時間：2022-10-23 15:48:36
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【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理；員工素質(zhì)
1 辦公室行政管理工作的重要作用
1.1 它是組織上傳下達的咽喉
從行政管理角度看辦公室工作，主要完成的是上級部門下達的各項行政工作，處理的是領(lǐng)導和各部門工作人員之間的關(guān)系。辦公室是一個組織內(nèi)的重要助手，其助手作用體現(xiàn)在：辦公室結(jié)合本單位的實際情況來貫徹和執(zhí)行上級機關(guān)部署的各項任務(wù)和工作，并且監(jiān)督檢查實施落實的結(jié)果。辦公室是一個組織內(nèi)的重要參謀，其參謀作用表現(xiàn)在：辦公室工作人員的重要工作之一是深入員工，了解基層情況和需求，廣泛聽取基層意見和建議，及時向相關(guān)領(lǐng)導提出建設(shè)性意見，提出改進建議。
1.2 它是組織協(xié)調(diào)左右的紐帶
辦公室是一個綜合性的辦事部門，是保證組織正常運轉(zhuǎn)的中介和橋梁。辦公室在組織內(nèi)通常大量地溝通上下工作，聯(lián)系部門工作人員，通過對事務(wù)和工作人員的合理、及時銜接，來完成上級下達的各項任務(wù)。鑒于上級下達事務(wù)的時效性和重要性不同，辦公室工作的重點就要放在快捷、周密，以及規(guī)范地對其進行傳達和實施。隨著工作節(jié)奏的不斷加快，辦公室協(xié)調(diào)左右的紐帶作用也日益明顯。作為組織服務(wù)的核心的辦公室，辦公室的天職是服務(wù)組織，立足于服務(wù)組織是辦公室工作的主要特點之一。辦公室的服務(wù)作用首先體現(xiàn)在為領(lǐng)導服務(wù)，辦公室從屬于相關(guān)領(lǐng)導機關(guān)，服務(wù)于領(lǐng)導是每個員工的工作職責。辦公室行政工作就是為組織和領(lǐng)導提出科學合理、及時有效的意見和建議。其次是為組織和基層服務(wù)，辦公室工作及時地掌握組織的決策方向和基層的需求情況，為解決組織和基層存在的問題出謀劃策。最后是為員工服務(wù)，辦公室工作中對外工作的部分即是為員工服務(wù)的體現(xiàn)。簡言之，辦公室是組織行駛服務(wù)職能的核心。
2 辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題
2.1 辦事效率低下，不能及時地上傳下達
作為一個綜合全面的辦事機構(gòu)，辦公室行政工作在宏觀層面，肩負著傳達、執(zhí)行、監(jiān)督和服務(wù)等諸多方面的整體職能；在微觀層面，擔負著起草文件、處理文書、傳遞信息和進行接待等眾多事務(wù)。通常是組織承上啟下、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和樞紐。在改革開放日益深化的今天，各組織的職能劃分越發(fā)清楚、各司其職，各部門的分工也越發(fā)細致。@樣的職能劃分導致眾多的機構(gòu)辦公室行政工作承擔組織事宜，上級機關(guān)傳達的任務(wù)和精神層層下達，中間經(jīng)過眾多的部門和人員，造成不必要的時間浪費。所以，隨著辦公室行政工作的細致劃分，導致上級命令和精神下達的程序變得繁瑣，時間花費更長，從而降低了辦公室行政工作的效率。
2.2 辦公室行政工作人員工作能力較差
辦公室行政工作事務(wù)繁多而瑣碎，因此有部分工作人員對待工作缺乏認真求實的精神，得過且過。面對上級下達的任務(wù)和精神，出現(xiàn)與自己意見相左的情況時，不能做到客觀對待，主觀上產(chǎn)生敷衍情緒，導致潦草處理的結(jié)果。同時，面對當今社會金錢物質(zhì)等各方面的誘惑，部分工作人員不能正確對待，以至于步入的歧途。另外，還有個人能力方面的問題，有的工作人員辦事馬虎、缺乏嚴謹細致的品質(zhì)，導致辦公室行政工作的執(zhí)行不能沿著預(yù)期的軌道進行和發(fā)揮作用。最后，辦公室行政人員服務(wù)員工的意識不夠強烈，甚至認為為員工服務(wù)是員工有求于自己，在工作中出現(xiàn)“擺架子”、“端姿態(tài)”的不良現(xiàn)象。以上這些辦公室行政工作人員個人能力和品格方面的問題是他們工作能力不夠、工作素質(zhì)較低的體現(xiàn)，這些問題都有待在日常工作中不斷改進。
3 做好辦公室行政工作的建議
3.1 精簡辦公部門和機構(gòu)，提高辦事效率
要提高辦公室行政工作的辦事效率，首先要做的是精簡辦公機構(gòu)和部門。減少中間部門的設(shè)置，才能使命令、精神的下達更加地快捷和有效。與此同時，辦公室行政工作要切實負責起本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的本職工作，每一環(huán)節(jié)的工作都及時準確地進行銜接和處理，才能做到各個機構(gòu)部門的協(xié)調(diào)一致。各部門和機構(gòu)只有找到并且認識清楚辦公室行政工作的特定內(nèi)容和職能，才能樹立起全局觀念，從而積極努力地為領(lǐng)導辦事、為基層服務(wù)、為員工謀利。簡言之，辦公室行政部門要對機構(gòu)的設(shè)置進行精簡，各職能部門要各司其職，才能提高自身辦事效率，以自己良好的“服務(wù)”形象，為組織內(nèi)外“做實事”，為基層為員工“辦大事”。
3.2 加強對辦公室行政工作人員的培訓，提升員工素質(zhì)
作為辦公室行政工作人員，為了適應(yīng)辦公室工作的新要求，首先要一如既往堅持學習，培養(yǎng)自己觀察、分析和解決問題的能力。辦公室繁雜的工作事務(wù)不僅要求工作人員要能高效處理好急需解決的事務(wù)，還要當好領(lǐng)導的助手和參謀。同時始終保持自己良好的工作態(tài)度，從被動工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸ぷ?，探索做好行政工作的新方法和好路子。還要注重對新知識的學習、新問題的研究，用新的有用的知識去解決新的問題，做到與時俱進。最后，還要樹立和加深全心全意為人民服務(wù)的思想，提高自己的服務(wù)能力，在繁雜的工作中甘于吃苦、樂于奉獻、敢為人先，提高自己的工作能力和工作素質(zhì)，充分發(fā)揮自己的價值。
4 結(jié)束語
辦公室行政工作是一個組織機構(gòu)不可或缺的工作環(huán)節(jié)，它對組織機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)和各項事務(wù)的順利處理，起著承上啟下的橋梁作用，是協(xié)調(diào)左右的紐帶和服務(wù)工作的核心。但是現(xiàn)階段辦公室行政工作的問題在于，機構(gòu)的繁復(fù)和人員的冗雜造成的辦事效率低下、工作人員素質(zhì)有待提高，以及外界社會認知的偏頗。針對這些問題，辦公室行政機構(gòu)需要精簡和規(guī)范，以提高辦事的效率；工作人員要不斷學習、樹立正確的思想意識，以更好地進行行政工作；同時，各機構(gòu)部門要努力糾正外界社會的認知偏頗，使之成為自己完善工作的不竭動力。只有這樣，才能充分體現(xiàn)和發(fā)揮辦公室行政工作的積極作用。
【參考文獻】
關(guān)鍵字：高校；院(系)辦公室管理；對策
中圖分類號：G451 文獻標識碼：A
1．高校院(系)辦公室管理工作的特點
1．1事務(wù)繁雜
