時間：2022-10-02 18:58:27
序論：在您撰寫歷史檔案工作計劃時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、檔案管理現(xiàn)代化的重要意義
1.適應社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)發(fā)展的需要
科學技術(shù)進步有力地推動了經(jīng)濟社會的發(fā)展，也推進我國檔案管理現(xiàn)代化建設，讓檔案充分發(fā)揮其積極作用，是推動我國社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)發(fā)展的有力舉措。
2.適應信息化社會發(fā)展的需要
信息在現(xiàn)代社會發(fā)展中的作用日益突出。檔案是一個國家文獻信息的重要組成部分，也是社會信息系統(tǒng)的基礎?，F(xiàn)代化的檔案管理有利于發(fā)揮信息促進經(jīng)濟社會發(fā)展的積極作用。比如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案局限于記錄文字、圖形等信息，而現(xiàn)代化的手段能夠使檔案以聲音、視頻、動畫等方式呈現(xiàn)，信息內(nèi)容更加豐富全面。
3.檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要
現(xiàn)代化的管理和操作手段，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了有利條件，通過合理配置檔案信息資源，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、系統(tǒng)化，拓展了檔案的服務范圍。同時，現(xiàn)代化的管理手段在檔案分類、查找、傳輸?shù)确矫鎯?yōu)勢明顯，大大提高了檔案收集整理和開發(fā)利用的能力，促進了檔案管理效率的提升。
二、當前檔案管理現(xiàn)代化建設中存在的問題
1.縣級檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認識需要加強
當前縣級檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認識主要存在三種誤區(qū)：一是部分縣級檔案管理人員現(xiàn)代化意識薄弱，認為檔案管理現(xiàn)代化沒有必要。這部分縣級檔案管理人員在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，積累了較豐富的經(jīng)驗，取得了一定的成績，認為傳統(tǒng)的檔案管理方法足以應對檔案管理事務，因此對現(xiàn)代化的檔案管理存在抵觸情緒。二是不少縣級檔案管理人員將檔案管理現(xiàn)代化等同于購置計算機、刻錄機、微縮機等現(xiàn)代檔案管理設備；而且在檔案設備使用過程中，一些檔案管理人員不會使用這些設備，造成設備閑置浪費。三是一些檔案管理單位不夠重視檔案管理現(xiàn)代化。主要體現(xiàn)在檔案管理人員的培訓問題上工作不到位。隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)手段的不斷更新和涉及知識領(lǐng)域日益多元化，受縣級檔案管理人員工作經(jīng)驗以及專業(yè)知識的局限，在相關(guān)培訓跟不上檔案管理現(xiàn)代化對人員知識技能的要求時，檔案管理人員就難以利用現(xiàn)代化的檔案管理方法提高工作效率。
2.檔案資源共享度不高
檔案信息資源是國家基本信息資源的重要組成部分， 能否實現(xiàn)檔案信息資源共享， 是檔案及檔案管理工作主動適應新常態(tài)的重要舉措。然而， 各級各類檔案館（室） 檔案資源數(shù)字化、信息化工作量大，而且專項經(jīng)費缺口也大， 導致館存量檔案在信息化工作中舉步維艱，館增量檔案信息化工作任重道遠。
3.檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)標準有待改進
檔案管理涉及的相關(guān)標準滯后、不統(tǒng)一，客觀上影響了我國檔案管理現(xiàn)代化建設進程的推進。一是檔案管理相關(guān)技術(shù)標準滯后。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)手段的日益發(fā)展和運用，現(xiàn)行的檔案整理、著錄標準、分類方法及有關(guān)規(guī)定，沒能及時跟上現(xiàn)代技術(shù)和社會發(fā)展的步伐。特別是當前云計算、云存儲等不斷被應用于檔案管理領(lǐng)域，而檔案管理對有關(guān)云計算、云存儲的技術(shù)標準及規(guī)定并沒有及時制定出臺。三是檔案基礎工作標準化、規(guī)范化欠缺。由于歷史原因，一些檔案管理部門業(yè)務基礎不強，案卷質(zhì)量較差，存在各類檔案著錄細則不一致，以及立卷、編目等規(guī)范不統(tǒng)一的情況，影響了檔案管理效率。
三、縣級檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作的建議
1.現(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作有機結(jié)合
