時(shí)間：2022-07-19 02:26:53
序論：在您撰寫(xiě)檔案信息化管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【論文摘要】信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。
1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。
1.2內(nèi)涵
檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
3、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施
《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設(shè)
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。
3.2.2加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過(guò)各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
【參考文獻(xiàn)】
檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息化管理充分的利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效的提高了工作效率，能夠更加充分的利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案管理的潛在價(jià)值。檔案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改變，以適應(yīng)檔案信息化管理的需求。首先對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了分析，然后進(jìn)一步闡述了做好檔案信息化管理的措施，對(duì)于提高檔案信息化管理工作水平具有重要的意義。
關(guān)鍵詞：
檔案信息化；優(yōu)勢(shì)；管理方法
檔案信息化建設(shè)是科學(xué)技術(shù)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，也是檔案管理工作的一項(xiàng)創(chuàng)新，對(duì)于提高檔案管理工作效率具有重要的意義。信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有很多優(yōu)勢(shì)，不僅在信息處理方面更加便捷，同時(shí)為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供了有利的平臺(tái)，能夠更加充分的發(fā)揮出檔案管理的內(nèi)在價(jià)值，將檔案管理工作的服務(wù)范圍不斷拓寬，做到了資源利用最大化，這是實(shí)行檔案信息化管理的重要意義。
1檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
1.1加快檢索速度、提高檢索準(zhǔn)確性
按照傳統(tǒng)方式，檢索檔案需要相關(guān)工作人員在案卷及目錄中進(jìn)行手動(dòng)查找，查找效率不高，也很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。通過(guò)對(duì)檔案管理實(shí)施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動(dòng)化以及智能化功能，即使是較為復(fù)雜的模糊查詢也可以順利實(shí)現(xiàn)。
1.2提高檔案信息利用率
隨著科技的進(jìn)步，環(huán)保理念的加強(qiáng)，無(wú)紙化辦公受到關(guān)注，并得以在各個(gè)部門(mén)踐行，辦公自動(dòng)化程度得以很大提高，這樣就出現(xiàn)了辦公數(shù)字化與紙質(zhì)檔案信息之間的矛盾問(wèn)題。通過(guò)采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，從而直接應(yīng)用與辦公數(shù)字化系統(tǒng)之中，不但有效解決了辦公數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息之間的不協(xié)調(diào)問(wèn)題，同時(shí)還為使用者提供了極大的便利。
1.3方便信息遠(yuǎn)程傳輸
按照傳統(tǒng)模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實(shí)際到相關(guān)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行查找；二是發(fā)傳真或者郵寄，這為使用者帶來(lái)極大的不便。而檔案信息化管理模式的應(yīng)用，借助信息網(wǎng)絡(luò)，使用者通過(guò)自動(dòng)檢索即可實(shí)現(xiàn)與檔案管理部門(mén)之間的檔案信息傳輸，特別當(dāng)二者相距較遠(yuǎn)時(shí)，這種便利性則更加突出，在很大程度上節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。
1.4有利于實(shí)現(xiàn)資源共享
辦公自動(dòng)化可以與檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)有效銜接，這樣可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、管理以及使用過(guò)程的一體化，同時(shí)可以同步完成檔案信息文件的生成、管理和使用，發(fā)文、歸檔以及使用三者同步開(kāi)展成為可能。
1.5提升檔案管理工作效率
檔案信息化管理模式下，從生成電子檔案開(kāi)始，之后的信息收集、檢驗(yàn)、歸檔、入庫(kù)以及使用的各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)工作都可以依托于自動(dòng)化工作平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理相關(guān)工作從傳統(tǒng)方式向自動(dòng)化和智能化方式過(guò)渡，無(wú)論是檔案管理還是檔案使用，都出現(xiàn)了質(zhì)的變化，體現(xiàn)了傳統(tǒng)工作方式與先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的結(jié)合。