院(系)辦公室的工作繁多復(fù)雜，但大體可分為教學管理和行政管理兩部分。教學管理包含教務(wù)管理、學籍管理、成績管理、教學檔案管理、教學督導、教學工作量核算等內(nèi)容，它不但要協(xié)助系部領(lǐng)導做好教學管理工作。還要協(xié)調(diào)與主管部門的業(yè)務(wù)關(guān)系，既要對教師、學生做到熱情服務(wù)，又要對細小的工作一絲不茍、精益求精，否則就會給教學工作帶來不便。行政管理除了教學管理外，其他工作原則上都要歸并其中，諸如公文收發(fā)、會議通知、水電維修、設(shè)備維護、安全衛(wèi)生、統(tǒng)計報表、日?？记?、津貼發(fā)放、教學辦公資金的管理以及有關(guān)科室工作督促檢查等，每一項工作看起來都很瑣碎，但都很重要，缺一不可。
1．2組織和協(xié)調(diào)作用
院(系)辦公室是系部管理工作過程中的中樞部門。從行政管理體系的縱向看，院(系)辦公室面對下屬各教研室及相關(guān)科室；從行政管理體系的橫向看，院(系)辦公室面對學校各黨務(wù)機關(guān)和行政部門。為使系部所屬各教研室在教學科研和其它活動中與學校各黨務(wù)機關(guān)及行政職能部門思想、行動保持一致，就要通過院(系)辦公室(在系部黨政領(lǐng)導的指揮下)對全系部所屬的各教研室及相關(guān)科室甚至各位教師進行協(xié)調(diào)，使全系部的各種活動統(tǒng)一到黨及領(lǐng)導機關(guān)的總體目標上來。院(系)辦公室在全系部的行政管理系統(tǒng)中所處的這個特殊位置，決定了它必須承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，保證全系部的教學、科研工作及其它活動順利進行和高效運作。
1．3參謀和智囊作用
院(系)辦公室的首要工作是經(jīng)常參與研究系部里的重大問題，及時向系部黨政領(lǐng)導反映情況，并提出建議。特別是在學校內(nèi)部體制深化改革的過程中，系部作為辦學主體，會有許多新的決策要出臺。這些新的決策，一方面要以學校的規(guī)章制度為依據(jù)，另一方面還要借鑒其他高校及校內(nèi)各系的經(jīng)驗，同時更要結(jié)合本系部的實際情況及專業(yè)特色來制定適合本系部發(fā)展的策略。因此在系部黨政領(lǐng)導決策之前，院(系)辦公室應(yīng)該協(xié)助領(lǐng)導調(diào)查研究，搜集信息并加以分析，綜合各方面的情況，提出可供參考的建議和方案。因此，要十分重視做好日常信息的搜集和整理工作，掌握信息要及時并且準確，要善于捕捉到那些超前信息和執(zhí)行政策的反饋信息。前者可以幫助黨政領(lǐng)導超前決策。后者則可以總結(jié)經(jīng)驗教訓，使決策不斷趨于完善。
2.新時期高校院(系)辦公室管理遇到的問題
在高等教育改革與發(fā)展步伐不斷加快的今天，我國高校建設(shè)正面臨著諸多方面的挑戰(zhàn)。高校在擴大辦學規(guī)模、加快科研教學設(shè)施建設(shè)、提高辦學質(zhì)量和學術(shù)聲譽、改善師生員工學習生活條件等方面壓力更大，任務(wù)更為艱巨。學校的全面改革與建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，它涉及到學校管理的方方面面。作為服務(wù)于高校各項事業(yè)發(fā)展的院(系)辦公室也必然面臨著挑戰(zhàn)。認清以下幾方面挑戰(zhàn)，將對高校的全面發(fā)展起重要作用。
2．1辦公室職能和目標模糊不清
高校院(系)辦公室要發(fā)揮其最大的功效，為領(lǐng)導和師生員工提供一流的服務(wù)，在高校改革與發(fā)展中起到更大的作用，就應(yīng)當先明確院(系)辦公室應(yīng)有的職能和應(yīng)達到的工作目標。而職能與目標又不是一成不變的靜態(tài)指標，隨著各種新問題的出現(xiàn)，院(系)辦公室職能與目標都會有相應(yīng)的改變，尤其是工作目標，其動態(tài)性更加明顯。在實際工作中，高校院(系)辦公室很多時候只是按部就班地完成日常工作，就很難解決一些需要創(chuàng)新思維和充分發(fā)揮主觀能動性的問題。一些不斷涌現(xiàn)的新業(yè)務(wù)，看似與辦公室管理無關(guān)，實際上仍是院(系)辦公室業(yè)務(wù)的擴展。而一些看似歸屬院(系)辦公室管理的工作，實際上又不屬于其管轄范圍，院(系)辦公室人員極易“越俎代庖”，這一切都從一個側(cè)面說明高校院(系)辦公室存在著對職能與目標認識不清的問題。
2．2辦公室工作人員整體素質(zhì)不高
辦公室工作要講高效率、高質(zhì)量，這是現(xiàn)代化社會發(fā)展的客觀要求。工作效率包括兩個方面的內(nèi)容：一是辦事速度，二是辦事質(zhì)量。只有在保證辦事質(zhì)量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。高校院(系)辦公室工作人員只有具備過硬的政治素質(zhì)、熟練的業(yè)務(wù)能力、扎實的工作作風，才能滿足工作的要求。但現(xiàn)實情況是部分院(系)辦公室人員素質(zhì)起點較低，得到培訓與學習的機會又少，他們在思想、業(yè)務(wù)各方面與高校管理的需要還有一定的距離。主要表現(xiàn)在：一是思想政治方面的挑戰(zhàn)。作為高校院(系)辦公室人員如果沒有良好的政治素質(zhì)，工作就沒有方向性，處理事情就難依法辦事和依據(jù)政策辦事。一是工作態(tài)度方面的挑戰(zhàn)。如果辦公室人員工作態(tài)度不端正、服務(wù)意識淡薄，那么就會辦事拖沓不積極，能推就推，而一但觸犯到他們的個人利益又立刻會暴跳如雷。三是業(yè)務(wù)水平方面的挑戰(zhàn)。高校院(系)辦公室人員的業(yè)務(wù)水平高低是與其自身所掌握的專業(yè)技能直接相關(guān)的。這就要求他們必須了解高校的運作過程、本專業(yè)設(shè)置、教學過程、科研工作、學生工作、人事工作等等，通曉教育行政管理知識，掌握高校教育教學的發(fā)展規(guī)律。
2．3高校辦公室管理缺乏有效的運行機制
在實際工作中，高校院(系)辦公室工作往往處于被動狀態(tài)，突出表現(xiàn)在工作“四靠”，即靠會議、靠文件、靠上級下達任務(wù)、靠行政命令指導工作和處理問題，工作的計劃性和針對性不強，“忙亂”現(xiàn)象十分突出。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理制度，難以形成辦公室工作人員共同遵守的辦事規(guī)程和行為準則；缺乏一套行之有效的辦公室工作評估制度和激勵機制；缺乏自我評價的標準和方法等等。導致工作處于無序狀態(tài)，整體工作水平提升緩慢。
2．4高校辦公室管理方式和手段滯后
隨著高等教育水平的不斷提高，高校正進入一個全方位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。信息化專業(yè)的飛速發(fā)展，使計算機和相關(guān)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，給社會的發(fā)展提供了前所未有的動力。目前，各行各業(yè)都在向信息化方向發(fā)展，高校院(系)辦公室也不例外，這無疑對辦公室提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平提出了更高、更新的要求，尤其是對辦公室處理信息的系統(tǒng)性、時效性要求越來越高。高校院(系)辦公室現(xiàn)有的辦公設(shè)備設(shè)施落后，以及傳統(tǒng)的工作方法和模式，顯然已經(jīng)難以適應(yīng)信息化社會發(fā)展的現(xiàn)實需要。實現(xiàn)高校辦公室辦公手段的自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，成為提高管理水平和工作效率的迫切要求。