現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的內(nèi)容就是利用計算機技術(shù)進行檔案管理工作，計算機作為全新的信息載體，能在磁盤和硬盤中建立電子信息檔案，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。此外，計算機還具有運算速度快、查找能力強、儲存空間大等多項優(yōu)點，因此，使用計算機進行檔案管理工作能顯著提高檔案工作的工作效率?，F(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作有機結(jié)合后，還能創(chuàng)建全面、綜合、快速、有效的檔案信息網(wǎng)絡體系。通過檔案信息網(wǎng)絡體系能將檔案信息資源上傳至縣級檔案局官方網(wǎng)站，人們可以通過網(wǎng)站查閱檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。如此一來，不但為縣級市民提供了便利，還能促進檔案信息資源的開發(fā)，進而促進縣級地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展。
2.培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理工作的人才
現(xiàn)代化的檔案工作人員不但要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)能力，還應該不斷學習其他相關(guān)的先進知識和先進成果，使自身能力能緊跟時代的發(fā)展步伐?，F(xiàn)代化檔案管理工作人員應具備以下三個方面的能力：第一，全面掌握計算機的使用能力，掌握計算機的使用能力是現(xiàn)代化檔案管理工作人員的基本能力，也是促進自身發(fā)展的必要條件。第二，業(yè)務能力較強，工作人員要將自己樹立為“活檔案”，才能更好地幫助人們解決問題。第三，掌握專業(yè)的知識，由于檔案工作中設計專業(yè)知識范圍較廣、內(nèi)容較多，因此要求檔案管理的工作人員必須掌握專業(yè)的知識，以及其他相關(guān)專業(yè)的基本知識。
3.完善檔案管理現(xiàn)代化標準
推進檔案管理標準的現(xiàn)代化有助于檔案管理工作真正邁上新臺階。作為檔案管理工作中具有指導意義的基礎與前提，檔案管理標準的更新要求檔案管理技術(shù)和設備不斷更新以及管理人員理念的更新。信息時代背景下的檔案管理工作要求檔案信息的利用與共享更加便利化，利用網(wǎng)絡進行檔案信息的傳輸與利用過程中要保證檔案信息的安全性。這就要求不斷建立完善檔案管理的現(xiàn)代化標準，根據(jù)標準進行針對性的檔案管理改革建設，從而推動檔案管理工作深入可持續(xù)發(fā)展。
1 當前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1 科學規(guī)范的檔案管理及利用制度較為缺失
新時期機關(guān)事業(yè)單位若想高效的開展檔案管理工作，需要充分借助科學化的規(guī)章制度以及完善的工作管理流程來進行。目前，各個部門自行處理內(nèi)部事宜是大部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作主要現(xiàn)狀，各個部門依照實際所需資料自行進行查閱與相應管理，致使檔案管理非但沒有被充分的集中起來，還在各個科室中分散開來，實際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實施依據(jù)。另外，信袋式管理模式依據(jù)在存在于部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理階段中，實際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴重阻礙了檔案管理工作不能科學、規(guī)范的開展。
1.2 硬件設施在實際檔案管理中還不齊全
當前影響機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作流程順利開展的主要因素之一便是管理經(jīng)費投入力度不夠?qū)е碌?。部門事業(yè)單位沒有及時的更新與經(jīng)費投入對于之前構(gòu)建的檔案管理庫房與管理系統(tǒng)，長期下去嚴重導致新時期檔案更新與各項管理工作遠遠超過現(xiàn)有檔案硬件設施運行水平。部分機關(guān)事業(yè)單位所建立的檔案室內(nèi)部環(huán)境較差，且基礎設施相對不完善，如鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)的檔案柜在長期使用用出現(xiàn)老化、生銹現(xiàn)象，沒有較好的通風性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲等安全管理措施，使得檔案管理工作質(zhì)量一直無法提升上去。
2 新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化的實施策略
2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責進行明確
