（4）城市建設(shè)工程檔案是城市防災(zāi)、減災(zāi)的重要依據(jù)。1976年唐山大地震、2008年汶川大地震，災(zāi)后利用了大量的工程檔案進(jìn)行改造和修復(fù)，發(fā)揮了檔案的自身價值。實踐證明，合理、充分利用工程檔案起到事半功倍的效果，節(jié)約了時間和投資。
2、如何做好城市建設(shè)工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計和維護(hù)一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系。人是管理的第一要素。
（1）要完善法規(guī)，依法治檔。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程檔案管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《鐵路建設(shè)項目檔案驗收辦法》文件的規(guī)定，制定了《呼和浩特鐵路局建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《呼和浩特鐵路局建設(shè)項目檔案驗收辦法》等具體的規(guī)法要求，將檔案驗收制度、檔案進(jìn)館時限制度和檔案執(zhí)法制度納入規(guī)劃、建設(shè)、管理程序中，從根本上保證檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量，逐步完善規(guī)范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，加大執(zhí)法力度，實現(xiàn)工程檔案在新時期的依法治檔。
（2）詳實的業(yè)務(wù)規(guī)范是從事工程檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，根據(jù)單位實際情況，制定了《呼和浩特鐵路局建設(shè)建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《呼和浩特鐵路局建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《呼和浩特鐵路局科學(xué)技術(shù)檔案作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》、《呼和浩特鐵路局科學(xué)技術(shù)檔案分類編碼》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，符合城市現(xiàn)代化發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)的需要，順應(yīng)時展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，實現(xiàn)工程檔案由微觀操作向宏觀管理轉(zhuǎn)變。
（3）以人為本，發(fā)揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強(qiáng)對工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要定期舉辦檔案管理和業(yè)務(wù)的集中培訓(xùn)班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關(guān)人員就項目檔案工作的文件和標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，不斷強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，使項目檔案管理基礎(chǔ)工作得到有效保障，做好工程建設(shè)項目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環(huán)節(jié)工作，確保工程項目歸檔材料質(zhì)量良好、完整規(guī)范、系統(tǒng)配套。三是深入現(xiàn)場，做好對重點工程項目檔案的服務(wù)工作，主動做好對重點工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場跟蹤服務(wù)，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設(shè)同步，認(rèn)真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態(tài)，即新的項目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關(guān)信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對工程檔案的管理。
3、開發(fā)檔案自身價值。
【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；檔案管理；探析
建設(shè)工程的檔案是從工程開始時就存在的，里面記錄了工程的設(shè)計理念、設(shè)計方案、招標(biāo)投標(biāo)計劃與實施以及整個工程的任務(wù)、計劃、安排，存在于工程的整個壽命周期之內(nèi)，對于工程有著十分重要的地位。隨著我國建筑工程量的不斷加大，在工程建設(shè)方面有了更多的資料需要管理。城市化的發(fā)展讓建筑規(guī)模與建筑數(shù)量不斷增長，因此檔案也需要進(jìn)行更細(xì)致的劃分，這在無形中加大了工程檔案管理的難度，因此，工程檔案管理部門要加大研究力度，讓完善的資料管理促進(jìn)工程建設(shè)。
1.檔案管理工作的要點與弊端
1.1認(rèn)識上的混淆
建設(shè)工程方面的檔案管理不同于一般人事檔案管理。人事檔案只需要進(jìn)行人事調(diào)查、收集、整理與分類的工作，而建設(shè)工程的資料無論是在管理對象方面還是管理范圍方面都與人事檔案管理有很大的區(qū)別。
對于一項建設(shè)工程而言，主要的檔案管理工作可以氛圍記錄與文件兩大類別。記錄包含了工程從設(shè)計初期開始，所有的培訓(xùn)工記錄、設(shè)計記錄、招標(biāo)投標(biāo)記錄、會議記錄、臺賬記錄、總結(jié)記錄、材料采購記錄等內(nèi)容，總之就是工程建設(shè)過程中，發(fā)生的所有活動都要詳細(xì)記錄在案。文件的檔案管理包含自制文件以及外來文件，主要是工程過程中發(fā)生的文件形式的簽訂內(nèi)容，例如招標(biāo)合同、勞動合同、各類審批文件等內(nèi)容。建設(shè)工程的檔案管理除了有這些文字形式的資料之外，還有大量的圖片、影像資料，這些資料是用來記錄工程建設(shè)過程中的施工進(jìn)度、施工中質(zhì)量問題、以及工程介紹的。