3．如何改進和完善高校院(系)辦公室管理
3．1認清職能，明確目標，更新觀念，提高認識觀念是行動的先導。作為高校管理的基層部門首先應(yīng)當明確院(系)辦公室的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確指定各辦公室人員的職責，科學制定工作計劃，形成辦公室管理目標體系。其次，社會的日新月異和教育的長足發(fā)展，辦公室傳統(tǒng)的埋頭悶干、奉命撰文、照章辦事等簡單的服務(wù)方式已不能適應(yīng)當前高校的發(fā)展形勢，要求辦公室人員隨時代的變遷不斷樹立新的管理觀念，才能順利完成新形勢下的新任務(wù)。第三、高校院(系)辦公室尤其要樹立管理上以人為本、丌拓創(chuàng)新、團結(jié)協(xié)作等觀念、樹立智能型服務(wù)、超前服務(wù)的目標，強化服務(wù)意識，努力提高辦公室工作水平和效率。
3．2強化人員素質(zhì)與技能，提高服務(wù)的質(zhì)量和績效
辦公室人員素質(zhì)的高低，是能否做好服務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。政治思想是做好工作的前提，業(yè)務(wù)知識則是做好工作的基礎(chǔ)。因此，高校院(系)辦公室人員首先應(yīng)當加強政治理論學習和黨性修養(yǎng)，提高思想認識水平。尤其要認真學習鄧小論，深入學習、領(lǐng)會江總書記“三個代表”重要思想的豐富內(nèi)涵，有針對性地倡導全心全意為師生員工服務(wù)的理念。通過黨性教育，提高辦公室人員的思想認識，增強辦公室的服務(wù)意識。只有學習和掌握這些科學理論，才能使辦公室人員站得高、看得遠，增強服務(wù)的主動性，從而有效地提高辦公室的工作水平、質(zhì)量和績效。其次，高校院(系)辦公室人員應(yīng)當提高文化素質(zhì)。合理的文化知識結(jié)構(gòu)和廣博的知識，是視野開闊、思想敏銳、富于開拓創(chuàng)新的前提。辦公室人員只有全方位地提高文化素質(zhì)，才能全面提高文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、自理突發(fā)事件的應(yīng)變能力、操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量和績效。第三，高校院(系)辦公室人員還必須提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是順利完成崗位工作任務(wù)的根本保證。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，知識更新的速度日益加快，辦公室人員必須具有超前意識，樹立終身學習的理念，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更新知識，掌握辦公現(xiàn)代化管理的方法和手段，從而適應(yīng)不斷復(fù)雜化的高校管理工作。
3．3 以人為本，做好本職工作
高校院(系)辦公室作為一個綜合性的基層單位，教師也常常把它作為了解信息、溝通情況、交流思想的場所。因此，高校院(系)辦管理人員盡量處理好與教師的關(guān)系，做教師的知心朋友，向教師虛心請教，盡可能地為教職工提供方便，為生活排憂解難，配合工會做好教職工生老病死等慰問服務(wù)工作。高校院(系)辦公室還承擔著學生的學籍管理、成績管理工作，不同年級、不同專業(yè)、不同性格的學生常常要到辦公室咨詢各種情況，辦理成績打印等手續(xù)，院(系)辦管理人員以愛心對待學生，給予理解與關(guān)懷，真誠地服務(wù)于學生。高校院(系)辦作為窗口，還時常有其它部門或單位的人來咨詢、聯(lián)系工作。對這些來賓，系辦管理人員力盡地主之誼，熱情接待，詳細解答，妥善安排，以塑造系部的良好形象。
3．4逐步實現(xiàn)辦公自動化
辦公自動化是以電腦為核心復(fù)雜的“人一機”信息處理系統(tǒng)，它集管理、控制、服務(wù)等功能于一體，目前已步入到統(tǒng)一的大型智能信息集群管理服務(wù)系統(tǒng)辦公時代。院(系)辦公室通過采用計算機網(wǎng)絡(luò)辦公，可擺脫長期以來基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實現(xiàn)向依托計算機網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)辦公室工作事務(wù)的信息化、自動化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效。第一，可利用校園局域網(wǎng)，查閱、接收校各行政部門的發(fā)的通知、文件材料，并將這些通知及時通過網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導和師生，就可以大大降低人力、物力的消耗。第二，教師可通過網(wǎng)絡(luò)將考試試卷發(fā)送到考務(wù)部門直接印制，將學生成績直接發(fā)送到教務(wù)部門，這樣方式快捷、準確。第三，在學籍管理方面，教學秘書可在院(系)的網(wǎng)頁上將本院系的各年級學生的課程課表、考試信息、成績等公布出來，師生可通過網(wǎng)絡(luò)查閱自己所需要的信息。第四，建立院(系)領(lǐng)導意見箱，讓廣大師生員工參與院(系)管理，使院(系)管理真正做到公開化、民主化。
總之，在新時期，高校院(系)辦公室人員要切實做好辦公室的工作，必須了解辦公室工作性質(zhì)、作用、特點以及應(yīng)遵循的基本原則，解放思想、更新觀念、與時俱進，轉(zhuǎn)換角色和轉(zhuǎn)變工作作風，強化辦公室的服務(wù)意識。增強服務(wù)功能，從而促進高校院(系)辦公室管理的科學化、智能化、信息化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化，主動、高效、優(yōu)質(zhì)地做好辦公室工作，使之真正起到管理樞紐和橋梁的作用。
參考文獻：
1.程振響、劉玉駒《學校管理新視野》南京師范大學出版社 2004年7月
2、孫榮．《辦公室管理》 復(fù)旦大學出版社．1999．【M】
關(guān)鍵詞 新形勢；農(nóng)業(yè)科研院所；辦公室工作；挑戰(zhàn)；建議
中圖分類號 C931.4 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2017）05-0250-03
隨著市場經(jīng)濟快速發(fā)展和政治經(jīng)濟體制改革不斷深入，我國經(jīng)濟社會發(fā)展呈現(xiàn)出一些新的特征：經(jīng)濟增長模式告別簡單粗放、經(jīng)濟增長速度趨于平穩(wěn)適宜、電子信息技術(shù)飛速發(fā)展、政府作風趨于陽光透明、社會發(fā)展呈現(xiàn)科學高效，今天的我們已經(jīng)站在了新的歷史起點上。
辦公室是單位負責人實施科學決策和有效領(lǐng)導的綜合辦事機構(gòu)，是一個單位溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的“窗口”，肩負著調(diào)查研究、督察督辦、參謀服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)等重要職能，其工作關(guān)系千絲萬縷，錯綜復(fù)雜。隨著我國經(jīng)濟社會發(fā)展進入新形勢，農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進入新階段，農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新也面臨許多新情況、新問題。如何適應(yīng)新的形勢，與時俱進為單位搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，成為擺在辦公室人員面前迫切需要解決的問題。