一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀上來進行積極構(gòu)建，將各個管理崗位人員自身的職責?M行明確劃分，所開展的各項檔案管理工作必須嚴格的依照建立的制度體系進行，這樣可以確保在實際的檔案管理中，違法亂紀行為有效降低；嚴格遵循統(tǒng)一管理、管理分級化的原則來做好實際的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，分級管理檔案管理內(nèi)部現(xiàn)存的各類信息，在具體實施分級管理中要依照規(guī)章制度進行，這樣有助于檔案管理的規(guī)范化與標準化。在機關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項重要的管理工作內(nèi)容，依據(jù)實際情況將檔案管理日常工作計劃詳細的制定出來，并將規(guī)范管理小組在檔案管理內(nèi)部積極成立起來，這樣在專業(yè)化的小組團隊中依照所制定出的管理計劃來按部就班的針對檔案管理的各項事宜進行詳細管理，促使檔案管理工作更加的規(guī)范標準。
2.2 加強檔案管理方式的改革升級
新形勢下我國各地機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理當中，都會因檢查各項數(shù)據(jù)信息以及不定期開展的治理、檢查程序?qū)е鹿ぷ髁吭黾?，工作壓力急劇上升，這樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對機關(guān)事業(yè)單位就要其生產(chǎn)方式及各項管理工作內(nèi)容的整改大檢查中，會調(diào)取檔案資料，為了提升工作效率，可以運用現(xiàn)代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內(nèi)容都錄入到電腦中，構(gòu)建完善的檔案共享平臺，在檔案管理信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)對檔案分門別類的加以管理，當需要時可以及時的對以往數(shù)據(jù)信息進行查找及調(diào)取，并且可以促使監(jiān)管質(zhì)量所有提升。與此同時，為了增強檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)等新型設備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進行及時查找，促使檔案信息內(nèi)容更加的豐富、生動，由此可以改進以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質(zhì)量。另外要定期的對各式各樣的檔案材料展開維護工作?；谀壳案鳈C關(guān)事業(yè)單位都開展信息化檔案管理，構(gòu)建了檔案管理信息系統(tǒng)，為此需采取數(shù)字化掃描、病毒查殺及在線病毒檢測的方式進行統(tǒng)一維護管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節(jié)省了大量維護管理時間，促使檔案管理工作更為標準化、效率性。
2.3 檔案案卷全面的實施精細化普查
當前的檔案管理工作中，經(jīng)常會涉及到一些陳舊、沒有使用價值的檔案，一些早先紙質(zhì)的檔案制作較為粗糙，這樣在實際管理中既占用了管理人員大量的處理時間，同時也占據(jù)了一定的檔案管理資源。基于此，新時期檔案管理工作中，可將有價值的檔案內(nèi)容進行保存，清理出一些無用的檔案，若是機關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理平臺，可直接在網(wǎng)上查出存放年限較長，且沒有使用價值的檔案直接刪除，若沒有及時備案，還存有紙質(zhì)檔案，則需分門別類的對檔案進行清查，將沒有任何存儲價值的檔案資料予以銷毀，隨后再對檔案管理信息系統(tǒng)進行完善補充。
2.4 檔案管理隊伍構(gòu)建
大部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員更多都是從其他崗位下來直接上崗的，因此其自身對于檔案管理專業(yè)知識還十分欠缺，影響到檔案管理工作質(zhì)量。為此新時期檔案管理人才隊伍構(gòu)建中，不光要求在崗人員檔案管理專業(yè)知識掌握牢固，自身的服務精神及檔案管理能力也要有所提升。所外聘的檔案管理人員要善于迎接新問題、新挑戰(zhàn)，勇于摒棄傳統(tǒng)管理思想，在實際管理中要同社會發(fā)展形式相看齊，管理理念要與時俱進，針對檔案業(yè)務管理需不斷的創(chuàng)新完善，要有質(zhì)的突破；機關(guān)事業(yè)單位要定期對在職的檔案管理人員進行業(yè)務及專業(yè)知識的培訓，結(jié)合單位經(jīng)濟實力及檔案管理現(xiàn)狀，聘請社會上一些檔案管理專家就目前存在的檔案管理現(xiàn)狀進行有效講解。根據(jù)市場化檔案管理模式，將引進來、走出去的新型管理方式積極應用到現(xiàn)行檔案管理模式中，促使檔案管理人員可以對工作流程盡快的掌握，熟練的操作各項檔案業(yè)務管理；在檔案收集和管理工作中，要切實的遵循完整、統(tǒng)一、效率原則，對于各項歸檔檔案內(nèi)容加緊完善；檔案管理人員知識再教育培訓模式要所有增強，在培訓過程中促使其自身的檔案專業(yè)知識及應用技術(shù)水平得以不斷提升，全面了解檔案管理工作中的內(nèi)容、數(shù)量、資料價值以及各種類別等專業(yè)知識，促使機關(guān)事業(yè)單位日后的檔案管理工作效率得以全面提升。