2推進(jìn)檔案信息化管理的策略
2.1轉(zhuǎn)變管理理念
計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個(gè)觀念問(wèn)題，就是要求我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來(lái)，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹(shù)立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是促進(jìn)檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。
2.2創(chuàng)新管理方法
隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)環(huán)境不斷的發(fā)生變化，由此對(duì)于各個(gè)單位的發(fā)展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用，其是單位在長(zhǎng)期工作的過(guò)程中所產(chǎn)生的具有重要價(jià)值的資料記載，對(duì)于單位的長(zhǎng)期發(fā)展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)為依托，實(shí)行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
2.3完善內(nèi)部管理
為了推進(jìn)檔案信息化管理工作進(jìn)程，需要制定完善的內(nèi)部管理體系，明確檔案信息化管理的運(yùn)作流程，對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行需要制定詳細(xì)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為信息化管理工作的開(kāi)展提供有利的依據(jù)。加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)管理，積極配合檔案信息化管理工作的運(yùn)行。明確崗位職責(zé)，制定完善的規(guī)章管理制度，并且將其徹底的貫徹落實(shí)，為檔案信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.4要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)
檔案信息化管理工作的高效開(kāi)展，還需要強(qiáng)大的設(shè)備與技術(shù)力量的支持。設(shè)備是開(kāi)展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎(chǔ)的需求。所以單位應(yīng)該給予足夠的資金支持，配備先進(jìn)而齊全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，為信息化管理工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障。技術(shù)是檔案信息化管理的重要因素，在實(shí)行信息化管理模式后，一切工作的開(kāi)展都需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，所以對(duì)工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術(shù)要求的基礎(chǔ)上，還要具有良好的職業(yè)道德和認(rèn)真的工作態(tài)度，由于檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中要認(rèn)真細(xì)致，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，嚴(yán)禁外泄檔案信息。
2.5加強(qiáng)檔案信息化管理的安全工作
在實(shí)施檔案信息化管理工作中，由于網(wǎng)絡(luò)本身具有開(kāi)放性的特征，所以在進(jìn)行檔案信息處理時(shí)，需要做好安全保護(hù)工作，切實(shí)保障檔案信息的安全性。安全保護(hù)工作的開(kāi)展需要從工作人員以及技術(shù)兩個(gè)方面來(lái)實(shí)施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴(yán)密的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)行制約，其實(shí)最根本的因素還應(yīng)該從管理人員的職業(yè)道德方面去開(kāi)展，嚴(yán)格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應(yīng)該做好充分的安全技術(shù)防范措施，通過(guò)軟件的設(shè)置來(lái)防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強(qiáng)大的技術(shù)支持。對(duì)于不同等級(jí)的檔案信息，要設(shè)置管理權(quán)限，從而提高檔案信息的安全性。
結(jié)束語(yǔ)
檔案信息化管理有效的提高了工作效率，通過(guò)信息化建設(shè)，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供了有利的條件。為了推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，需要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念和管理方法，完善內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)，做好檔案信息化管理的安全保護(hù)工作，為檔案信息化管理工作的順利實(shí)施創(chuàng)造有利的條件。
作者：楊艷梅 單位：黑龍江省松花江林管局林木種子站
參考文獻(xiàn)
[1]張瓊.檔案信息化管理的創(chuàng)新[J].消費(fèi)導(dǎo)刊,2012(12).