1 山西省農(nóng)業(yè)科學院辦公室概況
山西省農(nóng)業(yè)科學院辦公室目前下設(shè)行政文秘、機關(guān)財務(wù)、宣傳報道、檔案管理4個科室；共有在職職工14人，其中，主任（正處級）1名，副主任（副處級）1名，行政文秘科5人，機關(guān)財務(wù)科3人，宣傳報道科1人，檔案管理科3人。
1.1 行政文秘科主要職責
督查院屬各部門、各單位貫徹落實院行政決策和工作部署；組織協(xié)調(diào)需多個部門共同辦理的綜合性行政工作；負責組織起草以院或院領(lǐng)導名義發(fā)出的報告、總結(jié)、決議、通知、意見、函等文件，組織擬定全院性的規(guī)章制度，組織撰寫行政管理事項的通告等；負責外單位來文的簽收、批辦、留存、歸檔等工作；負責機關(guān)各行政處室發(fā)文的登記、留存、歸檔等工作；負責院章、院長名章等公章的用印及保管；負責介紹信、證明等便函的開具；負責全院作息時間調(diào)整及國家法定節(jié)假日機關(guān)職工的排班值班工作；負責全院計劃生育、保密、接待等工作。
1.2 機關(guān)財務(wù)科主要職責
組織制定本單位的財務(wù)、會計制度并負責貫徹執(zhí)行；組織開展會計核算和會計監(jiān)督；監(jiān)督各項資金的使用和分配，負責轉(zhuǎn)賬和開具現(xiàn)金憑證，負責記賬憑證的匯總；負責應(yīng)收、應(yīng)付款的結(jié)轉(zhuǎn)和清理工作并負責登記往來賬；負責各職能處室業(yè)務(wù)費、各項目資金的記賬工作并監(jiān)督各項資金的使用情況；負責本單位工資的核算工作，監(jiān)督并管理工資資金的使用情況；負責審核報銷機關(guān)職工差旅費；負責固定資產(chǎn)明細賬的登記工作，核算本單位固定資產(chǎn)的增減變動情況；負責本單位財政國庫支付系統(tǒng)工作等。
1.3 宣傳報道科主要職責
負責全院信息公開工作；負責全院各類科研新成果、新技術(shù)、新產(chǎn)品的宣傳報道工作；負責辦公室日常新聞的工作；負責與電臺、報紙等新聞媒體的聯(lián)絡(luò)和溝通工作；負責“京津冀晉豫蒙農(nóng)（牧）科院六院信息”中本單位信息的收集、編寫工作等。
1.4 檔案管理科主要職責
負責院機關(guān)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作；負責對院屬各單位檔案工作的指導和監(jiān)督工作；負責本部門各種門類和不同載體檔案的統(tǒng)一管理工作，維護檔案的完整、準確和安全；按照規(guī)定向有關(guān)檔案局移交檔案材料；負責檔案統(tǒng)計工作；負責對檔案（資料）的保管狀況進行定期檢查核對，對破損的檔案及時進行修補、復(fù)制或其他技術(shù)處理等。
2 面臨的挑戰(zhàn)
2.1 人員配備不齊
2012年以前，辦公室有正處1人，副處3人，正科、副科及科員21人。近幾年，隨著事業(yè)單位機構(gòu)改革，農(nóng)科院內(nèi)設(shè)機構(gòu)做了部分調(diào)整，加之老員工逐u退休，辦公室人員變動較大。目前，只剩1名正處、1名副處、12名科級人員，人員總數(shù)較之前減少11人，現(xiàn)有人員大多身兼數(shù)職。在如今形勢日新月異、工作任務(wù)日益繁重、工作要求不斷提高的情況下，辦公室出現(xiàn)嚴重人員緊缺問題。
2.2 統(tǒng)籌意識淡薄
辦公室工作的服務(wù)性和從屬性，容易使人形成程式化的思維和處事模式[1]。面對瑣碎繁雜的事務(wù)性工作，辦公室人員習慣自我定位成“辦事員”，每天忙于日常性的事務(wù)和領(lǐng)導交辦的任務(wù)，很少從整體上思考布局和主動進行超前規(guī)劃。
辦公室的工作雖看似零碎、繁雜，但總結(jié)下來，也不乏時間性和規(guī)律性。如每年的全院工作會議、干部述職大會、公開招聘會議、全院匯報大會等會議的召開及個人總結(jié)、部門年度總結(jié)、《山西年鑒》《山西經(jīng)濟年鑒》等材料的撰寫，都有固定的時間安排，需做的準備工作也大致相同。相關(guān)工作人員完全可以早做準備，但因習慣了被動等待領(lǐng)導分配，往往在這些任務(wù)突然來臨時措手不及。
2.3 不重視溝通協(xié)調(diào)工作
溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項重要工作，單位的上下之間、部門之間、內(nèi)外之間往往會出現(xiàn)許多矛盾和沖突，這都需要辦公室人員通過精心、細致的溝通協(xié)調(diào)來解決。
在現(xiàn)行的行政管理體系中，山西省農(nóng)業(yè)科學院各職能部門間按層次型功能框架建立，各領(lǐng)域保持獨立，無責任關(guān)系，但在很多情況下，文件的傳達、會議的召開、規(guī)章制度的落實、材料的上報等都涉及到若干部門，如果沒有各個部門間的良性溝通與合作是不可能完成的。有一次省督導組給院辦公室打電話讓上報單位現(xiàn)任領(lǐng)導的住房數(shù)與住房面積、領(lǐng)導干部辦公室的使用面積和綜合辦公樓的使用情況、機關(guān)公務(wù)用車的使用情況及機關(guān)全體在職人員的花名冊等材料，這些材料分別由院辦公室、黨委辦公室、組織部、人事處、后勤處等多個部門掌握，由于時間緊任務(wù)重，辦公室的同志與其他部門的溝通工作做得不夠充分，導致在上報時有2個部門出現(xiàn)相互推諉的情況，耽誤了工作進程。
2.4 形象化建設(shè)亟待加強
辦公室是單位的窗口，其點點滴滴都影響著單位的整體形象和聲譽，反映部門的能力水平[2]。辦公室的工作對象廣泛而復(fù)雜，涉及方方面面的問題和公共關(guān)系，稍不注意就有可能損壞單位的整體形象。院屬各單位職工或外單位人員到單位辦事，一般都會先去辦公室，辦公室人員的一次接待洽談、便函開具、印章使用，甚至一次電話的受理等，都能從一個側(cè)面反映出單位的思想作風和精神風貌，甚至反映出單位的工作效率。
每年開春，行政辦公室每天都要接聽幾十個甚至上百個咨詢電話。有一次，該科室工作人員因一直忙于接聽咨詢電話而耽誤了手頭的工作很是惱火，竟與來電咨詢的員發(fā)生爭吵，導致雙方都很不愉快，單位形象也因此受到損害。辦公室的部門性質(zhì)和工作特點容易使人產(chǎn)生較大壓力，甚至產(chǎn)生煩躁情緒[3]，如何處理好日常工作和維護單位形象是辦公室人員今后都應(yīng)該注意的問題。
2.5 辦公自動化發(fā)展程度低
隨著信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展，辦公自動化的程度越來越高，傳統(tǒng)的辦公條件逐漸被計算機、通訊網(wǎng)絡(luò)等先進技術(shù)所取代。如今，山西省農(nóng)業(yè)科學院每個辦公室都配有計算機等一些現(xiàn)代化設(shè)備，但由于缺乏系統(tǒng)的學習和培訓，也沒有專門的辦公室管理軟件開發(fā)人員和設(shè)備維護人員，大部分部門信息利用程度較低，辦公自動化程度普遍不高。比如山西省農(nóng)業(yè)科學院有30家下屬單位，其中有11家分布在太原市以外的地區(qū)，每次為領(lǐng)取一份文件或上報一份材料，都需派專人前往，浪費了大量的人力、物力和財力，嚴重影響了工作效率。