1.進行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問題
1.1檔案工作缺乏制度化的管理程序
當前檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
1.2檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分領(lǐng)導對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在工作中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
1.3軟件開發(fā)應用問題
目前我國各地檔案部門已建立的計算機檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術(shù)經(jīng)驗。應當注重借鑒國外的先進經(jīng)驗，重視通用軟件開發(fā)應用和標準化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各單位間相互學習、相互促進、集眾家所長，研制優(yōu)化通用的各類應用軟件。
1.4計算機應用兩種知識的結(jié)合問題
在應用計算機的開發(fā)試驗中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業(yè)技術(shù)人員去研制，因為他們對檔案管理業(yè)務缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業(yè)務有著深刻的了解，對改進檔案業(yè)務有著科學的創(chuàng)想，才能搞好計算機檔案管理系統(tǒng)的分析、設計與應用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業(yè)務知識，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴大計算機在檔案管理中的應用范圍，更需要兩種知識的結(jié)合，更需要檔案業(yè)務人員的主動進取精神。
1.5檔案管理現(xiàn)代化的準備不充分
雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開始進行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現(xiàn)代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現(xiàn)代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開始使用采購的計算機等檔案管理現(xiàn)代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必須有著高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無法進行很好的計算機數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。
2.實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化中的思考
2.1樹立現(xiàn)代化檔案管理理念
思想是行動的先導，沒有先進、科學的檔案管理理論的指導，整個檔案管理的發(fā)展便會受到影響，也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。由于紙質(zhì)載體的時空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢受到人們的厚愛，以計算機技術(shù)為主體的信息技術(shù)革命浪潮，以不可阻擋之勢猛烈地沖擊著社會的各個方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統(tǒng)理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應用先進的思想理念武裝頭腦，著眼科技發(fā)展的趨勢，運用科學的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時空的高度，總結(jié)檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉(zhuǎn)化從慢到快，檔案信息利用的時限性逐漸減弱等規(guī)律，思考電子檔案取代紙質(zhì)檔案時，檔案管理工作應當怎樣實現(xiàn)自身的價值。同時，為適應檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風格，檔案庫房的設計、室內(nèi)設計的布置等，立足現(xiàn)實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。