關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 應(yīng)對(duì)方法
電子環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理工作的全新變革帶來(lái)技術(shù)上巨大進(jìn)步和工作效率極大提高，并引發(fā)了我們工作方式乃至思維方式的重大轉(zhuǎn)變。為實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理。
一、文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)
1.能夠提高辦公效率。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案資料管理、自動(dòng)立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤(pán)存儲(chǔ)等多項(xiàng)功能。檔案人員在同一系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作，不但減少許多重復(fù)錄入，同時(shí)使勞動(dòng)強(qiáng)度大幅度下降。
2.有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。計(jì)算機(jī)可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數(shù)而造成的磨損，最大限度延長(zhǎng)檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復(fù)印時(shí)對(duì)檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況。
3.文件和文字信息得到充分共享。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，極大提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，保證較高的查全率和查準(zhǔn)率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
二、檔案信息化管理存在的問(wèn)題
1.電子文件保密性受限制。電子文件內(nèi)容易于變化，使文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改且不留痕跡，雖然有些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性比紙質(zhì)文件要大，把握內(nèi)容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據(jù)需要以不同字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無(wú)法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問(wèn)題都對(duì)電子文件保密性提出嚴(yán)峻考驗(yàn)，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案管理人員要求高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平。目前，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術(shù)水平偏低，盡管單位引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
針對(duì)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法：
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，具有五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)展而不斷提高。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源。
檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實(shí)性，成為信息家族中的重要一員。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。
參考文獻(xiàn)
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[3]冼漢聰.文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].商情：教育經(jīng)濟(jì)研究，2008（6）
一、目前我國(guó)檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題
所謂的檔案信息化就是采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，來(lái)將元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，從而存儲(chǔ)在相應(yīng)的設(shè)備軟件上，然后與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效的連接，從而可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的查詢和利用，提高了檔案利用的效率，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)資源的共享。雖然檔案信息化管理工作在我國(guó)得到了極大的發(fā)展，也是未來(lái)我國(guó)檔案管理事業(yè)主要的發(fā)展趨勢(shì)，但是從實(shí)際的角度來(lái)看，該工作中還是存在一定的問(wèn)題。而主要的問(wèn)題包括以下幾個(gè)方面：
1.發(fā)展不平衡
我國(guó)對(duì)檔案信息化管理的重視程度整體不高，這就使得各個(gè)區(qū)域?qū)n案信息化管理工作的重視程度不均衡，有些地區(qū)的檔案信息化管理工作的開(kāi)展程度并不高，而有些區(qū)域的檔案信息化管理工作的開(kāi)展程度卻相對(duì)較高，無(wú)論是基礎(chǔ)方面還是在硬件設(shè)施上，部分地區(qū)的檔案信息化管理水平甚至超越了國(guó)家的平均管理水平，這些地區(qū)利用先進(jìn)的軟件和構(gòu)建有效的平臺(tái)來(lái)實(shí)施對(duì)檔案的高效管理，使得檔案信息化的建設(shè)速度相對(duì)較快。但是部分地區(qū)的檔案信息化管理水平還相對(duì)較為落后，其還有待進(jìn)步的發(fā)展，甚至有些地區(qū)的檔案信息化管理水平已經(jīng)出現(xiàn)了發(fā)展停滯的情況，與那些檔案信息化管理發(fā)展較為快速的地區(qū)，形成了鮮明的對(duì)比。從這一點(diǎn)可以充分的了解到，我國(guó)的檔案信息化管理工作的發(fā)展和建設(shè)并不平衡。
2.信息化水平整體較低