3 工作建議
新形勢下，要在立足本職崗位和為全院事業(yè)發(fā)展服務(wù)的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變思想、改進作風，大力提升行政辦公水平，積極履行好“參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)”的職責。
3.1 配齊人員，提高素質(zhì)
按崗定編，配齊人員，扭轉(zhuǎn)一人多職的工作現(xiàn)狀。通過公開選拔、民主推薦、調(diào)任、公開招聘等方式增加2名副處級干部和若干名干事，明確其崗位分工及職責。同時，制定合理的辦公室工作人員專職化發(fā)展方案，逐步實現(xiàn)辦公室人員的專職化。
辦公室人員素質(zhì)的高低是能否做好各項工作的前提和基礎(chǔ)，要注重辦公室人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。一是要提高政治理論素質(zhì)。作為辦公室的成員，要不斷學習黨規(guī)、政策法規(guī)、系列重要講話精神等，不斷提高自己的黨性修養(yǎng)，以科學的思想武裝頭腦，在工作中把握正確的政治方向。二是要提高文化素質(zhì)。合理的文化知識結(jié)構(gòu)和廣博的知識是視野開闊、思維敏銳、富于開拓創(chuàng)新的前提[4]。面對日益嚴峻的形勢挑戰(zhàn)和不斷復(fù)雜化的工作內(nèi)容，辦公室人員應(yīng)不斷學習，建立起層級的知識儲備和開放性的知識結(jié)構(gòu)，為做好各項工作打好文化基礎(chǔ)。三是要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，知識更新的速度日益加快，辦公室人員必須樹立終身學習的理念，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，掌握綜合分析、組織協(xié)調(diào)、現(xiàn)代化辦公管理等方法和手段，從而適應(yīng)不斷復(fù)雜化的管理工作，順利完成崗位工作任務(wù)[5]。
3.2 樹立超前意識
辦公室所處的地位和職能作用決定了其工作大多是服從性的，但這不能與被動性“劃等號”。要做好辦公室工作，必須發(fā)揮主觀能動性，增強超前意識。對年終匯報會議、全院年度工作會議等規(guī)律性和周期性的工作，要提前準備，超前謀劃，增強主動性；對全院的重點工作，以及主要領(lǐng)導的“關(guān)注點”、院屬單位的“閃光點”、職工群眾的敏感點等，要主動開展調(diào)研并及時跟進，調(diào)查了解進展情況及存在的問題，為領(lǐng)導決策提供參考意見；對領(lǐng)導臨時交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。
3.3 提高溝通協(xié)調(diào)能力
辦公室工作千頭萬緒，做好部門之間、上下級之間、內(nèi)外之間的溝通協(xié)調(diào)工作，對處理好辦公室事務(wù)非常重要。首先，要當好各職能部門間的溝通協(xié)調(diào)者。辦公室要從既維護全局利益又保護部門工作積極性的角度做好溝通協(xié)調(diào)工作，主動而不專擅越權(quán)，發(fā)揮好中介和橋梁作用，保證部門之間形成合力，避免不必要的扯皮和內(nèi)耗。其次，要當好上下級之間的溝通協(xié)調(diào)者。要了解清楚上級的意圖和工作要求，以便更好地傳達落實，同時也要注意關(guān)注基層動向，廣泛聽取職工的意見和建議，實事求是地向上級進行反饋。三要當好本單位與外單位的溝通協(xié)調(diào)者。與外單位進行協(xié)調(diào)時，要采取積極措施，注意增進友誼、互通情況、合作交流，以得到社會各界的支持和幫助，為單位發(fā)展創(chuàng)造一個和諧的外部環(huán)境。
另外，在進行溝通協(xié)調(diào)時應(yīng)注意以下幾點：一是原則性。凡事都要堅持原則，講究公正，照章行事，以理服人。二是謀略性。對各種矛盾都要深入調(diào)查，弄清事情的來龍去脈，不隨便發(fā)表意見，不亂表態(tài)。三是靈活性。面臨矛盾，要靈活應(yīng)變，做到堅持原則不呆板，靈活處理不亂套[6]。
3.4 加強形象化建設(shè)
辦公室是單位的“門面”，是代表領(lǐng)導同志處理問題、辦理事務(wù)、反映領(lǐng)導意圖的“窗口”，時刻體現(xiàn)著單位的形象和風貌，在工作中須高度重視辦公室形象化建設(shè)。要努力做到不讓領(lǐng)導交辦的事項在手中延誤、不讓辦理的文件在手中積壓、努力避免各種差錯和失密現(xiàn)象發(fā)生；要熱情接待每一位來訪者，耐心答復(fù)他們咨詢的問題，切忌給人留下“門難進、臉難看、事難辦”的印象，積極塑造辦公室求真、務(wù)實、高效、和諧的良好形象。辦公室的每一位同志也要珍惜在辦公室工作的機會，立足本職，盡心竭力做好每一項工作，不嗵岣咦約旱囊滴袼刂剩努力做到博學、勤奮、求實、快捷，為維護辦公室的良好形象做出自己應(yīng)有的貢獻。
3.5 推進辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)
計算機的普及和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展為辦公自動化提供了豐備的物質(zhì)條件，合理高效利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大力提高行政辦公效率，已是形勢所趨。辦公自動化是一項系統(tǒng)工程，運用規(guī)模越大，功能配套越好，應(yīng)用效率就越高，效益就越大。農(nóng)科院院機關(guān)辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和行政服務(wù)等繁重工作，與院領(lǐng)導、機關(guān)各部門、院屬各單位等都有著不同程度的聯(lián)系，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，可大大降低行政運行成本，提高行政辦公效率和行政管理水平。
首先要引進先進實用的辦公軟件，建立公文管理、會議管理、領(lǐng)導日程管理、部門事務(wù)處理等模塊，把日常工作中文件的收發(fā)、起草、歸檔、查詢，領(lǐng)導日程安排、信息收集上報、接待安排、督查、會議室管理、領(lǐng)導用車管理、部門請示報告審批等都納入到模塊中，并邀請專人進行軟件使用、測試及維護等方面的培訓；其次，在系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用的過程中，辦公室的每一位成員都要提高自覺性，增強主動性，帶頭熟練掌握系統(tǒng)的操作流程，帶頭運用辦公自動化系統(tǒng)，帶頭執(zhí)行電子公文運行的管理規(guī)范，做辦公自動化學習、使用和推廣的楷模[7-9]。
4 參考文獻
[1] 楚延峰.辦公室工作無小事[J].辦公室業(yè)務(wù)，2010（1）：23-24.
[2] 董斌彬.高職院校辦公室管理工作現(xiàn)狀及對策淺析[J].吉林農(nóng)業(yè)科技學院學報，2012，21（1）：51-52.
[3] 黃得林，李海亮.基于分類管理理念的農(nóng)業(yè)科研單位辦公室工作實踐[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2014，33（1）：45-47.