1.2檔案管理人員不專業(yè)
工程的檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對工程項目一無所知的人是沒有辦法對資料進(jìn)行有效管理的。因為在工程的資料收集方面，需要管理者親身進(jìn)入到施工現(xiàn)場拍攝圖像資料，并且還需要與整個工程各部門進(jìn)行有效溝通，保障資料的完整性與及時性。
現(xiàn)如今，工程的檔案已經(jīng)基本實現(xiàn)的電子化與信息化，因此檔案管理人員除了要擁有對工程設(shè)備的了解與對施工流程的明確，還需要具備一定的計算機(jī)操作能力，要求能夠有效運(yùn)用計算機(jī)軟件對工程的檔案進(jìn)行管理。但就目前工程檔案管理水平來看，專業(yè)化人員并不多，有檔案管理工作的員工已經(jīng)年齡偏大，無法快速接受新的檔案管理手段；而新招聘的年輕員工又缺乏對工程項目建設(shè)的有效認(rèn)識，因此從全局來看，檔案管理人員方面存在著知識結(jié)構(gòu)老化、專業(yè)知識匱乏的狀況。
1.3機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善
工程建設(shè)應(yīng)設(shè)有專門的檔案管理部門來進(jìn)行資料的收集、核對以及管理工作。目前許多的工程為了節(jié)約經(jīng)費，只是讓人事部門或是工程監(jiān)管部門來完成工程的檔案管理工作。這些部門并不具備專業(yè)化知識。并且工程各部門也應(yīng)及時將自己部門的活動狀況整理成資料形式上報給檔案管理部門，若是由非專業(yè)的人員 管理檔案，就無法進(jìn)行有效管理，容易造成檔案的遺失或是混亂，致使工程無法有效使用這些資料，造成日后在審批以及驗收時出現(xiàn)問題。
1.4檔案管理手段落后
目前的檔案管理工作大多是紙質(zhì)形式，在保存與交接上容易造成檔案的損壞。且一些紙質(zhì)檔案需要經(jīng)常性的使用到，像是工程設(shè)計方案、前期的批復(fù)性文件等，紙質(zhì)檔案在工程各部門之間進(jìn)行交接，一來浪費時間，二來容易造成檔案的遺失。
2.建設(shè)工程檔案管理的實踐與創(chuàng)新
2.1檔案管理模式方面
檔案管理工作要建立健全完善的管理體制，在工作上加強(qiáng)創(chuàng)新，保障在管理過程中有法律可依。近幾年，一些工程項目已經(jīng)將質(zhì)量責(zé)任終身制引入到檔案管理工作中。這種做法的優(yōu)勢在于讓工程項目負(fù)責(zé)人嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，從源頭上保障施工質(zhì)量，降低事故發(fā)生幾率。同時，終身制的職責(zé)能夠讓各部門領(lǐng)導(dǎo)在制定給部門項目活動是更加嚴(yán)謹(jǐn)，提高了檔案編制與檔案報送的責(zé)任意識，讓各部門主管自覺將檔案保送到檔案管理部門中去。這種模式上的創(chuàng)新讓工程項目的負(fù)責(zé)人與資料收集人員在簽子時感受到責(zé)任感，從而更加細(xì)致的完成檔案管理工作。這樣一來，傳統(tǒng)檔案管理中“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象能夠有效緩解。
在具體操作方面，工程檔案的編制工作需要與各部門進(jìn)行有效溝通，確保檔案資料的有效性，并且由于設(shè)計人員在工程設(shè)計時并不是經(jīng)常深入到施工場所進(jìn)行調(diào)查研究的，因此當(dāng)?shù)氐牡叵鹿艿?、土質(zhì)、土層結(jié)構(gòu)等方面都會在施工過程中對施工造成一定影響。這樣一來，工程的施工圖紙就要進(jìn)行細(xì)微的改變。在需要改變時，施工人員需要逐級上報給工程監(jiān)理部門，監(jiān)理部門在進(jìn)行實地考察之后才能對圖紙進(jìn)行修改。在檔案資料的管理中，在修改的地方要詳細(xì)標(biāo)明，不能直接將修改后的設(shè)計圖放進(jìn)檔案。
2.2創(chuàng)新協(xié)作機(jī)制
建設(shè)工程的檔案管理牽涉范圍很廣，因此需要施工方、建設(shè)方以及監(jiān)理方協(xié)同合作，否則無法保證檔案編制工作的順利進(jìn)行，其檔案報送工作也無法落實到位，因而無法保證建設(shè)工程質(zhì)量。如今，我國市政工程和其他重點工程越來越多，針對此現(xiàn)象，主管部門不再局限于市建設(shè)局，而是交由其他分管部門分級、分散來進(jìn)行建設(shè)管理。因此，各城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館則要加強(qiáng)與各市政、重點工程的主管部門以及重點辦等單位的聯(lián)系，創(chuàng)設(shè)高效協(xié)作機(jī)制，并主動去了解市政工程或重點工程的相關(guān)信息，及時簽訂相關(guān)協(xié)議書。同時，要創(chuàng)新服務(wù)，使用個性化服務(wù)的方式，制定科學(xué)合理的工作機(jī)制和具體規(guī)范，從而保證市政工程和重點工程檔案管理工作不留死角，落實到位。
2.3優(yōu)化存儲方式
對于項目業(yè)主而言，工程的檔案管理關(guān)系著日后在驗收以及審核方面的有效性。因此檔案的管理方式不能夠像傳統(tǒng)那樣采取紙質(zhì)檔案，用保險箱來存放。隨著我國網(wǎng)絡(luò)化、信息化與電子化的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該朝著電子化的方向發(fā)展。辦公自動化技術(shù)能夠保障工程檔案被快速的檢索、調(diào)用、存儲與傳輸，同時還能夠保障檔案的安全性。
2.4嚴(yán)把質(zhì)量檢驗關(guān)卡
在工程完工之后，質(zhì)檢部門與項目業(yè)主需要對工程進(jìn)行驗收工作。質(zhì)監(jiān)部門有專業(yè)的人才與設(shè)備進(jìn)行檢驗，而對于項目業(yè)主而言，工程的檔案就是檢驗的有力依據(jù)。檔案的驗收包含了對檔案基礎(chǔ)管理的審驗、對檔案完整性以及系統(tǒng)性的審驗以及對檔案安全狀況的審驗。其中，第二點是驗收的重點，其它兩方面都是保障第二點有效實施的基礎(chǔ)。項目業(yè)主通過對工程檔案的嚴(yán)格把關(guān)，能夠了解在施工過程中工程項目的進(jìn)度以及變動情況，系統(tǒng)性的了解整個施工過程，及時發(fā)現(xiàn)問題并勒令整改，以免在交付之后發(fā)現(xiàn)問題造成資金的浪費。