2.2學會現(xiàn)代化管理技術(shù)
目前，計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的應用已深入社會的各個領(lǐng)域和角落，通過計算機網(wǎng)絡傳輸檔案信息，可以廣泛的實現(xiàn)檔案信息共享。而實現(xiàn)檔案的信息共享就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎，又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計算機應用與管理知識，這樣才能做到相輔相成，互相促進，互為轉(zhuǎn)化，適應信息社會發(fā)展的需要。檔案管理人員要學會用計算機和網(wǎng)絡知識，通過技術(shù)處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應科學技術(shù)、信息技術(shù)網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展和社會各方面對檔案利用的需要。
2.3建立現(xiàn)代檔案管理體制
目前，檔案管理體制滯后于形勢的發(fā)展，仍沿用計劃經(jīng)濟體制下的模式，關(guān)系不順，相互封閉，各自為政，設施陳舊，得不到應有的重視，浪費了大量的信息資源。實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要有現(xiàn)代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機會之間建立合理的關(guān)系，檔案館設施設備要達到現(xiàn)代化的要求，以利于檔案事業(yè)的科學合理發(fā)展，最大限度的充分發(fā)揮其檔案管理職責。
在具體工作中，現(xiàn)代檔案管理體制應將傳統(tǒng)的檔案服務提升為信息和知識服務，在不同的類型檔案管理部門進行檔案制度建設的試點與探索，進一步理順與檔案行政管理部門的關(guān)系，使其朝著有利于檔案工作的方向發(fā)展。同時，要加強檔案工作制度建設，以制度保障檔案工作的正常開展，以制度來協(xié)調(diào)各方向關(guān)系，要將依法治檔納入檔案管理現(xiàn)代化的主旋律。宏觀上，依照檔案法檢查督促檔案行為實現(xiàn)宏觀的間接指導，微觀上依據(jù)健全的檔案標準化體系，體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的可操作性。
2.4建立現(xiàn)代化檔案工作機制
好的工作機制是檔案工作發(fā)展的關(guān)健，檔案部門必須運用體現(xiàn)檔案工作特有的工作體制、工作方法進行管理，具體包括管理程序合理，管理秩序井然有序，管理措施得力等，使其更好的保證工作效率的提高，促進檔案工作的順利發(fā)展。隨著改革開放的不斷深入，檔案工作作用于社會的范圍越來越大。檔案事業(yè)要適應新時期的變化，就必須建立現(xiàn)代化的檔案管理工作機制：在管理程序上，建立檔案工作領(lǐng)導小組，實行分級負責的檔案工作責任制，責任到人，層層抓落實；在工作手段上，建立數(shù)字型檔案館，進行檔案的全文輸入和檢索自動化，檔案目錄做到查則有目，看則有檔。
關(guān)鍵詞：校會計檔案 信息化 創(chuàng)新
隨著國家社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善，國家的綜合國力不斷增強。國家對教育的改革越來越深入，特別是全球信息化時代的來臨，不僅對高校各方面的工作產(chǎn)生很大的影響，也給高校的會計檔案工作帶來了深遠的影響。隨著網(wǎng)絡化、信息化在高校財務系統(tǒng)中的普及，加上高校的會計電算化工作得到了迅速的發(fā)展，如金蝶等會計軟件的應用?；旧细淖兞烁咝鹘y(tǒng)的會計檔案工作內(nèi)容。
主要表現(xiàn)為：（1）會計檔案的記載方式多樣化。從傳統(tǒng)手工制作的會計信息載體發(fā)展為現(xiàn)代的硬盤、軟盤、光盤等在內(nèi)的多種形式的電子會計檔案。（2）會計檔案保管高標準化。由于會計電算化存儲下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點，因此會計檔案存儲條件的要求將比傳統(tǒng)的存儲條件更加嚴格。（3）會計檔案信息查詢與使用更加規(guī)范且更加的保密化。會計電算化的實施與應用，除了以電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工制作、查閱，還能實現(xiàn)會計工作規(guī)范、保密化外。不僅保證了傳統(tǒng)會計檔案的安全，還對磁性載體的存儲、復制等工作提出更高的要求。因此高校必須對會計檔案工作進行改革，盡快推動高校會計檔案工作的信息化、網(wǎng)絡化進程，促進高校會計檔案工作的信息、網(wǎng)絡化建設順應經(jīng)濟發(fā)展形式，適應信息化時展的新任務和新要求，為高校檔案的改革與發(fā)展做出巨大的貢獻。因此，對促進新時代霞時代高校會計檔案工作的開展，提出以下幾點建議。
一、要改變會計檔案工作人員的傳統(tǒng)思想