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高職院校辦公室工作水平提高效率
伴隨著高職院校管理體制的改革，高職院校的作用逐漸變大，任務(wù)量逐漸增多。為適應(yīng)新形式下高職院校的發(fā)展現(xiàn)狀，提高職院校辦公室的工作水平勢在必行。一旦高職院校辦公室的工作水平得到著實有效的提高，那么學校整體的運行就會變得更加良好，有利于提高學習整體的辦學水平，提高高職院校的綜合實力。但是就目前高職院校辦公室的現(xiàn)狀來看，其工作水平、工作效率令人堪憂。所以提高職院校辦公室的工作水平，整頓高職院校辦公室的工作作風，是新形勢下的必然結(jié)果。
一、加強道德教育，提高專業(yè)素質(zhì)
由于高職院校體制的改革，學校對辦公室的工作人員的數(shù)量有了更多的需求。極度膨脹式地吸納高職院校辦公室人員所導致的必然結(jié)果，是工作人員道德水準低下，專業(yè)素質(zhì)較差。若想進一步提高高職院校辦公室的工作水平，必須培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)過硬，思想道德品質(zhì)優(yōu)良的工作團隊。
1.加強思想道德教育
高職院校辦公室的工作人員的工作直接面向的工作對象，就是進入到高職院校讀書的每一位大學生，工作人員的行為舉止時刻影響著學生的行為規(guī)范。作為一名高職院校辦公室的工作人員應(yīng)時刻注意自己的行為，為大學生做出表率作用。學校應(yīng)定期舉辦思想政治教育理論課程，其聽課對象不僅包括每一位大學生，更應(yīng)該包括每一位高職院校的工作人員，通過思想政治教育課程的培養(yǎng)，提高工作人員的思想道德修養(yǎng)。堅定每一位工作人員的政治信念，提高政治素質(zhì)。樹立起馬列主義世界觀，以科學的世界觀指導日常工作。只有高職院校辦公室工作人員的思想轉(zhuǎn)變過來，才能夠有效地提高高職院校辦公室的工作水平。
2.提高人員專業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)如今，國家和社會對高職院校辦公室人員的要求越來越高，不僅需要處理日常事物，而且還要兼顧各方運轉(zhuǎn)，所以高職院校辦公室的工作人員必須具備過硬的專業(yè)素質(zhì)。經(jīng)過長時間的實踐證明，辦公室人員所掌握的知識越多，掌握的知識面越廣，其工作效率越高，工作能力越強。所以，高職院校辦公室的工作人員必須自覺學習科學文化知識，定期接受社會和學校組織的專業(yè)素質(zhì)培訓。同時在休息的時間廣泛閱讀各學科的專業(yè)書籍，如“政治學、經(jīng)濟學、社會學、哲學等”。只有在每一位高職院校辦公室的工作人員的專業(yè)素質(zhì)提高的前提下，高職院校辦公室的工作水平才會穩(wěn)步提高。
二、轉(zhuǎn)變舊觀念，樹立新意識
隨著高職院校改革的不斷深入，原有的一些問題和矛盾不斷地被解決，高職院校的發(fā)展進入了一個新的歷史時期。同樣的伴隨著改革的推進新的問題也不斷的產(chǎn)生。這就要求高職院校辦公室轉(zhuǎn)變原有的思想觀念，樹立起新形勢下的新意識。以便更好地解決高職院校運行過程中產(chǎn)生的新問題，提高高職院校辦公室的功能工作水平。
1.提高責任意識
前文提到過，高職院校辦公室的工作人員直接面對的工作對象就是學生，肩負著學校和學生的各項工作，可以說責任重大。所以，每一位高職院校辦公室的工作人員必須提高責任意識，樹立起為人民服務(wù)的工作作風，求真務(wù)實的工作態(tài)度。在自己的日常工作中，認真完成自己的本職工作，決不能偷奸?；?。只要高職院校辦公室工作人員的責任意識提高，提高高職院校辦公室的工作水平便會更進一步。
2.加強服務(wù)意識
眾所周知，高職院校辦公室的主要工作性質(zhì)可以總結(jié)為服務(wù)于各方。不僅要服務(wù)于學校，服務(wù)于學生，更應(yīng)該服務(wù)于社會，服務(wù)于國家。高職院校辦公室的工作人員不僅僅是學校的工作人員，還是學生的公仆，只有工作人員真正的意識到這一點，才能夠切實有效的提高服務(wù)意識。所以，高職院校辦公室的工作人員必須加強服務(wù)意識，任勞任怨、勤奮工作，不斷提高專業(yè)素質(zhì)，更好的為人民服務(wù)，提高高職院校辦公室的工作水平。
三、建立健全科學的規(guī)章制度，實行科學化管理模式
高職院校辦公室必須建立起完善的規(guī)章制度，用來規(guī)范工作人員的行為準則。建立起嚴格的監(jiān)督機制，合理的獎懲機制，提高工作人員的工作效率，提高高職院校辦公室的工作水平。并且建立起科學有效的管理模式，使得每一位工作人員在更為寬松愉快的模式下工作。這樣，高職院校辦公室的工作水平必將提高。
1.建立健全科學的規(guī)章制度
高職院校辦公室的工作人員工作效率的提高離不開完善的規(guī)章制度的保障，建立起合理嚴密的規(guī)章制度，可以規(guī)范工作人員的日常行為，讓工作人員了解自己的工作范疇，嚴格按照規(guī)定工作。不越權(quán)，不偷懶，在規(guī)定的時間內(nèi)完成自己的分內(nèi)工作。并且學校根據(jù)工作完成質(zhì)量、時間等標準進行獎勵。如此一來，高職院校辦公室工作人員的熱情將會得到空前的高漲，工作水平的提高會更加快捷。
2.實行科學合理的管理模式
在合理的規(guī)章制度下，實行科學化的管理模式，提高每一位工作人員的工作效率，對高職院校辦公室工作水平的提高也起到著關(guān)鍵的作用。如果每一位工作人員都能夠按照科學的模式，按部就班的進行自己的本職工作，那么其工作效率必將會得到很大的提高。而且辦公人員在科學管理模式下的工作，其犯錯誤的概率也將會大大降低，從而提高高職院校辦公室的工作水平。
高職院校辦公室工作水平的提升，有利于促進高職院校的整體水平的發(fā)展?，F(xiàn)如今，國家高素質(zhì)人才的要求越來越高，而高職院校承擔著培養(yǎng)高素質(zhì)人才的任務(wù)，可以說高職院校的任務(wù)相當重要且艱難。高職院校辦公室作為高職院校的核心機構(gòu)，提高其工作水平、工作效率也就成為了高職院校發(fā)展的重要因素。只有加強對辦公室工作人員的管理，培養(yǎng)出思想道德良好、專業(yè)素質(zhì)過硬、思想觀念先進、嚴于律己、刻苦工作的工作人員。并建立起嚴密的規(guī)章制度，實行科學化的管理模式，盡力健全監(jiān)督制約機制，才能夠長足有效地促進高職院校辦公室的工作水平。
參考文獻：
[1]張麗麗.加強高職院校辦公室管理工作[J].企業(yè)家天地，2011，（01）.
一、政務(wù)督查工作目的
緊緊圍繞區(qū)委、區(qū)政府的中心工作，通過督促、檢查、協(xié)調(diào)、反饋等手段，及時了解情況，反映問題，提出建議，維護政令暢通，確保上級和區(qū)委、區(qū)政府各項決策、工作措施的貫徹落實。抓落實是政務(wù)督查的出發(fā)點和落腳點，要把抓落實貫穿于政務(wù)督查的全過程，在落實中抓督查，以督查促落實。
二、政務(wù)督查工作原則
（一）依法督查原則。嚴格依照法律法規(guī)、規(guī)章規(guī)定，開展政務(wù)督查工作，堅持令行禁止，維護黨和政府的權(quán)威性。
（二）客觀公正原則。堅持從實際出發(fā)，實事求是，全面準確地了解情況，客觀公正地處理和反映問題，防止以偏概全，杜絕弄虛作假。
（三）注重實效原則。著眼于及時有效地解決問題，認真扎實地抓好各項督查事項的落實，防止和克服形式主義。
（四）分級辦理原則。認真履行各級政府及其部門的督查工作職責，做到逐級負責，分工協(xié)作，分級辦理，積極負責地完成區(qū)委、區(qū)政府交辦的督查任務(wù)。
三、政務(wù)督查工作方法
根據(jù)督查工作實際，注意方法和策略，做到四個結(jié)合：（一）專題督查與調(diào)查研究相結(jié)合；（二）重點督查與專項督查相結(jié)合；（三）催報檢查與分析核實相結(jié)合；（四）現(xiàn)場督辦與電子政務(wù)相結(jié)合。