3.結(jié)語
建設(shè)工程的檔案管理是一項復(fù)雜且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要工程建設(shè)部門與施工部門經(jīng)過有效溝通之后共同制定出完善的管理計劃，抓住要點，通過不斷地實踐優(yōu)化檔案管理。相信通過不斷的深入研究，檔案管理工作必將有效推動建設(shè)工程的持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：房屋工程；檔案管理
中圖分類號：G271
目前檔案管理的難點，制約著建設(shè)工程乃至整個建筑企業(yè)的發(fā)展，因此，建筑企業(yè)要通過提高檔案管理意識、實行現(xiàn)代化管理水平、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，以及完善檔案管理工作制度等措施，方可實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而為建設(shè)工程提供良好的檔案管理環(huán)境。
一、 房建工程建設(shè)檔案管理的特點
一般房建工程項目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作復(fù)雜，所形成的檔案有如下特點：
（一） 數(shù)量大、種類多
房建工程是一個龐大的系統(tǒng)工程，它由多個子項或?qū)ｍ椆こ添椖拷M成。從項目立項、招投標(biāo)、核準(zhǔn)到開工、投資建設(shè)，再到項目竣工驗收，長達(dá)5～10年不等。長時間所產(chǎn)生的文件包括勘測設(shè)計、招投標(biāo)管理、配套供電交通、土木工程，設(shè)備安裝，管道線路鋪設(shè)、裝飾裝修等資料，并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實物標(biāo)本等形式記載，形成數(shù)量巨大、種類繁多的工程建設(shè)檔案。
（二） 價值高
房建工程檔案收集來源于工程各子項的參建各方，在工程建設(shè)過程中，涉及質(zhì)量評定、材料進(jìn)場核定、事故理賠審定、天氣情況、各階段驗收和竣工驗收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的參考資料。
（三） 綜合性強(qiáng)
房建工程建設(shè)涉及面廣，它牽涉到市政綠化、土木工程、電力、交通、通訊、消防等各個方面，從而形成的房建工程檔案專業(yè)性、綜合性強(qiáng)。
二、 房建工程檔案管理的常見問題
從上世紀(jì)90年代中期開始，在我國住房建行業(yè)中，陸續(xù)推行項目經(jīng)理制、招標(biāo)投標(biāo)管理制、合同管理制及工程監(jiān)理制，房建工程檔案管理也取得了重大進(jìn)步，但房建工程檔案管理目前還存在以下問題：
（一） 管理規(guī)章制度不健全且執(zhí)行不到位
房建工程檔案管理點多、面廣、量大牽涉單位多，且各單位相對獨立。由于工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全其實施細(xì)則未及時跟上缺乏完善的約束機(jī)制加上檔案管理不重視，造成執(zhí)行不到位，出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞或者是不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。
（二） 重工程建設(shè)，輕檔案管理
為使工程項目盡快發(fā)揮效益，業(yè)主和參建單位在工程建設(shè)過程中往往只注重工程的形象工程建設(shè)進(jìn)度而忽視建工檔案資料的作用，檔案管理意識淡薄從而未把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，尤其是在施工階段面臨工期短、施工任務(wù)繁重等情況下，只重視建設(shè)項目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整理等工作，使工程檔案管理與工程建設(shè)未能按時完成。
（三） 檔案歸檔不及時且質(zhì)量不高
房建工程建設(shè)長達(dá)數(shù)年，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性，受工程建設(shè)參建單位多，工期長、人員變動大等因素影響，各單位對建設(shè)過程中形成的資料未及時收集和妥善保管，檔案資料不能及時移交和定期整理歸檔。若到工程項目完工需辦理竣工驗收手續(xù)時，再來組織大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，導(dǎo)致工程竣工檔案資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。
（四） 檔案管理從業(yè)人員配備不足且素質(zhì)不高
因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視，發(fā)包單位或施工單位配備的檔案從業(yè)人員配額少且多為兼職人員，人員穩(wěn)定性不強(qiáng)，而且對建工檔案征集與收集、整理、保管與維護(hù)等要求掌握不全，使得工程檔案管理質(zhì)量較差，無法達(dá)到國家規(guī)定的建工檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)。
（五） 檔案現(xiàn)代化管理水平不高且信息資源未共享
在實際工作中，各建設(shè)單位不同程度地存在著重視紙質(zhì)文件的歸檔，忽略電子文件的收集歸檔，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理，工程檔案信息未實現(xiàn)共享。
三、 應(yīng)對房建工程建設(shè)檔案管理問題的措施
（一） 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識
為加強(qiáng)對房建工程建設(shè)檔案的有序管理，在工程項目開始時，就應(yīng)對來自各參建單位及人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，從而增強(qiáng)工程各人員的檔案意識，爭取各方面的支持與配合，提高他們做好房建工程檔案管理的自覺性和責(zé)任感，爭取他們的重視和支持，擺脫檔案管理的處于被動的局面。
（二） 完善制度，規(guī)范檔案管理