我國(guó)一些地區(qū)的檔案信息化管理水平相對(duì)來(lái)說(shuō)較為快速，而且管理體系也較為健全，但是就整體來(lái)說(shuō)，我國(guó)的檔案信息化管理水平還是相對(duì)較低，還有很大的發(fā)展空間。我國(guó)的一些大型企業(yè)在檔案信息化管理上，要比國(guó)家的整體水平還要高，這主要是因?yàn)槠湓诎l(fā)展檔案信息化管理工作的過(guò)程中，并沒(méi)有局限于發(fā)展檔案館本身，其主要是針對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)展。其在發(fā)展檔案信息化管理工作的時(shí)候，主要采用采用的是集成化的管理方式，在檔案管理的平臺(tái)上，將檔案館作為發(fā)展的核心環(huán)節(jié)，從而帶動(dòng)其他部門(mén)的檔案管理工作的發(fā)展。但是我國(guó)大多數(shù)的檔案信息化管理工作在發(fā)展上還只是局限于對(duì)圖書(shū)館本身進(jìn)行管理。
3.信息資源利用率較低
我國(guó)的檔案查詢?cè)谝恍┑貐^(qū)還需要本人親子辦理或者是委托人到專門(mén)的檔案館進(jìn)行辦理，還無(wú)法有效的實(shí)現(xiàn)線上查詢，這樣就使得檔案信息資源的利用變得較為復(fù)雜，使得我國(guó)的檔案信息資源的整體利用率相對(duì)較低。
4.重視程度不足
我國(guó)對(duì)檔案信息化管理工作的重視程度不高，為檔案信息化管理工作開(kāi)展的資金投入相對(duì)較少，人才的配備也不健全，基礎(chǔ)設(shè)施也相對(duì)較為落后，這就使得我國(guó)的檔案信息化管理工作無(wú)法高效的開(kāi)展。另外，我國(guó)對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)程度也較低，無(wú)法有效的促進(jìn)檔案信息化管理工作的快速發(fā)展，導(dǎo)致檔案信息資源利用率低，檔案館的管理人員多為年齡較大的人員，其不具備扎實(shí)的專業(yè)管理知識(shí)，責(zé)任感也不強(qiáng)，這就使得檔案信息化管理工作的開(kāi)展舉步維艱。
二、構(gòu)建低碳理念的檔案信息化管理模式的對(duì)策
1.加大經(jīng)費(fèi)投入
我國(guó)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性，加大信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入。檔案信息資源作為衡量我國(guó)管理水平的重要標(biāo)志，對(duì)構(gòu)建低碳社會(huì)、推動(dòng)社會(huì)的持續(xù)健康發(fā)展有重要作用。因此，我國(guó)領(lǐng)導(dǎo)支持檔案信息化模式的建設(shè)，提供充足的資金保障，支持檔案部門(mén)的工作。
2.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
我國(guó)部分地區(qū)認(rèn)為檔案利用率較低，檔案信息化建設(shè)意義不大，使得檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式。轉(zhuǎn)變觀念作為檔案信息化建設(shè)的重要前提，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新管理觀念，提高自身認(rèn)識(shí)水平，樹(shù)立低碳理念的檔案信息化管理意識(shí)，積極探索低碳理念的檔案信息化模式新思路，進(jìn)而適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。
3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理人員是檔案信息化管理工作得以開(kāi)展的保證，也是相關(guān)檔案信息化技術(shù)的利用者，要想能夠使得檔案信息化管理工作得以高效的開(kāi)展，就需要選用高素質(zhì)的檔案管理人員，在低碳理念的影響下，不斷的構(gòu)建健全的檔案信息化管理模式，對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，從而使得檔案信息化管理工作能夠順利的開(kāi)展。此外，引進(jìn)高素質(zhì)的信息管理人才有利于檔案管理的科學(xué)化，進(jìn)而推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。
4.加快檔案網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程
利用網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案實(shí)施管理，將檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，以減少對(duì)紙張的應(yīng)用，這樣就可以達(dá)到有效節(jié)省資源的目的，而利用網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)展檔案管理工作，可以使得檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源的查詢，在網(wǎng)絡(luò)的檔案庫(kù)中，下載自己所需要的檔案資源，從而提升檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，從而有效的推動(dòng)檔案信息化管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
三、結(jié)語(yǔ)
實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數(shù)字化。所謂檔案的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。
1企業(yè)檔案信息化管理的必然性
企業(yè)檔案的信息化管理是信息時(shí)代企業(yè)發(fā)展的必然要求。信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主線，企業(yè)管理的信息化是企業(yè)生存與發(fā)展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著企業(yè)OA辦公軟件的應(yīng)用及各種電子設(shè)備的投入使用，諸如文件的起草、核對(duì)、簽發(fā)等工作全在網(wǎng)上辦理，形成檔案的形式已發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的需要，必須運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，所以說(shuō)檔案的信息化是檔案管理在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展的必然趨勢(shì)，其終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案室。
企業(yè)檔案的信息化管理是企業(yè)加強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用面越來(lái)越寬廣，企業(yè)管理面臨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的變革，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的信息化程度有著很大的關(guān)系，企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
2檔案信息化管理的意義
提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關(guān)鍵字等方式檢索到檔案的檔號(hào)，然后按照檔號(hào)去庫(kù)房相應(yīng)位置調(diào)閱相關(guān)檔案，占用大量時(shí)間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)查閱關(guān)鍵字后查看檔案全文信息。據(jù)統(tǒng)計(jì)，信息化后檔案管理人員的查檔時(shí)間可節(jié)約40%，檔案利用率將比傳統(tǒng)檔案管理的利用率提高5～10倍。