高校會計檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的模式思維，及時適應新時代對會計檔案的新要求，一切從實際出發(fā)，以創(chuàng)新的思維。在科學發(fā)展觀和以人為本思想的指導下，研究和解決高校檔案工作中可能出現(xiàn)的新問題，努力實現(xiàn)高校會計檔案工作觀念的轉(zhuǎn)變。目前，我國許多高校的會計檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個很費時、費力氣的工作，很難產(chǎn)生很好的經(jīng)濟效益。因此應認真研究查詢檔案者的心理，力爭使審批程序做到簡單、嚴謹、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實現(xiàn)會計檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校會計檔案工作的創(chuàng)新不僅要求會計檔案管理人員具備良好的專業(yè)、創(chuàng)新意識與創(chuàng)新能力，當然還必須懂得會計檔案管理的專業(yè)知識，熟悉會計電算化的操作流程等基礎知識，具備信息化條件下計算機的實際應用知識。各高校除要為檔案管理人員營造創(chuàng)新的氛圍外，還要制定目標激勵考核機制，加強對會計電算化檔案管理人員的培訓，不斷提高且更新會計檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和層次，以適應新時代下高校會計檔案管理工作不斷發(fā)展的迫切需要。
二、要在會計檔案管理工作的信息化上有所創(chuàng)新
隨著高校信息化和網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，高校會計電算化得到了普遍的應用，給高校會計檔案工作內(nèi)容帶來了很多新的變化，同時也出現(xiàn)了許多新的要求。傳統(tǒng)的會計檔案工作已不能滿足我國高校高等教育改革發(fā)展的需要，創(chuàng)新已是新時期會計檔案工作的迫切要求。首先要在收集內(nèi)容上有所創(chuàng)新。不僅要收集相關(guān)會計的原始憑證、會計報表等重要資料，還要將會計電算化系統(tǒng)的所有會計分析資料、財務報告等文件全部納入學校會計檔案工作范圍內(nèi)，以滿足不同人員研究分析問題，作出與學校發(fā)展的重大決策。其次也要在整理會計檔案上有所創(chuàng)新。高校會計檔案整理要根據(jù)每個高校自身發(fā)展的不同形式，在做到會計檔案管理辦法規(guī)范、保密的前提下，力求簡化工作程序，提高辦事效率。再次要在會計檔案管理上有所創(chuàng)新。要求我們不僅要做到信息化管理，還要做到規(guī)范化管理。會計檔案從初始手機錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦，其分類、編號及檔案目錄都要符合學校嚴格的標規(guī)定，做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們在制度上要有所創(chuàng)新。應該建立完整的符合學校發(fā)展實際會計檔案保管制度。在保管形式上，應既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計信息的記錄，也應包括信息化條件下的硬盤、軟盤、等存有會計信息的磁性電子載體，還應將各種會計系統(tǒng)的文件、數(shù)據(jù)構(gòu)成文件及檔案各類編碼編號等系統(tǒng)開發(fā)檔案資料納入會計電算化系統(tǒng)檔案的保管范圍內(nèi)，做到會計電算化檔案保管的完整性與規(guī)范性。在保管方式上，對紙質(zhì)會計檔案記錄應加強日常的監(jiān)督管理，并且要對磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存，且要做到實行雙重備份，防止丟失。還要做到異地保管，最大程度上實現(xiàn)其保密性。同時建立完善的會計檔案日常檢查監(jiān)督考核制度。除了定期檢查會計檔案是否受潮、受磁、霉爛等自然損壞及人為損壞外，高校的財務同時也要安排專門的預算，對保管會計檔案的軟硬件進行定期的維護升級。還要定期地對電算化會計檔案進行實地檢查，加大監(jiān)督力度，不斷促進高校電算化會計檔案管理水平的提高。建立完善的會計檔案查閱與使用權(quán)限制度。各高校應建立嚴格的會計檔案查閱的審批程序和規(guī)章制度，嚴禁會計檔隨意亂放，隨意復制，隨意查閱，加強會計檔案的安全性和保密性。
1 人事檔案管理工作信息化的重要性
人事檔案管理工作信息化是指在人事檔案管理工作中運用現(xiàn)代化信息技術(shù)對人事檔案資料進行合理的優(yōu)化和配置。人事檔案管理工作經(jīng)過了幾個階段：在傳統(tǒng)的檔案管理中，人們對檔案的管理僅僅停留在紙質(zhì)文檔上，并且全程是由手工去完成。這種信息化程度很低的檔案管理方式致使檔案管理的安全度缺乏保障，在檔案資料收集、歸檔、儲存和調(diào)用中容易出現(xiàn)各種問題。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)被準備運用于檔案管理中，采用信息化技術(shù)可以實現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔雙模式的方式進行檔案儲存，為人事檔案管理帶來諸多便利，同時極大提升了人事檔案管理的效率和安全度，具有極其重要的意義。