一要根據(jù)國家及建設(shè)部門的相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合房建工程的實際情況完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應(yīng)明確規(guī)定，有章可循；二要制定房建工程檔案管理工作約束機(jī)制，將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核；三要提高執(zhí)行力，嚴(yán)格落實檔案管理規(guī)定，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。
（三） 加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
一方面配足檔案人員，保證檔案人員的相對穩(wěn)定。條件允許的，應(yīng)配備專業(yè)人員專門管理；條件不允許的，也要設(shè)法提高檔案工作者積極性和工作熱情，使其安心工作。另一方面，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要包括三方面的培訓(xùn)：首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；最后，對項目建設(shè)單位的檔案專業(yè)人員進(jìn)行工程文件編制的現(xiàn)場指導(dǎo)，提高各方專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。
（四） 加強(qiáng)電子文件管理，開發(fā)檔案信息資源。
首先，有一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、儲存、查詢、統(tǒng)計等操作的檔案管理軟件；其次加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度，推進(jìn)檔案信息資源共享，建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫；最后要加強(qiáng)電子檔案的管理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實現(xiàn)檔案資源共享，為房建工程管理服務(wù)。
房建工程項目檔案與一般生產(chǎn)技術(shù)檔案有所區(qū)別，它是由多個單項工程形成，周期長、投資大，環(huán)節(jié)多，在整個工程建設(shè)中形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)。作為一項系統(tǒng)工程，只有通過發(fā)包單位及承建單位做到領(lǐng)導(dǎo)重視，人員落實，檔案管理制度健全，管理網(wǎng)絡(luò)建立，過程控制和全程跟蹤有效，即可保證搞好房建工程檔案管理工作，從而滿足住房建設(shè)快速發(fā)展要求。
四、總結(jié)
工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進(jìn)企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時，更好地為社會主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞:建設(shè)工程檔案;收集;整理;保管;利用服務(wù)
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建設(shè)是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經(jīng)濟(jì)行為,它對城市文明與社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可估量的作用。因此,如實記錄和保管建設(shè)工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設(shè)工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設(shè)工程檔案的管理提供思路。
一、建設(shè)工程檔案及其管理的含義
建設(shè)工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的,但定義中所說價值缺乏可操作性的標(biāo)準(zhǔn)。又如有人指出,重點建設(shè)項目檔案是指整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料,即:建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標(biāo)準(zhǔn)?？梢哉f,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進(jìn)行充分的結(jié)合。
筆者認(rèn)為,建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項目的立項準(zhǔn)備、立項申請、決策、建設(shè)、驗收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發(fā),確定建設(shè)工程檔案的外延。
建設(shè)工程檔案的管理,是指對建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之,建設(shè)工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程,它始于工程項目的提出,伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個時代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料,因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案,具有復(fù)雜性。
收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案,做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù),具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄,是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時,檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料,對于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設(shè)工程檔案的收集