保護(hù)原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復(fù)印、翻閱對(duì)原始檔案紙張?jiān)斐傻母g和損壞，有效保護(hù)了企業(yè)的檔案資產(chǎn)。
提高檔案信息利用的時(shí)效性和服務(wù)效率。信息化后檔案資源在一定權(quán)限內(nèi)可實(shí)現(xiàn)共享，并能遠(yuǎn)程服務(wù)，時(shí)效性強(qiáng)，從而能為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，企業(yè)整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門(mén)在企業(yè)中的地位，脫離了過(guò)去單純的檔案保管模式，轉(zhuǎn)而成為企業(yè)的信息中心。
3檔案信息化管理面臨的問(wèn)題
【關(guān)鍵詞】檔案；檔案信息化；措施
1.檔案信息化的定義和內(nèi)涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。
1.2內(nèi)涵
檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2.檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ??？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
3.加強(qiáng)檔案信息化管理的措施
《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十二五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設(shè)
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。
3.2.2加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。
電子檔案是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。
二 檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義
1．提高整個(gè)部門(mén)的工作效率
實(shí)施檔案管理信息化后，部門(mén)管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門(mén)的工作效率。
2．有效地提供服務(wù)
檔案管理的信息化，科技人員可在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息中心。
三 推進(jìn)檔案信息化管理的策略
1．建立規(guī)范體系
檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，檔案的整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。檔案信息化建設(shè)必須做到統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一部署、避免出現(xiàn)“自成體系、各自為戰(zhàn)”的情況，要按統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。
2．完善安全制度
檔案信息化建設(shè)的最終落實(shí)都要靠人來(lái)執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。
3．規(guī)范管理，注重實(shí)效
建立檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)委員會(huì)，負(fù)責(zé)研究檔案信息化發(fā)展方向，組織制訂和修改檔案信息化方面的法規(guī)、規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)施政策引導(dǎo)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)數(shù)字檔案信息資源的開(kāi)放利用和安全管理。將信息化進(jìn)程、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平作為檔案館（室）目標(biāo)工作考核、評(píng)比先進(jìn)的條件，并逐年提高其在考核中的權(quán)重。檔案局加強(qiáng)對(duì)各單位檔案信息化建設(shè)的行政監(jiān)督和宏觀指導(dǎo)。制定相應(yīng)的規(guī)范性文件和標(biāo)準(zhǔn)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、安全，嚴(yán)防違反檔案法律法規(guī)行為。及時(shí)總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)規(guī)范穩(wěn)步開(kāi)展。
4．電子檔案的有效、實(shí)用
目前，雖然許多單位、部門(mén)的信息化進(jìn)程在逐步推進(jìn)，但往往忽視了檔案信息化后的實(shí)用性。我們推進(jìn)檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務(wù)，而一些單位的電子檔案修改機(jī)制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯(cuò)誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行了刪除，降低了電子檔案的留存價(jià)值，甚至對(duì)部分檔案來(lái)說(shuō)已喪失全部?jī)r(jià)值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進(jìn)程，擅自不按標(biāo)準(zhǔn)操作，將存儲(chǔ)掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲(chǔ)空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達(dá)到實(shí)際使用的要求，多數(shù)檔案仍需實(shí)地查詢?nèi)霂?kù)的紙質(zhì)資料。為了提高電子檔案的實(shí)用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進(jìn)行保障，還要從計(jì)算機(jī)技術(shù)上加以規(guī)范和限制，如管理軟件對(duì)操作者的權(quán)限限制，軟件中對(duì)于存儲(chǔ)圖像分辨率的強(qiáng)制要求，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)的簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理者的操作行為進(jìn)行記錄及約束。總之，需要我們通過(guò)各種行政及信息技術(shù)手段，盡可能地提高電子檔案的有效性及實(shí)用性。
5．人才儲(chǔ)備原則
由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門(mén)的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。
參考文獻(xiàn)