1.1 促進單位用工管理水平的發(fā)展
對每個單位來說，人事檔案管理工作中使用信息化技術(shù)可以有效的提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率，同時也為員工辦理各種必要的手續(xù)提供更多的便利，舉例來說，可以根據(jù)個人人事檔案來辦理公積金和養(yǎng)老保險等，在工資調(diào)整和計算工齡的時候也可以有更加準確的參考依據(jù)。同時對員工的人動也可以提供更多的依據(jù)，從而對人事管理工作的順利開展提供更多的優(yōu)勢條件。
1.2 為選拔人才提供更加充分和有效的依據(jù)
人事檔案的內(nèi)容比較多，涉及的面也比較寬，所以它也成為了反映個人信息的一個有效的依據(jù)，人事管理活動中，人事檔案管理也是其中非常重要的一項內(nèi)容，因為檔案信息所涵蓋的內(nèi)容比較多，同時顯示內(nèi)容的時間跨度也非常大，所以如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會造成很多的不便，這樣也不利于檔案管理工作效率的提升，而在人事檔案管理工作中合理的應用信息化技術(shù)就可以將紙質(zhì)文檔變成電子文檔，這就為記錄和檢索提供了更多的優(yōu)勢條件。這樣一來也可以將員工的檔案信息更加便利的及時的應用到單位正常運行中，管理者在工作的過程中完全可以根據(jù)單位的需要和員工的實際情況進行人才選拔和人員調(diào)動。
1.3 簡化工作流程，提高人事檔案管理效率
在以往的很長一段時間內(nèi)，我國的人事管理一直都處在封閉的狀態(tài)中，人事檔案材料也大多以紙質(zhì)的形式來保存，這種工作方式會使得人事檔案的管理流程很復雜，同時需要完成的工作內(nèi)容也非常的多，不容易查找到需要的檔案信息。還容易造成優(yōu)秀人才被埋沒的狀況，在工作中實施了檔案信化之后可以對人事檔案信息進行采集確認和生成以及歸檔，之后再進行利用，這樣就使得檔案管理人員在工作中不需要完成大量的人工工作，同時在這一過程中也可以隨時的抽調(diào)需要的人事檔案，同時也在這些檔案中發(fā)現(xiàn)有潛質(zhì)的優(yōu)秀人才。
2 加強人事檔案信息化的必要性
人事檔案管理是各單位日常管理工作的重要組成部分，人事檔案管理的信息化在單位管理中發(fā)揮著日益重要的作用。人事檔案管理為各單位提供重要的人動數(shù)據(jù)，為單位做出各項經(jīng)營決策提供重要的參考依據(jù)。提升人事檔案管理工作信息化水平，有利于合理、高效優(yōu)化人員配置，完善各職能部門人事數(shù)據(jù)，真實、快速、準確地記錄人事數(shù)據(jù)，并建立起寶貴的人事數(shù)據(jù)資料庫，從而提升人事檔案管理工作效率，使人事檔案管理工作水平更上一個新臺階。當前，我國許多單位在人事檔案管理上面臨各種問題，受各種瓶頸的制約，人事檔案管理水平長期止步不前，不利于對專業(yè)人才數(shù)據(jù)的掌握，缺乏優(yōu)秀的人才作為支撐，最終導致發(fā)展狀況出現(xiàn)困境。
3 當前我國人事檔案工作信息化中存在的問題
3.1 專業(yè)信息化檔案管理人員缺失
我國信息化水平不斷提高，同時我國人事檔案管理過程中存在的一些硬件方面的問題也逐漸得到了解決，但是在信息化檔案管理的專業(yè)人才方面還是存在著非常大的缺失，在我國的很多單位中都處在新老交替的階段，老員工在工作中不能嫻熟的應用信息技術(shù)，但是在自己的崗位上還沒有退休，這就導致很多新的管理人員一直無法上崗，這樣的狀態(tài)就使得人事檔案信息化管理無法很好的得以發(fā)展和實現(xiàn)。
3.2 信息化管理制度缺乏
雖然我國的一些單位在人事檔案管理的過程中已經(jīng)使用了信息化的管理方式，但是在相關(guān)制度的建設方面還是存在著很大的不足，這樣也就使得檔案信息化管理無法得到一個強大的制度支撐，人事檔案工作的過程中也會呈現(xiàn)出非常大的隨意性，所以也容易導致各種問題。
4 加強人事檔案管理工作信息化需要注意的事項
4.1 必須轉(zhuǎn)變思想觀念，把信息化
管理作為人事檔案管理的重要手段單位和檔案管理人員一定要把思想觀念從過去傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過來，緊跟時代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，為單位的發(fā)展提供有力的人力資源支撐。
4.2 建立健全人事檔案信息化管理制度，使檔案信息化管理更加科學、規(guī)范、合理
一些單位由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統(tǒng)一的方式，這樣容易致使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時出現(xiàn)困難。針對這種情況，單位一定要建立一套適合自身的人事檔案信息化管理制度和方案，使人事檔案信息化管理能夠按照檔案管理制度要求開展工作，確保人事檔案信息在收集、存儲、調(diào)用各個環(huán)節(jié)順暢，讓人事檔案信息化管理更具實效和活力。
關(guān)鍵詞：基礎工作 檔案管理 現(xiàn)代化
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