四、政務(wù)督查主要范圍
（一）對區(qū)委、區(qū)政府重大決策和重要工作的部署貫徹落實情況進行督查。
（二）對全區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展目標考核任務(wù)和重點產(chǎn)業(yè)項目推進情況進行督查。
（三）對領(lǐng)導批示件和區(qū)政府辦文單的落實情況進行督辦。
（四）對人大及其常委會決定或決議的落實情況，人大代表建議、政協(xié)委員提案的辦理情況進行督辦。
（五）對省、市、區(qū)級領(lǐng)導信箱辦理事項進行督辦。
（六）對人民來信的回復(fù)情況進行跟蹤督查。
五、政務(wù)督查工作程序
（一）督查事項提出。區(qū)政府及區(qū)政府辦公室向各街道、各部門提出督查事項的形式包括：1、通過召開會議、文件，提出督查事項；2、根據(jù)領(lǐng)導要求，向有關(guān)單位發(fā)出《南京市*區(qū)人民政府辦公室政務(wù)督查通知》、《南京市*區(qū)人民政府辦公室辦文單》、《領(lǐng)導信箱轉(zhuǎn)辦件》等書面通知，提出督查事項；3、通過電話及其它形式向有關(guān)單位提出督查事項。
（二）督查事項辦理。承辦單位接到督查任務(wù)后，要高度重視，建立責任制，明確經(jīng)辦部門和人員，認真及時辦理，按時按要求報告或反饋辦理結(jié)果，做到“有交必辦，有辦必果，有果必復(fù)”。對重大督查事項，主要領(lǐng)導要親自抓。在辦理過程中，主辦和協(xié)辦單位、各部門之間要加強協(xié)商溝通，遇到自身無法解決的問題或不能按期完成時，要及時向區(qū)政府辦公室報告，說明情況，以免延誤辦理。
（三）督查事項催辦。督查事項下達后，區(qū)政府辦公室將進行跟蹤催辦。對一些重要的督查事項，由區(qū)政府辦公室組織有關(guān)部門和人員，進行專題督查，必要時組成督查組，由區(qū)領(lǐng)導帶隊親自督查，以確保按時按要求全面落實到位。對未按時限回復(fù)或辦理結(jié)果不符合要求，以及根據(jù)工作需要或區(qū)領(lǐng)導要求需進一步辦理的，要進行跟蹤督辦。
（四）督查事項反饋。各承辦單位要按照《關(guān)于印發(fā)〈南京市*區(qū)辦理建議提案工作的規(guī)定〉的通知》（*委辦發(fā)〔2003〕21號）、《關(guān)于印發(fā)“區(qū)委書記、區(qū)長信箱”管理暫行辦法的通知》（*委辦發(fā)〔20*〕80號）和《關(guān)于進一步規(guī)范領(lǐng)導信箱辦理工作的通知》（*政辦發(fā)〔2009〕73號）等文件要求，根據(jù)辦理要求和時限規(guī)定，及時反饋辦理落實情況。
（五）督查結(jié)果通報。為確保督查質(zhì)量和辦理效果，區(qū)政府辦公室定期以《政務(wù)督查》、《督查專報》形式對全區(qū)督查工作情況進行通報，對辦理成效好的單位進行表揚，對不符合辦理要求的進行通報批評。
（六）督查資料立卷歸檔。各街道、各部門要建立和健全督查文書管理制度，督查工作形成的材料要按公文處理規(guī)定立卷歸檔。
五、督查工作的組織領(lǐng)導
（一）區(qū)政府辦公室是區(qū)政府督查工作的牽頭部門，負責對全區(qū)政務(wù)督查工作的組織、指導、培訓、協(xié)調(diào)和檢查。
（二）各街道、各部門要高度重視，把督查工作放在突出位置，各承辦單位主要負責人是本區(qū)域和單位政務(wù)督查工作的第一責任人，并要明確一名負責人分管政務(wù)督查工作。
為進一步加強建議、提案的辦理工作，根據(jù)州政府《關(guān)于對人大代表建議、政協(xié)委員提案工作實行目標管理的通知》要求，州局經(jīng)研究快定，制定辦理好州人大、州政協(xié)交辦的建議、提案主要措施如下：
1、要充分認識辦理好建議、提安明確重大意義。建議和提案，可以說是人大代表、政協(xié)委員的心血和汗水，寄托著人民群眾的希望和期盼。辦理好人大代表、政協(xié)委員的建議、提案，有利于政府了解民情，洞察民意，吸收民智，推進決策的科學化民主化；有利于開闊眼界，理清思路，創(chuàng)新工作。
2、建立責任制。建立以局長為第一責任人的辦理建議、提案負責制，明確承辦科、室為責任人，法制科要定期做好催辦、督辦工作。要把建議、提案辦理工作，當作重要職責，擺在重要議事日程上。局領(lǐng)導要親自參與，在交辦部署、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)問題、走訪征詢和答復(fù)審核等環(huán)節(jié)上，要認真抓好，嚴格把關(guān)。
3、局領(lǐng)導對重點督辦建議和提案要直接主持辦理，直接走訪代表、委員，聽取他們對辦理工作的意見和建議。不斷提高議案、提案辦理質(zhì)量，不斷提高代表、委員的滿意率。
4、要以負責的精神辦理每一件建議、提案。要把建議、提案辦好，從承辦科室負責人到具體承辦人都必須有對人民代表、政協(xié)委員負責的精神，認真細致地做好辦理工作。要防止簡單化，杜絕搪塞應(yīng)付、敷衍了事，克服和避免辦理工作“文來文往"的現(xiàn)象。
5、要按照“解放思想，實事求是，與時俱進"的要求開展建議、提案辦理工作，并不斷提高承辦質(zhì)量。屬于前瞻性的問題，要在深入調(diào)查、認真分析、充分論證的基礎(chǔ)上，提出供上級決策的意見。屬于眼前性的問題，能解決的要抓緊解決，不能拖著不解決；一時不能解決的要充分說明理由，告知解決的目標、措施和步驟以取得理解和支持；不能解決的也要把道理和情況講清楚，確保辦理質(zhì)量。
6、注重辦理實效，做到真辦、實辦。要把落實相關(guān)質(zhì)量技術(shù)管理的提案、建議貫穿于辦理工作的全過程，把解決問題作為第一要務(wù)。
7、建立溝通和聯(lián)系制度，提高辦理的透明度。要求承辦科、室責任人通過各種渠道與州人大代表、州政協(xié)委員密切聯(lián)系，準確理解代表和委員的要求。建議、提案的面復(fù)率要達到100％，滿意率要達到100％，結(jié)案率100%。
8、自覺接受監(jiān)督，提高辦理水平。要求辦理人員加強與人大代表、政協(xié)委員的溝通的同時，自覺接受州人大代表、州政協(xié)委員的監(jiān)督，認真學習州交通局、州監(jiān)察局和吉首市政府等單位辦理工作的先進經(jīng)驗，不斷改進辦理方法，全面提案辦理水平。版權(quán)所有
9、要督促檢查。法制科、辦公室要加強對辦理工作的督促檢查，經(jīng)常了解辦理工作的進展情況，加強聯(lián)系、溝通和指導。該調(diào)研的要調(diào)研，該協(xié)調(diào)的要協(xié)調(diào)，該面商的要面商，確保議案、建議和提案辦理的每一個環(huán)節(jié)都落到實處。把建議、提案辦理工作的問題解決率、面商率、滿意率和按期辦結(jié)率“四率"情況，作為部門一項重要考查內(nèi)容。對代表、委員反饋意見不滿意的，要進行督促重辦；對辦得好、做出成績的，要給予表彰鼓勵。
關(guān)鍵詞：高校；辦公室；工作效率；提升建議
為了滿足教育領(lǐng)域改革的相關(guān)要求，高校應(yīng)當高度重視辦公室工作，詳細分析辦公室工作中存在的矛盾與問題，樹立科學發(fā)展觀，優(yōu)化調(diào)整辦公室工作，提高工作效率，促使高校各項工作能夠正常運轉(zhuǎn)，滿足教育部要求，進而使高校在新形勢下又好又快的發(fā)展。
一、高校辦公室工作的職能與作用
基于教育領(lǐng)域改革相關(guān)要求來說，高校辦公室工作應(yīng)當具備以下職責與作用：
1.管理服務(wù)職能
管理服務(wù)作為辦公室工作的重要組成部分，包括公文管理、事務(wù)管理、信息處理和服務(wù)幾個部分。