所謂檔案收集,就是檔案館根據(jù)各種線索,到社會上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻(xiàn)、復(fù)制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進(jìn)館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設(shè)工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設(shè)審批管理部門,環(huán)保消防等部門,也涉及業(yè)主、建筑單位等,因而就每個單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對本單位各職能部門在項目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此,一般的建設(shè)項目,其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理,只有一些對于國家具有重大意義的建設(shè)項目,才可能在一定時期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設(shè)項目檔案管理予以論述。
建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎(chǔ)環(huán)節(jié),具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提[4]。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項目的醞釀和建設(shè)而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施,因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存,一般很少同時向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。
單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題:
第一,應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多,從項目的醞釀提出就會產(chǎn)生動議性文件,之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報批文件、設(shè)計文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限,電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄,自應(yīng)收集。
第二,應(yīng)當(dāng)注意歸檔時限,及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄,收集時間距離檔案文件產(chǎn)生的時間越長,越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動導(dǎo)致收集不便等問題。因此,國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴(yán)格要求,特別是專項檔案的移交。一般建設(shè)項目的歸檔,亦應(yīng)依法在規(guī)定時限內(nèi)歸檔。
第三,建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。沒有規(guī)矩不成方圓,只有把建設(shè)工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進(jìn)行。因此,單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度,并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任,以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。
第四,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設(shè),檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員,了解工程進(jìn)度和工程基本情況,做到心中有數(shù),在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機(jī)。
第五,建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設(shè)工程檔案在收集時應(yīng)當(dāng)有所甄別,對于工程決策、審批資料,工程設(shè)計圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全,對于工程建設(shè)的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設(shè)工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內(nèi)容,是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時的命名不同,各部門移交的文件材料不規(guī)范,或者不齊全,因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此,單位建設(shè)工程檔案的整理是一個較為復(fù)雜的問題,單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實際,采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則,不宜以定式常法為據(jù)。
單位建設(shè)工程檔案的整理,雖然難以定法對待,但仍有條理可循。