1、檔號不規(guī)范，一卷多冊且沒有目錄號現(xiàn)象較多。
2、案卷標題不規(guī)范，不能反映主題內(nèi)容甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象比較普遍。
3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以致于部分內(nèi)容永遠無法檢索而不能利用。
4、許多案卷未標注頁碼，一旦使用中掉頁便很難發(fā)現(xiàn)。
5、案卷組卷混亂無序現(xiàn)象比較嚴重。
6、案卷厚薄不一，有的幾頁紙一文一卷，有的幾百頁紙一類一卷。
二、提高檔案管理基礎工作水平，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理。
公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的如何，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。所以要求檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要統(tǒng)一有序和科學進行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作就是普查案卷。對于綜合性檔案館來由于說很少進行全面的清查，難免存在許多無查考價值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計算機管理時出現(xiàn)重復與效率低的情況。
2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
對于那些相互存在某種聯(lián)系的文件要盡可能將其組合在一起。同時對那些無頁碼、無案卷標題以及無卷內(nèi)目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范，內(nèi)容完整。重新組卷可以優(yōu)化館藏，同時還可提高計算機管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規(guī)范，以利于實施應用標準化、現(xiàn)代化檢索手段。
3、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。應從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求實施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要注意解決好三個問題：
（1）要準確把握文件立卷歸檔的時效性，在完成現(xiàn)行文件階段任務的情況下，才能進行立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂
（2）明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
（3）堅持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再根據(jù)情況制定出一些具體細則。在分類的過程中還應及時校正分類人員的某些錯誤。提高校正人員業(yè)務水平，增強其責任心，從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號是檢索查全率的保證，而題名準確才能保證檢索的查準率。要做到即保證查全率又保證查準率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名，防止在檢索時出現(xiàn)文不對題、含混不清的情況發(fā)生。
三、提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證
在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于分類和檢索，促進檔案標準化管理。還要注意提高案卷裝訂質(zhì)量，以有利于檔案規(guī)范化管理。
四、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案為社會所用是檔案管理的一個重要目。而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強計算機的維護和使用，大力推進計算機管理檔案，并在使用過程中從卷宗的整體出發(fā)，對所有全宗進行排隊，分清主次和輕重緩急，對于可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，予以側(cè)重考慮，進行優(yōu)先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會利用率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
著錄時要分類標引，對特殊形式的檔案可用計算機程序直接錄入人名、地址、時間及使用案卷目錄，然后分類號用計算機統(tǒng)一給出。這樣可以使著錄環(huán)節(jié)減少，使著錄速度明顯地提高。
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