（1）公文管理，主要是負責文件的收發(fā)、傳遞、催辦等相關(guān)事宜，以使文件能夠得到有效的處理和使用。
（2）事務(wù)管理，主要負責會議安排、會場布置、接待上級等，同時兼顧辦公室值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系、維護環(huán)境等，使各項事務(wù)能夠順利進行。
（3）信息處理，主要是利用計算機網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段進行辦公。
（4）搞好服務(wù)，主要是為各個部門提供物質(zhì)、精神兩方面的服務(wù)，使各個部門能夠良好運轉(zhuǎn)。
2.綜合協(xié)調(diào)職能
高效辦公室需要負責的工作內(nèi)容是了解領(lǐng)導班子的正確決策，統(tǒng)一部署，使決策能夠貫徹落實；針對單位局部利益或存在的矛盾沖突要及時解決，促使單位內(nèi)各部門能夠和諧相處、協(xié)調(diào)作業(yè)；依據(jù)領(lǐng)導班子決策落實情況，適當安排相關(guān)人員及相關(guān)事宜，保證決策工作可以順利進行，避免矛盾或意見相左的情況發(fā)生，影響決策工作的落實?？傊C合協(xié)調(diào)相關(guān)人事，順利落實決策工作是辦公室綜合協(xié)調(diào)職能使用的最終目的。
3.監(jiān)督指導職能
高效辦公室監(jiān)督指導職能包括檢查工作進度、監(jiān)督、排憂解難、制訂方針政策，通過一系列的工作，使得決策目標得以快速、準確、有效地完成。
4.參謀咨詢職能
高效辦公室參謀咨詢職能主要是利用計算機網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段來進行相關(guān)信息的收集，以便領(lǐng)導可以參考有價值的信息，制訂正確的決策。除此之外，還負責協(xié)助決策執(zhí)行，即為決策的制訂提出相關(guān)參考或執(zhí)行相關(guān)輔助工作，使正確的決策制訂得以完成。
二、提升高校辦公室工作效率的重要性及必要性
教育領(lǐng)域改革的不斷深化，使得高校教育工作深受影響，相應(yīng)的辦公室工作變得復(fù)雜多樣，工作難度加大、工作量增多?；诖耍瑧?yīng)當深刻認識到提高工作效率的重要性和必要性。
1.符合高校管理理念與方式變化的客觀要求
隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)越加復(fù)雜，分工越加細致。但因各個部門利益或處事方式的不同，很容易出現(xiàn)矛盾或沖突，導致高校部分工作無法有效落實。為了及時解決部門之間的利益矛盾或工作沖突，需要高校辦公室從中協(xié)調(diào)，并將相關(guān)問題進行有效處理。當然，要想做到這一點，需要保證辦公室工作效率較高，可以在矛盾或沖突發(fā)生的第一時間去化解，如此才能使高校良好地發(fā)展。而高校辦公室工作效率的提升，必然建立在現(xiàn)代管理理念和方式上，巧用管理方法來處理矛盾沖突，使得問題可以盡快得到解決。所以，提升高校辦公室工作效率必然要符合管理理念與方式變化的客觀要求。
2.符合高校實現(xiàn)新一輪跨越式發(fā)展的迫切要求。
隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大、辦學自不斷增強、辦學壓力不斷增大，高校需要強化內(nèi)部管理，并且堅持以人為本的理念，充分調(diào)動全體師生員工的積極性、主動性，共同輔助高校辦公室工作，促使辦公室充分發(fā)揮作用，促使高校各個方面正常運作，提升高校實力，以使高校實現(xiàn)跨越式發(fā)展。
所以，在高校追求全面發(fā)展的今天，需要注意強化辦公室職能，高質(zhì)高效地完成各項工作，從而推動高校發(fā)展。
三、當前高校辦公室工作效率低的原因分析
高校辦公室工作效率的提升，利于高校良好發(fā)展。但目前諸多高校辦公室工作效率較低，究其原因主要是：
1.自身價值定位不準確，認識不足
盡管教育領(lǐng)域改革不斷深化，使得高校辦公室負責的工作越來越多，但也不能忽視自身價值定位。因為，高校辦公室正確定位自己的價值，并充分認識工作屬性，才能在規(guī)劃和落實各項工作中，明確工作任務(wù)、目標，從而有目的、有計劃、有序地落實各項工作，促使高校各個方面可以正常運轉(zhuǎn)。但是，目前很多高校辦公室自身價值定位不準確，認識不足，在高強度工作中出現(xiàn)“門難進、話難聽、事難辦”的現(xiàn)象，導致辦公室工作質(zhì)量、效率大大降低，不能充分發(fā)揮辦公室職能。
2.制度不健全，管理不流暢
要想充分發(fā)揮辦公室在高校中的作用，需要健全制度，對高校辦公室的工作行為、服務(wù)態(tài)度等方面予以約束，促使辦公室工作有序、合理地落實。如此，不僅能夠提高辦公室工作質(zhì)量和效率，還能夠使高校得到有效管理。但目前諸多高校并未建立完善的制度，如工作制度、激勵制度等，對工作范圍、工作人員等予以界定和約束，導致辦公室職能混亂，職權(quán)分工不明確、管理不到位等現(xiàn)象頻頻發(fā)生。
四、提升高校辦公室工作效率的建議
基于當前高校辦公室工作實際情況，應(yīng)當采取適合的、有效的措施來調(diào)整和優(yōu)化工作，從而使辦公室工作效率提升，充分發(fā)揮其作用，促進高校健康、穩(wěn)定發(fā)展。我們的建議是：
1.管理科學化
首先，根據(jù)辦公室工作性質(zhì)，合理分工，使工作人員各司其職，從責任出發(fā)，規(guī)范、合理完成各項工作，提高工作質(zhì)量和效率。
其次，建立崗位目標責任制，將崗位職責落實到每位工作人員并提出工作要求，使工作可以細化、量化，高質(zhì)量、高效率地完成崗位工作任務(wù)。
最后，制訂崗位工作質(zhì)量、效率目標，要求崗位工作人員按照此目標進行工作，凡是超過目標者給予一定獎勵；反之，加以處罰，以示警誡。
2.協(xié)調(diào)規(guī)范化
為了使辦公室綜合協(xié)調(diào)職能充分發(fā)揮作用，協(xié)調(diào)好各個部門，在強化高校辦公室工作效率之際，應(yīng)當注意協(xié)調(diào)規(guī)范執(zhí)行。綜合高校實際情況，對辦公室工作內(nèi)容進行合理地協(xié)調(diào)，保證各項工作都有一定彈性，能夠給工作人員一定發(fā)揮空間，加之適當?shù)募睿梢允构ぷ魅藛T在各自的崗位中做出卓越成績，提高工作質(zhì)量和效率，促使辦公室充分發(fā)揮其職能和作用。
3.服務(wù)優(yōu)質(zhì)化
實現(xiàn)辦公室服務(wù)優(yōu)質(zhì)化的關(guān)鍵就是創(chuàng)新。針對高校實際情況及辦公室工作發(fā)展需求，在創(chuàng)新辦公室服務(wù)方面，應(yīng)當做到以下兩點。
其一，注意在落實各項辦公室工作過程中總結(jié)工作經(jīng)驗和規(guī)律，并以此為依據(jù)，適當調(diào)整以后的工作，使辦公室服務(wù)水平得以提高。
其二，科學規(guī)劃辦公室工作，完善辦公室工作，使工作切實得到落實，問題切實得到解決，并且避免矛盾或沖突的發(fā)生。
隨著我國教育領(lǐng)域改革的不斷深化，高校辦公室工作量越來越多、工作內(nèi)容越來越復(fù)雜，但相應(yīng)地工作質(zhì)量和效率較低，這對高校未來的發(fā)展是非常不利的。對此，筆者建議強化高校辦公室工作職能，如管理科學化、服務(wù)優(yōu)質(zhì)化、協(xié)調(diào)規(guī)模化等，使辦公室職能充分發(fā)揮作用，快速且有效地解決各項工作，充分發(fā)揮辦公室的作用，促進高校健康、穩(wěn)定的發(fā)展。
參考文獻：
[1] 關(guān)于提高高校辦公室工作效率的若干思考[J].集美大學學報（哲學社會科學版），2010，12（4）：107-111.