第一,以時間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進(jìn)行評述。因此,編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設(shè)工程的,其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時間為序進(jìn)行編號整理。在整理時應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準(zhǔn)或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確,一般不存在模糊問題,而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多,日期一般不統(tǒng)一,難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn),容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時,有時文件規(guī)定的動工日期與實際動工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。
第二,同一個工程項目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。
第三,同一個工程項目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計文件、工程項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。
第四,以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接,故此,應(yīng)以文檔主要事項為題錄,如某某項目可行性報告等。
總之,單位建設(shè)工程檔案的整理是一項較為復(fù)雜的工作,應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對待,科學(xué)整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡單應(yīng)付。
四、單位建設(shè)工程檔案的保管
單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施,主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。
一般而言,紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質(zhì)量雖然相對可靠,但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因為溫度、濕度及防磁要求不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真,加之經(jīng)常性的復(fù)制,導(dǎo)致資料清晰度下降,保管成本高。
因此,對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像,然后加以保存,同時對照片采取常規(guī)方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是,在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時,應(yīng)加注說明性題名,并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料,以便于查閱。
五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)
隨著社會信息化進(jìn)程的加快,信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要,或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計,均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務(wù),是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。
第一,利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱,均需要依法進(jìn)行。
第二,單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用,特別是檔案,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序,通過申請、核準(zhǔn)、查閱等基本程序,而且查閱地點、方法等均須符合規(guī)定。
第三,在合法前提下,單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極提供查閱檢索服務(wù),運(yùn)用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時應(yīng)向查閱者說明檔案文件的背景、內(nèi)容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準(zhǔn)確的獲知需要的信息。
第四,單位建設(shè)工程檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著力建造檔案的電子檢索系統(tǒng),并提供電子查閱與紙質(zhì)查閱的共時服務(wù)。面對越來越多的檔案材料,靠人工檢索費時耗力,效率低下,故此,建設(shè)數(shù)字檔案館是檔案館建設(shè)的基本趨勢,應(yīng)該努力建立紙質(zhì)檔案的電子檢索數(shù)據(jù),方便查閱。
單位建設(shè)工程檔案的管理是一項復(fù)雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責(zé)任心和良好的工作技能,還要求單位內(nèi)部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)中,應(yīng)當(dāng)做到依法、及時、認(rèn)真和便利服務(wù),促進(jìn)單位建設(shè)工程檔案管理工作。
參考文獻(xiàn):
[1] 趙克云.做好工程檔案管理探討[J]. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2008,(3):125-126.
[2] 陳玉燕. 談重點建設(shè)項目的檔案管理[J].工程建設(shè)與設(shè)計,2006,(12):102-104.
[3] 馮國安. 檔案收集與開發(fā)檔案信息資源[J].檔案與建設(shè),1995,(9):28-29.
[4] 謝愛芹. 檔案收集是檔案工作的重要基礎(chǔ)[J].山東電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報,2006,(2):92-94.
關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；收集；整理
一、建設(shè)工程檔案及管理
筆者認(rèn)為，建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項目的立項準(zhǔn)備、立項申請、決策、建設(shè)、驗收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發(fā)，確定建設(shè)工程檔案的外延。
建設(shè)工程檔案的管理，是指對建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之，建設(shè)工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程，它始于工程項目的提出，伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個時代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案，具有復(fù)雜性。收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案，做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù)，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄，是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時，檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料，對于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設(shè)工程檔案的收集
所謂檔案收集，就是檔案館根據(jù)各種線索，到社會上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。從建設(shè)工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設(shè)審批管理部門，環(huán)保消防等部門，也涉及業(yè)主、建筑單位等，因而就每個單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對本單位各職能部門在項目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此，一般的建設(shè)項目，其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理，只有一些對于國家具有重大意義的建設(shè)項目，才可能在一定時期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。
建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提 。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項目的醞釀和建設(shè)而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施，因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存，一般很少同時向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題：
第一，應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多，從項目的醞釀提出就會產(chǎn)生動議性文件，之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報批文件、設(shè)計文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限，電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄，自應(yīng)收集。
第二，應(yīng)當(dāng)注意歸檔時限，及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄，收集時間距離檔案文件產(chǎn)生的時間越長，越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動導(dǎo)致收集不便等問題。因此，國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴(yán)格要求，特別是專項檔案的移交。一般建設(shè)項目的歸檔，亦應(yīng)依法在規(guī)定時限內(nèi)歸檔。
第三，建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度，并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任，以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。
第四，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設(shè)，檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員，了解工程進(jìn)度和工程基本情況，做到心中有數(shù)，在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機(jī)。
第五，建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。建設(shè)工程檔案在收集時應(yīng)當(dāng)有所甄別，對于工程決策、審批資料，工程設(shè)計圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全，對于工程建設(shè)的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設(shè)工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內(nèi)容，是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時的命名不同，各部門移交的文件材料不規(guī)范，或者不齊全，因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此，單位建設(shè)工程檔案的整理是一個較為復(fù)雜的問題，單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實際，采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則，不宜以定式常法為據(jù)。
單位建設(shè)工程檔案的整理，雖然難以定法對待，但仍有條理可循。
第一，以時間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。單位存在不同建設(shè)工程的，其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時間為序進(jìn)行編號整理。在整理時應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準(zhǔn)或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確，一般不存在模糊問題，而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多，日期一般不統(tǒng)一。難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn)，容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時，有時文件規(guī)定的動工日期與實際動工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。
第二，同一個工程項目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。
第三，同一個工程項目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計文件、工程項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。
第四，以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接，故此，應(yīng)以文檔主要事項為題錄，如某某項目可行性報告等。
總之，單位建設(shè)工程檔案的整理是一項較為復(fù)雜的工作，應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對待，科學(xué)整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡單應(yīng)付。
四、單位建設(shè)工程檔案的保管
單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施，主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。
一般而言，紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質(zhì)量雖然相對可靠，但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因為溫度、濕度及防磁要求不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真，加之經(jīng)常性的復(fù)制，導(dǎo)致資料清晰度下降，保管成本高。
因此，對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像，然后加以保存，同時對照片采取常規(guī)方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是，在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時，應(yīng)加注說明性題名，并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等
基本資料，以便于查閱。
五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)
隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要，或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務(wù)，是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。
第一，利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案，檔案亦有密級之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱，均需要依法進(jìn)行。
第二，單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用，特別是檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序，通過申請、核準(zhǔn)、查閱等基本程序，而且查閱地點、方法等均須符合規(guī)定。
